como organizar un evento
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Es el perfil que debe tener un Organizador de Eventos Integral. En esta presentación apunta a los culturales.TRANSCRIPT
Y llegó el Centenario del Jardín no???
¿Qué es un Evento???
Un Suceso Único e Irrepetible
Pero no basta esa definición…
• Es un hecho Único e Irrepetible.• Qué como acontecimiento.• Reúne a un cierto número de personas.• En un lugar y fecha determinado.• Con el fin de cumplir…
Un objetivo:
Social
CulturalEmpresarial
Nuestro objetivo:
Organizar el
Centenerario Del Jardín Nº 0-001
“Merceditas de San Martín”
El Evento necesita:•Organización.•Coordinación.•Conocimiento profesional.•Capacidad ejecutiva.•Capacidad creativa.• Investigación y planificación
El Centenario de una institución es:
• Un evento.• Es la conmemoración de un día
concreto.• Es una manera de vivir el
tiempo. • Y ésta es la razón por la que los
actos se van a organizar en equipo y con el debido TIEMPO.
Por esto necesitamos:• Experiencia y Formación.• Conducción y Coordinación.• Creatividad.• Comunicación.• Responsabilidad.• Organización.• Autodominio.
Experiencia y Formación• Estar capacitados en la organización de
eventos.• Informarse sobre la realidad de la institución
desde su creación hasta nuestros días.
• Nutrirse de otras disciplinas, entre ellas: Comunicación, Ceremonial y protocolo, Organización.• Tener experiencia de los servicios
involucrados: catering, ambientación, animación, recreación.
• Contar con conocimientos informáticos.
Conducción y Coordinación: • Tener capacidad de mando y poder de
coordinación.• Saber seleccionar a los responsables de las
comisiones por sus capacidades.• Conducir la tarea individual y grupal de los
integrantes del EQUIPO hacia el objetivo fijado.• Respetar y ser respetado por todos sus
miembros.• Escuchar y hacerse escuchar cuando sea
necesario.• Motivar al equipo para un mayor rendimiento.
Creatividad:• Ser creativo, innovar en cada momento.• Liberarse de los “pre-juicios” y
comprender que el único límite de la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.• Ser original, impulsar un sello propio.• Ser autocríticos con las ideas.• Tener habilidad para aprender y
compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.
Comunicación:• Ser un buen intérprete comunicativo de las
necesidades, asistentes al evento y equipo de trabajo.• Ser un buen comunicador eficaz de ideas e
instrucciones.• Ser capaz de leer entre líneas.• Ser capaz de vincular a las personas.• Ser capaz de crear ambiente y muy buenos
canales de COMUNICACIÓN.• Trabajar con y para la percepción sensorial.• Un EVENTO es un HECHO VIVENCIAL.
Responsabilidad:• Ser exigente y selectivo en los servicios y
personal a utilizar en el evento.• Ser capaz de representar a su equipo en sus
ideas y trabajo.• Ser metódico, pragmático, detallista, flexible
y organizado.• Cumplir con los objetivos y plazos
determinados en tiempo y en forma.• Ser transparente y sincero en su accionar.• Estar siempre disponible ante cualquier
eventualidad.• Atender los problemas que le competen , sin
derivar.
Organización:• Ser capaz de establecer objetivos primarios y
secundarios y plazos.• Ser capaz de realizar un organigrama de
tareas.• Ser capaz de evaluar responsables para cada
área o tarea.• Ser capaz de coordinar tiempos de ejecución
de las actividades.• Ser capaz de ordenar la tarea propia y del
equipo.
Autodominio:• Ser capaz de mantener el control ante la
adversidad.• Ser capaz de de mantener el control ante
conflictos personales y profesionales.• No personalizar los problemas laborales.• Mantener siempre una actitud optimista.• Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin
desviarse.• Soportar situaciones de estrés.• Adaptarse a niveles de exigencia física, así
como trabajar contra reloj.
Y ahora como sigue…• INVESTIGANDO: Utilizando todas las fuentes
desde la creación del Jardín hasta nuestros días.• CREACIÓN DEL OBJETIVO: A través de una
lluvia de ideas, definimos el objetivo sobre el cual trabajaremos en EQUIPO.• PLANIFICANDO: La planificación tiene tres
etapas de tareas, pre evento, durante el evento y post evento.• EJECUTANDO: Las tareas planificadas con
credibilidad, confianza, integridad, respeto, flexibilidad, compromiso, calidez en el trato.
Otros puntos a tener en cuenta• Las Áreas o Sectores Estratégicos: son los que
se consideran significativos para el logro de los objetivos generales propuestos.• Las Prioridades sirven para otorgar una
mayor cantidad de recursos para resolución de una necesidad y asignarle importancia al plan.• La Política es la Ideología, filosofía y espíritu
que enmarca la acción; en ellas están implícitos acciones, valores, modalidades.• El Programa de Acción, es el conjunto de
actividades articuladas a través de la formulación de:
• Metas.• Objetivos.• Organigramas de tareas.• Organigrama de trabajos.• Todo con el fin de alcanzar en un plazo
determinado y con los medios necesarios para tal fin.
Solo a modo de ejemplo planificar es:
Planificar significa:• Tener en cuenta tres momentos del
EVENTO.• Tareas Pre Evento.• Tareas Durante el Evento.• Tareas Pos Evento.
Es solo un pequeño ejemplo:
Tareas Pre Evento
Redacta y envía a los medios.
Mandar anuncio de prensa a loa medios.
Incluye lista completa de todos los
medios.
Utilizar los medios de difusión.
Por correo normal o e-mail.
Enviar invitaciones por correo y/o…..
Busca calidad de impresión y costos.
Diseño e impresión de invitaciones.
A cargo de la comisión pertinente.
Antes del 1 de julio del 2009.
Definir logo e imagen gráfica.
COMUNICACIÓNEstablecer tiempos.
COMENTARIOSPLAZOSTAREAS
Todas juntas podemos!!!• Con una actitud positiva!!!• Con mucho entusiasmo!!!• Con el deseo de lograr la excelencia!!!• Con un verdadero sentido de colaboración!!!
No lo duden…
En
Equipo lo…
LOGRAREMOS
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