como sacar rendimiento a word
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Taller de Alfabetización Digital: Como sacar rendimiento a Word, realizado el día viernes 12 de junio de 2015 en el Punto Mipe de la Región Metropolitana.El material presentado aquí puede ser utilizado libremente siempre que se indique la fuente.TRANSCRIPT
Antes de comenzar… • Dado el tiempo de duración del taller, y para
poder ver todo el contenido, se solicita que se
apague el celular o se coloque en “silencio” y no
vibración.
Antes de continuar… • Debemos descargar el siguiente
documento para que podamos trabajar los
distintos conceptos que se verán.
• Ingresar la siguiente dirección web en los
navegadores.
https://goo.gl/sMjilb • Es un documento cualquiera hecho en
Word.
Temas a ver… 1. Captura de pantalla con Word.
2. Pestaña Vista.
3. La barra de estado.
4. Salto de Página y Salto de Sección.
5. Generar un documento con formato.
6. Enriqueciendo el documento.
7. Referencia Cruzada.
8. Envío de correspondencia desde WORD.
9. Llevar lo hecho en Excel a Word.
10. Pestaña Revisar.
11. Autocorrección.
Hacer capturas de pantalla para nuestro documento.
Esta opción está disponible en casi todos los programas de Microsoft Office.
Capturas de pantalla. • Ir a Insertar y luego ir al
apartado de
Ilustraciones y ahí está
la opción.
• Esta nos permite
capturar toda la
pantalla, parte de ella,
una ventana en
específico, entre otras
opciones más.
• Su utilización es muy
sencilla.
Capturas de pantalla. • Hagamos algunas capturas de
pantalla.
Pestaña Vista.
La lengüeta “Vista”.
• Cuando se trabaje en documentos extensos, la vista será un gran aliado.
• Lo que está encerrado en el rectángulo rojo son las principales opciones, mientras que lo que está hacia la derecha son las opciones secundarias.
La lengüeta “Vista”. • Cada una de estas
“vistas de documento” es útil en cierto momento al estar trabajando en un documento.
• Por ejemplo: la de “esquema” es útil cuando debemos ubicar saltos de páginas o de sección, o hacer cambios en la numeración de los títulos, entre otros más.
Barra de estado. Una de las herramientas olvidadas por todos y que está
presente en todos los programas de Office.
Barra de estado. • Es la barra que está al pie
de la ventana de Word.
• Esta barra está disponible en Word, Excel, Power
Point, Publisher, Access, entre otros, y sólo tiene la
finalidad de llevar estadísticas y acceder rápidamente a ciertas opciones de gran uso.
• Para personalizar su contenido, sólo hay que hacer clic con el botón
derecho del mouse sobre ella.
Barra de estado. • Veamos algunas de sus funciones con el
documento descargado inicialmente.
Diferencia entre “Salto de Página” y “Salto de
Sección”.
Los saltos. • Se puede insertar un salto en cualquier lugar
del documento y para ello se debe colocar el cursor en el lugar deseado y activar la opción deseada.
• Entre “Salto de Página” (SP) y “Salto de Sección” (SS) hay diferencias.
• La diferencia radica en que: Con el SP se indica que se continúa en la siguiente página.
Con el SS se hace que el documento se pueda dividir en partes.
• Esto quedará más claro en los siguientes ejercicios.
Salto de Página. • Para insertar un
SP sólo basta con
ir al reglón que se
desea generar el
SP.
• Ir a Insertar y
luego clic en
Salto de Página.
Salto de Sección. • Este permite dividir el documentos en partes,
permitiendo combinar entre páginas verticales y horizontales, utilizar
diferentes numeración de hojas, entre otros.
• Lo recomendable es siempre ingresar un salto de
sección inicial y otro final.
• Para insertarlo, sólo se debe ir a Diseño de Página y
luego a Saltos.
• Aquí también se puede elegir el salto de página.
Hoja horizontal entre verticales.
