công cụ kiểm soát tình hình tài chính doanh nghiệp slideshare

Công Cụ Kiểm Soát Tình Hình Tài Chính Của Doanh Nghiệp

I t S o l u t i o n – V u o n g T h a n h G r o u p

5 6 D a o D u y A n h – P h u N h u a n - H C M C

( 8 4 - 8 ) 3 8 4 2 2 0 3 0

W e b s i t e : w w w . v u o n g t h a n h . v n

F B : w w w . f b . c o m / v u o n g t h a n h . v n

It Solution – Vuong

Thanh Group


It sollution – Vuong Thanh Group 56 Đào Duy Anh –Phú Nhuận – TPHCM Website: www.vuongthanh.vn Facebook: www.facebook.com/vuongthanh.vn Page 1

Có 1 sự thật là quản lý tiền bạc không làm hạn chế tự do mà ngược lại nó cho phép bạn có

thể tạo ra tự do tài chính để không cần phải làm việc nữa. Bây giờ bạn chưa có nhiều tiền

hay thậm chí mức thu nhập của bạn thấp. Bạn hãy học cách quản lý từ những đồng tiền nhỏ

nhất, khi bạn biết quản lý nó, bạn sẽ có rất rất nhiều tiền. Để có được số tiền lớn bạn phải có

thói quen, kỹ năng quản lý số tiền nhỏ. Thói quen quản lý tiền bạc của bạn quan trọng hơn số

tiền bạn đang có. Và hiện nay có rất nhiều công cụ, dịch vụ phần mềm thống kê, thu thập các

con số này cho các nhà quản lý chiến lược ra quyết định dễ dàng hơn.

Quản lý tài chính quan trọng không?

Một nghiên cứu của Ngân hàng Mỹ chỉ ra rằng 82% số doanh nghiệp thất bại là do quản lý

tài chính quá yếu kém. Một trong những lý do chính khiến chúng ta dấn thân vào con đường

kinh doanh nhưng lại thường bị coi nhẹ, thậm chí bỏ qua cho đến khi nhiều vấn đề phát sinh

ta mới chú ý đến chính là vấn đề tiền bạc trong công ty

Tiền bạc chính là huyết mạch của công ty. Mặc dù tất cả chúng ta bước vào kinh doanh với

niềm khao khát được làm những việc mình yêu thích và tạo ra sự khác biệt cho những người

mà chúng ta phục vụ, thì tiền bạc vẫn là thứ không thể bỏ qua. Đây là vấn đề mà chúng ta

luôn cần phải quản lý và quan tâm thích đáng để đạt được thành công.

http://goo.gl/tsj9EG



Tôi từng gặp rất nhiều doanh nhân làm việc chăm chỉ và thu hút được rất nhiều khách hàng

mang lại doanh số rất cao cho công ty. Nhưng vì không có ai chú trọng đến số sách kế toán,

dẫn đến cuối năm nhìn lại thì chẳng nhận được bao nhiêu thậm chí bị lỗ. Họ không hiểu toàn

bộ số tiền kiếm về lại đi đâu mất. Công việc kinh doanh vì thế mà cũng dần lụi bại. Nhưng

điều này có thể tránh được nếu người chủ doanh nghiệp hiểu và quan tâm nhiều hơn đến quản

lý tài chính và kế toán trong công ty mình.

th thu t i y s gi p bạn bảo vệ o nh nghiệp

bạn h i nh ng nh n vi n thiếu ạo ngh nghiệp

1. Phân công công việ cho nhi u ng ời

hông giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối.

Người viết s c s không bao giờ là người ký s c. Người m thư s không bao giờ là người

vào s theo d i công nợ và đối chiếu các tài khoản. ằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn s

làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đ i các con số của bạn

để giấu diếm sự biển thủ của họ.

2. Đí h thân i lấy các báo cáo ngân hàng

hông giao cho một người vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để hu hoặc di chuyển

các chứng cớ của những việc đ bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán

thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa m niêm phong của ngân hàng và hu những

tấm s c mỗi tháng. ạn h y kiểm tra những tấm s c này thật cẩn thận.

ạn h y kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm s c. ạn h y để

mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:



Những tấm s c thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không

biết

Những tấm s c thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho ph p đối với

tiền mặt

Các chữ ký trông giả mạo

Mất s c, hoặc tấm s c xuất ra không đúng số thứ tự

S c phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu b i người trong công ty của

bạn

Các tấm s c mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong s đăng ký của bạn

3. Theo dõi hặt h các tấm séc công ty bạn

hông nên bất cẩn đối với các tấm s c của công ty. H y cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá

và đừng đưa chìa khoá cho ai. ạn h y sử dụng các tấm s c có đánh số sẵn, và kiểm tra các

số s c một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. ạn h y lập quy trình "s c mất hiệu

lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. ạn h y yêu cầu tất cả các tấm s c

có trị giá cao hơn một trị giá đ được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký một trong số đó

là của bạn). Và đừng bao giờ ký s c khống.

