Vyhláška o spolupráci AIESEC s externími organizacemiAIESEC Česká republika

1. Všeobecné ustanovení1.1.Tato vyhláška o spolupráci AIESEC s externími organizacemi AIESEC Česká

republika (dále jen „vyhláška“) upravuje zásady kontaktování, registrovaní a spolupráce s externími organizacemi a spolupráci mezi MC a LC při zajišťování služeb pro skupinu partnerů AIESEC Česká republika a partnerské skupiny jednotlivých poboček.

1.2.Tato vyhláška je závazná pro všechny LC/MC působící v rámci AIESEC Česká republika.

1.3.Ustanovení této vyhlášky se nedotýká Stanov AIESEC Česká republika.1.4.Touto vyhláškou se ruší účinnost předcházející Vyhlášky o spolupráci

AIESEC s externími organizacemi AIESEC Česká republika a všechny další ustanovení, které by s ní byli v rozporu.

2. Definice pojmů2.1 CRM systém se pro potřeby této vyhlášky rozumí internetový registrační

systém spravovaný AIESEC Česká republika na internetové adrese crm.aiesec.cz. Tato vyhláška neupravuje technické fungovaní systému.

2.2 Pro potřeby této vyhlášky se pod pojmem Account Manager rozumí každý uživatel CRM systému, který má přidělené uživatelské jméno a heslo, přičemž se podle úrovně práv rozlišuje:

2.2.1  Člen Exchange teamu2.2.2  Team – leader2.2.3  EB člen2.2.4  MC člen - správce systému (administrátor)

2.3 Každý Account Manager zodpovídá za utajení svého uživatelského jména hesla.

2.4 Account Manager je definovaný jako člen LC/MC zodpovědný za komunikaci se subjekty zapsanými v systému CRM.

2.5 Týmem se rozumí organizační jednotka organizace, která je zodpovědná za komunikaci se subjekty zapsanými v systému CRM, přičemž se rozlišuje:

2.5.1 EB tým – každá pobočka má právě jeden EB tým2.5.2 Exchange tým – tým patřící pobočce, který má právě jednoho

uživatele s úrovní práv team – leader.2.5.3 LC- lokální pobočka2.5.4 MC- národní pobočka2.5.5 VP GIP IC – člen LC zodpovědný za komunikaci s firmami na

pobočce, jak práva a povinnosti nejsou delegované prezidentem pobočky jinému subjektu LC/MC.

2.5.6 CRM Koordinátor – osoba zodpovědná za všeobecnou funkčnost systému CRM v rámci AESEC Česká republika.

3. Všeobecná pravidla uchovávaní záznamů3.1 Za všeobecnou správnost databáze společností zodpovídá VP GIP IC. Za

jednotlivé společnosti, zapsané pod konkrétní osobou, je této osobě daná zodpovědnost delegovaná. Za společnosti nepřiřazené konkrétní osobě zodpovídá VP GIP IC.

3.2 Account Manager LC/MC je povinný před započatou komunikací doplnit širší informace o dané společnosti, jak tak neučinil předcházející Account Manager,

které CRM systém vyžaduje (předmět podnikaní, rok založení společnosti, počet zaměstnanců, roční obrat, exportní informace).

3.3 Account Manager LC/MC je povinný řádně, správně a úplně zaznamenávat průběh komunikace, tak aby záznamy v CRM věrně zobrazovaly skutečný průběh komunikace. Formou komunikace se rozumí osobní schůzka, e-mail, telefonické anebo faxové spojení.

3.4 Account Manager LC/MC je povinný zaznamenávat a uchovávat informace o osobě se kterou komunikuje. Typ informací, které systém vyžaduje, jsou následující: jméno, příjmení, funkce, e-mail, telefonní číslo.