• Insertar una hoja horizontal es muy sencillo, sólo se
debe hacer lo siguiente.
Ir a la parte del documento (reglón) en donde
se desea hacer el inserto de la hoja horizontal.
Generar un Salto de Sección inicial.
Ir al reglón o lugar en donde se desea generar el
Salto de Sección final.
Dejar el curso de escritura en la página que se
desea dejar horizontal.
Ahora, hacer clic en Diseño de Página, y luego
en Orientación, para luego indicar Horizontal.
Generar un documento con formato.
Word y los documentos. • Word ofrece realizar un documento
de dos formas.
Forma 1: usando los diseños preinstalados
o llamadas “plantillas”.
Forma 2: de manera manual.
Forma 1: Plantilla. • En ocasiones debemos elaborar un tipo de
documento que no realizamos todos los días y, por tanto, no estamos seguros de los elementos que debe tener. Ese es el caso de un memorando, una carta formal, un currículum o un informe. Word ofrece ayuda para elaborar ésos y otros tipos de documentos a través de las plantillas.
• Las plantillas, como su nombre lo indica, documentos bases ya generados.
• Una vez que elegimos una plantilla sólo hay que ir recorriendo el documento e ir insertando la información correcta.
Forma 1: Plantilla. • Abrir Word y luego
hacer clic en Archivo y
luego en Nuevo.
• Con ello accedemos a
las plantillas que Office
ofrece.
• Naveguemos un poco
para ver las distintas
opciones que nos
ofrece.
Forma 1: Plantilla. • Un ejemplo de formato
para un documento completo está en
Educación, y ahí ubicar el que dice Informe
(Diseño Académico).
• Una vez ubicado, hacer doble clic sobre el
archivo.
• Ahora, cada vez que se agregue una nueva hoja,
esta tomará el formato de la página 2.
Forma 2: Manual. • A ver…
Portada.
Bordes y sombres.
Encabezados y pies de
página.
Estilo.
Tema.
• El formato manual permite más libertad y personalización.
• Sin duda, si queremos hacer único el documento, esta es la mejor elección.
• A continuación, sólo veremos las opciones más comunes y que permiten hacer una personalización del documento.
Forma 2: Manual. • Portada. Con esta opción podemos
comenzar el documento con alguna portada ya predefinida y que, si se desea, se puede modificar.
Para ellos sólo basta con ir a Insertar -> Portada.
Ahora, sólo basta con elegir la que más guste.
NOTA: Recuerde el nombre del la portada elegida (está debajo de cada imagen de muestra)
Forma 2: Manual. • Bordes y sombras. Algunas partes del documento
pueden destacarse del resto con
el uso de bordes y sombreados.
Para aplicar bordes, como
sombreado, debe resaltar la parte
del texto que va a modificar.
Para acceder, sólo basta ir a
Diseño de Página y luego clic en
Bordes de Página. Ello hará que un cuadro de diálogo se abra con las
opciones de sombreado que nos
permite hacer una enorme
cantidad de combinaciones.
Al sombrear un párrafo y luego ir a
la lengüeta Bordes, se podrá elegir lo deseado. Ahora, a
experimentar.
Forma 2: Manual. • Encabezados y pies
de página. La utilización de las opciones
de la sección "Encabezado y pie de página" de la pestaña "Insertar", nos permite agregar elementos comunes a todas las páginas de un modo simple y automático.
Cuando utilizamos los botones para crear un encabezado o pie de página, Word nos presenta una lista de opciones de diseño para los mismos. Después de seleccionar dicho estilo, podemos editar nuestro encabezado o pie con nuestra información.
Forma 2: Manual. • Estilo. En la pestaña Inicio
está la parte de Estilos.
Esta opción es una de
las más interesantes y
la que permite generar
índices, tabla de
contenidos, entre otros.
