C O M P A S S G R O U P

01

C a s e

d e s m a a k va n o p t i m a l i s at i e e n i n n o vat i e

F L O W FA B R I COP TI MISATION ENGINEERS

C O M P A S S G R O U P

02

C o m p a s s G r o u p h e e f t d e s m a a k va n o p t i m a l i s at i e e n i n n o vat i e t e p a k k e n

Compass Group, is onderdeel van het toonaangevende Compass Group PLC, wereldwijd marktleider

in food en support services. Alleen al in Nederland telt de dienstverlener bijna 5.000 medewerkers. Of

ze nu eten en drinken verzorgen, een gebouw beveiligen of gespecialiseerd schoonmaken; alles wat zij

doen, doen ze met liefde voor het vak en professionaliteit. Compass Group streeft naar een sublieme

dienstverlening, waardoor zij bijdragen aan het versterken van het gevoel van welbevinden onder de

medewerkers van hun klanten. Om deze merkbelofte te realiseren is het van belang om constant te

optimaliseren en te innoveren.

C O M P A S S G R O U P

03

De activiteiten van Compass Group worden uitgevoerd

onder de namen Eurest, Eurest Services, Xandrion

en Famous Flavours. Eurest biedt foodservice-

oplossingen voor uiteenlopende branches. Eurest

Services is een betrouwbare partner voor volledig en

geïntegreerd facilitair management.

Xandrion is de inkooporganisatie van Compass

Group en hét inkoop- en kennisnetwerk voor de

vrijetijdsbranche. Famous Flavours is de specialist voor

culinaire events op spraakmakende locaties. Inmiddels

verleent Compass Group in Nederland haar diensten

aan bijna 1.700 organisaties in het bedrijfsleven,

zorg & welzijn, het onderwijs, de overheid, de

horeca en de vrijetijdssector. Om de kwaliteit van

de dienstverlening te borgen, is het belangrijk om

complexiteit in processen terug te dringen. Juist

als het aantal klanten verder toeneemt en daarmee

ook het aantal medewerkers, locaties en processen.

“Je komt op een punt, waarop je niet ontkomt aan

automatisering van processen”, stelt Tim Hagebeek,

verantwoordelijk voor IT bij Compass Group.

“FlowFabric was betrokken bij de eerste ideeën op het

gebied van procesoptimalisatie rondom het opstarten

van vestigingen en urenregistratie en is dat nu, vele

optimalisaties verder, nog steeds.”

C O M P A S S G R O U P

04

01E e r s t e u i t d a g i n g

“Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat klanten

en hun medewerkers happy zijn. Onze klantrelaties

zijn daarom bijna altijd van lange duur. Ook omdat

onze diensten vaak een belangrijke plek innemen in

organisaties. Een bedrijfsrestaurant is bijvoorbeeld

de centrale ontmoetingsplek, waar we het gevoel van

thuiskomen en ontspanning willen creëren. Dat lukt

niet als er telkens een andere organisatie dienstdoet.

Bovendien vergt het de nodige investering vooraf om

een bedrijfsrestaurant stevig neer te zetten. Kennis en

ervaring om de operatie gelijk goed te laten verlopen

is een vereiste.” Compass Group zag in het proces

van het opstarten van nieuwe klanten een groot

verbeterpotentieel.

Successen bij de opstart van de ene klant wil Compass

Group bij de volgende zo goed mogelijk kopiëren. Er

werd voorheen gewerkt met een Excelbestand waarin

een checklist van de activiteiten, aandachtspunten en

learnings werden opgenomen en de status nauwgezet

werd bijgehouden. Dit was een tijdrovende opgave

die bovendien foutgevoeligheid met zich meebracht

en op het gebied van overzicht houden soms zijn doel

voorbijstreefde. In een ongunstig geval zou dit kunnen

leiden tot een slechte start van de samenwerking.

Eind 2012 besloot Compass Group dit verder te

professionaliseren om meer grip op het opstartproces

te krijgen. “Hierbij was het belangrijk dat medewerkers

beter door het opstartproces werden geleid, de taak-

en rolverdeling voor iedereen in beeld werd gebracht

en dat iedereen zich op dezelfde gegevens zou

baseren”, stelt Tim.

