conociendo x-port 2015

SOFTWARE PARA LA GESTION Y

OPERACIN DE ADUANAS Y COMERCIO

EXTERIOR

INTRODUCCION A X-PORT

2015

2015

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X-PORT es una herramienta que permite la Administracin y Operacin del

Comercio Exterior, tanto para importaciones como exportaciones.

La administracin la realiza a travs del mdulo Control de Embarques, el cual

captura y almacena los datos bsicos de un embarque y a el se asocian los

documentos propios de una operacin de importacin o exportacin, tales como

Pedidos, Facturas, Registros, Declaraciones o Documentos de Exportacin.

La operacin inicia desde un Pedido, a partir del cual se generan los procesos de

Importacin o Exportacin, generando la factura (Confirmacin de Compra o

Venta) correspondiente, luego a travs de procesos, generamos los documentos

requeridos, de manera automtica, con todos los parmetros y normas actuales.

Lo anterior, tiene los siguientes beneficios:

Almacena Datos de Clientes, Productos, Paramtricas y Arancel

Evita redigitacin al generar el nuevo o siguiente documento de manera

automtica.

Evita errores de captura de datos, estos estn almacenados.

El tiempo de Generacin y Elaboracin de los documentos es mnimo.

Precisin en los datos texto, clculos y liquidacin de documentos.

Introduccin

octubre de 2015 www.SolucionesAvanzadasTIC.com 2

RE

PO

RT

ES

PEDIDOS

FACTURAS

DECLARACIONES

DE IMPORTACION

REGISTROS DE

IMPORTACION

DECLARACION

DE VALOR

Datos Bsicos

Municipios

Compaas

Terceros

Arancel

Producto

Parmetro Trabajo

Configuracin

Usuarios

Auditora

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Componentes

Este men de opciones, permite establecer los parmetros bsicos de trabajo y la configuracin funcional de cada aplicacin. Se debe realizar antes de instalar la aplicacin para produccin. Ellos son:

Actividad Econmica

Acuerdos

Aduanas

rea o divisin de Solicitante

Ciudades

Clases de Solicitud

Cdigo Interno de Comercio Exterior

Conceptos de Prestacin

Condicin Extranjero

Condiciones de Entrega

Departamentos

Depsitos

Destino CIA

Va

Documentos Partidas

Embalajes

Entidades Visto Bueno

Estado de la Mercanca

Formas de Pago

Gastos

Indicativos por lnea de pedido

Intermediarios

Lugar de Entrega de la mercanca

Medio por el cual viene la Mercanca

Modalidades

Naturaleza de transacciones

Niveles Comerciales

Oficinas MINCOMEX

Pases

Plan Vallejo

Puertos

Rgimen

Regionales

Sectores Econmicos

Tipos de Contrato

Tipos de Declaracin

Tipos de Embarque

Tipos de envo

Tipos de Importacin

Tipos de moneda

Tipos de Reembolsos

Tipos de Registros

Tipos de sociedades

Tipos o grupos de terceros

Transportador

Unidad Comercial

Unidades DIAN

Vas


Datos Bsicos

La ventana o forma de Datos Bsicos se observa as:


Datos Bsicos

En este men se Capturan y Almacenan los Municipios de Colombia, y se les agrupa por Departamento.

La forma Municipios, en la aplicacin se observa as:


Municipios

X-PORT le ofrece la posibilidad de registrar la informacin de todas las personas naturales o jurdicas que tienen relacin con la compaa (S.I.A., Importador, Exportador, Consignatario, Representante, Empleados, Proveedores, Contratantes, Contratistas, etc.)

La forma Terceros, se observa as:

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Terceros

X-PORT ofrece la posibilidad de definir las compaas a las cuales se les va a manejar la informacin comercio exterior. Aplica para grupos empresariales que manejan un solo departamento de comercio exterior, pero requieren manejar datos, documentos e informacin por cada compaa. O cuando se requiera manejar por marcas de productos. O cuando son clientes especiales de una S.I.A.


Compaas

X-PORT le ofrece la posibilidad de registrar la informacin de todas las posiciones arancelarias existentes y ajustarlas a sus requerimientos. Se encuentran separadas por Partidas y Subpartidas. Se encuentran abriendo el rbol de la partida.

La forma Arancel, se observa as:


Arancel de Aduanas

Teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos, sobre la descripcin mnima en los productos, es necesario agregar a cada posicin, cules conceptos aplican para cada una de ellas.

Estos conceptos se agregan previamente en el Mdulo de Datos Bsicos / Conceptos Descripcin Mnima. Se observa as la forma:


Arancel de Aduanas

X-PORT permite registrar la informacin de todos los productos importados y exportados. Cada producto permite capturar la informacin suficiente para la elaboracin de los documentos. Un producto se identificar con un cdigo nico, p.e. en el caso de los importadores el cdigo puede ser la Referencia del Producto indicada en la factura del proveedor, en el caso de los Exportadores, la referencia o si no existiere un nombre que lo diferencie de los otros. Cada producto pertenecer a una sola posicin arancelaria. La forma Productos, se observa as:


Productos

Teniendo en cuenta los requerimientos de Descripcin Mnima de los Producto, el usuario al clasificar el producto, o asignarle la partida arancelaria al producto, la aplicacin le relaciona los conceptos requeridos para este producto, el usuario digita los datos frente a ellos, luego al grabar la aplicacin arma la descripcin teniendo en cuenta estos valores. Es opcional.


