contabilidad de activos - a.m fierro

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NGEL MARA FIERRO MARTNEZ

Asesor financiero y contable independiente, jefe de programa, docente y secretario acadmico en la Universidad Surcolombiana, docente de la Universidad de la Amazona.

Autor de: Introduccin a la contabilidad, Contabilidad general, Contabilidad de activos, Contabilidad de pasivos, Diagnstico empresarial, Planeacin y evaluacin financiera, Estados financieros consolidados y Aplicaciones financieras por computador. Coautor de la investigacin: La funcin financiera en las empresas de Neiva-Huila 2005.

Contador del ao 2001 de la Asociacin de Contadores Pblicos del Huila.

Fierro Martnez, ngel Mara Contabilidad de activos / ngel Mara Fierro Martnez

Bogot : Ecoe Ediciones, 2009 280 p.: il, 24 cm.

Incluye bibliografa ISBN 978-958-648-599-9

1. Contabilidad nanciera 2. Estados financieros 3. Activos (Contabilidad) I. Tt.

657 cd 21 ed. A1218262

CEP - Banco de la Repblica - Biblioteca Luis ngel Arango

Coleccin: Ciencias Administrativas rea: Contabilidad y Finanzas

Primera edicin: Neiva, 2007 Segunda edicin: Bogot, D.C., junio de 2009 Reimpresin: Bogot, D.C., abril de 2010 Reimpresin: Bogot, D.C., 2012

ISBN: 978-958-648-599-9

ngel Mara Fierro Martnez Correo electrnico: [email protected]

Del contenido del Complemento Virtual en el SIL (Sistema de Informacin en Lnea) en www.ecoeediciones.com ngel Mara Fierro Martnez

Ecoe Ediciones Correo electrnico: [email protected] www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx. 2481449, fax. 3461741

Coordinacin editorial: Alexander Acosta Quintero Diseo y diagramacin: Yolanda Madero T. Diseo de cartula: Magda Roco Barrero Impresin: Xpress Estudio Grco y Digital Avda. de las Amricas N 39-53 Pbx: 6020808

Impreso y hecho en Colombia.

Contenido general

Presentacin ..................................................................................................................... IX

Justificacin........................................................................................................................ X Ncleo del problema ..................................................................................................... X Competencias.................................................................................................................... X

Metodologa ...................................................................................................................... XI

1. Generalidades ......................................................................................................... 1 Ncleo del problema ..................................................................................................... 3 Competencias.................................................................................................................... 3 1. Marco conceptual.................................................................................................... 3 2. Clasificacin .............................................................................................................. 12 3. Valuacin .................................................................................................................... 15 4. Ajustes contables .................................................................................................... 17 5. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 19 6. Resumen ..................................................................................................................... 20 7. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 21

2. Disponible................................................................................................................. 23 Ncleo del problema ..................................................................................................... 25 Competencias.................................................................................................................... 25 1. Marco conceptual.................................................................................................... 25 2. Caja general ............................................................................................................... 27 3. Caja menor ................................................................................................................. 53 4. Bancos ........................................................................................................................ 56 5. Remesas en trnsito ............................................................................................... 72 6. Cuenta de ahorros .................................................................................................. 73 7. Fondos ........................................................................................................................ 74 8. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 75 9. Resumen ..................................................................................................................... 77 10. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 77

3. Inversiones ............................................................................................................... 81 Ncleo del problema ..................................................................................................... 83 Competencias.................................................................................................................... 83

V

ngel Mara Fierro Martnez

1. Marco conceptual.................................................................................................... 83 2. Inversin de corto plazo ....................................................................................... 93 3. Valorizacin ............................................................................................................... 97 4. Provisin...................................................................................................................... 101 5. Inversin permanente ........................................................................................... 103 6. Operacin de recompra........................................................................................ 110 7. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 112 8. Resumen ..................................................................................................................... 113 9. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 114

4. Deudores ................................................................................................................... 117 Ncleo del problema ..................................................................................................... 119 Competencias.................................................................................................................... 119 1. Marco conceptual.................................................................................................... 119 2. Clientes ........................................................................................................................ 124 3. Operacin recompra .............................................................................................. 134 4. Provisin...................................................................................................................... 135 5. Recuperacin cartera ............................................................................................. 139 6. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 141 7. Resumen ..................................................................................................................... 142 8. Actividades de aprendizaje ................................................................................ 143

5. Inventarios .................................................................................................................. 147 Ncleo del problema ..................................................................................................... 149 Competencias.................................................................................................................... 149 1. Marco conceptual.................................................................................................... 149 2. Reposicin de inventarios .................................................................................... 160 3. Sistemas de inventarios ........................................................................................ 163 4. Mtodos de valuacin. Costo de venta .......................................................... 170 5. Inventario fsico ........................................................................................................ 174 6. Provisin...................................................................................................................... 177 7. Mercancas en consignacin ............................................................................... 179 8. Anlisis y presentacin ........................................................................................ 182 9. Resumen ..................................................................................................................... 183 10. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 185

6. Propiedad, planta y equipo................................................................................ 189 Ncleo del problema ..................................................................................................... 191 Competencias.................................................................................................................... 191 1. Marco conceptual.................................................................................................... 191 2. Depreciacin ............................................................................................................. 206 3. Agotamiento ............................................................................................................. 215 4. Provisin...................................................................................................................... 216

VI

Contenido general

5. Valorizacin ............................................................................................................... 219 6. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 223 7. Resumen ..................................................................................................................... 224 8. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 224

7. intangibles ................................................................................................................... 229 Ncleo del problema ..................................................................................................... 231 Competencias.................................................................................................................... 231 1. Marco conceptual.................................................................................................... 231 2. Depreciacin y/o amortizacin acumulada ................................................. 236 3. Provisin...................................................................................................................... 237 4. Anlisis y presentacin ........................................................................................ 238 5. Resumen ..................................................................................................................... 238 6. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 238

8. Diferidos ....................................................................................................................... 241 Ncleo del problema ..................................................................................................... 243 Competencias.................................................................................................................... 243 1. Marco conceptual.................................................................................................... 243 2. Amortizacin ............................................................................................................ 245 3. Amortizacin acumulada ..................................................................................... 247 4. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 248 5. Resumen ..................................................................................................................... 248 6. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 249

9. Otros Activos .............................................................................................................. 251 Ncleo del problema ..................................................................................................... 253 Competencias.................................................................................................................... 253 1. Marco conceptual.................................................................................................... 253 2. Amortizacin ............................................................................................................. 254 3. Provisin...................................................................................................................... 254 4. Valorizacin ............................................................................................................... 254 5. Anlisis y presentacin .......................................................................................... 255 6. Resumen ..................................................................................................................... 255 7. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 256

10. Cuentas de orden .................................................................................................. 257 Ncleo del problema ..................................................................................................... 259 Competencias.................................................................................................................... 259 1. Marco conceptual ....................................................................................................... 259 2. Cuentas de orden deudoras................................................................................... 260 3. Cuentas de orden acreedoras ................................................................................ 262 4. Anlisis y presentacin ............................................................................................. 264

VII


5. Resumen ........................................................................................................................ 264 6. Actividades de aprendizaje ..................................................................................... 265

Bibliografa ....................................................................................................................... 267

ndice de grficos

Grco No. 1 Balance de prueba incluye cuentas reales y nominales .. 6 Grco No. 2 Retencin en la fuente .................................................................. 35 Grco No. 3 Procedimientos conciliacin bancaria .................................... 66 Grco No. 4 Evaluacin nanciera ..................................................................... 91 Grco No. 5 Lnea de tiempo equivalente ...................................................... 123 Grco No. 6 Tasas de descuentos equivalente al EA del 50% ................ 124

VIII

Presentacin

Despus de haber ledo el libro de contabilidad general donde se analiz el marco conceptual de la contabilidad a partir del Decreto 2649/93, su historia, y el anlisis de los principios o normas de contabilidad, los conceptos de las cuentas que intervienen en la contabilidad de personas naturales y de sociedades comerciales, hasta lograr mostrar el proceso contable mediante la elaboracin de la hoja de trabajo con los dos estados nancieros bsicos (balance general y estado de resultados), se presenta la contabilidad de activos para continuar con la profundizacin en sus normas y conceptos.

El concepto de activo debe entenderse dentro de la dinmica de las operaciones comunes de un negocio, en la adquisicin de bienes y servicios, con todas sus relaciones con otras cuentas del pasivo, el patrimonio, y las cuentas transitorias denominadas tambin nominales o de resultado al momento de codicar el soporte de contabilidad que contiene la transaccin.

El objetivo que se quiere lograr con este libro es que toda persona sea o no profesional de cualquier disciplina o especialidad, adquiera los conocimientos mnimos sobre el manejo de la contabilidad nanciera para que pueda interpretar los resultados frente a los hechos de la realidad econmica del sector, y tomar decisiones en la administracin de recursos.

