Informe al Honorable Concejo Municipal de Cajicá

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20 de febrero de 2013

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“Mejorar es Cuestión de Autocontrol”

Temática:

1.Informe de Gestión 2012

2.Evaluación al Sistema de Control Interno Vigencia 2012.

1. Informe de Gestión 2012

Control Interno, a cargo de Omar Hernán Osorio Valbuena y con el apoyo de Martha Eloísa Bello Riaño, se ha preocupado porque la Administración garantice:

•Eficacia, •Eficiencia •Economía

Que promueva y facilite la correcta ejecución de las actividades definidas para el logro de la misión de la entidad,

Mediante:• Evaluación y seguimiento de la Gestión Administrativa

Capacitó a los Funcionarios en:• Código de Ética; • Procesos y Procedimientos; • Administración del Riesgo; • Informes a entes de control; • Apoyo durante las jornadas de Inducción y Re

inducción; • Sensibilización a miembros de los Comités

MECI y al Representante de la Dirección.

 

Gestionó con la ESAP capacitaciones en:

• Introducción al MECI;

• Calidad MECI;

• Administración por Procesos;

• Mapa de Riesgos;

• Indicadores de Gestión;

• Planes de Mejoramiento

• Auditoria Interna.

El autocontrol se adquiere mediante la práctica constante y consiente de comportamientos que conduzcan a la creación

de una actitud de responsabilidad y compromiso en el ejercicio de nuestras funciones

Dentro de su función de evaluación Control Interno diseñó el Programa Anual de Auditorias, aprobado por la Alta Dirección el 24 de febrero.

Proceso/ProcedimientoTotal

Observaciones Estado

Gerencia Financiera 12 En ejecución plan de Mejoramiento

Gestión de Talento Humano 17 En ejecución plan de Mejoramiento

Adquisición de Bienes y Servicios 20 En ejecución plan de Mejoramiento

Archivo 20 En elaboración Plan de Mejoramiento

Programas Sociales 13 En elaboración Plan de Mejoramiento

Educación 13 En Ejecución Plan de MejoramientoAuditoria Gerencia Administrativa (expedición decretos y resoluciones) 20 En ejecución plan de Mejoramiento

Infracciones Urbanísticas 11 En elaboración Plan de Mejoramiento

Contratación 85 En elaboración Plan de Mejoramiento

Comisaría de Familia 23 En elaboración Plan de Mejoramiento

Urbanismo 21 En elaboración Plan de Mejoramiento

Desarrollo en Salud 31 En elaboración Plan de Mejoramiento

Total Observaciones 286

Algunas de las observaciones

son:

Auditoria a Gerencia Financiera:1.observación: Se evidencias cuentas de difícil cobro como IFECS y UMATA,

P.M: presenta el área: contratar los servicios de un profesional para apoyo en los procesos de persuasión y cobro coactivo.

2. observación: No está actualizada la contabilización de los bienes muebles de la Administración Municipal. P.M. : ingresar el inventario de bienes muebles de la Administración.

3. observación: No se aplicar los indicadores de eficiencia para medir el nivel de ejecución del presupuesto.P.M: Trimestralmente evaluar el total de las ejecuciones activas y pasivas

4. observación: se implemento el pago mediante transferencia electrónica pero no se ha estructurado el sistema y no se está informando a la ciudadanía.

P.M.: Se socializara al interior de la alcaldía y entidades descentralizadas el pago mediante transferencia electrónica

•observación: El tema de los parafiscales se produce de manera global sin discriminación del pago a efectuarse a la ESAP haciéndose necesario el reproceso del mismo. P.M.: Se debe solicitar ayuda al proveedor del sistema para corregir la inconsistencia.

•observación: En la Oficina Financiera no reposa el Plan de Mejoramiento de al auditoria Interna 2011. P.M. Compilar todos los Planes de Mejoramiento de la Gerencia Financiera

•observación: Pasado un mes desde la separación del cargo del funcionarios anterior al señor José Ignacio Gualteros, no se le ha entregado oficialmente el cargo P.M. Realizar la correspondiente acta de entrega por cada uno de los funcionarios al separarse del cargo.

•observación: No se registran evidencias de las actividades de autocontrol manifestadas por el tesorero.•P.M. Implementar la lista de chequeo para registrar los procesos de autocontrol

•observación: En el área de contabilidad no es conocido el mapa de riesgos de la Administración Municipal. •P.M. Con la colaboración de la Oficina de Control Interno socializar el mapa de riesgos.

