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Capitulo V- MODELO DE CONTROL INTERNO BASADO EN INFORME

COSO

5.1 ASPECTOS GENERALES DEL MODELO

5.1.1. INTRODUCCION La propuesta del modelo de control interno, facilitará el desarrollo de las

actividades operativas y administrativas de la cooperativa, la aplicación de

controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso,

como la ejecución de las actividades establecidas internamente.

Se presenta detalladamente las herramientas de control por componentes,

planteando actividades propias del control según COSO, además se presenta

un manual de referencia para las actividades importantes de la cooperativa,

presentamos una evaluación global del sistema de control, donde se plantean

interrogantes para evaluar por cada componente. El cuál podrá ser

desarrollado por la administración de la cooperativa para evaluar cuando se

estimen necesario; se presenta un esquema de evaluación para el

cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de

control, facilitando una guía sobre las leyes aplicables, que servirán de

indicador para verificar la atención de sus obligaciones legales.

5.1.2 OBJETIVOS

La propuesta esta diseñada bajo el cumplimiento de los objetivos en las

siguientes categorías:

A) Efectividad y eficiencia de las operaciones: se orienta a los objetivos

básicos del negocio en la cooperativa, incluyendo los de desempeño, la

rentabilidad y la salvaguarda de los recursos.

B) Confiabilidad de la información financiera: se relaciona con la

preparación de estados financieros, y

C) Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables: se refiere al

cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la

entidad.

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5.1.3. IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN La aplicación de este modelo tiene como base principal hacer uso adecuado de

los recursos materiales, humanos, salvaguardar sus activos y mejorar la

imagen de la cooperativa ante sus clientes y se puede lograr los objetivos de

COSO.

5.2. ÁREA ADMINISTRATIVA Objetivo:

Establecer factores de ambiente de control con el fin de mantener integridad,

valores éticos y competencia del personal dentro de la entidad

5.2.1 Ambiente de Control: Estructura de las actividades del negocio:

• Producción de concentrados

• Servicios de molido y mezclado

• Alquiler de maquinarias (verificar la salida y entrada del equipo en el

tiempo acordado)

• Inventarios

- Insumos agrícolas

- Concentrados

- Materias primas

- Medicinas veterinarias

• Ventas

- Insumos agrícolas

- Concentrados

- Materias primas

- Medicinas veterinarias

• Despacho de los productos

• Verificación de la salida de los productos

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Autoridad y responsabilidad:

El consejo de administración deberá dejar claro a la gerencia la asignación de

autoridad y responsabilidad de forma descendente, para el desarrollo de las

actividades operacionales, motivando al personal que usen su iniciativa en la

orientación y la solución de problemas. Es importante conocer las

oportunidades de mercado, en las operaciones de ventas y en las expectativas

del cliente, la cuál es competencia y responsabilidad de la información

contable, la cuál no se debe ignorar.

La iniciativa y la capacidad para reaccionar rápidamente pueden mejorar la

competitividad y la satisfacción del cliente. También se requiere que el consejo

de administración monitoree las actividades y los resultados.

Consejo de Administración:

El Consejo de Administración es el principal responsable de los resultados

finales que tenga la cooperativa, sean estos favorables o adversos,

relacionados tanto con las actividades operativas como las financieras, por lo

que es importante:

• Asignar autoridad y responsabilidad a la gerencia administrativa de las

actividades a realizar.

• Revisar y verificar los informes recibidos por la gerencia, área de

producción contabilidad y auditoria externa de los resultados obtenidos

en cada periodo.

• Establecer políticas de compra y venta de insumos, materias primas,

maquinaria, y otros.

• Exigir que se cumpla el 100% de los objetivos propuestos.

• Verificar el cumplimiento de Normas y Reglas establecidas por la

Cooperativa.

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La gerencia:

Es la responsable de ejecutar los planes y actividades asignados por el

Consejo de Administración, proporcionando informes de los resultados

obtenidos, asignar actividades y solicitar informes a los jefes de área.

La junta de vigilancia:

Es la responsable de monitorear las actividades de cada uno de los puestos,

que cumplan con los requerimientos establecidos tanto para el área

administrativa como operativa; y al consejo de administración que son los más

involucrados, apoyarse en los informes proporcionados por los auditores para

verificar que las observaciones hayan sido corregidas en su oportunidad.

Integridad y valores éticos:

Se comparten e informan los valores éticos; deberán darse a conocer y aplicar

el manual de conducta a todos los miembros de la cooperativa.

1. Los miembros de la cooperativa deben presentar una conducta

apropiada.

2. Siempre deberán usar el uniforme, conforme a las pautas de conducta

sugeridas.

3. Ser discretos en la vida personal de los compañeros de trabajo.

4. Tratar con respeto a los superiores y compañeros dentro de la

cooperativa en horas de trabajo.

5. Presentarse puntualmente a sus labores.

6. Cumplir adecuadamente y en el tiempo justo sus funciones y

obligaciones.

7. El personal debe tomar conciencia sobre la importancia del control

interno.

8. El personal debe conocer las políticas y procedimientos de la

cooperativa para su efectiva aplicación.

9. Incentivos en base a resultados para fomentar el ambiente y evitar que

los empleados se involucren en actos inapropiados. Están en pautas de

conducta sugeridas

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Compromisos para la competencia:

Este compromiso supone un espíritu de los empleados dentro de la

cooperativa; deberá reflejarse en el conocimiento de los empleados y en sus

habilidades para realizar las actividades individuales.

Es necesario que los asociados de la cooperativa sientan la necesidad del

cambio, buscando los medios para capacitar a sus empleados y mejorando el

concepto y la imagen de su empresa. Además, la capacitación debe orientarse

hacia la incorporación de nuevas técnicas en sus procesos operativos.

El propósito de la cooperativa es lograr que los empleados sean eficientes y

competentes en sus actividades individuales; también debe generar el

ambiente favorable para que los empleados tengan la disposición para

involucrarse en otras actividades distintas a las que corresponden a sus

funciones. El consejo de administración deberá considerar en su plan de

trabajo no sólo los objetivos y estrategias claramente definidos; si no además

conceder importancia a la reducción de costos en las actividades operativas y

administrativas.

Consejo de Administración:

En el caso de CAPCYSA, nos referiremos al consejo de administración es el

que rige, orienta y debe definir objetivos y los planes estratégicos de cada

actividad ya esta semestral o anual.

Junta de Vigilancia:

La junta de vigilancia deberá verificar todo comportamiento y ejecución de las

actividades tanto del consejo de administración como del personal

administrativo y operativo de la cooperativa. Filosofía y estilo de operación de la administración.

El consejo de Administración deberá asumir la administración de la cooperativa

con sus consecuencias refiriéndonos al conjunto de riesgos normales de un

negocio. Para el logro del objetivo administrativo deberá auxiliarse de un

medio adecuado:

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• Mantenerse informado de la situación de la empresa

• Coordinar sus funciones

• Verificar si se esta actuando de acuerdo a las políticas establecidas

• Asegurarse de que se estén logrando los objetivos.

Estructura organizacional.

Claridad en la definición de las responsabilidades claves que competen tanto al

consejo de administración y la gerencia para administrar sus actividades. Este

enfoque se dirigirá hacia las actividades de operación, elaboración de los

productos (concentrados), mercadeo (ventas), y atención al cliente (servicio).

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Organigrama:

Junta de Vigilancia Consejo de Administración

Auditor externo

Asamblea General de Asociados

Comité de Adquisición y Súper Maquinaria

Comité Educación

Comité de crédito y Comercialización

Comité de Prod. Y Normas de calidad

Gerente General

Unidad Administración Servicio Mezclado y Molino Fabricación de concentrado

Bodega

Formulación

Molinero

Fabricación

Secretaria

Ordenanza

Contabilidad

Vigilancia

Bodegas

Servicios Ambulantes

Molino

Mezcladora

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5.2.2 EVALUACIÓN DEL RIESGO Valoración de riesgos:

Objetivo

Establecer mecanismos para identificar los riesgos a que esta expuesta la

entidad, a fin de que estos sean analizados y administrados eficientemente.

Riesgos:

Toda entidad, esta sujeta a diversos riesgos tanto externos como internos, por

lo que el consejo de administración debe establecer objetivos generales y

específicos, identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no sean

logrados o afecten su capacidad para:

Salvaguardar sus bienes y recursos:

• Crear un sistema computarizado para el control de activos fijos, en el

que se detallen todas las características de cada uno de los activos.

• Elaborar cuadro de depreciación, por cada mueble y equipo, tomando en

cuenta los porcentajes permitidos por las leyes y normas internacionales

de contabilidad

• Verificar permanentemente las maquinarias que se alquilan,

corroborando hora y fecha de salida y entrada; además chequear las

condiciones físicas del equipo, antes y después que sean utilizadas.

• Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y a

las instalaciones eléctricas.

• Cada empleado de la cooperativa, debe velar por los mobiliarios y

equipos asignados y responder por el cuando haya sido dañado sin

ninguna justificación.

• Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos y

maquinarias, para que estas sean reparadas en el momento, evitando

gastos mayores.

• Verificar la existencia física de los bienes con tarjetas de control y

registros contables.

• Control del efectivo de caja.

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• Vigilar la administración de cuentas por cobrar.

• Controlar la administración de las cuentas bancarias.

• Control eficiente de los insumos y productos.

• Control efectivo en las ventas.

• Mantener ventaja ante la competencia

- Fabricar producto de mejor calidad

- Peso exacto del producto

- Mayor competitividad con precios mejorados

- Mantener su crecimiento competitivo.

• Construir y conservar su imagen

- Calidad en los productos

- Mantener precios de mercado

- Atención al cliente

- Entrega de los productos a tiempo.

• Incrementar y mantener solidez financiera

- Reducir costos.

- Mejorar la calidad del producto.

- Buscar y mantener clientes potenciales.

Manejo del Cambio:

Debe conocerse las fortalezas y debilidades tanto externas como internas; así

como las oportunidades y amenazas que posee la cooperativa.

Este es un proceso paralelo a la valoración de riesgos, que implica la

identificación de las condiciones cambiantes, para identificar y comunicar

sucesos que afecten a las actividades, objetivos de la cooperativa y el análisis

de las oportunidades asociadas ó riesgos. Es competencia del consejo de

administración, el que deberá manifestar las situaciones difíciles a la asamblea

general.

Además deben analizar estratégicamente las fuerzas que se mueven en su

entorno como los proveedores, clientes, competencia, productos sustitutos y

competidores potenciales.

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5.2.3 ACTIVIDADES DE CONTROL: Objetivo:

Determinar actividades de control en todos los niveles de la entidad que

aseguren la aplicación efectiva de las acciones establecidas por la

administración.

Actividades de control con distintas características como preventivas,

detectivas y correctivas:

• Aprobaciones y autorizaciones.

• Reconciliaciones.

• Segregación de funciones.

• Salva guarda de activos.

• Fianzas y seguros.

• Análisis de registro de información.

• Verificaciones.

• Revisión de desempeño operacionales

• Controles sobre procesamiento de la información.

Al igual encontramos tipos de controles como:

Detectivos: diseñado para detectar hechos indeseables. Ejerce una función de

vigilancia, actúan cuando se evaden los preventivos.

Preventivos: diseñados para prevenir resultados indeseables, reducen la

posibilidad de que se detecte, están incorporados a los procesos en forma

imperceptible, guía evitan que existan las causas.

Correctivos: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrige

causas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigación y corrección de

causa.

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Políticas y procedimientos:

Establecer políticas a los empleados que puedan cumplirse:

• Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el

horario de trabajo y con las actividades diarias.

• Los empleados deberán realizar los procedimientos establecidos para

cada una de las actividades.

• Las formulas del concentrado serán mejoradas solamente por

sugerencias del consejo de administración y la junta de vigilancia.

• Los insumos y productos dañados o de mala calidad se venderán a

precio de costo.

• Por cada compra deberán hacerse al menos tres cotizaciones por

producto.

• Al ingresar producto o insumo a la cooperativa, deberá llevar anexo a la

factura o nota de remisión, su respectiva orden de compra debidamente

autorizada.

Control Sobre Los Sistemas De Información:

Se necesitan controles sobre la totalidad de los sistemas: administrativo,

financiero y de cumplimiento.

Pueden aplicarse controles diferentes dependiendo del área a monitorear, el

proceso de la información puede ser computarizada y otros que son

estrictamente manuales.

Como su nombre lo indica, los controles de aplicación están diseñados para

controlar las aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el

procesamiento sea completo y exacto, autorización y validación de las

transacciones.

5.2.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Información:

Estados financieros confiables y oportunos, permitirán conocer lo ocurrido con

poco tiempo atrás para mejorar en el próximo periodo.

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Las políticas deben ser informadas a los miembros y empleados de la

cooperativa para que estos conozcan hacia donde se orienta.

