creaciÓn de lineamientos para la gestiÓn proyectos de

CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE

INVERSIÓN

DIANA CAROLINA BARRERA ARIZA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2020

LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 2

CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE

INVERSIÓN

DIANA CAROLINA BARRERA

Trabajo de grado para obtener el título de

Especialista en Gerencia de Proyectos

Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C SEGUNDO SEMESTRE - 2020


Dedicatoria

Quiero dedicar el presente documento a la Universidad Piloto de Colombia, quien

además de darme la oportunidad de hacer parte de su equipo de trabajo, me apoyó en el

proceso de formación como Especialista en Gerencia de Proyectos, dedicarle a Juan

Martín, mi hijo el resultado de éste proyecto, él es quién me motiva a mejorar como

profesional y así poder brindarle un mejor futuro, y así más adelante se sienta orgulloso

de mi, a mi esposo por todo su apoyo y motivación, a mis padres por estar conmigo en

todo momento. A mi hijo, mi esposo y mis papás por tanto amor, que me impulsa a seguir

adelante.


Agradecimientos

Agradezco antes que nada a Dios por darme salud, a mi hijo por ser mi motor y a la

vida por haberme permitido después de 10 años estudiar de nuevo.

A la Dra. Ana María Loboguerrero por haberme facilitado y apoyado para poder

formarme como Especialista en Gerencia de Proyectos que con seguridad aportará para

el mejoramiento de las labores que hoy en día desarrollo para la Universidad Piloto de

Colombia.


Tabla de contenido

Dedicatoria ................................................................................................................ 3

Agradecimientos ....................................................................................................... 4

Índice de tablas ....................................................................................................... 11

Índice de figuras ..................................................................................................... 13

Resumen ................................................................................................................ 15

Palabras clave ........................................................................................................ 16

Abstract ................................................................................................................... 17

Introducción ............................................................................................................ 18

Objetivos ................................................................................................................. 19

Objetivo General ................................................................................................. 19

1. Antecedentes organizacionales ........................................................................ 20

1.1. Descripción de la organización ejecutora .................................................. 20

1.2. Objetivos estratégicos ................................................................................ 21

1.3. Misión, visión y declaración de principios. ................................................. 21

1.4. Mapa estratégico. ...................................................................................... 23

1.5. Cadena de valor. ........................................................................................ 24

1.6. Estructura organizacional. ......................................................................... 25

2. Evaluación del proyecto a través de la Metodología del Marco Lógico ............ 26

2.1. Descripción del problema o necesidad ...................................................... 26

2.2. Árbol de problemas. ................................................................................... 27

2.3. Árbol de objetivos. ..................................................................................... 28

2.4. Árbol de acciones ...................................................................................... 29

2.5. Determinación de alternativas.................................................................... 30


2.6. Evaluación de alternativas. ........................................................................ 31

2.7. Descripción de alternativa seleccionada. ................................................... 31

3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado ......................................... 32

3.1. Tipos y métodos de investigación .............................................................. 32

3.1.1. El tipo de investigación ........................................................................ 32

3.1.2. Métodos de investigación .................................................................... 33

3.2. Herramientas para la recolección de información ...................................... 34

3.3. Fuentes de información ............................................................................. 34

4. Estudio técnico ................................................................................................. 36

4.1. Diseño conceptual de la solución. .............................................................. 36

4.2. Análisis y descripción del proceso. ............................................................ 37

4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto. ..................................... 38

4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto. ......................................... 38

5. Estudio de mercado .......................................................................................... 39

5.1. Población ................................................................................................... 39

5.2. Dimensionamiento de la demanda. ............................................................ 40

5.3. Dimensionamiento de la oferta. ................................................................. 40

6. Estudio de viabilidad financiera ........................................................................ 42

6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ........................................ 42

6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.............. 42

6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad ........................... 42

6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación ........................... 46

6.5. Tablas de amortización y/o capitalización .................................................. 46

6.6. Flujo de caja............................................................................................... 46


6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores ......................................... 48

7. Estudio ambiental y social ................................................................................ 49

7.1. Análisis y categorización de riesgos .......................................................... 49

7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto ........................................ 51

7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE) ................................................ 56

8. Gestión de la integración del proyecto ............................................................. 59

8.1. Acta de constitución de proyecto ............................................................... 59

8.2. Registro de supuestos y restricciones ....................................................... 59

8.3. Plan de gestión de beneficios .................................................................... 59

8.4. Plan de gestión de cambios ....................................................................... 61

9. Gestión de los interesados del proyecto ........................................................... 63

9.1. Registro de los interesados ....................................................................... 63

9.2. Plan de involucramiento de los interesados ............................................... 63

10. Gestión del alcance del proyecto .................................................................. 68

10.1. Plan de gestión del alcance .................................................................... 68

10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos ............................................. 69

10.3. Enunciado del alcance ............................................................................ 69

10.3.1. Enunciado del alcance. ..................................................................... 69

10.3.2. Descripción del producto. .................................................................. 69

10.3.3. Entregables del producto ................................................................... 69

10.3.4. Entregables del proyecto ................................................................... 70

10.3.5. Criterios de aceptación del proyecto ................................................. 70

10.3.6. Exclusiones ....................................................................................... 70

10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ................................... 71


10.5. Diccionario de la EDT ............................................................................. 72

11. Gestión del cronograma ................................................................................ 75

11.1. Plan de Gestión del Cronograma ........................................................... 75

11.2. Listado de actividades con análisis PERT .............................................. 76

11.3. Diagrama de red del proyecto ................................................................ 78

11.4. Línea base del cronograma .................................................................... 83

11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas .................................. 85

12. Gestión de costos del proyecto ..................................................................... 86

12.1. Plan de gestión de costos ....................................................................... 86

12.2. Estimación de costos en MS Project ...................................................... 87

12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto ...................... 87

13. Gestión de Recursos del Proyecto ................................................................ 89

13.1. Plan de gestión de recursos ................................................................... 89

13.2. Estimación de los recursos ..................................................................... 89

13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe) .......................................... 91

13.4. Asignación de recursos .......................................................................... 92

13.5. Calendario de recursos ........................................................................... 93

13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo .......................................... 94

14. Gestión de comunicaciones del proyecto ...................................................... 98

14.1. Plan de gestión de las comunicaciones .................................................. 98

14.1.1. Canales de comunicaciones .............................................................. 98

14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones ................................ 98

14.1.3. Diagrama de flujo .............................................................................. 99

14.1.4. Matriz de comunicaciones ............................................................... 100


14.1.5. Estrategias de comunicaciones ....................................................... 103

15. Gestión de la calidad del proyecto .............................................................. 104

15.1. Plan de gestión de la calidad ................................................................ 104

15.2. Métrica de calidad................................................................................. 105

15.3. Documentos de prueba y evaluación.................................................... 105

15.4. Entregables verificados ........................................................................ 105

16. Gestión de riesgos del proyecto .................................................................. 106

16.1. Plan de gestión de riesgos ................................................................... 106

16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual).......................... 109

16.3. Matriz de riesgos .................................................................................. 112

17. Gestión de adquisiciones del proyecto ........................................................ 113

17.1. Plan de gestión de las adquisiciones .................................................... 113

17.2. Matriz de las adquisiciones ................................................................... 115

17.3. Cronograma de compras ...................................................................... 116

18. Gestión de valor ganado ............................................................................. 118

18.1. Indicadores de medición del desempeño ............................................. 118

18.2. Análisis de valor ganado y curva S ....................................................... 118

19. Informa de avance de proyecto ................................................................... 125

Conclusiones ........................................................................................................ 126

Recomendaciones ................................................................................................ 128

Bibliografía ............................................................................................................ 129

Apéndice ............................................................................................................... 131

Anexo A. Acta de reuniones .............................................................................. 131

Anexo B. Encuesta recolección de información ................................................ 132


Anexo C. Análisis PESTEL ............................................................................... 134

Anexo D. Análisis RAM ..................................................................................... 136

Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto ........................................ 137

Anexo F. Acta de constitución de proyecto. ...................................................... 139

Anexo G. Plan de Gestión de Cambios ............................................................. 142

Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos ................................................... 147

Anexo I. Las métricas del proyecto ................................................................... 149

Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto .................................................. 151


Índice de tablas

Tabla 1 Determinación de alternativas.................................................................... 30

Tabla 2 Evaluación de alternativas ......................................................................... 31

Tabla 3 Requerimientos para el desarrollo del proyecto ......................................... 38

Tabla 4 Costos de recurso humano del proyecto ................................................... 43

Tabla 5 Comparación de costos por procesos ........................................................ 44

Tabla 6 Resumen de costos por proceso actual vs mejorado ................................ 45

Tabla 7 Flujo de caja del proyecto .......................................................................... 47

Tabla 8 Calculo huella de carbono electricidad - etapa de diagnostico .................. 54

Tabla 9 Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación ................. 55

Tabla 10 Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación ................... 55

Tabla 11 Resultados huella de carbono.................................................................. 55

Tabla 12 Indicadores de desempeño ...................................................................... 58

Tabla 13 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1 .............................................. 60



Tabla 16 Criterios de evaluación poder/interés ....................................................... 64

Tabla 17 Definición de poder interés de interesados .............................................. 64

Tabla 18 Matriz de necesidades y expectativas ..................................................... 66

Tabla 19 Matriz de estrategias ................................................................................ 67

Tabla 20 Diccionario EDT 1.1.1 .............................................................................. 72










Tabla 29 Actividades – PERT ................................................................................. 77

Tabla 30 Ruta crítica ............................................................................................... 80

Tabla 31 Varianza actividades ruta crítica .............................................................. 81

Tabla 32 Costos de recursos .................................................................................. 86

Tabla 33 Estimación de recursos ............................................................................ 90

Tabla 34 Capacitaciones del Equipo de Trabajo .................................................... 94

Tabla 35 Capacitación sobre el Proyecto ya ejecutado .......................................... 95

Tabla 36 Abreviaturas partes interesadas .............................................................. 98

Tabla 37 Plan de gestión de riesgos ..................................................................... 107

Tabla 38 análisis de la tolerancia al riesgo ........................................................... 108

Tabla 39 Matriz de Amenazas .............................................................................. 109

Tabla 40 Matriz de oportunidades ........................................................................ 110

Tabla 41 Matriz de las adquisiciones .................................................................... 115

Tabla 42 Interpretación de los datos ..................................................................... 121

Tabla 43 Interpretación de los datos ..................................................................... 124


Índice de figuras

Figura 1 Reseña Histórica ..................................................................................... 21

Figura 2 Mapa Estratégico ..................................................................................... 23

Figura 3 Cadena de valor ...................................................................................... 24

Figura 4 Organigrama Corporación Universidad Piloto de Colombia .................... 25

Figura 5 Organigrama Académico de la Universidad Piloto de Colombia.............. 25

Figura 6 Árbol de problemas .................................................................................. 27

Figura 7 Árbol de objetivos .................................................................................... 28

Figura 8 Árbol de acciones .................................................................................... 29

Figura 9 Análisis y descripción del proceso ........................................................... 37

Figura 10 Población administrativa 2014 -1 a 2019 -2 ........................................... 39

Figura 11 Población docentes 2014-1 a 2019-2 .................................................... 39

Figura 12 Número de proyectos de inversión por año 2013 – 2019 ...................... 45

Figura 13 Matriz categorización de riesgos ........................................................... 50

Figura 14 Ecobalance del proyecto ....................................................................... 51

Figura 15 Insumos y equipos de proyecto ............................................................. 52

Figura 16 Proceso general para solicitud y análisis de cambios ............................ 61

Figura 17 Poder interés ......................................................................................... 65

Figura 18 Matriz poder/interés ............................................................................... 65

Figura 19 EDT ....................................................................................................... 71

Figura 20 Diagrama de Red parte 1 ...................................................................... 79

Figura 21 Diagrama de Red parte 2 ...................................................................... 79

Figura 22 Holgura .................................................................................................. 80

Figura 23 Probabilidad con ruta critica................................................................... 81


Figura 24 Cronograma de proyecto ....................................................................... 84

Figura 25 Estimación de costos ............................................................................. 87

Figura 26 Estimación ascendente y determinación del presupuesto ..................... 88

Figura 27 Estructura de desglose de recursos ...................................................... 91

Figura 28 Asignación de recursos ......................................................................... 92

Figura 29 Calendario de recursos .......................................................................... 93

Figura 30 Sistema de información del proyecto ..................................................... 99

Figura 31 Diagrama de flujo ................................................................................... 99

Figura 32 Matriz de comunicaciones ................................................................... 102

Figura 33 Formato de prueba y evaluación ......................................................... 105

Figura 34 Matriz de Probabilidad e Impacto y Acciones para Amenazas y

Oportunidades ............................................................................................................. 111

Figura 35 Matriz de riesgos ................................................................................. 112

Figura 36 EDT adquisiciones .............................................................................. 113

Figura 37 Cronograma de proyecto ..................................................................... 117

Figura 38 Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] ............................................ 119

Figura 39 Cursa S Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] .............................. 120

Figura 40 Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020] .................................................... 122

Figura 41 Seguimiento [10/10/2020] .................................................................... 123


Resumen

Después de la identificación de inconvenientes en el manejo y formulación de proyectos

de inversión en la Universidad Piloto de Colombia, que derivaron confusiones, retrasos

en la toma de decisiones y asignación de recursos a proyectos que no siempre

beneficiarían a la Institución, se plantea como oportunidad de mejora el diseño de

lineamientos para la gestión de proyectos de inversión. Fue vital, la participación de

Docentes, Decanos, miembros del Comité de Proyectos y el acompañamiento de la

Rectoría, con ellos, se logró construir los lineamientos que facilitarán a toda la comunidad,

la formulación de proyectos de inversión, igualmente se contempla en el proyecto un

método eficiente para la definición y revisión de criterios de evaluación de proyectos de

inversión e identificación del aporte de estos a la Institución.


Palabras clave

Proyectos de inversión

Lineamientos

Mejoramiento de procesos

Comité de proyectos

Formulación de proyectos


Abstract

After the identification of drawbacks in management and formulation of investment

projects at the Universidad Piloto de Colombia, which led to confusion, delays in decision-

making and allocation of resources to projects that wouldn’t always benefit the Institution,

it is considered as an opportunity of improvement the design of guidelines for the

management of investment projects. It was very important, the participation of teachers,

deans, members of the Project Committee and the accompaniment of the Rectory, with

them, it was possible to build the guidelines that will facilitate for the entire community, the

formulation of investment projects, so as is also considered in this project, an efficient

method for defining and reviewing investment project evaluation criteria and identifying

their contribution to the University.


Introducción

Gracias al conocimiento adquirido a lo largo de la Especialización en Gerencia de

Proyectos y a la identificación de la oportunidad de mejora del proceso para el manejo de

los proyectos de inversión de la Universidad Piloto de Colombia, se presenta en este

documento, el proyecto para la creación de lineamientos para la gestión de proyectos de

inversión.

Este proyecto, contempla la aplicación de las áreas de conocimiento y procesos

asociados a la gestión de proyectos, así mismo el análisis de la pertinencia de excluir o

no alguno de los pasos y la aplicación de las buenas prácticas del PMBOK V6, que

aportan para tener un proyecto exitoso.

Después de notar que se presentaban confusiones en los procesos de identificación,

formulación y evaluación de proyectos de inversión, los cuales llevaban a retrasos en la

toma de decisiones e inconvenientes en la identificación de proyectos de inversión que

beneficiaran a la Universidad, se identifica como oportunidad de mejora dar inicio al

proyecto de creación de lineamiento para la gestión de proyectos de inversión, para lo

cual se realiza investigación de algunos referentes sobre proyectos similares y aunque

no se encontraron metodologías que se puedan utilizar como fuente de análisis particular

en el proyecto, gracias a la investigación se pudo lograr la construcción de los

lineamientos que se presentan en este documento.

Este ejercicio hace parte del proceso académico, sin embargo, se espera que se

pueda posteriormente implementar en la ejecución no solo de proyectos de inversión,

sino también, para formulación de cualquier proyecto Institucional, que contemple

unidades, dependencias, programas y facultades de la Universidad Piloto de Colombia.


Objetivos

Objetivo General

Construir los lineamientos para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad

Piloto de Colombia

Objetivos específicos

Realizar diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de los proyectos de

inversión

Formular los lineamientos para la formulación de proyectos de inversión, que

comprendan la definición de proyectos de inversión, guía de identificación de proyectos

de inversión, formato para la formulación de proyectos de inversión y procedimientos para

la evaluación de proyectos de inversión por el comité de proyectos.


1. Antecedentes organizacionales

1.1. Descripción de la organización ejecutora

La Universidad Piloto de Colombia es una Institución de Educación Superior, creada

en 1962, su sede principal está ubicada en Bogotá y una cuenta con una seccional en el

Alto Magdalena, Girardot.

“La Corporación tiene como objetivo la educación e instrucción superior y profesional con

todos los adelantos modernos y empezó sus labores con una Facultad de Arquitectura

establecida en Bogotá. Además, está destinada a ofrecer un servicio educativo para

promover el bien común y adoptará los métodos más eficaces existentes para el logro de

la cultura mediante el fomento y promoción del conocimiento, de la investigación

científica, la difusión de las ciencias y la formación profesional de los alumnos, conforme

a los siguientes aspectos:

Como corporación, es una entidad de derecho privado, autónoma, con Personería

Jurídica, de utilidad común sin ánimo de lucro.

Como entidad dedicada a la educación superior, estará abierta a todas las formas

del saber humano con amplio contenido científico e investigativo.

Como Universidad estará comprometida en la educación integral del hombre, en la

preparación de los profesionales que requiere el desarrollo del país, formados con un alto

contenido social, apoyados en la investigación científica, todo como un medio para lograr

una realización plena del hombre y configurar una sociedad más justa.

La Corporación propenderá por la ampliación de las oportunidades de acceso a la

Educación Superior, permitiendo la incorporación de aspirantes provenientes de todas

las regiones del país y aún del extranjero, con el objeto de integrarlos al desarrollo

económico y social. Así mismo propenderá por la capacitación y perfeccionamiento de

sus directivos, docentes y estudiantes en instituciones nacionales y extranjeras”.

(Estatutos, 1994, pp. 3-4)


Actualmente cuenta en Bogotá con 15 programas de pregrado y 15 programas de

posgrados, en la seccional cuenta 7 programas de pregrado y 1 programa de posgrados.

Figura 1 Reseña Histórica Fuente: Universidad Piloto de Colombia

1.2. Objetivos estratégicos

La Universidad Piloto de Colombia dentro del Plan de estratégico 2020-2024 propone

los siguientes objetivos denominados Ejes estratégicos:

Coherencia y efectividad en la articulación de las funciones sustantivas con la gestión

institucional

Unidad y sinergia en el desarrollo Misional

Comunidad fortalecida, resiliente y diversa

Transformación con sostenibilidad

Integración tecnológica y física

1.3. Misión, visión y declaración de principios.

a) Misión

La Universidad Piloto de Colombia forma profesionales con pensamiento crítico,

conocimiento científico, respetuosos de la diversidad humana y sus expresiones


culturales; comprometidos con la solución de problemas en el contexto nacional e inter-

nacional; mediante la investigación científica, la formación integral de personas como

actores de cambio, para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida y la

sostenibilidad.

(Institución de formación que hace investigación)

b) Visión

La Universidad Piloto de Colombia se proyecta como un centro universitario de

excelencia, que fundamenta su prestigio en la práctica de la gestión institucional en el

impacto en la cultura, en la ciencia, en la tecnología y en el desarrollo de la sociedad.

El alcance de la Universidad Piloto de Colombia se basa en el reconocimiento por la

comunidad académica y científica, como líder en la formación integradora del ser social

para el progreso intelectual y científico del hombre libre, con altos valores humanos y

comprometidos con la sociedad en general.

c) Declaración de principios

La Universidad Piloto de Colombia, tiene como principios: La libre discusión y la

investigación científica y tecnológica, con empleo de recursos de avanzada y personal

altamente calificado; está abierta a todas las formas del saber, orientada y comprometida

con la formación y educación de los profesionales que requiere el país, con alto contenido

social y capacidad de liderazgo.

La Universidad es una Institución de beneficio común, sin ánimo de lucro, que

propende por la ampliación de las oportunidades de acceso a la educación superior, sin

distingo de raza, credo, ideología, o nacionalidad guiada con calidad académica para:

Adaptar los estudios a las necesidades propias de la sociedad; desarrollar las facultades

de trabajo disciplinario y productivo; mantener el nivel moral y hacerlos respetuosos de

las creencias de los demás.


1.4. Mapa estratégico.

El Mapa Estratégico de la Universidad Piloto de Colombia, según las estrategias y

sus logros asociados al aprendizaje y crecimiento, procesos internos, cliente y la parte

financiera se presenta a continuación.

Figura 2 Mapa Estratégico Fuente: Plan estratégico institucional 2020-2, 2024


1.5. Cadena de valor.

Según el mapa de procesos con el que cuenta la Universidad Piloto, se presenta la

cadena de valor para lograr la calidad académica que es la oferta de valor de la

institución.

Figura 3 Cadena de valor Fuente: Plan estratégico institucional 2020-2, 2024


1.6. Estructura organizacional.

A continuación, se presenta la estructura organizacional de la Corporación

Universidad Piloto de Colombia.

Figura 4 Organigrama Corporación Universidad Piloto de Colombia Fuente: Universidad Piloto de Colombia

Igualmente se presenta el organigrama del Área Académica de la Universidad, razón

de ser de la Corporación.

Figura 5 Organigrama Académico de la Universidad Piloto de Colombia Fuente: Universidad Piloto de Colombia


2. Evaluación del proyecto a través de la Metodología del Marco Lógico

2.1. Descripción del problema o necesidad

El Comité de Proyectos de Inversión de la Universidad Piloto de Colombia dio inicio

en el año 2013, durante los dos últimos años, se han tenido varias confusiones en la

interpretación para la formulación, identificación y aprobación de los proyectos de

inversión, por lo anterior se han presentado dificultades por la falta de parámetros claros

en la emisión asertiva de conceptos sobre los proyectos formulados, postulados y

posteriormente evaluados.

Adicionalmente, no se cuenta con la identificación de una metodología para la

presentación de los proyectos de inversión ante el comité de proyectos.

Cada unidad, facultad o programa académico puede postular un proyecto de

inversión para que sea presentado ante el comité de proyectos, donde se evalúa según

unos criterios iniciales la pertinencia de realizar o rechazar la inversión propuesta a nivel

institucional.

La solución sobre la identificación de la necesidad anteriormente descrita aporta

según al Plan Estratégico Institucional 2020-2, 20204 a la estrategia número 1.

“Posicionamiento Estratégico: Coherencia y efectividad en la articulación de las funciones

sustantivas con la gestión institucional”, teniendo en cuenta que si se logra la creación de

la metodología para la presentación de proyectos de inversión con la creación de

lineamientos, se puede aprovechar de forma eficaz los recursos financieros de la

institución.

Por lo anterior se plantea el proyecto de “Creación de lineamientos para la gestión

de proyectos de inversión” el cual es de suma importancia para el mejoramiento de los

procesos institucionales.


2.2. Árbol de problemas.

La presentación de las causas y efectos del problema identificado se realiza a través

del árbol de problemas.

Confusión que causan dificultades desde la identificación de

proyectos de inversión, su formulación y evaluación ante el comité

Dificultad de los usuarios para identificar proyectos de inversión

Se postulan proyectos que son actividades o

procesos ante el comité

Errores en el diligenciamiento del

formato de proyectos de inversión

Falta de capacitación de los usuarios sobre el manejo de proyectos

Falta de definición sobre qué es un proyecto de

inversión

Se aprueban proyectos que deben estar como rubros de operación

No se tiene un procedimiento/lineamientos para la presentación de

proyectos de inversión

El comité no cuenta con criterios claros para la

aprobación de proyectos

Criterios de evaluación de proyectos subjetivos

El formato para postulación de

proyectos no es clara ni funcional

Eliminar la postulación de proyectos de

inversión

Tercerizar el proceso de evaluación de proyectos

Figura 6 Árbol de problemas Fuente: El autor


2.3. Árbol de objetivos.

La presentación del escenario positivo se presenta a continuación.

Claridad en la identificación de proyectos de inversión, su

formulación y evaluación ante el comité

Facilidad de los usuarios para presentar


Postulación de proyectos de inversión

ante el comité

Diligenciamiento correcto del formato de proyectos de inversión

Usuarios capacitados sobre el manejo e identificación de

proyectos

Definición de qué es un proyecto de inversión

Se aprueban únicamente proyectos

de inversión

Se tiene un procedimiento para la presentación de proyectos de inversión

El comité cuenta con criterios claros para la


Criterios de evaluación de proyectos claros y

objetivos

El formato para postulación de

proyectos es claro y funcional

Aumento de la postulación de


Proceso interno sobre la evaluación de proyectos

Figura 7 Árbol de objetivos Fuente: El autor


2.4. Árbol de acciones

La definición de las acciones que se deben realizar para lograr cumplir con los

objetivos documentados, se requiere tener claridad de cada una de las variables de

acción que deben ser cumplidas.

Claridad en la identificación de proyectos de inversión, su

formulación y evaluación ante el comité

Definición de qué es un proyecto de inversión

Se tiene un procedimiento para la presentación de proyectos de inversión

El comité cuenta con criterios claros para la


El formato para postulación de proyectos es claro y

funcional

Aumento de la postulación de

proyectos de inversión Proceso interno sobre la evaluación

de proyectos

Contar con la participación de la comunidad piloto para lograr las definiciones para la

gestión de proyectos de inversión

Capacitación institucional sobre las necesidades de inversión en

proyectos y alineación sobre lineamientos institucionales

Figura 8 Árbol de acciones Fuente: El autor


2.5. Determinación de alternativas.

Para la postulación de alternativas y la elección de las acciones propuestas más

viables, se realizar la siguiente matriz:

Tabla 1 Determinación de alternativas

ALTERNATIVA CLASIFICACIÓN (complementaria – excluyente)

Definir qué es un proyecto de inversión Complementaria

Construcción de herramienta practica y fácil para la postulación de proyectos

Complementaria

Definir los criterios de los proyectos de inversión Complementario

Limitar la postulación de proyectos de inversión, solo cuando estén bien definidos

Excluyente

Eliminar los proyectos de inversión para evitar cometer errores en la toma de decisiones

Excluyente

Fuente: El autor

Alternativa 1:

Definir qué es un proyecto de inversión, Construir una herramienta práctica y fácil

para la postulación de proyectos, Definir criterios de los proyectos de inversión para que

sean analizados y evaluados por el comité de proyectos cuando se reciban.

