Algunos aspectos a considerar en la realizacin de informes

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El informe

Concepto

Es un texto escrito en prosa cientfica, tcnica o comercial con el objetivo de comunicar

informacin dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En

ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solucin a un

problema, los mtodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para hallar

esa solucin y las recomendaciones que juzguemos hacer con respecto al problema que nos

ocupa. El contenido de un informe tambin puede ser la respuesta a una consulta tcnica.

Es un texto esencialmente elaborado para informar, sobre hechos o actividades concretas, a

un determinado lector o lectores. Esto hace que posea una estructura predominante enunciativa y,

aunque el informe se compone esencialmente de datos que informan, el autor puede interpretar

estos datos para llegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar y, por esto, en este

tipo de textos estar presente una estructura argumentativa; y en algunos casos en los que se

describen hechos tambin aparece una estructura descriptiva..

Caractersticas Es resultado de una solicitud de un superior o un cliente

El destinatario es una persona o un grupo de personas determinado que tiene la obligacin de

leerlo y evaluarlo.

Se realiza para buscar una informacin especfica o para servir de base en la toma de una

decisin. Generalmente contiene tablas, cuadros, grficos y otros elementos que sirven para la

organizacin, clasificacin y presentacin de los datos.

Clases

Atendiendo a los objetivos buscados y a los contenidos especficos del informe, el tipo de texto

puede ser de tres clases: Expositivo, interpretativo y demostrativo.

Informe Expositivo:

Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin anlisis ni interpretaciones del

autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir

antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe

expositivo puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realizacin de una actividad que

implique visitas a una empresa, centro de produccin, entrevistas, etc.

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Informe Interpretativo

Este informe no contiene solamente narracin de unos hechos, sino que interpreta y analiza

esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo de este informe

puede ser la evaluacin sobre la aplicacin de una determinada metodologa utilizada en el proceso

del aprendizaje como aplicacin de encuestas, desarrollo de actividades en equipo, prcticas

pedaggicas, experiencias fsicas directas, etc.

Informe Demostrativo

Es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripcin de todos

los pasos que se han seguido para su demostracin y las conclusiones obtenidas. Este tipo de

informe se conoce con el nombre de informe cientfico o informe tcnico, resultado de una

investigacin o consultas exhaustivas de hechos, fenmenos o actuaciones.

Estructura global

Todo informe consta de tres partes bsicas que son: introduccin, desarrollo y conclusin. Introduccin:

En ellas se presenta y describe el problema y los objetivos buscados, se responde a las preguntas Para qu? Por qu? y Con qu?

Desarrollo:

Se analiza el asunto o problema y se presentan los procedimientos o metodologa utilizada para recopilar la informacin (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de informacin, etc.), y los posibles cursos de accin. En esta parte se responde a la pregunta Cmo?.

Conclusin

Aqu se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, grficos, ilustraciones, etc., describiendo la solucin probable propuesta. Se responde a la pregunta Qu se encontr? Adems, pueden darse recomendaciones o ideas del autor para tomar decisiones Son la respuesta al interrogante Qu debe hacerse?

Recomendaciones para su elaboracin

1. Definir el objetivo: Lo primero que debe hacerse es fijar el objetivo del texto escrito, para esto hay que tener clara la

idea general del informe. Es muy importante tener en cuenta que el informe no lo vamos a leer

nosotros, as pues debemos realizar una serie de preguntas, que necesariamente deber ser

respondidas desde el punto de vista del destinatario:

a) Quin es el destinatario del informe?

b) Para qu lo quiere?

c) Qu aspectos quiere conocer?

d) Qu informacin tiene del tema?

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2. Informacin necesaria

a. Determinacin de la naturaleza de la informacin deseada o necesitada.

b. Definicin de las actividades que se van a realizar para lograr los criterios de

evaluacin propuestos; en esta fase preliminar se determinan las fuentes de

informacin y los recursos materiales y humanos mediante los cuales se obtendr la

informacin.

c. Diseo de los instrumentos para la recoleccin de los datos (si fuese necesario)

d. Recoleccin de los datos necesarios para la obtencin de la informacin.

e. Determine cules son los materiales que no forman parte del cuerpo central de sus

argumentaciones, sino que slo constituyen antecedentes, demostraciones de la

veracidad o consistencia de sus ideas, estadsticas de apoyo, resultados de

experimentos o ensayos, etc. Estos materiales pueden organizarse en forma de

anexos, remitindose a ellos en el cuerpo principal del informe. De este modo, el

discurso esencial del texto podr seguirse con mayor claridad.

3. Texto y redaccin

a. Organice cada seccin en subsecciones encabezadas por un ttulo que describa

adecuadamente su contenido. No abuse de subniveles de ttulos. Es aconsejable no

superar los dos niveles, es decir, seccin y subseccin.

b. Haga que cada prrafo del texto corresponda a una idea relativamente autnoma.

