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Ministerio de la CONADES
Presidencia de la República Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible Unidad de Administración y Finanzas
Manual de Procedimientos Administrativos
[Versión al 16 de abril de 2009]
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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INDICE
No. de página
INTRODUCCIÓN 4
I. CONCEPTUALIZACIÓN 5
1. Definiciones 2. Objetivos 3. Metodología 4. Mecanismos de actualización
II. MARCO INSTITUCIONAL CONADES 8
2.1 Normativa legal 2.2. Misión/visión y Objetivos estratégicos 2.3 Estructura III. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE ADMON y FINANZAS 13
3.1 Sistema de administración y finanzas 3.2 Tecnologías de información 3.3 Procesos 3.4 Funciones
IV. PROCEDIMIENTOS 30 Compras menores de bienes y servicios Confección de contratos vía gobierno central Control de vehículos y combustible Gestión de cobro al tesoro nacional Gestión de pago a proveedores Gestión para arrendamiento de locales Orden de compra de combustible en Programas Orden de compra de combustible Admón y Finanzas Orden de compra de mantenimiento vehículos Orden de compra de pasaje aéreo Recepción de equipo y materiales Solicitud de crédito adicional (gobierno central) Solicitud de contratos/enmiendas de empresas (firmas consultoras, proveedores,
contratistas) Solicitud de contratos/enmiendas para servicios profesionales Solicitud de desembolsos Solicitud de orden de compra (5,000) Solicitud de pago de contratos/enmiendas y órdenes de compra
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Solicitud de pago directo Solicitud de pago de combustible Solicitud de pago de viáticos a personal de Programas Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales Traslado de partidas presupuestarias Uso y manejo de caja menuda Esquema general de licitaciones V. Anexos 86
5.1 Descripción de puestos
5.2 Formularios
1. GESTIÓN DE COBROS AL TESORO NACIONAL 2. FORMULARIO DE SOLICITUD DE DESEMBOLSOS (BID) 3. SOLICITUD DE CONTRATO/ENMIENDA PARA SERVICIOS DE CONSULTORÍA, OBRAS, BIENES Y
SERVICIOS 4. SOLICITUD DE CONTRATO/ENMIENDA PARA SERVICIOS PROFESIONALES 5. SOLICITUD DE PAGO DIRECTO 6. SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA 7. ORDEN DE COMPRA GENERAL 8. PRESENTACIÓN DE CUENTA GENERAL 9. PRESENTACIÓN DE CUENTA PROVINCIAS CENTRALES 10. SOLICITUD Y COMPROBANTE DE CAJA MENUDA 11. SOLICITUD DE COMBUSTIBLE O CUPONES 12. SOLICITUD DE PAGO DE VIÁTICO (Programas) 13. SOLICITUD DE PAGO DE VIÁTICOS MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
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INTRODUCCIÓN
El presente documento constituye el Manual de Procedimientos Administrativos del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible (CONADES) realizado como parte de las acciones de modernización y desarrollo institucional que se ha planteado la institución, conscientes del rol estratégico que juegan los aspectos de suministro de recursos, tramitaciones, presupuesto, control financiero y contable para el éxito y cumplimiento de las metas de los Programas de desarrollo sostenible y su compromiso con los diferentes sectores de población sobre la cual interviene.
En efecto, durante el año 2006 se recibió consultoría dirigida a sentar las bases para consolidar los aspectos gerenciales que incluían la definición de la misión, visión, objetivos, estrategias, estructura organizativa y principales normas y procedimientos financieros y administrativos.
Desde mediados del 2008 se procedió a la revisión y actualización de los Procedimientos Administrativos que ha dado como resultado esta versión actualizada a 2009. A la fecha nos encontramos en la etapa de implementación y divulgación, tal vez la más importante ya que nos permitirá perfeccionar y armonizar dichos procedimientos con miras a lograr su puesta en práctica por el personal involucrado y de esta forma cumplir con el compromiso de transparencia y equidad de la función pública. El primer capítulo trata sobre los conceptos y metodología adoptada para el desarrollo de las normas y procedimientos. En un segundo capítulo se describe el marco institucional sobre la cual se formaliza y funciona CONADES en sus aspectos organizativos, funcionales y de contexto. A continuación, se describe la estructura organizativa, funciones del sistema de administración y su articulación con los Programas y resto de las unidades administrativas que la componen. Seguidamente, se desarrollan los principales procedimientos donde se describen las actividades en forma de diagrama de flujos de trabajo, un apartado de normas generales y documentación básica requerida. En la sección de anexos incluye la descripción de los puestos, formatos e instructivos a utilizar. Le ha correspondido a la Unidad de Administración y Finanzas, siguiendo instrucciones del Secretario Ejecutivo de CONADES, el desarrollo de este Manual como guía y herramienta de consulta para el personal que unifique los criterios de actuación y agilice las tramitaciones con un mínimo de errores.
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I. Conceptualización 1.1 Definiciones
Los procedimientos son las distintas actividades o acciones que realizan determinadas unidades organizativas (departamentos, unidades, grupos) en un orden secuencial para cumplir con un requisito, obtener recursos u otro requerimiento institucional. Ejemplo realizar un pago a proveedor, contratar un servicio, compra de bienes y otros. El Manual de Procedimientos identifica y desarrolla los pasos, etapas a seguir, las normas y requisitos de los principales procesos y trámites, con el fin de obtener niveles de estandarización que faciliten el control y la gestión ordenada y eficaz de los recursos y acciones que requieren los Programas. En los procedimientos se definen el rol y las actividades que le corresponde a las distintas instancias que intervienen en los procesos a lo interno de CONADES, y otras entidades de manera que se visualice el recorrido y las acciones de los trámites. Además, se incluye información de documentos que van como anexos/soporte, formatos, formularios, instructivos y demás requerimientos, que por normas y reglamentos, demandan tanto CONADES como instituciones y organismos financieros con las cuales se relaciona. Se utiliza el enfoque de sistemas, visto los procedimientos como el “conjunto de actividades que interactúan y transforman elementos de entrada en resultados”. De esta manera los procedimientos se describen a partir de una etapa inicial (entrada), una secuencia de actividades y un fin o resultado. A través de flujogramas de bloques se identifican los responsables y las actividades que les toca realizar.
En este sentido, el Manual es parte de la función de control y evaluación del desempeño institucional que busca armonizar y enlazar las decisiones, los recursos y el personal.
1.2 Objetivos:
- Documentar los procedimientos pertinentes del sistema de administración y finanzas.
- Servir como instrumento de consulta y orientación a los funcionarios involucrados.
- Mejorar la gestión, coordinación y control de los recursos. - Lograr uniformidad de criterios e instrucciones que mejoren la
Coordinación y transparencia.
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1.3 Metodología
Las actividades de CONADES se pueden clasificar en tres (3) áreas de gestión que engloban los procedimientos de la organización:
I. Gestión programación y ejecución de proyectos: formulación, seguimiento y
evaluación de proyectos y actividades de los Programas.
II. Gestión administrativa: los procesos de gestión de recursos que ocurren a diario entre Administración y Finanzas y los Programas.
III. Gestión financiera-contable: referido a la gestión de tesorería y registro
contable obtención de recursos, cobros y pagos: desembolsos, gestión de cobros, crédito extraordinario y otros.
Como primera fase, este Manual documenta los procedimientos del Sistema de Administración y Finanzas que comprende las áreas de gestión administrativa y financiera-contable. El tema de “ADQUISICIONES” será tratado por separado con la elaboración de un Manual específico para esta área, que defina la organización, funciones, normas y procedimientos basado en las Políticas del BID y la Ley 22 de Contrataciones Públicas de Panamá. Se ha utilizado este método por la complejidad de reglas y el esfuerzo de gerencia que significan las adquisiciones y su aplicación en los Programas. Los lineamientos de realización del trabajo son los siguientes: Analizar y describir el marco normativo institucional subrayando la misión, visión, objetivos y áreas estratégicas para derivar en la forma organizativa y de procesos que corresponde a CONADES para cumplir con sus funciones y alcanzar sus objetivos. Describir la dinámica del sistema de administración y finanzas y las interacciones con las Unidades de Coordinación y Ejecución UCEP de cada Programa, que resalte en forma general todas las actividades y etapas de funcionamiento. Identificar, seleccionar y documentar los procesos y tramitaciones que son relevantes. Implica la revisión de procedimientos realizados en fechas anteriores. Realizar entrevistas directas con el personal que maneja estos trámites. Desarrollar diagramas de flujos para describir y presentar los procedimientos. Desarrollar las normas generales instructivos, formatos y señalar documentación requerida en cada procedimiento identificado.
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1.4 Mecanismos de actualización
Se formaliza el uso de los criterios y medidas para implementar el Manual de Procedimientos Administrativos con el propósito de estandarizar los procesos, alinear al personal en su aplicación, reducir los errores, agilizar las tramitaciones con los controles internos que reflejen transparencia, eficiencia y eficacia en la gestión de Conades.
Queda establecido que los procedimientos desarrollados en este Manual son de cumplimiento y forman parte de la institucionalidad de Conades. No obstante, a requerimiento se realizarán revisiones periódicas y ajustes cuando así lo amerite la dinámica administrativa y su mejoramiento continuo. Habrá necesidad de cambios sobre la marcha, por la coyuntura, y modificaciones de mayor plazo, pero que en ambos casos se deberá evaluar su viabilidad y aplicación dentro del marco institucional. Se entiende por “actualización” a las acciones de modificar, eliminar o crear un procedimiento del Manual, lo cual implica realizar una evaluación previa que genera un informe técnico debidamente sustentado que incluye la nueva versión del procedimiento. En ese orden le corresponde al Secretario Ejecutivo aprobar las modificaciones en coordinación con Admón y Finanzas y mediante nota comunicar y divulgar a los Programas y Unidades Administrativas de las actualizaciones y su contenido, la fecha de entrada en vigencia para su formal cumplimiento. La Unidad de Admón y Finanzas tendrá la responsabilidad de evaluar y coordinar las actualizaciones que correspondan y poner al día el Manual bajo su custodia. Las actualizaciones van a circular como “Notas de Actualización del Manual de Procedimientos Administrativos”.
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II. Marco institucional 2.1 Normativa legal
En esta sección se presentan las principales normas legales y reglamentos que rigen el funcionamiento de CONADES, incluidas las de su fundación, las provenientes del sector público y las que han sido pactadas y rigen algunos aspectos relacionados con los empréstitos de los organismos financieros como el BID. Lo cual sirve como referencia para orientar las consultas de un procedimiento o acción. Decreto Ejecutivo No. 163 de 25 de noviembre de 1996, modificado mediante los Decretos Ejecutivos No. 78, 115 y 24 de 22 de marzo de 2000, 20 de noviembre de 2001 y 5 de febrero de 2004, respectivamente, se crea el organismo administrativo denominado el CONSEJO NACIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE, adscrito al MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA. Decreto Ejecutivo No. 2 de 7 de enero de 2005, se crea la UNIDAD COORDINADORA Y
EJECUTORA DE LOS PROGRAMAS, con la finalidad de unificar en una Unidad adscrita al Consejo de Desarrollo Sostenible, la coordinación y ejecución de los Programas de Desarrollo Sostenible de Darién, Bocas del Toro y la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá, así como cualquier otro programa que se incorpore a nivel nacional, provincial o regional, pudiendo dicha Unidad establecer sedes con el objeto de lograr una eficiente ejecución de los programas que desarrolle en otras provincias o regiones. Presupuesto General del Estado de la vigencia fiscal, por la cual se dicta el presupuesto del año fiscal correspondiente. Normas de Administración Presupuestaria de la vigencia fiscal, para los efectos de ordenar y administrar los recursos del presupuesto de funcionamiento que utiliza la institución. Decreto Ejecutivo No.28 de 04 de febrero de 2000, por la cual se adopta el Sistema de Administración Financiera del Estado Panameño (SIAFPA).
“Artículo cuarto: Todas las instituciones y dependencias gubernamentales
desarrollarán las actividades que sean necesarias para favorecer el procedimiento de
implantación y aplicación del SIAFPA, de conformidad con los lineamientos y
procedimientos que para efectos de su administración establezca el Ministerio de
Economía y Finanzas a través de la Dirección Nacional del Sistema Integrado de
Administración Financiera, y que para los efectos de fiscalización establezca la
Contraloría General de la República”.
Decreto Ejecutivo No.148 del 11 de diciembre 2001, que adopta el Sistema Nacional de
Inversiones Públicas (SINIP). “Artículo octavo: “Antes que se asignen los recursos para los proyectos de inversión
para la vigencia presupuestaria correspondiente, los mismos deben ser aprobados
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conjuntamente entre la Dirección de Programación de Inversiones, Dirección de
Presupuesto de la Nación y la entidad interesada.”
Ley No. 22 de 27 de junio de 2006 que regula las Contrataciones Públicas.
Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, que reglamenta la Ley 22 de
Contrataciones Públicas.
Ley 41 de 10 de julio de 2008, que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la Contratación
Pública y dicta otra disposición. Decreto Ejecutivo No. 317 de 12 de diciembre de 2006, que reglamenta las fianzas.
Políticas de Adquisición del BID
Adquisición de obras, bienes y servicios, documento No. GN-2349-7.
Selección y Contratación de Consultores, documento No.GN-2350-7. Contratos de Préstamos que reglamenta el financiamiento de los Programas por parte de organismos internacionales (BID). Contratos con Administradoras de Fondos, que define las políticas y procedimientos en el manejo de los fondos de algunos programas por terceros. (Fundación Natura, PNUD y otras que surjan en el futuro). Normas y reglamentos de contabilidad gubernamental, por la Contraloría General de la República.
2.2. Misión/visión y objetivos estratégicos
La instancia CONADES, se encuentra localizada como órgano adscrito al Ministerio de la Presidencia. Esta es una definición institucional que proporciona la razón de ser y las formas que deben orientar la actuación de CONADES en la consecución de los objetivos para los cuales fue creado.
Ministerio de la Presidencia
Secretaría para Desarrollo
Sostenible
Secretaría para Integración Discapacitados
Secretaría para Innovación Gubernamental
Secretaría de Metas Presidenciales
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Concepto
Principios orientadores
MISIÓN
Promover el desarrollo sostenible del país a través de políticas, gestión, coordinación y ejecución de inversiones al desarrollo humano y mejor calidad de vida
Desarrollo sostenible: satisfacer necesidades del presente sin comprometer las capacidades futuras.
Rol propositivo y articulador: gestor de políticas y programas, coordinación, financiamiento, ya administración de recursos.
Desarrollo humano: promoción de la dignidad humana y realización de derechos económicos, sociales, culturales y otros.
Calidad de vida: bienestar de las personas de acuerdo a su escala personal y valores grupal, social y cultural
VISIÓN
CONADES una organización sólida, confiable y accesible líder del desarrollo sostenible del país en los próximos cinco años
Solidez: posicionada en el sistema público y privado, consolidada y respetada.
Confiable: eficaz y legitimada ante sus usuarios, reconocida como un espacio de articulación público-privado.
Accesibilidad: cercana a sus usuarios, con productos y servicios pertinentes.
Liderazgo: innovadora y preactiva, conductora de procesos.
Valores: profesionalismo, transparencia, experiencia y excelencia.
Áreas Estratégicas 1 Acción propositiva en los temas de Desarrollo Sostenible: Formular y evaluar
políticas y proyectos con enfoque participativo. (comunidad, gremios, entidades, empresas).
2 Coordinación, articulación, soporte y liderazgo en Desarrollo Sostenible: Modelos de interacción y colaboración a nivel local, regional replicables.
3 Canalización de fuentes de financiamiento y uso de fondos: Formular plan de financiamiento nacional e internacional y garantizar uso eficiente.
4 Acciones de difusión: Promoción, sensibilización y divulgación en los temas de Desarrollo Sostenible.
5 Modernización y fortalecimiento institucional: Administración eficiente de recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros.
Nota: se adaptó como resumen del informe de consultoría realizado en julio de 2006. Guillermo Morales
Consultor.
2.3 Estructura
Muestra la estructura orgánica que define las funciones, responsables, canales de coordinación y comunicación articulados con los distintos Programas Regionales sobre los cuales se basa el accionar de CONADES.
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La creación del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible-CONADES, se fundamenta en el propósito de alentar y desarrollar políticas, planes y programas orientados a un proceso de cambio progresivo en la calidad de vida de la población como centro y sujeto primordial del desarrollo, combinando aspectos del crecimiento económico, con equidad social, en armonía con el ambiente y el respeto a la diversidad étnica y cultural; fortaleciendo la participación ciudadana. Para el logro de los objetivos estratégicos se plantea un modelo de intervención sobre la base de ejecución de Programas Regionales, basados en la estructura político administrativo de cada Provincia. Los Programas trabajan sobre cuatro ejes fundamentales: el ambiental, productividad y empleo, infraestructura social y fortalecimiento institucional. Cada Programa de Desarrollo Sostenible tiene un Director Ejecutivo nombrado por el Órgano Ejecutivo, que deberá trabajar bajo la supervisión del Secretario Ejecutivo del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible.
No.
Programas Multifase
Mecanismo de ejecución 1
Bocas del Toro
Contrato de préstamo No. 1945/OC-PN (Fase II BID).
2
Colón
Contrato de Préstamo No. 1982/OC-PN Fase I
3 Cuenca del Canal Contrato de Préstamo No. 1612/OC-PN. BID
4 Chiriquí Contrato de Préstamo No.1768/OC-PN. BID
5
Darién
Contrato de Préstamo No. 1876/OC-PN (Crédito Suplementario del BID).
6
Provincias Centrales
Contrato de Préstamo No. 2025/OC-PN.BID
Promover y establecer mecanismo de consulta con diferentes sectores sobre desarrollo sostenible.
Impulsar la elaboración de políticas, estrategias, programas y proyectos con enfoque integral.
Colaborar en la movilización de recursos nacionales e internacionales y dar seguimientos a los compromisos.
Propiciar la divulgación de las acciones que ejecuten para el logro de los objetivos de desarrollo sostenible.
Promover la creación de comités locales para el
desarrollo sostenible y dar seguimiento.
