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Manual de Evaluación del Desempeño

CoreWE

Calidad Orientada a Resultados Efectivos

Preparado por:

Global Knowledge Link, Inc. 2100 Ponce de Leon Blvd. Suite 1110

Coral Gables, Florida, 33134

Phone: (305) 445-6624

Email: [email protected]

Octubre 2011

Contenido

©2011. Global Knowledge Link, Inc. Página 1

CONTENIDO

Acceso y Requisitos 2

Objetivos y Componentes 3

Pasos a Seguir 8

Navegación en el sistema CoreWE 12

Definiciones 35

Acceso y Requisitos


ACCESO Y REQUISITOS

Para acceder al sistema:

1. Abrir en un Internet Explorer la dirección: http://www.gklcore.com/EVALD

2. Entrar las credenciales apropiadas. Los usuarios que tienen credenciales en el sistema WE pueden usarlas

aquí. Si tiene dificultades para cargar la aplicación vea la sección de Requisitos.

Requisitos técnicos:

1 – Deben estar instalados los siguientes componentes en las versiones señaladas:

- Internet Explorer 6.0 o superior. o Para verificar la versión de Internet Explorer ir a “Help” -> “About Internet Explorer” o Para descargar la última versión ir a: http://www.microsoft.com/windows/ie/default.mspx

- Flash Player 10.3 o superior. o Para conocer la versión de Flash Player visite:

http://www.macromedia.com/software/flash/about/ o Para instalar la última versión visite:

http://www.adobe.com/shockwave/download/index.cgi?P1_Prod_Version=ShockwaveFlash y siga los pasos de la instalación.

- Resolución gráfica de Windows [1024 x 768 x 16M] o superior. - Adobe Reader 8.0 o superior.

o Para instalar la última versión visite: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html?promoid=BONRM y siga los pasos de la instalación.

http://www.gklcore.com/EVALD

http://www.microsoft.com/windows/ie/default.mspx

http://www.macromedia.com/software/flash/about/

http://www.adobe.com/shockwave/download/index.cgi?P1_Prod_Version=ShockwaveFlash

http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html?promoid=BONRM

Objetivos y Componentes de la Evaluación del Desempeño


OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1. Contribuir al desarrollo personal y profesional de los colaboradores.

2. Establecer metas claras, retadoras y alcanzables.

3. Medir el grado en que cada una de las tareas y metas establecidas han sido cumplidas.

4. Ser una herramienta de reconocimiento por el trabajo bien hecho.

5. Propiciar una comunicación clara entre el supervisor y sus colaboradores.

6. Contribuir a clarificar funciones y responsabilidades.

7. Acordar nuevos compromisos y establecer la ejecución de nuevos proyectos.

8. Dar seguimiento frecuente a las métricas establecidas.

9. Incrementar la responsabilidad individual.

10. Alertar sobre fallas y aspectos a mejorar.

11. Propiciar la ejecución de una Delegación Efectiva.

12. Vincular la responsabilidad individual con los objetivos estratégicos de la institución.

COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:

La evaluación del desempeño en el sistema Core WE, está integrada por los componentes siguientes:

1. Características del Evaluado.

2. Evaluación del Nivel de Conocimientos, Habilidades y Experiencia para el puesto que ocupa.

3. Evaluación del Comportamiento y la Actitud.

4. Evaluación como Supervisor.

5. Métricas de la Posición.

6. Compromisos Individuales.

7. Desarrollo Profesional.

8. Comentarios del Evaluador.

9. Comentarios del Evaluado.

10. Registro de Eventos Significativos.



COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:

1. Características del Evaluado:

En esta sección se especifican los detalles del evaluado que pueden conducir a aplicar un tipo u otro de cuestionario:

Empleado Regular – Empleado Probatorio – Empleado Transitorio.

Técnico y Oficinesco – Supervisorio y Gerencial

Supervisor – No Supervisor

En esta sección se especifican los detalles que pueden diferenciar el cuestionario que se aplica, por lo que es de alta importancia que el evaluador complete cada una de las preguntas que se realizan.

2. Evaluación del Nivel de Conocimientos, Habilidades y Experiencia para el puesto que ocupa:

Un buen desempeño requiere que los colaboradores posean los conocimientos, habilidades y experiencia para poder hacer el trabajo según se espera. En esta sección se agrupan los indicadores que miden el grado en que el colaborador está preparado para poder hacer las funciones que exige el puesto. En las próximas páginas se establecen los indicadores que se estarán midiendo y una descripción detallada del significado de cada uno de los valores, de forma tal que se contribuya a la mayor estandarización posible en toda la institución.

3. Evaluación del Comportamiento y la Actitud:

Un segundo componente esencial para evaluar el desempeño, es medir el deseo que tiene el colaborador de hacer el trabajo que se le ha asignado. En esta sección se agrupan los indicadores que miden el grado en que el colaborador está motivado, comprometido y cuenta con la madurez necesaria para hacer el trabajo sin la necesidad de una supervisión cercana. En las próximas páginas se establecen los indicadores que se estarán midiendo y una descripción detallada del significado de cada uno de los valores, de forma tal que se contribuya a la mayor estandarización posible en toda la institución.

4. Evaluación como Supervisor:

Esta sección se activa para el personal con mando de la institución. En ella se evalúa el grado de desarrollo que los supervisores tienen de un grupo de habilidades y competencias gerenciales. En las próximas páginas se establecen los indicadores que se estarán midiendo y una descripción detallada del significado de cada uno de los valores, de forma tal que se contribuya a la mayor estandarización posible en toda la institución.

5. Métricas de la Posición:

Para determinadas posiciones en la institución, se establecen métricas que permiten dar seguimiento a los indicadores claves de ejecución y calidad de los cuales el colaborador es responsable. Estas métricas pueden tener frecuencia de medición mensual, trimestral, semestral o anual. Generalmente se utilizan como métricas indicadores que tienen su base en: producción, tiempo, errores, satisfacción del cliente, control de costos, etc. El establecimiento de las métricas es responsabilidad del departamento de recursos humanos, en coordinación con cada una de las áreas. El establecimiento de las métricas individuales debe conectar al colaborador con las metas estratégicas de la institución.



6. Compromisos Individuales:

Al finalizar cada evaluación el supervisor establece en el sistema las principales tareas que debe desarrollar el colaborador durante el próximo período y las metas que se proponen alcanzar en cada una de ellas. En la evaluación siguiente, el supervisor evaluará el grado de cumplimiento de cada una de las tareas.

Este componente, junto con las métricas, son los que contribuyen a medir el cumplimiento individual de las metas establecidas. El adecuado establecimiento de los compromisos individuales contribuye a incrementar la responsabilidad individual y por tanto el logro de una delegación efectiva.

El listado de compromisos individuales no aparece en la primera evaluación.

7. Desarrollo Profesional y Personal:

Esta sección tiene como propósito principal recomendar al evaluado diferentes actividades que puede realizar para: elevar su nivel de conocimientos, desarrollar ciertas habilidades, mejorar sus relaciones de trabajo, incrementar su motivación, desarrollar habilidades gerenciales, etc. Estas recomendaciones deben estar orientadas a moverlos hacia el área de Delegar en la matriz.

8. Comentarios del Evaluado:

En esta área el evaluado siempre puede escribir sus comentarios, tanto si está de acuerdo con la evaluación o no.

9. Comentarios del Evaluador:

Al finalizar la evaluación, el evaluador tiene la posibilidad de escribir sus comentarios finales, en los que puede entrar en detalle del porqué de ciertos valores dados a algunos de los indicadores, elogiar los esfuerzos especiales realizados, o los resultados meritorios durante el período de evaluación establecido.

En el caso en que el evaluado no esté de acuerdo con la evaluación realizada o con algunos de los puntos en ella establecidos, esta es la sección en la que el evaluador sustenta sus puntos de vista.

10. Registro de Eventos Significativos:

El Registro de Eventos Significativos, le permite al supervisor registrar en el sistema en cualquier momento, tanto eventos positivos como negativos, asociados al colaborador. Siempre que el evento es registrado tanto el colaborador como el supervisor reciben un email con la descripción de este. Esta sección es una herramienta adicional con la que cuenta el supervisor para reconocer el trabajo bien hecho y alertar sobre comportamientos o resultados no deseados. Al momento de la evaluación estos eventos pueden incorporarse en los comentarios del evaluador o no, según sea la decisión del supervisor.



MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, PARA UNA DELEGACIÓN EFECTIVA:

Al terminar la Evaluación de los Indicadores de Conocimientos y Habilidades (Saber) y de Comportamiento y Actitudes (Querer), se actualiza la Matriz de Evaluación del Desempeño para una Delegación Efectiva.

El supervisor debe trabajar incansablemente por lograr contar con un equipo de trabajo que tenga los conocimientos necesarios y la motivación para hacer con excelencia las tareas y responsabilidades que se les encomiendan.