3.5 Account Manager LC/MC je povinný uchovávat a správně rozlišovat typ komunikace:3.5.1 „trash call“ – oslovení společnosti bez komunikace s kompetentní

osobou3.5.2 „first call“ – prví oslovení společnosti, platí i v případě, že společnost

přebral jiný tým a osoba3.5.3 „e-mail“ – e-mailová komunikace 3.5.4 „call“ – telefonická komunikace 3.5.5 „first meeting“ – první osobní schůzka, platí i v případě, že společnost

přebral jiný tým a osoba3.5.6 „business meeting“ – osobní schůzka následující po první schůzce a na

tuto schůzku navazuje.3.5.7 „account manager call/e-mail“ – telefonická nebo e-mailová komunikace

v období po podepsání smlouvy3.5.8 „account manager meeting“ – schůzka v období po podepsání smlouvy3.5.9 „other contact“ – jakákoliv další forma komunikace se společností3.5.10 „Contract“ – jakákoliv písemná forma dohody3.5.11 „resign“ – opakovaný podpis smlouvy se spolupracují společností,

nejpozději však do 1 roku od skončení předchozí spolupráce3.5.12 „event.“ – účast Account Managera na akci pořádané společností

3.6Account Manager LC/MC se zavazuje uchovávat databázi společností aktuální. To znamená aktualizovat databázi nejpozději do pěti pracovních dní od momentu, kdy ke komunikaci nebo jakékoliv změně došlo.

3.7Pokud Account Manager LC/MC řádně nezaznamenává komunikaci se společností (tj. každá komunikace není v systému CRM zaznamenána nejpozději do pěti pracovních dnů od doby, kdy k ní došlo), je LC/MC povinné odvést jednorázovou pokutu 3.000,- Kč do rozvojového fondu.

4. Průběh kontraktu4.1 Před zařazením kontraktu do databáze CRM se Account Manager LC/MC

musí ujistit, že detail společnosti obsahuje požadované informace o předcházející komunikaci, společnosti a kontaktní informace o osobě. Jestliže tomu tak není, je Account Manager LC/MC povinný dané informace doplnit a až následně vytvořit kontrakt.

4.2 Account Manager LC/MC je povinen po podepsání kontraktu uvést v detailu společnosti formu spolupráce, viz. níže:.4.2.1 „TN Taker“4.2.2 „Sponsorship“4.2.3 „In Kind“4.2.4 „Career Days“4.2.5 „Tvojekariera“4.2.6 „Another CR products“

4.2.7 „Talent Development“4.2.8 „Media“4.2.9 „Fundraising“

4.3 Account Manager LC/MC je povinný zařadit kontrakt do databáze CRM nejpozději do pěti pracovních dní od jeho podpisu.

4.4 Account Manager LC/MC je povinný nahrát elektronickou verzi kontraktu do databáze CRM.

4.5 V případě porušení kteréhokoliv bodu z části 4. Je LC/MC povinné odvést 10% z celkové sumy kontraktu MC do rozvojového fondu. (V případě barter dohody se celková suma pokuty počítá z finančního vyjádření dohody.)

5. Povinnosti LC/MC k funkci ACCOUNT MANAGEMENT TASK5.1 Bezprostředně po uzavření kontraktu je Account Manager LC/MC povinný

zařadit do databáze CRM komunikaci typu „Account Management“5.2 Account Manager LC/MC je povinný tuto komunikaci uchovávat aktuální

a nejpozději do tří pracovních dní od uskutečnění dané události, tuto skutečnost zaznamenat, tak jak to CRM systém vyžaduje.

5.3 V případě, že Account Manager LC/MC nedodrží daný postup komunikace, musí uvést do poznámky relevantní důvod.

6. Povinnosti subjektů6.1 VP GIP IC

6.1.1 Kontrolovat stav CRM databáze a v pravidelných dvoutýdenních intervalech informovat pobočku o aktuálním stavu podepsaných kontraktů, zrealizovaných praxí a kontaktovaných společností.

6.1.2 K 1. 4. (v případě MC k 1. 7.) předat databázi LC/MC nástupci s kompletními výsledky a aktuálními zápisy.

6.1.3 Zajistit potřebné vzdělaní pro jednotlivé skupiny na pobočce (Výkonná rada, team - leader, podpůrné pozice) nejpozději do tří týdnů od začátku funkčního období. VP GIP IC je taktéž povinný průběžně informovat CRM koordinátora o stavu vzdělávaní.

6.1.4 VP GIP IC (případně jím pověřený člen LC/MC) má povinnost pravidelně kontrolovat naplánované, realizované a nedokončené úlohy nadefinované jednotlivými členy pobočky.

