control interno de ad mupio chia
TRANSCRIPT
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 1/130
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
CONTABLE EN EL MUNICIP IO DE CHÍA-CUNDINAMARCA
CLAUDIA MARCELA MORA MORENO
JAIRO CRUZ SALAMANCA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 2/130
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
CONTABLE EN EL MUNICIP IO DE CHÍA-CUNDINAMARCA
CLAUDIA MARCELA MORA MORENO
JAIRO CRUZ SALAMANCA
Trabajo de grado para optar al título de
Contador Público
Presentado al
COMITÉ DE INVESTIGACIÓN
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 3/130
Nota de aceptación:
___________________________ ___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
_________________________
Firma del presidente del jurado
_________________________
Firma del jurado
_________________________Firma del Jurado
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 4/130
AGRADECIMIENTOS
Los autores del presente trabajo expresan sus agradecimientos a:
Luis Henry Moya Moreno, Docente del Área de Auditoria de la
Facultad de Contaduría Pública de la Universidad de la Salle y Asesor
Técnico del presente trabajo de investigación, por su continuacolaboración y sus asesorías en el tema de Control Interno, además
de su interés por incentivar nuestro conocimiento y afable constancia
para el cabal cumplimiento de nuestro desempeño en esta
investigación.
Alicia Aldana, Directora del Área de Metodología de la Facultad de
Contaduría Pública de la Universidad de la Salle y Asesora
Metodológica del presente trabajo de investigación, por sus
orientaciones e instructivos tendientes a mejorar la calidad de la
presentación del trabajo.
A nuestros jurados, Héctor Gutiérrez y Eduardo Rodríguez Patiño,
Director del área de Auditoría y Docente del área de Auditoria
respectivamente, por su colaboración, entendimiento e interés en la
valoración de nuestro trabajo.
A los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Chía en especial a la
Dra. Martha Patricia Mendoza y al Dr. Uriel Quekan Directores del
Área de Control Interno por su inmensa colaboración y a todas
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 5/130
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN 1
1. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EL ÁREA CONTABLE EN EL MUNI CIPI O DE CHÍA 4
2. DELIMI TACIÓN DEL TEMA 5
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6
3.1. DESCRIPCIÓN 6
3.2. FORMULACIÓN 9
3.3. OBJETIVOS 9
3.3.1. Objetivo general 9
3.3.2. Objetivos específicos 9
3.4. JUSTIFICACIÓN 10
4. MARCO REFERENCIAL 14
4.1. MARCO CONCEPTUAL 14
4.2. MARCO CONTEXTUAL 18
4.3. MARCO LEGAL 27
4.4. MARCO TEORICO REFERENCIAL 29
4.4.1. Ambiente de control 32
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 6/130
5. DISEÑO METODOLÓGICO 38
5.1. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA 38
5.2. TIPO DE ESTUDIO 38
5.3. ETAPAS DE LA INVESTIGACIÓN 38
5.4. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCIÓN
DE DATOS 43
5.5. RECOLECCIÓN DE DATOS 47
5.5. TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACIÓN 48
6. RESULTADOS 49
BIBLIOGRAFÍA 51
ANEXOS 53
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 7/130
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A Mapa Geográfico del Municipio de Chía 53
Anexo B Organigrama de la Alcaldía del
Municipio de Chía 54
Anexo C Cuestionarios realizados a los
Funcionarios de la Alcaldía 55
Anexo D Informe de Hallazgos 64
Anexo E Proceso Contable 66
Anexo F Circular externa 12 67
Anexo G Informe de Control Interno 72
Anexo H Resolución Administrativa 73
Anexo I Carta del Director de Control Interno 74
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 8/130
INTRODUCCIÓN
La evolución de la administración pública ha requerido múltiples
estudios que han generado beneficios para la comunidad y un avance
en la organización municipal, pero lo anterior no seria posible sin la
constante actualización que tiene que hacer un ente público paramejorar sus procesos administrativos y para un mayor control tanto
de funcionarios como de sus cargos y responsabilidades las cuales
necesitan de diferentes herramientas como son los diseños de
procesos para los mejoramientos en las actividades de la
administración pública.
El sistema de control interno y sus mecanismos constituyen un plan
de organización de todos los métodos y procedimientos que adopta la
administración para el logro de los objetivos institucionales y
administrativos previniendo fraudes y errores, garantizando así lacorrección de registros financieros, administrativos y técnicos y
preparar oportunamente los informes necesarios para asegurar la
marcha correcta de la administración.
De igual manera y dentro de la misma perspectiva, es precisoanticipar que un sistema de control interno no es viable si se carece
de un plan o programa o, al menos, de un conjunto coherente de
metas y objetivos claros e institucionalizados.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 9/130
área, además el presente trabajo constituye un documento de amplia
utilización y un instrumento eficaz para monitorear losprocedimientos contables en las entidades territoriales.
Fue necesaria la elaboración de esta herramienta de control interno
con el fin de dar a conocer y responsabilizar a cada uno de los
funcionarios de la alcaldía sobre los procedimientos que se manejanen el área de contabilidad y los deberes y obligaciones que tienen con
los mismos buscando un mayor compromiso y sentido de pertenencia
con la administración generando mejores resultados en las
actividades diarias y una mejor aplicación de la función pública
generando beneficios al municipio y por ende una mejor
administración.
Con el apoyo del área de control interno este trabajo de investigación
se desarrolló con el fin de establecer con más claridad y detalle los
distintos procedimientos que realiza el área de contabilidad, los
responsables de los mismos y la interacción y apoyo de las demás
áreas de la administración; Así mismo se da cumplimiento con lo
relacionado en la elaboración de mecanismos o actividades
encaminadas al mejoramiento de las actividades de la administración
y aplicación de herramientas de control interno para lograr eficiencia
y eficacia en los diferentes procedimientos, para este casorelacionados y dirigidos al área de contabilidad de la administración
del municipio de chía.
Ot t i t t l i ti ió d ll d t
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 10/130
Esta situación es aún más clara cuando el artículo 269 de la
Constitución Política señala, que el control interno es una parteindisoluble e indelegable de la función administrativa gerencial,
desarrollada de manera autónoma y particular en cada entidad ya
que este se ajusta a las características, necesidades y requerimientos
de cada ente público.
Los procedimientos descritos en el presente manual deberán ser
aplicados por el área de contabilidad de acuerdo a sus funciones y
responsabilidades que deben ir encaminadas al logro de los objetivos
de la Administración Pública.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 11/130
1. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
CONTABLE EN EL MUNICIP IO DE CHÍA-CUNDINAMARCA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 12/130
2. DELIMITACIÓN DEL TEMA
El presente trabajo de investigación fue orientado al área contable de
la Alcaldía del Municipio Chía, se llevo a cabo para determinar la
actualización y elaboración de un instrumento del sistema de control
interno para la administración y mejorar el filtro de información en el
proceso contable.
Con el fin de unificar criterios y permitir un mejor conocimiento del
manejo contable se diseñó un Manual de Procedimientos para esta
área, el cual permite especificar las actividades y labores que deben
realizar los funcionarios responsables de la información financiera de
la administración.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 13/130
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1. DESCRIPCIÓN
El Municipio de Chía se halla situada al Norte del Departamento de
Cundinamarca, sus vías de comunicación con la capital se hacen a
través de la autopista norte a una distancia de 25 kilómetros, cuentacon una red de carreteras que comunican a las veredas entre sí,
presenta los siguientes límites, por el Norte: Con los municipios de
Cajicá y Sopó, por el Sur: Con Usaquén y Suba, por el Oriente: Con
Sopo y la Calera y por el Occidente: Con Cota, Tabio y Tenjo.
Para su administración interna el Municipio se divide en nueve
veredas, estas son: Fagua, Fusca, Fonquetá, Cerca de Piedra,
Samaria, Tíquiza, Yerbabuena, La Balsa y Bojaca (ver anexo A).
Chía, es uno de los municipios de más alto crecimiento en el país;
actualmente cuenta con una población aproximada de 110.000habitantes, no centra su economía en actividades específicas, más
bien se podría decir que su economía está atomizada en muchas
actividades, entre las cuales logra sobresalir la floricultura (sin ser la
base); a nivel general este fenómeno es muy benéfico para la
economía municipal, permitiendo el desarrollo de una gran diversidad
de sectores, se haya ubicada en la categoría numero tres, para la
vigencia fiscal del primero de Enero al treinta y uno de Diciembre
cuenta con un presupuesto de VEINTE MIL QUINIENTOS DIEZ
MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 14/130
cumpliendo su función bajo la descentralización la cual se desarrolla
dividiendo las funciones del Estado a través de los entes territoriales,los cuales se encargan de llevar un control administrativo en un
municipio, bajo la autoridad de un alcalde o funcionario público que
debe hacer cumplir las leyes como indica la Constitución Política en
sus artículos 209 que habla de la función administrativa y el 269 que
enfatiza sobre los organismos de control (ver anexo B).
En la Alcaldía de Chía se observó la ausencia de una guía
más especifica y detallada para describir las actividades y
procedimientos que se realizan en el área de contabilidad con
respecto a trámites generados por las diferentes dependencias a
dicha área, compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia delpersonal, tiempo de respuesta para hacer más eficiente los
procedimientos y otros aspectos que pueden ser mejorados mediante
la revisión y análisis.
De acuerdo a lo anterior, no es posible hablar del Control Interno sinfijar de antemano algunos conceptos y desarrollos que en el pasado
se han tenido sobre la aplicación del marco constitucional y legal,
relacionados con la existencia y efectividad del Sistema de Control
Interno Institucional.
El Control Interno se entiende como el conjunto de acciones tomadas
a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de
tareas que den seguridad razonable de que los objetivos y metas
á l d
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 15/130
proceso contable permitiendo así que se ayude a reforzar el sistema
de control interno y se de un buen manejo en el desarrollo de lainformación y soportes manejados en la administración.
La no reacción para mejorar los procedimientos en el área de
contabilidad trae consecuencias desfavorables para la administración
en el desarrollo de los procesos y entrega de información a tiempo
debilitando el logro de sus objetivos ya que es claro que si la
responsabilidad por las actuaciones recae en el administrador público
y sus funcionarios delegados, es a éste y a aquellos, a quienes
además de interesarles, les es indispensable utilizar herramientas
para mantener un sistema de control interno que les permita una
seguridad razonable de que sus actuaciones se ajustan a la ley y se
encaminen, no sólo a la formulación de objetivos y metas, sino a su
consecución.
El marco normativo relacionado con la existencia y efectividad de
sistemas de control interno institucional1 señala la necesidad deestructurar sistemas de información financiera que obedezcan a
parámetros técnicos de confiabilidad y oportunidad.
Dentro de la información que se maneja al interior de las entidades y
organismos públicos, la contable es indispensable para llevar elcontrol económico y financiero de las actividades, recursos y
compromisos institucionales. El sistema contable produce información
que retroalimenta el proceso de toma de decisiones de la
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 16/130
Este sistema debe estar diseñado para proporcionar una seguridad
razonable de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con laspolíticas de la administración y en armonía con las normas que rigen
el Sistema Nacional de Contabilidad Pública.
3.2. FORMULACIÓN
¿Qué procedimientos se deben tener en cuenta en el diseño del
sistema de control interno para el área contable en el Municipio de
Chía?
3.3. OBJETIVOS
3.3.1. Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno para el área de contabilidad en
el municipio de Chía, teniendo en cuenta los procedimientos
administrativos y las normas vigentes para el cumplimiento yejecución de las funciones y actividades en dicho municipio.
3.3.2. Objetivos Específicos
Evaluar y analizar la estructura actual de las diferentes áreas ycargos con el fin de obtener un mayor conocimiento de la
Administración y elaborar un diagnostico de los filtros de
información en el área contable.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 17/130
Desarrollar actividades con los funcionarios del municipio mediante
la formulación de cuestionarios y entrevistas, para una mejoraplicación y la espera de un óptimo resultado del control interno.
Diseñar el manual de procedimientos para el área contable, que se
adecue a las necesidades actuales de la Administración, y que sea
flexible a los continuos cambios del entorno, incentivando de esta
forma una cultura de control en los funcionarios de la Alcaldía.
JUSTIFICACIÓN
Para una buena Administración, se deben establecer normas,
controles y requerimientos2 que permitan recolectar, registrar y
analizar los datos que nos sirven como base para la toma de
decisiones.
La responsabilidad de la administración como función social frente al
municipio debe ser la de implementar un diseño que este acorde conla realidad institucional, que además sirva de herramienta para
erradicar las situaciones de fraude, situaciones inescrupulosas entre
funcionarios, garantizando así la plena confiabilidad de los filtros e
información involucrada en el proceso, los cuales se fundamentan en
responsabilidades y actitudes frente al cargo que desempeñan,convirtiéndose así el control interno en un proceso indispensable para
alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una
gestión, procurando que la administración sea más eficiente y cumpla
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 18/130
Es propósito de la función de control permitir el diseño e
implementación de actividades necesarias para asegurar el logro delos objetivos organizacionales; En el municipio de Chía se realizó un
estudio del área contable, así como una recolección de datos (ver
anexo C) lo suficientemente necesarios para el desarrollo del
presente trabajo.
Tomando como fuente de información los siguientes aspectos:
Archivos e informes remitidos por las diferentes dependencias.
Planes o programas.
Manuales de Procedimientos.
Directivas, reglamentos o documentos administrativos.
Informes de aquellas entidades que intervienen con el
Municipio.
Entrevistas.
Folletos o cartillas producidos por la administración.
Y demás información que nos suministro ayuda para laelaboración de la investigación.
Tomando como referencia la aplicabilidad de los anteriores aspectos
que fueron importantes en la consecución de este trabajo de
investigación encontramos:
El Manual de Procedimientos existente no especifica la totalidad de
procedimientos y actividades que realiza el área de contabilidad.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 19/130
No existe un control directo sobre los documentos que se manejan
entre las diferentes áreas de la administración y el área contable.
Ausencia de claridad en algunas responsabilidades de los
funcionarios de la administración.
Falta de compromiso por parte de los funcionarios del área
contable con el área de control interno en cuanto al mejoramiento
de las actividades y actualización del sistema de control interno.
No obstante lo anterior, la administración viene realizando esfuerzos
para optimizar los procesos y crear una cultura y ambiente de control
interno contable acorde con sus objetivos y necesidades.
Con el panorama descrito anteriormente es importante resaltar que
durante el presente Gobierno se ha venido impulsando y fortaleciendo
tanto los sistemas de control interno como el papel que deben
cumplir las oficinas de control interno en el propósito de mejorar lagestión y transparencia de los resultados de las diversas entidades
públicas, y las áreas que la componen para lo cual se han dado
expresas instrucciones para que sin dilación la administración pública
adopte medidas tendientes a fortalecer estos instrumentos, por lo
que se realizó un acuerdo con las áreas de contabilidad y controlinterno para el diseño de un sistema de control interno basado en
una actualización y mejoramiento del manual contable existente; Este
manual esta encaminado en especificar claramente las funciones del
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 20/130
4. MARCO REFERENCIAL
El marco referencial que sustenta este trabajo precede los aspectos
que a continuación se nombran:
4.1. MARCO CONCEPTUAL
Los conceptos técnicos son:
ACTIVIDAD SOCIAL: es el conjunto de actividades encaminadas a
proporcionar condiciones de calidad de vida del ser humano, a la
defensa y prevención del ambiente en procura del bienestar de la
comunidad.
ACTIVIDAD DE CONTROL: las actividades de control son las políticas
y procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen acciones
necesarias para el cumplimiento de objetivos de la entidad, estas
actividades se presentan a lo largo de la organización en todos loniveles, incluyen actividades como verificación conciliación y revisión
del desempeño operacional.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: función del Estado que consiste en
aplicar las leyes y cuidar de los intereses y el bienestar publico.
AUDITORIA: actividad que consiste en ejercer la función de revisión
de la información o de las operaciones de una entidad con el fin de
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 21/130
Concejos Nacionales y Regionales de Política económica social y
fiscal.
COMPARABLE: característica de la información contable pública que
contiene criterios de uniformidad legal y estandarización formal, que
permiten a los usuarios satisfacer las necesidades de confrontación
en el tiempo.
COMPRENSIBLE: característica de la información contable pública que
indica que es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una
adecuada utilización en función de los principales objetivos que debe
cumplir el Estado según lo disponen las leyes, normas y
procedimientos vigentes.
CONTABILIDAD GENERAL DE LA NACIÓN: conjunto de hechos
financieros, económicos y sociales de los organismos del poder
público en el nivel nacional, la de las entidades u organismos
estatales autónomos e independientes, la de organismos creados porla constitución nacional o por la ley, que tienen régimen especial
adscritos a cualquier rama del poder público y la de cualquier otro de
tipo de organización de sociedad que maneje o administre recursos
de la nación en los relacionado con estos.
CONTABILIDAD PÚBLICA: rama especializada de la contabilidad que
permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y
control en la actividad económica de la administración pública.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 22/130
CONTROL DE GESTIÓN: examen de la eficiencia y eficacia de las
entidades en la administración de los recursos públicos, determinadasmediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización
de indicadores de rentabilidad pública así como los beneficios de su
actividad.
CONTROL DE LEGALIDAD: comprobación que se hace de las
operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole,
de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme a
las normas que le son aplicables.
CONTROL INTERNO: análisis de los sistemas de vigilancia de las
entidades sujetas a ello, con el fin de determinar la calidad de los
mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son
eficaces y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos.
CONTROL POSTERIOR: vigilancia de las actividades, operaciones y
procesos ejecutados por los sujetos de control, de los resultadosobtenidos por los entes públicos.
INTEGRA: característica de la información contable pública que indica
que debe incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y
sociales que afectan a un ente público con el fin de brindar a losusuarios una prueba exhaustiva y fidedigna de su gestión.