El objetivo principal de esta herramienta es mostrarle gráficamente al supervisor la orientación que deben tener los compromisos y recomendaciones para cada uno de sus supervisados.

En función de la puntuación obtenida, se recomienda que se generen compromisos y recomendaciones orientados a:

Delegar funciones, incrementar metas, promover, aumentar responsabilidad, ,asignar nuevos proyectos, etc.

Motivar y Comprometer.

Entrenar, Desarrollar.

Supervisar y Controlar.

Mover de área.

Como se observa en el gráfico las acciones y recomendaciones para los evaluados que se ubican en las áreas de la matriz: Motivar, Entrenar o de Supervisión y Control, deben estar orientadas a moverlos en el menor tiempo posible hacia el área de Delegar.

Los evaluados que se ubican en el área de “Mover”, son colaboradores que no tienen los conocimientos ni el deseo de realizar las funciones y responsabilidades que se le asignan, por lo que es muy probable que la mejor recomendación sea proponer su movimiento para otra posición, área o incluso la posibilidad de que no pueda continuar en la institución.

Pasos a Seguir


PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR LAS EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO:

Cinco pasos a seguir por los supervisores en el proceso de Evaluación del Desempeño:

I. Preparación Previa.

II. Completar la Evaluación de cada uno de sus supervisados en el sistema e Imprimir Borradores.

III. Análisis de los resultados individuales con cada uno de los supervisados.

IV. Obtención de la firma del supervisado.

V. Finalización del proceso en el sistema. Aprobado o No Aprobado.

Detalles de cada uno de los pasos:

I. Preparación Previa:

1- Separe un tiempo en el día, en el que estime que tendrá la menor cantidad de interrupciones posibles y

por tanto podrá dedicar toda su atención a la evaluación de cada uno de los supervisados.

2- Haga un listado de los supervisados que le corresponde evaluar.

3- Tenga a su alcance toda la información requerida por supervisado antes de iniciar el proceso, por

ejemplo: estado de cumplimiento de los planes de trabajo y tareas asignadas, participación en

entrenamientos y proyectos especiales, informes de asistencia y puntualidad en el período, etc.

4- Tenga a mano la Carta o eMail en el que se le hace saber su nombre de usuario, clave y forma de

acceder al sistema.

5- Asegúrese que la computadora que utilizará para completar las evaluaciones cumple con los

requerimientos descritos en la página 2 Sección “Requisitos Técnicos”.

6- Entrar al sistema: www.gklcore.com/evald

http://www.gklcore.com/evald

Pasos a Seguir


II. Completar la Evaluación de cada uno de los supervisados en el sistema e imprimir borradores:

1- Revisar la lista de supervisados que ofrece el sistema. Si en el listado falta algún supervisado que usted

piensa que debe evaluar o está listado algún supervisado que usted piensa que no le corresponde

evaluar, por favor contante a su coordinador del sistema.

Desde el sistema usted puede solicitar adicionar a un colaborador, excluir un colaborador o explicar las

razones por las cuales no puede evaluar a un colaborador. (Ver la sección “Navegación en el Sistema”).

2- Seleccione el supervisado y haga click sobre el botón “Evaluación”:

1. Características del Evaluado: Indicar las características, según aplique a cada colaborador. En

dependencia de los criterios seleccionados, el sistema ofrece el cuestionario correcto a

completar.

2. Conocimientos y Habilidades: Leer detenidamente cada una de las opciones y marcar la que

mejor se ajuste al nivel mostrado por el colaborador, durante el período de tiempo indicado.

3. Comportamiento y Actitud: Leer detenidamente cada una de las opciones y marcar la que

mejor se ajuste al nivel mostrado por el colaborador, durante el período de tiempo indicado.

4. Supervisión: Leer detenidamente cada una de las opciones y marcar la que mejor se ajuste al

nivel mostrado por el colaborador, durante el período de tiempo indicado.

5. Comentarios: Si el evaluador lo considera necesario, puede escribir en esta sección comentarios

que expliquen algunas de las evaluaciones realizadas. Después de presentada la evaluación al

colaborador, este puede solicitar la inclusión de comentarios en esta sección.

6. Métricas: Incorporar el valor de las métricas que corresponden a este colaborador.

7. Compromisos: En esta sección se evalúan los compromisos establecidos en la ronda anterior y

se establecen los nuevos compromisos. Este tipo de compromiso lo establece cada persona con

mando de forma individual para cada uno de sus colaboradores.

Se recomienda antes de establecer el compromiso revisar el resultado de la Matriz de

Evaluación del Desempeño, las funciones del puesto y el plan estratégico. Ejemplos de

compromisos pueden ser los siguientes:

Procesar ______ casos mensuales, o atender un promedio de ________ clientes diarios.

Realizar el proceso en un tiempo promedio menor que ______.

Lograr que el desperdicio no sea superior al 3%.

Garantizar que los documentos retrabajados no excedan el 7%.

Participar en dos proyectos especiales.

Lograr que el índice de satisfacción de los clientes sea superior a 90 puntos.

Crear un equipo para el estudio y mejoramiento del proceso _____________.

Lograr entregar el informe mensual antes del día _____ de cada mes.

Pasos a Seguir


Cada compromiso debe especificar la meta a alcanzar y debe categorizarse. Ejemplos de posible

categorización son: Producción, Errores, Tiempo, Participación en Proyectos, Disminución de

Costos, Mejoramiento de Procesos, Satisfacción del Cliente, etc.

Los compromisos individuales acordados, son una vía directa de comprometer al colaborador

con los objetivos de su área y de la institución, de aprovechar sus fortalezas y potencialidades y

de prestar especial atención a sus debilidades.

En la próxima evaluación cada uno de estos compromisos será evaluado y formarán parte del Índice de Evaluación del Desempeño.

8. Desarrollo: Revisar el resultado en la Matriz de Evaluación del Desempeño. Como resultado de

la evaluación realizada, puede surgir la necesidad de indicar al colaborador que dedique

esfuerzos a elevar sus niveles de conocimientos o desarrollar habilidades en ciertos temas o

prácticas. Para ello se pueden indicar diferentes tipos de actividades:

Participación en cursos de capacitación gestionados por la organización.

Involucración en proyectos especiales o tareas específicas que contribuyan a su desarrollo profesional.

Trabajar en equipo con otras personas con mayor nivel de experiencia, conocimientos o habilidades.

Estudiar ciertos temas de forma individual que le permitan alcanzar los niveles de conocimientos esperados.

Asistir por gestión propia a centros de enseñanza en los que pueda adquirir los conocimientos o desarrollar las habilidades necesarias para el puesto que desempeña.

Desarrollar y presentar ante su supervisor un plan de acciones personales que de forma clara demuestre cómo va a atender las debilidades o necesidades indicadas durante el proceso de evaluación.

Cada Recomendación orientada al desarrollo profesional del supervisado debe ser categorizada.

Ejemplos de categorías pueden ser: Supervisión y Liderazgo, Tecnología, Finanzas, Ventas, Leyes

y Disposiciones, etc.

A través de las recomendaciones para el desarrollo profesional del colaborador, se puede

contribuir de forma directa a elevar sus conocimientos, desarrollar sus habilidades, incrementar

su participación en el trabajo en equipo y elevar sus niveles de motivación y compromiso con la

institución.

9. Finalizar la Evaluación: Antes de finalizar la evaluación, el supervisor se debe asegurar de haber

completado todas las secciones. El sistema no permite cerrar una evaluación si no se han

completado las secciones de: Conocimientos, Comportamiento y Supervisión. En el caso de las

secciones de Métricas, Compromisos y Desarrollo, aparece una alerta si no han sido

actualizados.

Pasos a Seguir


En cualquier momento el supervisor puede:

Posponer: Pospone la evaluación para continuarla en otro momento.

Cancelar: Abandona la evaluación sin almacenar el trabajo realizado.

Terminar: Esta opción sólo es posible si han sido evaluados todos los criterios.

3- Imprimir la evaluación. Una vez completadas todas las secciones, el supervisor imprime el borrador de la

evaluación para presentarlo y analizarlo con el supervisado.

III. Análisis con el Supervisado.

1- Reunión Individual con el supervisado para presentación de la evaluación y acordar las metas y

compromisos para la próxima etapa. Como resultado de esta reunión pueden surgir las situaciones

siguientes:

a. Si el evaluado está de acuerdo y no tiene comentarios: Hacer 3 copias de la evaluación y

pedirle al supervisado que las firme en todas sus hojas y marque las casillas: De Acuerdo y No

tiene Comentarios.

b. Si el evaluado está de acuerdo y tiene comentarios:

1. Pedirle al evaluado que escriba sus comentarios en la hoja impresa.

2. Regresar al sistema, seleccionar el supervisado, ir a “Evaluación”, adicionar el

comentario del supervisado y el suyo como supervisor, si lo estima necesario, “Terminar

Evaluación” e “Imprimir”.

c. Si el evaluado NO está de acuerdo con la evaluación: Analizar los argumentos dados por él:

1. Si la conclusión del análisis es modificar la evaluación, regresar al paso II-2. Hacer los

ajustes correspondientes en el sistema.

