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Colegio Nacional de Educación Profesional TécnicaCONALEP
Reuniones para la actualización de los instrumentosde Control y Consulta Archivística
México, septiembre 2013 JARD Corporativo S.C.
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Producción Integración Clasificación y ordenación Descripción Acceso Valoración Conservación y
preservación
Gestión integral de todos los procesos documentales
Archivar
Controles y políticas Manuales Cuadro de
ClasificaciónInventarios,
catálogos y guíasVales de préstamo e historiales de acceso
Catálogo de Disposición Documental
Planes preventivos y bitácoras
Gestión de la información vs. Archivación de documentos
Instrumentos de control archivístico en los que se apoya la gestión integral de documentos
JARD Corporativo S.C2013
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Gestión de la información y ciclo vital de la documentación
Gestión de la Información
Producción
Integración
Clasificación y ordenación
Descripción
Acceso
Valoración
Conservación
Ciclo vital
DifusiónJARD Corporativo S.C2013
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Ciclo Vital de la Información Documental
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Ciclo vital y archivos: continente de la información
Fase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de Archivos
Activa Uso frecuente para la atención Archivo de Trámitede trámites y asuntos
Semiactiva Uso de referencia, Archivo de Concentraciónconservación precautoria
Histórica Uso testimonial/investigación Archivo Histórico
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Integración de la Información Archivística
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Contexto y contenido del documento de Archivo
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1. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa
productora3. No. de identificación
asignado al documento4. Breve extracto del asunto
de que trata5. Fecha del documento6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas10. Siglas del funcionario que
elabora el documento y de quien lo mecanografió
Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde
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Concepto de Expediente
Expediente o unidad de Documentación compuesta
Se entiende como la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia o que son resultado de un mismo proceso de gestión y que se integran en una sola unidad de instalación (Fólder, carpeta, legajo)
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Ejemplo de una portada estandarizada del expediente
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1. Logotipo institucional2. Datos asociados a la
información y su carácter público, restringido, confidencial etc.
3. Vigencias, plazo de conservación, fecha de transferencia y disposición del expediente de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental institucional
4. Código clasificador del expediente de conformidad con el Cuadro de Clasificación Archivística
El expediente es la unidad de trabajo básica de la Clasificación de Archivos
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Concepto y formación de Series documentales
Serie Documental:
Es el conjunto de expedientes que se relacionan entre sí porderivar del desempeño de una misma función genérica dada por mandato jurídico o administrativo a un sujeto productor, esto es, a una oficina, área o unidad administrativa de cualquier institución.
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Ejemplo de una Serie documental formada por expedientes de cursos diversos pero que derivan de una función genérica común: la Capacitación
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Los expedientes así formados no deben desvincularse de la serie a la que pertenecen, pues constituyen un todo orgánico
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Sección Ahora bien, el conjunto de series documentales de un solo sujeto
productor da lugar a la creación de un fondo documental.