Productos

El Producto le permite definir los parmetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado en este caso el objetivo principal es elegir con que compaa y en que ao se va a trabajar.

La forma, se observa as:


Parmetros de Trabajo del Usuario

Al crear una compaa, el sistema asume una configuracin por defecto, la cual usted podr definir de acuerdo a sus necesidades.



Configuracin

Esta opcin permite seleccionar dos mdulos importantes, Uno, donde se definen los Grupos de Usuarios, es decir el perfil del usuario, y el nivel de transacciones permitidas. Dos permite crear el Usuario o Cuenta, la cual asociaremos a los grupos creados para administrar sus permisos. Las formas, se observan as:


Usuarios

EL PRODUCTO brinda la posibilidad de realizar auditoras de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos

En cada operacin genera un cuadro de Resultado de la Bsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripcin de la operacin o Transaccin



Auditora

El mdulo permite almacenar y asociar las referencias o productos, para los cuales se genera un Pedido u Orden de Compra, al proveedor en el exterior.



Pedidos Ordenes de Compra

El mdulo permite almacenar y asociar las referencias o productos, para los cuales el proveedor Genera una Factura de Venta para Exportacin.



Facturas de Compra Internacionales

Documento elaborado para aquellas mercancas que requieren permiso de importacin. Captura los datos requeridos de Importador, SIA, Proveedor, Productos, Posiciones, Vistos Buenos. Imprime en formatos tradicionales y/o Genera archivos planos para convertir y trasmitir a VUCE.



Registros de Importacin

El reporte por pantalla se observa as:



El archivo generado para enviar a VUCE, se observa as:



El archivo generado para enviar a VUCE, con formato XML para la plataforma BPM, se observa as:



Captura datos del Importador, Proveedor, Datos de Trasporte, Origen, Productos, Posiciones, PRORRATEA valores segn el INCOTERM DEFINIDO, liquida documentos, Imprime documentos Fsicos y/o genera archivos Planos para SIGLOXXI.



Declaraciones de Importacin

Las carpetas que complementan el mdulo de captura de los datos de las declaraciones son las que se presentan a continuacin. En el Primero se capturan y agrupan las posiciones arancelarias y sus productos. En la segunda, se observa la liquidacin por declaracin.

Las formas, se observan as:



La Declaracin de Importacin por pantalla, es observa as:



El archivo generado para trasmitir a SIGLO XXI, se observa as:



Documento utilizado para declaraciones mayores a determinado monto. Se crea y liquida utilizando los datos de la declaracin de Importacin, tales como Importador, Productos, valores, etc.

Observamos en la primera forma, la identificacin, datos propios del documento, en la segunda forma los productos asociados a esta declaracin.



Declaraciones Andinas de Valor

La continuacin de la captura de datos en estos documentos, se realiza en los formularios anexos, en ellos se capturan las condiciones de la transaccin y la determinacin del valor de la mercanci.




La impresin de la Declaracin de Valor, se observa as:



FACTURAS

REGISTRO DE

IMPORTACION

Proceso Generar

Registros desde

Facturas


Operacin: Cmo generar un Registro de

Importacin ?

En el mdulo Pedidos u Ordenes de Compra, se capturan los productos a importar. Una vez confirmados, se genera la

Factura a Importar.

A partir de la Factura de Compra, la cual se debe encontrar identificada por Nmero y Fecha, y relacionados los productos a

importar, debidamente con sus valores y cantidades, usted

puede generar Registros o Declaraciones de Importacin.

Recuerde verificar los datos de los productos, deben estar clasificados y con los datos completos.

PE

DID

OS

Y F

AC

TU

RA

S


Operacin : Cmo Iniciar el cargue ?

Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Generar Registros

Digite el DO y los datos bsicos del Registro

Seleccione la o las Facturas a partir de las cuales generar el registro.

Recuerde que todos los productos deben estar clasificados.

La aplicacin agrupar los productos por : Posicin Arancelaria, Unidad Comercial, Precio Unitario.

Al final del proceso indicar en una ventana que el Proceso fue Terminado Exitosamente, si no es as, verifique los datos de los

productos e intente nuevamente, haciendo clic en el botn Aceptar. GE

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RA

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EG

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RO

S

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IM

PO

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CIO

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ES

DE

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AS


Operacin: Cmo generar Registros de

Importacin ?

Si gener el Registro de Importacin a partir de una Factura, la aplicacin debi AGRUPAR los productos y ORDENAR

ascendentemente las posiciones.

