control de gestión

Expositor: Edmundo PimentelExpositor: Edmundo Pimentel

PRESENTACIÓN

Aspectos Conceptuales El concepto de Sistema Planificación Estratégica

Planeación y Gestión de Procesos

Sistemas de Información Mecanismos de Autoevaluación Los Indicadores de Control de

Gestión Diseño de Indicadores Implantación de Indicadores

Aspectos ConceptualesAspectos Conceptuales

El Concepto de Sistema:Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementos que Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementos que no puede ser dividido en partes independientes y que satisface las no puede ser dividido en partes independientes y que satisface las siguientes tres condiciones:siguientes tres condiciones:

1.1. El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre el El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre el comportamiento del conjuntocomportamiento del conjunto

2.2. Los elementos y sus efectos sobre el conjunto son Los elementos y sus efectos sobre el conjunto son interdependientes, es decir, la forma como se comporta cada interdependientes, es decir, la forma como se comporta cada elemento y el modo en que influye sobre el conjunto depende del elemento y el modo en que influye sobre el conjunto depende del comportamiento de los otros elementos. Ningún elemento tiene un comportamiento de los otros elementos. Ningún elemento tiene un efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.

3.3. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efecto Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efecto sobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efecto sobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efecto independiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgrupos independiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgrupos independientes entre ellos.independientes entre ellos.


El Pensamiento Analítico

El Pensamiento Analítico

Descomposición de lo que va a ser explicado

Descomposición de lo que va a ser explicado

Explicación del comportamiento o propiedades de las partes

tomadas por separado

Explicación del comportamiento o propiedades de las partes

tomadas por separado

Combinación de estas explicaciones para obtener la

explicación del conjunto

Combinación de estas explicaciones para obtener la

explicación del conjunto


Principio HolísticoPrincipio Holístico

Principio de Coordinació

n

Principio de Coordinació

n

Principio de IntegraciónPrincipio de Integración

Interacción entre las

unidades de un mismo

nivel


unidades de un mismo

nivel


unidades de diferentes

niveles


unidades de diferentes

niveles


Principio de Coordinación

Ninguna de las partes de una organización puede planificarse eficazmente si la planificación se efectúa en forma independiente de las otras unidades del mismo nivel. Todas las unidades de un mismo nivel deben planificarse en forma interdependiente y simultánea

Principio de Coordinación

Ninguna de las partes de una organización puede planificarse eficazmente si la planificación se efectúa en forma independiente de las otras unidades del mismo nivel. Todas las unidades de un mismo nivel deben planificarse en forma interdependiente y simultánea

Principio de Integración

La planificación que se efectúe en forma independiente en cualquier nivel del sistema, no puede ser tan efectiva como la planificación realizada en forma interdepen-diente de todos los niveles de la organización. Todos lo niveles deben ser considerados en la planificación óptima.

Principio de Integración

La planificación que se efectúe en forma independiente en cualquier nivel del sistema, no puede ser tan efectiva como la planificación realizada en forma interdepen-diente de todos los niveles de la organización. Todos lo niveles deben ser considerados en la planificación óptima.

Planificación Estratégica e Indicadores

Uno de los aspectos más resaltantes con relación a los indicadores de seguimiento, es el hecho de que en su aplicación casi siempre van acompañados por el proceso de “Planificación Estratégica”. Esta parte de la ciencia de la administración tiene varias definiciones las cuales es conveniente recordarlas de modo a centrarnos o ubicarnos en el contexto que la misma colabora en la determinación de los objetivos de algún proyecto, sea este privado o público. Entre las definiciones que me han parecido más relevantes puedo citar las siguientes: Definición 1:

“Es el proceso que se sigue para establecer las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas y desde esta perspectiva la planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y la evaluación de gestión”.


