cours syntheses excel

COMPLMENTS SUR LA SYNTHSE DE

DONNES AVEC LE TABLEUR EXCEL

Objectifs

Connatre les oprations de synthses lmentaires avec des donnes rparties sur plusieurs feuilles et classeurs

Savoir effectuer des analyses statistiques lmentaires

Complments ncessaires

Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *)

Niveau de comptences en pr-requis

Connaissance des bases du tableau Excel(notamment les tableaux croiss dynamiques)

Ce document d'enseignement est diffus librement, pour usage individuel.

Michel CARTEREAU - Juillet 2007

AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05michel.cartereau @ agroparistech.fr - Tlphone : +33 1 44 08 16 80 - Tlcopie : +33 1 44 08 16 66

* http://www.inapg.fr/ens_rech/mathinfo/winfo/

SAVEZ-VOUS ?Rpondre soit par vrai ou faux, soit en choisissant une ou plusieurs options (ou aucune).

1) La rfrence donnees!A1:C12 dsigne le bloc des 12 premires lignes et 3 premires colonnes de la feuille donnees du classeur actif.

2) La notation [en2005.xls] dsigne la rfrence au classeur de donnes en2005.xls.

3) Un sous-total calcule automatiquement les totaux intermdiaires pour une colonne au-choix.

4) Il est possible d'obtenir plusieurs valeurs pour un sous-total intermdiaire.

5) Les sous-totaux s'insrent automatiquement dans le bloc des donnes concernes.

6) Une zone de saisie liste droulante ne s'obtient que par la programmation d'une macro.

7) Les lments d'une liste droulante peuvent tre issus d'un bloc de cellules.

8) La consolidation de donnes s'applique des blocs de cellules tous situs dans un classeur unique.

9) L'opration de consolidation comporte le calcul d'un sous-total.

10) Dans le cas d'une consolidation, aprs une mise jour des donnes considres, il faut recrer la consolidation pour obtenir une synthse jour.

11) Une ligne de donne issue d'une consolidation comporte le nom du classeur d'origine.

12) Le signal #N/A dsigne un calcul impossible comme par exemple la division par zro.

13) La fonction RECHERCHEV() ne recherche que des donnes exactes dans un bloc de cellules.

14) La fonction ESTNA() renvoie un rsultat vrai si la valeur donne en paramtre est numrique.

15) La fonction RECHERCHEH() s'applique un bloc structur en lignes de donnes.

16) La notation {78.98.85} dsigne un groupe de 3 lignes. 17) La combinaison de touche CTRL+MAJ+ENTRE sert terminer la saisie d'une formule

matricielle.

18) La fonction INDEX() permet de connatre le rang d'une valeur dans un colonne.

19) Les deux paramtres caractristiques d'une rgression linaire s'obtiennent avec la fonction DROITEREG().

20) Il est possible de prvoir en une seule fois une srie de plusieurs valeurs par rgression linaire avec la fonction PREVISION().

Solutions la fin du document

Complments en manipulations de donnes avec Excel - Page 2

INTRODUCTION

CAS CONSIDR

OBJECTIFS


CAS DES DONNES DE LA COOPRATIVE

LIVRAISONS DE LGUMES DATES PRIODIQUES, PAR UNE EXPLOITATION

DONNES CHRONOLOGIQUES REGROUPES SUR UNE ANNE

Exemple : feuille donnees du classeur dumont.xls

LEGUME QUANTITE DATEbrocoli 8 5-avr-05brocoli 10 20-avr-05brocoli 9 5-mai-05brocoli 11 20-mai-05brocoli 12 4-juin-05brocoli 14 19-juin-05brocoli 15 4-juil-05artichaut 10 5-juil-05courgette 25 5-juil-05tomate 9 5-juil-05artichaut 8 19-juil-05brocoli 16 19-juil-05carotte 11 19-juil-05courgette 21 19-juil-05tomate 12 19-juil-05artichaut 7 2-aot-05carotte 7 2-aot-05courgette 10 2-aot-05tomate 16 2-aot-05brocoli 8 3-aot-05artichaut 5 16-aot-05carotte 5 16-aot-05courgette 8 16-aot-05tomate 12 16-aot-05brocoli 11 18-aot-05artichaut 6 30-aot-05carotte 3 30-aot-05

