continuïteitsplanning bij de vlaamse overheid coördinatie- en crisiscentrum vlaamse overheid...
TRANSCRIPT
Continuïteitsplanning bij de Vlaamse overheidCoördinatie- en crisiscentrum Vlaamse Overheid (CCVO)
Infosessie 12 april 2012
Planning
• 9u30 – 11u infosessie
• 11u – 11u15 pauze
• 11u15 – 12u evaluatie
2
3
Inhoud
1. Continuïteitsplanning - wat en waarom?
2. Opzet continuïteitsplanning bij de VO?
3. CCVO
4. Handleiding continuïteitsplanning
5. Oefenen
6. Conclusies
7. Vragen
Continuïteitsplanning wat en waarom?
4
Bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) wordt binnen de Vlaamse overheid gedefinieerd als het beheersproces dat risico’s identificeert en beperkt, de mogelijke impact van een onderbreking van een (tijds)kritiek bedrijfsproces en ondersteunende systeem minimaliseert met als ultieme doel het tijdig herstellen van de kritische bedrijfprocessen.
5
Het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) vertrekt van de (tijds)kritieke bedrijfsprocessen en verzekert – onder andere – dat, indien nodig, organisaties worden ondergebracht op een andere fysische locatie, voorzien van minimale kantoorruimte en benodigdheden (bureau, telefoon, fax, documenten…) en met toegang tot de IT-infrastructuur.
6
7
“At the onset of an emergency, everyone’s IQ goes immediately to 0”
Winston Scott, Director of Florida Space Port
8
“There can't be a crisis next week, my schedule is already full”Henry Kissinger
9
“If there's more than one way to do a job and one of those ways will end in disaster, then somebody will do it that way”
Murphy
10
DEXIA evacuatie en BCP-oefening
11
Continuïteitsplanning bij de Vlaamse Overheid
12
• Holistische aanpak (> ICT)• Getrapt systeem
1. Niveau entiteit2. Niveau beleidsdomein3. Niveau Vlaamse overheid (Coördinatie-
en Crisiscentrum Vlaamse Overheid = CCVO)
• 3 impactrisico’s & 3 classificaties
13
CCVO Escalatie, activatie, taken en
verantwoordelijkheden?
14
Vaste samenstelling
1.Voorzitter
2.Secretariaat DBZ
3.Afdeling Preventie en Bescherming DBZ
4.Afdeling Communicatie DDAR
5.Kabinetten Minister President Peeters en Minister Bourgeois
6.Voorzitter werkgroep Beveiliging / BCM (coördinerend)
15
Aanvullend afhankelijk van het incident
1.Vertegenwoordiger luik Facility (AFM);2.Vertegenwoordiger luik ICT (e-IB);3.Vertegenwoordiger AWV;4.Vertegenwoordiger AZG;5.Adviseurs/specialisten.
16
17
Escalatieflow
Contactnummer 02/553.01.12
•Wanneer?1.Meerdere entiteiten geïmpacteerdMaar nuanceringenOnder controle dan geen CCVO escalatie maar wel melding aan voorzitter CCVO tijdens incident
18
Escalatieflow
2. 1 gebouw geïmpacteerd > 3 dagen
onbeschikbaar
3. GID geïmpacteerd > 3 dagen
onbeschikbaar
4. Personeel geïmpacteerd 50% > 3 dagen
onbeschikbaar
19
CCVO activatie
Voorzitter krijgt telefoon
•Beslissing samenroepen CCVO of niet?
•Opstart belboom (door wie?)
•Melding vergaderplaats > waar, wanneerIn principe Boudewijngebouw 7B14Alternatieve site Ellipsgebouw 140B (6e verdieping)
20
CCVO taken
• Feitenrelaas (wat, waar, hoe, ernst)
• Bepalen communicatiestrategie
• Informatiedoorstroom naar CCT
• Aanstellen notulist logboek + neerslag Filtering telefoons door secretariaat Infodoorstroming via liaison officieren
21
CCVO taken
• Geïmpacteerde entiteiten, kritische processen – Welke geïmpacteerd?– Prioritering > wat eerst opnieuw opstarten?– Herstelplan opstellen
• Rapportering functionele ministers• Contacten crisiscellen andere overheden• Opvang personeel posttraumatische stressEinde > afsluiten incident + evaluatie
22
CCVO – Rol & Verantwoordelijkheden
• Beslissingen nemen
1.Wat is belangrijk voor de VO?
