conciliacion bancaria proceso
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PROCESO PARA REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIASTRANSCRIPT
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CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIN: 1
VICERRECTORA ADMINISTRATIVA DIRECCIN GENERAL FINANCIERA
OFICINA DE CONTABILIDAD FECHA: Diciembre de 2006
PROCEDIMIENTO
REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
REVISADO POR APROBADO POR
Jefe Oficina de Contabilidad
Coordinador Oficina de Contabilidad
Directora General Financiera
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CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIN: 1
PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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1. OBJETIVO
Realizar las conciliaciones bancarias, correspondientes a las cuentas bancarias de la Pontificia Universidad Javeriana mediante el anlisis de la informacin de estas, garantizando as la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud por parte de la Oficina de Tesorera para que le sean enviados los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad y termina con el archivo de la documentacin que soporta la realizacin de las conciliaciones bancarias.
3. DEFINICIONES
Conciliacin Bancaria: Es el proceso mediante el cual se relacionan todas las operaciones registradas por el banco, con la informacin registrada por la Universidad en el Sistema Finanzas Plus: lo anterior da como resultado las partidas inconsistentes que son objeto de anlisis.
Partidas Conciliatorias: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria, y que son objeto de anlisis.
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CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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4. CONDICIONES GENERALES
Las Unidades encargadas de remitir a la Oficina de Contabilidad los extractos
bancarios correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad son la Oficina de Tesorera y la Unidad de Gestin Regional, labor que deber ser realizada los primeros cinco das hbiles de cada mes.
Es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad realizar mensualmente las
conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras de la Pontifica Universidad Javeriana.
Los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad son
enviados por los diferentes bancos a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de dos medios: extracto fsico y en medios magnticos (archivo plano).
Las nicas personas autorizadas para manejar el mdulo de conciliaciones bancarias dentro del Sistema Finanzas Plus y de realizar modificaciones en este, son el Coordinador de Conciliaciones Bancarias, los Auxiliares de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad, el Coordinador de Egresos y el Coordinador de Ingresos de la Oficina de Tesorera.
Cada uno de los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas
conciliatorias debern ser autorizados por parte de la Jefe de la Oficina de Contabilidad.
El registro de Notas Dbito y Notas Crdito por concepto de gastos bancarios e
ingresos financieros, sern elaboradas por parte de la Oficina de Contabilidad y verificadas por parte de la Oficina de Tesorera.
Los movimientos financieros que se registran en el mdulo de tesorera deben
reflejar la realidad del hecho econmico en los bancos, lo cual permite que el proceso de conciliacin sea de forma automtica.
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CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN UNIDAD CARGO
1 Solicita a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad.
Oficina de Tesorera Coordinador de
Egresos
2 Enva a la Oficina de Contabilidad los conceptos de movimiento recibidos por parte de los Bancos.
Oficina de Tesorera Coordinador de Egresos
3
Ingresa manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de movimiento enviados por los diferentes bancos, a travs de la forma MCME
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
4 Radica a travs de correo fsico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad en la Oficina de Contabilidad.
Unidad de Gestin Regional /Oficina de
Tesorera
Coordinador Unidad de
Gestin Regional /Coordinador de
Egresos
5 Verifica que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la Universidad.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias/ Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias -
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RESPONSABLES No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
6
Si la informacin correspondiente a los extractos bancarios se encuentra en medios magnticos:
Realiza la parametrizacin correspondiente al archivo plano enviado por el banco en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma MFEX.
Remtase a la actividad 7.
Si la informacin de los extractos bancarios no se encuentra en medios magnticos:
Digita partida por partida, la informacin del extracto en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma BMEX.
Remtase a la actividad 9.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
7 Importa la informacin que se encuentra en medios magnticos al Sistema Finanzas Plus a travs de la forma BIEB.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
8
Registra las notas dbito (gastos bancarios) y las notas crdito (rendimientos financieros) enviadas por los bancos, una vez ingresadas las enva a la Oficina de Tesorera para su correspondiente verificacin.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias/Coordinador de
Conciliaciones Bancarias
9
Verifica que toda la informacin de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
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RESPONSABLES No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
10
Si toda la informacin de los extractos bancarios se encuentra en el Sistema Finanzas Plus:
Realiza el proceso de conciliacin bancaria mediante el cruce de cuentas en el sistema.
Si toda la informacin de los extractos bancarios no se encuentra en el Sistema Finanzas Plus:
Incluye o corrige la informacin faltante de los extractos digitados manualmente.
Remtase a la actividad 5.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
11
Analiza las diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria (partidas conciliatorias).
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
12
Enva comunicados a la Oficina de Tesorera a travs de correo electrnico para que se realicen los ajustes que se requieran en las partidas conciliatorias.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
13
Realiza los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informa al Coordinador de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad.
Oficina de Tesorera Coordinador de
Egresos/Coordinador de Ingresos
14
Revisa y verifica las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorera y realiza el cruce de las partidas que corresponda.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
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RESPONSABLES No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
15
Realiza los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con previa autorizacin del Jefe de la Oficina de Contabilidad.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
16 Imprime los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
17
Enva a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de correo fsico un memorando para que sean ajustadas las cuentas que no pudieron ser conciliadas.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
18
Para el caso de la Oficina de Tesorera:
Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las ingresa en el Sistema Finanzas Plus. Remtase a la actividad 20. Para el caso de la Unidad de Gestin
Regional: Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las enva nuevamente a la Oficina de Contabilidad. Remtase a la actividad 19.
