contratación y plan de mejoramiento telemedellin 2012 y 2013

AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN Y PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA AÑO 2012 Y PRIMER SEMESTRE AÑO 2013

TELEMEDELLÍN

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

JUAN CARLOS PELAÉZ SERNA Contralor General de Medellín

HILDA MARÍA ZAPATA RUEDA Subcontralora

ANDREA BEDOYA PULGARÍN Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación

Coordinadora general del informe

ADRIANA ENITH ZULUAGA PELÁEZ Profesional universitario 2

JULIO CESAR SERNA CÁRDENAS Técnico operativo

MARÍA PIEDAD DUQUE SALDARRIAGA Técnico operativo

Auditoría Especial Contratación y Plan de Mejoramiento TELEMEDELLÍN NM PA AE 7724 D07 12 13

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. CARTA DE CONCLUSIONES 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8

2.1 CONTROL DE GESTIÓN 8

2.1.1 Gestión Contractual 8

2.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 13

2.1.3 Legalidad 18

2.1.4 Plan de Mejoramiento 19

2.1.5 Control Fiscal Interno 21

2.2 CONTROL DE RESULTADOS 22

2.2.1 Objetivos Estratégicos 22

2.2.2 Planes, Programas y Proyectos 24

2.3 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 26


LISTA DE CUADROS

Pág. Cuadro 1. Calificación evaluación control de gestión 8

Cuadro 2. Calificación gestión contractual 9

Cuadro 3. Calificación rendición de la cuenta 13

Cuadro 4 . Valores comparativos rendición vs. Valor del contrato 14

Cuadro 5. Valores de adiciones no contempladas en el formato de la rendición 15

Cuadro 6. Valores comparativos de adiciones en la rendición

vs. Valor del contrato 15

Cuadro 7. Fechas comparativas rendición vs. contrato 15

Cuadro 8. Calificación plan de mejoramiento 19 Cuadro 9. Acciones de mejora que no han sido implementadas

por Telemedellín 20 Cuadro 10. Calificación control de resultados 22 Cuadro 11. Programa en el cual participa Telemedellín en el Plan de

Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015 23

Cuadro 12. Cumplimiento del indicador del Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015 en la vigencia 2012 23

Cuadro 13. Seguimiento al Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015, periodo comprendido entre enero 1 de 2012 y junio 30 de 2013 23


Cuadro 14. Cumplimiento de los proyectos ejecutados por Telemedellín durante la vigencia 2012 26

Cuadro 15. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial Contratación y Plan de Mejoramiento . 27


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Medellín, 3 de diciembre de 2013

Doctor WALDIR ALBEIRO OCHOA GUZMÁN Gerente Telemedellín Cuidad Asunto: Carta de Conclusiones Auditoría Especial a la Contratación y Plan de Mejoramiento La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Especial a la Contratación y Plan de Mejoramiento a la Asociación Canal Local de Televisión de Medellín “TELEMEDELLÍN”, vigencia 2012 y primer semestre del año 2013, con el fin de conceptuar sobre la gestión fiscal de la contratación y de las acciones realizadas al plan de mejoramiento, así como a los resultados obtenidos del plan de desarrollo y del plan de acción de la vigencia 2012 y primer semestre del año 2013. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Medellín. La responsabilidad de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Medellín, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.


7

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la auditoría realizada al proceso de contratación, plan de mejoramiento, la ejecución del plan de desarrollo y plan de acción y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación. La Contraloría General de Medellín como resultado de la evaluación, conceptúa que la gestión fiscal de los procesos evaluados, cumple con los principios de economía, eficiencia y eficacia; al control de gestión se le atribuyó un puntaje de 97.7% y gestión de resultados es valorada en 96.4 La Entidad debe elaborar el correspondiente plan de mejoramiento con las acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de dar cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia y eficacia, de la gestión fiscal. El Ente Auditado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para la elaboración, suscripción y presentación del plan de mejoramiento ante la Contraloría General de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. Éste plan debe ser enviado por el aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea”.


8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión en la evaluación de la eficiencia y eficacia en el manejo y administración de los recursos públicos, es favorable, como consecuencia de la calificación de 93.4, resultado de ponderar los factores que se relacionan en el siguiente cuadro: Cuadro 1. Calificación evaluación control de gestión

Fuente. Matriz de calificación. Elaboró: Equipo Auditor

2.1.1 Gestión contractual. la Contraloría General de Medellín en el ejercicio del control que le corresponde mediante la aplicación de los sistemas de gestión y de revisión de la cuenta, realizó el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas en Telemedellín por los gestores fiscales durante la vigencia 2012 y primer semestre del año 2013, con miras a establecer el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia, y eficacia de sus actuaciones. De acuerdo con la rendición de la cuenta del año 2012 presentada en febrero de 2013 y la rendición bimensual (enero-febrero, marzo-abril, mayo-junio) del año 2013; el equipo auditor seleccionó una muestra de 52 contratos por valor de

Factores Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 97,7 0,71 69,4

2. Rendición de la Cuenta 69,1 0,02 1,4

3. Legalidad 97,8 0,05 4,9

4. Plan de Mejoramiento 77,3 0,11 8,5

5. Control Fiscal Interno 84,1 0,11 9,2

1,00 93,4

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

2012

CONTROL DE GESTIÓN

Telemedellín

Desfavorable

Concepto

Favorable

Favorable


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$13.590.556.676, con el fin de conceptuar sobre la gestión contractual de la Entidad. Luego de evaluar los contratos, se procedió a calificar la gestión contractual, a la cual se le atribuyó un puntaje de 97.7% que la ubican en una calificación Eficiente, resultante de ponderar las variables; cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento deducciones de ley, cumplimiento del objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento y liquidación de los contratos. Cuadro 2. Calificación Gestión Contractual


Conforme a los resultados de la gestión en materia contractual adelantada por Telemedellín, se comprobó que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas constitucionales, legales y reglamentarias, observando un comportamiento eficiente toda vez que la Entidad está dando cumplimiento con la normatividad vigente, así como a su manual de contratación.