* observación: A la funcionaria encargada de talento humano no le ha sido entregado el cargo pasado un mes de la separación del cargo. P.M. Legalizar mediante acta la respectiva entrega

*observación: No existe un formato de evaluación para competencias laboralesP.M. Diseñar e implementar formato de evaluación de desempeño por competencias laborales.

*observación: Revisar fechas de certificaciones de funcionarios en las hojas de vidaP.M. Solicitar la revisión de certificados laborales

*observación: revisada la hoja de vida de ex funcionarios administración anterior, no se evidencia la existencia de examen médico de egreso.P.M. Contratar los servicios médicos para la realización de exámenes de ingreso y egreso

•observación: Sobreactuación administrativa respecto de la remoción de ex funcionarios de libre nombramiento y remoción de la administración anterior.•P.M.: Verificar las fechas de todos los actos administrativos que requieren notificación

•observación: En las hojas de vida se evidencian que no están foliadas en su totalidad•P.-M. Revisar y complementar la foliación

•observación: Revisadas las evaluaciones de desempeño no existe plan de mejoramiento •P.M.: Diseñar e implementar el formato para plan de mejoramiento para calidades de funcionarios.

•observación: No se evidencia la existencia del programa de bienestar social para la vigencia 2012.•P.M.: Se realizará la conformación de los representantes de los empleados y adoptar el Plan de Bienestar Social

*observación: A los funcionarios que ingresaron en el 2012 no se les ha hecho la inducción respectiva.P.M.: Diseñar la respectiva programación para hacer el Plan de Inducción

*observación: Se hace necesario actualizar y ejecutar el Plan de Emergencias de la ARPP.M.: Actualizar plan de Emergencias con la ayuda de la ARP

*observación: del mapa de riesgos talento humano no lo conoce, no esta actualizado y no son contemplados los riesgos físicos.P.M.: actualizar mapa de riesgos

*observación: las carpetas carecen de foliación total P.M. : Actualizar la foliación de los documentos del área de personal

*observación: El área de talento humano no cuenta con ni ejecuta indicadoresP.M.: Implementar los indicadores

*observación: Revisado el inventario valorizado las salidas son diferentes a las entradasP.M.: Solicitar la visita del proveedor de software para parametrizar el aplicativo.

*observación: No se evidencio el programa de mantenimiento para los edificios de la administración.P.M: Que planeación formule y ejecute el programa de mantenimiento de edificios

*observación: Carencia de autocontrol por funcionario diferente al que ejecuta la gestión.P.M. Implementar un programa de verificación de inventarios

*observación: No existe el programa de residuos o bombillas fundidas, cartuchos, pilas etc.P.M. Solicitar al proveedor de los elementos la disposición final de los mismos

*observación: Falta completar foliación de las hojas de vida de vehículos.*P.M. Organización del archivo del área

•observación: No hay pago de impuesto correspondiente a la vigencia 2012 de las volquetas OJG 106 y OJF 619 y de los demás vehículos a cargo de la Administración Municipal,•P.M: Se genero concepto de un asesor para el no pago de impuesto de los vehículos.

*observación: La adquisición de bienes y servicios plantea tres indicadores que no son alimentados por el dueño del procesoP.M.: Evaluar los indicadores y evidenciarlos con periodicidad

*observación: Se evidencia que no existe plan de mejoramiento a las auditorias internas P.M. Realizar y evidenciar el Plan de Mejoramiento

•observación: existe mapa de riesgos pero no se conoce ni son contemplados los riesgos físicos•P.M.: Solicitar el acompañamiento de Control Interno para la revisión y actualización del mapa de riesgos

•observación: no existe programa de mantenimiento preventivo del ascensor de la alcaldía ni hay evidencia de la capacitación para su manejo•P.M.: Oficiar a la Gerencia de Planeación para que se formule y ejecute el programa de mantenimiento del ascensor.

