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Como Empezar una Oficina de Gerencia de ProyectosTRANSCRIPT
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¿QUÉ ES UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS?
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¿QUÉ ES UNA PMO?
Portafolio
Programas
Proyectos
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¿POR QUÉ NECESITO UNA PMO?
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¿POR QUÉ NECESITO UNA PMO?
• Entregas tarde o con inconsistencias
• Proyectos simultáneos con recursos gerenciales limitados
• Complejidad y sensibilidad al tiempo
• Alto costo ante proyectos no exitosos
• Riesgo ante la continuidad de la organización
• Demanda de proyectos superior a la capacidad actual
• Prioridades asignadas con criterios políticos o de urgencia
• Necesidad corporativa de cumplir con estándares
Fuente: GanttHead – Who needs PMO?/ Octubre 21 de 2008
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LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS
Fuente: Standish Group / 2007
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RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
• mantener estándares
• entrenar
• apoyar situaciones técnicas
• resolver o arbitrar inconvenientes
• asistir la planeación – scheduling
• crear y monitorear presupuestos
• asignar equipos de trabajo
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RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
• reportar a los niveles superiores de la organización
• supervisar la labor de los gerentes de proyecto
• procurar los recursos
• tomar decisiones críticas asociadas a la gerencia de los proyectos
• proveer experiencia y conocimiento
• ayudar a hacer las cosas
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BENEFICIOS
• estándares
• simplifica los procesos de certificación
• más simple que implementar un proceso de software
• acelera el time-to-market
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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DETERMINAR LAS NECESIDADES
PLA
NEA
R
• situación actual
• estado de los procesos
• objetivo principal y alcance
• cultura organizacional
• presupuesto
• impacto
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PLA
NEA
R
ESCOGER Y/O ADAPTAR EL MODELO
• procesos / áreas de conocimiento (PMI – PPM)
• PRINCE2
• Scrum
• Unified Process – (Rational, Enterprise, Agile)
• CMM-SW
• personalizado
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PLA
NEA
R
DETERMINAR EL ESTADO ACTUAL
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PLA
NEA
R
ESTABLECER EL PLAN DE MEDICIÓN
• KPI (objetivo / meta | SMART)
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PLA
NEA
R
DEFINIR EL PLAN DE ACCIÓN
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PLA
NEA
R
CONSIDERACIONES
• dedicación
• estado de los procesos (metodología)
• integración entre unidades de negocio
• flujo de proyectos
• dificultades
• costos de las debilidades
• patrocinador
• ROI
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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HA
CER
MODELAR LA METODOLOGÍA
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HA
CER
CONSTRUIR EL MODELO
Metodología Personalizada
Estándar
Cultura Organizacional
Equipo
Recursos
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HA
CER
CEO
CFO
CIO
PMO
IDENTIFICAR PATROCINADOR
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HA
CER
IDENTIFICAR PATROCINADOR
CEO
CFO CIO
PMO
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HA
CER
ANALIZAR ESTRUCTURA Y CULTURA
evitar
evitar
descentralizada centralizada
reporte de estado
controlestricto
balance óptimo
funcional
matricial
proyectizada
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGÍASESTÁNDARES PMI 2008
• PMBOK – Cuarta Edición
• Standard for Program Management – Segunda Edición
• Standard for Portfolio Management – Segunda Edición
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) –Segunda Edición
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGÍASFRAMEWORK / PROCESS CHART
Inic
iaci
ón • Escoger PM
• Determinar la cultura organizacional y los sistemas existentes
• Recolectar procesos, procedimientos e información histórica
• Dividir los grandes proyectos en fases
• Identificar los stakeholders
• Documentar las necesidades del negocio
• Determinar los objetivos del proyecto
• Documentar supuestos y restricciones
• Desarrollar la Carta del Proyecto
• Desarrollar el alcance preliminar
Pla
ne
ació
n • Definir el manejo de la planeación
• Definir el alcance
• Seleccionar al equipo
• WBS / Diccionario WBS
• Lista de actividades
• Diagrama de flujo
• Estimar recursos
• Estimar tiempo y costo
• Ruta crítica
• Cronograma
• Presupuesto
• Métricas y estándares
• Roles y responsabilidades
• Comunicaciones
• Riesgos
• Iteraciones (repetir)
• Compras y adquisiciones
• Definir el plan de ejecución y control
• Plan de mejoramiento de procesos
• Baselines
• Aprobación
• Salida (Kickoff)
Ejec
uci
ón • Asignar al equipo
• Ejecutar el plan
• Completar el alcance
• Recomendaciones
• Comunicar
• Implementar cambios, mejoras y correcciones
• Mejoramiento continuo
• Seguir el proceso
• Team Building
• Reconocimientos
• Reuniones de progreso
• Sistema de autorización de trabajo
• Proveedores
Mo
nit
ore
o y
Co
ntr
ol • Desempeño interno
• Desempeño objetivos
• Calcular varianzas
• Verificar el alcance
• Administración de Configuraciones
• Recomendaciones
• Control integrado de los cambios
• Aprobar / Rechazar solicitudes de cambio, mejora o corrección
• Auditoría de riesgos
• Gestionar la reserva
• Bitácora de incidentes
• Resolución de conflictos
• Desempeño del equipo
• Reportar desempeño
• Estimar
• Contratos
Cie
rre • Desarrollar los planes
de cierre
• Cierres contractuales