En general y con excepción de lo observado posteriormente, los contratos revisados comprenden como mínimo los aspectos definidos en el Decreto 734 de 2012, al igual que en el manual de contratación de la Entidad, en cuanto a las etapas precontractual, contractual, ejecución y liquidación del contrato.

Contratación Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 52 0,50 50,0

Cumplimiento deducciones de ley 100 52 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual 99 52 0,20 19,8

Labores de Interventoría y seguimiento 100 52 0,20 20,0

Liquidación de los contratos 58 24 0,05 2,9

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 97,7

Eficiente < 100 y >= 80

Con deficiencias < 80 y >= 50

Ineficiente < 50

Calificación

Eficiente

VARIABLES A EVALUAR

GESTIÓN CONTRACTUAL

Telemedellín

2012

PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES

EXPRESADAS POR LOS

AUDITORES


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Con respecto a la evaluación del principio de economía, Telemedellín cumple con este principio al observar que en el proceso de contratación en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios fueron adquiridos al menor costo. En cuanto al cumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia, se observa que se cumplen toda vez que se está dando cumplimiento en cuanto a que los recursos asignados fueron los más convenientes para el logro de los objetivos de la Entidad, así como con el cumplimiento de los tiempos estipulados en los contratos. Seguidamente se presentan los resultados de la auditoria, una vez valorada la respuesta enviada por Telemedellín, frente a las observaciones del informe preliminar, determinando los hallazgos con incidencia administrativa. Analizada la respuesta presentada por Telemedellín al informe preliminar, se encuentra que de las 14 observaciones, una fue debidamente soportada y por lo tanto se retira del informe definitivo, ya que la respuesta y evidencia fue de recibo por este Órgano de Control y que corresponde a la observación número tres del informe preliminar. En cuanto a la observación número dos la Entidad envió las evidencias, no obstante la observación se enfoca a las debilidades de control comprobadas por el equipo auditor. Las observaciones 5, 10 y 11 harán parte del informe definitivo, por no encontrar los fundamentos esenciales para dar validez a dicha respuesta. Y las observaciones número 1, 4, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14 tuvieron respuesta con aceptación de la Administración del contenido de las observaciones con su respectivas incidencia. Hallazgo administrativo 1: (Corresponde a la observación 1 del informe preliminar, aceptada por la Administración). Debilidades en el contenido de los formatos: El formato acta de inicio de los contratos número C-01-12, C-335-12 y C328-12 no contienen la fecha de inicio, incumpliendo con uno de los requisitos que debe de tener dicha acta, así mismo no permite controlar la fecha de finalización dependiendo de la duración del contrato, en el caso de una reclamación por incumplimiento de fechas, afectando la transparencia en el debido proceso. Hallazgo con incidencia administrativa.


11

Hallazgo administrativo 2: (Corresponde a la observación 2 del informe preliminar). Debilidades en el archivo: El contrato número C-1117-12, cuyo objeto es el suministro material gran formato para Telemedellín y sus clientes, contratista: Pendones creativos Fernando Gaviria Vieco, valor inicial $15.800.000, el valor final pagado fue de $21.317.951, y el contrato número C-1897-12, objeto comunicación por perifoneos distribución de afiches y volantes, contratista: Perifoneos el Romano Roman logística y organización de eventos, valor inicial $15.800.000, el valor final pagado fue de $23.700.000. No se encontró el acto administrativo por medio de la cual se adicionan los contratos en valor. Hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta de la Administración: Según radicado de la Contraloría número 20130003821 del 29 de octubre de 2013, cuyo asunto fue aclaración de las inquietudes que surgieron en la ejecución de la auditoria, Telemedellín respondió: “…los contratos 1117-12 y 1897-12 no fueron objeto de adiciones.” Seguidamente en la respuesta del informe preliminar según radicado número 201300004129 del 22 de noviembre de 2013, la Entidad responde: “efectivamente dichos contratos fueron objeto de adiciones, anexamos los documentos que soportan las adiciones”. Posición del equipo auditor: Si bien la Entidad soportó las adiciones, se evidencio en el proceso auditor y en las respuestas dadas por la Entidad, las falencias de controles en los archivos de los documentos de los contratos, así como también debilidades en la información rendida a este organismo de control y entregada al equipo auditor. Hallazgo administrativo 3: (Corresponde a la observación 4 del informe preliminar aceptada por la Administración). Debilidades en la documentación. En los contratos C-2305-12, C-2307-12, C-1081-12, C-1647-12, C-2335-12, C-1652-12, C-742-12, C-1063-12, C-1983-12, C652-12; no se encontró el acta de liquidación, lo que evidencia falta de controles en el proceso de supervisión por parte del interventor del contrato, y no dando cumplimiento al manual de contratación en el ítem 5 etapa de liquidación “…el cual es una actividad necesaria en el cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas”.

