cronograma del curso virtual

Guía Reconciliación Efectivo - Centros de Efectivo y cajeros AutomáticosOficina Regional Latinoamérica y el Caribe

¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

QUITO, 2012

SISTEMA VIRTUAL DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD INTEGRAL

-SIVFOSEG-


GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM

SEXTA PARTE


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

TRANSPORTE DE EFECTIVO

QUITO, 2012

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Transporte de efectivoAdministración transporte de efectivo

Registro del efectivo transportado

OBJETIVO RIESGO POLÍTICA

Garantizar que los documentos relacionados con órdenes de transporte de efectivo son custodiados adecuadamente de acuerdo con las políticas del Grupo

Perder la evidencia de auditoria de las novedades y diferencias que dejarían sin soporte adecuado al centro de efectivo para hacer frente a una reclamación de diferencias por parte de los clientes

Mantener los registros de las operaciones de provisión de efectivo el tiempo solicitado por el Grupo para tal fin

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Movimientos

Seguimiento del efectivo transportado


Mantener registradas en el sistema de información del centro de efectivo, todas las órdenes de transporte que permitan hacer el seguimiento de estos documentos; saber donde se encuentra en un momento dado siguiendo el proceso y quien es el responsable de estas órdenes

Incapacidad de rastrear los movimientos de las órdenes de transporte e identificar el responsable de estos documentos permitiendo así la posibilidad de la ocurrencia de pérdidas financieras.

Todas las órdenes de transporte deben estar documentadas y firmadas por parte del área que solicita el servicio y por el área que recibe el dinero que corresponde a la orden de servicio solicitada.

De igual manera el sistema de

información del centro de efectivo debe permitir ubicar las órdenes de transporte de dineros en un momento dado por medio de seguimientos de registros de entrada y salida


Entregas

Recibos de evidencia entrega y recogida de dinero


Tener evidencia escrita de la entrega de dinero y de recibo por parte de los clientes, saber que sucede con las entregas devueltas

No poder demostrar que el dinero fue recibido por el cliente con o sin novedades, al no tener registros escritos de estas transacciones en los documentos pertinentes

Todas las entregas y recogidas de dinero deben tener documentos debidamente diligenciados con la información correspondiente con la firma del cliente como evidencia de recibo del dinero, ya sea para entrega de dineros a clientes o para movimientos internos de dineros.


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

OPERACIONES ATM

QUITO, 2012

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Operaciones ATM

Este capítulo enuncia todos los controles

mínimos que deben existir en los procesos

de entrada y salida de dinero para atender

las operaciones de cajeros automáticos.


Registro de las operaciones ATM.


Garantizar que los documentos de procesos de ATM son custodiados adecuadamente de acuerdo con las políticas del Grupo

Perder la evidencia de auditoria de las novedades y diferencias que dejarían sin soporte adecuado al centro de efectivo para hacer frente a una reclamación de diferencias por parte de los clientes

Mantener los registros de las operaciones de provisión de efectivo el tiempo solicitado por el Grupo para tal fin.

Administración ATM


Seguimiento de las operaciones ATM


Tener un registro de los movimientos de los dineros recibidos por las operaciones de ATM.

Incapacidad de rastrear los movimientos generados por las operaciones de ATM e identificar el responsable de estos documentos permitiendo así la posibilidad de la ocurrencia de pérdidas financieras

Todas las operaciones de ATM deben estar documentadas y firmadas por parte del área que solicita el servicio y por el área que recibe el dinero que corresponde a la orden de servicio solicitada.

De igual manera el sistema de información del centro de efectivo debe permitir hacer seguimiento a las operaciones de ATM en un momento dado por medio de seguimientos de registros de entrada y salida de estas operaciones.

Recogida fondos ATM




Controlar adecuadamente que todos los fondos utilizados para el procesamiento de ATM estén debidamente controlados sin importar de donde proceden ya sea del área de bóveda o de procesos.

Perder el control sobre los dineros utilizados en el alistamiento de pedidos de ATM, cuando estos fondos se obtienen de diferentes fuentes como el área de bóveda o el área de procesos y desconocer o no enterarse oportunamente de diferencias que se pueden ocasionar con este proceso

El centro de efectivo en el área de procesos debe tener un control pleno sobre los dineros utilizados para la preparación de pedidos de ATM cuando estos fondos proceden de varias áreas como pueden ser el área de bóveda y el área de procesos, identificando los responsables de los dineros que participan en este proceso.

