SGI

Monitorando Pessoas: Banco de Dados e Sistemas de

Informações de RH

Jeane A. Menegueli

Introdução A todo momento os gerentes de linha tomam

decisões com relação a seus subordinados, ao mesmo tempo em que os funcionários estão acessando as informações a seu respeito e os especialistas de RH estão analisando e pesquisando informações sobre a força de trabalho e suas características e necessidades.

Isto requer um sistema integrado de informações que permita a descentralização do processo decisorial de maneira eficiente e eficaz.

Comunicação Interna

Era da informação: as organizações necessitam de sistemas de informação adequados para lidar com a complexidade ambiental e para transformar seus funcionários em parceiros e agentes ativos da mudança e da inovação.

Uma das mais importantes estratégias para a Gestão de Pessoas reside na intensa comunicação e retro ação com os funcionários.

O sistema de informação proporciona a visibilidade adequada para que gerentes de linha e funcionários possam navegar e trabalhar frente a metas e objetivos mutáveis e complexos.

As necessidades de RH da organização mudam conforme os imperativos que a organização recebe do ambiente, ele depende da tecnologia da informação para tomar suas decisões.

Essa tecnologia para dar suporte ao sistema está se desenvolvendo rapidamente.

Os avanços tecnológicos permitem que os sistemas de informação de RH sejam sofisticados e abertos para todos os clientes internos.

Como regra geral, os gerentes de linha devem enfatizar a comunicação com os demais membros da organização, não somente porque a comunicação é o meio primário de conduzir as atividades da organização, mas também porque ela é a ferramenta básica para satisfazer as necessidades humanas dos funcionários.

A Necessidade de Informações

A Gestão de Pessoas requer o processamento de muitas informações sobre as pessoas para que os especialistas de staff e os gerentes de linha possam tomar decisões eficazes e adequadas.

O sucesso de um programa de RH depende basicamente de como o sistema de informação é planejado e desenhado.

Quanto mais informações, tanto menor a incerteza quanto às decisões a tomar.

Inicialmente, os sistemas de informação sobre as pessoas eram privativos da área de RH, quando ela monopolizava todas as decisões com relação aos funcionários.

Depois, os sistemas de informação de RH foram descentralizados e passaram a incluir os gerentes de linha, para que estes pudessem tomar suas decisões a respeito dos subordinados.

Mais recentemente, os sistemas de informação estão se abrindo também para os funcionários, a fim de que eles recebam informação e retro ação sobre seu próprio desempenho e situação na organização.

E como se pode extrair o conhecimento produtivo da informação dispersa? Duas tendências tecnológicas estão

por aí. De um lado, a disseminação das Intranets e dos softwares para trabalho em grupo (groupware), aproveitando a Internet. De outro lado, a digitalização dos documentos, que torna disponíveis as informações em qualquer lugar.

Na primeira tendência, a Intranet permite reunir e aproximar pessoas distantes com grande economia de tempo. A Price Waterhouse tem uma base de dados que guarda todo o conhecimento da empresa e é acessada por 60 mil pessoas nos vários cantos do mundo. E possível encontrar em minutos informações que antes eram acessadas em dias.

A Souza Cruz dispõe de um software que gerencia os conhecimentos da empresa e é utilizado por 19 mil usuários no mundo, sendo 2.500 no Brasil.

As informações são trocadas através de correio eletrônico (e-mail) por mais de 100 grupos de discussão. Mas os programas de colaboração ou comunicação, por mais interativos que sejam, ainda se defrontam com as barreiras da burocracia.

Na segunda tendência estão os investimentos em digitalização, principalmente na área bancária, na qual a recuperação de informações precisa ser rápida. A Companhia Siderúrgica Nacional (CSN) gastou US$ 3 milhões para digitalizar imagens de peças de manutenção. Com isto, reduziu o tempo médio do reparo de máquinas de 60 para 42 minutos. Pouca diferença?

Considerando que a CSN faturou US$ 2,5 bilhões em 1997, um minuto parado representa perda de US$ 5 mil. Somente a tecnologia digital é capaz de transformar a informação em conhecimento, o que representa uma questão de sobrevivência para as empresas.

