CSV-SIIRTOTIEDOSTO

RAKENNE, LUONTIVAIHE, MUU OHJEISTUS

luku- ja tenttijärjestysaineistoa varten

19.12.2013 Linda Havola

Vaiheet ja vastuut, ks. myös aikataulu

IV-vaihe

MS Excel Asio WebOodi

csv-siirtotiedosto

I-vaihe II-vaihe III-vaihe

xml-siirtotiedosto

KESKITETTY siirto

KESKITETTY siirto

Yksikön/ tutkinto-ohjelman vastuuhenkilö

Tiedot Oodissa.Tietojen tarkistaminen & hienosäätö.

Yksikön/ tutkinto-ohjelman vastuuhenkilö

CSV-siirtotiedoston luonti - 1. vaihe (tarkista Asio-oikeudet ja apulistojen toimivuus)

a) Tarkista, että pääset tilavarausjärjestelmään https://booking.aalto.fi/ (Shibboleth-kirjautuminen)

b) Tarkista, että sinulla on Opetuksensuunnittelu –valikko, klikkaamalla sitä pääset ”Apulistat” kohtaan

CSV-siirtotiedoston luonti - 1. vaihe (tarkista oikeudet ja apulistojen toimivuus)

1. Salien apulistan kautta haet oikeat salitiedot (Varauskohteen tunnus) -> tulosta salilista.

2. Henkilöstön apulistan kautta haet henkilön T-numerotiedon. 3. Vastuuyksiköiden apulistan kautta haet kurssin vastuuyksikön koodin. 4. To./vsk. apulistan avulla haet rakennetietoa.

CSV-siirtotiedoston luonti - 2. vaihe (rakennekuvaus, päiv. 19.12.13)