La estrategia de separar por temas la contabilidad tiene como propsito llegar a un nmero mayor de estudiantes de cursos variados en su preparacin bsica, tcnica, tecnolgica y profesional, como tambin a los dueos de pequeas y medianas empresas deseosos de obtener informacin para mejorar los procesos contables en la toma de decisiones operativas, nancieras y de inversin, y acabar de una vez por todas con la idea de que la contabilidad solamente sirve para presentar las declaraciones tributarias de carcter nacional (Renta y complementarios, impuesto a las ventas, de retenciones en la fuente) y municipales (Industria y comercio tableros y avisos, predial, rodamiento, etc.).

Agradezco la conanza depositada por los profesores en recomendar a sus estudiantes los textos de mi autora como gua complementaria de estudio. Al contador PblicoFerney Trujillo Aroca y a la estudiante Mara Camila lvarez Jimnez, por aportar sugerencias que fueron importantes en el mejoramiento del libro.

El autor

IX


Justicacin

Los requerimientos de informacin para conocer mejor la empresa son cada da ms exigentes y se encuentran tanto en las normas de contabilidad fundamentadas en los Decretos 2649 y 2650 de 1993, 2894/94, 2116/96, la Ley 222/95 sobre la reforma del Cdigo de Comercio, las reformas Laborales en la Ley 50 de 1990 y luego en la Ley 789/2002, la reforma tributaria Ley 788/2002, 863 de 2004 y 1111 de 2006, la Ley 962 del 2005 Ley anti trmites tributarios, Ley 963 de estabilidad jurdica tributaria.

Existe actualmente una gran expectativa por la adopcin de las normas internacionales de contabilidad (NIC) y de informacin nanciera (NIIF) las cuales deban ser aplicables a partir de enero del ao 2005 pero que fueron aplazados por la Ley 992 de 2004 que posterg, por dos aos ms, estas exigencias introducen cambios que deben tratarse con solvencia y aplicarse inmediatamente para aprovechar los benecios del modelo econmico que recibe al nuevo siglo.

Se recomienda la compra del libro Contabilidad General del mismo autor para que acompae sus prcticas con el programa de contabilidad NOVASOFT como herramienta para complementar el proceso de aprendizaje.

Una razn para leer este libro es la especialidad del tema en el manejo de los activos, mejora de procesos y calidad en la informacin para medir el desempeo en los negocios.

Ncleo del problema

Uno de los problemas que tiene la toma de decisiones, es la falta de informacin suciente y competente, para que una vez implementada sea el soporte para generar valor a las empresas, los empleados y asociados.

La contabilidad no escapa de ser una de esas fuentes que por reglamentacin puede tener un retraso de tres meses en su emisin.

Competencias

Este libro propone desarrollar las competencias que requiere el estudiante de carreras tcnicas, tecnolgicas y profesionales, en el curso de contabilidad de activos, para que pueda comprender el desarrollo de otros temas del pasivo, patrimonio, cuentas de resultado y de control para elaborar informacin, analizar y mostrar resultados de utilidad para los hombres de negocio.

Es a travs de la contabilidad que se generan inquietudes a los empresarios para que promuevan mejoras en el ambiente de registro y control de los bienes que posee.

X

Presentacin

Del saber Comprende el marco legal, desde el punto de vista de las normas de contabilidad

generalmente aceptadas en Colombia, las del Cdigo de Comercio y del Estatuto Tributario, relacionado con todos los bienes y derechos.

Comprende el marco conceptual, desde el punto de vista de las teoras, tcnicas y procedimientos, en la relacin con las transacciones que se dan con los bienes y derechos.

Analiza los ncleos de los problemas de cada uno de los captulos, los mapas conceptuales, igual que las palabras clave, para sustentar conceptos y proponer solucin a los problemas.

Del saber hacer Asume con responsabilidad el proceso contable, relaciona las transacciones de los

activos con otros rubros del balance y del estado de resultados, para contribuir con informacin oportuna y conable a los empresarios para la toma de decisiones.

Aplica los procedimientos de valuacin del activo, registro de contabilidad, ajustes contables, de valorizacin y provisin.

Informa a los usuarios los hechos econmicos relevantes para el proceso de toma de decisiones.

Del ser Acta con responsabilidad y tica profesional, en la presentacin de informes y

lecturas que puedan hacer del contexto regional, nacional e internacional. Respeto a los compaeros colegas en el momento de dirimir sobre procedimientos

llevados a cabo en la contabilidad.

Metodologa

El libro de Contabilidad de Activos se desarrolla dentro del marco de los programas presenciales, los cuales se inscriben en la metodologa de crditos educativos por

competencias donde se destacan las siguientes caractersticas: Existe un ncleo de problema. Competencias a desarrollar en los estudiantes. Marco conceptual que implica lo legal, terico y procedimental. Evaluacin por competencias. Adems el aprendizaje est realizado en forma independiente y autnoma por el estudiante, y el docente es un orientador o facilitador de los procesos de aprendizaje.

La presente gua constituye una reexin sobre el marco conceptual, as mismo, los

talleres y otras lecturas asignadas para su reexin y asimilacin, buscan siempre el desarrollo de competencias con pensamiento crtico, argumentativo y propositivo en la medida de sus aportes.

XI

captulo 1

Generalidades

Contenido

1. Marco conceptual 2. Clasicacin 3. Valuacin 4. Ajustes contables 5. Anlisis y presentacin 6. Resumen 7. Actividades de aprendizaje

Introduccin

El origen del activo se fundamenta de acuerdo con su procedencia, por ejemplo, en primera instancia el efectivo, los inventarios, edicaciones, los muebles de ocina, maquinaria y equipo, equipo de trasporte, tienen su origen en los aportes personales, o en aportes sociales en sociedades comerciales, porque son las personas naturales, o los socios o accionistas los que aportan los primeros recursos para que los negocios se desarrollen y crezcan.

En segunda instancia se derivan de los aportes en efectivo hecho por las personas naturales o asociados, que luego sirven para compra de la logstica que requiere la empresa para su desarrollo (muebles, equipos, herramientas, maquinaria).

Tambin se originan mediante la creacin de pasivos, por instituciones nancieras que facilitan

el efectivo, o empresas de leasing que suministran equipos, proveedores de mercancas, entre otros; por consiguiente esto implica que de la dinmica de las operaciones del negocio se sigan originando activos y creando pasivos.

El activo es de naturaleza dbito y representa los bienes y derechos que posee el negocio de persona natural o jurdica.

Sin embargo el activo tiene unas cuentas de naturaleza crdito, llamadas cuentas complementarias, tales como las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos acumulados como factor de resta para mostrar su valor neto o valor en libros.

La palabra activo en contabilidad realmente est asociada a la primera idea que se viene a la memoria y se relaciona con una mquina en operacin, la cual necesariamente produce bienes o servicios que van a generar benecio y satisfaccin a la comunidad y en segundo lugar van a producir la rentabilidad para los dueos de la empresa.

No se puede hablar en forma independiente solamente del activo, como


un todo absoluto, sin hacer las necesarias relaciones con la estructura nanciera del pasivo y patrimonio, dado el principio de la partida doble y la necesidad de consolidar todos los elementos que se relacionan para dar como resultado los cambios en la estructura de balance general y otros estados nancieros.

La exposicin grca del balance representado por medio de dos barras sirve de base para describir cmo se originan los activos, cmo se sustentan y cmo se consolidan en un ente econmico.

Las cuentas nominales o de resultados de ingresos, originan activos en sus operaciones diarias, por ejemplo la venta de mercanca origina el ingreso a caja cuando es efectivo, a clientes cuando es venta a crdito y cualquier otro ingreso, asimismo, las cuentas de resultado de egresos son originadas por pasivos, por ejemplo la causacin de un gasto, la provisin de impuestos, los gastos por prestaciones sociales, etc., en las siguientes pginas se exponen otras operaciones en la medida que avanza el tema.

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1. Generalidades

Ncleo del problema El principal problema relacionado con los activos representados en bienes y derechos de propiedad del ente econmico constituido por persona natural o jurdica, es el control del efectivo, cartera, inventarios, as como los derechos de dominio y posesin de los bienes, como las obligaciones para con las instituciones nancieras.

La falta de control interno como medida ecaz de vigilancia, hace perder la continuidad del ente econmico, por esta razn la contabilidad se encarga de registrar los documentos y los actos que modiquen el valor en libros de los activos y la estructura nanciera, debidamente legalizados de acuerdo con la naturaleza de la operacin.

Competencias Identica el origen de las cuentas de activos del ente econmico. Revisa las normas relacionadas con denicin de las cuentas del activo. Clasica las cuentas en sus diferentes grupos de balance. Vala los derechos y bienes en las etapas de la vida econmica. Muestra las diferentes relaciones de los activos en el anlisis nanciero. Propone medidas de control

1. Marco conceptual Activo: es la representacin nanciera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que uyan a la empresa benecios econmicos futuros. (Art. 35, D. 2649/93).

Posesin: es la tenencia de una cosa determinada con nimo de seor o dueo, sea que el dueo o el que se da por tal, tenga la cosa por s mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de l. El poseedor es reputado dueo, mientras otra persona no justique serlo. (Art. 762 C. C).

