¿QUÉ ES EXACTAMENTE UNA CONFERENCIA DE PRENSA 

Una conferencia de prensa es un evento con un propósito

claro. Básicamente, usted está convocando una reunión de

reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación para financiar las

operaciones de rescate, la lista de las necesidades más

urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el

desastre u otras noticias importantes similares.

Deberá ser un alto funcionario, como el Representante de la OPS/OMS, el Ministro de Salud o su auxiliar, el Jefe de Defensa Civil,

el Director de Operaciones de Urgencia, o quien quiera que tenga amplio conocimiento de una situación particular.

¿QUIÉN DEBERÁ CONDUCIR LA CONFERENCIA DE PRENSA? 

¿QUÉ MATERIALES NECESITO PARA UNA CONFERENCIA DE PRENSA? 

El material que se va a entregar deberá estar preparado y deberá haber copias suficientes para los reporteros. Deberán indicarse claramente los nombres y los

cargos de las personas que hablan durante la conferencia de prensa. El material puede incluir informes de situación, otros informes, grabaciones en video de la situación (este material deberá mostrarse y deberán distribuirse

copias) y las declaraciones orales o escritas.

¿QUÉ DEBERÁ

INCLUIRSE? 

QUIÉN: ¿Quién está dando las noticias?

QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se

está anunciando?

DÓNDE: ¿Donde ocurrió exactamente el desastre, o se presentará el peligro,

o se localiza el problema?

CUÁNDO: ¿Cuándo ocurrió o se prevé que

suceda?

POR QUÉ: ¿Por qué razón se emite el comunicado de prensa y por qué participa la entidad

que lo emite en la situación de emergencia?

¿Cómo realizar una conferencia de prensa?

Los siguientes pasos podrían ayudar a planear para la conferencia de prensa:

1. Definición del mensaje.

Defina los mensajes clave que se desean enviar a la comunidad. La meta puede ser presentar o ventilar más de un tema, anunciar un nuevo

programa o acontecimiento, reaccionar ante una historia noticiosa o a una crítica o ataque o llamar atención hacia una mención o reconocimiento que

el esfuerzo ha obtenido. Cualquiera que sea el mensaje, debe resumirse en 3-5 puntos claves

para la prensa..

2. Programación de la fecha y la hora.

Será necesario determinar una fecha y una hora para la conferencia de prensa, y cerciorarse de que no entre en conflicto con otros acontecimientos de prensa o plazos de los medios. Aquí hay otros consejos para programar la conferencia de prensa:

Los martes, miércoles y jueves son los mejores días para las conferencias de prensa, ya que se consideran los días noticiosos más lentos. Intente en la

medida de lo posible realizar su conferencia de prensa en uno de esos días.

La mejor hora para programar la conferencia de prensa está entre10:00 y 11:00 de la mañana, para asegurar la máxima cobertura de los medios. Si se

programa para más tarde, se arriesga a perder el periódico dela tarde o el noticiero nocturno.

Recuerde que se está compitiendo con las otras noticias del día; así que no se preocupe demasiado si no aparece.

3. Elección del sitio.

Cerciórese de elegir un sitio para la conferencia de prensa que

tenga un estacionamiento adecuado y que no esté

demasiado lejos para que viajen los reporteros. Asimismo, escoja un sitio que proporcione interés y esté en relación con el tema Otras

consideraciones incluyen la selección de un sitio

relativamente libre de excesivos niveles de ruido de fondo y que cuente con las extensiones y los enchufes eléctricos adecuados

para la iluminación, etc.

Sea claro y preciso: evite el uso de jerga, retórica o lenguaje explosivo y

evítelos “mmm” y los “ajá”. Concéntrese en el asunto para no

distraer a la audiencia con sus palabras.

Asuma que la audiencia es inteligente: evite escucharse como si tratara con

niños.

No juegue o agarre ningún objeto: así provoca distracción y esto lo hace

parecer nervioso.

La apariencia cuenta: los participantes deben estar apropiadamente vestidos

para la ocasión.