MATERIALIDAD: norma contable según la cual los estados contables
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 23/130
Contraloría General de la Republica, Defensoría del Pueblo,
Contraloría y Personería Departamental y Municipales.
ORGANISMOS DE GESTIÓN DEL NIVEL TERRITORIAL: usuarios de la
información contable pública entre los cuales están las
Gobernaciones, Alcaldías, Establecimientos Públicos, Empresas
Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía
Mixta del nivel territorial.
ORGANISMOS DE REPRESENTACIÓN POLÍTICA: usuarios de la
información contable pública, entre los cuales están el Congreso de la
República, Asambleas Departamentales, Consejos Municipales y
Cabildo.
PROCESO CONTABLE PÚBLICO: sistema ordenado de pasos que
permiten validar una serie de datos de tipo financiero, económico,
social y ambiental y que suministra información contable pública, útil
para la toma de decisiones.
RIESGO: situación en la que habiendo un rango de posibles
resultados de una acción, no puede determinarse de antemano cual
de ellos ocurrirá.
TRANSPARENCIA: cualidad que permite realizar los procesos y
operaciones automáticamente, sin control del usuario y sin que este
se de cuenta.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 24/130
organismos de representación política, organismos electorales,
organismos jurisdiccionales, otros organismos que manejan oadministran recursos públicos y personas jurídicas o naturales.
4.2. MARCO CONTEXTUAL
Para el desarrollo de este trabajo fue necesario conocer algunos
aspectos del Municipio como su ubicación geográfica, educación, plan
de gobierno, ya que cada municipio presenta cualidades diferentes en
cuanto a su administración.
Origen e historia de Chìa
El Municipio de Chía, que en lengua chibcha quiere decir luna, mes
"Como contaran el tiempo por las fases de la luna, al mes, período
lunar, lo llamaban también chía. El año solar constaba de trece
lunaciones, según se deduce de los trece rayos con que los Chibchas
adornaban al sol en sus pinturas".
"Chía es la palabra que representa todo lo hermoso, lo brillante, lo
honorífico, porque la luz de este astro era entre ellos el símbolo de la
belleza y de la virtud"
Educación
Chía ha sido uno de los Municipios del Departamento que más se ha
preocupado, en todo tiempo, por la educación de la juventud.
Sit ió Ed ti l M i i i d Chí t l t lid d
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 25/130
BÁSICA PRIMARIA
Primero 1.324 Segundo 1.196
Tercero 1.165
Cuarto 1.217
Quinto 1.041
Número de Docentes 210 Establecimientos 10
TOTAL 5.943
BÁSICA SECUNDARIA Y MEDIASexto 1.371
Séptimo 1.069
Octavo 884
Noveno 836
Décimo 857Once 597
TOTAL 5.614
Docentes 145
Establecimientos 19
TOTAL 12.981
Estructura Política y Administrativa
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 26/130
oficina de Control Interno y la Secretaría Jurídica, la cual por decreto
No 002 de enero 3 de 2002. Se le asignan las funciones de ControlInterno Disciplinario. Cuenta además con las Secretarías de Obras
Públicas, Hacienda, Salud, Gobierno, Educación UMATA y Prensa.
Mediante Acuerdo 02 de 1999, se crearon las oficinas de: Medio
Ambiente y Control Urbanístico, oficina de quejas y Reclamos,
Dirección de Tránsito y Transporte, Oficina de Desarrollo Comunitarioe Intermediación Laboral, Oficina de la Mujer y Género, Oficina de
Juventudes y la Oficina de Informática. Además cuenta con otras
dependencias como son: La Casa de la Cultura, Comisaría de Familia
y dos Inspecciones de Policía. Con Decreto No. de 2001 se fusionan
las oficinas de la Juventud y Mujer y Género con la Oficina deDesarrollo Social y Comunitario.
Los recursos naturales están constituidos por pasturas y zonas aptas
para cultivos. En su suelo se cultiva transitoriamente la papa, maíz,
arveja, zanahoria, remolacha, fríjol, hortalizas como la lechuga, el
cilantro, espinaca y repollo. El principal cultivo es la floricultura en
forma industrial y a pequeña escala.
Contexto Socioeconómico
El Municipio de Chía, de acuerdo con el estudio "La pobreza en
Colombia" (DANE 1985, es uno de los municipios con mayor nivel
estimado de calidad de vida, calidad de vivienda, nivel educativo y
cobertura de servicios básicos, con índices que superan ampliamente
los promedios nacional y departamental
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 27/130
Contexto Empresarial y Panorama I ndustrial
El Municipio de Chía por su proximidad a la capital, atrae migrantes y
tiende a especificarse en la producción de servicios para los
municipios aledaños y su relación con Cogua y Cajíca esta dada por la
conformación de zonas rurales de expansión urbano/industrial.
Cogua, Sopo y Tocancipa, siendo municipios de poca poblaciónurbana, general empleo industrial para sus habitantes y los
municipios cercanos, dependen en alto grado de Zipaquira.
PROGRAMA DE GOBIERNO 2.004 - 2.007
Gestión P ública
Garantizar a los ciudadanos unos procesos de contratación
democráticos y transparentes.
Adecuar la estructura administrativa a la dinámica de economía
y celeridad pública.
Garantizar que todas las Secretarias e Instituciones cumplan
con los compromisos adquiridos en el Plan de Desarrollo
Municipal.
Realizar control y seguimiento a los proyectos, implementando
un programa de Auditorias Administrativas, que garanticen el
cumplimiento de objetivos y el óptimo uso de los recursos.
Tomar las decisiones administrativas teniendo en cuenta el
interés general sobre el particular, vinculando a los ciudadanos
a través de los diferentes procesos establecidos por ley para la
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 28/130
Educación
Implementación de un movimiento pedagógico renovador
centrado en desarrollos en procesos de pensamiento (prime el
conocimiento sobre la información).
Vigilancia y control de políticas y programas.
Formación específica y permanente para docentes.
Vinculación de las instituciones de educación superior en eldesarrollo municipal.
Realizar estudios, gestiones y acciones que propendan el
ingreso masivo a los estudiantes en la Universidad de
Cundinamarca, crecimiento de planta física, y oportunidades de
carreras. Implementación de la educación no formal de acuerdo a las
necesidades regionales.
Dotación con mejoramiento de herramientas tecnológicas y
pedagógicas.
Cultura Ciudadana
Recobrar la confianza en la administración municipal y los
procedimientos democráticos.
Educar para que cada día más personas respetemos las normas
básicas de convivencia. Reaprender las prácticas del buen trato y el buen vecino.
Atender y solucionar eficaz y eficientemente los reclamos y
trámites ante la administración municipal.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 29/130
Crear Centros Móviles de Atención en Seguridad Inmediata,
para los diferentes sectores del municipio.
Fortalecer mediante programas de educación la sana
convivencia, el buen trato y el respeto por el bien ajeno a fin de
disminuir la violencia y los robos.
Revisar la efectividad del programa de alarmas comunitarias
existente.
P roductividad y Generación de Ingresos
Desarrollar procesos para determinar la situación de capacidad
productiva de los habitantes del municipio, con el fin de diseñar
alternativas más oportunas de capacitación, para incrementar
las posibilidades de insertarse en el mercado laboral en
condiciones de competencia y aumentar la capacidad de
desarrollo de actividades económicas organizadas.
Promover la generación, de fami-empresas, individuales o
asociativas con base en la capacitación otorgada, que puede
lucrar directamente a los beneficiarios directos.
Realizar gestiones con empresas del sector privado y público
para que incluyan en sus procesos de selección hojas de vida
de los beneficiarios directos de la capacitación.
Promover la formación integral de las personas que participen
en los programas de capacitación. Impulsar cadenas productivas de microempresas, fami-
empresas, etc., para fomentar y promover el turismo municipal
y regional.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 30/130
pecuarios, forestales, ambientales, con énfasis en agroindustria
y comercialización.
Fomentar la organización de productores en sistemas
productivos homogéneos, para facilitar su acceso al crédito,
mercado formal, cadenas productivas, generación de empleo
etc.
Suscribir convenios con Universidades para fortalecer los
procesos de asistencia técnica, capacitación, investigación y
transferencia de tecnologías.
Brindar asistencia técnica en el fomento a la producción
orgánica de alimentos, implementando tecnologías en los
procesos de post cosecha brindando valor agregado a los
productos y garantizando el mejor uso de las áreas, mayor
productividad.
Concretar establecimiento apropiado del calculo de la UAF para
cada usuario y mantenerlo actualizado, con el fin de determinar
la clasificación del productor (pequeño, mediano) y definir el
tipo de beneficios y subsidios. Garantizar la participación comunitaria en el desarrollo de los
proyectos que se formulen y ejecute n en beneficio del sector
rural, mediante la activa participación del Comité de Asistencia
Técnica Agropecuaria (COMTATA) y del Consejo Municipal de
Desarrollo Rural (CMDR). Permitiendo de igual manera laveeduría de la comunidad y el ajuste a los proyectos que así lo
requieran.
Coordinar con otras dependencias Municipales el apoyo en
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 31/130
Vincular a los jóvenes a los programas de generación de
empresas innovadoras que ha iniciado el SENA.
Fortalecer las relaciones del Gobierno Municipal-Sector
Empresarial para incentivar la vinculación de la capacidad
laboral de los habitantes de Chía.
Fortalecer el Consejo Municipal de Juventud.
El fortalecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil.
Salud
Propiciar el buen desarrollo del Régimen Subsidiado de Salud,
orientándolo hacia la mayor cobertura del total en rigor,
velando por la transparencia en la contratación, la eficiencia en
la red de servicios y el cumplimiento en las obligaciones
económicas para con el Hospital San Antonio de Chía.
Promover la afiliación de las personas con capacidad de pago al
Régimen Contributivo de Salud, concertando acciones desde la
Administración Municipal, con las Empresas Promotoras deSalud y el sector del Comercio.
Gestar programas para la población indigente, resguardos
indígenas, niñez desprotegida, madres comunitarias, menores
de cinco años, discapacitados, personas de la tercera edad,
mujeres cabeza de familia, población desplazada y demáspoblación que no tengan afiliación a la Seguridad social en
Salud, Atención en salud con calidad humana y profesional.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 32/130
Secretaría de Salud local y brindar servicios de calidad a toda la
población.
Promover que el Plan de Atención Básica y el Plan de
Vacunación se oriente a la población urbana y rural del
Municipio que los necesita, para fomentar estilos de vida
saludable.
Crear programas de bienestar social para los grupos de
población discapacitada y desplazada, a fin de contribuir a su
bienestar físico, mental y emocional.
Fortalecer los programas alimentarios y nutricionales dirigidos a
la población infantil y adultos mayores que sufren hambre ydesnutrición.
Crear el Servicio de Atención a la Comunidad, para recibir y
responder oportuna y eficientemente las sugerencias, quejas y
reclamos de los usuarios del Sistema de Salud.
Obras Públicas
Revisar el estado de cumplimiento de la ejecución de Planes
Parciales prioritarios del municipio.
Realizar auditorias permanentes de cumplimiento y calidad, deobras realizadas y por realizar.
Realizar una evaluación de la capacidad instalada y futura de
los servicios públicos domiciliarios de acuerdo al planteamiento
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 33/130
Realizar un Plan de Mejoramiento y de expansión de las
infraestructuras físicas y tecnológicas de las edificaciones
destinadas a la prestación de servicio educativo.
Sistema Vial y de Transporte
Elaborar y desarrollar el Plan Vial, acorde a la realidad
municipal, articulando con los planes de la región.
Fomentar una estrecha relación administrativa entre las
oficinas de Planeación, Obras Públicas y Tránsito y Transporte.
Desarrollar planes de mantenimiento preventivo de las vías
urbanas y veredales.
Estructurar en el casco urbano (sobre todo en el centro) las
vías de tal suerte que permita la movilidad y evite los
trancones.
Conservar y mejorar los anillos viales veredales.
Mejorar el Terminal de transportes, construcción de obras
complementarias.
Alcalde 2004 – 2007
Fernando Sánchez Gutiérrez
CC. 2.994.021
4.3. MARCO LEGAL
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 34/130
CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Ley 87/93. Por la cual se establecen normas para el ejercicio de
control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan
otras disposiciones.3
Ley 190/95. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el
objeto de erradicar la corrupción administrativa.
Ley 489/98. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la
administración pública, sistema nacional de control interno (Art.27,
28 y 29).
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Directivas O2/94. Sobre desarrollo de la función de control interno en
las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional.4
Decreto 1826/94. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley
87/93.
Directiva 04/95. Sobre tareas y obligaciones impuestas por el
estatuto anticorrupción a las diferentes entidades del estado5.
Directiva 01/97. Sobre desarrollo del sistema de control interno
(Basada en Ley 87/93 y Decreto 1826/94).
Decreto 2145/99. Por el cual se dictan normas sobre el sistema
nacional de control interno de las entidades y organismos de la
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 35/130
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Decreto 1677/00. Por el cual se reestructura el Departamento
Administrativo de la Función Pública, articulo 13. Dirección de
políticas de control interno estatal y racionalización de trámites.
RESOLUCIÓN NÚMERO 596 DE 2003
Por la cual se adiciona la resolución Nº 576 de 2003, mediante la cual
se expidió la certificación de categorización de las entidades
territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios).6
CIRCULAR EXTERNA NO. 056 DE 2004
Referencia. Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de
saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001,
prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios
1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los
valores registrados como ajustes por inflación y de los saldos globales
registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.
4.4. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
El Marco Teórico del presente trabajo de investigación se basó en los
principios del sistema de control interno que fueron necesarios para
un adecuado manejo de la información y obtención de los objetivos
propuestos los cuales fueron aplicados al área de contabilidad del
Municipio de Chía.
Estos principios que están consagrados a nivel constitucional y legal,
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 36/130
• Principio de Igualdad. Este principio vela por que la totalidad de
las actividades estén dirigidas y orientadas hacia el logro de los
objetivos propuestos y el cumplimiento de las políticas y
estrategias de la entidad, sin otorgar privilegio, prerrogativas o
prebendas a grupos o individuos especiales.
• Principio de Moralidad. Cimienta el requerimiento para que todas
las operaciones y actividades que deben realizar en la entidad, nosolamente acaten y sigan las normas constitucionales, legales, y
estatutarias, si no que se ejecuten bajo los preceptos y principios
éticos y morales que rigen la entidad, actuando con honestidad en
el desarrollo de los procesos administrativos y no en provecho
propio.
• Principio de Eficiencia. El cumplimiento de este principio hace
referencia a que los procedimientos, actividades y operaciones
que realiza la entidad, cumplan con los objetivos preestablecidos,
así como velar por que exista una igualdad de condiciones de
calidad y oportunidad, buscando y obteniendo que la provisión de
bienes y recursos se realiza al menor costo posible, verificando
que existan adecuados niveles productivos y el mejor uso de los
recursos disponibles.
• Principio de Economía. Ordena y regula todo lo atinente a la
asignación de los recursos de manera adecuada, en función
siempre del cumplimiento de los fines y metas de las entidades,
t ib d l tió d i i t ti d l i
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 37/130
caen dentro del ámbito de competencia de la misma, e igualmente
señala la agilización como brevedad en la ejecución de los
procedimientos, evitando la tramitología innecesaria.
• Principio de Imparcialidad. Implica que la administración de la
entidad aplique los procedimientos y normas en forma equitativa y
objetiva, procurando obtener buenos niveles de transparencia en
las actuaciones de la entidad, de tal forma que ningún miembro de
la entidad pueda verse seriamente afectado en sus intereses o sea
objeto de la discriminación ejercida a través de las actividades u
operaciones de una determinada entidad.
• Principio de Publicidad. Radica en la necesidad de poner enconocimiento público la totalidad de las actuaciones, a fin de que
sean juzgadas como prueba de la transparencia en la gestión de la
entidad.
• Principio de Eficacia. Se encarga de examinar si lo resultados selogran de manera oportuna y si guardan relación con los objetivos
y metas de la entidad. Es decir, se requiere una adecuada
interrelación entre lo querido y lo obtenido.
• Principio de Equidad. Busca la identificación de los receptores de la
acción económica y analiza la efectiva distribución de los costos y
beneficios entre los diferentes sectores económicos y sociales, que
participan en la entidad o interfieren en la misma.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 38/130
entidad, privada o pública, que se ajusta fácilmente a las
circunstancias del mercado siendo de fácil aplicación y optima ayuda
para el buen funcionamiento y desarrollo del control interno en la
gestión pública.
El objetivo de aplicar esta herramienta en esta investigación es
proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos tales
como:
· Eficacia y eficiencia de las operaciones realizadas por la
Administración.
· Confiabilidad de la información financiera.
· Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Lo anterior tomando como base que el control interno es un proceso,
es decir un medio para alcanzar un fin y sólo puede aportar un grado
de seguridad razonable, no la seguridad total.
4.4.1. AMBIENTE DE CONTROL
Los principales factores del ambiente de control encontrados en el
área de contabilidad fueron:
Existe un manual de procedimientos para el área de contabilidad que
presenta un control vulnerable el cual no garantiza que tanto lainformación emitida como el cumplimiento de las tareas este
adecuadamente filtrado debido a que existen procedimientos que no
están soportados bajo ninguna norma o reglamento y en el cual se
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 39/130
es una herramienta o mano derecha para obtener en un momento
dado la información necesaria para la toma de decisiones.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el
compromiso de todos los componentes de la administración, así como
su adhesión a las políticas y objetivos establecidos dependen de la
reciprocidad de la información, la cual se estima necesaria para que
esta sea adecuadamente filtrada entre los involucrados en lasdiferentes labores de la administración, también se encontró por otra
parte que se deben unificar criterios en los procesos, realizar una
capacitación a los funcionarios que no manejen directamente la
contabilidad ya que por este hecho se pueden generar inconsistencias
debido a que las personas no conocen algunos conceptos contables,el grado de responsabilidad, ni la importancia de esta labor y donde
el tiempo es muy importante para realizar una buena gestión.