Dominio: que se llama tambin propiedad, es el derecho real en una cosa corporal, para gozar y disponer de ella, no siendo contra ley o contra derecho ajeno. (Art. 669 C. C).

Anticresis: es un contrato por el que se entrega al acreedor una nca raz para que se pague con sus frutos. (Art. 2458 C. C).

Contrato de ducia: la ducia mercantil, es un negocio jurdico en virtud del cual una persona, llamada duciante o deicomitente, transere uno o ms bienes especicados a otra, llamada duciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una nalidad determinada por el constituyente, en provecho de ste o de un tercero llamado beneciario o deicomisario.

Captulo 1 3


Prenda: podr gravarse con prenda toda clase de bienes muebles. La prenda podr constituirse con o sin tenencia de la cosa. (Art. 1200 C. Co).

Prenda de cosa ajena: No podr empearse cosa ajena sin autorizacin del dueo. Si constituida la prenda el acreedor tiene conocimiento de que los bienes pignorados son ajenos, tendr derecho a exigir al deudor otra garanta suciente o el inmediato pago de la deuda. (Art. 1201 C. Co).

La prenda consiste en entregar un bien de su propiedad, para respaldar un prstamo de dinero. Los ms comunes son las prendas con tenencias. Igualmente se puede entregar un vehculo con tenencia o sin tenencia del bien.

Usufructo: sobre las cosas incorporales hay tambin una especie de propiedad. As, el usufructuario tiene la propiedad de su derecho de usufructo. (Art. 670 C. C.).

Todo bien tiene dos derechos, el dominio y el usufructo, los cuales se pueden separar, por ejemplo: un padre de familia mediante escritura pblica, otorga el dominio de un bien a nombre de su hija y se reserva el derecho de usufructo para seguir recibiendo los arrendamientos del bien o simplemente disfrutarlo como vivienda, hasta que termine su existencia, al cabo del cual se reforma la escritura y se levanta el usufructo mediante otra escritura y el certicado de deceso de su padre.

Propiedad intelectual: las producciones del talento o del ingenio son una propiedad de sus autores. Esta especie de propiedad se regir por leyes especiales. (Art. 671 C. C.).

Activo: conjunto de bienes y derechos que posee un ente econmico para desarrollar su actividad econmica.

Derecho: cuando una persona tiene el dominio y posesin de un bien.

Conjunto de derechos y servicios: los derechos estn representados en el papel moneda (11), las inversiones en otras sociedades (12), las cuentas por cobrar a clientes en documentos por cobrar (13), el crdito mercantil por el mayor valor pagado en inversiones, derechos de propiedad, derechos de usufructo, derechos sobre invenciones, patentes, marcas (16), gastos pagados por anticipado como arrendamientos e intereses (1705) por los cuales se recibe un servicio, los intangibles (18) que tambin son derechos sobre los cuales se ejercen acciones legales para hacerlos valer ante las autoridades competentes, como tambin el control porque son los activos ms vulnerables al riesgo.

Conjunto de bienes y benecios: hace relacin a los grupos de cuentas (14) mercancas y otros bienes para la venta, (15) de propiedad, planta y equipo, los semovientes, cultivos, etc. (18) otros activos, (19) valorizacin por estudios tcnicos que igual a los cargos diferidos, representa un benecio al considerarse como una utilidad potencial.

Control: se ejerce control sobre cada uno de los activos para velar por su dominio y posesin, para obtener de ellos los benecios esperados.

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1. Generalidades

Limitaciones de dominio: sobre las propiedades algunas veces pesan gravmenes que limitan la propiedad y casi siempre obedecen a polticas de nanciamiento, tales como:

Hipoteca: es creada mediante documento pblico donde se traspasan los derechos de dominio y posesin para que en caso de incumplimiento con la institucin de crdito, sta tenga la garanta de pago de la deuda.

Reserva de dominio: es creada por la compaa de nanciamiento para respaldar y garantizar el pago del bien que se ha otorgado mediante un crdito. La reserva es con tenencia cuando el propietario tiene el bien y sin tenencia cuando se tiene que dejar en depsito.

Anticresis: con este contrato se subsana las obligaciones en parte o total de los benecios que produce el activo (arrendamiento) hasta tanto el deudor haya saneado la deuda.

Fiducia: donde una persona puede ser al mismo tiempo duciante y beneciario. Solo los establecimientos de crdito y las sociedades duciarias, especialmente autorizadas por la Superintendencia nanciera podrn tener la calidad objeto del contrato de ducia, los bienes inmuebles, los bonos, etc.

Contrato de prenda: la cosa en prenda se llama bienes pignorados o en garanta.

Origen contable: los activos tienen su origen en la composicin de la ecuacin contable, cuyos elementos que lo conforman se originan mutuamente, se nutren y complementan, haciendo imprescindible cada uno de los factores de la ecuacin.

Activos = Pasivos + Patrimonio

As se puede decir en trminos contables que los principales orgenes del activo son los pasivos y el patrimonio y los secundarios son las utilidades del ejercicio que se presenta dentro del patrimonio.

La siguiente grca muestra la igualdad que siempre debe existir en la contabilidad, especialmente en el balance de comprobacin donde se observa claramente cmo el activo se origina mediante tres fuentes principales:

Financiamiento externo de corto y largo plazo, representado en obligaciones con bancos, proveedores, empleados, hipotecas, bonos.

Financiamiento interno mediante la emisin de capital social en calidad de acciones, cuotas o partes de inters social, el supervit de capital por las primas pagadas como mayor valor de los aportes, la acumulacin de reservas obligatorias y ocasionales.

Generacin interna de fondos mediante las utilidades del ejercicio y las acumuladas de ejercicios anteriores, como resultado de la confrontacin de las cuentas nominales de saldo crdito con las cuentas de saldo dbito por cada ejercicio econmico.

Captulo 1 5


Grco No.1: Balance de prueba incluye cuentas reales y nominales

Activo corriente Disponible Inversiones Cartera Inventarios

Activo no corriente Edicios Maquinaria Muebles y enseres Otros activos

Activos diferidos Gastos pagados por anticipado Cargos diferidos

Otros activos

Valorizacin

Financiamiento externo

Pasivo Corriente Obligaciones Proveedores

Pasivo No Corriente Hipotecas

Financiamiento interno

Patrimonio Capital social Supervit de capital Reservas Utilidades acumuladas

Generacin interna

Ingresos Ventas Otros ingresos Utilidad en venta activos Menos Egresos Costo de venta o prestacin de servicios Gastos de personal Gasto operacionales de ventas Impuestos de renta

Esta estructura nanciera muestra la relacin entre activos y las tres clases de nanciamiento la que siempre debe guardar el justo equilibrio entre:

El activo corriente con los pasivos corrientes. Los activos no corrientes, diferidos, otros activos y valorizacin con los pasivos de

largo plazo, incluidos el patrimonio, los resultados del ejercicio y las acumuladas, para que no se presenten situaciones de iliquidez y se comprometa la imagen corporativa (regla de oro de las nanzas).

Los siguientes son algunos ejemplos de operaciones que originan activos:

La persona natural destina parte de sus bienes a un negocio individual, los cuales se reciben en cuentas apropiadas del activo contra la de capital personal.

El socio o accionista hace el aporte de capital en especie en la constitucin de una sociedad, los cuales se reciben en las cuentas de Inventarios cuando son productos para la venta, pero cuando son para el uso y apoyo del objeto social se llevan a las cuentas de Equipo de transportes, Muebles y enseres, Equipo y maquinaria, Terrenos, Edicaciones, contra la cuenta de Capital social pero si es accionista a la cuenta de Capital suscrito por cobrar.

Si la empresa recibe un prstamo, lo lleva a la cuenta de Caja general o Bancos moneda nacional, contra la cuenta de obligaciones bancarias.

Cuando se reciben mercancas, bienes o servicios, se llevan a la cuenta de Inventarios contra Proveedores, si son otro tipo de crditos se lleva a Cuentas por pagar.

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1. Generalidades

Las ventas de mercancas no fabricadas por la empresa, se recibe el dinero en la cuenta Caja contra Ventas de electrodomsticos.

Cuando se opta por capitalizar un gasto para ser diferido en varios perodos, se lleva a la cuenta Gastos diferidos, contra la cuenta Intereses por pagar.

Si recibe una donacin de los socios o accionistas, o del Municipio, se lleva a la cuenta Terrenos urbanos contra la cuenta Supervit por donacin.

Los prstamos del fondo emprender, se recibe el dinero en Caja general o en Bancos moneda nacional contra otras obligaciones y se tiene buena gestin, entonces se cancela contra la cuenta de Donaciones en el grupo de patrimonio.

Origen nanciero: desde el punto de vista de los proyectos privados de inversin se tiene otra referencia del origen de los activos, como son las inversiones necesarias para llevar a cabo los proyectos y as se habla de las siguientes necesidades:

Capital de trabajo, compuesto por la cantidad de dinero suciente para cubrir los gastos en la etapa preoperativa que consisten en: arrendamiento para el primer mes, nmina de personal por el perodo de induccin, gastos menores para imprevistos, y poder mantener unas existencias en inventarios necesarias para iniciar el perodo operativo. Otro valor para otorgar cartera con el n de darle soltura al negocio en el desarrollo de sus operaciones propias. Cuando se dice que hace falta capital de trabajo es precisamente porque no tiene el suciente efectivo, inventarios, cartera, para enfrentar las necesidades que implican el desarrollo de la actividad y se encuentra insolvente para continuar.