Definición 2:

“Es el proceso administrativo que proporciona sustento metodológico para poder establecer una mejor dirección a ser seguida por la empresa o un proyecto, visualizando y optimizando el grado de interacción con el ambiente, actuando en forma innovadora y diferenciada”. Definición 3:

“Es un proceso de acumular las fortalezas de la organización y oportunidades ambientales, al tiempo que se minimiza o se evitan las debilidades organizacionales y las amenazas de ambiente”. Resumiendo, se puede decir que la planificación estratégica de forma similar a la metodología del marco lógico o al cuadro de mando integral, son elementos complementarios que determinan y gestionan los objetivos de los proyectos a través de su especificación correcta y posterior diseño de los indicadores de seguimiento que posibiliten una eficaz interpretación

De esta manera cuando se presenta una oportunidad de solucionar una problemática o aprovechar una ventaja comparativa para tentar un mejoramiento se establecen por medio de la planificación estratégica algunos principios muy importantes los cuales deben siempre estar monitoreados a través de los indicadores verificables. Estos principios son: Desarrollar los objetivos, planes e indicadores de seguimiento.Identificar los problemas estratégicos o los llamados “nodos críticos”.Ayudar a la asignación de los recursos estratégicos.Coordinar e integrar los distintos objetivos de la empresa o proyecto.Ayudar a predecir el desempeño futuro.Identificación de los niveles concretos de responsables del logro de las metas. Contribuir a evaluar a los gerentes del proyecto de niveles medios y bajos en la jerarquía de objetivos.

Ampliar el pensamiento estratégico dentro del cual se desenvuelve el proyecto o programa a ser desarrollado.

Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedan definidos las responsabilidades en toda la organización por el cumplimiento de las metas, así como también los procesos de retroalimentación para las tomas de decisiones, muy importantes en la gestión de los proyectos.

La vinculación del presupuesto institucional al cumplimiento de los objetivos perseguidos.

Determinación de los incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión de acuerdo a compromisos de desempeño establecidos (gestión por resultados).

En resumen la planificación estratégica en el ámbito de los

proyectos es un proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el seguimiento (mediante los indicadores) de los objetivos establecidos para el logro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).


En otras palabras la planeación estratégica, monitoreada en cuanto a sus objetivos se refiere por los indicadores verificables, tiene como ideal básico relacionar y medir todos los objetivos dentro del ciclo de vida de los proyectos, mediante la complementación de los planes direccionales a corto plazo, planes más específicos a mediano plazo, planes específicos a largo plazo y nuevamente los planes direccionales a corto plazo; completando de esta forma el ciclo de vida compuesto por un Inicio, Crecimiento, Consolidación y Declinación, respectivamente.


Filosofía de Gestión

Misión Ámbito Externo Ámbito Interno

Directrices

Objetivos Corporativos

Políticas Corporativas

Planes Funcionales Acciones Tácticas

Metas Debilidades Fortalezas

Estrategias

Planes Operativos Actividades – Tareas Recursos Asignados

Ejecución

Sis

tem

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Est

raté

gic

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Situación DeseadaSituación DeseadaDefiniciónDefinición

AnálisisAnálisisMISIÓNMISIÓN

Situación ActualSituación Actual ANÁLISISANÁLISISÁmbito ExternoÁmbito Externo

Ámbito InternoÁmbito Interno

Amenazas Oportunidades

Amenazas Oportunidades

FortalezasDebilidadesFortalezas

Debilidades

Directrices

Generales de

Transición

Directrices

Generales de

Transición

Planificación EstratégicaPlanificación Estratégica

Estr

ate

gia

sEstr

ate

gia

s

Recu

rsos

Recu

rsosMaximizar oportunidades

Disminuir amenazasAumentar fortalezas

Minimizar debilidades

Maximizar oportunidadesDisminuir amenazasAumentar fortalezas

Minimizar debilidades

NIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓNNIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN


NIVEL ESTRATÉGICONIVEL ESTRATÉGICO

NIVEL COORDINATIVONIVEL COORDINATIVO

NIVEL OPERATIVONIVEL OPERATIVO

Direc-tricesDirec-trices

Direc-tricesDirec-trices

Infor-maciónInfor-

mación

Infor-maciónInfor-

mación

Dis

min

uye

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Filosofía de la Gestión

Planes Funcionales

Planes Operativos

Presupuesto Programa

Sis

tem

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lan

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str

até

gic

a

Sistema de Presupuesto

Mediano y Largo Plazo

Mediano y Largo Plazo

Corto

Plazo

Corto

Plazo

Elementos Fases y Procesos que integran el Sistema

Elementos Fases y Procesos que integran el Sistema


Formulación de Planes a mediano y Largo Formulación de Planes a mediano y Largo PlazoPlazo