•observación: El Plan de Emergencias construido por la ARP no ha sido trabajado por el almacenista•P.M.: Solicitar información sobre el plan de emergencia y gestionar los suministros necesarios para su implementación

*observación: No han sido dictadas charlas a las personas que laboran en la Alcaldía P.M.: Capacitar a funcionarios y contratistas en conservación y organización de archivo y dejar evidencia

*observación: En subproceso Gestión Documental no está documentado en el manual de proceso y procedimientosP.M.: Documentar el subproceso de gestión documental en el manual de procesos

*observación: Los procesos deben ser actualizados y documentadosP.M.:. Revisar y actualizar los procedimientos

*observación: El panorama de riesgos del área no ha sido actualizadoP.M.: actualizar el panorama de riesgos

*observación: No existe una herramienta de medición de la percepción del usuario y del índice de satisfacción del mismoP.M, Elaborar herramientas de medición y percepción del usuario.

*observación: en el espacio de archivo hay elementos que obstaculizan las áreas siendo un riesgo para la evacuaciónP.M.: Se realizó jornada de recolección y se diseñará el programa de evacuación y primeros auxilios

•observación: No se evidencia la existencia de políticas de transferencia de documental •P.M. Diseñar las políticas de transferencia documental

•*observación: No se evidencias estrategias para el fomento de la cultura organizacional, conservación y protección documental.•P.M. Diseñar e implementar estrategias para el fomento de la cultura organizacional, conservación y protección documental

•* observación: No se evidencia la existencia de un programa de control de plagas en el archivo•P.M. Diseñar el programa de control de plagas en el archivo.

•* observación: Deficiencia en la aplicación de nuevas tecnologías Articulo 21 Ley 594 de 2000.Solo hay digitalización de contratos de 2008-2011P.M. Diseñar el programa de gestión documental para la Alcaldía de Cajicá

Seguimiento al Plan de Mejoramiento Auditoria del

Archivo General de la Nación:

*observación 1: No se están aplicando las TRDP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 2: No están organizadas las historias laborales de servidores activos y retiradosP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 3: Las carpetas tienen más folios de los permitidosP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 4: se evidencias unidades de conservación como AZ en el archivo P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 5: Se adolecen de procesos y procedimientos documentados e integrados al Sistema de Gestión de Calidad P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 6: La Administración Municipal no ha capacitado el personal de archivo en programas relacionados con su labor P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 7: La entidad no cuenta con un programa de conservación documental que refleje plan de mantenimiento y limpieza para la documentación en el archivoP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 8: No se cuenta con una unidad de correspondenciaP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 9: La numeración de los actos administrativos no se realiza de forma consecutiva hay faltantesP.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 10: se necesita ordenar los documentos conforme a los criterios archivísticos P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 11: El espacio asignado como archivo central no es suficiente P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

*observación 12: En los archivos de gestión se utilizar AZ y carpetas de Yute y algunos archivos se ubican directamente en las baldas de la estantería P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

• observación 13: la documentación que data del siglo XIX se encuentra en lugares que no son adecuados para su historia

• P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

• observación 14: En el archivo central no se encuentra con un inventario documental debidamente diligenciado

• P.M: No se aprobó el Plan de Mejoramiento

• observación : Los dueños de proceso no remiten la documentación al archivo central de acuerdo con la norma

• P.M: Diseñar las políticas de transferencia documental

• observación: No reposa copia del inventario documental• P.M: Diligenciar el inventario único de inventario documental

• observación: El Comité de Archivo debe reunirse una vez cada semestre.

• P.M. Citar al Comité de Archivo

• observación: La directiva 001 de julio 27 de 2011 sobre el procedimiento a seguir para la expedición de actos administrativos de la administración, es necesario adoptarlo dentro del sistema de gestión de la Alcaldía de Cajicà.

• P.M.: No se acepto el Plan de Mejoramiento

• observación: Revisada la documentación en su proceso se evidencia que no cuenta con indicadores de gestión

• P.M.: No se acepto el Plan de Mejoramiento

Se aprobó un plan de Mejoramiento que incluye:

1. Ajustar los programas sociales conforme a las directrices departamentales y nacionales

2. Diseño de un programa de fumigación donde son almacenados los productos alimenticios

3. Documentar con programas sociales el Manual de Procesos y Procedimientos

4. Aplicación de encuestas de percepción y satisfacción de los ciudadanos

5. Elaboración del plan de contingencia e incluirlo en el mapa de riesgos

6. Organización de los documentos del archivo de acuerdo con las TRD

7. Recopilar debidamente la documentación de cada usuario de los programas sociales

8. Documentar programas en el sistema de gestión, como hogares Comunitarios, Jardines Infantiles, Desayunes Infantiles con Amor, Alimentación Escolar y Red Unidos.