Alternativa 2:

Limitar la postulación de proyectos de inversión, solo cuando estén bien definidos,

se podrán hacer las postulaciones.

Alternativa 3:

Eliminar los proyectos de inversión para evitar que se comentan errores en la toma

de decisiones


2.6. Evaluación de alternativas.

Se requiere la evaluación de alternativas propuesta para la formulación del proyecto

con el fin de solucionar el problema.

Tabla 2 Evaluación de alternativas

ALTERNATIVAS 1 2 3

Pertinencia 3 1 1

Coherencia 3 2 1

Viabilidad 3 2 2

Sostenimiento 2 1 1

Impacto 3 2 2

TOTAL 14 8 7

Fuente: El autor

2.7. Descripción de alternativa seleccionada.

La alternativa seleccionada de acuerdo con el análisis realizado es la alternativa 1:

Con el fin de lograr la claridad en la identificación de proyectos de inversión, su

formulación y evaluación ante el comité de proyectos se propone la definición del términos

como el significado de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia, la

construir de una herramienta práctica y fácil para la identificación y postulación de

proyectos, así como definir criterios de los proyectos de inversión para que sean

analizados y evaluados por el comité de proyectos cuando se reciban, con el fin de invertir

recursos económicos a proyectos que aporten al cumplimiento del plan estratégicos

institucional.

Creación de lineamientos para la gestión de proyectos e inversión

Convención de valoración 1. Relación baja 2. Relación media 3. Relación alta


3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado

3.1. Tipos y métodos de investigación

3.1.1. El tipo de investigación

El tipo de investigación que se implementará en el presente trabajo es Proyecto

Factible, teniendo en cuenta que se plantea la solución a una oportunidad de

mejoramiento en la Universidad Piloto de Colombia, contar con lineamientos para la

gestión de los proyectos de inversión que sean postulados por la Dependencias,

Unidades, Facultades y Programas.

Revisando la Bibliografía “El Proyecto Factible: una modalidad de investigación. Sapiens.

Revista Universitaria de Investigación, vol. 3” cita textualmente:

“Al iniciar el diseño de un proyecto factible, se plantean muchas interrogantes, cuyas

respuestas indicarán las operaciones a realizar, las cuales se relacionan con la

organización y estructura de este.

¿Qué hacer? Se determina la identidad, naturaleza y contexto del proyecto: social,

económico, político y cultural. Se busca definir y explicar los objetivos que guían la acción.

¿Para qué hacerlo? Se relaciona con la contribución a la solución de un problema o

la satisfacción de una necesidad.

¿Por qué hacerlo? Se justifica el proyecto a través de una explicación sobre su

importancia, viabilidad, sustento teórico, beneficiarios, interés, relevancia y motivo.

También, se destacan las oportunidades actuales y a futuro que genera el proyecto.

¿Cómo hacerlo? Se incluyen todas las actividades a realizar durante el proceso, las

estrategias y tareas como parte de un plan de acción en función de los objetivos

propuestos.

¿Dónde hacerlo? Se especifica el lugar donde se ejecutarán las actividades como

parte del proyecto.


¿Qué magnitud tiene? Se delimita el alcance cuantitativo del proyecto y su

profundidad, el tipo de servicio que prestará o las necesidades que se propone satisfacer.

¿Cuándo se hará? Se refiere al tiempo que se requiere para llevar a la práctica el

proyecto, el cual necesariamente será objeto de un control y delimitación cronológico.

¿Quiénes lo harán? Se especifican las competencias y preparación de los miembros

que conforman el equipo de trabajo que pondrá en práctica el proyecto.

¿Con qué medios y recursos se hará? Se precisan los recursos humanos,

económicos, materiales y tecnológicos que se requieren para realizar el proyecto.

¿Qué sucede durante la ejecución? Se establecen los procesos de control,

evaluación y seguimiento de cada una de las actividades a realizar.

¿Cuáles son las limitaciones? Se vinculan las fortalezas, amenazas y oportunidades

del proyecto, a fin de elaborar un marco de recomendaciones para su ejecución o para

su réplica.

3.1.2. Métodos de investigación

E método de investigación que será utilizado para la creación de los lineamientos

para la gestión de proyectos de inversión es el método Analístico.

Según Ramón Ruiz Limón en su libro “HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL

PENSAMIENTO CIENTÍFICO”, menciona:

“7.2. El Método Analítico El Método analítico es aquel método de investigación que

consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos

para observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y

examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y

objeto que se estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer

más del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender

mejor su comportamiento y establecer nuevas teorías.”


Para la definición de los lineamientos para gestión de proyectos de inversión, se

requiere analizar las causas de los inconvenientes que se están presentando actualmente

con la metodología que se maneja.

3.2. Herramientas para la recolección de información

Para la recolección de información del presente trabajo se plantea utilizar las

siguientes herramientas:

Entrevistas: Validar con las partes interesadas las necesidades para la definición de

los lineamientos, el registro de estas entrevistas quedará evidenciado en el acta de

reuniones ver Anexo A. Acta de reuniones.

Encuestas: Aplicación de encuestas para que la formulación de los proyectos de

inversión sea práctica y fácil para toda la comunidad que requería postular un proyecto

de inversión ante el comité, para la aplicación de la encuesta se propone el formato

contenido en el Anexo B. Encuesta recolección de información.

3.3. Fuentes de información

Las fuentes de información para la planeación de la formulación del proyecto son:

Fuentes orales:

Las entrevistas que se planean realizar para la realización de los proyectos están

proyectadas para las siguientes personas:

Síndico (Gerente Financiero)

Rectoría y Vicerrectoría

Usuarios que formulen proyectos de inversión

Miembros del comité de proyectos

Fuentes escritas:

Manual para Project Managers. Cómo gestionar proyectos con Éxito. 3a Edición.

2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez. Link:


https://ebookcentral-proquest-

com.ezproxy.unipiloto.edu.co/lib/upilotosp/reader.action?docID=5426609&query=adminis

traci%C3%B3n+de+proyectos

Administración de proyectos. El ABC para un director de proyectos. Pablo Lledó;

2017.

https://ebookcentral-proquest-com.ezproxy.unipiloto.edu.co/lib/upilotosp/reader.action?docID=5426609&query=administraci%C3%B3n+de+proyectos




4. Estudio técnico

4.1. Diseño conceptual de la solución.

Definición conceptual de la solución a entregar.

Solución planteada: creación de lineamientos para la gestión de proyectos de

inversión en la Universidad Piloto de Colombia, se planea entregar:

Documento que incluirá:

Definición de proyectos de inversión y sus características

Metodología para la identificación de los Departamentos, Unidades, Facultades y

Programas de proyectos de inversión

Herramienta para la formulación de proyectos de inversión y posterior postulación al

comité de proyectos.

Definición de miembros y funciones del comité de proyectos

Método de evaluación de proyectos de inversión, comunicación del concepto.

Seguimiento a los proyectos de inversión aprobados


4.2. Análisis y descripción del proceso.

Inicialmente para lograr los resultados planteados anteriormente, se propone cumplir

el siguiente proceso:

Figura 9 Análisis y descripción del proceso Fuente: El autor

•Cómo actualmente es el manejo de los proyectos de inversión?

•Por medio de revisión documental y entrevistas si es neccesarioDiagnóstico

•Qué requiere la universidad sobre los proyectos de inversión?

•Qué requeiren los usuarios para la formulaciòn y postulaciòn de proyectos de inversiòn?

•Cuales son los criterios que debe tener en cuenta el comitè de proyectos para aprobar o recharar una postulaciòn

Revisión de necesidades de las partes interesadas

•Definición de proyectos de inversión

•Metodología para la identificación proyectos de inversión

•Diseño de herramienta para la formulación de proyectos de inversión

•Lineamientos del comité de proyectos

•Método de evaluación de proyectos de inversión

•Seguimiento a los proyectos de inversión aprobados

Construcción de propuesta de lineamientos

•Implementación inicial de los lineamientos

•Incluir a las partes interesadas (comité de proyectos - usuarios que postulen los proyectos)

Prueba de la propuesta

•Según la prueba del paso anterior, realizar los ajustes necesarios para minimizar los riesgos de tener errores en el escenario de lanzamiento

Ajustes de los lineamientos

inicialmente creados

•Presentar los lineamientos ante los miembros del Comité de Proyectos

•Presentar los lineamintos ante la Honorable Consiliatura para tu aprobación

Aprobación de lineamientos


4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.

La definición del proyecto que se está formulando, es de alto impacto, si bien no

requiere recursos económicos altos, ni participan muchas personas en el desarrollo de

este, servirá para que cualquier persona de la población total de la Universidad, pueda

formular y postular un proyecto de inversión en la sede de Bogotá o en la seccional del

alto magdalena, así mismo servirá para que el comité tome una decisión de evaluación

de proyectos con mayor criterio.

El proyecto se ejecutará en Bogotá, en la oficina de Desarrollo Institucional de la

Universidad Piloto de Colombia, ubicada en la Carrera 9ª No. 45ª – 44, Edificio

Académico, piso 4.

4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto.

Los recursos que se requieren para la ejecución del proyecto son los siguientes:

Tabla 3 Requerimientos para el desarrollo del proyecto

TIPO DE RECURSO

DESCRIPCIÒN

Humano Se planea la disponibilidad de los siguientes cargos de Desarrollo Institucional para la ejecución del proyecto:

Subdirección Coordinador de Planeación Asistente de Planeación Asistente de procesos y mejoramiento Delegados de unidades

Económico Se requiere de $309.799.336 para la ejecución del proyecto para: Diseño de formulario en Share Point para proyectos de inversión Refrigerios para las entrevistas Material para capacitación Recursos humanos entre director y delegados

Tecnológico Se planea contar con los recursos tecnológicos disponibles para el funcionamiento de la universidad.

Fuente: El autor


5. Estudio de mercado

5.1. Población

La población beneficiada con el proyecto será el personal administrativo y los

docentes, de la Universidad Piloto de Colombia, a continuación, se muestra un histórico

de la población relacionada anteriormente:

Población administrativa 2014-1 a 2019-2:

Figura 10 Población administrativa 2014 -1 a 2019 -2 Fuente: Desarrollo Institucional Corporación Universidad Piloto de Colombia

Población docente:

Figura 11 Población docentes 2014-1 a 2019-2 Fuente: Desarrollo Institucional Corporación Universidad Piloto de Colombia

145164

153177 181 180 190 189

170 175

137 132111

129 128 130 136 135 136 134 140 146157 164

0

50

100

150

200

2014-1 2014-2 2015-1 2015-2 2016-1 2016-2 2017-1 2017-2 2018-1 2018-2 2019-1 2019-2

Académico Administrativos Administrativos

311 313347 345

370 379 369 360335 330 327

291

348303

332 336307 308 321

232203

283 278 264

0

50

100

150

200

250

300

350

400

2014-1 2014-2 2015-1 2015-2 2016-1 2016-2 2017-1 2017-2 2018-1 2018-2 2019-1 2019-2

Docentes de planta Docentes catedra


5.2. Dimensionamiento de la demanda.

Son las personas que se beneficiarán directamente del proyecto, es decir, las

personas que pueden postular los proyectos son aproximadamente 600 personas,

concentradas en la siguiente demanda que se presentan a continuación:

Área Académica

Decano de Facultad (5 personas)

Decano de Programa (15 personas)

Director de unidad o dependencia académica (16 personas)

Rector y Vicerrector (2 personas)

38 personas

Área administrativa – financiera y de apoyo institucional

Director de unidad o dependencia académica (16 personas)

5.3. Dimensionamiento de la oferta.

Teniendo en cuenta que el proyecto planteado tiene varios entregables, la oferta

propuesta es:

Documento análisis del manejo actual para la formulación, postulación y evaluación

de proyectos de inversión.

Documento que contiene los resultados de las pruebas realizadas en el proyecto

Documento, definición de proyecto de inversión.

Guía de identificación de proyectos de inversión.

Resolución de aprobación de miembros y funciones de comité de proyectos.

Procedimiento para la formulación de proyectos de inversión

Formato de formulación de proyecto


Capacitación de identificación de proyectos de inversión, su formulación y gestión.

Procedimiento para la evaluación de proyectos de inversión en el comité de

proyectos

Procedimiento para el seguimiento de los proyectos de inversión aprobados.

Los entregables descritos anteriormente, apoyarán a los usuarios que quieran

plantear proyectos de inversión, al igual que a las personas responsables de la

formulación del proyecto, a Desarrollo Institucional, quien será el encargado de realizar

el análisis inicial del proyecto antes de presentarlo ante el comité y a los miembros del

comité, que son los responsables de evaluar los proyectos postulados y tomar la decisión

de aprobación o rechazo de los mismos.


6. Estudio de viabilidad financiera

6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto

El costo total del proyecto es de aproximadamente $ 309.799.336donde está incluido

la equivalencia de dedicación de las personas que ya están contratadas en la

Universidad, los equipos de cómputo que se utilizarán en el proyecto.

El proyecto estima un costo de inversión de $6.000.000, incluido en el valor

anteriormente mencionado, que contempla:

Material de capacitación: $1.000.000; Refrigerios para las entrevistas

Material para capacitación

Diseño de formulario en Share Point para proyectos de inversión: $5.000.000 que

corresponde al desarrollo del formulario para la postulación de proyectos de inversión.

6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto

Los costos de operación y mantenimiento del proyecto están incluidos en los costos

actuales del personal administrativo de la Universidad, no se requiere incurrir en costos

de operación adicionales, el mantenimiento del formulario para la formación de proyectos

de inversión la realizará directamente el Equipo de trabajo de la Dirección de Tecnología.

6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad

Teniendo en cuenta que el proyecto es una mejora de proceso, para la identificación

del beneficio y ahorro en tiempos del proceso se cuenta con la siguiente información.

Recurso humano para el proyecto y costos asociados:


Tabla 4 Costos de recurso humano del proyecto

Diseño conceptual de la solución. Diseño conceptual de la

solución. Diseño conceptual de

la solución.

Director de proyecto Subdirección $ 47.548

Delegado Delegado Rectoria $ 25.512

Delegado Delegado Dirección Administrativo $25.512

Delegado Delegado Sindicatura $25.512

Equipo de trabajo Coordinador de planeación $20.554

Equipo de trabajo Asistente de Planeación $13.623

Fuente: El Autor

Posteriormente se realiza el cálculo de las horas por recurso humano sobre los dos

procesos: Proceso actual y su comparación con la implementación del proyecto creación

de lineamiento para la gestión de proyectos de inversión.

Se muestra en la siguiente tabla el costo por proyecto de inversión; desde su

identificación hasta la emisión de la resolución para ejecución de este:

Tabla 5 Comparación de costos por procesos PROCESO ACTUAL PROCESO CON LINEAMIENTOS

ETAPAS DEL PROCESO TIPO DE RECURSOS

PROMEDIO DE HORAS DESTINADAS

VALOR POR HORA

VALOR TOTAL

TIPO DE RECURSOS

PROMEDIO DE HORAS DESTINADAS

VALOR POR HORA

VALOR TOTAL

Identificación de necesidad de formulación de proyecto

Docente 5 $ 25.512 $ 127.560 Docente 2 $ 25.512 $ 51.024

Coordinador 5 $ 28.705 $ 143.527 Coordinador 2 $ 28.705 $ 57.411

Formulación del proyecto Coordinador 10 $ 28.705 $ 287.054 Coordinador 4 $ 28.705 $ 114.822

Presentación del proyecto a comité interno


Decano/director 3 $ 54.546 $ 163.638 Decano/director 1 $ 54.546 $ 54.546

Revisión y solicitud de ajuste por parte de Desarrollo Institucional



Elaboración de presentación de desarrollo institucional para comité de proyectos


Análisis del comité de proyectos

Subdirector 1,5 $ 47.548 $ 71.321 Director 1 $ 47.548 $ 47.548


Director 1,5 $ 90.960 $ 136.441 Director 1 $ 90.960 $ 90.960







Emisión del acta Subdirector 1 $ 47.548 $ 47.548 Subdirector 0,5 $ 47.548 $ 23.774

Análisis de proyecto ante conciliatoria

Director 1 $ 90.960 $ 90.960 Director 0,5 $ 90.960 $ 45.480

Análisis de proyecto ante consiliatura


Análisis de proyecto ante consiliatura


Emisión de resolución Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705 Coordinador 0,5 $ 28.705 $ 14.353

Fuente: El Autor

Para lo cual se tienen los siguientes costos agrupados:

Tabla 6 Resumen de costos por proceso actual vs mejorado

PROCESO ACTUAL

PROCESO CON LINEAMIENTOS

ETAPA VALOR TOTAL VALOR TOTAL Ahorro

Identificación de necesidad de formulación de proyecto

$ 271.088 $ 108.435 $ 162.653

Formulación del proyecto $ 287.054 $ 114.822 $ 172.233

Presentación del proyecto a comité interno $ 249.754 $ 83.251 $ 166.503

Revisión y solicitud de ajuste por parte de Desarrollo Institucional

$ 172.233 $ 57.411 $ 114.822

Elaboración de presentación de desarrollo institucional para comité de proyectos

$ 57.411 $ 28.705 $ 28.705

Análisis del comité de proyectos $ 617.084 $ 411.389 $ 205.695

Emisión del acta $ 47.548 $ 23.774 $ 23.774

Análisis de proyecto ante consiliatura $ 272.881 $ 136.441 $ 136.441

Emisión de resolución $ 28.705 $ 14.353 $ 14.353

TOTAL $ 2.003.757 $ 978.581

Fuente: El Autor

Con los análisis anteriormente realizados se puede concluir que se tienen un ahorro por

proyecto de inversión con la implementación del proyecto de Creación de Lineamientos

para la gestión de proyectos de inversión de $1.025.176.

Figura 12 Número de proyectos de inversión por año 2013 – 2019 Fuente: El Autor

En promedio se presentan por año 34 proyecto, para lo cual se tiene un ahorro anual de

$ 37.199.258, teniendo en cuanta que el comité de proyectos se reúne de forma trimestral

se presente ahorro en cada periodo de $ 9.299.815.

0

20

40

60

80

100

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Número de proyectos por año


6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación

Para el proyecto propuesto en este proyecto no se requiere costo de financiación.

6.5. Tablas de amortización y/o capitalización

Teniendo en cuenta que no se tiene financiación de proyecto no se contempla

amortización ni capitalización de este.

6.6. Flujo de caja

Información de entrada para realizar el flujo de caja

Para la construcción del proyecto, se tienen la siguiente información, teniendo en

cuenta que el proyecto tiene una duración de 12 meses:

Costos operativos:

Equipos de oficina

Servicios públicos

Material de capacitación

Capital humano

Inversión:

Desarrollo de aplicativo

Flujo de caja

El flujo de caja se realiza, teniendo en cuenta que el año 0, corresponde a los 12 meses del proyecto, a partir del año 1

hasta el año 5 corresponde al periodo de implementación del mimo donde se evaluará la viabilidad y beneficios.

Tabla 7 Flujo de caja del proyecto

Costo de oportunidad 15%

IMPORENTA 32%

Descripción de la cuenta AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

Costo de oportunidad

Ahorro $ 0 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258

Total ahorro $ 0 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258

Costo operativo

Equipos de oficina -$ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720

Servicios públicos -$ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906

Material de capacitación -$ 1.000.000

Capital humano -$ 19.286.739 $ 7.575.710 $ 8.030.253 $ 8.512.068 $ 9.022.792 $ 9.564.160

TOTAL Costos operativo -$ 33.498.365 $ 20.787.336 $ 21.241.879 $ 21.723.694 $ 22.234.418 $ 22.775.786

Inversiones

Desarrollo de aplicativo -$ 5.000.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Total inversiones -$ 5.000.000

FLUJO DE CAJA -$ 38.498.365 $ 16.411.922 $ 15.957.379 $ 15.475.564 $ 14.964.840 $ 14.423.473

Fuente: El Autor

6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores

Para realizar la evaluación financiera del proyecto se presentan los siguientes indicadores

financieros, donde se analiza:

Valor Actual Neto VAN: por valor de $ 13.741.588, que significa que el proyecto el viable

y queda una ganancia después de la realización de este, descontando los costos.

Tasa de retorno neto: con un resultado de 30%, lo cual indica que el proyecto tiene

beneficio para su ejecución.

Relación costo beneficio: con un resultado de 1,36 que significa que se tiene un

beneficio, es un proyecto rentable.

LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 49

7. Estudio ambiental y social

7.1. Análisis y categorización de riesgos

A continuación, se incluye el análisis y categorización de riesgos del proyecto, por medio

de las herramientas PESTEL y RAM

Por medio del análisis PESTEL, que se encuentra en el Anexo C. Análisis PESTEL,

se concluye que la ubicación del proyecto es beneficioso, no tiene influencia directa sobre

el éxito de este, para el proyecto se tienen componentes que no críticos.

Componentes políticos y legales, pueden tener afectaciones en la sostenibilidad del

proyecto, componentes críticos como social, económico y tecnológico tiene influencia

directa sobre la sostenibilidad del proyecto, es importante poder realizar este análisis,

para controlar estos factores en las etapas del proyecto.

El análisis de los riesgos ambientales del proyecto se realiza por medio de lluvia de

ideas, el proyecto que será analizado como hace parte de una mejora de procesos, no

contempla componentes de riesgos ambientales críticos. Se utiliza la metodología de

valoración de riesgos RAM.

Como escenario de riesgo se propone un riesgo natural durante la ejecución del

proyecto en la ubicación de este, dicha situación se toma como antecedente a la

materialización del riesgo según el análisis que se presenta a continuación.

Matriz de evaluación de riesgos

Según el escenario propuesto se presenta el análisis de riesgo utilizando la

metodología RAM Ver Anexo D. Análisis RAM, la cual comprende la combinación de la

probabilidad que ocurra el evento, escenario propuesto y la severidad de las

consecuencias, según la siguiente matriz de categorización de riesgos.


Figura 13 Matriz categorización de riesgos Fuente: Ejemplo Universidad Piloto de Colombia

De acuerdo con los análisis realizados se puede identificar que afortunadamente no

se tienen mayores riegos ambientales con la ejecución del proyecto, los factores externos

que se pueden presentar en caso de ocurrencia se puede minimizar el impacto a través

de planes emergencia, política ambiental y prevención por la empresa de vigilancia.

Se hace importante, antes de la participación o dirección de un proyecto poder

realizar el análisis de riesgos ambientales, para el proyecto en evaluación, no tiene

afectación sobre componentes ambientales.

A B C D E

<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%

Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto

Catastrófica>10%

Programa Ejecución

10% o más 28,2

Grave6->10%

Programa Ejecución

8% 16,9

Severo2->6%

Programa Ejecución

5% 5,6

Importante1->2%

Programa Ejecución

4% 2,8

Marginal<1%

Programa Ejecución

2% 0,0

Ninguna0%

Programa Ejecución

0 0

PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 20.000.000,00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 282

CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD

HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE

IMAGEN Y

CLIENTES

Per

son

as

Dañ

os

a

inst

alac

ion

es

Am

bie

nte

ECONÓMICOS

(COSTO) ($)

Programación (días

cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Daño

Total

Contaminación

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad

temporal (>1 día)

Daño

Localizado

Contaminación

Localizada

Impacto

Regional

Impacto

Nacional20 21 224 Alto

Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Daño

Mayor

Contaminación

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesión leve

(primeros

auxilios)

Daño

leve

Efecto

LeveImpacto Interno

Impacto Local 5 12 132 BajoLesión menor

(sin incapacidad)

Daño

Menor

Efecto

Menor

7 8Ningún Impacto 1 2 60 NuloNingún

Incidente

Ningún

Daño

Ningún

Efecto


7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto

Para realizar el análisis ambiental se presenta el flujo de entradas y salidas de

proyecto denominado – Ecobalance, el objetivo del ciclo de vida es la identificación de

los procesos principales para cumplir con la ejecución de las actividades del proyecto.

Figura 14 Ecobalance del proyecto Fuente: El Autor

CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA

GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN

Energía Eléctrica

Papel

Tinta

Diagnostico sobre la formulación de proyectos

de inversión

Equipos: Computador, impresora, Video Beam, USB

Calor

Papel utilizado

Residuos

Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores

Documentación de Procedimiento y formatos para la identificación y

formulación de proyectos de inversión


Insumos: Refrigerios para reuniones

Capacitación sobre de creación de lineamientos para la identificación

y formulación de proyectos de inversión


Insumos: Refrigerios para reuniones

Energía Eléctrica

Papel

Tinta

Calor

Papel utilizado

Residuos

Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores, desechos de comida y empaques

Comida y empaques

Energía Eléctrica

Papel

Tinta

Comida y empaques

Calor

Papel utilizado

Residuos

Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores, desechos de comida y empaques


Los insumos y equipos identificados para el proyecto y los cuales son estratégicos

para el cumplimento del objetivo planteado son los siguientes:

Figura 15 Insumos y equipos de proyecto Fuente: El Autor

Según los insumos y equipos identificados para el proyecto, se tienen los siguientes

impactos:

Impactos ambientales: Los impactos ambientales que se derivan del uso de las

materias primas y que afectan al proyecto no son significativos, teniendo en cuenta que

el proyecto, no tiene materia prima que afecte en alto grado de forma negativa al medio

ambiente. Desde la Universidad, se tiene como política el uso adecuado de papel y la

disposición final de residuos electrónicos que minimizan la afectación ambiental que se

pueda tener.

Impactos sociales: Los insumos y equipos definidos para el proyecto facilitan el

desarrollo del proyecto, tienen impacto positivo en el parte social, mejora la interacción

de todo el equipo de trabajo del proyecto para el cumplimiento del objetivo definido.