02M e e r k l a n t e n , m i n d e r f o u t e n

Het eerste project in samenwerking met FlowFabric

was een feit. Op basis van applicatieontwikkelplatform

Mendix werd de opstartformulier (OSF-)applicatie

ontwikkeld om de opstart van nieuwe klanten

te stroomlijnen en te versnellen. Een omvangrijk

aantal taken op verschillende domeinen werd hierin

ondergebracht. Van de inrichting van de keuken

tot aan de IT-infrastructuur. Van de aanschaf van

computers en printers tot kassasystemen. Maar denk

ook aan bijbehorende bestel- en afleverschema’s van

voedingswaren en andere benodigdheden.

“De OSF-applicatie gaat verder dan het automatiseren

van het proces, oftewel de checklist in Excel. Naast

de status van taken, brengt de applicatie gelaagdheid

C O M P A S S G R O U P

05

aan. Afhankelijk van de verantwoordelijkheid van een

medewerker, kunnen zij een taak inzien of bewerken.

Daarnaast biedt de applicatie een signalerende

functie. Als er informatie ontbreekt en als een deadline

nadert, wordt de medewerker daarop attent gemaakt.

Iedere medewerker weet nu waar hij aan toe is”, legt

Tim uit.

Ook genereert de applicatie standaard e-mails,

wat tijd bespaart en repeterende werkzaamheden

terugdringt. Bijvoorbeeld, bij iedere nieuwe klant of

vestiging moeten leveranciers op de hoogte gesteld

worden. Dankzij de automatisch gegenereerde

e-mails is dit één druk op de knop geworden. Het

opstartproces van nieuwe klanten loopt nu veel

efficiënter. Klanten worden hierdoor sneller opgestart

en de kans op fouten is gereduceerd.

03I n n o vat i e s m a a k t n a a r m e e r

Wat begon als een applicatie om klanten soepel op

te starten, mondde uit in een zucht naar optimalisatie.

Compass Group behandelt iedere klant individueel,

maar processen kunnen slimmer worden ingericht.

Het volgende proces dat werd gestroomlijnd, was

de urenregistratie. Tim: “Feitelijk wordt het geld op

de locaties verdiend, maar de administratie rondom

omzet en kosten vindt op het servicekantoor plaats.

Vestigingsmanagers hadden hun handen eraan vol om

het hoofdkantoor van de juiste informatie te voorzien

en dit in goede banen te leiden.”

Om de gewerkte uren op de vestigingen bij te houden,

werden formulieren in Excel ingevuld. Echter, dit

was een tijdrovende klus waar veel kennis van cao’s

en urencodes voor nodig was. “Onze medewerkers

werken onder 5 cao’s, namelijk: bedrijfscatering,

horeca, institutionele catering, onderwijscatering

en schoonmaak. Een vestigingsmanager moet niet

alleen de juiste cao kunnen opvoeren, maar moet ook

verstand hebben van de urencodes die aangeven of

het gaat om normale werktijden, meerwerk, atv-dagen,

et cetera.” De Excellijsten werden vervolgens gemaild

naar het hoofdkantoor.

C O M P A S S G R O U P

06

04R e g i s t r e r e n e n r a p p o r t e r e n

Compass Group vroeg FlowFabric eenvoud aan

te brengen in de registratie van uren door het

proces te automatiseren. “De uursoorten worden

nu automatisch berekend. Over alle uitzonderingen

hoeven vestigingsmanagers zich niet meer te buigen.

Dit was vroeger een enorm gepuzzel, maar nu hoeven

ze alleen nog een begin en eindtijd in te vullen. Óók

als voor een dienst van 8 uur meerdere urencodes

gelden, bijvoorbeeld bij diensten die in de namiddag

beginnen en tot in de late avond duren. Dit bleek ook

tijdens het automatiseren een complexe opgave, maar

wel eentje die je FlowFabric goed kunt toevertrouwen.

Dankzij het portaal worden uren nu op uniforme wijze

gerapporteerd naar het hoofdkantoor.”

