comptabilité et gestion des activités · pdf filecette technologie concerne les...
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1 - Les procédures comptables dans un environnement informatisé .................................................... 3
2 - Les livraisons intracommunautaires et les exportations .................................................................... 19
3 - Les acquisitions intracommunautaires et les importations ............................................................... 33
4 - L’exigibilité de la TVA sur les encaissements ....................................................................................... 45
5 - La déclaration de TVA ............................................................................................................................... 67
6 - Le suivi des comptes clients .................................................................................................................... 85
7 - L’ajustement comptable des comptes de tiers ..................................................................................... 95
8 - Le traitement comptable de la paie ........................................................................................................ 111
9 - L’amortissement des immobilisations .................................................................................................... 137
10 - La gestion de la trésorerie ...................................................................................................................... 153
COMPTABILITÉ ET GESTION DES ACTIVITÉSSecrétariat
BAC PRO - Terminale
Cécile SERENNES-BEILLEVERT • Patricia GALLIEN • Gilles TOUBOULIC •Responsable pédagogique : Monique TROCHU (IEN)
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THÈME 1Les procédures comptablesdans un environnement informatisé
CompétenCes
• Pratiquesettechniquescomptables
• Lesachats
• LaTVA
• Latrésorerie
ConnaissanCes assoCiées
• Lesprocéduresdel’entreprise
• Lesachats Comptabilisationdesachatsetdesautreschargesexternes
• LaTVA Le principe et les limitations du droit
à déduction
• Latrésorerie Comptabilisation des encaissements
et des décaissements
Cadre du travail
La SAS TOM-JADE Signalétique, implantée dans le dé-partement du Cher, a pour objet social l’installation d’en-seignes. Elle compte parmi sa clientèle de grandes en-treprises privées et publiques.
Vous venez d’intégrer la direction administrative et finan-cière (DAF) encadrée par Guy Charpentier. Il supervise :
- le secrétariat de direction encadré par Pauline Du-bord,
- la comptabilité encadrée par Françoise Gautier,
- la direction des ressources humaines (DRH) enca-drée par Isabelle Duchemin.
Vos premiers jours sont consacrés à l’analyse des pro-cédures comptables mises en œuvre dans le cadre de l’environnement informatique fortement développé dans l’entreprise.
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Lesfacturesd’achatdel’uniquefournisseurdeproduitsd’enseignesMGsontinjectéesdirectementencomptabilitéparÉchangedeDonnéesInformatisé.Les2partenairescommerciauxontdéfinidesprotocolesinformatiquescommunsdanslecadredel’applicationDématfactures.
1 Les factures fournisseurs marchandises
Document1 Page-écrandusystèmeDématFactures
Document2 Page-écrandecomptabilisationd’unachat
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1.Dansquelcadrelapage-écrandudocument1est-elleconsultée?
2.Quelestl’intérêtdusystème?
3.Quelleestlanaturedelasommecomptabiliséedanslecompted’achat?
4.Àquelmontantdelafacturelasommecomptabiliséedanslecomptefournisseurpeut-elleêtreassociée?Quelestledélaiderèglement?
5.DonnezdusensàlasommecomptabiliséedanslecomptedeTVA.
6.Sachantquel’entrepriseouvreuncomptedeTVAparmois,justifiezlecomptedeTVAmouvementé.
7.Àquellenaturededocumentpouvez-vousrapprocherlessommesnégatives?
8.Commentseprésenteralemouvementcomptablepourlessommesnégatives?
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L’entreprise a fait l’acquisition d’une solution DOCUTECH relative à la Lecture Automatique desDocuments(LAD).Cettetechnologieconcernelesautresfacturesfournisseurslespluscourantes.Lesfacturesfournisseurssontnumériséesetdéployéesdanslecadreduréseau.
LasolutionDOCUTECHdisposedesconnecteursintégrésversleprogicieldegestionintégréSAPdel’entreprise.