Comunicación:

• Comunicarle los objetivos que tiene la entidad, a todos los miembros y

empleados para que estos trabajen conjuntamente en función de los

resultados.

• Los miembros y empleados de la entidad deben conocer las metas a

corto y a largo plazo.

• Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en

las actividades a realizar.

• Los responsables de área deben conocer los procedimientos que deben

seguir ya sea por medio de instructivos o manuales proporcionados por

el consejo de Administración.

• La gerencia debe elaborar circulares y hacerlas llegar a cada empleado,

por cada actividad nueva a realizar.

Interno:

Se refiere a la comunicación interna que debe poseer la gerencia de la

cooperativa. Cuando se envíen mensajes estos deberán ser claros, respecto a

las responsabilidades específicas de cada empleado, la administración y hasta

el mismo consejo de administración; es importante que los mensajes se

comuniquen correctamente.

Externa

La comunicación de partes externas es necesaria, porque proporcionan

información importante para la cooperativa mediante canales de comunicación

abiertos, los clientes por las preferencias, los proveedores por las orientaciones

significativas en el desarrollo de las demandas de la calidad del producto o

servicio. Es competencia del consejo administración y la gerencia.

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Evaluación:

Este es un proceso administrativo, este se centrará como evaluador para

definición de objetivos, análisis de riesgos y administración del cambio.

Medios De Comunicación

Los medios de comunicación que deben usarse, son: circulares, memorando,

notas en un periódico mural, reuniones semanales o quincenales con el

personal, con miembros de la entidad, proveedores, clientes, en forma

separada y junta para que pueda haber una excelente convivencia de las

partes internas con las externas.

Verbalmente puede dirigirse el jefe inmediato al subalterno y este a su jefe,

siempre que sea importante.

5.2.5. MONITOREO

Algunas de las actividades de monitoreo que debe realizar la entidad para

obtener el logro de los objetivos y metas son las siguientes:

Verificar las actividades que realizan los empleados de la entidad, por medio de

guías de control, por parte de la gerencia.

Los comités existentes deberán cumplir con los lineamientos establecidos y

verificar que las actividades se desarrollen conforme se requiere para lograr los

objetivos.

La junta de vigilancia, debe tomar en consideración los informes de Auditoria y

los comités, para revisar los diferentes problemas que tiene la entidad y

verificar que se tomen las medidas recomendadas para corregir los errores.

La junta de vigilancia debe estar pendiente de las actividades que realizan los

miembros del Consejo de Administración y verificar que estén de acuerdo al

plan de trabajo propuesto, objetivos y metas de la cooperativa.

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Actividades de monitoreo continuo (Ongoing)

• La administración, deberá auxiliarse para el desarrollo de las actividades

regulares, como la gestión operativa para verificar si el sistema de

control interno esta funcionando.

• La información recibida de partes externas genere o señalen problema.

• La estructura organizacional sea la apropiada y las actividades de

supervisión logren una visión amplia de las funciones de control y la

identificación de deficiencias.

• Comparar los activos fijos con los datos registrados. A través de la

información recibida por los auditores internos y externos fortalecer las

deficiencias.

• Preguntar al personal periódicamente, si entienden y cumplen con las

pautas de conducta de la cooperativa.

Evaluaciones Separadas:

• Realizar arqueos de caja sorpresivos, por el Auditor externo de la

entidad.

• Realizar muestreo físico sorpresivo de los inventarios, para comparar lo

registrado en tarjetas, libros y existencias.

• Realizar muestreo de los productos elaborados, de forma sorpresiva

• Verificar conforme tarjetas de inventario, las existencias físicas de los

bienes muebles que posee la entidad.

• Tomar nota de las actividades realizadas por los empleados, de forma

esporádica.

Información de deficiencias:

Es un proceso administrativo, en dónde la gerencia deberá informar de los

resultados del sistema de control interno, al consejo de administración.

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5.3 ÁREA FINANCIERA (CICLOS DE NEGOCIOS) Se ha diseñado los ciclos de negocio: Ingresos, costos y gastos, Inventarios,

préstamos, propiedad, planta y equipo, nominas, tesorería, producción,

servicios, contabilidad y ciclo de cumplimiento de leyes y regulaciones, porque

consideramos como equipo que son los aplicables a la cooperativa.

5.3.1 CICLO DE INGRESOS Este ciclo representa los ingresos recibidos por CAPCYSA de R.L. y

comprende desde el inicio, la Administración, procesamiento de cobros.

Las actividades por las que CAPCYSA de R.L., genera ingresos son:

Venta de concentrados

Prestamos otorgados

Venta de insumos agrícolas, medicinas veterinarias, y fertilizantes

Servicios de mezclado y molido

Servicios de alquiler de maquinaria

Alquiler de sillas y mesas

Venta de agua.

Alquiler de pastaje

Riesgos:

No emitir factura, generaría salida de producto sin ingresar efectivo a la

empresa.

Asignar crédito sin estudiar el record crediticio de los clientes y las

Políticas de la cooperativa causaría serios problemas de liquidez para la

cooperativa.

Proporcionar servicios a los clientes, sin llevar una orden de trabajo,

ocasionaría que muchos de ellos se retiren sin cancelar.

Mantener al jefe de producción con dos funciones como es el despacho

de mercadería y responsable de producción, acarreara posible salida de

producto sin factura o producto de mala calidad.

Ocupar el terreno que ha sido alquilado para pastaje, con fines

diferentes. Puede pasar a nombre de terceras personas.

80

No revisar el contrato donde se estipulan los fines para lo que ha sido

alquilado el terreno y la cuantía mensual o anual a cobrar, podría estar

siendo sub. valuado, es decir estar cobrando menos de lo que realmente

debe ser.

El terreno podría estar siendo sub. arrendado a terceras personas, sin

tomar en cuenta el contrato.

1. Administración y procesamiento de pedidos

Actividades de control:

a. Los pedidos de clientes se procesan solamente dentro de los límites de

crédito aprobados.

b. El consejo de administración aprueba los pedidos en cuanto a precios y

condiciones de venta.

c. La información de los pedidos se transfiere completa y correctamente a

las áreas de entrega y facturación.

2. Facturación, devoluciones sobre ventas y ajustes

Actividades de control:

a. Las facturas se elaboran y se registran correctamente.

b. Las notas de crédito y ajustes a las cuentas por cobrar se calculan y se

registran correctamente.

c. Se emiten notas de crédito para todos los bienes devueltos y ajustes a

las cuentas por cobrar de acuerdo con la política de la organización.

d. Todas las notas de crédito se relacionan con una devolución de bienes u

otros ajustes válidos.

e. Todas las notas de crédito emitidas se registran.

f. Las cuentas por cobrar reflejan las circunstancias y las condiciones

económicas existentes del negocio, de acuerdo con las políticas

contables que se están utilizando.

g. La información de ventas y cuentas por cobrar se presenta

apropiadamente y se revela toda la información necesaria para la

81

presentación razonable y el cumplimiento con las normas

internacionales de contabilidad o los requerimientos legales.

3. Procesamiento de cobros

Actividades de control:

a. La cobranza se registra en el período en el cual se recibe.

b. La información de la cobranza se captura para su procesamiento

correcto.

c. Los descuentos en efectivo se calculan y se registran correctamente.

d. Se monitorea la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar.

4. Mantenimiento del archivo maestro de clientes

Objetivos de control:

a. Todos los cambios al archivo maestro de clientes se capturan y se

procesan oportunamente.

Actividades de Control

a. Las órdenes de venta no son procesadas si los límites de crédito del

cliente se ven excedidos.

b. La posición financiera y análisis de créditos de los clientes son

monitoreados.

c. Los límites de crédito a los clientes son asignados en base a una

evaluación de los méritos de crédito y capacidad de pago.

d. Las órdenes son aprobadas por el consejo de administración en cuanto

a los precios y condiciones.

e. Las órdenes de ventas y/o términos de las facturas y precios están

basados en una lista de precios aprobada.

f. Las órdenes registradas y la información de las órdenes de cancelación

son comparadas contra la documentación soporte por una persona

independiente al proceso de captura de las órdenes.

g. La información capturada de las facturas y notas de crédito es

conciliada; la información no conciliada es corregida rápidamente.

82

h. Las notas de crédito y ajustes a las cuentas por cobrar son calculadas y

registradas correctamente.

i. La gerencia monitorea la naturaleza, volumen e importes de las notas de

crédito registradas, cancelaciones y otros ajustes a cuentas por cobrar.

j. Todos los bienes entregados son facturados.

k. Las ventas registradas, márgenes de utilidad y entradas varias de

efectivo, son comparadas regularmente contra el presupuesto.

l. Las notas de crédito emitidas son registradas en el período apropiado.

m. La información de Ventas y Cuentas por Cobrar es presentada de una

manera razonable y es revelada toda la información necesaria para la

presentación razonable y de conformidad con normas internacionales de

contabilidad o requerimientos legales.

5. Procesamiento de entradas de efectivo

Actividades de Control:

a. Las ventas en efectivo se registran usando una máquina registradora. Al

cliente se le proporciona una copia del recibo y el total de recibos diarios

de la máquina registradora es conciliado contra el efectivo depositado en

el banco.

b. Los estados de cuenta bancarios son conciliados regularmente con el

mayor general.

c. Las entradas de efectivo son analizadas y conciliadas para asegurar su

completo y consistente registro en el período contable apropiado.

d. La información de las entradas de efectivo es capturada para su

procesamiento correcto.

e. La información obtenida de las entradas de efectivo es editada y

validada.

f. Las transacciones de entradas de efectivo son agrupadas y la

información capturada de estos grupos es conciliada

g. El consejo de administración debe revisar el nivel de descuentos

registrados otorgados a los clientes.

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h. Debe monitorearse la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar, por

la Junta de vigilancia.

i. Los procedimientos establecidos por el Consejo de Administración para

cuentas vencidas y no pagadas deben ser realizadas como se han

planeado.

j. Se debe preparar y analizar regularmente la antigüedad de cuentas por

cobrar.

k. Los cambios registrados en el archivo maestro de clientes son

comparados contra la documentación fuente autorizada o confirmados

con los clientes para asegurarse de que fueron capturados

correctamente.

l. Los cambios importantes al archivo maestro de clientes son aprobados

por el consejo de administración.

m. Debe revisarse periódicamente los contratos de arrendamiento de

terreno, para evitar sean mal utilizados sin ganancias para la

cooperativa.

n. Verificar que el arrendatario, este dándole uso que se estipulo en el

contrato y que pague la cantidad justa.

o. Llevar un registro detallado de los pagos de arrendamiento efectuados

por el arrendatario, tomando en cuenta las facturas emitidas.

p. Los contratos de arrendamiento deben estar autorizados y presentados

en el Centro Nacional de Registros; y guardados en un sitio seguro.

Responsables:

a. Gerencia

b. Auxiliar de contabilidad

c. Cajera

Documentación relacionada:

a. Orden de compra

b. Facturas

c. Créditos fiscales

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d. Notas de recepción

e. Reportes de clientes

f. Bitácoras

g. Órdenes de venta.

5.3.2. CICLO DE COSTOS Y/O GASTOS: El ciclo de costos y gastos, comprende todas las erogaciones efectuadas en

concepto de gastos operativos y no operativos, así como los costos de materia

prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación.

- Riesgos:

Salida de efectivo sin verificación de la documentación de respaldo

(ordenes de compra, comprobantes de crédito fiscal, otros.)

Compra de bienes y/o servicios no presupuestados en el plan anual y

que no son tan necesarios para el funcionamiento de la cooperativa.

Si las facturas no se capturan correctamente, las cuentas por pagar

estarán erróneas, así como las cuentas relevantes de gastos, inventario

o activos

1. COMPRAS

a. Las órdenes de compra se colocan solamente con requisiciones

aprobadas.

b. Las órdenes de compra se registran correctamente.

c. Todas las órdenes de compra emitidas se capturan y se procesan.

2. Procesamiento de cuentas por pagar:

Actividades de control:

a. Los montos registrados en cuentas por pagar representan bienes o

servicios recibidos.

b. Los montos por bienes o servicios recibidos se deben registrar en el

período correspondiente.

