contenidosknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/uploads/2017/07… · 6 es posible...
TRANSCRIPT
2
Contenidos
Parte 4 - Referencia ....................................................................................................................... 4
Elementos comunes .................................................................................................................. 5
El escritorio .............................................................................................................................. 10
La pantalla de expedientes ..................................................................................................... 10
Búsqueda avanzada de expedientes ....................................................................................... 12
La ventana de expedientes ..................................................................................................... 13
Pestaña general – Panel de información general ................................................................ 14
Pestaña general – Panel de miembros del despacho.......................................................... 15
Pestaña general – Panel de partes del expediente ............................................................. 15
Pestaña general – Campos adicionales ............................................................................... 16
Pestaña de documentos ...................................................................................................... 16
Pestaña de calendario ......................................................................................................... 18
Pestaña de tareas ................................................................................................................ 18
Pestaña de actividades ........................................................................................................ 18
Pestaña de facturación ........................................................................................................ 19
Pestaña de cálculos ............................................................................................................. 22
Panel de notas ..................................................................................................................... 23
La pantalla de contactos ......................................................................................................... 24
Ventana de contactos ............................................................................................................. 25
La pantalla de calendario ........................................................................................................ 27
Ventana de eventos ................................................................................................................ 29
Pantalla de tareas .................................................................................................................... 31
Ventana de tareas ................................................................................................................... 32
La pantalla de documentos ..................................................................................................... 33
Pantalla de actividades ............................................................................................................ 36
Ventana de actividades ........................................................................................................... 37
La hoja de actividades ............................................................................................................. 39
La pantalla de facturación ....................................................................................................... 40
La pantalla de contabilidad ..................................................................................................... 41
La pantalla de configuración ................................................................................................... 43
Escritorio ............................................................................................................................. 43
Despacho ............................................................................................................................. 43
Expediente ........................................................................................................................... 47
Contacto .............................................................................................................................. 51
3
Calendarios, tareas y vencimientos..................................................................................... 53
Documentos ........................................................................................................................ 55
Actividades .......................................................................................................................... 57
Herramientas de cálculo ..................................................................................................... 60
General ................................................................................................................................ 61
Facturación .......................................................................................................................... 69
Contabilidad ........................................................................................................................ 72
4
5
Parte 4 - Referencia
Elementos comunes
Todas las pantallas de Kleos comparten algunos elementos y funcionalidades comunes.
El botón desconexión está situado en el centro de la barra superior de la pantalla. Por razones de seguridad se recomienda salir de Kleos utilizando el botón de desconexión. Es posible salir de Kleos utilizando el botón estándar cierre de ventana de Windows, pero en caso de salir de esta forma la sesión permanecerá registrada como abierta en el servidor.
Los nombres de usuario y del despacho están situados también en el centro de la barra superior de la ventana. Se muestran en pantalla sólo a efectos informativos. Si desea utilizar una cuenta diferente deberá desconectarse de Kleos y volver a conectar utilizando el identificador de usuario y la palabra clave correspondientes.
En la esquina superior izquierda puede encontrar la fecha, la hora del día y un recordatorio de las citas del día. Puede hacer click para navegar rápidamente a la pantalla del calendario.
En la esquina inferior derecho de la pantalla podrá encontrar una bandeja con la relación de elementos que le han sido asignados para su seguimiento. El icono mostrará una bandeja vacía si no tiene nada asignado para seguimiento.
6
Es posible cambiar la configuración de las pantallas de expedientes, contactos, tareas, documentos y actividades. Puede ocultar, mostrar, redimensionar o reordenar cualquier columna. Para cambiar el tamaño de una columna sitúe el cursor entre dos columnas. Puede arrastrar el borde de la columna cuando el cursor estándar cambia a una flecha de dos cabezas.
Es también posible reordenar las columnas de una forma diferente. Para ello, haga click en la cabecera de la columna y sin soltar el botón del ratón arrástrela y suéltela en la posición deseada.
Para ocultar o mostrar columnas haga click con el botón derecho del ratón en la cabecera de cualquier columna de la lista y seleccione o deseleccione las columnas que desee mostrar u ocultar.
Si desea recuperar el diseño original de la pantalla, haga click en el icono de configuración situado en la esquina inferior izquierda de la lista y seleccione la opción correspondiente.
7
El botón de búsqueda global está situado en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos. Esta es la forma más rápida de localizar información en Kleos. Las búsquedas realizadas de esta forma localizan elementos almacenados en toda la base de datos de Kleos.
Haga click en la fleche situada a la derecho de la ventana de búsqueda para recuperar una lista con las últimas búsquedas globales realizadas. Es posible eliminar individualmente cada elemento de la lista o borrar la lista entera.
El icono en forma de casa le permite navegar al escritorio de Kleos. Este botón está situado en la izquierda del menú principal.
El botón de configuración navega a la pantalla de configuración de Kleos. Está situado a la derecha del menú principal, en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos.
8
El menu principal se utiliza para navegar a las pantallas principales de Kleos. Está situado en la parte superior de todas las pantallas de Kleos.
El botón de adición rápida de elementos está situado en la derecha del menú principal. Es la forma más rápida de crear elementos en Kleos. Es posible utilizar el botón de adición rápida para crear expedientes, documentos, contactos, citas y otros tipos de elementos desde cualquier pantalla de Kleos.
Los elementos creados mediante el botón de adición rápida no están asociados a priori a ningún expediente. Deberá especificar el expediente en la ventana de diálogo correspondiente.
El botón de ayuda está situado entre los botones de adición rápida y el botón de configuración. La opción ayuda abrirá la página de la comunidad de soporte de Kleos en el navegador web que tenga configurado por defecto. El botón acerca de mostrará una ventana de diálogo mostrando la versión de Kleos instalada en su ordenador. Es posible activar o desactivar los mensajes informativos. Estos mensajes se actualizan en cada nueva versión de Kleos para indicar los principales cambios que se han realizado.
9
La barra de navegación rápida está situada a la derecha de la pantalla. Contiene tres botones: ventanas, expedientes y documentos. Estos botones están activos cuando tiene ventanas, expedientes o documentos abiertos. Haga click en el botón para obtener la lista de los elementos abiertos y seleccione el elemento para navegar a él.
El cronómetro está situado en el centro de la barra inferior de las pantallas de Kleos. Al detener el cronómetro se muestra una ventana de diálogo ofreciendo la opción de crear una nueva actividad.
10
El escritorio
Las cajas del escritorio pueden ser activadas o desactivadas en la pantalla de configuración.
El panel de “expedientes recientes” muestra la lista de los últimos expedientes utilizados por el usuario. Las listas serán diferentes para cada usuario de un despacho, mostrando a cada usuario los últimos expedientes utilizados por él mismo. Puede utilizar la cada de expedientes recientes para abrir o editar los expedientes. Vea el capítulo expedientes en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la diferencia entre abrir y editar un expediente.
El panel “mis tareas” contiene la lista de tareas asignadas al usuario. La lista muestra sólo las tareas pendientes en las que la diferencia entre la fecha límite y la fecha actual es menor que el número de días de alerta configurado en la definición de la tarea. La lista de tareas puede utilizarse para abrir la tarea y para abrir el expediente al que pertenece la tarea. También es posible marcar la tarea como realizada. Las tareas marcadas como terminadas no son mostradas en el panel “mis tareas”.
El panel “mi calendario” muestra la lista de los próximos eventos de calendario y las citas registrados en el calendario del usuario. Es posible utilizar “mi calendario” para editar, borrar y copiar a una nueva fecha las citas y eventos. Si el evento o la cita están asociados a un expediente será posible abrir el mismo.
El panel “en seguimiento” contiene la relación de acciones en seguimiento asignadas a su usuario o asignadas por su usuario a otros usuarios. Es posible utilizar el panel “en seguimiento” para editar, ver, copiar, imprimir, o enviar por correo el documento asociado. También es posible marcar el seguimiento como completado o reasignarlo a otro usuario.
El “resumen de tiempos” contiene la lista de actividades creadas en el día actual. Esta caja puede ser utilizada para crear nuevas actividades y para editar o borrar actividades existentes. Es posible crear actividades para otros usuarios del mismo despacho. El botón “refrescar” actualiza la lista de actividades.
El panel de “operaciones pendientes” está relacionada con la importación de documentos desde bases de datos externas.
Es posible realizar búsquedas en bases de datos externas mediante la función de búsqueda global y desde las pantallas específicas de bases de datos externas. Los documentos recuperados de bases de datos externas no se importan automáticamente en Kleos. Deberá seleccionarlos desde la lista mostrada en el panel de “operaciones pendientes” e importarlos asignándolos a un expediente.
Todas las funciones de las cajas del escritorio están disponibles en los menús locales situados en la esquina inferior izquierda de cada caja o mediante el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón.
La pantalla de expedientes
La pantalla de expedientes muestra la lista de expedientes. Por defecto se muestran en primer lugar los últimos expedientes utilizados. Puede utilizar las características comunes de Kleos para configurar la lista como desee.
11
La caja de búsqueda realiza búsquedas de expedientes por nombre, referencia y descripción. Estos son con diferencia las búsquedas más frecuentes. Simplemente escriba el texto que desea buscar. La búsqueda comienza automáticamente cuando deje de teclear. La flecha muestra una lista con las últimas búsquedas realizadas y las búsquedas almacenadas.
Si desea recuperar la lista completa de expedientes haga click en la pequeña “x” que se muestra a la derecha del criterio de búsqueda.
El menú de expedientes está situado en la esquina superior derecha de la lista de expedientes. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción creará un nuevo expediente. Si su versión de Kleos está configurada con más de un tipo de expediente, Kleos mostrará una ventana de diálogo para seleccionar un tipo de expediente antes de mostrar la ventana del expediente.
• Abrir. Esta opción abrirá el expediente seleccionado en la ventana de expedientes. Esta es la opción estándar que utilizará cuando comience a trabajar con un caso existente. También es posible abrir un expediente hacienda doble-click sobre él.
12
• Añadir. Esta opción permite añadir contenido a un expediente sin necesidad de abrirlo.
• Imprimir. Esta opción abrirá la ventana de selección de informes, a través dela cual es posible seleccionar e imprimir los informes asociados a los expedientes.
• Editar (agregado en la relación de opciones adicionales). Esta opción abre una ventana de diálogo que permite editar la información básica del expediente.
