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DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 1Communauté européenneFonds social européen
Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Gestion des crédits du FSE Objectif 3
Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004
Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004Services gestionnaires régionaux et nationaux
DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 2Communauté européenneFonds social européen
Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Programme de la présentation
Pourquoi une nouvelle circulaire ?
Contexte, objectifs et moyens
Structure du texte
Contenu détaillé
Présentation et échanges
DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 3Communauté européenneFonds social européen
Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Pourquoi une nouvelle circulaire ?
Adapter les prescriptions
des circulaires interministérielles 2002
Intégrer les enseignements à mi-parcours
de l’exécution du programme
Intégrer les préconisations émises
lors des audits nationaux et européens
Contexte
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Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Pourquoi une nouvelle circulaire ?
Maintenir et / ou renforcer
la dynamique de programmation
et de réalisation
Garantir un meilleur respect
des obligations communautaires
et des recommandations de la CICC
Objectifs
« Dépenser, sans avoir à rembourser »« Dépenser, sans avoir à rembourser »
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Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Pourquoi une nouvelle circulaire ?
Préciser et renforcer les délégations
des fonctions de gestion et de paiement
Extension à de nouveaux partenaires
pour démultiplier les ressources
et rapprocher la gestion des bénéficiaires
Meilleure définition des responsabilités
pour une meilleure exécution
Moyens
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Ministère de l’emploidu travail et de lacohésion sociale
Pourquoi une nouvelle circulaire ?
Assurer une meilleure « traçabilité »
de la piste d’audit Pour « fluidifier » les circuits administratifs et financiers
Pour un maximum de transparence lors des audits
Pour garantir la « bonne et saine gestion » financière
de l’argent public : efficacité, efficience et régularité
En précisant le contenu des déclarations de dépenses
à chaque niveau de gestion
En renforçant certaines étapes de la piste d’audit
jugées parfois insuffisantes lors des contrôles
Moyens
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Structure de la circulaire
1. Préciser les délégations
des fonctions de gestion et de paiement
1.1 - Autorité de gestion et de paiement du programme
1.2 - Délégations aux services centraux et déconcentrés
1.3 - Les autres acteurs de la piste d’audit
1.4 - Tableau comparatif Subv. globale / conv. cadre
1.5 - Définition de la notion de « Bénéficiaire final »
1.6 - Délégation des fonctions d’autorité de paiement
1.7 - Tableau récapitulatif du dispositif de gestion
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Structure de la circulaire
2. Garantir la « traçabilité » des crédits
par une meilleure définition des relations
entre les différents niveaux de gestion
2.1 - Assurer un pilotage efficace et régulier
de la programmation et de l’exécution des crédits
2.2 - Mettre en place les contrôles qualité gestion
2.3 - Accélérer les flux financiers
• 2.3.1 - Contenu et circuit des déclarations
de dépenses (« remontées » des dépenses)
selon le niveau de gestion
• 2.3.2 - Circuits financiers des crédits du FSE
(« versements » des crédits)
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Structure de la circulaire
3. Renforcer la piste d’audit des dossiers
3.1 - Garantir la cohérence des procédures
de marché public avec la « piste d’audit » FSE
3.2 - Renforcer l’animation pour améliorer
la quantité et la qualité des dossiers déposés
3.3 - Mieux formaliser le travail d’instruction,
de programmation et de conventionnement
3.4 - Renforcer le contrôle de service fait
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1. Renforcer les délégations de gestion
Volet national Acteurs
[et fondements juridiques]
à gestion directe à gestion déléguée
Volet régional (gestion déléguée)
autorité de gestion et de paiement en titre
METCS [DOCUP]
autorités de paiement déléguées
autorités de gestion déléguées
départements ministériels [protocole]
directions du METCS [notification d’agrément]
préfectures de région [circulaire]
organismes gestionnaires de subvention globale
organismes régionaux
[convention de subvention globale]
organismes intermédiaires
têtes de réseau national [convention cadre]
organismes nationaux ou locaux
[convention cadre]
organismes locaux [convention cadre]
organismes qui réalisent les actions cofinancées
