CURS DE EMAIL

CURS DE EMAILRedactor Adrian Mindruta-Tanasescu (alias AdiM) Revista apare sub egida firmei S.C.Infonet S.R.L. din Buzau, Romania

De ce acest curs? M-am gandit sa va ofer un curs de lucru cu programul de e-mail Microsoft Outlook Express, pe care il consider deocamdata cel mai performant dintre programele de email testate de mine. Cursul acesta va putea fi folosit de oricine pentru a invata atat notiunile de baza ale lucrului prin e-mail, cat si operatiile mai avansate cu programul de mai sus. Daca te consideri atotcunoscator in lucrul pe e-mail, s-ar putea sa mai afli si lucruri noi ! Sau vei putea recomanda acest curs altora care au nevoie sa invete sa se foloseasca de e-mail .

Titlurile lectiilor :Lectia nr. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 Titlul CUM TRIMITI RAPID UN MESAJ CUM VEZI MAI BINE MESAJELE FOLDERELE PENTRU MESAJE ORGANIZAREA MESAJELOR CUM RASPUNZI LA UN MESAJ COMENZI DIN MENIUL FILE COMENZI DIN MENIUL EDIT COMENZI DIN MENIUL VIEW (1) COMENZI DIN MENIUL VIEW (2) COMENZI DIN MENIUL TOOLS FILTRAREA MESAJELOR (1) FILTRAREA MESAJELOR (2) FORWARD SI ATTACHMENT AGENDA DE ADRESE FORMATARI DE TEXT Lectia nr. 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Titlul CULORI SI IMAGINI FORMATARI DE PARAGRAFE CONFIGURAREA CONTURILOR OPTIUNI DE LUCRU (1) OPTIUNI DE LUCRU (2) OPTIUNI DE LUCRU (3) OPTIUNI DE LUCRU (4) SERVERUL DE MAIL SERVERUL DE STIRI CONTURI SI IDENTITATI ALTE COMENZI UTILE ARTA CONVERSATIEI ETICHETA RETELEI PROGRAME-CLIENT MAI DEPARTE, AUTOINSTRUIRE

Lectia 1 CUM TRIMITI RAPID UN MESAJIn aceasta prima lectie iti voi spune despre cea mai simpla forma de a compune si trimite un mesaj de E-mail. Probabil o stii deja, dar poti descoperi si lucruri noi. Considerand ca ai pornit Page 1

CURS DE EMAIL deja computerul si ai intrat in Windows, iata pasii care trebuie urmati: 1. Deschide programul de E-mail. Presupunem ca folosesti programul Outlook Express versiunea 5. Iata cateva metode diferite prin care poti deschide acest program (o poti folosi pe cea care iti este mai la indemana): o Daca ai pe desktop un icon sub care scrie Outlook Express, da dubluclick pe el. o Daca ai Windows 98, pe bara de Start apar iconi mici langa butonul Start. Daca unul dintre ei este pentru Outlook Express (cand pui sageata de la mouse pe el si astepti o secunda, apare titlul lui), atunci da click pe el. o Deschide meniul Start (dand click pe butonul Start) si du sageata pe Programs. Se va deschide un meniu in care trebuie sa apara si Outlook Express (uneori acesta este in submeniul pentru Internet Explorer), deci du sageata pe el si da click. 2. Dupa ce s-a deschis programul, deschide fereastra in care poti compune un mesaj nou. Iata doua cai diferite prin care poti face asta: o Pe bara de meniuri, primul din stanga este meniul File. Da click pe numele lui si, in meniul care apare, du sageata pe New. Se va deschide un submeniu lateral, in care trebuie sa dai click pe Mail Message. o Sub bara de meniuri este bara de butoane (de regula). Unul dintre butoane are titlul New Mail, de regula este primul din stanga, cu pictograma unui plic deschis, cu o fila alba langa el. Identifica-l si da click pe el. 3. Completeaza rubricile mesajului nou, in fereastra New Message. Iata mai jos cele mai importante rubrici ale unui mesaj: o Rubrica To: trebuie completata cu adresa de e-mail de destinatie (catre care trimiti mesajul). Aceasta e singura rubrica obligatorie ca sa poti trimite un mesaj. Daca aici nu scrii nimic (nici macar un spatiu), sau daca scrii ceva care nu reprezinta o adresa de E-mail sau un nume din agenda ta de adrese, atunci mesajul nu va fi acceptat de catre program pentru trimitere. o Rubrica Subject: poate ramane necompletata, dar este foarte recomandata completarea ei cu un mic titlu al mesajului - care sa arate, in cateva cuvinte, ce contine mesajul. Este importanta alegerea sugestiva a titlului daca vrei ca mesajul tau sa fie citit cu prioritate fata de altele, in caz ca destinatarul primeste multe alte mesaje in acelasi timp. o Corpul mesajului (message body) va contine textul propriu-zis al mesajului. Aici poti scrie mesajul, cu tot ce vrei sa contina: text, culori, imagini, tot ce poate fi inclus intr-un mesaj. Daca esti chiar la inceput, limiteaza-te la text simplu. In lectiile viitoare vom vedea si cum poti include culori, imagini sau sunete in mesaje. 4. Trimite mesajul, dand click pe butonul Send (primul din stanga pe bara de butoane a ferestrei in care compui mesajul). Daca trimiti mesajul intr-un moment cand computerul tau este conectat la Internet, mesajul pleaca imediat catre serverul de mail. Daca legatura cu Internetul este intrerupta, atunci Page 2

CURS DE EMAIL mesajul ramane intr-un loc special, numit Outbox, pana cand se face conectarea si poate sa plece catre server. In final, iti propun cateva exercitii de trimitere a mesajelor, chiar pe adresa ta de E-mail. Poti trimite mesaje de test chiar pe adresa ta de E-mail ori de cate ori vrei. De obicei se face asta ca sa verifici daca trimiterea si primirea mesajelor functioneaza corect. 1. Incearca sa trimiti un mesaj fara sa completezi nici o rubrica. Vei primi un mesaj de eroare, care iti spune ca nu ai completat nici o adresa de destinatie (recipient) pentru mesaj. 2. Incearca sa trimiti un mesaj la care ai scris, ca adresa de destinatie, un sir de caractere oarecare (dar nu o adresa de E-mail sau un nume de persoana din agenda ta de adrese de E-mail). Vei primi un mesaj de eroare care iti spune ca nu s-a gasit nici o corespondenta pentru acel sir de caractere (deci ca el nu reprezinta o adresa de E-mail corecta). Retine acest mesaj, ca sa-l identifici ori de cate ori gresesti adresa de destinatie (se mai intampla...). 3. Trimite mesaje diverse pe adresa ta de E-mail. Conecteaza computerul la server pentru ca ele sa poata pleca, si ia mesajele de pe server prin metoda obisnuita. Vei regasi mesajele noi in Inbox. Ori de cate ori doresti sa vezi cum va apare la destinatie un mesaj trimis de tine, poti folosi aceasta metoda. Note 1. Daca lucrurile de pana acum iti sunt deja cunoscute, te rog sa ai rabdare. Treptat vei afla tot mai multe lucruri noi, pe masura ce le epuizam pe cele pe care le stii deja. 2. Cursul se refera la operarea cu programul Microsoft Outlook Express versiunea 5.5, deci daca unele comenzi nu se potrivesc pentru programul tau, poate fi din cauza ca ai alta versiune sau chiar un alt program de e-mail

Lectia 2 CUM VEZI MAI BINE MESAJELEO sa continuam cu o alta lectie mai simpla, de asta-data despre cum poti vedea mai bine mesajele primite si ce inseamna diversele elemente care apar in lista de mesaje. Programul Outlook Express afiseaza informatii in mai multe ferestre incluse in propria lui fereastra. In stanga, de regula, apare o fereastra mai ingusta in care se vede acea structura de arbore care seamana cu structura de foldere si fisiere din Windows Explorer. Folderele sunt ca niste compartimente in care pot exista fisiere si/sau alte foldere. Cel mai important este folderul Inbox, unde sunt plasate automat mesajele proaspat primite de la serverul tau de E-mail. Daca dai click pe numele folderului Inbox in fereastra cu foldere (cea din stanga), atunci in partea de sus a ferestrei mai mari din dreapta apare lista cu mesajele existente in Inbox in acel moment. In general, ca sa vezi lista cu mesajele aflate in oricare folder, trebuie sa dai click pe numele folderului respectiv, in arborele din stanga. Lista de mesaje se prezinta sub forma unui tabel cu rubrici denumite From, Subject, Received, sau cu rubrici care au, in loc de nume, un mic icon. Alte rubrici pot Page 3

CURS DE EMAIL fi adaugate in tabel, daca se doreste. La inceput (imediat dupa instalarea programului Outlook Express), tabelul afiseaza doar anumite rubrici, cele mai importante pentru utilizator. Capul de tabel (unde apar denumirile rubricilor) iese in evidenta printr-o culoare diferita de cea a restului tabelului. De fiecare data cand iei mesaje noi de pe server, observi cum lista se completeaza cu acestea. Daca ai foarte multe mesaje, ai posibilitatea sa faci ca afisarea lor sa se faca intr-o anumita ordine, care sa-ti permita sa gasesti mai usor anumite mesaje. Astfel, poti alege criteriul dupa care sa fie ordonata lista: Dupa subiect, in ordine alfabetica. Da click pe cuvantul Subject din capul de tabel al listei, si mesajele se vor ordona alfabetic, dupa ceea ce apare in rubrica Subject, adica dupa subiect. Daca dai inca un click, ordinea se inverseaza, deci vei vedea mesajele tot dupa subiecte, dar in ordine alfabetica inversa (de la Z la A). In acest fel poti vedea, grupate, toate mesajele care au acelasi subiect. Unele s-ar putea sa aiba Re: in fata subiectului - acelea sunt raspunsuri (replici) date la un mesaj care a avut, primul, subiectul respectiv. Dupa expeditor, in ordine alfabetica. Da click pe cuvantul From din capul de tabel al listei, si mesajele se vor ordona alfabetic, dupa ceea ce apare in rubrica From, adica dupa expeditor. Daca dai inca un click, ordinea se inverseaza, deci vei vedea mesajele tot dupa expeditori, dar in ordine alfabetica inversa (de la Z la A). In acest fel poti gasi, grupate, toate mesajele din lista primite de la aceeasi adresa. Dupa data primirii, in ordine cronologica. Da click pe cuvantul Received din capul de tabel al listei, si mesajele se vor ordona cronologic, dupa data si ora la care au fost primite, si care apar in rubrica Received. Daca dai inca un click, ordinea se inverseaza, deci vei vedea mesajele tot in ordine cronologica, dar inversata. Aceasta ordonare este utila daca vrei sa gasesti mai usor un mesaj care stii ca a sosit la o anumita data, sau daca vrei sa-ti citesti mesajele exact in ordinea in care au venit. Initial, la prima utilizare a programului, mesajele sunt afisate in lista chiar in ordine cronologica. Ca sa vezi un anumit mesaj din lista, dai click pe el chiar in lista de mesaje. In partea de jos a ferestrei mari apare continutul mesajului. Cand un mesaj nu a fost inca deschis, in lista el apare scris cu litere ingrosate (bold). Daca dam click pe el, se spune ca l-am deschis, si dupa cateva secunde de afisare el este considerat citit, iar scrisul devine normal. Deci mesajele necitite apar cu litere ingrosate, iar cele citite cu litere normale (mai subtiri). Un detaliu pe care il poti modifica la lista cu mesaje este dimensiunea coloanelor din tabel. Daca un mesaj are un subiect mai lung si nu incape tot in coloana Subject curenta, poti mari coloana respectiva ca sa-l vezi. Ca sa modifici latimea coloanelor, du sageata de la mouse pe capul de tabel, pana la linia care separa doua coloane. Sageata isi schimba forma, intr-o pereche de sageti care sunt indreptate spre stanga si spre dreapta. "Trage" cu mouse-ul de aceasta linie despartitoare, in stanga sau in dreapta, si ea se va deplasa odata cu sagetile. Daca nu stii inca asta, sa "tragi" un obiect pe ecran inseamna sa duci sageata de la mouse pe acel obiect (in cazul nostru, granita dintre coloane, in capul de tabel), sa apesi pe butonul stang de la mouse si, tinand apasat, sa misti sageata pana in alt loc, unde Page 4

CURS DE EMAIL eliberezi butonul. Obiectul respectiv se deplaseaza odata cu sageata si ramane acolo unde eliberezi butonul. Prin aceeasi metoda poti modifica si dimensiunile zonelor in care se afiseaza lista de mesaje si continutul mesajului curent: trebuie sa "tragi" de linia orizontala care separa cele doua zone. La fel poti muta si granita dintre zona din stanga (cu foldere) si zona din dreapta (cu lista de mesaje si cu mesajul curent). In concluzie, fereastra de Outlook Express are 3 zone mari pentru citirea mesajelor: Zona de foldere - cea din stanga, unde apare arborele cu folderele in care se pastreaza mesajele. Zona cu lista de mesaje din folderul curent (cel selectat in arborele de foldere) in partea din dreapta, sus. Zona de afisare a mesajului curent (cel selectat din lista de mesaje) - in partea din dreapta, jos. Exercitii 1. Sorteaza o lista de mesaje dupa diverse criterii, ca sa vezi efectul pe ecran. Alege-ti ordonarea care iti convine cel mai mult. La iesirea din program, aceasta se va pastra pentru urmatoarea reintrare in program. 2. Exerseaza modificarea dimensiunilor pentru diferitele zone din fereastra programului, "tragand" de marginile lor. Iti poti aranja zonele de lucru dupa cum iti place.