• Añadir sub-expediente. Esta opción crea un nuevo expediente manteniendo la referencia del expediente seleccionado. El comportamiento de esta opción es esencialmente igual a la creación de un nuevo expediente mediante la opción “nuevo”, pero en este caso la referencia del caso seleccionado se incluye como parte de la información básica del nuevo expediente creado.
• Archivar. Esta opción actualiza el estatus de un expediente a “archivado”. Se recomienda marcar como archivados todos los expedientes finalizados y mantener como abiertos sólo aquellos que están en curso.
• Reabrir. Esta opción actualiza el estatus de un expediente archivado a “abierto”.
• Duplicar. Esta opción crea un nuevo expediente como un duplicado del expediente seleccionado. Toda la información y contenidos del expediente original se duplican en el nuevo expediente.
• Autorización. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible gestionar los derechos de acceso del expediente seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra permanentemente un expediente y toda la información que contiene.
Búsqueda avanzada de expedientes
La pantalla de búsqueda avanzada de expedientes permite realizar búsquedas complejas combinando todos los campos de la estructura de datos de los expedientes. Es posible utilizar en las búsquedas los campos adicionales definidos en la configuración de su despacho. Los campos adicionales aparecerán en la parte inferior de la pantalla.
El botón “buscar” realiza la búsqueda utilizando como criterio de búsqueda la combinación de los campos en los que se ha cumplimentado información.
13
El botón “casos recientes” realiza la misma búsqueda, pero sólo recupera los 25 expedientes que han sido utilizados más recientemente.
El botón “limpiar criterio” borra el contenido de todos los campos de la pantalla de búsqueda.
Si desea cancelar la búsqueda avanzada y regresar a la lista de casos, haga click en el botón marcado con una “X” en la esquina superior derecha de la pantalla de búsqueda.
El botón “búsquedas almacenadas” muestra la lista de búsquedas almacenadas. Puede realizar la búsqueda simplemente haciendo click en el elemento correspondiente de la búsqueda.
El botón “grabar” abrirá una ventana de diálogo a través de la cual es posible grabar el criterio de búsqueda como una búsqueda almacenada.
La ventana de expedientes
La ventana de expedientes es la pantalla principal de Kleos. Se utiliza para gestionar toda la información y los documentos de los expedientes. La información está organizada en varias pestañas y cajas.
La ventana contiene seis pestañas: General, Documentos, Calendario, Tareas, Actividades y Cálculos. La pestaña general contiene cuatro cajas de datos: Etiqueta, Miembros del despacho, Partes y Campos adicionales. El panel de Notas está disponible en todas las pestañas de la ventana.
Estructura de información de la ventana de expedientes:
• Pestaña general
o Caja de información general
o Caja de miembros del despacho
o Caja de partes del expediente
o Caja de campos adicionales
• Pestaña de documentos
o Caja de explorador de documentos
14
o Caja de lista de documentos.
• Pestaña de calendario
• Pestaña de tareas
• Pestaña de actividades
o Caja de actividades
o Caja de elementos facturables
• Pestaña de cálculos/facturación
• Caja de notas.
Pestaña general – Panel de información general
El panel de información general contiene los datos descriptivos básicos del expediente, como el tipo, referencia y descripción.
El menú de información general está situado en la esquina superior derecha del panel. Contiene las siguientes opciones:
• Editar. Abre una ventana de diálogo que permite editar la información básica del expediente.
• Imprimir. Abre la ventana de gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes relacionados con los expedientes que están instalados en su configuración de Kleos.
• Sub-expedientes. Está opción se muestra activada sólo si existen otros expedientes relacionados con el expediente actual. El número entre paréntesis indica cuantos otros expedientes están relacionados con el expediente abierto. Al utilizar esta opción se ejecutará una consulta avanzada automática que recuperará la lista de expedientes relacionados con el expediente actual.
• Actualizar y Actualizar todo recupera la información actualizada del expediente de la base de datos. Diferentes usuarios del despacho puede trabajar simultáneamente con el mismo expediente. Esta opción actualiza los datos permitiendo ver los cambios realizados por otros usuarios.
15
El comportamiento de los botones “Añadir sub-expediente”, “Archivar”, “Reabrir”, “Duplicar”, “Autorizaciones” y “Borrar” es idéntico a las opciones equivalentes del menú disponible en la lista de expedientes (para más información consulte el apartado La pantalla de expedientes).
Pestaña general – Panel de miembros del despacho
El panel “miembros del despacho” incluye la relación de personas del despacho que están implicadas en la resolución del expediente. Esta información no está necesariamente relacionada con las autorizaciones del caso. Las autorizaciones describen los usuarios autorizados a acceder a la información del caso. Los miembros del despacho son una lista de personas (contactos) que trabajan en el caso y que pueden no ser usuarios de Kleos.
El menú de miembros del despacho está situado en la esquina superior derecha del panel. A través de este menú es posible:
• Añadir un nuevo contacto a la lista de miembros del despacho.
• Editar la función del miembro del despacho seleccionado.
• Eliminar el miembro del despacho seleccionado del expediente.
Pestaña general – Panel de partes del expediente
El panel de partes contiene la relación de las partes del expediente. Es posible definir diferentes tipos de partes y relaciones entre las partes. Por ejemplo, es posible definir la parte opuesta y el abogado de la parte opuesta, incluyendo la relación entre ambas partes “abogado de…”.
El menú de partes del expediente está situado en la esquina superior derecha del panel. Es posible realizar las siguientes operaciones:
• Añadir parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite definir una parte del expediente, seleccionado el tipo de parte y el contacto. Es posible crear un nuevo contacto sobre la marcha si no estuviera registrado previamente en la base de datos. También es posible incluir direcciones adicionales si es necesario.
• Editar parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite modificar la función de la parte en el expediente, incluir direcciones adicionales o editar las relaciones entre partes.
• Añadir contacto relacionado. Esta opción permite definir como parte a un contacto relacionado con la parte seleccionada.
16
• Editar contacto. Esta opción abre la ventana de contactos para editar la información del contacto. Es importante recordar que las partes del expediente son tan sólo referencias a los contactos registrados en Kleos. Si desea cambiar el nombre de una parte del expediente, tendrá que cambiar su nombre como contacto.
• Mostrar expedientes (activos/todos). Esta opción genera una búsqueda avanzada automática que recupera la lista de expedientes en las que la parte seleccionada ha sido incluida como parte.
• Borrar. Esta opción elimina la parte seleccionada como parte del expediente.
Pestaña general – Campos adicionales
Si su instalación de Kleos incluye campos adicionales para los expedientes, podrá acceder a ellos a través de esta pestaña:
Puede obtener más información acerca de cómo definir y configurar campos adicionales en el manual del administrador y el apartado campos adicionales de la pantalla de configuración.
Pestaña de documentos
La pestaña de documentos contiene el explorador de documentos y la lista de documentos.
El explorador de documentos está situado a la izquierda. Contiene la estructura de carpetas virtuales. El número entre paréntesis indica cuantos documentos contiene cada carpeta. Por defecto la pestaña de documentos muestra todos los documentos del expediente, representados por una carpeta virtual denominada “todas las carpetas. Seleccione una carpeta si desea visualizar sólo los documentos de dicha carpeta.
Los documentos son asignados a una carpeta cuando se crean o se importan. Para cambiar la carpeta de un documento seleccione la opción “Propiedades” del menú, Esta opción está ubicada en la opción “Más” del menú.
17
Es posible configurar la estructura de las carpetas virtuales. Para ello, navegue a la pestaña de documentos de la pantalla de configuración. En la sección “Otros” encontrará el botón “carpetas de documentos”. Haga click sobre él para configurar su estructura de carpetas virtuales.
El menú de la pestaña de documentos de la ventana del expediente contiene las mismas opciones que la pantalla de documentos (vea el apartado Pantalla de documentos). Cuando estas funciones son utilizadas desde la pestaña de documentos de la ventana de expedientes, el expediente está siempre pre-seleccionado. Por ejemplo, si utiliza la función nuevo documento desde esta pestaña, el documento será creado en el expediente abierto. Cuando utilice la misma función desde la pantalla de documentos el expediente estará en blanco y deberá seleccionarlo antes de crearlo.
Es posible reemplazar el expediente por otro expediente definido como sub-expediente del actual.
Hay dos funciones disponibles en la pestaña de documentos de la ventana de expedientes que no están disponibles en la pantalla de documentos:
• Importar carpeta. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite seleccionar una carpeta del sistema de ficheros de su ordenador. Todos los documentos de la carpeta serán importados en Kleos y subidos a la nube.
• Sub-expedientes. Realiza una búsqueda avanzada automática para recuperar la lista de todos los documentos incluidos en el expediente actual y todos los sub-expedientes relacionados con él. El resultado de la búsqueda será mostrado en la pantalla de documentos.
18
Pestaña de calendario
La pestaña de calendario contiene la lista de eventos de calendario y citas relacionadas con el expediente. El diseño de la lista puede configurarse tal y como se describe en el apartado de Elementos comunes.
El menú de la pestaña del calendario contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de calendario (ver el apartado Pantalla de calendario). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de calendario el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de calendario no está disponible en la pantalla del calendario. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de los eventos de calendario y citas asignadas al expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de tareas
La pestaña de tareas contiene la lista de tareas relacionadas con el expediente. Como en todas las demás listas de Kleos, puede configurar el diseño de la lista tal y como se describe en el apartado Elementos comunes.
El menú de la pestaña de tareas del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de tareas (ver el apartado Pantalla de tareas). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de tareas no está disponible en la pantalla general del tareas. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las tareas del expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de actividades
La pestaña de actividades contiene la lista de actividades asociadas al expediente. La parte superior de la pestaña contiene las actividades. La parte inferior contiene los elementos facturables. A la derecha podrá encontrar un resumen financiero, conteniendo los importes agregados de las tarifas, gastos y reembolsos descritos en las actividades y los elementos facturables del expediente.
19
El menú de la pestaña de actividades del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de actividades (ver el apartado Pantalla de actividades). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de actividades no está disponible en la pantalla general del actividades. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las actividades del expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de facturación
La pestaña de facturación se utiliza para generar facturas. Es posible generar facturas desde actividades existentes, pero también es posible definir las actividades sobre la marcha para crear las facturas.