CONADES
FUNCIONES
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Para cumplir con las funciones y el logro de sus objetivos, la forma de organización de las actividades y responsabilidades, corresponde al siguiente esquema organizativo:
Organigrama Matricial de CONADES
Secretario Ejecutivo
Coordinador Técnico
Asesoría Legal
Planificación y Evaluación
Planificación (Estrategias, POA, Plan de Adquisiciones)
Seguimiento y Evaluación
Sistema de información geográfica
Administración y Finanzas
Presupuesto y Tesorería
Contabilidad
Admón. De Contratos
Compras y Servicios Generales
Informática
Centro de Documentación
Programa Bocas del Toro
Programa Chiriquí
Programa Darién
Programa Cuenca del Canal
Programa Provincias Centrales
Equipo Técnico * Fortalecimiento
Institucional
Proyectos productivos
Medio ambiente
Infraestructura
Social
* Estos componentes
aplican en todos los Programas, excepto la Cuenca del Canal.
Programa Provincia de Colón
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III. Organización y Funciones de Administración y Finanzas
3.1 Sistema de administración y finanzas Tiene como fin planear, organizar y coordinar la consecución y suministro de los recursos humanos, materiales y ejercer los registros, control financiero y contable para la optima ejecución de los programas y proyectos de CONADES. Considera, en primer lugar, las políticas, leyes y reglamentos nacionales en la aplicación de contratación de bienes y servicios, contabilidad y tesorería. Como complemento utiliza los criterios y reglamentos de los organismos de crédito (BID, Banco Mundial, etc) entre otros, en materia de gestión administrativa y financiera. En la ley que crea a CONADES, señala que, “su patrimonio estará constituido por los aportes, partidas y subsidios que se le asignen en el Presupuesto de Rentas y Gastos de la Nación, así como por los fondos provenientes de préstamos y donaciones de personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, entidades financieras y organismos internacionales, así como por los legados y herencias que sean aceptados a beneficio de inventario.” (Decreto Ejecutivo No.163).
Sistema de Administración y Finanzas
Entradas Procesos Salidas
Programas
Plan Operativo
Anual (POA)
Plan de Adquisiciones
Ejecución de Contratos de Préstamos (BID)
Presupuestos (Ejecución de gastos y modificaciones)
Gestión de Compras (cotizaciones, solicitudes)
Tesorería (Pagos, Desembolsos, Conciliación Bancaria y Gestión de Cobros)
Registros Contables
Sistema Informático
Resoluciones y formalizaciones
de contratos y actos
Entrega de bienes, servicios
y obras. Avances de
obras, consultorías.
Informes presupuestales,
físico y financieros
Informes de auditorias
Proveedores de Bienes y
Servicios, Presidencia, MEF, Contraloría, BID, PNUD.
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En el siguiente esquema se destacan aquellas funciones o actividades de índole práctico u operativo que ocurren día a día en la dinámica del sistema de administración y finanzas, incluyendo la identificación y roles de los que participan en esas tareas con el fin de orientar a los usuarios del Manual. A continuación el siguiente esquema de roles.
Programas
Admón y Finanzas
BID
Adm de Fondos
-Solicitar recursos o servicios por escrito con firma de Director o designado. -Elaborar los Pliegos de Cargos y TDR según corresponda. -Coordinar con los co-ejecutores elaboración de Pliegos o TDR. -Coordinar y negociar con Proveedores soluciones, acuerdos y otros. -Tramitar cartas de No Objeción ante el BID.(si aplica).
-Coordinar el Presupuesto y Tesorería (Gobierno/ BID/Pnud). -Adm los Contratos (pagos, fianzas,seguros,enmiendas) -Tramitar Solicitudes de Pago, O/C y Contratos. -Ejecutar todos los pagos. -Gestionar desembolsos. -Control del Patrimonio de CONADES. -Adm el sistema contable-financiero. -Adm el sistema de información SAFF. -Establecer procedimientos y controles admitivos. -Organizar y custodiar expedientes de Programas.
-Coordinar POA y Plan de Adquisiciones. -Adm condiciones de desembolsos. -Resolver las No Objeción. (ex ante o ex post).
-Procesar las Solicitudes de Pago. -Gestionar los cheques para pagos. -Llevar controles financiero y contable.
Notas
- El Director de Programa es el interlocutor con los Contratistas y Proveedores para aclaraciones de los trabajos, entrega de materiales, solución de conflictos, acuerdos, entre otras.
- El financiamiento con fuente BID se formaliza con los Contratos de Préstamos, pero es Presupuesto de la Nación y las normas correspondientes que administran los recursos tanto externo como local. Si el MEF no autoriza el uso de los recursos no se realizan las actividades aún con que se tenga Contrato de Préstamo.
Sistema de Administración Física y Financiera
SAFF
Registro Procesamiento Sistematización Informes
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- El Director de Programa siempre deberá solicitar a la Unidad de Administración y Finanzas la disponibilidad de Partida Presupuestaria previo a realizar un acto de licitación.
- El PNUD es nuestro principal administrador de fondos y que apoya otros procesos de planificación, seguimiento y evaluación de los Programas y de CONADES en general.
- El sistema de información SAFF integra y centraliza toda la información de solicitudes de recursos, órdenes de compra, contratos y pagos.
3.2 Tecnologías de información
Conades para cumplir con los objetivos de administración y control de la información presupuestaria y financiera correspondiente a los recursos asignados a los distintos Programas de Inversión, utiliza tecnologías de información computarizada que son responsabilidad de la Unidad de Administración y Finanzas de CONADES. Se utilizan los siguientes sistemas de información:
SAFF: Sistema de Administración Física y Financiera de Proyectos Objetivo: registrar, procesar y sistematizar toda la información
presupuestaria y financiera de los diferentes Programas/Proyectos de CONADES, que incluye los desembolsos de préstamos, pago a contratistas, proveedores de bienes, obras y servicios, como mecanismo de verificación, control y seguimiento de las fuentes y usos de fondos de los Programas.
Es el principal sistema informático de CONADES en el cual ocurren los registros, sistematización y almacenamiento del día a día de todas las transacciones operativas, financiera y contable de los Programas.
SIAFPA: Sistema presupuestario y contable de administración financiera
gubernamental . Funcionamiento: Integración de información generada en el Sistema SAFF
hacia el SIAFPA. Por la vía de este sistema se genera la ejecución presupuestaria de cada proyecto
Maera : Interfase online de consulta de los pagos realizados por el PNUD
como Agente Administrador de Fondos. Funcionamiento: Consulta a través de extranet de los pagos realizados por
el PNUD a los proveedores .
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En el siguiente esquema se detalla el funcionamiento de los sistemas:
Sistema
Método de captura
Tipo de información
Periodicidad
SAFF
Registro
Presupuestaria:
. Estructura de Costos
. Objeto del gasto Desembolsos/Gestio
nes de Cobro.
Pagos: .Contratistas . Proveedores . Combustible . Honorarios . Servicios básicos Contable
. Plan de cuentas
Diaria
SIAFPA
Integración
Presupuestaria
Semanal
Maera
Consulta
Pagos realizados por PNUD como administrador de fondos
Diaria
Desde el año 2008, la Unidad de Administración Financiera que es
administradora de los sistemas informáticos, se encuentra realizando acciones de mejoramiento continuo de los procedimientos administrativos y consolidación del sistema informático SAFF. Por igual, viene coordinando con el MEF la implantación del SIAFPA y su funcionamiento on line en las instalaciones de Conades para integrar con mayor celeridad y eficacia la información requerida para la gestión presupuestaria y financiera de los Programas de Desarrollo Sostenible de Conades.
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3.3 Procesos Los Programas son la base operativa del funcionamiento de CONADES. Se planifican y organizan a través de un Plan Operativo Anual (POA) que detalla las actividades y los tiempos de ejecución correspondientes, como guía para el seguimiento y evaluación. A continuación, elaboran un Plan de Adquisiciones que define los métodos y referencias para realizar las contrataciones de bienes, obras y servicios que requiere el POA. Con estos insumos el sistema de administración y finanzas programa y coordina la ejecución de las actividades de presupuestación, contratación-entrega y control financiero necesarios para cumplir con los objetivos del POA y Plan de Adquisiciones en cada uno de los Programas.
Vista General de los Procedimientos
Procedimientos UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Gestión Administrativa
Gestión Financiera-Contable
- Compras menores de bienes y servicios
- Confección de contratos vía gobierno central
- Control de vehículos y combustible
- Gestión para arrendamiento de locales
- Orden de compra de combustible (Programas)
- Orden de compra de combustible (Admón)
- Orden de compra de mantenimiento vehículos
- Orden de compra de pasaje aéreo
- Recepción de equipo y materiales
- Solicitud de contratos/enmiendas de empresas (firmas consultoras, proveedores, contratistas)
- Solicitud de contratos/enmiendas para servicios profesionales
- Solicitud de orden de compra (B/.5,000)
- Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales
- Traslado de partidas presupuestarias
- Uso y manejo de caja menuda
- Gestión de cobro al tesoro nacional
- Gestión de pago a proveedores
- Solicitud de desembolsos
- Solicitud de pago de contratos/enmiendas y órdenes de compra
- Solicitud de crédito adicional (gobierno central)
- Solicitud de pago directo
- Solicitud de pago de viáticos a personal de Programas
- Solicitud de pago de combustible
Las transacciones y trámites regulares de día a día de la UCAF, intervienen distintas entidades públicas, organismos financieros y administradoras de fondos, las cuales realizan gestiones de firma, autorizaciones, registros y otros trámites internos que tienen que ver con formalidades a cumplir por CONADES según la forma organizativa y de funcionamiento adoptada, como “proyecto” donde asume una estructura más flexible y enfocada a productos concretos. En el siguiente diagrama se presenta las entidades y el tipo de intervención de los procesos y las relaciones de contexto institucional.
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Relaciones de contexto
Entidad
Tipo de intervención
Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
1. Presupuesto de la Nación (Diprena)
Aprobar presupuesto, modificaciones, traslados de partidas, certificaciones.
2. Crédito Público
Gestión de cobros, crédito extraordinario, Secretaría del CENA.
3. Dirección de Tesorería
Tramitar Gestión de cobros al Tesoro.
4. Programación de Inversiones
Captura de proyectos a la base de datos de SINIP. Verificar revisión sustantiva de Programas.
5. Bienes patrimoniales
Avalúos, alquiler de locales, registro de activos.
6. Adquisición y Contrataciones del
Estado
Autorizar excepción de acto público, mediante Resolución.
Dirección de Contrataciones Públicas
Regular las adquisiciones Ley 22. Panamacompras.
Contraloría General
1. Dirección Ingeniería y Avalúos
Realizar avalúos de activos, edificios, terrenos, vehículos, descartes, alquiler de locales.
Ministerio de la Presidencia
1. Dirección administrativa
Realizar el trámite interno de autorizaciones y firmas contabilidad, compras, presupuesto, control fiscal.
Asamblea Nacional de Diputados
1. Comisión de Presupuesto
Dar concepto favorable a crédito extraordinario.
Administradoras / Pagadoras (PNUD, Natura, Cacsa, R.L.)
Verificar, registro y darle curso a solicitudes de pago siguiendo los reglamentos de administración de fondos establecidos.
Banco Interamericano de Desarrollo BID
Orientar sobre contratación de bienes y servicios, atender solicitud de no objeción, coordinar los aspectos financiero-contables.
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3.4 Funciones El esquema organizativo del sistema de administración y finanzas comprende la división del trabajo con base a los Departamentos/unidades de Presupuesto y Tesorería, Contabilidad, Recursos Humanos, Administración de Contratos, Compras y Servicios Generales e Informática con las siguientes funciones: Presupuesto y Tesorería Objetivo: planear y coordinar la formulación de presupuesto, pagos, desembolsos, gestión de cobros y demás tramitaciones relacionadas, con organismos financieros, entidades del sector público y administradoras de fondos. Funciones: Coordinar la formulación, seguimiento y ejecución del presupuesto siguiendo las normas y controles establecidos según Ley de Presupuesto vigente y su procesamiento, registro en el sistema informático SAFF / Siafpa. Verificar la disponibilidad presupuestaria según los POA de los Programas y garantizar se cumpla con la programación de los gastos. Coordinar y aplicar correctivos en los registros de los pagos en el sistema informático SAFF/Siafpa a requerimiento. Colabora en la coordinación y apoyo relacionado con los registros de los gastos y otros datos que alimentan el sistema informático SAFF/Siafpa. Realizar las proyecciones de pagos de los gastos presupuestados según el POA y Plan de Adquisiciones aprobado para los Programas. Elaborar flujos de caja según gestión de cobros y fondo rotatorio para mantener actualizado la disponibilidad de fondos. Ordenar y ejecutar los pagos correspondientes por concepto de Contratos con proveedores de acuerdo al flujo de caja elaborado para tales fines y registrar los cheques pagados. Actualizar las proyecciones de flujos de caja en la medida en que surjan cambios en la situación económica, medidas fiscales, administrativas y otras, con la finalidad de determinar las necesidades financieras que permitan cumplir con las obligaciones de los Programas. Preparar las solicitudes de desembolsos y dar seguimiento para lograr su efectiva ejecución.
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Coordinar la gestión y registro de las Gestiones de Cobro al Tesoro Nacional en los sistemas informáticos SAFF/Siafpa, y notificar a las Administradoras de Fondos las transferencias correspondientes. Registrar e integrar la información relativa a los gastos ejecutados por la vía del Presupuesto Nacional o por los fondos de préstamo BID. Llevar registro e integrar información de los desembolsos efectuados resultado de las cláusulas de contratos de préstamos vigentes en los sistemas informáticos SAFF/ Siafpa. Registrar en modo electrónico las solicitudes de pago directo via extranet PNUD. Abrir y mantener expedientes de desembolsos realizados en cada Programa, debidamente ordenados y actualizada toda su documentación. Generar y remitir el reporte mensual de desembolsos y disponibilidad financiera de la fuente BID de cada Programa. Preparar informe mensual de las Gestiones de Cobro ejecutadas por Programa. Prepara informe mensual de ejecución presupuestaria de los Programas. Elaborar otros informes de liquidez y presupuestarios que se requieran. Realizar otras tareas afines
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Contabilidad Objetivo: Dirigir, coordinar y aplicar los registros y reportes de las operaciones presupuestarias, financiera-contable y patrimonial para generar información contable-financiera actualizada de los Programas de utilidad en la toma de decisiones. Funciones: Analizar e interpretar la naturaleza contable de las operaciones contenidas en los documentos fuentes resultado de las transacciones realizadas. Contabilizar las operaciones presupuestarias y financieras observando las normas de contabilidad gubernamental, disposiciones legales y reglamentos vigentes. Preparar y presentar los informes financieros, correspondientes al manejo de los fondos de conformidad con las normas de Contabilidad Gubernamental y reglamentos operativos de los contratos de préstamos Realizar arqueos sorpresivos de las cajas menudas y generar los informes correspondientes. Velar por la custodia de los equipos y materiales del almacén que administra la Coordinación de Admón. y Finanzas y de los valores y documentos de la Caja Fuerte. Realizar inventario semestral de los activos de CONADES incluyendo los Programas. Gestionar los estados de cuenta bancarios para el análisis del movimiento y saldo de las cuentas a fin de conciliar y mantener información completa y oportuna de todas sus entradas y salidas. Mantener y custodiar el sistema de archivos que contiene toda la documentación tramitada. Efectuar las conciliaciones bancarias de los Fondos y de todas aquellas cuentas bancarias administradas por la UCAF. Elaborar informe mensual consolidado de ejecución presupuestaria por solicitud de desembolsos. Preparar informe periódico de activos fijos en cifras. Elaborar los estados financieros mensual (balance general, estado de resultados, flujo de efectivo). Coordinar y facilitar el suministro de información confiable y de calidad que requieran las auditorias externas de los Programas así como revisar y emitir opinión relacionado con los informes presentados. Otras funciones que se le asignen
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Administración de contratos Objetivo: velar por el cumplimiento de las entregas, pagos, actividades, etapas de los contratos de bienes y servicios según especificaciones y términos de referencia aprobados y vigentes con los proveedores. Funciones Revisar y verificar la documentación completa requerida en las Solicitudes de Contratos/Enmiendas y Solicitudes de Pago a Proveedores y Contratistas. Preparar las Solicitudes de Contratos/Enmiendas de acuerdo a instrucciones de la Coordinación (UCAF) basada en los Pliegos de Cargos, Términos de Referencia o especificaciones aprobadas. Elaborar las solicitudes de pago a proveedores y contratistas de acuerdo con las formas de pago estipuladas en el Contrato y Pliego de Cargos y adjuntar la documentación básica. Dar seguimiento a las Resoluciones de Adjudicación y subir a la Gaceta Oficial vía electrónica, la información correspondiente. Llevar un registro ordenado de calendarios y forma de pago de contratos, vigencia de fianzas, enmiendas entre otros. Coordinar las acciones de órdenes de proceder de los contratos adjudicados y aprobados y llevar registro correspondiente. Preparar reporte sobre envío de Solicitudes de Pago a PNUD según formato establecido. Mantener en orden y actualizados los expedientes de Proveedores y Contratistas. Participar en la recepción y entrega de materiales, equipos y obras contratadas y garantizar que se cumplan con las especificaciones y calidad pactada. Realizar registros y control de los pagos a contratistas y velar por las fianzas y su vigencia que no resulte en perjuicio de la institución. Generar los siguientes reportes: a) fianzas vigentes de Contratos actuales, b) Fianzas vigentes de nuevos Contratos. Otras funciones que se le asignen
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Compras y servicios generales Objetivo: organizar y coordinar las actividades que faciliten el suministro a tiempo y calidad de los bienes, obras y servicios requeridos por los Programas y demás unidades administrativas, mantener y custodiar los bienes e instalaciones de la institución. Funciones Coordinar la ejecución de compras menores de bienes y servicios según los lineamientos del POA, plan de adquisiciones, políticas y normas de organismos financieros y del sector público. (Ley 22 de contrataciones públicas). Efectuar gestión y análisis de cotización de bienes y servicios que resulten los mejores precios y calidad según las especificaciones. Atender las solicitudes de órdenes de combustible, pasajes aéreos y trámite de salvoconductos entre otros. (Verificar la Misión, días, hora, destino). Participar en las adquisiciones mayores de bienes y servicios, respecto a formas de pago, fianzas, registro de actos públicos en Panamácompras, venta de pliego de cargos y otras. Participar en comisiones evaluadoras de ofertas en licitaciones y otros actos de adquisición de bienes y servicios. Realizar trámites de compras por la vía del Presupuesto de Funcionamiento a través del Ministerio de la Presidencia. Levantar las actas de recibido conforme de equipos, bienes y servicios contratados según las normas establecidas. Registro y control de equipo y material recibido y entregado a Programas y demás unidades. Llevar control de los vehículos y su recorrido, reporte de daños y averías, período de mantenimiento preventivo, así como atender situaciones de accidentes, seguros, placa, revisado entre otros. Atender solicitudes de reparación, mantenimiento y remodelaciones que requieran las oficinas, equipos e instalaciones de la institución. Llevar control de préstamo de equipo y herramientas (datashow, computadoras, pantallas entre otros) realizado a Programas y demás unidades. Mantener el aseo y ornato de las oficinas e instalaciones y llevar registro y control de llaves de oficina y vehículos. Otras funciones que se le asignen.