Hallazgo con incidencia administrativa. Hallazgo administrativo 4: (Corresponde a la observación 5 del informe preliminar): El contrato número C-246-12 de Fredy Alexander Ceballos, no tiene la


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evaluación final de los requisitos habilitantes por medio de la cual se le otorga dicho contrato, incumpliendo con los trámites necesarios que se debe realizar de acuerdo al manual de contratación de la Entidad, requisito que se hace necesario para garantizar la transparencia en el debido proceso. Hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta de la Administración: Según radicado de la Contraloría número 20130003821 del 29 de octubre de 2013, cuyo asunto fue aclaración de las inquietudes que surgieron en la ejecución de la auditoria, Telemedellín respondió: “se anexa copia del acta de evaluación de requisitos habilitantes del contrato 246-12 del contratista Fredy Alexander Ceballos” Igualmente en la respuesta del informe preliminar según radicado número 201300004129 del 22 de noviembre de 2013, la Entidad responde lo mismo. Posición del equipo auditor: El soporte que la Administración aporta corresponde al acta de requisitos habilitantes. La observación de la Contraloria apunta a que no existe la evaluación final en la que conste que dicho proponente es el ganador debido a que cumple con todos los requisitos. Hallazgo administrativo 5: (Corresponde a la observación 6 del informe preliminar aceptada por la Administración). Debilidades en los archivos contractuales: Revisada la documentación contractual se observaron deficiencias en los archivos de gestión contractual de los contratos C-382-12, C-1588-12, C-1992 -12, C-328-12, C-237-12, C-2306-12, puesto que no se encontró la totalidad de los documentos generados en todo el proceso contractual, tales como: reserva presupuestal y acta de liquidación, falencias que representa un no cumplimiento de la ley general de archivos, ley 594 de 2000. Dicha situación dificulta el análisis y la oportunidad de la información requerida, por no suministrar la información oportuna, confiable, fidedigna y definitiva que evidencie toda la recolección de los soportes. Es de anotar, que en varios de los contratos revisados, algunos documentos fueron anexados posteriormente luego de que el equipo auditor ha comunicado a la Entidad su inconsistencia, situación ésta que no debería presentarse, toda vez que la solicitud de contratos a evaluar ha sido presentada con anterioridad a su revisión. Hallazgo con incidencia administrativa.


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2.1.2 Rendición y revisión de la cuenta. En este factor se analiza la oportunidad, suficiencia y calidad de la cuenta rendida por Telemedellín en febrero de 2013 y la rendición bimensual durante el presente año, así mismo la información solicitada por el equipo auditor durante el proceso auditor. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 69,1, para una calificación con deficiencias, resultante de ponderar las variables; oportunidad en la rendición de la cuenta, suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) y calidad (veracidad) de la información. Teniendo presente lo establecido en la Resolución número 197 de 2010, TELEMEDELLÍN rindió la cuenta en forma oportuna dentro de los términos establecidos y en los formatos respectivos. Cuadro 3. Calificación Rendición de la cuenta


Hallazgo administrativo 6: (Corresponde a la observación 7 del informe preliminar aceptada por la Administración). Inconsistencias en la rendición de la cuenta. Revisada la rendición de la cuenta en las variables suficiencia y calidad, se encontraron debilidades en los documentos que soportan legal, técnica y financiera las operaciones realizadas por Telemedellín; los formatos rendidos (C01, C02, C04, G05) así como los documentos aportados durante la auditoria con respecto a las carpetas contractuales no cumplieron con los términos establecidos en las Resoluciones 197 de 2010 y 043 de 2011 “Rendición y Revisión de la Cuenta e Informes para el Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas” sobre las cuales la Contraloría General de Medellín ejerce control fiscal. Hallazgo con incidencia administrativa, en cuanto a:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 7,9

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) 0,30 21,3

Calidad (veracidad) 0,60 40,0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN DE LA CUENTA 1,00 69,1

Eficiente < 100 y >= 80

Con deficiencias < 80 y >= 50

Ineficiente < 50

Calificación Parcial

79

71

67

Calificación

Con deficiencias

RENDICIÓN DE LA CUENTA


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- Diligenciamiento en forma indebida de los formatos C01, C02 y C04, debido a que los mismos contratos son rendidos en los tres formatos, triplicando la información contratada. No dando cumplimiento a las Resoluciones N° 197 de 2010 y N° 043 de 2011, la cual tiene destinados los formatos para rendir por proyecto y/o proceso, por funcionamiento y por prestación de servicios, incumpliendo con los requisitos de forma y fondo establecidos en las Resoluciones, en lo que se refiere a la rendición de la cuenta e informes por parte de los sujetos de control. - Se presentaron inconsistencias, datos erróneos y campos vacíos en las siguientes columnas: número del contrato, fecha del contrato, fecha suscripción del contrato, fecha inicio y terminación del contrato, objeto contrato, valor inicial contrato, valor adiciones, valor final del contrato, estado del contrato, tal como se evidencian en los siguientes cuadros: Cuadro 4. Valores comparativos rendición vs. Valor del contrato