9. Incluir indicadores de gestión en los planes de acción

Tras las Auditoria fueron elaborados los siguientes Planes de Mejoramiento:

1. Estudio y adecuación de colegios

2. Dar a conocer las herramientas de mejora en la educación con el apoyo del área de sistemas

3. Revisión de la información estadística para la toma de decisiones

4. Actualización del Manual de Proceso y Procedimientos

5. Diseño de la Planilla de atención a los usuarios

6. Establecer puntos de control para la revisión de informes del área de educación

7. Actualizar mapa de riesgos

8. Capacitación para el manejo de la INTRANET

9. Revisión de documentos con Financiera y Jurídica respecto al IFESC

10.Consolidar información de las IED para la elaboración del Plan de Acción

11. Revisión de vigencia de constitución de nuevos convenios

12.Aplicar las TRD

13.Buscar apoyo con instituciones especializadas para estudiantes con coeficiente superior al promedio

De está auditoria surgieron las siguientes mejoras:

1. Elaboración de los actos administrativos de acuerdo con el Manual de Procesos y Procedimientos

2. Publicar y notificar los actos administrativos, según el caso

3. Realizar las notificaciones en su debido momento

4. Verificar las fechas de los actos administrativos

5. Dejar constancia en las carpetas de la publicación en el portal único

6. Publicar los actos administrativos

7. Diseñar e Implementar el formato de Plan de Mejoramiento para calidades de los funcionarios

8. Actualizar el mapa de riesgos

De está auditoria surgieron las siguientes mejoras:

1. Elaboración del libro con el estado actualizado de los procesos

2. Adecuación de la oficina y disposición de mobiliarios para archivar y salvaguardar los procesos

3. Disposición de vehículo y medios técnicos como cámaras para la realización de visitas

4. Actualización del Mapa de Riesgos

5. Aplicación de las TRD

6. Incluir términos en el acto que avoca conocimiento

7. Elaboración de indicadores a través de la medición de causas a manera de estadística

• 1. Es necesario actualizar el Manual de Contratación.

• 2.Es necesario unificar el formato de Estudio Previo

• 3. Es necesario revisar los soportes de los informes y que sean coherente el objeto y las obligaciones del contratista

• 4. En algunos contratos, se evidencia que no se cumple con las TRD.

• 5. Se recomienda autocontrol en la redacción de los informes

• 6.Falta lista de ruta y bitácora

• 7. Es necesario revisar que las funciones de las personas de planta no se crucen con las obligaciones de los contratistas.

• 8. Tener un contrato más amplio para el tema de refrigerios

1. Necesidad de aplicar plenamente las TRD

2.Necesidad de revisar la lista de chequeo de documentación en los diferentes paso de expedición de licencia

3. Se evidencio necesidad de capacitación por parte de Sistemas para el manejo de la INTRANET.

4. Falta de seguimiento al nivel de satisfacción del usuario.

5. Fue detectada la necesidad de actualizar el computador de urbanismo.

6.Es necesario adoptar un manejo de protección de lo Backus

1. Se evidencio falta de señalización de las rutas de evacuación en la Casa de la Justicia.

2. Se evidencio falta de acceso a la INTRANET

3. Se evidencia necesidad de llevar una lista organizada y de fácil recuperación

4. No existe herramienta de medición de la percepción del usuario.

5. No tiene actualizado el panorama de riesgos y no existe un panorama de riesgos físicos en la nueva sede.

6. No se evidencia la existencia de indicadores de gestión

7. Se evidencia la necesidad de actualización del computador de la Comisaria y del área de archivo

8. Es necesaria la actualización del nomograma del área

1. Es necesaria la actualización de los procedimientos por cuanto no son conformes.

2.Es necesario en los procedimientos establecer de acuerdo con la Ley, los tiempos de respuesta a los usuarios.

3. El procedimiento Adulto Mayor no está documentado en Desarrollo en Salud

4. El proceso cuenta con múltiples indicadores de gestión que arrojan información para la toma de decisiones, es necesario alinearlos con los del proceso

5. No son aplicadas plenamente las TRD

6. Los informes financieros registran cuentas por pagar de contratos que fueron liquidados, y hay saldos que vienen desde 1998 y 1999, es necesario liberar estas reservas y adicionar los saldos al presupuesto.

