CLOUDFILE 1  

           

Table  of  Contents  

Getting  Started  .............................................................................................................................................  2  Creating  &  Editing  Folders  .....................................................................................................................................................  2  Subscribing  to  Folders  ...........................................................................................................................................................  3  Lease  Details  ..........................................................................................................................................................................  4  Folder  Quick  Identification  Guide  ..........................................................................................................................................  5  

Archiving  Files  ...............................................................................................................................................  6  Uploading  Files  ......................................................................................................................................................................  6  Faxing  Files  .............................................................................................................................................................................  8  Emailing  Files  .........................................................................................................................................................................  9  

Managing  Files  .............................................................................................................................................  10  File  Quick  Identification  Guide  ............................................................................................................................................  11  

Sharing  Folders  &  Files  .................................................................................................................................  12  Sharing  Folders  ....................................................................................................................................................................  12  Sharing  Files  .........................................................................................................................................................................  14    

USER GUIDE

CLOUDFILE

2 CLOUDFILE  

Getting  Started  

Creating  &  Editing  Folders  Begin  by  clicking  CloudFile  on  the  blue  menu  bar.      

   Click  Edit  Folder  Structure  to  add  or  edit  folders.  Remember,  when  you  edit  the  folder  structure  it  affects  the  folder  structure  across  your  entire  company.    

   Click  the  type  of  folder  that  you  want  to  add  or  edit:  Company,  Region,  Property,  Apartment  or  Resident.  Company,  Region  and  Property  folders  are  only  visible  on  the  CloudFile  page,  but  Apartment  and  Resident  folders  also  appear  on  the  Lease  Details  page.  See  Lease  Details  on  page  4.    

   To  add  a  new  folder,  click  Add  New  Top  Level  Folder.    

 

CLOUDFILE 3  

When  you  add  your  first  folder  you’ll  be  prompted  to  set  the  access  levels  for  the  folder.  Access  levels  are  based  on  existing  permission  levels  at  your  company,  e.g.  General  Manager,  Regional  Manager,  On-­‐Site  Manager,  etc.  Each  subsequent  folder  you  create  will  default  to  the  access  levels  of  your  first  folder  unless  you  specify  otherwise.    

   

You  can  edit  or  delete  an  existing  folder  by  clicking  the   icon.  As  a  safeguard  against  accidental  file  loss,  you  can’t  delete  a  folder  if  it  contains  any  files.  You’ll  need  to  delete  the  files  individually  or  move  them  to  another  folder  first.    

You  can  add  a  folder  within  an  existing  folder  by  clicking  the  icon.  

 

Subscribing  to  Folders  Subscribing  to  a  folder  allows  you  to  receive  email  notifications  anytime  someone  edits  or  adds  files  to  the  folder.    

To  subscribe  click  the icon.  Click  Subscribe  in  the  popup  window  to  confirm.    

 

4 CLOUDFILE  

 

Lease  Details  Company,  Region  and  Property  folders  are  only  visible  on  the  CloudFile  page,  but  Apartment  and  Resident  folders  also  appear  on  the  Lease  Details  page.  The  Lease  Details  page  is  used  for  managing  individual  leases.  You  can  get  to  the  Lease  Details  page  at  any  time  by  selecting  Recent  Leasing  Activity  from  the  Leasing  menu  and  clicking  the  name  of  the  renter  whose  Lease  Details  you  want  to  view.    

   

Use  the  search  box  to  find  leases.  You  can  search  by  apartment  number  or  resident  name.    

   Click  the  resident’s  name  to  view  the  Lease  Details  page.    

       

CLOUDFILE 5  

Folders  and  files  archived  in  CloudFile  will  appear  in  the  CloudFile  section  of  the  Lease  Details  page.    

   

Folder  Quick  Identification  Guide  Note  that  certain  actions  may  be  unavailable  to  you  depending  on  your  access  level.    

  System  created  folder—cannot  be  modified  

  User  created  folder  

  Folder  with  restricted  access  level  

 Click  to  edit  a  folder  

 Click  to  add  a  folder  within  a  folder  

 Click  to  subscribe  to  a  folder  

  Folder  you  are  subscribed  to  

 Click  to  edit  sharing  options  

 Folder  with  sharing  enabled  

 

6 CLOUDFILE  

Archiving  Files  

Uploading  Files  To  upload  a  file,  click  CloudFile  on  the  blue  menu  bar.    

   Use  the  menu  to  select  the  appropriate  community  (if  you  have  access  to  multiple  communities).    

   Use  the  CloudFile  search  to  find  the  folder  that  you  want  to  upload  to.    

   

Click  Advanced  Search  to  refine  your  search  results.    

   

             

CLOUDFILE 7  

Click  the  folder  to  locate  it  within  the  file  tree.    

   

Return  to  search  results  by  clicking  the  saved  search  tab.    

   

Once  you’ve  found  the  right  folder,  click  the icon.  Drag  files  to  the  upload  window  or  click  Add  Files  to  select  them  from  your  computer.      

