daa n°1.188/2012 remite informe final n° 34, de 2012

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA HACIENDA, ECONOMíA Y FOMENTO PRODUCTIVO

DAA N°1.188/2012 REMITE INFORME FINAL N° 34, DE 2012,SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONESEFECTUADA EN LA UNIDAD DE ANÁLISISFINANCIERO.

SANTIAGO, TtJUNI2*034íJ2S

conocimiento y fines pertinentes,resultado de la auditoría practicada

Cumplo con enviar acopia del Informe Final N° 34,en esa Unidad.

Ud., parade 2012, con

Sobre el particular, corresponde que esaautoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen lasacciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos quese verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo deControl.

A LA SEÑORATAMARA AGNIC MARTÍNEZDIRECTORAUNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIEROPRESENTEPDO/IsII.

Saluda atentamente a Ud.,

Por Orden del Contralor GeneralMARIA ISABEL CARRIL CABALLERO

Abogado JefeDivisión de Auditoria Adrpjnjstyanva

suel

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVAÁREA HACIENDA, ECONOMíA Y FOMENTO PRODUCTIVO

INFORME FINAL

Unidad de Análisis Financiero

Número de Informe: 341201211 de junio de 2012

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DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA¡ AREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

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PMET 13078 INFORME FINAL N° 34, DE 2012, SOBREAUDITORÍA DE TRANSACCIONES,EFECTUADA EN LA UNIDAD DE ANÁLISISFINANCIERO.

SANTIAGO, 11 JUN 2012

En cumplimiento del plan anual defiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, se efectuó una auditoría detransacciones a las operaciones relacionadas con los subtítulos 22 “Bienes y Serviciosde Consumo” y 29 “Adquisición de Activos No Financieros”, en la Unidad de AnálisisFinanciero, en adelante UAF, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el31 de diciembre de 2011.

OBJETIVO

La auditoria tuvo por finalidad examinar losgastos efectuados por la mencionada Unidad, con el objeto de verificar el correcto usode los recursos asignados y el cumplimiento de la normativa legal y reglamentariavigente.

METODOLOGÍA

La revisión se efectuó de acuerdo con losprincipios, normas y procedimientos de control aceptados por la Contraloría General,incluidas comprobaciones selectivas de los registros y documentos, entrevistas eindagaciones, as! como también la aplicación de otros procedimientos de auditoríaque se estimaron necesarios en las circunstancias.

UNIVERSO Y MUESTRA

De acuerdo con los antecedentes recopilados,durante el período examinado los gastos pagados correspondientes a los subtítulos 22“Bienes y Servicios de Consumo” y 29 “Adquisición de Activos No Financieros”,ascendieron a $ 603.213.288 y $ 50.820.580, respectivamente, de los cuales se revisóuna muestra de $ 564.999.288, equivalente al 86,39% deI total de los mismos.

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A LA SEÑORAJEFA DE LA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVAPRESENTE

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

ANTECEDENTES GENERALES

La ley N° 19.913, que crea la Unidad deAnálisis Financiero, UAF, establece que tal Entidad es un servicio públicodescentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que se relaciona conel Presidente de la República por medio del Ministerio de Hacienda, cuya misión esprevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo en Chile, mediante larealización de inteligencia financiera, la emisión de normativa, la fiscalización de sucumplimiento y la difusión de información de carácter público, con el fin de proteger alpaís y a su economía de las distorsiones que generan ambos delitos.

La UAF ejerce su rol preventivo a través de laemisión de instrucciones, la difusión de señales de alerta, la capacitación de sujetosobligados a informar al servicio la detección de operaciones sospechosas de lavadode activos o de financiamiento del terrorismo en Chile y el control del cumplimiento dela normativa que emite.

