Программа ТГС «Польша-Беларусь-

Украина 2007-2013»

Руководство по подготовке и подаче

отчетов

ВВЕДЕНИЕ 3

Цель и назначение данного руководства .............................................................................................3

Обязанность бенефициара по предоставлению отчетов о ходе выполнения проектов ...................3

Виды отчетов о ходе выполнения проектов и последний срок их подачи…………………………3

Общие требования для всех типов отчетов .........................................................................................4

I. КРАТКИЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ ...........................................................................................5

1. Описание.............................................................................................................................................5

2. Описание выполнения мероприятий проекта .................................................................................5

3. Партнеры и сотрудничество..............................................................................................................8

4. Визуализация.......................................................................................................................................8

Приложения.............................................................................................................................................9

Инструкция по заполнению Приложения A-1. Индикаторы проекта................................................9

II. ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ ..................................................................12

1. Описание...........................................................................................................................................12

2. Оценка выполнения мероприятий проекта ...................................................................................13

3. Партнеры и сотрудничество............................................................................................................13

4. Визуализация ...................................................................................................................................14

Приложения: .........................................................................................................................................14

Приложение A-1 - Индикаторы проекта.............................................................................................14

Приложение A-2 – Источники финансирования................................................................................14

Приложение A-3 Приемлемые расходы проекта...............................................................................14

Приложение A-4 Прогнозируемый график платежей проекта ........................................................15

Приложение A-5 Промежуточный финансовый отчет......................................................................15

Приложение A-6 Резюме табелей учета рабочего времени по проекту...........................................16

Приложение A-7 Резюме суточных проекта......................................................................................17

Приложение A-8 Прогнозируемый бюджет и последующие мероприятия.....................................17

Приложение A-9 Список расходов......................................................................................................17

Приложение B - Запрос на платеж......................................................................................................17

Приложение D - Письмо-подтверждение...........................................................................................18

Приложение E - Аудит.........................................................................................................................18

Приложение F - Копии счетов (инвойсов)..........................................................................................18

Приложение G - Копии табелей учета рабочего времени.................................................................19

2

Приложение H – Копии всех подтверждающих документов (договора, контракты, договор с аудитором и т.д.)......................................................................................................................................................19Приложение I – Тендерная документация .........................................................................................19

Приложение J - Сертификат о происхождении товара......................................................................19

Приложение K – Копии исследований, документации, подготовленной для семинаров, встреч и публикаций............................................................................................................................................20

Приложение L – Копии актов выполненных работ/ приемки...........................................................20

Приложение M - Фото документация проекта, газетные статьи, статьи в Интернете и т.д...........20

III. ФИНАЛЬНЫЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ...............................................................................20

1. Описание...........................................................................................................................................20

2. Оценка выполнения мероприятий проекта....................................................................................20

3. Партнеры и другое сотрудничество ...............................................................................................21

4. Визуализация....................................................................................................................................22

Приложения ......................................................................................................................................... 22

Приложение A -1...................................................................................................................................22

Приложение A-5....................................................................................................................................23

Приложение C – Передача в собственность ......................................................................................23

ВВЕДЕНИЕ

Цель и назначение данного руководства

Данное руководство предназначено для содействия бенефициарам по Программе ТГС ЕИДП «Польша-Беларусь-Украина 2007-2013» по подготовке и подаче требуемых отчетов по реализации проектов. Руководство разработано для использования персоналом Ведущих Партнеров и Партнеров, ответственных за общую реализацию проектов (менеджеры проектов, координаторы, финансовые менеджеры и т.д.), профинансированных в рамках Программы.

Обязанность бенефициара по предоставлению отчетов о ходе выполнения проекта

В соответствии со Статьей 2.1 Общих условий грантового контракта бенефициар должен предоставлять контрактирующему органу всю необходимую информацию по реализации проекта. Исходя из этого, бенефициар должен составлять промежуточные отчеты и заключительный отчет. Данные отчеты должны состоять из описательной части и финансовой части и должны соответствовать образцу в Приложении VI."

Виды отчетов о ходе реализации проектов и последние сроки их подачи

В соответствии со Статьей 4 Особых Условий грантового контракта бенефициар (Ведущий Партнер) должен предоставить в Совместный Технический Секретариат следующие отчеты по реализации проекта:

3

Вид отчета Последний срок Комментарии

4-месячный краткий описательный отчет

21 календарный день после окончания каждого 4-х месячного периода реализации проекта

Если существует наложение (перекрытие) между датами, когда квартальный описательный отчет совпадает с промежуточным отчетом либо заключительным отчетом, бенефициар составляет только промежуточный либо заключительный отчет и предоставляет их в СТС (Статья 4.2 Особых Условий)

Промежуточный описательный и финансовый отчеты

С запросом на дальнейшее финансирование, в том случае, если фактически понесенные расходы составляют 70 % от предыдущего платежа, полученного от СОУ.

Ст. 2.3 Общих Условий

Заключительные описательные и финансовые отчеты

в течение 3 месяцев от даты окончания проекта

Рекомендация: Советуем вести внутренний учёт ежемесячных мероприятий в рамках проекта. В этом случае, все важные мероприятия/даты будут записаны, и у вас не будет сложностей при подготовке промежуточного и финансового отчетов.

Общие требования для всех видов отчетов

Краткий описательный, промежуточный и заключительный отчет должен соответствовать Приложению VI грантового контракта "Образец описательного и финансового отчетов".