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Coordinación de Administración y Finanzas Objetivo: planear, dirigir y coordinar los servicios de adquisición de bienes, obras y servicios, administración de contratos, gestión de los recursos presupuestarios y financieros, servicios generales y administración de documentos. Funciones: Velar por el cumplimiento de las políticas, normas administrativas y contables, controles y leyes establecidas por CONADES, Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República y organismos financieros. Coordinar la elaboración del presupuesto y administrarlo acorde con la Ley Presupuestaria (normas generales de administración presupuestaria) los procedimientos establecidos por la Contraloría General y los procedimientos establecidos en los Contratos administrados por CONADES. Administrar los recursos financieros de los Programas en ejecución asegurando los intereses económicos y financieros del Estado y de CONADES. Garantizar que los Programas y demás unidades dispongan de los recursos humanos y materiales apropiados para que cumplan con eficacia las funciones asignadas. Establecer y evaluar las normas y procedimientos administrativos y financieros que permitan maximizar eficiencias en los Programas. Establecer y administrar un sistema financiero, de registro presupuestario y contable con tecnología informática que suministre información oportuna y confiable para la toma de decisiones. Dirigir y dar seguimiento a la realización de estudios, investigaciones e informes financieros y administrativos. Dirigir la ejecución de las actividades básicas de mantenimiento y reparación de equipos, instalaciones, custodia de materiales, los servicios de aseo, transporte y combustible, reproducción y administración de documentos, comunicaciones, archivo y correspondencia, seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas de la entidad. Aprobar los documentos, inversiones, compras, transacciones entre otras acciones financieras u operativas dentro de los niveles de responsabilidad establecidos por CONADES. Coordinar los procesos de desembolsos, gestión de cobros, contrataciones entre otros con instituciones, organismos financieros, administradores de fondos y mantener relaciones permanentes.
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Apoyar y orientar a los Programas en los procesos de adquisición de bienes y servicios, procedimientos administrativos y financieros, buscando la racionalidad técnico-económica y el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el Gobierno y organismos financieros. Evaluar las especificaciones técnicas de los hardware y software que se adquirirán a fin de determinar utilidad y compatibilidad con el equipo existente. Brindar soporte técnico a los Programas y unidades administrativas para garantizar el buen funcionamiento del equipo, programas y sistemas existentes. Apoyar los procesos asociados con la actualización de página web de CONADES Otras funciones que le sean asignadas.
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Recursos humanos Objetivo: obtener y mantener el mejor recurso humano al servicio de los objetivos institucionales y en armonía con la dignidad de los colaboradores. Funciones: Organizar y coordinar un proceso transparente y científico de reclutamiento y selección para captar los mejores individuos al servicio de la institución. Planear, organizar y coordinar las acciones de capacitación según las necesidades que demande el funcionamiento de los Programas, procedimientos y tecnologías. Llevar registros ordenados e integrar información de días de enfermedad, permisos, vacaciones y otras acciones de personal. Realizar las certificaciones (cartas de trabajo) solicitadas por el personal de Conades. Velar por el cumplimiento de las normas disciplinarias, horario de trabajo y comportamiento ético establecido por el servicio público. Realizar programas de incentivos y reconocimiento a las labores desarrolladas por los colaboradores. Otras funciones que se le asignen.
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Informática Objetivo: mantener actualizada las tecnologías de información que facilite el procesamiento, registro y entrega oportuna de información confiable sobre la situación y avance físico y financiero de los Programas. Funciones: Realizar actividades de desarrollo informático para mejorar la gestión institucional. Proponer e implementar el uso de sistemas y nuevas herramientas para la programación, gestión financiera, administración de cuentas y conciliaciones bancarias, para el cumplimiento de las obligaciones de los Programas. Actualizar los programas y herramientas informáticas que mejoren los registros, presentación y acceso de informes y notas. Atender las consultas y requerimientos solicitados por el personal en materia informática. Realizar acciones de capacitación en temas informáticos al personal administrativo y técnico de los Programas. Actuar como contraparte de las firmas consultoras contratadas para atender temas informáticos. Realizar labores de mantenimiento y desarrollo de equipo, instalaciones y programas informáticos. Otras funciones que se le asignen.
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CONADES Estructura Organizativa de Administración y Finanzas
Coordinación de Administración y Finanzas
Centro de Documentación
Informática
Presupuesto y Tesorería
Contabilidad
Compras y Servicios Generales
Administración de Contratos
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Dinámica del Sistema de Admón Finanzas sino
A D Q U I S I C I O N E S I N F O R M A T I C A
Programas/Coejecutores:
Formula POA y Plan de Adquisiciones Preparan TDR/Pliegos/Especificaciones/Planos Realizan solicitudes de recursos/servicios
Adm y Finanzas: Formula y ejecuta presupuesto DIPRENA/BID Tramita adquisiciones y servicios generales
Custodia de patrimonio Conades.
Consultorías
Lista corta
Obras, bienes y servicios Catálogo/ 3 Cotizaciones
Solicitudes de Pago Directo
3 cotizaciones
SAFF
Sistema Automatizado
Fisico Financiero
Acto Público Licitaciones
Contratos O/C
Registro contable
Compras y Servicios Generales (Logística, rrhh, custodia
bienes, mantenimiento)
SIAFPA
Sistema de Admón.
Financiera
Admón de Contratos (Solicitud de pagos Contratos, Archivos)
Contabilidad (Registros, informes
financieros)
Presupuesto Tesorería (Gastos, pagos, desembolsos)
Nota: la figura muestra los
principales procesos de adquisiciones y registros financiero-contable informatizado, desde su origen en los Programas y su interacción con Admon y Finanzas en una combinación de procesos y áreas de
gestión.
Ejecuta objeto del gasto
Confección de Cheques
Seguimiento contable y rendición de cuenta
P R O C E S O
S
A R E A S D E G E S T I O N
Gestión en Panamacompras
Elabora y formaliza Contratos - O/C
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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IV. Procedimientos
La mayor parte de los trámites y uso de instructivos han sido implementados con la coordinación con PNUD como principal administrador de fondos de los Programas de Conades (Chiriquí, Bocas, Darién). En el caso de contratos con otras administradoras (Cooperativas y Ongs que administran fondos) se aplican los instructivos del PNUD para estandarizar, previa evaluación y acuerdo. Generalmente, Admón y Finanzas atiende Contratos, Órdenes de Compra y Pagos. Admón y Finanzas elabora “Solicitudes de Contratos y Solicitudes de Pago Directo” “Solicitud de Orden de Compra”(caso de PNUD) con formato establecido con las administradoras de fondos en los Programas que funcionan con este esquema. Las administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas) elaboran los Contratos y generan los medios de pago (cheques) para proveedores, contratistas, consultores. En el caso de PNUD con la Solicitud de Orden de Compra ellos generan su propia Orden para producir el pago correspondiente en montos igual o mayor a B/.5,000. Hay situaciones de Contratos que Admón y Finanzas elabora y tramita vía Ministerio de la Presidencia. Es el caso de Programas que manejan cuentas bancarias. Sin embargo, para efecto de pago se utilizan los formatos e instructivos de Solicitud de Pago estándar para cumplir con su registro en el sistema de administración física y financiera (SAFF).
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Compras menores de bienes y servicios.
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: realizar compras igual o menor a B/.5,000.
*Mayores de B/.5,000 aplica O/C por PNUD . Aplica compra por Catálogo Panamacompras o 3 cotizaciones.
Inicio
Funcionarios identifican necesidades de equipo y materiales con especificaciones y canalizan a través de Asistente Admitivo
para revisión.
Fin
Programa
Admón y Finanzas
Director de Programa evalúa solicitud y especificaciones , autoriza y firma Memorando
solicitando material y equipo.
Compras: ingresa a Catálogo de Panamacompras, realiza la adquisición según especificaciones.
Coordinador: revisa y asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría de inversión. Da su Visto Bueno para realizar O/C vía
Panamacompras.
Catálogo: envía orden para que el Proveedor atienda el pedido realizado y proceda a facturar y despacho.
Compras: realiza análisis de especificaciones de materiales y equipo de que se encuentran
detallados y claros.
Panamacompra
s
Compras: coordina con Proveedor entrega de factura y recepción de bienes.
Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Normas generales 1. Cuando se trate de adquisiciones de materiales y equipo por vía directa, que no
aplica acto público, se realiza por Panamacompras o por 3 cotizaciones según material y especificaciones. Se cuenta con formato de Orden de Compra de Bienes y Servicios para trámites
fuera de Panamacompras.
2. Aplica en compras menores o igual a B/.5,000 por lo general al contado. El trámite de compras mayores de B/.5,000 que actualmente se realizan con O/C por PNUD, se remplaza por el método de Panamacompras. Se enviará, a PNUD, copia de publicación en Panamacompras o PNUD verifica por pantalla la transacción según número de control.
3. El funcionario y/o Director de Programa elaboran las especificaciones en forma clara y detallada de los materiales y equipo para que Admón y Finanzas en Conades sede pueda realizar la gestión a través de Panamacompras.
4. La transacción de compra se realiza utilizando el Catálogo o Convenio Marco donde aparecen los Proveedores seleccionados por el Estado para suministrar los bienes y servicios identificados como Convenio Marco. Información general sobre uso de Panamacompras: Todas las entidades públicas están obligadas a publicar en el sistema electrónico PanamaCompra, toda la información que se genere en las contrataciones menores, en los procedimientos de selección de contratista, en las contrataciones directas y en la etapa contractual.
Para mayor provecho y facilidad, el portal a su vez se divide en dos componentes. El portal externo dirigido a los proveedores y el portal interno dirigido a los funcionarios. El portal externo brinda a los proveedores información sobre las oportunidades de negocio, les permite consultar el tiempo en que se efectuará los pagos a proveedores y recibir notificaciones al estar afiliados.
El portal interno provee a los funcionarios un sistema que facilita la eficacia, efectividad y transparencia de la ejecución de las compras. Beneficios del sistema PanamaCompra Esta aplicación informática es administrada por el Estado, brinda múltiples cambios y beneficios que permiten automatizar las operaciones y los procesos que intervienen en la contratación pública.
Documentación básica requerida
1. Memorando solicitando material y equipo incluida las especificaciones. 2. Impresión de página electrónica donde se hizo la transacción en Panamacompras.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el
Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Confección de Contratos de
Consultores vía gobierno central
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: elaborar contratos contra fondo local vía Presidencia
UCAF: Unidad Coordinadora de Administración y Finanzas Programa. Programa Chiriquí, Darién, Colón y otros de Conades
Inicio
Coordinación: gestiona certificación de partida con MEF/Diprena. Gestiona firma de Contrato por Consultores. Envía para firma Ministro.
Coordinación: Recibe y revisa documentación y elabora borrador de Contrato para revisión de Asesoría Legal.
Fin
Programa
Admón y Finanzas
Presidencia
Ministro firma Contrato y devuelve a Admón y Finanzas Conades.
Director de Programa o designado autoriza memorando solicitando Contrato y adjunta documentación TDRs, Cuadro de Evaluación, No Objeción, CVs.
Coordinación: elabora nota remisoria de Contrato firmado para Control Fiscal.
Control Fiscal revisa documentación y
refrenda contrato.
Presupuesto: registra en SAFF compromiso presupuestario del Contrato
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Normas generales
1. Las solicitudes de Contrato se refiere a servicios de consultoría por concepto de asistencia técnica, capacitación, estudios y de bienes y obras. Se prepara nota para formalizar la solicitud. Aplica cuando se carga a fondo local debe ir por la instancia del Ministerio de la Presidencia.
2. Es responsabilidad del Equipo Técnico del Programa (ETP) en coordinación con Co-ejecutores elaborar los términos de referencia (TDR) y Pliego de Cargos con definición clara de la justificación, alcance de los servicios, actividades, especificaciones técnicas y demás detalles.
3. En el caso de Consultorías se procede a la elección del candidato según evaluación
aplicada de al menos tres (3) candidatos. 4. El Director de Programa o el Secretario Ejecutivo podrán firmar la solicitud de No
Objeción para el BID. Aceptada la no objeción por el BID, el Director de Programa debe solicitar mediante memo trámite de Contrato a la UCAF (Amira).
5. Formalizado el Contrato se procede a gestionar la Solicitud de Pago (ver
procedimiento) según las administradoras de fondos.
Documentación básica requerida Para contratos de consultoría:
1. Memo firmado por el Director del Programa autorizando Contrato 2. Nota de No Objeción firmada por el BID. 3. Copia de cédula 4. Certificado de salud 5. Copia de cédula del beneficiario (si aplica) 6. Número de cuenta bancaria (si aplica) 7. Currículo Vitae de los participantes 8. TDR de la Consultoría 9. Matriz de Evaluación de los participantes 10. Copias de diplomas, créditos y referencias laborales recientes del seleccionado. 11. Formato de contrato.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Control de vehículos y combustible.
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: reglamentar el uso y control de vehículos y combustible.
En Bocas del Toro, se elabora Solicitud en SAFF y el Director de Programa autoriza. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Director realiza la designación de conductor asignado a vehículo para movilizar funcionarios y materiales.
Fin
Programa
Conductor
Informa sobre las condiciones y problemas de los vehículos a su cargo.
Recibe informe de situaciones y problemas de los vehículos y procede con las medidas
correspondientes.
Verifica condiciones del vehículo y anota kilometraje al inicio y terminación de la
misión.
Reporta de situaciones y problemas en la conducción
del vehículo..
Conduce a funcionarios, consultores y personal y realiza labores de mensajería institucional.
Adm y Finanzas
Lleva control de mantenimiento preventivo, trámite con seguros, revisado
y placa de vehículos.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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Normas generales 1. CONADES cuenta con vehículos oficiales asignados por el gobierno Central
identificado con línea amarilla propiedad del Estado y con placa de Misión Internacional (MI) para su utilización durante la vigencia del Programa. Finalizado el Programa los mismos serán traspasados al Estado mediante solicitud formal (nota de aclaración).
2. El Programa asigna el conductor cuya responsabilidad lo es movilizar técnicos,
consultores y personal admitivo a los distintos lugares que se determinen para uso exclusivo de misiones oficiales relacionados con las actividades del Programa.
3. Todo vehículo adquirido debe cumplir trámite de Traspaso por parte del
Proveedor, Seguro y Placa que realiza el Ministerio de la Presidencia. Todo vehículo contará con una cobertura de seguro contra riesgos, por parte del Estado o por el Organismo facilitador del equipo según corresponda.
4. Los Programas tendrán la responsabilidad por la custodia de los vehículos y su
uso para fines exclusivos de las actividades propias del Programa. Le corresponderá informar de anomalías de tránsito, comportamiento de personal trasportado, condiciones mecánicas, control de combustible, itinerarios entre otros.
5. El Programa deberá informar sobre el uso del vehículo fuera del área, lugar y
horario donde se requiera operar para efectos de registro y control. 6. El conductor responsable del vehículo deberá tomar nota e informar del
kilometraje al inicio y final de la misión cuando tenga que trasladarse fuera del área habitual de trabajo (giras). Además, deberá tomar nota e informar sobre el combustible utilizado y el recorrido realizado en su rutina diaria por lo menos semanalmente o en el período establecido por el Director del Programa como bitácora de circulación.
7. El Programa deberá presentar a la Unidad de Adm y Finanzas con periodicidad
mensual el informe de consumo de combustible y lubricantes con las facturas correspondientes para su registro y control.
8. Se deberá mantener los vehículos en buenas condiciones mecánicas y operativas
por que se deberá realizar con antelación el mantenimiento preventivo del equipo siguiendo las instrucciones del Manual del vehículo. Cada vehículo mantendrá una hoja de registro sobre el estado mecánico de las reparaciones y mantenimiento efectuado. La misma deberá reposar una copia en el Programa y copia para la Unidad de Coordinación de Admon y Finanzas para los controles correspondientes.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
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9. Las solicitudes de mantenimiento preventivo de los vehículos se harán a través de la Asistencia Admitiva del Programa que coordinara con la agencia respectiva la prestación del servicio. Se enviará copia del servicio a la Coordinación de Admon y Finanzas para el registro correspondiente.
10. El personal responsable o conductor del vehículo deberá conducir observando en
todo momento las leyes y reglamentos de tránsito vigente. En caso de accidente el conductor asignado debe tomar las medidas necesarias para notificar en forma oportuna e inmediata a las autoridades y al Programa. El conductor asumirá el costo o valor del deducible si el fallo de las autoridades demuestra su culpabilidad del hecho, independientemente de las responsabilidades civiles y penales.
11. Queda prohibido el transporte de personas dentro del área del vagón de los
vehículos asignados, así como el transporte de equipos y materiales sin las debidas medidas de seguridad. El conductor asignado será responsable ante el Programa.
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Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el
Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Gestión de Cobro al Tesoro Nacional
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: gestionar los fondos de partida local del presupuesto requeridos por los Programas.
CENA Consejo Económico Nacional
Inicio
Elabora gestión de cobro al Tesoro Nacional según formulario establecido y elabora nota para firma de Secretario remitiendo al Ministro de Presidencia
Prepara nota para firma de Ministro y su envío a Conades
Recibe y verifica Gestión de Cobro y realiza trámite interno.( Tesorería Presupuesto y
Control Fiscal)
Fin
Adm y Finanzas / Conades
Presidencia/Dir Admitiva MEF/Tesorería
Recibe, revisa documentación y realiza trámite
interno
Se realiza transferencia o emite cheque para su retiro en la Oficina de
Pagos.