Elaboración de los Planes y Programas Elaboración de los Planes y Programas Operativos Operativos

Expresión real (material)Expresión real (material)

PresupuestosPresupuestos Expresión económica Expresión económica

Expresión financieraExpresión financiera Control de Ejecución

Control operativo

Control de gestión

Control de calidad

Control de Ejecución

Control operativo

Control de gestión

Control de calidad


Se detalla hasta el nivel Se detalla hasta el nivel de accionesde acciones

Se formulan acciones Se formulan acciones futu-ras por períodos futu-ras por períodos anualesanuales

Las acciones se planificanLas acciones se planifican Se expresan económica y Se expresan económica y

financieramente en forma financieramente en forma agregadaagregada

Se desglosan las acciones Se desglosan las acciones en actividades y tareasen actividades y tareas

Las acciones se desglosan Las acciones se desglosan en programas anuales, en programas anuales, semes-trales, trimestrales semes-trales, trimestrales y / o men-sualesy / o men-suales

Las actividades y tareas Las actividades y tareas se programanse programan

Su expresión económica y Su expresión económica y financiera es detalladafinanciera es detallada

Condiciones de Incertidumbre

Planes

Condiciones de Incertidumbre

Planes

Condiciones de Certeza

Programas

Condiciones de Certeza

Programas

Planificación

Articula y orienta las acciones de la entidad para el logro de los objetivos estratégicos en cumplimiento de la misión institucional en particular y los fines del estado en general;

Sistematiza los objetivos, las metas, las estrategias, los procesos, los programas, los proyectos, las acciones y las tareas

ESTRATEGIAS

Formas de Ejecución

METAS

PLANES (Plan Nacional de Desarrollo / Plan

Indicativo /Plan Operativo Anual / Plan de Compras / Plan Capacitación / e.tc

OBJETIVOS

PLAN DE ACCIÓN

OBJETIVO 1

OBJETIVO 2

Estrategia 1 Estrategia 1 Estrategia 2 Estrategia 2

Programa 1 Programa 2 Programa 1 Programa 2

Proyecto Actividad

Acción /Tarea

Proyecto Actividad

Acción /Tarea

Proyecto Actividad

Acción /Tarea

Proyecto Actividad

Acción /Tarea

Metas Metas Metas Metas

Gestión por Procesos

Entiende la entidad como un todo, conformada por una serie de procesos que fluyen, se interrelacionan y producen resultados

. . . Hacer (Ejecutar)

Es un elemento

estratégico y dinamizador de un Sis. de Monitoreo y

C. de G.

Gestión por procesos

• Identificación

• Análisis

• Diseño

• Documentación

Procesos

misionales

y de apoyo

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El éxito de un sistema de monitoreo control de gestión, depende en gran medida del desarrollo de un buen sistema de Información que responda a los principios de confiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad.

Propósitos de los Sistemas de Información

Proveer de información de eficiencia, eficacia y calidad en los niveles estratégicos o directivos, técnicos y operativos, de la entidad u organización. Determinar las variables y datos que generan información coherente, consistente y oportuna. Apoyar las funciones de procesamiento de datos requeridos en el manejo y obtención de indicadores.

continua

Propósitos de los Sistemas de Información

Proporcionar a las áreas de apoyo un acceso sencillo a la información oportuna y veraz.

Facilitar y sustentar la generación de los

tableros de control y los semáforos, que identifiquen las señales de oportunidad, alarma o problema.

Verificar - Estudiar (control)

Este ciclo es el complemento fundamental de la planeación, consiste en la verificación y seguimiento a la gestión, dándole dinamismo al proceso planificador, la toma de decisiones y la retroalimentación de las acciones, para garantizar el logro de los resultados previstos, a través de la autoevaluación, entre otras métodos comparando lo planeado y lo ejecutado, así como, examinando la efectividad de las acciones de mejoramiento.

Diseñar dentro de los procesos y procedimientos los mecanismos de

autoevaluación.