Все отчеты (т.e. отчетная форма, требование на предварительное финансирование и отчет об аудиторской проверке) должны быть предоставлены в СТС с соблюдением последнего срока подачи в 1 оригинале и в 1 заверенной копии посредством почты/частного курьера или посредством доставки лично в руки. Отчеты заполняются при использовании компьютера. Электронные версии должны быть также предоставлены посредством e-mail.

На каждом оригинале необходимо поставить дату, печать организации бенефициара и подписать уполномоченным лицом.

На копии также необходимо указать дату, поставить надпись "True to the original" (копия верна), печать организации бенефициара и подписать уполномоченным лицом.

Соответствующая тендерная документация должна быть предоставлена в 2-ух заверенных копиях. Дополнительно все финансовые подтверждающие документы (напр. счета-фактуры, табели, доказательства оплаты и т.д.) должны быть предоставлены в 1 заверенной копии.

4

Информация, предоставленная в отчетах должна быть точной и достоверной и отражать реальную ситуацию о ходе выполнения мероприятий проекта. Информация, предоставленная в описательной части отчетов, должна соответствовать информации, содержащейся в финансовых отчетах.

Помните: Совместный Технический Секретариат вправе отклонить любые неполные либо плохо заполненные отчеты. В свою очередь, это может повлечь отсрочку платежей и, следовательно, задержать выполнение мероприятий проекта.

I. КРАТКИЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ

Краткий описательный отчет должен содержать необходимую информацию о выполнении мероприятий проекта за каждый 4-ех месячный период. Важной частью данного отчета является подготовка проверенного (исправленного, переработанного) плана мероприятий, который должен включать отложенные (отсроченные) мероприятия (при их наличии) из первого периода и скорректированный план мероприятий на следующий период реализации проекта.

Краткий отчет по проекту включает следующие разделы:

1. Описание

1.1. Приоритет и мероприятие Программы – пожалуйста, укажите номер и полное наименование выбранного приоритета и мероприятия, по которому вы подали проектное предложение.

1.2. Наименование бенефициара грантового контракта – точное и полное официальное наименование Ведущего Партнера, как это указано в грантовом контракте.

1.3. Имя и должность уполномоченного лица – укажите имя и должность лица, ответственного за каждодневное управление проектом.

1.4. Наименование и партнеры проекта – пожалуйста, перечислите партнеров проекта.

1.5. Название проекта – пожалуйста, предоставьте полное название проекта, как это указано в Статье 1.1 грантового контракта Особых Условий.

1.6. Номер контракта – идентификационный номер грантового контракта, указанный в Особых Условиях.

1.7. Дата начала проекта и дата окончания отчетного периода – пожалуйста, обратитесь к Статье 2 Особых Условий.

2. Описание выполнения мероприятий проекта

2.1. Мероприятия и результаты – в соответствии с одобренным описанием проекта (проектного предложения) вам необходимо перечислить все мероприятия, реализованные в течение отчетного периода. Описание мероприятия должно включать следующую информацию: название проекта, период (дата), вовлеченные участники/целевые группы, выводы/последующие мероприятия (если применимо).

5

Вам также нужно указать достигнутые результаты. Помните, что по возможности нужно определить количество результатов, при этом ссылайтесь на логико-структурную матрицу.

Мероприятия (в соответствии с Приложением 1 контракта)

Дата и место /Период

Описание выполненного мероприятия (ответственные

партнеры; количество участников, и т.д.; информация по

изменениям в мероприятии, в случае их наличия)

Индикаторы достигнутых результатов

Стажировка для персонала

16.03.2011Луцк,Украина

Ведущий Партнер организовал однодневный тренинг для персонала проекта по выполнению закупок в соответствии с требованиями PRAG

10 человек персонала прошли обучение по закупкам в соответствии с PRAG

В случае, если некоторые мероприятия, которые были запланированы, но не были выполнены и/или отложены на более поздний период, пожалуйста, заполните таблицу 2.1.2

ПримерМероприятие (в соответствии с Приложением

Первоначально планируемая дата

1 контракта) Причина для отсрочки (переноса)

Новая запланированная дата

Строительные работы

25.08.2011 Нерешенные вопросы по тендеру (почему)

25.10.2011

2.2 Ход реализации проекта – оцените в таблице процентное соотношение реализации мероприятий и уровень понесенных расходов.

2.3 Пожалуйста, опишите трудности или проблемы, с которыми столкнулись партнеры в течение отчетного периода – Опишите все проблемы при реализации проекта. Обоснуйте причины или укажите, если не применимо, поставьте в поле (N/A)

2.4 Пожалуйста, предоставьте обновленный план мероприятий проекта. Обновленный план мероприятий должен включать все мероприятия, которые были запланированы, но не реализованы в течение предыдущего отчетного периода, а также мероприятия, которые были первоначально предусмотрены для следующего периода реализации проекта. Это является важной частью Вашего проекта, которая будет использована для оценки общего хода выполнения проекта, а также как основа для внешнего мониторинга до окончания Вашего проекта.

2.5 Перечислите все информационные и рекламные материалы, произведенные в течение отчетного периода. Пожалуйста, воспользуйтесь предложенной таблицей.

6

Публикации, информационные материалы, и т.д.