Este fondo, sin embargo, puede estar dividido en “secciones”, para diferenciarlo según su procedencia institucional o por las atribuciones genéricas que se le asignaron al sujeto productor
Una sección se define de la siguiente forma:
Cada una de las divisiones del fondo de archivo, consistente en las divisiones de la estructura interna del sujeto productor que lo origina, o bien por sus atribuciones genéricas, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
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Fondo de archivo
El fondo de archivo se define de la siguiente forma:
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica
(tomado de los Lineamientos para la organización y conservación de Archivos AGN/IFAI (D.O. 20de Febrero De 2004)
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Archivo: conjunto orgánico y organizado de información
JARD Corporativo SC
México, 2013
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Diseño Institucional para la operación de los Archivos
(Oficialía de Partes)
Archivo de TrámiteArchivo de Trámite
Archivo de Trámite Archivo de Trámite
Archivo deConcentración
Archivo Histórico
Fase activa
Fase Semiactiva
Fase Histórica
Ciclo vitalRed integrada de Archivos
Valor primario
Valor secundario
Valoración
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Categorías descriptivas usadas en la clasificación
Árbol de descriptivoFondo
SecciónSección Sección
Serie Serie
Expedientes
Expedientes
Documentos
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Valoración documental
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Disyuntivas de la Valoración
Valoración
Disposición
Selección
Depuración
Circulación de los documentos a lo largo de suCiclo de vida
Resguardo masivo y anárquico de losdocumentos
JARD Corporativo S.C.2013
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Valores y funciones en Schellenberg
JARD Corporativo S.C.2013
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Series comunes(adjetivas/
facilitativas)
Series comunes
1. Guardan homogeneidad funcional aunque hayan sido generadas por diversos productores2. Están reguladas por normas de procedimiento o tramitación genéricas3. Podrían generarse normas regulatorias estandarizadas para su gestión y valoración
Recursos Humanos
Recursos materiales
Recursos financieros
Servicios generales
JARD Corporativo S.C.2013
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Valoración de series comunes y sustantivas
Series Sustantivas
1. Son producidas por un solo sujeto productor en concordancia con sus atribuciones reglamentarias2. Es sólo el sujeto productor quien puede determinar los valores primarios asociados a la informaciónque contienen.3. Pueden valorarse a escala institucional con la participación de grupos multidisciplinarios
Series sustantivas
Expedientes migratorios
Juicios
Averiguaciones previas
Concesiones y permisos
Dictámenes y opiniones técnicas o jurídicasJARD Corporativo S.C.2013
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Catálogo de disposición documental
Definición:
• Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los expedientes
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Diseño institucional para la operación de Archivos
Ciclo Vital/ Sistema Institucional de Archivos/Valoración
CyAT UAC UAH
Depuración
1ª. Fase Activa o de Gestión 2ª. Fase Semiactiva o de Conservación precautoria
3ª. Fase Inactiva o Histórica
Valor primario Valor secundario
José Antonio Ramírez Deleón 2013
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JARD Corporativo S.C.2013
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Fase de control: aplicación del CDD y los instrumentos de control de transferencias
CDD
Inventarios de transferencia primaria
Inventarios de transferencia secundaria
Inventarios de depuración
Calendarios de caducidades
Cédulas de disposición
JARD Corporativo S.C.2013
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Inventario de transferencia primaria
Unidad administrativa: __________________________________ Hoja _____ de ______Área productora: _______________________________________
Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____
Elaboró: Vo.Bo.: Recibió:
______________________ ______________________ _____________________Archivo de trámite Titular Área productora Archivo de Concentración
Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha de entrega:____/_____/______
No. SerieExpediente Clasificación Años VAC Disposición Carácter Observaciones
JARD Corporativo S.C.2013
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Inventario de transferencia secundaria
Fondo: ______________________________ Sección:___________________________________________________________ Hoja ____ de _________
Unidad Administrativa productora: ____________________________________
Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____
Elaboró: Vo.Bo.: Recibió:
______________________ ______________________ _____________________Archivo de Concentración Titular A.C. Archivo Histórico
Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha entrega: _____/_____/________
No. SerieExpediente Clasificación Años Volúmenes Edo. de Conservación
Carácter Observaciones
JARD Corporativo S.C.2013
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Transferencia documental: procedimiento para la circulación de archivos
JARD Corporativo SC
México, 2013
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Marco normativo de la valoración
AGN/IFAI
Ley Federal de Archivos (2012)
Lineamientos (2004)
Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del
Gobierno Federal (2004/2012)
Guía para la identificación de series documentales con valor
secundario (2009)
Instructivo para la elaboración del CDD (2004/2012)
Instructivo para la trasferencia de archivos en soporte papel
dictaminados con valor histórico por el AGN (2010)
JARD Corporativo S.C.2013
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Regulación y control del procedimiento de baja documental
AGN
Dependencias y entidades
de la APF
1. Solicitud de dictamen2. Inventario de baja o transferencia3. Inventario de baja contable4. Ficha técnica de prevaloración5. Declaratoria de prevaloración
1. Dictamen2. Acta de baja3. Acta de Transferencia
Sitio WEB 1 AñoInventario baja 5 años
JARD Corporativo S.C.México, 2013