Lectia 3 FOLDERELE PENTRU MESAJEO sa continuam sa vorbim despre ceea ce se vede in ferestrele din Outlook Express, si vom trece la fereastra din stanga, unde se vede arborele de foldere pentru mesaje. In primul rand, aceste foldere sunt similare (ca functionare) cu cele in care sunt organizate fisierele pe discul tau (si pe care le poti gasi si manevra in Windows Explorer sau pornind din My Computer). Radacina arborelui se numeste Local Folders, si este vorba de niste foldere virtuale, cu care se poate opera numai din Outlook Express. Totusi, ele ocupa un loc pe disc, si acest loc se gaseste, de regula, in C:\Windows\Application Data. Este bine de stiut acest lucru in caz ca vrei sa faci o copie de siguranta a mesajelor, pentru eventualitatea ca trebuie sa reinstalezi Windows-ul. Locul exact unde se gasesc mesajele tale pe disc poate fi gasit (cel putin in Outlook Express 5), daca intri in meniul Tools la rubrica Options si aici alegi Maintenance. Directorul cu mesaje este inscris ca Store Folder, si tot aici poti sa schimbi acest director cu un altul, daca vrei sa plasezi mesajele in alt loc pe disc. Daca intri in acel director (navigand din My Computer, vei gasi niste fisiere cu nume similare folderelor pe care le vezi din Outlook Express, dar nu poti vedea continutul lor decat in forma pe care deja o stii din programul de E-mail. Este bine sa nu modifici nimic in acest director, altfel Outlook Express nu va mai putea afisa bine folderele de mesaje si Page 5

CURS DE EMAIL continutul lor. Dar sa trecem in revista folderele standard (cele care exista inca de la prima utilizare a programului, dupa instalare). Acestea sunt foldere cu functii speciale, si este bine sa nu le stergi si sa nu le modifici numele. Lasa-le asa cum sunt. Inbox este folderul in care intra mesajele noi atunci cand le iei de pe serverul tau de mail. Este ca si casuta postala din holul blocului: nu ai nevoie sa pui nimic aici, pune numai postasul, si tu trebuie sa golesti casuta periodic. Este bine sa nu lasi mesajele vechi in Inbox, ca sa nu se amestece cu cele noi. Outbox este folderul in care un mesaj trimis (pentru care ai dat click pe Send) ramane in caz ca nu a putut sa plece de pe computerul tau (de pilda, fiindca era intrerupta legatura telefonica). Poti compune cate mesaje vrei fara sa deschizi conectarea cu serverul, si in momentul cand le-ai dat Send (din butonul cu acelasi nume) sau Send Later (din meniul File), ele se duc in Outbox. Mai tarziu poti deschide conectarea si, daca mesajele adunate in Outbox nu pleaca automat imediat dupa ce s-a stabilit legatura cu serverul poti da comanda Send and Receive sau Send All (din Tools/Send and Receive) ca sa le faci sa plece catre destinatie. Daca vrei, poti sa modifici mesajele din Outbox, sau chiar sa le stergi daca te razgandesti si nu vrei sa le mai trimiti. Sent Items este folderul care contine cate o copie a fiecarui mesaj care a fost trimis cu succes catre server. Daca nu vrei sa pastrezi copiile mesajelor trimise, poti sterge mesajele din acest folder. Daca nu vrei sa mai fie facute automat copii in acest folder, poti dezactiva optiunea corespunzatoare (Save copy of sent messages in the 'Sent items' folder) din fereastra deschisa la comanda Tools/Options, rubrica Send. Deleted Items este "cosul de gunoi" in care ajung automat mesajele sterse din oricare alt folder. Deci poti sterge un mesaj daca il selectezi si apesi tasta Delete, dar el nu dispare de tot, ci este mutat in folderul Deleted Items, ca sa-l poti recupera in caz ca iti dai seama ca ai gresit stergandu-l. Ca sa stergi complet un mesaj de pe discul tau, trebuie sa-l stergi si din Deleted Items. Drafts este folderul cu "ciorne", deci cu mesaje neterminate, pe care vrei sa le continui mai tarziu. Cand compui un mesaj si trebuie sa intrerupi, salveaza-l in Drafts. Faci asta daca, in fereastra in care compui noul mesaj alegi, din meniul File, comanda Copy to Folder... si apoi selectezi folderul Drafts (la fel poti copia un mesaj in oricare alt folder. Cand revii la computer, cauta mesajul salvat in folderul Drafts (daca selectezi folderul in arbore, mesajele din el apar in dreapta), si da un dublu-click pe el ca sa-l deschizi pentru a-l continua. Acestea sunt folderele standard ale programului Outlook Express, si este bine sa nu le schimbi numele. Poti crea si alte foldere, in care sa-ti pui mesajele pe care vrei sa le pastrezi. In lectia viitoare vom discuta mai multe despre diversele operatii pe care le poti face cu mesajele ca sa le pastrezi in ordine. Exercitii 1. Identifica si verifica locul unde se gasesc fisierele programului tau de E-mail in C:\Windows\Application Data, cautand prin directoarele de acolo. Ce extensie au fisierele care contin mesaje? Poti face o copie de siguranta a folderului Outlook Express gasit aici, daca simti nevoia sa-ti protejezi mesajele pentru Page 6

CURS DE EMAIL eventualitatea ca s-ar intampla sa le pierzi accidental. Presupun ca stii sa copiezi fisiere si directoare pe disc. Daca nu stii cum, nu incerca, dar spune-mi si iti explic. 2. Scrie-ti mesajele curente fara sa te conectezi la server. Dupa ce compui cate un mesaj, ii dai comanda File/Send later, si el se va aseza in Outbox. Apoi deschide conectarea si vei vedea cum mesajele pleaca spre server. 3. Incepi un mesaj si salveaza-l in Drafts. Apoi inchide Outlook Express, si redeschide-l. Cauta mesajul inceput si deschide-l ca sa-l continui. Cand l-ai terminat, trimite-l normal.

Lectia 4 ORGANIZAREA MESAJELORSa continuam cu trecerea in revista a metodelor cu care iti poti organiza mesajele in asa fel incat sa le poti regasi usor la nevoie sau ca sa poti urmari sirul discutiilor din corespondenta ta prin E-mail. In primul rand, este bine sa nu lasi mesajele in Inbox, pentru ca data viitoare cand vei primi mesaje noi, ele se vor amesteca cu cele vechi, si desi ai posibilitatea sa le sortezi rapid dupa data sosirii, te vei lovi de ele tot timpul. Deci e bine sa "rezolvi" cumva fiecare mesaj din Inbox, adica sa-l citesti (daca nu cumva vrei sa stergi mesajul fara sa-l deschizi), si apoi sa decizi ce faci cu el: il stergi, il pastrezi, il mai transmiti si altcuiva, raspunzi la el etc. Outlook Express iti permite sa faci ce vrei cu mesajele, prin anumite comenzi. Daca te obisnuiesti sa lasi Inbox-ul gol dupa fiecare sesiune de citit mesajele noi, iti va fi mult mai usor sa lucrezi cu ele. Pentru ca Inbox-ul sa ramana gol, mesajele pe care vrei sa le pastrezi vor trebui sa-si gaseasca locul in alte foldere. Pe langa folderele standard ale programului, enumerate in lectia trecuta, poti crea si foldere noi. Ca sa creezi un folder nou, du sageata pe un folder oarecare din arborele cu foldere si da click-dreapta, iar din meniul care apare alegi comanda New Folder. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa introduci numele noului folder (sus), si sa alegi (in arborele de dedesubt) in care folder deja existent vrei sa fie creat noul folder. Poti da noului folder orice nume nou, respectand conditia ca in acelasi loc (folder) nu pot exista doua foldere cu acelasi nume. Crearea noului folder se face apoi cu click pe OK. Dar sa vedem ce operatii poti face cu un mesaj, ca sa nu ramana in Inbox. Ca sa faci o anumita operatie cu un mesaj, in primul rand este nevoie ca mesajul respectiv sa fie selectat, exact ca atunci cand dai click pe el in lista de mesaje, si apare cu alta culoare decat restul mesajelor. Sau dai click-dreapta pe el in lista de mesaje, si se deschide un meniu (numit meniu de context) din care poti alege ce vrei sa faci cu acel mesaj. Iata ce poti face cu un mesaj: Sa tiparesti mesajul. Daca ai o imprimanta conectata la computer, poti sa tiparesti mesajul pe hartie (eventual, inainte de a-l sterge). Pentru asta, da clickdreapta pe mesaj si alege din meniu comanda Print. Daca imprimanta este pregatita (este pusa in priza, este pornita, are hartie si cerneala), atunci mesajul va fi tiparit imediat. Page 7