2. Si no se puede llegar a un acuerdo, se debe propiciar una reunión con el nivel superior.

1. Si el acuerdo de esta reunión es modificar la evaluación, regresar al paso II-2.

2. Si el supervisado continúa en desacuerdo, debe escribir sus comentarios en la

hoja impresa, el supervisor debe escribir los suyos, regresar al sistema,

seleccionar el supervisado, ir a “Evaluación”, adicionar el comentario del

supervisado y el suyo como supervisor, si lo estima necesario, “Terminar

Evaluación” e “Imprimir” 3 copias para la firma. El supervisado debe firmar

todas las hojas, y marcar la casilla “Estoy en Desacuerdo”.

IV. Obtención de la firma del supervisado.

En todos los casos el supervisor debe obtener la firma del evaluado, aprobando o no la evaluación. Se

realizarán tres copias: Una para el Evaluado, otra para el Supervisor y la tercera para el Área de Recursos

Humanos.

Pasos a Seguir


V. Finalización del Proceso en el Sistema. Aprobada o No Aprobada

1- Una vez que el supervisado ha firmado las tres copias (Copia del Supervisado, Copia del Supervisor y

Copia para la Dirección de Recursos Humanos), no se debe editar la evaluación en el sistema. Cualquier

cambio en el sistema invalida la evaluación, se genera un nuevo Código de Barra que no coincide con la

copia impresa del evaluado. En este caso sería necesario volver hacer la impresión de las tres copias y

solicitar la firma del evaluado.

2- Entrar al sistema.

3- Seleccionar al supervisado.

4- Si el supervisado aprobó la evaluación, hacer click en el botón “Aprobada”. Esta evaluación no podrá

volver a ser editada y pasa automáticamente a los archivos de la Dirección de Recursos Humanos.

5- Si el supervisado no aprobó la evaluación, hacer click en el botón “No Aprobada”. Esta evaluación no

podrá volver a ser editada y pasa automáticamente al listado de las Evaluaciones de Desempeño No

Aprobadas, que serán analizadas por la Dirección de Recursos Humanos.

Navegación en el sistema


NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA CoreWE

1. Para acceder al sistema:

1. Abrir en un Internet Explorer la dirección: http://www.gklcore.com/EVALD

2. Entrar las credenciales apropiadas. Los usuarios que tienen credenciales en el sistema CoreWE pueden

usarlas aquí. Si tiene dificultades para cargar la aplicación vea la sección de Requisitos., en la página 2.

3. Si olvidó su clave o tiene dificultades para entrar puede escribirnos un email a: [email protected].

2. Acceso al Área de Ejecución de la Evaluación del Desempeño:

1. Al entrar al sistema se accede al área de Ejecución de la Evaluación del Desempeño. Esta área se

compone de los paneles siguientes:

A. Listado de colaboradores a evaluar y estatus de sus evaluaciones.

B. Matriz de Evaluación del Desempeño para una Delegación Efectiva.

C. Acciones a realizar: Evaluación, Impresión, Aprobada y No Aprobada.

D. Ayuda, Contáctenos y Métricas del Equipo.

A B

C

D

http://www.gklcore.com/EVALD

mailto:[email protected]



3. Revisión del listado de colaboradores que debe evaluar:

El equipo de Recursos Humanos de la institución trabaja permanentemente, por mantener el listado de

colaboradores y las relaciones de subordinación actualizadas. Esto permite que cuando el supervisor entre al

sistema con su nombre de usuario y clave, sólo tenga acceso a la lista de colaboradores que debe evaluar. No

obstante, es posible que sea necesario adicionar o excluir a algún colaborador.

Las acciones para trabajar con la lista de los colaboradores y actualizarla son las siguientes:

1. ¿Cómo trabajar con la lista de colaboradores que ofrece el sistema?

Cada Tab corresponde a un colaborador y al realizar click en el símbolo aparece el listado de todos

los colaboradores acompañado de la simbología siguiente:

Evaluación programada, que no ha sido iniciada.

Evaluación iniciada y pospuesta.

Evaluación terminada y pendiente de aprobación por el evaluado

Evaluación terminada y Aprobada por el evaluado

Evaluación terminada y No Aprobada por el evaluado

Permite ver el listado de todos

los colaboradores a evaluar y

su estatus. Seleccionar al Colaborador.

Resultado de las evaluaciones

del colaborador seleccionado.

Estatus en que se encuentra la evaluación del

colaborador seleccionado.

Evaluación: Hacer click para evaluar al

colaborador seleccionado.



2. ¿Cómo excluir a un colaborador de la lista de colaboradores que deben ser evaluados?

Pueden existir diversas razones por las cuales un supervisor puede no evaluar a un colaborador,

entre ellas se encuentran:

No está bajo mi supervisión.

Está bajo algún tipo de licencia.

Está suspendido, etc.

El supervisor debe solicitar a través del sistema a Recursos Humanos la exclusión de este

colaborador de la lista y las razones por la cual hace la solicitud. Para ello solo debe seleccionar al

colaborador y ubicar el mouse sobre el tab en el cual está su nombre. Hacer click sobre la X que

aparece en el extremo superior derecho del tab.

Seleccionar la Razón, si no aparece

listada, seleccionar “Otra” y escribir la

razón en “Explicación Adicional”.

Seleccionar “Estoy de Acuerdo”, para

excluir al colaborador de la lista a evaluar

Cancelar, para no ejecutar acción alguna.

Ubicarse sobre el Tab con el nombre del

colaborador y hacer click en la X.



3. ¿Cómo adicionar a un colaborador de la lista de colaboradores que deben ser evaluados?

Puede darse el caso de faltar en la lista a un colaborador que debe ser evaluado. Para ello sólo es

necesario ubicarse sobre el símbolo de “Outlook”, que aparece en la parte inferior izquierda de la

pantalla y escribir el nombre de la persona y la solicitud de inclusión en la lista.

A través de esta vía además el supervisor se puede comunicar de forma directa con la persona en

Recursos Humanos, responsable de todas las ayudas asociadas al uso del sistema y al proceso de

Evaluación del Desempeño en la institución.

Hacer Click en el símbolo para solicitar la

inclusión de un colaborador en la lista.

Escribir la razón del contacto.

Escribir todos los datos conocidos del

colaborador, de forma tal que se facilite

el trabajo del equipo de Recursos

Humanos en la relocalización del

colaborador en el sistema.

Aparece el nombre del Supervisor.



4. Especificar el Tipo de Evaluación, según las características del evaluado:

El área de evaluación se compone de las secciones siguientes:

1. Características del Evaluado.

1. Conocimientos y Habilidades.

2. Comportamiento y Actitud.

3. Supervisión

4. Comentarios.

Para cada Evaluación del Desempeño se recomienda seguir el orden de las secciones como se indica en la figura. Dentro de cada sección se recomienda seguir el orden de las preguntas de arriba hacia abajo. Al terminar todas las preguntas de una sección puede pasarse a la siguiente sección, haciendo click en el encabezado orientado verticalmente con el nombre de la sección.

1. Características del Evaluado:

En esta sección se especifica la condición laboral del evaluado. Esta selección es muy importante, porque condiciona el tipo de cuestionario que se aplicará:

Empleado Regular – Empleado Probatorio – Empleado Transitorio.

Técnico y Oficinesco – Supervisorio y Gerencial

Supervisor – No Supervisor

Debe seguirse el orden para responder cada sección comenzando por la 1.



5. Evaluación del Colaborador seleccionado:

Responder las preguntas es muy sencillo. Cada una tiene una descripción del concepto que se evalúa y cada

valoración tiene a su vez una explicación y un número asociado. Ver la sección “Definiciones” al final del

manual.

Para seleccionar una valoración como respuesta solo debe hacer click sobre el valor numérico que representa la

valoración. Dicha valoración se verá marcada con un halo azul alrededor. Puede rectificar esta valoración

haciendo click en otra o puede desmarcarla, haciendo click en ella misma.

El valor numérico seleccionado se usará posteriormente para calcular el índice por cada dimensión y la

evaluación final del colaborador.

Valoración seleccionada como

respuesta. Analizar la explicación

asociada a esta valoración.

Indicador de la Evaluación del

Desempeño

Desarrollos: Permite adicionar las recomendaciones de

desarrollo para el colaborador

Posponer: Guarda todas las evaluaciones realizadas,

para continuar en otro momento.