Количество копий

Целевая группа и методы распространения

Информационные буклеты 200 Буклеты распространены среди участников годовой конференции, которая состоялась 28 февраля, 2011г. во Львове

2.6 Предоставьте план мероприятий на следующий отчетный период (следующий 4-ёх месячный период)

Пожалуйста, перечислите все мероприятия, предусмотренные для следующего 4-ех месячного периода реализации проекта. Пожалуйста, укажите ответственного партнера, целевую группу и ожидаемые достижения для каждого запланированного мероприятия.

3. Партнеры и другое сотрудничество. Включите информацию о ролях и обязанностях, исполняемыми каждым партнером проекта (не подрядчиками), а также установленный общий уровень сотрудничества.

4. Визуализация

Пожалуйста, укажите, как конечные бенефициары, целевые группы и/или общественность были проинформированы о факте финансирования проекта Европейским Союзом.

Помните: Все мероприятия по визуализации должны соответствовать Руководству по коммуникации и визуализации для внешней деятельности ЕС, изложенном и опубликованном Европейской Комиссией, которое можно найти по следующему адресу:http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication and visibility manual en.pdf.

Использование данного руководство является обязательным для всех бенефициаров, т.е. для Ведущего партнера и партнеров. Электронные версии были разработаны для каждого типа коммуникационного инструмента и могут быть загружены по следующему адресу: http :// ec . europa . eu / europeaid / work / visibility / index en . htm

Помните, что все мероприятия по визуализации должны содержать информацию, что проект финансируется Программой ТГС «Польша-Беларусь-Украина 2007-2013» и необходимо включать логотип Программы там, где это применимо. Логотип Программы может быть загружен со следующего сайта: http :// www . pl - by - ua . eu / page . php ? page group =5& page id =30

5. Субподряд – пожалуйста, перечислите в предложенной таблице все договора, заключенные в течение отчетного периода в случае, если присутствуют подрядные работы, поставки и услуги.

7

Пожалуйста, приложите Приложение A-1 Индикаторы

проекта. Инструкция по заполнению Приложения A -1

Индикаторы проекта.

В таблице "Индикаторы проекта" должны быть представлены индикаторы (показатели), указывающие на ход выполнения проекта. Индикаторы должны соответствовать информации, представленной в логико-структурной матрице проекта.

В колонке 1 (Индикаторы проекта) должны быть вписаны названия индикаторов продукта/результата/воздействия1 (по одному индикатору в строке). Названия индикаторов должны совпадать с индикаторами, содержащимися в одобренной заявочной форме (логико-структурной матрице), и только индикаторы, которые применимы к проекту и включены в одобренную заявочную форму, должны быть перечислены в данном пункте при составлении Общего промежуточного отчета о ходе выполнения проекта/Заключительного отчета. Должна применяться последовательная нумерация (т.e. 1, 2 и т.д.), добавьте столько строк, сколько необходимо (т.e. если было указано большее количество индикаторов в одобренной заявочной форме). Индикаторы результативности и воздействия (result and impact indicators) должны заполняться только в случае подготовки заключительного отчета.

В колонке 2 (Единица измерения индикатора) должна быть вписана единица измерения каждого индикатора (как это определено в одобренной заявочной форме).

В колонке 3 (Значение индикатора, описанного в контракте (договоре)) должно быть указано значение каждого индикатора (целевое значение как определено в одобренной заявочной форме).

В колонке 4 (Значение индикатора, достигнутого в отчетный период) необходимо указать значение каждого индикатора, достигнутого в отчетный период.

При составлении Заключительного отчета колонка 4 должна быть заполнена с еще неописанным значением индикаторов (последний отчетный период).

В колонке 5 (Значение индикаторов, достигнутых от начала проекта) должно быть указано значение каждого индикатора, достигнутого от начала проекта (включая значение, достигнутое в отчетный период). Вписанные значения должны быть идентичны значениям, описанным во всех предыдущих отчетах о деятельности по проекту + значения, достигнутые в отчетный период. В

8

Товары, закупленные по контракту

Название подрядчика

Дата подписания

Сумма договора Примененная тендерная процедураНационал

ьная валюта

Евро

Офисные поставки ООО "Без названия"

01.01.2011 400,00 злотых

100,00 Евро

Торги с одним участником

Приложения

случае составления первого отчета о деятельности по проекту, должны быть указаны только значения, достигнутые в отчетный период.

В колонке 6 (% - ход выполнения индикаторов (5/3*100%)), коэффициент выполнения каждого индикатора от начала проекта до конца отчетного периода должен исчисляться в процентном соотношении от его конечного значения (target value). Значение в колонке 5 должно быть разделено на значение в колонке 3 и умножено на 100.

В колонке 7 (Значение индикаторов, прогнозируемых для достижения в следующем отчетном периоде) должно быть вписано значение каждого индикатора, прогнозируемого для достижения в следующем отчетном периоде. При составлении Заключительного отчета, в колонке 7 необходимо указать не применимо (N/A).

9

Проект подан в рамках Приоритета 2 "Повышение качества жизни", Мероприятие 2.1 "Защита окружающей среды на приграничной территории". В описании проекта указано, что будет организовано 4 семинара для учителей (индикатор проделанной работы "Количество организованных семинаров") и что 200 человек будут участвовать в данных семинарах (Индикатор проделанной работы "Количество человек, участвующих в организованных семинарах"). Период реализации - 12 календарных месяцев.

В течение четырех месяцев первого периода реализации проекта Ведущий Партнер организовал 1 семинар, в котором приняли участие 46 человек.