Pestaña de elementos facturables
La pestaña de elementos facturables contiene la lista de elementos facturables asociados al expediente que no han sido facturados.
20
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades existentes o creando nuevas actividades sobre la marcha. Para completar la creación de la factura será necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de seleccionar los elementos facturables.
• Nueva nota de crédito. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito. Las notas de crédito de Kleos tienen una estructura estándar pre-determinada. La nota de crédito sólo podrá ser creada una vez que se defina su importe.
• Nueva nota de provisión. Esta opción permite crear una nueva nota de provisión. Al igual que sucede con las notas de crédito, las notas de provisión de Kleos tienen una estructura estándar. En la nota de provisión es posible especificar importes separados para reembolsos, tarifas y gastos.
• Editar. Abre la actividad seleccionada para su edición.
• Marcar como facturado. Marca el elemento facturable seleccionado como facturado. Al hacer esto se impide su inclusión posterior en una factura.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del visor de informes mostrando la lista de informes relacionados con los elementos facturables. Esta ventana se utiliza para seleccionar, generar e imprimir los informes.
• Añadir gastos/reembolsos/provisiones externos. Esta opción permite definir gastos, reembolsos y provisiones con la particularidad de que es posible definirlos para una fecha anterior a la fecha actual.
• Importar provisiones. Esta opción recupera la información de provisiones del sistema de contabilidad y asociarlas al expediente abierto.
• Opciones. Esta opción permite definir una contabilidad por defecto para el expediente a vierto. Es posible también definir condiciones de acuerdos especiales de precios para el cliente asociado al expediente.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de elementos de la pantalla.
21
• Borrar. Esta opción permite borrar el elemento facturable seleccionado, pero sólo en el caso de que no haya sido incluido previamente en una factura.
Pestaña de documentos de facturación
La pestaña de documentos contiene la lista de documentos de facturación asociados al expediente abierto.
La mayor parte de las opciones del menú son equivalentes a las que se encuentran en el menú de la pestaña de elementos facturables. Esto sucede en las opciones de nueva factura, nueva nota de crédito, nueva nota de provisión, imprimir, opciones y actualizar.
Las opciones específicas de esta pestaña son:
• Nueva nota de crédito de reversión. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito de reversión para la factura seleccionada.
• Generar documento. Genera un nuevo documento de facturación a partir de la relación de plantillas disponibles.
• Enviar. Envía el documento seleccionado por correo electrónico. Sólo se pueden enviar aquellos documentos de facturación que han sido marcados como definitivos.
• Ver documento. Esta opción abre una copia de sólo lectura del documento de facturación utilizando para ello el visor de documentos PDF que tenga configurado en su ordenador por defecto.
• Abrir entrada de contabilidad. Esta opción abre la entrada de contabilidad asociada al documento de facturación en la pantalla de contabilidad.
Pestaña de clientes
La pestaña de clientes contiene el resumen de todas las facturas, notas de provisión y notas de crédito agregadas por cliente.
22
Las opciones del menú diferentes de los disponibles en las pestañas de elementos de facturación y documentos son las siguientes:
• Añadir. Esta opción añade un nuevo cliente como receptor potencial de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Es posible incluir un código de referencia asociado al cliente.
• Editar. Esta opción permite modificar el código de referencia del cliente seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el cliente seleccionado de la lista de receptores potenciales de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Sólo es posible eliminar un cliente de esta lista si no tiene asignado ningún documento de facturación.
• Documentos del expediente. Esta opción realiza una búsqueda avanzada que permite recuperar todos los documentos de facturación relacionados con el cliente seleccionado, incluyendo en la búsqueda tanto el expediente actual como otros expedientes almacenados en Kleos.
Pestaña de cálculos
La pestaña de cálculos permite calcular tablas de pagos y amortizaciones asociadas a préstamos y pagos aplazados.
El menú de la pestaña de cálculos contiene los siguientes elementos:
• Nuevo cálculo de intereses. Esta opción permite definir una nueva tasa de interés para el expediente abierto. La tasa de interés será utilizada para calcular la planificación de los pagos y amortizaciones.
• Nuevo cálculo de deuda. Es opción permite definir una nueva tasa de deuda para el expediente abierto.
• Nuevo índice de cálculo. Esta opción permite incluir un nuevo valor de índice de cálculo para el expediente activo.
23
• Editar. Esta opción abre el elemento seleccionado en una ventana de diálogo para su edición.
• Imprimir. Esta opción genera un informe de cálculo de pagos y amortización. El informe es mostrado en pantalla y puede ser impreso.
• Actualizar. Esta opción actualiza los datos mostrados en pantalla.
• Borrar. Esta opción borra el elemento seleccionado.
• Delete. This option deletes the selected element from the list.
Panel de notas
El panel de notas se encuentra a la derecha de la ventana expediente. Las notas son textos breves y sin estructura que pueden utilizarse como recordatorios, apuntes o comentarios asociados al expediente abierto.
Es posible ocultar el panel de notas utilizando la pequeña fleche situada entre los dos paneles.
En la esquina superior derecho del panel se encuentran tres iconos, que permiten:
• añadir una nueva nota,
• editar la nota seleccionada y
• Eliminar la nota seleccionada.
El panel de notas está disponible en todas las pestañas de la ventana de expedientes.
24
La pantalla de contactos
La pantalla de contactos contiene la lista de contactos registrados en Kleos. Es posible configurar el diseño de la lista tal y como se describe en el apartado de Elementos comunes.
La caja de búsquedas permite localizar contactos por su nombre. Puede utilizar el nombre, los apellidos o la razón social de la empresa. Utilice la caja desplegable para recuperar las últimas búsquedas realizadas y las búsquedas almacenadas en la base datos.
La búsqueda avanzada permite realizar búsquedas complejas para localizar contactos. Es posible combinar todos los campos que desee. Es posible además utilizar en las búsquedas los campos adicionales que haya definido para los contactos.
25
El menú de contactos está situado en la esquina superior derecha de la lista. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de contactos para crear un Nuevo contacto.
• Editar. Esta opción abre la ventana de contactos con los datos del contacto seleccionado, permitiendo su actualización.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a los contactos que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Mostrar expedientes. Esta opción ejecuta una búsqueda avanzada en la que se mostrará la lista de expedientes que contenga el contacto seleccionado como una de las partes del expediente.
• Importación de Outlook. Esta opción permite importar en Kleos la lista de contactos que tenga registrados en Outlook. Esta opción requiere de la instalación del plug-in de Kleos para Outlook.
• Desactivar. No es posible borrar un contacto que haya sido registrado como parte de un expediente. Por otra parte, en algunas ocasiones puede ser necesario impedir el uso de un contacto que ya no está en uso. Los contactos desactivados no serán mostrados en las búsquedas estándar, evitando de esta forma que sean utilizados de forma accidental. La búsqueda avanzada dispone de una opción para incluir los contactos desactivados en los resultados.
• Reactivar. Esta opción reactiva un contacto desactivado.
• Borrar. Esta opción elimina el contacto seleccionado. Sólo es posible borrar los contactos que no hayan sido utilizados como partes de expedientes.
Ventana de contactos
La ventana de contactos contiene toda la información asociada a los contactos organizada en siete pestañas.
26
La pestaña de Información general contiene la información que permite identificar un contacto. Esta información es diferente para personas físicas y jurídicas.
Debajo de la información general se encuentra la dirección principal del contacto. Es posible definir direcciones adicionales en la pestaña de “notas y otras direcciones”.
El panel de contactos de la pestaña de información general contiene los canales de contacto con el contacto. Es posible incluir números de teléfono, números de fax, direcciones de correo, direcciones web e identificadores de Skype.
La pestaña de Información adicional contiene otros campos de información relevante del contacto, como por ejemplo el número de identificación fiscal. Esta información está adaptada a su país específico como parte de la configuración local de Kleos.
La pestaña de Notas y otras direcciones contiene dos paneles:
• El panel de Notas permite incluir texto desestructurado relacionado con el contacto. Es posible añadir, editar y borrar estas notas.
• El panel de Otras direcciones permite registrar direcciones adicionales para el contacto. Es posible registrar tantas direcciones como sea necesario. Es posible añadir etiquetas identificativas a las direcciones adicionales para hacer más sencillo su identificación. Por ejemplo, “residencia de verano” o “oficina del departamento jurídico”.
La pestaña de Contactos relacionados se utiliza para describe relaciones entre diferentes contactos. Las relaciones entre contactos en Kleos son unidireccionales. La pestaña de contactos relacionados contiene dos paneles. El primero contiene los contactos para los que existe una relación definida desde el contacto actual. El segundo contiene los contactos que tienen una relación definida en la que el destinatario es el contacto actual.
La pestaña de Perfiles es muy útil para incluir información adicional asociada a grupos específicos de contactos. Por ejemplo, si el contacto es un cliente probablemente tendrá que registrar información específica asociada sólo a los clientes. Cada vez que añade un perfil a un contacto, los campos específicos asociados al perfil se añadirán a la información del contacto.
27
La información de cada perfil es definida como un conjunto específico de campos adicionales en la pantalla de configuración (ver apartado Configuración de campos adicionales).
La pestaña de Campos adicionales contiene la información de campos adicionales definida en su instalación de Kleos (ver apartado Configuración de campos adicionales).
La pantalla de Documentos muestra la lista de documentos relacionados con el contacto seleccionado. Es posible utilizar esta pestaña para trabajar con los documentos de la misma forma que usted trabaja habitualmente con los documentos de la ventana de expedientes o la pantalla de documentos. Por favor, consulte las funcionalidades disponibles en el apartado Pantalla de documentos.
La pantalla de calendario
La pantalla de calendario contiene diferentes elementos orientados a proporcionar una visión clara de la planificación y el trabajo pendiente.
El centro de la pantalla contiene una vista tradicional del calendario. En la parte superior central de la pantalla podrá encontrar los controles que permiten configurar el aspecto del calendario. Es posible elegir entre diferentes vistas: Diaria, Semana laboral (de lunes a viernes), Semanal (de lunes a domingo), Mensual y Agenda. La vista de Agenda combina información del calendario y las tareas. Muestra los siguientes eventos de calendarios y las tareas pendientes. El botón “Hoy” muestra la agenda del día actual.
En la izquierda de la pantalla puede encontrar una vista global del calendario incluyendo cuatro meses. Puede utilizar esta vista para seleccionar un día, semana o mes concreto. Los días marcados en negrita indican la existencia de un evento fijado en esa fecha.