Impactos económicos: Teniendo en cuenta que los insumos que se tienen

contemplados ya son un activo en la universidad, se tiene impacto económico positivo,

se realizará el aprovechamiento de activos que ya se tienen.

COMPUTADORES (4)

Equipos de computo para cumplir con el levantamiento de información, consolidación,

creacicón de lineamientos y proceso de capacitación

IMPRESORA (1)

Para imprimir la documentación que se requiere, solo la obligatoriamente necesaria; actas de reunión,

listas de capacitación, informes, entre otras.

PAPEL

Soporte documental para la creación del proyecto.

VIDEO BEAM (1)

Se utilizará para las reuniones y proceso de capacitación


Los impactos ambientales y sociales asociados al uso del producto que se deriva del

proyecto son:

Impactos ambientales: El resultado del proyecto no tiene un impacto ambiental

negativo, se generará una mejora de proceso, por medio de la creación documental, para

la cual se incentivará el uso electrónico de formularios y la base documental estará en la

intranet.

Impactos sociales: El proyecto planteado tiene alto impacto social en la cultura en la

formulación de proyectos en la Universidad Piloto de Colombia, exponiendo nuevamente

que la solución al problema se da como mejora de un proceso que actualmente ya se

tiene en la Universidad.

Impactos económicos: Se espera que con los entregables del proyecto se tenga un

impacto económico positivo, con la mejora propuesta, no se tendrán reprocesos, la

identificación y formulación de proyectos se pretende disminuir de forma considerable

para el análisis y evaluación de los proyectos ante el comité de proyectos, se espera

tener una reducción del 70% del tiempo.

La vida útil del proyecto estará alineada con el Plan estratégico Institucional, hasta el

2024, después de este tiempo se espera que se realicen ajusten a los documentos

entregados en el presente proyecto.

La disposición final de los equipos e insumos serán las canecas destinadas para

residuos reciclables, no reciclables, los equipos electrónicos serán tratados por CITIUS

para su disposición final.

Los impactos generados para la disposición final de los equipos e insumos serán

aprovechando de forma adecuada según lo dispuesto por el Sistema de Gestión

Ambiental de la Universidad (SIGEAM).

Los impactos ambientales generados durante la ejecución del proyecto no nos altos,

sin embargo, como todos los proyectos tiene un consumo de recursos naturales, el cual

se debe minimizar a través de la conciencia que logremos en el equipo de trabajo y

delegados que apoyan el proyecto.


La ejecución del proyecto traerá impactos positivos en componentes sociales y

económicos, se considera que tiene un balance adecuado, ya que no se tendrá afectación

crítica hacia el medio ambiente.

Cálculo de huella de carbono

A continuación, expone el análisis de la hulla de carbono para el proyecto, teniendo

en cuenta el ciclo de vida y los procesos principales para el desarrollo de este.

Fuentes de consumo de combustibles

El proyecto no requiere fuente de consumo de combustibles

Fuentes de consumo de energía

El proyecto contempla consumo de energía para el funcionamiento de los siguientes

equipos; Computador, Video Beam, Impresora

Cálculo de la cantidad de combustible y energía eléctrica que consume cada una de

las fuentes identificadas

Calculo huella de carbono electricidad - etapa diagnostico

Tabla 8 Calculo huella de carbono electricidad - etapa de diagnostico

EQ

UIP

O

CA

NT

IDA

D

DÍA

S

TR

AB

AJ

O

(DÍA

S)

TR

AB

AJ

O

(Ho

ras)

FA

CT

OR

DE

CO

NS

UM

O

(Wa

tt)

CO

NS

UM

O

RE

AL

(K

Wh

)

FA

CT

OR

DE

EM

ISIÓ

N (

Kg

CO

2/K

Wh

)

EM

ISIÓ

N K

g

CO

2

TO

NE

LA

DA

S

Computador 4 10 10 320 40 10,8 0,136 1,4688 0,0015

Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408

Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0463

Fuente: El Autor


Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación

Tabla 9 Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación EQ

UIP

O

CA

NTI

DA

D

DÍA

S

TRA

BA

JO

(DÍA

S)

TRA

BA

JO

(Ho

ras)

FAC

TOR

DE

CO

NSU

MO

(Wat

t)

CO

NSU

MO

REA

L (K

Wh

)

FAC

TOR

DE

EMIS

IÓN

(K

g

CO

2/K

Wh

)

EMIS

IÓN

Kg

CO

2

TON

ELA

DA

S

Computador 4 10 15 480 40 15 0,136 2,04 0,0020

Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408

Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0469

Fuente: El Autor

Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación

Tabla 10 Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación

EQU

IPO

CA

NTI

DA

D

DÍA

S

TRA

BA

JO

(DÍA

S)

TRA

BA

JO

(Ho

ras)

FAC

TOR

DE

CO

NSU

MO

(Wat

t)

CO

NSU

MO

REA

L (K

Wh

)

FAC

TOR

DE

EMIS

IÓN

(K

g

CO

2/K

Wh

)

EMIS

IÓN

Kg

CO

2

TON

ELA

DA

S

Computador 4 10 8 256 40 9,8 0,136 1,3328 0,0013

Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408

Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0462

Fuente: El Autor

Según el análisis de los resultados la etapa en la cual se aumentará el consumo de

CO2 es en la documentación, como lo presenta la siguiente tabla.

Tabla 11 Resultados huella de carbono

ETAPA ELECTRICIDAD TOTAL

DIAGNOSTICO 0,04635

DOCUMENTACIÓN 0,04692

CACACITACIÓN 0,04621

Fuente: El Autor

Es importante poder contar con la conciencia ambiental necesaria para generar

proyectos que no afecten el medio ambiente, los cuales sean sostenibles, se pueda

identificar según el ciclo del proyecto, la disposición final de los insumos, equipos y


materia prima en general. A través del análisis se realiza un proceso reflexivo para poder

generar o hacer parte de proyectos, que puedan tener un beneficio no solo económico y

social, sino también puedan contar con un balance ecológico a largo plazo.

7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE)

La alineación del proyecto con los objetivos de desarrollo sostenible se presenta a

continuación:

Con la mejora del proceso para la gestión de proyectos de

inversión, se pretende disminuir los tiempos de análisis y

formulación de proyectos, lo que llega a disminución de tiempo

y aporta a preservar la salud y bienestar de las personas que

postulan proyectos hasta los miembros del comité de

proyectos.

Aportar para que desde la postulación de proyectos de

inversión hasta su aprobación se puede evaluar la

sostenibilidad e inclusión de los proyectos propuesto,

Se incluirán en los lineamientos criterios para proponer

sociedades justas, pacificas e inclusivas como se describe en

este ODS

Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto

Es importante tener en cuenta que las estrategias son planes para dirigir un asusto

en especial, en este caso, se proponen estrategias para minimizar los impactos

ambientales, económico y social en el proyecto. Ver Anexo E. Estrategias de

Sostenibilidad del Proyecto.

Indicadores de Desempeño de Sostenibilidad del Proyecto

Es clave la definición de indicadores de desempeño, para realizar seguimiento para

el cumplimiento de las metas definidas según las estrategias planteadas en el taller

anterior:

Uso eficiente de papel

Uso eficiente de energía eléctrica

Disminuir

Aprovechamiento de papel durante las fases del proyecto

Seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos

Gracias a la definición de estrategias para el sostenimiento del proyecto, se puede

minimizar los impactos adversos que se tengan en la ejecución de este, la definición de

actividades, facilitan la ejecución de la estrategia, mientras más específicas sean están

actividades mejor podrá ser cumplir con la estrategia propuesta. Es responsabilidad del

Director del Proyecto aportar al cumplimiento de la estrategia, así como procurar lograr

la meta planeada.


Se formulan los siguientes indicadores de desempeño:

Tabla 12 Indicadores de desempeño

Nombre del indicador

Descripción/ Objetivo

Unidad de medida

Fórmula Periodi-cidad

Tipología

Uso de papel Medir el uso del papel durante el proyecto

Unidades de hojas de papel utilizadas

Número de hojas utilizadas mensualmente en el proyecto/ Número de hojas utilizadas en la Universidad

Mensual Efecto: se realizará la comparación de número de hojas de papel utilizadas mes a mes. Este número no puede ser mayor a 500 según la meta definida

Uso de energía eléctrica

Medir el uso de energía eléctrica durante el proyecto

Voltios Voltios por mes utilizados por equipos utilizados para el proyecto / Voltios mes total en la Universidad

Mensual Efecto: Comparación mensual de voltios mensuales utilizados

Generación de residuos

Medir la cantidad de residuos generados en el proyecto

Kilogramos Kilogramos de residuos generados en el proyecto/ Kilogramos generados total en la Universidad

Mensual Efecto: Comparación mensual de residuos generados

Aprovechamiento de papel

Medir la utilización de papel reciclado en el proyecto

Cantidad de hojas recicladas utilizadas en el proyecto

Número de hojas recicladas utilizadas en el proyecto/Número de hojas recicladas total en la Universidad

Mensual Efecto: Aumento de la utilización de papel reciclado en el proyecto

Cumplimiento de los lineamientos establecidos

Identificar el grado de cumplimiento de los lineamientos establecidos

Número de fallas identificadas

Número de fallas identificadas según los lineamientos definidos

Mensual Efecto: Comparación mensual de fallas del cumplimiento de lineamientos creados

Uso de herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos

Medir la utilización de la herramienta para formular proyectos

Usuarios utilizando la herramienta

Número de usuarios utilizando la herramienta

Diaria Efecto: Comparación en periodo de prueba de la utilización de la herramienta para la formulación de proyectos de inversión.

Fuente: El Autor


8. Gestión de la integración del proyecto

8.1. Acta de constitución de proyecto

Para dar inicio al proyecto, requerimos la elaboración del Acta de Constitucional de proyecto.

Se presenta el acta de constitución del proyecto en el cual se va a crear los lineamientos para gestión de proyectos de

inversión. Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto

Nombre de la estrategia

Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta

Uso eficiente de

papel

- Para la fase de diagnóstico del proyecto, el único papel a utilizar, serán

los cuadernos de notas para el levantamiento de información, no se

realizará impresión de ningún documento, cualquier adelanto del

proyecto se revisará en formato digital

- Para la fase de documentación, no se tendrá que utilizar papel, todo

se realizarla en formato digital

- Para la fase de capacitación, se utilizará, papel reciclado o papel

impreso por ambas caras, se entregará material de capacitación en

formato digital

- En todos los documentos digitales entregados durante el proyecto se

dejará la nota “no imprimir, cuidemos el medio ambiente, este proyecto

es responsable con el medio ambiente”

Reducir el consumo

de papel durante

las fases del

proyecto

Utilizar como máximo

500 hojas de papel

durante todas las

fases del proyecto

Uso eficiente de

energía eléctrica

- Las reuniones que se requieran para el proyecto se realizarán de día,

en la sala de juntas del edificio de Posgrados Piso 10, la cual no

requiere la utilización de energía eléctrica.

- Se tendrá mucha precaución en la utilización del Video Beam, solo se

encenderá en el momento de proyectarse la presentación.

Reducir el consumo

de energía eléctrica

durante las fases

del proyecto

Reducir en un 10 % el

consumo de energía


- Según el manejo de impresoras de la Universidad Piloto de Colombia,

todas están en modo ahorro de energía y solo se activarán al

momento de su utilización

Disminuir

residuos durante

el proyecto

- Solo se utilizarán los vasos institucionales (lavables) para el consumo

de bebidas en las reuniones, no se tendrá la utilización de vasos de

icopor o plástico.

- Se utilizarán las canecas con identificación de depósito de residuos

durante las reuniones y capacitaciones,

- Los residuos orgánicos e inorgánicos se depositarán en los lugares

adecuados.

- Al terminar cada uno de las reuniones o capacitaciones, se revisará la

disposición final de residuos, se llamará al servicio Casa Limpia para

el apoyo en el descarte o reutilización de residuos.

Reducción de

residuos durante

las fases del

proyecto

Disponer

adecuadamente de

por lo menos el 95%

de los residuos

generados durante el

proyecto.

Aprovechamiento

de papel durante

las fases del

proyecto

- Se utilizará en caso de requerirse para notas papel reciclado (impreso por una sola cara).

- El material de las capacitaciones no será impreso, se entregará en medio digital.

- El papel utilizado durante el proyecto por el equipo de trabajo será almacenado en canecas adecuadas, y posteriormente entregado al servicio de limpieza de Casa Limpia para su disposición final

- Durante las reuniones o capacitaciones se dejará siempre como mensaje el aprovechamiento del papel

Utilizar papel reciclado y lograr su disposición final en lugares adecuados

Utilizar por lo menos el 95% del papel durante el proyecto con papel reciclado (impreso por una sola cara)


- Realizar proceso de verificación de cada uno de los proyectos postulados para evaluación ante el comité de proyectos.

- Realizar encuestas de satisfacción sobre la creación de lineamientos, interpretación y efectividad en el proceso

Cumplir con los lineamientos definidos en el proyecto

Menos del 10% de proyectos postulados presentan fallas según los lineamientos creados

Aprovechamiento de las herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos

- Realizar implementación de plataforma Share Point. - Realizar las pruebas de utilización de herramienta en población de

Bogotá y de la Seccional Alto Magdalena. - Validar que el 100% de la población que pueda formular proyectos

tenga acceso a la herramienta.

Utilizar la herramienta tecnológica para la formulación de proyectos.

Tener menos de 5% de inconvenientes – quejas o reclamos sobre la utilización y funcionalidad de herramienta para la formulación de proyectos


Anexo F. Acta de constitución de proyecto.

Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde)

• ¿QUÉ: El proyecto a desarrollar es la creación de lineamientos para la gestión de los proyectos de inversión

• ¿QUIÉN?: Será liderado el proyecto por Desarrollo Institucional

• ¿COMÓ?: A través de la aplicación de las buenas prácticas de la Gestión de proyectos y el PMBOKV6 y el Libro de Pablo Lledó

• ¿CUÁNDO?: Será desarrollado a partir del primer semestre de 2021

• ¿DÓNDE?: En la Universidad Piloto de Colombia, para la sede principal y de alto magdalena.

Objetivos del proyecto (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)

CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA

Alcance Creación de lineamientos de todos los proyectos de inversión que sean formulados por la Universidad

Entrega de documentos de los lineamientos en los proyectos de inversión

Tiempo

Cumplir con la creación de los lineamientos durante el segundo semestre de 2020 y primer semestre del 2021

Entregables de acuerdo con el cronograma.

Costo Utilizar los recursos económicos definidos en el proceso de planeación

Cumplir con la correcta utilización de los recursos solicitados

Calidad Crear lineamientos alineados a los objetivos estratégicos y necesidad de la Universidad

Aporte de los lineamientos a los objetivos estratégicos de la Universidad

Satisfacción del cliente

Crear lineamientos prácticos y entendibles para la comunidad Piloto

Satisfacción de los interesados con los lineamientos diseñados.

Definición de requerimientos del proyecto (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)

Interesado Necesidades, deseos, expectativas

Entregable del proyecto

Miembros de Comité de Proyectos

Tener criterios claros para la evaluación de proyectos de inversión.

Procedimiento para evaluación de proyectos de inversión

Sindico Conocer asignación económica de cada proyecto de inversión

Informe periódico de ejecución de inversión


Alineación de proyectos de inversión a la planeación estratégica

Formato para la formulación de proyecto donde incluya la alineación estratégica en los proyectos de inversión

Decanos/Directores Poder evaluar inicialmente los proyectos que propone su equipo de trabajo y conocer si cumplen los requerimientos para la postulación al comité de proyectos.

Formato para la formulación de proyectos

Guía para la identificación de proyectos de inversión.



Proponentes de los proyectos

Plantar de forma práctica y sencilla proyectos desde sus programas académicos, unidades o direcciones.

Formato para la formulación de proyecto, práctico, sencillo. Capacitación para la formulación de proyectos de inversión.

Desarrollo Institucional Controlar los proyectos de inversión que proponen los usuarios de la Universidad.

Responder inquietudes de forma eficiente a:

Proponente de proyectos Rectoría y Vicerrectoría Sindico Miembros del comité de

proyectos

Procedimiento para la presentación de informes a las diferentes instancias

Cronograma preliminar del proyecto

Hitos del proyecto

Hito Fecha del hito

Inicio del proyecto 02/12/2019

Presentación Inicial de lineamientos 05/03/2020

Aprobación de Consiliatura 05/05/2020

Lanzamiento oficial de lineamientos 18/05/2020

Fin del proyecto 29/05/2020

Riesgos de alto nivel


• Resistencia al cambio sobre la metodología.

• Desconocimiento de las personas en la identificación y formulación de proyectos

• Recursos escasos para el proyecto

• Se tiene para el próximo año que elaborar el Plan de Desarrollo Institucional lo cual llevará bastante tiempo de dedicación

PRESUPUESTO PRELIMINAR

CONCEPTO VALOR

Sumatoria de cuentas de control $ 272.985.760,00

Reserva de contingencia $ 8.650.000

Línea base de costos $ 281.635.760,00

Reserva de gestión $ 28.163.576

PRESUPUESTO $ 309.799.336

Lista de interesados (stakeholders)

Nombre Rol

Clasificación

Interno / Externo

Apoyo / Neutral / Opositor


Interviene directamente el proyecto

Interno Apoyo

Sindico Interesado de información Interno Neutral

Rectoría y Vicerrectoría Interesado de información Interno Apoyo

Decanos/Directores Interviene directamente el proyecto

Interno Apoyo



Interno Apoyo

Desarrollo Institucional Líder de proyecto Interno Apoyo

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones del equipo de trabajo

Tiene autoridad para asignar o remover del proyecto alguna persona

Gestión de presupuesto y de sus variaciones

Debe presentar reporte sobre la ejecución presupuestal pero no tiene autoridad para ejecutar nada adicional de lo definido inicialmente.

Decisiones técnicas No tiene autoridad

Resolución de conflictos Solo para conflictos de su equipo de trabajo

Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad

Escalamiento a su jede inmediato

Designación del director de proyecto

Nombre Diana Carolina Barrera NIVEL DE AUTORIDAD

Reporta a Eduardo José Cifuentes Martí

Total sobre el proyecto

Supervisa a Coordinador de Planeación Sobre las funciones realizadas por el Coordinador de Planeación

Sponsor

Nombre Eduardo José Cifuentes Martí


Anexo G. Plan de Gestión de Cambios

PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

Título del proyecto:

Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión

Fecha de preparación: 01/05/2020

Enfoque de Gestión de Cambios:

Los cambios que puedan surgir en el proyecto deben ser analizados en cuando a su viabilidad y aporte de mejor del proyecto, en cualquier etapa del mismos. Estas solicitudes pueden surgir de incidentes presentados en el proyecto o de oportunidades de mejora.

Definiciones de cambio:

Cambio de tiempos: Las solicitudes de cambio pueden impactar en el tiempo de ejecución del proyecto, para esto debe realizarse un análisis sobre la ejecución paralela de actividades, para evaluar cuidadosamente si se requiere o no la modificación final tiempo del proyecto. Los documentos que deben modificarse son:

• Cambio en el cronograma del proyecto: fechas de inicio y fin, cambio en línea base del proyecto, línea crítica.

Cambio de presupuesto: Es uno de los cambios que requiere mayor análisis, para lo cual es importante identificar si es prudente hacer uso de las reservas de gestión o de contingencia, en caso de que el cambio acarree un sobrecosto. Se el cambio solicitado es viable o prioritarios para solucionar algún inconveniente o hacer parte de la corrección de un defecto identificado se debe exponer al comité sustentando cuidadosamente los beneficios para el cambio de presupuesto que conlleva la solicitud Los documentos que deben modificarse son:

• Presupuesto del proyecto: ya conllevé un recorte de presupuesto o aumento de ello.

• Documentos de contratación de proveedores en caso de que los cambios de presupuesto conlleven alguna contratación

Cambio de alcance: Es un cambio que deriva alguna modificación en el alcance, los paquetes de trabajo o entregables del proyecto. Se debe tener en cuenta que el cambio solicitado no cambie los objetivos del proyecto. Los documentos que se deben modificar con estas solicitudes son:

• Modificación (agregar o eliminar alguna actividad o paquete de trabajo) del WBS

Cambios en documentos del proyecto: Cuando se presenta alguna solicitud de cambios en el proyecto se debe tener en cuenta, la validación de modificación de:

• Plan de gestión del alcance

• Plan de gestión de costos

• Plan de gestión del cronograma

• Plan de gestión de riesgos

• Plan de gestión de adquisiciones

• Plan de gestión de recursos humanos

• Plan de gestión de comunicaciones

• Plan de gestión de calidad

• Plan de gestión de requisitos


• Plan de gestión de cambios

• Plan de gestión de interesados

• Plan de gestión para la mejora de procesos

Tabla de control de cambios:

Nombre Rol Responsabilidad Autoridad

Doc. Eduardo Cifuentes

Sponsor • Analizar los cambios solicitados

• Aprobar o rechazar los cambios solicitados

• Comunicar el resultado del cambio después del análisis

Total, autoridad sobre todos los componentes del proyecto

Diana Barrera Director de Proyecto

• Recibir las solicitudes de cambio

• Analizar los cambios solicitados


• Validar los documentos que deben ser modificados con los cambios solicitados

• Realizar las presentaciones de las solicitudes de cambios propuestas para exponerlas ante el Sponsor

Aprobar o rechazar los cambios solicitados

Partes interesadas

Partes interesadas

• Sugerir cambios del proyecto

• Retroalimentar sobre la aprobación o rechazo de los cambios que se presenten en el proyecto.

Parcial sobre gestión de los cambios

Equipos de trabajo Desarrollo Institucional

Equipo de trabajo del

proyecto

• Dar recomendaciones sobre la aprobación o rechazo de los cambios

• Realizar las modificaciones de los documentos que se requieren

Aporte en el análisis de aprobación o rechazo del cambio

Proceso de control de cambios: A continuación, se presenta el proceso para la gestión de cambios del proyecto en cualquier momento que se presente la solicitud

Solicitud de cambio enviada Las solicitudes de cambios son enviadas por las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.

Si alguien ajeno a este grupo de personas identifica una solicitud de cambio

Recepción de la solicitud de cambio La recepción de la solicitud de cambios la realiza el Director de Proyecto

Registro de la solicitud de cambio El registro de la solicitud de cambio se realiza por medio del formato Solicitud de Cambio y las realiza el Director de Proyecto

Seguimiento de solicitudes de cambio

El seguimiento de las solicitudes las realizad el Director de Proyecto durante la reunión de proyectos

Revisión y análisis de la solicitud de cambio

Las revisiones y análisis de las solicitudes de cambio, las realiza el Sponsor, el Director de Proyectos y el solicitante durante una reunión.


Disposición de solicitud de cambio La toma de decisión de aprobación y rechazo del cambio la realizar el Sponsor en compañía del Director de Proyectos quien realiza las recomendaciones respectivas.

Comunicación sobre la disposición de la solicitud de cambios

La comunicación la realiza el Sponsor tanto si es aprobada o rechazada la solicitud de cambio

Documentar las solicitudes de cambio

La modificación de los documentos que se requieran con el cambio solicitado lo realiza el equipo de trabajo del equipo de trabajo del proyecto

Implementación de la solicitud de cambio

La implementación del cambio después de aprobado la realiza el Director de Proyectos junto el equipo de trabajo del proyecto.

Ver Anexo E Formato de solicitud de cambios:

Ejemplo de una solicitud del proyecto:

SOLICITUD DE CAMBIO




Persona que solicita el cambio: Rectoría Número de cambio: 01

Categoría de Cambio

Alcance Calidad Requisitos

Costo Tiempo Documentos

Descripción detallada del cambio propuesto

La Rectoría de la Universidad Piloto de Colombia solicita que los documentos entregados del

proyecto estén alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024

Justificación del cambio propuesto

La Universidad Piloto de Colombia, se encuentra en la etapa final del diseño del Plan

Estratégico Institucional 2020-1, 2024, la emisión de proyectos de inversión debe ser

consecuente a las estrategias planteadas, cualquier proyecto de inversión debe aportar al

cumplimiento de por lo menos una estrategia definida.

Impactos del cambio

Alcance Aumenta Disminuye Modificar


Descripción:

Los entregables del Proyecto deben estar alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-

1, 2024

Grado: Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

No aplica

SOLICITUD DE CAMBIO

Requisitos Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

La alineación de los entregables del proyecto con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024, hacen que el proyecto cambie, es un requisito que no se tenía contemplando en el momento de la planeación del proyecto.

Costo Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

No se presenta ninguna modificación con los costos con el cambio solicitado.

Tiempo Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

Se estima aumento de tiempo del Proyecto de 2 semanas con el cambio solicitado

Impacto de las

partes interesadas Alto riesgo Riesgo medio Bajo riesgo

Descripción:

La solicitud de cambio tiene un alto riesgo e impacto para las partes interesadas,

puntualmente una de las partes interesadas es quien solicita el cambio, si no se cumple con

el requerimiento no se logrará el éxito a satisfacción del Proyecto.

Documentos del proyecto

1. Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión 2. Formato para la formulación de proyectos de inversión

Comentarios

Según la revisión interna con el equipo de trabajo, se considera que el cambio solicitado

aporta al Proyecto y se dará mayor peso al Proyecto.


SOLICITUD DE CAMBIO

Disponible Aprobar Aplazar Rechazar

Justificación

La Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión, estará ser una

herramienta valiosa para la universidad, la solicitud de la Rectoría dará un aporte

importante y fuerza al Proyecto, se realizará alineación de los proyectos de inversión y el

Plan Estratégico Institucional 2020-2, 2024, considerando un aporte importante al

crecimiento institucional el Proyecto que se está desarrollando.

Equipo de Control de Cambios

Nombre Cargo Rol

Dra. Ángela Bernal Rectora Universidad Piloto de Colombia

Parte Interesada del Proyecto - Solicitante del cambio

Doc. Eduardo Cifuentes Director de Desarrollo Institucional

Sponsor

Diana Barrera Subdirectora de Desarrollo Institucional

Directora de Proyectos

Fecha: 31/07/2020


Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos

No

.

