4

Documnte financiar-contabile Va recomand sa nu repetati ce ati acris in capitolele anterioare. Trebuie sa puneti accentul pe tema. Tema se refera la verificarea inregistrarilor contabile, dvs. accentuati verificarea documentelor. Cum trebuie sa fie studiul de caz: Scurt istoric. a) Clasificarea operatiilor la firma analizata (incasari si plati cu numerar, prin banca, cumparari, vanzari, salarii, diverse) Pentru fiecare categorie faceti o scurta descriere, pornind de la ideea ca documentele se conteaza si se trec in centralizatorul notei contabile. In baza centralizatorului se intocmeste nota sintetica. . Ex. Nota contabila Casa - de la cine se incaseaza cu numerar, documentele care stau la baza inregistrarii incasarilor, formule contabile intalnite in nota contabila de casa. Cine sunt beneficiarii sumelor platite prin casa, docmente de plati prin casa, formule contabile. 2. Nota contabila Banca de la cine se incaseaza prin banca, documentele care stau la baza inregisitrarii incasarilor prin banca, formule contabile intalnite in nota contabila de banca. Care sunt beneficiarii sumelor platite prin banca documente plati prin banca, formule contabile 3. Nota contabila Achizitii principalii furnizori, documente, inregistrari 4. Nota contabila Vanzari: principalii clienti, documene vanzari, formule contabile 5. Nota contabila Salarii State de plata: cati salariati, forma de salarizare (acord/regie), state, centralizatoare, pontaje, fluturasi, inregistrari contabile. 6. Nota contabila Diverse : facturi de utilitati, inregistrari. b) Intocmiti un top a; documentelor, cu indicarea inregsitrarilor: Ex> 1. 40% doc de incasari cu numerar, formula 5311=411 sau 5311=%707;4427 2. 20% doc cumparari: fact, Nir contarea %371;4426=401 etc........................................................................... c) Cazuri particulare de utilizare a documentelor justificative. Studiul de caz: 3.1. Prezentarea societatii comerciale (obiect de activitate (explicand

legatura cu tema lucrarii); structura capitalului social; incadrarea fiscala ( vector fiscal);

3.2. Evidenta formularelor cu regim special ( coform OMFP 2226/2006 decizIA

administratorului cu privire la desemnarea persoanei care se ocupa cu alocarea si

gestionarea numerelor formularelor cu regim special; in fiecare an se stabileste numarul

fiecarui document -factura, chitanta, aviz- de la care se porneste numerotarea; se

precizeaza ca, dupa aderare, nu se mai folosesc documente fiscalizate

Cand prezentati ( la studiu de caz) succesiunea inregitrarilor contabile, va rog sa nominalizati documentul : foaie de varsamant, lista de avans chenzinal, stat de plata, op ETC. Tematica dvs. se refera documente.

5

La concluzii trebuie pus accentul pe;1) aspecte referitoare la utilizarea documentelor in stricta concordanta cu destinatia lor. Ex factura doc de vanzare, bonul de consum-ptr consum de materiale, Avizul pentru inaotirea bunurilor pe timpul transportului. Doc nu pot fi inlocuite ex. Registrul de casa in lei nu poate fi inlocuit cu cel de valuta. 2) Confrom principiului justificarii faptelor, orice operatiune ce se inregistreaza in conabilitate trebuie sa aiba la baza un act scris, ce poarta denumriea de doc. justificativ. Codul fiscal prevede ca nu sunt deductibile cheltuielile inregistrate in contab. fara doc justificative.

Tema nr. 4

SISTEMUL DOCUMENTELOR ECONOMICE CUPRISUL TEMEI nr. 4 4.1. Documente economice – definiŃie şi clasificare; 4.2. Documentele justificative; 4.3. Registrele de contabilitate;

4.4. Reglementări privind păstrarea şi reconstituirea documentelor contabile. OBIECTIVE DE STUDIU 1. Descrierea documentării ca procedeu al metodei contabilităŃii.; 2. Clasificarea documentelor contabile; 3. Cunoaşterea normelor de întocmire a registrelor de contabilitate; 4. Explicarea modului de corectare a documentelor justificative; 5. Cunoaşterea termenelor de păstrare a documentelor . TIMPUL ALOCAT TEMEI 2 h. BIBLIOGRAFIE RECOMANDATĂ 1. Bengescu M, Bazele contabilităŃii întreprinderii moderne, EdiŃia a III-a, Editura

Paralela 45, Piteşti, 2007. 2. Staicu C. , Bazele contabilităŃii moderne, VOL I, Editura Universitaria, Craiova,

2003. 3. xxx O.M.E.F. .nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-

contabile (M.O. nr. 870 bis/ 23.122008). 4. Legea contabilităŃii nr. 82 din 24 decembrie 1991, republicată (M.O. nr. 454/18.