La aplicacin dependiendo de la distribucin seleccionada, utilizar Hojas Principales y Adicionales u Hojas Principales y

Descriptivas.

Siempre generar hojas descriptivas, el usuario define si las imprime o no.

El usuario debe verificar y ajustar si aplica, los Encabezamientos de la posicin arancelaria y la Descripcin de la mercanca.

El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos

errores), * Optimiza el tiempo de elaboracin, * En caso de

modificacin de los datos de los productos o factura, permite

generarse nuevamente, con las nuevas condiciones.

RE

GIS

TR

OS

DE

IM

PO

RTA

CIO

N


Operacin: Como modificar los Registros

de Importacin ?

FACTURAS

DECLARACION

DE

IMPORTACION

Proceso Generar

Declaraciones

desde Facturas


Operacin: Cmo generar una Declaracin

de Importacin ?

Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Generar Declaraciones de Importacin desde Fact.

Digite el DO, tipo de negociacin, tasas de cambio, datos totales a prorratear, facturas a partir de la s cuales genera el documento y

los datos propios de las subpartidas.

Recuerde que todos los productos deben estar clasificados y con todos sus datos..

La aplicacin agrupar los productos por : Posicin Arancelaria, Unidad Comercial, Precio Unitario.

Al final del proceso indicar en una ventana que el Proceso fue Terminado Exitosamente, si no es as, verifique los datos de los

productos e intente nuevamente, haciendo clic en el botn Aceptar.

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Operacin: Cmo generar Declaraciones

de Importacin ?

Si gener la Declaracin a partir de una o varias Facturas, la aplicacin debi AGRUPAR los productos por posicin y unidad, y

ORDENAR ascendentemente las posiciones.

La nueva declaracin generada, tendr todas las posiciones de los productos, sus valores y descripciones listas.

El usuario debe verificar y ajustar la descripcin de la mercanca, es decir agregar seriales si se requiere.

Es necesario hacer clic en el botn PRORRATEAR y luego GRABAR para actualizar los valores de las declaraciones.

Usted puede ver la impresin de cada documento por pantalla, puede imprimir en los formularios de SIDUNEA o puede generar los archivos

EDI para SIGLO XXI o SYGA.

El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos

errores), * Optimiza el tiempo de elaboracin, * En caso de

modificacin de los datos de los productos o factura, permite generarse

nuevamente, con las nuevas condiciones.

DE

CL

AR

AC

ION

ES

DE

IM

PO

RTA

CIO

N


Operacin: Cmo modificar las

Declaraciones de Importacin ?

DO DECLARACION

DE IMPORTACION

DECLARACION

DE VALOR

Proceso Generar

Declaraciones de

Valor desde un DO


Operacin: Cmo generar una Declaracin

Andina de Valor ?

Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Declaraciones de Valor / Generar Dec. Valor desde un DO.

Seleccione el DO (Declaracin de importacin) a partir de la cual generar la declaracin de valor. Es obligatorio que la D.I. Se

haya generado desde una o varias facturas.

Capture los datos adicionales, solicitados en los campos.

Al terminar haga clic en el botn ACEPTAR.

El proceso realiza la explosin de los productos, separando estos por Nmero de Declaracin y Factura. Igualmente liquidando los

valores de la Determinacin del Valor.

Si al intentar seleccionar el DO, no aparece en la ventana de bsqueda, posiblemente a alguno de los productos se le elimin o

modific el nmero de la factura correspondiente. GE

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Operacin: Como genera una Declaracin

Andina de Valor?

Si gener las Declaraciones de Valor a partir de una D.I. observar que estn creadas todas, con asociadas debidamente al DO, Num de

Declaracin y Factura.

Al ingresar a una DV, podr observar que todos los datos estn asociados, con sus productos debidamente relacionados y ordenados.

Los valores de los productos, segn la negociacin, deben estar distribuidos y ajustados.

Los valores de la Determinacin del Valor, deben estar listos para su impresin.

En caso de modificacin de alguna de ellas, es necesario hacer clic en el botn PRORRATEAR y luego en GRABAR.

SI por algn motivo se modific la declaracin de importacin de origen, es necesario Borrar Todas las declaraciones de valor utilizando el proceso

correspondiente y volver a generarlas.

El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos errores), * Optimiza

el tiempo de elaboracin, * En caso de modificacin de los datos de los

productos o factura, permite generarse nuevamente, con las nuevas

condiciones.

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Operacin: Cmo modificar las

Declaraciones Andinas de Valor ?

DE

CL

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DE

IMP

OR

TA

CIO

N Declaraciones de Importacin

Posiciones y Productos

Liquidacin de Derechos Aduaneros

Carta de solicitud de Anticipos al Imp.

Relacin de Declaraciones de Importacin por ao DIAN

Relacin de Declaraciones de Importacin por mes U.A.P. - DIAN


Reportes: Declaraciones de Importacin

Es todo!

Ahora apliquemos lo

aprendido.

Gracias !!!


conociendo x-port 2015

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