Fuente. Rendición de la cuenta y contrato

Formatos rendición Valor real

C-1943-12 135.000.000 134.501.536 498.464

C-419-12 31.267.800 28.372.634 2.895.166

C-1648-12 150.000.000 148.392.594 1.607.406

C-1081-12 34.800.000 33.390.139 1.409.861

C-1503-12 75.000.000 74.994.049 5.951

C-1647-12 70.000.000 38.218.850 31.781.150

C-1896-12 53.762.242 53.158.605 603.637

C-335-12 75.000.000 74.965.000 35.000

C-1063-12 220.440.091 6.728.000 213.712.091

C-82-12 59.248.000 14.283.000 44.965.000

C-1983-12 15.800.000 - 15.800.000

C-1414-12 75.000.000 66.032.513 8.967.487

C-1650-12 1.220.000.000 1.462.017.776 (242.017.776)

C-1338-12 33.149.088 - 33.149.088

C-1339-12 36.210.096 - 36.210.096

C-1586-12 32.186.752 - 32.186.752

Valor ejecutado $Contrato N°. Diferencia


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Cuadro 5. Valores de adiciones no contempladas en el formato de la rendición


Cuadro 6. Valores comparativos de adiciones en la rendición vs. Valor del contrato


Cuadro 7. Fechas comparativas rendición vs. Contrato

Fuente. Rendición de la cuenta y contrato.

- Igualmente en los formatos C01, C02 y C04, la columna estado del contrato (Pe: perfeccionado, Ej: ejecución, Li: liquidado) se encuentran mal diligenciadas y en otros casos no se diligencia esta columna, tal es el caso de los contratos número: C-025-12, C-055-12, C-155-12, C-186-12, C-303-12, C-1975-12, C-1983-12. Estas imprecisiones encontradas en la revisión de la cuenta correspondiente a los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente en las operaciones realizadas por Telemedellín durante el año 2012, evidencia que las fechas y los valores presentados en la rendición son las proyectadas, mas no las reales. Igualmente refleja debilidades en la implementación de controles efectivos en el correcto diligenciamiento de los formatos; situación que genera dificultad

N° adición Valor ($)

C-1650-12 2 430.000.000

C-1414-12 2 24.000.000

C-1652-12 1 7.000.000

C-1897-12 1 7.900.000

Contrato N°.Adiciones no rendida

Valor reportado Valor real

C-336-12 15.000.000 28.000.000

C-1117-12 15.800.000 7.900.000

Adiciones mal reportada ($) Contrato N°.

Formatos rendición Fecha real

C-1648-12 2012-10-22 2012-10-24

C-618-12 2012-05-18 2012-05-22

C-1081-12 2012-07-27 2012-07-30

C-1503-12 2012-10-11 2012-10-18

C-1650-12 2012-10-24 2012-10-23

Contrato N°.Fecha de inicio y suscripción


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para analizar y consolidar la información y no permite realizar una selección objetiva a los auditores en el momento de seleccionar los contratos a evaluar. Vale la pena precisar que la Contraloría General de Medellín podrá imponer multas a los Servidores Públicos cuando: “No rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas” o “Incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes”. Hallazgo administrativo 7: (Corresponde a la observación 8 del informe preliminar aceptada por la Administración). Carencia de controles Falta de controles en la numeración de los contratos. Existen dos contratos con el mismo número y diferente objeto, contratista y valor, el número C-01-12 cuyo objeto es actualización de software año 2012, contratista: Ofimática y un valor de $ 6.240.626. El C-01-12 cuyo objeto es comodato satelital, contratista: Cosmovisión y un valor de $215.000.000. Esta situación evidencia la falta de controles en la numeración de los contratos y de un sistema de información confiable y veraz; y afecta el criterio de trasparencia y calidad en la cuenta rendida. Hallazgo con incidencia administrativa. Hallazgo administrativo 8: (Corresponde a la observación 9 del informe preliminar aceptada por la Administración) Inconsistencias en el diligenciamiento de los formatos de la rendición de la cuenta En la rendición del formato 20.1 correspondiente al año 2013, se evidencio que en los contratos número 699-12 hasta el contrato 2336-12, no se está diligenciando la columna proyecto y/o proceso al que pertenece, como tampoco la posición presupuestal tal como lo exige el formato, no dando cumplimiento a los requisitos del formato 20.1 de la Contraloria General de Medellín. Hallazgo con incidencia administrativa. Hallazgo administrativo 9: (Corresponde a la observación 10 del informe preliminar) Inconsistencias en el diligenciamiento del Plan de Mejoramiento Único El formato G05-Plan de Mejoramiento Único-PMU-, es el informe de avance a los planes de mejoramiento que debe presentar Telemedellín cada año. Este formato presenta debilidades en su contenido en lo siguiente: no aparece el porcentaje de avance y/o cumplimiento en los planes de mejoramiento, hay espacios en blanco y se omitió indicar el nombre del responsable de la acción de mejoramiento; no están actualizando y realizando autocontrol a sus planes de mejoramiento, para constatar que las metas y acciones de mejoramiento, estén