CURS DE EMAIL Sa stergi mesajul. Daca un mesaj selectat nu-ti mai trebuie si nu vrei sa-l mai pastrezi, cel mai simplu este sa-l stergi, apasand tasta Delete. Alta cale de a sterge un mesaj este sa dai click-dreapta pe el in lista de mesaje, si sa alegi comanda Delete din meniul care apare. Dupa cum am mai spus, mesajele astfel sterse nu dispar complet, ci sunt mutate in folderul Deleted Items. Daca nu vrei asta, si vrei sa stergi definitiv un mesaj fara sa mai ramani in Deleted Items, atunci il poti sterge cu combinatia de taste Shift+Delete, adica tii apasata tasta Shift in timp ce apesi Delete. Ti se va cere confirmarea ca vrei sa stergi definitiv acel mesaj, si daca dai click pe butonul OK, acel mesaj va fi sters complet din lista de mesaje, fara sa mai fie mutat in Deleted Items. Sa muti mesajul in alt folder. Poti face asta "tragand" din mouse mesajul, direct pe folderul (din arbore) unde vrei sa-l muti. Sau poti da click-dreapta pe mesaj si alegi din meniu comanda Move to Folder, dupa care se deschide o fereastra in care poti alege in ce folder vrei sa muti mesajul. Sa copiezi mesajul in alt folder. Poti face asta apasand tasta Ctrl si "tragand" din mouse mesajul, direct pe folderul (din arbore) in care vrei sa-l copiezi. Sau poti da click-dreapta pe mesaj si alegi din meniu comanda Copy to Folder, dupa care se deschide o fereastra in care poti alege in ce folder vrei sa copiezi mesajul. In cazul copierii, mesajul nu dispare din locul initial. Sa marchezi mesajul ca necitit. Cand muti un mesaj in alt folder, poate vrei sa-l marchezi cumva ca sa-ti amintesti sa revii asupra lui. In acest caz, il poti marca drept "necitit", si atunci el va aparea cu litere ingrosate in lista de mesaje. Un folder care contine un mesaj necitit apare, in arbore, tot cu litere ingrosate, deci poti vedea imediat locul unde exista mesaje necitite in arborele de foldere (in paranteza, langa numele unui asemenea folder, apare si numarul de mesaje necitite din el). Ca sa marchezi mesajul ca "necitit", da click-dreapta pe el si alege Mark as Unread din meniul care apare. Dar treci repede la alt mesaj (da click pe alt mesaj sau pe alt folder decat cel cu mesajul recent marcat), fiindca daca ramai cateva secunde la acelasi mesaj, va fi considerat, in mod automat, citit, si literele revin la normal. Operatii similare poti face si cu folderele: pe langa faptul ca poti crea foldere noi, le poti si sterge, copia, muta sau (in plus fata de mesaje) le poti redenumi. Ca sa redenumesti un folder, da click-dreapta pe numele lui si alege Rename din meniul de context. Vei observa ca numele folderelor standard nu pot fi modificate, tocmai pentru ca programul are nevoie sa le gaseasca exact asa cum sunt. In lectia viitoare vom vedea si alte cateva operatii pe care le poti face cu mesajele, inainte de a le sterge de pe computerul tau. Exercitii 1. Creeaza cateva foldere noi, in care sa-ti pastrezi mesajele cu anumite tematici. De pilda, creeaza un folder nou pentru acest curs, si muta in el toate mesajele primite si trimise in cadrul cursului. Mesajele trimise le poti gasi (daca nu le-ai sters cu mana ta) in folderul Sent Items. 2. Fa-ti ordine in mesaje, aranjandu-le in foldere dupa dorinta, dar in asa fel incat sa le poti regasi usor la nevoie.

Page 8

CURS DE EMAIL

Lectia 5 CUM RASPUNZI LA UN MESAJContinuam cu prezentarea diverselor operatii pe care le poti face cu mesajele din foldere. Ca in orice program din Windows, este valabil si in Outlook Express faptul ca, daca dai click-dreapta pe un obiect din ecran, se deschide un meniu de context, care contine comenzi ce pot fi aplicate pentru acel obiect pe care s-a dat click-dreapta. Deci, daca dai click-dreapta pe un mesaj din lista de mesaje, apare un meniu de context, in care se gasesc comenzi ce declanseaza anumite operatii cu acel mesaj. Comenzile Reply to Sender si Reply to All, care apar in acest meniu de context, contin cuvantul Reply care inseamna "replica", "raspuns". Deci aceste comenzi se folosesc atunci cand vrei sa raspunzi la mesajul pe care ai dat clickdreapta. De fapt, ca sa raspunzi la un mesaj oarecare poti sa scrii, pur si simplu, un mesaj nou, pe care il vei trimite pe adresa celui care ti-a scris mesajul la care raspunzi. Dar in acest caz trebuie sa scrii cu mana ta adresa destinatarului, in vreme ce comenzile Reply introduc automat, ca adresa de destinatie, adresa celui care ti-a trimis mesajul la care raspunzi, cu cateva diferente intre aceste doua comenzi. Un alt avantaj al folosirii comenzilor Reply este acela ca noul mesaj primeste automat, in rubrica Subject:, chiar subiectul mesajului la care se raspunde, precedat de notatia Re:. In acest fel se poate urmari mai usor firul unei conversatii (asa-numitul thread in engleza), prin faptul ca mesajele din cadrul aceluiasi fir al discutiei au acelasi subiect. Comanda Reply to Sender este cea mai frecvent folosita, si ea deschide un mesaj nou ca sa raspunzi expeditorului mesajului initial, pe care ai dat click-dreapta. Expeditorul unui mesaj se considera ca este cel de la adresa inscrisa in rubrica From: a mesajului, dar asta numai daca mesajul nu contine (ascuns, de regula) un camp Reply-To: in care expeditorul a scris o adresa diferita. Asta pentru ca e posibil sa trimiti un mesaj de e-mail de la o anumita adresa, dar sa vrei sa primesti raspunsul pe o alta adresa. Daca exista o adresa Reply-To:, mesajul de raspuns va fi trimis catre aceasta, si nu catre adresa din rubrica vizibila From:. In corpul noului mesaj este inclus automat mesajul initial, ca un citat, in caz ca vrei sa atragi atentia asupra mesajului la care raspunzi sau asupra unor pasaje din mesajul initial. Poti sterge complet mesajul initial, sau poti lasa numai acele pasaje la care raspunzi in mesajul tau. Daca vrei, poti alterna pasaje citate din mesajul initial cu randurile tale, dar in acest caz trebuie sa ai grija ca ele sa fie bine delimitate (lasand cate un rand gol intre citate si randurile tale), ca sa se poata distinge intre ele. Comanda Reply to Sender poate fi data si dand click pe butonul Reply din bara de butoane a programului. Pe de alta parte, cealalta comanda, Reply to All, deschide un mesaj nou, cu care raspunzi simultan catre toate adresele inscrise in antetul mesajului initial. De regula, un mesaj poarta in antetul sau numai doua adrese, cea a expeditorului (din rubrica From:) si cea a destinatarului (din rubrica To:). Dar este posibil ca un mesaj sa fie trimis catre mai multi destinatari simultan, daca in rubrica To: sau in rubricile Cc: si Bcc: se inscriu mai multe adrese de E-mail, despartite prin punct-si-virgula. In cazul Page 9

CURS DE EMAIL unui astfel de mesaj, comanda Reply to All iti permite sa trimiti raspunsul tau nu numai catre expeditorul unui mesaj, ci si catre toate celelalte adrese inscrise in celelalte rubrici, diferite de adresa ta. Asa sunt posibile discutii intre grupuri de adrese, ca la o masa rotunda. Antetul unui mesaj are si alte rubrici - amintite deja mai sus - care pot contine adrese de E-mail, si in lectia viitoare vom vorbi mai in detaliu despre acestea, fiindca uneori ele pot fi foarte utile. Exercitii 1. Alege un mesaj si foloseste comanda Reply, ca sa raspunzi la el. Observa ce apare deja completat in caseta de compunere a mesajului de raspuns (rubrica To: este deja completata cu adresa de la care ai primit mesajul initial, iar mesajul initial este citat in corpul mesajului; de asemenea, raspunsul tau are ca subiect chiar subiectul mesajului initial, precedat de notatia Re:, ca sa sugereze ca este o replica la un mesaj cu subiectul respectiv.). 2. Pentru acelasi mesaj, foloseste comanda Reply to All si observa diferentele fata de Reply to Sender.

Lectia 6 COMENZI DIN MENIUL FILEMicrosoft Outlook Express are fereastra organizata ca orice program de Windows, si astfel putem recunoaste, de sus in jos, componentele ferestrei: bara de titlu, cea mai de sus, contine titlul programului si butoanele pentru controlul ferestrei, tipice pentru orice program din Windows. bara de meniuri, unde identificam meniurile programului, incepand cu meniul File. Vei observa ca uneori bara de meniuri se schimba in functie de context, ramanand la indemana numai acele meniuri si comenzi care sunt functionale in situatia pe care o ai in fata pe ecran. bara de butoane contine butoane pentru comenzile cele mai frecvent folosite, dar aceleasi comenzi pot fi gasite si in meniuri. spatiul de lucru al programului este suprafata alba in care apar fereastra cu foldere, fereastra cu lista de mesaje din folderul curent si fereastra cu continutul mesajului curent. bara de stare, cea mai de jos, care afiseaza diverse informatii utile despre situatia curenta din spatiul de lucru. Unele comenzi deschid ferestre suplimentare, care au propriile lor componente, diferite de cele ale ferestrei principale, asa cum este fereastra care se deschide atunci cand vrei sa compui un mesaj nou. Dar aceasta este doar o recapitulare a elementelor de baza ale ferestrei programului. Sa trecem in revista comenzile din meniuri, deoarece acestea sunt instrumente de lucru foarte utile pentru cele mai diverse operatii. Vom incepe cu meniul File, care apare in majoritatea programelor care opereaza cu fisiere. Acest meniu grupeaza comenzi cu care se pot manevra si administra fisierele, iar uneori si alte comenzi mai speciale. Cand dai click pe File (sau daca apesi combinatia de taste Alt+F), acest Page 10

CURS DE EMAIL meniu se deschide si poti vedea comenzile din el. Poti folosi numai comenzile scrise clar, iar alte comenzi din meniu pot apare cu un scris sters (au o culoare mai deschisa), semn ca sunt inutilizabile pentru moment (nu pot fi aplicate in situatia curenta din program). Iata cateva comenzi mai importante (deocamdata nu voi prezenta toate comenzile, ci numai pe cele mai utile): New iti permite sa creezi un element nou in program, ales dintr-un submeniu care se deschide. De pilda, daca alegi Mail Message din submeniu, aceasta va crea un mesaj nou, adica are acelasi efect ca si apasarea butonul New Message din bara de butoane, iar daca alegi din submeniu Folder, vei crea un folder nou in arborele de foldere. Optiunea Newsgroup este un subiect mai putin interesant deocamdata, iar despre Contact vom vorbi mai pe larg in lectia viitoare. Open este o comanda activa numai daca este selectat un mesaj, si efectul ei este ca deschide o fereastra noua in care se poate vedea acel mesaj si se pot executa anumite operatii cu el. Save As este valabila tot cand este selectat un mesaj, si iti permite sa salvezi mesajul sub forma de fisier pe hard-disk sau chiar pe discheta, daca vrei sa pastrezi o copie a mesajului in afara folderelor din program, sau daca vrei sa folosesti mesajul si in alt program sau chiar pe alt computer. Exista 3 formate in care poti salva mesajele: .txt (format text, fara grafica si formatari), .eml (format e-mail, special pentru mesaje, pastreaza intact mesajul si el va putea fi deschis apoi tot cu Outlook Express) si .htm sau .html (format pagina de web, include culori, grafica, imagini, etc.) Save Attachments permite salvarea fisierelor atasate la mesajul selectat, dar vom discuta in detaliu despre asta intr-o lectie viitoare despre fisiere atasate. Save as Stationery permite salvarea fundalului unui mesaj selectat pentru a fi utilizat ca fundal pentru un mesaj ulterior. Detalii intr-o lectie viitoare despre folosirea culorilor si imaginilor in mesaje. Folder deschide un submeniu in care se gasesc comenzi pentru operarea cu folderele pentru mesaje: New pentru crearea unui folder nou, Move pentru mutarea unui folder intr-o alta pozitie din arbore, Rename pentru modificarea numelui unui folder, Delete pentru stergerea folderului selectat, si comenzile de compactare (Compact si Compact All Folders, prin care mesajele din foldere sunt reasezate pe disc intr-o forma in care ocupa mai putin spatiu). Comenzile de compactare sunt utile daca ajungi sa ai prea putin spatiu liber pe disc si foaret multe mesaje in foldere. Import permite importarea, in Outlook Express, a unor informatii (parametri de lucru, adrese de E-mail, mesaje, foldere) din alte programe de E-mail, cum ar fi Microsoft Outlook. Chiar la instalarea programului Outlook Express, acesta propune automat importarea folderelor din alte programe de E-mail, daca le identifica pe disc, si daca in arborele tau de foldere apar si nume precum Calendar, Journal etc., acestea sunt folderele tipice pentru Microsoft Outlook, care au fost importate in Outlook Express (desi aici nu prea ai ce face cu ele). Export este inversa comenzii Import, si ea permite exportarea unor informatii din Outlook Express intr-un format care sa poata fi folosit de alte programe de Page 11

CURS DE EMAIL E-mail. De ce asta? Poate ca te plictisesti de programul tau de E-mail si vrei sa-l schimbi cu unul care ti se pare mai bun, sau poate ai nevoie de acele informatii pe un alt computer care nu are programul Outlook Express. Print iti permite sa tiparesti la imprimanta mesajul selectat. Celelalte comenzi din meniul File sunt comenzi speciale, si le vom aminti la momentul potrivit. Exercitii 1. Selecteaza un mesaj din lista de mesaje si alege comanda File/Open. Observa ce se intampla si diferentele fata de fereastra principala. 2. Salveaza un mesaj in format .txt, in directorul C:\My Documents. Apoi deschide Windows Explorer, cauta fisierul in C:\My Documents si da dubluclick pe iconul fisierului. Observa ce se intampla. Repeta acelasi exercitiu si pentru celelalte formate permise de comanda File/Save As. 3. Din cand in cand (cam la cateva zile sau saptamani, in functie de cate mesaje primesti), daca ti se pare ca programul merge mai greu, da comanda Compact All Folders. Folderele cu mesaje vor fi reasezate pe disc in mod mai compact, ca sa ocupe mai putin spatiu, si aceasta poate face ca programul de mail sa mearga mai bine.