# CSV/Excel TKK-tiedostomuodon kuvaus Tiedosto on CSV-muotoinen puolipiste-eroteltu tekstitiedosto. Sarake A: Opetusjakson koodi: 1=1.op.jakso, 2=2.op.jakso, 3=3. op.jakso, 4=4.op.jakso, K=koko kevät, S=koko syksy. Pakollinen, ellet määritä viikkonumeroita L sarakkeeseen. Sarake B: Kurssin koodi ja nimi. Vain yksi kurssi, koodin ja nimen välissä yksi välilyönti. Pakollinen. Sarake C: Opetusryhmä. Ensimmäinen merkki on opetusmuoto (pakollinen, L=luento, H=harjoitus, T=tentti, S=seminaari, Y=muu tilaisuus, O=opetusmateriaalin tilaus, A=atk-harjoitus). Poikkeuksena sääntöön alkuosa VK tulkitaan myös tentiksi. Loppuosa ilmaisee rinnakkaisryhmää (ei pakollinen), esimerkiksi H1 = harjoitusryhmä 1. Uutena opetusryhmätyyppinä O-kirjain, joka merkitsee opetusmateriaalin tilausta (ks. ). Sarake D: Viikonpäivä. Pakollinen. Sarake E: Alkukellonaika tuntina tai TTMM (esim. 0915). Pakollinen. Sarake F: Loppukellonaika tuntina tai TTMM (esim. 1000). Pakollinen. Sarake G: Kellonaikaväli aklo-lklo. Voi jättää tyhjäksi. EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake H: Salin koodi (varauskohteen tunnus), sama kuin tilahallinnon koodi. Pakollinen. Useita salikoodeja voi antaa tässä kentässä pilkulla erotellen. Sarake I: Arvioitu osallistujamäärä, voi jättää tyhjäksi. EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake J: Salikoko, voi jättää tyhjäksi. EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake K: Luennoitsijan T-numero. Voi jättää tyhjäksi. Voit ilmoittaa tässä VAIN YHDEN HENKILÖN T-numeron. Ks. sarake U-V useamman henkilön tapauksessa. Sarake L: Lista viikoista, joina opetusta järjestetään. Pakollinen tieto keväästä 2014 lähtien! Sarake M: Lista kurssin opinto-ohjelmista. Erikoistapaus L1, L2 (jne.) jotka tarkoittavat että kurssia luennoidaan laajan oppimäärän lukijoille. Voi jättää tyhjäksi. EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake N: Lisätietoja, voi jättää tyhjäksi. Sarake O: Orderi (lisävarusteet ja muut tilaukset esim. videotykki). EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake P: Vastuuyksikön koodi (asiakasrekisterin Y-tunnus). Pakollinen (vastuualueet, oikeudet) EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake Q: Ilm.alkamispäivä (pp.kk.vvvv). Ei pakollinen. Sarake R: Ilm.loppumispäivä (pp.kk.vvvv). Ei pakollinen. Sarake S: Max.ilmoittautumismäärä. Ei pakollinen. Sarake T: Lukujärjestysvastaavan T-numero, voi jättää tyhjäksi. EI SIIRRY WEBOODIIN. Sarake U: Vastuuopettajan T-numero (Oodin rooli = 3). Voit käyttää tätä saraketta vain “Vastuuopettaja” –roolin siirtämiseen. MUUTOS AIKAISEMPAAN (ks. sarakkeet V-Y).* Sarake V: Luennoitsijan T-numero (Oodin rooli 4=luennoitsija) * Sarake W: Harjoitusten pitäjän T-numero (Oodin rooli 2=harjoitusten pitäjä )* Sarake X: Virkailijan T-numero (Oodin rooli 99=virkailija * Sarake Y: Suoritusmerkinnän antajan T-numero (Oodiin rooli 1=suor.merk. antaja)* *(Useamman henkilön t-numerotiedot solussa pilkkueroteltuna.) Alla on kahden rivin pituinen esimerkki tiedoston sisällöstä (ei sis. V-Y sarakkeita): S;Mat-1.3011 Tieteen historia I;L;ma;16;18;16-18;U358;60;;Ilpo Halonen;44,45,46,47;TIK1,TIK2;Opettaja tarkistettava;Videotykki tuotava!;T4010;01.01.2008;30.01.2008;T12345 S;Mat-1.3011 Tieteen historia I;L;to;16;18;16-18;U358;67;;Ilpo Halonen;;TIK1,TIK2;;Videotykki tuotava! ;T4010;;;T12345

1. Avaa tiedosto (päiv. 19.12.13). 2. Tee luku- ja tenttijärjestysaineistosta kaksi erillistä tiedostoa 3. Rakenna malliesimerkin mukaisesti aineistosi tarkoitettuun muotoon. 4. Hyödynnä apulistoja tietojen hakemisessa. 5. Tarkista aineistosi tiedot. Siirtovaihe ei ole oikea paikka tarkistaa

päällekkäisyyksiä! Huolehdi siitä, että aineistoon ei jää tilakonflikteja. 6. Tallenna kuvaavalla nimellä. Voit jakaa aineistosi pienemmiksi

tiedostoiksi. JAA aineisto VÄHINTÄÄN silloin, jos sinulla on kahden tai useamman rakennuksen tilatietoja ja niistä löytyy IDENTTISIÄ tilatietoja (joko aineistojen sisältä tai muiden rakennusten osalta). Ilmoita tästä jakoperiaatteesta lähetesähköpostissa. Voit laittaa eri rakennusten tilatiedot samaan aineistoon, mikäli identtisiä tiloja ei löydy (~kaksi eri rakennuksessa olevaa tilaa samalla tunnuksella Asiossa).

7. Lähetä tiedosto(/-t) (.txt -muodossa) 8. .Csv –tiedoston avulla päivitetään samalla rakennuksen varaustiedot,

joten voit olla hyvinkin yksityiskohtainen csv:n rakentamisessa. 9. Huolehdi, että yksikkösi tietää, että varaustiedot päivitetään näin! Jos

tarkoituksena ei ole tehdä varauksia tätä kautta, .csv-tiedosto voidaan poistaa Asiosta xml-siirtotiedoston tekovaiheen jälkeen.