UN CLASSEUR POUR CHAQUE EXPLOITATION DE LA COOPRATIVE 1

1 Fichiers disponibles : dumont.xls, dombasle.xls, parmentier.xls Complments en manipulations de donnes avec Excel - Page 4

OBJECTIF : BILAN D'UNE EXPLOITATION

CONNATRE LES TOTAUX ET MOYENNES DE LIVRAISONS DE CHAQUE LGUME

D'abord, rapidement sous une forme textuelle succincte (bilan n 1)LEGUME QUANTITEMoyenne artichaut 6Somme artichaut 41Moyenne brocoli 11Somme brocoli 114Moyenne carotte 10Somme carotte 80Moyenne courgette 17Somme courgette 119Moyenne fenouil 3Somme fenouil 16Moyenne navet 17Somme navet 150Moyenne tomate 12Somme tomate 112Moyenne 11Total 632

Puis sous la forme d'une rprsentation graphique (bilan n 2)


OBJECTIF : BILANS GLOBAUX

OBTENIR UNE VUE GNRALE DES LIVRAISONS

Disposer d'un rcapitulatif mensuel pour tous les lgumes (bilan n 3)

Obtenir le total des livraisons d'un lgume pour un mois donn via un formulaire interactif avec choix du lgume et du mois (bilan n 4)


OBJECTIF : BILANS GLOBAUX (SUITE)

CALCULS SUR LE RCAPITULATIF DES LIVRAISONS

Obtenir le total des livraisons par lgume et par mois (bilan n 5)

Pour les lgumes les plus importants, prvoir les quantits de l'anne prochaine partir de celles des annes passes et de l'actuelle l'aide d'une rgression linaire (bilan n 6)


PREMIRE TAPE : BILAN D'UNE EXPLOITATION

BILAN RAPIDE L'AIDE DES SOUS-TOTAUX

TABLEAUX RCAPITULATIFS

REPRSENTATION GRAPHIQUE


SOUS-TOTAUX

ANALYSE RAPIDE DES QUANTITS DE LGUMES LIVRS

Soit dtaille

LEGUME QUANTITE DATEartichaut 10 5-juil-05artichaut 8 19-juil-05artichaut 7 2-aot-05artichaut 5 16-aot-05artichaut 6 30-aot-05artichaut 2 13-sept-05artichaut 3 27-sept-05Moyenne artichaut 6Somme artichaut 41brocoli 8 5-avr-05brocoli 10 20-avr-05brocoli 9 5-mai-05brocoli 11 20-mai-05brocoli 12 4-juin-05brocoli 14 19-juin-05brocoli 15 4-juil-05brocoli 16 19-juil-05brocoli 8 3-aot-05brocoli 11 18-aot-05Moyenne brocoli 11Somme brocoli 114

Les livraisons sucessives pour chaque lgume

Soit synthtique

LEGUME QUANTITEMoyenne artichaut 6Somme artichaut 41Moyenne brocoli 11Somme brocoli 114Moyenne carotte 10Somme carotte 80Moyenne courgette 17Somme courgette 119Moyenne fenouil 3Somme fenouil 16Moyenne navet 17Somme navet 150Moyenne tomate 12Somme tomate 112Moyenne 11Total 632


CRATION D'UN SOUS-TOTAL

LA LISTE DES DONNES DOIT TRE AU PRALABLE TRIE SELON L'ATTRIBUT CONSIDR

PRINCIPE

Regroupement des donnes pour chaque valeur d'un des attributsavec calcul(s) sur chaque paquet de donnes regroupesexemple : pour chaque lgume, total des quantits livres

PROCDURE

Slection1 de la liste puis commande DONNES SOUS-TOTAUX

Attribut de regroupement

Nature du calcul : fonction et attribut(s)

Sous-total initial : cocher REMPLACER ...

