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N° C.C.:
N° NIS : 6968
PERIODO : 2016
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE PROYECTOS Y AMBIENTAL
DAPyA-AI-0019-2016
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE PICHINCHA
INFORME GENERAL
Auditoría de Obras Públicas a los procesos precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los contratos suscritos para la construcción de infocentros.
TIPO DE EXAMEN : AOP PERIODO DESDE : 2011/01/03 HASTA : 2015/03/31
Orden de Trabajo : 29792-4-2015
Fecha O /T: 2015-07-13
Siglas y abreviaturas utilizadas
Al Auditoria Interna
DAI Dirección de Auditoría InternaDFZ Dirección de FiscalizaciónDGCP Dirección de Gestión de Compras PúblicasDGFZ Dirección de Gestión de FiscalizaciónDGID Dirección de Gestión de Infraestructura para el desarrolloDAPYA Dirección de Auditoría de Proyectos y Ambiental
GAD Gobierno Autónomo Descentralizado
GADPP Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha
INAMHI Instituto Nacional de Hidrología y Meteorología
IVA Impuesto al valor agregado
LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
NCI Norma de control interno
PAC Plan anual de compras públicas
PAC Plan anual de contratación
RUC Registro único de contribuyentes
SIF Secretaria de Infraestructura Física
UCP Unidad de Compras Públicas
UND Unidad
USD Dólares de Estados Unidos de América.
m Metros
m2 Metros cuadrados
m3 Metros Cúbicos
ÍN D IC E
CAPÍTULO I .............................................................................................. 2
INFORMACIÓN INTRO DUCTO RIA .....................................................................................2
Motivo del examen................................................................................................................. 2
Objetivos del examen............................................................................................................ 2
Alcance del examen............................................................................................................... 2
Base legal................................................................................................................................ 2
Estructura orgánica............................................................................................................... 3
Objetivo de la entidad............................................................................................................ 3
Monto de recursos examinados......................................................................................... 3
Información de los proyectos............................................................................................... 3
Servidores relacionados........................................................................................................6
CAPÍTULO I I ............................................................................................. 7
RESULTADOS DE LA AUDITO RÍA.....................................................................................7
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones........................................................ 7
La información relevante de los procesos de contratación de los Infocentros:
Olmedo, Mindo y Alóag, no se publicó en el portal de compras públicas....................7
Las recepciones provisionales y definitivas de los infocentros, presentan desfase
en los plazos de entrega........................................................................................................ 9
Prórrogas de plazo sin sustento legal del Infocentro del cantón Pedro Vicente
Maldonado.............................................................................................................................. 13
La fase precontractual del proceso de contratación de obras para la construcción
del Infocentro de Alangasí adoleció de errores y omisiones........................................ 19
El proceso constructivo del Infocentro de Alangasí no cumplió con el cronograma
establecido.............................................................................................................................26
Los contratos para la construcción de los Infocentros de El Quinche y Conocoto se
adjudicaron y ejecutaron sin contar con los documentos habilitantes...................... 32
Suspensiones de los trabajos en el proceso de ejecución del contrato, modificó el
plazo contractual...................................................................................................................36
Prórroga de plazo concedida sin sustento legal y por servidor no autorizado......... 40
Anexos
1 Servidores relacionados
2 Estructura Orgánica
3 Infocentros ejecutados
; fflHADEAPROBACION gQfQuito DM, ’ ' v ..............SeñorPrefectoGobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha Presente
De mi consideración:
La Contraloría General de Estado, a través de la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha en uso de sus atribuciones constitucionales legales, efectuó la Auditoría de Obra Pública "Al Proceso precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los contratos suscritos para la construcción de los infocentros”, por el período comprendido entre el 3 de enero de 2011 y el 31 de marzo de 2015.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deberán ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,Dios, Patria y Libertad
. g o b i e r n o d e► L A P R O VIN C IA DE
O'Hsi/̂ iON 06
P IC H IN C H AU ,1ÜN 06 AUDITORIA in te r n a
Ing. Manuel Tapia Tapia AUDITOR GENERAL INTERNO
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
La auditoría de obras públicas a los “ Procesos precontractual, contractual, ejecución y
liquidación de los contratos suscritos para la construcción de los Infocentros, a cargo
del Gobierno Provincial de Pichincha, se realizó con cargo al Plan Operativo de
Control de 2015; y, en cumplimiento a la Orden de Trabajo 29792-4-2015 de 13 de
julio de 2015, suscrita por el Auditor General Interno.
Objetivos del examen
- Evaluar los procedimientos de control interno aplicados por la entidad en los
procesos precontractual, contractual, ejecución y liquidación de las obras.
- Evaluar el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables a la
contratación de obra pública.
- Determinar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales, especificaciones
técnicas, planos y diseños del proyecto.
Alcance del examen
Se analizaron de los procesos precontractual, contractual, ejecución y liquidación de
los contratos suscritos para la construcción de los Infocentros, por el período
comprendido entre el 3 de enero de 2011 y el 31 de marzo de 2015.
Base legal
La Constitución de la República del Ecuador en su artículo 252 dispone:
“Cada provincia tendrá un consejo provincial con sede en su capital, que estará integrado por una prefecta o prefecto y una viceprefecta o viceprefecto elegidos por votación popular; por alcaldesas o alcaldes, o concejalas o concejales en representación de los cantones; y por representantes elegidos de entre quienes presidan las juntas parroquiales rurales, de acuerdo con la ley.—b>os —
c£
2
El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, que
rige para los gobiernos seccionales autónomos, publicado en Registro Oficial 303
de 19 de octubre de 2010, en el artículo 1 señala:
“Este Código establece la organización político-administrativa del Estado ecuatoriano en el territorio: el régimen de los diferentes niveles de gobiernos autónomos descentralizados y los regímenes especiales, con el fin de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera. Además, desarrolla un modelo de descentralización obligatoria y progresiva a través del sistema nacional de competencias, la institucionalidad responsable de su administración, las fuentes de financiamiento y la definición de políticas y mecanismos para compensar los desequilibrios en el desarrollo territorial”.
Estructura orgánica
El Prefecto Provincial de Pichincha, con Resolución Administrativa 08-DGSG-12 de 16
de julio de 2012, expidió la Estructura Orgánica Administrativa sustitutiva del Gobierno
Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha, Anexo 2.
Con resolución 19-DGSG-12 de 28 de diciembre del mismo año expidió el estatuto
orgánico por procesos
Objetivo de la entidad
Impulsar el desarrollo humano, mediante un modelo de gestión pública incluyente,
participativa, concertada, eficiente y eficaz; sustentado en el fortalecimiento
institucional, el compromiso social y la calidad de inversión.
Monto de recursos examinados
Se analizaron 1 474 992,14 USD, que fue el monto que el Gobierno Provincial de
Pichincha canceló a los contratistas para ejecutar la construcción de los Infocentros.
Anexo 3
Información de los proyectos
Infocentro de la parroquia El Quinche
El 2 de septiembre de 2014, se suscribió el contrato para la construcción del Infocentro
en la parroquia de El Quinche, el valor del contrato es de 108 770,50 USD con un
plazo de 90 días calendario contados a partir de la entrega del anticipo, siendo lat ye í
3
Infocentro en la parroquia Mindo
El 7 de diciembre de 2010, se suscribió el contrato para la construcción del Infocentro
de Mindo, por un monto de 148 791,77 USD, con un plazo de 90 días calendario
contados a partir de la entrega del anticipo; la forma de pago fue en dos abonos, el
50% el 27 de enero de 2011 y el 50% restante el 1 de febrero de 2011, siendo la fecha
de inicio el 2 de febrero de 2011, debiendo culminar los trabajos el 2 de mayo de 2011;
la estructura es de hormigón armado en dos plantas.
Infocentro en la parroquia de Olmedo
El 23 de septiembre de 2010, se suscribió un contrato para la construcción del
Infocentro de Olmedo, por un monto de 138 958,14 USD, con un plazo de 90 días
calendario contados a partir de la entrega del 50% del monto total en calidad de
anticipo; el pago se lo hizo en dos abonos, el primero por 30 000,00 USD el 25 de
octubre de 2010 y el segundo por 40 730,22 USD el 30 de octubre de 2010, la fecha
de inicio fue el 31 de octubre de 2010, debiendo culminar ios trabajos el 31 de enero
de 2011, la estructura es de hormigón armado en dos plantas.
Infocentro en la parroquia de Alóag
El 9 de diciembre de 2010, se suscribió un contrato para la construcción del Infocentro
de Alóag, por un monto de 144 537,86 USD, con un plazo de 90 días calendario
contados a partir de la entrega del 50% del monto del contrato en calidad de anticipo;
el 20 de enero de 2011, se le canceló al contratista la primera cuota por 36 134.46
USD y la segunda por 36 134.46 USD el 1 de febrero del mismo año, siendo la fecha
de inicio el 2 de febrero de 2011, debiendo culminar los trabajos el 2 de mayo de
2011; la estructura es de hormigón armado en dos plantas.
Infocentro en la parroquia de Pintag
El 14 de octubre de 2011, se suscribió un contrato para la construcción del Infocentro
de Pintag, por 130 907,52 USD, con un plazo de 120 días calendario contados a
partir de la entrega del 50% del monto total del contrato en calidad de anticipo, este
fue acreditado al contratista el 19 de diciembre de 2011, siendo la fecha de inicio elC v tx .i r i?
fecha de inicio el 14 de octubre de 2014, debiendo culminar los trabajos el 11 de enero
de 2015; la estructura es de hormigón armado.
Q l 4
Infocentro en la parroquia de Tambillo
El 29 de enero de 2014, se suscribió el contrato por 129 275.80 USD, con un plazo de
90 días calendario contados a partir de la entrega del anticipo, el que corresponde a
64 637.90 USD, obra que se inició el 24 de febrero de 2014, debiendo finalizar el 24
de mayo de 2014; la estructura fue diseñada en una planta, los materiales de
construcción empleados son la madera y el hormigón armado, en su interior se
construyó una rampa para brindar facilidades de movilización a personas con
capacidades especiales.
Infocentro en la parroquia de Conocoto
El 18 de julio de 2013, se suscribió un contrato para la construcción del Infocentro de
Conocoto, por 298 958.43 USD, con un plazo de 90 días calendario contados a partir
de la entrega del 50% del monto total del contrato en calidad de anticipo, por una valor
de 149 479.22 USD, la fecha de inicio de la obra fue el 18 de julio de 2013 y su
finalización el 15 de octubre de 2013; la estructura es de hormigón armado en dos
plantas; en su interior se construyó una rampa de acceso a la planta alta para brindar
facilidades de movilización a personas con capacidades especiales.
Infocentro en el cantón Pedro Vicente Maldonado
El 17 de febrero de 2012, se suscribió el contrato para la construcción del Infocentro
de Pedro Vicente Maldonado, por 190 203,39 USD, con un plazo de 150 días contados
a partir de la entrega del anticipo, iniciándose la obra el 29 de marzo de 2012, por
tanto el contrato venció el 25 de agosto de 2012; la estructura es de hormigón armado
en dos plantas; en su interior se construyó una rampa de acceso a la planta alta para
brindar facilidades de movilización a personas con capacidades especiales.
Infocentro en la parroquia de Alangasí
El 29 de noviembre de 2011, se suscribió el contrato para la construcción del
Infocentro de Alangasí, por un monto de 130 780,96 USD, con un plazo de 120 días
calendario, contados a partir de la entrega del 50% del monto total del contrato enC i n c D
20 de diciembre de 2011, debiendo culminar los trabajos el 17 de abril de 2012; la
estructura es de hormigón armado en dos plantas.