Lectia 7 COMENZI DIN MENIUL EDITSa continuam cu meniul Edit, care de regula (si in alte programe de Windows) contine comenzi pentru editarea (modificarea si aranjarea) textului sau a diverselor obiecte manevrate in program - in cazul nostru, mesaje, foldere etc. Vei observa ca meniul Edit din fereastra cu foldere este diferit fata de meniul cu acelasi nume din fereastra in care compui un mesaj nou. De asemenea, cred ca ai observat ca unele comenzi din meniuri au, in dreptul lor, combinatii de taste cu care poti da aceeasi comanda direct de la tastatura, fara sa mai folosesti mouse-ul ca sa deschizi meniul. Copy ("copiaza") iti permite sa copiezi in clipboard un mesaj selectat sau, daca selectezi o zona de text din acel mesaj (tragand cu mouse-ul peste ea, adica apasand pe butonul de la mouse cand pointerul se afla intr-un punct din text si apoi, tinand apasat, miscand mouse-ul pana in alt punct din acelasi text, cele doua puncte delimitand zona de text pe care vrei sa o selectezi), atunci se copiaza acea portiune de text. Clipboard-ul este o portiune de memorie folosita de programele Windows pentru astfel de operatii, si ceea ce se afla in clipboard poate fi pus ulterior in alt loc, de pilda in alt loc din acelasi text, sau in alt fisier, deschis intr-o alta fereastra, sau chiar in alt program. Dar aceasta este o manevra obisnuita pentru orice program de Windows, deci nu e specifica numai lucrului pe E-mail, si va functiona si in alte programe care opereaza cu texte. Select All ("selecteaza tot") va selecta toate mesajele din folderul curent. Cu mesajele selectate vei putea apoi sa faci orice operatie permisa pentru foldere: stergere, copiere, mutare - dar nu si redenumire, operatie pe care o poti aplica Page 12

CURS DE EMAIL

numai unui singur folder la un moment dat. Find ("gaseste") este o comanda foarte utila atunci cand vrei sa gasesti rapid un mesaj dupa un cuvant care stii ca este in acel mesaj (numele expeditorului, un cuvant din text sau chiar o expresie), sau o adresa de E-mail a cuiva. Comanda face sa apara un submeniu din care poti alege ce anume vrei sa cauti: o Message ("mesaj") - se deschide o fereastra cu care poti cauta (dupa ce completezi unele rubrici) un mesaj prin toate folderele tale cu mesaje. o Message in This Folder ("mesaj in acest folder") - este similar cu cazul de mai sus, dar cautarea are loc numai in folderul curent. o Find Next ("gaseste urmatorul") - repeta ultima cautare, in caz ca rezultatul cautarii precedente nu este ceea ce cautam. o People ("persoane") - iti permite sa gasesti adrese de E-mail, fie in agenda proprie de adrese, fie in baze de date din Internet, cu adrese de E-mail ale persoanelor care au dorit sa se inscrie in ele. Deci, ca sa cauti pe Internet, trebuie sa folosesti comanda aceasta numai cand este deschisa conexiunea cu Internetul. o Text in This Message ("text in acest mesaj") - daca ai in fata un mesaj lung si vrei sa gasesti repede un anumit pasaj, poti folosi aceasta comanda. Move to Folder ("muta in folderul") iti permite sa muti mesajul selectat intr-un folder pe care il vei alege imediat ce dai comanda. Copy to Folder ("copiaza in folderul") iti permite sa copiezi mesajul selectat intrun folder pe care il vei alege imediat ce dai comanda. Delete ("sterge") va sterge mesajul sau folderul selectat, adica il va muta in folderul Deleted Items. Empty Deleted Items Folder ("goleste folderul cu lucruri sterse") este comanda cu care stergi tot ce se gaseste in folderul Deleted Items, deci cu care golesti "cosul de gunoi" al programului. Aceeasi comanda o poti da, mai rapid, daca dai click-dreapta pe folderul Deleted Items, si alegi din meniul de context comanda Empty Deleted Items Folder. Mark as Read ("marcheaza ca fiind citit") se aplica numai pentru un mesaj care nu a fost citit (apare cu litere ingrosate in lista), si ii schimba formatul literelor in scris normal, ca si cum mesajul ar fi fost deja citit. Mark as Unread ("marcheaza ca necitit") se aplica numai pentru un mesaj care apare in lista cu scris normal, si il face sa apara cu litere ingroste, ca si cum n-ar fi fost citit, de pilda ca sa-ti atraga atentia si sa-l recitesti mai tarziu. Mark Conversation as Read ("marcheaza conversatia ca fiind citita") va face sa apara cu scris normal toate mesajele dintr-o anumita conversatie (acele mesaje care au acelasi subiect, uneori cu Re: in fata subiectului, formeaza o conversatie). Mark All Read ("marcheaza totul ca fiind citit") va face sa apara cu scris normal toate mesajele din lista. Aceasta poate fi o comanda utila daca ai in Inbox mesaje vechi si nu vrei sa le confunzi cu cele noi pe care urmeaza sa le primesti. Mesajele noi vor aparea ca "necitite", adica in litere ingrosate. Page 13

CURS DE EMAIL Aceasta este o trecere in revista destul de sumara a comenzilor, dar vom reveni asupra celor care pot fi folosite si pentru anumite operatii mai complexe. Exercitii 1. Selecteaza un mesaj oarecare, da comanda File/Copy si apoi, imediat, deschide un fisier nou de tip text (de pilda, deschizand programul Notepad pe care il gasesti in meniul de Start, in Programs/Accessories). Da un click pe foaia alba din Notepad si apoi da comanda Edit/Paste din meniul ferestrei de Notepad. Observa ce se intampla. Poti face la fel si in alte programe care lucreaza cu texte. 2. Exerseaza comenzile de cautare (Find) in mesajele tale. Aminteste-ti un mesaj recent si da o cautare. Observa care metoda este mai simpla si mai rapida.

Lectia 8 COMENZI DIN MENIUL VIEW (1)Urmatorul meniu din Outlook Express este meniul View, care contine (in general, si in alte programe) diverse comenzi pentru vizualizarea ferestrei programului si a continutului acesteia, ca sa fie adaptata la cerintele utilizatorului. Aici gasim si comenzi mai complexe, si le vom trece in revista pe rand, explicand si anumite detalii la care se refera ele. Current View este o comanda care iti permite sa reglezi anumite optiuni pentru modul in care vezi mesajele in fereastra. Daca pui pointerul pe ea, se deschide un submeniu in care apar mai multe optiuni, impartite (prin niste liniute despartitoare numite separatori) in grupuri. Primul este un grup de 3 optiuni, dintre care una este marcata cu un punct negru mare. Ele sunt: Show All Messages - de obicei aceasta este cea marcata de la instalare (adica este optiunea implicita), si atunci in fereastra cu mesaje se afiseaza toate mesajele. Hide Read Messages - daca o marchezi (cu un click pe ea), atunci mesajele citite (cele care apar cu scris normal, nu ingrosat) vor fi ascunse, adica nu se vor mai vedea in lista. Ele nu sunt sterse, doar ca nu mai sunt afisate odata cu celelalte. Hide Read or Ignored Messages va ascunde mesajele citite si pe cele ignorate. Un mesaj ignorat este un mesaj dintr-o conversatie pentru care ai dat comanda Ignore Conversation din meniul Message. O conversatie este orice grup de mesaje care contin acelasi subiect (Subject), uneori cu Re: in fata subiectului. Deci poti alege sa ignori mesajele cu un anumit subiect, fara sa le stergi. Dar vom mai vorbi despre asta mai tarziu. Al doilea grup de optiuni din submeniul View/Current View sunt niste comenzi mai rar folosite, si pe care nu le voi prezenta aici in detaliu. Dar, in mare, iata ce fac ele: Customize Current View iti permite sa modifici anumite optiuni pentru afisarea curenta a listei de mesaje. Poti alege aici sa vezi numai anumite mesaje, care au anumite caracteristici, folosind un "view" dintr-o lista existenta. Define Views iti permite sa definesti modalitati de vizualizare a mesajelor cu Page 14

CURS DE EMAIL anumite optiuni stabilite de tine. Fiecare combinatie diferita de optiuni este un "view" si ii poti da un nume sub care o poti regasi in lista care apare la comanda Customize Current View. Se poate spune ca optiunile din primul grup de 3 optiuni sunt cele mai frecvent folosite dintre cele care se pot defini prin Define View. O ultima optiune de afisare a listei de mesaje este Group Messages by Conversation. Cand ai o lista mare de mesaje, ele sunt amestecate si, daca vrei sa vezi la un loc mesajele cu un anumit subiect (dintr-o anumita conversatie), poti da aceasta comanda pentru ca ele sa apara grupate dupa subiectul comun. Sort By ("sorteaza dupa...") deschide un submeniu din care poti alege criteriul dupa care vrei sa fie sortata (ordonata) lista de mesaje, adica in ce ordine sa apara mesajele, astfel: Priority (dupa prioritate). Majoritatea mesajelor sunt trimise cu prioritate normala, dar unele programe de E-mail (printre care si Outlook Express) permit expeditorului sa atribuie mesajelor un anumit nivel de prioritate. Cand compui un mesaj, pe bara de butoane apare un buton Priority cu o sageata cu varful in jos langa el, iar in meniul Message al ferestrei de compozitie ai comanda Set Priority - prin oricare dintre acestea poti alege unul dintre urmatoarele 3 nivele de prioritate: High Priority (prioritate mare) - are ca marcaj un semn de exclamare rosu. Normal Priority (prioritate normala, implicit) - nu are marcaj. Low Priority (prioritate scazuta) - are ca marcaj o sageata albastra cu varful in jos. In lista de mesaje, prioritatea poate sa fie afisata pe o coloana ingusta care are un semn de exclamare in capul de tabel. In aceasta coloana se afiseaza marcajul pentru nivelul de prioritate cu care a fost trimis fiecare mesaj. De fapt, acest marcaj are doar rolul de a atrage atentia destinatarului asupra mesajului, ca sa-l citeasca urgent daca mesajul are prioritate mare. Daca dai click pe semnul de exclamare din capul de tabel, vei obtine ordonarea mesajelor dupa marcajele de prioritate. Attachment ("atasament") - vom dedica o lectie separata atasamentelor la mesaje. Un atasament este un fisier (sau mai multe) care pot fi trimise prin E-mail odata cu mesajul. Sortarea dupa atasament face ca mesajele sa fie afisate in ordinea alfabetica a numelor fisierelor atasate. Agrafa din dreptul unui mesaj, in lista de mesaje, indica faptul ca acel mesaj are un fisier atasat sau chiar mai multe. Un click pe agrafa din capul de tabel al listei de mesaje permite sortarea dupa atasament. Flag ("stegulet") - este un marcaj folosit pentru mesaje din grupurile de stiri (newsgroups), ca sa marchezi mesajele citite. Nu vei avea nevoie de el pentru mesajele de E-mail. From ("de la...") - sortare dupa adresa de E-mail a expeditorului, in ordine alfabetica. Despre acest criteriu de sortare (ca si despre urmatoarele doua) am vorbit deja in lectia 2. Subject ("subiect") - sortare dupa subiect, in ordine alfabetica. Received ("primit") - sortare dupa data si ora primirii mesajelor in casuta ta postala, in ordine cronologica. Alte doua optiuni din submeniul Sort By determina, in mod exclusiv (adica Page 15