La manera como se asignen las responsabilidades, el manejo
administrativo y el desarrollo del personal son muy importantes para
realizar una buena gestión contable, es necesaria la colaboración delas demás áreas, es decir el trabajo en equipo para generar una
armonía laboral y un sentimiento de entrega por lo que se esta
haciendo.
4.4.2. EVALUACIÓN DEL RIESGO
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los
riesgos que afectan las actividades de la administración. A través de
la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 40/130
Se han detectado los siguientes riesgos los cuales pueden llegar a
comprometer la consecución del objetivo principal del área:
• No tener establecidas clara y específicamente las actividades
del área.
• No hay claridad por parte de los funcionarios de otras áreas de
las funciones del departamento de contabilidad.
• Existencia de un manual de procedimientos que no permite verla importancia de la gestión en el área contable.
• No hay claridad de quienes son los responsables directos en las
diferentes etapas de los procesos y procedimientos.
• No se maneja en el manual la normatividad adecuada y
actualizada para el logro de los objetivos.• El manual de procedimientos existente no es adecuado como
consulta para las actividades del área.
• Es necesario dictar una capacitación a los funcionarios de la
Alcaldía con el fin de conocer el proceso contable y sus
diferentes procedimientos.
De conformidad con los riesgos encontrados anteriormente se hace
necesaria la actualización del manual y construcción de los diferentes
procesos y procedimientos que esta área realiza a diario para obtener
un mejor control de las actividades y medio de consulta para mayor
claridad en las funciones (ver anexo D).
4.4.3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 41/130
información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así
sucesivamente.
Las actividades de control son de tipo preventivo-correctivo por el
manejo de documentación que para la administración pública es de
gran volumen ya que manejan dineros del municipio donde la
participación del área contable es fundamental para cumplir con las
metas del alcalde y de la administración.
En todos los niveles de la administración existen responsabilidades de
control, y es preciso que los funcionarios conozcan individualmente
cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar
claramente tales funciones.
En el área contable se especifican actividades de control como:
• Análisis efectuados por la administración.
• Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las
diversas funciones o actividades.
• Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud,
totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones,
cotejos.
• Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los registros.
• Segregación de funciones.
• Aplicación de indicadores de rendimiento para el área.
4.4.4. INFORMACIÓN Y COMUNI CACIÓN
Es necesario que todos los funcionarios conozcan el papel que deben
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 42/130
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida
de tal modo que llegue oportunamente a todas las áreas permitiendo
asumir las responsabilidades individuales, de acuerdo a esto en la
administración se presentan las siguientes:
El jefe de almacén es el responsable de la elaboración de un informe
mensual describiendo los movimientos de las cuentas y lo envía al
área de contabilidad para un mejor filtro de la información y registrode la misma en el sistema manejado por la Alcaldía.
Anualmente se reúnen en la administración, el alcalde, el área de
contabilidad y la dependencia de almacén con el fin de depurar los
inventarios y dar de baja a los activos que se encuentran obsoletos
para cumplir con las normas de saneamiento contable.
Existe información que es requerida por los entes de control y que se
elabora con el apoyo de todas las dependencias como la presentación
de la información financiera, económica y social para los entes
territoriales incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General deContabilidad Pública ante la Contaduría General de la Nación de
acuerdo con las fechas establecidas por esta.
De igual manera el jefe de la oficina de control interno o quien haga
sus veces deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al
cierre del 31 de diciembre de cada año, se menciona este informedebido a la importancia que este representa para el área contable ya
que se analiza el desempeño de esta área durante el periodo y la
claridad y oportuna presentación de la información financiera de
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 43/130
4.4.5. SUPERVISIÓN
La supervisión se realiza mediante los puntos de control establecidosen el manual de procedimientos para el área contable; Estos fueron
elaborados de acuerdo con el análisis efectuado a la evaluación del
riesgo de la administración y fundamentados en las actividades de
control, para mejorar estas inconsistencias se diseño un manual de
consulta completo y que define las funciones y responsabilidades del
área.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 44/130
5. DISEÑO METODOLÓGICO
5.1. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA
La población que se tomó para el desarrollo de este trabajo de
investigación fueron los funcionarios que trabajan en la parte
administrativa de la Alcaldía de Chía; El total de esta población son
40 funcionarios, de los cuales se tomó una muestra especifica de 12personas de las áreas que tienen relación directa con el área de
contabilidad siendo esta el objeto de estudio de la investigación.
5.2. TIPO DE ESTUDIO
Investigación descriptiva, basada en el análisis de procedimientos
actuales del área de contabilidad del Municipio de Chia, con el fin de
diseñar un sistema de control interno para el mejoramiento de las
funciones del área y por ende una mayor eficiencia y eficacia en la
administración, internamente para el buen desempeño de los
funcionarios con información financiera oportuna para la toma de
decisiones y externa como la presentación a tiempo de informes a los
diferentes entes de control y vigilancia como la Contraloría y
Contaduría General de la Nación.
5.3. ETAPAS DE LA I NVESTIGACIÓN
El presente trabajo de investigación consta de cuatro Etapas, cada
d ll ti l t i l d b d ll
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 45/130
precisar de manera clara la formulación de la propuesta de
mejoramiento, para su posterior implementación.
PRIMERA ETAPA:
Identificación, levantamiento de la información y elaboración
de procedimientos.
La primera fase se concluye con el levantamiento de la información.
Éste es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los
pasos que el funcionario debe cumplir y que están directamente
relacionados con un procedimiento en particular; información que
constituye la materia prima para la elaboración de los
procedimientos, con el que finaliza esta etapa.
El levantamiento de la información se logra con el diligenciamiento
del cuestionario sobre información general de procedimientos
propuesto por los asesores de este trabajo de investigación y
constituido como elemento valioso y fundamental dentro de estametodología.
Este cuestionario se ha convertido en pieza importante para
consolidar la información y obtener un conocimiento general de las
funciones de las áreas y responsabilidades de las personas que
laboran en la Alcaldía, el suministro de la información a través de
cuestionarios permite el adecuado uso de esta con el fin de
desarrollar un trabajo integro que permita al área contable generar
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 46/130
SEGUNDA ETAPA:
Clasificación y priorización de los procedimientos y métodos
de trabajo, que inciden en la efectividad y transparencia de
la entidad.
El trabajo que se desarrolle al interior del área de contabilidad debe
estar orientado a clasificar por temas o áreas, aquellos
procedimientos o métodos lentos, repetitivos, que no agregan
valor, susceptibles de generar corrupción y que ocasionen mayores
inconvenientes al cliente externo y a la organización. La
priorización, se llevará a cabo teniendo en cuenta los más críticos y
los que mayor impacto generen en la sociedad y en el cumplimiento
de la gestión de la entidad, una vez mejorados.
Para la alcaldía de Chía, cada dependencia, de acuerdo con el
cumplimiento de los objetivos, debe establecer sus propias
prioridades, colaborar en los diferentes procedimientos y procesos
claves de éxito, identificar aquellos que son críticos para laorganización, determinar los de mayor incidencia dentro del
contexto general de la Administración y los de su compromiso
frente a la modernización de la misma, por todo esto el área
contable requiere que sus procedimientos sean actualizados con el
fin de cumplir y colaborar con el optimo funcionamiento de la
Administración.
TERCERA ETAPA:
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 47/130
1. Aspectos iniciales
• Consultar la normatividad.
• Verificar las normas legales, el manual de procedimiento
existente en el área contable, las circulares, los memorandos y
demás documentos que soporten los procedimientos.
• Consultar opinión, obtener opiniones del personal de la
Administración y de los usuarios del área de contabilidad, para
recoger información que sirva de base para el análisis y mejora
de los procedimientos.
2. Estudio y análisis de los procedimientos
• Recopilar muestras del manual de procedimientos existente en el
área contable con el fin de analizar y establecer el tipo de
información que se requiere con la mayor claridad en la solicitudde los datos, para posteriores modificaciones.
• Formular preguntas acerca de los procedimientos; es necesario
tener en cuenta al momento de iniciar el análisis del
procedimiento y métodos de trabajo formular todas las
preguntas que se vengan a la mente, sin aplicar ningún tipo de
restricción a las mismas.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 48/130
• Levantar los procesos y procedimientos con base en las
diferentes actividades que se generan al interior de la
Administración, estableciendo la descripción de la actividad, el
responsable, la dependencia donde se realiza la actividad y
definiendo los puntos de control.
CUARTA ETAPA
Propuesta de actualización de procedimientos y métodos detrabajo
Los resultados que se obtengan en esta etapa, estarán orientados a
lograr una mejor relación entre las diferentes dependencias y el
área de contabilidad.
A. Formulación de propuestas:
Establecer una alternativa definitiva.
Con base en el análisis realizado a los diferentes procedimientos,estableciendo la propuesta definitiva de como quedarán diseñados.
Describir la propuesta.
Debe describir la propuesta del procedimiento a modificar o
suprimir, indicando cada uno de los aspectos en que varía y la
conformación final del mismo.
Elaborar el diagrama de flujo.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 49/130
Confirmar los puntos de control.
Teniendo en cuenta los puntos de control identificados en la etapa
de análisis, verificar la idoneidad y relevancia de los mismos, para
ser aplicados.
B. Implementación del procedimiento
Implementar los procedimientos o métodos.Con los funcionarios que desarrollen o cumplan con este
procedimiento y estén involucrados directamente con el área de
contabilidad, deberán implementarse las acciones que se han
formulado para mejorarlo.
Facilitar la implementación.
Comprometer a los funcionarios responsables de los procedimientos
para colaborar en la implementación efectiva de los cambios
propuestos.
Verificar.
Constatar la funcionalidad de los puntos de control establecidos
para los procedimientos.
5.4. INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
En cuanto a técnicas e instrumentos para la recolección de la
información esta se realizó a través de la evaluación del Sistema de
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 50/130
Lo anterior se refiere a que la evaluación del mismo se puede originar
a través de la Administración.
Igualmente el mismo sistema debe ser evaluado de manera externa,
específicamente por parte del Estado a través de los órganos
competentes para ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las
entidades públicas.
Para evaluar sus componentes y aplicación se consideraron los
siguientes objetivos:
Se obtuvo un grado de conocimiento sobre el área evaluada.
Se identificaron los mecanismos de control existentes y los
faltantes.
Se elaboró una planeación para comprobar el sistema.
Se tomaron las decisiones para depurar y reorientar el Control
Interno en las actividades descritas en el manual de
procedimientos.
La obtención de estos datos sobre los procedimientos que se realizan
en la Administración se efectuaron mediante:
Flujogramas.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 51/130
FLUJOGRAMAS
Estas herramientas son gráficas y muestran los diferentes pasos y
movimientos que se efectúan para desarrollar una actividad, cumplir
una función o prestar un servicio, mostrados a través de unos
símbolos convencionales, permitiendo visualizar la progresión a
través de un procedimiento o sistema.
Sus usos son diversos pero entre ellos se encuentran los que a
continuación se reseñan:
Sirven para documentar en forma sintetizada el flujo de trabajo
de un área, de tal manera que se facilita un entendimiento deltranscurso e involucrados en la operación graficada.
Facilita la identificación de los controles instaurados en las
etapas del proceso analizado.
Facilita el análisis de las debilidades y fortalezas del proceso, de
tal manera que se pueden identificar los puntos débiles y
críticos del proceso.
Contribuyen a los procesos de capacitación.
Permite determinar el grado de confianza que se puede verificar
en el desarrollo del proceso y en la inserción de los elementos
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 52/130
secciones que intervienen con el proceso descrito y los mecanismos
de control que poseen las etapas del mismo proceso.
Una gráfica en forma de flujograma debe ceñirse a unas directrices
como:
Ilustrar el proceso desde el inicio del mismo hasta su final.
Identificar los controles existentes.
Deben usarse siglas conocidas y un texto claro y legible.
Cada página de la grafica de movimiento debe identificarse conel nombre del área o dependencia en la cual se realiza el
proceso.
PRUEBAS DE RECORRIDO
Estas son parte de una técnica de auditoria que consiste en tomar
una muestra de cada tipo de transacción que sea importante en cada
uno de los diferentes ciclos, efectuando un recorrido a través del
sistema para:
Conocer el sistema.
Comprobar el sistema.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 53/130
Las ventajas del uso de estás pruebas son:
Contribuye a identificar las respectivas deficiencias y
excepciones.
Ayuda a la identificación de los controles claves.
Aumenta la eficiencia de la auditoria en todos sus niveles.
Contribuye al rápido y adecuado entendimiento de una
operación o proceso.
Para soportar la prueba de recorrido deben considerarse lasdependencias, el personal consultado, los controles verificados, la
descripción del recorrido y la conclusión sobre el resultado.
CUESTIONARIOS, ENCUESTAS Y ENTREVISTAS
Se utilizaron para comprender y documentar los controles,
igualmente para evaluar la existencia de procedimientos y la
evaluación sobre la segregación de funciones.
Estas herramientas de evaluación contribuyen a documentar la
auditoria integral del área y la descripción de los datos que componen
la información contemplada en los mismos.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 54/130
Encuestas e información suministrada por diferentes fuentes:
- Alcalde del Municipio de Chía
- Funcionarios de la Alcaldía
- Comunidad en general
- Universidad de la Salle
5.5. TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Esta sección contiene la información recolectada por medio de
encuestas realizadas a funcionarios de la alcaldía de chía teniendo en
cuenta únicamente la parte administrativa y las áreas de mayor
relación con contabilidad (ver anexo E).
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 55/130
6. RESULTADOS
Con este trabajo de investigación se colaboró con el Municipio de Chía
y especialmente con la Alcaldía haciendo entrega formal de una
herramienta muy importante para el control interno basada en un
manual de procedimientos para el área de contabilidad obteniendo
resultados como los siguientes:
Descripción detallada de las diferentes actividades que debe
desarrollar el área de contabilidad estableciendo la relación directa e
indirecta hacia las demás dependencias de la Administración.
Responsables directos en cada proceso y procedimiento especificandola función que debe realizar para el logro del objetivo y mayor control
en las actividades del área y compromiso por parte de los
involucrados.
La propuesta presentada ofrece mayor facilidad de entendimiento y
conocimiento ya que consta, además del flujograma, de la descripción
detallada de cada actividad en los diferentes procedimientos y puede
servir de consulta rápida, otro punto importante que aporta este
trabajo es el manejo de la parte legal (normatividad actualizada) que
aplica a cada proceso de acuerdo al Procedimiento Número tres (3)
emitido por la Contraloría General de la Nación y las diferentes
Circulares Conjuntas, Directivas y Decretos.
bilid d ) di ibl di é i
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 56/130
responsabilidades) ya que esta disponible en medio magnético
permite mantener al día la normatividad como los cambios que se
puedan presentar interna y externamente en los procesos.
Fortalece el control en las actividades desarrolladas por el área
contable y agiliza no solamente tareas y funciones sino la información
presentada ante la alcaldía y a los diferentes entes públicos.
Sirve como base para capacitar a los funcionarios de la Alcaldía con el
fin de conocer el proceso contable y sus diferentes procedimientos y
es una herramienta de análisis, inspección y vigilancia por parte de
Control Interno.
Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y
presentados a través de informes oportunos.
De conformidad con lo anterior se presenta el Manual de
Procedimientos para el Área Contable del Municipio de Chía
cumpliendo las expectativas de la Administración, examinado yavalado positivamente por el Departamento de Control interno se
acepto el trabajo con el fin de implementarlo y aplicarlo para esta
área.
BIBLIOGRAFÍA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 57/130
BIBLIOGRAFÍA
ARDILA M., Marina. HERNANDEZ, Sandra Helena. CORREA, Maria
Stella. VILLAMIZAR, Ligia Yanira. Control Interno: Estructura
Conceptual Integrada.
BELTRAN, Jaramillo Jesús Mauricio, Indicadores de Gestión
(Herramientas para lograr la competitividad). Segunda edición.
CANO, Pabon Jairo Alberto, Contador General de la Nación,
Resolución No. 250 de 2003, Norma Básica de Plazos y Requisitos,
Circular Externa No. 056 de 2004.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Ley 87 del 29 de noviembre de 1993.
Constitución Política de Colombia de 1991.
CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Procedimientos No. 005 de
1997, No. 006 de 1998, No. 07 de 1998
CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Instructivos No. 001 de
1996, No. 002 de 1996, No. 003 de 1996, No. 008 de 1998.
CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Capitulo 3. Procedimientos
Relativos a la Presentación de Información y Estados Contables.
CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Decreto 2145 de Noviembre
de 1999
LOAIZA Gallon Hernando Control Interno en las Entidades
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 58/130
LOAIZA, Gallon Hernando. Control Interno en las Entidades
Territoriales. Segunda edición.
MANTILLA, Blanco Samuel Alberto, Control Interno - Estructura
Conceptual Integrada (COSO) 1998.
MENDOZA, Hernández José Francisco, Elementos de Contabilidad
Gubernamental. Primera Edición.
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO, Aspectos Generales
del Proceso Presupuestal Colombiano.
NIETO, Sánchez Edgar Fernando, Contador General de la Nación,
Circular Externa No. 019 de 1997, Circular Externa N. 012 de 1996,
Circular Externa No. 020 de 1997, Resolución No. 4444 de 1995.
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, Directiva Presidencial 02 del 5 de
abril de 1994.
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, Directiva Presidencial 01 del 29 de
enero de 1997.
