APPLIKATIONERUSER & COST

MANAGEMENT

USER & COST MANAGEMENT

Funktioner

– Centraliseret bruger- og rettighedsstyring– Tildeling af omkostninger og tilbageførsel– Budget- og kvotestyring– Detaljeret print- og omkostningsrapportering– Brugertilpasset panelindstilling

Moderne printmiljøer indeholder en lang række muligheder, og dette rejser ofte spørgsmålet om, hvorvidt alle brugere skal have adgang til alle funktioner. Hvis printaktiviteterne ikke holdes i skak, kan de resulterende mængder og omkostninger hurtigt overstige budgetterne. User & Cost Management tilbyder professionelle løsninger til overvågning, styring og rapportering.

De fleste medarbejdere i en virksomhed har generelt behov for at kunne printe, nogle gange endda på vegne af tredjepart. Uden et værktøj til at spore printomkostningerne er det nærmest umuligt at fakturere kilden nøjagtigt. Især i offentlige miljøer bør det kun være muligt at at printe, hvis brugerne betaler for printene. I virksomhedsmiljøer kan det være en yderst tidskrævende opgave at definere, tildele og administrere brugere og adgangsrettigheder til at printe, kopiere og scanne. Administratorerne har ikke en chance uden et præcist og effektivt middel til at spore, indsamle, sammenfatte og visualisere, hvor printaktiviteterne finder sted.

– Du forventer detaljerede oplysninger om, hvor din virksomheds printomkostninger opstår og ønsker at tildele disse oplysninger til omkostningscentre, brugergrupper, enheder, placeringer og typer af print. Kun på denne måde er det muligt at have meget udstyr i virksomheden og sikre, at enhederne bruges efter hensigten inden for virksomhedens budget.

– Du vil have mulighed for centralt at kontrollere enheder og deres brugere i forbindelse med det eksisterende brugerstyringssystem (F.eks. Active Directory).

FOKUS PÅ STØRREOVERBLIK OVER PRINTOMKOSTNINGER

– Du har behov for let at kunne definere og håndhæve brugere og hurtigt give nye brugere adgang til printudstyret med passende brugsrettigheder.

– Du forventer at kunne automatisere analyser af brugere, enheder og anvende intelligent software, som øjeblikkeligt visualiserer alle printaktiviteter og udarbejder præcise og letforståelige forbrugsrapporter.

Variable Data Printing

Security

Device Management

Print Automation

Connectivity

Cloud & Mobile Printing

Colour Management

Make-Ready

User & Cost Management

Web-to-Print

Document Capture & Management

Output Management

Den omfattende User & Cost Management-funktionalitet omfatter centraliseret bruger- og rettighedsstyring, giver mulighed for tildeling af omkostninger og tilbageførsel, omfatter budget- og kvotestyring og giver detaljerede muligheder for print- og omkostningsrapportering. Du vil opleve, at der er mange fordele, og at velegnede funktionaliteter kan opfylde selv de mest forskelligartede krav i et kompliceret printmiljø.

FOKUS PÅ STØRREOVERBLIK OVER PRINTOMKOSTNINGER

Detaljeret print- og omkostningsrapportering

Et af de klassiske spørgsmål i forbindelse med printerstyring er "Hvem printede hvad, hvornår og hvor meget?" Uensartede enheder, udstyr fordelt på mere end ét sted og printenheder fra flere forskellige producenter gør dataindsamling til en overvældende opgave. Derudover genererer kopiering, print fra USB-nøgler og print af dokumenter gemt på MFP-harddiske også omkostninger. Det skal være muligt at visualisere indsamlede data fleksibelt og fra forskellige vinkler. Det er også nødvendigt at kunne udarbejde hurtige overbliksrapporter samt omfattende printrapporter med alle detaljer.

Med en velfungerende funktionalitet til print- og omkost-ning srapportering har administratorer og brugere fordel af at kunne generere omfattende oplysninger med et tryk på en knap, så tidskrævende og trættende manuel indsamling undgås.

Brugertilpasset panelindstilling

Da brugere er forskellige, kan deres workflows også variere, og i stedet for store adressebøger for hele virksomheden ønsker brugerne ofte deres egne brugertilpassede versioner. Brugertilpassede paneler med brugerens egen startskærm efter logon og personlige genveje til ofte anvendte funktioner er også en stor fordel – især hvis panelet automatisk er tilgængeligt på alle enheder på netværket, når det er defineret første gang.

