creado por ing. william guillermo guerrero silva

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CREADO POR ING. WILLIAM GUILLERMO GUERRERO SILVA |

Contenido

Quitar Duplicados ................................................................................................................................ 2

Validacion de Datos. ............................................................................................................................ 4

Ordenar Datos. .................................................................................................................................... 9

Buscar y Reemplazar Datos. .............................................................................................................. 11

Funciones en Excel. ........................................................................................................................... 13

Funciones de Fecha y Hora ........................................................................................................... 13

Funciones de Texto ....................................................................................................................... 14

Funciones matemáticas y trigonométricas ................................................................................... 16

Gráficos en Excel ............................................................................................................................... 18

Tablas en Excel .................................................................................................................................. 21

Ejercicio Práctico ............................................................................................................................... 25

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Quitar Duplicados

Tenemos los siguientes datos en una hoja de Excel

Seleccionamos una columna en A o en B y nos dirigimos al menú de datos

En el momento de dar clic, se nos despliega la ventana

Al dar clic en aceptar nos muestra los un mensaje indicando que se eliminó un registro duplicado

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Validacion de Datos.

Para validar los datos que ingresemos en una celda, fila o columna; Excel nos brinda una función

que nos permite realizar validaciones de diferente tipo según la necesidad.

En el siguiente ejemplo vamos a validar en una columna que solo se puedan ingresar número del 1

al 10.

Seleccionamos la columna y nos dirigimos al menú datos, validar datos

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Al dar clic nos aparece una ventana de dialogo con las siguientes opciones.

Pestaña Configuración.

Esta pestaña se indica que valores se permiten ingresar a la celda, para este ejemplo se indicó

que solo permita ingresar números enteros entre 1 y 10.

Las otras dos pestañas sirven para configurar el mensaje de entrada de datos y el de error en caso

de que el usuario ingrese un dato o valor invalido.

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Clic en aceptar y ya se puede revisar la validación en las celdas seleccionada

Al seleccionar una celda de la columna G, que para nuestro ejemplo fue a la que se le hizo la

validación, aparece un mensaje indicándonos que esa celda tiene una validación de datos.

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De igual forma si se ingresa un valor por fuera del rango nos aparece el mensaje de error que

previamente configuramos

De igual manera podemos validar datos ya ingresados, para ello seleccionamos la fila con los datos

y hacemos la validación de igual forma como lo hicimos en el ejercicio anterior

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A parte de eso podemos decirle a Excel que nos muestre los datos que no cumplan con la

validación

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Ordenar Datos.

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta

ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por

diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar

y, desde la pestaña Datos, usar los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la

ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar

sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos

rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo,

nos aparece el cuadro de diálogo siguiente donde podemos seleccionar los campos por los que

queremos ordenar. Vamos a ordenar los nombres utilizados en el ejercicio 1.

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Seleccionamos alguna celda dentro de los valores que vamos a ordenar y nos dirigimos al menú de

datos y damos clic en el botón ordenar

Acá nos muestra una ventana con diferentes opciones, para el ejercicio vamos a ordenar por

apellido y luego por nombre en el caso en que se identifiquen personas con el mismo apellido.

Este sería el primer criterio para ordenar, para agregar el criterio de ordenar por nombre damos clic

en el botón agregar nivel y agregamos el criterio.

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Luego de dar clic en aceptar se puede ver como Excel ordeno los datos según los criterios que

establecimos.

Buscar y Reemplazar Datos.

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar un dato

concreto en el libro. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La

encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

Buscar... (Teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas

encontrar.

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Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el

valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en

la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas,

sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la

localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un

conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en

cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir

dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas

con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón

Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un

valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede

referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en

formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para

destacarlos.

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La opción Ir a... (Teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene

frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que

se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible

que nos interese utilizar esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional,

Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas

que contengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del

documento, por ejemplo.

Funciones en Excel.

En esta sección vamos a ver otras formular además de las vistas en clases anteriores.

Funciones de Fecha y Hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al

tratamiento de fechas y horas.

Función Ahora ()

Esta función nos devuelve la fecha actual.