Cp. 5
calidad de anticipo, el que fue entregado al contratista, el 24 de enero de 2012, la
fecha de inicio fue el 25 de enero de 2012, debiendo culminar los trabajos el 25 de
mayo de 2012; la estructura es de hormigón armado en dos plantas.
Servidores relacionados
Anexo 1
CiZ
6
CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
No se efectuó el seguimiento a las recomendaciones, por cuanto la Contraloría
General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Provincial de Pichincha, en el período examinado, no
efectuaron acciones de control relacionadas con el alcance de esta auditoría.
La información relevante de los procesos de contratación de los Infocentros:
Olmedo, Mindo y Alóag, no se publicó en el portal de compras públicas.
La información relevante que sustentó las fases precontractual, contractual, ejecución
y liquidación de los contratos suscritos para la construcción de los infocentros
señalados, no se publicó de manera completa en el portal de compras públicas, como
los contratos principales, complementarios y modificatorios; estos dos últimos del
Infocentro de Pedro Vicente Maldonado.
Los Directores de Gestión de Compras Públicas, en sus respectivos períodos de
gestión, no supervisaron ni verificaron que los responsables del manejo de las
herramientas del Portal de Compras Públicas, publiquen toda la información relevante
relacionada con las fases precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los
contratos lo que ocasionó que la información no se publique de manera completa;
inobservando el artículo 21, el párrafo tercero del articulo 99 Responsabilidades, de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, el artículo 13
Información relevante de su Reglamento General; la Resolución INCOP 053-2011 de
14 de octubre de 2011; y, la NCI 401-03 Supervisión.
El Auditor General Interno, mediante memorando 423-AI-15 de 21 de agosto de 2015,
comunicó los resultados provisionales al Servidor Público de Apoyo 2 3-A; quien con
memorando 1576-DGES-15, de 25 de agosto de 2015 señaló:
“...De conformidad al Manual de Normas, Procedimientos y Actividades al Proceso de Compras Públicas de junio 2012, realizado por el personal de la DGCP y aprobado por el Director de Gestión de Compras Públicas, ing (...) en apego a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento determina 3 regímenes 1 registro y un Análisis de Precios
£ i a I y
Unitarios.- me competía como encargado del REGIMEN PRECONTRACTUAL, hasta aquí las funciones como responsable del manejo de la herramienta del portal de compras públicas. Cada persona de conformidad con el Manual de Actividades tiene su función específica...”
Lo expuesto, ratifica que en el “Manual de Normas y Procedimientos y Actividades
Proceso Compras Públicas”, se registraron determinadas actividades relacionadas con
la publicación de la información relevante correspondiente a la fase precontractual.
Posterior a la conferencia final de resultados, el Director de Gestión de Compras
Públicas, con oficio 01-MFRM-2016, de 7 de enero de 2016, manifestó:
“...en el período de mi gestión, se implementaron todos los mecanismos posibles para dar cumplimiento a la normativa vigente, adicionalmente considerando el peso del trabajo de los responsables de los procesos, se pidió la contratación de un funcionario para que realizara la publicación de toda la información relevante de todos los procesos de contratación pública, actividades que fueron realizadas recabando la información desde archivo y en las unidades y/o direcciones administradoras de contratos; y con apego a lo determinado Manual de Normas y Procedimientos y Actividades Proceso Compras Públicas.
Lo expuesto no modifica el comentario, debido a que en el portal de compras públicas
no consta publicada ninguna información relevante de los procesos MCO-036-UCP-10,
MCO-077-UCP-10 y MCO-078-UCP-10, relacionados con la construcción de los
Infocentros de Olmedo, Mindo y Alóag, en su orden, referente a las fases
precontractual, contractual, ejecución y liquidación, no se subió los informes de
fiscalización, planillas de ejecución de obra, cronogramas de avance de obra
aprobados por la fiscalización, justificativo de diferencias en cantidades de obra,
creación de rubros, registro de incidencia de las lluvias, ordenes de inicio y
suspensión de los trabajos y resolución de la máxima autoridad o su delegado por los
que se concedieron prórrogas de plazos contractuales.
Conclusión
La información relacionada con las fases, precontractual, contractual, ejecución y
liquidación de los procesos de contratación de los infocentros mencionados en el
comentario, no se publicó de manera completa en el portal de compras públicas, lo
que originó que no se disponga de la información completa.D<_ h b
QZ
8
Recomendación
Al Director de Gestión de Compras Públicas
1. Dispondrá a los servidores relacionados con los procesos de contratación, que
incluyan los documentos que deben ser publicados en el portal de compras
públicas y que correspondan a las fases, precontractual, contractual, ejecución
y liquidación, situación que permitirá contar con información completa.
Las recepciones provisionales y definitivas de los infocentros, presentan
desfase en los plazos de entrega.
Los contratistas de los infocentros, una vez concluidas las obras, solicitaron por escrito
al Prefecto Provincial las recepciones provisionales y definitivas, trámites que se
canalizaron a la Dirección de Gestión de Compras Públicas, para que sus titulares
como delegados de la máxima autoridad conformen las comisiones de recepción;
evidenciándose una demora en el trámite a las solicitudes presentadas por los
contratistas; además, no existió coordinación entre esta área y las Direcciones de
Gestión de Infraestructura para el Desarrollo y Fiscalización, no se encontró un
informe previo de los administradores de los contratos y fiscalizadores de las obras,
que justifiquen el retraso en las recepciones; como se demuestra:
Recepciones Provisionales
CUADRO COMPARATIVO DE FECHA ENTRE LA SOLICITUD Y LA RECEPCIÓN PROVISIONA
FECHAS PARA LA RECEPCION PROVISIONAL
N° CONTRATO INFOCENTROSOLICITUD
CONTRATISTARECEPCION
PROVISIONALNÚMERO DE
DIAS1 302-DCP-10 Aloag 20/06/2011 13/09/2011 85
2 584-DCP-11 Pintag 17/05/2012 24/08/2012 99
3 650-DCP-11 Alangasí 16/11/2012
01/02/2013
19/04/2013 153
El contratista del Infocentro de Alangasí, con oficio IAL-14 de 16 de noviembre de
2012, se dirigió al Director de Gestión de Compras Públicas y solicitó se proceda a la
recepción provisional de la obra, documento que pese a tener registrado el sello de la
Unidad de Compras Públicas, la fecha y hora de recepción y una sumilla de un(4 u a V í
servidor de esa área, no fue ingresado al sistema de administración documental SAD
para su registro y trámite correspondiente.
El contratista con oficio IAL-17 de 1 de febrero de 2013, dirigido al Prefecto Provincial,
le informó que:
“...me permito reiterar el pedido realizado mediante oficio N° IAL-14, de fecha 16 de noviembre de 2012, en el sentido de que se realice la RECEPCIÓN PROVISIONAL de la obra..."
Transcurrido 77 días de la solicitud inicial, el contratista insistió en la recepción
provisional del infocentro, sin que el administrador del contrato y el fiscalizador de la
obra hayan realizado un seguimiento y coordinado entre sí y con el contratista para su
recepción; además, no informaron a las autoridades de esta deficiencia para que se
tomen las acciones correctivas del caso, lo que originó que el pedido de recepción
provisional solicitado el 16 de noviembre de 2012, se la realizó nuevamente el 1 de
febrero de 2013.
Recepciones definitivas
FECHA FIRMA
DEL ACTA
FECHA
SOLICITUD
CONTRATISTATIBVIPO
TRANSCURRIDO
FECHA DE
FIRMA
TIEMPO TRANSCURRID
0 EN MESES
DIFERBJCIA
MESES BfTRE FIRMA
N° CONTRATO INFOCBITRORECB’CION
PROVISIONAL
RECPCION
DffIMTIVA
R P -S O LR D
MESES
RECffCION
DEFIMTIVA
PARA FIRMA
RECEPCION
DfflMTIVA
RECB’CION
PROVISIONAL
Y DEFINITIVA
1 173-DCP-10 Olmedo 06/09/2011 06/06/2012 9 17/08/2012 2 11
2 302-DCP-10 Aloag 13/09/2011 08/05/2012 8 14/07/2012 2 10
3 68-DGCP-12 Pedro Vicente Maldonado 05/04/2013 24/01/2014 9 20/06/2014 5 15
La falta de un seguimiento continuo de estas operaciones, originó que las recepciones
provisionales se extendieron varios meses y las definitivas se realizaron al margen de
los plazos establecidos en los contratos.
Los Directores de Gestión de Compras Públicas, el administrador de los contratos y
los fiscalizadores de los infocentros señalados, en sus respectivos períodos de
actuación, inobservaron el tercer párrafo del artículo 99 Responsabilidades, de la
Ley O rgánica del S istema Nacional de Contratación Pública; el artículo 121
Adm in istrador del contrato y el tercer párrafo del artículo 123 Recepción
definitiva, de su Reglam ento General; las letras b) y h) del artículo 22 Deberes
de las o los servidores públicos, de la Ley Orgánica de Servicio Público; y, lasD i a l
c r2. 10
NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, la letra a) de la 408-17
Adm inistrador del contrato, la letra b) de la 408-19 Fiscalizadores, 408-29
Recepción de las obras y 600-01 Seguim iento continuo o en operación; y, el
último párrafo p.=h del artículo 4 Facultades delegadas al D irector de
Gestión de Com pras Públicas, del Instructivo de Procedim ientos de
Contratación Pública, em itido por el Gobierno Provincial de Pichincha, el 10 de
agosto de 2011, que señala:
“Sin perjuicio de lo enumerado, el Director de Gestión de Compras Públicas, asumirá, por delegación del Prefecto, todas las facultades conferidas a la Máxima Autoridad en la LOSNCP, su Reglamento General y las Resoluciones emitidas por el INCOP. ”
El Auditor General Interno, mediante oficio 113-AI-15 de 2 de septiem bre de
2015, com unicó los resultados provisionales al contratista, quien con oficio
002015-0009-622 jaas002, de 16 de septiembre de 2015, señaló:
“...Con respecto a que se ha demorado en entregar la obra más de un año de la finalización de los trabajos no procede ya que el proyecto fue entregado a tiempo, se lo entregó a las autoridades para que puedan realizar la inauguración respectiva a la cual asistió el Sr. Prefecto del GAD de la Provincia de Pichincha, Alcalde del cantón Pedro Vicente Maldonado y más autoridades"
Lo expuesto no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto las actas de recepción
provisional y definitiva de la obra tienen registradas las fechas en que se cumplieron
estas diligencias, documentos que fueron suscritos por el contratista el 5 de abril de
2013 y 20 de junio de 2014, respectivamente.
Posterior a la conferencia final de resultados, el Director de Gestión de Compras
Públicas, con oficio 01-MFRM-2016, de 7 de enero de 2016, manifestó:
“...Con relación al oficio de recepción provisional del Infocentro de Alangasi, al no pasar para asignación en el Sistema Documental SAD, es imposible que haya realizado una acción de trámite...Desconozco las razones de la funcionaria de recepción y secretaria y/o de la funcionaría que sello y sumillo el trámite como recibido para omitir la acción de ingreso al sistema...”
Lo expuesto, ratifica lo comentado por Auditoría.O n c a
c a
11
El Auditor General Interno, mediante m em orando 440-AI-15 de 2 de septiembre
de 2015, com unicó los resultados provisionales al adm inistrador delegado del
contrato, quien con memorando 031-DGID-16, de 8 de enero de 2016, señaló:
“ ...los plazos de los Infocentros que estaban bajo mi responsabilidad, se cumplieron de conformidad a lo que establece la normatividad vigente que es mínimo seis meses entre la recepción provisional y definitiva, es decir no está al margen de la ley.
Lo expuesto no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto las actas de entrega
recepción provisional de los Infocentros de Alóag, Pintag y Alangasí, se suscribieron
luego de 85, 99 y 153 días, en su orden, luego de que los contratistas solicitaron la
recepción de las obras, no se encontró los informes previos del administrador de los
contratos debidamente motivados, que justifiquen el retraso en las entregas
recepciones definitivas.