A su vez, en materia de funciones, el artículo2°, de la precitada normativa legal, dispone que le corresponderá solicitar, verificar,examinar y archivar información sobre operaciones sospechosas; analizar los actos,actividades y operaciones comunicadas por los sujetos obligados a informarlas;disponer la remisión de los antecedentes al Ministerio Público, cuando aparezcanindicios que se han cometido alguno de los delitos sobre lavado de activos;recomendar medidas a los sectores público y privado para prevenir el lavado deactivos; e impartir instrucciones de aplicación general para los sujetos obligados ainformar.

Precisado lo anterior, cabe señalar que la leyN° 20.481, de Presupuestos del Sector Público correspondiente al año 2011, asignópara los subtítulos 22 “Bienes y Servicios de Consumo” y 29 “Adquisición de ActivosNo Financieros”, las sumas de $ 603.550.000 y $ 56.247.000, respectivamente.

Esta Contraloría General mediante oficioN° 20.807, del año 2012, remitió a la Unidad de Análisis Financiero el preinforme deobservaciones N° 34, del mismo año, con el objeto que tomara conocimiento einformara sobre las situaciones determinadas. Al respecto, dicha Entidad ha dadorespuesta a través del oficio Ord. N° 243, de esa anualidad, cuyos antecedentes yargumentos han sido considerados para elaborar el presente informe final.

Del examen practicado, se determinaron lassiguientes situaciones:

1. TRANSPARENCIA ACTIVA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

En relación a la materia, cabe señalar que elServicio auditado cumple con lo establecido en el artículo 7°, de la leyN° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, en cuanto a la obligación demantener a disposición permanente del público, a través de su sitio electrónico, losantecedentes actualizados que en el citado precepto se indican.

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Además, se verificó que en lo relativo alejercicio del derecho que tienen los ciudadanos a solicitar y recibir información, en laforma y condiciones que establece la normativa, consagrado en el articulo 10, delaludido cuerpo legal, la Unidad de Análisis Financiero se ciñe a lo dispuesto en laaludida disposición.

II. EXAMEN DE CUENTAS

1. CONCILIACIONES BANCARIAS

La Unidad auditada elabora en planillas Excellos reportes de conciliaciones bancarias, a pesar de que el Sistema de Informaciónpara la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, utilizado por el Servicio para el registrode sus operaciones, tiene un módulo habilitado para ello, lo que origina un alto gradode vulnerabilidad de los datos contenidos en éstas.

En efecto, se realizó el análisis de lasconciliaciones bancarias de la cuenta corriente 000-0-902275-9, del Banco del Estado,en la que se administran los recursos asignados para la ejecución de los gastos de lossubtítulos en examen, verificándose que durante el año 2011, la UAF elaboró enplanillas Excel los reportes de las conciliaciones bancarias.

En su oficio de respuesta, la UAF indica que elmódulo pertinente presenta problemas con el registro de ciertos movimientoscontables, lo que produce alteraciones en los saldos de tesorería, situación que fuecorroborada con su contraparte del SIGFE. No obstante, informa que atendido laobservación formulada por esta Contraloría General, y con la finalidad de mejorar losniveles de seguridad y estandarizar la metodología, se solicitó a Servidesk, plataformade atención a los usuarios del SIGFE, la implementación del módulo de ConciliaciónBancaria, lo cual consta en el oficio ordinario N° 239, del año en curso.

Agrega, que sin perjuicio de lo anterior, con elobjeto de mitigar el riesgo asociado a la inestabilidad que aún presenta el SIGFE enmateria de conciliaciones, se mantendrá de manera paralela y adicional la conciliaciónmanual en planilla Excel, hasta que se superen las deficiencias.

Sobre el particular, este Organismo de Controlmantiene lo observado por el momento, mientras se implementan efectivamente lasmedidas correctivas para superar lo objetado, lo que será verificado en una futuraauditoría.

2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2.1. Vigencia boleta de garantía de fiel cumplimiento del contrato

Con fecha 15 de septiembre del 2010, laUnidad de Análisis Financiero celebró un contrato con la empresa NEOSECURE S.A.,el que fue adjudicado mediante la licitación pública ID 2305-14-LElO, para llevar acabo el servicio de monitoreo del tráfico de su red perimetral, por un monto de UF 912más IVA, aprobado por la resolución exenta N° 375, de 21 de septiembre de 2010.