6.1.5 V případě, že se ve struktuře výkonné rady nenachází VP GIP IC, všechny zodpovědnosti přebírá prezident, případně jím pověřený člen výkonné rady. V takovém případě je prezident povinný oznámit zodpovědnou osobou CRM Koordinátorovi nejpozději do 7 dní od začátku funkčního období.

6.2 CRM Koordinátor6.2.1 Nejpozději do tří týdnů od začátku funkčního období je CRM

Koordinátor povinný představit rozpočet CRM MC a Radě Prezidentů na následující funkční období.

6.2.2 Průběžně kontrolovat stav CRM a v případě potřeby upozornit LC/MC na případné nedostatky.

6.2.3 V případě potřeby zajistit vzdělaní LC/MC.6.2.4 Zajistit všeobecnou funkčnost systému a pravidelně komunikovat se

správcovskou společností.

7. Řešení sporů7.1. LC/MC může začít komunikaci se společností jen v případě, že je zapsaná

v systému CRM pod příslušnou pobočkou, týmem a konkrétním členem pobočky se správnými identifikačními údaji společnosti.

7.2. . Postup při rozhodování o zařazení společnosti jinému LC/MC:7.2.1. V případě, že Account Manager LC/MC chce oslovit společnost patřící

jiné pobočce, nemůže tak učinit ani, když je daná společnost na statusu „free to all“ a není zařazená pod konkrétní osobou. Před přeřazením společnosti jinému subjektu LC/MC je potřebný souhlas VP GIP IC pobočky.

7.2.2. LC/MC, které má zájem navázat spolupráci se společností, která je pod jiným LC/MC musí vyjádřit svůj zájem prostřednictvím funkce „Request“ v systému CRM u dané společnosti, při čemž žádající LC/MC musí vždy uvést relevantní důvod, proč o tuto změnu žádá

7.2.3. Pobočka, které do této chvíle patřila daná společnost, musí nejpozději do 2 týdnů od podání žádosti vyjádřit své stanovisko prostřednictvím funkce „confirm“ nebo „reject“ v systému CRM. Pokud tak neučiní do stanovené doby, společnost automaticky přechází pod žádající LC/MC. Zároveň do doby rozhodnutí o přepsání, případně nepřepsání společnosti nesmí žádná z poboček žádným způsobem společnost kontaktovat.

7.2.4. Pobočka, které do této chvíle patřila daná společnost, má právo odmítnout přepsání společnosti pouze z následujících důvodů: se společností proběhla v posledních 6 měsících komunikace na úrovni „first call“, „call“, „first meeting“ nebo „business meeting“ nebo se jedná o společnost se kterou dané LC/MC uzavřelo v minulosti jakoukoliv spolupráci, ne ovšem více než před 3 lety (tato spolupráce musí být zaznamenána v systému CRM). Rovněž pokud má pobočka, které společnost v systému CRM náleží, v době žádosti od jiné pobočky naplánovanou komunikaci u dané společnosti, pak má tato pobočka právo společnost nepřepsat. Daná komunikace musí být naplánována a musí se uskutečnit v následujícím časovém horizontu:

a) V případě „first call“, „call“, „e-mail“ v následujících 10 dnechb) V případě „first meeting“ nebo „business meeting“ v následujících 30

dnech7.2.5. Pokud je pobočce nově přepsána firma, tak tato pobočka je povinna

danou společnost kontaktovat nejpozději do 10 pracovních dnů.7.2.6. Pokud chtějí s jednou společností navázat spolupráci 2 pobočky ve

stejný čas, pak se pobočky mezi sebou domluví před kontaktováním společnosti, která bude ta, jež bude zodpovědná za navázání spolupráce. Pokud pobočky nedospějí k vzájemné dohodě, pak pobočka, která má kontakt na zodpovědnou osobu výše postavenou v rámci hierarchie společnosti, bude ta, která bude zodpovědná za navázání spolupráce

7.2.7. Pokud je LC/MC X kontaktováno společností (nebo její dceřinou společností), která je již partnerem jiného LC/MC Y, potom může LC/MC X pokračovat v navazování spolupráce se společností pouze po svolení LC/MC Y. Toto by mělo být umožněno, vzhledem k tomu, že společnost hledá produkty a následné služby, kterých se jí nedostává ze současného partnerství. LC/MC Y je povinno vyjádřit své stanovisko nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne doručení žádosti. V případě, že tak neučiní, je LC/MC X oprávněno pokračovat v komunikaci s danou společností

(dceřinou společností). LC/MC Y musí být ovšem neustále informováno o průběhu komunikace mezi společností a LC/MC X.