En Kleos es posible consultar simultáneamente la agenda de dos usuarios. Para ello tiene en primer lugar que configurar el calendario en la vista de un único día. Bajo la cabecera del panel del calendario podrá encontrar dos cajas que identifican los propietarios de la agenda. Si selecciona dos usuarios diferentes Kleos le mostrará ambas agendas.
28
A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de tareas pendientes y vencimientos. Puede utilizar la caja situada bajo la cabecera para aplicar diferentes filtros a la lista.
La pantalla de calendario no incluye una caja de búsqueda rápida. La opción de búsqueda abrirá una ventana de búsqueda avanzada. Los resultados de las búsquedas serán mostrados en forma de lista.
El menú del calendario contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de eventos para crear un nuevo evento de calendario o una cita.
29
• Editar. Esta opción abre la ventana de evento de calendario incluyendo la información del evento seleccionado. Es posible editar toda la información del evento, incluyendo la fecha y hora a las que está programado.
• Añadir/Nuevo documento. Esta opción permite crear un nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. Es necesario asignar el documento a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento se abrirá utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador. Una vez grabado el documento será cargado automáticamente en la nube.
• Añadir/Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizado opcionalmente una plantilla. Deberá asignar el correo a un expediente antes de redactarlo y enviarlo.
• Añadir/Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a los eventos de calendario que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Copiar a una nueva fecha. Esta opción crea una copia del evento de calendario seleccionado en la fecha y hora que elija. La descripción del evento copiado incluye por defecto una indicación de que dicho evento es una copia de un evento previo.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con el evento de calendario o la cita.
• Ir a. Esta opción permite navegar rápidamente a una fecha diferente del calendario.
• Sincronización con Outlook. Si tiene Outlook instalado en su ordenador y ha sido previamente configurado en Kleos, esta opción el permite sincronizar los eventos de calendario y las tareas entre Kleos y Outlook.
• Borrar. Esta opción borra el evento de calendario seleccionado.
Ventana de eventos
La ventana de eventos se utiliza para crear o editar eventos de calendario. La ventana contiene dos pestañas: evento y notas. La primera (evento) contiene toda la información relevante del evento. La segunda (notas) permite añadir notas de texto sin estructura que quedarán asociadas al evento de calendario.
30
Puede indicar el tipo de evento utilizando el campo Tipo. En Kleos, desde un punto de vista práctico, no hay diferencias entre reuniones, citas o audiencias. Todos ellos son diferentes tipos de eventos de calendario.
Bajo la cabecera de c ampos adicionales se encuentran cinco botones:
• Nueva tarea.
• Nueva cita.
• Nueva actividad.
• Nuevo documento.
• Nuevo correo electrónico.
Estos botones permiten crear elementos relacionados con el nuevo evento. Poor ejemplo. Si activa el botón de nueva tarea, después de grabar el evento Kleos generará una nueva tarea a través de la ventana de diálogo correspondiente. Es posible combinar estos botones de la forma que considere conveniente.
La pestaña de notas incluye tres funciones básicas:
• Añadir. Esta opción crea una nueva nota de texto utilizando el editor básico interno de Kleos.
• Editar. Esta opción permite editar la nota de texto seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la nota de texto seleccionada.
31
Pantalla de tareas
La pantalla de tareas contiene la lista de tareas. Puede utilizar los filtros situados en la parte superior central de la pantalla para organizar la lista. Es posible mostrar las tareas pendientes, todas las tareas, las tareas asignadas a su usuario o las tareas de todos los usuarios. La estructura de autorizaciones definida en la configuración de Kleos determina las tareas de otros usuarios que usted podrá ver y las tareas suyas que otros usuarios podrán ver.
La caja de búsqueda localiza tareas utilizando como criterio el título y la descripción de la tarea. La búsqueda avanzada es similar a otras bçusquedas avanzadas de Kleos. Permite combinar todos los campos para realizar búsquedas complejas.
Como sucede en otras pantallas de Kleos es posible reutilizar búsquedas previas o guardar el criterio de búsqueda para utilizarlo posteriormente.
El menú de tareas contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de tareas para crear una nueva tarea.
• Editar. Esta opción abre la ventana de tareas con la información de la tarea seleccionada para su actualización.
• Marcar como completada. Esta opción marca la tarea seleccionada como hecha. Las tareas marcadas como completadas no volverán a ser mostradas en la lista como tareas pendientes.
• Añadir/Nuevo documento. Esta opción permite crear un nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. Es necesario asignar el documento a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento se abrirá utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador. Una vez grabado el documento será cargado automáticamente en la nube.
• Añadir/Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizado opcionalmente una plantilla. Deberá asignar el correo a un expediente antes de redactarlo y enviarlo.
32
• Añadir/Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a las tareas que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente asociado a la tarea seleccionada.
• Sincronización con Outlook. Si tiene Outlook instalado en su ordenador y ha sido previamente configurado en Kleos, esta opción el permite sincronizar los eventos de calendario y las tareas entre Kleos y Outlook.
• Borrar. Esta opción borra la tarea seleccionada.
Ventana de tareas
La ventana de tareas se utiliza para crear nuevas tareas o editar tareas existentes. La ventana contiene dos pestañas: tareas y notas. La primera (tareas) contiene toda la información relevante acerca de la tarea. La segunda (notas) permite añadir notas de texto relacionadas con la tarea.
Al igual que en la ventana de eventos de calendario, es posible encontrar cinco botones bajo el epígrafe campos adicionales:
• Nueva tarea.
• Nueva actividad.
• Nueva cita.
• Nuevo documento.
• Nuevo correo electrónico.
33
Funcionan exactamente de la misma forma que en la ventana de evento de calendario (ver apartado Ventana de eventos).
La pestaña de notas incluye tres funciones básicas:
• Añadir. Esta opción crea una nueva nota de texto utilizando el editor básico interno de Kleos.
• Editar. Esta opción permite editar la nota seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la nota seleccionada.
La pantalla de documentos
La pantalla de documentos muestra la lista de documentos almacenados en Kleos. Es posible configurar el diseño de la lista utilizando las funciones estándar de Kleos descritas en el apartado Elementos comunes.
En la parte superior central de la pantalla se encuentran los filtros rápidos. Utilícelos para obtener los documentos utilizados recientemente o todos los documentos.
La caja de búsqueda permite buscar documentos por su nombre y descripción. Es posible utilizar la caja desplegable anexa para recuperar las últimas búsquedas y las búsquedas almacenadas.
La búsqueda avanzada permite combinar todos los campos de los documentos para realizar búsquedas complejas. Es posible filtrar los resultados de la búsqueda por tipo de documento. También es posible realizar búsquedas basadas en los contenidos de los documentos.
34
El menú de documentos está situado en la esquina superior derecha de la lista de documentos. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo documento. Esta opción permite crear un Nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. El documento debe ser asignado a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento generado se abrirá para su edición utilizando el editor de textos que tenga configurado por defecto en su ordenador. El documento será cargado en la nube cuando cierre el editor grabando los cambios.
• Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizando opcionalmente una plantilla. Deberá especificar el expediente antes de escribir el correo.
• Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Nueva acta. Esta opción crea una nueva acta utilizando el editor básico interno de Kleos. Es posible incluir contactos asociados al acta. También es posible asignar opciones de seguimiento al acta una vez creada.
• Importar fichero. Esta opción abre una ventana de diálogo para importar un fichero en Kleos. Para subir el fichero a la nube deberá seleccionar un expediente y elegir un fichero. También es posible importar ficheros utilizando la función arrastrar y soltar.
• Importar correo. Esta opción conecta Kleos con los servidores de correo de las cuentas que tenga registradas en Kleos y muestra la relación de correos almacenados en el servidor en cada cuenta. Para importar el correo electrónico como documento deberá seleccionarlo de la lista de correos y asignarlo a un expediente.
• Editar. Esta opción descarga el documento seleccionado de la nube y lo abre abriendo el programa configurado en su ordenador para gestionar los archivos de la extensión del archivo seleccionado. Si edita un archivo DOC o DOCX Kleos lo abrirá utilizando su editor de textos. Si el documento es un memorándum o un acta, Kleos utilizará su editor interno básico. El documento actualizado será cargado en la nube cuando termine de trabajar con él y lo cierre guardando los cambios.
35
• Ver. Esta opción descarga una copia del documento seleccionado y lo abre utilizando el software adecuado. Cuando se utiliza esta opción, el documento original en la nube no será actualizado con los cambios que realice en el documento.
• Enviar. Esta opción es equivalente a “nuevo correo”, pero en este caso el fichero seleccionado es incluido como un archivo anexo en el correo electrónico. Si el archivo seleccionado no es un fichero PDF, Kleos ofrecerá la opción de transformarlo en un PDF y enviar el PDF en lugar del fichero original editable.
• Editar y cerrar seguimiento. Esta opción permite gestionar los seguimientos asignados al documento seleccionado. La opción editar permite crear un nuevo seguimiento o modificar un seguimiento existente. La opción cerrar eliminará los seguimientos asignados al documento seleccionado.
• PDF/Crear. Esta opción sólo está activa cuando el documento seleccionado es de tipo DOC o DOCX. Al utilizarla se crea una copia del documento seleccionado en formato PDF. La versión PDF se almacena como un complemento del documento DOC o DOCX original. Por defecto los documentos PDF son generados de forma local por su ordenador y cargados a continuación en la nube. Para ello necesita tener una impresora virtual instalada con capacidad para generar ficheros PDF (por ejemplo PDFCreator). Es posible configurar Kleos para generar el archivo PDF utilizando un generador PDF genérico instalado en la nube de Kleos. Esta opción se activa en la pantalla de Configuración, pestaña General, botón Mis preferencias y pestaña Documentos.
• PDF/Ver. Esta opción permite ver la versión en PDF de un documento. El archivo PDF debe haber sido creado previamente utilizando la función PDF/Crear.
• PDF/Borrar. Esta opción elimina la versión en PDF de un documento creara previamente con la función DPF/Crear.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo que puede utilizarse para modificar el nombre, descripción o expediente dl documento seleccionado.
• Imprimir. Esta opción permite imprimir el documento seleccionado.