O formato digital já está sendo reconhecido em juntas comerciais, cartórios, receita federal, prontuários de motoristas e registros de funcionários.

Banco de Dados de RH A base de todo sistema de informações é o

banco de dados. O banco de dados funciona como um sistema de armazenamento e acumulação de dados devidamente codificados e disponíveis para o processamento e obtenção de informações.

Dados são os elementos que servem de base para a formação de juízos ou para a resolução de problemas. Um dado é apenas um índice ou um registro.

Do ponto de vista da teoria das decisões, a organização pode ser visualizada como uma série estruturada de redes de informação que ligam as necessidades de informação de cada processo decisório às fontes de dados. Embora separadas, essas redes de informação sobrepõem-se e interpenetram-se de maneira complexa.

Gestão de Pessoas requer a utilização de vários bancos de dados interligados que permitam obter e armazenar dados a respeito de diferentes estratos ou níveis de complexidade, a saber:

Cadastro de pessoal: dados pessoais sobre cada funcionário.

Cadastro de cargos: dados sobre os ocupantes de cada cargo.

Cadastro de seções: dados sobre os funcionários de cada seção, departamento ou divisão.

Cadastro de remuneração: dados sobre os salários e incentivos salariais.

Cadastro de benefícios: dados sobre os benefícios e serviços sociais.

Cadastro de treinamento: dados sobre programas de treinamento.

Cadastro de candidatos: dados sobre candidatos a emprego.

Cadastro médico: dados sobre consultas e exames médicos de admissão, exames periódicos etc.

Outros cadastros dependendo das necessidades da organização, da ARH, dos gerentes de linha e dos funcionários.

A manutenção e atualização dos bancos de dados é da responsabilidade dos seus usuários, isto é, dos especialistas de RH, dos gerentes de linha e dos próprios funcionários. Todos estão envolvidos na tarefa de manter os bancos de dados devidamente atualizados.

Quando centralizam a administração dos bancos de dados na ARH, muitas organizações precisam fazer periodicamente recadastramentos ou recenseamentos para atualização dos dados pessoais de seus funcionários.

Sistemas de Informação de RH

Existem dois objetivos básicos para o sistema de informação sobre os funcionários. Um dos objetivos é administrativo, ou seja: reduzir os custos e tempo de processamento da informação. O outro é proporcionar suporte para decisão, ou seja: ajudar os gerentes de linha e funcionários a tomar melhores decisões.

Sistemas de Informação para a ARH (Administração de Recursos Humanos)

É o sistema de informação mais abrangente sobre a força de trabalho e serve para análises e ações da área de Gestão de Pessoas. Portanto, atende às necessidades dos especialistas de RH. O primeiro passo consiste em saber exatamente as necessidades de informação para a Gestão de Pessoas.

Geralmente, o sistema de informação para a ARH cobre os seguintes aspectos:

Planejamento estratégico de RH. Formulação de objetivos e programas de ação

em RB. Registros e controles de pessoal para efeito de

folha de pagamento, administração de férias, 13º salário, faltas e atrasos, disciplina etc.

Relatórios sobre remuneração, incentivos salariais, benefícios, recrutamento e seleção, plano de carreiras, treinamento e desenvolvimento, higiene e segurança do trabalho, área médica etc.

Relatórios sobre cargos e seções.

A questão é saber exatamente o que manter nos termos atuais e o que transferir para o sistema. O sistema computadorizado aumenta o valor da informação para o gerente de linha na medida em que a fornece de maneira mais fácil e rápida.

Muitas organizações avaliam formalmente os efeitos de seus sistemas de informação sobre RH.

Geralmente, as avaliações se baseiam em comentários informais dos gerentes e funcionários recebidos pelo staff de RH.

Um outro método de avaliação consiste em monitorar os níveis de utilização do sistema. Quanto mais o sistema é usado, mais ele se aproxima dos objetivos de eficiência.

Um tipo de monitoração do sistema é o registro da freqüência de utilização pelos usuários e das utilidades que ele proporciona.

Pergunta

No seu ponto de vista, quais as vantagens de se utilizar Banco de Dados e/ou Sistemas Gerenciadores de Informações na área de RH/gestão de pessoas?

Envie sua resposta para jeane.cead@gmail.com