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c. Los activos y pasivos reflejaran los eventos y las condiciones

económicas existentes del negocio de acuerdo con las políticas

contables que se están utilizando.

d. La información financiera debe presentarse adecuadamente, revelando

toda la información real de la cooperativa, cumpliendo con los

requerimientos legales.

e. Los gastos reales se deben comparan con el presupuesto de compras,

elaborado en el plan de trabajo por la junta de vigilancia y se las da a

conocer al consejo de administración para que apruebe las variaciones

importantes.

f. Las mercaderías recibidas se deben comparar manualmente con los

detalles de la orden de compra, los comprobantes de crédito fiscal

g. las notas de recepción de mercaderías, órdenes de compra y/o facturas

pendientes se investigan oportunamente

h. Los créditos fiscales que no concuerdan con las notas de entrada de

mercaderías (u otras documentaciones de soporte apropiadas recibidas)

se investigan; los pagos de las facturas que no concuerdan requieren

aprobación específica de la gerencia.

i. Las cuentas de gastos y otras relativas del mayor general se concilian

contra los listados de respaldo (como la depreciación contra el sistema

de propiedades y de gastos por salarios y los registros de nómina) y las

diferencias se resuelven oportunamente

j. Las facturas por los servicios recibidos son autorizadas y acompañadas

por la documentación soporte apropiada.

k. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian

regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas

por pagar y las diferencias son investigadas.

l. Los comprobantes de la mercancía recibida (documentación que

comprueba la entrega) se prenumeran, la secuencia de tales

comprobantes se contabiliza.

m. Las mercaderías recibidas, se revisan y/o se concilian para asegurar su

registro completo y consistente en el período apropiado.

86

n. Se prepara un listado de órdenes de compras pendientes por

mercancías cuya propiedad es transferida antes de la entrega, con el

propósito de crear el pasivo correspondiente.

o. Las cuentas por pagar deberán ajustarse solamente por razones

válidas.

Responsables:

a. Gerencia,

b. asistente administrativo,

c. auxiliar de contabilidad,

d. contador.

Documentación relacionada:

a. Estados de cuenta de proveedores.

b. Auxiliar de proveedores y cuentas por pagar.

c. créditos fiscales.

d. Recibos

e. Facturas.

f. Notas de crédito.

g. Plan anual.

h. Ordenes de compra.

3. Procesamiento de desembolsos

Actividades de control:

a. Los desembolsos solamente se deben hacer por bienes y servicios

recibidos.

b. Los desembolsos se entregan a los proveedores correspondientes.

c. Los desembolsos se registran correctamente en el período en el cual se

realizan.

d. La gerencia revisa la documentación soporte antes de hacer efectivos

los pagos.

87

e. La gerencia revisa periódicamente los cheques pagados que son

devueltos por firmas no autorizadas, alteraciones, y/o endosos.

Riesgo:

Pagos no autorizados podrían efectuarse a partes ficticias si los

desembolsos no se hacen a los proveedores.

Actividades de Control

a. Los cheques se endosan de manera restrictiva por el preparador para

asegurar que se paguen al beneficiario especificado.

b. La documentación soporte llevara la leyenda cancelado una vez que se

realiza el pago.

c. Los cheques llevan la leyenda de NO NEGOCIABLE para asegurar que

se pague al beneficiario especificado.

d. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian

regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas

por pagar y las diferencias son investigadas.

e. Los estados de cuenta bancarios se concilian con el mayor general

regularmente.

f. Todos los desembolsos se registran en el momento oportuno.

g. El asistente administrativo revisa la antigüedad de las cuentas por pagar

e investiga las partidas inusuales.

h. Los cheques dañados se cancelan para evitar que se vuelvan a usar y

se archivan para su inspección posterior.

i. Los desembolsos realizados, se revisan para asegurar su registro

completo y consistente en el período contable apropiado.

Responsable:

a. Gerencia,

b. asistente administrativo

c. auxiliar de contabilidad

Documentación relacionada:

a. Presupuesto anual de compras y gastos.

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b. Estados de cuenta de los proveedores.

c. auxiliar de cuentas por pagar.

d. Estados de cuenta bancarios.

e. Facturas.

f. Recibos.

g. Comprobantes de crédito fiscal.

h. Notas de crédito.

4. Mantenimiento del archivo maestro de proveedores

Actividades de Control

a. La gerencia verifica periódicamente la información del archivo maestro

de proveedores para mantenerla precisa y actualizada.

b. Los cambios registrados en el archivo maestro de proveedores se

comparan con los documentos fuente autorizados para asegurar que

fueron capturados correctamente.

c. La gerencia aprueba los cambios importantes al archivo maestro de

proveedores.

d. La información del archivo maestro de proveedores permanece

pertinente.7

Responsables:

a. Gerencia,

b. auxiliar de contabilidad

c. asistente administrativo.

Documentación relacionada:

a. Auxiliar de proveedores,

b. Registro de información sobre proveedores.

7 "Pertinente" significa que el archivo maestro refleje las condiciones actuales.

89

5.3.3. CICLO DE INVENTARIO Ciclo que representa las existencias de materia prima, insumos agrícolas,

medicina veterinaria, fertilizantes, productos terminados (concentrado) y se

toma en cuenta desde la adquisición de materia prima o mercadería para la

venta, administración de esta, procedimientos de elaboración de productos

terminados y control de ellos.

Riesgos:

Adquisición de materia prima y/o producto terminado sin cotizar al

menos a tres proveedores, ocasionaría producto de baja calidad y

quizás de mayor costo.

Esperar a que se terminen las existencias de materia prima y productos

terminados, incurriría en adquirir a costos mas elevados y

probablemente no de la misma calidad que se requiere.

No tener una cartera amplia de proveedores, limita la posibilidad de

reducir costos y obtener mayores ganancias.

Almacenamiento excesivo en bodegas generaría endurecimiento en la

materia prima y concentrado de baja calidad debiendo por lo tanto

reducir precios.

Almacenar insumos agrícolas, fertilizantes, herbicidas y otros en

excesiva cantidad, generaría perdidas a la cooperativa, pues si no se

tiene control necesario de ellos en cuanto a su vencimiento se perderán.

No llevar un control de materia prima y/o productos veterinarios e

insumos agrícolas, defectuosos para ser devueltos a los proveedores, en

el momento oportuno generara bajo rendimiento a la cooperativa.

Llevar un control de existencias de forma computarizada, sin sistema

que permita identificar máximos y mínimos de inventarios en momento

preciso, generara poca información.

1. Administración del inventario

Objetivos de control:

a. El inventario es vendible o utilizable.

b. La salvaguarda del inventario es adecuada.

90

c. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se

relacionan con cambios válidos de precios y diferencias con los

inventarios físicos se registran adecuadamente.

d. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se

registran, correcta y oportunamente en el período apropiado.

e. El inventario refleja las circunstancias y las condiciones económicas

existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se

están utilizando.

f. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda

la información que es necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento con las normas profesionales o los requerimientos legales.

Actividades de Control:

a. Debe tenerse a la mano un listado amplio de posibles proveedores de

bienes y servicios, con detalle de ofertas, para poder evaluar las

mejores.

b. Debe realizarse al menos tres cotizaciones para la adquisición de bienes

y servicios, con al menos un mes de anticipación antes que se termine la

existencia.

c. Se evalúa la mejor cotización en cuanto a precio y calidad de los bienes

y servicios, para tomar decisiones.

d. La venta de los productos terminados y el uso de las materias primas se

evalúan regularmente, incluyendo una revisión durante los recuentos del

inventario físico.

e. El inventario se debe guardar en bodegas acondicionadas

ambientalmente y debidamente aseguradas, cuyo acceso se restringe a

personal autorizado.

f. Las materias primas rechazadas se deben separar adecuadamente de

las demás materias primas y monitorear con regularidad para asegurar

su devolución oportuna a los proveedores.

91

g. Los productos terminados rechazados, dañados u obsoletos se separan

adecuadamente de los demás productos terminados y se monitorean

para asegurar su disposición oportuna.

h. Personal de seguridad monitorea todas las entradas y salidas de

vehículos y se asegura de que toda mercancía que sale de las

instalaciones vaya acompañada por documentación debidamente

registrada

i. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se

relacionan con cambios válidos de precios y diferencias con el inventario

físico.

j. La gerencia revisa y aprueba todos los ajustes registrados a los precios

o a las cantidades del inventario.

k. Todos los ajustes al inventario se comparan con los documentos fuente

autorizados para asegurarse que se registraron con precisión.

l. El inventario físico se cuenta periódicamente por personas

independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el

inventario. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del

mismo, y éstos se concilian con el mayor general.

m. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se

registran.

n. Las cantidades del inventario según el sistema de administración del

inventario se concilian regularmente con las cantidades de almacenaje.

o. La cooperativa, debería adquirir un sistema computarizado que le

permita identificar de forma inmediata, ingresos, costos y/o gastos,

utilidades, inventarios máximos y mínimos que deben tenerse y que se

tienen.

Responsables:

a. Gerencia

b. responsable de bodega

92

c. responsable de producción

d. contabilidad.

Documentación relacionada:

a. Tarjetas de control de materia prima

b. productos terminados e insumos agrícolas

c. hojas de reportes.

2. Recepción y almacenamiento de materia prima

Actividades de Control

a. La materia prima recibida se registra correctamente y se acepta

solamente si se muestran las órdenes de compras debidamente

autorizadas.

b. La recepción de materia prima se registra oportunamente y en el período

apropiado.

c. La materia prima defectuosa se devuelve oportunamente a los

proveedores.

d. Las mercaderías recibidas se comparan manualmente con los detalles

de la orden de compra y/o con las facturas; las notas de recepción de

mercaderías, órdenes de compra y/o facturas pendientes se investigan

oportunamente

e. El inventario físico se cuenta periódicamente por personas

independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el

inventario.

f. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del mismo, y

éstos se concilian con el mayor general.

g. Las mercaderías recibidas se anotan en el cuaderno de bitácora, mismo

que se concilia con las entradas registradas en el sistema de

administración del inventario, el cual se usa para registrar los

movimientos del inventario en los registros financieros.

h. La junta de vigilancia verifica las compras registradas con base en su

conocimiento de las actividades cotidianas.

93

i. Un sistema integrado de aplicaciones ejecuta las funciones de

elaboración de requisiciones de compra, administración de inventarios y

cuentas por pagar. En el mayor general se actualizan automáticamente

la recepción de mercaderías y las erogaciones por las mismas.

3. Manejo de la producción/costos del inventario

Actividades de control:

a. Todos los costos de producción registrados son consistentes con los

gastos directos e indirectos reales asociados con la producción.

b. Todos los gastos directos e indirectos asociados con la producción se

registran correctamente como costos de producción y en el período

apropiado.

c. Todas las transferencias de unidades completas de producción al

inventario de productos terminados se registran completa y

correctamente en el período apropiado.

d. Todos los productos defectuosos y el desperdicio que resulta del

proceso de producción son válidos y se registran completa y

correctamente en el período e. Los productos terminados devueltos por los clientes se registran

completa y correctamente en el período apropiado.

f. Los productos terminados recibidos de la producción se registran

completa y correctamente en el período apropiado.

g. Los productos devueltos por el cliente se aceptan solamente de acuerdo

con las políticas de la cooperativa.

4. Mantenimiento al archivo maestro del inventario.

Actividades de control:

a. Solamente se realizan cambios válidos al archivo maestro de

administración del inventario.

b. Todos los cambios válidos al archivo maestro de administración del

inventario se capturan y se procesan oportunamente.

94

c. El archivo maestro de administración del inventario permanece

pertinente.

Responsables:

a. Auxiliar de contabilidad

b. gerencia.

c. cajera.

d. responsable de bodega

e. responsable de producción.

Documentación relacionada:

a. Orden de compra

b. Facturas

c. créditos fiscales

d. notas de recepción gerencia

e. Tarjetas de control de inventarios

5.3.4. CICLO DE PRÉSTAMOS Comprende el otorgamiento de préstamos por parte de la cooperativa, como la

adquisición de préstamos en concepto de financiamiento, para la generación de

mayores utilidades.

Riesgos:

a. La difícil recuperación de créditos, por no aplicar las políticas de crédito

establecidas en la cooperativa.

b. Impacto de morosidad, por no prever la capacidad del asociado

c. Calculo inadecuado de intereses, generaría que no entre la totalidad de los

ingresos a la cooperativa.

d. No aplicar los pagos oportunamente a la cuenta de cada asociado,

reflejara la situación actual de los asociados y de la entidad.

e. Robo de efectivo, por no emitir factura o recibo con numeración correlativa

debidamente autorizada.

95

1. PRÉSTAMOS

Actividades de control:

a. La deuda registrada representa un pasivo de la cooperativa.

b. Todos los préstamos se registran correctamente y en el periodo

apropiado, en cuanto a montos y condiciones.

c. Todos los intereses se calculan correctamente y se registran en el

período apropiado.

d. Todos los pagos por préstamos se registran correctamente en el período

apropiado.

e. Los préstamos se pagan de acuerdo con las condiciones de los mismos.

f. Los préstamos reflejan las circunstancias y las condiciones económicas

existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se

están utilizando.

g. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda

la información que es necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales.

h. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de

la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general

reveladas representan operaciones válidas, se registran en el período

apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros.

i. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan

correctamente y se registran en el período apropiado.

j. Todas las operaciones de préstamos deben ser aprobadas por el comité

de auditoria.

k. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el

registro de préstamos y se toman acciones por las diferencias.