Retira cheque del MEF/Tesorería realiza registro y lo cursa hacia
Conades
Recibe transferencia o cheque y procede a los registros en SAFF.
Recibe nota de Ministro y documentación de Gestión de Cobros y la
envía a MEF/Tesorería
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 40
Normas generales 1. Existe formulario con número de control para seguimiento. Conades como
dependencia del Ministerio de la Presidencia gestiona este trámite por esta vía. 2. CONADES debe especificar que requiere transferencia de los fondos a la cuenta del
PNUD como administradora.
3. En caso de transferencia por la vía del Banconal habrá que dar seguimiento intenso para obtener los fondos y depositarlo en el PNUD.
4. En caso de cheque, lo pasa a retirar en la Dirección de Tesorería del MEF, y lo
deposita en la cuenta del PNUD.
5. La documentación en trámite en Presidencia/Control Fiscal deberá darle seguimiento a través de la página electrónica de Contraloría en la facilidad “Sígueme” que se le da un número de trámite para monitorear ubicación del documento.
Documentación básica requerida
1. Formulario de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. 2. Nota remisoria firmada por el Secretario Ejecutivo,CONADES 3. Nota remisoria firmada por el Ministro de la Presidencia.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 41
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Gestión de pagos a proveedores
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: realizar pago efectivo a proveedores y registro final.
Inicio
Tesorería: Recibe cheques y registra en SAFF número de cheques en la Solicitud de pago para cierre
de transacción.
Presupuesto: realiza asiento
contable en SAFF.
Recibe y firma recibido en talonario de cheque y en la
lista.
Fin
Admon y Finanzas (UCAF)
Proveedor
Recepción: llama a proveedores para retiro de
cheques.
Recepción: fotocopia cheque, talonario y archiva en
expediente.
Contabilidad: verifica, firma
revisado y archiva.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 42
Normas generales 1. La Administradora de Fondos remite, vía electrónica, lista de cheques listos para
retirar en el Banco designado.
2. Conades retira los cheques y registra en SAFF para cierre de la Solicitud de Pago. Además de registrar el asiento contable.
3. Cuando el proveedor firma recibido el cheque, se fotocopia ch y talonario para el expediente con la firma de recibido.
Documentación básica requerida
1. Lista de proveedores con cheques, elaborado por PNUD 2. Copia de cheques y comprobantes con firma de proveedores.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 43
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Gestión para arrendamiento de locales
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: ocupar local para oficina de Programas.
Inicio
Director de Programa realiza solicita propuestas (al menos 3
ofertas) de alquiler de locales.
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas
Contraloría/MEF
Director de Programa selecciona la mejor oferta en precio, ubicación, tamaño, prepara nota solicitando gestión de alquiler.
Envía documentación por valija a la UCAF
Adm de Contratos revisa documentación y prepara nota para solicitar avalúo a
Contraloría y MEF.
Coordinador / Secretario Ejecutivo se revisa nota para firma de Secretario y envío a
Contraloría y MEF
Contralor atiende nota y da instrucciones para Avalúo de Ingeniería. MEF canaliza a Bienes Patrimoniales.
Contraloría y MEF asignan funcionarios para realizar avalúo de los locales y remiten informe para proceder con contrato.
Se envía Contrato refrendado a Director de Programa para proceder a ocupar el local. Archiva original de Contrato en
expediente.
Recibe informe de Contraloría/ MEF y procede a preparar y tramitar el Contrato con sus firmas y envío a refrendo de
Control Fiscal Presidencia.
Control Fiscal refrenda Contrato de alquiler y remite a Conades para proceder a
ocupar el local.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 44
Normas generales
1. El Director de Programa debe gestionar y seleccionar el local considerando espacio
físico en mts2 , instalaciones eléctricas, ubicación, entre otras condiciones. Enviará nota adjuntando la propuesta de local hacia Admón y Finanzas.
2. El Secretario Ejecutivo es quien da su aprobación del local considerando precio ofertado y demás condiciones.
3. Se deberá solicitar el avalúo de los locales mediante Nota firmada por el Secretario
Ejecutivo dirigido al Contralor y a la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas. Se designan los funcionarios para proceder a realizar avalúo y posterior elaboración de Contrato y refrendo de Contraloría. En el caso de las provincias, Contraloría coordina con sus oficinas provinciales para asignar los funcionarios a cargo.
4. No se podrá ocupar el local sin tener el Contrato con el refrendo por parte de la Contraloría General.
Documentación básica requerida
1. Propuesta firmada por proveedores. Incluye mts2, canon mensual, instalaciones, ubicación
2. Memo de Director de Programa adjuntando propuesta seleccionada. 3. Notas a Contraloría y MEF solicitando avalúo de locales.
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AM 14-Jul-11 45
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Orden de Compra de Combustible (O/C) autorizado por Programas.
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: confeccionar y registrar orden de compra para suministro de combustible.
En Bocas del Toro, se elabora Solicitud en SAFF y el Director de Programa autoriza. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Funcionario solicita combustible y justificación mediante Formulario de Solicitud de orden o cupón de
combustible
Fin
Programa
Admón /Programa
Director de Programa autoriza y firma Formulario y lo entrega al funcionario solicitante para confección de O/C
Asist Admitiva: Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica correspondencia de facturas contra O/C y envía informe Adm y Finanzas.
Conductor: entrega O/C al despachador, reclama factura correspondiente y entrega al
Programa.
Nota: se captura en SAFF las facturas asociadas a las órdenes de compra, según se reciben estos documentos.
Asistente Admitiva confecciona Orden de Compra para firma del Director que entrega a funcionario solicitante para tomar
combustible.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 46
Normas generales 1. El funcionario solicita combustible llenando Formulario de Solicitud de
Combustible (o Cupones) donde deberá justificar el uso, proyecto, componente entre otros datos y el Director del Programa o Secretario Ejecutivo, Coordinación Administrativa y Financiera, aprueban la Solicitud. De igual forma deberán autorizar y firmar las Órdenes de Compra de Combustible como requisito para acceder al combustible en la Estación de Gasolina (proveedor) correspondiente.
2. El funcionario entrega la O/C para recibir el combustible y retira la copia de
factura que debe indicar número de O/C, la cual debe entregar al Programa o Unidad responsable. La factura deberá contener la siguiente información:
- Nombre del Programa que solicita el combustible - Fecha, RUC, placa del vehículo - Firma del despachador de combustible - Firma y número de cédula del que recibe combustible.
3. A fin de mes, el Proveedor envía original de O/C y facturas originales, que son revisadas por cada Programa, luego son enviadas a la Admón y Finanzas sede, para su revisión y posterior confección de la Solicitud de Pago Directo.
El funcionario designado puede ir registrando con las copias de las facturas asociando según el número de O/C, para adelantar hasta finales de mes, cuando recibe el paquete con originales del Proveedor
4. Cada Programa captura y elabora la Orden de Compra de Combustible (O/C) en el
sistema SAFF, el cual genera un número de control. Por excepción, puede generarse número fuera de SAFF, entonces Admón y Finanzas sede, cuando hace la captura en SAFF, mantiene registro de dicho número en modo de “externo”, y procede a capturar las facturas asociadas.
5. Caso de que el Programa las registró en SAFF, Admón y Finanzas sede, verifica el
reporte de SAFF contra la documentación recibida y realiza los ajustes que correspondan en coordinación con el Programa.
Documentación básica requerida
1. Formulario de Solicitud de Orden de Combustible 2. Original de Orden de Compra de Combustible con número de control 3. Copia de factura 4. Factura original.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 47
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Orden de Compra de Combustible (O/C) autorizado por Admón y Finanzas.
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: confeccionar y registrar orden de compra para suministro de combustible.
Admón y Finanzas podrá a requerimiento autorizar O/C como es el caso de Darién y Chiriquí los más frecuentes.
Inicio
Funcionario solicita combustible y justificación mediante Formulario de Solicitud de orden o cupón de
combustible
Fin
Programa/Unidad
Admón y Finanzas
Director de Programa o designado autoriza y firma Formulario y lo entrega a Admon y Finanzas para confección de O/C
Compras: Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica correspondencia de facturas contra O/C y envía informe Adm y Finanzas.
Conductor: entrega O/C al despachador, reclama factura correspondiente y entrega
Admón y Finanzas.
Nota: se captura en SAFF las facturas asociadas a las órdenes de compra, según se reciben estos documentos.
Compras: confecciona Orden de Compra para firma de Coordinadora Admón para su entrega al funcionario solicitante para tomar
combustible.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 48
Normas generales 1. Este procedimiento aplica para las Órdenes de Compra de combustible que
autoriza la Coordinación de Admón y Finanzas en la sede de Conades. Es el caso del Programa Darién y la oficina del Programa Chiriquí.
2. El funcionario solicita combustible llenando Formulario de Solicitud de Combustible (o Cupones) donde deberá justificar el uso, Programa, componente entre otros datos y la Coordinación Administrativa y Financiera, aprueba la Solicitud. De igual forma deberán autorizar y firmar las Órdenes de Compra de Combustible como requisito para acceder al combustible en la Estación de Gasolina (proveedor) correspondiente.
3. El funcionario entrega la O/C para recibir el combustible y retira la copia de
factura que debe indicar número de O/C, la cual debe entregar al Programa o Unidad responsable. La factura deberá contener la siguiente información:
- Nombre del Programa que solicita el combustible - Fecha, RUC, placa del vehículo - Firma del despachador de combustible - Firma y número de cédula del que recibe combustible.
4. A fin de mes, el Proveedor envía original de O/C y facturas originales, que son revisadas por Compras de Admón y Finanzas sede y posterior confección de la Solicitud de Pago Directo.
El funcionario designado puede ir registrando con las copias de las facturas asociando según el número de O/C, para adelantar hasta finales de mes, cuando recibe el paquete con originales del Proveedor
5. Se captura y elabora la Orden de Compra de Combustible (O/C) en el sistema
SAFF, el cual genera un número de control. Por excepción, puede generarse número fuera de SAFF, entonces Admón y Finanzas sede, cuando hace la captura en SAFF, mantiene registro de dicho número en modo de “externo”, y procede a capturar las facturas asociadas.
Documentación básica requerida
1. Formulario de Solicitud de Orden de Combustible 2. Original de Orden de Compra de Combustible con número de control 3. Copia de factura 4. Factura original.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 49
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Orden de Compra de Mantenimiento de Vehículos(O/C).
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: gestionar mantenimiento de vehículos en la Agencia.
SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Asistente Admitivo revisa fecha para solicitar mantenimiento de los vehículos y confecciona
memorando.
Fin
Programa
Admón y Finanzas
Director de Programa autoriza para elaborar la O/C de mantenimiento y firma Memorando.
Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica recibido conforme el servicio para proceder con Solicitud de Pago.
Coordinador: revisa y firma O/C para su entrega a Proveedor. Conductor o designado entrega O/C a la
Agencia.
Agencia recibe O/C y realiza los trabajos de mantenimiento y confecciona factura para su envío a Adm y Finanzas.
Compras: Verifica trabajos y fechas de mantenimiento realizadas. Confecciona Orden de Compra O/C en SAFF para
mantenimiento de vehículo.
Proveedor
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 50
Normas generales 1. La Orden de Compra de Mantenimiento se refiere al servicio preventivo como a
reparaciones por accidentes y de tipo correctivo. Aplica para vehículos tanto de los Programas como de las unidades administrativas en la sede.
2. Se lleva un registro de la flota vehicular con los datos de servicio de mantenimiento recibidos tanto preventivo como correctivo como punto de control que justifique las solicitudes.
3. En el caso de las Provincias, el mantenimiento se podrá realizar en el área y toda la tramitación y documentos se efectúa por parte del Asistente Admitivo del Programa. El registro en SAFF lo realiza Admon y Finanzas en la sede de Conades.
4. El Conductor o designado realiza la tarea de llevar el vehículo, coordinar con la Agencia, entrega de O/C, verificación del recibido conforme el servicio, retiro de Factura y del vehículo a su terminación.
5. La factura deberá contener la siguiente información:
- Nombre del Programa que solicita el mantenimiento - Fecha, RUC, nombre de la Agencia - Número de placa del vehículo, modelo, año, color - Firma del designado en la Agencia.
Documentación básica requerida
1. Memorando solicitando servicio de mantenimiento/reparación 2. Original de Orden de Compra de Mantenimiento Vehicular 3. Factura original.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 51
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Orden de Compra de Pasaje Aéreo
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Obtener pasaje aéreo al crédito.
En Bocas del Toro, se elabora Solicitud en SAFF y el Director de Programa autoriza. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Funcionario solicita al Director del Programa, pasaje aéreo incluyendo justificación, día,
hora y lugar.
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas
Proveedor
Director de Programa o designado firma memorando autorizando confección de pasaje aéreo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Compras verifica autorización del Programa y verifica con la
línea aérea horario y cupos.
Compras confecciona Orden de Compra de Pasaje a crédito en SAFF para su trámite en la
línea aérea.
Coordinadora aprueba y firma la O/C para su entrega en la línea aérea.
Aprueba pasaje aéreo y lo carga a la cuenta de Conades que será cancelada contra
estado de cuenta..
Registra en SAFF pago de pasaje según O/C contra estado de cuenta presentado por el proveedor y Solicitud de
Pago aprobada.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 52
Normas generales
1. El Director de Programa autoriza los pasajes aéreos previa justificación por giras, misiones y otros eventos que se requieran.
2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar la aplicación de los montos que correspondan a transporte, alimentación y hospedaje establecidos en las normas y procedimientos del sector público.
3. El Director de Programa debe firmar el memorando autorizando se proceda con la
confección de la Orden de Compra de Pasajes correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona la O/C. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)
4. La Coordinadora de UCAF o designado verifica que el gasto corresponda a la
categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.
5. La unidad de Compras de UCAF le corresponde confeccionar la Orden de Compra
de Pasajes. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la O/C en el renglón “Preparado por”. La Coordinadora de UCAF firma el “aprobado”.
6. El Programa de Bocas del Toro confecciona la O/C en modo manual, la firma el
Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.
Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a Proveedor, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación. Documentación básica requerida
1. Formulario de Orden de Compra de Pasajes. 2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 53
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Recepción de equipo y materiales
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Realizar trámite para registro y control de equipo y material de proveedores.
Nota: se aclara que hay entregas en las Provincias y en Conades sede en la Adm y Finanzas. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Proveedor comunica fecha de
entrega de materiales.
Fin
Proveedor
Adm y Finanzas
Programa
Compras prepara acta de recibido material y/ comunica a Programa su atención para
recibir si le corresponde.
Compras y Contabilidad recibe y verifica contra factura se cumpla la entrega de equipos y materiales según las especificaciones y en buenas
condiciones.
Compras procede con su registro en SAFF del inventario. Contabilidad firma recibido conforme y procede a su almacenamiento. Lleva control de entradas y salidas de equipo y materiales.
Se realiza el registro de inventario, envía copia Adm y Finanzas para su registro en SAFF y procede a su
almacenamiento y custodia.
Asistencia Admitiva o funcionario designado firma el recibido conforme
correspondiente.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 54
Normas generales
1. Hay entregas de material en Conades sede a través de la Unidad de Adm y Finanzas y entregas en las Provincias.
2. Cuando se trate de entregas en Conades sede de material para determinada Provincia, recibe Compras y Contabilidad. En el caso de Chiriquí que tiene oficina en la sede, deberá recibir el funcionario designado quien firmará el recibido conforme.
3. Compras realiza el registro del inventario en el sistema SAFF para control interno.
4. Cuando el Programa recibe el material en la Provincia debe remitir copia de
recibido conforme con el detalle del material recibido según formato establecido, para que Compras en la sede realice registro de inventario en SAFF y garantizar la actualización de los bienes patrimoniales de estricto cumplimiento.
5. Contabilidad coordinará la ejecución de inventarios semestrales para verificar
registros, controles y condiciones del inventario a nivel de Provincias y sede.
6. Al Asistente Admitivo o funcionario designado del Programa según corresponda será responsable por la recepción del material en buenas condiciones, cumpliendo especificaciones, de levantar inventario según formato establecido y por la custodia y control de entrada y salida de equipos y materiales.
Documentación básica requerida
1. Formato de registro y control de inventario en el sistema SAFF 2. Memorando de remisorio de recepción de material 3. Acta de recibido conforme el material.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 55
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Contratos/Enmienda de Empresas
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud de Contrato de Consultoría, bienes, servicios y obras civiles.
Inicio
Completa la documentación del Expediente de Acto Público y prepara memo solicitando confección de
Solicitud de Contrato.
Fin
Programa
Admón y Finanzas
PNUD
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Coordinación: Recibe y revisa documentación del Expediente, verifica el POA, y
asigna código presupuestario.
Adm Contrato: Registra Solicitud de Contrato en SAFF el cual genera número de
Control.
Adjunta la Solicitud de Contrato con la documentación del Expediente y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.
Recibe y revisa Solicitud de
Contrato y su documentación.
Autoriza y confecciona Contrato y lo remite a la Admón-CONADES para firma del
Proveedor/Contratista/Consultor Adm Contrato: coordina firma de Contrato con Programa y Orden de Proceder. Devuelve a PNUD
Contrato firmado. Director de Programa coordina firma de Contrato y autoriza Orden de Proceder
Reciben Contrato y gestionan firma de Residente PNUD y lo
remite a la Admón- CONADES
Registro en SAFF de No. de Contrato y Orden de Proceder. Archiva original de Contrato para
expediente y copia a Proveedor.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 56
Normas generales 1. La Solicitud de Contrato aplica para contrataciones de firmas consultoras,
provisión de bienes, servicios y obras civiles. Generalmente resultan de los Actos Públicos de licitación realizados por los Programas según su Plan de Adquisiciones.
2. Con la Solicitud generada en SAFF, el PNUD genera Contrato con número de control que remite Admon y Finanzas para gestionar la firma del Proveedor/Contratista/Consultor. Luego de la firma lo remiten a PNUD para firma de Residente y pasa a Admón y Finanzas Conades. Se deberá gestionar Orden de Proceder por parte del Director del Programa quien la autoriza. Con el Contrato firmado por ambos y la orden de proceder se captura en SAFF datos del Contrato utilizando número que da PNUD que vincula con Solicitud.