Más adelante lo
veremos con mayor
detalles para poder
“sacarles el jugo”
Forma 2: Manual. • Temas. En la ficha "Diseño de página"
usted podrá ver la sección "Temas", que no es más que distintos grupos de estilos. En otras palabras, si elige un tema distinto para su documento, el estilo "Título" seguramente cambiará sus características de formato. Los temas, por tanto, son un método aún más global para rediseñar fácil y rápidamente todo un documento cuyos estilos han sido claramente definidos.
NOTA: Es importante recordar el nombre del tema elegida (está debajo de cada imagen de muestra)
Enriqueciendo el documento.
Las Referencias. • En la pestaña o lengüeta de nombre
"Referencias“, Word colocó todas las
herramientas que permiten la organización
y administración de la estructura de un documento, como su índice o su bibliografía final.
• A continuación, veamos sus herramientas.
Tabla de contenido. • Es el conocido Índice.
• Esta tabla permite mostrar sólo título de
cada capítulo, o contenido con más
detalles como mostrar los subcapítulos y, si
los tiene, sus diversos apartados o
numerales, lo cual es muy propio de los
ensayos, manuales técnicos o materiales
científicos.
Tabla de contenido. • Para que quede más claro, vaya al
documento descargado en un inicio.
• Ahora, a cada párrafo genere un título (si
desea, puede numerar cada título)
• Luego seleccione el primer título creado y
luego ir a Estilos y elegir el nivel del título 1
que más guste.
• Ahora, repita el mismo paso ya descrito en
cada título creado (Siempre use título 1).
Tabla de contenido. • Ahora, vayamos al reglón en donde deseamos colocar la
tabla de contenido y ahí hacemos clic en Referencia -> Tabla de Contenido.
• Ello generará algo parecido a la imagen siguiente.
• Ahora, elija uno de los títulos creados y colóquelo como título 2, y elija otros y colóquelos como título 3 y título 4, y a cualquiera, cámbiele el nombre.
Tabla de contenido. • Como la elaboración de un documento extenso es
algo dinámico, puede ocurrir que un capítulo cambie de nombre, desaparezca o bien cambie de lugar, y Word permite de forma casi automática, la actualización de esta tabla.
• Para actualizar la tabla, sólo basta con colocar el cursor de escritura en alguna parte de la tabla y presionar la tecla F9 del teclado para que se muestre la siguiente ventana.
Título a imágenes, tablas y gráficos.
• Se selecciona el ítem a titular.
• Se accede con el botón derecho del mouse y luego elegimos Insertar Título...
• Esta opción permite generar leyendas que identifiquen o expliquen una imagen, tabla o gráfico en un documento.
• También se pueden enumerar, para luego generar listado (tipo índice) para ubicarlos fácilmente.
Título a imágenes, tablas y gráficos.
• Para usarlo, lo primero es entender lo que la
ventana resultante al clic en el menú del
botón derecho genera.
Aquí
colocamos el
título que
llevará la
imagen, tabla
o gráfico.
En Rótulo
permite
diferenciar el
título de los
demás, es decir,
generamos
grupos.
Aquí podemos
crear nuevos
Rótulos.
Aquí indicamos
si es arriba o
abajo del
objeto a dar
título.
Referencia Cruzada.
Referencia Cruzada. • Esta opción que está en la pestaña Referencias, en
la parte de Títulos, permite hacer referencias o citas en el propio documento.
Por ejemplo: “El siguiente capítulo ‘Erase una vez’, que está en la página 18 del presente documento, etc…”
• Hasta aquí, ninguna novedad, pero esta opción permite que a medida que el texto se modifique, el número como también el nombre del capítulo, se cambien según corresponda.
• Para una mejor comprensión, hagamos el siguiente ejercicio.
Referencia Cruzada. Abra un documento nuevo.
Ahora, crear un título en la hoja 1.
Luego, inserte una hoja nueva y cree un título en la
hoja 2.
Ahora, coloquese en una parte de la hoja 1 y
ahora hacer clic en Referencia y luego en la
sección título, clic en Referencia Cruzada, en la
sección de Títulos.
Lo anterior hará que se genere la siguiente
ventana.