Visión Holística del Monitoreo

Mecanismos de Monitoreo

Permiten verificar el cumplimiento de la gestión en términos de Eficiencia, Eficacia y Calidad

Además facilitan el Autocontrol ,Autocontrol ,

• Indicadores de gestión• Indicadores de desempeño• Herramientas de análisis de datos• Árboles de gestión• Hojas de Ruta• Cronogramas• Tableros de Control

Componentes de los mecanismos de verificación y monitoreo

Factores Claves de Éxito

Factores Estratégicos

Indicadores

Hoja Metodológica

Tableros de Control

Árboles de Gestión

Factores Claves de Éxito

Son Aspectos que influyen directamente en el éxito o fracaso de la Organización y hacia los cuales debe orientarse la acción institucional para garantizar el cumplimiento de la misión o cometido estatal de la entidad.


Perspectiva desde la cual se valoran los resultados ya sean productos o servicios derivados del desarrollo de los aspectos reconocidos como factores claves de éxito.

Eficacia Eficiencia Calidad


Factor Estratégico de Eficacia

LA EFICACIA: Es la capacidad de producir resultados, que guarden relación con los objetivos y metas de la organización. (Grado en que los outputs actuales se corresponden con los deseados)

Objetivo del Factor:

Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito Institucional

Factor Estratégico de Eficiencia

LA EFICIENCIA: Es la maximización del provecho obtenido de los insumos empleados para generar productos o servicios. (Maximizar el cociente entre los outputs y los imputs actuales)


Busca medir la productividad de los procesos en relación al recurso utilizado frente al servicio prestado

Factor Estratégico de Calidad

LA CALIDAD: Es entendida como una filosofía de trabajo que consiste en satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.


Busca medir el nivel de satisfacción del usario, que aspira a recibir un bien o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad


Los Factores Estratégicos deben ser monitoreados a través de mecanismos de verificación y evaluación, que permitan advertir oportunamente cualquier desviación y que faciliten la toma de decisiones.

Mecanismos de Autoevaluación

El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo.

INDICADORES

El monitoreo pretende determinar cual magnitud fue eficiente y eficaz para un organismo ejecutor al implementar determinada intervención buscando cambiar una situación problemática inicial. Sobre la base de lo antes expuesto se puede afirmar que los indicadores deben estar formados por varios elementos muy importantes: oLa calidad y la utilidad del indicador, estarán determinadas por la claridad y relevancia de la meta que tiene asociada.oEl requisito fundamental para cualquier indicador es básicamente el establecimiento de los objetivos, metas, parámetros y puntos de referencia, es decir “lo que se va a medir”.oEl resultado de medir un indicador establece un valor de comparación, el cual está relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada para la comparación puede ser una meta nueva establecida o las cifras o características que se tomen de la “línea de base”.oEl indicador deberá medir solamente los aspectos claves, para lo cual es importantísimo establecer con claridad cuál es el “outcomes” o propósito del proyecto, así como también los objetivos más relevantes perseguidos por cada institución ejecutora.

Principios Básicos de los Indicadores

• Participativo: debe ser diseñado mediante consenso de los propios responsables de los procesos

• Simplicidad: Es indispensable que el indicador sea específico de fácil comprensión y elaboración

•Válido: el indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir.

• Normalizados: Su valor absoluto debe oscilar entre 0 y 1, donde 1 representa la mejor situación.

• Disponibilidad de la Información: La información requerida para su elaboración debe ser de fácil acceso

• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo previamente definido.

CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR

continúa

• Objetivos: cuando se habla de un indicador objetivo, se está haciendo referencia al indicador expresado en cantidad, calidad y tiempo. A estos también se los conoce como indicadores CCT. Estas cualidades que deben tener todo indicador son fundamentales para poder medir los distintos objetivos del informe narrativo.

• Prácticos: esto hace referencia a que los indicadores, como tienen que necesariamente ser utilizados para establecer comparaciones con distintos parámetros, tienen que ser fáciles de aplicar y de bajo costo.

• Verificables: significa que todo indicador debe poder ser corroborado o comprobado a través de un análisis racional, es decir por una metodología científica cualquiera sea la ciencia. Detrás de todo indicador sea este cuantitativo o cualitativo, existe un análisis o un estudio, cuyo resultado es precisamente el indicador utilizado.


