UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MARKETING Y GESTIO DE NEGOCIOS

•AUTOR: DAVID OCHOA

28/05/2012

Qué es una consultaUna consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su base de datos, ejemplo: ¿Qué productos tienen suministradores australianos?. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias o incluso de otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a la consulta se denomina “Hoja de Respuestas Dinámicas”. Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de Conjunto de Registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta. Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desea obtener, se obtendrá automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si modifica los datos mostrados en una hoja de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario, para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas hacen en los registros. Puesto que los datos de una hoja de respuestas dinámicas siempre están actualizados, puede usar consultas y sus correspondientes hojas de respuestas dinámicas con la seguridad que los datos presentados están actualizados y que los cambios que usted haga se guardan adecuadamente en cuanto al acceso de los datos. Podrá comprobar que no hay mucha diferencia entre la manera en que se usan las tablas y la forma en que se usan las hojas de respuestas dinámicas. La principal diferencia entre ellas es que la información se almacena realmente en las tablas y no en las hojas dinámicas. La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que usted desea y en el orden en que los necesita. Con las CONSULTAS podrá plantear preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Los datos de una consulta pueden proceder de una o varias tablas o incluso consultas. Las consultas podrá utilizarlas como base para un Formulario, Informe, Gráfico u otra Consulta.

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Con las Consultas se puede:

•Elegir campos. (No es necesario incluir en una consulta todos los datos de una tabla). •Elegir registros. (Se pueden especificar criterios que deben cumplir los registros). •Ordenar registros. (Se pueden ver los registros en un orden determinado, ejemplo: ordenar alfabéticamente los nombres de los clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas). •Responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de una tabla y ver los datos en una sola Hoja de Datos, incluso se puede preguntar sobre los datos de otras bases de datos como Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, así como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE. •Realizar cálculos. (Se pueden crear nuevos campos, llamados Campos Calculados que contengan el resultado de un cálculo). •Usar una consulta como origen de los datos para un Formulario, Informe y otras Consultas. •Para seleccionar sólo los datos que deben aparecer en un Formulario o Informe. (Se puede crear una Consulta de Selección y utilizarla como origen de los datos del Formulario o Informe que puede incluir datos de varias Tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto limitado de Datos. Cada vez que abra el Formulario o imprima el Informe, la consulta recuperará, información actualizada de las Tablas). •Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la Hoja de Datos de la consulta o bien en un Formulario que esté basado en esta consulta. •Modificar los datos de las Tablas •Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente o también puede crear una nueva Tabla que contenga registros de otras tablas.

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• Tipos de consultas y para que sirven?• Consultas de selección Son las de más frecuente uso, con ellas podrá ver datos de las Tablas, analizarlos e incluso hacer

cambios en ellos, Access recopila los datos solicitados en una Hoja de Respuestas Dinámica que se comporta como una tabla y tiene la misma apariencia pero no lo es, a través de estas Hojas de Respuestas Dinámica se modifican los datos que afectan a las Tablas subyacentes.

• Consultas de tabla de referencia cruzada Presenta los datos con títulos en las filas y columnas, como en una hoja de cálculo, este tipo de

consulta puede resumir gran cantidad de información en un formato de fácil lectura.

• Consulta de acciones Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza para crear una nueva tabla, eliminar

registros, añadirlos o modificarlos en una tabla.

• Consulta de unión Combina campos coincidentes de dos o más tablas en las que las tablas que participan tienen que

devolver el mismo número de campos y en el mismo orden; el resultado es una Instantánea (SNAPSHOUT), que es un tipo de conjuntos de registros no actualizables.

• Consulta de paso a través Envía comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.

• Consulta de definición de datos Crear, modificar o eliminar tablas de una Base de Datos Access utilizando instrucciones SQL.

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• Consultas para usuarios avanzados • Consultas de Parámetros Si ejecuta con frecuencia una misma consulta de selección pero cambia los criterios cada vez que

la ejecuta, ahorrará tiempo si crea una CONSULTA DE PARÁMETROS.Para los parámetros puede seleccionar un tipo de datos y estos pueden ser criterios definidos en un formulario.

• Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas Puede crear estas consultas para resumir los datos en un formato compacto tipo Hoja de Cálculo,

resulta útil como base para un Informe.Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas sin un asistente es similar a crear Consultas con Totales.

Debe especificar que campo usará para encabezados de fila, que campo se usará para encabezado de columna y que campo suministrará los valores. Cuando se ejecute esta devolverá una instantánea que es un conjunto de registros no actualizable.

• Especificar encabezados de columnas Cuando ejecute una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas, quizás desee tener un mayor

control sobre la apariencia de los encabezados de columnas del conjunto de registros. De forma predeterminada están ordenados en orden alfabético o numérico.

Puede definir las propiedades títulos de columna para: Especificar el orden de los encabezados de columna (Ej.: Si estos encabezados son nombres de

países quizás desee verlos en un determinado orden. Estos deben de coincidir exactamente con los nombres de las columnas)

Mejorar el rendimiento (Si la consulta se ejecuta con mucha frecuencia o si la utiliza como base para un Formulario o Informe, puede acelerar su ejecución especificando encabezados de columnas fijos.

Especificar que columnas se deben mostrar en el caso de que quiera mostrar información incluso si la consulta no devolviera información para alguna columna.

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• Como realizarlas? Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que se puede ver en la

imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda

• Si se hace clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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• El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

• Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.• Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.• Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.• Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

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• La vista Diseño.Si se observa la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde

aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

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Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación: Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

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•Gracias por su Atención

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