“De geautomatiseerde urenregistratie is de basis

voor verdere optimalisatiemogelijkheden. Om als

vestigingsmanager te excelleren, moet dit proces

vlekkeloos verlopen. Echter, bij het managen van

een vestiging komt meer kijken. “Samen met

FlowFabric hebben we ingezoomd op het werk

van vestigingsmanagers om te zien waar nog meer

verbeterkansen liggen. Het succes valt of staat bij de

juiste inzet van onze mensen, oftewel een efficiënte

inzet van de beschikbare capaciteit.”

05H e t v e s t i g i n g s p o r ta a l M A AT

Inmiddels vormt de urenregistratie het kloppend hart

van MAAT, het vestigingsportaal. MAAT is bedoeld

als de one-stop-shop voor de vestigingsmanagers

van Compass Group, waarmee ze hun administratieve

taken kunnen uitvoeren en zicht hebben op hun

performance. Hiermee staan de circa 2.000 gebruikers

direct in contact met het servicekantoor. Het

prognosticeren van de benodigde capaciteit, tot

het werkelijk plannen, registreren, rapporteren en

analyseren gebeurt nu vanuit één centraal punt.

Dankzij dit proces wordt de capaciteit steeds

verfijnder afgestemd op de behoefte van het moment

en wordt de gast optimaal bediend. Hiervoor is de

arbeidsproductiviteitsnorm het vertrekpunt, maar de

ingeschatte drukte van de dag wordt meegewogen

voor de planning van benodigde manuren. Vervolgens

worden niet alleen de uren geregistreerd in MAAT,

maar ook de kassaomzet. Zo kan ook de effectiviteit en

productiviteit goed bijgestuurd worden. De opgedane

ervaringen en resultaten dienen als leidraad voor

verdere verbeteringen van het planningsproces. Het

lerend vermogen wordt hierdoor gestimuleerd.

“Samen met FlowFabric hebben we ingezoomd op het werk van vestigingsmanagers om te zien waar nog meer verbeterkansen liggen. Het succes valt of

staat bij de juiste inzet van onze mensen.”

C O M P A S S G R O U P

07

06L e r e n d v e r m o g e n e n m a x i m a a l r e n d e m e n t

Dit geldt niet alleen voor het planningsproces zelf,

maar voor alle optimalisaties binnen Compass Group.

“Tijdens de samenwerking met FlowFabric hebben we

menig optimalisatie opgepakt. De ene optimalisatie

is de voedingsbodem voor de andere. Daarnaast

maximaliseren we het resultaat van de investering door

slimme integratie met bestaande systemen of met die

van derden. Hierdoor hoeven minder bestanden te

worden uitgewisseld en zijn handmatige handelingen

beperkt. De foutgevoeligheid bij uitbetalingen is op

die manier sterk verminderd. Een andere integratie

waar we veel baat bij hebben, is die met onze

uitzendpartner. Uitzendkrachten voor verschillende

functies kunnen we nu via MAAT direct aanvragen.”

07T o e k o m s t Compass Group en FlowFabric groeien met elkaar

mee en houden elkaar scherp. “Dit doen we al 5 jaar.

De toegevoegde waarde van onze samenwerking is

flink toegenomen. FlowFabric heeft niet alleen veel

kennis onze organisatie maar ook van de business. Met

elkaar spotten we kansen en realiseren we die in een

multidisciplinair team, bestaande uit medewerkers van

Compass Group en FlowFabric. Met MAAT hebben

we een hele mooie basis maar we blijven in beweging.

Terwijl onze internationale collega’s nieuwsgierig zijn

naar MAAT, kijken wij ondertussen al verder in de

toekomst. Zo zullen we ons tijdens de eerstvolgende

inspiratiesessie met FlowFabric afvragen wat het

‘Internet of Things’ ons als facilitair-dienstverlener kan

bieden”, besluit Tim.

C O M P A S S G R O U P

08F L O W FA B R I C

OP TI MISATION ENGINEERS

w w w.f low fabr ic .com

M e e r w e t e n o v e r d i t p r o j e c t o f g e i n t r e s s e e r d n a a r w at w i j v o o r j o u k u n n e n b e t e k e n e n ?

FlowFabric B.V.

Amperestraat 3b

3861 NC, Nijkerk

G e n e r a l S u p p o r t

+31 (0)33 744 00 04info@flowfabric.com

+31 (0)33 744 00 04support@flowfabric.com