opérateurs nationaux ou locaux
[convention ou arrêté]
opérateurs nationaux ou locaux
[convention ou arrêté]
opérateurs locaux [convention ou arrêté]
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Renforcer les délégations de gestion
pour limiter les risques de double financement…
… les autorités de gestion du volet national
informent les autorités de gestion déléguées
du volet régional des actions et dispositifs cofinancés
relevant du volet national
A noter
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Renforcer les délégations de gestion
Autoritésde gestion
Gestionnairesde subv. globale
Porteursde projet
Organismesintermédiaires
action
prestataire
Modes d’allocation
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Renforcer les délégations de gestion
Toute entité publique, dotée d’un comptable public
si « répartiteur » d’aides du FSE
et si nb actions sous-jacentes et montants le justifient
Entités privées : ass. support de PLIE + OPCA
Autres entités privées : autorisation préalable
du METCS, visée du CF central / dossier :
présentation de l’organisme et du dispositif concernés
apporter assurance / solvabilité et capacité
de la structure à redistribuer des aides communautaires
Organismes intermédiaires
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Renforcer les délégations de gestion
Inscription obligatoire dans le DOCUP Maîtrise de la programmation annuelle des crédits Maîtrise de la sélection des dispositifs éligibles Obligation d’une séparation fonctionnelle stricte Remise de rapports d’exécution annuels et final Responsabilité de l’évaluation de la subvention globale Possibilité de réaliser les contrôles par sondage Obligation de réaliser des contrôles qualité gestion Bénéfice automatique de crédits d’assistance technique
Les « + » de la subvention globale / convention cadre
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Renforcer les délégations de gestion
Art. 32 R1260/1999) : dépenses éligibles = « dépenses effectivement payées,
qui doivent correspondre
à des paiements exécutés
par les bénéficiaires finalsbénéficiaires finals
et justifiés par des factures acquittées
ou des pièces comptables
de valeur probante équivalente »
Définition du « bénéficiaire final »
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Renforcer les délégations de gestion
Art. 9-l R1260/1999 : « bénéficiaires finals » =
organismes et entreprises, publics ou privés,
responsables de la commande des opérations
si régimes d'aides […]
et si octroi d'aides par des organismes désignés
par les États membres
= organismes qui octroient les aides
Définition du « bénéficiaire final »
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Circulaire : « bénéficiaires finals » =
Règle générale
• entité juridique qui assure la réalisation des opérations
cofinancées et l’acquittement des dépenses
correspondantes, retenues comme éligibles
(rémunérations, prestations externes, fournitures, frais
généraux, etc.)
Définition du « bénéficiaire final »
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Cas particulier : organismes qui octroient les aides
• Organismes intermédiaires - bénéficiaires finals :
OPCA, communes et leurs groupements, étab. publics,
organismes sous tutelle, ass. têtes de réseau national, …
• Organismes intermédiaires NON-bénéficiaires finals
Conseils régionaux, conseils généraux
et structures porteuses d’un PLIE
Définition du « bénéficiaire final »
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Conséquence pour les déclarations
de dépenses à la Commission
les dépenses éligibles effectivement payées
par les destinataires ultimes peuvent être
considérées comme des « paiements effectués
par le bénéficiaire final »…
… si les participations publiques (y.c. FSE)
liées aux dépenses déclarées ont été payées
Définition du « bénéficiaire final »
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2. Garantir la « traçabilité »…
Etats d’avancement financier réguliers
à chaque réunion de l’instance de programmation
sur la base d’un tableau type…
… où montant programmé = aides FSE
des projets agréés y.c. tranches futures
+ avancement financier général du rapport d’exécution annuel
Assurer actualité et fiabilité des saisies / « appli FSE »
Pilotage de la programmation
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Garantir la « traçabilité »…
Contrôles qualité
Réaliser des contrôles qualité gestion Qui ?
• Autorités de gestion en titre et déléguées,
gestionnaires de subvention globale
Comment ?• cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02
• et recommandation CICC du 6.10.03
Quoi ?• Qualité des procédures internes et « externes »
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Garantir la « traçabilité »…
Contrôles qualité
Réaliser des contrôles qualité certification Qui ?