• Copiar. Esta opción permite crear una copia local de un documento. Deberá escoger la carpeta del sistema de archivos de su ordenador mediante una ventana de diálogo. Es posible seleccionar varios documentos y realizar copias locales de todos ellos en un solo paso. En este caso todos los documentos seleccionados se copiarán en la misma carpeta de su sistema de archivos.
• Duplicar. Esta opción crea una copia en Kleos del archivo seleccionado.
• Autorizaciones. Esta opción permite gestionar los derechos de acceso del documento seleccionado. Es posible autorizar o restringir los accesos para cada documento de la base de datos.
• Historial. Esta opción muestra una ventana de diálogo que incluye la relación de eventos de edición realizados sobre el documento seleccionado.
• Informes. Esta opción abre la ventana de selección de informes. A través de esta ventana es posible generar e imprimir informes relacionados con los documentos.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de documentos. La lista actualizada conservará el mismo criterio de búsqueda aplicado antes de la actualización.
36
• Chequear. Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, la versión actualizada (abierta en su editor de textos) será subida a la nube reemplazando a la versión almacenada en Kleos.
• Deshacer cambios. Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, los cambios realizados en su editor son descartados y el documento almacenado en la nube es descargado y abierto nuevamente en su editor de textos.
• Borrar. Esta opción borra el documento seleccionado.
La forma recomendada para importar documentos en Kleos es mediante la función arrastrar y soltar. Simplemente arrastre los documentos y déjelos caer en Kleos. Si deposita el documento sobre una pantalla de expediente, el documento será asignado automáticamente al expediente. Si deja caer el documento sobre la pantalla de documentos, entonces tendrá que asignar el expediente mediante.
Es posible arrastrar y soltar varios documentos a la vez. Seleccione los documentos en su ordenador y deposítelos sobre Kleos. Kleos le permitirá escoger si desea importar los documentos uno a uno mediante ventanas de diálogo diferentes, lo que permite asignar cada documento a un expediente diferente, o todos ellos de una sola vez mediante la opción de “importación masiva”. Esta opción asignará todos los documentos al mismo expediente.
Pantalla de actividades
La pantalla de actividades contiene la lista de actividades y elementos facturables. Consulte el apartado Gestión de actividades para saber más sobre la diferencia entre actividades y elementos de facturación.
En la parte superior central de la pantalla podrá encontrar los filtros rápidos. Son una forma muy efectiva re recuperar las actividades que necesite gestionar. Así, puede mostrar todas las actividades, las actividades del mes en curso o las actividades del día. También es posible filtrar las actividades para visualizar sólo las suyas o las de todos los usuarios. Kleos mostrará solo las
37
actividades de los usuarios para los que tenga autorización, en función de la configuración de Kleos en su despacho.
Puede alternar entre actividades y elementos de facturación utilizando las pestañas situadas en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
La caja de búsqueda permite localizar actividades por su tipo y descripción. Puede recuperar las últimas búsquedas y las búsquedas almacenadas utilizando la caja desplegable. La búsqueda avanzada permite combinar todos los campos de información de las actividades para realizar búsquedas complejas. Es posible grabar los criterios de búsqueda para reutilizarlos más tarde.
El menú de actividades contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción crea una nueva actividad a través de la ventana de actividades.
• Hoja de actividades. Esta opción abre la hoja de actividades (ver el apartado Hoja de actividades).
• Edit. Esta opción abre la actividad seleccionada para su edición en la ventana de actividades.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana de selección de informes, a través de la cual es posible seleccionar, generar e imprimir los informes relacionados con actividades y elementos de facturación que estén instalados en su configuración de Kleos.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con la actividad seleccionada.
• Recalcular. Esta opción está disponible sólo en la pestaña de actividades (no está disponible en elementos facturables). A través de esta opción es posible seleccionar una nueva tabla de tarifas para la actividad seleccionada y recalcular el valor monetario de los elementos facturables incluidos en la actividad.
• Marcar como facturada. Esta opción marca la actividad o elemento facturable seleccionado como facturado, con lo que se excluirá de posteriores procesos de facturación.
• Borrar. Esta opción borrará la actividad o elemento facturable seleccionado.
Ventana de actividades
La ventana de actividades se utiliza para crear y editar actividades. La parte superior de la ventana contiene la información de la actividad. La parte inferior contiene la lista de elementos facturables incluidos en la actividad.
38
Desde un punto de vista técnico no hay límite en el número de elementos facturables que pueden ser incluidos en una actividad. Por otra parte, cada tipo de actividad se compone de un conjunto lógico y limitado de elementos facturables. Kleos incluye por defecto un conjunto estándar de actividades. Cada una de ellas está pre-configurada con un conjunto lógico de elementos facturables. Esta configuración puede personalizarse a través de la pantalla de configuración (ver Configuración de actividades en el Manual del administrador).
El menú de elementos facturables contiene las siguientes opciones:
• Añadir tarifa. Crea un nuevo elemento facturable de tipo tarifa.
• Añadir gasto. Crea un nuevo elemento facturable de tipo gasto.
• Borrar. Borra el elemento facturable seleccionado.
• Recalcular todo. Recalcula el valor económico total de la actividad.
• Restaurar tarifa. Esta opción sólo se activa si modifica la tarifa de uno de los elementos facturables. La opción restaura el valor original de todas las tarifas de la actividad que han sido modificadas.
Para editar un elemento facturable de la lista, simplemente haga click en él y modifique los valores de los campos.
La ventana de actividades es ligeramente diferente cuando la utiliza para crear o para editar actividades. Cuando la utiliza para crear aparece un nuevo botón al lado del botón “OK”. El botón “OK-Nuevo” graba la actividad actual y abre una nueva ventana vacía de actividad.
39
La hoja de actividades
La hoja de actividades es la forma más rápida de registrar un conjunto de actividades. En muchos despachos la labor de registrar las actividades es realizada por el abogado o un asistente como una tarea en bloques, una vez a la semana o una vez al mes. La hoja de actividades es una herramienta de entrada de datos más rápida que la ventana de actividades estándar. Ha sido diseñada para potenciar la productividad de la tarea de introducción de datos de facturación.
La ventana muestra una lista que incluye tanto las actividades como los elementos facturables en una estructura de árbol. Es muy fácil trabajar con la hoja de actividades, pero es aconsejable seguir una aproximación sistemática (ver el apartado Gestión de actividades en el Manual de usuario)
El menú de la hoja de actividades contiene las siguientes opciones:
• Nueva actividad. Esta opción crea una actividad del tipo seleccionado y sus elementos facturables correspondientes tal y como esté configurado en su instalación de Kleos.
• Nuevo elemento facturable. Esta opción crea un elemento facturable del tipo seleccionado y lo asigna a la actividad seleccionada. Es posible incluir en una actividad tantos elementos facturables como se desee.
• Definir estado de facturación. Esta opción actualiza el estatus de una actividad como facturada o no facturada.
• Borrar. Esta opción borra la actividad o el elemento facturable seleccionado.
• Definir tipo de trabajo. Esta opción actualiza el tipo de una actividad como normal o urgente.
40
• Expandir todo. Esta opción expande el árbol de actividades y elementos de facturación. Como resultado, la lista mostrará todas las actividades y elementos de facturación.
• Colapsar todo. Esta opción colapsa los elementos facturables de las actividades. Como resultado, la lista mostrará sólo las actividades.
Es posible expandir o colapsar los elementos facturables de una actividad hacienda click en la pequeña flecha situada a la izquierda del icono de actividad.
Es posible crear actividades o elementos facturables utilizando los botones situados sobre la lista o atajos de teclado:
• Nueva actividad o Control-A creará una actividad vacía. Los elementos facturables correspondientes serán creados cuando se defina el tipo de actividad.
• Nuevo elemento facturable o Control-B creará un nuevo elemento facturable y lo asignará a la actividad seleccionada. Esta es la forma más práctica de crear un elemento facturable cuyo tipo no forme parte de la definición configurada en su instalación para el tipo de la actividad seleccionada.
La pantalla de facturación
La pantalla de facturación muestra la lista de documentos de facturación. Es posible filtrar la lista por contabilidad y tipo de documento.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades y elementos facturables existentes o creando nuevos. Es necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de completar la selección de elementos facturables.
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades existentes o creando nuevas actividades sobre la marcha. Para completar la creación
41
de la factura será necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de seleccionar los elementos facturables.
• Nueva nota de crédito. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito. Las notas de crédito de Kleos tienen una estructura estándar pre-determinada. La nota de crédito sólo podrá ser creada una vez que se defina su importe.
• Nueva nota de provisión. Esta opción permite crear una nueva nota de provisión. Al igual que sucede con las notas de crédito, las notas de provisión de Kleos tienen una estructura estándar. En la nota de provisión es posible especificar importes separados para reembolsos, tarifas y gastos.
• Editar. Abre la actividad seleccionada para su edición.
• Generar documento. Genera un nuevo documento de facturación. Es posible generar el documento a partir de la lista de plantillas instaladas.
• Enviar por correo. Envía el documento de facturación seleccionado por correo electrónico. El documento de facturación debe haber sido marcado como “definitivo”.
• Imprimir. Esta opción permite imprimir el documento de facturación seleccionado
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con el documento de facturación seleccionado.
• Ver documento. Esta opción abre una copia de sólo-lectura del documento de facturación seleccionado utilizando el visor de documentos PDF configurado en su ordenador.
• Informes. Esta opción abre la ventana del visor de informes mostrando la lista de informes relacionados con los elementos facturables. Esta ventana se utiliza para seleccionar, generar e imprimir los informes.
• Abrir entrada de contabilidad. Esta opción muestra la entrada de contabilidad relacionada con el documento de facturación seleccionado en la pantalla de contabilidad.
• Copiar. Esta opción realiza una copia local del documento de facturación seleccionado.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de elementos de la pantalla.
• Borrar. Esta opción permite borrar el elemento facturable seleccionado, pero sólo en el caso de que no haya sido incluido previamente en una factura.
La pantalla de contabilidad
La pantalla de contabilidad contiene toda la información relacionada con el sistema de contabilidad de Kleos. La información está estructurada en diferentes pestañas.
42
• La pestaña de diarios contiene la lista de diarios. Cada uno de ellos contiene su propia relación de cuentas y movimientos. Es posible aplicar filtros sobre los movimientos para mostrar sólo determinados movimientos y cuentas.