4. Đí h thân ký từng tấm séc thanh toán l ơng

àm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. ạn h y kiểm tra các

tấm s c để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên

nào đó mà bạn không nhớ, bạn h y đi tìm người đó. ạn h y đếm mỗi tuần số người mà bạn

phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm s c bạn xuất ra. ạn

h y đảm bảo rằng không ai có thể thay đ i hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu

không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn h y m một tài khoản

riêng ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính

xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh

hàng tháng.

5. Theo dõi ỹ các hoá ơn thu ti n

ạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên tr lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền

thu vào. ạn h y đảm bảo rằng tất cả các tấm s c thu vào đều được ký hậu đúng. ạn h y cân

nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm s c đến - điều này có thể

ngăn ngừa nhân viên đ i chúng ra tiền mặt. ạn h y đích thân điều tra các khiếu nại của

khách hàng về việc họ đ thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nh là thanh toán chậm.

ạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm s c của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký

thác vào tài khoản của công ty bạn.

6. Cho phép nhân viên ế toán nghỉ ngơi

Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ

doanh nghiệp nhỏ đ kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ

không bao giờ nghỉ ph p và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. ý



do để những người này luôn có mặt trong công s là để che dấu những dấu vết phức tạp trên

chứng từ. ạn h y tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán giữ s sách đi

nghỉ mỗi năm. ý tư ng là họ s đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối

tháng, khi k đóng s sách đang di n ra. ạn h y sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác

nữa kiểm tra s sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

7. Cho iểm toán sổ sách th ờng xuyên

ạn h y sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán s sách của bạn ít nhất là một lần trong

năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành

vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra

vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, h y cân nhắc

việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". oại kiểm toán này

được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.

8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách ế toán bạn

Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi s sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì

lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên d dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. à một chủ do-

anh nghiệp, bạn phải biết r hệ thống s sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi s

của nó. àm như vậy bạn có thể kiểm tra d dàng s kế toán và đảm bảo không có gì sai sót.

Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ

cho bạn cách đọc s sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán

ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo d i phần quan trọng

nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ m thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.

9. Bảo m t phần m m ế toán bạn

ạn đừng cho ph p những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. ạn

đừng để máy vi tính có chứa s sách kế toán nối mạng nội bộ. ạn h y đảm bảo rằng cả máy

vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. ạn h y thay đ i mật khẩu thường xuyên để

khoá không cho những người không được u quyền vào chương trình. Nếu bạn c n sử dụng

s sách viết tay, bạn h y cất chúng trong tủ có khoá và bạn h y giữ chìa khoá.



Bạn ó thấy iểm hung mọi biện ph p là gì hông?

Mấu chốt của mọi vấn đề trên nằm ở chỗ thiếu sự minh bạch, rõ ràng từ thủ tục

xuất nhập, khiến cho các sếp quản lý khó khăn, dễ bị nhân viên kế toán qua mắt.

Hiện nay có một cách hiệu quả hơn rất nhiều mà lại tiết kiệm một khoản chi phí nhân viên

kh ng lồ cho doanh nghiệp. Đó là sử dụng dịch vụ phần mềm s giải quyết được các yêu cầu

trên một cách tự động, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm s đáp ứng kịp thời các báo cáo

tài chính mà bạn quan tâm.

Việc áp dụng dịch vụ phần mềm quản lý kế hoạch ngân sách hiện nay ngày càng ph biến b i

nó giúp ích cho các doanh nghiệp rất nhiều khi hỗ trợ l nh đạo phân tích, khai thác dữ liệu

thành các thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định cũng như dự toán ngân sách

cho các k sau.

Dị h vụ phần m m quản lý ế hoạ h ng n s h V ơng Thành ó nh ng gì?

Quản lý ế hoạch ngân sách chi phí




Quy trình x t duyệt được thiết lập động cho từng đơn vị, ph ng ban.

Cập nhật thông qua Phiếu đề xuất và nhập thủ công

Tạo và gửi phiếu đề xuất, rồi gửi đi phê duyệt online.

Cung cấp các dashboard và báo cáo hiển thị tức thì chi phí sử dụng so sách với ngân

sách kèm theo KPI.

Có thể nâng cấp lên thành app mobile.

…

Trên đây chỉ là những chức năng được người dùng ưa chuộng nhất, tùy vào đặc điểm của

doanh nghiệp mà Vương Thành s tư vấn các tiện ích hợp lý, không dư thừa cho doanh

nghiệp, nhằm tạo ra một dịch vụ phần mềm quản lý kế hoạch ngân sách tối ưu cho doanh

nghiệp.

KẾT LUẬN

Với đội ngũ kỹ sư trẻ, nhiệt tình luôn sẵn sàng giải quyết nhanh chóng các vấn đề của người

sử dụng, Vương Thành luôn nỗ lực thực hiện sứ mệnh mang đến những trải nghiệm kinh

doanh đơn giản và toàn diện nhất trong cộng đồng doanh nghiệp. H y liên hệ với chúng tôi

ngay hôm nay để được tư vấn phát triển dịch vụ phần mềm quản lý kế hoạch ngân sách nhiệt

tình, mi n phí



công cụ kiểm soát tình hình tài chính doanh nghiệp slideshare

Software