SALAZAR, Martín Francisco, Contador General de la Nación. Circular
Externa No. 045 de 2001, Resolución No. 045 de 2001, Resolución
276 de 2001, Resolución 364 de 2001. ZULUAGA, Ruiz Mauricio, Director del Departamento Administrativo
de la Función Pública Decreto 280 del 8 de febrero de 1996 Decreto
ANEXO A
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 59/130
ANEXO A
MAPA GEOGRAFICO DEL MUNICIP IO DE CHÍA
ANEXO B
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 60/130
ANEXO B
ORGANIGRAMA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CPIO DE CHÍA
ANEXO C
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 61/130
ANEXO C
CUESTIONARIOS REALIZADOS A LOS FUNCIOARIOS DE LA
ALCALDÍA
CUESTIONARIO 1
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Alberto Guatame Espinosa _____________________________
Cargo: Profesional Universitario _________________________
Dependencia: Secretaría de Hacienda ______________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia. 1
Describa sus funciones brevemente. *Administración red hacienda*Soporte técnico usuariosalcaldía
*Administración paquete Has2001
*Coordinador informes entesfiscales.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites- Procesos- Documentos
- Tramites- Procesos
¿Cree usted que se debe mejorar
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 62/130
q jalgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?
_____________
Cual es su opinión del área contable. Actualmente su función esóptima.
CUESTIONARIO 2
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 63/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Gloria Rueda ________________________________________
Cargo: Auxiliar Administrativa-Jefe de Presupuesto ___________Dependencia: Presupuesto_________ _____________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia. 2
Describa sus funciones brevemente. *Manejo de presupuesto*Todas las cuentas, trámitepara pago.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites
- Procesos- Documentos
Si No si su respuestaes afirmativa descríbalos.
*Disponibilidad y registro elcual se pasa a contabilidad.
*Es devuelto con unaresolución administrativa y sepasa a tesorería.
¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles?
*Se maneja en Excel lascuentas.
*Se lleva un registro.
¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál? _____________
CUESTIONARIO 3
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 64/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Carlos Julio Arias Guzmán _____________________________
Cargo: Jefe de División_____________________ ____________Dependencia: Dirección de Planeación _____________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia. 27
Describa sus funciones brevemente. *Gestión de programas yproyectos.
*Modernizar la administraciónfinanciera.
*Seguimiento y evaluación deproyectos de inversiónpublica.
*Capacitación a personasencargadas del proceso dedesarrollo de programas yproyectos.
*Banco de datos oestadísticas.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites- Procesos- Documentos
Si No si su respuesta
________________
¿Cree usted que se debe mejorarl ú d l á
La aplicación de lad d b
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 65/130
algún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?
normatividad sobreSaneamiento Contable.
Cual es su opinión del área contable. Es una herramienta o manoderecha para tener en unmomento dado la informaciónnecesaria para la toma dedecisiones.
CUESTIONARIO 4
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 66/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Martha Patricia Mendoza ______________________________
Cargo: Directora Control Interno______________ ___________
Dependencia: Control Interno______ ______________________ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia.
3
Describa sus funciones brevemente. *Apoyar y asesorar a laadministración en elfortalecimiento del sistema.
*Evaluación – cultura decontrol.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites- Procesos- Documentos
Si No si su respuestaes afirmativa descríbalos.
Verificamos si estaimplementado el sistema en elárea contable.
¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles? ______________
¿Cree usted que se debe mejorar
algún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?
Se debe actualizar según
nueva normatividad y se debeelaborar el manual deprocesos y procedimientos.
Cual es su opinión del área contable. Es eficiente y necesita apoyo.
CUESTIONARIO 5
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 67/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Luz Helena Chávez_____ ______________________________
Cargo: Jefe Almacén________________________ ___________Dependencia: Almacén__________ _______________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia. 3
Describa sus funciones brevemente. *Recibo y entrega deelementos de consumo ydevolutivos.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites
- Procesos- Documentos
Si No si su respuestaes afirmativa descríbalos.
Almacén entrega acontabilidad copias de las
entradas y salidas deelementos de consumo ydevolutivos.
¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles?
De los documentos entregadosa contabilidad almacén dejacopia.
¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?
Reciprocidad en lainformación.
CUESTIONARIO 6
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 68/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.
Nombre: Maria Clemencia López_ ______________________________
Cargo: Secretaria__________________________ ___________
Dependencia: Secretaría de Salud__ ______________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia.
7
Describa sus funciones brevemente. *Seguimiento de contratos
*Atención al público*Manejo de correspondencia*tramite de cuentas.
Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:
- Tramites- Procesos- Documentos
Si No si su respuestaes afirmativa descríbalos.
- Tramites
- Documentos
¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles? Control de cuentas
¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?
Unificar criterios en losprocesos, capacitación a nivelgeneral y del programacontable.
CUESTIONARIO 7
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 69/130
La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo y la actualización del manual deprocedimientos del área, por lo cual debe ser diligenciado en sutotalidad.
Nombre: Maria de los Ángeles Castro ___________________________
Cargo: Contadora__________________________ ___________
Dependencia: Contabilidad__ ______________________
ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES
Número de personas que trabajan enla dependencia.
2
Describa sus funciones brevemente. *Manejo contable
*Tramitar pagoproveedores*Manejo de activos ybienes.
Enuncie las dependencias con las queesta área tiene relación. Todas
Qué tipos de informes presenta estaárea en cumplimiento de sus funcionesa nivel interno y externo.
Contaduría – MensualmenteContraloría – TrimestralDIAN – Otras entidades
Cada cuanto se presentan informes anivel interno y externo.
Mensual o cuando seanrequeridos.
¿El área cuenta con algún tipo de guíao formatos para la presentación de
estos informes? ¿Cuáles?
Sistema financiero ycontable.
Que inquietudes o comentarios tieneesta área en cuanto a otrasdependencias en su relación laboral.
Que es trabajo en equipo.
ANEXO D
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 70/130
64
INFORME DE HALLAZGOSDEPENDENCIA PERSON/
DEPEND.TRAMIT. YPROCESOS
CONTROL DEDOCUMENTOS
OBSERVACIONES
Hacienda 1 T. P. NOAdministración, soporte usuarios e informes a entesfiscales.
Presupuesto 2 T. P. SISe lleva control dependiendo el número de registros yse tiene relación con las dependencias de contabilidady tesorería.
ControlInterno 3 T. P. D. NO
Verificación de procesos y procedimientos en el áreacontable.
Planeación 27 -------- -------No presenta ninguna relación con el área contable,encargados de programas y proyectos para elmunicipio.
Suministros 3 T. P. D. SIEsta dependencia es la que presenta mayor relacionacon el área contable y de los documentos entregadosmaneja copia.
Secretaria deSalud
7 T. D. SISu relación con contabilidad se presenta en launificación de criterios y procesos, capacitación enprogramas contables.
INFORME DE HALLAZGOS EN EL ÁREA CONTABLEPERSON./ DEPEND FUNCIONES ENTREGA DE PERIODICIDAD DE OBSERVACIONES
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 71/130
65
DOCUMENTOS INFORMES
2 personas
Esta dependenciaesta conformadapor:
- Contadora
- - Auxiliar Contable
• Manejocontable
• Tramitarpagoproveedores
• Manejoactivos ybienes
El área recibe lascuentas ydocumentos enforma oportuna.
• ContaduríaGeneral de laNaciónpresentaciónmensual.
• ContraloríaGeneral de laNaciónpresentacióntrimestral.
• DIAN y otrasentidades.
Esta dependencia requieredel apoyo y colaboración delas demás áreas para:
• Entrega completa dedocumentos.
• Tiempo necesario paraentrega de documentos ytrámites.
• Trajo en equipo.
Lo anterior con el fin de ser
más eficiente los procesosde la administración.
ANEXO E
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 72/130
66
ANEXO F
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA N 12
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 73/130
67
Anexo No. 1
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
INGRESOS INGRESOS REGISTRA INGRESOS INGRESOS REGISTRA
DEL CATALOGO EL DEL CATALOGO EL
PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESONUMERAL
NACIONAL CUENTAS DELPGCP
CUENTAY
SUBCUENTA
U OBLIG.
NUMERAL
NACIONAL CUENTAS DELPGCP
CUENTAY
SUBCUENTA
U OBLIG.
1.1. INGRESOSTRIBUTARIOS
INGRESOSTRIBUTARIOS
4105 Numeral 001 Cuota valorizaciónobras nacionales
Cuotasvalorización porobras nales.
411006 INSTITUTONACIONAL DE VIAS
Numeral 002 Otras tasas, multasy contribuciones
1.1.1. IMPUESTOS
DIRECTOS
no especificadas Multas, sanciones,
otrascontribuciones
4110-02-04-
08
ENTIDAD QUE LOS
GENERE
Numeral 003 Contribuciónespecial porexplotación o
Contribuciónespecial porexplotación y
Numeral001
Impuesto Renta yComplementarios
Renta yComplementarios
410501 DIAN exportación depetroleo crudo,gas, carbón
exportación depetróleo.
411007 DIAN
y ferroniquel
1.1.2. IMPUESTOSINDIRECTOS
Numeral 004 Contribuciónespecial del 5%sobre contra-
Contribuciónesespeciales sobre
tos de obraspúblicas del ordennacional.
contratos deobras públicas
411005 ENTE QUECONTRATE
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12
Numeral001
Impuestos sobreaduanas yrecargos
Aduana yRecargos
410503 DIAN Numeral 005 Telefonía celular Rentascontractuales
411009 DIRECCION DELTESORO NACIONAL
Numeral Impuesto a las Impuesto valor 410504 DIAN Numeral 006 Concesión Concesión a las 411009 SUPERINTENDENCIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 74/130
68
Numeral002
Impuesto a lasventas
Impuesto valoragregado-IVA
410504 DIAN Numeral 006 Concesiónsociedades
portuarias
Concesión a lassociedades
portuarias
411009 SUPERINTENDENCIADE PUERTOS
Numeral003
Impuesto a lagasolina y ACPM
Gasolina y ACPM 410509 DIAN Numeral 007 IngresoscontraprestaciónICEL-CORELCA
Rentascontractuales
411009 MINISTERIO DEMINAS Y ENERGIA
Numeral004
Impuesto del 5%a los pasajesinternac.
Pasajes Aéreos(Eliminado conLey 300 )
410510
Numeral005
Impuesto timbrenacional
Timbre Nacional 410511 DIAN 2. RECURSOS DECAPITAL
Numeral006
Timbre nacionalsobre salidas alexterior
Timbre de salidas 410514 AERONAUTICACIVIL
2.5. RECURSOS DELCREDITO EXTERNO
DEUDA PUBLICAEXTERNA
2210 DIRECCIONCREDITO PUBLICO
Numeral007
Impuesto al oro yplatino
Otros ImpuestosNacionales
410575 MINISTERIO DEMINAS YENERGIA
2.6 RECURSOS DELCREDITO INTERNO
DEUDA PUBLICAINTERNA
2205 DIRECCIONCREDITO PUBLICO
1.2 INGRESOS NOTRIBUTARIOS
NO TRIBUTARIOS 4110
1.2.1. TASAS Y MULTAS TASAS 411001 2.7 OTROS RECURSOSDE CAPITAL
MULTAS 411002
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
INGRESOS INGRESOS REGISTRA INGRESOS INGRESOS REGISTRA
DEL CATALOGO EL DEL CATALOGO EL
PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESONUMERAL
NACIONALCUENTAS DEL
PGCP
CUENTAY
SUBCUENTA
U OBLIG.
NUMERAL
NACIONALCUENTAS DEL
PGCP
CUENTAY
SUBCUENTA
U OBLIG.
Numeral001
Recuperacióncartera
Préstamosconcedidos(disminución)y/o
1415 ENTE QUEREALIZA LARECUPERACION
das nacionales. Dividendos yparticipaciones
480510 DIRECCION DELTESORO NACIONAL
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 75/130
69
Ingresos
extraordinarios(si hay provisión)
481008 DIRECCION
CREDITOPUBLICO
5. RENTAS
PARAFISCALES
RENTAS
PARAFISCALES
4115
Numeral002
RendimientosFinancieros
Otros ingresosfinancieros ó
4805 ENTIDAD QUELOS GENERE
Serviciosfinancieros
4350 ENTIDADESDEDICADAS AESTOSSERIVICIOS
Numeral 0001 Fondo nal.prestacionessociales magisterio
Aporte al FondoNal. dePrestaciones delMagisterio
411514 FONDONAL.PRESTACIONESDEL MAGISTERIO
Numeral003
Donaciones Superávit pordonación
3120 ENTIDAD QUERECIBE LADONACION
Aporte al Fondode PromociónTurística
411517 FONDO DEPROMOCIONTURISTICA
Numeral004
Diferencialcambiario
Serviciosfinancieros ó
4350 DIRECCIONCREDITOPUBLICO O ENTEQUE MANEJE
Otros ingresosfinancieros
4805 ENTIDAD QUELOS GENERE
6. FONDOSESPECIALES
INGRESOS PORFONDOSESPECIALES
4120
Numeral005
Enajenación deactivos
El activocorrespondiente(disminución)
ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS
Utilidad en ventade activos ó
481001 ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS
Numeral 0001 Contribución entid.vigiladas porSupersociedades
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIADE SOCIEDADES
Pérdida en ventao baja de activos
581001 ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS
Numeral 0002 Contribuciónentidadesfiscalizadas porContranal
Cuota deFiscalización
412002 CONTRALORIAGENERAL DE LAREPUBLICA
Numeral 0003 ContribuciónSuperintendenciaSubsidio Familiar
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIASUBSIDIO FAMILIAR
Numeral009
Reintegros yotros recursos noapropiados
1. Transferenciasinterg. giradas(disminución)
5405 DIRECCION DELTESORONACIONAL
Numeral 0004 ContribucionesSuperbancaria
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIABANCARIA
para reintegrosen la mismavigencia.
Numeral 0005 SuperintendenciaIndustria yComercio
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIADE INDUSTRIA YCOMERCIO
2. Operaciones deenlace-otrosrecursos decapital
472005 DIRECCION DELTESORONACIONAL
Numeral 0006 SuperintendenciaNacional de Valores
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIANACIONAL DEVALORES
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 76/130
70
Numeral
0010
Excedentes
financierosentidadesdescentraliza-
Excedentes
financieros
481003 DIRECCION DEL
TESORONACIONAL
Numeral 0007 Contribución
entid.vigiladas porSuperpuertos
Contribución a
Superintendencias
412001 SUPERINTENDENCIA
GENERAL DEPUERTOS
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP
INGRESOS INGRESOS REGISTRANUMERAL
INGRESOS INGRESOSCUENTA
Y
SUBCUENTA
REGISTRA
DEL CATALOGO EL DEL CATALOGO EL
PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO
NUMERAL
NACIONALCUENTAS DEL
PGCP
CUENTAY
SUBCUENTA
U OBLIG. NACIONALCUENTAS DEL
PGCP U OBLIG.
Numeral0008
Contribución paraladescentralización
Contribución paraladescentralización
412003 DIAN (Unificadocon el impuestoGasolina yAcpm.
Numeral 0020 Junta Central deContadores
Junta CentralContadores
412015 JUNTA CENTRAL DECONTADORES
Numeral0009
Financiaciónsector justicia
FinanciaciónSector Justicia
412004 DIAN Numeral 0021 Fondo deSolidaridad yGarantía del sectorsalud
Fondo deSolidaridad yGarantía
412016 FONDO DESOLIDARIDAD YGARANTIA
Numeral0010
Fondo de defensanacional
Fondo de Defensanacional
412005 MINISTERIO DEDEFENSANACIONAL
Numeral 0022 Fondo deSolidaridadPensional
Fondo deSolidaridadPensional
412017 FONDO DESOLIDARIDADPENSIONAL
Numeral0011
Productoelectrónico deidiomas
ProductoElectrónico deIdiomas
412006 INSTITUTOELECTRONICODE IDIOMAS
Numeral 0023 Comisión deRegulación deTelecomunicaciones
Comisión deRegulación
412018 COMISION DEREGULACION DETELECOMUNIC.
Numeral0012
Fondos docentesy adtivos.Univ.Nva.Granada
Fondos DocentesUniv.Nva.Granada
412007 UNIVERSIDADNUEVAGRANADA
Numeral 0024 Comisión deRegulación deEnergía y Gas
Comisión deRegulación
412018 COMISION DEREGULACION DEENERGIA Y GAS
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 77/130
71
Numeral0013 Fondo deestupefacientes-Minsalud
Fondo NacionaldeEstupefacientes
412008 FONDONACIONAL DEESTUPEFACIENTES
Numeral 0025 Comisión deRegulación de AguaPotable
Comisión deRegulación 412018 COMISION DEREGULACION DEAGUA POTABLE
Numeral0014
Fondos internosdel Ministerio deDefensa
Fondos internosMinisterio deDefensa
412009 MINISTERIO DEDEFENSANACIONAL
Numeral 0026 U.A.E. MineroEnergética
UnidadAdtiva.Especial-Minero Energética
412019 U.A.E. MINEROENERGETICA
Numeral0015
Fondos internosde la Policía
Fondos Internosde la Policia
412010 POLICIANACIONAL
Numeral 0027 DepartamentoAdtivo. FunciónPública
DepartamentoAdministrativo dela Función Pública
412020 DEPARTAMENTOADTIVO. FUNCIONPUBLICA
Numeral0016
Fondopublicaciones dela Contraloría
FondosPublicacionesContraloría
412011 CONTRALORIAGENERAL DE LAREPUBLICA
Numeral 0028 Superintendenciade ServiciosPúblicos
Contribución aSuperintendencias
412001 SUPERINTENDENCIASERVICIOSPUBLICOS
Numeral0017
Fondo RotatorioMinisterio deMinas y Energia
Fondo RotatorioMinisterio deMinas
412012 FONDOROTATORIO DELMINISTERIO DEMINAS
Numeral 0029 Fondo de riesgosprofesionales
Fondo de riesgosprofesionales
412021 FONDO DE RIESGOSPROFESIONALES
Numeral0018
Fondo Nacionalde Regalías
Fondo Nacionalde Regalías
412013 FONDONACIONAL DEREGALIAS
Numeral 0030 Fondo de BienestarSocial Dian
Fondo deBienestar Social-Dian
412022 FONDO DEBIENESTAR SOCIAL-DIAN-PAGADORA
Numeral0019 EscuelasIndustriales eInstitutosTécnicos
EscuelasIndustriales eInstitutosTécnicos
412014 MINISTERIO DEEDUCACIONNACIONAL
Numeral 0031 Instituto de laProcuraduría Instituto de laProcuraduría 412023 INSTITUTO DEESTUDIOS DELMINISTERIOPUBLICO
FUENTE: CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (CIRCULAR EXTERNA 012 DE DIC. 02 DE 1996)
ANEXO GDEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
CONTALORIA GENERAL
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 78/130
72
CONTALORIA GENERAL
INFORME DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1_____________________________________________ 2_______________________________________________________ 3_________________________________NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE JEFE DEL ORGANISMO AÑO
4_____________________________________________ 5_______________________________________________________NOMBRE ENCARGADO DEL AREA CIUDA Y FECHA DE ELABORACIÓN
1. Señale los planes o programas adoptados para la evaluación y seguimiento al Sistema de Control
Interno durante el periodo.