Dans le cadre du workflow (circuits décisionnels entre utilisateurs du réseau) mis en place parl’entreprise,lesfacturessontvalidéesparsignatureélectroniqueduPDF.
2 Le traitement des factures fournisseursdans un circuit décisionnel
Document3 ÉcrantactiledelasolutionDOCUTECH
Document4 Extraitduworkflowadministratifdel’entrepriseTOM-JADE
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Document5 Facturefournisseurintégréedansleworkflow
Docutech a reconnu et extrait les informations suivantes le 08/02/20.. à 10 :14
Facture Orange N° 11255510204 du 04/02/20.. Montant HT : 40.00 € - Montant TTC : 47.84 €
Valeurs relues et corrigées par la Comptabilité, le 08/02/20.. à 14 :20
Facture Orange N° 11255510204 du 04/02/20.. Montant HT : 40.00 € - Montant TTC : 47.84 €
Règlement proposé au 13/02/20..
Commentaire de la Comptabilité lors du contrôle des informations : Aucun
Facture transférée par la comptabilité à la Direction Financière pour validation.
Facture validée par Daf, le 09/02/20.. à 10 :15
Valeurs relues et corrigées par Daf pour validation
Facture Orange N° 11255510204 du 04/02/20.. Montant HT : 40.00 € - Montant TTC : 47.84 €
Règlement proposé au 13/02/20..
Commentaire de Daf pour validation : Aucun
1.Dansleworkflowdel’entreprise,quelleestlafonctiondelapersonnequinumériseetventiledanslesbannettesélectroniqueslesfacturesfournisseurs?
2.Parquellesolutiontechnologiques’identifie-t-ellesurleréseau?
3.Queproposelasolutiontechnologiqueenmatièredeprisedeprocessuscomptable?
4.Quelestl’intérêtdecettetechnologie?
Commentaires et traçabilité sur le présent document :
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5.ReconstituezleworkflowdelafactureOrange.
Date Service Action
6.Versquelleapplicationlafactureest-elleinjectéeaprèsvalidation?
7.Àquelledatelemouvementcomptablesera-t-ilgénéré?
Certaines factures non modélisées dans le système DOCUTECH sont toujours traitées de façontraditionnelleencomptabilité.C’estlecasdecellesémisesparlefournisseurXEROX.
Document6 Facturefournisseur
Document7
Fichefournisseur
8.ComptabilisezlafactureXEROXcontrôléeparFrançoiseGautier(utilisezleplancomptablegénéralpourretrouverlecomptedecharge).
Date N° compte Débit Crédit Libellé
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LesnotesdefraissontvalidéesparlaDAFavanttraitementcomptable.
NotrefournisseurMGaorganisé3joursdeprésentationdesanouvelleunitélogistiqueimplantéeprèsdeClermont-Ferrand.
Notrecollaborateur,PierreDupuis,a représenténotreentreprise.Les frais relatifsauxdéjeunersetdînersontétéprisenchargeparMG.
Les frais de carburant, de péage et de repas sont payés par une carte bancaireBusiness au nomdel’entreprise,remiseaucollaborateuravantsondépart.Lecollaborateurutiliselaberline5places,immatriculée au nom de l’entreprise. Un décompte mensuel bancaire détaillé est envoyé par labanque.
Lesfacturesnesontpasmodéliséesdansl’applicationDOCUTECHetdoiventàcetitrefairel’objetd’unenregistrementcomptablestandard.
3 Le traitement des frais de déplacement
Document8 Note de frais dématérialisée
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Document9 Piècescomptables
Autoroutes Paris-Rhin-RhôneReçu N 1079069
Entrée : Villefranche sur CherSortie : Clermont-Barrière
Réf KM : 238 Classe tarif : 1Prix HT 15,47 €TVA 19.60 % 3,03 €Prix TTC 18,50 €Carte n° : XXXXXX61065050X
Voie 6 - 27/11 à 8h55SIREN : 016 250 029 RCS Dijon
TVA FR33016250029Les Chilins - 03800 GANNAT
Document10 RelevécarteBusiness
Relevé de votre carte Business – Titulaire : TOM JADE SAS
Date Commerce Ville Montant
... ... ... ...
