criterios para otorgar reconocimientos a las unidades de la universidad de puerto rico
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR. CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO. 3 de agosto de 2006. INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. No asistencia del funcionario principal a la orientación (-5 puntos). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
3 de agosto de 2006
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
CRITERIOS PARA OTORGAR CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS RECONOCIMIENTOS A LAS
UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO DE PUERTO RICO
Contraloría a sus órdenes...
INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
No asistencia del funcionario principal a la orientación (-5 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-31 del 30 de junio de 2006) (-2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
SISTEMA DE CONTABILIDAD
La contabilidad de las cuentas y de los fondos de la entidad esté al día (4 puntos)
Práctica a considerar: Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,
según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico
Reglamento de Finanzas aprobado el 28 de diciembre de 1984
Contraloría a sus órdenes...
CONCILIACIONES BANCARIAS
Las conciliaciones de las cuentas bancarias están al 31 de diciembre (4 puntos)
Las conciliaciones bancarias están correctas aritméticamente (3 puntos)
Las cuentas bancarias no reflejan sobregiros bancarios (3 puntos)
Se detallan las diferencias encontradas en las conciliaciones bancarias con información suficiente que permita verificar el origen de las mismas (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS
Prácticas a considerar:Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,
según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico
Reglamento de Pagadores aprobado el 13 de abril de 2000
Contraloría a sus órdenes...
DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES
La unidad no tiene deudas con las siguientes entidades gubernamentales o, de tenerlas, tiene un plan de pagos aprobado y cumple con los términos del mismo:
Contraloría a sus órdenes...
Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES
AAA (2 puntos) DTRH (2 puntos) Administración de los Sistemas de Retiro de los
Empleados de la UPR (2 puntos) Departamento de Hacienda (2 puntos) AEE (2 puntos) Seguro Social Federal (2 puntos) Corporación del Fondo del Seguro del Estado
(2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES
Prácticas a considerar:Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966,
según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico
Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, según enmendada, Código de Rentas Internas
Contraloría a sus órdenes...
PLAN ESTRATÉGICO
La unidad tiene preparado un Plan Estratégico que incluya: (2 puntos)
calendario de actividades nombre y puesto del funcionario
responsable de cada estrategia a desarrollar
Se preparó un informe de evaluación sobre el nivel de cumplimiento con el Plan Estratégico (1 punto)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. PLAN ESTRATÉGICO
Práctica a considerar:Carta Circular OC-98-09 del 14 de
abril de 1998, Diez Principios para lograr una Administraçión Pública de Excelencia, emitida por la OCPR
Contraloría a sus órdenes...
LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41
Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal designó por escrito a:un funcionario o empleado con el deber de
efectuar las notificaciones de los casos sobre irregularidades relacionados con fondos o bienes públicos (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41
El funcionario principal sometió a la OCPR al cierre del año fiscal, no más tarde del 30 de agosto, una certificación (OC-FSA-169) de que: (3 puntos)Han cumplido con las disposiciones del
Reglamento Núm. 41Han notificado las irregularidades en la
administración de la propiedad y los fondos públicos durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley Núm. 96
Contraloría a sus órdenes...
LEY NÚM. 18 yREGLAMENTO NÚM. 33
El ejecutivo principal: (2 puntos)designó por escrito a un funcionario o
empleado la responsabilidad de mantener el registro de contratos y
el cual tomó el adiestramiento ofrecido por la OCPR para el uso del programa del registro de contratos(Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005)
Contraloría a sus órdenes...
LEY NÚM. 18 yREGLAMENTO NÚM. 33
El funcionario principal sometió a la OCPR, no más tarde del 31 de agosto, una certificación (OC-FSA-168) de que: (3 puntos)
Han cumplido con las disposiciones del Reglamento Núm. 33
Han sometido copia de los contratos otorgados en el año fiscal objeto de cierre
Contraloría a sus órdenes...
PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC)
La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la OCPR (2 puntos)
La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la Oficina de Auditoría Interna (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. PAC
Prácticas a Considerar:Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de
junio de 1998, emitido por el GobernadorReglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998,
emitido por la OCPRCarta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de
1998, emitida por la OCPRCarta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero
de 2005, emitida por la OCPR
Contraloría a sus órdenes...
SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS
Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal:Nombró a un funcionario o empleado con las
funciones de Administrador de Documentos autorizado por el Administrador de la ASG (2 puntos)
Estableció un programa de documentos que provee controles efectivos en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso y disposición de los documentos activos e inactivos (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS
Prácticas a considerar:Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según
enmendada Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988,
Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado emitido por el Departamento de Hacienda
Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado emitido por la ASG
Contraloría a sus órdenes...
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Se promulgaron normas y procedimientos escritos para reglamentar el uso del equipo computarizado (2 puntos)
Se mantienen al día los datos, de manera que los archivos maestros cumplen con los requisitos de integridad (1 punto)
Se grabaron en las microcomputadoras pantallas con advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva su uso impropio (1 punto)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
La computadora principal se encuentra en un salón con acceso controlado, con acondicionador de aire, equipo apropiado para detectar y extinguir incendios y libre de posibles inundaciones (1 punto)
Las contraseñas de acceso son individuales y confidenciales (1 punto)
Las copias de reserva (backups) son producidas al menos diariamente (1 punto)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Las copias de reserva son mantenidas en lugares seguros fuera de los predios del edificio donde está la computadora (1 punto)
Se aprobó un Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (1 punto)
Contraloría a sus órdenes...
Prácticas a considerar:Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo
de 1998 emitida por la OCPRCarta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre
de 2004 emitida por la OGPFolleto titulado “Las Mejores Prácticas para la
Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información”
Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre de 2005 emitida por la OCPR
Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Contraloría a sus órdenes...
DEMANDAS CIVILESSe mantienen expedientes completos y
actualizados de todas las demandas radicadas en contra de la unidad o incoadas por ésta(2 puntos)
Se mantiene un registro de todas las demandas radicadas en contra de la unidad durante el año fiscal, en el que se incluya el tribunal en que se radicó, el número de caso, el nombre del demandante, el tipo de demanda, la cuantía, la fecha de la demanda y de la sentencia y cuantía de la sentencia (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS
PERMANENTES Se mantiene un registro de las subastas formales
celebradas durante el año fiscal, en el que se incluya la descripción de la subasta, el número de la subasta, licitaciones, ofertas, y licitador y oferta favorecida (2 puntos)
Se mantiene un registro de las compras de bienes y servicios y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, durante el año fiscal, en el que se incluya los licitadores y las ofertas presentadas y las adjudicadas (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Cont. REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS PERMANENTES
Se mantiene un registro de las obras de construcción o mejoras permanentes durante el año fiscal, en el que se incluya el nombre del contratista, la descripción del proyecto, el importe, las órdenes de cambio, la procedencia de los fondos, la fecha de comienzo y de terminación del proyecto (2 puntos)
Contraloría a sus órdenes...
Contacto con la OCPRJosé R. Hernández VargasGerente de Auditorías, División de CPTel. (787) 777-6080 ext. 295
Brunilda Sánchez CentenoGerente de Auditorías, División de CPTel. (787) 777-6080 ext. 296
PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069
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