   

When  you’re  done  adding  files  to  the  upload  window,  click  Start  Upload.    

 

 

   

8 CLOUDFILE  

Faxing  Files  To  add  a  file  via  fax,  find  the  folder  that  you  want  to  fax  the  file  to  and  click  Send  by  Fax.    

   

Enter  the  file  name,  date  and  any  additional  comments  and  then  click  Print.    

   Place  the  printed  fax  cover  sheet  on  top  of  the  documents  you  want  to  archive  and  fax  them  to  On-­‐Site’s  main  fax  number:  (877)  329-­‐6674.  You  can  bundle  multiple  documents  under  one  cover  sheet.  You  can  also  fax  multiple  bundles  in  one  fax  transmission  by  separating  each  bundle  with  its  own  cover  sheet.    Remember,  fax  cover  sheets  are  folder  specific.  To  ensure  your  files  are  faxed  to  the  right  folder,  use  the  specific  cover  sheet  for  the  folder  you’re  faxing  files  to.    

   

 

   

CLOUDFILE 9  

Emailing  Files  

To  add  a  file  via  email,  find  the  folder  that  you  want  to  fax  the  file  to  and  click  the icon.    Turn  sharing  on  for  the  folder.    

   When  you  turn  sharing  on,  the  folder  will  be  assigned  its  own  email  address,  which  you  should  copy  or  save  to  your  contacts.  Anytime  you  send  the  folder  an  email  with  an  attachment  the  attachment  will  be  added  to  the  folder  in  CloudFile.    Remember,  CloudFile  emails  are  folder  specific.  To  ensure  your  files  are  emailed  to  the  right  folder,  use  the  specific  email  for  the  folder  you’re  emailing  files  to.    

   

 

10 CLOUDFILE  

Managing  Files  To  manage  or  edit  a  preexisiting  file,  click  CloudFile  on  the  blue  menu  bar.    

   Select  a  property  using  the  menu.    

   

Use  the  CloudFile  search  to  find  the  file  that  you  want  to  edit.    

   

Click  the  file  to  view  its  location  in  the  file  tree.    

   

Click  the icon  to  edit  the  file.    

 

 

   

CLOUDFILE 11  

File  Quick  Identification  Guide  Note  that  certain  actions  may  be  unavailable  to  you  depending  on  your  access  level.    

  Save  the  file  to  your  computer  

  Preview  the  file  

  Edit  the  file  

  Delete  the  file  

 Locate  the  file  in  the  file  tree  

 Click  to  edit  sharing  options  

 File  with  sharing  enabled  

12 CLOUDFILE  

Sharing  Folders  &  Files  

Sharing  Folders  Sharing  folders  allows  people  outside  of  CloudFile  (like  your  applicants,  residents  and  vendors)  to  upload  files  to  CloudFile.  

To  share  a  folder,  first  navigate  to  the  appropriate  folder  and  click  the icon.    Turn  sharing  on  for  the  folder.    

   When  you  turn  sharing  on  for  the  folder,  the  folder  will  be  assigned  its  own  email  address,  which  you  should  copy  or  save  to  your  contacts.  Anytime  someone  sends  the  folder  an  email  with  an  attachment,  the  attachment  will  be  added  to  the  folder  in  CloudFile.    Remember,  CloudFile  emails  are  folder  specific.  To  ensure  your  files  are  emailed  to  the  right  folder,  use  the  specific  email  for  the  folder  you’re  emailing  files  to.    

   

Shared  folders  also  have  their  own  dedicated  public  upload  page.      Remember,  upload  pages  are  folder  specific.  To  ensure  your  files  are  uploaded  to  the  right  folder,  use  the  specific  upload  page  for  the  folder  you’re  uploading  files  to.    

   

 

CLOUDFILE 13  

Anyone  who  has  the  link  to  the  upload  page  can  upload  files  directly  to  that  folder.    

   

You  can  invite  people  to  share  by  entering  their  email  address  in  the  invite  box.  Recipients  can  reply  and  any  attachments  are  added  to  the  appropriate  folder  within  CloudFile.    

   

 

 

 

 

   

14 CLOUDFILE  

Sharing  Files  In  addition  to  sharing  folders,  CloudFile  allows  you  share  specific  files.  Sharing  files  allows  people  outside  of  CloudFile  (like  your  applicants,  residents  and  vendors)  to  download  files  from  CloudFile.    

To  share  a  file,  first  navigate  to  the  appropriate  file  and  click  the icon.    

   Turn  sharing  on  for  the  file.    

   Copy  the  download  link  and  email  it  to  the  person  you  want  to  share  the  file  with.    

   

For  added  security,  add  a  PIN  to  the  file.  Doing  so  will  require  the  person  you’re  sharing  the  file  with  to  enter  the  PIN  before  downloading  the  file.  PINs  should  be  shared  over  the  phone  or  in-­‐person  only.    

   

CLOUDFILE 15  

Once  you  send  the  download  link  the  recipient  can  click  the  link  and  download  the  file.