Calcul en fin de regroupement :cocher SYNTHSE SOUS...

Annulation du sous-total (retour la liste) : commande DONNEES SOUS-TOTAUX puis bouton SUPPRIMER TOUT

1 Il suffit qu'une seule cellule soit slectionne s'il n'y a pas d'ambigut sur les frontires de la liste. Complments en manipulations de donnes avec Excel - Page 10

VUES RDUITES D'UN SOUS-TOTAL

ORGANISATION SELON LE SOUS-NIVEAU DE REGROUPEMENT

VUE SYNTHTIQUE SANS LES DONNES

Niveau avec les rsultats des regroupements sans les donnes :

VUE AVEC DONNES PARTIELLES

Affichage des donnes d'un regroupement :

VUE AU PREMIER NIVEAU

Affichage du total gnral


SOUS-TOTAL SUPPLMENTAIRE

EXEMPLE AVEC L'AJOUT DE LA MOYENNE PAR LGUME

R-application de la commande DONNES SOUS-TOTAL en dcochant REMPLACER LES SOUS-TOTAUX EXISTANTS et en dfinissant un nouveau calcul

VUE DTAILLE VUE SYNTHTIQUE

ICI, RALISATION DE L'OBJECTIF BILAN N 1


EXERCICE DU GRAPHIQUE RCAPITULATIF

RCAPITULATIF DES QUANTITS DE LGUMES LIVRS PAR L'EXPLOITATION

OBJECTIF

Pour chaque exploitation, reprsentation graphique des livraisons

INDICES

Ajouter une colonne avec le mois calcul pour chaque donneen utilisant la fonction MOIS() applique une date exemple : MOIS("2/9/2005") vaut 9

Produire un tableau rcapitulatif du total mensuel par lgume, qui sera utilis ensuite pour le bilan global

LEGUME 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totalartichaut 18 18 5 41brocoli 18 20 26 31 19 114carotte 11 15 31 23 80courgette 46 42 31 119fenouil 3 6 7 16navet 35 37 43 35 150tomate 21 38 30 23 112Total 18 20 26 127 132 135 89 50 35 632

ICI, RALISATION DE L'OBJECTIF BILAN N 2


DEUXIME TAPE : BILANS GLOBAUX

CONSOLIDATION DES DONNES

CLASSEUR DE LA VUE GLOBALE

SAISIE PAR CHOIX DANS UNE LISTE

EXTRACTION DE DONNE


RUNION DES SYNTHSES DES EXPLOITATIONS

VUE GLOBALE DANS UNE FEUILLE DU CLASSEUR coop.xlsdumont

dombasle

parmentier

coop


CONSOLIDATION DE DONNES

ASSEMBLAGE DE DONNES COHRENTES1 RPARTIES SUR PLUSIEURS FEUILLES

1) En pralable, prparation des donnesOuverture de toutes les feuilles contenant les donnes concernes

2) Dans une feuille de calcul vide, commande DONNEES CONSOLIDERIndication des caractristiques gnrales

Choisir la fonction selon la nature du sous-total

Selon la structure des donnes, cocher LIGNE DU HAUT et-ou COLONNE DE GAUCHE

Pour assurer la mise jour automatique2, cocher LIER AUX DONNES SOURCE

3) Indication d'un lot de donnes la rubrique RFRENCE

A l'aide du bouton , slectionner les cellules du lot de donnes

puis valider et cliquer ensuite sur le bouton AJOUTER

1 Il doit y avoir une structure commune aux donnes ; exemple : matrice avec un nom de lgume en tte de ligne et un numro de mois en tte de colonne.

2 La mise jour s'effectue lors de la rouverture du classeur contenant la consolidation ; cela ncessite de toujours conserver ensemble tous les classeurs impliqus dans la consolidation.


