Como os países da América Latina podem se beneficiar

A América Latina tem experimentado mudanças significativas, o que trouxe

novas oportunidades e novos desafios para os conselhos empresariais da

região. Uma população de Internet em rápido crescimento, flutuações

econômicas e um aumento no número de mulheres que trabalham, como

observa a revista Fortune, representam apenas algumas dessas mudanças.

1. ”Latin America Will Lead the World on Gender Diversity by 2025”, Fortune.com, Erik Sherman, 28 de janeiro de 2016: http://fortune com/2016/01/28/ latinamerica-gender-diversity/ 2. “How Innovative Companies are Transforming Latin America”, Fórum Econômico Mundial, 15 de junho de 2016: https://www.weforum.org agenda/2016/06/howinnovative-companies-are-transforming-latin-america/

Uma análise dos desafios enfrentados pelos conselhos empresariais na América Latina e os benefícios de adotar a tecnologia de sala de reunião.

Embora algumas empresas na América Latina possam enfrentar “adversidades regulatórias e, frequentemente, regimes governamentais difíceis”, segundo o Fórum Econômico Mundial, “o uso da tecnologia tem sido cada vez maior também no setor público.” O governo colombiano, por exemplo, criou medidas para encorajar as empresas a migrar para a nuvem e adotar tecnologias revolucionárias.

O impacto que todos esses fatores e necessidades terá sobre os conselhos empresariais na América Latina pode ser atualmente apenas hipotético, mas uma tecnologia de sala de reunião de qualidade (também conhecida como software de portal para conselhos) pode ajudar a lidar com as demandas presentes e futuras em toda a região.

SOFTWARE DE PORTAL PARA CONSELHOS

Antes de examinarmos os desafios enfrentados pelos conselhos empresariais na América Latina, definiremos o que é a tecnologia de sala de reunião. De maneira simplificada, o software de portal para conselhos é, ao mesmo tempo, um site e um aplicativo seguro, projetado para simplificar o gerenciamento de reuniões de conselhos de administração, inclusive o processo de coleta e distribuição de material. Mas nem todas as tecnologias de portal para conselhos são iguais. Ao selecionar um provedor, verifique se ele oferece uma solução robusta que facilitará a comunicação do conselho para maior colaboração, tomadas de decisão aprimoramento da governança corporativa.

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com o software de tecnologia de sala de reunião

TRANSPARÊNCIA

As práticas comerciais estão ficando cada vez mais transparentes na era da Internet e das redes sociais, e a América Latina não é exceção. De acordo com uma publicação da Ethical Boardroom, “os conselhos em toda a região estão mais determinados do que nunca a mostrar aos agentes reguladores, investidores e ao público o seu compromisso com a transparência, cumprindo códigos de conduta mais rígidos e assegurando que os devidos processos e estruturas de conformidade sejam adotados”.

SEGURANÇA

A América Latina tem uma das populações de Internet com o crescimento mais rápido. No entanto, isso significa que o crime cibernético aumenta na mesma proporção. De acordo com um relatório da Symantec de 2014, sobre tendências cibernéticas na América Latina, os custos do crime cibernético apenas no Brasil chegaram a USD 8 bilhões em 2013, seguidos por USD 3 bilhões no México e por USD 464 milhões na Colômbia.

Para os conselhos de administração na América Latina, isso significa fazer da segurança cibernética uma prioridade, já que as violações não apenas afetam, mas também prejudicam a marca e a reputação de uma empresa.

Infelizmente, muitas empresas e conselhos na região nem sempre levam as ameaças cibernéticas a sério. “Quatro entre cinco países não têm estratégias de segurança cibernética nem planos de proteção de infraestrutura básica estabelecidos. Duas entre três empresas não têm centros de comando e de controle de segurança cibernética”, segundo um relatório de 2016 do InterAmerican Development Bank sobre segurança cibernética.

Um portal para conselhos com segurança

rigorosamente testada por empresas terceirizadas não

apenas mantém documentos e comunicações importantes

a salvo, mas também demonstra a importância que

o fornecedor do portal confere à segurança.

Como os países da América Latina podem se beneficiar com o software de tecnologia de sala de reunião

3. ”Latin American 2016 Emerging Trends in Corporate Boards”, Ethical Boardroom, Alfredo Enrione, 9 de maio de 2016: http://ethicalboardroom.com/globalnews/south-america/latin-america-2016-emerg-ing-trends-corporate-boards/ 4. “Latin American + Caribbean Cyber Security Trends”, Symantec Corporation, 2014: http://www.symantec.com/content/en/us/enterprise/other_resources/b-cybersecurity-trends-re-port-lamc.pdf5. ”Cyber Security 2016 report by the Inter-American Development Bank”, InterAmerican Development Bank (IDB), maio de 2016: https://publications.iadb.org/handle/11319/7449?locale-at-tribute=en&lo-caleattribute=pt&locale-attribute=es&

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⊲ Sua empresa já sofreu violações de segurança?

⊲ Como a sua equipe responde aos incidentes de segurança?

⊲ Quais são algumas de suas medidas de segurança?

Devido à natureza confidencial das informações do conselho, segurança e confidencialidade são fundamentais. Ao selecionar um portal para conselhos, considere a tecnologia de criptografia da plataforma. Um portal para conselhos com segurança rigorosamente testada por empresas terceirizadas não apenas mantém documentos e comunicações importantes a salvo, mas também demonstra a importância que o fornecedor do portal confere à segurança.