CURS DE EMAIL alegerea uneia o dezactiveaza pe cealalta), ordinea de sortare directa, crescatoare (Sort Ascending) sau inversa, descrescatoare (Sort Descending). Columns ("coloane") iti permite sa organizezi dupa dorinta coloanele (rubricile) care apar in lista de mesaje, alegand ce coloane sa apara in tabel si in ce ordine. Daca alegi aceasta comanda, se deschide o fereastra in care poti alege, dintr-o lista, coloanele care pot fi afisate in lista de mesaje. Cele bifate vor fi afisate in ordinea din lista, iar celelalte vor ramane invizibile (dar informatiile din ele pot fi afisate oricand daca le bifezi). Pe langa coloanele deja enumerate mai sus (cand am vorbit despre comanda Sort By) vei gasi aici si cateva coloane despre care n-am mai vorbit (mai rar intereseaza): Account ("cont") - aici apare contul (definit in programul de E-mail) pe care s-a primit sau trimis mesajul. Este o rubrica utila numai daca lucrezi cu mai mult de un cont in acelasi timp. Size ("marime") - aici apare dimensiunea mesajului, in KB (KiloBytes). Se poate aproxima 1 KB cu circa 1000 de litere. Este o informatie utila daca vrei sa gasesti un mesaj mare sau daca trebuie sa tii cont de marimea mesajelor cand le trimiti sau le primesti. Sent ("trimis") - aici apare data si ora cand a fost trimis mesajul. Un mesaj trimis la ora 10:00 din Bucuresti, de pilda, poate sa ajunga la ora 10:05 la Buzau, deci in majoritatea cazurilor exista o diferenta intre ora de trimitere si cea de primire (cu exceptia cazurilor cand transmiterea este foarte rapida)). Daca diferenta e foarte mare, inseamna ca undeva, pe drum, mesajul a stat la coada din cauza aglomerarii traficului sau a problemelor tehnice de pe traseu. To ("catre") - aici poti vedea adresa catre care a fost trimis mesajul. Daca esti abonat la o lista, sau daca ai mai multe conturi cu care lucrezi, vei putea vedea exact adresa catre care expeditorul a trimis mesajul. Watch/Ignore ("observa/ignora") - aici poti vedea daca mesajul este marcat pentru a fi ignorat sau nu. In fereastra Columns, butoanele Move Up (muta in sus) si Move Down (muta in jos) iti permit sa schimbi ordinea rubricilor in lista, prin mutarea unei rubrici selectate in sus sau in jos, in lista, si ele vor aparea in tabelul cu mesaje chiar in ordinea din lista. Butoanele Show ("arata") si Hide ("ascunde") activeaza (bifeaza) si respectiv dezactiveaza optiunea selectata. Butonul Reset restabileste optiunile implicite (de la instalarea programului). Exista si o caseta in care poti alege, pentru rubrica selectata in lista de rubrici, latimea pe care o va avea coloana acelei rubrici in lista de mesaje, in pixeli (puncte grafice pe ecran). Dupa ce ai ales toate optiunile dorite, da click pe butonul OK si ele vor fi aplicate listei de mesaje. Deja am prezentat multe lucruri, asa ca vom continua in lectia viitoare prezentarea meniului View. Exercitii 1.-Selecteaza un folder cu multe mesaje. Pe rand, alege fiecare optiune din primul grup din submeniul care apare pentru Current View, si observa efectele asupra afisarii mesajelor. 2.-Fa ca in lista de mesaje sa fie afisate diversele rubrici, chiar si cele neafisate pana acum. Observa ce informatii contin ele, si alege daca vrei sa le ai afisate permanent in lista de mesaje. Alege rubricile ca sa incapa bine pe latimea ferestrei. Page 16

CURS DE EMAIL Daca alegi prea multe, sau daca faci coloanele prea late, ele vor depasi marginea din dreapta a ferestrei. 3.-Exerseaza sortarea mesajelor dupa diferite criterii, inclusiv dupa rubricile pe care nu le stiai pana acum. Evalueaza utilitatea lor si retine operatiile pe care le consideri utile in viitor.

Lectia 9 COMENZI DIN MENIUL VIEW (2)Continuam descrierea comenzilor din meniul View cu urmatoarele grupuri de comenzi. Asa cum am spus, in meniul View gasim diverse comenzi pentru a modifica felul in care vedem elementele programului si mesajele, dar fara a schimba cu ceva continutul acestora in memorie, ci modificand numai anumiti parametri de afisare. Iata alte comenzi: Layout este comanda cu care putem modifica aspectul general al ferestrei de lucru a programului Outlook Express, alegand (bifand) componentele care vrem sa fie vizibile in fereastra, sau dezactivand componentele care nu vrem sa mai apara pe ecran. Fereastra care se deschide cand alegem Layout are doua parti: Basic se refera la componentele de baza ale ferestrei, si putem alege aici care dintre ele sa fie vizibile (daca le bifam) si care nu: Contacts este lista cu adrese (contacte, cunostinte) din agenda de adrese, despre care vom vorbi in detaliu intr-o lectie viitoare. Ea poate sa apara in partea stanga a ferestrei de lucru, sub arborele cu foldere (daca acesta este afisat). Folder Bar este bara cu foldere, care asigura un acces rapid la foldere. Unii utilizatori prefera sa foloseasca bara de foldere in locul listei de foldere. Folder List este lista cu foldere, din stanga ferestrei de lucru, adica acea zona unde vedem arborele de foldere ale programului. Outlook Bar este o bara in care folderele standard ale programului (cele cu roluri speciale, descrise in lectia despre foldere) apar sub forma de butoane. Ea apare in partea stanga a ecranului, si este doar o reminiscenta din programul Microsoft Outlook, din care s-a "nascut" Outlook Express. Status Bar este bara de stare a programului, afisata sub fereastra de lucru, si care contine diverse date utile despre situatia curenta din program. Toolbar este bara de butoane, si se poate renunta la afisarea ei daca se prefera numai folosirea meniurilor si a comenzilor din taste. Views Bar este o bara cu care poti comuta rapid pe un alt "view", adica pe un alt set de parametri de afisare definit cu comanda Define View (descrisa in lectia precedenta) sau predefinit de program. Page 17

CURS DE EMAIL Un buton special numit Customize iti permite sa-ti aranjezi dupa dorinta bara de butoane (toolbar), adaugand sau eliminand butoane din bara, schimbandu-le ordinea sau aspectul. Un click pe acest buton face sa se deschida o fereastra in care apare lista cu butoane disponibile (in stanga) si lista curenta de butoane, si poti opera modificari ale listei curente, selectand butoane (iconi) din liste si mutandu-le dintr-o lista in alta cu butoanele Add (adauga in lista curenta) si Remove (sterge din lista curenta), sau schimbandu-le ordinea in lista curenta cu butoanele Move Up (muta in sus) si Move Down (muta in jos). Sub aceste liste poti alege modul de afisare a butoanelor ca imagini sau ca text, sau ambele), si marimea iconilor (daca alegi sa vezi butoanele ca imagini). Preview Pane este panoul in care se vede continutul mesajului, adica zona de sub lista de mesaje, unde se afiseaza continutul mesajului selectat. Daca un mesaj primit determina blocarea programului cand il selectezi, atunci, daca dezactivezi optiunea Show preview pane poti face invizibil panoul acesta, ca sa poti selecta mesajul si sa-l stergi (daca nu gasesti alta solutie). Dar poti alege si pozitia panoului, sub lista de mesaje (asa cum este implicit) sau in dreapta acesteia, din optiunile Below messages respectiv Beside messages. Optiunea Show preview pane header determina (daca e bifata) afisarea antetului mesajului selectat si afisat in panou. Text size iti permite sa alegi dimensiunea la care vrei sa vezi textul, intr-o gama de 5 trepte, cea medie fiind implicita. Iti poti alege dimensiunea preferata. Encoding este comanda cu care poti alege setul de caractere folosit la afisarea mesajului. Este vorba de o metoda de codificare a literelor, pentru ca textele de pe Internet circula in toate limbile posibile, si au fost create multe seturi de caractere, corespunzatoare diverselor alfabete folosite. Setul de caractere cel mai folosit este Western European, si el este bun pentru multe limbi europene, dar pentru texte scrise in alte limbi trebuie ales setul corespunzator. De pilda, textele romanesti cu diacritice se vad bine cu setul Central European - Windows 1250. Dar poti testa diversele seturi ca sa vezi cum influenteaza ele afisarea aceluiasi mesaj. Previous Message (mesajul precedent) este comanda cu care se trece la urmatorul mesaj din lista. Mai utila este combinatia de taste afisata in dreptul ei. Next permite trecerea la mesajul urmator, cu cateva variante. Go to Folder permite trecerea rapida la un alt folder, ales din arborele de foldere. Este o comanda utila atunci cand arborele de foldere nu este vizibil. Collapse si Expand sunt comenzi utile pentru cazul cand vedem mesajele grupate dupa conversatii, fiecare conversatie aparand ca un lant de mesaje. Collapse reduce lantul la un singur icon in lista, iar Expand il expandeaza, adica face sa apara lantul in intregime. Stop intrerupe copierea mesajelor de pe serverul de mail. Refresh determina o reafisare a ferestrelor curente, si chiar o reincarcare a mesajelor din casuta de E-mail. Cu acestea, am trecut in revista toate comenzile meniului View. Page 18

CURS DE EMAIL Exercitii Cu comanda Layout, aranjeaza dupa dorinta aspectul general al programului Outlook Express. Poti incerca diversele optiuni, si apoi observa efectul lor pe ecran. 2. Organizeaza-ti bara de butoane, alegand sa afiseze butoanele pe care le folosesti cel mai frecvent. Nu te teme sa exersezi, fiindca poti reface totul cum a fost la inceput. 3. Testeaza dimensiunile textului (cu Text size) si diferitele seturi de caractere (cu Encoding). Pastreaza dimensiunea care iti convine, dar nu uita ca setul de caractere Western European este cel mai folosit, iar literele romanesti se vad bine cu Central European - Windows (1250).1.