• Cuantificable: El resultado de la aplicación del indicador puede ser convertido en cifras, números .

• Comparable: Debe permitir comparaciones y el análisis de tendencias, es decir, que su estructura debe mantenerse a través del tiempo.

• Confiable: Debe medir una cualidad y las variables utilizadas en su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.

• No estacionalidad: La frecuencia debe ser establecida para períodos con presencia del atributo que se quiere medir

• Relevancia: El contenido del indicador debe discriminar e identificar alertas para la toma de decisiones.


o Independientes: se entiende por independencia de indicadores, al hecho por el cual se utilizan según su propósito para cada jerarquía de objetivos; es decir para el FIN indicadores de fin, para el propósito indicadores de propósito, para los componentes del proyecto indicadores de componentes. Lo que se tiene que evitar es la utilización de indicadores mezclando los distintos niveles de objetivos y los indicadores correspondientes a cada nivel.

Es muy importante que todos los indicadores utilizados

tengan estas características, debido a que facilitan enormemente la medición y control de cada objetivo; de otra forma sería imposible calibrarlo.


Pasos para la Construcción de Indicadores de Monitoreo y Seguimiento


En realidad no existe un procedimiento tipo o una metodología estándar, para la elaboración de indicadores, sin embargo todos los entes del financiamiento al desarrollo aconsejan tener siempre en cuanta determinados ítems o pasos a seguir, de manera a crear estos indicadores con la coherencia necesaria. Todo indicador de desempeño debe no solamente construirse conforme a determinados pasos, sino que los mismos deben también estar establecidos o construidos en base a la estructura estratégica de la institución dentro de la cual se lo va aplicar, es decir debe siempre tener en cuenta todo un sistema de control de gestión e información para la gestión, que le permita hacer el seguimiento de las metas y el cumplimiento de todos los objetivos diseñados o establecidos por la institución. Entre otras cosas se deben tener perfectamente en cuenta aspectos relevantes como por ejemplo:



Identificar afinadamente la misión (productos, usuarios, clientes), los objetivos estratégicos (largo plazo).

Establecer las medidas de desempeño claves como los resultados intermedios, eficacia final, eficiencia de los procesos, etc.

Establecimiento de las responsabilidades, es decir indicadores en cada nivel de la organización que identifiquen las áreas responsables por los resultados logrados.

Establecer referentes comparativos, hace referencia al hecho de tener en cuenta sobre cuales aspectos comparamos los indicadores para saber si nos acercamos o alejamos del objetivo.

Construir fórmulas, todas las variables de medición utilizadas en los indicadores deben necesariamente estar verificadas racionalmente.

Recolectar datos e informaciones; se deben tener en cuenta todos los datos actuales o históricos que nos permitan construir los indicadores.

Se deben comunicar e informar acerca de los resultados a la organización, usuarios, ministerio, oficinas de presupuesto, al Congreso, u otra institución interviniente.



Fácil interpretación de los resultados obtenidos para llegar a una conclusión de cómo se produjeron.

Por último se deben validar los indicadores, es decir se deben aplicar criterios técnicos y requisitos varios de modo a comprobar que los indicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados. Entre algunos criterios técnicos se pueden citar a los siguientes:

Pertinencia Homogeneidad Costo Oportunidad No- redundancia Focalizado en áreas controlables Participación

Formulación del IndicadorFormulación del Indicador

En forma de índice o razón

En forma de proporciones

En forma de porcentaje

En forma gráfica

Presentación de los indicadoresPresentación de los indicadores

Selección del DenominadorSelección del Denominador

Cuando se comparan dos años para analizar la variación. El denominador será el año anterior

Ej. Vr año 2002 Vr año 2001

Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en Impuestos durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo período.

EJ Valor recaudado........ .13.5 millones..... Valor esperado recaudar 10 milones

Formulación del IndicadorFormulación del Indicador

EJEMPLO INDICADOR DE EFICIENCIA

Indicadores que miden el factor estratégico de Eficiencia

Costos de funcionamiento

Usuarios atendidos por clase de servicio

Establece el costo promedio de funcionamiento por cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio prestado.

