curso archivistica

8/18/2019 CURSO ARCHIVISTICA

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CURSO

ARCHIVISTICA:

MANEJO Y ORGANIZACIÓN

DE ARCHIVOS


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CAPITULO 1:

MANEJO DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Curso de Archivística para el manejo y organización de archivos y documentos, a nivel

privado o público. El presente es un manual de archivero, pensado para la optimización

de las labores de administración de archivos. Conservar, clasificar, ordenar y proteger

los archivos y documentos archivística!, es una tarea importantísima para el buen

funcionamiento de cual"uier organización.

#oy "ueremos aportar en la labor de la administración de archivos y documentos,

presentando un manual "ue nos permita re$encarar las tareas en el manejo de archivos,

contemplando, selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de

archivos y documentos, de manera "ue el servicio de archivística sea de calidad y aporte

a la salud de la organización.

MANUAL DEL ARCHIVERO

Introducción:

Este manual est% dirigido a todas a"uellas personas particularmente funcionarios y

servidores de la &unicipalidad 'rovincial de (ambopata! "ue en el desarrollo de sus


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actividades y responsabilidades est%n encargadas del manejo de los archivos de nuestra

)nstitución, como una herramienta útil para el mejor desempe*o de su labor. +untos,

conoceremos por "u y cómo se archivar%n en adelante nuestros documentos.

En la actualidad al igual "ue en casi todas partes! se tiene una idea totalmentedistorsionada de lo "ue son en la realidad los archivos, ya "ue por lo general nos dan la

impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se

van juntando o, para ser precisos, -arrumando! sin ningún criterio y donde cada "uien

conserva o elimina lo "ue le parece oportuno para -desocupar o -hacer espacio en la

oficina.

(odo esto lo vamos a revertir con el objetivo "ue nos hemos trazado como reto para

transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes "ue se debenconservar, clasificando y ordenando de manera tcnica y metódica. El /rgano de

Administración de Archivos 0.A.A.!, se encargar% de organizar previamente el

incremento documental en base a criterios únicos y legales y cuya consulta se har% en

forma %gil cuando tengamos a la mano los inventarios con la descripción

correspondiente.

En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo "ue el arte de archivar

es una labor apasionante, pero previamente re"uerimos de mucho conocimiento ypaciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el servicio de

documentos a los administrados y a nuestra propia )nstitución.

1in duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando

comprobemos el resultado eficaz de esta tarea "ue se traducir% en una mayor eficiencia

de la administración, en un mejor servicio al ciudadano y tambin en la difusión de la

información, conocimiento, cultura y la investigación histórica.

2inalmente, recordemos "ue en nuestros archivos reposa la memoria de la 3ación, por lo

"ue somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada el

patrimonio cultural archivístico de nuestra )nstitución y por ende, del 'aís. +4&!

CAPITULO 2:


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DOCUMENTO CONCEPTO Y TIPO DE DOCUMENTOS

5. DOCUMENTO

!"u# $% un docu&$nto'

6n documento es toda a"uella información contenida y registrada sobre cual"uier

soporte material y "ue es producido, recibido y conservado por las instituciones,organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. E%( )or t*nto(

un t$%ti&onio d$ +* *cti,id*d -u&*n*.

7os documentos pueden ser te8tuales manuscritos, mecanografiados o impresos!,

iconogr%ficos mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.!, sonoros

discos, cintas magnetofónicas, discos compactos!, audiovisuales cintas de video,

películas cinematogr%ficas!, electrónicos dis"uetes, C9.:0&, bases de datos, etc.!,

virtuales ;ebs, blogs, etc.!, y cual"uier otra propuesta "ue el avance tecnológicopudiera plantear en el futuro.

!"u# $% un docu&$nto *rc-i,.%tico'

9ebe tenerse en cuenta "ue no todos los documentos e8istentes en nuestras oficinas

o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. 'or ejemplo<

las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien


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son documentos, 30 #A3 1)90 ':096C)901 '0: 7A )31()(6C)/3, por lo "ue

no es documentación original y permanecen allí a efectos e8clusivamente de apoyo

informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos

documentos deben separarse de nuestro archivo.