Conclusión
La demora en al trámite a las solicitudes de recepción provisional presentadas por los
contratistas, el pedido a destiempo por parte de estos requiriendo las recepciones
definitivas, la falta de comunicación y coordinación entre las Direcciones de Gestión de
Compras Públicas, Infraestructura para el Desarrollo y Fiscalización, la falta de
informes previos de los administradores de los contratos y fiscalizadores de obras,
originó que las recepciones provisionales se extendieron varios meses y las
definitivas se realizaron al margen de los plazos establecidos en los contratos.
Recomendaciones
Al Director de Gestión de Compras Públicas
2. Dispondrá a los servidores encargados de los procesos de ejecución de los
contratos, que una vez recibida las solicitudes para las recepciones provisionales y
definitivas por parte de los contratistas, coordinen con las Direcciones de Gestión
de Infraestructura para el Desarrollo y Fiscalización, para que se atiendan de
inmediato sus pedidos.
Poce o qz_
12
Al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo
3. Dispondrá a los administradores de los contratos, vigilen por el cabal y oportuno
cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de los mismos,
además, coordinen con los contratistas y fiscalizadores para determinar el
cumplimiento de los plazos y la recepción de las obras a través de la suscripción de
las actas de entrega recepción provisionales y definitivas.
Prórrogas de plazo sin sustento legal del Infocentro del cantón Pedro Vicente
Maldonado.
El 17 de febrero de 2012, se suscribió el contrato para la construcción del Infocentro
de Pedro Vicente Maldonado, por 190 203,39 USD, con un plazo de 150 días contados
a partir de la entrega del anticipo, iniciándose la obra el 29 de marzo de 2012, por
tanto el contrato venció el 25 de agosto de 2012.
El contratista con oficio 002012-007-533-jaas 004, de 17 de julio de 2012, solicitó al
Director de Infraestructura para el Desarrollo, que:
“...Autorice la ampliación de plazo...60 días, por el motivo de factores climáticos y la entrega de detalles estructurales adicionales solicitados al calculista estructural y que corresponden a la losa N + 3.20 (volado), detalles estructurales de la rampa de acceso desde en N_+ 0.00 al N+ 2.70, situaciones que han influido en el desfase del cronograma establecido desde el inicio de la obra y que han sido registrados en el libro de obra.
El Director de Infraestructura para el Desarrollo, con memorando 1453-DGID-12, de 9
de agosto de 2012, solicitó a la Dirección de Gestión de Fiscalización, emita un
informe para considerar si procede conceder la prórroga solicitada.
El fiscalizador de la obra, con memorando 1750-DGF, de 21 de agosto de 2012, emitió
un informe en el cual consideró que las causas presentadas por el contratista son
imponderables y justifica la ampliación solicitada, por lo que se autorizó 45 días de
prórroga, la nueva fecha de vencimiento del contrato fue el 25 de octubre de 2012,' y'"
informe que fue abalizado por el Director de Fiscalización con memorando 1759-
DGFZ, de 24 de agosto de 2012, no se encontró un informe debidamente motivado por
el administrador del contrato que justifique las causas de la prórroga solicitada.
Las causas que expuso el contratista y que fueron aceptadas por fiscalización, para
solicitar la prórroga de plazo, no se ajustaron a lo que establece el artículo 30 de laI race
Codificación del Código Civil Ecuatoriano ni la cláusula novena del contrato, tampoco
en el libro de obra se registró novedades relacionadas con factores climáticos y
detalles estructurales de la rampa de acceso y el volado en losa, que amerite la
ampliación del plazo para la ejecución del contrato, tampoco se evidenció un informe
del administrador, solo la coordinación con el fiscalizador para analizar los argumentos
que expuso el contratista, por tanto, los 45 días concedidos como prórroga no se
justificaron plenamente, lo que origina la aplicación de una multa por 8 771,10 USD.
De otra parte, en el acta de entrega recepción provisional 015-DGFZ-2013 suscrita el 5
de abril de 2013, se determinó que la solicitud formulada por el contratista para que
reciban la obra, fue el 21 de enero de 2013, cuando la fecha de vencimiento del
contrato principal de acuerdo a la prórroga concedida fue el 25 de octubre de 2012,
produciéndose 88 días de retraso, de los cuales tampoco se encontró un informe del
fiscalizador de la obra y que fue autorizado por el administrador del contrato,
consecuentemente los atrasos en la ejecución del proyecto, originó la aplicación de
una multa por 17 152,39 USD.
El 15 de enero de 2013, se firmó el contrato complementario 2-DGCP-2013, por
53 807,77 USD, para contratar rubros adicionales al contrato original, con un plazo de
45 días contados a partir de la suscripción; mismo que vencía el 28 de febrero de
2013; sin embargo, el informe 43-DGCP-2013 de 23 de enero de 2013, elaborado por
la servidora pública 11 17-A de la Dirección de Gestión de Compras Públicas, previo a
la suscripción del contrato modificatorio que se suscribió el 28 de enero de 2013,
contiene un error al referirse al contrato complementario y señala en el numeral 1.02
del análisis, lo siguiente:
. .con un plazo de 45 días contados a partir del pago del 50% de anticipo y más estipulaciones contenidas en dicho instrumento contractual.”
Cuando el contrato complementario tiene efectivamente un plazo de cuarenta y cinco
días, pero contados a partir de la firma, lo cual prevalece sobre cualquier informe
existente; al respecto, el administrador delegado del contrato, y el fiscalizador de la
obra, no consideraron lo que dispone el artículo 1454 de la Codificación del Código
Civil Ecuatoriano, que señala:
"...Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa...”
Cex í n c CÚ
ce
14
Esto originó que el plazo del contrato complementario, que se cumplió el 28 de febrero
de 2013, se extendió sin justificación alguna hasta el 12 de marzo de 2013 y, no se
aplicaron las multas correspondientes, por 11 días de mora, cuyo valor ascendió a
610,95 USD.
Cabe indicar, que el libro de obra es una memoria del proceso de la construcción y
que contiene una reseña cronológica y descriptiva de la marcha progresiva de los
trabajos, en el período entre el 14 de abril al 31 de julio de 2012; es decir, de 105 días
de trabajo, el 25% del tiempo laborado, que corresponde a 26 días, están ratificados
con la firma del fiscalizador encargado de llevar este control; sin embargo, no cumplió
con la responsabilidad de hacer constar en este documento la gestión de la
fiscalización y de los profesionales vinculados con el proyecto; no se ubicó el libro de
obra del período 1 de agosto a 25 de octubre de 2012, correspondiente al contrato
principal.
En el libro de obra del contrato complementario, se estableció la fecha de inicio el 28
de enero de 2013 y el contrato se suscribió el 15 de enero del mismo año, fecha en la
cual se debió iniciar los trabajos y registrar toda la información, evidenciándose de los
45 días, plazo del contrato, únicamente el 27%, equivalente a 12 días, fueron
analizados con la firma del fiscalizador.
El Director de Fiscalización, el administrador del contrato y el fiscalizador de la obra,
en sus respectivos períodos de actuación, inobservaron los artículos 30 y 1454 de la
Codificación del Código Civil Ecuatoriano; y el 54 Responsabilidad en los procesos de
estudio, contratación y ejecución, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado; el 80 Responsable de la administración del contrato, el tercer párrafo del 99
Responsabilidades, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
y 121 Administrador del contrato, de su Reglamento General; las letras b) y h) del
artículo 22 Deberes de las y los servidores públicos, de la Ley Orgánica del Servicio
Público; y, las NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, la letra f) de la
NCI 408-17 Administrador del contrato, la letra h) de la 408-19 Fiscalizadores, 408-21
Libro de obra, 408-25 Incidencia de lluvia y 408-27 Prórrogas de plazo; y, la cláusula
novena Prórrogas de plazo del contrato 68-DGCP-2012; y, el artículo 36 Prórrogas de
plazo, del Instructivo de Procedimientos de Contratación Pública, emitido por el
Gobierno Provincial de Pichincha, el 10 de agosto de 2011.t!¿ u i nc-o
CO
IS
Las prórrogas aprobadas, no reunieron las condiciones de caso fortuito o fuerza
mayor que justifiquen una ampliación de plazo, lo que dio lugar al incumplimiento de
las obligaciones contractuales por parte del contratista, originando la aplicación de
multas por 144 días de mora, que ascendieron a 26 534,44 USD.
Con memorando 440-AI-15, de 2 de septiembre de 2015, se dieron a conocer los
resultados provisionales al administrador delegado del contrato, a fin de que presente
los justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados, quien con
memorando 1065-DGID-15, de 15 de septiembre de 2015, indicó:
“...En relación a la autorización de ampliación del plazo de 60 días, solicitada por el contratista; está documentada en el MEM-1779-DGID-12, del 1 de octubre de 2012, en el cual se autoriza la prórroga de plazo de 45 días en base al informe de fiscalización constante en el MEM-1759-DGFZ-12.- En el oficio 002012-076-532-jass004 el contratista de la obra, solicita una certificación al INAMHI, de las precipitaciones presentadas en la zona en los meses de abril, mayo, junio y julio, a lo cual se le contesta que el INAMHI no tiene estación pluviométrica para la zona de Pedro Vicente Maldonado, por lo que el control se lo realiza directamente a través de fiscalización.- Los plazos concedidos han procedido a autorizarse en todos los casos, previo informe y consulta a la Dirección de Fiscalización, según los documentos adjuntos...”
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control, el fiscalizador de la obra sin
tener facultad, autorizó la ampliación del plazo, misma que fue aceptada por el
administrador del contrato, sin analizar las causas ni respaldarse con evidencia
documental sobre los argumentos que expuso el contratista.
Con memorando 441-AI-15, de 2 de septiembre de 2015, se dio a conocer los
resultados provisionales a la servidora pública 11 17-A, que preparó el informe 43-
DGCP-2013, de 23 de enero de 2013, a fin de que presente los justificativos y/o
puntos de vista debidamente documentados, quien con memorando 5822-DGCP-15,
de 24 de noviembre de 2015, señalo:
“ ...La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica en su artículo 72 prevé que se pueden realizar contratos modificatorios...de manera expresa señalo que si he revisado la documentación..."
Lo expuesto no modifica lo comentado por auditoría, por el error en el informe 43-
DGCP-2013, en el cual se registró que el plazo del contrato complementario corría a
partir de la entrega del 50% del monto total del contrato en calidad de anticipo, cuando
realmente era desde la fecha de suscripción.V>iO.Z j 5 l'cJq
C|2_16
Con memorando 443-AI-15, de 2 de septiembre de 2015, se dieron a conocer los
resultados provisionales a la Prefecta Provincial Subrogante, sin que hasta el 22 de
diciembre de 2015, fecha de la lectura del borrador de informe se haya recibido la
correspondiente respuesta.
Con memorando 442-AI-15, de 2 de septiembre de 2015, se dieron a conocer los
resultados provisionales al fiscalizador de la obra, a fin de que presente los
justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados, quien en comunicación
de 10 de septiembre de 2015, señalo:
. .auditoria observa y señala que el Fiscalizador no debió dar prórrogas por 45 días y que no se encuentran justificadas plenamente; ...le informo que, las multas o el establecimiento de diferencias, no son perjuicios económicos a la entidad, más bien son en beneficio de la entidad...Con relación a la recepción definitiva en la que se señala que el administrador y Fiscalizador del contrato no realizaron gestión alguna para que esta diligencia se cumpla en los plazos establecidos...al respecto le informo que son trámites netamente administrativos...desconozco cuales fueron las causas por las cuales no se firmó la recepción definitiva en la fecha prevista...”