2.2. Enuncie brevemente las políticas trazadas y las decisiones adoptadas en el respectivo comité.
1.1. Describa las áreas evaluadas y los principales resultados obtenidos.
AREA RESULTADO
2.3. Enuncie cada uno de los resultados obtenidos producto de la aplicación de las políticas y decisiones de
dicho comité.
1.2. Indique los análisis de riesgos efectuados en las diferentes áreas y las medidas adoptadas para su
prevención y control.
3. Sobre que áreas y/o temas se han producido informes de evaluación del sistema de control interno,
durante la vigencia.
2. Mencione las modificaciones que se han realizado a las normas de control interno de la entidad durante
el periodo.
3.1. Señale los principales resultados y hallazgos consagrados en los informes, así como las
recomendaciones propuestas.
2.1. Durante el periodo, cuantas veces se ha reunido el comité de coordinación de control interno. 4. Mencione los manuales de procedimientos y de funciones que se han elaborado, modificado o
suprimido durante el periodo indicando el respectivo acto administrativo y el motivo que origino esta
decisión.
5. Que políticas, programas y actividades de auto evaluación se han establecido con el objeto de
retroalimentar el sistema de control interno
OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________ ______________________________________________
FIRMA JEFE DEL ORGANISMO FIRMA ENCARGADO AREA
ANEXO H
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 79/130
ANEXO I
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 80/130
CARTA DEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO DE LAALCALDÍA DE CHÍA ACEPTANDO Y APLI CANDO EL TRABAJO
DE INVESTIGACION
OBJETIVO S RESULTADOS CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
General: - Se diseño elmanual de
- Se encontrarontareas y funciones
-Debe ser implementadopor el municipio ya que
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 81/130
Diseñar unsistema decontrol internocontable basadoen procesosadministrativosy normasvigentes para elcumplimiento yejecución de lasactividades endicho municipio
procedimientospara el áreacontable delmunicipio deChia comoherramienta decontrol internopara elcumplimiento yejecución de lasactividades delárea.- Descripcióndetallada de lasactividades querealiza el A.C. yla interacción con
las demásdependencias.- Se
establecieronpuntos de control.- Normatividadvigente.- Responsables
directos.- Tareasasignadas.- Flujogramas defácil y rápidacomprensión.
que no estaban e elmanual inicial.- Se modifico yespecifico lasfunciones de dichaárea con relación alas demásdependencias. - Noexistía una guíapráctica para lasdiferentesactividades delárea.- Consulta rápidadisponible para unproceso específico.- Herramienta para
analizar y vigilarlos procedimientosdel área contable.- Ayuda a la elaboray presentacióninformes a los entecontrol
es una herramientadinámica y guía completaque define los procesos yprocedimientos contablesmanejados en esta área.- Se debe teneractualizado el manual conla normatividad vigente.- el área de controlinterno debe hacerseguimiento de lasactividades desarrolladaspor el áreas contable.- Trabajar conjuntamentecon toda laadministración.
Específicos:
-Evaluar yanalizar laestructura actualde las diferentes
- se realizo un
informe dehallazgo de lasdiferentes áreaspara obtenerconocimiento de
- Conocimiento de
cada área.- Jefes de Área.- Actividadesrealizadas.-
- Utilizar de manera
optima el manual deprocedimientos propuestopara coordinar mejor lasactividades y usar lospuntos de control con el
con las demás. área contable encuanto al tiempo deentrega dedocumentos para
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 82/130
dar trámite.- Determinar lasconsecuenciasque se puedenpresentar debidoa la falta de unaguía deactividades parael área contable
- Existe unmanual para elAC que nogarantiza lainformación y elcumplimiento delas tareas.
- No tenerestablecidaclaramente lasactividades delárea.- La existencia deeste manual no esbase para definir labuena labordesempeñada por elárea.
- Se deben realizaractividades de controlcomo:* Seguimiento y revisiónpor parte de losresponsables de lasfunciones o act5ividades.* Se recomienda laactualización constante deacuerdo a la normatividadvigente.
- Desarrollaractividades conlos funcionariosdel municipio.
- Se realizaron:entrevistas,encuestas,cuestionarios,documentación,
observación.
- Alcalde,funcionarios de laalcaldía.
- Se obtuvo unconocimiento decada área.- Se identificaronmecanismos de
control (exist. y noexit.).- Secomplementaronlas activ. Descritasen el man. Prosed.
- Capacitación delpersonal de laadministración para unmayor conocimientode la práctica
contable.- Consulta
permanente- trabajo en equipo.
- Diseñar el
manual deprocedimientospara el áreacontable.
Diseño del
manual.
Cumplió con las
expectativas de laadministración
- Implementación y
actualización delmanual
- APORTES A LA ADMINISTRACION :
*Se presento una propuesta para el área contable la cual cumplió conlas expectativas cubriendo una necesidad administrativa del área.
*Es una herramienta que apoya al área de control interno planteandopuntos de control los cuales pueden ser evaluados y actualizados
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 83/130
ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIA
MANUAL DE PROCESOS Y
MAYO DE 2004
DIRECCION DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS DEL AREA CONTABLE
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 84/130
TABLA DE CONTENIDO PAG.
CONVENCIONES 1MAPA DE PROCESOS 2PROCESO CONTABLE 3INFORME MENSUAL DE ALMACÉN A CONTABILIDAD 4REGISTRO NOTAS DE ENTRADA 5PAGO DE CUENTAS 6INVERSIONES 7REALIZACIÓN DE AVALUOS PARA EFECTOS CONTABLES DE LOS BIENES INMUEBLES 8REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN 9REGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIÓN, RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOS INGRESOS DE LA NACIÓN 11
RECURSOS QUE LA NACIÓN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES 12CONTABILIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE 17REGISTRO CONTABLE 19CIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA 21ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES 30NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES 33INFORME DE CONTROL INTERNO 36PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL 38AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADO 39EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO 41
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 85/130
CONTABILIDAD REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
CONVENCIONES JAIRO CRUZ SALAMANCA
AÑO 2004
Conecta los símbolos indicando la dirección y el orden en que se debenrealizar las diferentes actividades.
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continuael diagrama de flujo.Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar
en una u otra v ia. Incluye una pregunta clave.
Se usa cuando en el proceso o actividad se requiere más deun documento. Indica que hay un proceso anterior, enlaza con otro proceso.
Representa un archivo de oficina, donde se guardan los documentos en forma temporal
o definitiva.
Indica el requerimiento de documentación para desarrollar laactividad.
Define el inicio y el final de un proceso. Indica el ingreso de información a un programa contable o la revisión de datosen el sistema.Dentro del símbolo se escribe la palabra inicio o fin.
Se utiliza para representar una actividad del procedimiento.
Representa los controles o recomendaciones que debe tener un procedimientoo actividad.
CONVENCIONES
DEPENDENCIAPROCEDIMIENTO
INICIO / FIN
PROCESO
punto
de control
¿CORRECTO?
DATOSALMACENADOS
MULTIDOCUMENTO
DOCUMENTO
ARCHIVO
T - D
1
CONECTOR
FUERA DE
PAGINA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 86/130
CONTABILIDADRELACI N CON OTRAS DEPENDENCIAS
PAG. 1
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
AÑO 2004
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
MAP A DE PROCESOS
- NOTAS DE ENTRADA.- ENTREGA COPIAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS.- INVENTARIOS.- INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL.- INGRESO DE BIENES.- BAJA DE BIENES.- UBICACIÓN FISICA DE LOS ACTIVOS.- CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.- VERIFICAR SALDOS.- DEPRECIACION DE ACTIVOS.
- VERIFICAR SI SE IMPLEMENTA EL SISTEMA DECONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE.
TESORERÍA
PRESUPUESTO
ALMACÉN
CONTROL INTERNO
CONTABILIDAD
- DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.- REGISTRO PRESUPUESTAL.- MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL.- INFORMES.- INFORME TRIMESTRAL A LA CONTRALORÍA Y A LOSDIFERENTES ENTES DE CONTROL.
- GENERA LA INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS YENVIO DE INFORMES A LOS ENTES FISCALES.- PAGO DE CUENTAS.- ARCHIVO.
Ó
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 87/130
CONTABILIDADPROCESO CONTABLE
N0 .
PAG. 2
El siguiente paso es su registro tanto en loslibros auxiliares como en el diario columnario. Alf inal del mes cada una de las columnas del librocolumnario se totalizan y estos resultados setransladan al libro mayor de donde finalmentese extrae la información para elaborar elBalance.
Contador.
Auxiliar Contable.
Contador.
Contador.
Auxiliar Contable.
Contador.
El proceso contable inicia con los documentossoporte que pueden ser, una cuenta por pagar,un recibo de caja, un contrato, cualquierdocumento que respalde una transaccióncontable.Dichos documentos se agrupan y con base enellos se elabora el asiento contable que es lainformación que se consigna en el comprobantede contabilidad lo cual indica acreditar o debitaruna cuenta.
Contador.
FLUJOGRAMA
Auxiliar Contable.
AÑO 2004
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MOPROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAM
DESCRIP CIÓN DEL PROCESO RESPONSABLE
DOCUMENTOSSOPORTES
COMPROBANTE DECONTABLIDAD
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
ACTIVIDAD FINANCIERA
ECONOMICA Y SOCIAL
BALANCE
CONSOLIDADOR
BALANCECONSOLIDADO
VALOR AGREGADO
RENTABILIDADPÚBLICA
ORIGEN Y APLICACIÓNDEL EXCEDENTE SOCIAL
DOCUMENTOSSOPORTES
DOCUMENTOSSOPORTES
LIBRO AUXILIAR
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 88/130
CONTABILIDADALMAC N - CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD
Jefe de Almacén.
01. Bienes de Consumo.02. Bienes Devolutivos.
Contador.
Contador.
Contador.
Auxiliar de Almacén
PAG. 3
La Dependencia de Contabilidad recibe el informe y elresponsable de la revisión es el Contador que revisa lascuentas con el fin de l levar un control de las mismas en elsistema.
La Dependencia de Almacén debe llevar un archivo delinforme de caracter temporal (T).
Si se encuentran inconsistencias se revisan las justificaciones del informe entre la Dependencia deContabilidad y Almacén con el fin de ajustar las cuentas.
La Dependencia de Contabilidad acepta el informe y verificaen el sistema que los movimientos y cuentas se encuentrencorrectamente registrados.
DEPENDENCIAPROCESO No. 1 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRI PCI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES
INFORME MENSUAL DE ALMAC N A CONTABILIDAD
El Jefe de Almacén elabora un informe mensual de ladependencia describiendo los movimientos de cuentas en elmes y envia a la Dependencia de Contabilidad.
Que mediante la Ley 863 de2003 fue prorrogada la Ley716 de 2001 por la cual seexpiden normas para elsaneamiento contable en elSector Público y se dictandispocisiones en materia
tributaria y otrasdisposiciones. Vigencia hastael 31 de Diciembre de 2005.
El Contador es el responsable derevisar el informe contra el sistema ycompararlo para determinar eladecuado movimiento de las cuentas.
AÑO 2004
ALMACÉNARCHIVA COPIA
T
INICIO
CONTABILILDADRECIBE Y REVISA ELINFORME DEALMACÉN.
C1
¿ACEPTA?CONTABILIDADDEVUELVE AALMACÉN.
FIN
NO
SI
ALMACÉNELABORA Y ENVIA INFORMEMENSUAL DE LOSMOVIMIENTOS DE CUENTAS
A CONTABILIDAD.
CONTABILIDADACEPTA Y CONFRONTA ENEL SISTEMA HAS 2001,PARA LLEVAR CONTROLSOBRE LAS CUENTAS.
C1
VIENE DE LADEPENDENCIADE ALMACÉN.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 89/130
CONTABILIDADALMAC N - CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD
Auxiliar de
Estos documentos son: Almacén.
0. Cotización.
1. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal.2. Orden de Compra, firmada por el Alcalde. Auxiliar de
3. Certificado de Registro Presupuestal. Almacén.
4. Nota de Entrada.
Contador.
Auxiliar Contable.
Tesorero.
Auxiliar de
Tesorería.
AÑO 2004
FLUJOGRAMA
La Dependencia de Tesorería recibe los documentos, revisa lasautorizaciones y la carta de sol icitud de pago enviada por elproveedor, dependiendo si es un bien o un servicio, de acuerdoa lo anterior gira el cheque para el pago oportuno al titular.
Si los documentos estan en orden se hace el respectivo registrocontable generando la resolución administrativa y se envian a laDependencia de Tesorería.
DEPENDENCIAPROCESO No. 2 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
PAG. 4
El contador o auxil iar contable recibe la nota de entrada contodos los soportes adjuntos para su revisión y aceptación pararealizar el registro.
Si al revisar los documentos, estos no se encuentran completosse devuelven a la Dependencia de Almacén para su debidacorrección.
La Dependencia de Tesorería archiva copia definitiva (D) de los
documentos del procedimiento.
El Contador recibe y revisa lanota de entrada verificandoque tenga los documentos
completos y soportados.
El Tesorero verifica en elsistema el registro paragenerar el cheque y realizar
el pago al proveedor.
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
JAIRO CRUZ SALAMANCA
CONTROLES
REGISTRO DE NOTAS DE ENTRADA
La Dependencia de Almacén recibe documentos de laDependencia de Presupuesto, revisa, genera nota de entrada yenvia a la Dependencia de Contabilidad.
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
El Auxiliar de Almacén revisaque los documentos estencorrectamente soportados paragenerar la respectiva nota deentrada.
4
INICIO
ALMACÉNRECIBEDOCUMENTOS DEPRESUPUESTO.
C1
CONTABILIDADRECIBE Y REVISA LANOTA DE ENTRADA.
¿CORRECTO?
CONTABILIDADDEVUELVE AALMACÉN.
TESORERIARECIBE, REVISA DOCUMENTOS,AUTORIZACIONES Y CARTA DELPROVEEDOR, GIRA CHEQUE.
FIN
C2
32
10
C3
NO
SI
TESORERIAARCHIVA
D
ALMACÉNGENERA NOTA DEENTRADA Y ENVIA ACONTABILIDAD.
C1
C2
C3
VIENE DE LADEPENDENCIADE ALMACÉN.
CONTABILIDADREGISTRA EN EL SISTEMAHAS 2001 Y ENVIA ATESORERÍA.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 90/130
CONTABILIDADTESORER A - CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD
Estos documentos son: Auxiliar Contable.
0. Copia del contrato u orden.1. Cuenta de Cobro (P.N. O Factura).
2. Solicitud de Disponibilidad presupuestal.
3. Certificado de la DIAN (R.U.T).
4. Certificado de recibido o realizado a satisfacción.
5. Formato de Registro de Proveedores.
Contador.
Auxiliar Contable.
Auxiliar Contable.
AÑO 2004 PAG. 5
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 3 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
La Dependencia de Contabi lidad genera una resoluciónadministrativa, crea el consecutivo de las cuentas yarchiva copia definitiva (D) para posterior consulta.
FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES
El Auxiliar Contable es responsablede la revisión de las cuentas, siencuentra inconsistencias en estasdebe devolverlas a la Dependenciade Tesorería para corrección.
Si las cuentas se encuentran debidamente soportadas deacuerdo al procedimiento, el Auxiliar Contable procede aregistrar en el sistema HAS 2001.
PAGO DE CUENTAS
La Dependencia de Contabi lidad recibe las cuentas porpagar enviadas por Tesorería, verificando que esten con losrespectivos soportes.
Si los documentos no se encuentran completos y/o noestan debidamente firmados estos se devuelven a LaDependencia de Tesorería.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
5
43
INICIO
CONTABILIDADRECIBE Y REVISA DETESORERIA LASCUENTAS CON LASFIRMAS AUTORIZADASDEL ORDENADOR DELGASTO.
C1
¿CORRECTO?
FIN
21
0
NO
SI
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
CONTABILIDADDEVUELVE ATESORERIA.
CONTABILIDADEL AUXILIAR CONTABLEREGISTRA EN EL
SISTEMA HAS 2001.
C1
VIENE DE LADEPENDENCIADE TESORERÍA.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 91/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 92/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 93/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 94/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 95/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 96/130
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 97/130
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 98/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Auxiliar Contable.
AÑO 2004 PAG. 10
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 7 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
Las operaciones de f lujosde fondos relacionadas conlos ingresos de la nacióndeberán efectuarse de
acuerdo con los términosdel instructivo No.003 del 2de diciembre de 1996, quehace parte de la circular012 de 02/12/96, la cualcontiene en detalle, lasdiferentes situaciones quepueden presentarse en elmanejo de operacionesrecíprocas de fondos ybienes. Ver anexo No. 1
El Contador realiza elregistro contabledéspues de haberrealizado lasaclaraciones con laDirección del TesoroNacional
El registro contable correspondiente a la causación de losingresos de la nación será responsabilidad del ente públicode la administración central o descentralizada del nivelnacional que los administre, independientemente del enteque los recaude.