3. En caso de “Enmienda” si corresponde a incremento en costo afectando fondo externo deberá tener la No Objeción del BID.
4. El Expediente de Acto Público se refiere a toda la documentación acumulada desde
el inicio del proceso de licitación aplicado, etapa precontractual hasta la etapa de formalización del Contrato previa adjudicación. (incluye la no Objeción del BID).
5. En la etapa de Formalización del Contrato, el Programa es responsable por reunir
y coordinar con el Contratista/Proveedor los documentos que hacen falta como fianza de cumplimiento, no objeción, registro público y otros que aplican a la firma del Contrato, los cuales se remiten Adm y Finanzas para tramitar la Solicitud.
Documentación básica requerida
1. Términos de referencia (TDR) 2. Pliego de Cargos en formato digital. 3. Copia de invitación para presentar propuestas (si corresponde) 4. Certificación de anuncio por Panamacompras 5. Lista de empresas invitadas (si corresponde) 6. Justificación de proveedor único a nivel nacional (si corresponde) 7. Acta de Apertura de Ofertas 8. Acta firmada por la Comisión Evaluadora que incluye informe. 9. Acta firmada de negociación de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 10. Original de propuestas técnicas y económicas de participantes 11. Copia de solicitud de no objeción de adjudicación 12. Copia de no objeción de la adjudicación 13. Copia de Resolución de Adjudicación Definitiva 14. Certificación de adjudicación publicado en Panamacompras 15. Copia de registro público de la empresa/firma consultora 16. Copia de cédula/pasaporte del Representante Legal 17. Original de fianza de cumplimiento (si corresponde) 18. Original de fianza por pago anticipado (si corresponde).
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 57
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 58
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Contratos/Enmienda para servicios profesionales
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud de Contrato de Consultoría, bienes, servicios y obras civiles.
Inicio
Completa la documentación del Expediente de Acto Público y prepara memo solicitando confección de
Solicitud de Contrato.
Fin
Programa
Admón y Finanzas
PNUD
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Coordinación: Recibe y revisa documentación del Expediente, verifica el POA, y
asigna código presupuestario.
Adm Contrato: Registra Solicitud de Contrato en SAFF el cual genera número de
Control.
Adjunta la Solicitud de Contrato con la documentación del Expediente y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.
Recibe y revisa Solicitud de
Contrato y su documentación.
Autoriza y confecciona Contrato y lo remite a la Admón-CONADES para firma del
Proveedor/Contratista/Consultor Adm Contrato: coordina firma de Contrato con Programa y Orden de Proceder. Devuelve a PNUD
Contrato firmado. Director de Programa coordina firma de Contrato y autoriza Orden de Proceder
Reciben Contrato y gestionan firma de Residente PNUD y lo
remite a la Admón- CONADES
Registro en SAFF de No. de Contrato y Orden de Proceder. Archiva original de Contrato para
expediente y copia a Proveedor.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 59
Normas generales 1. Los contratos de personal aplican para contratar funcionarios que laboran en los
Programas y CONADES-Sede en tareas técnico-administrativas. También para contratar Consultores Individuales para realizar estudios, investigaciones y asistencia técnica.
2. Se recopilan hasta 3 hojas de vida y se somete a evaluación por parte de una
Comisión Evaluadora que elabora informe con los mejores puntajes ordenados con el de mayor puntaje y su recomendación. Esta actividad la realiza el Programa o la Unidad de Admón y Finanzas.
3. Con la Solicitud generada en SAFF, el PNUD genera Contrato con número de
control que remite Admon y Finanzas para gestionar la firma del Consultor. Luego de la firma lo remiten a PNUD para firma de Residente y pasa a Admón y Finanzas Conades. Se deberá gestionar Orden de Proceder por parte del Director del Programa quien la autoriza. Con el Contrato firmado por ambos y la orden de proceder se captura en SAFF datos del Contrato utilizando número que da PNUD que vincula con Solicitud.
4. El Programa es responsable por reunir toda la documentación requerida para la formalización del Contrato y coordinar con el Consultor los documentos que hagan falta como Certificado Médico y otros que aplican a la firma del Contrato.
Documentación básica requerida
1. Dos (2) copias de Términos de Referencia (TDR) 2. Certificado médico de buena salud. 3. Copia de cédula de identidad personal. 4. Copia de cédula de identidad personal de beneficiario. 5. Hoja de vida 6. Copia de No Objeción de la fuente de financiamiento (si aplica). 7. Certificación de cuenta bancaria.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 60
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el
Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Crédito Adicional
(Extraordinario o Suplementario)
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: aumentar presupuesto por urgencia o insuficiencia en partidas existentes.
En MEF participan Crédito Público, Presupuesto de la Nación (DIPRENA) y Programación de Inversiones CENA Consejo Económico Nacional
Inicio
Identifica tipo de necesidad y monto correspondiente y evalúa viabilidad de crédito
extraordinario
Elabora nota sustentando Solicitud de Crédito Extraordinario para firma de Secretario Ejecutivo dirigida al
Ministro de Presidencia
Prepara nota remisoria para evaluación del MEF
Recibe y verifica sustentación de la Solicitud y realiza trámite interno
Fin
UCAF / Conades Presidencia/Dir Admitiva MEF/Crédito Público
Recibe, revisa documenta y evalúa la viabilidad de la
solicitud de crédito
Se prepara Proyecto de Resolución y se presenta al CENA para opinión y da curso a las instancias que corresponda (Ver
Sección de Normas)
Recibe Resolución aprobando realiza registros y lo cursa hacia Conades
Recibe resultado de la solicitud y procede a los registros en SAFF
Aprobada solicitud por instancias se emite Resolución y Crédito Público/Diprena procede con los registros y envío a la Institución.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 61
Normas generales 1. Conades es dependencia del Ministerio de la Presidencia y cuando se trata de
Presupuesto de funcionamiento las modificaciones al presupuesto se deberán canalizar por el Ministerio de la Presidencia.
2. Transcripción de las Normas de Administración Presupuestaria que aplican: “ARTÍCULO 241. CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales son los que aumentan el
monto del Presupuesto General del Estado y se dividen en dos clases: extraordinarios y
suplementarios. Los extraordinarios son los que se aprueban con el fin de atender causas imprevistas
y urgentes, así como los gastos que demanden la creación de un servicio y/o proyecto no previsto en
el Presupuesto. Los suplementarios, los destinados a proveer la insuficiencia en las partidas
existentes en el Presupuesto.
ARTÍCULO 242. VIABILIDAD DE LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales
serán viables cuando exista un superávit o excedente real en el Presupuesto de Ingresos, cuando
exista un ingreso que no haya sido incluido en el Presupuesto o cuando se cree uno nuevo. Dichas
solicitudes de créditos adicionales se tramitarán de acuerdo con los niveles de ejecución de los
programas, las actividades y los proyectos, demostrados por las entidades solicitantes.
ARTÍCULO 243. PLAZOS PARA LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales que se
generen en las instituciones públicas se solicitarán al Órgano Ejecutivo, a través del Ministerio de
Economía y Finanzas, acompañados de una justificación que permita a este Ministerio realizar un
análisis evaluativo de su viabilidad. En el caso de las entidades del Sector Descentralizado, se deberá
incluir la resolución de aprobación de la respectiva Junta Directiva. Las solicitudes se podrán
presentar, entre el 1 de marzo y el 30 de septiembre del año de la vigencia del Presupuesto, al
Ministerio de Economía y Finanzas, y a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional hasta
el 15 de octubre, a fin de ser votadas por esta. El Consejo Económico Nacional y el Consejo de
Gabinete, según lo que corresponda, por solicitud expresa del Presidente de la República, están
facultados para considerar créditos adicionales fuera de los periodos estipulados en este artículo, y la
Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional estará facultada para darles el trámite
correspondiente.
ARTÍCULO 244. PROCEDIMIENTO DE LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Las instituciones
públicas presentarán las solicitudes de créditos adicionales al Ministerio de Economía y Finanzas, el
cual elaborará el proyecto de resolución. Cuando el proyecto de resolución recomendado no exceda
un monto de tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), será remitido al Consejo Económico
Nacional para su aprobación y, posteriormente, junto con el informe sobre la viabilidad financiera y
la conveniencia de la Contraloría General de la República, se someterá a la aprobación final de la
Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional. Cuando el Proyecto de Resolución recomendado
exceda un monto de tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), se remitirá al Consejo Económico
Nacional para que emita su opinión favorable; posteriormente, junto con el informe favorable sobre
la viabilidad financiera y la conveniencia de la Contraloría General de la República, será remitido
para la aprobación del Consejo de Gabinete, que lo remitirá a la Comisión de Presupuesto de la
Asamblea Nacional para su aprobación o rechazo.
La Contraloría General de la República deberá pronunciarse por escrito sobre la viabilidad financiera
y la conveniencia, en un plazo no mayor de quince días hábiles, contado desde la fecha en que recibe
la documentación enviada por el Ministerio de Economía y Finanzas.”
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 62
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Desembolso
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: tramitar desembolsos por pagos realizados por cada Programa y mantener a punto el Fondo Rotatorio
Nota: las notas remisorias al MEF y BID las firma Secretario Ejecutivo
Inicio
Tesorería: verifica estado de pagos realizados (registrados los cheques) en SAFF y genera reporte, prepara Solicitud Desembolso para MEF.
MEF/ Ministro firma formulario de Solicitud de
Desembolso
MEF/Crédito Público Recibe, verifica, tramita solicitud de desembolso y remite nota a CONADES.
Fin
Adm y Finanzas
MEF
BID
Recibe Solicitud firmada, realiza transferencia y comunica a Conades por email.
Tesorería: Recibe y prepara nota remisoria al BID con Formulario refrendado.
Tesorería: Recibe y aplica en SAFF registro de desembolso en el Programa
correspondiente.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 63
Normas generales 1. Tesorería de Admon y Finanzas realiza, por Programa, el seguimiento de pagos
realizados con registro de cheques por Solicitud de Pago en SAFF y verifica saldo Fondo Rotatorio para generar Solicitud de Desembolso. Debe elaborar solicitud cuando los pagos alcancen montos razonables arriba del 50%.
2. Genera copia de Solicitudes de Pago, cheques, presentación de cuentas lo ordena, llena Formulario de Solicitud de Desembolso con nota al MEF para aprobación y refrendo de Ministro. Elabora nota para firma de Secretario Ejecutivo.
3. La Solicitud de Pago y el cuadro de Estado de Gastos o Pagos debe incluir el código de actividad identificado en el POA.
4. El Secretario Ejecutivo firma nota de solicitud de desembolso dirigidas al
MEF/Crédito Público.
5. Cuando la Solicitud es firmada por el MEF la remite a Conades y la hace llegar al BID mediante nota. BID formaliza la transferencia y comunica por email a Conades.
Documentación básica requerida Se acopia por Programa los siguientes documentos: : 1. Formularios de Solicitud de Pago Directo. 2. Formulario de Solicitud de Desembolso 3. Copia de cheques pagados. 4. Presentación de cuenta 5. Principales facturas y comprobantes 6. Cuadro de presentación de cuenta 7. Copia de contrato 8. Copia de orden de proceder 9. Copia de cronograma de trabajo 10. Cuadro de análisis de cotizaciones Por UCAF se genera en SAFF: 11. Estado de pagos efectuados (formato para el MEF) 12. Estado de gastos o pagos (formato del BID)
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 64
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Orden de Compra
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Orden de Compra para pago por montos mayores de B/.5, 000.
SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Inicio
Prepara memo solicitando confección de Solicitud de Orden de Compra. (mayor de 5,000 hasta límite fijado para
Acto Público).
Fin
Programa
Adm y Finanzas / Secretaria Ejecutiva
PNUD
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Recibe y revisa documentación de la O/C verifica POA, y asigna código
presupuestario.
Registra O/C en SAFF el cual
genera número de Control.
Adjunta a la O/C la documentación y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.
Recibe y revisa O/C y su
documentación.
Autoriza y confecciona O/C PNUD con firma del Proveedor y lo remite a la Admón-
CONADES .
Inicia SAFF llama número de O/C y registra número de O/C -PNUD para cierre de transacción. Avisa a Proveedor para su firma y
retiro.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 65
Normas generales 1. Con la orden de compra firmada por PNUD, el proveedor deberá adjuntar factura
para proceder a gestionar el pago, el cual realiza Admón y Finanzas mediante Solicitud de Pago. Documentación básica requerida
1. Mínimo de tres (3) cotizaciones de los bienes y servicios solicitados. 2. Cuadro comparativo y ponderación de precios firmados. 3. Especificaciones técnicas 4. Copia del documentos estándar de licitación/Pliego de Cargos. (si corresponde). 5. Copia de la invitación para presentar propuestas. (si aplica) 6. Lista de empresas invitadas (si aplica). 7. Acta firmada por la Comisión Evaluadora de las propuestas (si aplica). 8. Acta de negociación firmada de las propuestas técnicas y de costos (si aplica) 9. Propuestas técnica y económica. (si aplica) 10. Copia del registro público de la empresa. 11. Copia de la No Objeción del BID u otro (si aplica).
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 66
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Pago Directo
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de materiales, capacitación, servicios básicos, alquiler, bienes y servicios.
*Se requiere elaborar Solicitud en SAFF para formalizar registro presupuestario. En Bocas del Toro, se elabora Solicitud manual y el Director de Programa autoriza. UCAF captura en SAFF.
Inicio
Se prepara memo de Solicitud de Pago, revisa y ordena documentos (facturas,
cotizaciones, formularios etc.)
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría de inversión. Plan
de Adquisiciones y POA
Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.
Verifica Solicitud, autoriza confección de cheques y remite lista Adm Conades para
retiro en Banco.
Tesorería: recibe lista de cheques disponibles en Banco, vía correo electrónico y
procede a retirar.
Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío adm de fondos.
Contabilidad: revisa partidas documentación y pone “revisado” listo para Solicitud.
Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma “elaborado” y genera copias.
*Presupuesto: Formaliza registro presupuestario sella Siafpa, asiento contable y genera Comprobante para Contabilidad. Solicitud pasa a Coordinación.
Contabilidad: firma revisado Comprobante y archiva.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 67
Normas generales 1. La Solicitud de Pago Directo es el medio general para realizar pagos por bienes y
servicios contratados a Proveedores, Consultores y Contratistas.
Se utiliza para compras menores, contratos de bienes, servicios, obras civiles, consultorías, servicios profesionales. Es un requisito para tramitar la confección de cheques y realizar el pago efectivo al Proveedor de renglones de gastos como:
Capacitación
Servicios básicos (luz, agua, teléfono)
Alquiler de local
Hospedaje
Materiales y útiles de oficina
2. El funcionario del Programa elabora memorando solicitando pago y/o llenando formato de orden de compra u otro formulario establecido incluyendo la justificación del gasto.
3. En los casos de compra de bienes y servicios se realizan tres (3) cotizaciones para evaluación y escogencia de la mejor oferta.
4. El Director de Programa debe firmar el memo autorizando se proceda con la
confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA).
5. La Coordinadora de UCAF o designado verifica que el gasto corresponda a la
categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan de Adquisiciones y Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.
6. La unidad de Adm de Contratos de UCAF le corresponde confeccionar la Solicitud
de Pago. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”.
7. El Programa de Bocas del Toro confecciona la Solicitud de Pago en modo manual,
la firma el Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.
Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) original a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 68
8. En los casos de Programas (Provincias Centrales) que giran cheques contra fondos en el Banco Nacional, se siguen los siguientes pasos: a. Con la Solicitud de Pago se adjunta Formulario de Presentación de cuenta,
Cheque y su Comprobante para la firma de Secretario Ejecutivo. b. Se prepara nota para envío a Control Fiscal de Presidencia con documentación
soporte, que refrenda y devuelve a Adm y Finanzas de Conades. c. Conades entrega cheque y registra en SAFF el pago realizado.
9. Las firmas autorizadas para las Solicitudes de Pago son las siguientes: Programa Chiriquí: Secretario Ejecutivo Conades Programa Bocas del Toro: Director del Programa Programa Darién: Director del Programa Provincias Centrales: Secretario Ejecutivo Conades Programa Colón: Secretario Ejecutivo Conades En ausencias de Directores o por fuerza mayor el Secretario Ejecutivo podrá firmar la Solicitud de Pago a requerimiento.
10. Una vez firmada la Solicitud de Pago se envía copia de la documentación al Administrador de Fondos (PNUD, Cooperativa) para la confección del cheque. Documentación básica requerida
1. Facturas y comprobantes del gasto realizado. 2. Cuadro de análisis de cotizaciones. (si aplica). 3. Memo justificando la solicitud de pago, firmado por el Director de Programa o
designado. 4. Lista de participantes de capacitación. (si aplica). 5. Informe de la actividad. (si aplica).
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 69
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Pago de Contratos/Enmiendas y Ordenes de Compra
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud de pago para Contratos, Ordenes de Compra de bienes, servicios y obras.
*Se requiere elaborar Solicitud en SAFF para formalizar registro presupuestario. En Bocas del Toro, se elabora Solicitud manual y el Director de Programa autoriza. UCAF captura en SAFF.
Inicio
Se prepara memo de Solicitud de Pago, revisa y ordena documentos (facturas,
cotizaciones, formularios etc.)
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo.
Categoría de inversión.
Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.
Verifica Solicitud, autoriza confección de cheques y remite lista Adm Conades para
retiro en Banco.
Tesorería: recibe lista de cheques disponibles en Banco, vía correo electrónico y
procede a retirar.
Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío Adm de fondos.
Contabilidad: revisa partidas documentación y pone
“revisado” listo para Solicitud.
Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma
“elaborado” y genera copias.
*Presupuesto: Formaliza registro presupuestario sella Siafpa, asiento contable y genera Comprobante para Contabilidad. Solicitud pasa a Coordinación.
Contabilidad: firma revisado Comprobante y archiva.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 70
Normas generales 1. Se utiliza el formato de “Solicitud de Pago Directo” y aplican los mismos pasos de
dicho trámite, con la diferencia en la documentación requerida. 2. Aplica para el pago de contratos de bienes, servicios, obras civiles, consultorías y
órdenes de compra. Es un requisito para tramitar la confección de cheques y realizar el pago efectivo al Proveedor.