Debe garantizar que los movimientos de estos fondos entres las área de bóveda y procesos son debidamente registrados y reconciliados por parte del los operaciones del área de procesamiento y son aprobados por el supervisor del centro de efectivo por cada banco al final del día.

Sigue…

Fondos recibidos a granel para procesamiento de ATM



Todos los documentos correspondientes que relacionan toda la información contenida en este tipo de servicios deben tener evidencia de donde vienen los fondos quién es el responsable de entregar estos dineros al área de aprovisionamiento de efectivo e igualmente debe quedar evidencia de la persona que lo recibe para continuar con el procesamiento de ATM.

Fondos recibidos a granel para procesamiento de ATM




Que todas las reposiciones de dinero para ATM obedezcan o cuenten con un programa de reposición de efectivo diario.

Hacer reposición de ATM sin contar con la debida autorización

Todas las ordenes de reposición de ATM debe contar con un documento físico u orden de trabajo debidamente diligenciado y validado con las firmas que intervienen en el proceso; estas órdenes deben compararse contra el programa de reposición diaria de efectivo y debe quedar evidencia escrita de esta operación, con los nombres y las firmas de las personas que participaron en este proceso.

Programación diaria para reposición ATM



Controlar al final de cada turno los dineros recibidos a granel para la reposición de ATM

Perder el control sobre los dineros utilizados en el alistamiento de pedidos de ATM, cuando estos fondos se obtienen de diferentes fuentes como el área de bóveda o el área de procesos y desconocer o no enterarse oportunamente de diferencias que se pueden ocasionar con este proceso

Todas las ordenes de reposición de ATM debe contar con un documento físico u orden de trabajo debidamente diligenciado y validado con las firmas que intervienen en el proceso; estas órdenes deben compararse contra el programa de reposición diaria de efectivo y debe quedar evidencia escrita de esta operación, con los nombres y las firmas de las personas que participaron en este proceso

Balance diario de los fondos recibidos a granel




Que todas las diferencias y novedades de efectivo estén plena y oportunamente identificadas por parte del personal encargado del centro de efectivo como también por los diferentes organismos de control que tiene el Grupo para controlar este tipo de novedades, de igual manera, todas las diferencias y novedades de efectivo deben estar registradas oportunamente en el sistema de información del centro de efectivo

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo

Un adecuado proceso de administración de diferencias y novedades de efectivo debe contener como mínimo los siguientes elementos: Adecuada segregación de responsabilidades entre el área que identifica la diferencia, el área que supervisa la ocurrencia de este hecho y el área que aprueba las pautas a seguir como puede ser el cobro del dinero faltante o la aceptación de la pérdida por parte del centro de efectivo.

Todas las diferencias y novedades de efectivo presentadas deben ser documentadas, supervisadas y registradas en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso.

Sigue…

Diferencias y novedades de efectivo



Se debe registrar el número de documento donde se presentó la diferencia, el nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.

Las diferencias y novedades de efectivo deben ser informadas oportunamente a los responsables correspondientes y a todos los organismos de control que el Grupo ha establecido (Área de Seguridad del país y Regional, Auditoria del país y Regional) los cuales deberán hacer la investigación correspondiente para identificar las debilidades de control existentes en el proceso y para tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias.





Tener evidencia escrita y fílmica de todos los dineros que son recibidos dentro de los casetes de ATM al momento de llegar al área de procesos del centro de efectivo.

No identificar oportunamente, diferencias o novedades existentes en los casetes de ATM, lo que permitiría la posibilidad de la manipulación indebida de dineros. Desconocer las causas que ocasionan las diferencias para tomar las medidas correctivas necesarias y no tener evidencia suficiente para comprobarles a los clientes que la diferencia o novedad de dinero, no fue ocasionada por la manipulación indebida de efectivo por parte de los funcionarios de G4S.