Descripción del Requisito

Fecha Año 2019

Solicitado por Justificación/

Objetivo

Prioridad Alta

Media Baja

Estado Aprobado Cancelado

Diferido Terminado

Entregable Criterio

aceptación Responsable

11

Definición de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia

28/10 Todas las partes interesadas

No se tiene la definición, falta de claridad en la postulación de proyectos

Alta Aprobado Documento que defina qué es un proyecto de inversión

Aprobación de las partes interesadas sobre su entendimiento

Director del proyecto

22

Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla

29/10 Proponentes de los proyectos

La herramienta que se tiene actualmente es confusa

Alta Aprobado Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla

Validación de la herramienta/ procedimiento por quien solicitó y análisis sobre metodología del PMO

Equipo el proyecto

33

Procedimiento para la formulación de proyectos


No se tiene actualmente un procedimiento de apoyo

Alta Aprobado Procedimiento para la formulación de proyectos

Equipo el proyecto

44

Flujograma para la presentación de los proyectos de inversión ante el comité

29/10 Desarrollo Institucional

No se tiene claridad sobre los componentes que se deben presentar

Media Aprobado Flujograma/procedimiento para la presentación de proyectos

Presentación ante el comité para aprobación

Equipo el proyecto

55

Claridad sobre los criterios de aprobación o rechazo de los proyectos postulados

30/10 Miembros de Comité de Proyectos

Se tiene dificultar para decidir si se aprueba o rechaza un proyecto postulado

Alta Aprobado Lineamiento/procedimiento/ Check list para evaluación de proyectos

Revisión y aprobación del comité de proyectos

Director de Proyectos


No

.


Fecha Año 2019


Objetivo

Prioridad Alta

Media Baja


Diferido Terminado

Entregable Criterio


66

Comunicación sobre ejecución de proyectos de inversión

30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre ejecución de proyectos de inversión

Baja Cancelado

77

Informe periódico sobre asignación presupuestal de proyectos de inversión

30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre la asignación presupuestal

Media Aprobado Modelo de informe de asignación presupuestal

Primer informe aprobado

Equipo de trabajo del proyecto

88

Alineación de proyectos de inversión aprobados a la planeación estratégica

31/10 Rectoría y Vicerrectoría

No se identifica con claridad la alineación de los proyectos con la planeación institucional

Alta Aprobado Informe de visita de pares académicos

Aprobación de presentación por la Dirección de calidad Académica


99

Contar con criterios de evaluación para proyectos formulados por su equipo de trabajo

31/10 Decanos/ Directores

No se tiene claridad sobre los proyectos que se postulan al comité de proyectos

Alta Aprobado Pasos para la evaluación inicial de proyectos que postulan su equipo de trabajo

Prueba de aceptación aprobación


Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó


Anexo I. Las métricas del proyecto

MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)

Nombre de la métrica:

Cumplimiento del cronograma del proyecto

Objetivo de la métrica:

Establecer el estado del cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto

Factor de calidad El factor de calidad de la métrica es del 85% de cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto

Método de medición Se revisará las actividades programadas sobre las actividades cumplidas

Frecuencia de medición

Se realizará seguimiento cada 15 días del cumplimiento de las actividades

Meta (Resultado deseado para la métrica)

La meta es el cumplimiento del 95% de las actividades programadas

Responsable del factor de calidad

Director de Proyecto



Cumplimiento con los entregables del proyecto


Medir el cumplimiento de los entregables del proyecto en las fechas y condiciones definidas

Factor de calidad Satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable definido

Método de medición

Comparación sobre el proceso antes y después del desarrollo del proyecto y la utilización de los entregables.


Una semana después de la fecha de entrega de cada uno de los entregables


98% de satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable.





Alineación del proyecto con el Plan estratégico institucional


Medir el nivel de alineación del proyecto con el plan estratégico institucional

Factor de calidad Clara identificación sobre el aporte de los proyectos de inversión a las estratégicas del plan institucional



Validación del contenido de los entregables del proyecto y su construcción teniendo en cuenta las estrategias del plan institucional


La frecuencia de la medición de la métrica será mensual


100% de alineación del proyecto y sus entregables con el plan estratégico institucional.





Incidentes reactivos - correctivos presentación en el proyecto


Medir la cantidad de incidentes reactivos – correctivos presentados en el desarrollo del proyecto

Factor de calidad No contar con incidentes de carácter reactivos – correctivos en el desarrollo del proyecto


Validación de incidentes y tipos de incidentes presentados en el desarrollo del proyecto


Se realizará validación mensual de la métrica planeada


Menos del 5% de los incidentes presentados en el proyecto son de tipo reactivo – correctivo




Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto

NOMBRE DEL INDICADOR

Varianza de costos

DESCRIPCIÓN Se realiza análisis de las variaciones entre los costos actuales y el valor ganado

FORMULA Valor ganado – costos actuales

MÉTRICAS DE ANALISIS

Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un desfase en los costos planeados y ejecutados

FRECUENCIA DE MEDICIÓN

Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar ajustes en los costos ejecutados a la fecha de la medición

• Si el valor es positivo o igual a seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.


Variación en el cronograma

DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de las actividades planteadas a la fecha y la ejecución de estas

FORMULA Valor ganado – Valor planeado


Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un retraso de la ejecución de las actividades planeadas a la fecha


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar a la ejecución de las actividades ya que se están presentando demoras en la ejecución de actividades planeadas, a lo mejor realizando ejecución de actividades paralelas pueda ajustarse el cumplimiento del cronograma

• Si el valor es positivo seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.


Índice de desempeño de costos (CPI)

DESCRIPCIÓN Análisis entre el valor ganado y el costo real del proyecto

FORMULA Valor ganado / Costos actuales


• Si el CPI = 1 el proyecto está dentro del presupuesto

• Si el CPI > 1 el proyecto está por debajo del presupuesto

• Si el CPI < 1 el proyecto está por encima (desbordados) del presupuesto



Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Según el resultado:

• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de costos, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de reservas, solicitud de cambios.

• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de los gastos, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.


Índice de desempeño de cronograma (SPI)

DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de los costos planteados y los costos ejecutados a la fecha.

FORMULA Valor ganado / Costo planeado


• Si el SPI = 1 el proyecto está dentro del cronograma

• Si el SPI > 1 el proyecto esta adelante del cronograma

• Si el SPI < 1 el proyecto está por atrasado con respecto al cronograma


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO


• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de actividades del cronograma, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de actividades paralelas, para en lo posible volver a la línea base.

• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de las actividades del cronograma, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.


Costo estimado a la terminación del proyecto (EAC)

DESCRIPCIÓN Es el pronóstico del costo final del proyecto, es el trabajo (costo) restante proyectado. El costo estimado a la terminación EAC es una medida para el trabajo, restante descrito como un costo adicional

FORMULA Costo actual + estimación para concluir trabajo restante



Se identifica con una variación en los costos planeación y ejecutados del proyecto son diferentes. Indique la diferencia del presupuesto en una fecha de corte definida.


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar el ajuste a la línea base del proyecto en caso de que los costos no se puedan ajustar al realizar con un balanceo


Estimación para concluir trabajo restante (ETC)

DESCRIPCIÓN El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto

FORMULA Variación atípica: Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte Variación típica: (Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte) / Índice de desempeño de costos


Muestra la estimación hasta finalizar actual para el proyecto. El valor de este campo se deriva del campo ETC actual


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Asignación de recursos a las tareas. Generar las estimaciones. Definir las estimaciones:

A nivel del proyecto. A nivel de la tarea.

Definir las adjudicaciones por recurso individual


índice de costo tiempo (CSI)

DESCRIPCIÓN Mide el grado de compensación entre el CPU y SPI. De una idea de la posibilidad de recuperación del proyecto

FORMULA (Índice de desempeño de costos* Índice de desempeño de cronograma


• Resultado >1, tendencia del cronograma esta actualmente adelantada de acuerdo con lo planeado

• Resultado <1, tendencia del cronograma esta actualmente atrasada de acuerdo con lo planeado.


Mensual


ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar ajuste o actualización del cronograma según el resultado de medición.


índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

DESCRIPCIÓN La proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante. Equivale al índice CPI pero solo para el trabajo por terminar

FORMULA (BAC-EV)/(BAC-AC)


• Un TCPI > 1 es malo, se debe mejorar para no exceder el presupuesto. Ya que implica que habría que ejercer un esfuerzo equivalente a dicho porcentaje que sobrepasa el índice de 1 para lograr restaurar la ejecución del proyecto en tiempo y forma.


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar ajustes al presupuesto según el resultado del indicador

8.2. Registro de supuestos y restricciones

Los supuestos que se plantean en el proyecto son:

Participación activa de las partes interesadas

Necesidad de cambio del proceso

Aprobación ágil de la propuesto de lineamientos creados

Disponibilidad presupuestal para el proyecto

Las restricciones del proyecto que inicialmente se pueden identificar son:

Cultura organizaciones

Resistencia al cambio


Poca participación de los interesados en el proyecto

Demoras en la retroalimentación y probación de los entregables del proyecto

8.3. Plan de gestión de beneficios

El presente proyecto tiene beneficios cualitativos, propone el mejoramiento y gestión de

los procesos necesarios para lograr la gestión de proyectos de inversión en la Universidad

Piloto de Colombia.

Tabla 13 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1

BENEFICIO 1: Facilidad en identificación de proyectos de inversión

Beneficios objetivo

Facilitar a los usuarios la identificación de proyectos de inversión fácilmente.

Alineación estratégica

Este beneficio aporta al fortalecimiento institucional estrategia número 3 del plan de desarrollo.

Plazo para obtener los beneficios

6 meses después de la terminación del proyecto.

Dueño de los beneficios

Usuarios con intensión de formular proyectos de inversión

Métricas Disminución de un 70% en las consultas a desarrollo institucional sobre identificación de proyectos de inversión.

Supuestos Los documentos del proyecto son aprobados

Riesgos Los documentos no son claros para algunos usuarios

Fuente: El autor

Tabla 14 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2

BENEFICIO 2: Formulación eficiente de proyectos de inversión

Beneficios objetivo

Minimizar los proyectos que no son aceptados inicialmente para su postulación.






Desarrollo Institucional

Métricas Menos del 10% de los proyectos formulados devueltos por errores

Supuestos Aplicación de pruebas de los lineamientos con éxito

Riesgos Formulación de proyectos de inversión de usuarios que no han sido capacitados, ni tienen acceso a los documentos

Fuente: El autor Tabla 15 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3

BENEFICIO 3: Mejora del proceso de evaluación de proyectos de inversión

Beneficios objetivo

Mejorar los tiempos de respuesta del comité de proyectos







Comité de Proyectos

Métricas Reducción del 50% en tiempo de citación del comité, con resultados claros (proyectos aprobados, rechazados o para ajuste)

Supuestos Respaldo y entendimiento de los criterios de todos los miembros del comité de proyectos.

Riesgos Nuevos criterios de evaluación de proyectos propuestos después de terminado el proyecto

Fuente: El autor

8.4. Plan de gestión de cambios

Sistema de gestión de cambios se realiza a través de plan de gestión de cambios el

cual permite monitorear y controlar los cambios que puedan surgir durante la ejecución del

proyecto, la solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar algún componente

del proyecto, a continuación, se muestra el proceso para recibir los cambios y quienes lo

pueden solicitar:

Figura 16 Proceso general para solicitud y análisis de cambios

SOLICITUD DE CAMBIOS DEL PROECTO

• Las solicitudes de cambios se reciben de las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.

•Si alguien ajeno a este grupo de personas idenfitica una solicitud de cambio la debe proponer a las pates interesadas o al equipo de trabajo

ANÁLISIS DE SOLICITUDE DE CAMBIOS

• Con el Sponsor del proyecto y el Director de proyecto se realiza el análisis de la solicitud y se dilifencia el formato Solicitud de Cambio, para dimensionar los impactos del cambio y las modificaciones internas del proyecto

APROBACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD CAMBIO

• Según el análisis de cambio, su viabilidad, aporte y modificación sobre el proyecto se tendrá:

•APROBACIÓN: Se realiza la modificación a los documentos, se ajusta cronograma para la realización del cambio, asi mismo se notifica al solicitante sobre la aprobación del cambio.

•RECHAZO: Se notifica al solicitante que el cambios no es viable despues del analisis realizado


Fuente: El Autor

Las solicitudes de cambio pueden contener:

Acciones correctivas: Solicitudes de cambios que se deriva después de haber identificado

alguna desviación sobre la línea base del proyecto. Estas solicitudes aportan al éxito de la

ejecución del proyecto ya que solucionan algún inconveniente que se está presentando.

Acciones preventivas: Derivadas de una oportunidad de mejora identificada en el

proyecto, inclusión de un componente del proyecto que puede modificar su alcance, o

cambios que puede prevenir que se presenten defectos más adelante en el proyecto.

Reparación de defectos: Son solicitudes que pueden derivarse de incidentes del proyecto,

donde ha se presentó algún inconveniente o desviación del proyecto, tal vez una

retroalimentación negativa de algún entregable o un paquete de trabajo planeado

previamente.

Actualizaciones: Solicitudes que pueden surgir por la actualización de alguna norma o

documento institucional, es un aporte importante al proyecto las actualizaciones, procuran

una mejora para el aprovechamiento del proyecto a largo plazo.

El plan de gestión de cambios se maneja según lo expuesto en el formato ya

diligenciado como ejemplo que se encuentra en el Anexo G. Plan de Gestión de Cambios.


9. Gestión de los interesados del proyecto

9.1. Registro de los interesados

Para el proyecto se presenta la siguiente clasificación e identificación de las partes

interesadas, la cual se llevó a cabo en el proceso de revisión de los actores que actualmente

se tienen en el proceso de identificación, formulación y evaluación de proyectos de inversión

en la Universidad Piloto de Colombia:

Proponentes de los proyectos: Son las personas que pueden realizar la formulación de

los proyectos de inversión

Sindicatura: Área responsables de definir la partida presupuestal a nivel institucional

que será destinada para los proyectos de inversión.

Miembros de Comité de Proyectos: Es el equipo evaluador de los proyectos

Rectoría y Vicerrectoría: Actores importantes que facilitan la formulación de proyectos

e identifican el beneficio o aporte del proyecto propuesto con el crecimiento institucional

Decanos/Directores: Lideres de proyecto de inversión aprobado

Desarrollo Institucional: Área responsable del manejo de la gestión de proyectos de

inversión, apoya en la formulación y seguimiento de los proyectos.

9.2. Plan de involucramiento de los interesados

A continuación, se presente el análisis realizado a cada una de las partes interesadas

del proyecto:

Proponentes de los proyectos: Partidario

Sindicatura: Reticente

Miembros de Comité de Proyectos: Partidario

Rectoría y Vicerrectoría: Neutral


Decanos/Directores: Partidario

Desarrollo Institucional: Líder

Tipificación de las partes interesadas según poder – interés

Para la identificación de las partes interesadas en el proyecto, se realiza una escala de

la valoración de las partes interesadas, con la cual se evaluarán los actores que intervienen

en el desarrollo de las actividades. Una vez definido el listado se valoran según su poder y

su interés (nivel de autoridad y participación) de acuerdo con la siguiente escala:

Tabla 16 Criterios de evaluación poder/interés

NOTA CRITERIO

1 Bajo Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)

2 Medio Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)

3 Alto Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)

Fuente: El autor

Después de la escala de valoración se procede a evaluar las partes interesadas Tabla 17 Definición de poder interés de interesados

Parte Interesada Poder Interés

Proponentes de los proyectos 1 3

Sindicatura 3 1

Miembros de Comité de Proyectos 3 3

Rectoría y Vicerrectoría 3 2

Decanos/Directores 2 3

Desarrollo Institucional 2 3

Fuente: El autor


De acuerdo con los valores otorgados a cada una de las partes interesadas identificadas

en cuanto a su poder e impacto, se clasifican en uno de los siguientes cuadrantes:

Figura 17 Poder interés Fuente: El autor

INT

ER

ÉS

3

1.5

0 1.5 3

PODER

Figura 18 Matriz poder/interés Fuente: El autor

Proponentes de los proyectos (1.3)

Sindicatura (3.1)

Miembros de Comité de

Proyectos (3,3)

Rectoría y Vicerrectoría (3.2)

Decanos/ Directores (2.3)

Desarrollo Institucional (2.3)


Aquellas partes interesadas que se encuentren clasificadas en el cuadrante de

ATENCIÓN y CUIDADO serán las partes interesadas pertinentes, para la cuales, se

estructura la siguiente matriz de despliegue de necesidades y expectativas:

Tabla 18 Matriz de necesidades y expectativas

PARTE INTERESADA

NECESIDADES EXPECTATIVAS

Proponentes de los

proyectos

Que se cuente con información clara para la identificación y formulación de proyectos de inversión Tener una herramienta que facilite de formación de proyectos de inversión

Identificar una probabilidad de aprobación de su proyecto antes que sea evaluado ante el comité de proyectos

Sindicatura Reporte claro de los proyectos de inversión Disminución de recursos para



Poder contar con un método práctico para el análisis de proyectos de inversión Contar con lineamientos claros para la evaluación de proyectos de inversión Disminuir el tiempo de análisis de proyectos en el comité

Contar con un concepto inicial sobre la aprobación o rechazo de proyectos de inversión


Aumentar los proyectos de inversión con aporte a la institución Facilitar la identificación de proyectos de inversión por medio de plan de mejoramiento tanto institucional como de programas.

No tener proyectos académicos sin aporte a la institución


Contar con un proceso eficiente para asesorar a las personas que identifiquen un proyecto de inversión Minimizar el reproceso en la formulación de proyectos de inversión.

Contar con una participación activa en la formulación de proyectos de inversión, con aporte a las estrategias institucionales de forma equilibrada.

Fuente: El autor


Estrategias para involucrar los interesados

Para plantear las estrategias sobre el manejo de interesados se presenta la siguiente matriz.

Tabla 19 Matriz de estrategias

INTERESADO NIVEL PODER

INTERES

NIVEL DE PARTICIPACIÓN

ACTUAL Y ESPERADA

ACCIÓN PARA MODIFICAR LA PARTICIPAICÓN

ESTRATEGIA P

OD

ER

INT

ER

ES

De

sc

o-

no

ce

do

r

Re

tice

nte

Ne

utr

al

Pa

rtid

ari

o

Líd

er


1 3

Actu

al

Espera

do

Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias

Sindicatura 3 1

Actu

al

Espera

do

*Realizar presentación sobre los beneficios del proyecto *Acercamiento para identificar más necesidad sobre la mejora del proceso

Presentarle adelantos del proyecto y pedir concepto de la ejecución de este


3 3

Actu

al

Esper

ad

o Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias


3 2

Actu

al

Espera

do

*Realizar reuniones especificas con rectoría y vicerrectoría para identificar valores agregados que puedan darse en el proyecto, los cuales sean atractivos para estos actores

*Realizar retroalimentación frecuente sobre las reuniones realizadas con Delegados de Decanaturas y programas para fortalecer y alimentar la información con las necesidades directivas de estos actores

Decanos/ Directores

2 3

Actu

al

Espera

do



2 3

Actu

al

Espera

d

o


Fuente: El autor


10. Gestión del alcance del proyecto

10.1. Plan de gestión del alcance

Para el desarrollo del proyecto, es clave realizar el plan de gestión del alcance, que

describe la planificación de cada una de las etapas que se llevarán a cabo para el

desarrollo de este:

Se realiza la recolección de la información, para validar el proceso que se lleva a

actualmente del manejo de los proyectos de inversión:

Revisión de formulación de proyectos inversión/desarrollo en el Portal Institucional

https://portal.unipiloto.edu.co/sgi/PlanDesarrollo/Lists/Proyectos%20institucionales/Todo

s%20los%20proyectos.aspx

Revisión de actas y resoluciones de proyectos de inversión

Entrevistas con los delegados seleccionados para revisar en conjunto las dificultades

presentadas en la formulación de proyectos de inversión y evaluación de proyectos para

la toma de decisiones.

Durante esta validación de pudo describir la definición inicial de proyectos de

inversión, el desglose de los entregables, la identificación de las partes interesadas, sus

necesidades y expectativas, el plan de comunicación, el cual fue validado con las partes

interesadas la gestión del proyecto y construcción de la metodología para controlar los

cambios que se puedan tener durante el proyecto.

https://portal.unipiloto.edu.co/sgi/PlanDesarrollo/Lists/Proyectos%20institucionales/Todos%20los%20proyectos.aspx

https://portal.unipiloto.edu.co/sgi/PlanDesarrollo/Lists/Proyectos%20institucionales/Todos%20los%20proyectos.aspx


10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos

El plan de trazabilidad de requisitos se realiza a través de reuniones con las partes

interesadas, en medio de comités, reuniones, entrevistas particulares con las partes

interesadas.

Para la identificación de estos requisitos, se toma inicialmente las experiencias que

se tienen en el Departamento de Desarrollo Institucional sobre el manejo de proyectos

de inversión y el reporte de los usuarios sobre las dificultades que se han tenido para la

formulación de proyectos.

Con el fin de dimensionar un poco más el alcance del proyecto, presenta en el Anexo

H. Matriz de trazabilidad de requisitos

10.3. Enunciado del alcance

10.3.1. Enunciado del alcance.

El proyecto es la creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión,

en el cual se incluyan; políticas, procedimientos y formatos que permitan la claridad en el

proceso de identificación, formulación, evaluación y seguimiento de los proyectos de

inversión que sean postulados antes el comité de proyectos.

10.3.2. Descripción del producto.

Los lineamientos comprenden de forma práctica y sencilla, la formulación de

proyectos de inversión de acuerdo con la definición, que permita a quien identifique una

necesidad para la creación de proyectos de inversión y así mismo al director de

unidad/dependencia o decano, presentar su proyecto mediante una metodología de

gestión de proyectos e igualmente puede ser evaluada ante el comité de proyecto para

que la Universidad Piloto de Colombia pueda medir la pertinencia del proyecto, de

acuerdo con la disponibilidad presupuestal y su alineación a los objetivos estratégicos.

10.3.3. Entregables del producto



Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión

Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de

inversión del comité de proyectos.

Formato para la formulación de proyectos de inversión

Modelo de informe de proyectos de inversión a: Sindicatura, Rectoría y Vicerrectoría.

Divulgación y capacitación de proyecto

10.3.4. Entregables del proyecto

Formulación del proyecto (no se cuenta con prerrequisitos definidos)

Cronograma del proyecto

Presupuesto del proyecto

10.3.5. Criterios de aceptación del proyecto

Los criterios de aceptación del proyecto, es el entendimiento, coherencia y alienación

de los lineamientos creados con el proceso para la gestión de proyectos de inversión.

Las actas de reuniones con las partes interesadas harán las veces de soporte de

aceptación sobre los criterios definidos en matriz de trazabilidad de requisitos.

10.3.6. Exclusiones

El proyecto no incluye el proceso de seguimiento de los proyectos de inversión

aprobados.


10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)

A continuación, se presenta la EDT del proyecto:

Figura 19 EDT Fuente: El Autor

CREACIÓN DE LINEAMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

1.1 Documentación de lineamientos: Política, formatos, procedimientos

1.1.1 Definición de proyecto de inversión

1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de


1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión

1.1.4 Modelo de informes

1.2 Gestión de proyecto

1.2.1 Control y monitoreo del proyecto

1.2.2 Análisis de cambios del proyecto

1.3 Divulgación, implementación y capacitación de proyecto

1.3.1 Plan de divulgación ycapacitación del proyecto

1.3.2 Identificaciòn personas acapacitar

1.3.3 Documento que contenga elproceso de presentación y evaluaciónde proyectos de inversión del comitéde proyectos.


10.5. Diccionario de la EDT

A continuación, se presenta el diccionario de la EDT de acuerdo con los componentes

de trabajo

Tabla 20 Diccionario EDT 1.1.1

Número Cuenta de control Actualización Responsable

1.1.1 1.1 Documentación de lineamientos

Noviembre 2020 Director de proyecto

Descripción Documento que contenga la definición de proyecto de inversión para la Universidad Piloto de Colombia

Entregable Documento

Recurso Asignado

Coordinador de planeación Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos

Costo $ 30.737.840,00

Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó Tabla 21 Diccionario EDT 1.1.2




Descripción Construcción del procedimiento para la identificación de cualquier persona que quiera proponer un proyecto de inversión, así mismo el documento debe contener el método para la formulación del mismo.

Entregable Procedimiento

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos

Costo $ 30.613.640,00

Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó Tabla 22 Diccionario EDT 1.1.3




Descripción Construcción del formato para que los usuarios puedan formular sus proyectos de inversión de una forma práctica y sencilla.

Entregable Formato

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos, Desarrollador del aplicativo

Costo $ 34.303.360,00







Descripción Construcción del modelo para presentación de informes de proyectos de inversión; Desarrollo Institucional, Rectoría y Vicerrectoría, Sindico

Entregable Documento de modelo de informes

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos,

Costo $ 26.579.280

Fuente: Tomado del libro de Pablo Lledó



1.2.1 1.2 Gestión de proyecto Noviembre 2020 Director de proyecto

Descripción Realizar el control y monitoreo de los componentes del proyecto, tiempo, costos, entregables.

Entregable Actas de reunión de seguimiento

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Director de Proyectos,

Costo $ 30.779.920,00




1.2.2 1.2 Gestión de proyecto Noviembre 2020 Director de proyecto

Descripción Análisis de cambios del proyecto Realizar el control de cambios del proyecto en caso de requerirse, teniendo claro los impactos y las variaciones sobre la ejecución del proyecto.

Entregable Actas de reunión de seguimiento que contempla los cambios del proyecto

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Director de Proyectos,

Costo $ 34.424.240,00




1.3.1 1.3 Divulgación, implementación y capacitación


Descripción Documento que contemple los niveles de divulgación y capacitación del proyecto

Entregable Acta de reunión que explique el plan de divulgación y capacitación del proyecto

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos,

Costo $ 28.549.400,00





1.3.2 1.3 Divulgación, implementación y capacitación


Descripción Identificación de las personas que deben capacitarse y realizar la divulgación de acuerdo con los diferentes componentes del proyecto.

Entregable Actas de reunión de seguimiento, donde contemple los niveles y contenido a capacitar y divulgar.