06. 2008)..

4.1. Documente economice – definiŃie şi clasificare

Principiul justificării faptelor

Activitatea întreprinderii generează zilnic numeroase operaŃii cu partenerii comerciali, sociali, fiscali etc. Ca o consecinŃă a aplicării principiului justificării faptelor, în contabilitate sunt înregistrate doar operaŃiile care au fost consemnate într-un document justificativ.

Documentarea –procedeu al metodei

Documentarea este acŃiunea de culegere şi consemnare în documentele economice a datelor ce privesc operaŃiile economice

LegislaŃie

6

contabilităŃii şi financiare, în locul şi în momentul efectuării lor. Ministerul Economiei şi FinanŃelor a elaborat „Normele specifice de

întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile” şi “Nomenclatorul documentelor financiar-contabile1”.

Clasificare documentelor economice

Documentele economice se clasifică în funcŃie de următoarele criterii: - în funcŃie de rolul pe care îl au în procesul informaŃional

- decizional; după forma de prezentare; după natura operaŃiilor la care se referă; după funcŃia pe care o îndeplinesc; după numărul operaŃiilor economice; în raport cu momentul întocmirii; în funcŃie de locul unde se întocmesc şi circulă; după regimul de tipărire,

ReŃinem că: Documentele

tipizate Sunt cele la care conŃinutul, forma şi formatul sunt stabilite şi aprobate prin act normativ (O.M.E.F. nr.. 3512/2008). .

Documentele contabile netipizate

Sunt cele la care conŃinutul, forma şi formatul lor se stabilesc la nivelul fiecărui agent economic în funcŃie de necesităŃile de informare ale acestuia. În acest sens pot fi exemplificate situaŃiile:

• de repartizare a diferenŃelor de preŃ, • de determinare a costurilor efective, • de descărcare a gestiunii de mărfuri, • de fundamentare a indicatorilor bugetului de venituri şi cheltuieli

etc. ConŃinutul documentelor contabile

Este definit de informaŃiile consemnate. Aceste informaŃii se împart în două categorii, fixe şi variabile.

• InformaŃiile fixe au caracter general şi repetitiv, fiind, de regulă tipărite.

• InformaŃiile variabile sunt specifice condiŃiilor concrete în care se

desfăşoară operaŃiile economice şi financiare.

Forma Este dată de modul de grupare şi aşezare a informaŃiilor fixe, precum şi a 1 O.M.E.F. .nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile (M.O. nr. 870 bis/ 23.122008).

documente justificative;

registre contabile;

documente de sinteză şi raportare.

documente tipizate;

documente netipizate.

În funcŃie de rolul pe care îl au în procesul informaŃional - decizional:

După forma de

prezentare pot fi:

7

documentului

spaŃiilor pentru informaŃiile variabile care urmează să se completeze de utilizatori. Astfel, informaŃiile pot fi repartizate sub formă tabelară, cum sunt statele de plată, sau grupate pe zone, cum sunt cele din facturi.

Formatul documentului

Este dat de mărimea suportului de hârtie sau carton, dimensiunile fiind codificate şi standardizate.

ReŃinem că:

Documentele pentru activitatea financiar–

contabilă

Sunt cele care conŃin date şi informaŃii cu privire la activele, pasivele şi rezultatele financiare ale întreprinderii.

Documentele pentru alte activităŃi

Nu stau la baza efectuării înregistrărilor în contabilitate, întrucât în ele sunt consemnate date ce privesc activitatea de :

• cercetare, • proiectare, • programare, • urmărirea producŃiei, • de control tehnic de calitate, • secretariat-administrativ etc.

ReŃinem că:

Documentele de dispoziŃie

Transmit ordinul de executare a unei operaŃii economice. Exemplu: dispoziŃia de plată, ordinul de plată, comanda. În baza acestor documente nu se pot face înregistrări contabile, întrucât nu dovedesc executarea efectivă a operaŃiei respective.