Contabilidad archiva copia definitiva (D) de losdocumentos soporte.
JAIRO CRUZ SALAMANCAREGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIÓN, RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOS INGRESOS DE LA NACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
FIN
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
1
C3C3
CONTABILIDADREALIZA EL REGISTRO CONTABLE ENEL SISTEMA HAS 2001CORRESPONDIENTE A LA CAUSACIÓN,RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOSINGRESOS DE LA NACIÓN .
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 99/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 11
El Contador debe utilizarlas cuentas de acuerdoal Plan General de
Contabilidad Pública parael control y destino delos recursos de laNación.
JAIRO CRUZ SALAMANCARECURSOS QUE LA NACIÓN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES
La ley a iniciativa del Gobierno , fijará los servicios a cargode la Nación y de las Entidades Territoriales. Los recursosde la Nación seran destinados a financiar la educación y lasalud en los niveles que la ley señale según el articulo 356de la Constitución Política de Colombia.
Los municipios participarán en los ingresos corrientes de la
Nación. La ley, a iniciativa del gobierno, determinará el
porcentaje mínimo de esa participación y definirá las áreas
prioritarias de inversión social que se financiarán con
dichos recursos según el artículo 357 de La Constitución
Política de Colombia.
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
Resolución N. 063 de 22 deFebrero de 2002, pormedio de la cual semodifica la Resolución 400de 2000, en lo relativo al
reconocimiento y revelaciónde los recursos que laNación transfiere a lasentidades territoriales.
DEPENDENCIAPROCESO No. 8 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
Es obligación del Municipio registrar los recursos que ledestina la Nación de acuerdo al Plan General deContabilidad Públ ica con el fin de llevar un adecuadocontrol y manejo de estos.
El Gobierno registra el valor de los ingresos corrientes
cedido al Ente Territorial, para la financiación de losservicios a su cargo, prioritariamente los servicios de saludy educación, conforme a los porcentajes establecidos en laley. Este registro debe elaborarse en el momento que deconformidad con las normas legales, exista la obligación dehacer los giros correspondientes y no sobre la base deestimados.
El Municipio registra el valor de los recursos obtenidos dela Nación para la financiación de los servicios a su cargo.La elaboración de este registro, debe hacerse cuandoexista el derecho cierto y no sobre la base deestimaciones.
INICIO
C1
GOBIERNOCEDERÁ LOS RECURSOSFISCALES AL MUNICIPIO.
CONTABILIDADDEBE REGIS TRAR S EGÚN EL PLA NGENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICALOS INGRESOS CEDIDOS POR LANACIÓN.
FIN
C1
GOBIERNOEN EL MOMENTO DE CEDER LOS RECURSOS
UTIL IZ A LAS CUENTA S 5408 SIST EMAGENERAL DE PARTICIPACIONES CONTRA LASUBCUENTA 240314 SISTEMA GENERAL DEPARTICIPACIONES.
MUNICIPIOEN EL MOMENTO DE RECIBIR LOSRECURSOS UTILIZA LAS CUENTAS 4408IN GRESO S POR SIST EMA GENERAL DEPARTICIPACIONES CONTRA LA SUBCUENTA141312 SISTEMA GENERAL DEPARTICIPACIONES.
GOBIERNO NACIONALDESTINA RECURSOSATRAVES DEL SISTEMAGENERAL DEPARTICIPACIONES.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 100/130
CONTABILIDAD
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 101/130
CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 13
Norma técnica relat iva alreconocimiento de losrecursos naturales y delambiente, de que trata elnumeral 5.7.2.1 del PlanGeneral de Contabilidad
Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y delambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.
Cuando el ente público, un Municipio, ejecuta directamenteun proyecto de inversión.
Cuando un Municipio ejecuta directamente una parte delproyecto y otra parte la ejecuta a través de un convenio conuna Corporación Autónoma Regional, las inversiones que seadelantan quedan en cabeza de cada uno de los ejecutores
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
DEPENDENCIAPROCESO No. 9 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
CONTABILIDADREGISTRA LA EJECUCIÓN DIRECTADEL PROYECTO UTILIZANDO LACUENTA 1805 RECURSOS NAT.RENOVABLES EN CONSERVACIÓNCONTRA LA 2410 CONTRATISTAS.
¿ES EJECUCIÓNDIRECTA DELPROYECTO?
¿ES EJECUCIÓN DEPROYECTOS BAJO LA
MODALIDADCONVENIOS?
CONTABILIDADREGISTRA LA CANCELACIÓN
DE LA OBLIGACIÓNUTILIZANDO LAS CUENTAS2410 CONTRATISTAS Y 1110BANCOS.
1
NO SI
SI
NO
2
CONTABILIDADREGIST RA COMO EJECUTOR
DIRECTO DEL PROYECTOUT ILIZANDO LAS CUENT AS1805 REC. REN OVA BLES ENCONSERVACIÓNY 1110 BANCOS.
CONTABILIDADREGISTRA CUANDO TRANSFIERELOS RECURSOS A UN ENTEUTILIZANDO LAS CUENTAS 5406TRANSF. CORR. GIRADAS ALSECTOR PÚBLICO Y 1110BANCOS.
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 102/130
CONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 14
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
PROCESO No. 9 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
Norma técnica relat iva alreconocimiento de losrecursos naturales y delambiente, de que trata elnumeral 5.7.2.1 del PlanGeneral de Contabilidad
Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y del
ambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.
Caso en el cual el ente público ejecuta la inversión mediantecontratación y utiliza la figura de avance.
Contabilización de gastos de Administración:El ente ejecutor incurre en algunos gastos, que no puedenidentificar, respecto al monto que debe contabilizar en cadaproyecto.
CONTABILIDADREGISTRA EL AVANCEUTILIZANDO LAS CUENTAS 1420AVANCES Y ANTICIPOSENTREGADOS Y1110 BANCOS.
¿ES EJECUCIÓN DEINVERSIÓN COMO AVANCEEN LA CONTRATACIÓN?
¿ES CONTABILIZACIÓNDE GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN?
CONTABILIDADREGISTRA LA TERMINACIÓN DELA EJECUCIÓN UTILIZANDO LAS
CUENTAS 1805 REC. NAT.RENOVABLES EN CONSERVACIÓNY 1420 AVANCES Y ANTICIPOSENTREGADOS.
2
NO SI
SI NO
CONTABILIDADEN EL MOMENTO DE
CONTABILIZAR LOS EGRESOSUTILIZA LAS CUENTAS 5105SERVICIOS PERSONALES Y 1110BANCOS.
3
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 103/130
CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 15
Norma técnica relat iva alreconocimiento de losrecursos naturales y delambiente, de que trata elnumeral 5.7.2.1 del PlanGeneral de Contabilidad
Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y delambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.
Inversiones directas en recursos naturales renovables enexplotación, el ente público invierte en recursos naturalesrenovables para explotación.
Inversiones directas en recursos naturales no renovables enexplotación, el ente público invierte en recursos naturales norenovables en explotación, contabilizaciónen el momento deiniciar la inversión y causar la obligación.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
DEPENDENCIAPROCESO No. 9 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
CONTABILIDADREGISTRA EL AVANCEUTILIZANDO LAS CUENTAS 1830INVERSIONES EN REC. NAT.RENOVABLES EN EXPLOTACIÓN Y2410 CONTRATISTAS.
¿SON INVERSIONESDIRECTAS EN REC. NAT.RENOVABLES ENEXPLOTACIÓN?
¿SON INV. DIRECTAS ENREC. NAT. NO RENOVABLES
EN EXPLOTACIÓNES?
CONTABILIDAD
REGISTRA LA CANCELACIÓN DELA OLIGACIÓN UTILIZANDO LASCUENTAS 2410 CONTRRATISTASY 1110 BANCOS.
3
NO SI
SI NO
CONTABILIDADREGISTRA LA AMORTIZACIÓN DE LAINVERSIÓN UTILIZANDO LASCUENTAS 5320 AMORTIZACIONES YAMORTIZACIÓN ACUMULADA DEINV. EN RECURSOS NAT.RENOVABLES EN EXPLOTACIÓN.
CONTABILIDADEN EL MOMENTO DEINCIAR LA INVERSIÓNUTILIZA LASCUENTAS 1840 INVERSIONESEN REC. NAT. NO RENOVABLES ENEXPLOTACIÓN Y 2410 CONTRATISTAS.
CONTABILIDADCUANDO AMORTIZAZ LA INVERSIÓNUTILIZA LAS CUENTAS 5320AMORTIZACIONES Y 1845 AMORTIZACIÓNACUMULADA DE INVERSIONES EN REC.NAT. NO RENOVABLES PARA EXPLOTACIÓN.
CONTABILIDADCUANDO CANCELA LA OBLIGACIÓNUTILIZA LAS CUENTAS 2410CONTRATISTAS Y 1110 BANCOS.
4
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 104/130
CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Auxiliar deTesorería.
AÑO 2004 PAG. 16
DEPENDENCIAPROCESO No. 9 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
Norma técnica relat iva alreconocimiento de losrecursos naturales y delambiente, de que trata elnumeral 5.7.2.1 del PlanGeneral de Contabilidad
Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y delambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.
Las Dependencias de Tesorería y Planeación son lasresponsables de archivar copia definitva (D) de los
documentos relacionados con los proyectos.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
4
TESORERÍA/PLANEACIÓNARCHIVA COPIA
D
FIN
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 10 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 105/130
REGISTRO CONTABLE
N0. NORMATIVIDAD
Auxiliar Contable.
Contador.
Contador.
Auxiliar Contable.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 17
El Auxiliar Contable al recopilar y analizarla información esta comprobando quetenga todos los requisitos y que cumplacon todos los soportes.
El Contador revisa y codifica,comprobando que no falten soportes yque estos tengan las firmas yautorizaciones respectivas.
JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRI PCI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES
0. Recibo de caja.
1. Comprobantes de consignación.
4. Notas debito/credito.
PROCEDIMIENTO
El Auxiliar de Contabilidad recopila, analiza y organiza losdiferentes soportes contables, estos son:
2. Comprobantes de pago.
3. Facturas.
El Contador revisa los diferentes soportes, comprobantes yautorizaciones, para codificar.
El Contador verifica que los saldoscorrespondan entre las cuentas ysubcuentas para evitar errores en lacodificación o en los soportes.
Si los soportes no estan completos o estan incorrectos sedevuelven a la Dependencia de Tesorería o Dependenciarespectiva con las observaciones necesarias para sumodificación; Si esta correcta firma y pasa a registro.
El Auxiliar Contable procede a registrar en el sistema lossoportes y comprobantes de acuerdo con el Plan Generalde Contabilidad Pública en el programa HAS 2001.
El Contador verifica saldos en cuentas y subcuentas.
4
INICIO
C1
¿CORRECTO?
CONTABILIDADEL CONTADORVERIFICA SALDOS.
C2
32
10
NO
SI
CONTABLIDADRECOPILA Y ANALIZALOS SOPORTESENVIADOS POR LASDEMÁS DEPENDENCIAS.
CONTABILIDADDEVUELVE A LADEPENDENCIA.
CONTABILIDADEL AUXILIAR DECONTABLIDADREGISTRA EL ELSISTEMA HAS 2001.
1
CONTABILIDADREVISA LOSSOPORTES, LASAUTORIZACIONES YCODIFICA.
C3
C1
C2
C3
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO N 10 REALIZADO POR CLAUDIA MARCELA MORA M
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 106/130
CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD
0. Balance General. Contador.1. Estado de Actividad Financiera y Económica.
2. Estado de Cambios en el Patrimonio.
3. Estado de Flujos de Efectivo.
AÑO 2004 PAG. 18
PROCESO No. 10 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES
REGISTRO CONTABLE
La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva(D) de los documentos soportes para posterior consulta.
La Dependencia de Contabilidad retoma la informacióngenerada por el sistema para la elaboración de informes ytoma de decisiones, como son:
3CONTABILIDADUTILIZA LA INFORMACIÓNPARA LA ELABORACIONDE INFORMES Y TOMA DEDECISIONESFINANCIERAS Y
1
FIN
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
21
0
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 107/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO N 11 REALIZADO POR CLAUDIA MARCELA MORA M
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 108/130
CONTABILIDADCIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Auxiliar Contable.
AÑO 2004 PAG. 20
Norma tecnica relativa alas instrucciones paracierre de la cuenta Principaly Subalterna.En cumplimiento de susfunciones legales y en
particular las establecidasen los literales b) y c) delartículo 3º de la Ley 298del 23 de jul io de 1996, sepermite impartirinstrucciones para eladecuado cierre de lacuenta Principal ySubalterna.
La Dependencia de Contabi lidad realizará notas internasnecesarias para cancelar al f inal del periodo contable losvalores que se encuentren conciliados hasta ese momento conel fin de registrarlas en el sistema contra la cuenta 3110 3230RESULTADOS DEL EJERCICIO, en su respectiva subcuenta
La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva (D) delprocedimiento.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
PROCESO No. 11 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
FIN
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
CONTABILIDADMEDIANTENOTAS INTERNAS, CANCELARÁALFINALIZAR EL PERÍODO CONTABLE LOSVALORES DE LAS SUBCUENTAS QUE ESTÉNCONCILIADOS, DIRECTAMENTE CONTRA LACUENTA DEL PATRIMONIO 3110 Ó 3230 -RESULTADOS DEL EJERCICIO, EN LASUBCUENTA PRINCIPAL Y SUBALTERNA.
1
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0 NORMATIVIDAD
JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
CONTROLES
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 109/130
N0. NORMATIVIDAD
Auxiliar Contable.
Contador.
Contador.
Auxiliar Contable.
Contador.
Contador.
Estos son:
5. Balance General.
6. Estado de Actividad Financiera.
7. Estado de Cambios en el Patrimonio.8. Estado de Flujos de Efectivo.
AÑO 2004 PAG. 21
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA CONTROLES
Si la información se encuentra en orden, el Auxiliar Contable
registra en el sistema HAS 2001, verificando los saldos encuentas y subcuentas de control.
El presente procedimiento debeser aplicado por todas lasentidades públicas deconformidad con el artículo 2 dela Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.
El Contador retoma la información generada a través delsistema para la elaboración de los Estados Contables. El Contador es el responsable de
revisar y anal izar los saldos delas cuentas y subcuentas decontrol para la correctaelaboración de los EstadosContables.
El Contador es responsable deverificar que los soportes,comprobantes y documentosanexos se encuentren en ordenpara el adecuado registro en elsistema HAS 2001.
La Dependencia de Contabi lidad anal iza la informaciónenviada por la Secretaría de Hacienda, con los siguientesdocumentos:
RESPONSABLE
El Contador codifica los comprobantes y verifica que seencuentren con todos los soportes, si la información no estacompleta o es incorrecta se devuelve a la Dependencia deTesorería para corrección.
3. Facturas.
4. Notas debito/credito
2. Comprobantes de pago.
1. Comprobantes de consignación.
0. Recibo de caja.4
INICIO
C1
¿CORRECTO?
CONTABILIDADELABORA ESTADOSCONTABLES.
C2
32
10
CONTABILIDADVERIFICA SALDOS ENCUENTAS Y SUBCUENTAS.
NO
SI
87
65
CONTABILIDADRECOPILA Y ANALIZA LAINFORMACIÓN.
CONTABILIDADREVISA SOPORTES YCOMPROBANTES.
CONTABILIDADDEVUELVE A LADEPENDENCIARESPONSABLE.
CONTABILIDADREGISTRA ENPROGRAMA CONTABLEHAS 2001.
1
C1
C2
VIENE DE LASDIFERENTESDEPENDENCIAS.
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 110/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 22
La Dependencia de Contabil idad debe presentar de maneraclara, senci lla y didáctica la forma como se estructuran ypresentan los estados contables que hacen referencia lasnormas técnicas contenidas en el Plan General de ContabilidadPública como es:
El Contador debe realizar eldil igenciamiento del BalanceGeneral de acuerdo a loestablecido en el Plan Generalde Contabilidad Pública.
Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conector
para asignar otros Estados Contables.
En el Balance general deberá presentarse por separado y enforma consistente la estructura detallada de sus saldoscorrientes y no corrientes, expresando sus cifras aproximadas amiles de pesos y mostrarse en forma comparat iva a nivel degrupos o cuentas, según sea el
La presentación del Balance General se realiza mediante latabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de
activo, pasivo y patrimonio, representados en términosmonetarios que ref lejan, a una fecha de corte o de cierre, larecopilación, clasificación y resumen de los datos contables.
El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de la
Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.
- El Balance General.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
C3C3
CONTABILIDADES RESP ONSABILIDAD DE LADEPENDENCIA DE CONTABILIDADESTRUCTURAR EL BALANCEGENERAL.
CONTABILIDADMEDIANTE LA RECOLECCIÓN DECODIGOS, RELACIÓN DECUENTAS, RECOPILACIÓN,
CLASIFICACIÓN Y RESUMEN DEDATOS CONTABLES.
CONTABILIDADPRESENTA PORSEPARADO LOSSALDOS CORRIENTESY NO CORRIENTES
CONTABILIDADDILIGENCIA ELBALANCE
GENERAL.
2
1
¿ES BALANCEGENERAL?1
NO
SI
ADMINISTRACION CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 111/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 23
La Dependencia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos, f irma y envia para que los demásfuncionarios responsables firmen.
Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo
2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.
Para la elaboración y presentación del Balance General,deben tenerse en cuenta los elementos constitutivos de losestados contables.En este estado se mostrará la información relativa a lascuentas de orden, en el entendido que corresponde aanotaciones por fuera del balance que permiten la revelaciónsuficiente para efectos de análisis.