Total prélevé sur votre compte bancaire le 30/11 325,00
Autoroutes Paris-Rhin-Rhône Reçu N 1103060
Entrée : Clermont-BarrièreSortie : Villefranche sur Cher
Réf KM : 452 Classe tarif : 1Prix HT 15,47 €TVA 19.60 % 3,03 €Prix TTC 18,50 €
Carte n° : XXXXXX61065050XVoie 1 - 30/11 à 16h55
SIREN : 016 250 029 RCS DijonTVA FR33016250029
Les Chilins - 03800 GANNAT
Aire du Centre de La France Autoroute A71
18200 Farges AllichampsDate : 27/11 Reçu 91821Gas-oil Pompe 8TTC 81,40 € TVA 19.60 % 13,34 € HT 68,06 €
Bourges RCS 382192709
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1.Pointezlespiècescomptablesaveclemontantdéclaréparlecollaborateursurlanotedefrais.
2.Afindepréparerl’imputationcomptable,complétezletableaud’analysedesfactures.
Charges TTC HTTVA
non récupérableTVA
récupérable
Péage625110000
Repas625120000
Hébergement625130000
Gas oil606110000
Total
Mois de déductibilité de la TVA :
3.Comptabilisez,audernierjourdumois,lesfrais.Lecomptebanque512000000estmouvementéencontre-partie.
Date N° compte Débit Crédit Libellé
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Le suivi des comptes fournisseurs
Lesfacturesfournisseurssontintégréesdansleprogicieldegestionintégré.
FrançoiseGautier prend connaissanced’un courrier, déposéparPaulineDuborddans sabannetteélectronique.IlestémisparlefournisseurBollhoffOtalu.
4 Le contrôle des comptes de tiers et de la trésorerie
Document11 ExtraitlettrederelancefournisseurBollhoffOtalu
Document12 Page-écranduPGI
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1.Vérifiezparlettrageducomptelarequêtedufournisseur.
2.Afindepouvoirrendreréponseaufournisseur,préparezlemélàl’attentiondudirecteuradministratifetfinancier,seulhabilitédansleworkflowàdébloquerunefactureenlitige(voirdocument4).Chaquecol-laborateurdel’entreprisedisposed’uneadressesousleformatprénom.nom@tom_jade.eu.
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La trésorerie
Lesopérationsdetrésoreriesontcomptabiliséesquotidiennementparconsultationenlignedesrelevésbancaires.
Lacomptabilisationquotidiennelimitelesopérationsderapprochementbancaireàlafindumois.
FrançoiseGautieraimprimél’étatdesmouvementsdetrésoreriedu30novembre.ElleapointéparunVlessommesdéjàcomptabiliséesdanslecomptebanquedel’entreprise.
Document13 Relevébancairedu30/11généréauformatPDF
Document14 Extraitduplandecomptes
Tiers (clients et fournisseurs) : 44271A DOTC Sologne 45145D SNCF Caisse Générale 45157U RATP 45189F Masterfoods
Effets de commerce : Les effets de commerce sont comptabilisés à leur création dans un
compte : 40300JJMM Fournisseurs, effets à payer Jour et Mois d’échéanceou 41300JJMM Clients, effets à recevoir Jour et Mois d’échéance
512000000 Banque627000000 Services bancaires
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3.Écrivezàdroitedechaquesommedurelevébancairelemotclientoufournisseurouservicesbancaires.
4.Comptabilisezlesmouvementsnonpointés(lesnumérosdepiècescorrespondentauxnumérosdefac-turesetserontrecherchésenaval).