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Cabe señalar, que la cláusula cuarta delaludido instrumento dispone que el contrato comenzará a regir a contar de la totaltramitación del acto administrativo que lo apruebe y que su duración será de 1 año.

A su vez, la cláusula octava del acuerdo enexamen, establece que la adjudicataria tendrá la obligación de mantener vigente lagarantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato durante la duración del mismo yhasta 60 días posteriores a la fecha de su vencimiento.

Al respecto, se verificó que la garantíaentregada por la empresa adjudicada para garantizar el fiel y oportuno cumplimientodel referido acuerdo, venció con fecha 14 de noviembre de 2011, esto es, conanterioridad al término del plazo de vigencia dispuesto en la citada cláusula octava.

La Unidad de Análisis Financiero, en su oficiode respuesta, reconoce que no se detectó oportunamente la diferencia de tiempoentre la fecha de finalización del contrato y la data de vigencia de la respectiva boletade garantía, extinguiéndose ésta última 7 días antes del vencimiento del respectivoinstrumento, esto es el 20 de noviembre de 2011.

Añade, que ha dispuesto la adopción de lasmedidas internas pertinentes para evitar que se repitan situaciones como la descrita.

En relación con los antecedentes entregadosy el compromiso adquirido por la Entidad auditada, se da por superada la observaciónen esta oportunidad; sin perjuicio, que el efectivo cumplimiento de las medidasadoptadas se verificará en una próxima visita de fiscalización.

2.2. Modificación contrato

La Unidad de Análisis Financiero y la empresaNEOSECURE S.A., con fecha 18 de agosto de 2011, suscribieron la modificación delacuerdo original, prorrogándose su ejecución hasta el 31 de diciembre del mismo año,toda vez que el plazo inicial convenido no contempló el proceso de puesta en marchadel servicio contratado.

Sobre el particular, se constató que lamodificación del contrato no fue aprobada por la Unidad auditada mediante la emisióndel respectivo acto administrativo.

Por otra parte, la UAF no solicitó a la empresaadjudicataria la renovación de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato,de conformidad con lo dispuesto en la cláusula octava del acuerdo original.

En su oficio de respuesta, la UAF informa quepor error involuntario, atribuible a la ausencia de la persona encargada de realizar estafunción, quien se encontraba con licencia médica y a la inexperiencia del funcionarioreemplazante, esta modificación no fue aprobada a través de la respectiva resolucióny no se solicitó al proveedor la renovación de la boleta de garantía; no obstante, hacepresente que enfatizará la supervisión de los procedimientos existentes.

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AREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

Agrega, que con fecha 25 de abril delpresente año, la UAF emitió la resolución exenta N° 105, que ordena corregir losvicios de forma detectados en la modificación del contrato, cuya regularización seconcretó mediante la dictación de la resolución exenta N° 111, de 27 de abril de esaanualidad.

Además, se verificó que el contrato fuerenovado por el período 1 de enero al 31 de diciembre del presente año, según constaen la resolución exenta N° 391, de 2011, cuya garantía se encuentra vigente.

Por lo expuesto, esta Entidad Fiscalizadoralevanta lo observado; no obstante, hace presente que en una futura auditoríaverificará el cumplimiento de los procedimientos establecidos para evitar que, en losucesivo, se produzcan situaciones como las descritas.