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eliminando las causas que originaron las deficiencias y los riesgos identificados en las diferentes auditorías. Hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta de la Administración: Según radicado número 201300004129 del 22 de noviembre de 2013, del informe preliminar la Entidad responde “Es de aclarar que si bien es cierto se pueden tener discrepancias en el formato a diligenciar, el canal TELEMEDELLÍN, cuenta con el formato con código FT-AF-CA-02, correspondiente al plan de mejoramiento único, el cual esta diligenciado. No obstante y a sabiendas de que pueden existir diferencias y falencias en la forma de presentación, el canal Telemedellín ha solicitado reiterativamente según consta en oficios emitidos por la entidad. Una capacitación con el fin de homogeneizar la información y cumplir a cabalidad con los requisitos solicitados por la Contraloría General de Medellín. Es así como en la actualidad continuamos a la espera de dicha capacitación según lo expresado por parte de la Contraloría, en el oficio E201300005650 del 9 de octubre de 2013 dirigido a nuestro jefe de control interno.” Posición equipo auditor: El hecho de que no se haya dado capacitación, no es motivo para que la Administración no llene todos los campos que pide el formato tales como: porcentaje de avance y/o cumplimiento del plan, que haya espacios en blanco, y que se omita el nombre del responsable de la acción de mejoramiento. Hallazgo administrativo 10: (Corresponde a la observación 11 del informe preliminar aceptada por la Administración Telemedellín presenta de manera física ante la Contraloría Auxiliar la formulación del Plan de Mejoramiento dentro de los términos establecidos, pero estos planes no los están rindiendo a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta e Informes en Línea”, vía internet. Igualmente se observa en la rendición que solamente existen cinco hallazgos correspondientes a la auditoria regular realizada en el año 2012, cuando en realidad fueron ocho y no contiene los hallazgos de la auditoria especial a la contratación los cuales fueron cuatro, incumpliendo con las Resoluciones 197 de 2010 y 043 de 2011. Hallazgo con incidencia administrativa Respuesta de la Administración: Según radicado número 201300004129 del 22 de noviembre de 2013, del informe preliminar la Entidad responde “Es de aclarar que si bien es cierto se pueden tener discrepancias en el formato a diligenciar, el canal TELEMEDELLÍN, cuenta con el formato con código FT-AF-CA-02, correspondiente al plan de mejoramiento único, el cual esta diligenciado. No obstante y a sabiendas de que pueden existir diferencias y falencias en la forma


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de presentación, el canal Telemedellín ha solicitado reiterativamente según consta en oficios emitidos por la entidad. Una capacitación con el fin de homogeneizar la información y cumplir a cabalidad con los requisitos solicitados por la Contraloría General de Medellín. Es así como en la actualidad continuamos a la espera de dicha capacitación según lo expresado por parte de la Contraloría, en el oficio E201300005650 del 9 de octubre de 2013 dirigido a nuestro jefe de control interno.” Posición equipo auditor: El hecho de que no se haya dado capacitación, no es motivo para que la Administración, no rinda los planes de mejoramiento a través del aplicativo y que no contengan todas las acciones de mejoramiento a realizar. El artículo 8 de la Resolución 197 de 2010 establece: “los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del estado no prestadoras de servicios públicos domiciliarios, las empresas sociales del estado, las sociedades públicas, las sociedades de economía mixta del orden municipal y asociaciones de las empresas comerciales e industriales, deberán rendir la cuenta e informes mediante el aplicativo “Rendición de la cuenta e informes en línea”, vía internet, en los formatos y fechas señalados en la presente resolución. 2.1.3 Legalidad. La evaluación consistió en la verificación del cumplimiento del marco legal y normativo aplicable a Telemedellín; en cuanto a la legalidad de gestión administrativa y la legalidad de gestión contractual. Como resultado de la evaluación realizada se obtuvo un puntaje de 97,8, para una calificación Eficiente. Con respecto a la legalidad de gestión administrativa; cuya calificación fue de 96 puntos, ésta se encuentra soportada en la conformidad resultante de la aplicación de las normas administrativas, tales como estructura organizacional, planeación, manuales, mapa de riesgos, así como la existencia y aplicación de los diferentes comités; los cuales fueron verificaron durante este proceso y no se presentaron inconsistencias estando sujetas a la normatividad vigente. Es de anotar que este puntaje se rebaja debido a la falta de la aplicación estricta de la ley general de archivos. En cuanto a la legalidad de gestión contractual se verifico el cumplimiento del marco constitucional y legal específicamente, la observancia de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y demás normas aplicables a la contratación pública y así como el manual de contratación evidenciándose falencias tal como se


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mencionaron en el capítulo gestión contractual y de la cual se obtuvo un puntaje de 98, para una calificación eficiente. Hallazgo administrativo 11: (Corresponde a la observación 12 del informe preliminar aceptada por la Administración). Falta de publicación de contratos En cuanto al cumplimiento de la normatividad relacionada con el SECOP, se observa que la publicación de los actos administrativos asociados a los contratos de modalidad directa se realizó en forma extemporánea (cuatro o cinco meses después), falencias que representan un no cumplimiento al numeral 6.4 funciones especiales del grupo de apoyo a la contratación, la cual prescribe lo siguiente: “Velar por la publicación de los procesos, en los términos de ley, en el SECOP,…”. Vulnerando el Decreto 734 del 2012, el cual dispuso, entre otros aspectos, las reglas para la publicidad de los procesos de selección en el SECOP; esta omisión se presenta por falta de controles, Situación que afecta la publicidad y trasparencia de las actuaciones del Ente Público. Hallazgo con incidencia administrativa.