En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido,

recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al

ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución

desarrolla.

!"u# %on +o% ti)o% docu&$nt*+$%'

1on las unidades de información contenidas en los documentos. 1e clasifican en<

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

2ormado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de

información. Ejemplos< el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro

de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

2ormado por dos o m%s tipos documentales "ue se sustentan entre si y cuyo

contenido mantiene una unidad de información. 1e le conoce comúnmente como

-e8pediente. Ejemplos< el comprobante de pago, tr%mites para licencias, etc.

!"u# $% un* %$ri$ docu&$nt*+'

Es el conjunto de documentos "ue tiene características comunes= el mismo tipo

documental o el mismo asunto y "ue, por consiguiente, es archivado, usado,

transferido o eliminado como unidad. Ejemplos< :esoluciones, 1upervisiones,

7egajos de personal, 'lanillas, /rdenes de compra, etc.


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!"u# $% un* %$cción docu&$nt*+'

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes

unidades org%nicas o dependencias de la &unicipalidad 'rovincial de (ambopata.

Ejemplos< Alcaldía, >erencia &unicipal, 1ecretaría >eneral, >erencia de Administración y 2inanzas, >erencia de 'lanificación, :egistro Civil, +efatura de

'ersonal, (esorería, etc.

!"u# $% un /ondo docu&$nt*+'

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución

pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos< &inisterio de

(ransportes y Comunicaciones, >obierno :egional de &adre de 9ios, )nstituto

3acional de Cultura, &unicipalidad 'rovincial de (ahuamanu, etc.

CAP0TULO :

ARCHIVO: CONCEPTO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO

!"u# $% un *rc-i,o'

6n archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o

jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y "ue son administrados,

organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. (ambin se

denomina archivo al espacio físico o a la institución.

!P*r* 3u# %on 4ti+$% +o% *rc-i,o%'

http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/archivo-concepto-administracion-documentoshttp://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/archivo-concepto-administracion-documentos


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7os archivos sirven a favor de<

L* *d&ini%tr*ción )45+ic*, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de

la gestión y como un antecedente y testimonio de sus funciones.

L* ciud*d*n.*, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos públicos

y como garantía de la transparencia administrativa "ue debe e8istir en todo Estado de

9erecho.

L* in,$%ti6*ción 7 +* di/u%ión cu+tur*+( como un repositorio de la memoria de la

3ación. (odos los documentos producidos por las instituciones "ue se vinculan con los

ciudadanos forman parte del Patrimonio ultural !rchivístico de la "ación ( "ue se

encuentra protegido por la legislación archivística vigente. 9e allí "ue los archiveros, o

"uienes sean responsables de administrar la documentación archivística, est%n

obligados a conservarlos y protegerlos= a no apropiarse de ellos, entreg%ndolos a

"uienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la

administración competente< el Archivo >eneral de la 3ación o los Archivos :egionales

de sus respectivas jurisdicciones.

Cic+o ,it*+ d$ +o% docu&$nto%

7os documentos pasan por etapas de vida administrativa "ue a su vez dan lugar a

diferentes niveles de archivo.

PRIMERA ETAPA

9urante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales

regulares, en busca de respuesta y solución al asunto "ue le ha dado origen y adem%s

hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta

documentación forma parte del 8ARCHIVO DE 9ESTIN y, en algunos casos, del

denominado 8ARCHIVO PERI;


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6na vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento "ue la

sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formar% parte del 8ARCHIVO

CENTRAL

TERCERA ETAPA

2inalmente, en esta etapa el documento ad"uiere un valor permanente o histórico,

restringindose su consulta a su car%cter cultural e informativo, principalmente con

fines de investigación. 1u archivamiento y conservación ser% definitivo en

el 8ARCHIVO HISTRICO

CAP0TULO =:

OR9ANI>AR ARCHIVOS PROCESOS T


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!Có&o or6*ni?*&o% nu$%tro% *rc-i,o%'

&uy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes "ue serelacionan con el poco personal e8istente, la escasa capacitación del mismo, locales

inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de

documentos.