Inversiones jas, son el apoyo logstico en la produccin de bines o servicios, o en la comercializacin que tambin se conocen como bienes de capital y estn relacionadas con la propiedad, planta y equipo que se maneja en contabilidad.

Inversiones diferidas, consisten en erogaciones necesarias en el estudio del proyecto, puesta en marcha, lanzamiento de marca, gastos de inauguracin y publicidad, etc. En resumen desde el punto de vista nanciero, los activos se clasican en:

Activos Se nancian con Pasivo y Patrimonio Son inversiones en: Capital de trabajo Recursos propios: aportes de capital Inversiones jas Recursos de terceros: crditos Inversiones diferidas

Cuando se trata de proyectos, el origen de los activos tiene su fuente principal en las necesidades encontradas en los estudios tcnicos de ingeniera, administrativos y nancieros segn su naturaleza que se hace sobre oportunidades de negocios productivos, servicios o comercializacin, de all se deduce el tamao del negocio, la cobertura, su capacidad de puesta en marcha, para generar riqueza en calidad de intereses para los prstamos y dividendos o participaciones para los dueos.

Para llevar a cabo el objeto social de un proyecto, los recursos nancieros no deben tener un costo de capital que implique el deterioro de la rentabilidad del proyecto o tambin con recursos propios sucientes.

Reexione sobre la siguiente situacin: los activos producen la renta del 12% anual y el costo del uso de ese capital es del 13% en promedio, que se puede deducir para los dueos de la empresa.

Captulo 1 7


En conclusin, los activos desde el punto de vista nanciero se denen como los productores de renta y generadores de benecios y servicios para satisfacer el crecimiento de los negocios, el pago de los impuestos, intereses a los proveedores de capital y benecios netos para los dueos.

Cuentas complementarias: tienen la caracterstica de acumular las disminuciones del activo por los conceptos de uso, deterioro, riesgo u obsolescencia, en la medida que prestan el servicio a la actividad generadora de renta. Su presentacin en el balance disminuye el respectivo activo al cual complementa.

El costo del activo por razn de la prestacin del servicio o produccin de la renta, con el tiempo se convierte en gasto como apoyo necesario en la actividad generadora de bienes o servicios.

En conclusin, todo activo excepto el disponible, inversiones y cartera, deudores y valorizaciones se convierten en costo o gasto durante la vida til.

Las cuentas complementarias del activo son de naturaleza crdito y recogen los gastos

acumulados de los perodos sucesivos, con el n de mantener en libros el valor del bien y el valor acumulado de su consumo, entre las ms comunes estn:

Provisin inversiones. Provisin deudores. Provisin inventarios. Depreciacin acumulada de construcciones y edicaciones. Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo. Depreciacin acumulada de equipo de ocina. Depreciacin acumulada de ota y equipo de transporte. Amortizacin acumulada plantaciones agrcolas y forestales. Amortizacin acumulada vas de comunicacin. Amortizacin acumulada de semovientes. Agotamiento acumulado minas y canteras. Agotamiento acumulado pozos artesianos. Agotamiento acumulado yacimientos.

Naturaleza: la naturaleza de las cuentas est ntimamente ligada con el resultado de su saldo, por consiguiente se dice que son de:

Naturaleza dbito: porque su saldo aumenta con un registro en el movimiento dbito y disminuye por todo registro en el movimiento crdito, a este grupo pertenecen las

cuentas del activo y gastos.

Naturaleza crdito: asimismo se dice que son de naturaleza crdito, cuando su saldo aumenta con un registro en el movimiento crdito y disminuye por todo registro en el movimiento dbito. A este grupo pertenecen las cuentas del pasivo, patrimonio e

ingresos y las complementarias del activo.

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1. Generalidades

Cuentas del activo y gastos De naturaleza dbito

Cdigos Cuentas Dbito Crdito Saldo

1105 5105 5205 [...]

Caja Gastos de admn. Gastos de ventas

Aumenta Disminuye Dbito

Cuentas del pasivo, patrimonio, ingresos y complementarias del activo De naturaleza dbito

Cdigos Cuentas Dbito Crdito Saldo

2105 Obligaciones nancieras 3105 Capital social Disminuye Aumenta Crdito 4105 Ingresos 1599 Depreciaciones [...]

Cuando una cuenta del activo aparezca con saldo crdito (rojo), se optar por reclasicarla mediante un registro de ajuste contable en el pasivo o simplemente se reclasica al momento de presentar el balance general.

Hace algunos aos en la contabilidad manual los saldos dbitos se mostraban con tinta

azul o negra y los saldos crditos con tinta roja, pues esta prctica ha sido revaluada, por

cuanto todas las cuentas tienen denida su naturaleza y no hay necesidad de presentar

sus saldos a colores o con signos negativos, porque con la computadora solamente a

una tinta muestra el saldo en rojo con un signo menos.

Cuando el saldo de la cuenta de naturaleza dbito pasa a ser crdito, el saldo se colocar entre parntesis y con ello se har notar que siendo de naturaleza dbito su saldo es crdito; el mismo concepto se aplica frente a las cuentas de naturaleza crdito cuando su saldo sea dbito se optar por colocarlo entre parntesis para denotar el cambio que ha sufrido el saldo y no su naturaleza. Ejemplo: Bancos Moneda Nacional ($260.000).

Esta cuenta es del activo de naturaleza dbito con saldo crdito.

Omisin: como su nombre lo indica son involuntarias, pero pueden ser vistas como una frmula para eludir el pago de los impuestos. Hoy las omisiones son fciles de detectar mediante el sistema Muisca de la Administracin de impuestos y el reporte de valores

en medio magnticos, facilitndole a la administracin hacer una declaracin sombra con todos los datos que posee del contribuyente.

La falta de registros contables se comete por algunas de las siguientes razones:

Contabilizacin de un activo como gasto. Subestimacin del valor del activo por falta de registro de todos los elementos de

nanciacin y adecuacin para colocarlo en capacidad de servicio. Carencia de capitalizacin de costos y gastos. Subestimacin del costo de los inventarios por cambio de mtodo de valuacin. Falta de registro y control de las mercancas dadas en consignacin. Mercancas en trnsito no registradas por la empresa.

Captulo 1 9


Falta de reconocimiento de algunos gastos capitalizables. Anticipos en la compra de activos.

La omisin en los activos trae sus desventajas en la interpretacin de los estados

nancieros, tales como:

Subestimacin en los derechos sociales de los dueos del negocio. Subestimacin en el valor de los pasivos. Aumento en los costos y gastos y efecto negativo en las utilidades operacionales. Promueve el fraude y diculta el control de los bienes. Los resultados de las razones nancieras son engaosos. No hay seguridad en los resultados de la empresa. Incapacidad para contraer obligaciones sustentado en el respaldo de los activos. Bajo nivel de desempeo de la direccin. Promueve los requerimientos de la Administracin de Impuestos. Genera sanciones.

Las omisiones en el registro de activo son el fruto de la falta de control interno que recomiende los ajustes pertinentes, lo cual permite y facilita el fraude y por consiguiente la crisis empresarial.

Sobrestimacin: se congura cuando los activos tienen un valor mayor a la realidad econmica.

Hay circunstancias que inducen a los gerentes a sobreestimar los activos con nes nancieros y presentar el ente econmico con una mayor solvencia y solidez econmica

frente a instituciones bancarias para obtener buena calicacin de sus indicadores y se les otorgue crditos, pero ello no es posible por cuanto todo aumento del activo debe estar justicado por una erogacin en dinero o en especie, o un evalo tcnico por

especialistas.

Los casos ms frecuentes de sobrestimacin de los activos, son:

Ajustes a los inventarios con referencia a los precios de mercado. Excesos de capitalizacin de costos y gastos. Capitalizacin de costos mediante creacin de pasivos inexistentes. Bienes inservibles que permanecen dentro de los activos jos. Carencia de causacin de costos y gastos de activos diferidos cuando se ha recibido

el servicio o el benecio. Falta de depreciacin, amortizacin o agotamiento. Contabilizacin como propias las mercancas en consignacin. Contabilizacin como propios los bienes en garanta o custodia.

Ventajas de las sobrestimaciones:

Se muestra una mayor solidez econmica. Mejoran algunos indicadores nancieros de gestin. Se disminuye el margen de endeudamiento. Se aumenta el derecho de los asociados sin fundamento lgico.

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1. Generalidades

Aumenta la utilidad por falta de causacin de costos y gastos.

Frente a las bolsas de valores puede aumentar el precio de las acciones.

Desventajas de las sobrestimaciones:

No se revelan los verdaderos benecios sociales anuales.

Se disminuye la rentabilidad de la empresa.

Implica un mayor impuesto de industria y comercio.

Se paga un mayor valor del impuesto predial.