Lectia 10 COMENZI DIN MENIUL TOOLSMeniul Tools ("instrumente de lucru", "unelte") contine comenzi pentru diverse operatii mai complexe, care iti permit sa operezi mai bine cu mesajele, cu adresele corespondentilor si cu propriile adrese (in caz ca ai mai multe). Deoarece aceste instrumente sunt complexe si au legatura cu alte comenzi din meniurile programului, in aceasta lectie le vom trece in revista pe scurt, urmand sa le analizam in detaliu in lectii viitoare. Send and Receive ("trimite si primeste") cuprinde un grup de comenzi care declanseaza trimiterea mesajelor din Outbox (daca exista mesaje acolo) si primirea mesajelor din casuta (sau casutele) de mail de pe server. Actiunea acestei comenzi poate varia in functie de mai multi factori: daca esti conectat in acel moment la server, daca ai unul sau mai multe conturi de mail, daca este configurata o triere automata a mesajelor (prin Message Rules, de mai jos etc.). Vom detalia aceste aspecte intr-o lectie viitoare. Deocamdata, retine ca aceasta comanda (pentru care exista si un buton pe bara de butoane) expediaza mesajele pe care le-ai scris deja si preia de pe server mesajele primite pe adresa ta, intr-un moment cand computerul tau este conectat la serverul de mail. Synchronize All ("sincronizeaza totul") este o comanda pentru lucrul cu mesajele din newsgroups ("grupuri de stiri"). Deocamdata nu ne ocupam de el mai detaliat. Address Book ("agenda de adrese") este un instrument foarte util, pentru ca te ajuta sa pastrezi si sa-ti organizezi adresele si datele de contact ale corespondentilor tai. Daca dai aceasta comanda, se deschide o fereastra in care poti sa administrezi adresele inscrise. Cand trimiti un mesaj la o adresa noua, acea adresa este automat adaugata in agenda ta de adrese, dar ai si posibilitatea sa grupezi adresele in grupuri (de pilda, ca sa trimiti un mesaj la un grup intreg de adrese, in loc sa-l trimiti separat la fiecare membru al grupului) si Page 19

CURS DE EMAIL in foldere. O lectie separata va fi dedicata lucrului cu agenda de adrese. Add Sender to Address Book ("adauga expeditorul in agenda de adrese") cand primesti un mesaj de la o adresa care nu exista in agenda ta, si vrei sa pastrezi adresa respectiva in agenda, selecteaza mesajul si da aceasta comanda: adresa expeditorului va fi inscrisa in agenda ta de adrese. Message Rules ("reguli pentru mesaje"). Acesta este un instrument de filtrare si triere a mesajelor dupa anumite reguli pe care le stabilesti tu insuti. in general, regulile sunt conditii care pot fi indeplinite sau nu de catre mesaj: daca mesajul este trimis de la o anumita adresa, sau daca mesajul are un anumit subiect etc. Definind o regula, vei defini si o actiune care se va face automat cu orice mesaj proaspat sosit de la server, care indeplineste conditia respectiva. Asemenea actiuni pot fi: stergerea mesajului (de pilda, daca mesajul vine de la o anumita adresa, de la care nu vrei sa citesti ce iti trimite, sau daca are in subiect o anumita fraza, care s-a dovedit ca indica prezenta unui virus), mutarea mesajului intr-un anumit folder (de pilda, daca mesajul vine de la prietenul X, sa fie mutat automat din Inbox in folderul X) etc. Acesta este un instrument cu care iti poti automatiza trierea mesajelor atunci cand primesti mesaje multe, si vei economisi mult timp. Intr-o lectie separata vom discuta in detaliu despre cum se definesc regulile pentru mesaje. MSN Messenger Service si My Online Status sunt doua comenzi care sunt active pentru cei care folosesc anumite servicii de Internet asigurate de compania Microsoft mai ales pentru publicul american. Accounts ("conturi") este locul unde se pot configura conturi pentru diversele servicii la care poti avea acces cu Outlook Express. Serviciul Mail este doar unul dintre serviciile cu care poti lucra in acest program, dar acum este singurul care ne intereseaza. Daca dai aceasta comanda, se deschide o fereastra in care poti gasi si datele contului tau de E-mail actual. Deocamdata, este bine sa nu modifici nimic, ca sa nu afectezi primirea si trimiterea mesajelor, dar intr-o lectie viitoare vom discuta despre configurarea contului de mail si despre celelalte servicii accesibile din Outlook Express. New Account Signup ("deschiderea unui cont nou") iti permite sa-ti deschizi rapid un nou cont de mail, pe un server de mail gratuit. Deocamdata, in lista de servere apare doar Hotmail (al carui serviciu poate fi accesat si prin browserul de web, la adresa http://hotmail.com). Daca doresti sa-ti deschizi inca un cont de mail gratuit, exista si alte servere de mail gratuit, unde iti poti crea o casuta suplimentara, pe care s-o folosesti daca vreodata serverul tau curent de mail este indisponibil, sau daca nu vrei sa trimiti anumite mesaje de pe adresa ta curenta. Options ("optiuni") este locul unde se gasesc optiuni de configurare ale programului Outlook Express. Aici vei putea alege anumiti parametri de lucru si anumite operatii care sa se execute automat in lucrul cu mesajele, dar este bine sa nu modifici inca nimic si sa ai rabdare pana cand ajungem la lectia in care vom discuta in detaliu despre configurarea programului. Aceasta lectie iti da mai mult o imagine generala despre instrumentele de lucru suplimentare pe care ti le ofera programul, dar ramane ca in lectiile viitoare sa Page 20

CURS DE EMAIL detaliem aceste instrumente ca sa le poti folosi cu eficienta. De-aici incolo, lectiile vor fi mai putin dense (ca notiuni noi) dar mai practice, mai mult cu exercitii pentru utilizarea tuturor notiunilor si instrumentelor din program. Exercitii Intra in Address Book si observa ca aici exista deja adrese la care s-au trimis mesaje din programul tau. Daca ai uitat o adresa la care ai scris dupa ce ai primit un mesaj de la ea, poate fi regasita aici. Dar aici nu se regasesc si adrese de la care ai primit mesaje, dar la care nu ai trimis mesaje. 2. Intra in Options si exploreaza rubricile de aici, dar fara sa modifici nimic. Observa continutul lor, cauta sa te familiarizezi cu diversele configurari. Ca sa fii sigur ca nu modifici nimic din greseala, la sfarsitul explorarii inchide aceasta fereastra din butonul Cancel.1.

Lectia 11 FILTRAREA MESAJELOR (1)Acest al doilea ciclu de 10 lectii al cursului va fi dedicat explicarii anumitor instrumente de lucru mai complexe oferite de Outlook Express, si vom incepe cu instrumentele de filtrare a mesajelor. In tehnologie, prin filtru intelegem un dispozitiv care, asezat pe calea de deplasare a unui fluid, gaz sau a altui flux, lasa sa treaca numai anumite particule sau molecule din aceasta. In electronica, filtrul este un dispozitiv care lasa sa treaca mai departe numai semnale cu anumiti parametri (de pilda, cu anumite frecvente). In circulatie, un filtru este o actiune a politiei care ii lasa sa treaca numai pe acei soferi care respecta regulile de circulatie, iar pe ceilalti ii sanctioneaza. In lucrul pe E-mail, termenul de filtru se refera la o componenta a programului de E-mail care verifica daca mesajele sosite indeplinesc anumite conditii, si daca da, atunci le aplica anumite actiuni in functie de conditiile respective. Practic, este un sistem de triere a mesajelor si de tratare a lor diferentiata, dupa anumite reguli definite chiar de catre utilizator, deci de catre tine. Ca sa definesti regulile si actiunile filtrului de mail, trebuie sa deschizi meniul Tools si aici sa duci pointerul (sageata) pe Message Rules, iar din submeniul care apare sa alegi Mail. Se va deschide fereastra Message Rules ("reguli pentru mesaje"), care contine doua casete albe si mai multe butoane. Sa vedem la ce foloseste fiecare, in mare: In caseta alba de sus sunt afisate, intr-o lista, denumirile regulilor definite. La inceput, dupa instalarea programului, aceasta lista este goala, deci trebuie sa definesti regulile respective ca sa apara in lista. Dar cand in lista exista reguli, una dintre ele este regula curenta, selectata. Butoanele din dreapta acestei casete se folosesc pentru definirea de reguli noi si pentru operarea cu cele existente. Page 21

CURS DE EMAIL In caseta alba de jos se vad parametrii pentru regula selectata in lista, si actiunea care se intreprinde daca un mesaj indeplineste conditia din regula respectiva. La inceput par niste mai lucruri greu de inteles, dar sa vedem ce se intampla daca definim o regula, pas cu pas. Mai intai, sa ne imaginam ca vrem sa stabilim urmatoarea regula (este doar un exemplu): orice mesaj care vine de la adresa 123@hotmail.com sa fie sters in mod automat.1.

2.

3.

4.

5. 6.

Sa incepem definirea noii reguli cu un click pe butonul New. Se deschide o fereastra numita New Mail Rule ("noua regula pentru mail") in care vedem mai multe casete, pe care trebuie sa le completam pe rand: Select the Conditions for your rule ("selecteaza conditiile pentru regula ta") este caseta in care putem bifa patratelele din dreptul conditiilor pe care vrem sa le stabilim pentru regula. Conditiile se refera la continutul diverselor rubrici ale mesajelor, dar pentru exemplul propus, in care trebuie vazut daca mesajul vine de la o anumita adresa, vom bifa optiunea referitoare la rubrica From:. Poti bifa mai multe conditii, daca vrei ca mesajul sa intruneasca mai multe conditii pentru a fi filtrat. Cand bifezi o conditie in aceasta prima caseta, in a 3-a caseta apare un rand nou, pe care eventual va trebui sa-l completezi cand ajungi la el. Select the Actions for your rule ("selecteaza actiunea pentru regula ta") este locul unde trebuie sa bifezi actiunea care trebuie aplicata oricarui mesaj care intruneste conditiile definite pentru regula. Pentru exemplul dat, daca vrei ca mesajul care intruneste regula definita acum sa fie sters, trebuie sa bifezi optiunea Delete it ("sterge-l"). Si aici poti bifa mai multe actiuni, daca vrei, dar trebuie sa fii atent ca actiunile simultane sa nu fie incompatibile intre ele. Cand bifezi ceva aici, in a 3-a caseta apare inca un rand nou, care in unele cazuri trebuie completat cu parametrii corespunzatori. Rule Description ("descrierea regulii") este locul unde poti stabili exact termenii conditiilor din prima caseta si ai actiunilor din a 2-a. Acolo unde apare un rand cu un link, da click pe link ca sa poti introduce parametrul exact. De pilda, pentru conditia ca mesajul sa vina de la o anumita adresa (fiindca ai bifat optiunea Where the From line contains people, adica "rubrica From contine..."), un click pe "contains people" iti da posibilitatea sa scrii adresa 123@hotmail.com ca sa filtrezi mesajele venite de la ea. Pentru stergerea mesajului, nu mai trebuie completat altceva, actiunea respectiva neavand nevoie de alti parametri. Dar alte actiuni posibile, ca mutarea sau copierea mesajului, pot avea nevoie de specificarea unui folder in care va fi mutat sau copiat mesajul. Name of the rule ("numele regulii") este locul unde poti da un nume regulii pe care o definesti, ca sa o deosebesti de celelalte reguli din lista. Cand ai incheiat completarea regulilor, dai click pe butonul OK si noua regula va aparea in lista din fereastra Message Rules. Poti defini astfel cateva reguli cat mai simple, ca sa ai o lista de cateva reguli (chiar si cu parametri fictivi) cu care sa poti exersa in aceasta lectie. Acum poti vedea si butoanele pentru operarea cu regulile din lista: Page 22

CURS DE EMAIL Poti face rapid o copie a uneia dintre reguli daca o selectezi si dai click pe butonul Copy. Poti modifica o regula existenta daca o selectezi si dai click pe butonul Modify, care te readuce la casetele cu elementele regulii, ca sa le editezi in fereastra Edit Message Rule ("editeaza regula pentru mesaje"). Poti modifica ordinea in care apar in lista regulile definite (daca sunt cel putin 2), cu butoanele Move Up ("muta in sus") si Move Down ("muta in jos"), aflate sub caseta alba cu lista regulilor. Pentru orice mesaj nou, regulile se parcurg in ordinea din lista ca sa se verifice daca mesajul intruneste conditiile din ele. Poti sterge o regula selectata daca dai click pe butonul Remove ("elimina", "sterge"), din dreapta casetei cu lista de reguli. Fiecare regula din lista are un patratel in dreptul ei, care trebuie bifat pentru ca regula respectiva sa fie activa. Daca nu e bifat, acea regula ramane in lista, dar fara sa fie aplicata la filtrarea mesajelor. Dupa definirea regulilor, poti inchide fereastra Message Rules cu un click pe butonul OK, si din acest moment regulile definite se vor aplica automat pentru mesajele care intra in Inbox saul fiecare ridicare a mesajelor de la serverul tau de mail. Daca un mesaj intruneste conditia dintr-o regula, atunci i se aplica automat actiunea stabilita in cadrul regulii, fara ca tu sa mai faci ceva. Acum, ca ai o imagine de ansamblu a felului in care se definesc si se administreaza regulile pentru filtrarea mesajelor, vom vedea in lectia urmatoare o serie de alte detalii ale folosirii filtrelor. Exercitii Exploreaza, fara sa modifici ceva, ferestrele Message Rules si New Message Rule, identificand casetele si butoanele descrise. 2. Defineste o regula simpla si fa-i rapid doua copii. Schimba ordinea lor in lista. Modifica parametrii uneia dintre reguli. Sterge una dintre reguli si defineste o alta. Asa te vei obisnui sa operezi cu regulile. 3. Acum imagineaza-ti cateva reguli care ti-ar fi cu adevarat utile. Incearca sa le definesti cu ceea ce ai invatat in aceasta lectie. Chiar daca nu reusesti sa le definesti bine, in lectia viitoare vei afla toate detaliile. Pentru siguranta (ca sa nu aplici reguli de a caror eficienta nu esti sigur), in final dezactiveaza regulile respective, lasand nebifat patratelul din dreptul lor in lista de reguli.1.