Cerrar: Verifica que todos los indicadores

estén evaluados. De faltar al menos un

indicador, una ventana de ayuda lo indicará.

Compromisos: Permite evaluar los compromisos del período

anterior y establecer los compromisos para el próximo período.

Métricas: Permite actualizar las métricas establecidas para el

colaborador. Permite además ver el cumplimiento de las métricas

durante el período y rectificar valores, en caso que sea necesario.



6. Revisión y Rectificación del valor de las Métricas del Colaborador seleccionado:

Para las posiciones que tienen métricas asignadas, los valores de cada métrica deben haber sido actualizados

con la frecuencia prevista, durante todo el período a evaluar. Existen métricas que pueden tener frecuencia de

evaluación mensual, trimestral o anual. La aplicación CoreWE se encarga de calcular la evaluación de cada

métrica, teniendo en consideración el valor entrado por el supervisor y los parámetros establecidos por

Recursos Humanos en la definición de la métrica.

En esta sección es posible revisar los valores que el propio supervisor ha entrado durante el año, ver las

evaluaciones obtenidas y actualizar o modificar los valores asociados a cada métrica.

Valor: Muestra el valor entrado a la

métrica. Si se hace click en el valor,

este puede ser modificado.

Si no está marcado, sólo se muestra la lista de métricas

que faltan por actualizar.

Al hacer click en Valor

aparece la ventana para

actualizar o modificar el

valor de la métrica en el

período de tiempo

especificado.



Actualización continua de las Métricas

Durante todo el año el supervisor debe mantenerse actualizando las métricas establecidas para los

colaboradores bajo su mando. Al momento de tener que realizar la Evaluación del Desempeño, CoreWE

acumula los valores entrados y de acuerdo con la definición de cada métrica establece la evaluación

que corresponde.

La forma más fácil para actualizar regularmente los valores de las métricas es hacer click en la pantalla

principal de ejecución de la Evaluación del Desempeño en el botón “Métricas”.

Métricas: Hacer para actualizar las métricas de todos los colaboradores y analizar el

cumplimiento con las metas establecidas.

1. Seleccionar la Métrica.

2. Seleccionar los Valores que desea ver en la tabla.

Descripción de la Métrica. Tabla de Valores Mensuales por

Colaborador y Acumulado.



Para actualizar el valor de la métrica para cada colaborador solo es necesario ubicar el mouse sobre la

celda y escribir el valor

Si se desea ver el comportamiento histórico de la métrica para el colaborador seleccionado, hacer click

en el símbolo que aparece al lado del valor.

El gráfico se mantiene en pantalla, mientras el mouse está ubicado sobre él.

3. Hacer click en la celda y actualizar el valor.

4. Hacer click en la celda y actualizar el valor.

Evaluación Mensual, según los

parámetros especificados

Meta Mensual, establecida para la

métrica.

Valor Mensual, actualizado en el

sistema por el supervisor.



Representación de las Métricas en la Matriz de Evaluación del Desempeño para una Delegación

Efectiva.

Cada colaborador se encuentra representado en la matriz de Evaluación del Desempeño por un punto

azul. Este color se mantiene para todos los colaboradores que no tienen métricas asignadas o para

aquellos a los cuales no se les han evaluado las métricas en el período indicado.

Una vez las métricas se evalúan el punto cambia de color en función de los resultados obtenidos en

tres niveles: Excede o cumple las metas establecidas, a veces cumple con las metas, generalmente no

cumple con las metas.

Excede o Cumple con las metas establecidas.

A veces cumple con las metas establecidas.

Generalmente no cumple con las metas establecidas.

No tiene métrica asignada o no se les han evaluado.

Es importante que al culminar cada evaluación, el supervisor revise el estado de la matriz y analice la

ubicación en ella de cada uno de los colaboradores bajo su mando y el grado en que las métricas han

sido cumplidas.

El color del punto debe tender a coincidir con el

color del área en la que se ubica el punto.

Cuando el color del punto no tiende a coincidir con el color del área, el supervisor debe revisar:

La definición de las métricas.

Las Evaluaciones asociadas al Conocimiento.

Las Evaluaciones asociadas al Comportamiento.



7. Evaluación de los Compromisos establecidos en la evaluación anterior:

Esta sección aplica a partir de la 2da. Evaluación del Desempeño.

En cada Evaluación del Desempeño el supervisor establece los Compromisos del colaborador para la próxima

ronda. En la evaluación siguiente estos compromisos aparecen y deben ser evaluados.

Para acceder a la sección que permite evaluar los compromisos y establecer los compromisos para la próxima

ronda, hacer click en “Compromisos”.

Compromisos: Hacer click.

Compromisos de la Presente

Evaluación.

Compromisos para la Próxima

Evaluación.

Hacer click.en la Celda para

Evaluar el Compromiso



El compromiso se evalúa indicando en el sistema el porcentaje de cumplimiento. Para ello sólo es necesario

mover el punto en indicado más abajo hasta el porcentaje logrado.

Mover el Punto hasta el

Porcentaje logrado.

Marcar en caso que el

Compromiso no aplique.

Marcar en caso que se desee

mantener el compromiso para

la próxima evaluación. Evaluar: Hacer click para fijar el

porcentaje especificado, o Cancelar

para dejar sin efecto la acción.

Conversión a Evaluación del

Porcentaje de Cumplimiento.

Terminar: Dar por culminada la

Evaluación de Compromisos.



8. Establecimiento de los Compromisos para el próximo período:

Una vez terminada la sección de evaluación de los

indicadores y los compromisos del período anterior, debe

pasarse a establecer los compromisos individuales para la

próxima etapa y las recomendaciones para el desarrollo

profesional y personal.

El sistema CoreWE, ofrece la Matriz de Evaluación del

Desempeño para una Delegación Efectiva, que de forma

gráfica y sencilla facilita la labor del supervisor en la

determinación de los compromisos individuales y las

recomendaciones para el desarrollo.

Cada colaborador evaluado, aparece representado por un punto en la matriz. Al ubicar el mouse sobre el punto

se muestran los detalles del resultado de su evaluación. Según el cuadrante en que se ubica cada colaborador, la

matriz sugiere la acción a realizar sobre él: Delegar, Motivar, Entrenar, Supervisar y Controlar o Mover.

Área para adicionar los compromisos Individuales

En esta área se adicionan los compromisos individuales que el colaborador debe cumplir durante el próximo

período.

Al establecer los nuevos compromisos y metas para el próximo período, se hace click en el área “Compromisos

para la próxima ronda” y en la pantalla se presiona el botón “Adicionar nuevo”.

Cada Compromiso debe estar acompañado de una meta a cumplir y en la próxima Evaluación del Desempeño,

será evaluado. En la primera evaluación y en los nuevos compromisos no se completa la columna “Evaluación”.

Presionar “Adicionar Nuevo” para establecer los

compromisos para el próximo período.

Presionar “Compromisos para la Próxima Ronda”

para establecer los compromisos para el próximo

período.



Al presionar “Adicionar Nuevo”, aparece un área en la que el supervisor debe escribir el Compromiso que

espera que el evaluado cumpla en la próxima etapa.

Presionar “Borrar” para

eliminar un Compromiso

ya establecido.

Presionar “Terminar” para culminar

con la asignación de Compromisos.

Texto: Enunciado del Compromiso.

Expresarlo en términos medibles. Categoría: Seleccionar la categoría en la

que .se ubica el compromiso.

Adicionar Nuevo: Hacer

Click para adicionar un

nuevo compromiso.



9. Establecimiento de tareas para el Desarrollo Profesional:

Los pasos a seguir son similares a los descritos para establecer los compromisos individuales.

Cada Recomendación debe adicionarse por separado y debe ser categorizada.

Adicionar Nuevo: Permite

adicionar nuevas propuestas

de desarrollo y categorizarlas.

Borrar: Elimina una

Recomendación ya establecida.

Terminar: Culmina el proceso

de adicionar recomendaciones

de Desarrollo.

Editar: Permite modificar una

recomendación de desarrollo

ya establecida.

Texto: Escribir el Texto de la

Recomendación de Desarrollo.

Categoría: Categorizar cada

Recomendación de Desarrollo.



10. Finalizar el proceso de Evaluación del Colaborador:

Al finalizar el proceso de edición de la evaluación, hay dos acciones disponibles:

Terminar Evaluación:

Esta acción verifica que todas las preguntas de carácter obligatorio dentro de la evaluación están respondidas y

pasa la evaluación al estatus “completada” , es decir: Evaluación Terminada. Evaluación que tiene todas las respuestas requeridas y esta lista para someter a análisis y aprobación por el colaborador. La aplicación verifica si aún faltan preguntas de carácter obligatorio por ser respondidas, de ser así marcará en rojo, aquellas secciones dónde se encuentran dichas preguntas y no permitirá dar la evaluación por terminada. Si existen compromisos definidos de mediciones anteriores, estos deben ser evaluados antes de que la evaluación pueda darse por Terminada. En el caso en que el área de Recursos Humanos determine que de manera obligatoria se deben establecer compromisos para la próxima evaluación. Este sería un requisito adicional para Terminar la evaluación.