2.3. Arriendo de estacionamientos

En conformidad a lo dispuesto en la leyN° 20.481, de Presupuestos del Sector Público para el año 2011, la Unidad deAnálisis Financiero tiene asignado 1 vehículo fiscal; no obstante, se comprobó quedicha entidad suscribió con la Concesionaria SubTerra S.A., un contrato de arriendopara el uso de 5 estacionamientos, el cual fue aprobado mediante la resolución exentaN° 46, de 28 de febrero de 2011, por la suma $ 3.787.500, de los cuales 4 son usadospara aparcar los vehículos de propiedad de los Jefes de División de la UAF, lo que nose ajusta a la legalidad vigente según lo expresado por este Organismo de Control,entre otros, en los dictámenes Nos 15.010 y 17.490, ambos de 2009, que señalan, enlo pertinente, que los servicios públicos deben actuar con estricta sujeción a lasatribuciones que la ley les confiere y en particular, en el orden financiero, sus recursosdeben utilizarse en el cumplimiento de las funciones que le son propias, acorde con elprincipio de legalidad del gasto que rige la gestión de los Órganos del Estado.

Al respecto, la Unidad de Análisis Financieromanifiesta que la finalidad del aludido contrato de arriendo es resguardar la seguridadfísica del personal directivo de la Institución, atendida la naturaleza del mandato legalde la UAF, particularmente, de la función específica que ejecuta cada directivo, lo queha sido recomendado por expertos en seguridad.

En tal sentido, la UAF señala comofundamento las disposiciones contenidas en la citada ley N° 19.913, que crea laaludida Entidad, con el objeto de prevenir e impedir la utilización del sistema financieroy de otros sectores de la actividad económica, para cometer los delitos de lavado deactivos y financiamiento del terrorismo, los cuales revisten la mayor gravedad portratarse de acciones producto del narcotráfico, tráfico de armas, trata de personas,entre otros. Agrega, que dicho cuerpo legal en su artículo 13 establece el deber detodo funcionario que preste servicios, a cualquier título, de mantener en estrictosecreto toda la información y cualquier otro antecedente que conozca en el ejerciciode su cargo.

A su vez, la Unidad auditada informa que en elaño 2009 contraté a la empresa “BM Seguridad”, para efectuar un estudio de “Análisisde Riesgo y Diagnóstico de Seguridad”, el cual entregó una serie derecomendaciones, entre otras, aquella relativa a la contratación de estacionamientospara los niveles superiores, a objeto de disminuir su exposición en la vía pública ylotransporte colectivo.

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AREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO

Sin perjuicio de lo expuesto, esta Contraloríamantiene la observación antedicha, por cuanto no se ajusta a las disposicioneslegales vigentes.

2.4. Pago anticipado

Se verificó que la Unidad de AnálisisFinanciero pagó a la Concesionaria SubTerra S.A., la suma de $ 3.787.500, segúnconsta en el comprobante de egreso N° 258, de 31 de mayo de 2011, correspondienteal monto íntegro del contrato de arriendo de los 5 estacionamientos, señalados en elnumeral anterior, cuyo plazo de vigencia abarcaba el período comprendido entre el 1de marzo de 2011 y el 29 de febrero del presente año, sin haberse materializado, a lafecha en que se efectué el pago, la totalidad de los servicios adquiridos.

Sobre la materia, la jurisprudencia de esteOrganismo de Control ha señalado que los servicios públicos no pueden realizargastos anticipados sin norma legal expresa que los autorice, a menos que elcumplimiento de las obligaciones esté caucionado con garantías que aseguren elmonto íntegro del anticipo (aplica dictámenes N°8 30.950, de 1995 y 37.370, de 2001),lo cual no sucedió en este caso, toda vez que se constaté que la Entidad no solicité lagarantía por el fiel y oportuno cumplimiento de las obligaciones que impone el contratopor el monto pagado.

Además, cabe informar que la citada Unidadcontabilizó el pago del arriendo de estacionamientos con cargo a la cuenta de gastospatrimoniales 5320901 “Arriendo de Terrenos” y con abono a la cuenta de pasivo21522 “Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo”, ejecutando, de estaforma, el presupuesto del año 2011 por el monto total del contrato, en circunstanciaque los pagos de los meses de enero y febrero del año en curso, debían imputarse alpresupuesto de la presente anualidad, en virtud de lo dispuesto en el articulo 12,inciso segundo, del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de la AdministraciónFinanciera del Estado.