Aumenta el impuesto de renta y complementarios por el menor gasto por

depreciacin o amortizacin de bienes. Se comete fraude a los usuarios de la informacin y a las instituciones nancieras e

hipotecarias.

La norma de la prudencia en los registros de contabilidad debe ser la justa medida en la medicin econmica del activo.

Compensacin: tanto los activos como los pasivos son susceptibles de compensaciones mutuas, porque casi en todas las transacciones de creacin de un activo implica la creacin de un pasivo y lo deja comprometido como garanta de pago lo cual limita su negociacin.

La compensacin de la cuenta Terrenos junto con su Construcciones y edicaciones opera cuando se tiene que devolver el bien hipotecado por falta de pago del pasivo Obligaciones nancieras hipotecarias.

Se enumeran algunos casos muy particulares donde se puede aplicar el concepto de compensacin:

Las Retenciones en la fuente, Anticipo de impuesto de renta y complementarios, Contribuciones, Impuestos descontables, Sobrantes de liquidacin privada que se compensan con el pago de los Impuestos de renta cuando stos sean aplicables.

La Cuenta corriente de los socios se puede compensar con las Participaciones por pagar, la de los accionistas con los Dividendos por pagar que le correspondan por el benecio social de cada ao.

Los Fondos de amortizacin se pueden compensar con los Intereses por pagar o con los Bonos por pagar cuando se rediman o pague su valor nominal.

Los fondos que se poseen en cuentas corrientes bancarias se pueden compensar con las Obligaciones bancarias.

Las compensaciones debern estar autorizadas por la Junta Directiva o por la gerencia de la empresa mediante orden escrita o por la parte interesada en el caso de personas naturales.

Captulo 1 11


2. Clasi cacin El activo se clasica desde varios puntos de vista: la nanciera, la scal y la civil, pero pueden existir requerimientos especiales de los rganos de control como las Superintendencias de Sociedades o de Industria y Comercio que exijan una forma de clasicacin especial, al igual que los reportes en medios magnticos que exige la Administracin Tributaria.

Clasicacin nanciera

La forma clsica de clasicacin del activo es la nanciera, que permite conocer ms la naturaleza de las cuentas y su participacin en el desarrollo empresarial porque depende de su capacidad para convertirse en disponible para aplicarlo a otro activo o pasivo productivo, como por ejemplo, compra de inventarios, pago de obligaciones corrientes, que permita la mejor utilizacin de los recursos en la actividad econmica.

Activo corriente o circulante: hace referencia a todos aquellos derechos o bienes que son de fcil conversin en efectivo como mnimo una vez al ao. Su clasicacin depende del nmero de operaciones o transacciones que se hacen para lograrla (venta, cobro, efectivo).

Activo Corriente

Disponible Caja Bancos

Exigible Clientes Anticipos Cuentas por cobrar

Realizable Inversiones temporales Inventarios

Recuperable Gastos pagados por anticipado

Disponible (Grupo 11) con las cuentas Caja y Bancos son aquellos que no tienen ninguna restriccin para su uso, por tanto se utilizan inmediatamente en la adquisicin de otros activos que se proyecten comprar.

Exigible (grupo 13) como los deudores requieren de una operacin para convertirse en efectivo y estar en calidad de disponible y utilizables. Se cuentan en este grupo los Clientes, Prstamos a directivos, empleados y Anticipos, entre otros, cuyos pagos se exige para obtener el efectivo.

Realizable (grupo 12 y 14) requieren de dos operaciones para convertirse en efectivo y se denotan en este conjunto las cuentas de Inversiones, Inventarios, sobre las cuales pesan una operacin para venderlos y otra para exigir el pago.

Recuperable (grupo 17)Diferidos son los Gastos pagados por anticipado que se han adquirido como apoyo logstico en la actividad empresarial, como: Intereses, Arrendamientos, Seguros, etc., cuyo valor es recuperado cuando se recibe el servicio o el benecio.

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1. Generalidades

Activo no corriente o jo: llamado tambin activo tangible e intangible, muy tradicional,

hace referencia a las siguientes caractersticas: Duracin de vida til mayor de un ao. Estn al servicio de la empresa (son los productores de renta). No estn disponibles para la venta.

Activo jo tangible: comprende todos los bienes que se pueden tocar y por su naturaleza se deprecian, amortizan, agotan o provisionan.

Activo no corriente Tangible

Depreciable

Herramientas Muebles y enseres Maquinaria Equipo de ocina Equipo de transporte Edicaciones

No Depreciable Terrenos Construcciones en curso Maquinaria en montaje

Agotable Recursos naturales Recursos Minerales

No Agotable Plantaciones Prospeccin minas

Amortizable Gastos anticipados Otros activos

Depreciable, cuando por razn de su uso al servicio de una actividad productora, sufre desgaste o deterioro normal u obsolescencia, adems son necesarios en la produccin de la renta, como por ejemplo, Equipo de transporte, Herramientas, Maquinaria y equipo, Muebles y enseres. Se controlan por medio del costo menos la depreciacin acumulada.

No depreciable, son aquellos bienes que estn en va de adecuacin o montaje para prestar servicios posteriormente, por lo tanto, no son factores de la produccin de la renta, como por ejemplo, Maquinaria en montaje, Construcciones en curso, o que por su naturaleza no sufren deterioro como los Terrenos.

Agotable, tales como los Bosques, Minas, Pozos, Plantaciones agrcolas y forestales, etc., son bienes que exigen una erogacin para su adquisicin y al momento de ponerlos en plena produccin por extraccin de materias primas, se agotan que se traduce en el costo necesario en la produccin de la renta. El control de los agotables tambin se lleva por medio del agotamiento acumulado que disminuye el costo del bien.

Amortizable, son gastos necesarios para la produccin de la renta, sobre los cuales se recibe un servicio (arrendamiento, intereses, honorarios, seguros, etc.,) o un benecio (gastos de organizacin, publicidad, tiles y papelera, etc.), los cuales se van apropiando como gasto en la medida se utilizan o proyectan. La amortizacin acumulada se hace con el n de controlar el costo del bien objeto de explotacin menos las cuotas amortizadas.

Captulo 1 13


La provisin es un estimativo del gasto cuando no se conocen los datos reales o se han elaborado los estudios minuciosos de los activos tangibles o intangibles, con el n de asociar gastos con la produccin de la renta, la que desaparece cuando se conoce con exactitud la depreciacin, la cuota de amortizacin o la cantidad de materia extrada.

Activo jo intangible: son derechos que no se pueden tocar, y se originan en un documento de transferencia o desarrollo mediante un acto administrativo gubernamental, el cual tiene el carcter de amortizable cuando han tenido erogacin y no amortizables cuando han sido creados por la empresa.

Activo no corriente Intangible Amortizable Cargos diferidos Marcas, Patentes Crdito mercantil adquirido

No Amortizable Crdito mercantil formado o creado

Amortizable, son las patentes, marcas y crdito mercantil adquirido, con el n de desarrollar el negocio con su imagen propia, cuyo costo es amortizable en cuotas por la vigencia de la patente, o por el tiempo de recuperacin de la inversin.

No amortizable, son aquellos donde la empresa no realiz erogacin, los cuales se deben desmontar de la contabilidad porque no tienen valor econmico.

Otros activos, hacen referencia al grupo de cuentas 18 y son aquellos bienes y derechos no clasicados en las anteriores denominaciones, tales como obras de arte, bibliotecas, y otros derechos que se amortizan en la medida del tiempo por su deterioro.

Clasicacin Fiscal

La clasicacin scal obedece ms a normas de carcter tributario, y se relaciona con el activo de corto plazo y de largo plazo.

Activo Fiscal

Movibles Bienes corporales

Muebles y Enseres Inmuebles

Bienes incorporales

Patentes, marcas, derechos

Inmovilizados o Fijos

Bienes corporales

Muebles Inmuebles Inmuebles por destinacin

Bienes incorporales

Propiedad Industrial

Patentes de invencin Marcas Good Will

Literaria Artstica y Cientca

Derechos de autor

Activos enajenados: los activos enajenados se dividen en movibles y en jos o inmovilizados. (Art. 60, E.T.).

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1. Generalidades

Movibles: son activos movibles los bienes corporales muebles o inmuebles y los incorporales que se enajenan dentro del giro ordinario de los negocios del contribuyente e implican ordinariamente existencia al principio y al nal de cada ao o perodo gravable. Los activos enajenados se dividen en mviles y en jos o inmovilizados. (Art. 60, ET.).

Inmovilizados: son activos jos o inmovilizados los bienes corporales muebles o inmuebles y los corporales que no se enajenan dentro del giro ordinario de los negocios del contribuyente. (Art. 60, E.T.).

Clasicacin civil

La civil tiene que ver con los procesos sucesorales donde la masa de bienes se denomina inventario de bienes relictos, el que se forma por todos los bienes y derechos que tiene la persona natural al momento de fenecer.

Los pasivos de acuerdo al artculo 2494 del Cdigo Civil, clasica las deudas en orden de pago con la realizacin de los activos, tales como los gastos de entierro, alimentos, sueldos a empleados, prestaciones sociales y toda clase de impuestos.