Responsables:

a. Gerencia,

b. auxiliar de contabilidad,

c. comité de compras,

d. comité de créditos

96

Documentación relacionada:

a. Estados de cuentas bancarios b. Carteras de prestamos de clientes c. Libro control de inversiones

3. Administración de operaciones

Actividades de Control:

a. El consejo de administración aprueba y comunica al comité de crédito

las políticas y procedimientos de la organización relativas a las

actividades con operaciones derivadas y el cumplimiento del monitoreo.

b. La junta de vigilancia aprueba las operaciones derivadas para

asegurarse que son válidas y se está cumpliendo con las políticas y

procedimientos de la cooperativa

c. Las conciliaciones de las cuentas de las operaciones derivadas del

mayor general son realizadas utilizando los auxiliares y otra

documentación que soporten los valores justos de los derivados.

d. Las confirmaciones recibidas de la contraparte se concilian regularmente

con los registros internos por personas independientes de la función de

tesorería; las discrepancias se resuelven rápidamente por personas

independientes de la función de tesorería.

e. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan

correctamente y se registran en el período apropiado.

f. Los gastos por intereses se concilian con los estados de cuenta de

terceros y las diferencias se resuelven rápidamente.

g. La gerencia programa por anticipado los gastos por intereses, los

cuales se concilian con los gastos registrados y se revisan para asegurar

que los gastos por intereses registrados son válidos y se registran

oportunamente.

h. Las operaciones derivadas reflejan las circunstancias y las condiciones

económicas del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se

están utilizando.

97

Responsable:

a. La gerencia

b. Contabilidad

c. Asistente administrativo

Documentación relacionada:

a. Estados de cuentas

b. Auxiliar para registrar las inversiones

5.3.5 CICLOS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (INMOVILIZADOS) Cuenta del sistema contable de la empresa, representa los activos destinados

a la realización de las actividades operativas de la empresa como Terrenos,

Edificios, Mobiliario y Equipo de Oficina, Instalaciones y Obras en proceso

(construcciones o remodelaciones sin terminar). comprende desde la

adquisición de activo fijo, el desgaste por uso de dichos activos genera

depreciación y/o amortización, administración, procedimientos de control hasta

la baja de activos fijos e intangibles.

Riesgos

• No llevar registros detallados de los bienes de la empresa, no revelaría la

información actualizada de la cooperativa, o perderse en cualquier

momento por no llevarlos.

• No verificar permanentemente las salidas y entradas de maquinarias que

se alquilan, generaría mal uso de dichas maquinas como utilizarlas mas

del tiempo convenido sin que esta reciba la totalidad del os ingresos.

• No proporcionar mantenimiento preventivo constante a las maquinarias,

acarrearía gastos mayores para la empresa.

• No reportar oportunamente las fallas de los equipos y maquinarias,

ocasionaría dejar de producir en temporadas altas de la cooperativa,

perdida de clientes potenciales.

98

Actividades de control

1. Adquisición de activos fijos

a. Las adquisiciones de activos fijos se registran correctamente y en el

período apropiado.

2. Depreciación de activos fijos

a. Los cargos por depreciación se calculan y se registran correctamente el

periodo apropiado.

3. Bajas de activos fijos

a. Las bajas de activos fijos registradas representan bajas reales.

b. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente en el

período apropiado.

4. Administración de los activos fijos

Actividades de control:

a. Los registros de mantenimiento del activo fijo se llevan con precisión.

b. Los activos fijos deben ser salvaguardados adecuadamente.

c. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan

oportunamente.

d. Los activos fijos reflejan las circunstancias y las condiciones económicas

existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se

están utilizando.

e. La información financiera se debe presentar apropiadamente y se

revela toda la información necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento de normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales.

f. El consejo de administración prepara programas para el mantenimiento

de los activos.

g. La junta de vigilancia revisa periódicamente las actividades de

mantenimiento de los activos, según el registro de la historia de

99

mantenimiento del activo, para asegurar el cumplimiento de los objetivos

de la gerencia.

h. Las actividades de mantenimiento del activo se ingresas y se validan en

la entrada de información.

i. Los activos fijos están salvaguardados adecuadamente; se ubican en un

área de seguridad apropiada, donde se restringe el acceso a personal

no autorizado.

j. El personal de seguridad monitorea por instrucciones de la junta de

vigilancia todas las entradas y salidas de los vehículos y se asegura de

que toda mercadería que sale de las instalaciones vaya acompañada

por documentación debidamente requerida (por ejemplo, una nota de

entrega o nota de devolución de mercaderías).

k. Se adjuntan etiquetas de identificación prenumeradas a los activos fijos

cuando se adquieren para facilitar la identificación física de los mismos y

el registro de sus detalles.

l. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes

relacionadas con los activos fijos.

m. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan

oportunamente.

n. La actividad de mantenimiento se registra en hojas/órdenes de trabajo

prenumeradas; cuya secuencia numérica de tales formas se contabiliza.

o. La administración revisa periódicamente las valuaciones de mercado y/o

la posibilidad de realización de los activos fijos para identificar bajas de

valor permanentes y registrarlas adecuadamente.

5. Mantenimiento de archivo maestro (base de datos) de los activos fijos:

Actividades de control:

a. Solamente se realizan los cambios válidos a los registros y/o al archivo

maestro de activos fijos.

b. Los cambios a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos se

procesan oportunamente.

100

c. La gerencia revisa periódicamente los registros y/o la información del

archivo maestro de activos fijos para mantener su precisión y

actualización.

d. Se realizan recuentos periódicos de activos fijos y se concilian con los

registros y/o con el archivo maestro de los mismos.

e. Los cambios contabilizados en los registros y/o en el archivo maestro de

activos fijos se comparan con los documentos fuente autorizados para

asegurarse de que fueron registrados correctamente.

f. La gerencia ejecuta todos los cambios efectuados a los registros y/o al

archivo maestro de activos fijos.

g. La gerencia verifica las adquisiciones de activos y los convenios de

financiamiento correspondientes (incluyendo la consideración del

presupuesto de desembolsos de capital), antes de que se autoricen.

h. La gerencia verifica el cumplimiento con todas las políticas importantes

relacionadas con los activos fijos.

i. Los saldos del activo fijo y de la depreciación acumulada se conectan de

un ciclo de procesamiento al siguiente, usando información obtenida

sobre la adquisición y la disposición de activos y sobre el gasto por

depreciación, de manera independiente.

j. Las solicitudes para cambiar la información del registro y/o del archivo

maestro de activos fijos se registran y se presentan en una bitácora, la

secuencia se contabiliza para asegurarse de que todos los cambios

solicitados se procesen oportunamente.

k. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes,

después o al final de un período contable se revisan y/o se concilian

para asegurar el registro completo y consistente en el período contable

apropiado.

l. Todos los documentos fuentes autorizadas que soporten las

adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la información del

registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro

y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron

registrados.

101

Responsables:

a. Gerencia,

b. Auxiliar de contabilidad.

Documentación relacionada:

a. Archivo maestro de activos fijos,

b. presupuesto de desembolso de capital,

c. comprobantes de adquisición de activos fijos,

d. políticas y procedimientos de activos fijos,

e. auxiliar de activos fijos,

f. bitácoras o tarjetas de control de cada bien.

6. Depreciación de activos fijos

Actividades de Control:

a. Los saldos del activo fijo y de la depreciación acumulada se conectan de

un ciclo de procesamiento al siguiente, usando información obtenida

sobre la adquisición y la disposición de activos y sobre el gasto por

depreciación, de manera independiente.

b. Las tasas y métodos de cálculo de la depreciación se revisan

periódicamente para asegurarse de que sean razonables y que estén de

acuerdo con legislación vigente y Normas internacionales de

contabilidad.

c. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes

relacionadas con los activos fijos.

7. Bajas de activos fijos

Actividades de Control:

a. La junta de vigilancia revisa periódicamente los registros y/o la

información del archivo maestro (base de datos) de activos fijos para

mantener su precisión y actualización.

102

b. El consejo de administración aprueba todas las bajas de activos fijos

registradas.

c. Las solicitudes para cambiar la información de los registros y/o del

archivo maestro de activos fijos se registran y se presentan en formas

prenumeradas; la secuencia numérica de tales formas se contabiliza

para asegurarse de que todos los cambios solicitados se procesen

oportunamente.

d. Todos los documentos fuentes autorizadas que soportan las

adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la información del

registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro

y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron

registrados.

e. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente.

f. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes,

después o al final de un período contable se revisan y/o se concilian

para asegurar el registro completo y consistente en el período contable

apropiado.

Responsables:

a. Contabilidad.

b. Gerencia y asistente administrativo

c. Jefes de bodegas

d. Jefes producción

Documentación relacionada:

a. Tarjetas de control de activos fijos

b. políticas contables de activos fijos.

c. Archivo maestro de activos fijos

5.3.6. CICLO DE NÓMINAS Representa los procedimientos de la contratación de personal, la creación de

expedientes para cada empleado, el registro del tiempo trabajado, calculo de

remuneraciones, horas extras, vacaciones, calculo de retenciones legales, y

baja de nomina por terminación de contrato o despido.

103

Riesgos:

• Creaciones de plazas fantasmas, ocasionaría perdida a la cooperativa.

• Contratación de personal con falta de capacidad para realizar las

actividades.

• Que el proceso de contratación sea de acuerdo a las políticas de recursos

humanos y manual de funciones.

• Que se incumpla al empleado con los beneficios establecido en la

contratación.

• Que se contrate personal para actividades inoperantes que fail pueda

realizar otro empleado.

1. Terminación De Contratos Del Personal

Actividades de control:

a. Los empleados que dejan de laborar para la cooperativa se dan de baja

en el archivo maestro de la nómina.

b. Los empleados dejan de laborar para la Cooperativa de acuerdo con

requerimientos legales.

2. Registro de tiempos

Actividades de control:

a. La información relativa al tiempo y asistencia registrados refleja el

tiempo real trabajado y está autorizado.

b. Todo el tiempo trabajado se procesa correcta y oportunamente.

3. Cálculos de las nóminas

Actividades de control:

a. La nómina (incluyendo remuneraciones y retenciones) se calcula y se

registra correctamente en período apropiado.

b. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nómina reflejan las

circunstancias y las condiciones económicas existentes del negocio, de

acuerdo con las políticas contables que se están utilizando.

104

c. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda

la información que es necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales.

4. Desembolsos de la nómina

Actividades de control:

a. Los desembolsos de la nómina y los gastos registrados de la misma se

relacionan con el tiempo real trabajado.

5. Mantenimiento del archivo maestro de la nómina

a. Todos los cambios válidos a la base de datos de la nómina se capturan

y se procesan oportunamente.

b. Solamente se realizan cambios válidos a las tarifas de retención de la

nómina.

c. Todos los cambios válidos a las tarifas de retención de la nómina se

capturan y se procesan oportuna y correctamente.

d. Las tarifas de retención de la nómina son consistentes con

requerimientos legales.

Actividades de Control:

a. La información del archivo maestro de la nómina se revisa

periódicamente en cuanto a su exactitud y pertinencia continua.

b. El gerente revisa periódicamente los listados de los empleados actuales

dentro de cada área y notifica al consejo de administración los cambios

necesarios.

c. Los cambios registrados al archivo maestro de la nómina se comparan

con la documentación fuente autorizada para asegurarse de que fueron

capturados correctamente.

d. Todos los nuevos empleados les dan la incorporación en el archivo

maestro de la nómina.

105

e. Las variaciones entre el archivo maestro de la nómina y el sistema de

registro de tiempos se investigan y se toman las acciones apropiadas, si

es necesario.

f. La junta de vigilancia monitoreara el cumplimiento con las políticas y

procedimientos relacionados con la terminación de la relación laboral,

incluyendo el cumplimiento con los requerimientos de reglamentación

legal.

g. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes

relacionadas con el personal y las compensaciones.

h. Las transacciones de la nómina realizadas, se revisan y/o se concilian

para asegurar su registro completo y consistente en el momento

contable apropiado.

i. Los registros de nómina detallados muestran toda la información

pertinente que describe la nómina (incluyendo la compensación total, los

impuestos directos relacionados y otras retenciones) y se cuadran los

saldos relacionados, de forma oportuna, con las cuentas o ajustes

correspondientes del mayor general por personas quienes no tienen

acceso ilimitado con el efectivo.

j. La gerencia estudia y aprueba los informes de la nómina de sueldos y

por hora (incluyendo la información de remuneraciones y retenciones).

k. La gerencia estudia las horas extra trabajadas, para que procedan al

pago de las mismas a todos los empleados asalariados.

l. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nómina reflejan las

circunstancias y las condiciones económicas existentes del negocio, de

acuerdo con las políticas contables que se están utilizando.

m. La información financiera se debe presentar apropiadamente y revelar

toda la información necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales.

n. El acceso a las transferencias bancarias relacionadas con la nómina se

restringe al personal autorizado.