7. Es necesario revisar la respuesta de PQR que aunque depende de terceros, deben ser tramitados por salud.

Estas auditorias son herramienta para la mejora de los diferentes procesos y cuentan con el total apoyo de sus dueños.

Recomendaciones de Control Interno

Tras los Informes de Austeridad

1. Según la información suministrada por la Gerencia de Desarrollo Administrativo, a 30 de junio de 2012, de los 235 contratos de Prestación de Servicios suscritos por la Administración Municipal de Cajicá, 127 contratos corresponden a apoyo a la gestión en las diferentes áreas de la administración, es decir que se contrataron (58) personas más que los de nómina (69 funcionarios) , lo cual representa una tasa de variación de 184% por encima del numero de personas que laboran de planta.

Por lo cual se recomienda tomar las medidas necesarias conformes lo señala el Comisión de la Contraloría de Cundinamarca en el numeral 3.2.3 Informe Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Integral

Municipio de Cajicá vigencia 2011.

2. El valor de dicha contratación ascendió a $785.688.771, lo que demuestra un promedio mensual de $130.948.128, que comparado con el valor promedio mensual de la nómina de la Administración Municipal, representa un 28%.

Al respecto se recomienda tener sumo cuidado con la Sentencia C-614 de 2009 ya que habiéndose aumentado el 184% el apoyo a la gestión el valor de la misma es menor al de la nomina que es de 28%, lo que podría significar un desmedro en la condición laboral de quienes prestan su apoyo a la Administración Municipal.

3. Crear, Adoptar, implementar, medir y analizar disposiciones sobre austeridad en la Alcaldía Municipal de Cajicá, iniciando con la formulación y difusión de un política para tal fin.

Es necesario adoptar dichas medidas mediante Acto Administrativo y socializarlo por el medio de comunicación más adecuado a todos y cada uno de los funcionarios de la Administración Municipal de Cajicá.

4. En cuanto al tema de Celulares es necesario efectuar una revisión de fondo por parte de la Gerencia de Desarrollo Administrativo ya que la variación que tuvo el gasto con respecto al mismo periodo de la vigencia anterior (enero a junio de 2011) es de 143,05%, muy por encima del IPC proyectado para el 2012.

Informe de Austeridad de julio a octubre de

2012.

1. En el rubro correspondiente a aportes del SENA es muy alta la variación 2011 con respecto a lo presupuestado para el 2012, Se recomienda revisar el criterio con el cual se presupuesto este rubro. No sucede así con lo evidenciado en Registros Acumulados, que es coherente con la tendencia del gasto.

2. Dotación de personal registra aumento a nivel presupuestal pero en ejecución parece que quedara una entrega de elementos a octubre.

3. En Gastos de Bienestar Social se evidencia una variación de -21,33 con respecto al año anterior, en el saldo por ejecutar hay $22.700.000.oo restan $17.311.600.oo con este tema de bienestar social hay que tener especial cuidado ya que debe cumplirse con un programa y unas actividades de acuerdo con lo dispuesto en la Ley. Ley 1537 de 1998, Ley 909 de 2004, Decreto 1567de 1998, Decreto 1572 de 1998, Decreto 1227 de 2005. Hasta ese momento, octubre de 2012 se denota baja ejecución presupuestal.

4. En el rubro Gastos de Salud Ocupacional se evidencia bajo en Registros Acumulados, es necesario revisar los riegos físicos y desarrollar un plan de acción al respecto mediante el uso de la matriz de Identificación de Peligros y evaluación de riesgos.

5.En cuanto al rubro Plan Integral de Capacitación para Mejorar la Gestión Pública se evidencia baja designación presupuestal para la vigencia 2012 con respecto a la vigencia 2011.

Entrega Mensual a todos los Funcionarios del Boletín Mecí:

Calidad

•Realizar el acompañamiento, compilación y elaboración de los múltiples informes que debe presentar la Administración Municipal a los entes de control tales como Contralorías (General de la República y de Cundinamarca), Contaduría General, Procuraduría, Gobernación y demás; informes como:•Informe Anual de Control Interno DAFP•Contraloría Informe anual de Rendición de la Cuenta Resolución 0984 de 2005.•CHIP •CGR•FUT•SICEP•SIA •INFANCIA Y ADOLECENCIA

Informes Remitidos por Control Interno:• Febrero de 2012, Informe Pormenorizado Anual de Control Interno,

calificación del 92%.