Al respecto, el oficio N° 60.820, de 2005,sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de estaContraloría General, señala que los fondos entregados en calidad de anticipos porprestaciones de servicios que no afecten el presupuesto al momento de su ocurrencia,deben contabilizarse en Anticipos de Fondos. En tal sentido, la Unidad de AnálisisFinanciero debió registrar el monto aludido, con cargo a la cuenta de activo 11401“Anticipos a Proveedores” y abonar la cuenta 11102 “BancoEstado”, para luego,debitar mensualmente el arriendo vencido en la cuenta de gastos patrimoniales5320901 “Arriendo de Terrenos” con abono a la cuenta 21522 “Cuentas por PagarBienes y Servicios de Consumo”.

La Unidad de Análisis Financiero, en su oficiode respuesta, expresa que mantuvo un contrato de servicios de estacionamientos conla empresa “Republic Parking System Chile S.A.”, por un monto anual de $ 5.700.000,pagadero mensualmente, para el año 2011.

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~ AREA HACIENDA, ECONOMIA Y FOMENTO PRODUCTIVOIR rILE

Añade, que con fecha 6 de diciembre de 2010,la UAF recibio la carta CPM.EPTM 03/2010, de la Concesionaria Plaza Mekis S.A.,informando un alza de precios de un 50%, por lo que, a fin de obtener un eficiente usode los recursos presupuestarios, se procedió a la búsqueda de otras alternativas quecumpliesen con los objetivos de disponibilidad, seguridad y precio.

En tal sentido, agrega, que después desolicitar 3 cotizaciones, optó por contratar los servicios de la empresa concesionariaSubTerra S.A., debido a que ofrecía una importante rebaja de precio, al pagar en unasola cuota el monto del arriendo anual; sin embargo, hace presente que esta últimatrabaja con carta de compromiso y no con boletas de garantía.

Por último, cabe manifestar que la UAF no sepronunció sobre el registro contable de los fondos entregados en calidad de anticipospor prestaciones de servicios que no afecten el presupuesto al momento de suocurrencia.

Esta Contraloría General mantiene loobservado, reiterando que los pagos anticipados deben estar caucionados congarantías, con independencia de la forma como opera la empresa contratada, queaseguren el monto íntegro de éstos y que ellos deben contabilizarse de acuerdo a loinstruido en el oficio N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema deContabilidad General de la Nación, de esta Contraloria General.

2.5. Equipos de Telefonía Celular

Mediante la circular interna N° 01/201 0, de 24de mayo de 2010, la UAF informó la cantidad de minutos autorizados al personal allíindividualizado y el respectivo valor, financiado con el presupuesto del Servicio, lo quese determinó luego de efectuar el análisis del comportamiento del último trimestre deconsumo del servicio de telefonía celular y las necesidades operativas y económicasde la Unidad de Análisis Financiero.

Al respecto, se constató que al mes de marzodel año en curso, la precitada circular no se encontraba actualizada, toda vez que secomprobó que la señora Natalia Palacios y el señor César Contreras, incluidos en lanómina, dejaron de prestar servicios a la Entidad, en los meses de junio y deseptiembre de 2011, respectivamente.

Además, se verificó que estaban haciendo usodel beneficio otros usuarios que no se encontraban autorizados en la aludida circular.

En su oficio de respuesta, la Unidad deAnálisis Financiero, en lo pertinente, hace presente que si bien la citada circularinterna N° 01/201 0, de 2010, no se actualizó, ello no afectó la responsabilidad de cadafuncionario respecto del bien asignado, toda vez que las entregas y devoluciones delos equipos de telefonía celular, producto de los movimientos del personal, seformalizaron a través de los respectivos documentos.

Agrega, que con fecha 25 de abril delpresente año, procedió a la actualización de la aludida circular, en la cual se indica,entre otros, los cargos de las personas que pueden solicitar y utilizar los equipos y lasresponsabilidades asociadas a la tenencia de éstos.

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Al respecto y considerando los antecedentesaportados por la Unidad auditada, esta Contraloría General levanta la observaciónformulada.