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control, lo que se indica es sobre las
prórrogas de plazo concedidas, las mismas que no se encontraban sustentadas con
documentación de soporte ni respaldadas con informes del fiscalizador de la obra y del
administrador del contrato, tampoco en el libro de obra se registró ninguna novedad
relacionada con el factor climático ni con los detalles estructurales de la rampa de
acceso y el volado en la losa, que ameriten la ampliación del plazo.
Con oficio 113-AI-15, de 2 de septiembre de 2015, se dieron a conocer los resultados
provisionales al contratista del Infocentro de Pedro Vicente Maldonado, a fin de que
presente los justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados, quien con
oficio 002015-0009-622 jaas002, de 16 de septiembre de 2015, señalo:
"...Aclaración: Como consta en el archivo fotográfico y documentos presentados EN PLANILLAS el tema de precipitación pluvial está plenamente justificado ya que en el proyecto ejecutado por el tipo de cimentación se inundaba a diario y nos mantuvimos retirando el agua a diario con bomba para proseguir con los trabajos como consta en la fotos ANEXO 1 - Adicional se solicitó En el oficio 002012-076-532-jass004, una certificación al INAMHI, de las precipitaciones presentadas en la zona de Pedro Vicente Maldonado en los meses de ABRIL, MAYO, JUNIO Y JULIO, el INAMHI a lo cual contesta que no tiene estación pluviométrica para la zona de Pedro Vicente Maldonado, por lo que el control se lo realiza directamente en el libro de obra en los casilleros correspondientes. ANEXO 2 - Con respecto a que se ha demorado
C* < a c i's ia í fc(t 17
en entregar la obra más de un año de la finalización de los trabajos no procede ya que el proyecto fue entregado a tiempo, se lo entregó a las autoridades para que puedan realizar la inauguración respectiva..."
Lo expuesto no modifica el comentario, los cuadros de lluvias de abril, mayo, junio y
julio de 2012, elaborados por el contratista y aualizados por el fiscalizador, no
constaron en el expediente del proceso, adicionalmente la solicitud de prórroga se
realizó el 17 de julio de 2012, cuando según estos reportes las precipitaciones
pluviales se iniciaron desde el mes de abril; por tanto, no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisión de otorgar o no la prórroga
solicitada, pues no necesariamente reflejaron la situación de la obra ni brindaron
información sobre el tiempo de paralización de los trabajos ni en qué medida estos se
vieron afectados; con respecto a las actas de recepción provisional y definitiva de la
obra tienen registradas las fechas en que se cumplieron estas diligencias, documentos
que fueron suscritos por el contratista.
El administrador delegado de los contratos, con memorando 031-DGDI-16, de 8 de
enero de 2016, manifestó:
".. .Lo expuesto por el Fiscalizador, al tratarse de imponderables, esto es, lasituación climática, es fuerza mayor, lo cual la ley permite ampliar elplazo...Con acta entrega recepción definitiva consta que se le sanciona al contratista en 7 días de mora...”
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control, las causas que señaló el
contratista y que fueron aceptadas por la fiscalización, para solicitar la prórroga, no se
ajustaron a las de caso fortuito o fuerza mayor, ni a las que constan en la cláusula
novena del contrato, tampoco en el libro de obra se registró ninguna novedad
relacionada con el factor climático, además, si bien en el acta de entrega recepción
definitiva consta registrada una sanción al contratista por siete días de mora, no se
encontró evidencia documental de que se aplicó dicha multa.
Conclusión
En la ejecución de los trabajos del Infocentro de Pedro Vicente Maldonado, se
aprobaron prorrogas de plazo por 45 días sin que existan las condiciones de un caso
fortuito o de fuerza mayor; 88 días por haber presentado la solicitud de recepción
provisional fuera del plazo establecido y 11 días por extenderse en la entrega del
contrato complementario, dando lugar a multas por 26 534,44USD.P I a c lo e . hfc
CR 18
Recomendación
Al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo
4. Dispondrá al administrador del contrato, efectúe el control de la documentación que
respalden las solicitudes de prórrogas de plazo, las mismas que deberán
enmarcarse en disposiciones legales vigentes
La fase precontractual del proceso de contratación de obras para la
construcción del Infocentro de Alangasí adoleció de errores y omisiones.
El Director de Gestión de Compras Públicas, resolvió iniciar el proceso de contratación
de obras, para la construcción del Infocentro de Alangasí, por 130 780,96 USD, aprobó
los pliegos y el cronograma de procedimiento de contratación; verificado el expediente
que sustentó este proceso, se determinaron las siguientes deficiencias:
En relación a los parámetros de valoración de las ofertas, constantes en la sección IV
Condiciones específicas, de los pliegos que fueron aprobados y publicados en el portal
de compras públicas, en el numeral 4.4. Metodología y cronograma, se estableció la
siguiente valoración:
Metodología: máximo 15 puntos
Cronograma: máximo 15 puntos
En el cuadro de calificación preparado por el servidor público 7 13-B, de la Dirección
de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, cuyos resultados fueron enviados a la
Dirección de Gestión de Compras Públicas, la metodología y el cronograma se
valoraron con 20 y 10 puntos, respectivamente; sin embargo, no se encontró evidencia
documental que justifique esta modificación.
No se cumplió con las fechas de control del proceso que se subió al Portal de
Compras Públicas, según este cronograma la fecha estimada de adjudicación era el 9
de septiembre de 2011 hasta las 18H00, el proceso se adjudicó el 22 de septiembre
de 2011, es decir, 13 días después de la fecha programada.
El Director de Gestión de Compras Públicas con memorando 5453-UCP-11, de 29 de
agosto de 2011, envió al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo las
ofertas correspondientes para calificar los parámetros de valoración, solicitándole la
entrega de la evaluación hasta el 7 de septiembre de 2011; sin embargo, entregó esteD i a c .( n o <r v v
documento el 16 de septiembre de 2011, demorando las etapas del proceso y
consecuentemente el cronograma que regía el procedimiento sin que la Dirección de
Gestión de Compras Públicas haya reprogramado el cronograma del proceso.
El Director de Gestión de Compras Públicas conjuntamente con el servidor público de
apoyo 2 3-A, este último delegado para la administración de dicho proceso y manejo
de las herramientas en el portal de compras públicas, elaboraron el acta de apertura
de ofertas y convalidación de errores el 22 de agosto de 2011, en la cual señalaron
que los oferentes no incluyeron en sus ofertas técnicas varios documentos, los que se
requirieron para efectuar la evaluación y calificación de las mismas, entre estas
observaciones constan las siguientes:
Cuadro 1
RUC DEL OFERENTE DOCUMENTOS A JUSTIFICAR1709925471001 Presentar documentos que justifiquen propiedad del
elevador de COMPACSA1715210660001 Presentar documentos que justifiquen propiedad de
soldadora y elevador eléctrico de IMPORCOECONS1704530003001 Presentar documentos que justifiquen propiedad de
soldadora y elevador eléctrico de IMPORCOECONS
En el numeral 4.5 Equipo propuesto, de los pliegos, constó la valoración del equipo
mínimo propuesto, en base a los certificados de propiedad o carta de compromiso
actualizada, para el arrendamiento de los mismos, con un máximo de 10 puntos,
descompuestos así:
Cuadro 2
DESCRIPCION DEL EQUIPO UNIDAD PUNTAJEConcretera de un saco 1 2 puntosVibrador 1 2 puntosElevador 1 2 puntosCompactador de plancha 1 2 puntosSoldadora 1 2 puntos
Como puede apreciar en el casillero del cuadro 1, documentos a justificar, los tres
oferentes, de acuerdo al análisis de las ofertas y convalidación de errores, que lo
efectuaron el Director de Gestión de Compras Públicas y el servidor público de apoyo
2 3-A de la misma dirección, tenían que justificar la propiedad o arrendamiento; en el
primer caso de un equipo (elevador) y en el segundo y tercer caso, 2 equipos,
(soldadora y elevador), por tanto, la documentación de propiedad o arrendamiento de
los otros equipos si fue presentada por los oferentes, es decir, cumplía con los
requerimientos solicitados en los pliegos; por lo que inicialmente los oferentes tenían
asegurados 8 puntos en el primer caso y 6 puntos en el segundo y tercer casos, sin\ / a. í n ¿ o
embargo, el servidor público de apoyo 2 3-A de Compras Públicas, sin realizar un
análisis y revisar detenidamente la documentación de soporte, elaboró el cuadro
“check list”, registrando los siguientes resultados:
Cuadro 3
RUC DEL OFERENTE OBSERVACIONES1709925471001 Se solicitó y no presentó1715210660001 Se solicitó y presentó1704530003001 Presenta
Esto dio origen para que el puntaje que posteriormente se les asignó a los oferentes
por el equipo mínimo, fue de 0 puntos en el primer caso y de 10 puntos en el segundo
y tercer caso,
El Director de Gestión de Compras Públicas, con memorando 5453-UCP-11, de 29 de
agosto de 2011, remitió este cuadro y las ofertas a la Dirección de Gestión de
Infraestructura para el Desarrollo, a fin de que se evalúen las mismas de acuerdo a los
parámetros establecidos para el proceso, evaluación que arrojó en el equipo mínimo
los siguientes resultados:
Cuadro 4
RUC DEL OFERENTE PUNTAJE1709925471001 0 puntos1715210660001 10 puntos1704530003001 10 puntos
Puntajes con los cuales se obtuvieron resultados globales, siendo los de mayor
calificación los siguientes:
Cuadro 5
RUC DEL OFERENTE PUNTAJE1709925471001 65 puntos1715210660001 70 puntos1704530003001 70 puntos1706065776001 72 puntos1707017842001 69 puntos1792033772001 67 puntos1708197221001 67 puntos1710012467001 63 puntos
Este cuadro de valoración que incluyó la calificación del resto de participantes fue
enviado por el Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo al Director de
Gestión de Compras Públicas con memorando 1393-DIC-11 de 16 de septiembre de
2011; sin que se evidencie que el informe haya sido revisado y verificado para\/a{ « i a y o nt>
determinar si los parámetros de calificación estuvieron de acuerdo a lo determinado en
los pliegos, no se demostró si se realizó un seguimiento continuo de esta operación
para evaluar sus resultados.
El Director de Gestión de Compras Públicas conjuntamente con el servidor público de
apoyo 2 3-A, funcionario de esta dirección, elaboraron el cuadro de calificación de los
participantes, habilitándoles para el sorteo electrónico a cinco oferentes, así:
Cuadro 6
RUC DEL OFERENTE
EXPERIENCIAGENERAL
EXPERIENCIAPERSONALTÉCNICO
METODOLOGIAYCRONOGRAMA
EQUIPOPROPUESTO
1715210660001 Cumple Cumple Cumple Cumple1704530003001 Cumple Cumple Cumple Cumple1707017842001 Cumple No cumple Cumple Cumple1706065776001 Cumple Cumple Cumple Cumple1710012467001 Cumple No cumple Cumple Cumple
Deshabilitándole sin ningún criterio al oferente del RUC 1709925471001 por “no
cumplir” con el equipo propuesto (elevador), a pesar de que justifico plenamente el
arrendamiento de los otros 4 equipos, debiéndole calificar con 8 puntos y no con 0
puntos como efectivamente sucedió, con lo cual completaba 73 puntos y se hubiese
convertido en la oferta con más alto puntaje. Cabe indicar que no se aplicó el mismo
criterio con el oferente de RUC 1792019443001, a quien se le calificó con 2 puntos
sobre 10, por justificar únicamente el arrendamiento de la concretera.