Función DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; método)

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días

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Funciones de Texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel

también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Función CONCATENAR(texto1; texto2; ...; textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta

función es de utilidad cuando tenemos texto como puede ser el nombre completo de una persona

pero dividido en distintas celdas y, en alguna ocasión, queremos fundir el nombre completo en

una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR ("Antonio ";"Gutiérrez ";"Fernández “) devuelve Antonio Gutiérrez

Fernández

Función DERECHA(texto; núm_de_caracteres)

Devuelve, de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde

el final del texto.

Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve "ien Excel..."

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Función ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la

posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y

minúsculas y no admite caracteres comodín.

Función EXTRAE(texto; posicion_inicial; núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial.

Función LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir, su longitud.

Función MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MAYUSC ("conviérteme a mayúscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA"

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Función MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minúscula"

Función NOMPROPIO(texto)

Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la palabra a

minúsculas.

Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel Ramiro"

Funciones matemáticas y trigonométricas

Función ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el mísmo número pero con signo positivo.

Ejemplo: =ABS(-34) devuelve 34

Función ALEATORIO()

Devuelve un número entre 0 y 1.

Ejemplo: =ALEATORIO() devuelve 0,345511245

Función COMBINAT(número;tamaño)

Devuelve el número de combinaciones posibles de un determinado tamaño a partir de un número

determinado de elementos.

Ejemplo: Tenemos una clase de 20 alumnos y queremos formar parejas (tamaño 2), vamos a ver

cuántas combinaciones de parejas nos saldrían. Escribimos =COMBINAT(20;2) en la celda A5 y nos

da como resultado 190, quiere decir esto que podemos hacer 190 combinaciones de parejas

distintas.

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Función COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo.

Ejemplo: =COS(0) devuelve 1

Función ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Ejemplo: =ENTERO(10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO(-8.42) devuelve -9

Función EXP(número)

Realiza el cálculo de elevar e (la base del logarítmo neperiano, e = 2.718) a la potencia de un

número determinado.

Ejemplo: =EXP(1) devuelve 2,718281828

Función FACT(número)

Devuelve el factorial de un número.

Ejemplo. =FACT(5) devuelve 120 --> 1*2*3*4*5.

Función NUMERO.ROMANO(número,forma)

Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano. El parámetro forma indica el

estilo de simplificación de la conversión.

El parámetro forma puede tener los siguientes valores.

0 u omitido - Clásico

1 - Más conciso

2 - Más conciso

3 - Más conciso

4 - Simplificado

VERDADERO - Clásico

FALSO – Simplificado

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Ejemplo: =NUMERO.ROMANO(2049;0) devuelve MMXLIX pero si escribimos

=NUMERO.ROMANO(2049;4) devuelve MMIL

Función PI()

Devuelve el valor de la constante pi con 15 dígitos de precisión.

Ejemplo: =PI () devuelve 3,141592654

Función POTENCIA (número; potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.

Ejemplo: =POTENCIA (2; 5) devuelve 32

Función PRODUCTO (número1; número2;...)

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.

Ejemplo: =PRODUCTO (20; 4) devuelve 80

Función RAIZ (número)

Devuelve la raíz cuadrada del número indicado.

Ejemplo: =RAIZ (25) devuelve 5

Función RESIDUO (número; núm_divisor)

Devuelve el resto de la división.

Ejemplo: =RESIDUO (26; 5) devuelve 1

Gráficos en Excel

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Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos

que se encuentra en la pestaña Insertar

Es recomendable tener el rango de celdas que participaran en la creación del gráfico.

Al dar clic en insertar grafico Excel nos muestra la siguiente ventana donde podemos elegir el tipo

de grafico que queremos insertar

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Para este ejemplo vamos a seleccionar columnas.

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Con las diferentes opciones de diseño se pueden crear gráficos visualmente mejores, todo esto

con lo que nos ofrece Excel

Tablas en Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila

contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los

datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De hecho, también se denominan listas de

base de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer como máximo

una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie de

operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:

- Ordenar los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

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- Aplicar formatos a todos los datos.

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la

casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

- Hacemos clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la

pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

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Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

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Así mismo también podemos filtrar los valores de las tablas

Resaltar los valores duplicados

Esto se logra sencillamente seleccionando los datos o la tabla en la que queremos encontrar los

valores duplicados, nos vamos a la sección formato condicional/resaltar reglas de celdas/duplicar

valores

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Ejercicio Práctico

Con cada uno de los temas vistos, organizar un documento en Excel donde implementa cada una de

las funcionalidades explicadas.

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