Lectia 12 FILTRAREA MESAJELOR (2)In lectia precedenta am vazut, in mare, cum se construieste un filtru pentru mesaje, adica un "dispozitiv" care verifica mesajele la sosire si, daca un mesaj contine anumite date, ii aplica o anumita actiune (il poate sterge, muta in alt folder, il poate trimite la alta adresa etc.). Mesajele care nu intrunesc nici una din conditiile de filtrare vor ramane in Inbox, ca de obicei. Chiar tu definesti regulile de filtrare si actiunile. Au mai ramas anumite detalii de explicat. Sa incepem cu conditiile care pot fi definite pentru o regula. Caseta New Mail Rule, pentru definirea unei reguli noi, se Page 23

CURS DE EMAIL poate deschide fie asa cum am aratat in lectia precedenta, fie selectand un mesaj si apoi alegand, din meniul Messages, comanda Create Rule From Message ("creeaza regula pe baza acestui mesaj"). In a doua varianta este bifata din start prima conditie, care se refera la expeditorul mesajului (rubrica From). In caseta New Mail Rule se poate alege care informatie (rubrica) din mesaj trebuie verificata la triere, dintre urmatoarele: Where the From line contains people - se verifica daca mesajul vine de la o anumita adresa sau persoana. Where the Subject line contains specific words - se verifica daca mesajul are anumite cuvinte in subiect. Where the message body contains specific words - se verifica daca in corpul mesajului exista anumite expresii sau cuvinte Where the To line contains people - se verifica daca mesajul a fost trimis catre o anumita adresa (poti primi si mesaje care au fost trimise pe o alta adresa decat a ta, de pilda daca esti inscris la o lista de discutii prin e-mail; atunci orice mesaj trimis pe adresa listei ajunge si la tine, desi nu contine adresa ta ca destinatar). Where the CC line contains people - se verifica daca rubrica Cc contine o anumita adresa (rubrica Cc poate fi completata cu adrese la care vrei sa trimiti o copie a mesajului). Where the To or CC line contains people - se verifica daca mesajul are o anumita adresa de destinatie, fie la To, fie la Cc. Where the message is marked as priority - se verifica daca mesajul are o prioritate diferita de cea normala. Where the message is from the specified account - se verifica daca mesajul a fost primit sau trimis pe un anumit cont de mail (in caz ca se folosesc mai multe conturi de mail in acelasi program). Where the message size is more than size - se verifica daca mesajul depaseste o anumita marime. Where the message has an attachment - se verifica daca mesajul are fisiere atasate Where the message is secure - se verifica daca mesajul este securizat ca sa nu fie interceptat si citit de altcineva din retea. For all messages - aceasta regula se aplica tuturor mesajelor, fara deosebire. Mai jos, tot in caseta New Mail Rule, se poate alege actiunea care se aplica unui mesaj care intruneste conditiile bifate din cele de mai sus. Iata ce se poate face automat cu mesajele respective: Move it to the specified folder - mesajul va fi mutat intr-un anumit folder Copy it to the specified folder - mesajul va fi copiat intr-un anumit folder, ramanand si in Inbox Delete it - mesajul va fi sters Forward it to people - mesajul primit va fi trimis mai departe catre o alta adresa Page 24

CURS DE EMAIL Highlight it with color - mesajul va fi scos in evidenta printr-o anumita culoare Flag it - mesajul va primi in dreptul lui un stegulet, ca sa atraga atentia Mark it as read - mesajul va fi marcat drept "citit", deci textul va aparea scris cu litere normale in lista de mesaje Mark the message as watched or ignored - mesajul va fi marcat ca fiind urmarit (in cadrul unei conversatii) sau ca fiind ignorat. Reply with message - la acest mesaj se raspunde (automat) cu un mesaj care poate fi pregatit dinainte, sub forma unui fisier in format .eml. Ca sa creezi un astfel de fisier, compune mesajul care vrei sa fie trimis ca raspuns automat, si salveaza-l (cu comanda File/Save As) ca fisier de tip .eml. Stop processing more rules - daca este bifata aceasta, urmatoarele reguli nu mai sunt verificate Do not Download it from server - mesajul nu este copiat de pe server, dar va ramane in casuta postala de pe server Delete it from server - mesajul va fi sters direct de pe server, fara a mai fi copiat pe computerul propriu Pentru unele dintre aceste conditii si actiuni sunt necesari parametri (acolo unde se cer anumite adrese, anumite cuvinte etc.), si acestea vor fi specificate in a 3 -a caseta din fereastra New Mail Rule. Cu aceste conditii si reguli se pot crea filtre cu functii diverse, care iti permit o manevrare automata a mesajelor, foarte eficienta si utila daca lucrezi cu multe mesaje. Ramane la alegerea ta cum vei folosi acest mecanism de filtrare a mesajelor. Un instrument cu care poti testa imediat cum functioneaza o anumita regula din filtru este butonul Apply Now ("aplica acum") din fereastra Message Rules (cea in care apare lista de reguli). Cu ajutorul lui poti alege ce regula vrei sa aplici si carui folder vrei sa aplici regula respectiva, deci asa poti face imediat o filtrare a mesajelor din oricare folder (si chiar din toate, daca alegi folderul Local Mail). Exercitii Iti propun o serie de exercitii in care ti se cere sa creezi reguli cu diverse efecte, care pot fi folosite in diverse situatii. Poti crea un folder special, asupra caruia sa aplici regulile ca sa le testezi. Pentru a avea pe ce sa fie testate, va trebui ca, mai intai, sa pui in acel folder mesaje care intrunesc conditiile regulii si mesaje care nu le intrunesc. Apoi vei aplica regula de filtrare, si vei putea observa efectele filtrarii.1. 2. 3. 4. 5.

Daca un mesaj contine in subiect cuvintele "Pentru tata", sa fie mutat in folderul "Tata" Daca un mesaj vine de la adresa cursuri@buzau.ro sa fie copiat in folderul "Cursuri". Daca un mesaj contine in subiect "E1: Lectia" sa fie evidentiat cu litere rosii. Daca un mesaj contine subiectul "ATENTIE!", sa fie trimis imediat mai departe catre o alta adresa. Daca un mesaj are subiectul INTREBARE, sa i se raspunda automat cu mesajul din fisierul raspuns.eml Daca un mesaj are subiectul VIRUS, sa fie sters inca de pe server, fara sa mai Page 25

CURS DE EMAIL6.

fie copiat pe computerul propriu.

Lectia 13 FORWARD SI ATTACHMENTAm discutat deja despre operatiile obisnuite de primire si trimitere a mesajelor, dar pe langa acestea exista si alte operatii care pot fi facute cu mesajele, la alegerea ta. De pilda, poti trimite catre o alta adresa un mesaj primit pe adresa ta, sau poti trimite mesaje la care atasezi fisiere. Despre acestea vom discuta acum. Poti trimite mai departe (catre o alta adresa) un mesaj (se mai spune ca il trimiti inainte, sau "forward"). Daca selectezi un mesaj si dai click pe butonul Forward, se deschide o fereastra ca la compunerea de mesaje, dar in care sunt deja completate cateva rubrici ale mesajului, astfel: La expeditor (From:) apare adresa ta de E-mail. La subiect (Subject:) apare subiectul mesajului selectat cand ai dat Forward, cu notatia Fw: in fata lui. In corpul mesajului apare mesajul selectat (pe care il trimiti mai departe), precedat de cateva rubrici din mesajul original, care arata cine a trimis mesajul pe care tu il dai mai departe. Acum mai ai de completat rubricile de destinatie (To:, Cc: si Bcc:, dintre care numai prima este obligatorie) cu adresele de destinatie la care vrei sa trimiti mesajul. De asemenea, poti face si modificari in mesajul original, daca vrei sa trimiti mai departe doar o portiune din el. In acest caz, daca vrei ca destinatarul sa stie ca tu ii trimiti doar fragmente din mesajul original, este bine sa precizezi acest lucru (de pilda, pui puncte in locul randurilor sterse, adica "...", sau scrii in clar "[randuri sterse]", sau ceva de genul acesta). In final, cand mesajul este gata, il poti trimite cu click pe butonul Send, sau poti face cu el tot ce poti face cu orice mesaj compus de tine. Aceeasi comanda (Forward) o poti da si din meniul Message. Pe langa metoda de a trimite mai departe un mesaj in acest fel, adica inclus in corpul unui mesaj nou, mai exista si metoda de a trimite un mesaj mai departe sub forma de fisier atasat la un alt mesaj. Pentru aceasta, in meniul Message gasesti comanda Forward Selectezi un mesaj (pe care vrei sa-l trimiti mai departe) si alegi as Attachment. comanda respectiva din meniu. Se va deschide tot o fereastra de compunere a unui mesaj nou, dar la care sunt completate doar rubricile: From: - unde este inscrisa adresa ta de E-mail, ca adresa a expeditorului. Attach: ("ataseaza") - o rubrica noua, unde apare subiectul mesajului atasat, si marimea lui intre paranteze. La acest mesaj trebuie sa mai completezi adresa de destinatie, subiectul (daca vrei) si, eventual, poti scrie ceva in corpul mesajului, chiar despre mesajul atasat, de pilda: Draga X, iata ce mesaj am primit de la Y - vezi fisierul atasat. - iar in final poti trimite mesajul. In acest caz, mesajul initial (cel primit de la altcineva) va ajunge la noul Page 26