Пожалуйста, предоставьте информацию об индикаторах, невыраженных количественно и включенных в логико-структурную матрицу проекта, напр. улучшение имиджа городского самоуправления.

10

Приложение A-1, вложенное в первый краткий описательный отчет:Индикатор проекта Единица

измерения индикатора

Значение индикат

ора, описанно

е в контракт

е

Значение индикат

ора, достигну

того в отчетный период

Значение индикатора, достигнутого от начала проекта

% - процен

тное соотношение

выполнения

индикаторов

Значение индикатора, запланированного к достижению в следующем отчетном периоде

s (5/3 * 100 %)

1 2 3 4 5 6 7

Индикаторы проделанной работы1. Количество организованных семинаров

семинар 4 1 1 25% 2

2. Количество участников организованных семинаров

человек 200 46 46 23% 100

Индикатор результата (результативности)

2) Количественно невыраженные индикаторы

3) комментарии о воздействии проекта

Пожалуйста, предоставьте информацию, каким образом достижение индикаторов повлияет на проект.

Приложение A-1, приложенное ко второму краткому описательному отчету :Индикатор проекта Единица

измерения индикатора

Значение индикат

ора, описанно

го в контрак

те

Значение индикат

ора, достигну

того в отчетном периоде

Значение индикатора достигнутого от начала проекта

% - процентн

ое соотноше

ние выполнен

ия индикато

ров

Значение индикатора, запланированного для достижения в следующем отчетном периодеs (5/3 *

100 %)

1 2 3 4 5 6 7

Индикаторы проделанной работы1. Количество организованных семинаров

семинар 4 2 3 75% 1

2. Количество участников организованных семинаров

человек 200 84 130 65% 70

Индикатор результата (результативности)

В конце должно стоять ФИО уполномоченного лица. На отчетах должна содержаться дата и подпись.

Отчет необходимо отправить по e-mail, а также заказным почтовым отправлением/курьерской службой либо доставкой лично в руки не позднее 21 календарного дня после окончания каждого 4-ех месячного отчетного периода .

II. ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ

Форма промежуточного отчета по проекту схожа с кратким описательным отчетом и включает следующие разделы:

1. Описание

1.1-1.7 – пожалуйста, предоставьте такую же информацию, как и в кратком описательном отчете.

11

1.8. Целевая страна (ы) или регион (ы) – пожалуйста, укажите точное наименование страны (стран), региона(ов), области(ей) или города(ов), где реализуется проект и которые должны извлечь пользу из реализации проекта, как это указано в проектном предложении.

1.9. Конечные бенефициары &/или целевые группы (если отличаются) (включая количество женщин и мужчин) – пожалуйста, перечислите группы/субъекты, которые напрямую извлекут пользу от проекта и ожидают извлечь пользу от реализации проекта в долгосрочной перспективе на уровне общества или сектора.

1.10. Страна(-ы), в которых проходили мероприятия (если отличается от 1.8) – укажите, если не применимо (N/A)

2. Оценка выполнения мероприятий проекта

2.1. Резюме проекта – пожалуйста, предоставьте информацию об общем ходе выполнения проекта за отчетный период, включая информацию о сильных сторонах проекта, достижениях проекта, и сложностях.

2.2. Мероприятия и результаты – необходимо перечислить все мероприятия, реализованные в течение отчетного периода в соответствии с описанием проекта (Приложение I к грантовому контракту). Вы также должны описать достигнутые результаты по сравнению с запланированными достижениями.

2.3. Пожалуйста, перечислите мероприятия, которые были запланированы, и которые вы не смогли реализовать (в случае их наличия), объясняя причины невыполнения. В случае если некоторые мероприятия были указаны в Вашем плане мероприятий за отчетный период, но не были реализованы, пожалуйста, опишите здесь причины и определите новый крайний срок для их реализации. Если не применимо, пожалуйста, укажите N/A.

2.4. Каковой является Ваша оценка результативности проекта до настоящего времени? Пожалуйста, сравните запланированные индикаторы проекта с достижениями проекта на конец отчетного периода.

Здесь вам необходимо перечислить все договора, заключенные во время отчетного периода, в случае, если привлекались подрядные работы.

2.5. Пожалуйста, предоставьте обновленный план мероприятий. Обновленный план мероприятий должен включать все мероприятия, которые были запланированы, но не реализованы во время предыдущего отчетного периода (перечисленные в п. 2.3 отчета), а также мероприятия, которые были первоначально предусмотрены для финансового периода между промежуточным отчетом и следующим отчетом.

2.6. Пожалуйста, перечислите все публикации. Предоставьте информацию обо всех публикациях и других рекламных материалах, которые были опубликованы в рамках проекта в течение отчетного периода. Пожалуйста, приложите к отчету образцы опубликованных материалов.

3. Партнеры и другое сотрудничество

12

3.1. Каким образом вы оцениваете взаимоотношения между официальными партнерами проекта (т.е. между теми партнерами, которые подписали декларация о партнерстве (partnership statement))? Пожалуйста, укажите для каждой партнерской организации. Включите информацию об отведенных ролях и ответственности, выполняемых каждым партнером проекта (не подрядчиками), а также общий уровень установленного сотрудничества.

3.2. Как вы оцениваете взаимоотношения между Вашей организацией и государственными органами власти в станах, где выполняется проект? Как эти взаимоотношения влияют на выполнение проекта? В случае, если не существует сотрудничества с государственными органами власти, пожалуйста, укажите «не применимо» (N/A)

3.3. Если применимо, опишите ваши отношения с любыми другими организациями, вовлеченными в реализацию проекта. Обратите особое внимание на целевые группы и бенефициаров проекта, а также на отношения с этими группами (координация, уровень вовлеченности в реализацию проекта, и т.д.).