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos,

Costo $ 28.172.760,00




1.3.3 1.3 Divulgación, implementación y capacitación de proyecto


Descripción Construcción de documento que contenga el paso a paso para la presentación y evaluación de proyectos, desde la identificación del proyecto hasta la presentación ante el comité.

Entregable Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

Recurso Asignado

Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos, Desarrollador del aplicativo

Costo $ 28.825.320,00



11. Gestión del cronograma

11.1. Plan de Gestión del Cronograma

El presente plan de cronograma se realiza formalmente, con el detalle de las

actividades que se deben cumplir para realizar el proyecto. Se realiza la validación de la

documentación institucional que se tiene sobre proyectos de inversión:

Plan de estratégico Institucional 2020-2, 2024

Resoluciones y actas de reuniones de los comités de proyecto previos

Las medidas utilizadas para la estimación de tiempo de las actividades son

días/semanas, en el proceso de planeación del proyecto se definen los tiempos de

acuerdo con el nivel de complejidad de cada una de las actividades, conociendo la cultura

organizacional y la facilidad o dificultad en la toma de decisiones para cada caso.

Los documentos y acciones que se utilizarán para controlar el plan de gestión del

cronograma son:

Acta de constitución del proyecto

Reunión de inicio del proyecto que suministrara al equipo directo y delegados del

proyecto sus deberes, aportes y responsabilidades de cada uno.

Reuniones periódicas de seguimiento para el proyecto, en las que se revisará el

cumplimiento del cronograma dispuesto y las acciones a tomar.


11.2. Listado de actividades con análisis PERT

Se realizará el análisis con el equipo de trabajo del proyecto sobre la identificación

de actividades específicas sobre el desglose los paquetes de trabajo.

Para la estimación de tiempos de las actividades se realizan reuniones con tres tipos

de personas:

Escenario optimista: Delegados de Rectoría y Sindicatura, los cuales esperan que

la duración del proyecto sea corta y los lineamientos serán fáciles de recolectar

Escenario pesimista: Delegados de Programas y Facultades, usuarios que antes

han formulado proyectos, los cuales con el proyecto a desarrollar exponen que

conociendo la cultura de la Universidad y la toma de decisiones no ven que el proyecto

pueda ejecutarse en corto tiempo.

Escenario esperado: El equipo de trabajo se reúne a validar los tiempos adecuados

para la ejecución de cada una de las actividades que se tiene.


Después de las reuniones realizadas se tienen los siguientes tiempos definidos en días hábiles, de lunes a viernes:

Tabla 29 Actividades – PERT

Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad

Pre

de

ces

ora

Du

rac

ión

Op

tim

ista

Du

rac

ión

Es

pe

rad

a

Du

rac

ión

Pe

sim

ista

PE

RT

0 INCIO


1 A Entrevista a delegados 0 5 10 20 10,8

2 B Revisión de información A 10 20 25 19,2

3 C Definición de proyecto de inversión B 10 15 20 15,0

1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión

4 CH Documentar procedimiento A,B,C 5 10 20 10,8

5 D Revisión del procedimiento CH 5 10 15 10,0

6 E Ajuste del procedimiento D 2,5 5 10 5,4


7 F Creación del formato D,E 5 5 10 5,8

8 G Revisión con delegados del formato F 5 5 10 5,8

9 H Ajuste del formato G 2,5 5 5 4,6

10 I Montaje en plataforma G, H 5 10 15 10,0

1.1.4 Modelo de informes 11 J Creación del modelo de informes E 2,5 5 10 5,4

12 K Revisión con delegados del modelo J 2,5 5 10 5,4

13 L Ajusten del modelo K 2,5 5 10 5,4

1.2.1 Control y monitoreo del proyecto 14 LL Revisión del cronograma del proyecto E, I,L 5 10 15 10,0

15 M Toma de acciones para el éxito del proyecto

LL 5 10 20 10,8

16 N Ajuste del proyecto M 10 15 25 15,8

1.2.2 Análisis de cambios del proyecto 17 O Revisión de acciones a tomar N 5 10 15 10,0

18 P Definición de control de cambios O 5 15 25 15,0

19 Q Revisión con partes interesadas P 5 10 15 10,0

1.3.1 Plan de divulgación y capacitación del proyecto

20 R Creación del plan de divulgación C, E, L,Q

10 15 25 15,8


Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad

Pre

de

ces

ora

Du

rac

ión

Op

tim

ista

Du

rac

ión

Es

pe

rad

a

Du

rac

ión

Pe

sim

ista

PE

RT

21 S Revisión con equipo de trabajo R 2,5 5 10 5,4

22 T Aprobación S 2,5 5 10 5,4

1.3.2 Identificación personas a capacitar

23 U Definir personal a capacitar T 2,5 10 25 11,3

24 V Revisión de agendas y lugares para capacitación

U 2,5 5 15 6,3

25 W Agendar reuniones V 2,5 5 15 6,3

26 X Lista de asistencia W 2,5 5 5 4,6

1.3.3 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

27 Y Realizar presentación sobre documentación creada

C,E,I,L,S,X

2,5 5 15 6,3

28 Z Validación de claridad de presentación Y 2,5 5 10 5,4

29 AA Montar presentación en plataforma para capacitación

Z 2,5 10 20 10,4

FIN AA

0 0 0,0

Fuente: El Autor

11.3. Diagrama de red del proyecto

Diagrama de red con paso adelante y atrás, se realiza con la duración esperada

Teniendo en cuenta que el diagrama de Red se presenta en la tabla los diagramas divididos en dos partes.


Figura 20 Diagrama de Red parte 1 Fuente: El Autor

Figura 21 Diagrama de Red parte 2 Fuente: El Autor

70 75 75 80 80 85

80 85 85 90 90 95

45 55 55 65 65 70 80 85 95 105 105 115 115 130 130 140 140 155 155 165 165 180 180 190

45 55 55 65 65 70 80 85 95 105 105 115 115 130 130 140 140 155 155 165 165 180 180 190

0 0 10 10 30 30 45 70 75 75 80 85 95

0 0 10 10 30 30 45 70 75 75 80 85 95

P 15 O 10 P 15 Q 10

I 10

L 5

LL 10 M 10 N 15 O 10E 5

F 5

J 5 K 5

G 5

H 5

INICIO A 10 B 20 C 15

CH 10 D 10

LE

I

L

E

190 205 205 210 210 215 215 225 225 230 230 235 235 240 240 245 245 250 250 260 260 260

190 205 205 210 210 215 215 225 225 230 230 235 235 240 240 245 245 250 250 260 260 260

Z 5 AA 10 FINT 5 U 10 V 5 W 5 X 5 Y 5R 15 S 5

C

L

C

I

E

LS

E


IDENTIFICACIÓN DE HOLGURA

Realizando el análisis del proyecto, la holgura de E:0, F: 10

Figura 22 Holgura Fuente: El Autor

DENTIFICACIÒN DE RUTA CRITICA

Según la identificación de las posibles rutas críticas se presenta a continuación todas

las posibles rutas para completar el proyecto.

Tabla 30 Ruta crítica

RUTA CRÍTICA

A-CH-D-E-H-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 200

A-CH-D-E-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 208

A-CH-D-E-H-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 200

A-CH-D-E-F-J-K-L-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 208

A-CH-D-E-F-J-K-L-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 140

A-CH-D-E-F-J-K-L-Y-Z-AA- 81

A-B-C-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 122

A-B-C-Y-Z-AA 67

A-B-C-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 215

A-CH-D-E-J-K-L-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 130

A-CH-D-E-J-K-L-Y-Z-AA 75

A-CH-D-E-J-K-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 197

A-CH-D-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 202

A+B+C+CH+D+E+LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 220

A+B+C+CH+D+E+J+K+L +LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 236

Fuente: El Autor

65 70

65 70

E 5

70 75

80 85

J 5


La ruta crítica identificada es de 236 días, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 23 Probabilidad con ruta critica Fuente: El Autor

A continuación, se calcula la varianza de la ruta crítica

Tabla 31 Varianza actividades ruta crítica

ID Nombre de actividad P

RE

DE

CE

SO

RA

Du

rac

ión

Op

tim

ista

Du

rac

ión

Es

pe

rad

a

Du

rac

ión

Pe

sim

ista

PE

RT

VA

RIA

NZ

A

0 INCIO

A Entrevista a delegados 0 5 10 20 10,8 6,3

B Revisión de información A 10 20 25 19,2 6,3

C Definición de proyecto de inversión B 10 15 20 15,0 2,8

CH Documentar procedimiento A,B,C 5 10 20 10,8 6,3

D Revisión del procedimiento CH 5 10 15 10,0 2,8

E Ajuste del procedimiento D 2,5 5 10 5,4 1,6

J Creación del modelo de informes E 2,5 5 10 5,4 1,6

K Revisión con delegados del modelo J 2,5 5 10 5,4 1,6

L Ajusten del modelo K 2,5 5 10 5,4 1,6

LL Revisión del cronograma del proyecto E, I,L 5 10 15 10,0 2,8

M Toma de acciones para el éxito del proyecto LL 5 10 20 10,8 6,3

N Ajuste del proyecto M 10 15 25 15,8 6,3

O Revisión de acciones a tomar N 5 10 15 10,0 2,8

P Definición de control de cambios O 5 15 25 15,0 11,1

Q Revisión con partes interesadas P 5 10 15 10,0 2,8

R Creación del plan de divulgación C, E, L,Q 10 15 25 15,8 6,3

S Revisión con equipo de trabajo R 2,5 5 10 5,4 1,6

T Aprobación S 2,5 5 10 5,4 1,6

236 días


ID Nombre de actividad

PR

ED

EC

ES

OR

A

Du

rac

ión

Op

tim

ista

Du

rac

ión

Es

pe

rad

a

Du

rac

ión

Pe

sim

ista

PE

RT

VA

RIA

NZ

A

U Definir personal a capacitar T 2,5 10 25 11,3 14,1

V Revisión de agendas y lugares para capacitación

U 2,5 5 15 6,3 4,3

W Agendar reuniones V 2,5 5 15 6,3 4,3

X Lista de asistencia W 2,5 5 5 4,6 0,2

Y Realizar presentación sobre documentación creada

C,E,I,L,S,X 2,5 5 15 6,3 4,3

Z Validación de claridad de presentación Y 2,5 5 10 5,4 1,6

AA Montar presentación en plataforma para capacitación

Z 2,5 10 20 10,4 8,5

FIN AA 0 0 0,0 0,0

Fuente: El Autor

La varianza total calculada según la ruta crítica es de 109,3 días

La raíz cuadrada de varianza total: 10,4

Por lo anterior con una probabilidad del 84,1% el proyecto “Creación de lineamientos

para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia” tardará

246,4 días


11.4. Línea base del cronograma

La línea base del cronograma realiza por medio de la programación en Microsoft Project. El diagrama que se presenta

a continuación se realiza en el proceso de planeación del proyecto, el cual contempla las actividades, tiempos, actividades

dependientes y predecesoras, ruta crítica, así mismo, se contempla en el cronograma las actividades de revisión y

seguimiento para el cumplimiento de las actividades. El ajuste y seguimiento de estas actividades se realizará

mensualmente, así como el ajuste del cronograma, en caso de ser necesario.


Figura 24 Cronograma de proyecto Fuente: El Autor


11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas

Para el desarrollo del cronograma se tuvo en cuenta los tiempos de cada una

de las actividades, el análisis de la secuencia de actividades definidas, por medio

del diagrama de red se pudo identificar la ruta crítica del proyecto, posteriormente

se realiza el ejercicio en Project donde ratifica la ruta crítica, se realiza asignación

de recursos, se analiza la carga laboral que puede tenar cada uno de los recursos

para nivelar la sobreasignación de recursos, se realizar la inclusión de reuniones de

seguimiento del cronograma, y la reserva de contingencia según el análisis

realizado sobres los riesgos identificados.


12. Gestión de costos del proyecto

12.1. Plan de gestión de costos

La planificación de los costos del proyecto se realiza de acuerdo con la

dedicación del equipo de trabajo el cual se describe a continuación:


Sponsor: Director de Desarrollo Institucional

Asistente de Planeación

Coordinador de Planeación

Delegados:

Rectoría

Direccion Administrativa

Sindicatura

Tabla 32 Costos de recursos

ROL CARGO VALOR HORA VALOR HORA

Director de proyecto Subdirección $ 47.548 $ 47.548

Delegado Delegado Rectoria $ 25.512 $ 25.512

Delegado Delegado Dirección Administrativo

$ 25.512 $ 25.512

Delegado Delegado Sindicatura $ 25.512 $ 25.512

Equipo de trabajo Coordinador de planeación $ 20.554 $ 20.554

Equipo de trabajo Asistente de Planeación $ 13.623 $ 13.623

Fuente: El Autor

Los lineamientos que se deben cumplir para el desarrollo del proyecto son:

Plan Estratégico Institucional 2020.2 – 2024

Decreto 1330 del Ministerio de Educación superior


Las herramientas que se utilizan para la realización de cronograma en Project

12.2. Estimación de costos en MS Project

Para la estimación de costos del proyecto a continuación se presentan los

costos definidos según su dedicación

Figura 25 Estimación de costos Fuente: El Autor

12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto

La realización de la sumatoria ascendente de los costos de las actividades, para

obtener los costos de los paquetes de trabajo, y las cuentas de control, hacen parte

de la estimación de los costos del proyecto. A la sumatoria de todas las cuentas de

control, se le suma la reserva de contingencia (única del proyecto) para obtener la

línea base de costos. A la línea base de costos se le suma la reserva de gestión

para así obtener el presupuesto del proyecto. La reserva de contingencia no es un

porcentaje, es el resultado del análisis cuantitativo de riesgos. La reserva de gestión

corresponde al 10% de la línea base de costos


Figura 26 Estimación ascendente y determinación del presupuesto Fuente: El Autor

Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad Costo por

actividad

Costo por

paquete de

trabajo

Costo por

cuenta de

control

0 INCIO

1 A Entrevista a delegados $ 8.089.840

2 B Revisión de información $ 7.179.680

3 C

Definición de proyecto de

inversión$ 15.468.320

4 CH Documentar procedimiento $ 7.734.160

5 D Revisión del procedimiento $ 17.334.560

6 E Ajuste del procedimiento $ 5.544.920

7 F Creación del formato $ 5.544.920

8 G

Revisión con delegados del

formato $ 12.765.360

9 H Ajuste del formato $ 5.544.920

10 I Montaje en plataforma $ 10.448.160

11 J Creación del modelo de $ 5.544.920

12 K

Revisión con delegados del

modelo $ 15.489.440

13 L Ajuste del modelo $ 5.544.920

14 LL Revisión del cronograma $ 8.803.840

15 M

Toma de acciones para el

éxito del proyecto$ 8.803.840

16 N Ajuste del proyecto $ 13.172.240

17 O Revisión de acciones a $ 8.803.840

18 P

Definición de control de

cambios $ 13.172.240

19 Q

Revisión con partes

interesadas $ 12.448.160

20 R

Creación del plan de

divulgación $ 9.101.240

21 S

Revisión con equipo de

trabajo $ 9.724.080

22 T Aprobación $ 9.724.080

23 U Definir personal a capacitar $ 11.538.000

24 V

Revisión de agendas y

lugares para capacitación$ 5.544.920

25 W Agendar reuniones $ 5.544.920

26 X Lista de asistencia $ 5.544.920

27 Y

Realizar presentación sobre

documentación creada$ 8.367.080

28 Z

Validación de claridad de

presentación $ 9.724.080

29 AA

Montar presentación en

plataforma para

capacitación

$ 10.734.160


FIN

$ 272.985.760,00

$ 8.650.000

$ 281.635.760,00

$ 28.163.576

$ 309.799.336

Sumatoria de cuentas de control

Reserva de contingencia

Linea base de costos

Reserva de gestión

PRESUPUESTO

$ 28.549.400

$ 28.172.760

$ 28.825.320

$ 85.547.480

$ 122.234.120,00

1.2.1 Control y

monitoreo del proyecto$ 30.779.920

1.2.2 Analisis de

cambios del proyecto $ 34.424.240

$ 65.204.160,00

1.3.1 Plan de

divulgación y

capacitación del

proyecto

1.3.2 Identificaciòn

personas a capacitar

1.3.3 Documento que

contenga el proceso de

presentación y

evaluación de


del comité de

proyectos.

$ 30.737.840

1.1.2 Procedimiento

para la identificación y

formulación de


$ 30.613.640

1.1.3 Formato para la

formulación de


$ 34.303.360

1.1.4 Modelo de

informes$ 26.579.280

1.1.1 Definición de

proyecto de inversión


13. Gestión de Recursos del Proyecto

13.1. Plan de gestión de recursos

Se realiza el plan de gestión de recursos por medio del análisis de las

actividades del proyecto, los recursos físicos en este caso no tienen un alto impacto,

las personas son el recurso más importante del proyecto, teniendo en cuenta los

requerimientos físicos se realizará aprovechamiento de los recursos de oficina con

los que actualmente se cuentan dentro de la Universidad

13.2. Estimación de los recursos

Los recursos fundamentales que se requieren para la ejecución del proyecto son

recursos humanos, si bien los recursos físicos son importantes, para este proyecto

es fundamental las personas.

El proceso de capacitación y divulgación de los lineamientos requiere de

recursos materiales, presentaciones, memorias de las capacitaciones y material

logístico necesario para ejecutar entregables del proyecto.

Según los paquetes de trabajo se presentan los recursos requeridos:


Tabla 33 Estimación de recursos ESTIMACIÓN DE RECURSOS

Último nivel de EDT Recurso Humano Recurso físico / materiales


Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura

Portátil Refrigerios

1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión

Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura

Desarrollo de aplicativo Portátil Video Beam Refrigerios


Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, - Sindicatura


1.1.4 Modelo de informes Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura



Director de Proyectos, Coordinador de planeación, Director de Proyectos

Portátil


Director de Proyectos, Coordinador de planeación Portátil Video Beam Refrigerios

1.3.1 Plan de divulgación y capacitación del proyecto

Director de Proyectos, Coordinador de planeación, Asistente de Planeación

Portátil Video Beam

1.3.2 Identificación personas a capacitar

Director de Proyectos, Asistente de Planeación, Coordinador de planeación

Portátil

1.3.3 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos

Portátil Video Beam Desarrollo de aplicativo Material de capacitación

Fuente: El Autor


13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe)

A continuación, se presenta la estructura del desglose de recursos según la EDT del proyecto.

Figura 27 Estructura de desglose de recursos Fuente: El Autor

CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN

(12018)

RECURO HUMANO (6)

Director de proyecto (1) Formación en Gerencia de Proyectos

Coordinador de Planeación (1)

Delegado de Facultad/programa (1)

Delegado de Rectoría (1)

Dirección Adminostrativa / Sindicatura (2)

RECURO FÍSICO (12012)

TECNOLÓGICO (7)

Equipos de computo (4)

Impresora (1)

Software Share Point(1)

Video Beam (1)

MATERIALES (1200)

Materiales de capacitación y divulgación (600 unidades)

Memorias de la capacitación

lineamientos (600)

INSTALACIÓN (4)

Sala de juntas (1)

Sala de capacitación (3)


13.4. Asignación de recursos

Después de la identificación de recursos del proyecto, se presenta en la

siguiente figura la asignación de los mismo según las actividades identificadas.

Figura 28 Asignación de recursos Fuente: El Autor


13.5. Calendario de recursos

Para manejar la sobre asignación de recursos e identificar los picos de trabajo que puedan tener los mismo en el

proyecto, se presenta a continuación el calendario de recursos con un periodo de tiempo trimestral.

Figura 29 Calendario de recursos Fuente: El Autor


13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo

El plan de capacitación del proyecto, el cual es clave para lograr el éxito en el proyecto, contempla los siguientes

componentes:

Tabla 34 Capacitaciones del Equipo de Trabajo

Nombre de la capacitación

Descripción de la capacitación

Responsable de la capacitación

Dirigido a Fecha programada

Duración Costo Material de la capacitación

¿Qué son proyectos? Alcance del proyecto y propósito

Presentación de las características principales de un proyecto. Explicación sobre el alcance y propósito del proyecto

Director de Desarrollo Institucional y Subdirector

Delegados de: Facultad/Programa Rectoría, Dirección Administrativa / Sindicatura

27/11/ 2020 2 horas $100.000 Presentación de las definiciones de proyectos

Proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia

Diferencias entre un proyecto y una actividad. Definición y ejemplos de proyectos de inversión en la Universidad

Director de Desarrollo Institucional y Subdirector

Delegados de: Facultad/Programa Rectoría Dirección Administrativa / Sindicatura

18/12/ 2020 2 horas $100.000 Presentación de aplicación de proyectos de inversión en la Universidad

Formulación y presentación de proyectos de inversión

Presentación de procedimiento y formatos para la formulación de proyectos de inversión, taller de aplicación de casos reales de proyectos y actividades que no hacen parte de proyectos

Subdirector y Coordinador de Planeación

Delegados de: Facultad/Programa Rectoría Dirección Administrativa / Sindicatura

18/01/ 2021 3 horas $100.000 Procedimiento para la formulación de proyectos Formatos asociados

Fuente: El Autor


Tabla 35 Capacitación sobre el Proyecto ya ejecutado

Nombre de la capacitación

Descripción de la capacitación

Responsable de la capacitación

Dirigido a Fecha programada

Duración Costo Material de la capacitación

¿Qué son proyectos? Alcance del proyecto y propósito

Presentación de las características principales de un proyecto. Explicación sobre el alcance propósito del proyecto

Desarrollo Institucional – Director de Desarrollo Institucional y Subdirector

Delegados de Facultad/Programa Delegado de rectoría Delegado Dirección Administrativa / Sindicatura

27/11/ 2020 2 horas $500.000 Presentación de las definiciones de proyectos

Proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia

Diferencias entre un proyecto y una actividad. Definición y ejemplos de proyectos de inversión en la Universidad

Desarrollo Institucional – Director de Desarrollo Institucional y Subdirector

Delegados de Facultad/Programa Delegado de rectoría Delegado Dirección Administrativa / Sindicatura

27/11/ 2020 2 horas $500.000 Presentación de aplicación de proyectos de inversión en la Universidad

Formulación y presentación de proyectos de inversión

Presentación de procedimiento y formatos para la formulación de proyectos de inversión, taller de aplicación de casos reales de proyectos y actividades que no hacen parte de proyectos

Desarrollo Institucional – Subdirector y Coordinador de Planeación

Directores de Unidades Decanos de Programas y Facultades Miembros de Comité de Proyectos de inversión

18/01/ 2021 3 horas $500.000 Procedimiento para la formulación de proyectos Formatos asociados

Evaluación de proyectos de inversión

Explicación sobre los criterios que se deben tener en cuenta por el comité de proyectos para la evaluación: aprobación, solicitud de modificación o rechazo de proyectos de inversión.

Desarrollo Institucional – Subdirector y Coordinador de Planeación

Miembros de Comité de Proyectos de inversión

20/02/2021 2 horas $500.000 Presentación de criterios para la evaluación de proyectos

Fuente: El Autor


DESARROLLO DE EQUIPO

Como ya se conoce, el adecuado manejo del recurso humano es uno de los factores

de éxito en la ejecución del proyecto, por lo anterior se presenta algunas variables

importantes para el desarrollo del equipo de trabajo que se propone para el proyecto

“CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN”

RECOMPENSAS

Se propone para el proyecto contar con dos tipos de recompensas:

Reconocimientos públicos: a los miembros delegados de programa/faculta, Rectoría,

Sindicatura y Dirección Administrativa, que consiste en exponer públicamente en Consejo

Superior Académico y la Honorable Consiliatura, el acompañamiento de estos delegados

para el éxito del proyecto, que gracias a su tiempo, disposición y aporte se tiene la

construcción de estos lineamientos.

Reconocimientos al interior del departamento (Desarrollo Institucional): Se expondrá

en reuniones la importancia de contar con el Coordinador de planeación y el Asistente

para el logro del proyecto, igualmente se otorgarán días compensatorios por el

cumplimiento de actividades incluidas en el cronograma del proyecto.

Evaluación de desempeño del equipo de trabajo:

Teniendo en cuenta la naturaleza de los miembros del equipo de trabajo se tendrán

las siguientes evaluaciones:

Evaluación a delegados:

Descripción de la evaluación: Se evaluará la participación de cada uno de los

delegados, como voceros de sus unidades, con las cuales de contemplarán las variables

necesarias para la creación de los lineamientos.

Tipo de evaluación: Retroalimentación en reunión particular con cada delegado

Periodicidad: Trimestral.


Evaluación a Coordinador y Asistente de Planeación

Descripción de la evaluación: Se evaluarán las actividades designadas en el

proyecto, el cumplimiento en tiempo, calidad y aporte oportuno al éxito del proyecto.

Tipo de evaluación: Retroalimentación en reunión particular con cada delegado

Periodicidad: Mensual

CONTROL Y GESTIÓN DE RECURSOS

El control y gestión de los recursos identificados para el proyecto se realizará

mediante la creación de funciones específicas designadas en el proyecto, las cuales

serán de conocimientos del equipo de trabajo y delegados específicos, igualmente se

reportará en el comité de proyectos, el cumplimiento de la gestión de los recursos del

proyecto para poder tomar acciones, para el cumplimento de las actividades.

El monitoreo de las actividades a realizar y la gestión de los recursos necesarios para

la ejecución de los proyectos, se realizará a través de reuniones mensuales, en las que

se validará el cumplimiento del cronograma del proyecto, en caso de ser necesario

después del análisis de datos que se tengan del proyecto se tomarán acciones de choque

para que se cumpla adecuadamente el propósito del proyectos yo así gestionar los

cambios requeridos.


14. Gestión de comunicaciones del proyecto

14.1. Plan de gestión de las comunicaciones

Después de la identificación de las partes interesadas para el proyecto “Creación de

lineamientos para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad Piloto de

Colombia”, es importante definir el plan para la gestión de las comunicaciones, cada uno

de los interesados tiene una necesidad o expectativa sobre el proyecto, igualmente la

identificación de los canales que serán utilizados para reportar avances y evolución del

proyecto son claves para que pueden aportar, realizar seguimiento y monitorear su

comportamiento en cada caso.