Oficina de Tesorera /Unidad de Gestin
Regional
Coordinador de Egresos/Coordina
dor Unidad de Gestin Regional
19
Ingresa en el Sistema Finanzas Plus la informacin que fue corregida por parte de la Unidad de Gestin Regional y realiza el cruce de las partidas que corresponda.
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
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PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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RESPONSABLES No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
20
Si existen cuentas que no fueron
conciliadas: Solicita al banco la aclaracin de movimientos conciliatorios de los cuales no se tiene soporte y realiza la correccin de las mismas en el Sistema. Si todas las cuentas fueron conciliadas: Remtase a la actividad 21.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
21 Imprime el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
22 Solicita al Jefe de la Oficina de Contabilidad la firma del reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
23
Elabora el reporte Informe general de partidas conciliatorias y lo enva a la Jefe de la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina de Tesorera.
Oficina de Contabilidad
Coordinador de Conciliaciones
Bancarias
24
Archiva la documentacin que soporta la realizacin de las Conciliaciones Bancarias (Extractos bancarios, memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado).
Oficina de Contabilidad
Auxiliar de Conciliaciones
Bancarias
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PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Realizacin de Conciliaciones Bancarias Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SMBOLO NOMBRE
Terminal
Operacin
Decisin o alternativa
Documento
Representa actividades ejecutadas a travs de los diferentes Sistemas deInformacin.
Rutina de Sistemas de Informacin
Representa el enlace entre la ltima actividad de una pgina y la primera de lasiguiente.
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la interseccin de lneas.Representa una conexin entre actividades del procedimiento de la misma pginao entre pginas.
Conector de rutina
Conector de pgina
Procedimiento predefinido
Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de laFacultad/Dependencia.
Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.
DESCRIPCIN
Indica el inicio y fin del procedimiento.
Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentrodel procedimiento.
Indica un punto dentro del procedimiento en dnde surgen posibles caminosalternativos.
Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.
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PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
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FECHA: Diciembre de 2006
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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Solicitar a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a
las cuentas bancarias de la Universidad.
Verificar que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la
Universidad.
Envar a la Oficina de Contabilidad los conceptos de movimiento recibidos por parte
de los Bancos.
Radicar a travs de correo fsico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la
Universidad en la Oficina de Contabilidad.
La informacin de los extractos bancarios se encuentra en medios
magnticos
Si
INICIO
A
Ingresar manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de
movimiento enviados por los diferentes bancos, a travs de la forma MCME
No
Realizar la parametrizacin correspondiente al archivo plano enviado
por el banco en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma MFEX.
Digitar partida por partida, la informacin del extracto en el Sistema
Finanzas Plus a travs de la forma BMEX.
1
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PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
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FECHA: Diciembre de 2006
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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
A
Toda la informacin de los extractos se encuentra en Finanzas Plus
Si
Verificar que toda la informacin de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios.
Importar la informacin que se encuentra en medios magnticos al Sistema
Finanzas Plus a travs de la forma BIEB.
Registrar las notas dbito y las notas crdito enviadas por los bancos y
enviarlas a la Oficina de Tesorera para su correspondiente verificacin.
No
Realizar el proceso de conciliacin bancaria mediante el cruce de cuentas en
el sistema.
Incluir o corregir la informacin faltante de los extractos digitados manualmente.
Analizar las diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria (partidas
conciliatorias).
B
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PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
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FECHA: Diciembre de 2006
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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Revisar y verificar las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorera y realizar el cruce de las partidas
que corresponda.
B
Envar comunicados a la Oficina de Tesorera a travs de correo electrnico para que se realicen los ajustes que se requieran en las
partidas conciliatorias.
Realizar los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con
previa autorizacin del Jefe de la Oficina de Contabilidad.
Imprimir los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas.
Realizar los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informar al Coordinador de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad.
Envar a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de correo fsico un memorando para que sean ajustadas las
cuentas que no pudieron ser conciliadas.
C
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PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
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VERSIN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
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REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y enviarlas nuevamente a
la Oficina de Contabilidad.
C
Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas e ingresarlas en el Sistema
Finanzas Plus.
Solicitar al banco la aclaracin de movimientos conciliatorios de los cuales no se
tiene soporte y realizar la correccin de las mismas en el Sistema.
Las cuentas no conciliadas corresponden a la Oficina de
Tesorera?
Si
No
Existen cuentas que no pudieron ser conciliadas?
Imprimir el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.
Si
No
Ingresar en el Sistema Finanzas Plus la informacin que fue corregida por
parte de la Unidad de Gestin Regional y realizar el cruce de las
partidas que corresponda.
D
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PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
CDIGO: DGF-OC-PC-PR01
VERSIN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos Pagina 14 de 15
REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Elaborar el reporte Informe general de partidas conciliatorias y enviarlo al Jefe de la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina
de Tesorera.
D
FIN
Solicitar al Jefe de la Oficina de Contabilidad la firma del reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.
Archivar la documentacin que soporta la realizacin de las Conciliaciones Bancarias (Extractos bancarios,
memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado).
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CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIN: 1
PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006
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7. RELACIN DE REGISTROS
NOMBRE CDIGO
Extractos Bancarios Sin cdigo asignado