• Autorités de paiement en titre et déléguées
Comment ?• cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02
• et recommandation CICC du 6.6.03
Quoi ?• Qualité des déclarations de dépenses
et des circuits financiers
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Garantir la « traçabilité »…
Déclaration de dépenses
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Garantir la « traçabilité »…
Rappel : les coûts forfaitaires sont inéligibles
dépenses à déclarer : uniquement si contrôlées
délai de justification
< 16 mois - bénéficiaires finals
< 18 mois - org. Intermédiaires et gest. subv. globales
« bilans » = mode de présentation des dépenses
des gestionnaires pour leurs propres actions
A noter
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Garantir la « traçabilité »…
Chap. 43-72 : subventions et marchés publics
Déconnexion engagement juridique / comptable si la décision attributive exclut tout crédit Etat
si clause selon laquelle le paiement interviendra
sous réserve de la disponibilité des crédits
si présentation au TPG avant chaque CTS
du tableau de suivi des disponibilités de crédits
La procédure de déconnexion ne s’applique pas aux marchés publics des autorités de gestion, car…
• … risque de paiement d’intérêts moratoires
• … imputation possible d’une partie du marché sur chap. Etat.
Versement des crédits
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Respecter les 3 principes du CMP liberté d’accès à la commande publique
égalité de traitement entre les candidats
transparence de la procédure
Procédure allégée possible pour les services
de formation et d’insertion professionnelle mais s’agissant d’actions cofinancées par le FSE,
les directives européennes s’appliquent
donc assurer une publicité préalable adéquate
Marchés publics
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Définition des besoins / moyens disponibles
Mention FSE / supports de mise en concurrence (cahier des charges fortement recommandé)
Clauses spécifiques / acte d’engagement conditions d’éligibilité et d’octroi (unité quantitative de réf.)
clause de réfaction, bases de liquidation du marché
clause d’information des publics en cours d'exécution
clause de mise à disposition des piècesjustifiant de la réalité « physique » de la prestation
Liquidation du marché / après contrôle de service fait par un service distinct de celui en charge du marché
FSE et marchés publics
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Les marchés cofinancés par le FSEdoivent respecter les étapes de la piste d’audit la « Personne responsable du marché » (PRM)
est bénéficiaire final elle constitue un dossier de présentation du projet
• définition des besoins
• cahier des charges
instruction et sélection selon les procédures établies• NB : si possible, attendre l’agrément de l’opération
par l’instance de programmation avant la mise en concurrence pour éviter tout risque de modification du marché
la PRM établit des bilans intermédiaires et finals contrôle de service fait avant ou après paiement du marché
FSE et marchés publics
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Information et sensibilisation générale
sur une des priorités stratégiques du programme mesure d’intervention concernée (si éligible)
communication et sensibilisation généraleaux potentialités offertes en terme de financement assistance technique « hors plafond »
Accompagnement opérationnel (montage de dossiers)
si initiative individuelle du porteur de projet concernéqui sollicite l’organisme de son choix assiette éligible du projet
si mission transversale pour une mesure, un axe, confiée par le gestionnaire à une structure ad hoc agréée à cet effet assistance technique « sous plafond »
Animation : rappels techniques
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
« Traçabilité » des tâches effectuées système informatisé de suivi contenu du dossier archivé
Formaliser les principales étapes de la piste d’audit : fiche d’instruction : description, étapes de l’instruction,
questions posées et réponses apportées, … joindre les extraits des comptes-rendus des instances
de sélection, la notification des décisions de programmation l’acte contractuel (convention, arrêté, …) :
• comporte toutes les clauses obligatoires
• signé avant toute déclaration de dépenses
• le plus en amont possible de la réalisation du projetafin de respecter la logique de programmation des crédits
Formaliser la piste d’audit
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Impératif : seules les dépenses ayant fait l’objet
d’un contrôle de service fait peuvent être déclarées
Assuré par : autorités de gestion, gestionnairesde subvention globale et organismes intermédiaires externalisation possible
Formalisé : certificat et fiche détaillée de contrôle de service fait
• vérifications effectuées
• dépenses et ressources retenues
• motifs d’éventuels rejets de dépenses déclarées
méthode d’échantillonnage, la liste des pièces contrôlées
fiche de visite sur place
Contrôle de service fait
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3. Renforcer certains points de la piste d’audit
Contrôle de cohérence sur bilan pour tous les dossiers
cohérence des éléments quantitatifs, qualitatifset financiers ; conformité avec la convention
Contrôle sur pièces pour un nombre très significatif de dossiers
réalité et conformité financière des dépenseset des ressources
contrôle exhaustif des pièces : sinon échantillonnage
Contrôle sur place pour un nombre significatif de dossiers
réalité et conformité « physique » des dépenses
Contrôle de service fait
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Gestion des crédits du FSE Objectif 3
Présentation de la nouvellecirculaire de gestion 2004
Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004Services gestionnaires régionaux et nationaux
Merci de votre attention