2.1.4 Plan de Mejoramiento. El objetivo de esta evaluación es verificar el cumplimiento y la efectividad de las acciones implementadas por Telemedellín, de conformidad con la Guía de Auditoría Territorial-GAT, establecida en el artículo 130 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción y la Resolución 197 de 2011 “Rendición y Revisión de la Cuenta e Informes para el Municipio de Medellín”. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 77.3, para una calificación de “cumplimiento parcial”, resultante de ponderar las variables cumplimiento del plan y efectividad de las acciones implementadas: Cuadro 8. Calificación Plan de mejoramiento


VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 0,20 15,45

Efectividad de las acciones 0,80 61,82

1,00 77,3

Cumple < 100 y >= 80

Cumple Parcialmente < 80 y >= 50

No Cumple < 50

Calificación

PLAN DE MEJORAMIENTO

Puntaje Atribuido

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Cumple Parcialmente

77

77


20

La Asociación Canal Local de Televisión de Medellín “TELEMEDELLIN, presenta un plan de mejoramiento único, el cual contiene 29 acciones de mejora, producto de las siguientes auditorias: Auditoria regular año 2012, alcance 2011, Auditoría especial a la contratación vigencia 2011 y Auditoria Especial Evaluación Fiscal y Financiera año vigencia 2012. El seguimiento al plan de mejoramiento único, se realizó a un total de 11 deficiencias administrativas, como producto de la auditoria regular año 2012, alcance 2011 y Auditoría especial a la contratación vigencia 2011. A las 18 acciones restantes no se les realizo seguimiento debido a que estas tienen plazo para ser implementadas hasta febrero del año 2014 las cuales fueron producto de la Auditoria especial evaluación fiscal y financiera, año 2013 alcance 2012. Hallazgo administrativo 12. (Corresponde a la observación 13 del informe preliminar aceptada por la Administración). Bajo cumplimiento Plan de Mejoramiento Único Una vez realizado el seguimiento a las 11 deficiencias administrativas se observa que ocho acciones de mejora fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos por la Entidad, las tres restantes no se cumplieron las cuales tiene que ver con la rendición de la cuenta, la publicación de los contratos en el SECOP y la documentación de los contratos los cuales no se están foliando, a continuación se presenta el siguiente cuadro: Cuadro 9. Acciones de mejora que no han sido implementadas por Telemedellin

Fuente. Plan de mejoramiento de Telemedellín. Y verificación equipo auditor

Fecha inicioFecha

terminación

Regular 2011

La rendición de la cuenta regulada por la Resolución 197 de

2010, proferida por la Contraloría General de Medellín, contiene

los formatos que éstas Entidades deben remitir al Organismo de

Control con información real, exacta y precisa que detalle la real

situación financiera de la entidad. Para lo cual se evidenció que

la Entidad no está suministrando a la Contraloria la información

exacta. Adicionalmente, de acuerdo al seguimiento del Plan de

mejoramiento, esta situación es reiterativa, dado que en

vigencias anteriores se ha presentado la misma situación, sin

que hasta el momento este Organiasmo de control observe

mejoras en la rendición de la cuenta.

Administrativo

Ha habido caso de inexactitud en el

proceso de rendición de la cuenta

regulada por la Resolución 197, pero

hemos atendido las observaciones en

los terminos y fechas definidos, se

procura hacer mejor rendicion de

cuenta periodo 2012.

Ene 1 de 2013 Feb 15 de 2013

Director

administrativo y

f inanciero

Regular 2011

Se observó que las carpetas que contienen la documentación de

los contratos no estaban foliados, de igual forma se encontraron

faltantes en la documentación soporte de la contratación

generando un incumplimiento de lo establecido en la ley 594 de

2000, por medio de la cual se dicta la “Ley general de archivo”.

Administrativo Carpetas con contratos foliados Oct 1 de 2012 Dic 31 de 2012 Juridica

Regular 2011Incumplimiento del Articulo 8° de Decreto 2474 de 2008

correspondiente a: Publicidad del procedimiento en el SecopAdministrativo Publicacion en el SECOP Oct 1 de 2012 Dic 31 de 2012 Juridica

Dependencia

responsable

Nonmbre de la

auditoríaDescripción del hallazgo y/o deficiencia

TIPO DE

HALLAZGO

Y/O

DEFICIENCIA

Acción de mejoramiento

correctiva

Plazo


21

Lo anterior evidencia las debilidades que tiene la Administración en la gestión sobre el debido cumplimiento y efectividad de los PLANES DE MEJORAMIENTO, que le permita a la Telemedellín eliminar las causas de las deficiencias administrativas comunicadas durante el proceso auditor en las vigencias 2011 y 2012. Hallazgo con incidencia administrativa. Como lo define el Modelo Estándar de Control Interno MECI, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el Subsistema Control de Evaluación, son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales y permiten corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y fortalecer el desempeño institucional. El no cumplimiento de los planes de mejoramiento, tiene como riesgo y trae como consecuencia la imposición de multas establecidas en los artículos 100 y siguientes de la ley 42 de 1993. 2.1.5 Control Fiscal Interno. Para realizar la evaluación de los controles y de la efectividad de los mismos se seleccionó el proceso contratación, evaluación y seguimiento a planes, el cual se evaluó en forma transversal con el factor gestión contractual teniendo en cuenta las diferentes fases del proceso de contratación desde sus etapas de planeación, precontractual, contractual y poscontractual de los 52 contratos revisados. Como resultado de la evaluación se obtuvo un puntaje de 71 puntos que arroja una calificación “Con deficiencias”, toda vez que se encuentra por debajo del 80%. Evaluados todos los componentes y analizados sus factores como la calidad y efectividad de los controles inherentes a los procesos de contratación, plan de desarrollo, plan de acción, plan de mejoramiento y rendición de la cuenta, se determinó a través de la aplicación de cuestionarios, revisiones de documentos y soportes entregados por Telemedellín, si los controles inherentes aplicados a cada uno de ellos establecía el adecuado o inadecuado funcionamiento del sistema de control interno. Es de anotar, que esta calificación recoge las observaciones detectadas durante esta auditoría, las cuales se relacionaron en el informe.