Tabla 36 Abreviaturas partes interesadas

Parte Interesada Abreviatura

Proponentes de los proyectos PP

Sindicatura S

Miembros de Comité de Proyectos MCP

Rectoría y Vicerrectoría RV

Decanos/Directores DD

Desarrollo Institucional DI

Sponsor SP

Fuente: El autor

14.1.1. Canales de comunicaciones

Para la definición de los canales de comunicación se toma la siguiente formula:

(número de interesados x (número de interesados – 1))/2

Para el proyecto según el análisis de los interesados de contar con 21 canales de

comunicación

14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones

• El sistema de información que será utilizado para el proyecto es la gestión de

comunicaciones electrónicas que responde a tres agrupaciones de partes

interesados, según se muestra en la siguiente gráfica.


Figura 30 Sistema de información del proyecto Fuente: El autor

14.1.3. Diagrama de flujo

Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de

trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de

reuniones, etc.

Figura 31 Diagrama de flujo Fuente: El autor

Sist

ema

de

infi

rmai

cón

Informes de alto nivel: Sindicatura, Sponsor, Miembros de Comité de Proyectos , Rectoría y

Vicerrectoría

Informes de avance del proyecto para seguimiento de este: Desarrollo Institucional

Informe de resultados sobre entregables del proyecto: Proponentes de los proyectos,

Decanos/Directores

RECEPTORES DE LA INFORMACIÓN

APROBACIÓN

REVISIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

EMISOR DE LA INFORMACIÓN

LIDER DE COMUNICACIÓN DIRECTOR DE PROYECTO

Equipo de Desarrolo Institucional

Director de proyectos

Sponsor

Partes interesadas


14.1.4. Matriz de comunicaciones

A continuación, se presenta el plan de comunicación que se utilizará para el proyecto

Requisitos de Comunicación de Interesados

Información para Comunicar

Razones de la Distribución

Frecuencia Responsable de Comunicar

Responsable de

Aprobar

Personas /Grupos

Receptores

Métodos o Tecnologías de Comunicación

Etapas de proyecto

Actividades para la planeación de proyecto EDT

Serán responsables de ejecutar las actividades del proyecto

Mensual Director de proyectos

Sponsor DI Reuniones periódicas – soportadas con acta escrita

Conocer el avance del proyecto

Informe ejecutivo del estado del cronograma del proyecto Control y monitoreo del proyecto

Patrocinador de proyecto

Mensual Director de proyectos


SP Presentación informe escrito de avance del proyecto

Conocer la definición de proyectos de inversión

Definición de proyecto de inversión

Entregable del proyecto Componente clave para la gestión de proyectos de inversión

Única vez, cuando se tenga la definición



PP S MCP RV DD DI SP

Presentación en proceso de capacitación, definición escrita que hará parte de los lineamientos

Conocer el modelo de informes

Procedimiento para la elaboración de modelo de informes de la gestión de proyectos de inversión

Responsables del diseño, interpretación y aprobación de informe

Única vez, cuando se tenga la definición



DI MCP

Presentación del procedimiento en capacitación

Informe de rendimiento del proyecto

Control y monitoreo del proyecto Incidentes del proyecto

Toma de acciones para el éxito del proyecto

Mensual Coordinador de Plantación


DI Informe escrito/ presentación de rendimiento del proyecto

Criterios de evaluación de proyectos de inversión

Lista de verificación para evaluación de proyectos de inversión

Comunicación de la información como componente de éxitos del proyecto

Al finalizar el proyecto

Director de proyectos Equipo de desarrollo Institucional


S MCP RV SP

Reunión de presentación de criterios de evaluación de proyectos


Conocer el método para la formulación de proyectos de inversión




PP RV DD


Entregables de proyecto

Lineamientos para la gestión de proyectos de inversión

Entregables de proyecto.

Implementación de lineamientos

Al finalizar el proyecto


Sponsor P S MCP RV DD SP

Presentaciones reuniones de capacitación sobre cada componente del proyecto

Recursos Asignados: Menciona los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.

Los recursos para comunicación para el proyecto comprenden

Equipos/tecnología: Computadores, Video Beam, correo institucional, plataformas de comunicación como Share Point y Teams, acceso para

impresión de documentos

Presupuesto: $1.000.000 que comprende el material de capacitación y refrigerios para las reuniones

Tiempo: Se contará con estos recursos durante la ejecución del proyecto 1 año

Método para Actualizar y Refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones: Defina el método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.

La actualización o ajuste del plan de gestión de las comunicaciones se realizará a través de las reuniones de avance del proyecto, teniendo en cuenta la eficiencia del plan, reporte de incidentes en el proyecto, solicitud de alguna parte interesada

Diagrama de información por tipo de informe:

Informes de alto nivel: Informes de avance del proyecto para seguimiento de este:

Informe de resultados sobre entregables del proyecto:


RESTRICCIONES: RESTRICCIONES DERIVADAS DE UNA LEGISLACIÓN O NORMATIVA ESPECÍFICA DE LA TECNOLOGÍA, DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.

Todos los entregables del proyecto deben contar con los lineamientos institucionales en cuento a:

Formatos de presentaciones corporativas de la Universidad Piloto de Colombia

Manual de imagen corporativa y documentos institucional

Figura 32 Matriz de comunicaciones Fuente: El autor, referencia plan de comunicación PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, Dharma Consulting

Elabora Coordiandor

de Planeación

Revisa Director de proyectos

Aprueba Director de proyectos

Sponsor

Divulga Director de proyectos

Elabora y Revisa


Aprueba Sponsor


Elabora Coordiandor

de Planeación

Revisa Director de proyectos

Aprueba Director de proyectos

Sponsor



14.1.5. Estrategias de comunicaciones

Las estrategias que se utilizarán en el desarrollo del proyecto son las siguientes:

Reuniones periódicas: soportadas con acta escrita

Presentación informe escrito de avance del proyecto, presentación de rendimiento

del proyecto

Presentación en proceso de capacitación, definición escrita que hará parte de los

lineamientos

Presentación del procedimiento en capacitación


Presentaciones reuniones de capacitación sobre cada componente del proyecto


15. Gestión de la calidad del proyecto

15.1. Plan de gestión de la calidad

Este proceso comprende la identificación de los parámetros de calidad para el

proyecto, tanto para la gestión como para sus entregables.

Dando coherencia al cumplimiento de los lineamientos institucionales de la

Universidad a continuación se presentan documentos de calidad para el proyecto:

Política de calidad institucional aplicable al proyecto

“La Universidad Piloto de Colombia se compromete a mejorar continuamente sus

procesos de gestión a través de ejercicios de autoevaluación, autorregulación y

autorreflexión; para lograr el desarrollo académico, de la investigación y de la proyección

social; con el objetivo de formar profesionales integrales con criterios científicos y críticos,

con base en el libre pensamiento y en los principios de autonomía, autoevaluación,

autorregulación y compromiso social, en correspondencia con los procesos financieros,

de comunicación, gestión y promoción para satisfacer las necesidades de la comunidad

Piloto y la sociedad en general, con la más alta calidad”.

Objetivos de calidad institucional aplicable al proyecto

Aumentar la eficacia de los procesos obteniendo mejores resultados de desempeño

en ellos.

Promover el cumplimiento de los planes de desarrollo de los programas académicos

y el plan de desarrollo institucional fijado por la Universidad.

Garantizar la sostenibilidad y el desarrollo de la institución a través de una

administración adecuada de recursos económicos, humanos, físicos y tecnológicos.

Asegurar siempre un servicio de alta calidad a los estudiantes, docentes,

administrativos, directivos y usuarios en general.


15.2. Métrica de calidad

Se presentan en el Anexo I. Las métricas del proyecto

15.3. Documentos de prueba y evaluación

Para la ejecución de pruebas y evaluaciones del proyecto con sus entregables, se

realiza por medio del formato de Prueba y Evaluación

Figura 33 Formato de prueba y evaluación Fuente: El autor

15.4. Entregables verificados

(Este numeral aplica solamente si el proyecto ya se ha ejecutado).

El proyecto a la fecha no ha sido ejecutado

Fecha:

Responsables:

Rol en el proyecto

Proceso o entregable:

Variables de calidad Prueba o evaluación realizada Resultado

Formato de prueba y evaluación

Acciones a tomar


16. Gestión de riesgos del proyecto

16.1. Plan de gestión de riesgos

La metodología del plan de gestión de riesgos está concentrada en la identificación

de los riesgos que se puedan presentar a lo largo del proyecto, la identificación de estos

riesgos o amenazas facilita la reacción que se pueda tener en caso de que la ocurrencia

del riesgo se materialice. Para lograr gestionar los riesgos es necesario seguir los

procesos descritos a continuación.


Tabla 37 Plan de gestión de riesgos

PROCESOS DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES

Planificar la gestión de riesgos

Realizar el proceso que comprende este documento, planear como se manejaran los riesgos en el proyecto

PMBOK Sponsor y Director de Proyectos

Identificar riesgos

Revisión de los posibles riesgos que pueden ocurrir en el proyecto

Análisis de actividades del proyecto EDT, Cronograma

Lluvia de ideas


Realizar análisis cualitativo de riesgos

Este proceso cubre la priorización de los riesgos según su impacto y probabilidad que será evaluada en este proceso

Lluvia de ideas Juicio de expertos


Realizar análisis cuantitativo de riesgos

Es el proceso donde se analiza el efecto de los riesgos de forma numérica (costos y cronograma) en caso de materializarse el riesgo identificado

Lluvia de ideas Juicio de expertos Causa y efecto


Planificar la respuesta a los riesgos

Comprende las acciones, estrategias o pasos a seguir que se deriven por la materialización de los riesgos y/o acciones de prevención



Implementar la respuesta a los riesgos

En este proceso se ejecutan los planes de prevención y contingencia definidos



Monitorear los riesgos

Se realizar este proceso de forma cíclica para identificar el estado de los riesgos inicialmente identificados, validar su análisis cuantitativo y cualitativo, así como validar la ocurrencia de nuevos riesgos según el proceso del proyecto y su efectividad así como validar efectividad de los planes de respuesta.



Fuente: El autor


TOLERANCIA AL RIESGO DE LOS INTERESADOS

Los interesados son componente importante del proyecto, así como identificar la

tolerancia a la ocurrencia de riesgos. A continuación, se presenta el análisis de la

tolerancia al riesgo según los interesados del proyecto:

Tabla 38 análisis de la tolerancia al riesgo

INTERESADOS PERFIL DE TOLERANCIA

TOLERANCIA


Buscador Por la expectativa del proyecto estos interesados toleran los riesgos que no estén relacionados con la calidad de los entregables del proyecto

Sindicatura Adverso No están dispuesto a asumir que los riesgos que impacten en tiempo y costo en alto porcentaje se materialicen y que los entregables del proyecto no cumplan sus expectativas, nivel de tolerancia que admite es del 10% máximo sobre la materialización de riesgo.


Adverso No están dispuesto a asumir que los riesgos que impacten en tiempo y costo en alto porcentaje se materialicen y que los entregables del proyecto no cumplan sus expectativas nivel de tolerancia que admite es del 10% máximo sobre la materialización de riesgo sobre la variable tiempo del proyecto


Buscador Por el nivel de interés del proyecto, permite cambios en el proyecto con tal que la calidad de los entregables cumpla con sus necesidades

Decanos/Directores Buscador Por el nivel de interés del proyecto, permite cambios en el proyecto con tal que la calidad de los entregables cumpla con sus necesidades

Sponsor Buscador Por el nivel de involucramiento del proyecto, permite cambio en el proyecto que estén dentro del nivel de manejo interno modificación justificable sobre el cronograma y máximo ejecución de presupuesto completo y ejecución con sobrecosto del 5% del presupuesto planeado inicialmente.

Fuente: El autor


16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual)

Para la evaluación y análisis de amenazas y oportunidades se presentan las siguientes matrices: Amenazas

Tabla 39 Matriz de Amenazas

OBJETIVO DEL

PROYECTO

Impacto Muy Bajo 2

Impacto Bajo 4

Impacto Moderado

6

Impacto Alto 8

Impacto Muy Alto 10

TIEMPO Atraso manejable en las holguras

Atraso del 2% del cronograma en ejecución



Atraso mayor al 10% del cronograma en ejecución

ALCANCE Requiere ajuste en algunas tareas

Control de cambios en áreas secundarias

Control de cambios en objetivos principales

Detiene el proyecto o requiere decisiones de alto nivel

Cancela el proyecto o inutiliza el producto del proyecto

COSTO Sobrecosto manejable con ajustes menores

Sobrecosto dentro de la reserva de contingencia

Sobrecosto entre el 5% y el 10%

Sobrecosto entre el 10% y el 20%

Sobrecosto mayor al 20%

CALIDAD Degradación manejable

Afectación en requisitos que requiere ajuste

Requiere aprobación del patrocinador

Requiere cambios mayores al proyecto

El producto es inutilizable o el desempeño es inaceptable

Fuente: El Autor


Oportunidades

Tabla 40 Matriz de oportunidades

OBJETIVO DEL

PROYECTO

Impacto Muy Bajo 2

Impacto Bajo 4

Impacto Moderado

6

Impacto Alto 8

Impacto Muy Alto 10

TIEMPO Ahorro menor al 2% del cronograma en ejecución

Ahorro del 4-6,99% del cronograma en ejecución



Ahorro mayor al 15% del cronograma en ejecución

COSTO Beneficio menor al 5% del presupuesto

Beneficio del 5-9,99% del presupuesto



Beneficio mayor del 20% del presupuesto

Fuente: El Autor

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO Y ACCIONES PARA AMENAZAS Y OPORTUNIDADES

Después del análisis y evaluación de probabilidades e impactos se ubica cada riesgo según corresponda:

Muy Alta (80%) 1,6 3,2 4,8 6,4 8 8 6,4 4,8 3,2 1,6

Alta (65%) 1,3 2,6 3,9 5,2 6,5 6,5 5,2 3,9 2,6 1,3

Moderada (50%) 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1

Baja (30%) 0,6 1,2 1,8 2,4 3 3 2,4 1,8 1,2 0,6

Muy Baja (10%) 0,2 0,4 0,6 0,8 1 1 0,8 0,6 0,4 0,2

Muy bajo (2) Bajo( 4) Moderado(6) Alto (8) Muy Alto (10) Muy Alto (10) Alto (8) Moderado(6) Bajo( 4) Muy bajo (2)

Amenazas Oportunidades

Pro

bab

ilid

ad

Impacto Impacto


AM

EN

AZ

AS

Rango de Severidad Rango Respuesta propuesta

Leve - menor o igual a 1 Monitorear periódicamente por cambios

Medio - entre 1,1, y 2,9 Requiere acciones de prevención

Critico - entre 3 y 4,9 Requiere acciones de prevención y plan de contingencia

Severo - mayor o igual a 5

Requiere acciones de prevención, plan de contingencia, plan de respaldo

OP

OR

TU

NID

AD

ES

Rango de Severidad Rango Respuesta propuesta

Menor - menor o igual a 1

Monitorear periódicamente para decidir si se aprovecha la oportunidad

Medio - entre 1,1 y 2,9

Planear acciones y prevención para impulsar o potenciar condiciones que disparan la probabilidad o impacto de la oportunidad

Muy bueno - entre 3 y 4,9

Planear acciones de prevención para compartir oportunidad con un tercero

Máximo - mayor o igual a 5

Planear acciones de prevención para asegurar o concretar la oportunidad

Figura 34 Matriz de Probabilidad e Impacto y Acciones para Amenazas y Oportunidades Fuente: El Autor


16.3. Matriz de riesgos

Figura 35 Matriz de riesgos Fuente: El Autor

ID Descripción del Riesgo Tipo

Cat

ego

ría

Dis

par

ado

r/

Ind

icio

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Cal

ific

ació

n

Gra

do

Bas

e p

ara

anál

isis

de

imp

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Im

pac

to e

n

cost

o

Imp

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en

tiem

po

Val

or

mo

net

ario

esp

erad

o

(co

sto

)

valo

r

mo

net

ario

esp

erad

o

Bas

e d

e

esti

mac

ión

Estrategia de Respuesta

¿En qué consiste la estrategia de respuesta?

- Plan de prevención, antes de que se

materialice el riesgo

Plan de Contingencia - si se

materializa riesgo

Responsable -

Dueño del riesgoProbabilidad final Impacto final

Calificación

finalGrado

Org 1

Debido a las ocupaciones que puedan tener los delegados de

unidades para el proyecto, se pueden presentar dificultades en la

definición de los l ineamientos, agregando tiempo adicional en el

cumplimiento de los entregables finales

Amenaza De la

organización

No se cuenta con el respaldo por escrito de las

responsabilidades de los delegados en el

proyecto

50% 8 4 Crítico

Se afectará en un 15% de tiempo

adicional en el cronograma del

proyecto en el componente

creación de los entregables

finales

$ 2.000.000 10 $ 1.000.000,00 5

El costo del impacto estimado en $2.000.000 y los 10 días

del valor en tiempo, se calcula por el tiempo adicional que

se requiere en reuniones lo cual estima un sobrecosto de los

recursos y tiempo adicional para contar con los entregables

definidos a satisfacción o el involucramiento de otras

personas en el proyecto

Evitar

Poder realizar un compromiso con las personas que

participen en el proyecto, dejar por escrito los

compromisos que se tiene con el proyecto y lograr al

finalizar el proyecto entregar un reconocimiento

Poder involucrar a personas

comprometidas del mismo nivel

para que aporten en el

desarrollo del proyecto

Director de

Proyectos 10% 8 1 Leve

Org 4

Si durante las entrevistas con los delegados de las unidades, no se

l lega a un acuerdo sobre la definición de proyecto de inversión, la

documentación de la definición de proyecto de inversión quedará

sesgada y el cronograma se retrasará por lo menos 2 semanas por

los ajustes que deberán realizarse posteriormente,

Amenaza De la

organización

Los registros de entrevistas con delegados no

muestra uniformidad para la definición de


65% 8 5,2 Severo

Retraso de 20% del tiempo

planteado en el cronograma por

los ajustes que deberán

realizarse posteriormente

$ 2.000.000 10 $ 1.300.000,00 6,5

Se requiere 10 días adicionales del cronograma y un costo

de $2.000.000 para lograr la uniformidad en la definición

de proyecto de inversión, realizar nuevas reuniones y definir

estrategias para lograr acuerdos entre los delegados, costos

por el tiempo adicional de estos recursos (delegados) en el

proyecto, lo cual no estaban planeados en el cronograma

Mitigar

Definir actividades grupales; encuestas de selección

múltiple, discusiones grupales con ejemplos

específicos, para poder lograr las definiciones

puntuales para la creación de los l ineamientos para

la gestión de proyectos

Definir las alternativas de las

definiciones y escalar al Comité

de proyectos para lograr

especificar la definiciones que a

la fecha no se han podido

conciliar con el equipo delegado.

Director de

Proyectos 10% 5 1 Leve

Org 5

Si no se tienen claramente definidas las parte interesadas del

proyecto, puede faltar algún requerimiento especifico para la

gestión de proyecto, impactando en el cronograma por reprocesos

en la adecuación de los componente de la documentación

Amenaza De la

organización

En el momento de revisión de la documentación

se identifica que faltan componentes sobre

áreas que requieren información sobre la

gestión de proyectos de inversión

50% 8 4 Crítico

Retrasos del 15% del

cronograma por ajuste de

información y requerimientos

$ 1.000.000 5 $ 500.000,00 2,5

Para realizar los ajustes en el proyecto por falta de la

inclusión de alguna parte interesada, se estoma que se

requiere la realización de varias reuniones, la modificación

e inclusión de análisis de todos los planes del proyecto para

que se pueden contemplar las necesidades y expectativas de

la nueva parte interesada identificad tiempo de 5 días

adicionales y un costo de $1.000.000

Evitar

Realizar un análisis adecuado para la definición de

las partes interesadas del proyecto, tener en cuenta

las partes interesadas definidas por la universidad

para que estén alineadas con las necesidades del

proyecto

Realizar reuniones

extraordinarias para poder

incluir las necesidades y

expectativas de la parte

interesada en el proyecto en

corto tiempo para que no se

afecte el tiempo de entrega de las

actividades en el cronograma

Coordinador de

Planeación 30% 8 2 Medio

Org 7

Si se logra el compromiso de los delegados de las unidades para la

participación del proyecto, se podrán documentar con calidad y

cumplimiento en tiempos y costos los l ineamientos para la creación

de la gestión de proyectos de inversión, los cuales satisfagan las

necesidades y expectativas de todas las parte interesadas y se

minimizará el proceso de revisión y ajuste de entregables

Oportunidad De la

organización

Se identifica que los delegados han estado

aportando de forma activa en el proyecto 65% 10 6,5 Severo

Disminución del 5% del tiempo

de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25

Lograr el compromiso de los delegados, deriva 5 días menos

en el cronograma, las reuniones se realizarán con mayor

agil idad y un costo de $-1.000.000 por el compromiso e

interés de los participantes

Mejorar

Realizar un proceso de motivación y comunicación

de los beneficios del proyecto a toda la comunidad,

que el proyecto para la creación de lineamientos

para la gestión de proyectos sea atractiva y aporte

valor a las partes interesadas y los delegados

puedan replicar el modelo al interior de sus

organizaciones

Revisión de cronograma del

proyecto, reducción de tiempos y

aprovechamiento de reuniones

con mayor intensidad

Director de

Proyectos 65% 10 7 Severo

Org 8

Si se logra realizar una reunión sobre la documentación de proceso

con el equipo interno del proyecto, se podrá definir con claridad los

componentes que deben tener los documentos en la universidad y

así cumplir con los tiempos y calidad en la construcción de la

documentación de entregables en el proyecto

Oportunidad De la

organización

Se identifica antes del proyecto dudas sobre la

forma de documentar los l ineamientos 65% 10 6,5 Severo

Disminución del 5% del tiempo

de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25

Realizar reunión con el equipo de trabajo previamente para

definir criterios del proyecto, deriva 5 días menos en el

cronograma, las reuniones se realizarán con mayor agil idad

y un costo de $-1.000.000

Explotar

Ejecutar el proceso de capacitación y revisión de la

metodología de documentación del proyectos para

garantizar agil idad en la documentación y

entregables

Documentar los acuerdo para la

construcción de entregables del

proyecto

Director de


Org 9

Si se puede realizar validación de la documentación de los proyecto

de inversión formulados anteriormente e identificar los errores

cometidos, se podrán documentar las recomendaciones generales

para la formulación de proyectos de inversión, dentro de los nuevos

l ineamientos y así exponer con mayor claridad, reducción los

tiempos en la formulación y evaluación de proyectos de inversión en

la Universidad.

Oportunidad De la

organización

Se tienen varios ejemplos sobre los errores en

la formulación de proyectos de inversión en

años anteriores

65% 10 6,5 SeveroDisminución del 5% del tiempo

de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25

Realizar reunión con el equipo de trabajo previamente para

revisar la documentación y formulación de proyectos

anteriormente, deriva 5 días menos en el cronograma, las

reuniones se realizarán con mayor agil idad y un costo de $-

1.000.000

Explotar

Validar la documentación de los proyectos de

inversión los años anteriores, identificar las

dificultades

Realizar documentación de las

mejoras identificadas en el

proceso de formulación, análisis

y evaluación de proyectos de

inversión

Director de


Org 10

Si se contara con recurso interno dentro de la Universidad para el

diseño y desarrollo del formulario para la formulación de proyectos

de inversión se podría reducir el presupuesto de proyecto, evitando

la subcontratación de empresa para el desarrollo del formulario en

plataforma SharePoint.