Todo casete de ATM que ingrese al centro de efectivo debe quedar registrado en la respectivo documento de orden de servicio o transporte el cual debe ser firmado por la persona de la tripulación del vehículo que lo entrega como la persona que recibe el casete en el centro de efectivo. Así mismo, tanto la persona del centro de efectivo que recibió el casete como la persona del área de procesos que lo recibe, deben firmar y colocar su nombre en el documento de orden de servicio o transporte. Todos estos documentos deben quedar registrados en el sistema de información del centro de efectivo. Todo el proceso de manipulación del casete de ATM debe ser realizado por el área de procesos en el área correspondiente bajo el sistema de video y audio del área de procesos. Cualquier diferencia o novedad de efectivo debe ser reportada por el operario de la sala de procesos y debe ser validad por el supervisor de turno correspondiente.

Procesamiento fondos recibidos

Grabación de los dineros recibidos dentro de los casetes de ATM




Garantizar que todos los dineros recibidos del cajero automático tienen el respectivo registro diario de operaciones del ATM

La falta del registro de operaciones del ATM imposibilitaría la identificación oportuna de diferencias de efectivo o novedades existentes en la operación y en el proceso de reaprovisionamiento del cajero automático lo que permitiría la posibilidad de la manipulación indebida de dineros. Desconocer las causas que ocasionan las diferencias para tomar las medidas correctivas necesarias y no tener evidencia suficiente para comprobarles a los clientes que la diferencia o novedad de dinero, no fue ocasionada por la manipulación indebida de efectivo por parte de los funcionarios de G4S

Todo el efectivo proveniente de los cajeros automáticos debe venir con el registro diario de operaciones del ATM sin excepción alguna. Este documento debe estar en buen estado y debe tener el nombre y la firma del técnico y la fecha en la cual atendió el ATM

Registro de operaciones del ATM




Asegurar que todos los fondos devueltos al centro del efectivo por el aprovisionamiento de cajeros automáticos, sean controlados adecuadamente y fluyan normalmente dentro del área de procesos

Perder el control sobre el dinero sobrante que es llevado por la tripulación desde la ubicación física del ATM hasta las instalaciones del centro de efectivo

El área de procesos es la encargada de verificar que el dinero devuelto del cajero automático este completo y no presente ninguna novedad sin explicación.

Un adecuado proceso de administración de diferencias y novedades de efectivo de ATM, debe contener como mínimo los siguientes elementos: Adecuada segregación de responsabilidades entre el área de procesos que identifica la diferencia, el área que supervisa la ocurrencia de este hecho y el área que aprueba las pautas a seguir como puede ser el cobro del dinero faltante o la aceptación de la pérdida por parte del centro de efectivo.

Sigue…..

Balance fondos devueltos por aprovisionamiento del ATM




Se debe registrar el número del documento donde se presentó la diferencia, el nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.


Las diferencias y novedades de efectivo deben ser informadas oportunamente a los responsables correspondientes y todos los organismos de control que el Grupo ha establecido para tal fin.

Balance fondos devueltos por aprovisionamiento del ATM




Documentar el proceso de traslado de efectivo de ATM entre los diferentes cargos o funcionarios que intervienen en el procesamiento de este dinero

Perder el control sobre el dinero manipulado dentro del centro de efectivo.

Todo el dinero contenido en el casete de ATM que ingrese al centro de efectivo debe quedar registrado en el respectivo documento de orden de servicio o transporte el cual debe ser firmado por la persona de la tripulación del vehículo que lo entrega como la persona que recibe el casete en el centro de efectivo. Así mismo, tanto la persona del centro de efectivo que recibió el casete como la persona del área de procesos que lo recibe, deben firmar y colocar su nombre en el documento de orden de servicio o transporte.

Todos estos documentos deben quedar registrados en el sistema de información del centro de efectivo. Todo el proceso de manipulación del casete de ATM debe ser realizado por el área de procesos en el área correspondiente bajo el sistema de video y audio del área de procesos.

Cualquier diferencia o novedad de efectivo debe ser reportada por el operario de la sala de procesos y debe ser validad por el supervisor de turno correspondiente

Registro de transferencias internas efectivo ATM.