• Febrero de 2012 informe del Control Interno Contable a la Contaduría General de la Nación, calificación de 4.6/5.0.

•  Cada cuatro meses, el INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 y el Informe de Austeridad, en cumplimiento del Decreto 1737 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, La Ley 1474 de 2011, el Decreto 984 de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública, la Directiva Presidencial No. 03 de 2012 y la circular 024 del 2011.

•  Septiembre 14 de 2012, arqueo a la Caja Menor de la Alcaldía, evidenciando su conformidad.

El Departamento Nacional de Planeación, por su Desempeño Fiscal en el 2011, ubicó al Municipio de Cajicá en el puesto 3 a nivel nacional y 2 a nivel departamental, este índice cuenta con variables como capacidad de autofinanciamiento del funcionamiento, respaldo a la deuda, dependencia de las transferencias, magnitud de la inversión, entre otras, demostrando un manejo eficiente de los gastos, racionalización de los mismos y sobre todo buen uso de los recursos.

Otras Áreas de Trabajo del Control Interno:

• Control Interno hace seguimiento diario al link “Peticiones, Quejas y Reclamos” de la Página Web de la Alcaldía, direccionando las solicitudes al responsable de su gestión e informando el trámite respectivo.  

• Control Interno Organizó su archivo inactivo y activo, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía cumpliendo con la Ley 594 de 2000.

Durante el 2012 Control Interno

Gestionó y Apoyó:

• El empalme entre la administración saliente y entrante;

• La Auditoria con Enfoque Integral efectuada por la Contraloría de Cundinamarca al Municipio vigencia 2011;

• La elaboración del Plan de Mejoramiento de dicha auditoria.

• El desarrollo nuevos formatos dinamizando MECI y el SGC.

• El seguimiento y elaboración de los avances de los Planes de Mejoramientos suscritos, anteriormente, por la Administración Municipal con los entes de control.

• Rindió Informes al Concejo Municipal en febrero, mayo, julio y agosto.

• Hizo seguimiento y acompañamiento a la Inscripción de beneficiarios del Programa Familias en Acción.

• Hizo seguimiento a los comités manejados por las diferentes áreas en cumplimiento de la Ley.

• Apoyo a los entes descentralizados en la rendición de informes pendientes a la Contraloría de Cundinamarca.

• Acompañó y apoyó a la Administración durante la pre auditoria del Río Bogotá;

• Gestionó la publicación de los productos MECI en la Intranet.

• Hizo seguimiento semestral a la ejecución del Plan de Desarrollo.

• Elaboró herramientas de capacitación.

• Analizó y comunicó a la Alta Dirección cambios que puedan afectar el SG.

• Gestionó ante la Gobernación de Cundinamarca la inclusión del Municipio en el programa: “Certificar 20 Municipios Anualmente en Calidad”.

• Elaboró y puso a consideración de la Administración la Resolución de recopilación de la normatividad municipal referente a Control Interno.

Durante el 2012 la Oficina de Control Interno desarrolló sus funciones de evaluación del funcionamiento del MECI: 2005 y la NTCGP: 1000:2009, como apoyo a la Administración y soporte de los comités: Equipo Coordinador MECI, Equipo de Trabajo MECI y Comité de Comunicaciones buscando mejorar la calidad del servicios prestado al usuario y el cumplimiento de la Ley.

2.Evaluación al Sistema de Control Interno Vigencia 2012.

1. Objetivo: Evaluar el progreso de implementación y desarrollo al interior de la Alcaldía del SCI, su aplicabilidad en los diferentes procesos de la entidad y la evolución que los mismos han tenido, con el fin de lograr la mejora continua y verificar el grado de uso de esta herramienta de gerencia.

2. Elementos de Entrada

a.Revisión del Desempeño de los procesos

b.observaciones de la Auditoria de la Contraloría

c. Auditorias Internas

d. Informes Pormenorizados

e. Informe Control Interno Contable

f. Documentación del Sistema de Gestión NTCGP: 1000:2009 y en el MECI: 2005 y los lineamientos ambientales básicos.

g. Informes de Austeridad

h. Informes rendidos a las diferentes entidades

La Alcaldía de Cajicá obtuvo un 92% de calificación en la implementación del MECI, evidenciado a través de la documentación y de la información con la que cuenta cada proceso.