Es til pensar en cada prrafo como una unidad organizada tambin de acuerdo con

el esquema de planteo, desarrollo y conclusin.

c. Los prrafos no deben ser muy cortos (por ejemplo, de una sola oracin) ni muy

largos. Un prrafo conveniente consta de varias oraciones, pero no ms de diez o

doce.

d. Construya oraciones cortas. Esto es fundamental para la claridad de la exposicin, la

elegancia de la redaccin y la fluidez de la lectura. En ocasiones, en especial en

informes extensos, es conveniente utilizar una combinacin de oraciones cortas y

largas, para agregarle vitalidad a la lectura.

e. Escriba el informe teniendo en mira las caractersticas del destinatario. Esto implica

considerar la cultura general, la especialidad profesional, el puesto dentro de la

organizacin y las preferencias personales de aquel a quien el informe est dirigido.

f. Evite la tautologa: esto es usar dos o ms palabras que significan lo mismo, por lo

que hace que una de ellas sea innecesaria, como por ejemplo un crculo redondo.

g. Tener cuidado con las palabras ambiguas. Existen algunas palabras que pueden

tener distinto significado dependiendo del tono en que se dice. Pero en un informe,

se pueden tomar varias interpretaciones que no siempre son las correctas.

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h. Si el destinatario es alguien que prefiere los informes de palabra, considere la

posibilidad de escribir un breve resumen y exponer el informe en forma oral. Si es

posible y se justifica, realice su exposicin con la ayuda de medios visuales. Luego,

entregue el resumen

i. No haga alarde de su saber especfico ni utilice jerga tcnica, siempre que ello sea

posible. Si debe incursionar en algn aspecto tcnico, piense en la posibilidad de

exponerlo en un documento anexo al informe principal, e incluya en ste slo un

resumen de la idea esencial, escrito en lenguaje sencillo. Tenga en cuenta que un

informe no surte efecto o produce un efecto negativo si su destinatario no lo entiende

en todo o en parte.

j. Si el informe es extenso (en general, superior a cinco o seis pginas completas) o

complejo, prepare un resumen ejecutivo que no supere una pgina, y pngalo como

"tapa" del informe: esto es lo que se suele denominar abstract. En este resumen,

limtese a consignar las ideas centrales, reduciendo en todo lo posible la exposicin

de los antecedentes y los fundamentos de tales ideas, y remitiendo a la parte del

informe principal en la que ellos son desarrollados. A continuacin del resumen

ejecutivo, inserte un ndice de secciones y subsecciones, si fuese necesario.

k. En los casos de informes interpretativos o demostrativos, sea igualmente objetivo

para exponer las ventajas como las desventajas de cualquier alternativa o situacin

que analice. En todo lo posible, sus propuestas deben aparecer como la conclusin

natural, y en cierto modo inevitable, de los datos y consideraciones ofrecidos.

l. Al proponer cursos de accin, no se limite a describir en qu consisten; exponga

tambin el modo en que pueden ser implementados.

m. Fundamente sus propuestas con datos confiables. Siempre que sea posible,

cuantifique los resultados de sus recomendaciones. Sea preciso en materia de

costos, beneficios, plazos, etc.; no diga "a corto plazo" si puede decir "dentro de seis

meses". Si las cuantificaciones consistentes no resultan posibles, establezca

intervalos y defina los factores que los condicionan; por ejemplo: "dentro de seis a

nueve meses, dependiendo del nivel de experiencia del personal que se contrate".

n. Utilice grficos y tablas cuando con ello haga ms clara o evidente una idea que

desea exponer, pero no abuse de ellos. Si la cantidad de estos recursos o la

complejidad de los mismos es elevada en relacin con el texto, considere la

conveniencia de presentarlos como anexos del informe principal. Recuerde que los

grficos, cuadros, tablas, frmulas, etc. deben ser comprendidos por el lector del

informe. Prestar especial atencin a idiomas, nomenclaturas, unidades, etc.)

o. Cuide los aspectos de estilo, redaccin, gramtica y ortografa, as como la ausencia

de errores de tipeo. Si usted no es un eficiente redactor, haga revisar su borrador

por una persona idnea. Tenga a mano diccionarios que le permitan resolver sus

dudas en este aspecto.