EJEMPLO INDICADOR DE EFICACIA

Indicadores que miden el factor estratégico de eficacia.

Nº de Objetivos Alcanzados

Nº de Objetivos Programados

Muestra el grado de cumplimiento con respecto al tiempo previsto para el desarrollo de un proyecto, proceso actividad o meta

EJEMPLO INDICADOR DE CALIDAD

indicador que mide el factor estratégico de calidad de la gestión.

Devoluciones o reclamos presentados

Productos y/o servicios suministrados

Número Interrupciones del Servicio en el mes

Número de quejas por mes

HOJA METODOLÓGICA

Es un instrumento que a través de un proceso de identificación, facilita llegar en forma objetiva y consciente a definir y escoger el indicador que permita la evaluación de la gestión.

HOJA METODOLOGICA

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:

2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:

Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:

4.FORMASDE EJECUCIÓN

Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:

Nombre de la Forma de Ejecución:

5.META ESTABLECIDA:

6. FINALIDAD DEL INDICADOR:

Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:

8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:

9 FUENTE:

10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE

MEDICIÓN:

. . . HOJA METODOLOGICA

13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)

14. NOMBRE DEL INDICADOR:

Excelente 80 100

Regular 60 < 80

Deficiente < 60

15. FECHA DE ELABORACIÓN

16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE

17. OBSERVACIONES:

18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

Herramientas de Representaciónde Información

Tableros de Control

Herramientas deAnálisis de datos

Árboles deGestión

Tableros de Control

Son herramientas de tipo gerencial que permiten medir yevaluar no solo los resultados de la gestión en un momento dado, sino también proyectar tendencias y anticiparse a eventos indeseables, mediante la toma de decisiones yla adopción de correctivos que faciliten el mejoramientode la gestión institucional.

Programado / Ejecutado

Tableros de Control

Herramientas de Análisis de datos

Permiten observar el comportamiento de los procesos

o situaciones, para una adecuada toma de decisiones

HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE

1. ESTRATIFICACIÓNDiferentes maneras de agrupar los mismos datos.

Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal

Tiempo

Síntoma

Local1. ESTRATIFICACIÓN

Diferentes maneras de agrupar los mismos datos.

Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal

Tiempo

Síntoma

Local

2. HOJA DE VERIFICACIÓN

Planilla para la recolección de datos.

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.2. HOJA DE

VERIFICACIÓN

Planilla para la recolección de datos.

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.

3.GRAFICO DE PARETO

a b c d e f

Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.

Para jerarquizar el ataque a los problemas.

3.GRAFICO DE PARETO

a b c d e f

Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.

Para jerarquizar el ataque a los problemas.


HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE

Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)

4. DIAGRAMA DECAUSA Y EFECTO

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema

Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)





5. DIAGRAMA DE CORRELACION

Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.

Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.

.

..

..

..

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.

5. DIAGRAMA DE CORRELACION

Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.

Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.

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..

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6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.

Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación

LIE LSE

6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.

Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación

LIE LSE

7. CARTA DE CONTROL

(Y GRAFICOS)

Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos

Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.7. CARTA DE

CONTROL(Y GRAFICOS)

Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos

Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.


Representación gráfica jerarquizada de los procesos o Actividades de una organización, los cuales mediante una Relación causa – efecto, permiten obtener a nivel agregado los resultados de la gestión de la organización o de la respectiva dependencia.

Árboles de Gestión

| ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS

PUNTOS

EFICACIA

% AREA D P A P

% AREA D P C I

% AREA D D A

% PUNTOS

% AREA D P A P

% AREA D P C I

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PUNTOS

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% AREA D D A

NIVEL DE SATISFACCION

I N D I C E D E G E S T I O N

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% PROCESO ASESORAR

% PROCESO

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PERIODO EVALUADO

EFICIENCIA NIVEL DE CALIDAD

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PUNTAJE

1000 PUNTOS

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PROCESO

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PROCESO

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CAPACITAR

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PROCESO ASESORAR DIFUSIÓN

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FA C T O RN IV E L D ECA L IDA D