3. Las enmiendas se refieren a cambios/modificaciones generalmente referidos a
costos o extensión del tiempo establecido para entrega de trabajos que son previamente acordados con el Contratista o Proveedor con la debida justificación autorizada.
4. Si el proveedor lo solicita se podrá pagar por “transferencia” bancaria para lo cual
debe solicitar por escrito indicando la entidad bancaria, número de cuenta, tipo de cuenta y código internacional (SWIFT___).
5. La Orden de Compra aplica cuando se trata de compras mayores de B/.5,000
(según normas de PNUD) hasta el límite fijado para compras directas establecido en el Contrato de Préstamo del Programa correspondiente.
6. PNUD genera un documento de Orden de Compra en su sistema que firma el Proveedor con lo cual procede a concretar el suministro/prestación del bien o servicio.
7. La documentación o trámite que “aplica” aparece indicada en el Contrato de
Préstamo correspondiente.
Documentación básica requerida
1. Factura original (para contratos con empresas) 2. Formulario de Presentación de Cuenta. 3. Informes requeridos según lo establecido en el Contrato y/o Acta de recibido
conforme según lo establece el Pliego/Contrato. 4. Copia del Contrato ( si es el primer pago o primera cuenta) 5. Original de la orden de compra con la certificación de recibido conforme y factura,
en caso de pago por medio de Orden de Compra (PNUD). 6. Copia de addenda del Contrato, caso de que sea confeccionado por el Gobierno (si
es el primer pago o primera cuenta). 7. Copia de la Orden de Proceder. (caso de primer pago).
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 71
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Pago de combustible
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de combustible.
*Se requiere elaborar Solicitud en SAFF para formalizar registro presupuestario. En Bocas del Toro, se elabora Solicitud manual y el Director de Programa autoriza. UCAF captura en SAFF.
Compras: verifica facturas contra Orden de Combustible y captura las facturas en
SAFF. Sella “procesado”.
Coordinadora: revisa documenta de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría
de inversión.
Inicio
Asistente: Revisa y ordena Formularios de solicitud combustible, Órdenes de combustible Facturas originales y prepara Memorando de Solicitud de Pago.
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva
Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.
Verifica Solicitud, autoriza confección de cheques y remite lista Adm Conades para
retiro en Banco.
Tesorería: recibe lista de cheques disponibles en Banco, vía correo electrónico y
procede a retirar.
Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.
Contabilidad: revisa partidas documentación y pone
“revisado” listo para Solicitud.
Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma
“elaborado” y genera copias.
*Presupuesto: Formaliza registro presupuestario sella Siafpa, asiento contable y genera Comprobante para Contabilidad. Solicitud pasa a Coordinación.
Contabilidad: firma revisado Comprobante y archiva.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 72
Normas generales 1. El Proveedor o Estación de Gasolina deberá enviar órdenes de compra de
combustible y facturas originales. (estado de cuenta).
2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar y organizar la documentación correspondiente.
La unidad de Compras en UCAF revisa facturas y orden de compra de combustible como punto de control antes de pasar a tramitar la Solicitud de Pago.
3. El Director de Programa debe firmar el memo autorizando se proceda con la confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)
4. La Coordinadora de UCAF o designado verifica que el gasto corresponda a la
categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.
5. La unidad de Adm de Contratos de UCAF le corresponde confeccionar la Solicitud
de Pago. Previamente, Compras ha revisado facturas (con registro en SAFF) y órdenes de compra, coordinando con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”.
6. El Programa de Bocas del Toro confecciona la Solicitud de Pago en modo manual,
la firma el Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.
Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.
7. Las firmas autorizadas para las Solicitudes de Pago son las siguientes: Programa Chiriquí: Secretario Ejecutivo Conades Programa Bocas del Toro: Director del Programa Programa Darién: Director del Programa Provincias Centrales: Secretario Ejecutivo Conades Programa Colón: Secretario Ejecutivo Conades En ausencias de Directores o por fuerza mayor el Secretario Ejecutivo podrá firmar la Solicitud de Pago a requerimiento.
8. Una vez firmada la Solicitud de Pago se envía copia de la documentación al agente pagador, (PNUD) para la confección del cheque.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 73
Documentación básica requerida
1. Formulario original de solicitud de combustible 2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado 3. Informe del uso de combustible 4. Órdenes de compra de combustible originales 5. Facturas originales En caso de cupones de combustible se requiere original de comprobante de entrega de cupón en orden secuencial.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 74
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional
para el Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Solicitud de Pago de viáticos a personal de Programas.
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de viáticos a funcionarios.
*Se requiere elaborar Solicitud en SAFF para formalizar registro presupuestario. En Bocas del Toro, se elabora Solicitud manual y el Director de Programa autoriza. UCAF captura en SAFF.
Inicio
Funcionario prepara Formulario de viáticos previa autorización del Director de Programa.
Fin
Programa/ Unidad Solicitante
Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)
Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.
Envía documentación por valija a la UCAF
Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo.
Categoría de inversión.
Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.
Verifica Solicitud, autoriza confección de cheques y remite lista Adm Conades para
retiro en Banco.
Tesorería: recibe lista de cheques disponibles en Banco, vía correo electrónico y
procede a retirar.
Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.
Contabilidad: revisa partidas documentación y pone
“revisado” listo para Solicitud.
Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma
“elaborado” y genera copias.
*Presupuesto: Formaliza registro presupuestario sella Siafpa, asiento contable y genera Comprobante para Contabilidad. Solicitud pasa a Coordinación.
Contabilidad: firma revisado Comprobante y archiva.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 75
Normas generales
1. El Director de Programa autoriza el pago de viáticos por giras, misiones y otros eventos que se requieran que incluye personal de entidades coejecutoras (ANAM, MIDA,). Para el personal de Conades Sede, se aplica Formulario y procedimiento vía Ministerio de la Presidencia.
2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar la aplicación de los montos que correspondan a transporte, alimentación y hospedaje consumido según el plan de gira autorizado. No se debe pagar renglones de gasto fuera de la gira. Las normas para viáticos en el sector público son:
- Reconocer desayuno entre 5:00 a 8:00 A.M. y Cena pasada las 6:00 P.M. - Tarifas aplicables:
Desayuno 3.50 Almuerzo 7.50 Hospedaje 27.50
3. El Funcionario debe llenar Formulario de Viático establecido con detalle de justificación, misión/gira, sitio, duración, hora de partida y llegada, su firma y autorizado por Director de Programa o designado.
4. Director de Programa debe firmar el memorando autorizando se proceda con la confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)
5. La Coordinadora de UCAF o designado verifica que el gasto corresponda a la
categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.
6. La unidad de Adm de Contratos de UCAF le corresponde confeccionar la Solicitud
de Pago. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”. La Coordinadora de UCAF firma el “aprobado”.
7. El Programa de Bocas del Toro confecciona la Solicitud de Pago en modo manual,
la firma el Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.
Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 76
Documentación básica requerida
1. Formulario de solicitud de viáticos firmado por funcionario y autorizado por Director de Programa o designado. (existen 2 formularios: a) para uso de los Programas prenumerado, b) de uso por Presidencia).
2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado. 3. Se requiere de informe cuando la Solicitud se presenta ex post.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 77
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales.
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: cumplir con requisitos de tránsito para circulación de vehículo oficial.
Inicio
Coordinador: prepara nota solicitando trámite de inscripción, seguro y placa.
Fin
Adm y Finanzas
Presidencia
Recibe documentación y remite al Proveedor para iniciar trámite.
Realiza trámite de Traspaso en Municipio Registro
Vehicular.
Director Admitivo: firma Tarjeta de Registro Vehicular
Traspaso y copia de cédula.
Proveedor
Transporte: tramita seguro y placa (Contraloría) y suministra nota provisional
para circular.
Registra placa y seguro de vehículo y procede con entrega de vehículo para su entrada en operación.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 78
Normas generales 1. CONADES cuenta con vehículos oficiales asignados por el gobierno Central
identificado con línea amarilla propiedad del Estado y los que tienen placa de Misión Internacional (MI) para su utilización durante la vigencia del Programa. Finalizado el Programa los mismos serán traspasados al Estado mediante solicitud formal. (previo acuerdo).
2. Todo vehículo adquirido debe cumplir trámite de Traspaso por parte del
Proveedor, Seguro y Placa que realiza el Ministerio de la Presidencia. Lo primero es gestionar el Seguro contra riesgos del vehículo para poder circular, por parte del Estado o por el Organismo facilitador del equipo según corresponda.
En vehículos del Estado la placa la tramita Presidencia a través de la Contraloría General. Se puede emitir un permiso provisional para circular sin placa.
3. El proveedor o Agencia realiza los trámites de inscripción en el Municipio (Tarjeta
de Registro Vehicular para traspaso) como requisito para asegurar el vehículo y sacar la placa oficial.
Documentación básica requerida
1. Dos originales de Registro Vehicular Municipio de Panamá. 2. Nota de Solicitud de trámite inscripción, seguro y placa a la Presidencia. 3. Copia de cédula de Director Administrativo de Presidencia. 4. Factura 5. Cotizaciones 6. Cuadro de Análisis de Cotizaciones 7. Especificaciones técnicas 8. Solicitud de presentación de ofertas 9. Acta de recibido conforme el material.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 79
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el
Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Traslado de Partidas Presupuestarias
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: reforzar algunas partidas con insuficiencia de recursos
UCAF: Unidad Coordinadora de Administración y Finanzas SAFF Sistema automatizado de Finanzas (base de datos)
Inicio
Ante necesidad de recursos Identifica partidas apropiadas para solicitar
traslado
Elabora nota sustentando la Solicitud de Traslado que firma Secretario Ejecutivo dirigida al Ministro de
Presidencia
Prepara nota remisoria para su envío al MEF
Recibe y verifica sustentación y partidas correspondientes
Fin
UCAF / Conades Presidencia/Dir Admitiva/Presupuesto
MEF/Diprena
Recibe, revisa documenta y evalúa
la solicitud
Realiza dictamen (aprueba o da curso a instancia que corresponda) y envía resultado aplicando ajuste al sistema
Recibe resultado del MEF/Diprena, realiza registro y lo cursa hacia
Conades
Recibe resultado de la solicitud y procede a los registros pertinentes
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 80
Normas generales 1. Conades es dependencia del Ministerio de la Presidencia y cuando se trata de
Presupuesto de funcionamiento las modificaciones al presupuesto se deberán canalizar por el Ministerio de la Presidencia.
2. Los traslados de partidas se realizan entre el 15 de enero al 30 de noviembre, pero
se podrán realizar fuera de este período en caso de inversiones en obras y atención de servicios sociales.
3. Los montos mayores de B/300,000 deberán pasar por Comisión de Presupuesto de
la Asamblea, que podrá llamar a la Entidad para sustentar solicitud. 4. No se podrá dividir el objeto del gasto en partes o grupos con el fin de no alcanzar
los B/.300,000.
LIMITACIONES A LOS TRASLADOS DE PARTIDAS. Las solicitudes de traslados de saldos
de las partidas de gastos deberán ajustarse a las siguientes normas:
1. No se podrán trasladar, bajo ningún concepto, saldos de las partidas de servicios básicos,
ni de contribuciones a la Caja de Seguro Social.
2. Los saldos de las partidas de gastos de funcionamiento podrán ser trasladados entre sí,
con excepción de los saldos de las partidas de sueldos fijos, de cuotas a organismos
internacionales y del Servicio de la Deuda Pública, cuando corresponda a ahorros
comprobados, los cuales serán verificados por el Ministerio de Economía y Finanzas.
3. Los saldos de las partidas de funcionamiento podrán reforzar proyectos de inversión; no
obstante, las partidas de inversión no podrán trasladarse para reforzar partidas de
funcionamiento.
4. Los saldos de las partidas de inversiones podrán trasladarse entre sí.
Fuente: Normas de Admón. Presupuestaria. 2008.
5. Se prepara nota de Solicitud de Traslado que firma el Secretario Ejecutivo Conades,
que incluye la justificación y partidas objeto de traslado, dirigida al Ministro de la Presidencia que a su vez da las instrucciones para tramitar la solicitud ante la Dirección de Presupuesto (DIPRENA) del MEF.
Documentación básica requerida
1. Reporte que refleje códigos y montos de partidas presupuestarias objeto de solicitud de traslado.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 81
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el Desarrollo
Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Uso y Manejo de Caja Menuda
Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)
Objetivo: reglamentar la administración de Caja Menuda
Nota: se presentan principales procesos para ilustrar todo el manejo de caja menuda. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)
Director de Programa elabora memorando de Solicitud de Caja Menuda sustentado que incluye: monto de caja, nombre de funcionario que
autoriza y custodia.
Apertura
Uso y manejo
Director o funcionario designado autoriza y firma Comprobante de Caja Menuda
para uso de estos fondos.
Funcionario, realiza la compra y exige factura o recibo original y firma recibido conforme. Debe entregar en 2
días al custodio.
Custodio, recibe Comprobante, firma solicitud y comprobante de Caja Menudas junto con funcionario
que retira el dinero.
Reembolso
Registra en SAFF comprobantes y facturas del movimiento de Caja Menuda. Lleva dos archivos a) comprobantes de dinero entregado pendiente de factura o recibo, b) comprobantes con facturas y recibos sustentadores.
Secretario Ejecutivo autoriza y Admon tramita Solicitud de Pago para provisión inicial de fondos.(Ver procedimiento de
Solicitud de Pago directa).
Custodio: cuando tiene del 20 al 40% de uso de fondos, ordena los Comprobantes y Facturas y genera en SAFF reporte de movimiento de caja
menuda. Solicita reembolso.
Director o designado autoriza reembolso envía memorando
Adm y Finanzas.
Coordinador Adm recibe y autoriza para elaborar Solicitud de Pago y aplicar
reembolso.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 82
Normas generales 1. Los fondos de caja menuda generalmente aplican a fondo local y se pueden
gestionar a través de las administradoras de fondos para monto inicial y reembolsos.
2. El custodio designado debe mantener la Caja Menuda en caja fuerte pequeña con llaves.
3. Se requiere factura o recibo original a nombre de la institución sin tachones o borrones, alteraciones, con membrete de proveedor, RUC. El funcionario quien recibe dinero debe entregar las facturas o recibos originales a más tardar 2 días después de recibido el dinero.
4. No se entregará efectivo a funcionario que recibió anteriormente fondos y no ha entregado facturas o recibos según el plazo establecido de 2 días.
5. En caso de áreas de difícil acceso se aceptará como factura o recibo un papel simple con nombre del proveedor, número de cédula y firma. (se acepta a ruego).
Documentación básica requerida
1. Comprobantes de caja menuda 2. Facturas o recibos 3. Informes generados por SAFF.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 83
Nota: En el primer capítulo se ha señalado que el tema de ADQUISICIONES será tratado por separado en un Manual específico, sin embargo conviene como información general y transitoria describir los criterios actualmente utilizados para llevar a cabo los procedimientos en esta materia. Cada Programa desarrolla su Plan de Adquisiciones el cual indica para cada contrato o grupo de contratos el procedimiento de adquisición de bienes o de contratación de obras o servicios o métodos de selección de consultores, los casos que requieren precalificación, los costos estimados de cada contrato o grupo de contratos, el requerimiento de revisión ex-ante o ex-post por parte del Banco y las fechas estimadas de publicación de los avisos específicos de adquisiciones y de terminación de los contratos contemplados en este proyecto. El Plan de Adquisiciones se actualizará anualmente o cuando sea necesario ó requerido por el Banco. La elaboración y conformación a punto de los Términos de Referencia TDRs y Pliego de Cargos son responsabilidad del Programa quien debe coordinar y apoyarse en las entidades Coejecutoras que responden a la especialidad del proyecto. Un resumen de las principales etapas del proceso de adquisiciones es el siguiente:
Descripción Responsable
1. Elaboración de Pliego de Cargos / Términos de Referencia TDRs
Programa/Coejecutor
2. Gestión de No Objeción ante el BID ( si aplica).
3. Convocatoria y publicación (Panamacompras) Admon y Finanzas
4. Acto público Programa /Asesoria Legal
5. Evaluación de ofertas Comisión Evaluadora 6. Informe de evaluación y recomendación de adjudicación
7. Aprobación y refrendo de Resolución de Adjudicación Asesoría Legal
8. Publicación de adjudicación (Panamacompras) Admón y Finanzas
9. Firma de contrato Programa
10. Orden de proceder
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 84
Manual de Procedimientos
Consejo Nacional para el
Desarrollo Sostenible (CONADES)
Procedimiento: Esquema General de Licitaciones
Unidad de Admón. y
Finanzas (UCAF)
Objetivo: Adquirir bienes y servicios por Licitación Pública.
Preparación de
Acto público
Evaluación
Adjudicación
Entidad
Co-ejecutora
Pliego/TDRs
UCEP/Central Secretaría Tecnica Admon y Finanzas Evalua/Ajusta Pliego
Admon y Finanzas
Aviso de Convocatoria
Solicitud No Objeción
UCEP
Secretaría Ejecutiva
Programa
Firma de
Contrato
Orden de
Proceder
BID (aplica no
objeción exante o expost
según se defina).
Publicación en Panamacompras
Registro de
Adjudicación en
Panamácompras
Asesoría Legal
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 85
Detalle del procedimiento general para Licitaciones de bienes, obras y servicios
Actividad
Responsable
Observaciones
Prepara programación de los actos de licitación previstos en el POA y Plan de Adquisiciones.
Programa
Con base en el POA genera la programación global de los actos desglosado por actividad, con los tiempos estimados y los remite a Adm y Finanzas.
1. Preparación de TDRs/Pliego de Cargos 2. Planos y Croquis
Programa
El Especialista designado del Equipo Técnico del Programa, es el Responsable por el desarrollo y coordinación con entes Coejecutores de los TDRs y Pliego correspondiente, bajo supervisión del Director del Programa.