Documentele justificative

Atestă înfăptuirea operaŃiilor economice. Exemplu: • avizul de însoŃire a mărfii, • factura, • chitanŃa, • bonul de consum, • nota de intrare –recepŃie etc.

Documentele

mixte Reunesc caracteristicile documentelor de dispoziŃie şi ale celor justificative, deoarece cuprind date privind dispoziŃia de executare a operaŃiei, dar şi dovada înfăptuirii ei. Exemplu:

• bonul de consum dispune eliberarea materialelor din magazie şi justifică executarea operaŃiei.

documente pentru activitatea financiar-contabilă;

documente pentru alte activităŃi.

documente singulare

După natura operaŃiilor la care se referă, pot fi:

După funcŃia pe care o îndeplinesc, documentele economice se grupează în:

După numărul operaŃiilor economice pe care le cuprind, se împart astfel:

- documente de dispoziŃie - documentele justificative - documentele mixte

8

ReŃinem că: Documentele singulare

În documentele singulare sunt consemnate datele corespunzătoare unei singure operaŃii economice. Exemplu:

• chitanŃa, • bonul de consum, • factura, • avizul de însoŃire a mărfii etc.

Documentele cumulative

În documentele cumulative se centralizează, pe tipuri de operaŃii, documentele singulare. Exemplu:

• centralizatorul vânzărilor, • centralizatorul cumpărărilor, • centralizatorul statelor d plată a salariilor etc.

ReŃinem că: Documentele primare

Se întocmesc în momentul şi la locul înfăptuirii operaŃiei economice. Ele atestă executarea operaŃiei în cauză şi îndeplinesc rolul de documente justificative. Exemplu:

• factura, • chitanŃa, • bonul de consum etc.

Documentele secundare

Sunt întocmite pe baza documentelor primare. Exemplu: • nota de intrare–recepŃie care se întocmeşte pe baza facturii şi/sau a

avizului de însoŃire a mărfii.

ReŃinem că: Documentele interne Se întocmesc şi circulă în interiorul întreprinderii. Exemplu:

• bonul de consum, • nota de transfer etc.

Documentele externe Circulă şi pot fin întocmite în afara întreprinderii. Exemplu:

• factura, • chitanŃa, • avizul de însoŃire a mărfii etc.

documente cumulative.

documente primare;

documente secundare.

documente interne;

documente externe.

documente cu regim special;

În raport cu momentul întocmirii, se clasifică în:

În funcŃie de locul unde se întocmesc şi circulă, sunt:

După regimul de tipărire, formularele utilizate se împart în:

9

ReŃinem că: Documentele cu regim

special

Includ documentele cu regim special de înseriere şi numerotare. Exemplu: factura, avizul de însoŃire a mărfii, chitanŃa. La nivel de întreprindere, evidenŃa operativă a acestor documente se asigură cu ajutorul fişei de magazie a formularelor cu regim special.

Documentele cu reglementari exprese

Sunt incluse documentele cu reglementări exprese de tipărire, gestionare, numerotare, utilizare şi justificare. Exemplu:

• mărcile poştale, • timbrele fiscale, • tichetele de masă, • biletele de călătorie, • biletele de tratament şi odihnă, • bonurile cu valoare fixă, • carnetele de muncă, • certificatele de înmatriculare, • autorizaŃiile de funcŃionare etc.

Documentele cu regim uzual

Sunt cele necuprinse în categoriile anterioare nominalizate.

ReŃinem că până la finele anului 2006, Imprimeria NaŃionala a deŃinut controlul asupra tipăririi facturilor fiscale şi avizelor de însoŃire a mărfii, având dreptul de a autoriza alte tipografii să desfăşoare această activitate. Ministerul FinanŃelor Publice monitoriza, prin intermediul Imprimeriei, numărul documentelor emise la nivel naŃional, precum si pe cel al firmelor care solicitau documentele respective. Începând cu anul 2007, potrivit O.M.F.P 2.226/2006, entităŃile economice emit procedurile proprii de stabilire si alocare a numerelor pentru facturi şi avize de însoŃire a mărfii. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităŃii au obligaŃia să desemneze prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuŃii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură. Ca element de noutate, semnarea şi ştampilarea facturilor nu mai au caracter obligatoriu. Regulile de întocmire a facturilor vizează folosirea limbii romane, dar si a unei limbi străine, în cazul unor tranzacŃii intracomunitare, şi înscrierea sumelor atât lei cât şi in valuta.