7.2.8. Před konečným uzavřením nové spolupráce se LC/MC X a LC/MC Y dohodnou na finančním vyrovnání plynoucí z dané spolupráce a zodpovědnosti za budoucí komunikaci a rozvoj tohoto partnerství. Rozlišují se následující možnosti:

7.2.8.1. V případě partnerství výměnných programů:c) V případě, že pobočka X podepíše partnerství výměnných programů

v jiném městě a vyžaduje tak pomoc s Exchange Delivery pobočky Y, postup je následující: první kontrakt - Paušální náhrada nákladů spojených se zařazením společnosti do interní databáze AIESEC a číslo realizace jdou pobočce X, Provize za zprostředkování praktikanta pobočce Y s tím, že po realizaci firma automaticky přechází pod pobočku Y, která bude zodpovědná za Account Management společnosti. Tedy každý další kontrakt - peníze i veškeré výsledky jdou pobočce Y.

d) Pokud má firma pobočky v různých městech ČR, první kontrakt se řeší tak, že pobočce X (vlastník firmy v CRM) náleží Paušální náhrada nákladů spojených se zařazením společnosti do interní databáze AIESEC a číslo realizace. Provize za zprostředkování praktikanta náleží vždy pobočce, která vyřizuje Exchange Delivery. Po první realizaci firma automaticky spadá pod centrálu, která jako jediná dělá Account Management. Pokud se podepíše další partnerství výměnných programů v různých městech, jdou pobočce, která vlastní v CRM centrálu, peníze pouze za raise. Po první realizaci Paušální náhrada nákladů spojených se zařazením společnosti do interní databáze AIESEC vlastnické pobočce, Provize za zprostředkování praktikanta a číslo realizace vždy pobočce, která vyřizuje Exchange Delivery.

7.2.8.2. V případě jakýchkoliv dalších partnerství je doporučené vyrovnání 50:50.

7.2.9. Veškeré entity, kterých se partnerství jakýmkoliv způsobem dotýká, jsou povinny umožnit přístup ke všem relevantním informacím týkajících se daného partnerství.

7.2.10. Řešení sporů v případě nenalezení vzájemného řešení mezi jednotlivými entitami:

a) Pokud se dvě a více LC nejsou schopné dohodnout na vzájemné spolupráci, rozhoduje o příslušnosti společnosti k pobočce MC VP GIP IC nebo jiná osoba z MC zodpovědná za CRM

b) V případě, že spor probíhá mezi MC a LC rozhoduje o výsledku sporu Kontrolní komise

7.2.11. Sankce za porušení:a) V případě porušení článků 7.2.1., 7.2.3., 7.2.4., 7.2.5. a 7.2.9. je

daná pobočka povinná odvést jednorázovou pokutu 3.000,- Kč do rozvojového fondu.

b) Pokud LC/MC X dle článku 7.2.7. pokračuje v komunikaci se společností i přes výslovný zákaz LC/MC Y, LC/MC X je povinno odvést jednorázovou pokutu 5.000,- Kč LC/MC Y. V případě, že došlo k uzavření spolupráce mezi LC/MC X a společností, je LC/MC X povinno odvést 60 % z celkové sumy kontraktu LC/MC Y. (V

případě barter dohody se celková suma pokuty počítá z finančního vyjádření dohody.)

7.3.Pokud chce LC/MC X kontaktovat fyzickou osobu spojenou s generováním příjmu jiného LC/MC Y, pak by tak neměla učinit bez svolení LC/MC Y. Pokud chce LC/MC X kontaktovat svého vlastního Alumni, který vykonává pracovní poměr ve společnosti patřící pod LC/MC Y, smí tak učinit, nicméně LC/MC Y by mělo o této skutečnosti být informováno. Individuální dar od daného Alumni smí být učiněn bez jakýchkoliv omezení, nicméně jakákoliv forma spolupráce mezi LC/MC X a danou společností nesmí být učiněna bez předchozího souhlasu LC/MC Y.