Hallazgo administrativo 13: (Corresponde a la observación 14 del informe preliminar aceptada por la Administración). Telemedellín no tiene archivada toda la documentación correspondiente al contrato, tal como se evidencio en el contrato


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C-1117-12 y C-1897-12, donde la Entidad no sabía que estos contratos fueron objeto de adición, situación que no le permite tener una información real, confiable y dando incumplimiento a la ley general de archivos. Hallazgo con incidencia administrativa. 2.2 CONTROL DE RESULTADOS En este componente se conceptúa en qué medida se cumplen los objetivos misionales, los planes, programas y proyectos adoptados por la administración en el período 2012. 2.2.1 Objetivos estratégicos. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 100, para una calificación favorable, resultante de ponderar las variables, cumplimiento de los objetivos estratégicos y cumplimiento de los planes de acción. Cuadro 10. Calificación control de resultados


El Plan de Acción de Telemedellín está enmarcado dentro del Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015, denominado “Medellín un hogar para la vida”, en el cual participa en la línea 5. Legalidad, legitimidad e institucionalidad para la vida y equidad, siendo corresponsable en el programa comunicación política y democracia; programa que tiene como objetivo fortalecer la comunicación política para la democracia participativa.

Factores Mínimos Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Objetivos Estratégicos 100,0 0,50 50,0

2. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 92,7 0,50 46,4

Calificación total 1,00 96,4Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

CONTROL DE RESULTADOS

Telemedellín

2012


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Con el fin de cumplir con este objetivo Telemedellín diseño el indicador de producto horas de programas informativos, culturales y educativos emitidos.

Cuadro 11. Programa en el cual participa Telemedellín en el Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015

Línea Componente Programa Indicador de producto 5. Legalidad, legitimidad e institucionalidad para la vida y la equidad

5.2 Sociedad participante

5.2.2 Comunicación política y democracia

Horas de programas informativos, culturales y educativos emitidos

Fuente. Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015

La meta a cumplir durante el cuatrienio es de 8.057 número de horas emitidas. Para el año 2012, Telemedellín programo emitir 2014 horas, en el siguiente cuadro se muestra el cumplimiento del indicador Cuadro 12. Cumplimiento del indicador del Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015 en la vigencia 2012

Indicador de producto Meta 2012-2015

Programado 2012

Ejecutado 2012

Cumplimiento

Horas de programas informativos, culturales y educativos emitidos

8.057

2.014

2.014

100%

Fuente: Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015

Cuadro 13. Seguimiento al Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2012-2015, periodo comprendido entre enero 1 de 2012 y junio 30 de 2013

Fuente. Departamento financiero Telemedellín

El porcentaje de ejecución presentado en el cuadro número 8, se hace sobre los 18 meses, los cuales corresponden al 37.5% de la ejecución total del plan de desarrollo 2012-2015.

La baja ejecución de los programas de comunicación pública y formación, se debe a un incremento en los otros tres programas. Conceptualmente el canal está

2012 2013

Programas comunicación pública horas 7.899 1.355,5 487,5 23,33

Programas de formación horas 11.059 2.708,9 608,0 29,99

Programas de cultura y recreación horas 4.729 1.876,8 776,2 56,10

Programas de información y opinión horas 7.898 1.863,1 1.654,7 44,54

Programas especiales horas 3.455 955,7 853,6 52,37

Instalación satélite unidad 4 1 1 50,00

Nueva sede unidad 4 1 0 25,00

Descripción UnidadProgramadas

(2012-2015)

Ejecutadas

año% de

ejecución


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girando a una programación de cara a la ciudadanía, con un incremento de producciones de tipo popular y masiva representada en especiales cultural, deportivo y empresarial como ferias y grandes certámenes de índole nacional e internacional. Lo anterior dando respuesta al lema de Telemedellín aquí te ves.

Así mismo se está fortaleciendo el sistema informativo con los noticieros y los espacios de análisis, con producciones en directo desde el sitio de la noticia, fieles a la promesa establecida: lo que pasa en Medellín, primero se ve en Telemedellín. 2.2.2 Planes, Programas y Proyectos. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor, obtuvo un puntaje de 92.7, para una calificación eficiente, resultante de ponderar las variables eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los planes de acción: Los planes en Telemedellín, están representados por los planes de largo plazo y corto plazo. En el largo plazo, además del Plan de Desarrollo del Municipio, se encontró que la Entidad cuenta al interior con un Plan de Desarrollo 2012-2015 el cual fue adoptado mediante Resolución No. 00176 del 02 de agosto de 2012. Los siete objetivos estratégicos, y las líneas de trabajo planteados en este plan, están alineados con el Plan de Desarrollo de la Alcaldía de Medellín y buscan hacer de Medellín un hogar para la vida, una ciudad incluyente, equitativa, educada y educadora. Igualmente, en el corto plazo, la Entidad formuló el Plan de Acción 2012, el cual se convierte en un instrumento necesario para orientar y controlar el ejercicio de sus funciones misionales; ejecutar los proyectos y asignar los recursos para una vigencia fiscal, buscando así dar cumplimiento a las metas previstas en el Plan de Desarrollo. Telemedellín, para el cuatrienio 2012-2015, se propuso desarrollar tres proyectos a saber: Apoyo al canal local Telemedellín, Instalación Telemedellín en el satélite y Construcción de la nueva sede de Telemedellín. Los proyectos apoyo al canal local Telemedellín e Instalación Telemedellín en el satélite; se encuentran enmarcados dentro de los objetivos 1. Elevar el nivel de competitividad y posicionamiento del canal como plataforma de contenidos formativos, informativos y culturales y 3. Elevar la capacidad de innovación,