Teste de evaluare

1. Avem la dispoziŃie: a) facturi; b) chitanŃe; c) ordine de plată; d) situaŃia privind descărcarea gestiunii de mărfuri; e). situaŃie privind stabilirea costului de producŃie. EnumeraŃi documentele tipizate.

Răspuns: Documentele tipizate sunt cele de la lit. a); b) c). 2. Avem la dispoziŃie: a) aviz de însoŃire a mărfii; b) situaŃie privind stabilirea diferenŃelor

de preŃ la produse; c) stat de plată a salariilor. EnumeraŃi documentele netipizate. 3. Avem un aviz de însoŃire a mărfii şi un bon de consum. În ce categorie încadrăm fiecare

document, având în vedere criteriul de departajare după funcŃia pe care o îndeplinesc. Răspuns:

documente cu reglementări exprese;

documente cu regim uzual.

10

Avizul de însoŃire a mărfii este un document justificativ. Bonul de consum este un document cu rol mixt, de justificare şi de dispoziŃie.

4. Avem o factură şi o dispoziŃie de plată către casierie. În ce categorie încadrăm fiecare document, având în vedere criteriul de departajare după funcŃia pe care o îndeplinesc.

Răspuns:

5. Deschidem un dosar cu facturi de vânzare şi un centralizator al facturilor de vânzare. PrecizaŃi cărui formular i se potriveşte noŃiunea de document singular.

Răspuns: Documentul singular este factura de vânzare. . 6. Deschidem un dosar cu bonuri de consum şi un centralizator al bonurilor de consum.

PrecizaŃi cărui formular i se potriveşte noŃiunea de document cumulativ. Răspuns:

7. Avem un bon de consum şi o factură de vânzare. Cărui document i se potriveşte

încadrarea la documente interne? Răspuns: Documentul intern este bonul de consum. .8. Avem o factură de cumpărare şi o notă de intrare recepŃie. Cărui document i se

potriveşte încadrarea la documente externe? Răspuns:

9. Ce sunt documentele cu regim special? Răspuns:

10. DescrieŃi aspectele relevante legate de emiterea facturilor. Răspuns:

1.2. Documentele justificative

“Orice operaŃiune economico-financiară

efectuată se consemnează în momentul

efectuării într-un document care stă la baza

înregistrărilor în contabilitate, dobândind

astfel calitatea de document justificativ”.

În Legea contabilităŃii este

prevăzut că:

11

Una dintre regulile de bază ale practicienilor contabili din România este de a efectua

înregistrarea operaŃiunilor economice numai dacă pentru acestea sunt documente justificative. Totuşi, în anumite situaŃii, cum este cazul închiderii conturilor de cheltuieli şi venituri, înregistrările contabile se întocmesc în lipsa documentelor justificative.

Caracteristica esenŃială a documentelor justificative constă în faptul că ele reflectă înfăptuirea operaŃiilor economice şi angajează răspunderea materială a celor care le-au întocmit, vizat, aprobat şi înregistrat în contabilitate. De asemenea, pe baza lor se exercită controlul financiar-contabil.

ConŃinutul documentelor justificative Se concretizează în anumite elemente cu caracter obligatoriu, având menirea de a asigura reflectarea clară şi completă a operaŃiilor economice pentru care se întocmesc.

Elementele obligatorii sunt cele care se referă la2:

• - denumirea documentului (chitanŃă, factură, aviz de însoŃire, bon de consum etc.); • numărul şi data documentului; • denumirea şi sediul unităŃii emitente, inclusiv compartimentul organizatoric care a întocmit documentul; • menŃionarea părŃilor care participă la efectuarea operaŃiei (când este cazul); • conŃinutul operaŃiei economice reflectată în document şi, când este cazul, temeiul legal al acesteia; • datele cantitativ-valorice corespunzătoare operaŃiei; • numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care poartă răspunderea pentru efectuarea operaŃiei şi întocmirea documentului, pentru avizare, pentru aprobare ş.a. • alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaŃiunilor în documentele justificative.

Întocmirea documentelor justificative Se efectuează la locul şi în momentul când se înfăptuieşte operaŃia care se consemnează.

ReŃinem că:

2 O.M.E.F. .nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile (M.O. nr. 870 bis/

23.122008), pct. A. Norme generale..

De reŃinut:

Completarea documentelor se

poate face:

manual

prin mijloace tehnice

12

Întocmirea manuală a documentelor

Se realizează cu cerneală sau pastă, dar necesită un volum mare de muncă şi nu asigură garanŃia exactităŃii datelor.

Întocmirea documentelor

cu mijloace tehnice Se realizează cu ajutorul calculatoarelor electronice, asigurând forma ordonată a documentelor, precum şi preluarea datelor în scopul prelucrării ulterioare.

Alegerea formularelor se face în strictă concordanŃă cu natura operaŃiei, astfel că scopul pentru care sunt utilizate trebuie să fie respectat cu stricteŃe.

Prelucrarea documentelor justificative ReŃinem că:

Verificarea formei documentelor justificative

Are în vedere utilizarea modelului de document corespunzător naturii operaŃiei consemnate, completarea tuturor elementelor pe care le conŃine documentul, exactitatea preŃurilor unitare şi a calculelor efectuate; existenŃa semnăturilor persoanelor responsabile pentru întocmirea, avizarea şi aprobarea operaŃiilor consemnate şi altele.

Verificarea aritmetică

Constă în controlul calculelor cu scopul de a constata dacă sunt erori de preluare a datelor cifrice sau de efectuare a calculelor.

Verificarea de fond

Urmăreşte realitatea, necesitatea, legalitatea, oportunitatea şi economicitatea operaŃiilor consemnate în documente.

- Verificarea realităŃii urmăreşte dacă operaŃiile sunt reale şi dacă s-au desfăşurat în condiŃiile consemnate în document.

- Verificarea necesităŃii constată dacă operaŃia efectuată este utilă şi este justificată economic.

- Verificarea legalităŃii are în vedere dacă operaŃia s-a efectuat cu respectarea normelor legale.

- Verificarea oportunităŃii constată dacă operaŃia s-a efectuat într-un moment favorabil.

Corectarea erorilor 1. Erorile ce se constată în urma operaŃiunilor de verificare a documentelor se elimină prin radierea cu o linie a textului sau sumei greşite, în toate exemplarele, şi prin scrierea deasupra a textului sau a

● gruparea sau sortarea documentelor pe categorii sau grupe de operaŃii omogene (de capitaluri, de active imobilizate necorporale, de active imobilizate corporale, de stocuri etc.);

Constă în efectuarea operaŃiilor

premergătoare înregistrărilor în

contabilitate:

● cuantificarea monetară a operaŃiei pentru a stabili valoarea totală a documentului, dacă este cazul;

● întocmirea centralizatoarelor pentru documentele care conŃin operaŃii de aceeaşi natură; precontabilizarea individuală sau cumulată a documentelor, prin scrierea simbolurilor conturilor corespondente;

● verificarea de formă, aritmetică şi de fond.

13

sumei corecte. Rectificarea se confirmă prin semnătura persoanei care a constatat eroarea, menŃionându-se şi data efectuării corecturii

2. Pentru documentele care consemnează operaŃii de predare-primire a valorilor materiale, rectificarea erorii trebuie să fie confirmată prin semnătura predătorului şi, respectiv, a primitorului. 3. În cazul documentelor justificative ce privesc disponibilităŃile băneşti şi alte operaŃii reglementate prin dispoziŃii legale, nu sunt admise corecturi, documentul greşit fiind anulat, prin barare cu o linie pe diagonală, fără a se detaşa din carnetul respectiv.

Teste de evaluare

1. În ce constă caracteristica esenŃială a documentelor justificative? Răspuns:

Caracteristica esenŃială a documentelor justificative constă în faptul că ele reflectă înfăptuirea operaŃiilor economice şi angajează răspunderea materială a celor care le-au întocmit, vizat, aprobat şi înregistrat în contabilitate. De asemenea, pe baza lor se exercită controlul financiar-contabil.

2. EnumeraŃi elementele documentelor justificative.

Răspuns:

3. În ce constă verificarea formei unui bon de consum? Răspuns:

Se verifică utilizarea unui formular corespunzător reflectării operaŃiei de consum, completarea tuturor datelor pe care le conŃine bonul de consum, exactitatea preŃurilor unitare şi a calculelor efectuate; existenŃa semnăturilor persoanelor responsabile pentru întocmirea, avizarea şi aprobarea consumului.

Prelucrarea documentelor se finalizează prin întocmirea înregistrărilor contabile. În această etapă se analizează şi se centralizează conturile corespondente.

Din punct de vedere metodologic, înregistrările în contabilitate se fac în ordine cronologică, corelativ cu data de întocmire a documentelor justificative, şi sistematic, în registrele deschise pe feluri de conturi.

Ulterior întocmirii înregistrărilor contabile, documentele justificative sunt supuse operaŃiunii de clasare (aşezare a lor într-o anumită ordine) şi apoi celei de arhivare în cadrul unităŃii pentru anumite intervale de timp stabilite în funcŃie de natura operaŃiilor consemnate şi în raport cu prevederile legale în domeniu.

De reŃinut:

14

4. Pornind de la cazul concret al unei facturi încercaŃi un demers din care să rezulte în ce constă verificarea de fond a acestui document. Răspuns:

5. Cum se corectează documentele de predare-primire a valorilor materiale?

Răspuns:

4.3. Registrele de contabilitate

Registrul-jurnal

Este un document contabil obligatoriu, în care se înregistrează lunar, prin articole contabile, în ordine cronologică, operaŃiile patrimoniale.

Registrele de contabilitate asigură înregistrarea şi sistematizarea datelor înscrise în documentele contabile legal întocmite, precum şi furnizarea informaŃiilor referitoare la existenŃa şi transformările ce privesc elementele patrimoniale deŃinute de întreprindere.

De reŃinut:

Registrele cu caracter obligatoriu, reglementate de Legea contabilităŃii sunt:

registrul-jurnal;

registrul inventar;

registrul cartea mare.

Potrivit prevederilor paragrafului 18 din O.M.E.F 3.512/2008 paginile registrelor se numerotează în ordine crescătoare, iar volumele se numerotează în ordinea completării lor. Numerotarea are rolul de verificare a faptului că nici o filă nu a fost ulterior îndepărtată sau înlocuită.

Registrele contabile conduse corect, pot fi admise ca probă în cazul litigiilor întreprinderii, în caz de faliment sau în oricare alte situaŃii. Se utilizează în strictă concordanŃă cu destinaŃia lor şi trebuie completate în mod ordonat, astfel încât să permită identificarea şi controlul operaŃiilor economice executate. La închiderea conturilor, registrele contabile sunt barate nefiind admisă completarea unor date ulterioare.

De reŃinut:

15

OperaŃiile patrimoniale de aceeaşi natură, privind acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, care va sta la baza înregistrărilor în registrul-jurnal.

Forme de prezentare a Registrului-jurnal

Registrul-jurnal se poate prezenta sub forma de: 1. registru-jurnal general 2. registre-jurnale auxiliare pentru operaŃii de aceeaşi natură.

Principalele registre-jurnale auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionările, vânzările, trezoreria, operaŃii diverse, în concordanŃă cu necesităŃile întreprinderii. Lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se consemnează manual în registrul-jurnal general, pentru fiecare cont în utilizat

Registrul-inventar

Se întocmeşte cu prilejul efectuării inventarierii generale a patrimoniului.

- la începutul activităŃii; - cel puŃin o dată pe an; - în cazul fuzionării sau încetării activităŃii; - precum şi în alte situaŃii prevăzute de lege.

Acest registru asigură reflectarea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum şi a conŃinutului unor posturi din bilanŃ, putând fi folosit ca probă în litigii. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care atestă conŃinutul acestora.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaŃiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciŃiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

Regsitrul Cartea-mare Registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenŃa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conŃine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului. Registrul Cartea mare poate conŃine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanŃei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaŃiuni diverse.

De reŃinut: Editarea CărŃii mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcŃie de necesităŃile proprii.

Teste de evaluare 1. 31 ianuarie 2009 centralizatorul aprovizionărilor cu mărfuri însumează 5.950 lei,

inclusiv T.V.A deductibilă 19%. 31 ianuarie 2009 centralizatorul vânzărilor pe bază de factură însumează 11.900 lei, din care 8.330 lei din livrarea produselor finite, iar diferenŃa din livrarea mărfurilor. Sumele includ T.V.A colectată 19%. CerinŃe: ÎntocmiŃi câte o notă contabilă pentru fiecare categorie de operaŃii omogene. ÎntocmiŃi Registrul jurnal auxiliar corespunzător. Rezolvare:

O.M.E.F. 3.512/2008

16

Nota contabilă nr. 3/31. 01. 2009 lei 1. Aprovizionări cu mărfuri % 401 5.950

371 5.000 4426 950

Total 5.950 Întocmit, Verificat,

Nota contabilă nr. 4/31.01.2009 lei 1. Vânzări 411 % 11.900 701 7.000 707 3.000 4427 1.900 Total 11.900 Întocmit, Verificat.

Registrul–jurnal auxiliar privind operaŃiunile de cumpărare

Simbol conturi Sume Nr. crt.

Data înreg.

Documentul (felul, nr., data)

ExplicaŃii D C D C

01 02 03 04 05 06 07 08 1. 15.01.09 F589564/15.01 % 401 -

1.190 - -

Aprovizionări SC Brio Star

371 - 1.000 - - - - 4426 - 190 - 2. 28.01.09 F485697/28.01 % 401 -

4.760

Aprovizionări SC Atlantic SA

371 - 4.000 - 4426 - 760 - De reportat 5.950 5.950 Verificat Întocmit

Registrul –jurnal auxiliar privind operaŃiunile de vânzare

Simbol conturi Sume Nr. crt.

Data înreg.

Documentul (felul, nr., data)

ExplicaŃii D C D C

1 2 3 4 5 6 7 8 1. 18.01.09 F

587598/18.01. 411 % 8.330 -

- -

Vânzări SC Universal SA

701 7.000 - - - 4427 1.330

17

2. 21.01.09 F 574285/21.01.

411 % 35.700

Servicii prestate către SC Uniprom

SRL 704 3.000

4427 570 De reportat 11.900 11.900

Verificat Întocmit

2. 28. februarie 2009 centralizatorul încasărilor prin casierie însumează 59.500 lei, din care 80% încasări de la clienŃi şi 20% încasări de la debitori diverşi. . 28 februarie 2009 centralizatorul plăŃilor prin casierie însumează 47.600 lei, din care lei 75% către furnizorii de materiale şi 25% către furnizorii de utilaje. . CerinŃe: ÎntocmiŃi câte o notă contabilă pentru fiecare categorie de operaŃii omogene. ÎntocmiŃi Registrul jurnal auxiliar corespunzător. Rezolvare: Rezolvare:

Nota contabilă nr. …………………… lei

1.

Întocmit, Verificat,

Nota contabilă nr. ………………. lei 1. Întocmit, Verificat.

Registrul–jurnal auxiliar privind …………………………………………….

Simbol conturi Sume Nr. crt.

Data înreg.

Documentul (felul, nr., data)

ExplicaŃii D C D C

01 02 03 04 05 06 07 08 1.

2.

De reportat Verificat Întocmit

18

Registrul –jurnal auxiliar privind……………………………………

Simbol conturi Sume Nr. crt.

Data înreg.

Documentul (felul, nr., data)

ExplicaŃii D C D C

1 2 3 4 5 6 7 8 1.

2.

Verificat Întocmit

4.4. Reglementări privind păstrarea şi reconstituirea documentelor contabile

Se reŃinut: Registrele contabile şi

documentele justificative

Se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciŃiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare. O.E.M.F. 3.512/2008.

Statele de salarii Se păstrează în unitate timp de 50 ani. O.E.M.F. 3.512/2008. Facturile aferente

bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la

baza determinării taxei pe valoarea adăugată

deductibile pentru persoanele impozabile

cu regim mixt şi persoanele parŃial

impozabile

Persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaŃie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaŃie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziŃiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă. Codul fiscal art. 149 (6).

Documentele financiar-contabile care atestă

provenienŃa unor bunuri cu durată de viaŃă mai

mare de 10 ani

Se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. O.E.M.F. 3.512/2008.

Documentele din anexa 4 aprobată prin O.M.E.

