como certificar ohsas 18001

8/19/2019 Como Certificar Ohsas 18001

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Calidad & Gestión | CÓMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pág. 1 de 13

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OHSAS

18001

2016 Autores:Ing. Roberto Lemo

Ing. Hugo González

Directores de Calidad & Gestión

CÓMO

CERTIFIC R

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C ONTENIDO

INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 3

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001? .............................................................. 4

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001? ..................................................... 5

ADECUADA IMPLEMENTACIÓN ................................................................................. 6

ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 7

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN .............................................................................. 9

PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 12 RESUMEN Y CONCLUSIONES .................................................................................. 13



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INTRODUCCIÓN

El presente informe tiene como objeto tratar los principios y las directrices que permitan a unaorganización implementar de manera efectiva un sistema de gestión de salud y seguridad

ocupacional apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la NormaInternacional OHSAS 18001 y alcanzar así su certificación.

Los conceptos aquí mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que

deseen desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los

requisitos legales y la información sobre los riesgos para la salud y seguridad ocupacional (SSO).

No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodológicas para atender o

diseñar los procesos de la gestión de salud y seguridad ocupacional, sino presentar una secuencia

lógica para diseñar, implementar y poder certificar un sistema de gestión de salud y seguridad

ocupacional conforme a Norma.

Es importante destacar y aclarar que la gestión de salud y seguridad ocupacional de unaorganización conforma una disciplina tan amplia que incluye aspectos estratégicos y competitivos

de la organización. Sin embargo, estos campos de la gestión de salud y seguridad ocupacional

exceden el alcance de los requisitos auditables de manera objetiva y que se consideran a los

efectos de la certificación correspondiente. Consecuentemente, tampoco guían a la organización

hacia un desempeño de SSO óptimo, sino a una performance equilibrada con las posibilidades

económicas de la organización y sus partes interesadas.



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¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la

implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional eficaces.

Recordamos la definición de Eficacia como el “ grado en que se realizan las actividades

planificadas y se alcanzan los resultados planificados” . (ISO 9000:2005)

Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr loque la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambioimportante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la

organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALESY OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.

En efecto, mientras que

hablando de Calidad la

propia organización decide

cual es el nivel del

compromiso que asume

frente al Cliente, enmateria de SSO elcumplimiento legal estápor encima de cualquierdecisión que la

organización pueda tomar,de la misma manera inclusola identificación de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal

aplicable.

Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según

OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de losmismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.

Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente

manera:

“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a laorganización identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización

incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones” .

Asimismo, la implementación de OHSAS 18001 debería ayudar a prevenir la comisión depotenciales incumplimientos como consecuencia de prácticas de SSO inapropiadas según loscriterios.

Entre las situaciones que más frecuentemente impulsan la decisión de certificar OHSAS 18001,es posible mencionar a las siguientes:



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1. Requisito de Clientes. Los clientes exigen la certificación básicamente por dos motivos:a. Procuran un mecanismo que les confiera un mínimo de confianza en que no serán

penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia de SSO por sus

proveedores.

b.

Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no está expuesto aclausuras que afecten la cadena de abastecimiento del cliente.

2. Exigencia de instituciones. Los casos típicos son:a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, OHSAS

18001 es un buen método para asegurar cumplimiento legal y minimizar el riesgo.

b. Requisito corporativo. Cada día son más los Holdings y Corporaciones globales que

adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para proteger

sus marcas de una manera eficaz y económica.

c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la

fiscalización se realiza por otros mecanismos. Sin embargo, la certificación OHSAS

18001 suele ser un elemento valorado en gestiones ante organismos.

Como vemos, en términos prácticos las razones para implementar un sistema de gestión de salud

y seguridad ocupacional y certificar OHSAS 18001, son bien concretas, prácticas y alejadas de una

mera vocación altruista en materia de SSO.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva

y potente para resguardarla de la generación de enfermedades y accidenteslaborales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestionesde SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos

asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se

comienza de una manera equivocada, aun

cuando la finalidad sea la de cumplir con una

exigencia externa. Esto es así, simplemente

porque el concepto de economía de recursos

también es justamente un criterio de SSO tan

válido como la reducción de accidentes.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo demejora continua PDCA (Planificar, Hacer,Verificar, Actuar), como herramienta paraoptimizar el comportamiento de la

organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las

implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir

políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión de SSO en la

organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso eseconomía.