106

o. Los empleados firman por el efectivo recibido; la junta de vigilancia

monitorea su cumplimiento.

Responsables:

a. La gerencia

b. Jefes de área

c. Auxiliar de contabilidad

Documentación relacionada:

a. Contrato de trabajo

b. Planillas de sueldo

c. Solicitudes de actualización, bitácoras.

5.3.7 CICLO DE TESORERIA Este ciclo comprende aquellas operaciones relacionadas con ingresos,

desembolsos como Administración del efectivo e inversiones, custodia del

efectivo y demás valores, riesgos que pueden darse, procesamiento de

transacciones.

1. Administración del efectivo e inversiones

Objetivos de control

a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa.

b. Las inversiones registradas se afectan por las compras, ventas y

vencimientos de las inversiones.

Riesgos:

Registro de operaciones en periodos diferentes, gastos de

intereses, ingresos por dividendos y ganancias o pérdidas o

contabilizarse en momento que no se ha dado.

Los estados financieros pueden no ser elaborados oportunamente

o presentarse incorrectamente.

107

El efectivo y demás valores pueden perderse, sustraerse o

destruirse si no se le mantiene en un sitio seguro.

No llegar a satisfacer las necesidades de recursos financieros en

el momento que estas se presenten.

La cooperativa puede correr el riesgo de llegar a obtener

financiamiento en condiciones que no le son favorable como

incurrir en costos financieros demasiado altos.

Hacer inversiones en contravención a reglamentos o Políticas

establecidas por el estado, puede ocasionar desestabilización o

debilitamiento de su capital de trabajo.

Las inversiones a largo plazo y los títulos o valores se

presentaran sobreestimados, si no se valúan y registran

correctamente las bajas o disminuciones de valor.

Actividades de control:

a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa.

b. Toda transacción o ingreso por inversiones se calcula y se registra

correctamente en el período apropiado.

c. Los préstamos y las inversiones reflejan las circunstancias y las

condiciones económicas existentes del negocio, de acuerdo con las

políticas contables que se están utilizando.

d. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda

la información que es necesaria para la presentación razonable y el

cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales.

e. La Junta de vigilancia verificara las compras, ventas y vencimientos de

las inversiones registradas, con base en su conocimiento de las

actividades cotidianas.

f. Las inversiones y cuentas relacionadas en el mayor general se concilian

con el soporte detallado y las diferencias se resuelven de manera

oportuna.

108

g. La gerencia, empleados independientes o los auditores internos realizan

pruebas directas (otras distintas a la revisión analítica) al registro y

conciliación de las inversiones y cuentas relacionadas.

h. Las transacciones por inversiones realizadas, se analizan y se concilian

para asegurar su registro completo.

i. La gerencia revisa periódicamente las valuaciones y/o la posibilidad de

realización de las inversiones para identificar los ajustes de valor justo y

para registrar adecuadamente dichos ajustes.

j. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de

la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general

reveladas representan operaciones válidas, se registran en el período

apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros.

k. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan

correctamente y se registran en el período apropiado.

l. Todas las operaciones de préstamos deben ser aprobadas por el comité

de auditoria.

m. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el

registro de préstamos y se toman acciones por las diferencias.

Responsables:

e. Gerencia,

f. auxiliar de contabilidad,

g. comité de compras,

h. comité de créditos

Documentación relacionada:

d. Estados de cuentas bancarios e. Carteras de prestamos de clientes f. Libro control de inversiones

109

5.3.8. CICLO DE PRODUCCIÓN Objetivos de control:

Esta enfocado a la actividad principal de la empresa como es la transformaron

de materias primas en producto terminado (concentrado).

Comprende los riesgos a que esta expuesta, la adquisición de materia prima,

administración de esta, procedimientos de transformación de materia prima a

producto terminado y traslado a inventario.

Riesgos:

Producto terminado de baja calidad, ocasionaría perdidas en la empresa,

puesto que no tendría aceptación en los clientes.

Almacenamiento excesivo de materia prima provocaría compactación y

por lo tanto bajo rendimiento en los productos terminados.

Poco control de calidad en la aplicación de la formula generaría producto

de mala calidad y poca aceptación, incluso devoluciones constantes.

Poco control en el peso y medida exacta de los productos acarrearía

inconformidad en los clientes y posibles pérdidas a la cooperativa.

Mantener o utilizar la zona de producción como despacho de mercadería

quita concentración del jefe de producción y por lo tanto descuida por

momentos ambas funciones, lo que puede generar perdidas a la

cooperativa.

Mantener una sola empresa como proveedora de materia prima,

ocasionaría escasez de esta. en temporadas de mayor venta y perdida

de clientes.

Exceso de confianza entre empleados genera descuido en las zonas

asignadas a cada responsable, como las áreas de almacenaje o

bodega.

Desperfectos en maquinarias, generaría baja en la producción de

concentrados.

Mal uso de maquinaria, acarreara bajo rendimiento de esta, desperfectos

y por lo tanto gastos a la cooperativa.

110

Actividades de Control:

a. Establecer un buen control de calidad de la formula a utilizar para

la elaboración de concentrados.

b. El jefe de producción no debe descuidar la aplicación de la

formula según requerimientos específicos.

c. Debe apegarse al plan anual para la adquisición de materia

prima, evitando así que esta se dañe por el exceso o por el

tiempo lluvioso.

d. Deben tenerse como mínimo tres proveedores potenciales para la

compra de materia prima y así evitar escasez y pérdida de

clientes.

e. El jefe de área de producción debe estar pendiente del peso y

medida exacta del concentrado.

f. El responsable del área de producción deberá llevar un control

exacto de cantidad de materia prima que ha entrado de bodega y

cantidad exacta de producto terminado al final de cada día.

g. El responsable del área de producción deberá llevar un control de

la materia prima que se ha desperdiciado en el acarreo desde

bodega.

h. El responsable de producción deberá enviar un reporte al

departamento de contabilidad, de la cantidad de materia prima

recibida por cada una de ellas, así como de los productos

elaborados.

i. Mantener un plan de mantenimiento preventivo permanente para

aquellas maquinas que permanecen en el área de producción.

j. El responsable de área deberá supervisar periódicamente el

funcionamiento de cada una de las maquinas utilizadas en el

proceso productivo.

k. Capacitar a los obreros en el uso adecuado de las maquinas.

l. Establecer un área de despacho, diferente a la de producción.

m. Reunir a los empleados periódicamente e informarles que deben

cumplir con sus funciones

111

n. Recordar a los empleados periódicamente cuales son sus

responsabilidades y sus derechos, en su puesto de trabajo, ya

sea verbalmente, por memorando, periódico mural, otros.

o. Los costos de materia prima, mano de obra y gastos indirectos

utilizados en la producción y los ajustes relativos deben

clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

5.3.9. CICLO DE SERVICIOS Objetivos de control:

Representa una de las actividades para la generación de ingresos de la

cooperativa, como mezclado y molido. Comprende los riesgos a que esta

expuesto, desde la llegada de materiales para el mezclado y molido,

adquisición de materiales para molerlo y mezclarlo, servicio de alquiler de

maquinaria.

Riesgos:

Salida de materia prima por exceso de confianza entre empleados y

clientes

Servicios prestados sin facturarse, ocasionaría perdidas a la cooperativa

Maquinaria sin control de horario de salida y entrada a la cooperativa,

podría ser utilizada para otras actividades sin retribuirle a esta por el

uso.

Bajo rendimiento de las maquinarias que prestan servicios fuera de la

cooperativa, por desperfectos.

Actividades de control:

a. Llevar un control de horario de entrada y salida de la maquinaria

b. Estimar el tiempo de uso de la maquinaria cuando presta

servicios fuera de la cooperativa.

c. Establecer un plan de mantenimiento preventivo para las

maquinarias que prestan servicios fuera de la cooperativa.

d. Llevar un control detallado de los clientes que llegan a alquilar

maquinaria, por fecha, hora y código de maquina.

112

e. Elaborar un documento firmado por el cliente en el que se

comprometa a costear los daños ocasionados por el mal uso de

dicha maquina o por otras causas.

f. El vigilante deberá chequear el estado físico de las maquinas

cuando salen de la empresa y verificar cuando regresan, así

como el horario que ha sido convenido.

g. Se deberá elaborar una factura adicional, por el tiempo que se ha

tardado el cliente en devolver la maquina, cuando este sea mayor

a una hora.

h. La maquinaria deberá salir solo con autorización del responsable.

5.3.10. CICLO DE CONTABILIDAD Comprende los objetivos de control, los riesgos a que esta expuesta la

información financiera y actividades de control que deben realizarse para evitar

los riesgos.

Objetivos de control

Registrar oportuna y correctamente las operaciones realizadas por la empresa,

así como la presentación razonable de la información financiera.

Evitar omisiones en registro de eventos que afecten de manera significativa las

operaciones de la cooperativa.

Clasificar adecuadamente las cuentas de manera que la información financiera

este acorde a su naturaleza.

Riesgos:

• Asientos o registros contables incorrectos, presentarían información

errónea u ocultarían hechos dolosos.

• Omisión de registro de eventos importantes, afectarían

significativamente las operaciones de la cooperativa.

113

• Perdida de comprobantes de respaldo generaría información financiera

no razonable o poco confiable.

• Presentación incorrecta de Estados financieros, debido a errores

aritméticos, clasificación inadecuada de cuentas, tipos de cambios

incorrectos.

Actividades de control:

a. Utilizar adecuadamente el sistema contable diseñado para la

cooperativa.

b. Aplicar correctamente las políticas contables establecidas por la

empresa

c. Registrar en el momento preciso y oportuno las transacciones

efectuadas por la cooperativa.

d. Sustentar con documentación de respaldo todas las transacciones

efectuadas por la cooperativa, tanto de ingresos como de egresos.

e. Elaborar tarjetas de control de bienes muebles, por cada uno de ellos,

reflejando estado físico, fecha de adquisición, vida útil estimada y valor

neto.

f. Guardar en sitio confiable los archivos de respaldo de cada una de las

transacciones realizadas.

g. Evitar el acceso a cualquier otro(a) empleado(a) que pueda manipular la

documentación de respaldo para evitar alteraciones.

h. Registrar la materia prima recibida a precio de costo, adicionándole los

costos que se incurran hasta llevarla a bodega, separándola una de

otra.

i. Descontar de materia prima las cantidades que salgan de almacén hasta

el departamento de producción a producción en proceso.

j. Registrar la producción terminada contra la producción en proceso,

especificando cantidad de quintales de concentrado elaborados, de

acuerdo a los costos.

k. Descontar los concentrados vendidos, del inventario de productos

terminados.

114

l. La valuación de los inventarios, debe realizarse de acuerdo a las

Políticas contables de la cooperativa.

m. La valuación de los activos inmovilizados, debe realizarse de acuerdo a

las Políticas contables de la cooperativa, sin contradecir la ley de

Impuesto sobre la renta.

n. La elaboración de los estados financieros, es responsabilidad del

contador.

o. Los estados financieros deberán ser autorizados por el contador, auditor

externo y por la gerencia de la cooperativa.

p. Los estados financieros deben ser presentados por la gerencia al

consejo de Administración y aprobados por esta.

q. Los estados financieros de cada ejercicio, deberán ser presentados a

junta general de asociados y aprobados por ellos.

115

5.3.1 CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES 5.3.1.1 Evaluación sobre el cumplimiento de leyes

(Se considero como más necesario la evaluación en el cumplimiento de leyes).

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativa.

-¿Esta integrada la Dirección,

administración y vigilancia de la

cooperativa según art. 32?

-¿Cumple el Consejo de Administración,

la junta de vigilancia y los asociados, con

los acuerdos tomados por la Asamblea

General de Asociados, según Art.33?

- La dirección, administración y vigilancia

de la cooperativa, debe estar integrada

por Asamblea General de Asociados,

Consejo de Administración y la Junta de

Vigilancia.

- Los acuerdos tomados en Asamblea

general de Asociados, es de obligato -

riedad que sean cumplidos, por la

administración y el resto de asociados,

siempre que estén de conformidad a esta

ley, su reglamento o los estatutos.

116

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativa

-¿Están establecidas las atribuciones de

la Asamblea General de Asociados, en los

estatutos de la cooperativa, según Art.34?

-¿Se realiza la sesión de Asamblea

General de Asociados, en el periodo que

establece el Art. 35?

-¿Se cumple con los requisitos que

establece el art. 36 sobre las

convocatorias para celebrar Asamblea

General de Asociados?

-Según la ley, las atribuciones de la

asamblea general de asociados, deben

estar en los estatutos y en el reglamento

de esta ley como conocer la agenda de

trabajo del día, aprobar los objetivos y

políticas, aprobar normas generales de la

administración y otros.

-La sesión de Asamblea General de

Asociados, se debe celebrar dentro de un

periodo no mayor a los noventa días

posteriores al cierre de cada ejercicio

económico.