Se les habilitó para el sorteo a los oferentes del RUC 1704530003001 y
1715210660001, calificándoles con 10 puntos con el equipo propuesto a pesar de no
justificar plenamente y con documentación veraz y comprobable el arrendamiento de
la soldadora y elevador eléctrico, con lo cual se debió restarles 4 puntos al total,
siendo la calificación correcta 66 puntos y no 70 puntos.
No existió consistencia en la calificación de los 5 oferentes que cumplieron con los
requisitos mínimos establecidos, ni evidencia documental del parámetro de valoración
que fue trascendente para la habilitación de los mismos al sorteo electrónico, mientras
unos no alcanzaron la totalidad del puntaje en la experiencia general, es decir 15
puntos, otros no completaron los 20 puntos en la experiencia del personal técnico ni
los 30 puntos en la metodología y cronograma, entre los que figuró el oferente
favorecido que incluso obtuvo el puntaje más bajo de todos los oferentes habilitados
para el sorteo, consecuentemente este proceso adoleció de errores y omisiones que
no garantizaron un trato igualitario y transparente a todos los proveedores.
y 2 2
El servidor público de apoyo 2 3-A, funcionario de la Dirección de Gestión de Compras
Públicas, con fecha 22 de septiembre de 2011, presentó el informe 180-UCP-11 de
control de calidad del proceso MCO-044-DCP-11, de 16 de agosto de 2011, en el cual
señaló que no se habilitó a las ofertas presentadas por la empresa Armas Vega
Asociados y del oferente del RUC 1708197221001, en razón de tener contratos
vigentes con el GAD de Pichincha y que como resultado del sorteo aleatorio se
adjudicó el contrato al oferente del RUC 1710012467001.
El Director de Gestión de Compras Públicas y los servidores públicos 2 3-A y 7 13-B,
en sus respectivos períodos de actuación, inobservaron el párrafo tercero del artículo
99 Responsabilidades, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública; las letras b) y h) del artículo 22 Deberes de las o los servidores
públicos, de la Ley Orgánica de Servicio Público; NCI 100-02 Objetivos del
control interno, 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, 600-01
Seguim iento continuo o en operación; y los numerales 4.4. Metodología y
cronograma, 4.11 Cronograma del procedimiento de los pliegos; al no establecer una
coordinación de las actividades que se generaron en esta etapa del proceso, ni
mecanismos y procedimientos de control interno previo y un seguimiento continuo de
estas operaciones, lo que originó que varios documentos contengan errores y
omisiones que no garantizó confiabilidad en la información que se generó en la fase
precontractual.
Con memorandos 505-AI-15, de 14 de octubre de 2015; 564 y 570-AI-15, de 18 y 20
de noviembre de 2015, en su orden, se dieron a conocer los resultados provisionales
al Prefecto Provincial, sin que hasta el 22 de diciembre de 2015, fecha de la lectura del
borrador de informe se haya recibido respuesta.
Con memorandos 612, 620 y 621-AI-15, y, oficio 166-AI-15, de 26 de noviembre de
2015, se dieron a conocer los resultados provisionales a los Directores de Gestión de
Compras Públicas y al servidor público de apoyo 2 3-A, a fin de que presenten los
justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados.
El Director de Gestión de Compras Públicas y el servidor público de apoyo 2 3-A, con
oficio 01-MFRM-2016 y memorando 34-DGES-16, de 7 de enero de 2016, en su
orden, manifestaron:
V<t<n|<r y - i r «.5
. .la herramienta del portal de compras públicas conforme lo determinan las resoluciones citadas permite realizar las reprogramaciones de procesos únicamente hasta antes que termine la fecha y hora de preguntas y aclaraciones.- el incumplimiento de no justificación de propiedad disponibilidad de un equipo, invalida toda la presentación del equipo mínimo propuesto, conforme a la metodología de calificación de ofertas internas que fue consensuada con el Director de Infraestructura para el Desarrollo...”
“...En el cuadro de calificación entregado por el profesional designado a calificar las ofertas, se da una valoración a la Metodología de 20 puntos y al cronograma de 10 puntos, sin que se altere el valor total asignado a calificar por este rubro...no se benefició ni perjudicó a ningún oferente.- se cumplieron todas las fechas programadas en los pliegos a excepción de la fecha estimada de adjudicación...no es exacta y el portal de compras públicas después de la instancia de solicitar y convalidar errores de forma, es prácticamente imposible realizar la reprogramación.- Las convalidaciones presentadas por los arquitectos (...), se anexan compromisos de arriendos originales con firma del Gerente General de IMPORTCOECONST S.A., adicional a este se presenta copia del nombramiento del representante legal y copias de cédula de ciudadanía en donde se puede determinar que la firma pertenece al Gerente General, por lo que se aduce que se solicitaron y presentaron respectivamente los documentos habilitantes.- Esta metodología de calificación se encuentra en el Mem-4620-UCP-10, de fecha 29 de octubre de 2010, enviada a la Dirección de Gestión de Vialidad, de igual forma existe una acta donde los Directores de Gestión de Compras Públicas y de Infraestructura para el Desarrollo, legalizaron la metodología de calificación de las ofertas.- En lo referente a la valoración de ARDEGYP CÍA. LTDA, si bien es cierto consta una calificación de 2 puntos, esta corresponde a un lapsus clavis, ya que es la única que fue calificada con 2 puntos, se deja constancia de que se califica el equipo mínimo con O o con 10puntos únicamente...”
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control, en el numeral 4.4 de los
pliegos que fueron aprobados por el Director de Gestión de Compras Públicas, se
estableció una valoración de 15 puntos para la metodología y 15 puntos para el
cronograma; sin embargo, estos parámetros se cambiaron sin justificación alguna, con
20 puntos para la metodología y 10 para el cronograma; cuando para ello debieron
modificar los pliegos de conformidad a lo que señala el artículo 22 Aclaraciones, del
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, que en su parte pertinente dispone:
“...La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado...por propia iniciativa o a pedido de los participantes, podrá modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referenciaI de los mismos...”
El Director de Gestión de Compras Públicas, solicitó al Director de Gestión de
Infraestructura para el Desarrollo la calificación de los parámetros de valoración hasta
V üi n-)- ° y ¿uo-J rc>
el 7 de septiembre de 2011, al no recibir esta información, se debió inmediatamente
reprogramar el cronograma.
La documentación presentada por los oferentes del RUC 1715210660001 y
1704530003001, relacionada con la presentación del equipo mínimo, si bien está
legalizada por el Gerente General de la empresa IMPORTCOECONST S.A.,
comprometiéndose a proporcionar los equipos en caso de resultar adjudicados, el
representante legal, no justificó la propiedad de los equipos.
La metodología de calificación de las ofertas para establecer los puntajes en el equipo
mínimo propuesto, debió sujetarse a lo que contenían los pliegos, es decir, valorar con
2 puntos a cada uno de los cinco equipos presentados, con una valoración máxima de
10 puntos; y, no asumir una metodología de calificación contraria a lo que señalan los
pliegos.
Posterior a la conferencia final de resultados, el administrador delegado de los
contratos, con memorando 031-DGID-16, de 8 de enero de 2016, indicó:
. .la participación de la Dirección de Infraestructura para el Desarrollo ha sido la de calificar las ofertas del proceso MCO-044-DCP-11... únicamente se estableció porcentajes de acuerdo a los parámetros establecidos”
Lo expuesto ratifica que en el cuadro de calificación preparado por el servidor 7 13-B,
cuyos resultados fueron enviados a la Dirección de Gestión de Compras Públicas, la
metodología y el cronograma se valoraron con 20 y 10 puntos, respectivamente;
cuando en los pliegos se estableció una calificación de 15 puntos para cada uno de los
parámetros, sin que exista evidencia documental que justifique esta modificación.
Conclusión
La fase precontractual del proceso de contratación para la construcción del Infocentro
de Alangasí, adoleció de errores y omisiones debido a que los servidores que tuvieron
participación directa en el análisis y procesamiento de la información, no aplicaron la
normativa que para el efecto disponen, lo que no garantizó confiabilidad en la
información.
V a i n. I a f c I n c.-o
Cft-
25
Recomendación
Al Director de Gestión de Compras Públicas
5. Dispondrá a los servidores responsables de la fase precontractual de los contratos
de ejecución de obras, que analicen la documentación que entregan los oferentes,
basándose en la normativa y reglamentación interna y externa, sustenten los
resultados con informes que garanticen que las ofertas habilitadas para el sorteo
aleatorio sean aquellas que han cumplido con todos los requisitos establecidos.
El proceso constructivo del Infocentro de Alangasí no cumplió con el
cronograma establecido.
El 29 de noviembre de 2011, se suscribió el contrato para la construcción del
Infocentro de Alangasí, por un monto de 130 780,96 USD, con un plazo de 120 días
calendario contados a partir de la entrega del 50% del monto total del contrato en
calidad de anticipo, mismo que fue entregado al contratista el 24 de enero de 2012,
por lo que el plazo regía desde el 25 de enero de 2012 y culminar el 25 de mayo de
2012.
El contratista en comunicación de 15 de febrero de 2012, se dirigió al Director de
Gestión Infraestructura para el Desarrollo, en el que señaló:
"...Me permito informar a usted que el día miércoles 25 de enero de 2012, se recibió la transferencia del anticipo, se procedió a iniciar los trabajos con el replanteo, determinando que una parte del proyecto está implantado en el área que hoy ocupa la piscina existente y se solicitó se ratifique o rectifique la implantación del proyecto de acuerdo a la visita realizada a la obra por parte del Arq. (...) el día 03 de febrero de 2012, se indicó mediante nota en el libro de obra que no se intervenga en la construcción del área de uso múltiple hasta que se cuente con los planos modificatorios y definitivos en los que consten los cambios dispuestos por el Administrador del contrato y se tenga la autorización respectiva.- Con estos antecedentes y al no contar hasta la presente fecha con los planos requeridos, me permito solicitar a usted la suspensión del plazo contractual desde el día 27 de enero de 2012...”
El Director Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, sobre la base de la
comunicación anterior, solicitó un informe al Director de Gestión de Fiscalización
encargado, quien en memorando 340-DFZ, de 24 de febrero de 2012, expuso:
"...Con respecto a la petición de la suspensión de la obra solicitada, le notifico que la misma no procede, en razón que la reubicación del salón de uso múltiple
V<t¡ « i-o- y 3 Qe 26
no afecta a todo el proyecto, por lo que el contratista se encuentra construyendo la planta baja del bloque 1.- El cambio de implantación solicitado, ha impedido que el Arq. (...) inicie la construcción del salón de uso múltiple, porlo tanto tomando en consideración que la causa anotada no es imputable al contratista, lo procedente es reprogramar el cronograma valorado del salón de uso múltiple, a partir de la fecha de inicio, hasta la finalización de este impase.- Por lo expuesto solicito a su Dirección ordene a quien corresponda, se realicen las acciones pertinentes en la Junta Parroquial de Alangasí, a fin de ratificar o rectificarla implantación original del Infocentro...”
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con oficio 35-DGDI-12, de
27 de marzo de 2012, adjuntó al contratista los planos completos del proyecto que
incluyó la nueva implantación para la construcción del Infocentro de Alangasí, los que
fueron ratificados por la Junta Parroquial, en sesión extraordinaria de 24 de febrero de
2012 .
El contratista en comunicación de 13 de abril de 2012, nuevamente se dirigió al
Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, solicitándole que:
. .me permito reiterar mi pedido de autorización para la ampliación del plazo contractual en 63 días calendario, tiempo este que se solicita debido al mal tiempo existente en la zona (lluvias continuas y registradas en el libro de obra), a la ejecución de trabajos nuevos y no contemplados en el contrato (instalaciones de cableado estructurado) y al tiempo que ha transcurrido para la definición de la implantación mencionada (del 25 de enero al 21 de marzo del 2012)..."