3.4. Если применимо, опишите любые связи, налаженные с другими проектами. Если не применимо, укажите (N/A).

3.5. В случае, если Ваша организация получала в прошлом гранты Европейской Комиссии с целью укрепления (поддержания) той же целевой группы, в какой степени данный проект может быть построен/дополнен предыдущим? (Перечислите все предыдущие соответствующие гранты ЕК). Заполните, если Ваш проект является продолжением предыдущего проекта, профинансированного из средств ЕК. Укажите, если не применимо (N/A).

4. Визуализация

Пожалуйста, укажите, каким образом в течение отчетного периода конечные бенефициары, целевые группы и/или общественность были проинформированы о факте финансирования проекта Европейским Союзом.

Приложения:

Приложение A -1 – Индикаторы проекта

Та же информация, как в кратком описательном отчете. Пожалуйста, смотрите Инструкцию по заполнению Приложения A -1 Индикаторы проекта для краткого описательного отчета.

Приложение A -2 – Источники финансирования

Пожалуйста, внесите в таблицу актуальную информацию касательно финансирования проекта со ссылкой на статьи 3.2 и 3.4 Особых Условий.

Приложение A -3 Приемлемые расходы проекта

Пожалуйста, заполните таблицу:

Приложение A-3 Приемлемые расходы проекта

13

Наименование бенефициара:

ПроектНазвание проекта:

Отчетный период: день/месяц/год-день/месяц/год

Расходы на проект, понесенные в отчетный период

Общие расходы в EUR 0.00

Расходы на проект от начала реализации проекта

Общие расходы в EUR 0.00

Дата:

Подпись представителя бенефициара:

Приложение A -4 Прогнозируемый график платежей проекта

Пожалуйста, заполните таблицу:

Стоимость софинансирования – в строке сумма софинансирования для каждого квартала указанного года.

Проект Стоимость софинансирования

График платежей

I II III IV I II III IV I II III IV

201 1 2011 2011 2011 2012 2012 2012 2012 2013 2013 2013 2013

Укажите номер и название проекта

Укажите общее финансированиеЕИДП

Укажите сумму софинансирования для каждого квартала указанного года

Пожалуйста, заполните таблицу "Промежуточный финансовый отчет", укажите все приемлемые расходы, понесенные в течение отчетного периода.

14

Приложение A -5 Промежуточный финансовый отчет

В ячейке A 4 пожалуйста, укажите отчетный период.

В колонках "Затраты" и "Бюджет в соответствии с контрактом/дополнением" должен быть вставлен подписанный бюджет проекта (Приложение III к грантовому контракту, рабочий лист b1) для всего периода реализации проекта.

Помните: Бенефициар обязан письменно проинформировать СОУ о любых изменениях в строках бюджета в рамках одного раздела бюджета, в том числе удаление или добавление статей, в пределах 15% или менее процентов от первоначальной суммы (или согласно доп. соглашению) в отношении каждого основного раздела бюджета. Данный метод не может применяться для изменения размера статьи «Административные расходы» и статьи «Непредвиденные расходы» В случае если СОУ одобрил любые переносы средств между бюджетными строками, либо использование части резервных средств, то такие изменения должны быть указаны в колонках «Перераспределение и использование резерва» (« Reallocation and use of contingencies »).

Помните: Любые изменения, превышающие 15% первоначальной суммы, должны быть указаны (письменно) в дополнительном соглашении к грантовому контракту. Бенефициар обязан предоставить измененный (новый) бюджет.

В колонках «Расходы по валютам» (" Expenditures incurred per currency ") необходимо указать количество единиц, цену единицы, общую стоимость в валюте платежа и в Евро по каждой валюте (например, PLN, BYR или UAH) и бюджетную строку. Пожалуйста, вставьте четыре колонки на каждую валюту, в которой была произведена оплата.

В колонках «Всего расходов за период в Евро» (" Expenditures incurred total for the period in EUR " необходимо указывать количество единиц и общую стоимость в Евро по всем валютам по каждой бюджетной строке.

Помните: Согласно Общим условиям, пункт 15.8, любые конверсии в Евро любых расходов, понесенных в других валютах должны производиться по среднему курсу месячных курсов (или по курсу последнего месяца отчетного периода, согласно условиям конкурсного набора) отчетного периода, опубликованных на InforEuro:

http :// ec . europa . eu / budget / inforeuro / index . cfm ? Language = en

В колонке «Расходы» ("Понесенные кумулятивные расходы (перед текущим отчетом)" пожалуйста, укажите общие расходы в евро от предыдущих одобренных финансовых отчетов для каждой бюджетной строки.

В колонке " Понесенные кумулятивные расходы (включенные от начала реализации до настоящего отчета)" пожалуйста, укажите общие расходы в Евро, понесенные в рамках проекта до конца отчетного периода.

Приложение A -6 Резюме табелей учета рабочего времени по проект у

Пожалуйста, заполните таблицу, основанную на данных, указанных в табелях рабочего времени, и помните, что вся информация должна быть согласована с информацией, содержащейся в описании проекта и бюджетной статье 1 “Человеческие ресурсы (персонал)”. Добавьте строки согласно количеству

15

работников и добавьте столбцы (кол-во дней отработанных и месячная зарплата (EUR)) согласно количеству месяцев включённых в отчетный период.