A nivel de grupo, correspondiente a 2 dígitos, se incluirán losgrupos de acuerdo a las clases de activos, pasivos ypatrimonio y a nivel de cuenta cuatro dígitos, se incluirán lascuentas correspondientes a los grupos que conforman lasclases de activo, pasivo y patrimonio.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CION DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
CONTABILIDADDEBE PRESENTAR EN EL BALANCEGENERAL LA INFORMACIÓNCORRESPONDIENTE A LAS CUENTASDE ORDEN.
2
CONTABILIDADDEBE INCLUIR LOSDÍGITOS A NIVELDE GRUPO Y A NIVEL DE CUENT ACORESPONDIENTES A ACTIVOS,PASIVOS Y PATRIMONIO.
¿ES ESTADO DEACTIVIDAD FINANCIERA ,ECONÓMICA Y SOCIAL?
NO
SI
3
2
1
CONTABILIDADCONSOLIDA LAINFORMACIÓN PARAPRESENTARLA Y SERFIRMADA.
CONTABILIDADCONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCAELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 112/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 24
A nivel de grupo (dos dígitos) y anivel de cuenta Ccuatrrodígitos). Se incluirán en forma clasificada los grupos
correspondientes a las clases de ingresos, gastos y costos. Lascifras del Estado de actividad financiera, económica y socialdeberán presentarse aproximadas a miles de pesos ymostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas,según sea el caso, con las del período anterior.
La Dependencia de Contabilidad consolida la información con losanexos respectivos firma y envia para que los demásfuncionarios responsables revisen y firmen.
Es responsabilidad delContador clasificar los gruposy cuentas con el fin de que lainformación presentada seaconfiable y consolidarlaadecuadamente para larevisión y aprobación de losfuncionarios responsables.
El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de la
Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.
El Estado de actividad financiera, económica y social seestructura a partir de la presentación clasificada de los gruposy cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos ycostos del Catálogo General de Cuentas (CGC), así:
La Dependencia de Contabil idad establece mediante unatabulación formal de códigos numéricos, de cuentas de
ingresos, gastos y costos, representados en términosmonetarios, que reflejen el resultado de las operaciones delente público durante un intervalo de tiempo.
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
CONTABILIDADES RESPONSABILIDAD DE LADEPENDENCIA DE CONTABILIDADESTRUCTURAR EL ESTADO DE ACTIVIDADFINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL.
CONTABILIDADMEDIANTE LA CLASIFICACIÓN DEINGRESOS,GASTOSY COSTOS ESTRUCTURA
LA PRESENTACION DEL ESTADO DEACTIVIDAD FINANCIERA FINANCIERA YSOCIAL.
CONTABILIDADPRESENTALA INFORMACIÓN DE ACUERDO ALNIVEL DE GRUPO Y CUENTA APROXIMADA AMILES DE PESOSY EN FOPRMACOMPARATIVAAL PERIODO ANTERIOR.
CONTABILIDADCONSOLIDA LA INFORMACIÓNPARA PRESENT ARLA Y S ERFIRMADA.
C4 C4
3
4
CONTABILIDADCONTABILIDADELABORACI N DE LOS ESTADOS CONTABLES
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
El t
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 113/130
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 25
Los elementos constitutivos del presente estado correspondena las cuentas de patrimonio definidas en el Catálogo General deCuentas (CGC). Para su estructuración se requiere calcular lasvariaciones de cada una de las cuentas (cuatro dígitos) quecomponen el
La Dependencia de Contabilidad debe hacer una presentaciónclasificada en función de las variaciones presentadas en elpatrimonio asi:
Se establece una convención de desición para determinar el
Estado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.
El Contador debe calcular lasvariaciones en el patriomoniode conformidad al CatalogoGeneral de Cuentas.
Debe elaborarse en forma comparativa mostrando los cambiosobservados entre dos ejercicios contables al nivel de la clase 3 -Patrimonio del CGC. Así mismo permite apreciar el detalle de lasvariaciones patrimoniales del período a nivel de cuenta (cuatrodígitos) clasificando sus movimientos como incrementos,disminuciones y partidas sin movimiento. Las cifras de sussaldos deberán presentarse aproximadas a miles de pesos.
El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de laResolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.
C5
CONTABILIDADPARA REALIZAR EL INFORME DEL ESTADODE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO SE DEBECALCULAR LAS VARIACIONES DE CADAUNA DE LAS CUENTAS.
CONTABILIDADDEBE ELABORARSE MOSTRANDO ENFORMA COMPARATIVA LOS CAMBIOSPRESENTADOS ENTRE DOS EJERCICIOSCONTABLES.
CONTABILIDADLA PRESENTACIÓN CLASIFICADA ENFUNCIÓN DE LAS VARIACIONES OBSERVADASCONSIDERA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
5
4
¿ES ESTADO DECAMBIOS EN ELPATRIMONIO?
2
3
NO
SI
C5
CONTABILIDADCONTABILIDAD
JAIRO CRUZ SALAMANCA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLESPROCEDIMIENTO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 114/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
AÑO 2004 PAG. 26
FLUJOGRAMA
Saldo de la Clase 3 Patrimonio del año objeto de análisis.
Incrementos. Corresponden a las variaciones de las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32
Patrimonio institucional descritos, en lascuales se haya presentado un incremento en el Ejerciciocontable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre delaño actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre delperíodo inmediatamente anterior.
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.Saldo de la Clase 3 Patrimonio, del año inmediatamente
anterior al que se está analizando.
Variaciones patrimoniales del año actual, generadas por losaumentos o disminuciones en las cuentas que conforman elpatrimonio.
Disminuciones. Corresponden a las variaciones de las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32Patrimonio institucional descritos, en lascuales se haya presentado una disminución en el ejerciciocontable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre delaño actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre delperíodo inmediatamente anterior.
JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES RESPONSABLE
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLESPROCEDIMIENTO
5
SALDODE LA
CLASE 3 .
DISMINUCIONES.CORRESPONDEN A LAS
VARIACIONES DE LAS CUENTASPERTENECIENTES A
LOS GRUPOS 31 HACIENDAPÚBLICA Y 32 PATRIMONIO
INSTITUCIONAL.
INCREMENTOS. CORRESPONDENA LAS VARIACIONES DE LAS
CUENTAS PERTENECIENTES ALOS GRUPOS 31 HACIENDAPÚBLICA Y 32 PATRIMONIO
INSTITUCIONAL.
6
SALDODE LA
CLASE 3.
VARIACIONESPATRIMONIALES
DEL AÑO ACTUAL.
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO N 12 REALIZADO POR CLAUDIA MARCELA MORA M
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 115/130
CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 27
Partidas sin movimiento. Corresponden a las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32Patrimonio institucional descritos, en las cuales no sepresenta variación alguna en el ejercicio contable, para locual se toma el saldo a 31 de diciembre del año actual,menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del períodoinmediatamente anterior.
La Dependencia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos firma y envia para que los demásfuncionarios responsables revisen y firmen.
Es responsabil idad de la Dependenc ia de Contabilidadpresentar el informe de Estado de Flujos de Efectivo con el finde evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en unperíodo, la capacidad del ente público para generar flujosfuturos de fondos, determinando sus necesidades de
financiamiento interno y externo, para cumplir con susobligaciones.
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del
1 de Diciembre de 2000.
PROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
CONTABILIDADCONSOLIDA LAINFORMACIÓN PARAPRESENTARLA Y SERFIRMADA.
6
PARTIDAS SIN MOVIMIENTO.CORRESPONDEN A LASCUENTAS PERTENECIENTES A
LOSGRUPOS 31 HACIENDA
PÚBLICA Y 32 PATRIMONIOINSTITUCIONAL .
¿ES ESTADO DEFLUJOS DE EFECTIVO?
NO
SI
1
CONTABILIDADDEBE PRESENTAR UN INFORME CONTABLE QUE REVELELOSFONDOS PROVISTOSY UTILIZADOS PORLOS ENTESPÚBLICOS EN DES ARROLLO DE ACTIVIDADESOPER AT IVAS , DE I NVER SIÓN Y F IN AN CI ACI ÓN .
3
7
CONTABILIDADCONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCAELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 116/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 28
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
Las actividades de financiación son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con la adquisición de recursos de los diferentesproveedores de capital y su posterior cancelación o servicio,ya sean internos y externos.
En cada transacción los entes públicos deberán realizar unanálisis minucioso que permita identificar en formaexhaustiva y con precisión, el monto de los flujos de efectivoque se generen o apliquen en las actividades de operación,
inversión o f inanciación, a part ir de sus características ydinámica.
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA
Se considera como tal, los recursos de l iquidez inmediatatales como los saldos en caja, cuentas corrientes, cuentas deahorro correspondientes a aquellas partidas que sonfácilmente convertibles a efectivo sin que pierdan valor enforma significativa.
Las actividades de operación son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con el desarrol lo del cometido estatal de losentes públicos que afectan directamente el estado deactividad financiera, económica o social.
Las actividades de inversión son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con los pagos realizados por los entes públicos
con el fin de administrar el portafolio y su liquidez,permitiendo la generación de flujos de efectivo en el medianoy largo plazo.
La información se debe clasificarpara la interpretación yconceptualización de losresultados y demás
componentes del Estado de Flujosde Efectivo.
RESPONSABLE
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.
C6
CONTABILIDAD
DEBE PRESENTAR UNINFORME CORESPONDIENTEAL EFECTIVO.
7
8
CONTABILIDADP RESEN TACI ÓN D E L AACTIVIDAD DEFINANCIAMIENTO.
CONTABILIDADPRESENTACÓN DE LAACTIVIDAD DEINVERSIÓN.
CONTABILIDADPRESENT ACIÓN DE LAACTIVIDAD DEOPERACIÓN.
CONTABILIDADCLASIFICACIÓN DE LAINFORMACIÓN.
C6
CONTABILIDADCONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO N 12 REALIZADO POR CLAUDIA MARCELA MORA M
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 117/130
CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
Auxiliar Contable.
AÑO 2004 PAG. 29
ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
Deben depurarse aquellos flujos que al momento deoriginarse fueron considerados como movimientos de efectivoy se dieron como ciertos, y como consecuencia de un cambioen su dinámica no corresponden a flujos de efectivo, nodeben ser objeto de presentación en este estado.
La Dependecia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos, f irma y envia para que los demásfuncionarios responsables firmen (Tesorero, Alcalde).
RESPONSABLEFLUJOGRAMA
Los Estados Contables Básicos, como son El Balance General,El Estado de Act ividad Financiera Económica y Social , ElEstado de Cambios en el Patrimonio y El Estado de Flujos deefectivo, deberán ir acompañados de una copia remitida a la
Contaduría General de la Nación, que debe ser expuesta enun lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general.
La Dependencia de Contabilidad por control y seguridad,archiva copia definitiva (D) de los Estados Contables,documentos e información anexa necesaria para consultasposteriores.
El Contador deberá depurar lainformación de los flujos deefectivo con el fin de determinarel correcto movimiento de losmismos.
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del
1 de Diciembre de 2000.
PROCEDIMIENTOPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
C7
CONTABILIDADDEPURACIÓN DE LOSFLUJOS DE EFECTIVO.
8
CONTABILIDADCONSOLIDA LA INFORMACIÓN DELOS DIFERENTES ESTADOSCONTABLES PARA PRESENTARLA YSER FIRMADA.
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
FIN
C7
CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES
N0 NORMATIVIDAD CONTROLES
PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 13 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 118/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 30
Estas notas deben referirse, por lo menos, a las situacionesque se relacionan a continuación:
Corresponde a la revelación del entorno legal y normativodel ente público, su cometido estatal y el objetivo, misión desu creación o constitución.
Relativa a las normas de contabilidad que viene aplicando elente público para el proceso de identificación, clasificación,registro y valuación de los hechos financieros, económicos ysociales.
Es responsabilidad delContador revelar en lasNotas a los estadosContables las actividadeso hechos financieros,económicos y socialesrelevantes, así como losaspectos de difíci lrepresentación omedición cuantitativa,que han afectado opuedan afectar lasituación del entepúblico.
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.
Es responsabilidad de la Dependencia de Contabilidad lapreparación y revelación de las Notas a la InformaciónContable, en forma que permita garantizar la inclusión de latotalidad de los hechos financieros, económicos y socialesrelevantes, así como los aspectos de difícil representación omedición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar laconsistencia y razonabilidad de la información del entepúblico.
Deben describirse los efectos derivados de los cambios en laaplicación de las normas contables, así como de lascorrecciones de errores de ejercicios anteriores,reclasificaciones de cuentas, depuración de cifras,conciliación de saldos o ajustes realizados que afectaronsignificativamente la información del período, al igual que lasdiferencias presentadas entre las existencias físicas o realesde bienes, derechos y obligaciones y el valor de los saldosreportados en la información.
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
INICIO
C1
CONTABLIDADDEEBE REALIZAR LAS NOTAS A LOSESTADOS CONTABLES CON ELPROPOSITO DE ACLARAR LAINFORMACIÓN CONTABLE.
C1
CONTABILIDADNOTAS DE CARÁCTERGENERAL.
1
NATURALEZA JURÍDICA,F UN CIÓN SOCIAL ,A CT IVIDADES Q UEDESARROLLA O COMETIDOESTATAL.
POLÍTICAS YPRÁCTICASCONTABLES.
EFECTOS Y CAMBIOSSIGNIFICATIVOS ENLA INFORMACIÓNCONTABLE.
CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 13 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
JAIRO CRUZ SALAMANCAPROCEDIMIENTO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 119/130
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
AÑO 2004 PAG. 31
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del
1 de Diciembre de 2000.
JAIRO CRUZ SALAMANCA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
Entre estos casos se encuentra la información adicional sobrebienes, derechos y obligaciones no incorporados porsituaciones de legalidad, trámite, valoración, medición ocualquiera otra causa especial, así como de Entidadesliquidadas o en proceso de liquidación que no se hanincorporado al ente público.
Los entes públicos obligados a consolidar la información deotros entes, recursos públicos o Fondos Cuenta, en virtud de
las normas y disposiciones aplicables, deben informar lasacciones adelantadas, los agentes y recursos incorporados, ylos resultados obtenidos, en particular las limitacionesadvertidas en cuanto a la cobertura de la información
n liDeben revelarse las limitaciones y deficiencias operativas yadministrativas que han afectado el normal desarrollo de laactividad contable en el ente público, no solo desde el puntode vista de la información, sino también del flujo de losdatos, recolección de documentos, integración de lasactividades, aplicación de procedimientos, integración de lasáreas, sistemas, tecnología y recursos humanos, entre otros.
PROCEDIMIENTO
CONTABILIDADNOTAS DE CARÁCTERESPECÍFICO.
1
2
RELATIVAS A LACONSISTENCIA YRAZONABILIDAD DE LASCIFRAS.
LIMITACIONES Y DEFICIENCIASDE T IPO OPERAT IV O OADMINISTRATIVO QUE INCIDENEN EL NORMAL DESARROLLO DELPROCESO CONTABLE Y/OAFECTAN LA CONSISTENCIA YRAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.
PROCESO YRESULTADOS DE LACONSOLIDACIÓN DE LAINFORMACIÓNCONTABLE.
CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES JAIRO CRUZ SALAMANCA
Ó
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 13 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 120/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 32
El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.
Las bases particulares más usuales se refieren a los criteriosrelacionados con la conversión de los valores en monedaextranjera y la aplicación de los sistemas de ajuste por
inflación a los saldos correspondientes.
Debe indicarse el estado actual, vencimiento, naturaleza yorigen de las partidas que por disposición legal tienendestinación específica. Cuando por cualquier circunstancia seomita la incorporación de alguno de estos fondos deberáinformarse claramente las razones que las fundamentan.
Esta información adicional debe permitir un mejor uso de lascifras consignadas en la información contable, en coherenciacon los Grupos, Cuentas y subcuentas del Catálogo Generalde Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP.
Las notas deberán presentarse de manera clara con el fin defacilitar su lectura, confrontación y análisis. Para ello sesujetarán a las siguientes reglas:
a) Identificarse con un título que permita conocer deantemano el aspecto a que se refieren.b) Presentarse en secuencia lógica, en especial las notas decarácter específico que refieren información complementaria,las cuales deberán conservar la clasificación estructurada enel Catálogo General de Cuentas.
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
CONTABILIDADDEBEN PRESENTARSECON TITULO YSECUENCIA LÓGICA.
2
FIN
SITUACIONESPARTICULARES DE LASCLASES, GRUPOS,CUENTAS YSUBCUENTAS.
RELA TIVA S ARECURSOSRESTRINGIDOS.
RELATIVAS AVALUACIÓN.
CONTABILIDADSE ANEXAN LAS NOTAS ALOS ESTADOS CONTABLESA PRESENTAR.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 121/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
En cumplimiento del literale) del artículo 3o. de la Ley
JAIRO CRUZ SALAMANCAINFORME DE CONTROL INTERNOPROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 14 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 122/130
Director Control
Interno.
AÑO 2004 PAG. 34
La retroalimentación y mejoramiento continuo estaconstituido por el conjunto de acciones y mecanismosmotores de gestión, que de ser utilizados adecuadamentepor las entidades, permiten corregir, encausar o motivar
comportamientos estructurales.
Los sistemas de información deben integrar las distintasfunciones, fuentes, áreas, actividades y procesos para elreconocimiento de las transacciones contables conadecuada consistencia, objetividad y transparencia,mientras la documentación de estos distintos procesos yactividades induce la obligación de elaborar manuales deProcesos y Funciones que especifiquen claramente lastareas involucradas en la emisión de estados e informescontables.
El ambiente de control incluye la integridad, los valores
éticos y la competencia de los funcionarios; la filosofía y elestilo de operación de la administración; la manera como laadministración asigna autoridad y responsabiliza, y comoorganiza y
El informe de ControlInterno debe contenerlos elementos deambiente de control,operacionalización y lossistemas de informacióny documentación con elfin de cumplir con losrequisitos de valorprobatorio en losprocesos disciplinarios,administrativos,
judiciales y fiscalescuando las autoridadespertinentes así losoliciten.