P R OC ES O P R OC ES O 2 P R OC ES OA L MA C E N

P R OC ES O V E NTA DE B IEN E SY S ERV ICIO S

P R OC ES O G E-N ERA CIO N R E CU R SO S

P R OC ES OT E SO RE R IA

P R OC ES OP R ES U PU E ST O

P R OC ES OCO NT A BIL IDA D

Actuar

Las propuestas de reorientación que se deben emprender para mejorar los

procesos e ir avanzando en un mejoramiento continuo

Planes de Mejoramiento

(Retroalimentación)

Planes de Mejoramiento

CONTENIDO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

1. Fecha de Ejecución 2. Objetivo General3. Objetivos Específicos 4. Oportunidad de mejoramiento según resultado del

indicador5. Estrategias 6. Actividades 7. Acciones8. Conformación de las líneas base9. Metas10. Fecha de ejecución Inicial y Final 11. Indicador de Cumplimiento12. Responsable13. Observaciones

FASE 3: Implantación y Puesta en Marcha

Procesos o Mejoras a Incorporar

REDISEÑO O REINGENIERIA DEL PROCESO

VALIDACION

Y AJUSTE

TALLER DE SENSIBILIZACION

CON LA ALTA GERENCIA

FORMACION DE FACILITADORES INTERNOS PARA

EL CAMBIO

SESIONES DE IMPLANTACION

CON EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CICLO

DE IMPLANTACIÓN

Y MEJORA SOSTENIDA

Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión

FASES

ANALISIS PRELIMINAR

FORMULACION DEL DISEÑO

IMPLANTACION Y PUESTA EN MARCHA

DOCUMENTACION

FASE 1: ANALISIS PRELIMINAR

Amenazas

1. Análisis ExternoOportunidades

Debilidades2. Análisis Interno

Fortalezas

FASE 2: ANALISIS ESTRATÉGICO

1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados de corto y largo plazo sobre la base del análisis preliminar

2. Formulación de planes programas y presupuestos relativos a los objetivos planteados

3. Conformación de la estructura organizativa, con las formas concretas de ejecución y control de tareas, así como la asignación de atribuciones y responsabilidades.

1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados de corto y largo plazo sobre la base del análisis preliminar

2. Formulación de planes programas y presupuestos relativos a los objetivos planteados

3. Conformación de la estructura organizativa, con las formas concretas de ejecución y control de tareas, así como la asignación de atribuciones y responsabilidades.

FASE 3: Formulación del Diseño

1. Definición factores críticos del éxito2. Desagregación del índice de Gestión

en los Factores Estratégicos3. Ponderación por Áreas4. Selección del Indicador5. Categorización de Resultados6. Conformación del árbol de gestión

Índice de Gestión Institucional

IGIIGI 1.0001.000

% EFICACIA% EFICACIA

% EFICIENCIA% EFICIENCIA

% CALIDAD% CALIDAD

... Diseño del Sistema


Índice de Gestión Institucional

Criterios Para la Planificación EstratégicaCriterios Para la Planificación Estratégica

Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y la supervivencia de las organizaciones depende mucho más de las mejoras en su eficacia (como se relacionan con su entorno) que de las mejoras en la eficiencia.

Peter Drucker sugiere que es más importante hacer las cosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosas bien (mejorar la eficiencia). Una organización que haga mal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puede superar a organizaciones que estén haciendo bien las cosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)

Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y la supervivencia de las organizaciones depende mucho más de las mejoras en su eficacia (como se relacionan con su entorno) que de las mejoras en la eficiencia.

Peter Drucker sugiere que es más importante hacer las cosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosas bien (mejorar la eficiencia). Una organización que haga mal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puede superar a organizaciones que estén haciendo bien las cosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)

Desagregación del IGI

Factor Estratégico Ponderación (%) Puntaje Máximo

EFICIENCIA35.3

353

EFICACIA 42.8 428

CALIDAD 21.9 219

TOTAL 100,0 1.000


Ponderación por Áreas

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR ÁREAS

PONDERA-CIÓN AL

INTERIOR DEL FACTOR (%)

EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD

PUNTAJE AL INTERIOR DEL

INDICE

Áreas Misionales o Básicas:

Dirección de políticas de administración pública,

DPAP. 16.7 68 60 39 167

Dirección de políticas de control interno estatal

Y nacionalización de trámites, DPCI.