CSV-siirtotiedoston luonti - 3. vaihe (työskentely Excelissä)

CSV-siirtotiedoston luonti – 3. vaihe (työskentely Excelissä)

Esimerkkejä

Lukujärjestystiedot – esimerkki 0 Opetusjaksojen ja niihin liittyvien poikkeusten merkitseminen

Kellonajat

Sarake A: Opetusjakson koodi S, K, 1, 2, 3, 4. Huom! Jos op.tap. toistuu 3- ja 4- op.jaksolla samana, käytä ”K” –merkintää (ei erikseen ”3”,”4”)

To-luennot/ atk-harjoitukset: 1. opetusjaksolla normaalisti, 2. op. jaksolla vain merkityillä viikoilla/ kummallakin op.jaksolla vain merkityillä viikoilla (atk-harj.)

Kellonaika tuntina tai TTMM

Lukujärjestystiedot Opetusryhmätunnukset

Opetusryhmätunnuksiin voi lisätä yksilöiviä numeroita. Käytä numerointia esimerkiksi näihin tarkoituksiin:

A) Erottelemaan ryhmät toisistaan. Samalla numerolla taas ilmaistaan samaan aliopetustapahtumaan kuuluvia erillisiä tapahtumia, esim. alku- ja loppuviikon harjoitukset).

B) TÄRKEÄ! Oodissa on varattu kullekin aliopetustapahtumalle vain yksi ilmoittautumispaikka. Vaikka ko. tapahtuman tiedot olisivat eri jaksoilla samat, mutta ilm.ajat poikkeavat, on nämä tapahtumat eroteltava numerotunnuksin erillisiksi aliopetustapahtumiksi.

Lukujärjestystiedot Vastuuhenkilötietojen etsiminen

Henkilöstön apulistan avulla haet henkilön T-numeron. Voit hakea ”Vapaa tekstihaku” –toiminnolla myös vastuualueen henkilöistä listan, jonka tulostat.

Lukujärjestystiedot Vastuuhenkilötietojen merkitseminen suunnittelua varten

Aliopetustapahtumalle voidaan laittaa vastuuhenkilö(-t) T-numeron muodossa (pilkkueroteltuina). K-sarakeessa suunnittelutietoa = MAX 1 HENKILÖ. Toista sama t-numero vastuuopettajan tai luennoitsijan sarakkeessa (U/V). Myös T-sarakkeessa (Lukujärjestysvastaava) suunnittelutietoa. Huom! Älä käytä K- tai T-saraketta tietojen Oodi-siirtoa varten. Ainoastaan U-V -sarakkeita!

UUSI

Lukujärjestystiedot Vastuuhenkilötietojen merkitseminen Oodi-siirtoa varten

Sarakkeet U-Y

Roolikohtaiset sarakkeet Oodin eri toimijoille (erottele pilkulla, mikäli solussa useampi t-numero, mutta älä käytä samaa t-numeroa eri soluissa U-Y): vastuuopettaja (U-sarake), luennoitsija (V-sarake), harjoitustöiden pitäjä (W-sarake), virkailija (X-sarake), suoritusmerkinnän antaja (Y-sarake).

Lukujärjestystiedot Sarakkeet U-Y Oodissa UUSI

Lukujärjestystiedot Tilatietojen etsiminen

Lukujärjestystiedot Tilatietojen etsiminen

KÄYTÄ ”Varauskohteen tunnus” kentän tietoa csv-tiedostossa kohdassa ”Salin koodi” (H-sarake) Tarkista aina salikoodit Asiosta!