CURS DE EMAIL destinatar intact, exact asa cum l-ai primit si tu. Adesea se foloseste aceasta metoda si pentru a transmite prin E-mail fisiere de pe computer. Ca sa trimiti un fisier de pe computer ca fisier atasat la un mesaj de Email, compui mesajul dupa regulile obisnuite pentru orice mesaj de E-mail. In corpul mesajului poti face o referire la faptul ca ai atasat un fisier (sau mai multe). Ca sa atasezi un fisier, trebuie sa dai click pe butonul Attach (cel cu imaginea unei agrafe) de pe bara de butoane a ferestrei in care compui mesajul. Se va deschide o fereastra cu care poti naviga prin folderele de pe disc, si poti selecta fisierul pe care vrei sa-l atasezi. Se presupune ca fisierul pe care il atasezi este deja pregatit, undeva pe disc. Dupa ce selectezi fisierul, dai click pe butonul Attach din aceasta fereastra, si atunci o noua rubrica va aparea in mesajul tau, numita Attach, si continand chiar numele si lungimea fisierului. Ca sa atasezi mai multe fisiere la acelasi mesaj, repeti operatia aceasta pentru fiecare fisier, sau - daca ele sunt in acelasi folder - le selectezi pe toate deodata. In final poti trimite mesajul, si vei observa ca el se transmite catre server cu atat mai greu, cu cat fisierul atasat este mai mare. De aceea se recomanda sa trimiti fisiere atasate de dimensiuni rezonabile, si sa tii cont si de cat de mari sunt fisierele pe care le poate primi destinatarul. Unele servere de mail limiteaza volumul mesajelor si/sau al casutei de E-mail. De pilda, in unele cazuri un mesaj nu are voie sa depaseasca o anumita dimensiune, sau casuta nu are voie sa primeasca mesaje peste un anumit volum limita. In acest caz, impreuna cu destinatarul, trebuie gasita o formula prin care ii poti trimite fisierul - eventual comprimat sau pe bucati (dar acestea sunt operatii care tin mai degraba de operarea cu fisiere in general, si nu de lucrul pe E-mail, deci nu le discutam aici). La destinatie, mesajul care are un fisier atasat prezinta o agrafa pe bara de sus a ferestrei in care este afisat continutul lui, si daca se da un click pe acea agrafa, se poate vedea iconul fisierului atasat si se poate alege intre a-l deschide (cu un click pe numele fisierului) pentru a se vedea ce contine, si a-l salva pe disc (Save Attachments), alegand mai intai locul (folderul) de pe disc unde va fi salvat fisierul atasat. Exercitii Primele 3 exercitii de mai jos le poti face fara sa te conectezi la server, astfel incat mesajele trimise sa ramana in Outbox. Apoi conecteaza-te la server si da comanda Send and Receive ca sa trimiti mesajele din Outbox si sa iei mesajele noi. Selecteaza un fisier si trimite-l (cu Forward) tot catre adresa ta. Selecteaza un fisier si trimite-l pe adresa ta, ca fisier atasat (cu Forward as Attachment). 3. Trimite pe adresa ta un mesaj de test, la care atasezi un fisier mic (sub 10 KB). 4. Dupa ce ai luat de pe server mesajele trimise la exercitiile precedente, observa cum se vad ele la destinatie si cum poti vedea fisierele atasate.1. 2.

Lectia 14 AGENDA DE ADRESEPage 27

CURS DE EMAIL Continuam cu prezentarea unui instrument foarte util atunci cand ai multi corespondenti, sau ca sa pastrezi adresele de E-mail pe computer, intr-o forma usor de folosit. Este vorba despre agenda de adrese (Address Book), in care poti pastra nu numai adrese de E-mail, ci si alte informatii despre persoanele ale caror adrese le inscrii aici. In versiunea 5 a programului Outlook Express, poti pastra la vedere lista cu adrese (denumita Contacts), intr-o fereastra aflata sub arborele cu foldere. Ca sa vezi aceasta lista, trebuie sa dai, din meniul View, comanda Layout, si in fereastra care se deschide trebuie sa bifezi optiunea Contacts. Ceea ce vezi in aceasta lista este exact ceea ce se gaseste in agenda de adrese, si poti opera cu adresele din lista ca si in agenda de adrese, dupa cum se explica mai jos. Ca sa deschizi independent agenda de adrese, fie dai click pe butonul Addresses de pe bara de butoane, fie dai, din meniul Tools, comanda Address Book. In ambele cazuri se deschide fereastra cu titlul Address Book, si ea are un meniu propriu, o bara de butoane, si un spatiu de afisare care este impartit in doua parti: in stanga se vede un arbore cu foldere, dar tu probabil vei lucra doar in folderul Main Identity ("identitatea principala") - vom discuta mai tarziu ce este cu aceasta "identitate". in dreapta se vede aceeasi lista de adrese care apare si in fereastra Contacts, dar in agenda poti ordona adresele alfabetic sau dupa o anumita rubrica din tabel, dand click pe capul de tabel, ca si in tabelul cu mesajele. De regula, de cate ori raspunzi unui mesaj primit de la o adresa care nu este in lista, acea adresa este adaugata in lista, in mod automat. Dar poti adauga si manual adrese in lista, sau poti opera cu adresele din lista, folosind meniul si butoanele din fereastra agendei de adrese, sau, in fereastra Contacts, folosind meniul de context care apare atunci cand dai click-dreapta pe o adresa din lista. O alta metoda pentru a adauga o adresa in agenda cand ai selectat un mesaj din lista de mesaje, este sa dai, din meniul Tools sau din meniul de context al mesajului, comanda Add Sender to Address Book, care determina inscrierea imediata in agenda a adresei de la care a venit mesajul. In general, iata ce operatii poti face cu adresele (enumar aici chiar comenzile din meniul de context): New Contact ("contact nou, adresa noua") - ca sa inscrii o adresa noua in lista. Va trebui sa completezi rubricile pentru noua adresa, acolo unde este cazul. New Group ("grup nou") - ca sa creezi un grup nou de adrese. Poti sa-ti organizezi grupuri de adrese, de pilda daca ai adresele mai multor colegi si vrei sa le scrii in grup. Daca definesti grupul, vei putea selecta apoi adresele care fac parte din grup, si cand vrei sa trimiti un mesaj intregului grup, nu mai trebuie sa scrii fiecare adresa, ci selectezi grupul si mesajul va fi trimis la toate adresele inscrise in el. New Folder ("folder nou") - ca sa creezi un folder nou in arborele de foldere. Daca ai mai multe categorii de adrese si mai multe grupuri, poti sa le organizezi Page 28

CURS DE EMAIL in foldere ca sa le folosesti mai usor. Send Mail ("trimite mesaj") este o comanda pe care o gasesti in meniul Action, pentru care exista un buton pe bara de butoane. Daca selectezi o adresa (sau un grup) si apoi dai aceasta comanda, vei putea trimite un mesaj catre adresa sau grupul respectiv. Properties ("proprietati") - aici poti vedea si modifica toate datele pentru o adresa din agenda. Delete ("sterge") - aceasta comanda sterge adresa selectata din agenda de adrese. Find People ("gaseste persoane") - este o comanda cu care poti cauta un nume de persoana fie in agenda ta de adrese, fie - daca esti online - in baze de date publice din Internet, unde este posibil ca persoana cautata sa-si fi inscris adresa (asa cum orice numar de telefon este inscris in baza de date a companiei de telefoane, publicata in cartea de telefon). Nu voi intra in detalii cu privire la completarea datelor pentru o adresa inscrisa in agenda, sau cu privire la alte butoane si comenzi din meniul agendei de adrese. Aici am prezentat comenzile de baza, iar alte comenzi probabil nu vei mai avea ocazia sa folosesti, sau le vei descoperi singur rolul daca vei avea nevoie de ele. Inchei cu un truc util de folosit in agenda de adrese pentru paza contra virusilor. Unii virusi de e-mail, daca ajung sa-ti infecteze computerul, iau adresele din agenda si trimit catre ele mesaje virusate. Uneori nu observi asta imediat, si afli abia cand corespondentii tai iti atrag atentia ca le-ai trimis virusi. Dar ca sa fii prevenit imediat cand un virus incearca sa trimita mesaje pe ascuns, include in agenda o adresa falsa, de pilda !!! (in loc de adresa@server.ro). Atunci cand virusul va trimite un mesaj spre acea adresa, forma eronata a adresei va forta afisarea unui mesaj de eroare care te avertizeaza ca s-a incercat trimiterea unui mesaj spre ea. Aceasta nu te scapa de virus, dar in acel moment vei sti imediat ca trebuie sa iei masuri antivirus. Exercitii Afiseaza si ascunde lista de adrese (fereastra Contacts) operand in fereastra care se deschide la comanda View/Layout. 2. Observa adresele din lista si exploreaza meniul de context dand click-dreapta pe o adresa. Trimite astfel un mesaj de test la o adresa din lista (chiar la a ta, de pilda). 3. Deschide fereastra Address Book si introdu o adresa noua in lista. Exploreaza toate rubricile care definesc proprietatile adresei, ca sa stii ce date poti inscrie in agenda.1.

Lectia 15 FORMATARI DE TEXTCu aceasta lectie incepem o serie de lectii despre multiplele facilitati oferite de Outlook Express pentru compunerea mesajelor. Termenul "formatare" se refera la operatia prin care se da un anumit format Page 29

CURS DE EMAIL elementelor care se afiseaza pe ecran, de exemplu textului pe care il introducem intrun mesaj. Outlook Express iti permite sa formatezi textul, modificand dimensiunile si aspectul literelor, culorile cu care sunt scrise ele, si exista si alte facilitati de formatare similare celor din orice procesor de text in mod grafic. Cand compunem un mesaj, la inceput il scriem sub forma de text simplu, neformatat, ca de la masina de scris. Textul apare pe ecran, in fereastra de compozitie a mesajului, cu litere de aceeasi marime si forma, si nu este obligatoriu sa-l formatam cumva, mesajul lui fiind la fel de lizibil si daca il trimitem neformatat. Daca destinatarul foloseste un program de E-mail care nu poate afisa elemente de formatare, atunci el va vedea numai textul acesta simplu, formatarile fiind ignorate la afisarea mesajului pe ecranul lui. Dar majoritatea utilizatorilor tind sa treaca spre programe mai avansate, capabile sa afiseze formatari, si atunci mesajul poate sa aiba un aspect mai elegant si mai artistic, sau chiar mai profesionist, daca folosim formatari. Pentru aceasta, in fereastra de compunere a mesajului dispunem de butoane (pe bara de formatare ) si comenzi (in meniuri) specifice pentru formatarea textului. Bara de formatare este o bara de butoane care apare in fereastra New Message (sau in orice fereastra de compunere a unui mesaj), sub rubricile mesajului, dar numai daca in meniul Format al aceleiasi ferestre este selectata optiunea Rich Text (HTML), adica "text bogat (si cu marcaje HTML)". Daca este selectata optiunea alternativa Plain Text ("text simplu"), atunci nu avem la dispozitie bara de formatare. Comenzile corespunzatoare butoanelor de pe bara de formatare se pot regasi si in meniul Format al ferestrei de compunere a mesajului. Ca regula de lucru, ca sa aplicam un anumit format unei zone de text din mesaj, trebuie ca mai intai sa selectam zona de text vizata, iar apoi sa dam comanda de formatare dorita. Selectarea textului se poate face din mouse ("tragand" cursorul, cu butonul principal de la mouse apasat, peste portiunea de text care se selecteaza, adica de la un capat al ei la altul) sau din tastatura (se pune cursorul la un capat al zonei si apoi, tinand apasata tasta Shift, se deplaseaza cursorul la celalalt capat al zonei). Zona selectata apare pe video invers, adica sunt inversate (sau schimbate) culorile scrisului si fondului, fata de zona neselectata. Sa vedem ce formatari putem aplica textului selectat: Font ("corp de litera") se refera la forma literelor. Sub Windows se pot folosi multe fonturi diverse, adaptate pentru diverse tipuri de documente. In mod cert si pe sistemul tau exista mai multe fonturi, si poti sa le incerci din lista de fonturi care apare la capatul din stanga al barei de formatare. Font Size ("marimea literelor") este dimensiunea literelor in puncte pe ecran. Marimile uzuale sunt intre 10 si 14, dar se pot alege si alte dimensiuni. Important este ca textul sa poata fi citit corect. Paragraph Style ("stilul paragrafului") iti da prilejul sa aplici unui paragraf intreg (sau mai multor paragrafe) un anumit stil de formatare. Stilul reprezinta o combinatie predefinita de parametri, care iti usureaza munca prin faptul ca aplici, cu o singura comanda, mai multe formatari diferite deodata. Poti incerca diversele stiluri ca sa vezi cum le poti folosi. Page 30

CURS DE EMAIL Bold ("ingrosat") face ca textul sa apara cu scris ingrosat. Se foloseste pentru a pune in evidenta un cuvint sau o expresie in textul normal. Italic ("italic") face ca textul sa apara inclinat spre dreapta. Se foloseste adesea pentru a pune in evidenta un citat sau alte zone de text. Underline ("subliniat") iti permite sa subliniezi textul cu o linie subtire. Font Col