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A nivel operativo, una implementación significa, aparte del ordenamiento propio de los sistemasde gestión correctamente implementados, el establecimiento de algunos procesos

fundamentales que son:

1. La identificación de los peligros y evaluación de los riesgos derivados de las actividades,

productos y servicios de la organización,

2. La individualización precisa y aplicación correspondiente del marco legal y reglamentario,

3. La actualización de la información, técnica y legal relativa a los aspectos de SSO de interés

de la organización,

4. La comunicación con todas las partes interesadas, que en este caso incluyen a todas las

personas que trabajan para o en nombre de la empresa, y

5. El monitoreo y evaluación periódica del cumplimiento legal por parte de la organización.

La aplicación correcta y completa de estos procesos conlleva un gran beneficio a cualquier

organización, independientemente de los móviles que tenga para hacerlo.

En efecto, en general la mayoría de las organizaciones adolecen de la falta incluso de información

completa, correcta y analizada respecto a sus obligaciones legales en materia de SSO. Esa simple

situación lleva a que, sin saberlo, se comprometan con afectación de su patrimonio en grado

incompatible, especialmente, con el éxito empresario.

Desde un punto de vista positivo, el producto de los procesos mencionados es valiosísimo para

para la elaboración de planes de negocio y mejora del desempeño global de la organización.

ADECUADA IMPLEMENTACIÓN

Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería

tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo

proceso para la cuestión de SSO no necesariamente debería tenerlo.

Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión de SSO

(en los términos de la OHSAS 18001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe aque mayormente el sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las

actividades de la organización y al marco legal correspondiente.

Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren demayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.

Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestiónde salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos queson:

1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión de salud y seguridad ocupacional,

2. Establecer y comunicar la política de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de

la organización respecto de su desempeño de SSO. Esta política debe ser coherente y

consistente con la estrategia general de la organización,

3.

Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,



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5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son

significativos basados en la política de SSO adoptada,

6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión de

salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios

de la actividad desarrollada),7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología

de medición de los mismos,

8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,

9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave

seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,

10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas

basadas en la política de SSO,

Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas deSSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia.

La implementación del sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional, en general, no

determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento

importante de la gestión general.

A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el

corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión de SSO es en la mayoría de los

casos una cuestión accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sería

razonable decir que se trata de una decisión estratégica la implementación y certificación de

OHSAS 18001, salvo lógicamente casos puntuales.

ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES

Además de aquellas situaciones comunes y frecuentes que aparecen cuando una organización

intenta ordenarse y comenzar a aplicar procesos y metodologías operativas, las principales

fuentes de errores y dificultades en estos proyectos tienen relación con:

Competencias en temas de SSO y legales,

Responsabilidad y autoridad de los funcionarios intervinientes, Procesos inadecuados para la organización, y

Fallas en la selección y uso de los indicadores clave de procesos.

Respecto de la necesaria competencia en temas de SSO, lo que sucede es que muchas veces el

relevamiento del marco legal y el correspondiente análisis de su aplicación es realizado por

personas sin los conocimientos ni la información necesaria para un tema tan importante.

Consecuentemente, la calidad del diagnóstico determina la de los resultados del mismo.

Es importante contar con buen asesoramiento legal cuanto menos al inicio del proyecto, el cuales determinante para identificar adecuadamente el marco regulatorio en que desempeñan las

actividades de la empresa.



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PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

A nivel operativo, para un proyecto de implementación y certificación de OHSAS 18001 existe unaserie de etapas que deberían desarrollarse.

A continuación describimos esas etapas en términos de una secuencia cronológica e indicamos

las funciones que deberían ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecución de las mismas

y recursos externos necesarios. Debe tenerse presente que esto no es una metodologíaobligatoria, sino simplemente una secuencia típica:

Nº Etapas del Proyecto ResponsableRecursos

Externos

0

Diagnóstico inicial del Sistema de Gestión.

Evaluación del sistema de gestión de la organización desde la

perspectiva y requisitos de la norma OHSAS 18001.