Lukujärjestystiedot Tilatietojen merkintä

Ole tarkkana tässä! Salin koodi –sarakkeessa oleva tieto = ”Varauskohteen tunnus”

Lukujärjestystiedot Lista kurssin opinto-ohjelmista

Voit halutessasi liittää kurssiin rakennetietoa kurssin suorittamisajankohtaan liittyen (tutkinto-ohjelma ja vuosikurssi, esim. TFM1) (muista pilkkuerottelu)

Tutkinto-ohjelmalyhenteet

• AUT • TFM • TIK • INF • TUO • KON • ENE • KEM • MTE • PUU • ARK • MAR • KTA • RYT • RRT • YYT • BIO • EST • TLT

+ VUOSIKURSSI (N) ESIM. BIO1, EST2, AUT3, KEMN

Lukujärjestystiedot Ilmoittautumisajat, max-ilm.määrä ja lj-vastaava

Ilmoita aliopetustapahtumalle a) ilm. alkamis- ja loppumispäivämäärä (kellonaikatietoa ei voi siirtää, hyödyntää Oodin oletuksia alk. klo 9 ja loppuu klo 23.59), b) max. Ilmoittautumismäärä ja c) lukujärjestysvastaavan T-numero. Huom! LJ-vastaava –kentässä siirretyt henkilötiedot eivät siirry WebOodiin! Ko. kenttä tarkoitettu suunnittelukäyttöä varten.

Lukujärjestystiedot Opetusmateriaalin tilaus

• Opetusmateriaalin tilaus –opetustapahtumana (O) • Kyseinen opetustapahtuma ”O-kirjain” numeroidaan sen mukaan, mistä opetusjaksosta

(I-IV) on kysymys seuraavasti:

O1 = I Opetusjakso O2 = II Opetusjakso O3 = III Opetusjakso O4 = IV Opetusjakso

• Kyseinen opetustapahtuma koskee csv-rakenteessa sarakkeita (esimerkissä mukana

vain ne, csv:n rakennetta tai sarakkaiden järjestystä ei saa muuttaa):

Opetusjakson koodi; Kurssin koodi ja nimi; Opetusryhmä; Viikonpäivä; Alkukellonaika tuntina; Loppukellonaika tuntina; Kellonaikaväli aklo-lklo; Salin koodi; Vastuuyksikön koodi; Ilm.alkamispäivä; Ilm.loppumispäivä (ks. Ilmoitetut dl-päivät) (Myös muita sarakkeita voi hyödyntää tarvittaessa, esim. L-sarake (ilmoita viikko), jolloin näkyviin tulee vain tietty päivä (esim. ilm.ajan loppupv), eikä aikaväliä.)

• ESIMERKKI: 3; S-104.1020 Fysiikka II; O3; su; 2358; 2359; VT1; T4030; 1.1.2009; 23.2.2009

Lukujärjestystiedot Opetusmateriaalin tilaus

• Sarake N: Lisätietoja. Csv-siirto ei huomioi kieliversioita. Sen vuoksi materiaalin tilaukseen liittyvistä lisätiedoista ilmoitetaan kieliversioidusti Sarake N –kohdassa seuraavasti:

• <a href="http://www.tkk.fi/fi/opinnot/tietojarjestelmat/oodi/opetusmonisteet.html">Lisätietoja opetusmonisteiden tilaamisesta</a> <br />

• <a href="http://www.tkk.fi/sv/studier/datasystem/oodi/undervisningsmaterial.html">Tilläggsuppgifter om beställning av undervisningsmaterial</a> <br />

• <a href="http://www.tkk.fi/en/studies/information_systems/oodi/handouts.html">More information about ordering course handouts</a>

Lukujärjestystiedot Opetusmateriaalin tilaus

TÄRKEÄ (TEHDÄÄN KAIKILLA KURSSEILLA NÄIN):

1. Syksyn/ kevään ilmoittaumisajan LOPPUMISPÄIVÄ (alkamispäivä mielivaltainen): O3 (III periodi)

..... O4 (IV periodi) ......

2. Käytetään virtuaalitiloja ”VT1” ja ”VT2”. Muita pakollisia täytettäviä sarakkeita ovat mm. aika –tieto, jolla kuitenkaan materiaalin tilauksessa ei ole merkitystä. Muistathan, että ilmoittautumiseen liittyviä aikarajoituksia ei voi siirtää (vain pvm:t) vaan niissä toimivat oodin default –ajat (9.00/ 23.59).