• La pestaña de búsquedas permite realizar búsquedas avanzadas para recuperar movimientos contables.
• La pestaña otros incluye listas de cuentas específicas para cada país.
• La pestaña de informes permite seleccionar, generar e imprimir los informes asociados al sistema de contabilidad que tenga instalados en su configuración local de Kleos.
• La pestaña de exportación contiene la relación de exportaciones de datos realizadas por los usuarios. También se utiliza para realizar nuevas exportaciones. Es posible consultar las cuentas y movimientos incluidos en cada exportación mediante la opción “abrir exportación”.
• La pestaña de recordatorios permite definir recordatorios asociados a la contabilidad. Los recordatorios están asociados a expedientes e incluyen un importe mínimo. El sistema de recordatorios generará alertas cuando el importe pendiente de facturar de un expediente supere el valor definido como importe en el recordatorio.
43
La pantalla de configuración
Escritorio
La configuración del escritorio permite seleccionar los paneles que aparecerán en la pantalla principal de Kleos.
Es posible configurar el escritorio utilizando cualquier combinación de paneles. Haga click en las cajas para seleccionar o deseleccionar los paneles.
Despacho
La sección de Despacho de la pantalla de configuración se utiliza para configurar la información de su bufete.
Contiene los siguientes elementos:
Despacho
44
Esta opción muestra la información general del despacho. Los datos del despacho son almacenados en un registro especial de contacto. Haga click en el botón “Abrir” para editar la información. Este botón abrirá una versión especial de la ventana de contactos (ver apartado Ventana de contactos).
Dirección del despacho
Esta opción muestra la lista de direcciones de su despacho. Por defecto Kleos está configurado con una dirección por despacho, pero es posible añadir tantas direcciones como necesite. Para ello, utilice el botón “Nuevo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Miembros del despacho
Esta opción muestra la lista de miembros del despacho. Los miembros del despacho son tratados por Kleos como contactos. No es necesario tener registrados todos los miembros del despacho en Kleos. Por otra parte, todos los usuarios de Kleos deben estar registrados como contactos.
La ventana de contactos utilizada para gestionar la información de los miembros del despacho contiene una pestaña adicional (Cuentas) respecto de la ventana estándar de contactos.La pestaña Cuentas es utilizada para identificar la cuenta de usuario de Kleos asignada al miembro del despacho.
45
El Asistente de cuentas es una herramienta diseñada para facilitar la creación de nuevos miembros de despacho asignando simultáneamente una cuenta de usuario. El asistente sigue un proceso paso por paso para recopilar toda la información necesaria que permite crear el contacto y configurar su cuenta de Kleos.
Grupos de miembros del despacho
Esta opción muestra la lista de grupos del despacho. Para incluir un miembro del despacho en un grupo seleccione el grupo y añada el miembro utilizando el botón correspondiente. Puede definir tantos grupos como sea necesario. La misma persona puede ser incluida en tantos grupos como desee.
46
Contratos y autorizaciones
Esta opción contiene tres botones
• Administración del contrato. Contiene el resumen del estado de Kleos para su despacho. En la parte inferior de la ventana se muestra el espacio disponible de almacenamiento en la nube para sus documentos.
• Administración de permisos. Este es uno de los principales componentes de la configuración de Kleos. Contiene loss derechos de acceso para cada grupo de usuarios de Kleos. Seleccione el grupo en el panel de la izquierda, a continuación seleccione el área funcional en el panel central y, por último, asigne o elimine los derechos de acceso utilizando el panel central (ver Manual del administrador).
• Información del contrato. Esta opción abre el resumen de sus licencias de Kleos en un navegador web.
Log de actividades
Esta opción muestra el detalle de actividades de los usuarios de Kleos del despacho. Es posible filtrar la lista por usuario e intervalo de fechas.
47
Expediente
La sección de expedientes de la pantalla de configuración permite definir los tipos de expediente, tipos de partes, las reglas de verificación y los perfiles detallados de acceso a los expedientes.
Contiene las siguientes opciones:
Numeración de expedientes
Esta opción permite definir el formato de numeración de los expedientes. Kleos está configurado por defecto para utilizar dos numeraciones distintas, una para expedientes abiertos y otra para expedientes cerrados. Es posible definir secuencias numéricas adicionales.
El menú de numeración de expedientes contiene tres elementos:
• Nuevo. Esta opción permite definir una nueva secuencia de numeración.
• Editar. Esta opción permite cambiar la configuración de la secuencia de numeración seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la secuencia de numeración seleccionada.
Las secuencias de numeración se construyen combinando diferentes elementos de fecha, separadores y secuencias numéricas. Es posible definir cualquier tipo de secuencia. Para incluir un nuevo elemento haga click en el botón “Añadir” y seleccione el tipo, valor y formato.
Tipos de expedientes
La configuración de los tipos de expedientes es habitualmente uno de los pasos más importantes de la configuración del despacho. La configuración por defecto de Kleos contiene un conjunto reducido de los tipos de expediente más frecuentes. La mayor parte de los despachos necesita definir una lista propia de tipos adecuada a la especialización de la Firma.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de expediente.
48
• Editar. Esta opción permite actualizar la información del tipo de expediente seleccionado.
• Desactivar. Esta opción desactiva el tipo de expediente seleccionado.
• Reactivar. Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de expedientes desactivados. La opción permite reactivar un tipo de expediente previamente desactivado.
• Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción incluye o excluye de la lista los tipos de expedientes desactivados.
Es posible definir campos adicionales para cada tipo de expediente. Los campos adicionales para tipos de expedientes no sobrescriben la configuración de campos adicionales general aplicable a todos los expedientes (ver apartado Campos adicionales de expedientes). Los campos a nivel de tipo de expediente son una definición complementaria. Si ha definido campos adicionales generales para todos los expedientes y define campos específicos para un tipo de expediente, Kleos mostrará ambos conjuntos de campos complementarios para los expedientes de dicho tipo.
La definición de campos adicionales para tipos de expedientes se hace exactamente de la misma forma que la definición de campos adicionales genéricos (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
49
Tipos de partes del expediente
La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos de parte más frecuentes. Es posible, no obstante, configurar y personalizar la lista de tipos de parte. Los tipos de parte son mostrados en la pantalla de expediente en la misma secuencia mostrada en la lista de tipos de partes de la pantalla de configuración. Es posible desplazar los tipos de parte para ajustar la ordenación de la lista a sus preferencias particulares.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de parte.
• Editar. Esta opción permite editar la información del tipo de parte seleccionado.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones desplazan el elemento seleccionado en la lista.
• Desactivar. Esta opción desactiva el tipo de parte seleccionado.
• Reactivar. Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de partes desactivados. Reactiva un tipo de parte desactivado.
• Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción permite elegir si Kleos mostrará u ocultará en esta lista los tipos de parte desactivados.
50
Es posible definir campos adicionales específicos para cada tipo de parte. La definición de campos adicionales para tipos de parte se hace exactamente de la misma forma que cualquier otro campo adicional (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del Administrador).
Reglas de verificación de conflictos
The “conflict check rules” is a mechanism provided by Kleos to alert for potential conflicts of interest between the parties of different cases. Kleos allows defining simple conflict rules establishing that an identity acting as a specific party type cannot be defined in any other case as other specific party type. For instance and identity acting as “opposing party” in one case cannot be defined as client in other different case.
Conflick check rules may be defined as active or inactive. An active rule will prevent the definition of an identity as a party of a case. An inactive rule will display a waring but it will not prevent the definition of the conflicting identity as a party of the case.
The menu contains the following options:
• New. This option allows defining a new conflict check rule.
• Edit. This option allows updating the selected conflict check rule.
• Delete. This option deletes the selected conflict check rule.
Authorization profile
Authorization profiles are pre-defined set of specific access rigths for cases. Kleos can use authorization profiles to handle the case data. Each profile describes the specific permissions granted for each user or group of users. When an authorization profile is assigned to a case, the case inherits automatically all the defined in the profile.
It is possible to assign the same authorization profile to many different cases, making easier the configuration of access rights to cases.
51
Contacto
Relaciones entre contactos
En Kleos es posible definir cualquier tipo de relación entre dos contactos. La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos más frecuentes, pero es posible definir nuevos tipos y añadir personalización adicional sobre los existentes.
El menú de la pantalla contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de relación.
• Editar. Esta opción permite actualizar el tipo de relación seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el tipo de relación seleccionado.
52
Kleos permite incluir información adicional para describir los tipos de relaciones entre entidades. Por ejemplo, es posible definir la relación “empleado” que describe que un contacto registrado como persona física es empleado de un contacto registrado como empresa. Kleos permite definir campos adicionales como un componente de la relación “empleado”. Por ejemplo, podemos crear campos adicionales para describir la posición y departamento del empleado (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
Perfiles
Los perfiles se utilizan para describir grupos específicos de contactos que comparten características comunes. Por ejemplo, es posible definir perfiles para abogados, expertos, notarios o cualquier otro tipo de contacto.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo perfil.
• Editar. Esta opción permite actualizar el perfil seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el perfil seleccionado.
53
Los perfiles son muy útiles para registrar información adicional sobre los contactos en función de su tipología. Kleos permite definir campos adicionales para cada perfil, lo que posibilita registrar toda la información relevante del contacto relacionada con su perfil
La información adicional asociada a los perfiles es definida como campos adicionales del perfil (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
Calendarios, tareas y vencimientos
Tipos de eventos/tareas
La configuración por defecto de Kleos incluye un amplio conjunto de tipos de eventos y tareas. Es posible definir nuevos tipos o personalizar los tipos existentes.
En Kleos los eventos de calendario, las tareas y los vencimientos comparten la misma estructura de datos. Todos ellos son definidos utilizando la misma ventana. La ventana cambia dinámicamente para mostrar la información relevante asociada a uno u otro tipo.
54
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de evento o tarea.
• Editar. Esta opción permite actualizar el tipo de evento o tarea seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra el tipo de evento o tarea seleccionado.
La ventana de edición es ligeramente diferente para eventos de calendario, tareas y vencimientos. Cuando crea un nuevo tipo Kleos muestra la configuración de campos propia de los eventos de calendario. Si cambia el tipo a evento o vencimiento Kleos cambia la configuración de la ventana.
Las tareas incluyen un campo etiquetado como recordatorio. Kleos mostrará un recordatorio en la bandeja del escritorio cuando la diferencia entre la fecha actual y la fecha límite en días sea igual o inferior al número indicado en este campo.