2.Wat eerst opstarten?
3.Alternatieve sites?
4.Terug naar normaal
23
Excursus
Filmpje managers
24
Handleiding
25
Handleiding continuïteitsplanning
• Managementsamenvattingen• Incidentmanagement• Crisismanagement• Crisiscommunicatie• Herstelteam• Bijlagen
26
Incident Management
Gebruiken van bestaande procedures•Gebouwen
– Evacuatiedraaiboek / evacuatieprocedures
•ICT– GID: helpdesk– Niet-GID: interne procedures
•Facility– AFM: servicelijn/sitebeheerder– Niet-AFM: gebouwbeheerder/onderhoudsfirma
27
Incident Management
• Algemeen nood- en interventieplan• Fasering en escalatieflow
28
Evacuatiedraaiboeken
• Voor de Brusselse kerngebouwen en de VAC’s zijn er ontwerpevacuatie-draaiboeken opgesteld. Communicatie hierover volgt nog.
• Indien mogelijk wordt het doorschuiven van het personeel voorzien (naar restaurants of cafetaria).
29
Ondersteuning EHBO en psychosociale bijstand
Centraal aanspreekpunt hulpdiensten (oranje hesje) + verpleegkundige of EHBO-hulpverlener (groene hesje).
Psychosociale bijstand door de preventie-adviseurs psychosociale aspecten (GDPB), vertrouwenspersonen en maatschappelijk werkers Sociale Dienst.
30
Crisismanagement (= CCVO)
3 fases•Tijdens de crisis
Van activatie tot goedkeuring herstelplan in 11 stappen
•Beëindigen van de crisiscommunicatie intern/extern
•Na het incident=postincidentevaluatie
31
Crisiscommunciatie
Vooraf•Verzamelen relevante informatieTijdens•Verzamelen relevante informatie•Crisiscommunicatie of niet?•Monitoring van situatieAchteraf•Debriefing
32
Herstelmanagement
• Infrastructuur• Personeel• ICT/telecommunicatie• Actoren• Aandacht voor communicatie
33
Oefenen
34
Opzet oefeningen?•Testen van de bedrijfscontinuïteitsplannen•Leermomenten (samenwerking in een crisisteam, op mekaar inspelen, ..)
Meerdere manieren om te oefenen•Via checklists of bepaalde processen doorlopen•Simulaties van incidenten (zandbakoefening)•De stekker eruit trekken (full interruption)
35
Zandbakoefening scenario
Op 12 april 2012 breekt een brand uit in het Boudewijngebouw. De melding komt binnen bij de baliemedewerker en het evacuatiealarm treedt in werking. Het volledige gebouw wordt ontruimd. De personeelsleden evacueren op de centrale verzamelplaats. Er gebeurt een check van de aanwezigen. De hulpdiensten zijn intussen ter plaatse en starten de bluswerkzaamheden. Door de bluswerken sijpelt er bluswater door in de serverruimte (verdieping -1). Een aantal servers worden beschadigd door het bluswater.
36
Zandbakoefening 12/4/2012
Wat gebeurt er dan concreet?3 zalen1.Zaal CCVO2.Zaal overkoepelende dienstverleners > afstemmen van de bestaande BCP-plannen3.Zaal voor Crisiscommunicatie
voorbereiden berichtgeving extern (Belga), voor personeelsleden, muurkrantbericht, contact 1700
37
Conclusies
38
1. Gezond verstand primeert: Geen plan is 100% waterdicht
39
2. Wees Wendbaar
40
3. Sensibilisering is noodzakelijk
41
4. Less is more
42
43