Oportunidad De la

organización

Se vincula a la Dirección de tecnología de la

universidad para el acampamiento del proyecto

y evaluación para el desarrollo y diseño del

formulario en plataforma Share Point

50% 10 5 SeveroDisminución del 5% del tiempo

de proyecto -$ 2.000.000 -10 -$ 1.000.000,00 -5

Lograr que el desarrollo del formulación lo realice

directamente una persona de la Direccion de Tecnologías de

la Información de la Universidad, se estima que se

ahorraría un tiempo de 10 días en el cronograma y un costo

de $-2.000.000

Mejorar

Validar con la Direccion de tecnología la capacidad

para poder realizar el desarrollo del formulario para

la formulación de proyectos de inversión, definir

cronograma y vincular el recuro humano al proyecto

Involucrar al recurso humano en

todo el proyecto para su aporte

en temas tecnológicos

Coordinador de

Planeación 50% 10 5 Severo

Org 11

Si se puede durante la ejecución del proyecto realizar apoyo en la

formulación de proyectos de inversión reales a unidades o

programas, se podrá facil itar el proceso de divulgación manejo y

acompañamiento para la correcta documentación de los

l ineamientos

Oportunidad De la

organización

Se presentan proyectos de inversión por parte

de unidades durante la ejecución del proyecto 50% 8 4 Crítico

Disminución del 5% de tiempo

en la estimación del

cronograma, facil itará la

implementación del proyecto

-$ 1.000.000 -5 -$ 500.000,00 -2,5

Lograr apoyar la formulación de proyectos de inversión

durante la ejecución del proyecto por medio de reuniones y

acompañamiento directo a las personas con intensión de

formular proyectos durante la ejecución de proyecto,

logrará 5 días menos en el cronograma y un costo de $-

1.000.000

Mejorar

Identificar las personas con intensión de formular

proyectos y brindar acompañamiento para realizar

pruebas y documentar proyectos reales

Incluir componente de los

proyectos de inversión con la

implentación de los l ineamientos

en el proyecto

Coordinador de

Planeación 50% 10 5 Severo

Org 13

Si se puede realizar acompañamiento en la formulación de

proyectos de inversión posterior a la terminación del proyecto

"creación de lineamientos para la gestión de proyectos de

inversión", se logrará sostenibil idad del proyecto en el tiempo y

ajuste posterior de los l ineamiento (mantenimiento del proyecto)

Oportunidad De la

organización

Se han generado proyectos de inversión durante

la ejecución del proyecto 65% 8 5,2 Severo

Sostenibil idad del proyecto en

el tiempo -$ 2.000.000 -10 -$ 1.300.000,00 -6,5

Lograr acompañar la formulación de proyectos de inversión

después de la ejecución del proyecto, por medio de

reuniones de acompamiento y capacitación constante en los

entregables del proyecto , logrará un estimado de 10 días

menos en el cronograma y un costo de $-2.000.000

Mejorar

Identificar las personas con intensión de formular

proyectos y brindar acompañamiento posterior al

cierre del proyecto

contemplar extensión del

alcance del proyecto

Director de


Ext 1

Debido a cambios en la reglamentación del Ministerio de Educación

Nacional se requieren modificaciones sustanciales sobre proyectos

de inversión, lo que deriva en ajustes sobre entregables ya

adelantados, esto considera ajuste de tiempos en el proyecto

Amenaza Externo

Se han venido generando cambios sobre la

reglamentación del MEN sobre componentes

que afecten proyectos de inversión

50% 6 3 Crítico Se estima1 semana adicional $ 1.000.000 5 $ 500.000,00 2,5

Se requerirá 5 días adicionales y $1.000.000 para realizar

reuniones de ajuste de los l ineamientos por modificación de

lineamientos del MEN

Mitigar

Se realizará cada 15 días la revisión de plataformas

del MEN para validar posibles cambios, actuar y

ejecutar con anterioridad

Realizar un plan de ajuste e

intervención para alineación de

lineamientos para la gestión de


Director de

Proyectos 50% 5 3 Crítico

Org 17

La universidad por reducción de la util idad, determina que no se

tendrán recurso financieros para la generación de proyectos de

inversión, lo cual l levará a la terminación del proyecto, sin tener los

entregables del mismo

Amenaza De operación

Desde la parte financiera se identifica que la

universidad cada año reduce su util idad y no se

podrán realizar inversiones

50% 10 5 Severo Cancelación del proyecto $ 8.000.000 40 $ 4.000.000,00 20

La cancelación del proyecto planteado tiene una dedicación

de 40 días por ajuste o entrega del cierre del proyecto por no

ejecución y $4.000.000 de costo por dedicación de recursos

EscalarSE identifica que este riesgo esta fuera del alcance

del Sponsor y el equipo de trabajo del proyecto

Realizar el cierre del proyecto

con la documentación de la

metodología en caso de

reactivación del proyecto más

adelante

Director de

Proyectos 50% 5 3 Crítico

Amenaza 175 13.400.000$

Oportunidades -40 4.750.000-$

135 8.650.000$

Registro de RiesgosProyecto

Gerente de Proyecto (Integrantes)

Fecha Septiembre de 2020Creación de lineamientos para el gestión de proyectos de inversión

Plan de RespuestaAnálisis del Riesgo después del Plan de

Respuesta - plan prevención

Director de Proyectos (Diana Carolina Barrera Ariza)

Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo


17. Gestión de adquisiciones del proyecto

17.1. Plan de gestión de las adquisiciones

Identificación de componentes para la gestión de adquisiciones: El proyecto será

desarrollado en un alto porcentaje con recurso humano interno de la Universidad, el único

componente que según análisis previo de la Dirección del Proyecto y el Sponsor tendrá

una parte de contratación será el componente para el desarrollo del formulario de

proyectos de inversión “1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión”. A

continuación, se presenta la EDT de las adquisiciones específicas del paquete de trabajo

“desarrollo y diseño del formulario en Plataforma Share Point”, las actividades de

Estructuración del formato y gestión del proyecto serán desarrolladas con recurso interno

del proyecto:

Figura 36 EDT adquisiciones Fuente: El Autor


1.1 Estructuración del formato

1.1.1 Definición de componentes del formato

1.1.2 Creación del formato para formulacion de proyectos

1.1.3 Revisión y asuste del formato con Delegados

1.1.4 Definición del flujo del formulario en la plataforma

1.1.5 Entrega del formato y flujo de trabajo al proveedor

1.2 Desarrollo y Diseño del formulario en plataforma Share Point

1.2.1 Revisión de formato y flujo de trabajo

1.2.2 Montaje de formulario en plataforma

1.2.3 Configuración de flujo de trabajo del formulario

1.2.4 Configuración de perfiles y permisos de acceso

1.2.5 Pruebas funcionales del aplicativo

1.3 Gestión de proyecto




Análisis de alternativas para tomar decisión de hacer o comprar el componente El

análisis que se realizó para tomar la decisión de compra del servicio de desarrollo y

Diseño del formulario en plataforma Share Point, consiste principalmente en que ninguna

persona del equipo de trabajo del proyecto ni a nivel institucional pueden realizar esta

actividad, todo el soporte y desarrollos en la plataforma Share Point son contratados.

El presupuesto que se tiene para esta contratación es de $5.000.000, se realizará un

contrato entre el proveedor institucional siguiendo con los parámetros definidos por

Sindicatura de la Universidad para la selección y vinculación de proveedores


17.2. Matriz de las adquisiciones

Con el fin de poder lograr un control sobre las adquisiciones del proyecto, se presenta a continuación la matriz de las

adquisiciones del proyecto.

Tabla 41 Matriz de las adquisiciones

PR

OD

UC

TO

O

SE

RV

ICIO

A

AD

QU

IRIR

CÓ

DIG

O D

E

EL

EM

EN

TO

ED

T

TIP

O D

E

CO

NT

RA

TO

PR

OC

ED

IMIE

NT

O

DE

CO

NT

RA

TA

CIÓ

N

FO

RM

A D

E

CO

NT

AC

TA

R

PR

OV

EE

DO

RE

S

RE

QU

ER

IMIE

NT

O

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ES

TIM

AC

ION

ES

IND

EP

EN

DIE

NT

ES

ÁR

EA

/RO

L/

PE

RS

ON

A

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

LA

CO

MP

RA

MA

NE

JO

DE

MÚ

LT

IPL

ES

PR

OV

EE

DO

RE

S

PR

OV

EE

DO

RE

S

PR

E-C

AL

IFIC

AD

OS

CR

ON

OG

RA

MA

DE

AD

QU

ISIC

ION

ES

RE

QU

ER

IDA

S

Desarrollo y Diseño del formulario en plataforma Share Point

1.2 Precio fijo

• Definición previa de formulario de proyectos de inversión

• Según proceso de evolución y selección de proveedores de la Universidad

Base de datos de proveedores de la Universidad

NO Coordinador de

Planeación Desarrollo

Institucional – equipo del

proyecto

No Eureka Planificación del contrato: 10/09/2020 Solicitud de respuesta: 12/09/2020 Selección de proveedores: 18/09/2020 Administración del contrato: 20/09/2020 Cierre del contrato: 02/10/2020

Fuente: El Autor


17.3. Cronograma de compras

La línea base del cronograma realiza por medio de la programación en Microsoft Project. El diagrama que se presenta

a continuación se realiza en el proceso de planeación del proyecto específicamente se presenta el componente de

adquisiciones, el cual contempla las actividades, tiempos, actividades dependientes y predecesoras, ruta crítica, así mismo,

se contempla en el cronograma las actividades de revisión y seguimiento para el cumplimiento de las actividades. El ajuste

y seguimiento de estas actividades se realizará mensualmente, así como el ajuste del cronograma, en caso de ser

necesario.


Figura 37 Cronograma de proyecto Fuente: El Autor


18. Gestión de valor ganado

18.1. Indicadores de medición del desempeño

INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROYECTO Son utilizados para realizar el

análisis sobre el rendimiento y ejecución del proyecto, teniendo en cuenta el cronograma

y los costos inicialmente planteados.

Para el presente proyecto se plantean los siguientes indicadores, que facilitarán

seguimiento al rendimiento del proyecto, se realizará a través de la técnica de valor

ganado, donde se compara la cantidad de trabajo planeado contra el trabajo terminado a

una fecha determinada, con el fin de establecer que los costos y las actividades

planeadas se están ejecutando de acuerdo con lo establecido inicialmente Ver Anexo J.

Indicadores de Gestión del proyecto, para conocer

Indicadores específicos del proyecto

Se tomarán los indicadores sobre la calidad de producto y entregables para el

proyecto que se están definidos para las meticas de calidad 15.2, Ver Anexo I.

18.2. Análisis de valor ganado y curva S

Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020]

A continuación, se presentan la imagen con las variables para realizar la medición

de la técnica de valor ganado


Figura 38 Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] Fuente: El Autor

Id Nombre de tarea BAC Valor planeado: PV

(CPTP)

%

completado

EV AC (CRTR) Costo real VP VC EAC VAF SPI TCPI

1 CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN

$320.447.856,00

$ 182.934.874,00 48% $144.052.990,00

$ 162.445.100,00 $ 165.630.626,00 -$ 38.881.884,00 -$18.392.110,00

$361.361.357,46

-$ 40.913.501,46 0,79 1,12

2 Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 1 1

3 Entrevista a delegados $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 100% $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 1 1

4 Revisión de información $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 100% $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 1 1

5 Definición de proyecto de inversión

$ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 100% $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 1 1

6 Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0

18 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión

$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 34.500.690,00 $ 45.000.000,00 $ 45.000.000,00 -$ 1.499.310,00 -$10.499.310,00

$ 46.955.582,63 -$ 10.955.582,63 0,96 -0,17

19 Documentar procedimiento $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 100% $ 9.000.000,00 $ 12.000.000,00 $ 12.000.000,00 $ 0,00 -$ 3.000.000,00 $ 12.000.000,00 -$ 3.000.000,00 1 -0

20 Revisión del procedimiento $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 100% $ 18.500.690,00 $ 25.000.000,00 $ 25.000.000,00 -$ 1.499.310,00 -$ 6.499.310,00 $ 27.026.019,03 -$ 7.026.019,03 0,93 -0,3

21 Ajuste del procedimiento $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 100% $ 7.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.000.000,00 $ 8.000.000,00 -$ 1.000.000,00 1 -0

22 Formato para la formulación de proyectos de inversión

$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 100% $ 34.303.360,00 $ 42.000.000,00 $ 42.000.000,00 $ 0,00 -$ 7.696.640,00 $ 42.000.000,00 -$ 7.696.640,00 1 -0

23 Creación del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 5.000.000,00 $ 0,00 $ 544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 544.920,00 1 0

24 Revisión con delegados del formato

$ 12.765.360,00 $ 12.765.360,00 100% $ 12.765.360,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 $ 0,00 -$ 2.234.640,00 $ 15.000.000,00 -$ 2.234.640,00 1 -0

25 Ajuste del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.455.080,00 $ 7.000.000,00 -$ 1.455.080,00 1 -0

26 Montaje en plataforma $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 100% $ 10.448.160,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 $ 0,00 -$ 4.551.840,00 $ 15.000.000,00 -$ 4.551.840,00 1 -0

27 Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 55% $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00 -$ 9.218.998,00 $ 0,00 $ 26.579.280,00 $ 0,00 0,65 1

28 Creación del modelo de informes $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 75% $ 5.408.690,00 $ 5.408.690,00 $ 5.408.690,00 -$ 136.230,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,98 1

29 Revisión con delegados del modelo

$ 15.489.440,00 $ 15.489.440,00 70% $ 10.842.608,00 $ 10.842.608,00 $ 10.842.608,00 -$ 4.646.832,00 $ 0,00 $ 15.489.440,00 $ 0,00 0,7 1

30 Ajusten del modelo $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 20% $ 1.108.984,00 $ 1.108.984,00 $ 1.108.984,00 -$ 4.435.936,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,2 1

31 Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 21.888.658,00 79% $ 21.888.658,00 $ 22.084.818,00 $ 24.389.960,00 $ 0,00 -$ 196.160,00 $ 31.055.760,99 -$ 275.840,99 1 1,02

32 Revisión del cronograma del proyecto

$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1

33 Toma de acciones para el éxito del proyecto

$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 -$ 196.160,00 $ 9.000.000,00 -$ 196.160,00 1 -0

34 Ajuste del proyecto $ 13.172.240,00 $ 4.280.978,00 50% $ 4.280.978,00 $ 4.280.978,00 $ 6.586.120,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1

35 Analisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 0,00 3% $ 0,00 $ 0,00 $ 880.384,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 34.424.240,00 $ 0,00 0 1

36 Revisión de acciones a tomar $ 8.803.840,00 $ 0,00 10% $ 0,00 $ 0,00 $ 880.384,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 0 1

37 Definición de control de cambios $ 13.172.240,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 0 1

38 Revisión con partes interesadas $ 12.448.160,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 12.448.160,00 $ 0,00 0 1

39 Plan de divulgación y capacitación del proyecto

$ 28.549.400,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.549.400,00 $ 0,00 0 1

40 Creación del plan de divulgación $ 9.101.240,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 0 1

41 Revisión con equipo de trabajo $ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1

42 Aprobación $ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1

43 Identificaciòn personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.172.760,00 $ 0,00 0 1

44 Definir personal a capacitar $ 11.538.000,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 0 1

45 Revisión de agendas y lugares para capacitación

$ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1

46 Agendar reuniones $ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1

47 Lista de asistencia $ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1

48 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

$ 28.825.320,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.825.320,00 $ 0,00 0 1

49 Realizar presentación sobre documentación creada

$ 8.367.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.367.080,00 $ 0,00 0 1

50 Validación de claridad de presentación

$ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1

51 Montar presentación en plataforma para capacitación

$ 10.734.160,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.734.160,00 $ 0,00 0 1

52 Reserva de contingencia $ 8.650.000,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.650.000,00 $ 0,00 0 1

53 Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 28.163.576,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 28.163.576,00 $ 0,00 0 1

54 FIN $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0


Curva S

Se presenta en la siguiente gráfica el comportamiento de la curva S teniendo en cuenta el Valor Planeado, el Valor

Ganado y el valor real del proyecto según el ejercicio realizado

Comienzo Fin % completado

mar 1/10/19 mar 13/10/20 48%

Figura 39 Cursa S Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] Fuente: El Autor


Tabla 42 Interpretación de los datos

Nombre CPTP - PV CPTR - EV CRTR - AV


$ 182.934.874,00 $ 144.052.990,00 $ 162.445.100,00

Definición de proyecto de inversión

$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00

Seguimiento del cronograma

$ 0,00 $ 0,00 $ 0,00


$ 36.000.000,00 $ 34.500.690,00 $ 45.000.000,00


$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 $ 42.000.000,00

Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00

Control y monitoreo del proyecto

$ 21.888.658,00 $ 21.888.658,00 $ 22.084.818,00

INDICADOR RESULTADOS CONCLUSIÓN ACCIÓN A SEGUIR

CPI 0.89 Se presenta un retraso del proyecto a la fecha de seguimiento tanto en las actividades ejecutadas como en el costo planeado

Realizar ajustes sobre los costos ejecutados a la fecha, identificar balanceo sobre lo encontrado (actividades paralelas o recorte de costos en labores posteriores)

SPI 0.79 Se tiene un retraso del 21% del cronograma a la fecha del seguimiento.

Realizar validación de las actividades atrasadas, revisión de actividades paralelas

TCPI 1,12 Se presenta un índice de desempeño del trabajo por completar superior a 1, lo cual corresponde a un sobrecosto a la fecha de seguimiento

Se quiere validación de costos Recorte de actividades O utilización de reserva de gestión con previa validación con el Sponsor

Fuente: El Autor


Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020]

Pantallazo de Project con todas las variables de Valor Ganado, donde se vean las totalizadas del proyecto

Figura 40 Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020]

Fuente: El Autor

Id Nombre de tarea BAC Valor planeado: PV

(CPTP)

%

completado

EV AC (CRTR) Costo real VP VC EAC VAF SPI TCPI

1 CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN

$320.447.856,00

$ 319.907.231,00 83% $251.180.922,00

$ 243.154.592,00 $ 243.154.592,00 -$ 68.726.309,00 $ 8.026.330,00 $310.208.144,24

$ 10.239.711,76 0,79 0,9

2 Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 1 1

3 Entrevista a delegados $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 100% $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 1 1

4 Revisión de información $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 100% $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 1 1

5 Definición de proyecto de inversión

$ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 100% $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 1 1

6 Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0

18 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión

$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 34.500.690,00 $ 31.000.000,00 $ 31.000.000,00 -$ 1.499.310,00 $ 3.500.690,00 $ 32.347.179,14 $ 3.652.820,86 0,96 0,3

19 Documentar procedimiento $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 100% $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 1 1

20 Revisión del procedimiento $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 100% $ 18.500.690,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 -$ 1.499.310,00 $ 3.500.690,00 $ 16.215.611,42 $ 3.784.388,58 0,93 0,3

21 Ajuste del procedimiento $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 100% $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 1 1

22 Formato para la formulación de proyectos de inversión

$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 100% $ 34.303.360,00 $ 34.448.160,00 $ 34.448.160,00 $ 0,00 -$ 144.800,00 $ 34.448.160,00 -$ 144.800,00 1 -0

23 Creación del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 -$ 3.455.080,00 $ 9.000.000,00 -$ 3.455.080,00 1 -0

24 Revisión con delegados del formato

$ 12.765.360,00 $ 12.765.360,00 100% $ 12.765.360,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 2.765.360,00 $ 10.000.000,00 $ 2.765.360,00 1 0

25 Ajuste del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 5.000.000,00 $ 0,00 $ 544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 544.920,00 1 0

26 Montaje en plataforma $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 100% $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.448.160,00 $ 0,00 1 1

27 Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 100% $ 26.579.280,00 $ 19.544.920,00 $ 19.544.920,00 $ 0,00 $ 7.034.360,00 $ 19.544.920,00 $ 7.034.360,00 1 0

28 Creación del modelo de informes $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 1 1

29 Revisión con delegados del modelo

$ 15.489.440,00 $ 15.489.440,00 100% $ 15.489.440,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 5.489.440,00 $ 10.000.000,00 $ 5.489.440,00 1 0

30 Ajusten del modelo $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 4.000.000,00 $ 4.000.000,00 $ 0,00 $ 1.544.920,00 $ 4.000.000,00 $ 1.544.920,00 1 0

31 Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 100% $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 30.779.920,00 $ 0,00 1 1

32 Revisión del cronograma del proyecto

$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1

33 Toma de acciones para el éxito del proyecto

$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1

34 Ajuste del proyecto $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 100% $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1

35 Analisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 34.424.240,00 95% $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00 -$ 2.178.428,00 $ 0,00 $ 34.424.240,00 $ 0,00 0,94 1

36 Revisión de acciones a tomar $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1

37 Definición de control de cambios $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 100% $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1

38 Revisión con partes interesadas $ 12.448.160,00 $ 12.448.160,00 83% $ 10.269.732,00 $ 10.269.732,00 $ 10.269.732,00 -$ 2.178.428,00 $ 0,00 $ 12.448.160,00 $ 0,00 0,82 1

39 Plan de divulgación y capacitación del proyecto

$ 28.549.400,00 $ 28.549.400,00 80% $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00 -$ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 28.549.400,00 $ 0,00 0,66 1

40 Creación del plan de divulgación $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 100% $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 1 1

41 Revisión con equipo de trabajo $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 100% $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 1 1

42 Aprobación $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1

43 Identificaciòn personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 28.172.760,00 70% $ 19.855.380,00 $ 20.310.460,00 $ 20.310.460,00 -$ 8.317.380,00 -$ 455.080,00 $ 28.818.472,13 -$ 645.712,13 0,7 1,06

44 Definir personal a capacitar $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 100% $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 1 1

45 Revisión de agendas y lugares para capacitación

$ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 6.000.000,00 $ 6.000.000,00 $ 0,00 -$ 455.080,00 $ 6.000.000,00 -$ 455.080,00 1 -0

46 Agendar reuniones $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 50% $ 2.772.460,00 $ 2.772.460,00 $ 2.772.460,00 -$ 2.772.460,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,5 1

47 Lista de asistencia $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 5.544.920,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1

48 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

$ 28.825.320,00 $ 28.825.320,00 50% $ 18.091.160,00 $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 -$ 10.734.160,00 -$ 1.908.840,00 $ 31.866.745,97 -$ 3.041.425,97 0,63 1,22

49 Realizar presentación sobre documentación creada

$ 8.367.080,00 $ 8.367.080,00 100% $ 8.367.080,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.632.920,00 $ 10.000.000,00 -$ 1.632.920,00 1 -0

50 Validación de claridad de presentación

$ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 100% $ 9.724.080,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 -$ 275.920,00 $ 10.000.000,00 -$ 275.920,00 1 -0

51 Montar presentación en plataforma para capacitación

$ 10.734.160,00 $ 10.734.160,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 10.734.160,00 $ 0,00 $ 10.734.160,00 $ 0,00 0 1

52 Reserva de contingencia $ 8.650.000,00 $ 8.109.375,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 8.109.375,00 $ 0,00 $ 8.650.000,00 $ 0,00 0 1

53 Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 28.163.576,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 28.163.576,00 $ 0,00 0 1

54 FIN $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0


Curva S

Se presenta en la siguiente gráfica el comportamiento de la curva S teniendo en cuenta el Valor Planeado, el Valor

Ganado y el valor real del proyecto según el ejercicio realizado

Comienzo Fin % completado

mar 1/10/19 mar 13/10/20 83% Figura 41 Seguimiento [10/10/2020] Fuente: El Autor


Tabla 43 Interpretación de los datos Nombre CPTP - PV CPTR - EV CRTR - AV


$ 319.907.231,00 $ 251.180.922,00 $ 243.154.592,00

Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00

Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00


$ 36.000.000,00 $ 34.500.690,00 $ 31.000.000,00

Formato para la formulación de proyectos de inversión $ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 $ 34.448.160,00

Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 $ 19.544.920,00

Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00

Análisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00

Plan de divulgación y capacitación del proyecto $ 28.549.400,00 $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00

Identificación personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 19.855.380,00 $ 20.310.460,00

Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.

$ 28.825.320,00 $ 18.091.160,00 $ 20.000.000,00

Reserva de contingencia $ 8.109.375,00 $ 0,00 $ 0,00

Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 0,00

FIN $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00

INDICADOR RESULTADOS CONCLUSIÓN ACCIÓN A SEGUIR

CPI 1,03 De acuerdo con la simulación realizada, el resultado superior a 1 refleja que el proyecto antes de la planeación realizada en cuestión de costo, el costo planeada es mayor al costo ejecutado en la simulación

Realizar seguimiento al desempeño del proyecto, para poder mantener el índice de desempeño constante

SPI 0,79 El cumplimiento del cronograma en estimación de tiempo, expone que el cumplimiento de ejecución de actividades es más fácil completar

Seguir controlando el tiempo de ejecución del proyecto para lograr el cumplimiento de actividades planeadas

TCPI 0,9 En la simulación el índice de desempeño del trabajo de completar inferior a 1 lo que estima que será muy fácil completar las actividades pendientes.

Continuar realizando seguimiento y monitoreo de las actividades del proyecto.

Fuente: El Autor


19. Informa de avance de proyecto

No se obtuvieron avances del proyecto, desafortunadamente el proyecto no se pudo

llevar a cabo, se priorizaron otros proyectos institucionales, que impidieron el desarrollo

de este proyecto.


Conclusiones

A lo largo del proceso de formación como Especialización en Gerencia de Proyectos,

se

A lo largo del proceso de formación como Especialización en Gerencia de Proyectos,

se logró identificar cada uno de los procesos requeridos para el gerenciamiento de

proyectos, las áreas de conocimiento, según el análisis de cada uno de los componentes

del proyecto se define la exclusión o no de cada uno de los procesos según la guía del

PMBOOK.

La importancia de conocer cada uno de los procesos, nos ayuda para adquirir las

habilidades necesarias que facilitaron el desarrollo, del proyecto según cada uno de los

procesos:

INICIO: Elección adecuada del Sponsor del proyecto, que conozca y respalde el

desarrollo del proyecto que conlleve a la solución del problema central.

PLANIFICACIÓN: La importancia del Desarrollo del plan para la Dirección de

proyectos acorde a la cultura organizacional, es un componente clave para el éxito del

proyecto, se pueden tener proyectos similares en su naturaleza, sin embargo, el lugar y

la cultura organizacional de la empresa en la que se desarrolle debe ser analizado para

definir entre otros el plan de comunicación del proyecto.

EJECUCIÓN: La asignación de roles y responsabilidades, conocimiento de

habilidades coherentes con las necesidades institucionales, se contempla como

capacidades de los lideres de proyecto para la conformación de su equipo.

MONITOREO Y CONTROL: Toma de accione según la planificación del proyecto,

seguimiento y análisis del cronograma /costos/ tiempo/ alcance / calidad del proyecto en

el momento adecuado, puede ser uno de los elementos claves, poder tener por medio de

la planeación y la proyección de acontecimientos la habilidad para la toma de decisiones

en el momento adecuado.


CIERRE: Revisión de alcance y objetivos del proyecto Check List sobre los esperado

del proyecto Vs lo entregado del mismo

Desde el cargo que tengo asignado dentro de la Universidad seguramente se

deberán desarrollar varios proyectos más, lograre un mejor manejo de estos gracias al

conocimiento adquirido.


Recomendaciones

Dentro del desarrollo del proyecto se obtuvo el conocimiento y se puso en práctica a

través de la construcción de los componentes para el gerenciamiento de proyectos,

inicialmente se tenía contemplado un proyecto con un supuesto de costos muy bajo, sin

embargo, durante el desarrollo del mismo, se pudo evaluar que se tenían costos que si

bien ya estaban asumidos por la universidad, serán parte del desarrollo del proyecto,

siendo esto un ejemplo clave de lo que se debe realizar siempre en planteamiento de un

proyecto, sin discriminar su naturaleza. La definición de presupuesto del proyecto,

cuantificando la dedicación de recursos humano/ infraestructura internos, presupuesto

inicial estimado $5.000.000 presupuesto final del proyecto $309.799.336

El conocimiento sobre la priorización de proyectos que se tenga en la organización,

en el momento de proponer un proyecto particular debe ser analizado cuidadosamente,

en el desarrollo de este proyecto, aunque para desarrollo institucional se consideraba

como necesidad importante realizar este proyecto para atacar un problema,

institucionalmente se tenia otra meta, otros intereses que se consideraban primordiales

para la universidad no solo para desarrollo institucional.