Esta clasicacin es de cumplimiento en los procesos de liquidacin de empresas para determinar los pasivos con derecho a prelacin para su pago.

3. Valuacin

El valor por el cual se presentan los activos corrientes como no corrientes es diferente y depende del momento en que se consideren y las necesidades de la informacin que requieran las directivas para tomar decisiones.

Costo histrico: es aquel valor que se paga en el momento de la compra del bien para la venta o para el servicio de la produccin de la renta.

Hacen parte del costo histrico todo valor que se pague por:

Costo de adquisicin. Adecuaciones e instalacin o montaje, implementos, transporte. Gastos por diferencia de cambio extranjero. Gastos de nanciacin. Gastos legales de documentacin, gastos de aduana, importacin, siempre y cuando

se incurran antes de colocarse en uso o en calidad de venta el bien.

Una vez en uso el bien, tambin hacen parte del costo histrico:

Captulo 1 15


Las adiciones. Las mejoras en sus partes que impliquen un mejor servicio. Las reparaciones siempre que sean representativas y mejoren las condiciones del

bien alargando su perodo de vida til; todos estos valores para los activos no corrientes son susceptibles de depreciacin a partir del momento en que se vinculen al servicio del objeto social.

El costo histrico de todos los bienes sin excepcin, se recupera a travs del precio de venta de las mercancas, as: el costo de ventas, los gastos de administracin y

ventas incluidos las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos de los activos, los

gastos nancieros de las obligaciones, el impuesto que se le entrega al Estado y a los

Municipios y por ltimo los benecios del dueo persona natural o socios y accionistas.

Valor en libros: est compuesto por el costo histrico ms los ajustes integrales por

inacin hasta el 31 de diciembre de 2006, menos:

Provisiones en el caso de las inversiones y deudores. Amortizacin en los gastos diferidos cada vez que se amortizan afectan directamente

su costo histrico. Depreciacin acumulada en las propiedades, planta y equipo. Amortizacin acumulada para las plantaciones, vas de comunicacin y

semovientes. Agotamiento acumulado para las canteras, minas, pozos y yacimientos. Depreciacin y/o amortizacin para los intangibles. Amortizacin acumulada para los costos de exploracin y explotacin. Provisin, para todos los activos siempre y cuando no se conozca su valor real y se

hace sobre bases estimadas.

Activo neto: es el valor en libros menos la parte proporcional que le corresponde cubrir del pasivo por concepto de garanta general o especca, como ejemplo, la propiedad de un equipo de transporte que est pignorado y sobre l pesa una obligacin, su valor neto ser:

Costo histrico (-) Depreciacin acumulada (-) Pasivo especco

Vistos los diferentes valores que toman los activos, cada trmino tiene su relativa importancia la que depende de su manejo contable y la necesidad de presentacin de la informacin, as:

Los activos se contabilizan por el costo histrico. Se presentan en el balance por el valor en libros. En el denuncio rentstico por su valor scal.

Valor actual: es utilizado en la valoracin de un bien en particular o un conjunto de bienes que puede ser una empresa, que se quiere negociar. Para hallar el valor actual se elabora un plan de negocios con su correspondiente estudio de mercado, tcnico, legal y nanciero. Tambin se incluyen todas las actividades que se realizaran en el futuro inmediato para determinar el ujo neto de efectivo, el cual trado a precios de hoy con una tasa de oportunidad que satisfaga las expectativas del inversionista, es interpretado por las partes que intervienen: el vendedor por

16

1. Generalidades

cuyo valor estaran dispuesto a vender y el comprador a invertir en el negocio. Si el resultado del valor actual es mayor o igual al valor a invertir hoy, se hace el negocio, caso contrario se descarta y se busca otra alternativa. El mismo procedimiento se puede llevar a cabo para que los propietarios conozcan cul es el valor de la inversin que tienen en el negocio, mediante el conocimiento del valor actual, independiente del valor que se tengan en los estados nancieros.

Valor corriente: los activos siempre se quedan en el tiempo a valores corrientes y al momento de compararlos con los datos de hoy, resultan datos fabulosos porque no se ha tenido en cuenta el crecimiento econmico, el desempeo de la gestin, y nuevas variables econmicas que inuyen en su valor real, y su valor no consulta la realidad econmica, por esta razn se utilizan los valores constantes.

Valor constante: para comparar el activo en el tiempo se debe convertir a valores constantes, lo cual signica dar al activo el justo valor en el tiempo de acuerdo a las tendencias econmicas del bien en particular. Para estos casos se utilizan los indicadores de los sectores econmicos (PIB) y en especial el ndice de inacin (IPC) de la canasta de bienes o servicios al cual pertenezca el activo.

Los estados nancieros una vez reexpresados o convertidos a valores constantes son tiles en el estudio del anlisis nanciero, para observar el crecimiento real en la estructura nanciera porque la tendencia de los indicadores nancieros siempre ser igual porque tanto el numerador como el denominador se han actualizado a valores constantes. Ampliar el tema en el libro diagnstico empresarial.

Valor razonable: las normas internacionales lo dene como el importe por el cual podra ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transaccin realizada en condiciones de independencia mutua. (NIIF No. 1).

4. Ajustes contables Son varios los ajustes tcnicos contables que se le aplica a los activos:

Ajustes integrales por inacin: el Decreto 2160/86 implement los ajustes integrales por inacin y se rearm con el Decreto 2649 de 1993, luego con la reforma tributaria Ley 488/98 los suprimi para las cuentas de inventarios y de resultado retrocediendo la medida que haba sido recomendada por la comisin McLure, sin embargo la Ley 788 de 2002 restableci el ajuste a los inventarios.

Luego con el Decreto 1536 de 2007 el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, modic los decretos 2649 y 2650 de 1993 en lo referente a los ajustes integrales por inacin y describi el procedimiento para los artculos 51, 64, 73, 90 del Decreto 2649/93 y adicion la cuenta 429595 Diversos, otros, para registrar las amortizaciones de los saldos de la cuenta 2720 Crditos por correccin monetaria diferida.

Captulo 1 17


As mismo la legislacin tributaria mediante la Ley 1111 del 2006, suprimi los efectos contables y scales de los ajustes integrales por inacin.

El ajuste a los activos con efectos contables y scales tratados en los artculos 330 efectos contables y scales del sistema de ajustes integrales, 331 porcentaje de ajuste del ao gravables, 332 procedimientos para el ajuste de activos jos, 333 ajuste a los inventarios, 333-1 ajuste de las compras de mercancas o inventarios, 333-2 tratamiento a los gastos nancieros por adquisicin de activos, 334 ajuste de bonos, ttulos y dems activos mobiliarios, 335 ajuste de activos expresados en moneda extranjera en UPAC con pacto de reajuste,336 ajuste de intangibles, 337 ajuste de acciones y aportes, 338 ajuste de los dems activos no monetarios, 339 los activos monetarios no son susceptibles de ajuste, 340 Registros contables del valor de los ajustes, 341 noticacin para no efectuar el ajuste, y 342 ajuste del costo de venta de activos jos enajenados en el ao, del Estatuto Tributario fueron derogados en su mayora por el artculo 78 de la Ley 1111 de 2006.

Correccin scal: tiene su origen en las grandes reformas tributarias las cuales decretan amnistas patrimoniales, dndole oportunidad a los contribuyentes por una parte, para declarar los bienes omitidos o prescindir de pasivos inexistentes en los aos gravables anteriores y de otra parte, dar a los bienes existentes valores comerciales, por una sola vez dependiendo de la concepcin de la Ley.

Estos aumentos tienen una caracterstica especial, no son investigados por la Administracin de Impuestos, son reconocidos como costo scal al momento de determinar la utilidad en la venta de los bienes y as favorecer al contribuyente para disminuir los impuestos sobre las ganancias ocasionales en las siguientes vigencias.

Ventajas:

Ante las instituciones nancieras, los balances presentan una mejor situacin nanciera y econmica.

La incorporacin de estos activos no generan sancin scal. Los contribuyentes pueden seguir presentando su declaracin de renta por el valor

de los bienes corregidos. Ajusta la contabilidad a valores reales. Disminuye la ganancia ocasional y por consiguiente los impuestos.

En la reforma tributaria de la Ley 488 de 1998 y posteriores como La ley 863 del 2003 permiti el benecio de auditora a los contribuyentes que presentaran sus declaraciones de renta, siempre que aumentaran sus impuestos a pagar en un determinado porcentaje, tambin si se corrigen las declaraciones por las omisiones que se hayan podido cometer en ejercicios anteriores; con lo cual las declaraciones quedaban en rme en seis o doce meses y dependa del incremento, sin menoscabo de ser interrogados o revisados sus denuncios rentsticos y los libros de contabilidad.

Ajuste contable: tiene su origen en el anlisis exhaustivo de cada una de las cuentas del balance de comprobacin para determinar los errores voluntarios o involuntarios y dar un valor razonable a las cifras del balance general y estado de resultados.