15.8 64 58 36 158

Dirección de desarrollo administrativo. DDA.

14.3 55 53 35 143

Dirección de desarrollo organizacional. DDO.

13.7 53 51 33 137

Áreas de Apoyo o Logísticas: Oficina asesora jurídica,

OAJ. 12.0 52 46 22 120

Oficina asesora de planeación, OAP.

11.5 50 44 21 115

Oficina de control interno, OACI.

8.2 44 21 17 82

Oficina de sistemas de información, OSI.

7.8 42 20 16 78

TOTAL 100 428 353 219 1.000

Selección del Indicador

FactoresEstratégicos

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3...

Indicador n

Categorización deresultados

Categorización deresultados

Áreas o Procesos


Capacidad de Autonomía

AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA

CAPACIDADADMINISTRATIVA

CALIDADADMINISTRATIVA

FACTIBILIDAD DEABSORCIÓN

COMPLETITUDADMINISTRATIVA

FORTALEZAADMINISTRATIVA

EFICACIAORGANIZACIONAL

EFICIENCIA DELGASTO

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD Y EFICIENCIA

Rehabilitación Planta Física

Eficiencia del Establecimiento

Reemplazo de Equipos Básicos

Redefinición de Políticas

Com

bin

ació

n d

e Í

nd

ices

Com

bin

ació

n d

e Í

nd

ices

Categorización de Resultados

Deficiente < 60 %Deficiente < 60 %

Excelente =100 %Excelente =100 %

Nivel de satisfacciónNivel de satisfacción


Puntaje Obtenido (%)Puntaje Obtenido (%) Nivel de SatisfacciónNivel de Satisfacción

De 80 a 100De 80 a 100 EXCELENTEEXCELENTE

60 < 8060 < 80 REGULARREGULAR

< 60< 60 DEFICIENTEDEFICIENTE

CUADRO PONDERACIONES POR ÁREA

Áreas Misionales o Básicas

ÁREA UNO

ÁREA DOS

ÁREA TRES

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

PUNTAJE ALINTERIOR

DELINDICE

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD

PESO ALINTERIOR

DEL FACTOR(%)

ÁREAS

Áreas de Apoyo o logísticas

ADMITIVA

FINANCIERA

SISTEMAS

JURIDICA

C. INTERNO

TOTAL

25 % 250 PUNTOS

EFICACIA

50 % 500 PUNTOS

EFICIENCIA

25 % 250 PUNTOS

CALIDAD

ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA

SUBPROC

SUBPROC

SUBPROC

ÁREA225

ÁREA150

ÁREA125

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

%

PROCESO

INDICEDE

GESTIÓN

PUNTAJE

1.000

PERIODO

% NIVEL

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:

2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:

Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:

4.FORMASDE EJECUCIÓN

Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:

Nombre de la Forma de Ejecución:

5.META ESTABLECIDA:

6. FINALIDAD DEL INDICADOR:

Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:

8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:

9 FUENTE:

10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE

MEDICIÓN:

13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)

14. NOMBRE DEL INDICADOR:

Excelente 80 100

Regular 60 < 80

Deficiente < 60

15. FECHA DE ELABORACIÓN

16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE

17. OBSERVACIONES:

18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

FASE 4: Implantación y Puesta en Marcha

1. Articulación de los elementos

2. Prueba piloto

3. Detectar debilidades

4. Realizar ajustes

FASE 5: Documentación

Contenido del manuales

Portada Alcance y campo de aplicación Tabla de contenido Revisión Aprobación Difusión Formalización Actualización

FASE 6: Evaluación

1. Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos

2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores de los objetivos y los valores reales

3. Explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den lugar a su correcta interpretación, a la adscripción de responsabilidades de ser necesario o a la revisión de los objetivos

4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la organización para alcanzar los resultados deseados

5. Seguimiento de la implantación y posterior valoración de las decisiones adoptadas.

1. Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos

2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores de los objetivos y los valores reales

3. Explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den lugar a su correcta interpretación, a la adscripción de responsabilidades de ser necesario o a la revisión de los objetivos

4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la organización para alcanzar los resultados deseados

5. Seguimiento de la implantación y posterior valoración de las decisiones adoptadas.

Gracias por su atención

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