• Confirmación del alcance
• Aceptación y recibo
• Reporte de desempeño
• Lecciones aprendidas
• Liberar el producto
• Liberar el equipo de trabajo
Fuente: Rita Mulcahy ‘s Project Chart / 2005
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGÍASSCRUM
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGÍASROLLING WAVE PLANNING
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGÍASROLLING WAVE PLANNING
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HA
CER
DEFINIR EL EQUIPO
• champions
• mentores
• gerente de relaciones y comunicaciones
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HA
CER
CLASIFICAR Y ORGANIZAR
• recursos organizacionales
• sistema de información de gerencia de proyectos
• repositorio
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HA
CER
AUTOMATIZAR
• @task
• CA Clarity
• Microsoft Project Server
• OpenAir
• Primavera (Oracle)
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HA
CER
CONSIDERACIONES
• cultura organizacional
• resistencia al cambio
• transparencia
• entrenamiento
• plan de comunicaciones
• recompensas / incentivos
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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VER
IFIC
AR
EVALUAR DESDE EL PRINCIPIO
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ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS
VER
IFIC
AR
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VER
IFIC
AR
REVISAR EL MAPA DE PROCESOS
Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y Control
Cierre
Integración X X X X X
Alcance X X
Tiempo X X
Costo X X
Calidad X X X
Recursos Humanos X X X
Comunicaciones X X X
Riesgos X X
Aprovisionamiento X X X X
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DEFINIR LA ESCALA
• caótico
• repetible
• definido
• gestionado
• optimizado
VER
IFIC
AR
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DEFINIR LA ESCALA
• caótico
• activo
• eficiente
• responsable
• impulsado por el negocio
VER
IFIC
AR
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VER
IFIC
AR
DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE MADUREZ
![Page 39: Como Empezar PMO](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051000/548500fa5806b5b3588b470f/html5/thumbnails/39.jpg)
VER
IFIC
AR
DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE MADUREZ
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ANÁLISIS DE BRECHA
Para cada proceso:
• ¿dónde están los procesos en la escala de madurez?
• ¿qué necesito? – en términos del negocio
• ¿que debo hacer para lograr el objetivo?
VER
IFIC
AR
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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SIGUIENTES PASOS
• modificar los procesos según las conclusiones de la verificación
• aplicar las mejoras
• documentar el proceso
• publicitar el progreso y el avance – vender la idea
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R
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SUGERENCIAS
• la implementación de una PMO es un proyecto
• ciclos de mejoramiento de 60 a 90 días
• el apoyo a los procesos de la operación implica la restructuración y/o definición de los procesos internos de la PMO
AC
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EJEMPLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
• ciclo A: implementación básica de gerencia de proyectos, incluyendo iniciación, planeación, control y ejecución, y cierre.
• ciclo B: gerencia del riesgo. Inclusión preliminar de programas y portafolios
• ciclo C: incluir administración cruzada de costos, proveedores y compras, calidad, riesgo y asignación recursos
• ciclo D: buscar economías de escala a través de la ampliación del portafolio de servicios.
AC
TUA
R
![Page 45: Como Empezar PMO](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051000/548500fa5806b5b3588b470f/html5/thumbnails/45.jpg)
GARANTIZAR EL ÉXITO
• liderazgo
• alcance claramente definido
• equipo (implementación, estabilización y “on-boarding”)
AC
TUA
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![Page 46: Como Empezar PMO](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051000/548500fa5806b5b3588b470f/html5/thumbnails/46.jpg)
CONSIDERACIONES
• ¿está su organización preparada para manejar un gran cambio?
• ¿el cambio propuesto es consecuente con la cultura organizacional?
• planear con sumo detalle
• asegurarse que el plan de implementación es adecuado
• garantizar la disponibilidad de los recursos
• monitoreo continuo de la efectividad del cambio planteado
AC
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CONCLUSIONES
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¿PREGUNTAS?
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• How to Get Started with a Project Management Office CA Advisor - George Hunt / julio de 2008
• How to Implement a Project Management Office Into Your OrganizationCA Advisor – George Hunt / agosto de 2008
• How to Evolve the Maturity Level of Your Project Management OfficeCA Advisor – George Hunt / septiembre de 2008
• How to Increase Project Management Office Maturity Levels Through Multiple ReleasesCA Advisor – George Hunt / octubre de 2008
• Benefits of Putting a Project Management Office in Placegantthead.com
• How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organization’s CultureCollegiate Project Services – Cynthia Hauck / 2007
• Creating and Sustaining a PM CultureExpert Series – Curtis Cook / diciembre de 1999
• PMP Exam Prep. Accelerated Learning to Pass PMI’s PMP Exam – On Your First TryRita Mulcahy - RMC Publications / 2005
• Who needs PMO?Michael Wood / octubre de 2008
REFERENCIAS
![Page 50: Como Empezar PMO](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051000/548500fa5806b5b3588b470f/html5/thumbnails/50.jpg)
GRACIAS
Alberto Domínguez, M.Sc. / PMP / SCJP
http://www.simpleprojectz.com