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1. Generalidades

Dentro de los ajustes contables que se realizan al momento de emitir estados nancieros intermedio (cada tres meses) o de nal de ao, tambin se encuentran las depreciaciones, las amortizaciones, agotamiento, pero cuando estn no pueden aplicarse se calculan valores aproximados en calidad de provisiones, y por ltimo las valorizaciones.

Provisin: es la diferencia entre el costo del bien y los precios de referencia del mercado.

Amortizacin: es la cuota de desgaste de un bien, por haberse recibido el servicio de un gasto pagado por anticipado o un benecio de un cargo diferido.

Depreciacin: es el desgaste o deterioro de un bien al servicio del objeto social de la empresa.

Agotamiento: es la cuota de gasto que se asocia a los ingresos obtenidos en la explotacin del bien.

Valorizacin: es el mayor valor que adquiere el activo por la diferencia que existe entre el costo de adquisicin y el valor en libros en la sociedad donde se tienen las inversiones para el caso de acciones, cuotas, ttulos valores, y bonos.

Las propiedades planta y equipo tambin adquieren mayor valor con base en los avalos tcnicos realizado por personal tcnico debidamente acreditado, avalos catastrales de los inmuebles al igual que otros activos como las obras de arte, la diferencia se llevar como supervit por valorizacin.

Las valorizaciones actualizan el valor de los activos, y cumplen un efecto econmico, pero no hacen parte del costo del bien para determinar las utilidades sociales.

Mediante la norma 2649/93 en su artculo 64, se recomend que por lo menos cada tres aos, hacer estudios tcnicos de las propiedades planta y equipo y otros activos para darle el justo precio econmico. Cualquier diferencia con la realidad econmica se aplica la valorizacin.

5. Anlisis y presentacin Anlisis nanciero: teniendo en cuenta que el activo es el motor generador de los rendimientos sociales que han de distribuirse entre los diferentes actores que participan en el mundo de los negocios, es variado y complejo y se pueden analizar todos sus componentes para conocer el desempeo de la organizacin (consultar el libro de Diagnstico empresarial del mismo autor).

Los bienes y derechos como productores de renta estn relacionados con una serie de indicadores nancieros que permiten encontrar la certeza del manejo de los recursos nancieros, tales como:

Disponible, muestra los indicadores de liquidez y capital de trabajo.

Captulo 1 19


Inversiones, la rentabilidad de los ttulos en subordinadas. Cartera, la eciencia en la gestin y la conversin en liquidez. Propiedad, planta y equipo est relacionado con la eciencia. Las operaciones, con la rentabilidad del negocio y del patrimonio.

Los indicadores nancieros son para la empresa el termmetro de su gestin que indican los niveles de desempeo y aciertos o desaciertos de las decisiones tomadas.

Presentacin en el balance: las cuentas del balance se presenta en forma de cuenta y en forma de reporte; en forma de cuenta el activo se presenta en el lado izquierdo y en compensacin al lado derecho los pasivos y patrimonio, (toda propiedad se presenta en el dbito y toda deuda en el crdito), en forma de reporte el activo se presenta de primero y seguido de los pasivos y patrimonio, ambas sumas cerradas con doble raya para separar las tres grandes clases de cuentas.

Los activos son considerados los productores de la renta en forma de rendimiento para pagar el consumo de los pasivos (intereses) el patrimonio (dividendos o participaciones), el Estado (en calidad de impuestos), y el mismo patrimonio en calidad de mantenimiento. (Con reservas legales y ocasionales).

6. Resumen En este captulo de generalidades, se consider la procedencia de los activos con base en la estructura nanciera y el tipo de decisiones que se toman en la constitucin y operaciones de una empresa. Desde el punto de vista de los proyectos se dej claro

que los activos y todo el conjunto de pasivos y patrimonio responden a las siguientes

preguntas:

Dnde invertir. Cunto invertir (en activos). Qu operaciones realizar (produccin, servicios o comercializacin) y

Cmo nanciar las actividades, si con recursos propios o recursos externos (pasivos

o patrimonio).

Es tambin importante conocer las diferentes clasicaciones y su utilidad en el anlisis de la informacin desde el punto de vista del cumplimiento de las obligaciones tributarias.

La medicin de los activos toma en cuenta los siguientes valores:

Histrico, valor por el cual se adquiere el bien, junto con los costos de instalacin, mejoras, reparaciones y nanciamiento.

Valor en libros, al costo histrico se le descuentan las depreciaciones, amortizaciones o agotamientos.

Valor neto, si se disminuye con la parte proporcional de las obligaciones nancieras.

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1. Generalidades

Valor actual, cuando se proyecta la empresa con sus actividades operativas y estrategias, para obtener la recuperacin de la inversin, la cual se descuenta con una tasa que el inversionista aspira ganar y determinar cunto estara dispuesto a invertir.

Valor reexpresado, cuando se pondera la prdida de valor en el tiempo para colocarlo en un punto de equivalencia y hacer las comparaciones entre las cuentas y los resultados en diferentes perodos de tiempo.

7. Actividades de aprendizaje Mapa conceptual: buscar mapa de activos en la pgina web www.contabilidadynanzas. com

Palabras clave: Activo, origen de los activos, bienes, derechos, posesin, dominio, usufructo, anticresis, ducia, hipotecas, reserva de dominio, con tenencia, sin tenencia, circulante, jo, valor corriente, valor constante, valor reexpresado, omisin, sobreestimacin, compensacin, clasicacin, reclasicacin, cuenta complementaria, capital de trabajo, bienes de capital, inversiones diferidas, exigible, realizable, recuperable, costo histrico, valor presente, valor actual, valor razonable, valorizacin, liquidez, desempeo.

Competencias analticas

1. Qu es un activo en contabilidad? 2. Cul es la diferencia entre derechos de posesin y dominio? 3. Cul es el derecho a usufructo? 4. Cules son los pasivos que dan origen a los activos? 5. Cules son los activos que componen: el capital de trabajo, los bienes de capital y

las inversiones diferidas? 6. Cul es la relacin que existe entre los activos corrientes con los pasivos no

corrientes? 7. Qu tipo de limitaciones de dominio puede tener un activo? 8. Cules son las cuentas complementarias del activo? 9. Qu signica que una cuenta sea de naturaleza dbito? 10. En qu consiste la omisin del activo? 11. En qu consiste los errores cometidos con el activo? 12. Cmo se sobrestima el activo y para que lo hacen los empresarios? 13. En qu consiste la compensacin entre activos y pasivos? 14. Qu activos son susceptibles de compensacin? 15. Cules son las diferentes clasicaciones del activo? 16. Cul de las clasicaciones es la ms importante? 17. Qu es un activo circulante? 18. Cul es la diferencia entre un activo corriente y no corriente? 19. Qu valores se incluyen en el activo corriente? 20. Qu valores se incluyen en el activo no corriente?

Captulo 1 21


21. Cules son las caractersticas de los activos scales? 22. Cules son los valores que puede tomar el activo? 23. Qu diferencia existe entre el valor neto y el valor actual? 24. Cmo se calcula el valor actual de los activos en servicio activo? 25. Cul es la diferencia entre el valor corriente y el valor constante? 26. Qu diferencia existe entre costo histrico, valor en libros y scal? 27. Cules son los principales ajustes contables del activo? 28. En qu consisten las valorizaciones? 29. Quin autoriza las valorizaciones? 30. Las valorizaciones tienen efectos contables y scales? 31. Cul es la utilidad de la valorizacin? 32. La valorizacin se deprecia, amortiza o agota en la vida del activo?

Competencias de comunicacin

Analice cada una de las cuentas que se relacionan y elabore un balance general debidamente clasicado y reporte a las directivas de la empresa.

Caja 100.000 Obligaciones nancieras 200.000

Cesantas consolidadas 20.000 Supervit valorizacin 200.000

Clientes 60.000 Provisin clientes 10.000

Edicios 300.000 Depreciacin edicios 30.000

Muebles y enseres 50.000 Depreciacin transporte 20.000

Equipo de transporte 120.000 Impuesto IVA 10.000

Retencin en la fuente 10.000 Bancos 50.000

Capital social 320.000 Reserva legal 20.000

Cargos diferidos 30.000 Impuesto a la renta 50.000

Inversiones 100.000 Utilidades ejercicio 50.000

Crdito mercantil 10.000 Gastos por pagar 100.000

Utilidades acumuladas 50.000 Gastos anticipados 20.000

Inventarios 150.000 Valorizacin 200.000

Proveedores 120.000

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captulo 2

Disponible

Contenido

1. Marco conceptual 2. Caja general 3. Caja menor 4. Bancos 5. Remesas en trnsito 6. Cuenta de ahorros 7. Fondos 8. Anlisis y presentacin 9. Resumen 10. Actividades de aprendizaje

Introduccin Se considera activo disponible todos los valores representativos en dinero (papel moneda representados en billetes y metlica), y otros valores representados en cheques de la clientela, comprobante de tarjetas dbito y crdito que se tiene tanto en la Caja general como en Bancos nacionales en cuentas corrientes, las Remesas en trnsito, Cuentas de ahorro y los Fondos especiales para nes mltiples, sin embargo, no hay que desconocer que tambin son valores equivalentes a efectivo los ttulos valores a corto plazo y de alta rentabilidad y convertibilidad en efectivo.