1i nos hacemos cargo de un archivo "ue se encuentra desorganizado, optaremos por

seguir los siguientes pasos<

$ Empezaremos por revisar el organigrama de la institución, lo cual nos permitir%

conocer sus divisiones o secciones internas particulares< alta dirección, órganos de

línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.= así como gerencias, sub$

gerencias, jefaturas, etc.

$ 9ebemos informarnos acerca de la historia de la &unicipalidad fecha de creación,antig?edad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.!

$ :evisaremos los documentos de gestión institucional :02, &02, (6'A, directivas

internas, etc.!

$ :espetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente los

documentos.

Es importante elaborar un diagnóstico situacional "ue nos permita conocer la realidad

de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura, volumen y

características de la documentación y personal, etc.

2inalmente, por 7ey, es función archivística la gestión de documentos desde su

elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo

vital. 'ara ello e8iste un conjunto de procesos tcnicos archivísticos normados y

reglamentados "ue detallaremos a continuación


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ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

:esulta necesario "ue en cada institución se constituya un 1istema )nstitucional de

Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso< $+ r6*no d$ Ad&ini%tr*ción

d$ Arc-i,o% @3u$ $n *d$+*nt$ %$ id$nti/ic*r con +*% %i6+*% OAAB( el mismo "ue

est% integrado por los !rchivos de #estión, los !rchivos Perif$ricos cuando stos

e8istan! y por el !rchivo entral . 'recisamente, este último ser% el "ue conduzca las

labores archivísticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.

7os objetivos de esta etapa implican<

$ 9eterminar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administración de archivos.

$ @rindar servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la investigación.

NIVELES DE ARCHIVO

El !%&'() *E #E+'-" , es comúnmente conocido como el archivo de oficina/ yest% bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad

administrativa de una institución. Este archivo est% formado por la documentación

producida recientemente, es decir, la "ue se est% aún tramitando, así como tambin la de

uso frecuente dentro de cada dependencia. (iene plena vigencia jurídica y administrativa.

El !%&'() E"%!0, tambin es denominado -archivo administrativo y es el "ue

est% conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las

distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación "ue ya no es


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Es un proceso tcnico archivístico "ue consiste en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En

esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub$series

documentales.

$ lasificar documentos3 1ignifica separarlos o dividirlos en clases o grupos "ue

sean susceptibles de sub$divisiones, teniendo en cuenta la estructura org%nica yo

las funciones institucionales.

$ )rdenar documentos3 1e entiende por unir y relacionar los elementos de cada

grupo mediante el sistema m%s conveniente< ordenamiento alfabtico, numrico,

alfanumrico, cronológico, etc.

$ +i4nar documentos3 Es asignarles símbolos de codificación para su r%pida

identificación por unidades org%nicas, por series documentales, etc.!. 'ueden ser

letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL

Es un proceso tcnico archivístico "ue consiste en identificar, analizar y determinar los

caracteres e8ternos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los

au8iliares o instrumentos descriptivos guías, inventarios, cat%logos!, "ue permitan

conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos

permitir% brindar adem%s un eficiente y eficaz servicio de información.

SELECCIN DOCUMENTAL

Es un proceso tcnico archivístico "ue consiste en identificar, analizar y evaluar las series

documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo "ue


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estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cu%les otras han

de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este

proceso permite programar las transferencias de documentos, adem%s de la eliminación

periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente

detalle<

a5 ransferencia de documentos3 A travs de este proceso archivístico evitamos "ue los

documentos "ue se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma

indefinida. Esto permite adem%s disponer de un mayor espacio físico, e"uipos y materiales,

garantizando la integridad y la conservación del 'atrimonio 9ocumental. +e recomienda

verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b5 Eliminación de documentos3 Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los

documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo >eneral de la 3ación o

los Archivos :egionales en el %mbito de su competencia. 'ara ello es necesario conformar

un omit$ Evaluador de *ocumentos 6E*5, "ue se constituye en la m%8ima autoridad

archivística en cada institución.