3. Opetustapahtuman (A-sarake, ”Opetusjakson koodi”) aikaväli on O1:n osalta ”1” ja O2

osalta ”2”, O3: osalta ”3” ja O4:n osalta ”4”. Ilmoita tämän lisäksi viikko (vaihtoehtojen vuoksi).

Opetusmateriaalin tilaus koskee Multiprint –tilauksia, ei muita.

Tenttijärjestystiedot - Kuva 1 a-e

Ole tarkkana, että a) koodi tulee oikein, b) VK ja T –merkinnät kirjoitetaan ISOLLA. Voit myös yhdistää välikokeen tai tentin numeron VK/T-merkkiin (esim. VK1). c) Tentit alkavat tasatunnein. Voit ilmoittaa ne minuutin tarkkuudella, esim. 1000 tai akateemisesti kuten yllä d) Voit H-sarakkeessa ilmoittaa useamman salin (pilkkuerottelu). Ole tarkkana salikoodien suhteen! e) Anna vain maksimissaan yksi henkilötieto.

Tenttijärjestystiedot - Kuva 2 f-i

Ole tarkkana, että f) viikkonumerotieto vastaa tentin päivämäärää! Voit sijoittaa tentin 1.-6. tenttijaksolle tai I-IV opetusjaksolle (ei esim. kesäkuukausille) g) Lisää vastuuyksikön koodi, sillä muutoin henkilöiden varausoikeudet eivät toimi Asiossa. h) Ilmoittautumisen alkamis- ja päättymispäivä lisätään, jos ilmoittautumisaika halutaan näkyviin. Jos ei,niin kentät voi jättää tyhjäksi. i) Voit myös lisätä max-ilm. määrän

• Tarkista (find-komento), ettei aineistosta löydy seuraavia merkkejä: Puolipiste (;) tai Kauttaviiva (/)

• Puolipiste on csv:n oma erotinmerkki ja jos itse aineisto sisältää sellaisia, niin siirto ei onnistu (kentät menevät sekaisin)

• Käytä T-numeroiden, tilojen (tenttiaineisto), opinto-ohjelmien erotinmerkkinä pilkkua (,).

• Tarkista, ettei tietojen alussa tai perässä ole tarpeettomia välilyöntejä

• Tarkista, ettei aineisto sisällä excel-solujen sisällä olevia rivinvaihtomerkkejä • Luku- ja tenttijärjestyksen osalta hierarkkisointi tapahtuu seuraavaksi

esitetyn kaltaisena. Ks. lisäksi tarkentuneita tietoja.

Luku- ja tenttijärjestystiedot – KIELLETYT MERKIT ja MUUTA TÄRKEÄÄ

Hierarkiat

Csv-tiedostoja tehdään vähintään kaksi: toinen lukujärjestysaineistoa varten ja toinen tenttijärjestysaineistoa varten Aineistot poikkeavat hierarkialtaan toisistaan

KURSSI

LUENNOT HARJOITUKSET MUU

LUKUJÄRJESTYSTIEDOT

1. TASO

2. TASO

L1 L2 H2

H1 M2 M1

3. TASO välikoeN

Välikokeet

Ilmoittautuminen 3. tasolla

tenttiY tenttiN 1. TASO

TENTTIJÄRJESTYSTIEDOT

• Malli1 –Kurssi • Malli2- Tentti

Paria mallia siitä, miltä hierarkisoitu data näyttää WebOodissa

Ongelmat

• Ilmoittautumistietoja väärillä hierarkiatasoilla (Oodi-ongelma, johon ei ratkaisua…).

• Muita ongelmia Oodissa/ Nopassa: raportit rajoittuneita. Asiossa käytössä monipuolinen raportointiominaisuus. Ks. kuva yhdestä raporttimallista alla.