7.4.V případě, že společnost změní identifikační číslo, anebo je vlastněná jinou společností (to znamená, vzniká mateřská a dceřiná společnost) a tato společnost pod tímto identifikačním číslem bude zapsaná a následně kontaktovaná jinou pobočkou, situaci bude řešit Kontrolní komise. Poškozená pobočka má nárok na vrácení společnosti.

7.5. V případě situací, které nebyly projednané v této dohodě, rozhoduje o řešení sporů Kontrolní komise. Po zažádání LC/MC o řešení situace Kontrolní komisí, je Kontrolní komise povinná do 7 pracovních dní vydat rozhodnutí. Kontrolní komise je složená z následujících subjektů:

7.5.1.  CRM Koordinátor7.5.2. MC VP GIP IC (eventuálně jiný člen MC, a to jen v případě, když není

předmětem sporu společnost patřící MC)7.5.3.  Zástupce z řad LCP (o konkrétní osobě se rozhodne losem)7.5.4.  Dva zástupci z řad VPs (o konkrétních osobách se rozhodne losem)

7.6. Složení Kontrolní komise nepřipouští nadpoloviční většinu účasti subjektů z jedné pobočky.

8. Spolupráce se společnostmi z oblasti tabákového průmyslu, zbrojního průmyslu a společnostmi s ilegálními aktivitami.

8.1. V souladu se Stanovami AIESEC International MC, žádné LC ani jakýkoliv subjekt působící na základě Stanov AIESEC Česká republika nesmí spolupracovat s jakoukoliv společností zabývající se výrobou, zpracováváním anebo obchodní činností s tabákovými výrobky a zbraněmi, dále potom se společnostmi, které vyvíjejí anebo jsou zapojené do aktivit, které jsou v rozporu s právním pořádkem České republiky.

8.2. Spoluprací se v tomto případě rozumí partnerství, finanční a jakákoliv jiná podpora AIESEC, účast na jakýchkoliv vzdělávacích a jiných konferencích AIESEC, prezentace v jakýchkoliv publikacích anebo materiálech AIESEC, zapojení do výměnného programu anebo do jakéhokoliv projektu anebo aktivity organizovaných AIESEC.

9. Spolupráce MC a LC při poskytovaní služeb partnerům MC a LC9.1.LC jsou povinné v rámci svých možností napomáhat MC při plnění smluvních

závazků, které MC má vůči svým partnerům a zároveň MC je povinné v rámci svých možností napomáhat LC při plnění smluvních závazků, které LC mají vůči svým partnerům. Finální forma spolupráce MC a LC musí být realizovaná písemnou dohodou a musí být uzavřená nejpozději do druhé Rady prezidentů funkčního období MC. V případě, že se obě strany nedohodnou na této dohodě, potom Rada prezidentů stanoví podmínky dohody mezi oběma stranami. Tato dohoda potom bude pro obě strany závazná.

9.2. Jak způsobí LC svým jednáním nemožnost plnění závazků MC vůči svým partnerům, je povinné uhradit takto vzniknutou škodu MC v plné výši, a to do čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy ze strany MC.

9.3. Jak způsobí MC svým jednáním nemožnost plnění závazků LC vůči svým partnerům, je povinné uhradit takto vzniknutou škodu LC v plné výši, a to do čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy ze strany LC.

9.4.Škoda vzniká, jestliže je LC/MC povinné poskytnout svému partnerovi slevu ze smluvené částky anebo jiné služby z důvodu nemožnosti plnění závazků způsobených jiným LC/MC. Výše škody se v případě poskytnuté slevy rozumí tato výše slevy. V případě poskytnutí jiné služby se rozumí výše škody její hodnota, za kterou ji poškozené LC/MC poskytuje jiným partnerům.

9.5.Obviněný a poškozený má právo požadovat rozřešení případného sporu Kontrolní komisí.