A base de la comunicación anterior, el Director de Gestión de Infraestructura para el
Desarrollo, con memorando 727-DGID-12, de 25 de abril de 2012, solicitó al Director
de Gestión de Fiscalización, emita un criterio respecto a si procede lo solicitado por el
contratista.
El Director de Gestión de Fiscalización, con memorando 990-DGFZ, de 22 de mayo
de 2012, dirigido al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, 27 días
después de recibir la comunicación, informó lo siguiente:
“.. .Desde el período comprendido, entre la fecha del inicio de la obra y la fecha de autorización para la construcción de la sala de uso múltiple, se contabilizan 63 días transcurridos del plazo contractual, durante los cuales por causas no imputables al contratista, no se ejecutó ninguna actividad en la construcción de la sala de uso múltiple.- Actualmente la obra presenta un avance físico del 50% y para concluir los trabajos contratados falta ejecutar los siguientes rubros: BLOQUE H.A. DOS PLANTAS.- Masillado de pisos, cerámica en piso y paredes, puertas de madera y cerraduras, aparatos sanitarios y accesorios...SALA DE USO MÚLTIPLE.- Mampostería, enlucidos, masillado de pisos, cubierta, policarbonato y canales.- OBRAS EXTERIORES Y
\J <L \ r> 4 <L y S /«■( <2
zp- 27
ACOMETIDAS.- TODOS LOS RUBROS.- por lo expuesto la petición de prórroga de plazo solicitada por el contratista es justificada...Por otra parte, el retraso del avance de obra, debido a la fuerte estación invernal, se encuentra registrado en el Libro de Obra.- Es criterio de la Dirección de Gestión de Fiscalización conceder al Arq. (...) sesenta (60) días de prórroga de plazo por las causas anotadas...la nueva fecha de vencimiento se traslada al 22 de julio de 2 0 1 2 ..:
Al no disponer el contratista de los planos de la nueva implantación de la sala de uso
múltiple, no pudo ejecutar ninguna actividad en la construcción de esta parte de la
obra; sin embargo, no justificó el retraso significativo en que incurrió todo el proyecto,
ya que a la fecha de ampliación del plazo, habían transcurrido 120 días y el avance de
la construcción era de apenas el 50%, aspectos que no fueron tomados en cuenta por
el Director de Gestión de Fiscalización, previo a conceder los sesenta días de
prórroga.
Como otro argumento para conceder dicha prórroga, el contratista en su comunicación
señaló que el retraso del avance de la obra se debió a la fuerte estación invernal que
se encuentra registrado en el libro de obra, revisado el documento, se encuentran
anotaciones de que si se trabajó en otros frentes, no se menciona que se haya tenido
que suspender las actividades por efecto de la lluvia
No existió un informe debidamente motivado del administrador del contrato y
fiscalizador de la obra que sustente la autorización de prórroga, únicamente el Director
de Gestión de Fiscalización, sin contar con estos informes, la justificó pero no
estableció un cronograma que señale cuantos días se autorizaron por la construcción
de la sala de uso múltiple y cuantos por la estación invernal, tomando en
consideración que las lluvias normales no pueden ser consideradas como respaldo
para solicitar prórrogas de plazo.
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con memorando 1359-
DGID-12, de 25 de julio de 2012, se dirigió al Director de Gestión de Fiscalización,
informando que se suspende la obra hasta que sean autorizados los trabajos de
relleno de la piscina, caminería exterior, estacionamiento, adoquinado y conformación
de áreas verdes, cuyo presupuesto referencial ascendió a 18 950, 00 USD, mismo que
a esa fecha no tenía sustento ni anexos, tampoco la disponibilidad de fondos para
cubrir la obligación, esta suspensión se puso en conocimiento del contratista sin
indicar el tiempo, además esta se produjo cuando el nuevo plazo del contrato estaba
vencido 22 de julio de 2012.
V q.t y o c- Kt>
La Directora de Gestión Económica y Financiera, el 13 de agosto de 2012, emitió la
certificación de disponibilidad de fondos 1055 y la partida presupuestaria
27.11.429.911.750107.034.17.01.00.001 211, por 18 950,00 USD la que fue remitida
al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con memorando 2200-
PRF-12, de 23 de agosto de 2012, fecha en la que debía reiniciarse la obra; sin
embargo, el Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con memorando
1827-DGID-12, de 4 de octubre de 2012, le comunicó al Director de Gestión de
Fiscalización, lo siguiente:
“...existiendo la disponibilidad de fondos correspondientes, se decide el reinicio de los trabajos con fecha miércoles 3 de octubre del 2012, determinando una ampliación del plazo de 45 días a la fecha de terminación del contrato...El contratista procederá desde la fecha indicada con el relleno de la piscina existente, por tanto la fecha de terminación de los trabajos...será el día 18 de noviembre de 2012...”
Se desconocen las razones por las cuales el Director de Gestión de Infraestructura
para el Desarrollo, no dispuso el reinicio de los trabajos a partir del 23 de agosto de
2012, a pesar de contar con la disponibilidad de fondos y la partida presupuestaria
correspondiente, demoró 40 días para emitir la orden de reinicio de los trabajos.
Con oficio 105-DGDI-12, de 5 de octubre de 2012, se autorizó 45 días más para que
concluyan los trabajos el 18 de noviembre de 2012, lo que originó que la obra no se
ejecute a tiempo y se ponga al servicio de la comunidad.
El Director de Gestión de Fiscalización con memorando 1695-DGFZ-12, de 14 de
agosto de 2012, informó al Director de Gestión Infraestructura para el Desarrollo lo
siguiente:
"...debido a diferencias en cantidades de obra originalmente establecidas en las bases, las mismas que son de conocimiento del Delegado del Administrador, se produce un incremento en rubros contractuales de USD 4.919,47 que representa el 3.76% con respecto al valor original del contrato...solicito se realice el trámite pertinente para la emisión de la partida presupuestaria por el valor indicado a fin de liquidar los valores adicionales...”
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con oficio 48-GC-12, de 15
de octubre de 2012, presentó al Prefecto Provincial, el presupuesto referencial
26GBC-12, para el relleno de la piscina, acceso peatonal y vehicular, caminería
X/ cZ í ^- f a y n u a v i
C
exterior, estacionamiento y adoquinado, por 16 726,23 USD y un plazo de 45 días para
ejecutar dichos trabajos.
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, 6 días antes de que venza
el nuevo plazo del contrato con memorando 2062-DGID-12, de 12 de noviembre de
2012, entregó al Director de Gestión de Fiscalización, el presupuesto referencial y los
planos de las obras exteriores para la construcción del Infocentro, cuando estos
trabajos ya se ejecutaron.
Los Directores de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo y de Fiscalización,
administrador del contrato y fiscalizador, en sus respectivos períodos de actuación,
incumplieron el artículo, 54 Responsabilidad en los procesos de estudio,
contratación y ejecución, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado; artículo 80 Responsable de la Adm inistración del contrato, artículo 90
Certificación de recursos y el párrafo tercero del artículo 99 Responsabilidades,
de la Ley Orgánica del Sistem a Nacional de Contratación Pública; y, artículo
121 Adm in istrador del contrato, de su Reglam ento General; las letras b) y h)
del artículo 22 Deberes de las o los servidores públicos, de la Ley Orgánica de
Servicio Público; y, las NCI 100-02 Objetivos del control interno, 220-07
Coordinación de acciones organizacionales, la letra a) de la 408-17
Adm inistrador del contrato, las letras f) e i) de la 408-18 Jefe de fiscalización,
las letras b), h) e i), de la 408-19 Fiscalizadores, 408-25 Incidencia de lluvia,
408-27 Prórrogas de plazo y 600-01 Seguim iento continuo o en operación; y,
artículo 36 Prórrogas de plazo, del Instructivo de Procedim ientos de
Contratación Pública, em itido por el Gobierno Provincial de Pichincha, el 10 de
agosto de 2011.
Con memorandos 565 y 566-AI-15, de 18 de noviembre de 2015 y 620-AI-15, de 26 de
noviembre de 2015; y, oficios 144 y 145-AI-15, de 18 de noviembre de 2015, se dieron
a conocer los resultados provisionales a los servidores relacionados cuya gestión se
examinó, a fin de que presenten los justificativos y/o puntos de vista debidamente
documentados.
El fiscalizador de la obra con memorando 2870-DGFZ, de 14 de diciembre de 2015,
indicó:'T&ai n i
“...Para completar la documentación y sustentar la prórroga de plazo la Dirección de Infraestructura para el Desarrollo remite a la Dirección de Gestión de Fiscalización el MEM 788-DGDI del 07 de mayo del 2012, adjuntando...Oficio No. 72-2012-GLPA, en donde el Gobierno Parroquial de Alangasí ratifica su compromiso de ceder el espacio que ocupa la piscina en el terreno...en condiciones normales el avance de la obra no solo depende del número de obreros que se contrate...para pasar de una actividad a otra en la construcción se requiere de tiempos de holgura, como por ejemplo para el fraguado del hormigón, durante los cuales el contratista bien podría realizar una actividad diferente en otro sitio de la obra, utilizando el mismo grupo de trabajo, sin necesidad de incrementar el número de obreros...La Dirección de Gestión de Fiscalización dentro de sus procedimientos internos en el despacho de la documentación, por considerarlo innecesario y a fin de agilizar los trámites omite el informe del fiscalizador...”
Lo señalado no modifica el criterio del equipo de control, el Director de Gestión de
Infraestructura para el Desarrollo, con oficio 35-DGDI-12, de 27 de marzo de 2012,
adjuntó al contratista los planos completos del proyecto que incluyó la nueva
implantación para la construcción del Infocentro de Alangasí, los que fueron ratificados
por la Junta Parroquial, en sesión extraordinaria celebrada el 24 de febrero de 2012,
en la cual se confirmó el compromiso de ceder el espacio que ocupaba la piscina en el
terreno y expresar el apoyo para que se continúe con la construcción del Infocentro.
El administrador delegado de los contratos, con memorando 031-DGID-16, de 8 de
enero de 2016, señalo:
".. .En relación al retraso en la ejecución del proyecto, básicamente se relaciona al conflicto interno suscitado en relación a la oposición...de miembros de la Junta Parroquial, para la utilización y relleno del espacio de la piscina.
Lo expuesto no modifica el comentario, efectivamente la Junta Parroquial de Alangasí,
en sesión extraordinaria de 24 de febrero de 2012, confirmó el compromiso de ceder el
espacio que ocupaba la piscina en el terreno y expresar el apoyo para que se continúe
con la construcción del Infocentro; a pesar de contar con esta autorización que
inicialmente fue un limitante para la ejecución de la obra.
Conclusión
No se realizó un control y supervisión en el proceso de ejecución del contrato,
tampoco se coordinó las actividades entre los servidores responsables para analizar
técnicamente y comprobar documentalmente las causas por las cuales el contratista'TV,aír\ y i/w
Cfl.31
solicitó las prórrogas de plazo, lo que originó un retraso significativo en la ejecución de la obra.
Recomendaciones
Al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo
6. Dispondrá al administrador del contrato, autorice las ampliaciones de plazo
solicitadas por los contratistas en forma oportuna, contando con informes
debidamente motivados por el fiscalizador de la obra para sustentar la decisión que
se tome al respecto.
Al Director de Gestión de Fiscalización
7. Dispondrá al personal de fiscalizadores, cuando reciban solicitudes de prórroga de
plazo, los informes que emitan contengan un análisis del proyecto desde el punto
de vista del avance físico, estadística sobre las condiciones climáticas,
especialmente de la precipitación pluvial y su incidencia en el avance de los
trabajos y observaciones que el fiscalizador considere necesarias, informe que será
canalizado al administrador del contrato.
Los contratos para la construcción de los Infocentros de El Quinche y Conocoto
se adjudicaron y ejecutaron sin contar con los documentos habilitantes.