Funktionaliteter som disse øger den samlede produktivitet på tværs af hele MFP-infrastrukturen. Det er hurtigere at hente de ønskede print-, scan- og kopiopgaver, og det tager ikke længere tid, end det burde.

TYPISKE FUNKTIONER OGDERES BETYDNING

Professionel User & Cost Management-software giver overblik over alle printaktiviteter og relaterede omkostninger, holder omfattende printmængder i skak og sætter en stopper for unødvendige print. De korrekte softwareapplikationer gør det lettere at definere og opdatere brugerrettigheder og kvoter samt analysere og visualisere printaktiviteter. Konica Minoltas omfattende sortiment af softwareapplikationer omfatter et bredt udvalg af velegnede User & Cost Management-applikationer til selv de mest varierende behov.

APPLIKATIONER USER & COST MANAGEMENT

Centraliseret bruger- og rettighedsstyring

Administratorer skal være i stand til at kontrollere printernes brugere via fjernforbindelse og tildele adgangsrettigheder fleksibelt fra en central arbejdsplads under hensyntagen til forskellige jobkrav og relevante begrænsninger, såsom ikke at tillade farveudskrivning. Det skal være let at administrere brugere og kontrollere adgangsniveauer øjeblikkeligt.

Automatiserede processer gør det muligt for administratoren at koncentrere sig om vigtige opgaver.

Tildeling af omkostninger og afregning

For at være effektiv skal allokering af printomkostninger automatiseres så meget som muligt, men give tilstræk-kelig fleksibilitet til de tilfælde, hvor omkostningerne skal faktureres andre konti eller eksterne kunder. Virksomheder med omfattende kundesager er særligt afhængige af en pålidelig oversigt over alle printomkostninger for at sikre, at alle kunder faktureres præcist og gennemskueligt.

Effektiv tildeling af omkostninger sikrer, at alle omkost-ningskilder registreres og ikke forsvinder i en stor pulje af ”generelle printomkostninger”, som altid puster budget-ter op. Omkostningerne fordeles korrekt til deres kilder og kan faktureres korrekt. Administratorerne har fordel af en høj grad af automatisering, hvilket sikrer minimal jobafbrydelse af brugernes workflows.

Budget- og kvotestyring

Printaktiviteterne kan nemt øge virksomhedernes omkostninger, og derfor skal printkvoter være nemme at sætte op og enkle at administrere for enkeltpersoner, arbejdsgrupper, afdelinger, konti og projekter. Organisationer i offentlige miljøer er nødt til at stille fakturerbare printfaciliteter til rådighed for besøgende, kunder og gæster. Det skal være muligt for brugerne selv at vedligeholde deres konti ved hjælp af fleksible viderefakture-ringsmekanismer. Fleksible betalingssystemer forventes at omfatte moderne funktioner som debet- og kreditkort samt onlinebaserede pengeløse konti (PayPal).

Uanset om det er en virksomhed eller et offentligt miljø, sikrer passende systemer for budgettildeling og viderefakturering den rette balance mellem central styring og individuel fleksibilitet.

03/2

013

WORKFLOW

Omkostningsfordeling til projekter og kunder

1 Projektlederen printer de seneste dokumenter med udviklingsforslag i fuldfarve til et stort kundeprojekt. Hun henter jobbet fra printenheden og tildeler udgifterne til projektet, som kunden efterfølgende skal faktureres.

Styring af printbudgetter

2 En medarbejder vil gerne printe et 200-siders dokument i farver. Dette vil overbelaste hans budget, da det er sidst på måneden. Han får en meddelelse fra systemet om, at han skal printe opgaven i sort/hvid eller få sin leders tilladelse til at printe i farver.

Detaljeret omkostningsanalyse

3 Lederen gennemgår den seneste rapport om konsoliderede printudgifter, opdelt efter division. De omfattende diagrammer viser, at 42 % af alle printudgifter genereres i marketingafdelingen, og at 90 % af disse udgifter er baseret på farveprint.

Tildeling af printtilladelser til nye medarbejdere

4 It-administratoren får at vide, at adskillige nye medarbejdere i virksomheden skal registreres i systemet inden næste måned. Han opretter deres konti i virksomhedens brugersystem, så de nye brugere automatisk får adgang til printere med de adgangsrettigheder, der er defineret for deres respektive arbejdsfunktioner.

APPLIKATIONER USER & COST MANAGEMENT

MØDELOKALE

KONTOR

IT LEDER

Eksempler på typiske workflows

1

2 34

KONTOR

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 15 2620 Albertslund

Hjulmagervej 4B 7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 1 9200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk