control presentmzo20061

El proceso administrativo: el control

•• EL PROCESO DE CONTROLEL PROCESO DE CONTROL

PRESENTA: PROF. HPRESENTA: PROF. HÉÉCTOR J . GUERRA C.CTOR J . GUERRA C.

Marzo de 2008Marzo de 2008

PROCESOS DE LA ADMINISTRACIPROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓÓNN


Concepto de ControlConcepto de Control

•• Es la evaluaciEs la evaluacióón y medicin y medicióón de la n de la ejecuciejecucióón de los planes, con el fin de n de los planes, con el fin de detectar y preveer desviaciones, para detectar y preveer desviaciones, para establecer las medidas correctivas establecer las medidas correctivas necesarias.necesarias.

Planeación

Organización

Dirección

Control


Importancia del ControlImportancia del Control•• Establece medidas para corregirEstablece medidas para corregir•• Se aplica a todoSe aplica a todo•• Determina y analiza las causas que originan las Determina y analiza las causas que originan las

desviacionesdesviaciones•• Localiza a los responsables de la administraciLocaliza a los responsables de la administracióónn•• Informa acerca de la situaciInforma acerca de la situacióón de la ejecucin de la ejecucióón n

de los planesde los planes•• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar erroresReduce costos y ahorra tiempo al evitar errores•• Su aplicaciSu aplicacióón incrementa la productividadn incrementa la productividad


Proceso del ControlProceso del Control

Establecimiento de Estándares

Medición de Resultados

CorrecciónRetroalimentación

1 2

34


Fijados por apreciaciFijados por apreciacióónnTTéécnicamente elaboradoscnicamente elaborados

EstadEstadíísticossticos

Proceso del Control Proceso del Control –– EstEstáándaresndares

•• EstEstáándarndar–– Es una unidad de medida que sirve como Es una unidad de medida que sirve como

modelo, gumodelo, guíía o patra o patróón con base en la cual se n con base en la cual se efectefectúúa el control.a el control.

•• Tipos de estTipos de estáándarndar

CuantitativosCuantitativosCualitativosCualitativos


Proceso del Control Proceso del Control –– MediciMedicióónn

•• Consiste en medir la ejecuciConsiste en medir la ejecucióón y los n y los resultados, mediante la aplicaciresultados, mediante la aplicacióón de n de unidades de medida, que deben ser unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estdefinidas de acuerdo con los estáándares.ndares.

Sistemas de InformaciSistemas de Informacióónn La informaciLa informacióón debe ser:n debe ser:

•• OportunaOportuna•• ConfiableConfiable•• ExactaExacta•• VVáálidalida•• Unidades apropiadasUnidades apropiadas•• FluidaFluida

Comparar con estComparar con estáándaresndares

Determinar desviacionesDeterminar desviaciones


Proceso del Control Proceso del Control –– CorrecciCorreccióón y n y RetroalimentaciRetroalimentacióónn

•• CorrecciCorreccióónn–– Integrar las desviaciones en relaciIntegrar las desviaciones en relacióón con los n con los

estestáándaresndares–– Es funciEs funcióón de carn de caráácter ejecutivocter ejecutivo–– Reconocer si es un sReconocer si es un sííntoma o una causantoma o una causa

•• RetroalimentaciRetroalimentacióónn–– La informaciLa informacióón obtenida se ajusta al sistema n obtenida se ajusta al sistema

administrativo al correr del tiempoadministrativo al correr del tiempo–– De la calidad de la informaciDe la calidad de la informacióón dependern dependeráá el el

grado y rapidez de la retroalimentacigrado y rapidez de la retroalimentacióónn


CaracterCaracteríísticas y factores del Controlsticas y factores del Control

11

22

33

44

Reflejar la naturaleza de la Reflejar la naturaleza de la estructura organizacionalestructura organizacional

OportunidadOportunidad

AccesibilidadAccesibilidad

UbicaciUbicacióón estratn estratéégicagica

11

22

33

44

CantidadCantidad

TiempoTiempo

CostoCosto

CalidadCalidad


Principios del ControlPrincipios del Control

Equilibrio: a cada Equilibrio: a cada grupogrupo de control debe proporcionarse el grado de control de control debe proporcionarse el grado de control correspondientecorrespondiente

De los objetivos: el control no es un fin sino un medio para alcDe los objetivos: el control no es un fin sino un medio para alcanzar anzar los objetivos preestablecidos. los objetivos preestablecidos.

Oportunidad, para ser eficaz el control debe ser oportuno, esto Oportunidad, para ser eficaz el control debe ser oportuno, esto es, es, aplicarse antes de cometer erroresaplicarse antes de cometer errores..

Desviaciones, todas las variaciones que se presenten en relaciDesviaciones, todas las variaciones que se presenten en relacióón con los n con los planes deben ser analizadas , de manera que se puedan conocer lplanes deben ser analizadas , de manera que se puedan conocer las as

causas que las originaron, a fin de evitarlas en el futuro.causas que las originaron, a fin de evitarlas en el futuro.

De excepciDe excepcióón, el control debe aplicarse preferentemente a las actividades n, el control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempexcepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempoo..

De la funciDe la funcióón controlada, la funcin controlada, la funcióón controladora no debe ser n controladora no debe ser comprender a la funcicomprender a la funcióón controlada, esto es, la persona o la funcin controlada, esto es, la persona o la funcióón que n que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.controlar.

1122

44556677

Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que represente en tiempo y dinero, en relacijustificar el costo que represente en tiempo y dinero, en relacióón con n con

las ventajas reales que las ventajas reales que ééste reporte.ste reporte.33


TTéécnicas de Controlcnicas de Control•• Sistemas de InformaciSistemas de Informacióónn

–– Comprenden tComprenden téécnicas cnicas como: contabilidad, como: contabilidad, auditoria, presupuestos, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, sistemas mecanizados, archivosarchivos, etc., etc.

•• Reportes e InformesReportes e Informes–– Informes de ControlInformes de Control–– Reportes de InformaciReportes de Informacióónn–– Considerar:Considerar:

•• Unidad de TemaUnidad de Tema•• ConcentraciConcentracióón sobre las n sobre las

excepcionesexcepciones•• Claro y concisoClaro y conciso

•• FormasFormas–– TTtransmisitransmisióón y registro de n y registro de

datos relativos datos relativos de las de las actividadesactividades

–– Facilitan la transmisiFacilitan la transmisióón de n de informaciinformacióónn

–– SSirven para estandarizar irven para estandarizar el registro de las el registro de las operacionesoperaciones

•• AprovechoAprovecho adecuadadecuado delo delespacioespacio

•• Clara y concisaClara y concisa•• Uniformidad de diseUniformidad de diseññoo•• DiseDiseññar un diagrama de ar un diagrama de

control de formascontrol de formas•• DiseDiseññar un catar un catáálogo de logo de

formasformas•• DiseDiseññar sar sóólo las lo las

necesariasnecesarias•• Que el costo de su Que el costo de su

implantaciimplantacióón se justifique n se justifique


TTéécnicas de Controlcnicas de Control

ContabilidadAuditoria (Financiera y Administrativa)PresupuestosReportes e informesFormasArchivos

Proceso, procedimientos, Gantt, etcProcedimiento, hombre-máquina, mano izquierda, mano derecha, etc

Tiempos y movimientos, estándares, etc

Redes (Camino crítico, PERT)Modelos matemáticosInvestigación de operacionesEstadísticaCálculos probabilísticosProgramación dinámica

Sistemas de Información

Gráficas, diagramas

Estudio de métodos

Métodos cuantitativos

Control interno, programas

Técnicas de Control


Ejemplo de Controles en Ejemplo de Controles en ááreas funcionalesreas funcionales•• ProducciProduccióónn

–– Control de CalidadControl de Calidad–– Control de InventariosControl de Inventarios

•• Materias PrimasMaterias Primas•• Materias en ProcesoMaterias en Proceso•• Productos TerminadosProductos Terminados•• Herramientas y Herramientas y

refaccionesrefacciones–– Control de la ProducciControl de la Produccióónn–– Control de ComprasControl de Compras

•• FinanzasFinanzas–– Control presupuestalControl presupuestal–– Control contableControl contable–– CostosCostos–– AuditoriaAuditoria

•• MercadotecniaMercadotecnia–– Control de ventasControl de ventas

•• Recursos humanosRecursos humanos–– Auditoria de recursos Auditoria de recursos

humanoshumanos–– EvaluaciEvaluacióón de la n de la

actuaciactuacióónn–– Ev. de reclutamiento y Ev. de reclutamiento y

selecciseleccióónn–– Ev. de capacitaciEv. de capacitacióón y n y

desarrollodesarrollo–– Ev. de la motivaciEv. de la motivacióónn–– Ev. de sueldos y salariosEv. de sueldos y salarios–– Higiene y seguridadHigiene y seguridad–– Servicios y prestacionesServicios y prestaciones


ConclusionesConclusiones

•• El control es importante dentro del El control es importante dentro del proceso administrativo porque permite proceso administrativo porque permite verificar que los planes se desarrollen verificar que los planes se desarrollen conforme a los estipulado, favoreciendo conforme a los estipulado, favoreciendo la consecucila consecucióón de los objetivos de la n de los objetivos de la organizaciorganizacióón.n.

•• BibliografBibliografííaa–– Fundamentos de AdministraciFundamentos de Administracióón, Mn, Müünch Galindo y Garcnch Galindo y Garcíía a

MartMartíínez, Trillas.nez, Trillas.–– TeorTeoríías de la Administracias de la Administracióón, Reinaldo O. da Silva,Editorial n, Reinaldo O. da Silva,Editorial

Thomson, 2002.Thomson, 2002.

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