'7P)%!"E.8 'ara proponer una eliminación de documentos se re"uiere<

$ !cta del E*

$ 'nventarios de eliminación

8 7uestras de las series documentales a eliminarse.


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CAPITULO

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: INSTALACIONES(

CONTROL( MANEJO Y MEDIDAS DE SE9URIDAD

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

7a conservación de documentos es un proceso archivístico "ue consiste en mantener la

integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a travs de

la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar

en cuenta el a8ioma "ue dice< siempre será mejor preservar que restaurar/.

E8iste un conjunto de factores "ue constantemente ponen en riesgo la integridad física de

nuestros documentos. Estos son< el factor climatoló4ico, contaminación ambiental,

contaminación bioló4ica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de losdocumentos, etc . 'or ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones

respecto a


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*B E+ +oc*+ d$ *rc-i,o%

El local deber% estar ubicado distante de los lugares "ue puedan ocasionar unsiniestro y tambin lu4ares excesivamente húmedos. 'referentemente se debe

decidir por locales construidos con material noble, evit%ndose el revestimiento de

muros y paredes con materiales inflamables tapizones, alfombras, etc.!

El local de archivo debe tener b%sicamente tres ambientes< área de trabajo t$cnico y

administrativo, depósitos y área de atención al usuario 6oficina5.

Es fundamental tener en cuenta "ue las instalaciones elctricas y sanitarias deber%n

conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico estantes, archivadores

verticales, mapotecas, etc.! deben ser preferentemente de metal.

5B E+ contro+ d$ +o% ;*ctor$% Et$rno%

1e debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la

documentación, así como ventilar por medios naturales o mec%nicos, sobre la base dela utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de m%"uinas ventiladores,

aire acondicionado, e8tractores de aire, etc.!

3os debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación ambiental. En

este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de e8trema infestación

biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial

sobre los documentos. 1ólo se e8pondr%n los documentos durante el tiempo necesario

y evitar la oscuridad completa en los depósitos.

cB E+ &*n$Fo d$ +o% docu&$nto%

1e recomienda encarecidamente ") 9+!% cintas adhesivas y evitar el uso

excesivo de elementos metálicos 64rapas, clips, etc.5. 7os documentos deben ser

protegidos en unidades de instalación6cajas, folders o cualquier otro elemento

similar5. En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos


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químicos 6insecticidas, bactericidas, fun4icidas, etc.5 y menos rociar

directamente sobre los documentos.

7os documentos deteriorados por agentes biológicos insectos, hongos, bacterias,

etc.! deber%n separarse de la documentación en buen estado y restringir suservicio. +e debe evitar cualquier tipo de restauración empírica.

dB M$did*% d$ S$6urid*d

B %estrin4ir el in4reso a los depósitos a personas no autori:adas . Se deberán

adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de documentos.

B "o fumar, comer o beber en los depósitos, %reas de trabajo o en cual"uier otro

lugar donde e8istan documentos. *esconectar los servicios el$ctricos y cerrar la

llave 4eneral del a4ua al t$rmino de la jornada laboral y revisarlos

periódicamente.

B "o mantener en el !rchivo materiales inflamables 64asolina, petróleo, cera,

etc.5. *isponer de extintores de polvo químico seco , con carga vigente y cuyo

manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.


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CAPITULO G

SERVICIOS ARCHIVISTICOS @ADMINISTRACION DE ARCHIVOSB

MEDIDAS Y UICACIN DE ESTANTER0AS

SERVICIOS ARCHIV0STICOS

En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al

servicio de la 'nstitución y de los administrados . 9ebemos de estar prestos a poner a

disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de

información, mediante la consulta, búsqueda, lectura, pr$stamos, expedición de

copias, etc . Es pertinente remarcar "ue todos los documentos "ue son custodiados en

los archivos integrantes del 1istema 3acional de Archivos son accesibles al público en

general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepción de aquellos

que puedan atentar contra los intereses y la se4uridad nacional, o contra la

privacidad o intimidad personal.