Toda organización, desde el momento en que existe, tiene un

sistema de gestión el cual contiene algunos elementos que el

modelo OHSAS 18001 propone. Es importante saber que se debe

rescatar, mantener y mejorar, e identificar cuáles procesos

deberán diseñarse para “completar el modelo OHSAS 18001”

Es muy conveniente que el diagnostico sea realizado por un

Asesor Externo con adecuado conocimiento de la organización

para evitar complacencias que resten objetividad al diagnóstico.

Este proceso debe alcanzar los siguientes objetivos:

• Determinación del grado de cumplimiento de requisitos

normativos: análisis los resultados obtenidos y comparación

respecto de los requisitos de la norma de referencia, lo que

permite establecer el grado de cumplimento de éstos en el

Sistema de Gestión de la empresa, definiendo la brecha existente

entre el estado actual del SG y el estado “objetivo” que

representa la norma de referencia.

• Plan de Acción: sobre la base del grado de cumplimiento de

requisitos, se proponen un conjunto de acciones a tomar y

tiempos correspondientes, con el objeto de lograr la alineación el

SG con los requisitos de referencia, y de este modo alcanzar la

certificación de acuerdo a la norma de referencia.

Dirección Asesor Externo

1

Información y formación de los funcionarios designados para

liderar el tema de SSO sobre la norma OHSAS 18001.

La organización debería conocer, por su intermedio, los

fundamentos de sistemas de gestión y de la norma de referencia.

Representante

de SSOAsesor Externo

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Externos

2 Identificación de los Aspectos de SSO propios de la actividad, losproductos y servicios de la organización.Representantede SSO

Asesor Externo

3

Identificación del marco legal y regulatorio de SSO, incluyendo las

normas corporativas en caso de corresponda. Análisis de

aplicación de las normas aplicables.

Representante

de SSO Asesor Externo

4

Planificación de la implementación.

Esta etapa consiste de la elaboración de un Plan de diseño,

implementación y certificación del sistema de gestión de salud y

seguridad ocupacional de la organización.

Representante


5

Diseño y Documentación del Sistema de Gestión.

Esta etapa incluye la elaboración del Manual de Gestión de salud

y seguridad ocupacional.

Estos Manuales especifican al sistema, su estructura

organizacional, funciones y roles de cada una de los puestos. Se

complementan con procedimientos y otros documentos similares

que establecen los métodos, las responsabilidades, los registros e

indicadores de desempeño de los procesos.

Representante

de SSO

Asesor Externo

6

Capacitación y entrenamiento de los involucrados en los

procesos. Todos sus integrantes deben ser conscientes y

conocedores de los mismos.

Esta etapa completa la anterior, en que se define y documenta el

sistema de gestión.

Responsables deáreas de la

Organización.

Representante

de SSO

7

Implementación.

Esta etapa generalmente es simultánea con la anterior, consiste

en aplicar de manera efectiva, sostenida y disciplinada los

procesos definidos. A partir de la implementación, debe

monitorearse la eficacia de los procesos definidos. Es decir,

observar y evaluar si son adecuados para la organización y si

logran los objetivos definidos.

Responsables de

áreas de la

Organización.

Representante

de SSO

8

Realización de la primer Auditoría interna.

La auditoría interna es una visión crítica sobre el sistema

diseñado y sobre su implementación.

Es recomendable que sea realizada por auditores externos

experimentados y con conocimiento de la organización y sus

procesos

Equipo de

auditoresAuditor Senior



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Externos

9

Selección del Ente de Certificación

El Ente Certificador es clave para el proceso de mejora que la

organización inicia a partir de la implementación de su sistema

de gestión.

Los atributos de calidad de este servicio deberían ser: la

experiencia y conocimientos de los auditores, su capacidad para

detectar y su habilidad para comunicar hallazgos que nutran al

proceso de mejora.

El consejo de un Asesor Externo puede ser muy beneficioso. Los

asesores, profesionales expertos en estos temas, conocen la

clase de respuesta que los Entes Certificadores brindan.

Representante


10

Auditoria inicial por Tercera Parte.