Os portais para conselhos precisam oferecer acesso através de vários dispositivos, ser fáceis de usar e ter suporte 24/7/365 para assegurar que todos os membros do conselho possam adotar o portal com facilidade. Conforme mencionado anteriormente, nem todos os portais para conselhos são iguais. As soluções consideradas “gratuitas” podem não ter algumas funcionalidades e suporte ao cliente, ou ter tarifas ocultas.

Os acionistas exercem um grande poder nas empresas latino-americanas. Na verdade, a maioria das empresas na América Latina é de controle familiar, exercido por alguns acionistas majoritários, que também controlam os conselhos e têm o poder de dispensar o CEO.

Os conselhos de administração na América Latina não podem mais existir de maneira isolada. Com o aumento do ativismo de acionistas, os conselhos bem informados precisam ter uma comunicação eficaz com os acionistas para evitar problemas. No entanto, antes que os membros do conselho abram os canais de comunicação com os investidores, eles precisam primeiro garantir que a comunicação entre os diretores do conselho seja forte e segura.

corporativa também estão mudando. Recentemente, a divisão de assuntos corporativos da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico) publicou o documento “Strengthening Corporate Governance Codes in Latin America” (Fortalecendo os códigos de governança corporativa na América Latina) para dar suporte à governança corporativa em países na América Latina analisando abordagens para desenvolver e implementar códigos de governança.

Uma solução de portal para conselhos deve permitir atualizações do material já publicado para que os diretores tenham tempo suficiente de analisar o material atual e os códigos de governança antes ou entre as sessões. Conforme os códigos de governança mudam, um portal deve manter-se atualizado com os requisitos de mudança.

REPUTAÇÃO E SERVIÇO

O mercado de portais para conselhos está em expansão, mas nem todos os fornecedores entendem as necessidades de sua empresa e resolvem seus desafios específicos. É melhor escolher um fornecedor com vários anos de experiência em portais para conselhos digitais, especialmente quando esse fornecedor tem experiência com conselhos empresariais latino-americanos.

Busque um portal que ofereça treinamento, suporte contínuo e novos recursos. A falta de adoção da tecnologia e o mau uso do produto também podem expor a empresa a vulnerabilidades de segurança.

Como os países da América Latina podem se beneficiar com o software de tecnologia de sala de reunião

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⊲ Há quantos anos o provedor de soluções para conselhos está no mercado?

A urgência para que os conselhos empresariais na América Latina adotem o software de portal para conselhos é evidente, mas é essencial que as empresas da região conduzam um processo de seleção rígido para escolher um portal para conselhos que atenda às suas necessidades atuais e futuras.

ALGUMAS PERGUNTAS QUE DEVEM SER FEITAS AO CONSIDERAR UM PORTAL PARA CONSELHOS:

EFICIÊNCIA

Enquanto a maioria dos conselhos empresariais da América Latina envia pacotes do conselho por e-mail, ainda há empresas que distribuem pacotes do conselho em papel. Se edições de última hora forem adicionadas aos pacotes do conselho logo antes de uma reunião, o secretário do conselho precisará reescrever ou atualizar documentos e reimprimir o pacote ou os anexos de e-mail. Os pacotes do conselho costumam ser muito grandes, de 70 a 100 páginas. Tanto o envio de pacotes por e-mail quanto a distribuição em papel são soluções ineficientes se comparadas ao acesso que os portais para conselhos digitais oferecem.

Preparar reuniões do conselho é um processo demorado. No entanto, o software de portal para conselhos pode ajudar os usuários a acessar os livros do conselho online ou offline, fazer atualizações e colaborar com outros diretores em nível global. No caso de secretários de conselhos empresariais da América Latina, que, em geral, são advogados, pode ser difícil gerenciar diversas tarefas e responsabilidades. Um portal pode servir de apoio a esse processo.

Um portal para conselhos digitais pode ajudar a simplificar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência. Os secretários corporativos podem criar material do conselho e distribuí-lo online. Os pacotes do conselho podem ser facilmente atualizados e armazenados em um local central, e as alterações podem ser distribuídas imediatamente.

As reuniões e os documentos podem permanecer sob o controle rígido e centralizado do administrador, que também controla as versões atualizadas. Isso também proporciona ao secretário corporativo um alto nível de visibilidade. Os diretores podem não só optar por escolher seu método preferencial de comunicação, mas também o nível de frequência. Isso, claro, depende do tipo de solução de portal para conselhos.

GOVERNANÇA APRIMORADA

As mudanças econômicas não são os únicos problemas que os diretores da América Latina enfrentam. Os códigos de governança corporativa também estão mudando. Recentemente, a divisão de

6. ”Strengthening Corporate Governance Codes in Latin America” (Fortalecendo os códigos de governança corporativa na América Latina), OECD, setembro de 2016: http://www.oecd.org/daf/ca/LART-2016-Strengthening-Corporate-Governance-Codes-Lat-in-America.pdf

⊲ Há quantos anos ele trabalha com empresas latino-americanas?

⊲ O provedor tem alguma parceria estratégica com governança regional corporativa em estados, associações bancárias ou bolsas de valores?

⊲ O fornecedor recebeu prêmios e reconhecimento?

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