MEDIDAS RE9LAMENTARIAS Y UICACIN DE ESTANTER0A

0bservando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente nuestras

acciones para contar con una estructura conveniente y segura al interior del Archivo<

$ El largo de cada cuerpo deber% ser de .D a 5. mts.

$ 7a altura m%8ima de la estantería ser% de .5 a .F mts.


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$ 7a resistencia de cada balda, según sea el largo, deber% ser de 5 Gilos como mínimo.

$ 7os espacios entre baldas ser%n de acuerdo al tama*o de los documentos "ue se

"uieran instalar.

$ El espacio del piso a la primera balda deber% ser de, mínimo, 5H cm.

$ Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para "ue no pierda

estabilidad.

$ 7a distancia de la última balda al techo ser% de F cm., como mínimo.

$ En las es"uinas superiores e inferiores de los estantes se colocar%n %ngulos de soporte

refuerzos!.

$ 7as baldas pueden ser de doble faz o según tama*o de los documentos o según

necesidad de su ubicación.

$ 6n solo estante no debe tener m%s de 5 cuerpos.

$ 7os estantes no deben colocarse pegados a la pared.

CAPITULO

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: ;INALIDAD NORMAS


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= E+ Si%t$&* N*cion*+ d$ Arc-i,o%

;in*+id*d

El 1.3.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos de las

entidades públicas e8istentes en el %mbito nacional mediante la aplicación de

principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa,

conservación organización y servicio del 'atrimonio 9ocumental de la 3ación. El

1istema 3acional de Archivos est% integrado por<

Arc-i,o 9$n$r*+ d$ +* N*ción @A9NB

Es un 0rganismo 'úblico 9escentralizado y m%8ima autoridad del 1istema 3acional

de Archivos.

Arc-i,o% R$6ion*+$%

1on 0rganismos 9escentralizados de los >obiernos :egionales, dependientes tcnica

y normativamente del A>3 "ue conducen las actividades del 13A en su jurisdicción.

Arc-i,o% P45+ico%

1on los archivos pertenecientes a la administración estatal poderes del Estado, entes

autónomos, instituciones públicas descentralizadas, empresas estatales de derecho

público y privado, empresas mi8tas con la participación accionaria del Estado,

gobiernos regionales, locales y las notarías!, dependiendo tcnica y normativamente

del A>3. Cabe aclarar "ue nuestro archivo institucional est% incluido en este rubro!.

O5+i6*cion$% 3u$ $%t*5+$c$ $+ SNA


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7os archivos integrantes del 1istema 3acional de Archivos están obli4ados a

cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados

por el ór4ano rector del +istema.

7os funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel, no podrán conservar en su poder documentos 4enerados en el ejercicio de sus funciones, estando obli4ados a

remitirlos al archivo correspondiente.

R$6+*&$nto d$ A)+ic*ción d$ S*ncion$% d$+ A9N

7os archiveros debemos tener en cuenta "ue mediante la :esolución +efatural 3I JK$

L$A>3+, se aprobó el %e4lamento de aplicación de sanciones

administrativas por infracciones en contra del Patrimonio *ocumental

!rchivístico y ultural de la "ación/, el mismo "ue tiene por finalidad regular el

procedimiento sancionador y establece las escalas, criterios de gradualidad y dem%s

re"uisitos para la aplicación efectiva de sanciones por infracciones cometidas en

contra de las normas establecidas por el 1istema 3acional de Archivos, la 7ey >eneral

del 'atrimonio Cultural de la 3ación y las dem%s normas cone8as.

Nor&*%


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$ (odos los actos realizados por los archiveros est%n sujetos a reglamentos y normas

legales, por lo "ue nadie puede obligarlos a ir en contra de la 7ey, es decir, a ocultar,

desaparecer o, sin escrúpulos, vender documentos bajo su custodia.

$ El archivero debe procurar constantemente la formación de una concienciaarchivística en el público, a fin de "ue ste interprete cabalmente la función de los

archivos y el papel de los propios archiveros.

$ 'or último, los archiveros por su propia condición de servidores públicos est%n

prohibidos de mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar

actividades de proselitismo político, hacer mal uso de información privilegiada y de

presionar yo acosar.

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