La proyección para el cuatrienio 2012 – 2015 según el Plan de Desarrollo Municipal Progreso Con Responsabilidad Social es: llegar a un 100% en el porcentaje de implementación del MECI: 2005 y al 80% de implementación de la Norma Técnica de Calidad de Gestión Pública NTCGP: 1000:2009.

Subsistema de Control Estratégico

Avances

1. Código de Ética fortalecido con los Principios que rigen la Administración en el presente cuatrienio.

Indicadores Línea Base

Meta Cuatrienio

Porcentaje de implementación de sistemas GP 1000, como herramienta de gestión en los procesos

43% 80%

Porcentaje de implementación del sistema MECI, como herramienta de gestión en los procesos

92% 100%

Porcentaje de funcionarios Capacitados en MECI y Calidad

50% 100%

2. Compromiso de la Alta Dirección:

3. La Gestión de Talento Humano para lograr Capacitaciones y actividades de Bienestar Social.

4. La mesas de trabajo celebradas por la Admón.. Con la comunidad.

5. De acuerdo con la solicitud de CI fue actualizado el nomograma

Avances

6. La Gerencia de Desarrollo Económico y Social actualizó sus procesos y procedimientos.

7. Fue actualizado el Mapa de Riegos, por algunos procesos.

8. Las socializaciones de los productos MECI a los Funcionarios por parte de CI.

9. La Alcaldía cuenta con su manual de Atención de Emergencias debidamente adoptado.

Avances

10. A través de su mapa de riesgos por proceso tiene establecidos Controles para la Gestión

12. Publicación de los elementos MECI en la INTRANET

Avances

Recomendaciones:

1. Alinear misión, visión, política y objetivos estratégicos

2. Fortalecer el liderazgo activo de la alta dirección en Control Interno

3. Ejecutar el Plan de Capacitación en su totalidad , elaborar un plan de incentivos y ejecutarlo, destinar más recursos para estos temas fundamentales para el Talento Humano.

4. Aunque la Alcaldía no está obligada a suscribir Acuerdos de Gestión, CI recomienda hacerlo para establecer puntos de control en la gestión y garantizar el éxito de la ejecución del PDM.

5. Es necesaria la documentación de los procesos, subprocesos y procedimientos faltantes y la actualización de los existentes.

Recomendaciones:

6. Dotar a los procesos de indicadores que si se alimenten y constituyan herramienta para la mejora.

7. Una vez esté en firme la nueva estructura administrativa es necesario que sean capacitados los funcionarios en el tema.

Recomendaciones:

8. Fortalecer el seguimiento a los controles de los riesgos y actualizar todos los mapas de riesgo por proceso

9. Iniciar la identificación de los riesgos relacionados con la corrupción (Ley 1474 de 2011art 73- Decreto Nacional 2641 diciembre 2012.

Recomendaciones:

Subsistema de Control de Gestión

1. Control Interno divulgó las políticas de operación, a través de charlas a los funcionarios.

2. Tiene sus procesos y procedimientos identificados

3. Los Procesos tienen indicadores documentados

Avances

4. Cuenta con Manual de Operaciones estructurado por Procesos

5. En cuanto a PQR la Alcaldía tiene su link en la Página

6. La Dirección Local de Salud y la Gerencia de Desarrollo Económico y Social aplican encuestas de satisfacción del usuario

Avances

7. La Admón. convoca para diferentes temas a la comunidad, caso del PBOT.

8. Durante el 2012 la Admón. capacitó a los funcionarios en el tema de PQR, la oportunidad y la calidad en la respuesta al ciudadano.

9.Durante 2012 se destaca el desarrollo dela Página Web

Avances

10. Existen mecanismos para la comunicación interna (mesas de trabajo por áreas, consejos de gobierno y actividades masivas.

11.Otro mecanismo de comunicación son las carteleras estratégicas.

Avances

PQR durante el 2012:

MesTotal PRQ

Total Respondidos

Enero 9 6Febrero 10 7Marzo 33 24Abril 15 13Mayo 5 4Junio 6 5Julio 17 14Agosto 17 13Septiembre 11 7Octubre 15 10

Noviembre 15 12Diciembre 16 3

Total 169 118

PQR - 2012

Estadística aproximada, ya que cada dependencia responsable de responder al usuario, lo hace directamente, sin reportar, en todas las ocasiones, a CI.