CONSOLIDATION DE DONNES (SUITE)

4) Ajouter la suite les autres lots de donnes runir

5) Validation finaleRunion des donnes avec les sous-totaux associs

et identification de chaque donne par le nom de son classeur

ICI, RALISATION DE L'OBJECTIF BILAN N 3 DE LA SYNTHSE GLOBALE


CLASSEUR DE LA VUE GLOBALE

FEUILLE periodes DU CLASSEUR coop.xlsDONNES DISPONIBLES

Tableau des priodes de livraisons des lgumes

AJOUT DES ZONES DE CHOIX D'UN LGUME ET D'UN MOIS

Choix de la valeur dans une zone liste droulante avec apparition d'une bulle d'information lors de la saisie

LGUMES ET MOIS EXTRAITS DU TABLEAU DES PRIODES


ZONE DE SAISIE LISTE

DFINITION D'UNE ZONE DE SAISIE LISTE DROULANTE SUR UNE CELLULE

Choisir une cellule puis activer la commande DONNES VALIDATION

Onglet OPTIONSRgler AUTORISER

LISTECocher les cases

IGNORER SI VIDE et

LISTE DROULANTE...Indiquer SOURCE

les cellules contenant les lments de la liste

Onglet MESSAGE DE SAISIEIndiquer un titre et un

texte indicatifs pour la saisie

et l'activation :


EXERCICES DES INDICATEURS

DANS LA FEUILLE periodes DU CLASSEUR coop.xls

OBJECTIF

Indiquer la prsence ou non d'un lgume dans le rcapitulatif global

ou

et selon le mois choisi, le total des quantits si existant

ou

ou si le lgume est absent du rcapitulatif :

INDICES

Utilisation de fonctions Recherche dans un bloc de cellules : RECHERCHEV()

voir la prsentation ci-aprs Test de prsence d'une valeur dans une cellule : ESTVIDE()

ESTVIDE(cellule) : rsultat VRAI si cellule est vide, rsultat FAUX sinon

Test d'invalidit de la formule d'une cellule : ESTNA() ESTNA(cellule) : rsultat VRAI si formule invalide1 dans cellule,rsultat FAUX sinon

Valeur lie une condition : SI()SI(condition ; valeur1 ; valeur2) : si condition est vrifie valeur1 en rsultat, sinon valeur2 en rsultat


1 Quand la formule d'une cellule est impossible calculer, Excel le signale avec la notation N/A qui signifie littralement non applicable


FONCTIONS DE RECHERCHE DANS UN BLOC

FONCTION RECHERCHEV()

RECHERCHEV(valeur ; bloc ; rang ; approximation)Paramtres l'appel :

valeur ............... valeur recherchebloc .................. plage de cellules des donnesrang .................. rang de la colonne du bloc contenant le rsultatapproximation .. recherche soit d'une valeur proche1 (si VRAI),

soit d'une valeur exacte (si FAUX)Rsultat :

Si la valeur recherche est prsente dans la 1re colonne du bloc, le rsultat est alors la valeur correspondante sur la mme ligne dans le bloc la colonne de rang indiqu (compt partir de 1)

Si la valeur est absente, le rsultat est alors indfini (#N/A)

EXEMPLE

Cas d'un tableau de correspondance sur 2 colonnes

=RECHERCHEV("France";L1C1:L5C2;2;FAUX) vaut fr

=RECHERCHEV("Autriche";L1C1:L5C2;2;FAUX)vaut #N/A (c'est--dire une valeur indfinie)

=RECHERCHEV("fr";L2C2:L5C2;2;FAUX) vaut fr (astuce pour vrifier la prsence d'une valeur dans un bloc)

AUTRE FONCTION RECHERCHEH() POUR LA RECHERCHE SUR DES LIGNES

1 Cas particulier ou les donnes de la 1re colonne doivent tre tries en ordre croissant et o le rsultat est la plus grande valeur infrieure la valeur cherche si celle-ci n'est pas trouve.