La adjudicación, suscripción y construcción de los Infocentros de El Quinche y
Conocoto, se iniciaron en el primer caso, sin contar con la propiedad legal del terreno,
cuyo propietario a esa fecha era la empresa eléctrica Quito S.A., cuyos
representantes se encontraba en conversaciones con la Junta Parroquial de El
Quinche para traspasar la propiedad a dicha entidad, mediante la entrega del bien bajo
la figura de comodato; y, en el segundo sin el permiso municipal de construcción, que
debió entregar el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
El contratista del Infocentro de El Quinche, con oficio 160-14 de 9 de octubre de 2014,
se dirigió al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo encargado, así
como al administrador, delegado, del contrato, solicitando los permisos y
autorizaciones correspondientes para la ejecución de la obra, peticiones que no fueron
atendidas.
T ~ r a i «t. ( a y ^ ° s
r ̂
Con relación al Infocentro de Conocoto, el Coordinador de Gestión y Control de la
Administración Zonal de los Chillos, con oficio 1900-CGC-GU-2013, de 22 de julio de
2013, ante el requerimiento del contratista para solicitar el permiso provisional e iniciar
los trabajos de construcción del Infocentro, informó lo siguiente:
“ ...Este proyecto se encuentra en estudio por el Instituto Metropolitano de Patrimonio (IMP), según oficio N° 45-DGID-13 del 6 de julio del 2013, suscrito por el Arq (...) Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo.- Con estos antecedentes la Coordinación de Gestión y Control emite criterio favorable a la construcción provisional de: Cerramiento en 50.00 m i- Derrocamiento en 30.00 mi y Excavación en 30.00 m3.- Cabe señalar que este proyecto arquitectónico deberá obtener los permisos definitivos para edificar...’’
Este criterio favorable como se desprende de la comunicación anterior, no fue para
iniciar la edificación; se trata de un permiso provisional para trabajos de cerramiento,
derrocamiento y excavación; debiendo en lo posterior obtener los permisos definitivos
para edificar.
El Presidente de la Comisión de Áreas Históricas y Patrimonio, del Distrito
Metropolitano de Quito, con oficio SG 0230, de 4 de febrero de 2014, informó al
Secretario de Territorio, Hábitat y Vivienda, lo siguiente:
“Observaciones: De acuerdo a la inspección solicitada por la Comisión de Áreas Históricas el 2014-01-09, se verifican las siguientes novedades: 1.- el bien se halla implantado en el área histórica de la parroquia Conocoto. 2.- Se verifica que ha concluido el proceso constructivo...con un área bruta de 654,97 m 2.. .recomendando a las instituciones involucradas en dicho proyecto, esto es el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha, Gobierno Parroquial de Conocoto y el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, tomen en consideración que para futuros proyectos, los tiempos que se requieren para la aprobación de proyectos de estas características previo su ejecución...”
Lo comentado tuvo su origen por la falta de coordinación y de seguimiento continuo de
estas operaciones, por parte del administrador de los contratos y fiscalizadores de las
obras, debido a que estos contratos se adjudicaron, suscribieron y ejecutaron sin
contar con toda la documentación y los elementos necesarios para la construcción,
como permisos municipales y la propiedad legal del terreno.
Los Directores de Gestión de Compras Públicas, e Infraestructura para el Desarrollo,
en sus respectivos períodos de actuación, inobservaron el artículo 54
Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y ejecución, de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado; el párrafo tercero del artículo 99f r a i IV. I1 “ • y - í r e . 5 ^
CfZ.
Responsabilidades, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
y el artículo 121 Administrador del contrato, de su Reglamento General; las NCI 200-
07 Coordinación de acciones organizacionales, 405-04 Documentación de respaldo y
su archivo, 408-15 Contratación, la letra f) de la 408-17 Administrador del contrato, la
letra p) de la 408-19 Fiscalizadores y 600-01 Seguimiento continuo o en operación; y,
los numerales 14.01.2 y 14.02, de la cláusula décima cuarta, Obligaciones del
contratante, de los contratos 301-DGCP-2013 y 272-DGCP-2014.
Con memorandos 455, 456, 457 y 458-AI-15, de 10 de septiembre de 2015; 598 y
599-AI-15; y oficio 161-AI-15, de 24 de noviembre de 2015, se dieron a conocer los
resultados provisionales a los servidores relacionados con el examen, a fin de que
presenten los justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados.
El administrador delegado de los contratos, con memorando 1287-DGID-15, de 6 de
noviembre de 2015, indico:
“...fue compromiso de la Junta Parroquial...asignar un terreno para la construcción de la obra mencionada respaldada con la escritura de comodato oficialmente legalizada, la misma que en su elaboración tenía que ser revisada y aprobada por los beneficiarios...siendo exclusivamente de su responsabilidad las inconsistencias legales detectadas...por esta razón la administración ha considerado esta situación como de fuerza mayor...”
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con memorando 2318-DGFZ-14, de
15 de octubre de 2015, señalo:
“... la suspensión de la obra desde su inicio se debe a la falta de los requisitos que se los debe hacer en la etapa precontractual, situación en que la Fiscalización nada tienen que ver...”
El Director de Gestión de Compras Públicas, con oficio 01-MFRM-2016, de 7 de enero
de 2016, manifestó:
“...Dentro de los requisitos de documentación habilitante para el inicio de los procesos de contratación pública, no se encuentran contemplados permisos constructivos como un documento habilitante, sino más bien este documento es indispensable para el inicio de la ejecución de los contratos de obra en los que se requiera...”
El director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con memorado MEM-27-
DGID-16 de 7 de enero de 2016, dirigido al Director de Auditoría, señaló sus puntos deT(T£ Irv/a y C u a I r O
Cfí.34
vista con respecto al borrador del informe, con relación a este comentario manifiesta
que:
“En el proceso contractual del Infocentro del Quinche (sic), únicamente tuve la participación de la elaboración de los TDR, es decir no participe en el análisis de cumplimiento y calificación de las ofertas, sitio en el cual se va a desarrollar el Proyecto, presupuestos referenciales, los mismos que corresponde a otras áreas, de acuerdo con su función..."
“El contrato se suscribió el 2 de septiembre de 2014, entre la Directora de Gestión de Compras Públicas encargada y el Contratista...la obra se inicia el 14 de octubre de 2014, sin embargo con memorando 1293-DGID-14 de 15 de octubre de 2014, mi persona en calidad de director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo indica al Fiscalizador que se suspende la obra en razón de que la Junta de la Parroquia El Quinche, no ha entregado los documentos como propietarios del terreno”.
“El 20 de noviembre de 2013, se suscribe el comodato entre la Empresa Eléctrica Quito y el Gobierno Parroquial de El Quinche. Con Oficio 903-DGFZ-14 de 18 de noviembre de 2014, el Director de Fiscalización, dispone al Contratista que se reinicien los trabajos a partir de 19 de noviembre de 2014 en base al memorando MEM-1421-DGID-14 de 13 de noviembre de 2014...”
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control, por cuanto, antes de iniciar
un proceso de contratación la entidad contratante debe cerciorase de contar con toda
la documentación requerida y actualizada, con el fin de proporcionar al contratista los
documentos, permisos y autorizaciones que se necesiten para la ejecución de la obra.
Conclusión
Los Directores de Gestión de Compras Públicas e Infraestructura para el Desarrollo,
no coordinaron ni efectuaron un seguimiento continuo de estas operaciones; lo que
originó que los contratos para la construcción de los Infocentros de El Quinche y
Conocoto se adjudicaron sin contar con todos los documentos, permisos y
autorizaciones necesarias para la ejecución de las obras.
Recomendaciones
Al Director de Gestión de Compras Públicas
8. Previo a la adjudicación y suscripción de los contratos de ejecución de obras,
coordinará con la Dirección de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con el
c-0-
35
fin de verificar de que se disponga de toda la documentación habilitante, permisos y
autorizaciones que se necesiten para la adjudicación y ejecución de la obra.
Al Director de Gestión de Fiscalización
9. Dispondrá a los fiscalizadores de obras, verifiquen que los contratos cuenten con
todos los documentos habilitantes; entre los que constaran los permisos necesarios
para la construcción.
Suspensiones de los trabajos en el proceso de ejecución del contrato, modificó
el plazo contractual.
El 2 de septiembre de 2014, se suscribió el contrato para la construcción del
Infocentro de El Quinche, con un plazo de 90 días calendario contados a partir de la
entrega del anticipo, mismo que debió iniciarse el 14 de octubre de 2014 y culminar el
11 de enero de 2015; sin embargo, el Director de Gestión de Infraestructura para el
Desarrollo encargado, con memorando 1293-DGID-14, de 15 de octubre de 2014,
informó al Director de Gestión de Fiscalización encargado, que:
"En razón de que la junta de la parroquia El Quinche, (...) no ha entregado los documentos legales solicitados como propietarios del terreno, solicito a usted su criterio con respecto a considerar la suspensión de la obra por un lapso de 8 días (...) para obtener el permiso municipal, indispensable para el comienzo de los trabajos.- Esta petición lo hago refiriéndome el artículo “d ” de la cláusula novena el contrato vigente (...) Si el contratante no hubiera solucionado los problemas administrativos, contractuales o constructivos en forma oportuna, cuando tales circunstancias incidan en la ejecución de los trabajos. ”
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con oficio 887-DGFZ-14 de 31 de
octubre de 2014, comunicó al contratista lo siguiente:
“...en conocimiento de MEM-1293-DGID-14, me permito comunicara usted que se procede a suspender los trabajos desde el 14 de octubre hasta que se realicen los trámites para obtener el permiso municipal’’.
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo encargado, con
memorando 1421-DGID-14 de 13 de noviembre de 2014, informó al Director de
Gestión de Fiscalización encargado, lo siguiente:
“(...) en el expediente que se ingresa al municipio para obtener el permiso de trabajos varios de obra se detecta un error importante en las escrituras de comodato que imposibilita la tramitación del mismo, este particular se pone en conocimiento de la administradora zonal Ing. (...) la misma que luego de revisar
" T r c f / v i o . y s Q-i s
C-P -
el proyecto y el estado de los trámites manifiesta estar de acuerdo con que se dé comienzo a los trabajos mientras se realizan los trámites respectivos...
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con oficio 903-DGFZ-14, de 18 de
noviembre de 2014, comunicó al contratista que:
“(...) en conocimiento del MEM-1421-DGID-14, (...), esta Dirección imparte la orden de reinicio de los trabajos, a partir del 19 de noviembre de 2014.”
En consecuencia, el contratista comenzó la ejecución de la obra el 19 de noviembre
de 2014, es decir, 35 días después de recibido el anticipo y 77 días luego de haber
firmado el contrato, lo que demuestra que este se suscribió sin contar con toda la
documentación y los elementos necesarios para la construcción de la obra.
De lo expuesto, se desprende que la obra debió finalizar el 16 de febrero de 2015; sin
embargo, el Director de Gestión de Fiscalización encargado, con memorando 209-
DGFZ-15, de 4 de enero de 2015, 45 días posteriores al inicio de los trabajos, se
dirigió al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo encargado, y
comunicó lo siguiente:
”Después de realizado el movimiento de tierras, se observa que en la parte posterior del Infocentro, quedó expuesta la cimentación del cerramiento vecino, la cual posteriormente podría verse afectada debido a la erosión o asentamiento de la pared.- Con el fin de proteger tanto al Infocentro como daños en propiedad privada es necesaria la construcción de un muro de protección de aproximadamente 25 m.- El costo de estos trabajos ascendería aproximadamente a 1564.92 USD. Con los antecedentes expuestos debe serla administración del contrato quien tome la resolución al respecto, autorice y solicite la respectiva partida presupuestaria de ser necesario”
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con oficio 055-DGFZ-15, de 5 de
febrero de 2015, 11 días antes de que se cumpla el plazo del contrato, informó al
contratista lo siguiente:
"... me permito comunicar a usted que se procede a suspender los trabajos desde el 5 de febrero de 2015, hasta que se realicen los trámites respectivos para obtener la partida presupuestaria.- Una vez que se obtenga una respuesta al respecto por parte de la administración del contrato, la fiscalización procederá a comunicar la fecha de reinicio de los mismos."