2.6. Pago a Proveedores

Se comprobó la existencia de pagos defacturas a proveedores que exceden los 30 días1 situación que transgrede lo dispuestoen el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, que dispone que lospagos deben efectuarse dentro de los 30 días corridos siguientes al devengo de larespectiva operación.

A continuación se citan los casos observados:

NÚMERO DÍAS CORRIDOSFECHA ENTRE LA FECHA MONTONÚMERO FECHA COMPROBANTE PAGO DE LA FACTURA $FACTURA FACTURA EGRESO YEL PAGO

38810 21-02-2011 113 29-03-2011 36 20.669.79225892 28-07-2011 434 13-09-2011 47 973.71210608 30-06-2011 374 25-08-2011 56 393.7044903 09-02-2011 124 30-03-2011 49 1.942.944

684602 558.00531-05-2011 329 11-07-2011 41683656 72.670

TOTAL 24.610.827

En relación con los casos observados, la UAF,en su oficio de respuesta, informa que la gran mayoría de ellos, se originó porproblemas en los plazos internos establecidos para los pagos, lo que ha sidocorregido, según consta en memorándum N° 11, de 25 de abril del año en curso, de laJefa de Administración y Finanzas, en el cual se comunica que se han establecidoplazos en el proceso de validación, aprobación y pago de facturas, para ajustarse a lanormativa vigente.

Atendido lo expuesto por la UAF, se levanta laobservación; sin perjuicio de reiterar la necesidad de que el pago a los proveedoresdebe efectuarse dentro del plazo establecido en el aludido oficio circular N° 23, de2006, del Ministerio de Hacienda, lo cual será verificado en una futura auditoría.

2.7. Control de Garantías

La Unidad auditada mantiene un controlextracontable de los documentos recibidos de terceros, para garantizar la seriedad delas ofertas presentadas en los procesos de licitación y el fiel y oportuno cumplimientode los contratos, cuya información es registrada en el Sistema de Información para laGestión Financiera del Estado, SIGFE, de acuerdo a las instrucciones impartidas alefecto.

Del análisis de la información proporcionada,se constató que la UAF mantiene en custodia documentos en garantía vencidos,algunos de ellos, correspondientes al año 2010.



FECHA DERECEPCIÓN PROVEEDOR LICITACIÓN BANCO DOCUMEN MONTO VENCIMIENTO

BOLETA TO.24-01-2011 Equipos 2305-10-LElO ltaú 8719 UF 31,42 20-02-2012

Técnicos y deComunicaciones

SA.07-03-2011 Sistema 2305-1-LEI 1 Santander 318685 $ 350.000 07-05-2011

Nacional deComunicaciones

Financieras28-07-2011 Ingeniería e 2305-9-LE1 1 Santander 8505232 $ 300.000 08-09-2011

IntegraciónAvanzadas S.A.

29-07-2011 Sociedad de 2305-9-LE1 1 Scotiabank 103756 $ 300.000 27-09-2011Desarrollo

Tecnológico dela Universidad de

Santiago deChile

29-07-2011 Cecum S.A. 2305-9-LEI 1 Chile 27949-7 $ 300.000 30-09-2011

29-07-2011 Fundación de 2305-9-LEI1 Bice 147567 $ 300.000 15-10-2011Desarrollo

Educacional LaAraucania

29-07-2011 Sergio Troncoso 2305-9-LE1 1 Bice 147566 $ 300.000 27-09-2011y Compañía

Limitada22-12-2012 Scharftein SA. 2305-13-LE1I Santander 232710 $ 514.792 17-02-2012

30-06-2010 Equipos 2305-10-LElO ltaú 84859 U.F1.832 31-01-2011Técnicos y deComunicación

(ETICSA)15-09-2010 Cybercenter 2305-13-LElO Chile 158039-6 $ 3.628.939 12-09-2011

22-09-2010 Universidad 2305-17-LElO Corbanca 32607144 $ 500.000 29-11-2010Católica deValparaiso

24-11-2010 Sócrates, Scotiabank 93769 $ 872.190 31-11-2011Tofalos y Cía.