Posponer la Evaluación:

Esta acción guarda todas las respuestas de la evaluación y la pasa al estatus “Medio lleno” , es decir: Evaluación Pospuesta. Evaluación que fue comenzada y se pospuso. Puede no estar completa. Una evaluación que haya sido pospuesta puede ser reanudada en cualquier momento, seleccionándola y haciendo click en Evaluación.



11. Impresión de la Evaluación del Desempeño:

La opción de imprimir se activa una vez se han evaluado todos los indicadores para el colaborador seleccionado,

es decir en el estatus: “Evaluación Terminada” .

Para poder lograr la impresión, es imprescindible tener instalado Adobe Reader 8.0 o superior. Si tiene dificultad

con la impresión puede comunicarse con el coordinador de la Evaluación del Desempeño en la institución o

escribirnos a: [email protected].

Generalmente la Evaluación del Desempeño está compuesta por de dos a tres hojas en la que se presentan:

1. Código de Barra que identifica la evaluación y que es único para cada evaluación.

2. Información Personal: Nombre y Apellidos del Evaluado y el Evaluador, acompañado del período de

evaluación y otros datos de interés para la institución.

3. Puntuación Final: Resultado por cada dimensión y promedio general.

4. Certificación: Sección en la que el evaluado da fe de aceptar o no la evaluación y firman tanto el

evaluado como el evaluador.

5. Comentarios: Comentarios del Evaluado y del Evaluador.

6. Compromisos Individuales: Compromisos Individuales establecidos para la próxima etapa.

7. Recomendaciones para el Desarrollo Profesional: Lista de las recomendaciones hechas por el

supervisor.

8. Conocimientos y Habilidades: Puntuación dada en cada uno de los indicadores junto con la descripción.

9. Comportamiento y Actitud: Puntuación dada en cada uno de los indicadores junto con la descripción.

10. Supervisión: Puntuación dada en cada uno de los indicadores junto con la descripción.

Presionar “Impresión” para imprimir la Evaluación del

Desempeño del Colaborador seleccionado.

mailto:[email protected]



FORMATO IMPRESO DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

PRIMERA PÁGINA: RESULTADOS GENERALES

SEGUNDA Y TERCERA PÁGINAS: DETALLE DE LAS EVALUACIONES

1. Código de Barras: Único para cada Evaluación del

Desempeño.

2. Información Personal: Datos del Evaluado, el

Supervisor y la Evaluación.

3. Puntuación Final: Resultado por cada Dimensión y

Evaluación Final del Desempeño.

4. Certificación: Firmas del Evaluado y el Supervisor,

junto con la aprobación o no de la Evaluación.

5. Comentarios: Comentarios del Evaluado y del

Supervisor.

6. Compromisos: Compromisos Individuales

establecidos para la próxima etapa.

7. Recomendaciones: Recomendaciones para el

Desarrollo Profesional y Personal del evaluado.

Conocimiento y Habilidades:

Puntación y Descripción de cada

uno de los Indicadores.

Comportamiento y Actitud:



Funciones como Supervisor:



Firma de las Páginas: Todas las páginas

tienen que ser firmadas por el Evaluado y el

Supervisor, antes de dar por Aprobada o No

la Evaluación del Desempeño.

Cumplimiento con las Métricas y

de Compromisos: Puntación en

cada una de las métricas y

compromisos establecidos en la

Evaluación anterior.



12. Aprobación de la Evaluación del Desempeño:

Puede ser que como resultado del análisis de la evaluación con el Evaluado, sea necesario hacer algunas

modificaciones o incorporar comentarios que el Evaluado quiera incluir en la evaluación. Para esto lo único que

es necesario es regresar al sistema y presionar el botón “Evaluación”, esto permite editar la evaluación y hacer

las modificaciones y adiciones necesarias. Es posible que además sea necesario variar los compromisos y las

recomendaciones de entrenamiento, para ello el supervisor debe presionar los botones “Compromisos” y

“Recomendaciones”.

El botón “Aprobada” sólo debe ser presionado cuando la evaluación ha sido aprobada y firmada por el

Evaluado. Después de ser Aprobada una evaluación esta no podrá volver a ser editada.

Las evaluaciones Aprobadas siempre están disponibles para impresión y consulta.

Como ayuda al supervisor, siempre antes de Aprobar la Evaluación del Desempeño, aparecerá un mensaje que

pide confirmar que el Evaluado ha firmado la evaluación y el supervisor tiene copia en su poder.

Presionar “Aprobada” para culminar

la Evaluación del Desempeño

aprobada por el Colaborador.

Presionar “Evaluación” para editar y

modificar la evaluación actual.



Incorporación de Comentarios en la Evaluación.

El supervisor siempre puede incorporar sus comentarios a la evaluación, mientras esta no ha sido marcada

como “Aprobada” o “No Aprobada” en el sistema.

Para escribir en el área de comentarios los pasos a seguir son:

1- Seleccionar el colaborador.

2- Hacer Click en el botón “Evaluación”.

3- Hacer click en la sección “Comentarios”.

4- En función del caso:

a. Incorporar el comentario del Evaluado.

b. Incorporar el comentario del Supervisor.

Escribir los Comentarios del

Evaluado.

Escribir los Comentarios del

Supervisor.



13. El Evaluado NO Aprueba la Evaluación del Desempeño:

Puede ser que como resultado del análisis de la evaluación con el Evaluado, este No Apruebe la evaluación.

Siempre deben de hacerse todos los esfuerzos por persuadir y convencer antes de aceptar el hecho de que la

evaluación no es aceptada. Si el Evaluado después de todos los esfuerzos no acepta la evaluación, debe escribir

sus razones para incorporarlas en la evaluación.

El supervisor debe ir al sistema y presionar el botón “Evaluación”, para incorporar los comentarios del evaluado

y los suyos propios. Es posible que bajo estas condiciones sea necesario además variar los compromisos y las

recomendaciones de desarrollo, para ello, presionar los botones “Compromisos” y “Recomendaciones”.

El botón “No Aprobada” sólo debe ser presionado cuando la evaluación ha sido firmada por el Evaluado.

Después de ser marcada como No Aprobada una evaluación, esta no podrá volver a ser editada.

Las evaluaciones No Aprobadas siempre están disponibles para impresión y consulta.

Como ayuda al supervisor, antes de No Aprobar la Evaluación del Desempeño, aparecerá un mensaje que pide

confirmar que el Evaluado ha firmado la evaluación y el supervisor tiene copia en su poder.

Presionar “NO Aprobada” para

culminar la Evaluación del Desempeño

No Aprobada por el Colaborador.

Presionar “Evaluación” para editar y

modificar la evaluación actual.



14. Registro de Eventos Significativos:

Al igual que las Métricas, el Registro de Eventos Significativos está disponible durante todo el período. Esta es

una herramienta para uso del supervisor que permite de forma muy fácil registrar todos los eventos, positivos o

negativos, asociados al colaborador.

Siempre que se registra un evento, el sistema CoreWE, envía un email al colaborador, al supervisor y al

coordinador de evaluación del desempeño, con el Título, Contenido y fecha del evento.

Al momento de la Evaluación del Desempeño, el supervisor está en la opción de incorporar los eventos como

parte de los comentarios a la evaluación o no.

Hacer click en “Eventos Significativos”.

Para registrar un Evento Positivo,

especificar: Título, Fecha y Contenido

y hacer click aquí.

Para registrar un Evento Negativo,

especificar: Título, Fecha y Contenido

y hacer click aquí.



Al hacer click sobre “Previos”, aparece la lista de los eventos registrados al colaborador.

Previos: Lista de los Eventos Positivos

o Negativos, registrados al

colaborador.

Definiciones


DEFINICIONES

Al evaluar cada uno de los indicadores se seguirá una escala del 5 al 1, donde 5 representa un desempeño

excelente en el indicador y 1 Inaceptable:

Evaluación Descripción de la escala de Evaluación para cada Indicador.

5 Excelente Tiene un desempeño excepcional, difícil de igualar por el resto de los colaboradores. Excede las expectativas en el indicador de forma notable.

4 Muy Bueno Los resultados y comportamiento superan los niveles esperados. Con frecuencia excede las expectativas de los clientes.

3 Bueno Se comporta y cumple según lo que se espera de su desempeño. Cumple con los compromisos contraídos y su actitud está acorde con los estándares de la institución. Satisface las expectativas sin excederlas.