EXERCICE DES TOTAUX SUR LE RCAPITULATIF

OBJECTIF

Obtenir le total des quantits par lgume et par mois

INDICES

Pas de difficult pour le total annuel des ventes d'un lgume : somme des quantits sur les 12 mois

Mais difficult avec le total des ventes d'un mois o la colonne d'un mois contient des donnes en trop, d'o l'utilisation de formules spciales dites matricielles (prsentation ci-aprs)



FORMULES MATRICIELLES

CAS LMENTAIRES DE FORMULES MATRICIELLES

TABLEAU DE CONSTANTES

Cas d'un vecteur ou d'une matrice de constantes dans une formuleExemples :

La moyenne des 3 valeurs 78 98 et 85Dterminant de la matrice compose par

la 1re ligne (45, 50) et la seconde ligne (65, 99)Notation des constantes entre accolades ( { } ) avec sparation des

valeurs par un point et sparation des lignes par un point-virguleExemples : =MOYENNE({78.98.85}) =DETERMAT({45.50;65.99})

SOUS-BLOC CONDITIONNEL

Bloc virtuel issu d'une condition sur un bloc de donnes du classeurExemple :

La moyenne des valeurs de la 2me colonne pour les lignes contenant la valeur a

Notation de blocs dans la fonction SI() et notification Excel du caractre matriciel de la formule par la frappe de CTRL+MAJ+ENTRE1

Exemple : {=MOYENNE(SI(L2C1:L7C1="a";L2C2:L7C2;0))}

ELMENT D'UNE MATRICE

Extraction de l'lment situ une colonne et-ou ligne d'une matriceINDEX(bloc ; colonne) ou INDEX(bloc ; colonne ; ligne)

Exemples :INDEX({78.98.85};1) vaut 78INDEX({45.50;65.99};2;2) vaut 99

1 Excel signale alors le caractre matriciel de la formule en l'encadrant par des accolades ; cependant, il ne faut pas ici taper les accolades mais bien terminer la saisie par Ctrl+Maj+Entre.


EXERCICE DE LA RGRESSION LINAIRE

DANS LA FEUILLE evolution DU CLASSEUR coop.xls

OBJECTIF

Prvision de quantit pour l'anne prochaine par rgression linaire

INDICES

Pour l'anne actuelle, recherche dans le rcapitulatif global.

Calculs des paramtres de la rgression linaire avec DROITEREG() et de la valeur pour l'anne prochaine avec PREVISION() (prsentation ci-aprs)



RGRESSION LINAIRE

PRINCIPE

Approximation d'une srie de donnes {x, y} par une droitesous la forme y = a.x + b

FONCTIONS DANS EXCEL

Calcul des paramtres a et b de la droite de rgressionDROITEREG(sriex ; sriey)

paramtres l'appel : blocs de donnes des x et des y connusrsultat : couple des paramtres a et b sous forme de vecteur1

Calcul d'une coordonne partir d'une abscisse et de la srie {x, y}PREVISION(abscisse ; sriey ; sriex)

paramtres l'appel : abscisse du point dterminer, blocs de donnes des y et des x connus

rsultat : valeur prvisionnelle de l'ordonne correspondanteCalcul de coordonnes partir d'abscisses et de la srie {x, y}TENDANCE(sriey ; sriex ; abscisses)

paramtres l'appel : blocs de donnes des y et des x connus, bloc des abscisses des points dterminer

rsultat : vecteur des valeurs prvisionnelles pour les ordonnes correspondant aux abscisses

ExemplesDROITEREG({0.5.10};{10.25.30})PREVISION(15;{10.25.30};{0.5.10})TENDANCE({10.25.30};{0.5.10};{15.20})

1 Utiliser la fonction INDEX() pour extraite l'une des deux valeurs [page 23]Complments en manipulations de donnes avec Excel - Page 25