27-10-2010 Spss Chile 2305-281-SE1O Chile 004527-0 $ 9.147.620 31-01-2012Soluciones

Analíticas_Ltda.

La Entidad examinada, en su oficio derespuesta, señala que al momento de vencer los documentos en garantía, se lesinforma a los proveedores para que efectúen el retiro de las mismas; sin embargo,pese a la reiteración, algunos proveedores no realizan este trámite.

De acuerdo con los nuevos antecedentesaportados por la UAF y las verificaciones efectuadas por esta Entidad Fiscalizadora,se levanta la observación; no obstante, hace presente que como medida de control ybuena administración deberá solicitar oportunamente el retiro de los documentospresentados en garantía.

presenta a continuación:El detalle de los documentos observados se

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3. uso DE VEHÍCULO INSTITUCIONAL

De la revisión efectuada se comprobó que laUAF da cumplimiento a la normativa establecida en el decreto ley N° 799, de 1974,que regula el uso y circulación de vehículos estatales, y a las instrucciones impartidaspor esta Contraloría General, contenidas en el oficio circular N° 35.593, de 1995,sobre la existencia de la bitácora y de la hoja de vida del vehículo del Servicio, NissanTeana del año 2010, placa patente CJJL 59-5.

No obstante lo anterior, se observó que altérmino de la jornada laboral, el vehículo precedentemente singularizado es guardado,en forma habitual en el domicilio del conductor, incluyendo los fines de semana,circunstancia que contraviene lo dispuesto en la resolución exenta N°451, de 2010, dela UAF, que, en lo que interesa, autoriza que el mencionado vehículo pueda serguardado, excepcionalmente, tanto en el domicilio de la Directora de la Unidad deAnálisis Financiero como en la vivienda del chofer institucional, siendo éstosresponsables del mismo, por cumplir dichos recintos con las características deseguridad necesarias para el adecuado resguardo del patrimonio fiscal.

Sobre la materia corresponde manifestar quecomo se indicó en el numeral 2.3, del presente informe de observaciones, la UAFposee un contrato actualmente vigente con la empresa Concesionaria SubTerra 5.A.,por el arriendo de 5 estacionamientos, entre los cuales se encuentra incluido elcorrespondiente al automóvil institucional.

En tal sentido, el aparcar diariamente dichovehículo en un lugar distinto al que se ha destinado para estos efectos, contraviene loseñalado en la jurisprudencia de esta Entidad Fiscalizadora, la que dispone que sóloexcepcionalmente podrán guardarse vehículos fiscales en los domicilios particularesde los funcionarios que los manejan, toda vez que acorde con el artículo 6°, delaludido decreto ley N° 799, de 1974 y a las instrucciones impartidas por estaContraloría General en el referido oficio circular N° 35.593, de 1995, éstos deben serguardados en los recintos que determine la autoridad administrativa correspondiente,la cual estará obligada a establecer los controles internos y resguardos que procedan.

En su oficio de respuesta, la Unidad deAnálisis Financiero expresa que la función de conductor es ejercida por un funcionario,que a su vez distribuye la correspondencia fuera de la Unidad y apoya tareasadministrativas al interior de la institución, precisando que la labor de chofer delvehículo fiscal la realiza entre las 6:30 y las 8:30 horas y desde las 18:00 y las 19:00horas, aproximadamente, y en aquellos horarios en que la Dirección lo solicita, paraasistir a actividades alejadas de la ubicación de las oficinas de la UAF.

En tal sentido, con la finalidad de acortar laextensa jornada diaria que cumple dicho funcionario y para salvaguardar el buenestado físico y de salud del conductor, para cumplir su función sin poner en riesgo laintegridad física de la Directora, la UAF decidió estacionar durante las noches elvehículo en el domicilio personal del chofer y utilizar el estacionamiento que la UAFarrienda para los efectos, en el horario diurno, cuando el móvil no es ocupado y en losdías en que la Directora se encuentra en comisión de servicio dentro o fuera del país,o haciendo uso del feriado legal o permiso administrativo.