A veces denominada y confundida con una visita de pre-auditoria

(cuya realización podría considerarse también), esta auditoria

tiene por finalidad verificar la Conformidad del sistema de

gestión diseñado y permite corregir las posibles fallas de diseño

antes de la Auditoría de Certificación.

Representante

de SSOEnte Acreditado

11

Auditoría de certificación.

Durante la auditoria los auditores verifican que los hallazgos de la

auditoria inicial, potenciales NO Conformidades, hayan sido

solucionados. Luego, los auditores se enfocan en la efectiva

implementación del sistema de gestión. Es decir que verifican por

medio de evidencias objetivas que los procesos se encuentran

debidamente implementados. Las verificaciones se realizan

mediante observaciones de campo, entrevistas al personal y

fundamentalmente a través de la revisión y análisis de registros.

Representante

de SSOEnte Acreditado

12

Auditorias de mantenimiento

Una vez recibida la certificación y obtenido el certificado, puede

comenzar a publicitar su éxito y promocionar su empresa. Para

conservar la certificación, lo único que deberá hacer es seguirutilizando el sistema de gestión de la calidad. La entidad de

certificación lo comprobará periódicamente para garantizar que

el SGC sigue cumpliendo los requisitos de la norma.

Representante

de SSO Ente Acreditado



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PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS

No todas las organizaciones enfrentan el proceso de implementación y certificación de su sistema

de gestión de salud y seguridad ocupacional en la misma situación en términos de recursos,

principalmente información y conocimiento, dos elementos indispensables para este tipo deproyecto.

Hay organizaciones ricas en conocimiento y talento gerencial, capaces de planificar, ejecutar,

analizar, evaluar el desempeño de manera sistemática y lograr la mejorar continuamente en su

área específica de negocio. Pero, la cuestión de SSO sin ser un tema inaccesible en general

requiere del aporte de expertos especialistas.

Es muy conveniente la participación y ayuda de esos profesionales cuanto menos en dos temas:la identificación del marco legal así como su aplicación y la definición de procesos de análisis de

aspectos, evaluación de impactos y del cumplimiento legal. Sin duda, un aporte de expertos

ahorra tiempo, recursos y problemas al final del proceso.En la mayoría de las organizaciones actuales se observan deficiencias en cuanto a la comprensión

del verdadero sentido y objetivo de la gestión de salud y seguridad ocupacional. Como ya

explicamos al comienzo esta deficiencia puede transformar a una herramienta eficaz en una

carga, que consume recursos y no agrega valor.

El seguimiento del avance del proyecto es otro de los campos de acción para el profesionalexterno. Se trata de un seguimiento activo, es decir que no se limita a “informar”, sino que avanzasobre las causas de los desvíos, el origen de los retrasos y hasta puede generar acciones para

corregir esos desvíos.

Por último y para las etapas finales del proyecto, es decir las auditorias de tercera parte, el Asesoro Consultor pone en juego todo su expertise para mantener bajo control el proceso de auditoría,ayudar a la comprensión entre auditores y auditados e incluso a generar alternativas y soluciones

frente a los hallazgos de los auditores.

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RESUMEN Y CONCLUSIONES

Es fundamental que la organización comprenda clara y correctamente el rol del sistema de gestión

de salud y seguridad ocupacional. También es importante diferenciar la gestión de salud y

seguridad ocupacional en su sentido más amplio de aquello que comprende OHSAS 18001.

A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestión de salud y seguridad

ocupacional en términos de OHSAS 18001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestióngeneral. Esa importancia se percibe claramente cuando las situaciones indeseables se presentan.

Por eso, de ninguna manera debe minimizarse el impacto en el negocio y sus resultados

financieros.

Implementar OHSAS 18001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organización, ya que

ayuda a proteger a la organización de errores, descuidos o fallas de alto impacto negativo en su

resultado financiero.

La organización no debería escatimar recursos en estos proyectos, aplica la lógica que “lo baratocuesta caro al final de todo”. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia de SSO siempre

exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el aporte de

especialistas es fundamental.

Es recomendable, casi imprescindible contar con un Consultor o Asesor Externo, aun cuando laorganización posea personal altamente capacitado y un sistema de gestión maduro. Y siempre

será importante hacer una muy correcta selección de los mismos.

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