Приложение A -7 Резюме суточных проекта

Пожалуйста, заполните таблицу, указав все необходимую информацию, касающуюся суточных, выплаченных в рамках бюджетной строки 1.3 Per diems for missions/travel (Командировочные). Добавьте столько строк, сколько было поездок. Если неприменимо, укажите N/A.

Приложение A -8 Прогнозируемый бюджет и последующие мероприятия

В соответствии со статьей 9.2 Общих условий бенефициар может вносить поправки в бюджет и безотлагательно проинформировать об этом в письменном виде Контрактирующий орган. C целью определения (указания) необходимости запроса на утверждение от СОУ (более 15% первоначальной суммы) на изменения бюджета, вам необходимо заполнить таблицу «Прогнозируемый бюджет и последующие мероприятия».

В колонках "Расходы" и "Общий бюджет по контракту/приложению"Пожалуйста, внесите действительный подписанный бюджет проекта (Приложение III к Грантовому контракту, лист b1) на весь период реализации проекта.

В колонке «Расходы за отчетный период» ( Costs incurred in reporting period ») укажите расходы, понесенные за отчетный период, основываясь на информации из Приложения A-5.

В колонке «Общие суммарные расходы» (" Cumulated costs ") укажите расходы за период с начала реализации проекта по дату окончания отчетного периода.

В колонках «Прогноз на следующий отчетный период (дд/мм/гггг-дд/мм/гггг)» ("Forecast for the next reporting period (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)") укажите планируемые расходы на следующий отчетный период.

Приложение A -9 Список расходов Внесите все расходы, понесённые в отчетном периоде, в предлагаемую таблицу. Вам необходимо описать каждый счет по каждой бюджетной строке отдельно. Добавьте столько строк, сколько необходимо.

В колонке «Расходы» (" Expenditures ") необходимо внести название бюджетных строк согласно Приложению III к Грантовому контракту, лист b1.

Колонки «кол-во единиц», «Цена единицы (в нац. валюте)», «Расходы (в национальной валюте)» и «Расходы (в Евро)» ("# Units ", " Unit cost ( in national currency )", " Costs ( in national currency )" and " Costs ( in EUR )") должны содержать количество единиц, цену за единицу, стоимость в национальной валюте (валюте платежа) и общую сумму в Евро по каждой валюте (например, PLN, BYR или UAH) и расходы. Вставьте по четыре колонки на каждую валюту, в которой производились выплаты.

Приложение B – Запрос на платеж

Внесите запрашиваемую информацию в формуляр запроса на платеж (см. Приложение V к Грантовому контракту «Запрос на платеж по Грантовому контракту» ("Request for payment for grant Contract")).

16

Приложение D – Письмо подтверждение

Ниже приведен пример письма подтверждения:

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

..../ ..../ 200....Название проекта: Номер Контракта:Наименование партнера:

Я заверяю промежуточный/финальный отчет, в том числе, финансовый отчет, поданный по вышеупомянутому проекту.

Я подтверждаю, что все общие и особые условия, приложенные к Грантовому контракту, были соблюдены, и что проект реализовывается в соответствии с первоначальным планом.

Заявляю, что для вышеупомянутого проекта на нашем предприятии велась отдельная бухгалтерия.

Заявляю, что использовались средние ежемесячные курсы Евро, опубликованные Европейской Комиссией.

Подтверждаю, что наша организация внесла согласованную сумму со-финансирования.................Евро в проект.

Подпись: __________________________

ФИО: _____________________

Должность: ________________________

Официальная печать Бенефициара

Приложение E – Аудит (проверка расходов)

Приложите «Отчет Аудитора Грантового контракта по внешним действиям Европейского союза» ("Report for an Expenditure Verification of a Grant Contract External Actions of the European Union"). Образец аудиторского отчета содержится в Приложении VII к Грантовому контракту.

Помните: Отчет аудитора должен охватывать тот же период, что и промежуточный отчет

Приложение F – Копии счетов (инвойсов)

Предоставьте копии всех счетов по всем расходам. На каждом счете должно быть указано следующее: «Финансируется из ЕС в рамках Европейского инструмента добрососедства и партнерства по Программе ТГС «Польша-Беларусь-Украина 2007-2013» (" Financed by the the EU within European Neighborhood and Partnership Instrument in the framework of the Cross - Border Cooperation Programme " Poland - Belarus - Ukraine 2007-2013")

На каждом счете необходимо указать краткое описание на английском языке следующего содержания:

1. Название Программы2. Название проекта

17

3. Номер грантового контракта4. Номер счета (инвойса)5. Бюджетная строка, по которой был оплачен счет (согласно Грантовому контракту)6. Регистрационный номер счета в бухучете Бенефициара (или партнера).7. Описание закупленных товаров, работ, услуг (например, счет за перевод с польского языка на

белорусский для конференции «X»)8. Применяемая процедура закупок. (Польские бенефициары должны указать соответствующий

нормативный документ, статью из Польского законодательства в отношении закупок).9. Одобрение расходов уполномоченными лицами (руководитель организации, главный бухгалтер,

координатор проекта и т.д.)

Все прилагаемые копии документов должны быть заверены Бенефициаром как соответствующие оригиналам (датированы и подписаны уполномоченным лицом). Все копии необходимо упорядочить согласно бюджетным строкам (вначале счета, относящиеся к бюджетным строкам первого раздела Человеческие ресурсы, затем – ко второму разделу Расходы на транспорт, и т.д.).