2 Deficiente Tiene dificultades frecuentes para poder cumplir con lo que se espera. Posee las condiciones para poder transformar su actitud o desarrollar sus conocimientos y habilidades, pero tiene que hacer un esfuerzo especial en esa dirección.

1 Inaceptable Su actuación o entrega en el indicador están por debajo de lo esperado. Requiere de un alto esfuerzo, asesoramiento y supervisión cercana para poder alcanzar los niveles exigidos por su puesto, para el indicador.

El supervisor debe tener presente que uno de los objetivos principales de la Evaluación del Desempeño es

contribuir al desarrollo de los colaboradores y al reconocimiento por el trabajo bien hecho. Nuestra sugerencia

es que la calificación de 5 en cada indicador se otorgue sólo al colaborador con mejor desempeño en ese

indicador en particular.

En un equipo que generalmente excede los niveles de desempeño esperados por los clientes internos o

externos y las expectativas de la gerencia, la mayoría de los indicadores son evaluados entre 3 y 4.

Aunque el promedio de las evaluaciones del equipo esté en el rango entre 3 y 4, es muy importante que al

evaluar cada indicador, el supervisor haga corresponder con la mayor objetividad posible el desempeño con la

valoración presentada en el sistema.

Por ejemplo: Se puede dar el caso de un colaborador con 5 en conocimientos y 2 en relaciones interpersonales.

En este caso el supervisor en la evaluación reconoce el alto nivel de conocimientos e indica la necesidad de

trabajar de manera inmediata en acciones que contribuyan a mejorar las relaciones personales con el resto del

equipo. Cuando la evaluación no es objetiva, estamos perdiendo la oportunidad de contribuir al desarrollo del

colaborador y con seguridad afectando el nivel de efectividad y eficiencia del equipo.

La evaluación de 1 en un indicador, está reservada para lo inaceptable.

Definiciones


INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y DETALLES:

Las tablas siguientes muestran ejemplos de algunos de los indicadores que pueden haber sido seleccionados por

la institución para la medición de las secciones relacionadas con: Saber Hacer, Querer Hacer y Supervisar.

Medida del Saber Hacer: Conocimientos Habilidades Y Experiencia.

1 Conocimientos y habilidades para el puesto que ocupa

2 Habilidad para solucionar problemas

3 Cumplimiento Oportuno

4 Productividad

5 Calidad de Entrega

6 Independencia

7 Desarrollo Profesional

8 Comunicación con el Cliente Interno o Externo

9 Satisfacción del Cliente Interno o Externo

Medida del Querer Hacer: Actitud y Comportamiento

1 Relaciones Interpersonales

2 Motivación

3 Autocontrol y Tolerancia

4 Cooperación

5 Actitud para aceptar responsabilidades

6 Actitud hacia las tareas

7 Persistencia

8 Iniciativa

9 Asistencia

10 Puntualidad

Medida la Ejecución como Supervisor.

1 Planear

2 Organizar

3 Controlar

4 Motivar

5 Desarrollar

6 Comunicar

7 Delegar

8 Hacer Reuniones Efectivas

9 Tratar con respeto

10 Compromiso con la Calidad

Definiciones


MEDIDA DEL SABER HACER: CONOCIMIENTOS HABILIDADES Y EXPERIENCIA.

Conocimiento y habilidades requeridas para el puesto que ocupa

5 Sus conocimientos exceden los requerimientos del puesto que ocupa. Con frecuencia es utilizado para entrenar a otros colaboradores.

4 Domina los conocimientos requeridos para el puesto que ocupa. En ocasiones es utilizado para desarrollar a otros colaboradores.

3 Posee los conocimientos requeridos para el puesto que ocupa.

2 En ocasiones necesita ayuda para poder realizar las tareas que requiere el puesto.

1 No tiene los conocimientos necesarios para poder realizar las funciones que exige el puesto que ocupa; necesita ayuda frecuente.

Habilidad para solucionar problemas

5 Prevé los problemas, analiza las causas, busca soluciones, las implementa y crea las condiciones para que éstos no se repitan en el futuro.

4 Aunque no prevé los problemas, cuando se presentan: analiza las causas, busca soluciones, las implementa y crea las condiciones para que éstos no se repitan en el futuro.

3 Cuando se presenta el problema busca soluciones y las implementa.

2 No se percata de los problemas y en ocasiones requiere de ayuda para poder implementar las soluciones.

1 No es capaz de solucionar los problemas que se presentan en su área de trabajo.

Cumplimiento Oportuno

5 Con frecuencia entrega antes del tiempo previsto los trabajos asignados e inicia nuevas tareas.

4 Siempre cumple con los tiempos asignados para cada una de las tareas.

3 Generalmente cumple en tiempo con los compromisos contraídos. En muy pocas ocasiones no entrega los trabajos asignados en el tiempo previsto.

2 Con frecuencia no entrega a tiempo las tareas asignadas.

1 Generalmente no cumple con los tiempos de entrega.

Productividad

5 Sobre cumple en tiempo las metas establecidas. Establece nuevos records en los tiempos de entrega. Es un ejemplo de cumplimiento para el resto de los colaboradores.

4 Cumple las metas y compromisos establecidos en los tiempos previstos.

3 Generalmente cumple con las metas y compromisos establecidos.

2 Con frecuencia no cumple con las metas y compromisos establecidos.

1 Generalmente no cumple con las metas y compromisos establecidos.

Definiciones


Calidad de Entrega

5 Excede los niveles de calidad esperados. Realiza su trabajo impecablemente.

4 Siempre entrega sus trabajos con los niveles de calidad esperados. En ocasiones excede los niveles de calidad esperados.

3 Entrega con los niveles de calidad esperados.

2 Requiere de supervisión y revisión final de los trabajos, para poder asegurar la calidad.

1 Muy pocas veces entrega con la calidad esperada.

Independencia

5 Puede realizar todas las tareas asignadas independientemente y tomar decisiones acertadas, sin la supervisión de otros.

4 Puede realizar la mayoría de las tareas asignadas independientemente y tomar decisiones con un mínimo de supervisión.

3 Puede realizar la mayoría de las tareas asignadas independientemente, ante nuevas situaciones necesita ayuda del supervisor para tomar decisiones.

2 Con frecuencia requiere de la supervisión de otros para poder realizar las tareas asignadas. No toma decisiones.

1 Necesita de la supervisión de otros para poder realizar su trabajo.

Desarrollo Profesional

5 Continuamente se ocupa de adquirir nuevos conocimientos y destrezas. Disfruta el compartir con los demás sus conocimientos. Por iniciativa propia se mantiene al tanto de las nuevas reglamentaciones, tendencias o tecnologías y sus posibles aplicaciones en su trabajo o en otras áreas relacionadas.

4 Se interesa por adquirir nuevos conocimientos y destrezas. Por iniciativa propia se mantiene informado sobre las nuevas reglamentaciones, tendencias o tecnologías y su aplicación en su entorno de trabajo.

3 Tiene disposición de adquirir nuevos conocimientos y destrezas que se le sugieran y pone en práctica los conocimientos adquiridos.

2 En ocasiones pone resistencia a adquirir nuevos conocimientos y habilidades, aunque adquiere los nuevos conocimientos y los pone en práctica.

1 Se encuentra desactualizado y no muestra interés alguno por incrementar sus conocimientos o desarrollar nuevas habilidades.

Definiciones


Comunicación con el Cliente Externo o Interno

5 Establece una excelente comunicación con sus clientes y se mantiene al tanto de los cambios en sus necesidades, requerimientos y expectativas.

4 Mantiene muy buena comunicación con sus clientes y conoce de las necesidades y requerimientos de estos.

3 Mantiene una buena comunicación con los clientes.

2 Su comunicación con los clientes es deficiente. Suele desconocer las necesidades y requerimientos de éstos, por lo que los clientes se quejan de que no se les comprende o atiende.

1 No se comunica con los clientes y desconoce sus necesidades y requerimientos. Con frecuencia se reciben quejas de los clientes sobre lo inaccesible que es.

Satisfacción del Cliente Externo o Interno

5 Se mantiene al tanto de los cambios en las necesidades, requerimientos y expectativas de los clientes y con su desempeño logra satisfacer al cliente y exceder las expectativas de este.

4 Conoce las necesidades, requerimientos y expectativas de los clientes y con su desempeño logra satisfacer al cliente en sus expectativas.

3 Con su desempeño logra satisfacer las expectativas de los clientes.

2 No siempre tiene claro las necesidades, requerimientos y expectativas de los clientes. En ocasiones los clientes dan muestras de no estar satisfechos con los servicios que reciben.

1 Desconoce las expectativas de los clientes y con frecuencia se reciben quejas de los clientes por el servicio que presta.

Definiciones


MEDIDA DEL QUERER HACER: ACTITUD Y COMPORTAMIENTO.