Anuncio de convocatoria
Programa
Redacta y conforma el Anuncio (partida presupuestaria, fianza, período de recepción de ofertas, día y hora de cierre y apertura de sobres)
Revisión de Pliego y demás documentación ex ante
Adm y Finanzas Revisa forma de pago, período de presentación de ofertas, fianza, consistencia
Asesoría Legal Revisa consistencia legal, documentos solicitados y Fianza
Coordinación Técnica
Revisa detalle y consistencia de las especificaciones técnicas y lista de Precios/Cantidades/Actividades
Revisión y aprobación ex ante No Objeción del BID
BID
Adm y Finanzas prepara nota de No Objeción al BID para firma de Secretario Ejecutivo.
Registro/captura de datos en Panamacompras
Adm y Finanzas Asesoría Legal
Captura los datos en el Módulo del BID según rol de “Registro Preliminar” Tipo de licitación, Partida, descripción del proyecto, adjuntar Pliego, (Cristina, Vianed y Rossia)
Aprueba registro/captura de datos en Panamacompras
Adm y Finanzas Asesoría Legal
Revisa y aprueba registro realizado en Panamacompras según rol de “aprobado” (Ramón, Amira, Morales). Si hay error después de aprobado, se “cancela” y volver a registrar.
Registra anuncios y expresiones de interés en Panamacompras
Adm y Finanzas
Para expresiones de interés se publica documento adjunto en la sección “lo más reciente” del portal externo de panamacompras.(Vianed).
Acto Público
Programa
Dirige/Responsable por la apertura de sobres. Levanta acta del evento.
Asesoría Legal
Verifica representante legal, fianza de oferta y el debido proceso legal.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 86
Actividad
Responsable
Observaciones
Evaluación de ofertas
Comisión Evaluadora
Recibe acta, Pliego de Cargos y Ofertas presentadas con toda la documentación. Verifica documentos de licitación solicitados, fianza, compara especificaciones técnicas y cantidades del Pliego con la Propuestas, extensión aritmética de la lista de precios y cantidades. Puede solicitar a los proponentes (con el uso de email) ampliar, aclarar su oferta sin incluir modificación de precios. Prepara informe de evaluación.
Revisión de informe de evaluación
Programa
Recibe informe y realiza observaciones.
Aprobación y Resolución de Adjudicación
Asesoría Legal
Recibe y verifica informe de evaluación. Prepara Resolución de Adjudicación.
Revisión y aprobación ex post No Objeción del BID
BID
Adm y Finanzas prepara nota de No Objeción al BID para firma de Secretario Ejecutivo.
Registro de Resultados del Acto(Adjudicación) en Panamacompras
Adm y Finanzas
Registra los resultados de la licitación, proveedor favorecido, resolución de adjudicación y addendas (Rossia, Cristina, Vianed)
Firma de Contrato
Asesoría Legal
Hace llamado al proponente ganador, para ultimar detalles de la licitación, fianza de cumplimiento, firma de contrato, etc
Orden de Proceder
Programa
Coordina inicio de los trabajos y elabora Orden de Proceder.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 87
V. ANEXOS
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 88
5.1 Descripción de Puestos
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 89
Título del Puesto:
Asistente Administrativo (Solicitud de Contratos/ Enmiendas)
Unidad: Admon de Contratos
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Asistentes Admitivos de Programas, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de elaboración y trámite de Solicitud y Contratos de bienes, obras, servicios; y atención de proveedores y funcionarios en general.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibe y verifica la documentación de respaldo que debe acompañar las Solicitudes de Contrato según los procedimientos establecidos. - Verifica elementos de RUC y Dígito Verificador, Registro Público, Representante Legal, Nacionalidad del Proveedor y forma de pago en el Pliego de Cargos/TDR. - Coordina con los Asistentes Admitivos de los Programas la falta de documentos, errores, adecuaciones entre otras acciones hasta completar en forma correcta la documentación. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con formas de pago, en enmiendas calcula los pagos realizados y el ITBMS entre otros. - Verifica si el Proveedor está registrado en SAFF de lo contrario efectúa el registro de los datos del Proveedor. - Registra en SAFF los datos de la Solicitud de Contrato, según formato existente y pasa a imprimir el documento. - Firma la Solicitud como “preparado por”, reúne, ordena toda la documentación y lo pasa para la firma de la Coordinación y de Secretario Ejecutivo. - Prepara tres (3) juegos de Solicitud: 1) PNUD, 2) consecutivo, 3) expediente y remite para elaboración de nota que consolida la documentación hacia PNUD. - Tramita firma de Contratos por el Proveedor en la sede o enviando documentos a los Programas y captura en SAFF datos del Contrato una vez firmados por PNUD y Proveedor.
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AM 14-Jul-11 90
- Archiva Contratos aprobados y firmados: 1) original expediente 2) copia consecutivo 3) copia Proveedor. -Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Da seguimiento al recorrido de las Solicitudes para agilizar los trámites fuera de su competencia (PNUD), adelantar los ajustes que le compete y evitar demoras. - Prepara informes o reportes que incluyen estadísticas de Solicitudes tramitadas, en recorrido fuera de Conades, aprobadas entre otras que reflejan un período de tiempo. - Elabora cuadros de control tales como vigencia de fianzas, contratos firmados, contratos aprobados, contratos no firmados entre otros. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información, trámites y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación:
Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.
Experiencia:
Un (1) año en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para actuar con detalles. Habilidad para mantener contactos de colaboración con funcionarios y proveedores.
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AM 14-Jul-11 91
Título del Puesto:
Asistente Administrativo (Solicitud de Pagos)
Unidad: Admon de Contratos
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Asistentes Admitivos de Programas, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de elaboración y trámite de Solicitudes de Pago de bienes, obras, servicios y atención de proveedores y funcionarios en general.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibe y verifica la documentación de respaldo que debe acompañar las Solicitudes de Pago según los procedimientos establecidos. - Verifica las facturas, cuadro de análisis de cotización, memorando autorizando la Solicitud, forma de pago y la codificación de la estructura de costos de los Programas. - Coordina con los Asistentes Admitivos de los Programas la falta de documentos, errores, adecuaciones entre otras acciones hasta completar en forma correcta la documentación. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Registra en SAFF los datos de la Solicitud de Pago, según formato existente y pasa a imprimir el documento. - Firma la Solicitud como “preparado por”, reúne, ordena toda la documentación y lo pasa para la firma de la Coordinación y de Secretario Ejecutivo. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Da seguimiento al recorrido de las Solicitudes para agilizar los trámites fuera de su competencia (PNUD), adelantar los ajustes que le compete y evitar demoras. - Prepara informes o reportes que incluyen estadísticas de Solicitudes tramitadas, en recorrido fuera de Conades, aprobadas entre otras que reflejan un período de tiempo. - Elabora cuadros de control tales como vigencia de fianzas, Solicitudes preparadas, en
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AM 14-Jul-11 92
trámite fuera de Conades, aprobados, entre otros. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación: Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.
Experiencia:
Un (1) año en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para actuar con detalles. Habilidad para mantener contactos de colaboración con funcionarios y proveedores.
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AM 14-Jul-11 93
Título del Puesto:
Asistente de Compras
Unidad: Compras y Servicios Grales
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Asistentes Admitivos de Programas, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de trámite de compra de equipo, material y servicios; apoyar coordinación para mantenimiento de equipos y aseo de oficinas.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Realizar cotizaciones de equipo, materiales y servicios. - Participa en el análisis de cotizaciones de ofertas presentadas y firma cuadro de resultados correspondiente. - Recibe y valida información contenida en la documentación presentada por proveedores. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF y Programas sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Coordina con Presidencia y Proveedor los trámites de traspaso, placas y seguro de vehículos adquiridos. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Elabora en SAFF Órdenes de Compra de combustible, pasajes aéreos, mantenimiento de vehículos. -Participa en la logística de entrega de equipo y material que realizan los proveedores. - Prepara requisiciones de materiales y útiles de oficina, lleva control de equipo audiovisual solicitado en préstamo. -Apoya en la supervisión del aseo que debe realizarse en las oficinas de Conades Sede.
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AM 14-Jul-11 94
- Elabora cuadros de control sobre mantenimiento de los vehículos, seguros y de otros bienes de la Institución. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación: Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.
Experiencia: Dos (2) años en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Confidencialidad en manejo de información. Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para operar Programas de cómputo Word, Excel, correo electrónico y equipo de oficina. (fax, fotocopiadora). Habilidad para mantener relaciones de colaboración con funcionarios y proveedores.
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AM 14-Jul-11 95
Título del Puesto:
Coordinadora de Compras y Servicios Generales
Unidad: Compras y Servicios Grales
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Asistentes Admitivos de Programas, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de coordinación de las compras de equipo, material y servicios; coordinación de mantenimiento de equipos y aseo de oficinas.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Realiza y revisa cotizaciones de equipo, materiales y servicios presentadas por proveedores y terceros. - Participa en el análisis de cotizaciones de ofertas presentadas y firma cuadro de resultados correspondiente. - Realiza trámites de compras a través del portal Panamacompras según el rol autorizado por la coordinación de UCAF. -Recibe y valida información contenida en la documentación presentada por proveedores. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF y Programas sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Coordina con Presidencia y Proveedor los trámites de traspaso, placas y seguro de vehículos adquiridos. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Elabora en SAFF Órdenes de Compra de combustible, pasajes aéreos, mantenimiento de vehículos. -Participa en la logística de entrega de equipo y material que realizan los proveedores.
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AM 14-Jul-11 96
- Prepara requisiciones de materiales y útiles de oficina, lleva control de equipo audiovisual solicitado en préstamo. -Apoya en la supervisión del aseo que debe realizarse en las oficinas de Conades Sede. - Elabora cuadros de control sobre mantenimiento de los vehículos, seguros y de otros bienes de la Institución. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación:
Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.
Experiencia:
Un (1) año en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de normas y procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para operar Programas de cómputo Word, Excel, correo electrónico y equipo de oficina. (fax, fotocopiadora). Habilidad para mantener relaciones de colaboración con funcionarios y proveedores.
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AM 14-Jul-11 97
Título del Puesto: Asistente Técnico
Unidad: Coordinación UCAF
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Proveedores, PNUD, Ministerios, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de asistencia en tramitaciones administrativas y elaboración de análisis y estudios sobre políticas, normas, procedimientos administrativos.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Asiste a la Coordinadora en las gestiones relacionadas con los temas
administrativos y financieros; atención, seguimiento y solución de los asuntos que se le designe.
- Apoya la revisión de los procesos de adquisiciones incluyendo Pliegos, términos de referencia, revisión de ofertas, evaluación entre otras.
- Participa en reuniones de trabajo sobre los temas administrativos y financieros según indicaciones de la coordinadora.
- Apoya la revisión de pliegos de cargos para la adquisición de bienes y servicios según políticas del BID y formatos de aplicación.
- Atender las solicitudes de información y otros requerimientos del funcionario superior.
- Participar en el diseño de planes, proyectos y estudios asignados por el superior.
- Analizar y/o elaborar estudios e investigaciones sobre aspectos administrativos
referentes a la estructura organizativa, normas, procedimientos, personal y otros que requieren mejoras .
- Participa en reuniones de coordinación, actos de licitación y presentar ayudas
memoria correspondiente.
- Analizar memorandos, notas, informes y otros documentos que le remite el superior para su opinión, según normas y criterio propio.
- Prepara comunicaciones y respuestas a consultas, para consideración y firma del
funcionario superior siguiendo indicaciones.
- Colabora en la coordinación de trámites de nombramiento, presupuesto, contratos, gestiones de cobro con Presidencia y MEF.
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AM 14-Jul-11 98
- Participa en apoyo logístico para eventos de capacitación, reuniones de
coordinación, giras de supervisión a los proyectos que requieran los Programas.
- Brinda apoyo en la actualización y adecuación de sistemas de información automatizados de uso por los programas.
- Prepara material didáctico con uso de powerpoint para presentación de temas vinculados con la UCAF.
- Elabora manuales, guías e instructivos relacionadas con las tramitaciones que
realiza la UCAF.
- Prepara informes técnicos sobre la ejecución administrativa y financiera de los Programas.
Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación:
Título universitario en Administración Pública o carrera afín, de preferencia con estudios de maestría en el área de Administración de Proyectos, Administración General o
Finanzas. Experiencia:
Experiencia mínima de 5 años como profesional en la administración pública del área de gestión de proyectos. Experiencia y conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para gestionar trámites ante instituciones públicas y empresa privada. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.
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AM 14-Jul-11 99
Título del Puesto: Contador
Unidad: Contabilidad
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Proveedores, PNUD, Ministerios, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de diseño y gestión del sistema contable y presupuestario de CONADES y de los programas en ejecución; preparar y elaborar los informes financieros y contables estipulados en la legislación local y por los acuerdos contractuales suscritos con organismos financieros nacionales o internacionales.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Ejecutar los registros contables y presupuestarios de CONADES y los Programas
de acuerdo A lo estipulado por la ley y lo establecido en los convenios de préstamos suscritos con organismos de financiamiento.
- Elaborar los estados financieros, contables y presupuestarios de CONADES y los Programas y presentar los mismos a las autoridades de CONADES para su aprobación y a las entidades externas que requieran de los mismos.
- Ejecutar y coordinar al interior de CONADES y con los Programas las actividades relacionadas con el registro, procesamiento y clasificación de la documentación sustentadora de las operaciones.
- Coordinar con los organismos pagadores el flujo de información necesaria para
alimentar los registros contables y financieros de CONADES. - Implementar los sistemas de control interno que garanticen el resguardo de los
fondos y bienes patrimoniales de CONADES y los Programas. - Fiscalizar la documentación que sustenta las operaciones contables y
presupuestarias y tomar las debidas medidas para el resguardo de la misma. - Atender los requerimientos de los auditores externos y de los organismos
fiscalizadores de la nación. - Elaborar e implementar el Plan de Trabajo anual de su Unidad.
- Prepara material didáctico con uso de powerpoint para presentación de temas
vinculados con la UCAF.
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AM 14-Jul-11 100
- Elabora manuales, guías e instructivos relacionadas con las normas y procedimientos contables.
- Prepara informes técnicos sobre la ejecución administrativa y financiera de los
Programas.
Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación:
Título universitario de licenciatura en Contabilidad con licencia de Contador Público Autorizado C.P.A. de preferencia con estudios de maestría en Finanzas y Gestión
Presupuestaria o Administración General. Experiencia: Experiencia mínima de 5 años como profesional de la contabilidad en entidades de gobierno o empresas.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de las normas y procedimientos de la contabilidad gubernamental, ciclo completo de contabilidad, planificación financiera y presupuesto público. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.
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AM 14-Jul-11 101
Título del Puesto: Asistente de Contabilidad
Unidad: Tesorería y Presupuesto
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Proveedores, PNUD, Ministerios, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos verificar, tramitar, codificar y registrar operaciones contables y financieras.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Verificar la corrección de los cargos, exactitud numérica de comprobantes, facturas,
estados de cuentas y otros documentos.
- Revisar y registrar en libros auxiliares o por medios digital, facturas de proveedores, órdenes de compra y otros cargos.
- Contabilizar operaciones numéricas mediante el uso de programas de cómputo u
otro medio aceptable. - Verificar y prorratear los precios de materiales y otros datos contenidos en
comprobantes y facturas de proveedores. - Codificar gastos e ingresos y los informes de almacén según objeto del gasto,
inventario y otros documentos contables. - Realiza conciliaciones bancarias. - Elaborar y revisar reembolsos de caja menuda, solicitudes de viáticos, órdenes de
compra y cuentas contra el tesoro. - Elaborar cuadros demostrativos de totalización de cuentas. - Verificar y elaborar reportes de los pagos realizados por renglón presupuestario
según se requiera. - Mantener al día los registros contables y presupuestarios de los Programas. - Atender los trámites de pago a proveedores por Gobierno o vía las
administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas).
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AM 14-Jul-11 102
- Realizar gestión de desembolsos según las políticas del BID y dar seguimiento correspondiente.
- Gestionar las solicitudes de gestión de pago por el tesoro nacional y darle
seguimiento correspondiente. - Colaborar con los requerimientos de los auditores externos y de los organismos
fiscalizadores de la nación. - Prepara cuadros, informes sobre la ejecución administrativa y financiera de los
Programas.
Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación:
Cuatro (4) años de estudios universitarios en Contabilidad.
Experiencia:
Experiencia mínima de 3 años como profesional de la contabilidad en entidades de gobierno o empresas.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento del ciclo completo de contabilidad. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.
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AM 14-Jul-11 103
Título del Puesto: Analista Financiero
Unidad: Tesorería y Presupuesto
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Contabilidad, BID PNUD, Ministerios.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de análisis, evaluación y registro de información presupuestaria financiera sobre fuentes de recursos, pagos, desembolsos y generación de informes financieros.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Participa en la formulación del presupuesto de los Programas, revisión de POAs,
planes de adquisición aplicación de formularios e instructivos.
- Codifica gastos e ingresos, revisa y registra en el sistema informático los procesos de solicitudes de pago, contratos, desembolsos, órdenes de compra entre otros.
- Realiza registros contable digital de las operaciones de pago, desembolsos, cuentas
por pagar entre otros.
- Analiza y elabora reportes e informes sobre el cumplimiento y/o desvío de la ejecución presupuestaria y financiera.
- Participa en la coordinación para establecer los procedimientos aplicables con las
Administradoras de Fondos.
- Analiza y evalúa las operaciones y funcionamiento del sistema informático con los procesos presupuestarios y financieros recomienda ajustes y mejoras.
- Contabilizar operaciones numéricas mediante el uso de programas de cómputo u
otro medio aceptable. - Dar seguimiento a la ejecución del presupuesto y dar alertas sobre desviaciones
que afecten disponibilidad y transparencia de las operaciones. - Participa en la revisión de reembolsos de caja menuda, solicitudes de viáticos,
órdenes de compra y cuentas contra el tesoro. - Elaborar cuadros demostrativos de totalización de cuentas. - Verificar y elaborar reportes de los pagos realizados por renglón presupuestario
según se requiera.
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AM 14-Jul-11 104
- Mantener al día los registros contables y presupuestarios de los Programas. - Atender los trámites de pago a proveedores por Gobierno o vía las
administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas).
- Realizar gestión de desembolsos según las políticas del BID y dar seguimiento correspondiente.
- Gestionar las solicitudes de gestión de pago por el tesoro nacional y darle
seguimiento correspondiente. - Colaborar con los requerimientos de los auditores externos y de los organismos
fiscalizadores de la nación. - Prepara cuadros, informes sobre la ejecución administrativa y financiera de los
Programas.