Todos los fondos utilizados para el aprovisionamiento de cajeros automáticos deben haber sido balanceado anteriormente siguiendo la política establecida en el numeral 9.2 de este documento. (Fondos de efectivo en bóveda 9.2 Operaciones)

Perder el control sobre el efectivo de ATM al mezclar el dinero que es recibido y que no tiene el balance correspondiente para identificar las diferencias y el efectivo que esta disponible para cumplir con las solicitudes de dineros para ATM

Todo dinero utilizado para atender órdenes de servicios de ATM debe haber cumplido con la política establecida en el numeral 9.2 de este documento.

Está prohibido el uso de fondos de efectivo para atender órdenes de servicio que no hayan sido correctamente balanceados con anticipación a este proceso el supervisor de turno correspondiente

Utilización de fondos ATM antes del balance



Identificar las diferencias de efectivo ocasionadas por la utilización de fondos ATM antes de que sean adecuadamente balanceados

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo.



Sigue….




Mantener informado a los clientes sobre el monto de las devoluciones de efectivo hechas por sus cajeros automáticos

Los montos procesados por el centro de efectivo pueden no estar de acuerdo con los registros de los clientes.

El centro de efectivo en la sección de ATM debe elaborar un resumen diario de transacciones en cada cajero automático por cliente y debe enviarlo todos los días a las oficinas del cliente vía Internet.

Reportes y conciliaciones

Resumen diario de transacciones ATM para el cliente




Tener evidencia que el proceso de informar al banco con las transacciones diarias de sus cajeros automáticos se esta cumpliendo

Los montos procesados por el centro de efectivo pueden no esta de acuerdo con los registros de los clientes.

El encargado del centro de efectivo debe confirmar con el banco que este reciba el resumen diario de transacciones de los cajeros automáticos de su propiedad. Regularmente, una persona ajena al departamento de operaciones, bien sea del área de finanzas o auditoria, deben confirmar con el banco si hay diferencias con el centro de efectivo que estén pendientes de conciliar.

Reporte confirmado por los clientes




Garantizar que los reportes enviados por el banco por seguimiento a los balances de operaciones de ATM enviados diariamente por el centro de efectivo, son reales.

Los informes de los bancos podrían ser manipulados por el centro de efectivo con el fin de ocultar reclamaciones o diferencias reportadas por el banco

Regularmente, una persona ajena al departamento de operaciones, bien sea del área de finanzas o auditoria, deben confirmar con el banco si hay diferencias con el centro de efectivo que estén pendientes de conciliar.

Por otra parte el área de finanzas o el área de auditoria debe solicitar al banco periódicamente, cada tres meses, un documento donde el banco certifique que no tiene diferencias con el centro de efectivo y que si las hubo estas ya fueron arregladas y que no hay reclamaciones pendientes por los saldos que el centro de efectivo salvaguardo durante ese trimestre

Verificación reportes del banco



Garantizar que la reconciliación de saldos que hace el centro de efectivo con la información suministrada por el banco, es efectuada de manera objetiva sin conocer las cifras de antemano Si el centro de efectivo

conoce el saldo del banco al que debe llegar con anterioridad al elaborar el balance diario de ATM, este trabajo pierde la objetividad y la confiabilidad necesaria

El proceso de conciliación del balance diario de ATM por banco versus los registros del banco debe ser realizado por un área de operaciones diferente al área de procesamiento de ATM, esto con el fin de garantizar objetividad e independencia en la conciliación de los saldos de efectivo físicos que estén en poder del centro de efectivo versus los saldos de los bancos

Proceso de verificación de efectivo ATM “Blind counts”.



Identificar las diferencias de efectivo ocasionadas en la verificación de efectivo de ATM existentes en el centro de efectivo contra los registros del banco.

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo.

El proceso de conciliación del balance diario de ATM por banco versus los registros del banco debe ser realizado por un área de operaciones diferente al área de procesamiento de ATM, esto con el fin de garantizar objetividad e independencia en la conciliación de los saldos de efectivo físicos que estén en poder del centro de efectivo versus los saldos de los bancos.


Sigue…

Diferencias y novedades en el proceso de verificación de efectivo







Diferencias y novedades en el proceso de verificación de efectivo



¡AQUÍ FINALIZAMOS EL ENTRENAMIENTO!

RESUELVA LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 6 Y LA EVALUACIÓN EL LÍNEA

QUITO, 2012



¡¡¡ A PONERLO EN PRÁCTICA !!!

FELICITACIONES POR SU LOGRO

GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM


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