Relaciones Interpersonales

5 Genera ambiente de respeto y confianza en su relación con los demás. Mantiene una excelente actitud y disposición para trabajar con todo el personal dentro del ámbito laboral.

4 Trata a todos con respeto y mantiene una buena actitud y disposición para trabajar con todo el personal dentro del ámbito laboral

3 Trata a todos con respeto y mantiene buenas relaciones de trabajo.

2 En ocasiones presenta dificultades en sus relaciones con algún compañero de trabajo.

1 Durante el período se ha observado una actitud inadecuada y poca disposición para trabajar con los compañeros de trabajo.

Motivación

5 Siempre demuestra una excelente disposición y actitud para realizar todas las tareas que se le encomiendan. Con su ejemplo inspira y energiza al resto del equipo.

4 Realiza con entusiasmo las tareas de las cuales es responsable. Demuestra una buena disposición al aceptar nuevas tareas y metas.

3 Asume con buena actitud las tareas de las que es responsable. En ocasiones requiere de un estímulo adicional para realizar con entusiasmo las nuevas tareas y metas que se le encomiendan.

2 Con frecuencia es necesario estimularlo para que realice las tareas. En ocasiones se le observa con poca energía y deseo de realizar el trabajo. Muestra resistencia hacia las nuevas tareas y metas.

1 No muestra interés por el trabajo que realiza. Se resiste a aceptar nuevas tareas y metas.

Autocontrol y Tolerancia

5 Independientemente de las exigencias del trabajo, demuestra buen ánimo y mantiene la calma ante situaciones difíciles o adversas. Proyecta seguridad en sí mismo. Se adapta a las circunstancias y hace los ajustes necesarios para lidiar con las presiones.

4 Casi siempre demuestra buen ánimo y mantiene la calma ante situaciones difíciles o adversas. Evita situaciones que susciten confrontaciones desagradables en el trabajo.

3 En ocasiones, ante las presiones del trabajo o situaciones adversas puede perder la calma o el buen ánimo, sin que esto incida en su desenvolvimiento laboral.

2 En ocasiones se observa irritable. Su poca tolerancia afecta la calidad del ambiente de trabajo. Demuestra dificultad para adaptarse a los cambios.

1 Con frecuencia se observa de mal humor y se queja. Tiende a malinterpretar las intenciones de los demás actuando a la defensiva.

Definiciones


Cooperación

5 Siempre está dispuesto a cooperar en todo lo que se necesita y colabora de forma entusiasta y voluntaria con el resto de los compañeros de labor. Estimula la colaboración de otros.

4 Cooperar en todo lo que se necesita y colabora de forma entusiasta y voluntaria con el resto de los compañeros de labor.

3 Coopera con buena actitud, siempre que se le solicita.

2 En ocasiones evita cooperar y prefiere realizar su trabajo solo. No estimula la cooperación de otros.

1 Con frecuencia busca excusas para no cooperar, o directamente se niega.

Actitud para aceptar responsabilidades

5 Siempre está deseoso de aceptar nuevas responsabilidades. Con frecuencia busca involucrarse en proyectos que demandan la adquisición de nuevos conocimientos y tiempo extra.

4 Acepta las responsabilidades con entusiasmo y cumple con las entregas según lo esperado. Busca involucrarse en proyectos de su área de trabajo.

3 Acepta las responsabilidades y cumplen con las entregas según lo esperado.

2 En ocasiones ofrece excusas para no tener que aceptar nuevas responsabilidades. Evade la responsabilidad individual.

1 Con frecuencia se niega a aceptar nuevas responsabilidades. No acepta la responsabilidad individual en las acciones y proyectos que realiza.

Persistencia

5 Siempre que inicia una tarea persiste hasta lograr el cumplimiento del objetivo. Ante las dificultades que se pueden presentar, busca alternativas, incluida la participación de otras áreas o niveles jerárquicos.

4 Generalmente al iniciar una tarea persiste hasta lograr el cumplimiento del objetivo. Ante las dificultades que se pueden presentar, busca alternativas dentro de su área de trabajo.

3 Casi siempre culmina las tareas que están bajo su responsabilidad.

2 En ocasiones abandona las tareas, requiriendo de un seguimiento muy cercano para concluirlas.

1 Abandona las tareas con facilidad. En pocas ocasiones culmina las tareas asignadas.

Actitud hacia las tareas

5 Disfruta lo que hace y le transmite al resto del equipo su bienestar y satisfacción por el trabajo que realiza.

4 Le gusta su trabajo y disfruta tanto la ejecución como los resultados.

3 Generalmente disfruta su trabajo.

2 Con frecuencia se queja de su trabajo y de las tareas que se le asignan.

1 No le gusta su trabajo y se lo hace saber al resto del equipo.

Definiciones


Iniciativa

5 Se mantiene al tanto de las nuevas necesidades y expectativas de los clientes y de la institución y propone nuevas vías para atenderlas y satisfacerlas. Propone y pone en práctica nuevos proyectos.

4 Aporta nuevas ideas para atender las principales necesidades de la institución. Participa en la ejecución de proyectos especiales y en la implementación de las nuevas ideas.

3 Aporta nuevas ideas en su ambiente de trabajo. Si se le solicita participa en la ejecución de proyectos especiales.

2 Se limita a realizar su trabajo y al encontrar dificultades solicita a otros que busquen e implementen las soluciones. Muy pocas veces sugiere nuevas ideas.

1 No aporta nuevas ideas. Siempre pone dificultades para poder participar en proyectos especiales, que requieren de un aporte adicional.

Asistencia

5 Su asistencia es conforme con las normas establecidas. Su informe de asistencia durante el período de evaluación indica que no tiene ausencias.

4 Mantiene una buena asistencia al trabajo. Durante el período tiene 1 ausencia.

3 Asiste con regularidad al trabajo. Durante el período tiene 2 ausencias.

2 Se ausenta con frecuencia. Durante el período tiene 3 ausencias.

1 Tiene excesos de ausencias. No justifica sus ausencias. Durante el período tiene más de 4 ausencias.

Puntualidad

5 Sus informes de asistencia durante el período de evaluación no exceden de 1 tardanza.

4 Sus informes de asistencia para el período de evaluación reflejan entre 2 y 10 tardanzas.



1 Sus informes de asistencia para el período de evaluación reflejan 21 tardanzas o más.

Definiciones


MEDIDA DE LA EJECUCIÓN COMO SUPERVISOR.

Planear

5 Diseña planes de trabajo bien detallados, en los que asigna responsabilidad, tiempo de ejecución y recursos para cada tarea. Logra correspondencia entre los planes del área y el plan estratégico de la institución. Se ocupa de que todos los miembros de su equipo y áreas relacionadas conozcan los planes. Mantiene actualizado los planes e informa a tiempo los cambios.

4 Planifica el trabajo muy bien. Es cuidadoso al establecer tiempos y responsabilidades. Se ocupa de que todos los miembros de su equipo conozcan los planes. Mantiene los planes actualizados al cambiar las prioridades o responsabilidades.

3 Planifica bien el trabajo. En ocasiones no es preciso al establecer tiempos y responsabilidades. Se ocupa de que todos los miembros de su equipo conozcan los planes. Generalmente actualiza los planes al cambiar las prioridades.

2 Presenta dificultades para planificar las tareas. Generalmente no elabora planes de trabajo y cuando lo hace le falta precisión en la determinación de responsables y tiempo. Al cambiar las prioridades no actualiza el plan.

1 Pocas veces planifica el trabajo. Generalmente se guía por planes entregados por el nivel superior. No comunica con claridad los tiempos y responsabilidades a su equipo de trabajo o áreas relacionadas.

Organizar

5 Es excelente organizando el trabajo y haciendo un uso óptimo de los recursos que están a su disposición. Siempre está al tanto de las necesidades de los colaboradores y hace los ajustes necesarios. Es excepcional coordinando las tareas con otras áreas. Es proactivo.

4 Es muy bueno organizando el trabajo del equipo, haciendo buen uso de los recursos que están a su disposición. Se mantiene al tanto de las necesidades del equipo para hacer los ajustes necesarios.

3 Se ocupa de organizar el trabajo del equipo y hace un uso adecuado de los recursos que están a su disposición. Hace los ajustes necesarios cuando se presentan las necesidades.

2 En ocasiones se afecta el cumplimiento o la calidad de entrega de su equipo de trabajo por falta de organización. La falta de organización provoca que con frecuencia sea más reactivo que proactivo.

1 Tiene serias fallas en la organización y uso adecuado de los recursos a su disposición. La falta de organización provoca desperdicios, errores, demora en las entregas e insatisfacción de los clientes.

Definiciones


Controlar

5 Mantiene un control excepcional de su área de trabajo. Tiene establecido para cada proceso indicadores de calidad y metas y se asegura de que todos los miembros del equipo las conozcan, se comprometan con ellas y se esfuercen por sobre cumplirlas. Garantiza un alto nivel de disciplina.