Referencia Cruzada.
Imagen de ejemplo.
Aquí podemos
seleccionar el
tipo al hacer
referencia.
Referencia Cruzada.
Imagen de ejemplo.
Aquí
seleccionamos
el tipo de
referencia.
Referencia Cruzada.
Imagen de ejemplo.
Aquí aparece a
lo que se puede
hacer
referencia
según el “tipo”.
Referencia Cruzada. • Cada vez que hagamos clic en Aceptar, se
generará un ingreso en el documento.
• Ahora, cada vez que se haga una modificación en
el documento a algún campo referenciado, para
actualizar dichos referenciados se debe de
seleccionar los referenciados o todo el documento
y luego presionar la tecla F9, lo cual hará que se
actualice los datos respectivos (Palabra, número
de página, entre otros).
Envío de correspondencia desde WORD.
Para un documento base y con datos cambiantes según destinatario.
¿Correspondencia en Word?
• En ciertos casos es necesario crear un documento
para que sea enviado a muchas personas. Y ocurre
también que aunque el contenido es el mismo
para cada destinatario, hay que agregar o
cambiar algunos datos propios de quien lo recibe.
• En otras palabras, escribimos nuestra carta modelo
indicando los lugares en donde se insertará
información personalizada de una fuente de datos
que debemos crear o ya está creada. Después se
combinan ambos documentos dando como
resultado las cartas personalizadas deseadas.
Antes de continuar… • Descargar el siguiente archivo
https://goo.gl/pL3wNM
• Es un Excel con datos para poder
ejercitar esta parte.
Pasos… • Es un proceso fácil, pero también delicado, ya que
si no hay un orden, es muy fácil cometer un error.
• Para acceder a esta opción, sólo basta con ir a la
pestaña Correspondencia y luego a Iniciar
combinación de correspondencia.
Pasos… • Ahora, ir a Seleccionar
destinatarios, ello hará desplegar un menú, del cual elegimos la opción deseada.
La primera permite generar una lista de datos.
La segunda usar un Excel u otro documento que tiene los datos.
La tercera permite usar los contactos de Outlook.
Pasos… • Elegida la opción
dos, nos solicita indicar la ubicación del documento.
• Luego se despliega la ventana que se ve adjunta.
• En ella elegimos la hoja en la cual están los datos. Y luego clic en Aceptar.
Es importante que el documento no tenga líneas
blancas iniciales antes de los datos a considerar.
Pasos… • Al ya seleccionar el
documento, nos
solicita que
indiquemos con
qué datos se
trabajará. En otras
palabras, elegimos
las filas que se
usarán.
Pasos… • Ahora sólo queda redactar el documento e ir
colocando en los lugares correspondientes los
datos que variarán según corresponda.
• En Insertar Campo Combinado, nos permite
ingresar los datos contenidos en el documento que
se enlazó.
Pasos… • En Vista preliminar, permite intercambiar la vista
entre el documento final y el documento base.
• Una vez activa la opción anterior, se puede ver el
resultado que tendrá el documento con cada
dato del documento enlazado.
Pasos… • Una vez terminado con la redacción y
construcción del documento y si se está conforme
con el resultado, sólo basta hacer clic en Finalizar y
combinar. Esta opción nos permite tres opciones,
de la cual elegimos la que más nos acomode.
Observaciones… • El envío de correo sólo funciona si está el gestor de
correos Outlook instalado en el PC y configurado correctamente (tiene un mail asociado).
• El archivo en donde estén los datos, no puede tener filas vacías antes de los datos.
• Es ideal que cada columna tenga su nombre, así será más fácil el ubicar el dato correctamente en el documento.
• Es ideal que cada dato del documento origen, no sean resultado de fórmulas u otras opciones, si no un dato ingresado.
• Esta opción permite tanto enviar correos masivos como generar documentos personalizados para imprimir de forma masiva.
Llevar lo hecho en Excel a Word
En Excel se generan tablas y gráficos, y llevarlos a Word no es nada complicado.