En el momento de vincular personal externo en el desarrollo del proyecto, es de vital

importancia crear estrategias para lograr el compromiso de los actores indirectos del

mismo (Delegados de las Unidades), así lograr las actividades previstas donde estén

vinculadas según tiempo y los costos definidos.

La actualización del plan de comunicación el cual debe ser pertinente en el momento

de las actividades virtuales con el fin de facilitar el mantenimiento y avance del proyecto,

durante del desarrollo del proyecto es primordial en el momento de pandemia que vivimos

en la actualidad, la revisión y ajuste de la documentación del proyecto puede ser clave

para que la triple restricción no sea sobrepasada y altere la planeación inicialmente

realizada, el control de cambios y la ejecución del proyecto


Bibliografía

“El Proyecto Factible: una modalidad de investigación. Sapiens. Revista Universitaria

de Investigación, vol. 3”

“HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO CIENTÍFICO. RR Limón – 2006”


2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez.


2017.

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2017.

Administración de proyectos. Cuarta edición. Clifford F. Gray, Erik W. Larson,

McGraw – Hill. Mexica. 2009

“Guía Metodológica para la formulación de indicadores – Departamento Nacional de

Planeación 2009”

Cuál es el consumo de electrodomésticos

https://www.galaxyandroid.es/cual-es-el-consumo-de-un-ordenador-pc-o-portatil/

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http://simplelabs.ru/cuantos-watts-consume-una-impresora-laser/

“El valor de un análisis de ciclo de vida” http://www.expoknews.com/el-valor-de-un-

analisis-de-ciclo-de-vida/

¿QUÉ ES EL IMPACTO SOCIAL Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?

https://wealthmanagement.bnpparibas/es/es/expert-voices/social-impact.html

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http://www.expoknews.com/el-valor-de-un-analisis-de-ciclo-de-vida/

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Apéndice

Anexo A. Acta de reuniones


Anexo B. Encuesta recolección de información


Anexo C. Análisis PESTEL


Categoría: Político Económico Social Tecnológico Ambiental

Fase: I: Iniciación P: Planificación Im: Implementación C: Control Cr: Cierre

Nivel de incidencia: Mn: Muy negativo N: Negativo I: Indiferente P: Positivo Mp: Muy positivo


Anexo D. Análisis RAM


Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto

Nombre de la estrategia

Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta

Uso eficiente de

papel

- Para la fase de diagnóstico del proyecto, el único papel a utilizar, serán

los cuadernos de notas para el levantamiento de información, no se

realizará impresión de ningún documento, cualquier adelanto del

proyecto se revisará en formato digital

- Para la fase de documentación, no se tendrá que utilizar papel, todo

se realizarla en formato digital

- Para la fase de capacitación, se utilizará, papel reciclado o papel

impreso por ambas caras, se entregará material de capacitación en

formato digital

- En todos los documentos digitales entregados durante el proyecto se

dejará la nota “no imprimir, cuidemos el medio ambiente, este proyecto

es responsable con el medio ambiente”

Reducir el consumo

de papel durante

las fases del

proyecto

Utilizar como máximo

500 hojas de papel

durante todas las

fases del proyecto

Uso eficiente de

energía eléctrica

- Las reuniones que se requieran para el proyecto se realizarán de día,

en la sala de juntas del edificio de Posgrados Piso 10, la cual no

requiere la utilización de energía eléctrica.

- Se tendrá mucha precaución en la utilización del Video Beam, solo se

encenderá en el momento de proyectarse la presentación.

- Según el manejo de impresoras de la Universidad Piloto de Colombia,

todas están en modo ahorro de energía y solo se activarán al

momento de su utilización

Reducir el consumo

de energía eléctrica

durante las fases

del proyecto

Reducir en un 10 % el

consumo de energía

Disminuir

residuos durante

el proyecto

- Solo se utilizarán los vasos institucionales (lavables) para el consumo

de bebidas en las reuniones, no se tendrá la utilización de vasos de

icopor o plástico.

- Se utilizarán las canecas con identificación de depósito de residuos

durante las reuniones y capacitaciones,

- Los residuos orgánicos e inorgánicos se depositarán en los lugares

adecuados.

- Al terminar cada uno de las reuniones o capacitaciones, se revisará la

disposición final de residuos, se llamará al servicio Casa Limpia para

el apoyo en el descarte o reutilización de residuos.

Reducción de

residuos durante

las fases del

proyecto

Disponer

adecuadamente de

por lo menos el 95%

de los residuos

generados durante el

proyecto.


Aprovechamiento

de papel durante

las fases del

proyecto

- Se utilizará en caso de requerirse para notas papel reciclado (impreso por una sola cara).

- El material de las capacitaciones no será impreso, se entregará en medio digital.

- El papel utilizado durante el proyecto por el equipo de trabajo será almacenado en canecas adecuadas, y posteriormente entregado al servicio de limpieza de Casa Limpia para su disposición final

- Durante las reuniones o capacitaciones se dejará siempre como mensaje el aprovechamiento del papel

Utilizar papel reciclado y lograr su disposición final en lugares adecuados

Utilizar por lo menos el 95% del papel durante el proyecto con papel reciclado (impreso por una sola cara)


- Realizar proceso de verificación de cada uno de los proyectos postulados para evaluación ante el comité de proyectos.

- Realizar encuestas de satisfacción sobre la creación de lineamientos, interpretación y efectividad en el proceso

Cumplir con los lineamientos definidos en el proyecto

Menos del 10% de proyectos postulados presentan fallas según los lineamientos creados

Aprovechamiento de las herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos

- Realizar implementación de plataforma Share Point. - Realizar las pruebas de utilización de herramienta en población de

Bogotá y de la Seccional Alto Magdalena. - Validar que el 100% de la población que pueda formular proyectos

tenga acceso a la herramienta.

Utilizar la herramienta tecnológica para la formulación de proyectos.

Tener menos de 5% de inconvenientes – quejas o reclamos sobre la utilización y funcionalidad de herramienta para la formulación de proyectos


Anexo F. Acta de constitución de proyecto.

Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde)

• ¿QUÉ: El proyecto a desarrollar es la creación de lineamientos para la gestión de los proyectos de inversión

• ¿QUIÉN?: Será liderado el proyecto por Desarrollo Institucional

• ¿COMÓ?: A través de la aplicación de las buenas prácticas de la Gestión de proyectos y el PMBOKV6 y el Libro de Pablo Lledó

• ¿CUÁNDO?: Será desarrollado a partir del primer semestre de 2021

• ¿DÓNDE?: En la Universidad Piloto de Colombia, para la sede principal y de alto magdalena.

Objetivos del proyecto (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)

CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA

Alcance Creación de lineamientos de todos los proyectos de inversión que sean formulados por la Universidad

Entrega de documentos de los lineamientos en los proyectos de inversión

Tiempo

Cumplir con la creación de los lineamientos durante el segundo semestre de 2020 y primer semestre del 2021

Entregables de acuerdo con el cronograma.

Costo Utilizar los recursos económicos definidos en el proceso de planeación

Cumplir con la correcta utilización de los recursos solicitados

Calidad Crear lineamientos alineados a los objetivos estratégicos y necesidad de la Universidad

Aporte de los lineamientos a los objetivos estratégicos de la Universidad

Satisfacción del cliente

Crear lineamientos prácticos y entendibles para la comunidad Piloto

Satisfacción de los interesados con los lineamientos diseñados.


Interesado Necesidades, deseos, expectativas

Entregable del proyecto


Tener criterios claros para la evaluación de proyectos de inversión.

Procedimiento para evaluación de proyectos de inversión

Sindico Conocer asignación económica de cada proyecto de inversión

Informe periódico de ejecución de inversión


Alineación de proyectos de inversión a la planeación estratégica

Formato para la formulación de proyecto donde incluya la alineación estratégica en los proyectos de inversión

Decanos/Directores Poder evaluar inicialmente los proyectos que propone su equipo de trabajo y conocer si cumplen los requerimientos para la postulación al comité de proyectos.

Formato para la formulación de proyectos

Guía para la identificación de proyectos de inversión.




Plantar de forma práctica y sencilla proyectos desde sus programas académicos, unidades o direcciones.

Formato para la formulación de proyecto, práctico, sencillo. Capacitación para la formulación de proyectos de inversión.

Desarrollo Institucional Controlar los proyectos de inversión que proponen los usuarios de la Universidad.

Responder inquietudes de forma eficiente a:

Proponente de proyectos Rectoría y Vicerrectoría Sindico Miembros del comité de

proyectos

Procedimiento para la presentación de informes a las diferentes instancias

Cronograma preliminar del proyecto

Hitos del proyecto

Hito Fecha del hito

Inicio del proyecto 02/12/2019

Presentación Inicial de lineamientos 05/03/2020

Aprobación de Consiliatura 05/05/2020

Lanzamiento oficial de lineamientos 18/05/2020

Fin del proyecto 29/05/2020

Riesgos de alto nivel


• Resistencia al cambio sobre la metodología.

• Desconocimiento de las personas en la identificación y formulación de proyectos

• Recursos escasos para el proyecto

• Se tiene para el próximo año que elaborar el Plan de Desarrollo Institucional lo cual llevará bastante tiempo de dedicación

PRESUPUESTO PRELIMINAR

CONCEPTO VALOR

Sumatoria de cuentas de control $ 272.985.760,00


Línea base de costos $ 281.635.760,00

Reserva de gestión $ 28.163.576

PRESUPUESTO $ 309.799.336

Lista de interesados (stakeholders)

Nombre Rol

Clasificación

Interno / Externo

Apoyo / Neutral / Opositor



Interno Apoyo

Sindico Interesado de información Interno Neutral

Rectoría y Vicerrectoría Interesado de información Interno Apoyo

Decanos/Directores Interviene directamente el proyecto

Interno Apoyo



Interno Apoyo

Desarrollo Institucional Líder de proyecto Interno Apoyo

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones del equipo de trabajo

Tiene autoridad para asignar o remover del proyecto alguna persona

Gestión de presupuesto y de sus variaciones

Debe presentar reporte sobre la ejecución presupuestal pero no tiene autoridad para ejecutar nada adicional de lo definido inicialmente.

Decisiones técnicas No tiene autoridad

Resolución de conflictos Solo para conflictos de su equipo de trabajo

Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad

Escalamiento a su jede inmediato

Designación del director de proyecto

Nombre Diana Carolina Barrera NIVEL DE AUTORIDAD

Reporta a Eduardo José Cifuentes Martí

Total sobre el proyecto

Supervisa a Coordinador de Planeación Sobre las funciones realizadas por el Coordinador de Planeación

Sponsor

Nombre Eduardo José Cifuentes Martí


Anexo G. Plan de Gestión de Cambios

PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS




Enfoque de Gestión de Cambios:

Los cambios que puedan surgir en el proyecto deben ser analizados en cuando a su viabilidad y aporte de mejor del proyecto, en cualquier etapa del mismos. Estas solicitudes pueden surgir de incidentes presentados en el proyecto o de oportunidades de mejora.

Definiciones de cambio:

Cambio de tiempos: Las solicitudes de cambio pueden impactar en el tiempo de ejecución del proyecto, para esto debe realizarse un análisis sobre la ejecución paralela de actividades, para evaluar cuidadosamente si se requiere o no la modificación final tiempo del proyecto. Los documentos que deben modificarse son:

• Cambio en el cronograma del proyecto: fechas de inicio y fin, cambio en línea base del proyecto, línea crítica.

Cambio de presupuesto: Es uno de los cambios que requiere mayor análisis, para lo cual es importante identificar si es prudente hacer uso de las reservas de gestión o de contingencia, en caso de que el cambio acarree un sobrecosto. Se el cambio solicitado es viable o prioritarios para solucionar algún inconveniente o hacer parte de la corrección de un defecto identificado se debe exponer al comité sustentando cuidadosamente los beneficios para el cambio de presupuesto que conlleva la solicitud Los documentos que deben modificarse son:

• Presupuesto del proyecto: ya conllevé un recorte de presupuesto o aumento de ello.

• Documentos de contratación de proveedores en caso de que los cambios de presupuesto conlleven alguna contratación

Cambio de alcance: Es un cambio que deriva alguna modificación en el alcance, los paquetes de trabajo o entregables del proyecto. Se debe tener en cuenta que el cambio solicitado no cambie los objetivos del proyecto. Los documentos que se deben modificar con estas solicitudes son:

• Modificación (agregar o eliminar alguna actividad o paquete de trabajo) del WBS

Cambios en documentos del proyecto: Cuando se presenta alguna solicitud de cambios en el proyecto se debe tener en cuenta, la validación de modificación de:

• Plan de gestión del alcance

• Plan de gestión de costos

• Plan de gestión del cronograma

• Plan de gestión de riesgos

• Plan de gestión de adquisiciones

• Plan de gestión de recursos humanos

• Plan de gestión de comunicaciones

• Plan de gestión de calidad

• Plan de gestión de requisitos


• Plan de gestión de cambios

• Plan de gestión de interesados

• Plan de gestión para la mejora de procesos

Tabla de control de cambios:

Nombre Rol Responsabilidad Autoridad

Doc. Eduardo Cifuentes

Sponsor • Analizar los cambios solicitados


• Comunicar el resultado del cambio después del análisis

Total, autoridad sobre todos los componentes del proyecto

Diana Barrera Director de Proyecto

• Recibir las solicitudes de cambio

• Analizar los cambios solicitados


• Validar los documentos que deben ser modificados con los cambios solicitados

• Realizar las presentaciones de las solicitudes de cambios propuestas para exponerlas ante el Sponsor

Aprobar o rechazar los cambios solicitados

Partes interesadas

Partes interesadas

• Sugerir cambios del proyecto

• Retroalimentar sobre la aprobación o rechazo de los cambios que se presenten en el proyecto.

Parcial sobre gestión de los cambios

Equipos de trabajo Desarrollo Institucional

Equipo de trabajo del

proyecto

• Dar recomendaciones sobre la aprobación o rechazo de los cambios

• Realizar las modificaciones de los documentos que se requieren

Aporte en el análisis de aprobación o rechazo del cambio

Proceso de control de cambios: A continuación, se presenta el proceso para la gestión de cambios del proyecto en cualquier momento que se presente la solicitud

Solicitud de cambio enviada Las solicitudes de cambios son enviadas por las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.

Si alguien ajeno a este grupo de personas identifica una solicitud de cambio

Recepción de la solicitud de cambio La recepción de la solicitud de cambios la realiza el Director de Proyecto

Registro de la solicitud de cambio El registro de la solicitud de cambio se realiza por medio del formato Solicitud de Cambio y las realiza el Director de Proyecto

Seguimiento de solicitudes de cambio

El seguimiento de las solicitudes las realizad el Director de Proyecto durante la reunión de proyectos

Revisión y análisis de la solicitud de cambio

Las revisiones y análisis de las solicitudes de cambio, las realiza el Sponsor, el Director de Proyectos y el solicitante durante una reunión.


Disposición de solicitud de cambio La toma de decisión de aprobación y rechazo del cambio la realizar el Sponsor en compañía del Director de Proyectos quien realiza las recomendaciones respectivas.

Comunicación sobre la disposición de la solicitud de cambios

La comunicación la realiza el Sponsor tanto si es aprobada o rechazada la solicitud de cambio

Documentar las solicitudes de cambio

La modificación de los documentos que se requieran con el cambio solicitado lo realiza el equipo de trabajo del equipo de trabajo del proyecto

Implementación de la solicitud de cambio

La implementación del cambio después de aprobado la realiza el Director de Proyectos junto el equipo de trabajo del proyecto.

Ver Anexo E Formato de solicitud de cambios:

Ejemplo de una solicitud del proyecto:

SOLICITUD DE CAMBIO




Persona que solicita el cambio: Rectoría Número de cambio: 01

Categoría de Cambio

Alcance Calidad Requisitos

Costo Tiempo Documentos

Descripción detallada del cambio propuesto

La Rectoría de la Universidad Piloto de Colombia solicita que los documentos entregados del

proyecto estén alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024

Justificación del cambio propuesto

La Universidad Piloto de Colombia, se encuentra en la etapa final del diseño del Plan

Estratégico Institucional 2020-1, 2024, la emisión de proyectos de inversión debe ser

consecuente a las estrategias planteadas, cualquier proyecto de inversión debe aportar al

cumplimiento de por lo menos una estrategia definida.

Impactos del cambio

Alcance Aumenta Disminuye Modificar


Descripción:

Los entregables del Proyecto deben estar alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-

1, 2024

Grado: Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

No aplica

SOLICITUD DE CAMBIO

Requisitos Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

La alineación de los entregables del proyecto con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024, hacen que el proyecto cambie, es un requisito que no se tenía contemplando en el momento de la planeación del proyecto.

Costo Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

No se presenta ninguna modificación con los costos con el cambio solicitado.

Tiempo Aumenta Disminuye Modificar

Descripción:

Se estima aumento de tiempo del Proyecto de 2 semanas con el cambio solicitado

Impacto de las

partes interesadas Alto riesgo Riesgo medio Bajo riesgo

Descripción:

La solicitud de cambio tiene un alto riesgo e impacto para las partes interesadas,

puntualmente una de las partes interesadas es quien solicita el cambio, si no se cumple con

el requerimiento no se logrará el éxito a satisfacción del Proyecto.

Documentos del proyecto

3. Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión 4. Formato para la formulación de proyectos de inversión

Comentarios


Según la revisión interna con el equipo de trabajo, se considera que el cambio solicitado

aporta al Proyecto y se dará mayor peso al Proyecto.

SOLICITUD DE CAMBIO

Disponible Aprobar Aplazar Rechazar

Justificación

La Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión, estará ser una

herramienta valiosa para la universidad, la solicitud de la Rectoría dará un aporte

importante y fuerza al Proyecto, se realizará alineación de los proyectos de inversión y el

Plan Estratégico Institucional 2020-2, 2024, considerando un aporte importante al

crecimiento institucional el Proyecto que se está desarrollando.

Equipo de Control de Cambios

Nombre Cargo Rol

Dra. Ángela Bernal Rectora Universidad Piloto de Colombia

Parte Interesada del Proyecto - Solicitante del cambio

Doc. Eduardo Cifuentes Director de Desarrollo Institucional

Sponsor

Diana Barrera Subdirectora de Desarrollo Institucional

Directora de Proyectos

Fecha: 31/07/2020


Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos

No

.


Fecha Año 2019


Objetivo

Prioridad Alta

Media Baja


Diferido Terminado

Entregable Criterio


11


28/10 Todas las partes interesadas

No se tiene la definición, falta de claridad en la postulación de proyectos

Alta Aprobado Documento que defina qué es un proyecto de inversión

Aprobación de las partes interesadas sobre su entendimiento

Director del proyecto

22

Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla


La herramienta que se tiene actualmente es confusa

Alta Aprobado Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla

Validación de la herramienta/ procedimiento por quien solicitó y análisis sobre metodología del PMO

Equipo el proyecto

33

Procedimiento para la formulación de proyectos


No se tiene actualmente un procedimiento de apoyo

Alta Aprobado Procedimiento para la formulación de proyectos

Equipo el proyecto

44

Flujograma para la presentación de los proyectos de inversión ante el comité

29/10 Desarrollo Institucional

No se tiene claridad sobre los componentes que se deben presentar

Media Aprobado Flujograma/procedimiento para la presentación de proyectos

Presentación ante el comité para aprobación

Equipo el proyecto

55

Claridad sobre los criterios de aprobación o rechazo de los proyectos postulados

30/10 Miembros de Comité de Proyectos

Se tiene dificultar para decidir si se aprueba o rechaza un proyecto postulado

Alta Aprobado Lineamiento/procedimiento/ Check list para evaluación de proyectos

Revisión y aprobación del comité de proyectos



N

o.


Fecha Año 2019


Objetivo

Prioridad Alta

Media Baja


Diferido Terminado

Entregable Criterio


66

Comunicación sobre ejecución de proyectos de inversión

30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre ejecución de proyectos de inversión

Baja Cancelado

77

Informe periódico sobre asignación presupuestal de proyectos de inversión

30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre la asignación presupuestal

Media Aprobado Modelo de informe de asignación presupuestal

Primer informe aprobado


88

Alineación de proyectos de inversión aprobados a la planeación estratégica

31/10 Rectoría y Vicerrectoría

No se identifica con claridad la alineación de los proyectos con la planeación institucional

Alta Aprobado Informe de visita de pares académicos

Aprobación de presentación por la Dirección de calidad Académica


99

Contar con criterios de evaluación para proyectos formulados por su equipo de trabajo

31/10 Decanos/ Directores

No se tiene claridad sobre los proyectos que se postulan al comité de proyectos

Alta Aprobado Pasos para la evaluación inicial de proyectos que postulan su equipo de trabajo

Prueba de aceptación aprobación




Anexo I. Las métricas del proyecto



Cumplimiento del cronograma del proyecto


Establecer el estado del cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto

Factor de calidad El factor de calidad de la métrica es del 85% de cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto

Método de medición Se revisará las actividades programadas sobre las actividades cumplidas


Se realizará seguimiento cada 15 días del cumplimiento de las actividades


La meta es el cumplimiento del 95% de las actividades programadas





Cumplimiento con los entregables del proyecto


Medir el cumplimiento de los entregables del proyecto en las fechas y condiciones definidas

Factor de calidad Satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable definido


Comparación sobre el proceso antes y después del desarrollo del proyecto y la utilización de los entregables.


Una semana después de la fecha de entrega de cada uno de los entregables


98% de satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable.





Alineación del proyecto con el Plan estratégico institucional


Medir el nivel de alineación del proyecto con el plan estratégico institucional

Factor de calidad Clara identificación sobre el aporte de los proyectos de inversión a las estratégicas del plan institucional



Validación del contenido de los entregables del proyecto y su construcción teniendo en cuenta las estrategias del plan institucional


La frecuencia de la medición de la métrica será mensual


100% de alineación del proyecto y sus entregables con el plan estratégico institucional.





Incidentes reactivos - correctivos presentación en el proyecto


Medir la cantidad de incidentes reactivos – correctivos presentados en el desarrollo del proyecto

Factor de calidad No contar con incidentes de carácter reactivos – correctivos en el desarrollo del proyecto


Validación de incidentes y tipos de incidentes presentados en el desarrollo del proyecto


Se realizará validación mensual de la métrica planeada


Menos del 5% de los incidentes presentados en el proyecto son de tipo reactivo – correctivo




Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto


Varianza de costos

DESCRIPCIÓN Se realiza análisis de las variaciones entre los costos actuales y el valor ganado

FORMULA Valor ganado – costos actuales


Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un desfase en los costos planeados y ejecutados


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar ajustes en los costos ejecutados a la fecha de la medición

• Si el valor es positivo o igual a seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.


Variación en el cronograma

DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de las actividades planteadas a la fecha y la ejecución de estas

FORMULA Valor ganado – Valor planeado


Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un retraso de la ejecución de las actividades planeadas a la fecha


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar a la ejecución de las actividades ya que se están presentando demoras en la ejecución de actividades planeadas, a lo mejor realizando ejecución de actividades paralelas pueda ajustarse el cumplimiento del cronograma

• Si el valor es positivo seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.


Índice de desempeño de costos (CPI)

DESCRIPCIÓN Análisis entre el valor ganado y el costo real del proyecto

FORMULA Valor ganado / Costos actuales


• Si el CPI = 1 el proyecto está dentro del presupuesto

• Si el CPI > 1 el proyecto está por debajo del presupuesto

• Si el CPI < 1 el proyecto está por encima (desbordados) del presupuesto



Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO


• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de costos, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de reservas, solicitud de cambios.

• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de los gastos, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.


Índice de desempeño de cronograma (SPI)

DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de los costos planteados y los costos ejecutados a la fecha.

FORMULA Valor ganado / Costo planeado


• Si el SPI = 1 el proyecto está dentro del cronograma

• Si el SPI > 1 el proyecto esta adelante del cronograma

• Si el SPI < 1 el proyecto está por atrasado con respecto al cronograma


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO


• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de actividades del cronograma, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de actividades paralelas, para en lo posible volver a la línea base.

• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de las actividades del cronograma, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.


Costo estimado a la terminación del proyecto (EAC)

DESCRIPCIÓN Es el pronóstico del costo final del proyecto, es el trabajo (costo) restante proyectado. El costo estimado a la terminación EAC es una medida para el trabajo, restante descrito como un costo adicional

FORMULA Costo actual + estimación para concluir trabajo restante



Se identifica con una variación en los costos planeación y ejecutados del proyecto son diferentes. Indique la diferencia del presupuesto en una fecha de corte definida.


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar el ajuste a la línea base del proyecto en caso de que los costos no se puedan ajustar al realizar con un balanceo


Estimación para concluir trabajo restante (ETC)

DESCRIPCIÓN El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto

FORMULA Variación atípica: Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte Variación típica: (Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte) / Índice de desempeño de costos


Muestra la estimación hasta finalizar actual para el proyecto. El valor de este campo se deriva del campo ETC actual


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Asignación de recursos a las tareas. Generar las estimaciones. Definir las estimaciones:

A nivel del proyecto. A nivel de la tarea.

Definir las adjudicaciones por recurso individual


índice de costo tiempo (CSI)

DESCRIPCIÓN Mide el grado de compensación entre el CPU y SPI. De una idea de la posibilidad de recuperación del proyecto

FORMULA (Índice de desempeño de costos* Índice de desempeño de cronograma


• Resultado >1, tendencia del cronograma esta actualmente adelantada de acuerdo con lo planeado

• Resultado <1, tendencia del cronograma esta actualmente atrasada de acuerdo con lo planeado.


Mensual


ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar ajuste o actualización del cronograma según el resultado de medición.


índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

DESCRIPCIÓN La proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante. Equivale al índice CPI pero solo para el trabajo por terminar

FORMULA (BAC-EV)/(BAC-AC)


• Un TCPI > 1 es malo, se debe mejorar para no exceder el presupuesto. Ya que implica que habría que ejercer un esfuerzo equivalente a dicho porcentaje que sobrepasa el índice de 1 para lograr restaurar la ejecución del proyecto en tiempo y forma.


Mensual

ACCIONES DERIVADAS

SEGÚN RESULTADO

Realizar ajustes al presupuesto según el resultado del indicador

creaciÓn de lineamientos para la gestiÓn proyectos de

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