En la cuenta Caja general no es costumbre guardar otros valores constitutivos de dinero como lingotes de oro, piedras preciosas, monedas extranjeras dbiles, porque su control representa mucho esfuerzo administrativo y de otra parte si la moneda extranjera no es fuerte se corre el riesgo de la devaluacin. El manejo del disponible se debe centrar el control de Caja, Bancos y valores equivalentes a efectivo,


por las caractersticas de su naturaleza y la facilidad de cometer fraudes, debido a la conanza que se deposita sobre los responsables del manejo de tesorera y la fcil sustraccin por falta de facturacin, vales de directivos (desrdenes en caja). La cultura de respeto por el efectivo debe derivarse desde los propietarios y directivos hasta el personal responsable de recibirlo y consignarlo, cualquier manejo suspicaz de los directivos da elementos sucientes de desorden que puede ser aprovechado por empleados y extraos.

El buen manejo de la liquidez (capital de trabajo suciente para cubrir obligaciones) facilita el desarrollo del objeto social y evita la prdida de imagen ante proveedores e instituciones nancieras y hasta con los mismos empleados. Esto exige que la empresa planee sus actividades para que prevea los requerimientos mnimos de efectivo que necesita en forma razonable para cumplir con todas las obligaciones operacionales que se propone alcanzar.

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2. Disponible

Ncleo del problema El disponible merece especial control de caja y bancos, por el constante mal uso de los disponibles por personas inescrupulosas, el cual se ejerce por medio de consignaciones al da siguiente de su recaudo, pagos por medio de cheques, arqueos sorpresivos y conciliaciones bancarias.

Competencias Analiza los valores que componen el grupo disponible del ente econmico. Analiza, codica y registra operaciones donde se hallen implcitas las cuentas del

grupo de balance denominado disponible. Practica arqueos de caja al igual que concilia las cuentas corrientes bancarias. Clasica el grupo denominado disponible en el balance general. Sugiere controles sobre el manejo del efectivo.

1. Marco conceptual

Segn el decreto 2649/93 se encuentran las siguientes deniciones sobre el grupo de cuentas de disponible:

Disponible: comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente econmico y puede utilizar para nes generales o especcos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras entidades nancieras, las remesas en trnsito y los fondos. (Descripcin grupo 11).

Caja: registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente econmico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. (Descripcin cuenta 1105).

Bancos: registra el valor de los depsitos constituidos por el ente econmico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del pas como del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias posedas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendr de la conversin a la tasa de cambio representativa del mercado. (Descripcin cuenta 1110).

Remesas en trnsito: registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido negociados por el ente econmico, los cuales se encuentran pendientes de conrmacin. (Descripcin cuenta 1115).

Cuentas de ahorro: registra la existencia de fondos a la vista o a trmino constituidos por el ente econmico en las diferentes entidades nancieras, las cuales generalmente producen algn tipo de rendimiento. (Descripcin cuenta 1120).

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Fondos: registra el valor de los dineros del ente econmico en poder de funcionarios del mismo que son manejados en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y estn destinados para atender nes especiales o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestacin de servicios o adquisicin de elementos. (Descripcin cuenta 1125).

Segn el FASB 95 (Financial Accounting Standard Board) el concepto de disponible encierra todos los valores en Caja, Bancos, Remesas en trnsito, Cuentas de ahorro y Fondos, considerados en valores efectivos para apoyar las actividades operacionales.

Tambin se conoce como valores equivalentes a efectivo las inversiones temporales de rendimientos mesurados (CDT, CDAT, Aceptaciones bancarias) y de alta convertibilidad en efectivo, que se tienen en entidades nancieras y cooperativas de ahorro y crdito para disponer de ellas cuando las necesidades del servicio y el giro normal del negocio as lo requieren.

El concepto de disponible es amplio porque comprende valores efectivos o no, que se encuentran en Caja, Bancos, Inversiones altamente convertibles en dinero, en tanto que el concepto de efectivo implica la utilizacin inmediata sin ningn tipo de restriccin o compromiso.

Restricciones: el disponible puede estar sujeto a restricciones cuando parte del efectivo se consigna en cuenta corriente con carcter especial de pagar una obligacin (sueldos, prestaciones sociales, proveedores, obligaciones bancarias) un caso muy particular es la cuenta de deicomiso en la administracin de emisiones de bonos, donde el reglamento de emisin exige como contraprestacin la creacin del Fondo para amortizacin de intereses, y otro fondo en la medida que se vence el perodo para la redencin de bonos, como requisitos al momento de constituir el deicomiso para la venta de bonos.

Moneda extranjera: en caja se puede tener moneda extranjera por la venta de bienes o servicios y tambin se puede abrir cuentas corrientes en moneda extranjera para pagar proveedores del exterior, con lo que se permite a los valores en caja no perder valor por devaluacin al momento de pagar obligaciones o tener que cubrir el aumento con mas moneda nacional; de todas maneras el ingreso por apreciacin o devaluacin se lleva a la contabilidad como costo o mayor valor de los bienes contra caja o ingreso por diferencia en cambio extranjero.

Control: para el correcto manejo del disponible se tiene en cuenta las siguientes reglas de control: Todo dinero recibido ingresa a Caja general mediante recibo ocial de caja y al da

siguiente hbil se deposita en la cuenta bancaria. Las funciones del responsable en el manejo del efectivo debe separar de otras funciones

tales como ventas, registros contables, consignacin. Debe existir un manual de procedimiento y otro de funciones para desempear estos

cargos. Tanto la caja general como la menor deben estar reglamentadas. Los recibos de caja como los comprobantes de egresos o pagos deben estar pre

enumerados consecutivamente. No se debe realizar ningn pago por Caja general porque todo pago se hace mediante

cheque de cuenta bancaria.

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2. Disponible

Para los gastos menores se constituye el fondo de Caja Menor y se estipula el tope mximo en el pago de factura y de gastos.

De ser posible, se debe considerar la consignacin el mismo da de su ingreso cuando se manejan cifras considerables o para no dejar tentaciones durante das inhbiles.

Los responsables del efectivo deben establecer a favor de la empresa anzas de manejo con las aseguradoras.

Los ttulos valores se protegen en cajas de seguridad. Se debe establecer arqueos de caja en forma impredecible y concurrente. Se debe implementar otras formas de pago de las facturas.

El gravamen a los movimientos nancieros (GMF) del 4 por mil, ha inducido a muchas personas a realizar pagos en efectivo para ahorrarse el impuesto y aumentando as, el riesgo por fraude.

2. Caja general Son todos los valores representativos en dinero que estn disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco nacional de la empresa.

Es comn encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a travs de estos dbiles procedimientos y soportes de

contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer: El nombre del documento. El concepto. La descripcin de la operacin. En lo posible una seccin donde se dispongan los cdigos, las cuentas, la imputacin dbito o crdito y la razn del registro de diario, como por ejemplo el siguiente formato, porque facilita: La codicacin de cualquier operacin. El ingreso de operaciones al computador. Complementa la elaboracin de soportes de contabilidad.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

Razn

La cuenta T ya ha sido superada en la didctica contable, por tanto no se utilizar como mtodo para contabilizar las transacciones, y porque en la vida real no es vlida y toda operacin se codica como se propone en este libro.

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Registro contable: es toda anotacin en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos: Cdigo de la cuenta (mnimo seis dgitos). Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita. Valor de la transaccin. Razn de la transaccin. El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tcitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

Registra el

Cdigo: son nmeros que identican y clasican una serie de operaciones comunes y se denomina cdigo de cuenta para agrupar en un mismo concepto todas las operaciones de un perodo. El cdigo se coloca en cada soporte de contabilidad, sea ste, un comprobante de pago, la factura de venta, etc.

Cuenta: es el nombre de una serie de operaciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir informacin en forma sistemtica. Se les denomina cuentas reales o de balance, porque son las que se exponen en el balance general, obligatorias hasta el cuarto dgito del PUC, como por ejemplo la 1105 Caja.

Subcuenta: representa el origen de las operaciones y est compuesta por los seis primeros dgitos, por ejemplo 110505 Caja general donde se recoge el detalle de la operacin.

Auxiliar: existen contabilidades de 8 o ms dgitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y sub-auxiliares por los requerimiento de la informacin. Un ejemplo son los requerimiento de la Administracin de impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen ventas de contado, ventas a crdito, ventas con tarjetas de crdito y/o tarjeta dbito y otros ingresos.

Valor de la transaccin: es la medicin econmica de la transaccin que se verica mediante el clculo de cantidades por precio unitario y se lleva al dbito si la cuenta recibe o al crdito si la cuenta entrega.

Razn: es el concepto o detalle de la transaccin u operacin interna o externa que identicar los elementos necesarios de la operacin.

Libro auxiliar: el libro auxiliar de contabilidad es donde se hacen los registros que afectan una cuenta en particular, vienen en varias formas: Cocido o empastado, Hojas suel

contabilidad de activos - a.m fierro

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