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con memorando 286-DGFZ-14, de
10 de febrero de 2015, 6 días antes de que se cumpla el plazo del contrato,
( r\ I* y S I <l i &
37
nuevamente le comunicó al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo encargado, que:
”Realizados los análisis de los volúmenes contratados y los que realmente existen en obra de acuerdo con los planos, se ha podido establecer que existe una subestimación evidente de volúmenes en ciertos rubros, lo que producirá que el monto contractual se incremente en 5 925.55 USD (5.45%) para cumplir con el objeto del contrato.- Es necesario señalar que por las causas antes expuestas se dispondrá la suspensión de la obra, pues no se puede continuar y concluir el proyecto mientras no se autorice por parte del administrador del contrato el pago de estos incrementos.
En este caso las cantidades de obra contratadas presentaron diferencias con relación
a los volúmenes ejecutados; hecho que originó nuevamente la suspensión de los
trabajos, por parte del Director de Gestión de Fiscalización encargado sin determinar
el tiempo de duración ni estar facultado para ello y sin requerir el informe del
fiscalizador de la obra y del administrador del contrato, debidamente motivado
presentado en su ejecución, que detalle las causas, para justificar técnicamente la
suspensión de la obra, servidores que tampoco coordinaron entre sí para que
garanticen el cumplimiento oportuno y efectivo del contrato, situaciones que
modificaron el plazo de ejecución.
El Director de Gestión de Fiscalización, encargado, el administrador del contrato y el
fiscalizador, en sus respectivos períodos de actuación, inobservaron el párrafo tercero
del artículo 99 Responsabilidades, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública; y, el artículo 121 Administrador del contrato, de su Reglamento
General; las NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, la letra f) de la
408-17 Administrador del contrato, la letra f) de la 408-19 Fiscalizadores; y, el artículo
34 Informe previo, del Instructivo de Procedimientos de Contratación Pública, emitido
por el Gobierno Provincial de Pichincha, el 10 de agosto de 2011.
Con memorandos 455, 456, 457 y 458-AI-15, de 10 de septiembre de 2015, se dieron
a conocer los resultados provisionales a los servidores relacionados cuya gestión se
examinó, a fin de que presenten los justificativos y/o puntos de vista debidamente
documentados.
El administrador delegado de los contratos, con memorando 1287-DGID-15, de 6 de
noviembre de 2015, indicó:T r « \ n - t q ; y ocho
Cfl
38
“...El aumento de los volúmenes señalados...incrementa el presupuesto en un porcentaje permitido por la ley...lo que requiere la emisión de una partida presupuestaria...mientras se mantiene la suspensión de la obra hasta la confirmación de la partida presupuestaria...”
Lo expuesto no modifica el comentario, por cuanto no se evidenció un informe previo
del administrador del contrato, en el que detalle las causas que motivaron la
suspensión de la obra.
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, con memorando 2318-DGFZ-14, de
15 de octubre de 2015, señalo:
“.. .los documentos de fiscalización tienen fechas de suspensión y reinicios de obra...”
Lo expuesto, ratifica que dicho servidor autorizó las suspensiones de la obra sin estar
facultado para ello, sin requerir el informe del fiscalizador, ni contar con el informe
previo del administrador del contrato, dando lugar a modificaciones en el plazo por lo
que se amplió su ejecución.
Conclusión
El Director de Gestión de Fiscalización encargado, durante el proceso de ejecución de
la obra, autorizó varias suspensiones de los trabajos, sin tener facultad legal para ello
y sin contar con los informes del fiscalizador y administrador del contrato, en los que
se detallen las razones para la suspensión de los trabajos, tampoco existió
coordinación entre los servidores, razón por la cual se modificó el plazo de ejecución.
Recomendación
Al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo
10. Cuando en la ejecución de un contrato de obra se realicen trabajos adicionales,
aumento en cantidades, suspensiones o cambios en las actividades previstas en
el cronograma, solicitará al fiscalizador de la obra, emita un informe en el que se
determinen las causas para que el administrador del contrato autorice los cambios
y otorgue las ampliaciones de plazos, f r ¿ m í * Y '" '■ ’ w
39
El 14 de octubre de 2011, se suscribió el contrato para la construcción del Infocentro
de Pintag, por 130 907,52 USD, con un plazo de 120 días calendario contados a
partir de la entrega del 50% del monto total del contrato en calidad de anticipo, este
fue acreditado al contratista el 19 de diciembre de 2011, por lo que el plazo regía
desde el 20 de diciembre de 2011 y debió culminar el 17 de abril de 2012; sin
embargo, el contratista con oficio 2384 ARQ/DTG, de 26 de marzo de 2012, solicitó al
Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, la ampliación del plazo del
contrato en 45 días calendario exponiendo lo siguiente:
"...Debido a que estamos atravesando un fuerte temporal invernal desde el inicio de la obra, lo que me ha obligado a suspender parcialmente los trabajos a diario bajándose el ritmo y la secuencia programada, esto ha afectado la obra alrededor de unos 45 días...”
El Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo, con memorando 511-
DGID-12, de 28 de marzo de 2012, se dirigió al Director de Gestión de Fiscalización,
solicitándole emita un criterio respecto a determinar si procede o no la prórroga
solicitada por el contratista, quien con memorando 735-DGFZ, de 16 de abril de 2012,
señalo:
. .3. La petición de prórroga de plazo por lluvia solicitada por el contratista es justificada conforme al registro meteorológico que se encuentra asentado en el libro de obra.- CONCLUSIÓN.- Es criterio de la Dirección de Gestión de Fiscalización, conceder al Arq. (...) para la terminación de la obra, treinta (30) días de prórroga de plazo debido a la estación invernal por lo que de ser autorizada la misma, la nueva fecha de vencimiento se traslada al 17 de mayo de 2012..."
El informe que presentó el Director de Gestión de Fiscalización al Director de Gestión
de Infraestructura para el Desarrollo, lo efectuó un día antes de que se cumpla el plazo
del contrato, sin realizar un análisis de los justificativos que presentó el contratista,
sobre la fuerte estación invernal que lo registró en el libro de obra, información que no
fue comprobada ni se encontró evidencia documental de la misma, en el libro de obra
no consta información en la que se indique que se tuvieron que suspender los
trabajos, tampoco se respaldó con un informe debidamente motivado del fiscalizador
de la obra y administrador del contrato, ni coordinó con estos servidores para justificar
la prórroga de plazo.C y a fd r tK .
CfL
Prórroga de plazo concedida sin sustento legal y por servidor no autorizado.
40
El Director de Gestión de Fiscalización, concedió la prórroga de plazo, sin tomar en
consideración que a esa fecha la decisión era de competencia del administrador del
contrato y que las lluvias normales no pueden ser consideradas como causales para
aprobar prórrogas de plazo, por tanto, los 30 días concedidos, no se justificaron
plenamente, lo que originó multas por 4 102,45 USD, que no se aplicaron al
contratista.
El Director de Gestión de Fiscalización, el Director de Gestión de Infraestructura para
el Desarrollo, el administrador de los contratos y fiscalizadores en sus respectivos
períodos de actuación, inobservaron el artículo 30 de la Codificación del Código Civil
Ecuatoriano; artículo 54 Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y
ejecución, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; artículo 80
Responsable de la Administración del contrato, el párrafo tercero del artículo 99
Responsabilidades, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;
y, artículo 121 Administrador del contrato de su Reglamento General; las letras b) y
h) del artículo 22 Deberes de las o los servidores públicos, de la Ley Orgánica de
Servicio Público; y, las NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, la letra
a) de la 408-17 Administrador del contrato, las letras b) e i) de la 408-19
Fiscalizadores, 408-21 Libro de obra, 408-25 Incidencia de lluvia, 408-27 Prórrogas de
plazo; y, los artículos 34 Informe previo, 35 Autorización y 36 Prórrogas de plazo, de
los Instructivos de Procedimientos de Contratación Pública, emitidos por el Gobierno
Provincial de Pichincha, el 3 de junio de 2010 y el 10 de agosto de 2011; y, la cláusula
novena, Prórrogas de plazo, del contrato.
La solicitud de prórroga de plazo presentada por el contratista, no se analizó
objetivamente ni se verificó la veracidad de la información, tampoco se respaldaron
con informes debidamente motivados del administrador del contrato y del fiscalizador
de la obra, hechos que originaron el otorgamiento de prórrogas de plazo sin sustento
legal y por servidores no autorizados.
Con memorandos 565 y 566-AI-15, de 18 de noviembre de 2015 y, oficios 145-AI-15,
de 18 de noviembre de 2015, 169-AI-15 y 170-AI-15 de 26 de noviembre de 2015, se
dieron a conocer los resultados provisionales a los servidores relacionados a fin de
que presenten los justificativos y/o puntos de vista debidamente documentados.
El fiscalizador del Infocentro de Alangasí, con memorando 2870-DGFZ, de 14 de
diciembre de 2015, indicó:Ci u a r a n ( a i y rv-o
c f t 4 1
“ ...La Dirección de Gestión de Fiscalización dentro de sus procedimientos internos en el despacho de la documentación, por considerarlo innecesario y a fin de agilizar los trámites omite el informe del fiscalizador...”
Lo expuesto, ratifica que las prórrogas de plazo no se sustentaron con informes
debidamente motivados de los fiscalizadores de las obras.
El administrador delegado de los contratos, con memorando 031-DGID-16, de 8 de
enero de 2016, indicó:
“...Infocentro Aloag, memorando 1083-DFZ, de 10 de mayo de 2011 ...ampliación obras adicionales memorando 1468-DFZ, de 15 de julio de 2011.- Infocentro Pintag, ampliación obras adicionales, memorando 735-DFZ, de 16 de abril de 2012.. .debidamente motivados.
Lo expuesto no modifica el criterio del equipo de control; verificados los memorandos
de la referencia, se determinó que estos no se sustentaron con informes debidamente
motivados por el administrador del contrato y el fiscalizador de la obra, en el que se
expongan las causas para que se otorguen prórrogas de plazo, tampoco se demostró
que las precipitaciones pluviales estuvieron dentro de rangos que no le permitieron
trabajar al contratista, incluso en las anotaciones registradas en el libro de obra no
constó ninguna suspensión por lluvias, consecuentemente las condiciones planteadas
para solicitar la ampliación del plazo no se ajustaron a las causales de caso fortuito o
fuerza mayor.
Conclusión
La solicitud de ampliaciones de plazo, no se sustentó con informes debidamente
motivados del administrador del contrato y del fiscalizador de la obra, hecho que
originó que se conceda prórroga de plazo sin sustento legal y por servidor no
autorizado; lo que originó que no se efectivice la multa que por retraso incurrió el
contratista por un valor de 4102.45 USD.
C ^ a r c n f - o , y d o S Qz.
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Recomendación
Al Director de Gestión de Infraestructura para el Desarrollo
11. Cuando un contratista solicite ampliación de plazo, requerirá al fiscalizador de la
obra emita un informe debidamente motivado que contenga un análisis completo y
objetivo de la documentación presentada, verificando en el sitio de la obra la
veracidad de la información, este informe será revisado y evaluado por el
administrador del contrato, quien autorizará las prórrogas de plazo.
Ing. Manuel Tapia Tapia
AUDITOR GENERAL INTERNO
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