Приложение G – Копии табелей рабочего времени

Предоставьте копии табелей учета рабочего времени персонала, работающего по проекту.

Установленного образца табеля учета рабочего времени нет, но вы можете скачать (по желанию) образец: http :// ec . europa . eu / europeaid / work / procedures / financial - management - toolkit _ en . htm

Помните, что каждый табель должен быть подписан самим работником и его начальником/руководителем.

Приложение H – Копии всех подтверждающих документов (контрактов, договоров, контракта с аудитором и т.д.)

Предоставьте копии всех подтверждающих документов по расходам на реализацию мероприятий.

Приложение I – Тендерная документация, в случае необходимости

Если Бенефициар проводил процедуру тендерной закупки – необходимо предоставить тендерную

документацию.

Приложение J – Сертификаты происхождения товара, в случае необходимости

В соответствии со статьей 23 и 24 Норм Совета (EEC) № 2913/92 от 12 октября 1992 устанавливающие таможенный кодекс содружества и другие нормативные документы Сообщества, регулирующие непредпочтительные страны происхождения товаров. Поставщики обязаны предоставить подтверждение страны происхождения товаров Бенефициару не позднее момента выставления первого счета, данное требование распространяется на закупку оборудования и транспортных средств, где цена единицы составляет более 5000 евро. Сертификат о происхождении товара должен быть выдан компетентными органами страны, из которой производится поставка, и должен соответствовать всем правилам и требованиям соответствующих нормативно-правовых документов Сообщества.

18

Предоставьте все необходимые сертификаты о происхождении товара.

Приложение K – Копии исследований, документации для семинаров, встреч и публикаций

Предоставьте копии всех документов созданных во время реализации проекта, даже если такие документы/материалы не являются результатами проекта.

Приложение L – Копии актов выполненных работ/ приемки

Предоставьте подписанные акты приемки выполненных работ, оказанных услуг и т.д.

Приложение M – Фотоматериалы по проекту, газетные или Интернет статьи и т.д. Предоставьте все материалы по продвижению и рекламе проекта.

Помните: Отчет должен быть полностью заполнен и подписан уполномоченным лицом . Предоставленная информация должна соответствовать последней финансовой информации, содержащейся в финансовом отчете. Отчет составляется с использованием печатной машинки или компьютера. Расширьте параграфы по необходимости. Внимательно просмотрите Особые условия вашего грантового контракта и отправьте по одному экземпляру отчета в каждый, упомянутый там, адрес . Совместный орган управления/Совместный технический секретариат будут отклонять любые незаполненные или плохо заполненные отчеты. Ответы на все вопросы должны иметь отношение к отчетному периоду, как указано в пункте 1.7.

III. ФИНАЛЬНЫЙ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТФинальный описательный отчет отображает степень достижения проектом своих целей и должен заострить внимание на результатах, достигнутых в ходе реализации проекта.

Финальный описательный отчет включает следующие разделы:

1. Описание – предоставьте туже информацию, что и в промежуточном описательном отчете

2. Оценка выполнения мероприятий проекта , включая:

2.1 Фактическое резюме проекта – тоже, что и в промежуточном отчете, только за весь период реализации.

2.2 Мероприятия и результаты – тоже, что и в промежуточном отчете. Уделите больше внимания достигнутым результатам.

Помните: вам необходимо включить все реализованные мероприятия за период с начала реализации проекта, указывая мероприятия, которые были включены в ваши предыдущие промежуточные отчеты

2.3 Несостоявшиеся мероприятия. В случае если некоторые мероприятия, указанные в одобренной заявке, не были реализованы, пожалуйста, перечислите их и опишите причины. Если такое не применимо, укажите N/A.

2.4. Как вы оцениваете результаты проекта? Дайте комментарии об уровне достижения общей и конкретных целей, указанных в проектной заявке. Вам необходимо вести подсчеты, где только это возможно, ссылаясь на индикаторы и источники оценки, указанные в логико-структурной матрице.

19

2.5. Как повлиял проект на конечных бенефициаров и/или целевые группы (если не совпадают), а так же на ситуацию в целевой стране или в целевом регионе? Опишите влияние проекта на конечных бенефициаров/целевые группы и ситуацию в целевой стране/регионе. Ссылаясь на ситуацию/информацию, указанную в одобренной проектной заявке, опишите как ситуация в регионе изменилась благодаря проекту и как проект изменил ситуацию в отношении конечных бенефициаров/целевых групп. Включите информацию о тренингах, семинарах и других мероприятиях, внесших вклад в развитие возможностей, о получении нового опыта, о результатах опросов, исследований и т.д.

2.6. Перечислите все материалы, публикации (и количество копий), которые были сделаны в течение реализации проекта.

Пожалуйста, не забудьте включить информацию о распространении материалов.

2.7. Перечислите все договора (строительные работы, поставки, услуги), заключенные во время реализации проекта с момента последнего промежуточного отчета, если, конечно, таковые имеются, либо в течение отчетного периода, с указанием суммы каждого договора, процедуры заключения договора/контракта (какая процедура закупки) и с указанием наименования подрядчика/поставщика – тоже, что и в кратком описательном отчете, п.5 Субконтрактинг.