C11.


J ÁREA HACIENDA, ECONOMíA Y FOMENTO PRODUCTIVOCJULS

Ahora bien, con el propósito de superar loobservado, la Entidad auditada emitió la resolución exenta N° 103, de 25 de abril de2012, que autoriza a estacionar el vehículo institucional en el domicilio del conductor,en forma permanente, y excepcionalmente en la residencia de la Directora de la UAF,salvo en aquellos días en los que dicha autoridad se encuentre en comisión deservicio en regiones o fuera del país, o haga uso de feriado legal o permisoadministrativo, dejando sin efecto la aludida resolución exenta N° 451, de 3 denoviembre de 2010.

Por lo expuesto, este Organismo de Control,mantiene la observación formulada, toda vez que el vehículo institucional debe serguardado en el lugar de aparcamiento que se ha destinado para estos efectos, siendoposible en forma excepcional, y no permanentemente como ocurre en la especie,guardar los automóviles fiscales en los domicilios particulares de los funcionarios quelos manejan, acorde con lo previsto en el artículo 6°, del citado decreto ley N° 799, de1974, y lo dispuesto en las instrucciones impartidas por esta Contraloria General en elreferido oficio circular N° 35.593, de 1995.

CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto en el presenteinforme, cabe concluir que la Unidad de Análisis Financiero, ha realizado accionestendientes a dar solución a las observaciones formuladas, cuya efectividad seráverificada en una próxima auditoría a la Entidad.

No obstante lo anterior, la Institución auditadadeberá implementar, entre otras, las siguientes medidas:1. Emitir los respectivos actos administrativos, cuando corresponda, de acuerdo alo establecido en la ley N° 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativosque rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado, específicamente,a lo previsto en su artículo 3°.

2. Caucionar el monto íntegro de los anticipos otorgados, por aquellos serviciospagados y no consumidos, según lo señalado en los dictámenes Nos 30.950, de 1995y 37.370, de 2001, ambos de esta Contraloría General.

3. Mantener un control de las garantías de fiel y oportuno cumplimiento de loscontratos, particularmente, en cuanto a la custodia de los documentos en garantíavencidos, como medida de control y buena administración; y a la renovación yvencimiento de dichas cauciones, acorde con lo estipulado en los respectivosacuerdos suscritos entre la UAF y los distintos proveedores.

4. Suscribir contratos de arriendo de estacionamientos de vehículos institucionales,ajustándose a las disposiciones legales vigentes, dando cumplimiento a lomanifestado por este Organismo de Control, entre otros, en los dictámenes N°5 15.010y 17.490, ambos de 2009; y aparcar el vehículo institucional en el lugar que se hadestinado para estos efectos, conforme a lo previsto en el articulo 6°, del citadodecreto ley N° 799, de 1974, y en las instrucciones impartidas por esta ContraloríaGeneral en el referido oficio circular N° 35.593, de 1995,

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5. Elaborar las conciliaciones bancarias en el módulo habilitado para ello en elSistema de Información para la Gestión Financiera del Estado.

6. Registrar contablemente los fondos entregados en calidad de anticipos porprestaciones de servicios que no afecten el presupuesto al momento de su ocurrencia,de acuerdo a lo instruido en el oficio N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistemade Contabilidad General de la Nación, de esta Contraloría General.

7. Cumplir con lo previsto en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio deHacienda, que imparte instrucciones sobre plazo de pago a proveedores.

Finalmente, corresponde que la Entidadauditada, subsane las observaciones formuladas por esta Contraloría General, dentrodel plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente documento, delo cual deberá informar a esta Entidad de Control.

LPORTEGA

Jefa Área de Hac4enda, Economíay Fomento Productivo

D,vtslón de Auditoria Administrativa

daa n°1.188/2012 remite informe final n° 34, de 2012

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