Realiza tareas afines según sea necesario.
Requisitos mínimos
Educación: Título universitario en Contabilidad Finanzas, Informática u otro carrera afín.
Experiencia: Experiencia mínima de 3 años como profesional en las áreas de contabilidad y finanzas con manejo de aplicaciones informáticas.
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de la contabilidad gubernamental y normas presupuestarias. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Capacidad de análisis y diagnóstico técnico de información contable y financiera. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.
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AM 14-Jul-11 105
Título del Puesto: Recepcionista
Unidad: Coordinación UCAF
Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas
Relaciones de coordinación: Admon de Contratos, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.
Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de atención al público, brindar información, recibir y distribuir correspondencia y documentos.
Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibir al público que concurre a la entidad, brinda información y los orienta hacia
las unidades donde deba dirigirse. - Atiende llamadas telefónicas, absuelve consultas y mantiene informado al superior
y demás personal sobre mensajes y citas. - Lleva registro de nombres de personas y de la documentación que llega para
distribuir a los Programas y otras unidades. - Levanta textos de informes, memorandos, formularios entre otros. - Recibe y organiza la correspondencia interna y externa para su reparto. - Lleva registro de documentación salida en archivo consecutivo.
- Colabora en el archivo de documentos y apoyo en labores de compra. - Coordina con el conductor la mensajería del día y da seguimiento correspondiente. - Custodia y hace entrega de documentos de proveedores, Programas y a otras
instituciones.
- Puede llevar control de caja menuda según lo designe la Coordinación.
Realiza tareas afines según sea necesario.
Educación:
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 106
Requisitos mínimos
Título de bachiller en comercio u otra carrera afín. Curso básico de relaciones humanas y atención con público.
Experiencia:
Un (1) año de experiencia realizando trabajos de atención al público
Conocimientos y habilidades: Conocimiento de normas y procedimientos de oficina. (facturas, cheques, caja menuda). Manejo de equipo de oficina: fax, fotocopiadora, calculadora. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, correo electrónico, internet. Habilidad para interpretar y seguir instrucciones. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales.
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 107
5.2 Formularios
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 108
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 109
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 110
Manual de Procedimientos CONADES 2009
AM 14-Jul-11 111
República de Panamá
Ministerio de la Presidencia
Programa: nombre
Unidad Coordinadora del Programa UCEP
MODELO
SOLICITUD DE CONTRATO / ENMIENDA PARA SERVICIOS DE CONSULTORÍA (FIRMA)
PROVISIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES No. Secuencial y año
Proyecto No. Número de Préstamo
Proyecto No. Número de identificación del Programa
Título del Proyecto: Nombre del Programa
Señor(a)
Nombre de representante De: Nombre
Representante Residente PNUD Cargo: Secretario Ejecutivo CONADES/Programa
PNUD-Panamá
Firma:
Fecha:
De conformidad con los requisitos del PNUD, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo,
por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda a la firma Consultora/Empresa indicada más
abajo, según se describe a continuación:
Información del Consultor(a)
Nombre de la firma consultora/empresa:
Registro único de contribuyente RUC:
Nombre del representante legal:
Número de cédula o pasaporte:
Dirección:
Teléfono:
Referencia: Contrato Enmienda Nº
Objetivo de la Contratación:
Monto del pago: Letra y números
Forma de Pago:
Duración del contrato:
Fecha de Inicio:
Fecha de Terminación:
Nombre y Cargo del Funcionario que
supervisará la labor :
Información Bancaria del
Contratado(a)
Nombre del Banco:
Dirección del Banco:
Tipo de Cuenta
No. de Cuenta
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AM 14-Jul-11 112
Swift/ABA:
Distribuición de Costos
No. de LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad
Proyecto (Line) (PS (PS (PS Implementación Presupuestaria
(PS Activity) Donor) Funds) (PS IMP) (PS Account)
Project)
Preparado por:
Revisado por:
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AM 14-Jul-11 113
Requisitos para Confección de Contratos/Enmiendas de Empresas Datos de la Solicitud 1. No. Solicitud de contratación 2. No. de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre de la firma consultora I empresa 5. Número de registro Único de contribuyente (RUC) 6. Nombre del representante legal 7. Número de cédula / pasaporte del representante legal 8. Dirección de la empresa 9. Teléfono / fax 10. Objetivo de la contrataci6n 11. Monto o saldo total del contrato enmienda 12. Detalle del modo de pago (cronograma y descripción) 13. Duración del contrato con fecha de inicio y terminación 14. Nombre y cargo del funcionario que supervisar la labor de la firma consultora/empresa 15. Forma de pago (cheque o transferencia) 16. Información bancaria (si aplica)
J Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, número de SWIFT o ABA ID
17. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)
Documentación adjunta 1. Términos de referencia / Copia del documento estándar de licitación/ pliego de cargos I especificaciones técnicas (si corresponde) 3. Copia de la invitaci6n para presentar propuestas 1 solicitud de precios 1 copia de la nota de prensa (si corresponde) 4. Listado de las empresas invitadas (si corresponde) 5. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 6. Acta firmadas de la Comisión Evaluadora de las propuestas 7. Acta firmadas de negociación de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 8. Propuesta técnica 9. Propuesta de costos 10. Copia del Registro Público de la firma consultora / empresa 11. Copia de la cedula / pasaporte del representante legal 12. Copia de la no-objeción (si aplica) 13. Insuficiencia de fondos 14. Anexos acorde al tipo de contrato y a su fuente de financiamiento
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AM 14-Jul-11 114
República de Panamá
Ministerio de la Presidencia
Programa: nombre
Unidad Coordinadora del Programa UCEP
SOLICITUD DE CONTRATO / ENMIENDA PARA SERVICIOS PROFESIONALES Nº número y año
MODELO
Proyecto No. Número de Préstamo
Proyecto No. Número de identificación del Programa
Título del Proyecto: Nombre del Programa
Señor(a)
Nombre de representante De: Nombre
Representante Residente PNUD Cargo:
Secretario Ejecutivo CONADES/Programa
PNUD-Panamá
Firma:
Fecha:
De conformidad con los requisitos del PNUD, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo,
por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda al consultor(a) indicado más
abajo, según se describe a continuación:
Información del Consultor(a)
Nombre: JUAN GONZALEZ
Cédula o Pasaporte:
Dirección:
Teléfono:
Referência: Contrato Enmienda Nº
Objetivo de la Contratación: Especialista en Infraestructura y Servicios Básicos de Apoyo
Monto del Contrato / Enmienda: Número y letras
Forma de Pago: Mensual Condicionado
Detalle de la Forma de Pago
Duración del contrato: 10 meses
Fecha de Inicio: 01/03/2007
Fecha de Terminación: 31/12/07
Nombre y Cargo del Funcionario que
supervisará la labor del Consultor(a):
Información del Beneficiario(a)
Nombre:
Cédula o Pasaporte:
Dirección:
Teléfono:
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AM 14-Jul-11 115
Información Bancaria del
Contratado(a)
Nombre del Banco:
Dirección del Banco:
Tipo de Cuenta
No. de Cuenta
Swift/ABA:
Distribuición de Costos
No. de LP Actividad
Donante Fondo
Agencia de Cuenta Cantidad
Proyecto (Line) (PS (PS (PS Implementación Presupuestaria
(PS Activity)
Donor) Funds)
(PS IMP) (PS Account)
Project)
52224 01 1070 30021 629 71405 20,000.00
Preparado por:
Revisado por:
Adjunto encontrará Certificado Médico de Buena Salud, copia de identidad personal del Consultor(a) y
Beneficiario, Hoja de Vida, copia de la No Objeción de la fuente de financiamiento (si aplica) y dos (2) copias de
los Términos de Referencia.
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AM 14-Jul-11 116
Requisitos para Confección de Contratos/ Enmiendas de Personal Datos de la Solicitud 1. # solicitud de contratación 2. # de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del consultor (a) 5. Número de cedula l pasaporte 6. Dirección del consultor (a) 7. Teléfono del consultor (a) 8. Objetivo de la contratación 9. Monto total del contrato 10. Modo de pago (mensual o condicionado) 11. Duración del contrato con fecha de inicio y terminación
12. Nombre y cargo del funcionario que supervisa la labor del consultor (a) 13. Nombre del beneficiario (a) 14. Número de cedula / pasaporte del beneficiario (a) 15. Dirección del beneficiario (a) 16. Teléfono del beneficiario (a) 17. Forma de pago (cheque o transferencia) 18. Información bancaria (si aplica)
J Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tip0 de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, direccion del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, número de SWIFT o ABA ID
19. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)
Documentos Adjuntos
1. Certificado médico en original 2. Copia de la hoja de vida del consultor (a) 3. Copia de la cedula de identidad personal del consultor (a) 4. Copia de la cedula de identidad personal del beneficiario (a) 5. Copias de 10s términos de referencia 6. Copia de la no-objeción (si aplica)
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AM 14-Jul-11 117
República de Panamá
Ministerio de la Presidencia
Programa: nombre
Unidad Coordinadora del Programa UCEP
SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Nº secuencial y año
Proyecto No. 1982/OC-PN
Proyecto No. 1982/OC-PN
Título del Proyecto: Programa Multifase de Desarrollo Sostenible de Colón - Fase I
De:
Nombre de Pagador Dirección
Cargo: Secretario Ejecutivo-CONADES/Director Prog.
Firma:
Fecha: 17 de Marzo de 2009
De conformidad con los requisitos de la Cooperativa Ahorro y Crédito Cristóbal, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo, por este medio solicitamos que _________le
pague al proveedor indicado más abajo, según se describe a continuación:
Beneficiario de Pago
Nombre: Nombre de persona natural o jurídica
Número de Cédula o Pasaporte
Registro único de Incluye dígito verificador
Contribuyente (RUC):
Dirección: Colón
Teléfono: 6501-2061|
Referencia del Pago: o Contrato Nº secuencial y año
o Orden de Compra (Mayor a US$5,000.00)
o Boleto Aéreo
o Capacitación / Viáticos / Misceláneos
o Compra Menor de US$5,000.00
Descripción del Pago:
Monto del Pago: Letras y números
Forma de Pago: Cheque Transferencia
POA: Código de categoría de inversión
Información del
Beneficiario de Pago:
Nombre del Banco:
Dirección del Banco:
Tipo de Cuenta
No. de Cuenta
Swift/ABA:
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AM 14-Jul-11 118
Distribución de Costos
No. de LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad
Proyecto (Line) (PS (PS (PS Implementación Presupuestaria
(PS Activity) Donor) Funds) (PS IMP) (PS Account)
Project)
07 1070 30021 629 11 1,200.00
Preparado por:
Revisado por:
Certificación
El suscrito, funcionario autorizado por la institución ejecutora, por
este medio certifica:
s Que el pago que se solicita no ha sido hecho con anterioridad y que:
s Se hará de conformidad con el Plan Anual de Trabajo del Documento de Proyecto
s Se destinará a bienes o servicios que han sido entregados a la satisfacción de la institución ejecutora;
s Se hará con base en los documentos justificativos originales (a) que se adjuntan a esta solicitud; (b) disponibles en archivos del PNUD y Gobierno;
s Las copias de las facturas y otra documentación de soporte estarán disponibles en los archivos del proyecto para verificación de auditorías.
Nota: este formato aplica para pagos menores (servicios básicos, capacitación, combustible, viáticos entre otros) y de contratos/enmiendas, órdenes de compra. Se diferencia en la documentación adjunta solicitada.
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AM 14-Jul-11 119
Requisitos para Solicitud de Pago Directo (*)
Datos de la Solicitud 1. # Solicitud de pago direct0 2. # Solicitud de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del beneficiario de pago 5. Número de cedula 1 RUC del beneficiario de pago 6. Dirección del beneficiario de pago 7. Teléfono / fax del beneficiario de pago 8. Forma de pago (cheque o transferencia) 9. Información bancaria (si aplica)
J Si es transferencia local: nombre del banco, direcci6n del banco, tipo de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, direcci6n del banco, tipo de cuenta, número
de cuenta, número de SWIFT o ABA ID 10. Referencia del pago 1 1. Descripción del pago 12. Monto del pago 13. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)
Documentación adjunta
1. Mínimo tres cotizaciones 2. Factura en original (si aplica) 3. Cuadro de análisis de cotizaciones 4. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 5. Plan de capacitación, programa, lista de invitados y agenda (sl aplica) 6. Desglose de viáticos y agenda de misión (días y monto diario) 7. Copia de la no-objeci6n de la IF1 (si aplica)
Documentos adjunta (pago de contratos/enmiendas órdenes de compra)
1. Copia del contrato, en caso de que sea confeccionado por el Gobierno de Panarná (si
es el primer pago o primera cuenta) 2. Copia de la addenda al contrato, en caso de que sea confeccionado por el Gobierno
de Panamá (si es el primer pago o primera cuenta de la addenda) 3. Copia de la Orden de Proceder 4. Original de la orden de compra con la certificación de recibido conforme y factura, en
caso de pago a una orden de compra 5. Informes requeridos de acuerdo a lo establecido en el contrato (contratos PNUD) 6. Copia de la no objeción (si aplica) 7. Factura original (aplica para contratos de empresa)
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SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA Nº
MODELO
Proyecto No. Número de Préstamo
Proyecto No. Número de identificación del Programa
Título del Proyecto: Nombre del Programa
Señor(a)
De: Nombre
Representante Residente PNUD Cargo: Secretario Ejecutivo CONADES/Programa
PNUD-Panamá
Firma:
Fecha:
De conformidad con los requisitos del PNUD, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo,
por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda al consultor(a) indicado más
abajo, según se describe a continuación:
Información del Proveedor:
Nombre:
Registro único de contribuyente (RUC):
Nombre del Representante Legal:
Cédula o Pasaporte:
Dirección:
Teléfono:
Nombre del vendedor:
Objetivo de la Orden de Compra:
Monto del Pago:
Forma de Pago: Parcial Completa
Detalle de la Forma de Pago
Información Bancaria del
Proveedor(a)
Nombre del Banco:
Dirección del Banco:
Tipo de Cuenta
No. de Cuenta
Swift/ABA:
Distribución de Costos
No. De LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad
Proyecto (Line) (PS (PS (PS Implementación Presupuestaria
(PS Activity) Donor) Funds) (PS IMP) (PS Account)
Project)
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Preparado por:
Revisado por:
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AM 14-Jul-11 122
Requisitos para Confección de Órdenes de Compra Datos de la Solicitud
1. No. solicitud de orden de compra 2. No. de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del proveedor 5. Número de registro único de contribuyente (RUC) 6. Nombre del representante legal
7. Número de cedula I pasaporte del representante legal 8. Dirección de la empresa 9. Teléfono I fax 10. Nombre del vendedor 11. Objetivo de la orden de compra 12. Monto total de la orden de compra 13. Forma de pago (parcial o completa) 14. Detalle de forma de pago 15. Información bancaria (si aplica)
Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta
Si es transferencia internacional: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, numero de SWIFT o ABA ID
16. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)
Documentos adjuntos 1. Mínimo tres cotizaciones de los bienes y servicios 2. Cuadro comparativo y ponderación de precios firmado 3. Especificaciones técnicas solicitados 4. Copia del documento estándar de licitación / pliego de cargos I especificaciones técnicas
(si corresponde) 5. Copia de la invitación para presentar propuestas/ solicitud de precios (si corresponde) 6. Listado de las empresas invitadas (si corresponde)
7. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 8. Acta firmada por la Comisión Evaluadora de las propuestas (si corresponde) 9. Acta de negociación firmada de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 10. Propuesta técnica (si corresponde) 11. Propuesta de costos (si corresponde) 12. Copia del Registro Público de la empresa 13. Copia de la no objeción (si aplica)
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Nota: modelo de Orden de Compra para uso estándar. Aplica en combustible,
pasajes, mantenimiento, entre otros bienes y servicios. Cambia el nombre del Programa en el encabezado. Este formato se genera en SAFF.
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Nota: modelo de Presentación de Cuenta para uso estándar. Cambia el nombre
del Programa en el encabezado. Este formato se genera en SAFF.
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CONTRATO DE PRÉSTAMO BID No. 2025/0C-PN
Programa de Desarrollo Sostenible Provincias Centrales
Páguese a: Nombre del consultor No._______ Fecha: ____________
Cuenta No.: __ Factura _____ Concepto: Descripción precisa de los servicios de consultoría indicado en
el Contrato. Coordinación del Programa de Desarrollo Sostenible en la Provincia de _______. No. de Contrato_____________
Período de esta cuenta: Del __ de ____ al _________ 2009.
Partida presupuestaria:
Valor de la cuenta Más 5% de ITBMS
Valor ejecutado Menos % anticipo
Menos % retención Total
Ced
00
00
.00
00
00
.00
Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible
CONADES Unidad de Admón. y
Finanzas
Contraloría General
Secretario Ejecutivo
Coordinadora
Refrendo
Nota: modelo utilizado en Provincias Centrales. Cuando se tramita por Control Fiscal con fondos de cuenta en el Banco Nacional.
República de Panamá Ministerio de la Presidencia
Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible
Programa Desarrollo Sostenible_______
Firma del Consultor
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MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
CONSEJO NACIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE
UNIDAD COORDINADORA Y EJECUTORA
SOLICITUD DE ÓRDENES O CUPONES DE COMBUSTIBLE
Fecha: ____________________________ Para: ____________________________________
De: ____________________________________
PROYECTO:_______________________________ Asunto: Solicitud de combustible
Solicito se autorice Orden de Combustible ó Cupón de Combustible: por la cantidad de ______________galones de _____diesel ______gasolina. para el vehículo marca ________________________con placa ________________ que conduce el señor (a): ____________________________ con cédula ____________ El kilometraje al solicitar el combustible es de ________________
Misión: ____________________________________________________________ Proyecto: ____________________________________________________________ Componente:_____________________________ SubComponente:_______________
Visto Bueno :_______________________________ Director
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AM 14-Jul-11 128
Nota: este formato aplica cuando el pago se tramita vía PNUD. Cambia el nombre del Programa en el encabezado.
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AM 14-Jul-11 129
Solicitud de viáticos vía Ministerio de la Presidencia
Nota: este formato aplica cuando los viáticos se tramitan vía Ministerio de la
Presidencia.