-Las convocatorias, deben ser hechas

por el Consejo de Administración, con

quince días de anticipación, dejando

constancia.

117

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se cumple el requisito de

establecimiento de quórum, el cual será

delimitad mas uno por lo menos de

Asociados hábiles, según art.37?

-¿El Consejo de Administración está

integrado por el numero de miembros que

establece el art. 40?

-Para establecer quórum se debe estar

presente la mitad mas uno de los

asociados en la primera convocatoria, sin

embargo si no fuese así, la junta de

vigilancia levantara acta en donde

establecerá los asistentes y la asamblea

emitirá los acuerdos, siempre que el

numero de asociados, no sea menor del

20%

-El consejo de Administración, debe estar

integrado por un número impar de

miembros, no menor de 5 ni mayor de 7,

elegidos en Asamblea general de

asociados.

118

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C

Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativas

-¿Se cumple con los lineamientos

establecidos en el reglamento y los

estatutos para la integración y elección de

los órganos de administración y vigilancia

establecidos en los artículos del 42?

-¿Esta cumpliendo la cooperativa con el

art.55 donde establece que las

aportaciones de cada asociado no podrá

exceder del 10% del capital social?

-Los miembros de los órganos directivos,

duraran en sus funciones de uno a tres

años, no pudiendo ser electos por más

de dos periodos, en forma consecutiva

para el mismo órgano directivo.

-Ningún asociado podrá tener en

aportaciones más del 10% del capital

social, excepto cuando lo autorice la

Asamblea General de Asociados, pero

nunca podrá ser mayor al 20% del

mismo.

119

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativas

-¿Se establecen las reservas que estipula

el art.57 sobre los excedentes que arroja

el Estado de Resultados anuales?

-¿Se esta utilizando el fondo de

educación para el fin que fue constituido

-¿Se cumple con el Art. 61 en relación a

los fondos de reserva legal, de educación,

laboral, cuentas incobrables, subsidios,

donaciones, herencias y legados que

reciba la cooperativa?

-Las reservas que deben determinarse

son para el fondo de educación y reserva

legal que en ningún caso será menor al

10% por los excedentes, ni mayor al 20%

del capital pagado por los asociados,

para esta ultima; indemnizaciones

laborales y cuentas incobrables.

-El fondo de educación, debe ser

utilizado en programas de promoción y

educación cooperativa y no para gastos

operativos.

-Todos los fondos establecidos por ley y

los recibidos de terceros, no serán

distribuidos, por lo tanto los asociados y

herederos tendrán derecho a recibir parte

de ellos.

120

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativas

-¿Se están utilizando los recursos de la

cooperativa y la firma social para los

fines que fue creada, art.69?

-¿Se esta cumpliendo con las

obligaciones establecidas para las

asociaciones cooperativas según lo

establecido en artículo 70?

-Los recursos de la cooperativa, deben

ser de exclusivos para los fines que se

han establecido, así como la firma social.

-La cooperativa, debe llevar los libros que

sean necesarios para sus operaciones

como Actas, Registro de Asociados y de

Contabilidad autorizados por el

INSAFOCOOP, comunicar por escrito a

este dentro de los treinta días siguientes

a su elección, la nomina de los miembros

para los diferentes órganos directivos,

entre otros.

121

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C Consideraciones

-Ley General de

Asociaciones

Cooperativas.

-¿Se ha cerciorado el plazo de

vencimiento de la prorroga de la exención

de renta que establece el art.72 literal a?

-¿Se ha cerciorado sobre la fecha de

vencimiento de la prorroga sobre

exención de impuestos fiscales y

municipales sobre su establecimiento y

operaciones, art.72 literal b?

-Las cooperativas gozaran del beneficio

de no pagar impuesto sobre la renta

siempre que se haga la petición al

Ministerio de Hacienda, por plazo de

cinco años prorrogables por periodos

iguales.

-Toda vez que la cooperativa solicite la

exención de impuestos fiscales antes de

que su plazo termine, y por periodo de

cinco años, gozara de este beneficio.

-Algunas actas no están firmadas por la

totalidad de los propietarios o suplente en

el caso que este en representación de

unos de los propietarios, relacionado con

art.39 código tributario.

122

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C Consideraciones

-Ley del Impuesto

sobre la renta

-¿Pagan impuesto por la renta obtenida

en cada ejercicio o periodo, según Art. 5?

-¿La renta obtenida se ha determinado

sumando productos o utilidades totales de

las diferentes fuentes de renta del sujeto

pasivo, según lo que estipula el artículo

12?

-Exenta del pago de impuesto sobre la

renta según resolución del Ministerio de

Economía

-Los ingresos y gastos del periodo

deberán tomarse para determinar la renta

obtenida, aunque no hallan sido

percibidos ni pagados, art.24

-Debe realizarse el 31 de diciembre de

cada ejercicio, y debe hacerlo el

contador.

123

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se determina la renta en base al

sistema de acumulación o devengue,

según Art. 24?

-¿Se determina la renta neta restando de

la renta obtenida los costos y gastos

necesarios para la producción o

conservación de su fuente de ingresos

conforme al art.28?

-¿Se han deducido de renta los gastos

necesarios para la fuente de ingreso,

según artículo 29?

-Toda empresa formal, debe realizar sus

operaciones contables en base al

sistema de acumulación o devengo,

aunque no hayan sido cobrados los

ingresos ni pagados los gastos. Art.24

-La renta neta debe determinarse al final

del 31 de diciembre de cada ejercicio.

-Para efectos de renta, solo podrán

deducirse los gastos realmente

necesarios para la generación de

ingresos de la cooperativa.

124

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Aplica y registra la depreciación a la

propiedad, planta y equipo conforme art.

30?

-¿Se deduce de renta, la depreciación

anual de la propiedad, planta y equipo

utilizada para la generación de ingresos,

conforme al artículo 30?

-¿Aplica y registra la amortización a los

bienes intangibles, conforme art. 30A?

¿Se deduce de la renta la amortización

anual determinada a los bienes

intangibles, utilizados para la generación

de ingresos, conforme Art. 30-A?

-La depreciación y la amortización puede

realizarse periódica o anual-mente y

debe realizarla el auxiliar contable o el

contador

-La depreciación y la amortización debe

ser deducida tomando en consideración

el tiempo, en que los bienes no han sido

utilizados en ese periodo y estos sean

restados del total.

125

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Las erogaciones (donativos), con fines

sociales, son deducibles de la renta

obtenida, según el art. 32?

-¿Se calcula el Impuesto del 25% sobre la

renta imponible según art. 41?

-Por la finalidad de la asociación,

cooperaran con proyectos sociales en

beneficio de la comunidad.

-Las donaciones con fines sociales

deberán ser registradas y deducida por

el contador, no será deducible si la

entidad beneficiaria no presenta en el

informe anual de donaciones recibidas

-Resolución emitida por el Ministerio de

Economía, la asociación cooperativa está

exenta de impuestos fiscales.

126

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Es elaborada y presentada en el

período correspondiente la declaración de

renta, conforme art. 48?

-Debe ser elaborada por el contador y

presentada por este u otra persona que

sea designada

Será elaborada y presentada en los

cuatro meses posteriores al vencimiento

del ejercicio o período.

-El contador o el auxiliar contable, debe

hacer las modificaciones necesarias al

detectarse el error en cualquier tiempo.

-La cooperativa debe declarar la totalidad

de sus rentas en el formulario respectivo,

y del ejercicio correspondiente.

127

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N/C Consideraciones

-Ley de IVA

-¿Esta registrada como contribuyente del

impuesto a la transferencia de bienes

muebles conforme art. 20 literal e?

-¿Están exentos del impuesto los

intereses recibidos por servicios de

financiamiento, conforme Art.46 literal f?

-¿Se realiza la proporcionalidad cuando

hay ventas en parte gravadas y exentas

de IVA, como establece art.66?

-Es obligación de la Administración, el

registro de la cooperativa como

contribuyente en la Dirección General de

Impuestos Internos, al inicio de las

operaciones.

-Los intereses cobrados por prestamos a

los asociados están exentos del impuesto

de IVA.

-En las operaciones de productos que

hayan gravadas, exentas o no sujetas de

IVA en un periodo tributario, deben

establecer proporcionalidad al crédito

fiscal de ese periodo y continuar dicho

proceso en los próximos períodos.

128

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

- Código Tributario -¿Ha presentado el formulario de

actualización de direcciones para

notificaciones, como establece Art.90?

- ¿Ha presentado la declaración IVA en el

plazo estipulado y en los formularios que

dispone la administración tributaria, según

Art.91 y 92CT; y 93 y 94 del IVA?

-¿Se ha presentado el Balance General

del ejercicio y Estado de Resultados en el

plazo estipulado de renta, Art.91 inc.2?

-¿Se emiten los documentos formales

exigidos para los ingresos, por cada

operación efectuada según Art. 107?

-Debe ser elaborado por el contador y

presentado por el representante legal o

apoderado, en los primeros diez días

hábiles de cada año o cuando cambie de

dirección en el plazo de cinco días

hábiles siguientes de suscitado el

cambio.

-Los contribuyentes están obligados a

presentar la declaración de IVA en los

primeros diez días hábiles del mes

siguiente, art.94. IVA.

-Debe ser presentado en el periodo de

los cuatro meses después del ejercicio, al

momento de presentar la declaración de

renta.

129

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se Emiten las Notas de Debito y Notas

de Crédito, cuando existen ajustes como

diferencias de precios, devoluciones y

otros, según Art.110?

-¿Ha emitido los comprobantes de

retención o percepción, cumpliendo

requisitos, en caso de retención o

percepción IVA; y retención impuesto

sobre renta según Art.112?

-Por cada operación debe emitirse el

documento correspondiente.

-Todo ajuste en los créditos fiscales

emitidos, ya sea por devoluciones,

rebajas o descuentos de los clientes, o

por aumento en el precio y otros, debe

emitirse ya sea una Nota de crédito o una

nota de debito para los ajustes de

ingresos, haciendo referencia al número

de comprobante de crédito fiscal.

-Debe emitirlos el auxiliar contable, cada

vez que se haga un pago sujeto a

retención o percepción.

130

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Los documentos formales que se

emiten cumplen con los requisitos

establecidos en el, Art. 114?

-¿Se ha solicitado autorización para

elaborar el correlativo de documentos

legales, (C.C.F., Facturas y otros), según

Art. 115A?

-¿Se exige documentos que cumplan con

Art.114, para las operaciones de compra,

según lo establecido en art.117?

- ¿Se solicitan los datos generales de los

sujetos excluidos como contribuyentes de

IVA, según art.119 C. T.?

-Los comprobantes de ingresos como

créditos fiscales, facturas y otros deben

hacerse por cada operación efectuada y

cumplir con los requisitos formales.

-Cada vez que necesiten elaborar

documentos se debe llenar un formulario

proporcionado por la DGII, para solicitar

autorización

-Cada operación realizada por compra,

se debe exigir ya sea crédito fiscal,

factura o equivalente que ampare dicha

operación.

-Los contribuyentes deben exigirse a los

sujetos excluidos los datos generales

como nombre, dirección, NIT, fecha de

131

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se exige estados financieros y la

declaración de renta del periodo anterior,

a los clientes, cuando solicitan créditos o

financiamientos, s/ art. 120ª

-¿Se le informa a la Administración

tributaria, sobre los valores de ingresos,

costos y gastos que consignan en el

estado de resultado o ingresos y gastos

para sustentar la concesión de créditos y

prestamos, por monto solicitado iguales o

mayores de $ 40,000, Art. 120 A y B?

Emisión y la firma del contribuyente en la

copia del sujeto cuando las operaciones

sean superiores a mil novecientos

noventa y cinco colones.

-La asociación, debe exigir de los

prestamistas, la declaración de renta y

los estados financieros correspondientes

al periodo anterior.

-Debe informarse a la administración

tributaria en la declaración de renta y

estados financieros proporcionados

cuando existan prestamos que excedan

de $ 40,000.00.

132

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Ha presentado el informe anual de

retenciones del Impuesto sobre renta del

año anterior, art.123?

-¿Ha presentado el informe mensual de

retenciones y percepciones del 1% de

IVA, Art.123A?

-¿Ha efectuado las percepciones y

retenciones de IVA en el momento

preciso, art.161 y 162?

-Debe ser elaborado por el auxiliar

contable o contador y presentado por

estos en el mes de enero de cada año.

-Debe ser elaborado y presentado en los

en los primeros 10 días hábiles del mes

siguiente.

-Art.72 Ley de Asociaciones

Cooperativas y el art. 151 del reglamento

de la misma ley.

Debe pagarse en los primeros diez días

hábiles de cada mes.

133

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se han pagado los impuestos retenidos

del periodo anterior, en concepto de renta

a los trabajadores, y otros servicios, Art.

154?