SOLUTIONS DU TEST DE CONNAISSANCES

1) Vrai

2) Vrai

3) Faux : le calcul effectu n'est pas ncessairement une somme [page 10]

4) Vrai [page 10]

5) Vrai [page 10]

6) Faux [page 19]

7) Vrai [page 19]

8) Faux [page 16]

9) Vrai [page 16]

10) Faux : voir l'option de liaison aux donnes [page 16]

11) Vrai [page 17]

12) Faux : il s'agit d'une valeur indfinie [page ]

13) Faux [page 21]

14) Faux [page 20]

15) Vrai [page 21]

16) Faux : c'est la notation d'un vecteur de constantes [page 23]

17) Vrai [page 23]

18) Faux : elle sert rcuprer une valeur dans une matrice [page 23]

19) Vrai [page 25]

20) Faux : c'est le rle de la fonction TENDANCE() [page 25]


INDEX

accolades 23

consolidation 16

Ctrl+Maj+Entre 23

Donnees Consolider 16

Donnes Sous-totaux10

Donnes Validation 19

DROITEREG() 25

ESTNA() 20

ESTVIDE() 20

formule matricielle 23

INDEX() 23

liste droulante 19

Message de saisie 19

N/A 20

PREVISION() 25

recherche 21

RECHERCHEH() 21

RECHERCHEV() 21

rgression linaire 25

regroupement 10

regroupement, niveau 11

SI() 20

Sous-bloc conditionnel 23

sous-total 10

sous-total, supplmentaire 12

Tableau de constantes 23

TENDANCE() 25

zone de saisie liste 19

; 23

. 23

{ } 23

#N/A 21


TABLE DES MATIRES

SAVEZ-VOUS ?.............................................................. 2INTRODUCTION ............................................................. 3

Cas des donnes de la cooprative..................... 4Objectif : bilan d'une exploitation..........................5Objectif : bilans globaux....................................... 6Objectif : bilans globaux (suite)............................ 7

PREMIRE TAPE : BILAN D'UNE EXPLOITATION.......................8Sous-totaux ......................................................... 9Cration d'un sous-total..................................... 10Vues rduites d'un sous-total............................. 11Sous-total supplmentaire .................................12Exercice du graphique rcapitulatif ................... 13

DEUXIME TAPE : BILANS GLOBAUX................................. 14Runion des synthses des exploitations.......... 15Consolidation de donnes.................................. 16Consolidation de donnes (suite).......................17Classeur de la vue globale................................. 18Zone de saisie liste..........................................19Exercices des Indicateurs.................................. 20Fonctions de recherche dans un bloc................ 21Exercice des totaux sur le rcapitulatif ..............22Formules matricielles......................................... 23Exercice de la rgression linaire...................... 24Rgression linaire.............................................25

SOLUTIONS DU TEST DE CONNAISSANCES........................... 26


Savez-vous ?Introduction Cas des donnes de la cooprativeObjectif : bilan d'une exploitationObjectif : bilans globauxObjectif : bilans globaux (suite)

Premire tape : bilan d'une exploitationSous-totaux Cration d'un sous-totalPRINCIPE procdure

Vues rduites d'un sous-totalVue synthtique sans les donnes Vue avec donnes partielles Vue au premier niveau

Sous-total supplmentaire Exercice du graphique rcapitulatif ObjectifIndices

Deuxime tape : bilans globauxRunion des synthses des exploitationsConsolidation de donnesConsolidation de donnes (suite)Classeur de la vue globaleDonnes disponiblesAjout des zones de choix d'un lgume et d'un mois

Zone de saisie listeExercices des IndicateursObjectifIndices

Fonctions de recherche dans un blocFonction RECHERCHEV()Exemple

Exercice des totaux sur le rcapitulatif ObjectifIndices

Formules matriciellesTableau de constantesSous-bloc conditionnelElment d'une matrice

Exercice de la rgression linaireObjectifIndices

Rgression linairePrincipeFonctions dans Excel

Solutions du test de connaissances

cours syntheses excel

Documents