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p. Puntuacin

i. En algunos casos no utilizamos bien los signos de puntuacin, por lo que

tenemos que conocer ms a fondo el uso de los dos puntos, el punto y coma,

los guiones, los signos de exclamacin y las letras maysculas;

ii. Dos puntos. stos indican que comienza otra parte del texto donde

generalmente se lista o se ordena una serie de valores;

iii. Punto y coma. Usamos punto y coma en dos situaciones, que son:

Sealar una idea completa pero que no es la ltima;

Separar una lista que ya contiene comas.

iv. Guiones: Se usan para poner entre ellos la explicacin de dos palabras. Si no

estamos seguros de si lo podemos utilizar o no, es mejor no usarlo ya que su

utilidad hay veces que es confusa.

v. Signos de exclamacin. Estos signos se usan nicamente para expresar eso,

exclamacin.

vi. Letras maysculas. stas son mucho ms difciles de leer que las letras

minsculas, por lo que solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando

sea necesario. (Como por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo

de las oraciones, etc.);

q. Abreviaturas. Cuando abreviamos las palabras da la impresin de que lo hemos

hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera. Pero es positivo abreviar palabras

oficiales ya que se hacen ms fciles a la hora de leer. Generalmente, las

abreviaturas se hacen tomando las iniciales de las palabras que componen la

expresin. Para asegurarnos que quien lea el informe va a saber a qu nos

referimos cuando le escribimos esas siglas, debemos nombrar la expresin entera

una vez y, entre parntesis, su abreviatura o iniciales. En los casos siguientes

usaremos la abreviatura nicamente.

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4. Presentacin

Cuide los aspectos estticos y materiales de su presentacin, pues ser La primera impresin a la

hora de ver el informe por el destinatario. En tal caso ser importante cumplir unas pequeas

normas para que el informe se vea lo mejor posible.

a. Espacios y mrgenes. Cuanto ms espacio haya alrededor del texto, ms fcil se

har su lectura; es importante dejar espacios apreciables a los mrgenes; en la

mayora de casos, dejamos ms arriba y abajo que a los lados. Normalmente se

utiliza un espacio extra en el margen izquierdo para la encuadernacin.

b. Texto justificado. El texto justificado da una impresin de mayor formalidad. Pero si

por ejemplo entregamos grficos en el mismo cuerpo del texto principal, quedar

mucho ms desordenado con todo justificado, a la izquierda o a la derecha, pero

manteniendo el mismo criterio para el resto del texto.

c. Texto no justificado. Un texto sin justificar da una impresin ms amable e informal,

por lo que si el informe tiene un carcter menos importante podemos usar este

recurso.

d. Encabezamientos. Los encabezamientos tienen tres funciones:

Dividen la pgina.

Ofrecen una visin general de lo que vamos a ver.

Si queremos volver a un determinado apartado, se nos har mucho ms

fcil volver a ellos.

e. Secciones. Adems de darle un ttulo a cada apartado, si deseamos incorporar un

ndice, podemos numerar los distintos grupos para poder encontrarlos con mayor

facilidad y que el informe d una sensacin de mayor orden.

f. Listas. Al hacer una enumeracin, es mucho ms fcil leerlo en una lista que en una

lnea todo seguido. Estas las podemos hacer con muchos tipos de smbolos:

asteriscos, vietas, etc.

5. Diseo general.

El mejor diseo es el ms sencillo, sin utilizar muchos tipos de letras y de forma simple.

a. Seleccione una fuente o tipografa sobria y de fcil lectura, tal como Arial o Verdana.

Tenga en cuenta que las fuentes con serifas son ms apropiadas para la impresin

en papel, mientras que las fuentes sin serifas son ms adecuadas para la

presentacin en pantalla. No abuse de la variedad de fuentes; idealmente, utilice una

sola o, a lo sumo, dos.

b. Imprima su informe en una impresora de computacin de buena calidad, en papel de

tamao A4 y en un solo lado de la hoja.

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c. Imprima el texto en color negro o, eventualmente, en azul oscuro. Use con mucha

prudencia otros colores, y slo en grficos o ttulos.

d. Si cree conveniente resaltar palabras, frases o ideas mediante negritas, subrayado o

color, tenga en cuenta que este recurso debe utilizarse muy excepcionalmente. Si

sobreabundan los elementos que han sido destacados como importantes, todos

terminan dejando de serlo.

e. Si la cantidad de pginas del informe lo justifica (generalmente, cuando se sobre-

pasan las diez hojas), encuaderne el informe. Adopte un sistema de encuadernacin

(tal como, por ejemplo, el anillado) que permita abrir las hojas en forma completa.

Utilice tapas muy sobrias y livianas (tales como las de plstico transparente) y

contratapas de un solo color, preferiblemente blanco o negro.

f. Si el informe incluye fotografas explicativas, es conveniente ubicarlas cerca del texto

de referencia y siempre dentro de los lmites de la hoja. Si las mismas se presentan

como figuras numeradas, es conveniente indicar a pi de las mismas una breve

descripcin si se considera necesaria. Si las imgenes son de acompaamiento

esttico no es necesario.

6. Elementos adicionales

Como regla general es ventajoso incluir algunos elementos

a) Elementos necesarios. En caso de que no tengamos que seguir un tipo de informe

ya estructurado por el destinatario, sera til incluir lo siguiente:

Pgina con el ttulo

Nombre del autor

Fecha del informe

Pginas numeradas

b) Elementos ocasionales

Un glosario

Bibliografa

Referencia de las fuentes

Direcciones tiles

Agradecimientos

Material de elaboracin propia en base a informacin disponible en internet.