-¿Se han pagado los impuestos retenidos

del periodo anterior, en concepto

retención del 1% IVA por ventas de

bienes y servicios, Art.162?

- Los impuestos retenidos en concepto de

renta, deben ser pagados íntegramente.

-La cooperativa debe retenerles y

declarar el 10% de ISR., a los

trabajadores eventuales.

-Las retenciones efectuadas en el

periodo deberán enterarse o pagar-se al

fisco íntegramente, en los diez días

hábiles del mes siguiente mediante

formulario determinado por la

Administración Tributaria.

134

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Lleva Contabilidad formal la

cooperativa, según Art.139?

-¿Las operaciones se registran en orden

cronológico y de manera oportuna,

Art.139?

-¿Los libros contables o páginas están

debidamente foliados/as y legalizados por

un contador Publico?

-¿Las ventas y las compras, se registran

correlativamente en el periodo que

corresponde, Art. 141 literal a?

-Están obligados a llevar contabilidad

formal, los que poseen un activo superior

a cien mil colones, debe ser elaborado

por un contador público autorizado.

-Todas las operaciones deberán

realizarse de forma oportuna y en orden

cronológico y respaldarse con la

documentación correspondiente.

-Deberán registrarse de manera

cronológica, permitiéndose como máximo

un atraso de quince días calendario.

135

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Los libros de IVA o paginas sueltas

(ventas a contribuyente, a consumidor y

compras, están legalizados por un

contador autorizado, Art.141 literal d?

-¿Los libros y registros permanecen en el

establecimiento, Art.141 literal e?

-¿Existen registros auxiliares de los

costos de materia prima para los

productos elaborados y en proceso,

según art.142?

-Las compras y ventas deben ser

registradas periódicamente por el auxiliar

contable con un atraso no mayor de siete

días.

- Los libros y registros deben mantenerse

en el negocio o en el lugar informado a la

administración tributaria. -Todo contribuyente esta obligado a

llevar un registro detallado de sus

productos para la venta como los

materiales para la manufactura, será

realizado por el contador periódicamente.

136

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Los inventarios, son valuados de

acuerdo a algún Método sugerido en el

Art.143?

-¿Se le extiende las constancias

respectivas a los sujetos a quienes se les

retiene renta como lo establece el Art.

145?

-¿Se conservan los registros y

documentos de soporte de años

anteriores, como lo establece el Art.147?

-Se debe valuar los inventarios ya sea

por costo según ultima compra, costo

promedio de ligación directa, costo

promedio, primeras entradas primeras

salidas, para efectos tributario.

-Cuando es retención por servicios de

carácter permanente, se le debe

proporcionar a más tardar un mes

después que se ha efectuado la última

retención del ejercicio y en el momento a

aquellos eventuales.

-Es obligación conservar los registros y la

documentación de soporte por un periodo

de cinco años contados a partir de su

emisión.

137

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Se retiene renta a los empleados que

su sueldo excede del $ 316.67 mensual,

Art.64, 65; 95 R. C. T.?

-¿Se retiene renta a los sueldos

eventuales, honorarios y otros servicios

que no tengan relación laboral con la

empresa, Art.156?

-El impuesto sobre la renta debe ser

retenido por el encargado de pagos.

-Deben retenerse periódicamente el

10%, en concepto de renta, por el auxiliar

contable a todos aquellos sujetos que

prestan servicio a la cooperativa.

138

5.3.2 APLICACIÓN DE LEYES LABORALES Y MERCANTILES Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Consideraciones

- Código de Comercio

-¿Tiene sistema contable actualizado y

legalizado la cooperativa, por un Contador

autorizado según art.435?

-¿Aplica las políticas contables

establecidas en su sistema de

contabilidad, conforme art.435?

-¿La Contabilidad es llevada por un

contador con titulo reconocido por el

estado, o por medio de empresas

legalmente autorizadas, según Art.437

inciso 3?

-Todo comerciante, esta obligado a llevar

contabilidad debidamente organizada,

por un profesional de la contaduría

-El contador debe aplicar las políticas que

han sido establecidas en el sistema

contable previamente elaborado y

legalizado.

-Toda empresa cuyo activo exceda de

cien mil colones, deberá llevar

contabilidad formal y por un contador

legalmente reconocido.

139

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artículos Relacionados Descripción

C N / C Consideraciones

-¿Los registros obligatorios, libro diario,

mayor y estados financieros, están

legalizados por un Contador Publico

Autorizado, como establece el Art.438?

-¿Tiene actualizado los registros en libro

diario, mayor y Libro de Estados

Financieros?

-¿Han elaborado el balance general y el

estado de resultados del ejercicio y

además certificados por un Contador

Publico Autorizado, según Art.441?

-Los registros obligatorios deben llevarse

en libros foliados y empastados o en

hojas separadas y deberán ser

autorizados por un Contador Publico

Autorizado

-Las operaciones deben registrarse

diariamente y llevarse de forma clara, en

orden cronológico, por un contador

designado por la cooperativa.

-La cooperativa, debe presentar su

situación económica y financiera,

mediante los estados financieros

certificados, previamente elaborados por

el contador, al cierre de cada acción.

140

Leyes y Regulaciones

aplicables Artículos Relacionados

Descripción

C N/C Consideraciones

-¿Están registrados: el balance general,

resumen de los inventarios, estado de

pérdidas y ganancias, estado de

composición del patrimonio y estado de

flujo de efectivo por cada ejercicio en el

libro de estados financieros?

-¿Se ha constituido reserva laboral para

dar cumplimiento a obligaciones con los

empleados, como establece el art. 447?

-¿Se conservan los registros por diez

años, según establece el Art.450?

-El contador, debe registrar anualmente

en los libro de Estados financieros, toda

aquella información que reflejan la

situación económica y financiera de la

cooperativa.

-Debe establecerse una provisión por

obligaciones que puedan surgir

inesperadamente con los empleados,

como son despidos por causa

injustificada o justificada, otros.

-La cooperativa debe conservar los

registros por diez años después de

emitidos o registrados.

141

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C

Consideraciones

- Código de Trabajo - ¿La cooperativa ha elaborado contratos

individuales de trabajo en los que

garantice la estabilidad laboral de los

empleados según lo establecido en

artículo 18 inc., 1 y 2?

-¿Los contratos de trabajo cumplen con

los requisitos que se establecen en

artículo 23?

-Por cada empleado que la cooperativa

contrate, deberá elaborar un contrato de

trabajo, en donde especifique los

generales del empleado y del patrono o

representante legal, el tiempo que durara

su contrato, las obligaciones que debe

cumplir y los derechos que tendrá.

-Las contrataciones no deberán basarse

solamente por recomendaciones de los

socios.

-Deberán cumplir con las disposiciones

que ley exige.

142

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Consideraciones

-¿Se cumplen con las indemnizaciones

por despidos laborales ya sean de

hecho o sin causa justificada según lo

establecido e los artículos 58 y 59?

-¿Se está cumpliendo el derecho a

vacación y pagos de las mismas,

establecido en el artículo 177?

-Cada vez que se despida un empleado,

el patrono esta obligado a darle una

cantidad de dinero en concepto de

indemnización, que será el sueldo de un

mes por año de trabajo para la empresa,

o en proporción a los meses de trabajo.

-Por cada año de trabajo, la cooperativa,

deberá cancelar en concepto de

vacaciones una cantidad por sueldo de

quince días más el 30% sobre este, y

que este goce de dichas vacaciones.

143

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Consideraciones

-¿Se cumple con pago de aguinaldos al

personal conforme lo estipula el art.197?

-Por cada año de trabajo, el emplea-do

tendrá derecho a una cantidad de dinero

de la siguiente manera: de un año a 3,

sueldo de 10 días, de 3 a 10 años,

sueldo de 15 días, de 10 años en

adelante sueldo de 18 días, en caso de

no tener un año se hará de forma

proporcional.

- Ley del ISSS

-¿Esta inscrita la cooperativa en el ISSS?

-Toda empresa, sea natural o jurídica,

debe inscribirse en el ISSS, para cumplir

con las obligaciones de seguridad social

de sus empleados.

144

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Consideraciones

-¿Se descuenta el porcentaje correcto en

concepto de aporte laboral al ISSS sobre

sueldos, a los empleados permanente,

conforme al art.29?

-¿Esta aportando la cuota que le

corresponde a la cooperativa, como

aparte patronal, según el art.33?

-Todo patrono, en este caso la cooperativa

representada por la administración, debe

descontar a sus empleados

permanentes, un porcentaje del 3.50%

sobre su sueldo base mensual,

vacaciones, comisiones, bonificaciones,

otros excepto aguinaldos y cancelarlo

posteriormente.

-Por cada empleado permanente, es

decir que tiene relación laboral con la

empresa, la cooperativa debe cancelar

como cuota patronal un porcentaje del

7% sobre el sueldo base mensual.

145

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Consideraciones

-¿Se cancelan las planillas del ISSS, del

periodo anterior, según lo establecido en

el art.33, inc.3?

-¿Se ha presentado a las oficinas

administrativas, la planilla cancelada de

ISSS, en los primeros cinco días hábiles

de cada mes?

-¿Se ha informado al ISSS, sobre los

accidente de trabajos ocurridos, según

Art.75 inc.2?

-La administración de la cooperativa,

debe cancelar en cualquier banco del

sistema, las aportaciones des-contadas

de su sueldo a los trabaja-dores y la

patronal en concepto de seguro por

enfermedades al ISSS, en los últimos

días del mes.

-El personal administrativo designado,

deberá presentar la planilla cancelada del

mes anterior, en los primeros cinco días

hábiles de cada mes, en las oficinas

administrativas del Instituto.

-La administración debe informar al ISSS,

de los accidentes que sufran los

empleados en horas laborales.

146

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Observaciones

- Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones

-¿Conocen los empleados la importancia

de las disposiciones generales y la

función que tiene la ley, según lo

establecido en artículo 1?

-¿Conocen los empleados de la afiliación

individual, al igual que de la forma de

afiliación al sistema, según lo establecen

los artículos 5, 6 y 7?

-¿Conoce la administración de la

obligatoriedad y de las cotizaciones al

sistema por parte de los trabajadores y

empleadores según lo que estipula el

artículo 13?

-Todo empleado, es libre de afiliarse a la

AFP que desee

-La administración esta obligada a

descontar del sueldo a cada empleado

permanente, el 6.25% en concepto de

AFP y aportar un 6.75% por dicho monto.

147

Leyes y Regulaciones

aplicables. Artículos Relacionados

Descripción C N / C Observaciones

-¿Los trabajadores y empleadores

conocen el monto de distribución de las

cotizaciones al Sistema, según el artículo

16?

-¿La administración informa de las

retenciones y el pago que se aplica

mensualmente al Sistema, por parte de

los trabajadores y empleadores se lo que

se estipula en artículo 19?

-El monto que deben pagar los

trabajadores un 6.25% sobre el sueldo

base y el patrono debe pagar un 6.75%

sobre dicho monto.

-El descuento realizado a los empleados

y el aporte de los patronos, debe ser

informado y pagado en los primeros 10

días hábiles de cada mes siguiente al

devengado, en cualquier banco del

sistema.

148

5.4. EVALUACION GLOBAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

AMBIENTE DE CONTROL

1.¿Es suficientemente efectivo el control

interno y tanto la organización como el

personal le presta la debida importancia?

2.¿Está la competencia de los empleados

ajustada a sus responsabilidades?

3. ¿Es apropiado el estilo de la

administración, la forma como asigna

autoridad, responsabilidad, organiza y

desarrolla a su personal?

4.¿Proporciona el consejo de

Administración el nivel adecuado de

atención a la cooperativa?

VALORACION DE RIESGOS

1. ¿Son establecidos y vinculados los

objetivos globales de la entidad con los

objetivos a nivel de actividad?

-La efectividad de los controles estará

limitado por la realidad de las fallas

humanas en la toma de decisiones, puesto

que no basta con un buen control interno si

no es llevado a la práctica.

-Deben establecer responsabilidades de

acuerdo a su competencia y que estas

sean respetadas por los empleados.-

Supervisar el estilo de la administración

porque el exceso de confianza puede

convertirlo en falla.

-Consejo de Administración, deberá

contribuir en lo necesario para la

efectividad del ambiente de control.

- Los objetivos de la cooperativa deberán

ser determinados en un nivel apropiado,

dirigida a lo que esta quiere que sea

ejecutado.

149

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

2. ¿Son los riesgos internos y externos los

que influyen en el éxito o en el fracaso de

los objetivos identificados y evaluados?

3. ¿Son los mecanismos apropiados y

están actualizados para la identificación de

los cambios que afectan la habilidad de la

entidad en cuanto a la realización de los

objetivos?

ACTIVIDADES DE CONTROL 1. ¿Son las políticas y procedimientos

modificados como van siendo necesarios?

2. ¿Son las actividades de control

apropiadas que aseguran la adherencia a

las políticas establecidas y llevar acabo las

acciones para tratar los riesgos

relacionados?