Antes de… • Siempre considerar que el espacio de escritura en Excel
es mayor que en Word. En otras palabras, mientras que en Excel tenemos una hoja casi infinita, en Word ya se parte con un espacio limitado al tamaño de la hoja, por lo tanto hay que tener presente que quizás no todo quede visible en Word.
• Cuando se trabaja algo de Excel en Word, el PC puede comenzara funcionar más lento.
• Al agrandar o achicar el tamaño de la ventana de Excel en Word, se eliminan o se agregan filas y columnas.
• Al agrandar o achicar el tamaño el resultado de la ventana de Excel en Word, el contenido se achica o agranda.
Insertar en Word una tabla de Excel.
• Es bastante frecuente crear documentos de texto con Word que tienen tablas con operaciones más o menos complejas, por ejemplo un presupuesto. Lo correcto es crear el presupuesto con Excel y después insertarlo en Word con un vínculo, de tal forma que si el presupuesto cambia en el origen se actualice de forma automática en el destino.
• Creamos en Excel lo deseado y lo guardamos.
• Ahora, seleccionamos solo el rango de celdas con datos a llevar a Word y lo copiamos.
• Vamos a Word y nos colocamos en la parte del documento en el que vamos a insertar los datos de Excel. Inicio, Pegar, Pegado especial.
Insertar en Word una tabla de Excel.
Siempre elegir
esta opción
cuando algo se
lleve de Excel a
Word.
Insertar en Word una tabla de Excel.
Aquí se
muestra el
objeto Excel
en Word.
Aquí se
muestra la
ventana de
Excel abierta
en Word.
• A continuación, observe lo que pasa al agrandar o
achicar el objeto y la ventana.
Gráficos en Word. • En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón
Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde
donde podremos seleccionar el tipo de gráfico
que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y
pulsamos Aceptar.
•
Gráficos en Word. • Como se observa, el gráfico que se ha insertado
representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel.
• Ahora, sólo bastará cambiar esos valores por los que se necesiten (que ya podremos tener creado en un archivo Excel). Con un simple copiar y pegar o edición uno a uno bastará.
• Al ir cambiando los datos, hará que el gráfico se dibuje automáticamente con los nuevos valores ingresados, como también cambiando el área que la línea azul encierra en el Excel.
• También podemos modificar el tipo de gráfico. Esto se hace mediante el icono Tipo de gráfico que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.
Pestaña Revisar.
Su uso. • Esta pestaña nos permite comunicar ideas,
observaciones o sugerir correcciones cuando se
está creando, editando o revisando un
documento.
• Sin dudas, es una de las opciones más interesantes
que Word ofrece.
Revisión. • Esta opción permite revisar la ortografía del
documentos como también el poder buscar
sinónimos a palabras.
• La Referencia nos permite buscar
rápidamente algún significado.
• Contar palabras nos permite llevar estadísticas
del actual documento (Muy útil si el documento
debe cumplir algún requisito en longitud).
Idioma. • Nos permite definir el
idioma del documento,
como también hacer
traducciones en el
documento.
• Para poder utilizar esta
opción, se debe de
contar con una
conexión a internet.
Comentarios. • Esa opción es una de las
más utilizadas debido a su versatilidad y el poder
hacer observaciones o cometarios al
documento sin tener que modificarlo.
• Cada vez que se abra el documento y alguien
dese agregar algún comentario, este
generará un código o nombre que permitirá identificar el autor del
comentario.
Seguimiento. • Esta parte nos permite
ver los cambios realizados en el
documento.
• La revisión de cambios no se activará si no
hacemos clic en el botón Control de cambios que
se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento se puede
resaltar texto, insertar comentarios y guardar un
histórico de los cambios realizados.
Cambios. • Esta nos permite ver los
cambios que el
documento a sufrido
desde un inicio, como
también el poder ir de
cambio en cambio
hecho en el documento.