4. Selección y capacitación de los participantes.

Aquí brindamos algunos consejos para los participantes:

5. Contacto con los medios.

El primer paso al entrar en contacto con los medios es crear una lista de correo completa de los editores asignados en las estaciones de televisión, los directores de noticiasen las estaciones de radio y en los principales periódicos, y los editores en los periódicos semanales. Incluso se debería incluir a los servicios de televisión por cable. Otros que se debería asegurar incluir en la lista son los reporteros con los que se. ha trabajado anteriormente,  También se debería tener preparado un memorándum de prensa y haberlo enviado con una semana de anterioridad para informar a los medios acerca de la conferencia de prensa.

6. Seguimiento con los medios.

Después de que se hayan enviado los memorándums de prensa a los medios, se debe darle seguimiento

al memorándum a través del contacto telefónico con los

principales medios. Dele algunos días de tiempo al memorándum

para que llegue a los destinatarios y comience entonces con el

seguimiento telefónico de la gente a quien  se lo ha enviado

7. Desarrollo de una carpeta de prensa.

Una carpeta de prensa es un archivo con la información de fondo que se proporciona a los reporteros sobre el asunto o programa. La carpeta de prensa debe contener lo siguiente:

•Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.• Un comunicado de prensa que debe indicar la posición del grupo con respecto al asunto, lo destacado dela conferencia de prensa y unas cuantas notas de los participantes• Información de fondo sobre el asunto (es decir, estadística, fondo histórico, antecedentes, historias de casos o reimpresiones de reportajes).•Algunas fotografías brillantes en blanco y negro (las fotos de acción son las más interesantes).• Biografías resumidas de los participantes (de menos de una página).• Reportajes o artículos relacionados provenientes de publicaciones nacionales  prestigiosas.

•Comprobarla ubicación de enchufes eléctricos para micrófonos e iluminación.

•Colocar en la sala una mesa lo suficientemente larga, con los nombres sobre tarjetas, para que todos los oradores tengan asiento.

•Proporcionar suficientes asientos en la sala para los reporteros, y espacio adecuado para su equipo de trabajo (por ejemplo: cámaras fotográficas, micrófono).

•Desplegar materiales visuales como fondo al panel del orador: pancartas, carteles, etc.

•Tener una hoja de registro para la asistencia.

•Proporcionar un podio para el moderador, quizás con el logotipo de la organización sobre el mismo.

•Tener café, té, agua y cualquier otra refrigerio en el sitio

8. Preparación de la sala

algunos consejos:

1. Dé la bienvenida a los miembros de la prensa conforme llegan.

2. Haga que los miembros de la prensa se registren con su afiliación, y dé a cada uno de  ellos una carpeta de prensa.

3. Siente a los participantes de la conferencia de prensa detrás de la mesa frente a los reporteros sentados.

4. Compruebe la hoja de registro para ver qué medios están representados.

5. Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos después del tiempo  Programado.

Durante la conferencia de prensa:

6. Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para el posible uso de los medios.

7. Haga que el moderador dé la bienvenida a la prensa, presente el tema y a los participantes.

8. Cada participante debe aparecer por no más de 3-5 minutos, destacando 3-5 puntos clave.

9.  Después de todas las presentaciones, el moderador debe atender cualquier pregunta de la prensa y dirigir preguntas a los participantes apropiados.

10. Después de aproximadamente 45 minutos, finalice la conferencia de prensa.

•Establezca contacto con representantes de los principales medios de difusión. Si mantiene una conversación con ellos, lo recordarán cuando necesiten información acerca de la cuestión. Al examinar el registro de asistencia, podrá determinar cuáles de los principales medios no estuvieron representados. Envíeles un comunicado de prensa y una carpeta de prensa, o una grabación de la actividad, o programe una entrevista con un periodista y uno de los oradores de la conferencia de prensa.

•Analice  la conferencia de prensa con otros miembros de su organización que asistieron a ella. ¿Qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? ¿Y cómo puede mejorar la próxima conferencia de prensa que organice?

Importante

Después de la conferencia de prensa