3. ¿Hay procedimientos de control

apropiadas para cada una de las

actividades de la empresa?

- El proceso de la compañía para la

identificación y análisis de riesgos es

basado en la naturaleza de las operaciones

de la entidad.

-Controles para identificar y reaccionar

ante los cambios. Continuar monitoreando

el potencial moral para encaminar a los

empleados. Considerar la posibilidad de

tener un recurso humano basado en

actividades y monitoreo.

-Para la identificación de las actividades de

control en la entidad, se basa en los

riesgos y objetivos y parece ser efectivo.

-Las actividades están en su lugar para

planes y programas significativos. Ellos son

los responsables de las necesidades de la

administración

-El sistema de información suministra a la

dirección los datos que requiera en un

tiempo prudencial para dirigir la entidad en

forma efectiva.

150

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

1. ¿Los sistemas de información

identifican y capturan la información

pertinente, financiera y no financiera,

relacionada a los eventos externos e

internos, y se traslada al personal de

manera que permita llevar acabo sus

responsabilidades?

2. ¿Es claro el respeto a las expectativas

y responsabilidades de los individuos y

los grupos y el reporte de los resultados?

3. ¿La comunicación fluye hacia abajo,

hacia arriba y a través de la organización,

también como entre la entidad y otras

partes?

MONITOREO 1. ¿Se monitorean los procedimientos,

continuamente o periódicamente con el

fin de verificar la funcionalidad de los

otros componentes del control interno?

2.¿Son reportadas las deficiencias al

personal responsable?

- El sistema de información suministra a la

dirección los datos que requiera, en un

tiempo prudencial para dirigir la entidad en

forma efectiva.

-Los empleados deben ser evaluados si

también trabajan en otras actividades.

-El sistema de información debe suministrar

dirección con la información necesitada para

dirigir la empresa efectivamente.

-El monitoreo apropiado. Considerar el

beneficio de formalizar un código de

conducta y requerir periódicamente la

afirmación del empleado sobre lo que ellos

entienden.

-Las políticas y procedimientos establecidos

permiten reportar las deficiencias al

personal responsable de cada área.

151

5.5. PAUTAS DE CONDUCTAS SUGERIDAS: OBJETO:

El propósito de estas pautas de conductas, es el de enunciar normas y

principios éticos que deben inspirar la conducta y el quehacer de todos los

agentes de CAPCYSA de R. L.:

a) Promover y mantener la confianza de la asociación cooperativa.

b) Aportar una guía fundamental para que asociación desarrollen sus tareas

con la máxima transparencia con impacto directo en la calidad del trabajo, el

clima laboral y la atención al cliente.

c) Orientar la educación ética con el fin de prevenir conductas equivocadas que

pudieran facilitar la realización de actos de corrupción.

I. Ámbito de aplicación Art. 1.- El contenido del siguiente documento es de aplicación y observancia

general para los miembros del Concejo de Administración, Junta de Vigilancia y

Empleados de CAPCYSA de R. L., en el ejercicio de su cargo, cuando actúen

en nombre de la institución o cuando se vinculen con ésta.

II. Nuestra identidad Art. 2.- CAPCYSA, se ha caracterizado por conducirse en el cumplimiento de

sus fines con independencia, calidad y excelencia, reconociendo que el

comportamiento ético guarda relación directa con la dignidad de la persona

humana.

Art. 3.- Cada uno de los miembros de CAPCYSA, debe de estar enterado que

su accionar diario estará sujeto a estándares éticos claramente establecidos y

que al ocurrir una contravención a los mismos es susceptibles de ser

sancionados en proporción al acto realizado. Por ello, se confía en el buen

sentido de cada persona para adoptar la conducta más adecuada que se

requerirá para lograr el cumplimiento y la observancia de estas normas.

Art. 4.- En CAPCYSA, se confía en la cooperación de todas las personas

involucradas para el cumplimiento de sus objetivos, a fin de continuar

152

cimentando la buena reputación existente, la cual se apoya en la coherencia

ética entre el mensaje y el comportamiento diario de sus miembros

III. Los valores éticos Art. 5.- Los miembros de CAPCYSA son responsables directos del compromiso

ético en el ejercicio de sus funciones.

Art. 6.- No hay una ética de empresa esencialmente distinta, no existe más de

una ética que no varia según lugares, tiempos y ámbitos de actuación.

Art. 7. El obrar es ético cuando resulta conforme con la naturaleza que tenemos

y ésta no cambia por el hecho de que actuemos en el campo privado, familiar,

laboral o social.

Art. 8.- El propósito de la ética es la vida conforme al ser del hombre, a la

dignidad que deriva de ser persona humana; el medio para alcanzarla se

encuentra en la práctica diaria de las virtudes humanas.

Art. 9.- Todos los miembros de CAPCYSA creen y comparten valores éticos

que practican en sus actividades de trabajo, que se señalan a continuación en

orden alfabético:

a) Compromiso: Reflejado en las actitudes y acciones que desarrollen para

coadyuvar en el cumplimiento de la misión de CAPCYSA, a través de las

actividades de trabajo con el propósito de aportar beneficio a sus miembros.

b) Constancia: Mostrando siempre firmeza y perseverancia en todas sus

responsabilidades como miembro de Junta Directiva, comisiones o empleado

de CAPCYSA.

c) Confidencialidad: Guardando estricta y celosa reserva de hechos e

información que sea conocida en la entidad.

d) Honestidad: Mostrando decencia y moderación en todos sus actos de la

vida diaria, sin ocultar o deformar información que afecte el mejor conocimiento

de la institución.

e) Integridad: Como sinónimo de rectitud en el comportamiento diario, sin

engaños falsedades o hipocresías.

f) Justicia: Procediendo con equidad e imparcialidad, de manera objetiva, sin

favoritismos ni intereses preestablecidos.

153

g) Lealtad: Permitiendo e impulsando el cumplimiento de los objetivos y misión

de CAPCYSA, como compromiso con la vida institucional de ésta.

h) Liderazgo: Sabiendo que el ejemplo personal es la mejor forma de

promover conductas éticas y de calidad en el desempeño de sus actividades.

i) Respeto: Interactuando entre sus miembros y con la sociedad salvadoreña,

para lograr una adecuada convivencia social.

j) Responsabilidad: Asumiendo el adecuado cumplimiento de sus compromiso

con la institución, en sus acciones o misiones y actitudes como miembros de

CAPCYSA.

k) Tolerancia: Admitiendo y respetando las diferencias personales e

institucionales con otros miembros de CAPCYSA y de la sociedad salvadoreña,

para lograr una convivencia y el trabajo armónico que se requiere para el éxito

de su misión.

l) Transparencia: Haciendo adecuado uso de los recursos de la institución

para difundir su pensamiento y el resultado de sus actividades, cumpliendo

siempre con el compromiso de su misión.

IV. Conducta de los miembros de CAPCYSA Art. 10.- Cumplimiento y Obligaciones:

Los miembros de CAPCYSA cumplieran con lo establecido en sus estatutos y

demás normativa, manteniendo en todo momento una conducta ejemplar de

acuerdo con la calidad que debe distinguir a la entidad.

De acuerdo con lo anterior los miembros de CAPCYSA:

a) Conoce y aplican las leyes, reglamentos, normas, lineamientos,

procedimientos y programas con los cuales se regula CAPCYSA, sean estos

de carácter público, privado o interno.

b) Creen en la honestidad e integridad que debe existir en todos los aspectos

de la vida, por lo cual rechazan aquellos comportamientos que estén fuera de

la ética profesional.

V. Uso y aplicación de recursos y fondos: Art. 11.- Concientes de que, como miembros de CAPCYSA, tienen bajo su

responsabilidad los bienes que conforman el patrimonio de la institución, existe

compromiso de que estos deberán ser utilizados exclusivamente para el

154

beneficio de la institución, así como para el cumplimiento adecuado de su

misión; asignándolos de manera transparente, justa e imparcial, para que el

trabajo se realice de manera eficiente, bajo principios de racionalidad, ahorro y

buenas costumbres.

VI. Uso, responsable y transparente de la información Art. 12.- Se reconoce el derecho a la privacidad de todo miembro de la

asociación; sin embargo, no se goza de este derecho en lo que se refiere a la

información o archivos que sean propiedad de CAPCYSA o transmitidos o

almacenados por medio de los sistemas de computación, correo de voz, correo

electrónico, fax o bien por cualquier medio que se desarrolle.

Art. 13.- Todos los miembros de CAPCYSA, con imparcialidad, cuidado y

dedicación, dando el uso estrictamente profesional e interno a la información

que se recibe en el ejercicio de su cargo cumpliendo en todo momento con lo

establecido en el ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN.

Art. 14.- No se alterara ni se ocultara, ni se dará a conocer a terceros ni

extraños los registros y demás información interna, con el fin de obtener

beneficios económicos o de otra índole. No se deberá alterar ninguna

información para ocultar la verdadera naturaleza de una transacción

Art. 15.- Siendo que la información que se maneja en CAPCYSA es valiosa e

importante para el cumplimiento de sus fines, se proporcionara información a

todos los miembros de CAPCYSA de manera veraz y oportuna, sin criterios de

discrecionalidad, utilizando los conductos y niveles de aprobación adecuada.

VII. Clima laboral y ambiental Art. 16.- Los miembros de CAPCYSA promoverán el trato amable y cordial

dentro de sus instalaciones y fuera de ellas, interactuando con cualquier

persona dentro de las normas de respeto, cortesía y justicia, con

independencia de género, capacidades, edad, religión, origen o nivel

jerárquico.

Art. 17.- Se fomentara la existencia de un ambiente de trabajo agradable,

expandido, libre de acosos de cualquier naturaleza, hostigamientos, amenazas

o discriminaciones.

155

Art.18.- Se propiciara un medio ambiente de trabajo seguro y saludable, como

señal del compromiso de todos los miembros de CAPCYSA, de contribuir a

proteger el medio ambiente del país, como una responsabilidad ciudadana.

VIII. Conflictos de intereses Art. 19.- Se entiende por conflicto de intereses a cualquier circunstancia en la

que un miembro de CAPCYSA genere dudas n su quehacer diario; esto es, que

sus actos carezcan o aparenten adolecer de falta de lealtad, honestidad, o que

sus intereses personales de cualquier índole se traslapen o choquen con los de

la cooperativa.

Art. 20.- Los conflictos de intereses se presentan de varias formas, entre las

que se destacan: que el trabajador obtenga un empleo adicional al que ya tiene

dado por un proveedor de servicios de la cooperativa o por una institución

competidora, o preste cualquier tipo de servicio u obtenga otro vinculo laboral

con un tercero, siempre que comprometa su independencia, motivación,

rendimiento o lealtad y que ponga en riesgo el cumplimiento de la misión e

intereses de la cooperativa y en general cuando choquen los intereses propios

con los de la cooperativa.

Art. 21.- En tal virtud, CAPCYSA, reconoce que su mayor fortaleza reside en el

talento y la habilidad de sus miembros; por ello, espera que todos ellos

adquieran la responsabilidad de mantener los estándares profesionales más

altos, teniendo como base el respeto mutuo en todas las relaciones de índole

laboral, comercial o profesional.

Art. 22.- Los miembros de CAPCYSA, no podrán aceptar regalos o beneficios

de ningún tercero, ajeno a la institución, cuando tenga como propósito

influenciar directa o indirectamente o tengan que opinar o ejecutar acciones

que favorezcan a dicho tercero.

Art. 23.- Ningún miembro de CAPCYSA podrá emitir o participar en aquellas

decisiones que puedan influir directa o indirectamente para generarle

beneficios de cualquier tipo, personal o económico.

Art. 24.- En el caso que surja alguna duda sobre el proceder en determinado

caso, la persona involucrada antes de comprometer a la cooperativa en una

actividad que pueda ser cuestionada, presentara los hechos ante su jefe

156

inmediato, quien lo hará del conocimiento de la comisión de ética respectiva,

para que se pronuncie sobre el caso, en un plazo no mayor de quince días.

IX. Derecho de emitir opiniones y criticas Art. 25.- Conforme con el principio de libertad de expresión, se deberán aceptar

aquellos comentarios y criticas justas y objetivas, efectuadas en el momento y

en la forma que muestren una genuina intención de fomentar el intercambio de

ideas.

Art. 26.- Se deberán reconocer los errores y corregirlos, así como dar crédito a

todo aquello que contribuya a evitarlos o a mejorar su trabajo.

Art. 27.- Se evitaran comentarios desleales cuando dichos comentarios

perjudiquen la reputación de la cooperativa o sus miembros.

X. Comisiones de Ética Art. 28. Se establecen una comisión de ética para la aplicación o interpretación

de las presentes pautas de conducta, en cualquier caso concreto que se

presente o que sea conocido por el consejo de administración.

Vigencia: Una vez aprobado por el consejo de administración.