F 3.512/2008

Documentele din anexa 4 aprobată prin O.M.E.F. 3.512/2008, exemplu: Notă de recepŃie şi constatare de diferenŃe, Bon de primire în consignaŃie, Fişa de magazie, Bon de consum etc. Se păstrează timp de 5 ani, Notă de recepŃie şi

constatare de diferenŃe cu începere de la data încheierii exerciŃiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

SituaŃiile financiare Se păstrează timp de 10 ani. Legea contabilităŃii nr. 82/1991

19

anuale republicată (M.O. nr. 454/18.06. 2008).

Persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document justificativ are obligaŃia să aducă la cunoştinŃă această situaŃie conducătorului unităŃii, în scris şi în termen de 24 ore. Conducătorul unităŃii are obligaŃia ca în maximum 3 zile, împreună cu persoana în cauză şi cu şeful compartimentului financiar-contabil, să încheie un proces-verbal în care să se menŃioneze datele de identificare a documentului dispărut, numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului, data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului. Persoana responsabilă va da şi o declaraŃie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv. În cazul în care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracŃiune există obligaŃia încunoştinŃării imediate a organelor de urmărire penală. Pentru fiecare caz de reconstituire se întocmeşte câte un dosar distinct care conŃine: adresa de înştiinŃare cu privire la constatarea dispariŃiei documentului, procesul-verbal, declaraŃia salariatului responsabil, dispoziŃia scrisă dată în scopul reconstituirii de către conducătorul unităŃii şi copia documentului reconstituit. În cazul reconstituirii documentelor emise de altă întreprinde, această operaŃiune cade în sarcina emitentului, care are ca termen, în acest sens, 10 zile de la primirea cererii scrise a solicitantului. Fiecare document obŃinut în urma operaŃiunii analizate poartă în mod obligatoriu menŃiunea “RECONSTITUIT” şi are specificat numărul şi data dispoziŃiei pe baza căreia s-a efectuat această operaŃiune.

Etapele reconstituirii documentelor

Documentele rezultate în urma reconstituirii, al căror original se recuperează ulterior, se anulează pe baza unui proces-verbal care se ataşează la dosarul de reconstituire.

Rezumat

Activitatea întreprinderii generează zilnic numeroase operaŃii cu partenerii comerciali, sociali, fiscali etc. Ca o consecinŃă a aplicării principiului justificării faptelor, în contabilitate sunt înregistrate doar operaŃiile care au fost consemnate într-un document justificativ. Documentarea este acŃiunea de culegere şi consemnare în documentele economice a datelor ce privesc operaŃiile economice şi financiare, în locul şi în momentul efectuării lor. „Normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile” şi “Nomenclatorul documentelor financiar-contabile” sunt aprobate prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008. În funcŃie de rolul pe care îl au în procesul informaŃional-decizional documentele contabile se împart în: (1) documente justificative; (2) registre de contabilitate şi (3) situaŃii financiare anuale. Prezentarea bazelor teoretice ale contabilităŃii şi practicii contabile pe exemplul unei entităŃi economice porneşte de la înregistrarea operaŃiilor consemnate în documentele justificative. Codul fiscal prevede la art. 21 că sunt nedeductibile la calculul profitului impozabil

O.M.E.F. 3.512/2008

OM.E.F. 3.512/2008

20

“cheltuielile înregistrate în contabilitate, care nu au la bază un document justificativ, potrivit legii, prin care să se facă dovada efectuării operaŃiunii sau intrării în gestiune, după caz, potrivit normelor.” Datele prelucrate în din documentele justificative apar în centralizatoarele notelor contabile sau, după caz, în registrul - jurnal auxiliar, de unde sunt preluate şi transferate în Registrul - jurnal general.. Apoi, fiecare sumă debitoare şi fiecare sumă creditoare sunt sistematizate (grupate) în contul corespunzător din Cartea mare. Elementele patrimoniale inventariate la sfârşitul anului sunt prezentate recapitulativ, după înregistrarea rezultatelor inventarierii, în Registrul - inventar. Cartea mare este folosită la întocmirea balanŃei de verificare, iar datele din balanŃa sunt utilizate la întocmirea situaŃiilor financiare anuale. Corectarea documentele contabile se efectuează în concordanŃă cu procedurile specifice fiecărei categorii de documente, având în vedere regula potrivit căreia în documentele justificative şi

în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi

lăsarea de spaŃii libere între operaŃiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Documentele contabile se menŃin în unitate pe perioada prevăzută de lege. În caz de pierdere, sustragere, degradare documentele contabile trebuie reconstituite.