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calidad técnica y audiovisual en la producción, programación y distribución de los contenidos a través de las distintas plataformas. El proyecto construcción de la nueva sede de Telemedellín, se encuentra enmarcado dentro del objetivo 6. Construcción de una sede acorde a las necesidades del canal, que cumpla los parámetros óptimos para la producción de contenidos audiovisuales. Meta que según lo programado para el año 2012 se cumplió debido a que se definió el terreno para la construcción de la nueva sede y se gestionaron los recursos para la contratación del diseño con la Empresa para el Desarrollo Urbano EDU. Este proyecto para el año 2012 tuvo un presupuesto definitivo de 1.250 millones, de los cuales $1.000 millones fueron transferencias del Municipio y $250 millones con recursos propios. Para el año 2012 se dejó contratada la administración delegada con la EDU para todos los diseños de la nueva sede, a través del contrato C02-12 cuyo objeto es administración delegada para la gerencia, coordinación y realización de estudios y diseños para la construcción de la nueva sede de Telemedellín. Para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo, Telemedellín a través de su Plan de Acción, programo a su vez los tres proyectos antes descritos de los cuales el proyecto Apoyo al Canal Local Telemedellín apunta de manera directa a cumplir con el indicador de producto definido en el Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín y a su vez con el Plan de Desarrollo Institucional. Así mismo las diferentes dependencias de la Entidad (Gerencia, Planeación, Gestión de Negocios Especiales, Comunicación y Mercadeo, Gestión Programación, Gestión Producción, Gestión Técnica, Gestión Jurídica, Gestión Humana, Gestión Administrativa y Financiera y Evaluación y Control), se encuentran enmarcadas dentro del Plan de Acción de Telemedellín, encontrando que éste contiene todos los elementos necesarios para su evaluación y seguimiento, los objetivos estratégicos tienen asociadas las actividades, los responsables las metas, las unidades de medida, las cantidades a desarrollar, la fecha de inicio y terminación. Durante el año 2012 se realizó el seguimiento a dicho Plan a través de las diferentes dependencias y trimestralmente en comité de gerencia se dio exposición de los resultados por parte de cada uno de los responsables. Con relación a la pertinencia y coherencia del Plan de Acción con el Plan de Desarrollo Institucional y Municipal, se estableció que la Entidad formuló y ejecutó proyectos que se articulan con el componente sociedad participante y el programa comunicación política y democracia.


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En conclusión, el equipo auditor después de comparar lo previsto en el Plan de Desarrollo Municipal, Plan de Desarrollo Institucional y en el Plan de Acción, estableció que los mismos desarrollan las funciones misionales definidas en la ley y en los estatutos, contienen los objetivos, los recursos, los responsables, las actividades, las metas y el seguimiento. Los objetivos planteados en los planes mencionados son claramente misionales y las actividades están determinadas de manera concreta y cuantificable. Cuadro 14. Cumplimiento de los proyectos ejecutados por Telemedellín durante la vigencia 2012

Fuente. Rendición de la cuenta y Área presupuestal

La baja ejecución de las acciones horas al aire programas de comunicación pública y horas al aire de programas de información y opinión, se debió a que éstas horas fueron replanteadas para los otros programas debido a la necesidad del mercado en esos momentos. 2.3 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS En el siguiente cuadro se presenta el consolidado de los hallazgos administrativos, con las correspondientes incidencias.

Programado Ejecutado Definitivo Ejecutado

Horas al aire programas comunicación pública 1.460 1.053 72

Horas al aire programas formativos 2.044 2.130 104

Horas al aire deprogramas info y opinión 1.460 1.297 89

Horas al aire programas cultura y recrea 876 1.390 159

Emisión de programas especiales 583 734 126

Fortalecimiento institucional 1 1 100

Arrendamiento segmento satelital 1 1 100

Compra decodificadores 50 50 100

120003

Construcción nueva sede

de Telemedellín

Estudios y diseños 1 1 100 1.250.000.000 1.163.102.300 93

16.645.000.000 15.222.184.016 91

Proyecto Bien o servicio

Presupuesto $

(cifras en pesos)

TOTAL

CantidadCumplimiento

%

Cumplimiento

%

85

92

040374

Apoyo al canal local

Telemedellín

080010

Instalación Telemedellín

en el satélite

14.595.000.000 13.381.000.000

800.000.000 678.081.716


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Cuadro 15. Consolidado de hallazgos administrativos Auditoria Especial contratación y plan de mejoramiento, Telemedellín

Fuente. Resultados del proceso auditor. Elaboró equipo auditor

Atentamente, ANDREA BEDOYA PULGARÍN Contralora Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación

Hallazgos NúmeroValor

(en pesos)

Con incidencia fiscal 0 $

Con incidencia administrativa 13 $

Con incidencia disciplinaria 0 $

Con incidencia penal 0 $

Total 13 $

contratación y plan de mejoramiento telemedellin 2012 y 2013

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