1. Actualizar procesos, subprocesos y procedimientos.

2. Adopción de flujo gramas que faciliten la lectura, conocimiento y aplicación de los procedimientos.

3. Utilización de las Políticas de Operación para la gestión

4. Hacer seguimiento a la efectividad de los controles

Recomendaciones:

5. Estructurar el área dedicada a la recepción, distribución y respuesta de PQR a la comunidad de acuerdo con el Dec. Presidencial 2641 de 2013

6.Unificar los mecanismos para medir la percepción que el ciudadano tiene del servicio prestado por la Admón.

Recomendaciones:

7. Hacer uso del buzón tanto para el cliente interno como para el externo

8. Implementar en su totalidad y mantener actualizadas las TRD Ley 594 de 2000.

9. Medir el impacto de la comunicación en los diferentes segmentos de la población.

Recomendaciones:

10. Estructurar el Plan de Comunicaciones para el 2013 establecer herramientas de medida y hacerle seguimiento bimensual como mínimo.

11. Explorar otras formas de comunicar, que sean más masivas.

12. Caracterizar a los ciudadanos a los cuales la Admón. se dirige.

Recomendaciones:

Subsistema de Control de Evaluación

1. Herramientas para la Autoevaluación del Control:

a. Seguimiento al Plan de Desarrollo

b. Seguimiento al desarrollo de procesos por dueño

c. Auditorias Internas

d. Evaluaciones por Dependencia

Avances

2.Elemento Planes de Mejoramiento por Procesos, encontramos que cada auditoría interna tiene el plan, debidamente aprobado y en ejecución.

Los avances de este Plan de Mejoramiento son remitidos por los dueños de Proceso a CI cada tres meses.

Avances

Herramientas de CI para determinar efectividad del Sistema:

1. Auditorías Internas o de Primera Parte

2. Evaluación por Dependencia

3. Informe pormenorizado anual del Sistema de Control Interno

4. Informe Pormenorizado cada cuatro meses del Sistema de Control Interno

5. Informe de Austeridad de la Administración Municipal

6. Informe de Control Interno Contable

7. Seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por la Administración con los entes de Control

8. Seguimiento a la oportunidad de rendición de informes que deben ser presentados por la Administración a las diferentes entidades

9. Seguimiento a los Mapas de Riesgo por proceso

10. Seguimiento a la actualización del Normograma

11. Seguimiento a los PQR y sus tendencias

De todos los anteriores es enviada información a la Alta Dirección solicitando la elaboración del respectivo Plan de Mejoramiento.

Estos informes son elementos de entrada parar la Revisión por la Dirección y las reuniones de los Comités Coordinador MECI y de Trabajo MECI, buscando que sean herramientas para la mejora continua.

Avances

1. Desarrollar Planes de Mejoramiento para todas las herramientas de la Autoevaluación.

2. Desarrollar el Programa Anual de Auditorias vigencia 2013 buscando auditar aquellos procedimientos que no fueron alcanzados durante el 2012 en primer lugar y luego abordar aquellos que de acuerdo con la evaluación del sistema requieran un mayor seguimiento

Recomendaciones:

3. Establecer los planes de Mejoramiento Individuales, que tengan como elemento de entrada las evaluaciones de desempeño, las evaluaciones por área, y que sean objeto de seguimiento por parte de los jefes y elemento de entrada para la evaluación de desempeño de la siguiente vigencia.

Recomendaciones:

Recomendaciones Generales:

1. Adelantar la actualización de Procesos, procedimientos y riesgos y la documentación de Subprocesos, adicionalmente, y como herramienta de trabajo, continuar con la actualización del Normograma.

2. Continuar con la utilización del MECI y CALIDAD como herramientas para la gestión y el logro de los objetivos de la Alcaldía Municipal de Cajicá. Para ellos es necesario el compromiso de todos los funcionarios bajo la tutela de la Alta Dirección a cargo del Alcalde Municipal de Cajicá, doctor Oscar Mauricio Bejarano Navarrete.

3. Lograr las metas propuestas en cuanto a MECI: 2005 y NTCGP: 1000 planeadas en el Plan de Desarrollo Municipal “Progreso Con Responsabilidad Social.

4. Crear un grupo de auditores internos y fortalecer su desempeño y competencia mediante capacitación y práctica.

5.Dar aplicación al Plan Anual de Capacitaciones, Incentivos y Bienestar Social.