Kleos maneja los vencimientos como un tipo especial de tarea. Para definir un tipo de vencimiento sólo debe seleccionar el tipo “vencimiento”. La secuencia de tareas relacionadas con el vencimiento será mostrada bajo los campos de genéricos.
55
La secuencia de tareas asociada a los vencimientos tiene un menú específico:
• Nuevo. Esta opción permite definir una nueva tarea como parte de la secuencia de tareas asociadas al vencimiento. Seleccione el tipo de tarea y los días que deben transcurrir antes de la siguiente tarea.
• Editar. Esta opción permite actualizar la tarea seleccionada de la secuencia.
• Borrar. Esta tarea elimina la tarea seleccionada de la secuencia.
Documentos
Plantillas
Las plantillas son el principal componente de las funciones de generación automática de documentos de Kleos. Las plantillas pueden ser descritas como bloques pre-escritos de documentos que incluyen diferentes etiquetas y metadatos. Kleos combina las plantillas con la información contextual almacenada en la base de datos para componer documentos. Esta función permite ahorrar mucho tiempo en la redacción de documentos.
Por favor, consulte el apartado Configuración de plantillas en el Manual del administrador para aprender más acerca de la definición de plantillas.
56
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
• Borrar. Esta opción elimina la plantilla seleccionada.
• Importar plantilla. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador a la nube de Kleos para utilizarlo posteriormente como plantilla.
• Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador en la nube para utilizarlo posteriormente como plantilla de correo.
• Import text block. This option allows uploading a file from your computer to Kleos to be used as a text block. Text blocks are used from templates to generate more complex documents.
• Ver. Esta opción permite descargar una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo en su editor de textos.
• Duplicar. Esta opción genera una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada para crear variaciones de una plantilla.
• Validar. Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
• Deshacer cambios. Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.
Otros – Carpetas de trabajo
Los documentos de los expedientes están organizados en carpetas de trabajo. Esta opción permite editar la estructura de carpetas virtuales. Todos los expedientes comparten la misma estructura de carpetas virtuales.
57
El menú contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción permite crear una nueva carpeta. La nueva carpeta se creará dentro de la carpeta seleccionada. Para crear una carpeta en el nivel más alto de la jerarquía deberá seleccionar la carpeta “Documentos”.
• Editar. Esta opción permite actualizar el nombre de la carpeta seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la carpeta seleccionada. Todas las sub-carpetas definidas dentro de la carpeta serán también eliminadas.
Actividades
Tipos de actividad
Una actividad es una tarea específica que puede ser potencialmente facturada a un cliente. Las actividades pueden ser de diferentes tipos. Cada actividad puede contener varios elementos facturables. Por ejemplo, una actividad de representación legal puede incluir una tarifa relacionada con el tiempo dedicado y diversos tipos de gastos (billetes de viaje, hoteles y comidas).
58
Desde un punto de vista práctico las actividades pueden ser descritas como una forma de agregar elementos facturables bajo un nombre que tiene sentido desde un punto de vista de negocio.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción crea un nuevo tipo de actividad.
• Editar. Esta opción permite actualizar la actividad mediante la ventana de tipo de actividad.
• Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar actividades de la base de datos porque esto podría ocasionar errores de integridad en los datos históricos. Por este motivo, si no desea seguir utilizando un tipo de actividad concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar actividades previamente desactivadas.
• Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los tipos de actividad desactivados en la lista de tipos de actividad.
Cada tipo de actividad contiene por defecto una lista específica de elementos facturables. Es posible añadir, editar o borrar elementos facturables de la lista.
Tipos de elementos facturables
59
Este apartado está incluido bajo el epígrafe Actividades sólo si el despacho no dispone del módulo de facturación. En caso contrario los elementos facturables se encuentran en el epígrafe Facturación.
Los elementos facturables son las unidades básicas para calcular el importe de las facturas. Un elemento facturable representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo elemento facturable. El campo Tipo indica si el elemento facturable es una tarifa o un gasto.
• Editar. Esta opción permite actualizar el elemento facturable seleccionado a través de la ventana de elementos facturables.
• Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar elementos facturables de la base de datos. Si no desea seguir utilizando un elemento facturable concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar elementos facturables previamente desactivados.
• Mostrar/Ocultar desactivados. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los elementos facturables desactivados en la lista de elementos facturables.
Tablas de tarifas
Las tablas de tarifas contienen los valores por defecto para los elementos facturables. Cada tabla de tarifas contiene una lista de elementos facturables y sus correspondientes valores. Puede definir tantas tablas de tarifas como desee.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva tabla de tarifas estándar. Esta opción permite crear una nueva tabla de tarifas estándar a través de la ventana de tarifas.
• Nueva tabla de tarifas personalizada. Esta opción permite crear una tabla de tarifas personalizada. La diferencia entre las tablas de tarifas estándar y personalizada es que en las tablas personalizadas es posible definir las opciones bajo las cuales se puede utilizar la tabla de tarifas.
• Abrir. Esta opción abre la tabla de tarifas seleccionada en la ventana de tarifas.
• Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tablas de tarifas de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando una tabla de tarifas deberá desactivarla. Es posible reactivar una tabla de tarifas desactivada.
• Duplicar tabla de tarifas. Esta opción crea un duplicado de la tabla de tarifas seleccionada.
• Derivar tabla de tarifas. Esta opción crea una nueva tabla de tarifas utilizando los mismos intervalos de fechas de validez de la tarifa seleccionada.
• Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las tablas de tarifas desactivadas en la lista de tablas de tarifas.
La ventana de tabla de tarifas es utilizada para definir los valores por defecto de los elementos facturables. La lista de tarifas se construye utilizando el menú situado encima de la lista de elementos facturables contenidos en la tabla. El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva tarifa específica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un tipo de elementos facturables.
60
• Nueva tarifa genérica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un elemento facturable específico.
• Abrir. Esta opción abre la tarifa seleccionada en la ventana de tarifas.
• Borrar. Esta opción borra la tarifa seleccionada.
Vea el apartado de Configuración de actividades y elementos facturables en el Manual del Administrador para aprender más acerca de cómo definir y usar las tablas de tarifas.
Herramientas de cálculo
Tipos de interés
Esta opción de configuración permite definir diferentes tipos de interés. Los tipos de interés pueden utilizarse para calcular el valor económico de los elementos facturables y para obtener tablas de amortización de préstamos.
Es posible definir tantos tipos de interés como sea necesario. El menú contiene tres opciones: Nuevo, Editar y Borrar. Estas opciones permiten crear, modificar o eliminar tipos de interés.
La definición y edición de tipos de interés se hace a través de la siguiente ventana:
61
Para cada tipo de interés definido es posible definir diferentes valores para cada intervalo temporal. Utilice el botón Añadir para incluir un nuevo tipo e intervalo de tiempo. El botón Editar permite modificar ambos valores. No es posible tener intervalos de tiempo superpuestos para el mismo tipo de interés.
General
Campos adicionales para expedientes
Los campos adicionales son un mecanismo para extender la información estructurada registrada en los expedientes. Todos los campos adicionales definidos a través de esta opción estarán disponibles en todos los expedientes, incluso en aquellos creados antes de definir los campos adicionales.
Los campos adicionales son creados utilizando la ventana de campos adicionales para expedientes.
62
El menú de la ventana contiene las siguientes opciones:
• Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
• Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
• Borrar. Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
• Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.
Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.
Campos adicionales para contactos
Los campos adicionales para contactos permiten definir información estructurada personalizada para los contactos. Todos los campos adicionales definidos a través de esta
63
opción estarán disponibles en todos los contactos, incluidos aquellos creados antes de definir los campos adicionales.
Los campos adicionales son creados a través de la ventana de campos adicionales para contactos, idéntica en aspecto y funcionalidad a la ventana de campos adicionales para expedientes.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
• Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
• Borrar. Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
• Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.
Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.
Sugerencias
Kleos permite registrar diferentes formas de tratamiento y títulos de protocolo que son utilizados en diferentes ventanas de edición como texto sugerido. Es posible definir títulos y tratamientos para personas físicas, personas jurídicas (compañías, corporaciones y administración pública), direcciones y tipos de dirección.
Todos ellos son almacenados como listas no estructuradas.
64
Cuentas de Email
Esta opción abre la ventana de cuentas de correo electrónico y muestra la relación de cuentas registradas. Es posible definir cuantas cuentas sea necesario, pero sólo una de ellas puede actuar como la cuenta por defecto.
65
El menú de la ventana contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción abre el asistente de configuración de cuentas de correo.
• Abrir. Esta opción permite actualizar la información de la cuenta de correo seleccionada. La ventana inicial contiene los datos de configuración básica de la cuenta. Para actualizar los datos técnicos utilice el botón “mostrar configuración del proveedor”.
• Borrar. Esta opción borra la cuenta de correo seleccionada.
• Por defecto. Esta opción identifica la cuenta seleccionada como la cuenta por defecto.
Consulte el apartado Configuración del correo en el Manual del administrador para aprender más sobre la configuración de cuentas de correo.
Mis preferencias y Configuración global
Cada una de estas opciones abre una ventana que permite la configuración de diferentes parámetros relacionados con el comportamiento general de Kleos y algunas de sus principales entidades de datos.
Es posible configurar los siguientes parámetros:
Mis preferencias
• Pestaña general
o Mostrar errores al compilar los documentos. Cuando esta opción está activa, Kleos mostrará los errores relacionados con la integración de los campos variables en las plantillas al crear un documento y abrirlo utilizando MS Word.
o Editor de plantillas. Es posible escoger entre el editor interno de Kleos y la aplicación externa configurada por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
66
o Importar correo desde Outlook. Es posible escoger entre los formatos EML o MSG.
o Activar la confirmación de entrega. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de recepción.
o Activar la confirmación de lectura. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de lectura.
o Utilizar el editor de correo avanzado. Cuando se activa, el gestor de correo integrado en Kleos mostrará todas las opciones de edición de textos.
o Configuración regional. Abre la ventana de configuración regional de su ordenador.
o Herramienta de importación contable externa. El módulo de exportación de datos contables es opcional. Este campo contiene la localización y el nombre del conector (fichero ejecutable) que traducirá el formato de exportación generado por Kleos al formato legible por el programa de contabilidad externo.