La operacionalización se refiere a los procesos de laadministración, es decir, Dirección, Planeación,Organización, Ejecución y Seguimiento y Control de lasactividades relacionadas con el proceso contable, desde elreconocimiento de los hechos hasta la generación yrevelación de los estados contables de los entes públicos.
) y87 de 1993 y del Decreto2145 de1999, las Unidades deControl Interno o ladependencia que haga susveces, mediante laevaluación al sistema decontrol interno contablerecomendarán la adopciónde las medidasnecesarias para que en laentidad u organismocorrespondientes segarantice que todas lastransacciones contables seregistren en forma exacta,veraz, confiable y oportunaen elcumplimiento del PlanGeneral de ContabilidadPública y de las Normas yProcedimientosvigentes en cada período,expedidas por laContaduría General de laNación.
C2DIRECTOR DE CONTROL INTERNOEL INFORME DEBE CONTENER LOSSIGUIENTES ELEMENTOS.
1
C2
AMBIENTE DECONTROLINTERNO
CONTABLE.
OPERACIONALIZACIÓNDE LOS PROCESOSADMINISTRATIVOS.
2
SISTEMA DEINFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN .
RETROALIMENTACIÓNY
MEJORAMIENTOCONTINUO.
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
PROCEDIMIENTO
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
En cumplimiento del literale) del artículo 3o. de la Ley
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 14 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
JAIRO CRUZ SALAMANCAINFORME DE CONTROL INTERNO
3
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 123/130
Director Control
Interno.
Director Control
Interno.
Director Control
Interno.
AÑO 2004 PAG. 35
87 de 1993 y del Decreto2145 de1999, las Unidades deControl Interno o ladependencia que haga susveces, mediante laevaluación al sistema de
control interno contablerecomendarán la adopciónde las medidasnecesarias para que en laentidad u organismocorrespondientes segarantice que todas lastransacciones contables seregistren en forma exacta,veraz, confiable y oportunaen elcumplimiento del PlanGeneral de ContabilidadPública y de las Normas yProcedimientosvigentes en cada período,expedidas por laContaduría General de laNación.
Es responsabilidad delDirector de ControlInterno presentar losanexos necesarios paramayor confianza yclaridad de lainformación y la correctapresentación de losestados contables.
Los anexos son necesarios con el fin de lograr el máximode concreción y claridad en el informe, según el tamañodel ente público y/o la complejidad de sus operaciones, sepodrán utilizar los anexos indispensables quecomplementen o amplíen la información
El informe deberá ser firmado por el jefe de controlinterno, asesor, coordinador, auditor interno o quien hagasus veces y forma parte de los estados contablespresentados con corte diciembre 31 de cada año queserán enviados mediante comunicación escrita firmada porrepresentante legal de la entidad respectiva.
DIRECTOR CONTROLINTERNOEL INFORME DEBE LLEVARANEXOS NECESARIOS PARADAR MAYOR CLARIDAD.
DIRECTOR DE CONTROL INTERNOEL INFORME DEBE LLEVAR LAFIRMA DEL DIRECTOR O JEFE DECONTROL INTERNO.
3
DIRECTOR DE CONTROLINTERNOEL INF ORME DEBE SERPRESENTADO CON LOS ESTADOSCONTABLES .
FIN
C3
C3
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 124/130
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0 NORMATIVIDAD CONTROLES
JAIRO CRUZ SALAMANCA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 15 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIALPROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 125/130
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
Contador.
Director Control
Interno.
Contador.
Auxiliar Contable.
AÑO 2004 PAG. 37
Resolución No. 250 del 4 deJunio 2003. Norma Básicade Plazos y Requisitos “Por lacual se establecen losrequisitos y plazos para lapresentación de la
información financiera,económica y social a laContaduría General de laNación y otras obligacionesde información.” De conformidad con loestablecido en lasresoluciones 373 del 20 dediciembre de 1999 y150 del 30 de junio de 2000.
0. Relación de Bienes Inmuebles. El formato deberá serenviado en medio magnético, en archivo ASCII, anexo a lainformación correspondiente al corte del 31 de diciembre,siempre y cuando se hubiesen presentado modificaciones.
1. Recursos públicos entregados en administración. Cuandose tengan recursos entregados en administración comofondos cuenta, encargos fiduciarios y fiducia pública,indicando su monto, objeto, modalidad, administrador, fechade inicio y culminación debe presentarlo en un formato CGN03004, debe hacerse en medio magnético y con la informacióncorrespondiente al corte del 31 de dic.
Adicionalmente deberán presentarse los siguientes informes:
El Director de Control Interno remitirá, a más tardar el 15 defebrero del año siguiente al período evaluado, copia en mediomagnético del informe anual de evaluación del control interno,en el cual deberán incluirse los aspectos relacionados con elcontrol interno contable de la entidad como resultado de lasevaluaciones internas realizadas según lo previsto en lasnormas vigentes.
La información deberá presentarse en medio magnético. Laanterior información deberá estar debidamente certificadacomo se indicó anteriormente, con la firma de losresponsables de presentar la información financiera,
económica y social, en medio impreso, y dictaminados por elrevisor fiscal en las entidades obligadas.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
1MUNICIPIODEBERÁ PRESENTAR INFORMESADICIONALES.
1
0
CONTABILIDADARCHIVA COPIA
D
FIN
CONTABILIDADESTADOS CONTABLES
LA INFORMACIÓN BÁSICA CORRESPONDIENTE ADICIEMBRE 31, DEBERÁ ACOMPAÑARSE DELBALANCE GENERAL, EL ESTADO DE ACTIVIDADFINANCIERAECONÓMICA Y SOCIAL, EL ESTADODECAMBIOS EN EL PATRIMONIOY LAS NOTAS A LOSESTADOS CONTABLES.
CONTROL INTERNOINFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLEEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO REMITIRÁCOMO ANEXO A LA INFORMACIÓN FINANCIERA,ECONÓMICA Y SOCIAL, EL INFORME ANUAL DEEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
CONTABILIDADCONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
JAIRO CRUZ SALAMANCA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIAPROCESO No. 16 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
INICIO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 126/130
Tesorería.
Planeación.
Almacén.
Presupuesto.
Contabilidad.
Contador.
Dependencias.
Contralorìas.
Asambleas.
Concejos.
Personerías.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 38
El Contador, encargado del seguimiento y control de losregistros de las Cuentas de Planeación y Presupuesto,deberá suministrar los saldos actualizados con losrespectivos informes de ejecución presupuestal de ingresosy gastos, de manera que se puedan verificar con losregistros efectuados en la clase cero.
Para el empalme entre los servidores que hacen dejacióndel cargo público y quienes lo suceden, se entenderá que lafecha de corte para la entrega de información y documentoses el último día del penúltimo mes, tomando comoreferencia la fecha de posesión, y el movimiento contablecorresponderá al del último mes.
Deben preparase, los estados contables y formatosdeterminados por la Contaduría General de la Nación – CGN– , como son:
0. Balance General Comparativo
1. Estado de Actividad Financiera Economica y Social.
2. Estado de cambios en el patrimonio.
3. CGN–96–001
4. Notas a los estados contables
Para este corte es necesario incluir la información de todaslas dependencias que hacen parte de la administracióncentral, para lo cual es necesario que la misma fije losplazos de presentación de la información sujeta aagregación y/o consolidación.
Es indispensable precisarlos documentos quedeben entregarse
relativos a la informaciónfinanciera,económica y social, delos bienes, derechos yobligaciones de los entespúblicos.
SERVIDORESEN DEJACIÓN DEL CARGO PÚBLICODEBEN HACER ENTREGA DE LAINFORMACIÓN Y DOCUMENTOS ENLA FECHA DE CORTE.
1
INICIO
CONTABILIDADDEEBEINCLUIRSE EL RESPECTIVO
INFORME DE EJECUCIÓNPRESUPUESTAL DE INGRESOS YGASTOS.
CONTABILIDADDEBE PRESENTAR LOSESTADOS CONTABLES YFORMATOS.
DEBEINCLUIRSELA INFORMACIÓNFINANCIERA ECONÓMICA YSO CIAL DE TO DAS L ASDEPENDENCIAS DE LAADMINISTRACIÓN.
43
21
0
C1C1
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
JAIRO CRUZ SALAMANCA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
PROCESO No. 16 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE
Los libros de contabilidad deben entregarse actualizados ala fecha de corte y comprenderán la totalidad de losregistros de las operaciones.D C d d l d
1
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 127/130
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
AÑO 2004 PAG. 39
Documentos soporte: Comprende todos los documentosescritos o relaciones que respaldan los registros contablesde las operaciones del ente público, de origen interno yexterno.Medios Magnéticos: Para el caso de las operaciones queregistre la entidad a través del procesamiento electrónico
de datos.0. Notas a los estados contables, copias de informes deControl Interno, dictámenes de Revisor Fiscal.
1. Copias de los informes financieros económicos ysociales, Contaduría General de la Nación – CGN – , losorganismos de control y otras entidades.
Se debe presentar un informe sobre la situación de lospasivos pensionales en el cual indique si existe cálculoactuarial vigente, o si se está realizando el estudio, o no seconoce el estado de esta obligación, e indicar las razones oinconvenientes que han impedido su cálculo. Igualmente elinforme debe mencionar si existen pasivos laborales.
En cuanto a las inversiones, es necesario hacer la entregafísica de los títulos o en caso contrario de los respectivoscertificados de depósito en custodia, también es necesarioidentificar claramente los acreedores y los proveedores conquienes se tengan saldos por cancelar.
Los libros auxiliares deberán permitir la verificación a nivelde detalle, de los saldos en caja, bancos y corporaciones,cuentas por cobrar y bienes muebles e inmuebles que
posea la entidad.
2. Los requerimientos y correspondencia enviada por laCGN y por los diferentes organismos de control, así comolas respuestas emitidas por la entidad.
CONTABILIDADDEBEN PRESENTARSE LOS LIBROS DECONTABILIDAD PRINCIPALES YAUXILIARES, COMPROBANTES YDOCUMENTOS SOPORTE.
CONTABILIDADINFORME SOBRE EL CÁLCULOACTUARIAL DE PENSIONES YOBLIGACIONES LABORALES.
CONTABILIDADDEBE TENER UN ARCHIVODOCUMENTAL CON ADECUADASMEDIDAS DE SEGURIDAD YCUSTODIA.
CONTABILIDADDEBE INCLUIRSE INFORMACIÓN SOBRELA VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS;PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO;INVERSIONES; OBLIGACIONES Y
OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO.
21
0
1
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLESFLUJOGRAMA RESPONSABLE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
PROCESO No. 16 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.JAIRO CRUZ SALAMANCAAGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
1
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 128/130
Contador.
Contador.
Director de Control
Interno.
Servidores.
Responsables de
las Dependencias.
AÑO 2004 PAG. 40
La responsabilidad de firmar la información financiera,remitida a la Contaduría General de la Nación, correspondea quien se encuentre ejerciendo las funciones derepresentación legal, no obstante que la informaciónreportada corresponda a un período en el cual el firmanteno era el titular del cargo, en este caso el Jefe de deControl Interno deberá realizar el informe de controlinterno, copia de este informe deberá ser entregado alnuevo Representante Legal.
Es responsabilidad delDirector de ControlInterno elaborar uninforme para determinarlas verificaciones básicasha efectuar en elproceso de empalme.
En el Informe de Control Interno, se debe informar si se
dio estricta aplicación a las normas y procedimientosrelativos al empalme.
El acta establecida, deberá ser suscrita por losmandatarios entrante y saliente, así como por losresponsables de cada una de las áreas que intervengan eneste proceso. En ella se debe relacionar el estado de todoslos aspectos descritos en el presente procedimiento.
Se deben indicar las gestiones adelantadas con relación ala reestructuración del área financiera e implantación desistemas integrados de información, relacionando lasetapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva.
CONTABILIDADDEBE PRESENTARSE UNINFO RME SO BRE LAREESTRUCTURACIÓN DELÁREA FINANCIERA.
DEBE ELABORARSE UN ACTA DEENTREGA FIRMADA POR LOSSERVIDORES ENTRANTES YSALIENTES .
CONTABILIDAD-CONTROL INTERNODEBERÁN PRESENTAR LAINFORMACIÓN FINANCIERA EINFORME DE CONTROL INTERNO.
CONTROL INTERNODEBE ENVIAR UN INFORME A LACONTRALORÍA GENERAL DE LANACIÓN SOBRE EL EMPALMECONTABLE.
FIN
C2C2
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO-CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLES
PROCEDIMIENTO
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
El presupuesto es una estimación de sucesos financierosfuturos en tanto que la contabilidad presupuestaria o
JAIRO CRUZ SALAMANCAEJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
FLUJOGRAMA RESPONSABLE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
PROCESO No. 17 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.
INICIO
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 129/130
Funcionario
Solicitante.
Jefe de Presupuesto.
Contador.
Funcionario
Solicitante.
Jefe de Presupuesto.
AÑO 2004 PAG. 41
El municipio antes de realizar cualquier gasto debe verificarque cuenta con suficiente disponibilidad presupuestal, paralo cual el ordenador del gasto debe solicitar a la
Dependencia de Presupuesto que expida un certificado dedisponibilidad hasta por el monto de lo presupuestado paral r n i nEste certificado se debe registrar provisionalmente en ellibro de apropiaciones o libro de control presupuestal paradisminuir el monto disponible para asumir nuevoscompromisos.
financiera, es el registro de hechos ya sucedidos o quetienen alta probabilidad de suceder.
Contabilidad revisa que que los bienes o servicios estencon las firmas correspondientes (solicitante, presupuesto,proveedor) para hacer un registro en cuentas de orden. Contabilidad debe llevar
un registro en cuentasde orden para mayorcontrol sobre la
destinación de losdiferentes montos delresu uesto
Celebrado el contrato o expedida la orden de compra o deservicio, se registra de manera definitiva en el libro deapropiaciones o libro de control presupuestal elcompromiso por el monto real.
Recibidos los bienes o servicios a satisfacción del Municipiose genera un compromiso que deberá cancelar inmediata oposteriormente según el tipo de contrato.
ORDENADOR DEL GASTOSOLICITA DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL POR EL MONTOPRESUPUESTADO DE LATRANSACCIÓN.
PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOEXPIDE EL REGISTROPRESUPUESTAL.
PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOEXPIDE CERTIFICADO DEDISPONIILIDAD PRESUPUESTAL.
ORDENADOR DEL GASTOS OL IC IT A REGIS TROPRESUPUESTAL POR EL VALORREAL DEL CONTRATO.
C1C1
MUNICIPIOLA ENTIDAD RECIBE LOSBIENES O SERVICIOS.
CONTABILIDADREVISA QUE EL BIEN O SERVICIOCONTRATADO ESTE FIRMADO PORLAS PARTES (DEPENDENCIA-PROVEEDOR DEL BIEN OSERVICIO).
EN EL L IBRO DECONTROL DEAPROPIACIONES DEMANERAPROVISIONAL.
SE REALIZA ELREGISTRO ENCUENTAS DEORDEN.
EN EL LIBRO DECONTROL DEAPROPIACIONES DEMANERA DEFINITIVA.
1
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO-CONTABILIDAD
N0. NORMATIVIDAD CONTROLESFLUJOGRAMA RESPONSABLE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA
DEPENDENCIA
PROCESO No. 17 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.JAIRO CRUZ SALAMANCAEJECUCIÓN DEL PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO
DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES
Cuando el bien o servicio es recibido por el Municipio se
1
5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/control-interno-de-ad-mupio-chia 130/130
Contador.
Funcionario
Solicitante.
Jefe de Presupuesto.
Tesorero.
Contador.
Auxiliar de
Presupuesto.
AÑO 2004 PAG. 42
Para el pago de la obligación, la cuenta respectiva deberáser nuevamente registrada por la Dependencia dePrespuesto, pero esta vez para descargarla de losregistros que lleve sobre la ejcución del PAC (ProgramaAnual Mensualizado de Caja).
Como existe saldo de PAC (Programa Anual Mensualizadode Caja), teniendo en cuenta el giro previo de LaDependencia de Tesorería, no existe inconvenioente paratramitar el pago de la obligación.
La Dependencia de Presupuesto archiva copia definitiva(D) de los documentos soporte para consulta posterior.
El Tesorero debe revisarque el cheque cuente
con la firma del alcaldeantes de hacer el pagoal proveedor.
Después de realizado el anterior tramite en La
Dependencia de Presupuesto la cuenta pasa a LaDependencia de Tesoreria para el giro del cheque, con locual se cancela la obligación y se realiza el registro decancelación de la cuenta por pagar en el sistema HAS
Cuando el bien o servicio es recibido por el Municipio segenera una cuenta por pagar a cargo de la entidad y sesaldará la cuenta de orden que se creó cuando se firmó elcontrato.
FIN
C2
PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOREFRENDA EL PAGO.
ORDENADOR DEL GASTOAUORIZA EL PAGO.
TESORERIAEL TESORERO REALIZA EL PAGO CONCHEQUE VERIFICANDO QUE ESTE FIRMADOPOR EL ALCALDE.
EN EL LIBRO DECONTROL DEL PAC(PROGRAMA ANUALMENSUALIZADO DECAJA).
SE CAUSA ELCOMPROMISOGENERANDOSEUNA CUENTA PORPAGAR.
CONTABILIDADEL CONTADOR REGISTRAEN EL SISTEMA HAS2001.
CONTABILIDADEL AUXILIAR CONTABLECANCELA LA CUENTA POR
PAGAR EN EL SISTEMA HAS2001 .
PRESUPUESTOARCHIVA COPIA
D
C2