Date N° compte Débit Crédit Libellé
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Synthèse
Les factures fournisseurs peuvent être intégrées dans le logiciel de gestion par :
- échange de Données Informatisé (EDI),
- lecture Automatique de Documents (LAD),
- transfert d’une facture du module gestion commerciale,
- saisie de la facture.
Le traitement d’une facture fournisseur ne peut aboutir qu’après validation d’un collaborateur de l’entreprise défini dans un
circuit décisionnel (workflow) et va mener :
•Àlacomptabilisationdelafacture:
Date mouvement comptable Date factureNuméro de pièce Numéro factureLibellé Nom du fournisseurNuméro compte d’achat Compte classe 6 défini dans plan de comptesMouvement compte d’achat HT au débitNuméro compte TVA Compte 44566 défini dans plan de comptesMouvement compte TVA TVA au débitNuméro compte fournisseur Compte 401 + numéro individuelMouvement compte fournisseur TTC au crédit
Le droit à déductibilité de la TVA est limité dans certains cas (carburant, frais relatifs aux véhicules de tourisme, nuit
d’hôtel).
•Aurèglementdelafacture:
Le compte fournisseur est soldé (débité) en contrepartie du compte banque (crédité).
Le développement des environnements administratifs informatisés (intranet, extranet, progiciels de gestion intégré) a en-
traîné la mutation du travail comptable. Il ne supprime pas pour autant les tâches de contrôle :
- contrôles de la liasse des documents commerciaux (commande, bon de livraison, facture) afin de donner le bon à
payer ;
- contrôles des comptes de tiers (fournisseurs et clients) par lettrage (rapprochement entre les factures et les rè-
glements (lettrage) afin de détecter les anomalies ;
- contrôles de la trésorerie par rapprochement régulier entre le relevé bancaire en ligne et le compte 512 tenu par l’entre-
prise. Par un « effet miroir », les deux comptes fonctionnent dans le sens contraire.
De plus, les obligations fiscales de l’entreprise (ex : déclaration mensuelle de TVA) obligent les entreprises à continuer à ac-
corder de l’importance à ces contrôles.
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Application
Sous la responsabilité de Géraldine CHAPELIN, vous avez intégré le service comptabilité du supermarché sous l’enseigne Squal’Marketde LOCHES (37).
Effectif : 16 salariés
APE : 4711D
TVA intracommunautaire : FR80 409 238 011
Vous disposez de :
Document 1 : Organisation comptable
Document 2 : Comptes de TVA déductible de novembre (PDF sur CD)
Document 3 : Récapitulatif des ventes de novembre (PDF sur CD)
1remission:PréparezladéclarationdeTVAdenovembre(formulairePDFsurCD).
Vous disposez de :
Document 4 : Plan de comptes
Document 5 : 8 factures d’achat du 1er décembre (PDF sur CD)
Document 6 : État des ventes du 1er décembre par taux de TVA (PDF sur CD)
Document 7 : État des ventes du 1er décembre par rayon (PDF sur CD)
Au titre du 1er décembre :
2emission:Comptabilisezlesachatsetlesventes.
3emission:Grâceàl’outilbureautique,mettezenformelesventesdelajournéeparrayondansungraphi-queàsecteurs.
Document4 Plandecomptes
607010 Achats marchandises 2.10 % (presse)607020 Achats marchandises 5.50 %607030 Achats marchandises 19.60 %Même symétrie pour les comptes de vente
401…… Fournisseur (code fournisseur annoté sur chaque facture)411999 Clients supermarché)
Autres comptes : utiliser le plan comptable général
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Document1 Organisationcomptable
1 - Transfert
2- Impression des ventes
3 - Saisie des ventes par taux de TVA
4 - Saisiedes achats
Passage en caisse de chaque client
Statistiques ventes (ventilation par rayon et par taux de TVA)
Factures d’achat fournisseurs
Télédéclaration mensuelle TVA
Balance comptable
Logiciel comptable
Serveur (logiciel de gestiondes caisses)