2.8. Опишите, будет ли проект продолжаться после того как помощь ЕС перестанет поступать. Укажите, что было сделано для достижения устойчивости и как вы планируете финансировать последующую деятельность после завершения проекта?

2.9. Поясните, как проект учитывал такие животрепещущие вопросы как права человека, равенство полов, демократию, надлежащее руководство, права детей и коренного населения, экологическую устойчивость и борьбу с ВИЧ/СПИДом

Опишите подробнее, оказывал ли проект воздействие на какую-либо из насущных проблем. Недостаточно просто указать, что воздействие было, необходимо подробно описать конкретное воздействие проекта на эти вопросы (например, способствует равному доступу к информации уязвимых групп населения, уменьшение уровня загрязнения и т.д.).

2.10. Как и кем проводился мониторинг и оценка мероприятий? Укажите, как вы осуществляли внутренний мониторинг проекта. Если вы проводили внешнюю оценку проекта – приложите отчет об оценке.

2.11. Что ваша организация, ваши партнеры почерпнули из проекта и как эти знания использовались и распространялись? Посодействовал ли проект созданию возможностей для вашей организации, организации ваших партнеров. Если да, то как? Если нет, то почему нет?

3. Партнеры и другое сотрудничество

3.1. Как вы оцениваете отношения между официальными партнерами проекта (т.е. между партнерами, которые подписывали декларацию о партнерстве)? Укажите информацию о роли и обязанностях каждого официального партнера (не подрядчика), а так же об общем уровне сложившегося партнерства.

3.2. Будет ли сотрудничество продолжаться? Если да, то как? Если нет, то почему? Опишите дальнейшее сотрудничество между партнерами после реализации проекта. Укажите, было/будет ли подписано соглашение о сотрудничестве.

20

3.3. Как бы вы оценили отношения между вашей организацией и государственными органами в странах реализации проекта? Как такие отношения повлияли на проект? В случае если не было сотрудничества с госорганами, укажите (N/A).

3.4. Где применимо, опишите ваши отношения с любыми организациями, вовлеченными в реализацию проекта. Обратите особое внимание на бенефициаров и целевые группы проекта, а также на отношения (координация, степень вовлечения в реализацию проекта) с этими группами.

3.5. Где применимо, опишите любые связи, которые вы смогли установить с другими проектами. Если не применимо, укажите N/A.

3.6. Если ваша организация ранее уже получала гранты ЕС на укрепление той же целевой группы, то насколько данный проект смог дополнить предыдущие проекты? (Перечислите все соответствующие предыдущие гранты ЕС). Если не применимо, укажите N/A.3.7 Как вы оцениваете уровень сотрудничества со службами Совместного Органа Управления? Было ли удовлетворительным сотрудничество с Совместным Техническим Секретариатом и Совместным Органом Управления в рамках вашего проекта (включая качество обучающих тренингов, информацию, помощь в проблемных вопросах и т.д.)? Здесь вы можете дать свои рекомендации, если таковые имеются, по улучшению оказываемых услуг СТС и СОУ.

4. Визуализация – то же, что и в промежуточном описательном отчете.

Помните: Отчет должен быть полностью заполнен и подписан уполномоченным лицом . Предоставленная информация должна соответствовать финансовой информации, содержащейся в финансовом отчете. Отчет составляется с использованием печатной машинки или компьютера. Расширьте параграфы по необходимости. Внимательно просмотрите Особые условия вашего грантового контракта и отправьте по одному экземпляру отчета в каждый, упомянутый там, адрес . Совместный орган управления/Совместный технический секретариат будут отклонять любые незаполненные или плохо заполненные отчеты. Если не предусмотрено иное, ответы на вопросы должны охватывать весь отчетный период, как указано в пункте 1.7. Не забудьте приложить к данному отчету подтверждение передачи прав собственности, согласно статье 7.3 Общих условий.

Приложения

Все приложения идентичны приложениям к Промежуточному описательному отчету (см. Раздел Промежуточный описательный отчет) ИСКЛЮЧЕНИЕ :

Приложение A -1

Колонка 4 заполняется действительными значениями индикаторов, несообщенных ранее (последний

отчетный период).

Колонка 7 необходимо указать 'N/A' (Не применимо)

21

В Финальном отчете отсутствуют Приложения A -4 и A -8

Приложение A -5

Образец такой же, как и в промежуточном отчете, но он должен включать все расходы, понесенные в течение всего срока реализации проекта. Обращаем ваше внимание, что расходы считаются приемлемыми, если они были понесены во время периода реализации проекта (указан в Статье 2 Грантового контракта).В ячейке A 4 укажите отчетный период (день/месяц/год - день/месяц/год) – с даты, следующей за датой окончания предыдущего промежуточного отчета, и до даты окончания реализации проекта.

Приложение C – Передача прав собственности

Необходимо приложить к финальному отчету, в случае если (согласно Особым условиям) партнер находится вне территории действия Программы. Оборудование, транспорт, товары, приобретенные таким партнером за счет бюджета проекта, должны быть переданы бенефициару и/или партнерам расположенным на территории действия Программы, не позднее даты окончания реализации проекта. К финальному отчету необходимо приложить копии подтверждения передачи прав собственности на оборудование и транспортные средства, покупная стоимость которых превышала 5 000 Евро за единицу.

Пожалуйста, воспользуйтесь формой о передаче прав собственности из ПРАГа, доступной на сайте: http :// ec . europa . eu / europeaid / work / procedures / implementation / grants / index _ en . htm

22