come l’information technology può rendere i processi amministrativi più efficienti e trasparenti
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LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Come l’Information Technology può rendere i processi
amministrativi più efficienti e trasparenti Un sistema informativo per tracciare le attività e i tempi
Francesco Ferrante
01 luglio 2014
MASMaster in Management delle Aziende Sanitarie
I edizione
Master Universitario di II livello2013-2014
2LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
I ritardati pagamenti della PubblicaAmministrazione, e del Servizio SanitarioNazionale in particolare, derivano da:
Un problema sempre più attuale
Crisi Economica
Disequilibrio strutturale conti
Inefficienze organizzative
3LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Il tempo medio di pagamento dei fornitori dal ricevimento della fattura si assesta nei primi mesi del 2014, su base nazionale, poco sopra i 200 giorni (*)
Dimensioni del problema nel settore Sanità
*rilevazione Assobiomedica sui pagamenti delle Aziende Sanitarie Pubbliche
4LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
La situazione pero è molto variabile da regione a
regione
e da struttura a struttura
Dimensioni del problema nel settore Sanità
5LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Una possibile soluzione
Ridurre/eliminare inefficienze organizzative
Visione per processi
6LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Strutturale
Direzione Generale(Direttore)
UO0
Direzione Sanitaria(Direttore)
UO1
Direzione AmministrativaUO2
Gestione Risorse Finanziarie (Dirigente)
UO2.3
….(Dirigente)
UO2.n
Affari Legali e Generali
(Dirigente)UO2.2
Gestione Risorse Umane
(Dirigente)UO2.1
Distretti sanitari
Dipartimenti Sanitari
Ospedali
Distretto n (Dirigente)
UO1.n
Gestione Risorse Finanziarie(Dirigente)
UO1.n.n
Farmacia(Dirigente)
UO1.n.3
Gestione Risorse Umane
(Dirigente)UO1.n.1
Protocollo (Dirigente)
U=2.99
Protocollazione(Funzionario) PL2.99.1
Controllo di Gestione
(Funzionario POC)U2.3.2
Contabilità(Funzionario POC)
UO 2.3.1
Controllo Budget(Funzionario)PL2.3.1.2
Pagamenti e Tesoreria(Funzionario)PL2.3.1.3
Registrazioni contabili(Funzionario)PL2.3.1.1
Gestione gare acquisto(Funzionario)PL1.n.3.2
Magazzino(Funzionario)PL1.n.3.1
Funzionario POC
Ragioniere 1 Ragioniere 2
Controller 1 Controller2
Contabilità UO 2.3.1
Ruoli/Risorse umane
Registrazioni contabiliPL2.3.1.1
$
Pagamenti e tesoreriaPL2.3.1.3
MICROSOFT CORPORATION
Controllo BugetPL2.3.1.2
Posti di Lavoro (PL)
Sistema informativo Contabile PCPC
Attrezzature da ufficio
Risorse strumentali
7LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Funzionale
A0
Gestione Protocollo
A1
Gestione Magazino
A3
Controllo Amministrativo
A4
Registrazioni contabili
Fattura Fornitore
Personale
Personale
Attrezzature
Attrezzature
Verifica fornitura
Verifica Amm.va/Contabile
Personale
Attrezzature
Personale
Attrezzature
A5
Pagamenti e Tesoreria
Scrittura prima nota
Mandato di pagamento
Personale
Attrezzature
8LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Processi
Arrivo
Registrazione Attesa pazientiVista e
prescrizione
Uscita
Intervento e
Ospedalizzazione
Ricovero
De
ge
nza
Pro
nto
So
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rso
9LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e
monitorare i processi
Principali caratteristiche
sistema web-based
scalabilità
parametrizzazione utenti
sistema avanzato di alerting (dashboard, mail, sms)
individuazione immediata del responsabile di ogni step del processo;
avvio step anche in maniera automatica e/o temporizzata;
interfacciamento con altre Sistemi informativi aziendali;
composizione grafica dei processi;
controllo grafico dello stato degli iter;
reportistica di controllo
10LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Processo di riferimento
Arrivo fattura
Controllo
fornitura
Controllo
contabile
Registrazione
movimento
contabile
Registrazione
pagamento
Controllo e
autorizzazione
pagamento
Contenzioso
Mandato di
pagamento per
Tesoreria
Prot
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agio
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Interruzione
processo per
verifca
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo
16LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato
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Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato
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Vantaggi del Sistema
Efficienza – non richiede sforzi aggiuntivi al personale dell’azienda anzi riduce notevolmente sia il carico di lavoro che la percentuale di errori
Efficacia – il tracciamento informatico dei processi, l’esecuzione automatica di alcuni step e il sistema di alerting consente l’abbattimento massiccio dei tempi di latenza delle varie pratiche
Trasparenza - Un sistema di tracciamento dei processi come quello appena illustrato permette anche di rispondere agli obblighi di trasparenza ai quali la PA deve sottostare (Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013).