4 Mantiene un control muy bueno de su área de trabajo. Se ocupa de que se alcancen las metas establecidas por la organización. Garantiza un alto nivel de disciplina.

3 Mantiene un control adecuado de su área de trabajo. Se ocupa de que se alcancen las metas establecidas por la organización. En general mantiene un nivel bueno de disciplina en su área.

2 No demuestra un control adecuado de su área y el equipo de trabajo que está bajo su responsabilidad. No siempre garantiza el cumplimiento de las metas establecidas. En ocasiones se presentan problemas de disciplina en el área y no es capaz de preverlos o solucionarlos sin ayuda.

1 Tiene serias dificultades controlando el área que está bajo su responsabilidad. No tiene establecido indicadores de control ni metas claras individuales. Con frecuencia se incumplen las metas establecidas por la institución. Existen problemas de disciplina que no puede resolver.

Motivar

5 Es un inspirador por excelencia. Conoce cómo estimular a su equipo de trabajo y lo hace exitosamente cuando se obtienen los resultados esperados y cuando no. Con su ejemplo energiza al resto. Siempre que detecta un resultado positivo, de alguno de los miembros de su equipo, se lo hace saber al resto y divulga los mejores resultados.

4 Se ocupa cotidianamente de estimular a su equipo de trabajo. Mantiene a su equipo motivado y optimista. Reconoce y premia el buen trabajo individual y colectivo a través de un reforzamiento positivo permanente.

3 Logra mantener a su equipo motivado. Promueve un espíritu positivo al trabajo.

2 No es consistente motivando a su equipo de trabajo. Se aprecia falta de asistencia o problemas de puntualidad, por falta de motivación. Se hace difícil asignarle a su área nuevas tareas o aumentar las metas.

1 No se ocupa de motivar al equipo de trabajo. No establece un correcto balance entre crítica y reconocimiento. La falta de motivación del equipo se ve reflejada en la falta de asistencia, puntualidad y entrega a tiempo de los trabajos.

Definiciones


Desarrollar

5 Se ocupa de manera excepcional por mejorar de forma continua los niveles de ejecución de sus colaboradores. Dedica tiempo a desarrollar conocimientos y habilidades en sus colaboradores que les permitan exceder las expectativas de los clientes y de la institución.

4 Dedica tiempo a transmitir nuevos conocimientos y desarrollar habilidades en sus colaboradores que les permitan satisfacer las expectativas de los clientes y de la institución.

3 Generalmente se ocupa de las necesidades de adiestramiento de sus colaboradores y las indica en las evaluaciones del desempeño. Organiza el trabajo de forma tal que se propicie la transferencia de conocimiento y el desarrollo de habilidades entre los miembros del equipo.

2 Se ocupa de las necesidades de desarrollo profesional de sus colaboradores, cuando estas son imprescindibles para la ejecución del trabajo. En general en su área se aprecia poco interés por adquirir nuevos conocimientos o desarrollar nuevas habilidades.

1 No se ocupa del desarrollo profesional de sus colaboradores. En su área hay resistencia a las nuevas tecnologías y cualquier cambio en los procesos.

Comunicar

5 Es un comunicador excelente. Siempre mantiene informado a su equipo de las decisiones gerenciales. Cuando hay cambio de prioridades, explica las razones. Logra altos niveles de compromiso.

4 Establece muy buena comunicación con su equipo de trabajo. Logra que su equipo siempre cuente con la información necesaria para tomar decisiones.

3 Mantiene un buen nivel de comunicación con su equipo.

2 Las debilidades de comunicación provocan que su equipo de trabajo en ocasiones no entregue a tiempo a otras áreas o al cliente final.

1 La comunicación es deficiente. Hay exceso de rumores en el área y con frecuencia los colaboradores desconocen las acciones que deben realizar. Se cometen errores por falta de información.

Definiciones


Delegar

5 Ejecuta una delegación efectiva de funciones y responsabilidades. Delega en los colaboradores que saben y quieren. Siempre se asegura que el colaborador entiende la responsabilidad delegada y lo que se espera de él.

4 Hace muy buen uso de la delegación. Informa lo que se espera, aunque en ocasiones no valida que el colaborador entiende con claridad la importancia de la responsabilidad delegada.

3 Hace buen uso de la delegación y explica los resultados esperados. En ocasiones da seguimiento cercano a la realización de la tarea, afectando la independencia del colaborador.

2 Se le hace difícil delegar. Participa directamente en la mayoría de las tareas del área y no delega responsabilidad, lo que en ocasiones afecta la productividad.

1 Tiene serios problemas con la delegación. En numerosas ocasiones los colaboradores desconocen lo que se espera de ellos, afectando la entrega en tiempo y calidad del trabajo.

Reuniones Efectivas

5 Ejecuta de manera excelente reuniones efectivas y regulares. Circula la agenda con anticipación. Logra realizar las reuniones en el tiempo estimado. Contribuye a través de las reuniones a la organización y cohesión del equipo de trabajo.

4 Realiza muy buenas reuniones, aunque no las tiene establecidas de forma regular. Circula la agenda con anticipación y se asegura que los colaboradores se preparen y saquen provecho.

3 Ejecuta buenas reuniones con claras conclusiones, aunque en ocasiones no circula la agenda con anticipación.

2 No tiene establecidas las reuniones de forma regular. Rara vez circula la agenda. Las reuniones toman más tiempo de lo esperado y con frecuencia los colaboradores las consideran una pérdida de tiempo.

1 Rara vez se reúne con su equipo de trabajo. Las veces que lo hace son para tratar temas de urgencia o para criticar el trabajo de algunos de los colaboradores. Las reuniones no tienen agenda, se divaga en diferentes temas y en general los colaboradores se sienten insatisfechos.

Definiciones


Tratar con Respeto

5 Es extremadamente respetuoso con todos los colaboradores. Exige el respeto entre los colaboradores. Interviene a tiempo en los conflictos personales para evitar las faltas de respeto.

4 Trata respetuosamente a todos los colaboradores. Exige que todos en el área se traten con respeto.

3 Trata con respeto a todos los colaboradores. En ocasiones ocurren faltas de respeto en su área y le llama la atención a los involucrados.

2 En su área se observan con frecuencia problemas originados por la falta de respeto. Le es difícil controlar su temperamento y en ocasiones hace expresiones o gestos no adecuados que son interpretados como falta de respeto.

1 Existen faltas de respeto frecuentes entre los colaboradores del área. No inspira respeto entre sus colaboradores. En ocasiones hace expresiones o gestos no adecuados que son interpretados como falta de respeto.

Compromiso con la Calidad

5 La entrega de su equipo es excelente en calidad y tiempo. Tiene un alto nivel de consistencia. Garantiza que en la mayoría de las situaciones se exceda las expectativas de los clientes internos o externos.

4 La entrega de su equipo es muy buena, siempre está pendiente de que se cumpla con los compromisos establecidos en calidad y tiempo. Mantiene a los clientes satisfechos.

3 La entrega de su equipo es buena, la mayoría de las veces cumplen con la calidad esperada y con los tiempos acordados. Se reciben muy pocas quejas de los clientes.

2 La entrega de su equipo tiene falta de consistencia, en ocasiones cumplen y en otras no. Con frecuencia hay que rehacer trabajos. Se reciben quejas de los clientes internos o externos.

1 No se ocupa de la calidad como se espera. Con frecuencia se devuelven los trabajos. No se cumple con los tiempos de entrega. No se aprecia un compromiso con la calidad por el equipo.

Definiciones


DESCRIPCIÓN CUALITATIVA DEL RESULTADO GENERAL DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:

Evaluación Descripción

4.50 a 5.00 Excelente Tiene un desempeño excepcional, difícil de igualar por el resto de los colaboradores. Excede las expectativas de la institución de forma notable.

3.80 a 4.49 Muy Bueno Su desempeño supera los niveles esperados. Con frecuencia excede las expectativas de institución.

3.00 a 3.79 Bueno Se comporta y cumple según lo que se espera de su desempeño. Cumple con los compromisos contraídos y su actitud está acorde con los estándares de la institución. Satisface las expectativas.

2.00 a 2.99 Necesita Mejorar

Tiene dificultades frecuentes para poder cumplir con lo que se espera. Posee las condiciones para poder transformar su actitud o desarrollar sus conocimientos y habilidades, pero tiene que hacer un esfuerzo especial en esa dirección.

1.00 a 1.99 Inaceptable Su desempeño está muy por debajo de lo esperado. Su condición en la empresa debe de ser evaluada.

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Este manual ha sido preparado por Global Knowledge Link, Inc para el Departamento de Hacienda en Puerto Rico. Se prohíbe su uso fuera del

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