• También permite aceptar
o rechazar los cambios
hechos al documento,
con lo cual lograr dar
forma al documento
final.
Comparar. • Permite ver las diferencias entre dos o
más documentos. Muy útil cuando se
deben de hacer documentos que se
repiten mucho en su texto pero que
tienen pequeñas diferencias entre sí,
como por ejemplo los contratos.
• La opción Estilo jurídico compara dos documentos y muestra únicamente lo
que ha cambiado entre ellos. Los
documentos comparados no se
modifican. La comparación con la
opción Estilo jurídico siempre se muestra
en un tercer documento nuevo.
• Si desea comparar los cambios de
varios revisores, no seleccione esta
opción. Elija Combinar revisiones de varios autores en un documento único
en su lugar.
Comparar. • Para entender mejor esta opción, recuerdan el
documento descargado, bien, con ese trabajaremos.
• Ahora, hagan una copia del mismo archivo pero con un
nombre distinto.
• Ahora, abra uno de los dos documentos y elimina un
párrafo (de preferencia el segundo) y guardar dicho
cambio.
• Ahora, ir a la pestaña Revisar y luego a Comparar (estilo
jurídico).
• Ello hará que se abra una ventana en la cual deben de
indicar el documento original y el documento
modificado.
Comparar.
Comparar. • Una vez elegidos los documentos, como
también las opciones deseadas, hacer clic
en Aceptar.
• Lo anterior hará que aparezca la siguiente
ventana (siguiente lámina) en la cual se
aprecian las modificaciones que el
documento ha sufrido desde su primera
versión o desde la versión que se desea
comparar.
Comparar.
Proteger. • Cuando quiera permitir cambios solo
en determinadas partes de un documento, puede marcar el
documento como de solo lectura y, a continuación, seleccionar las
partes del documento donde quiera permitir los cambios.
• Estas partes no restringidas pueden estar disponibles para cualquier
persona que abra el documento, o bien puede conceder permiso a
individuos específicos para que solo ellos puedan cambiar las partes no
restringidas del documento.
• Esta es una de las opciones con muy poco uso, pero lo importante es saber
que Word posee esta opción.
Proteger.
Autocorrección. Hacer que Word corrija mientras se escribe.
Autocorrección. • Esta herramienta es un arma de doble filo y como
todo, presenta ventajas y desventajas:
Ventaja: Es una forma cómoda de automatizar la
corrección en errores que solemos cometer
frecuentemente.
Desventaja: Hay que ir con cuidado porque en ocasiones
Word cambiará automáticamente una palabra sin aviso
alguno y es posible que no nos interese en algún caso en
concreto. Por lo tanto no es recomendable automatizar
demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final
no tengamos apenas control de lo que estemos
escribiendo.
Autocorrección. • Mediante la autocorrección Word puede corregir
algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
• Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once.
• También, si detecta que se empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.
• También, permite que al ingresar unas siglas (previamente configurado), las cambie a una palabra o frase en sí (Ejemplo: si escribe “GOB”, Word cambia a “Gobierno de Chile”).
Autocorrección. • Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección
según nuestros intereses. Para hacerlo:
Ir a la pestaña Archivo y luego a Opciones.
Aparecerá un cuadro de diálogo. Ahí seleccionar en
el menú de la izquierda, Revisión.
Ya ahí podemos hacer algunos cambios al sistema
en que Word revisa y modifica el documento.
Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección.
• Aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se puede
ver las posibilidades más interesantes.
Autocorrección.
Gracias
Fuente. • http://www.aulaclic.es/guia-word-2010/index.htm
• https://support.office.com/es-hn/article/Combinar-correspondencia-con-
una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-Excel-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-
0a948fa3d7d3?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN
• http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion-
de-correspondencia-en-word/
• http://www.neoteo.com/35-trucos-para-microsoft-word/
• http://www.aulaclic.es/word-2010/t_21_6.htm#ap_21_07
• http://www.aulaclic.es/word-2010/t_18_2.htm#ap_18_04