• Pestaña de documentos
o Formato por defecto para los documentos. Es posible alternar entre DOC y DOCX.
o Habilitar la validación directa. Cuando está activo los documentos son cargados automáticamente en Kleos cuando cierra el documento cerrando MS Word y guardando los cambios.
o No ocultar mensajes durante la conversión a PDF. Cuando está activo Kleos mostrará los errores y advertencias relacionados con la conversión local de documentos a PDF.
o Extensiones de archivos de sólo lectura. Si el documento pertenece al tipo descripto por una de las extensiones de esta lista, entonces Kleos no permitirá descargarlo y abrirlo para edición. Sólo podrán descargarse copias para su visualización.
o Activar la importación automática de los archivos de la carpeta. Cuando está activo Kleos subirá automáticamente todos los documentos almacenados en la carpeta local especificada.
• Pestaña de actividades
o Tipo de actividad por defecto para cronómetro. Esta opción permite definir un tipo de actividad por defecto cuando se utiliza el cronómetro para crear una actividad.
o Elemento facturable por defecto para el cronómetro. Esta opción permite definir un elemento facturable por defecto que se adjuntará a la actividad creada con el cronómetro.
o Cerrar un expediente. Tipo de actividad por defecto. Esta opción permite definir una actividad por defecto asociada al cierre de un expediente.
o Tiempo mínimo transcurrido. Esta opción permite especificar la duración mínima de una actividad. Kleos no permitirá registrar actividades cuya duración sea inferior al especificado en este valor.
67
o Creación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se crean documentos, notas, actas o correos electrónicos.
o Importación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se importan documentos o correos electrónicos.
o Edición de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se editan documentos, notas o actas.
• Pestaña de citas
o Muestra una pantalla de confirmación al mover una cita. Auto-explicativo.
o Propietario de cita predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las citas y eventos de calendario.
o Creación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
o Importación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
o Edición de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
• Pestaña de tareas
o Propietario de tarea predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las tareas.
o Mostrar plazos en la programación. Cuando está activo los plazos y vencimientos son mostrados en el calendario. Cuando no está activo, los plazos y vencimientos se muestran sólo en la lista de tareas pendientes.
o Creación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
o Importación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
o Edición de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
• Opciones de sincronización
o Sincronizar elementos de __ días en el pasado. Esta opción permite definir el número de días en el pasado que serán sincronizados entre los calendarios de Kleos y Outlook.
o Tipos predeterminados de citas y tareas. Esta opción permite definir los tipos por defecto asignados a citas y tareas cuando son importados desde Outlook.
o Comportamiento con nuevas citas y tareas de Outlook. Este par de opciones permite definir cómo debe gestionar Kleos las asignaciones de expediente para las citas y tareas importadas desde Outlook.
o Comportamiento de los elementos que cambiaron tanto en Outlook como en Kleos. Esta opción permite definir cómo gestionará Kleos los conflictos de
68
agenda entre Kleos y Outlook. Es posible dar preferencia a uno de ellos o mostrar una ventana de diálogo cuando se detecte un conflicto.
Configuración global
• Pestaña de actividades
o Duración. Esta opción permite especificar el formato utilizado para describir la duración de las tareas. Es posible alternar entre formato tipo hora o formato numérico.
o Gestionar tarifas internas. Cuando está activo, se utilizan las tarifas internas para calcular el margen de las actividades.
o Partes de horas de un día de duración. Duración máxima en horas que puede declararse en las hojas de tiempos.
o Seleccionar fracción de tiempo. Este conjunto de opciones permite definir la duración de los intervalos de tiempo de las actividades.
• Pestaña de calendario
o Duración de la cita. A través de esta opción se especifica la duración por defecto de las citas.
o Duración del día laborable. Esta pareja de campos determina los límites de la jornada laboral.
• Pestaña de documentos
o Control de versions. Este conjunto de opciones permite definir la configuración del control de versiones de documentos. Los tres campos son auto explicativos.
o Rastreo de Email. Cuando está activo, los Emails son enviados con un identificador único insertado en el texto del mensaje. Este código es utilizado para importar los correos de respuesta automáticamente en el expediente desde el que se enviaron.
o Habilitar la administración de carpetas para el expediente. Cuando está activo es posible definir carpetas específicas en cada expediente.
o Reemplazar los textblocs comunes con los locales durante el proceso de compilación. Una plantilla puede incluir varios bloques de texto. A veces la misma variable se encuentra definida en diferentes bloques de texto. Esta opción define qué bloques de texto son utilizados como referencia en caso de que la misma variable esté definida en más de uno.
• Pestaña de sistema
o Forzar caducidad de la contraseña. Cuando está activo Kleos obligará a cambiar la contraseña después de los días indicados.
• Pestaña de contactos
o Habilitar gestor de contactos. Cuando está activo Kleos permite definir una persona específica del despacho como la persona preferida para comunicarse con cada contacto.
Color para el calendario y tareas
69
Esta opción permite definir colores adicionales para las citas, eventos de calendario y tareas. Es posible añadir tantos colores adicionales como se desee.
El menú de la ventana de ajustes de color contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción permite añadir un nuevo color.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre del color seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra el color seleccionado.
Test de velocidad de su conexión a Internet
Esta opción realiza una prueba de velocidad de su conexión a Internet.
Facturación
Modelos de documentos
Este apartado contiene los modelos de facturas, notas de crédito y notas de provisión. Todas ellas son gestionadas por Kleos como documentos de facturación.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción permite actualizar el modelo de documento a través de la ventana de modelos de documentos.
• Mostrar/Ocultar no activos. Estas opciones alternan entre mostrar u ocultar los modelos de documentos desactivados de la lista.
Los modelos de documentos son creados a partir de una estructura pre-definida de factura estándar. Es posible seleccionar los elementos que serán mostrados en cada modelo.
70
Cada elemento está enlazado con una cuenta específica de crédito o débito. Cuando se crea un documento de facturación, el importe de cada elemento es transferido a las cuentas correspondientes del módulo de contabilidad. Este es el mecanismo utilizado por Kleos para automatizar la contabilidad.
Tipos de elementos facturables
Los elementos facturables son las unidades básicas utilizadas para calcular el importe de las facturas. Un elemento de facturación representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo tipo de elemento facturable. El campo clase indica si el elemento facturable es una tarifa, un gasto o un suplido.
• Editar. Esta opción permite actualizad el tipo de elemento facturable seleccionado.
• Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tipos de elementos facturables de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando un tipo de elemento facturable deberá desactivarlo. Es posible reactivar un tipo de elemento facturable desactivado previamente.
• Mostrar/ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar en la lista los tipos de elementos facturables desactivados.
Plantillas de documentos
71
Este apartado permite crear, editar y borrar las plantillas de documentos asociadas al módulo de facturación, principalmente facturas.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el procesador de textos que tenga configurado (habitualmente MS Word). Kleos incluye un editor de plantillas interno que puede ser utilizado en lugar de su procesador de textos.
• Borrar. Esta opción borra la plantilla seleccionada.
• Importar plantilla. Esta opción permite cargar en la nube de Kleos un archivo desde su ordenador para utilizarlo posteriormente como una plantilla de documento.
• Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar en Kleos un archivo para ser utilizado como plantilla de correo electrónico.
• Importar bloque de texto. Esta opción permite cargar un archivo en Kleos para ser utilizado como bloque de texto. Los bloques de texto son combinados con las plantillas para generar documentos complejos que incluyan opcionalmente campos editables.
• Ver. Esta opción descarga una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo bien en su editor de textos o bien utilizando el editor interno de Kleos.
• Duplicar. Esta opción crear una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada de crear una versión nueva de una plantilla existente.
• Validar. Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
• Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.
Tipos de IVA
72
Kleos puede manejar diferentes tipos de IVA. Cada uno de ellos debe tener un código de identificación único. Este código es utilizado en la definición de las facturas.
Otros / Campos adicionales para facturación
Esta opción permite definir campos adicionales para los documentos de facturación. Consulte el apartado Campos adicionales del Manual del administrador para obtener más información.
Contabilidad
Entidad fiscal
Kleos incluye por defecto una entidad fiscal, pero puede manejar tantas como sea necesario. El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva entidad fiscal.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre de la entidad fiscal seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la entidad fiscal seleccionada. El sistema de contabilidad de Kleos requiere que exista al menos una entidad fiscal registrada en la base de datos. No es posible borrar todas las entidades fiscales.
Contabilidades
Cada entidad fiscal de Kleos puede tener varias contabilidades. El año fiscal es definido como un componente de las contabilidades.
73
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva contabilidad.
• Nuevo desde. Esta opción permite crear una nueva contabilidad como una copia de la contabilidad seleccionada.
• Editar. Esta opción abre la contabilidad seleccionada en la ventana de contabilidad permitiendo la actualización de sus datos.
• Borrar. Esta opción borra la contabilidad seleccionada. Sólo es posible borrar una contabilidad si no contiene ningún dato.
• Permisos/Permisos dentro de los expedientes. Estas opciones permiten definir autorizaciones de acceso para las contabilidades, tanto por usuario como por expedientes.
• Mostrar/Ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las contabilidades inactivas. en la lista de contabilidades.
El año fiscal se define como un componente de la contabilidad.
Para crear un nuevo año fiscal haga click en el botón Añadir y defina el intervalo de fechas (normalmente un año natural).
Plan de cuentas
Kleos incluye por defecto el plan de cuentas estándar de cada país. Es posible definir nuevas cuentas y asociarlas al sistema de contabilidad de Kleos.
74
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva cuenta.
• Editar. Esta opción permite actualizar la cuenta seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la cuenta seleccionada. Las cuentas en uso no pueden ser borradas. Sólo es posible borrar las cuentas que no contienen ningún movimiento.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana de informes y ofrece la posibilidad de imprimir el plan de cuentas.
• Ver sólo los no usados/Ver todos. Esta opción alterna entre mostrar sólo las cuentas que no están en uso o mostrar todas las cuentas.
Diarios
Cada contabilidad puede contener diferentes diarios, Cada uno de ellos está relacionado internamente con un conjunto de cuentas. Es posible definir diarios adicionales si es necesario.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo diario.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre del diario seleccionado.
• Borrar. Esta opción permite borrar el diario seleccionado. Algunos diarios son imprescindibles para el funcionamiento del sistema de contabilidad de Kleos y no pueden ser borrados.