Climate Smart Communities: A Regional Outreach Plan for Central New York 

 A.   Introductory Overview B.   Identification of, and engagement with, key partners C.   Methods to provide information, guidance, and training to Climate Smart Communities 

Outreach to Climate Smart Communities Website Enhancement PowerPoint Slide Presentation Webcasts Speakers Bureau Outreach to Colleges and Universities Bright Future Climate Awareness Program 

D.    Marketing material   Publications   Media Outreach E.    Event planning 

Central New York’s Lead‐By‐Example Workshops F.   System for measuring and tracking progress 

A. Introductory Overview The Climate Smart Communities Outreach Plan is designed to engage with local governments on climate action within Central New York and to recruit local governments to the Climate Smart Community (CSC) program. The outreach information found below includes methods for regional collaboration, specific goals for education and training, services for local governments, marketing materials, event planning, and a system for measuring and tracking progress.   The Central New York Regional Planning Board (CNYRPDB) will provide services and resources to municipalities throughout our five‐county region, including Madison, Oswego, Onondaga, Cortland, and Cayuga counties. The Outreach Plan is based on education and regional collaboration goals. The CNYRPDB will reach out to municipalities to reinforce climate change and adaptation principals; will provide resources for local program identification, scoping, and implementation; and will encourage interagency collaborations to support sustainable practices by stakeholders and policy makers. The Outreach Plan will enable the CNYRPDB to continue the Central New York Climate Change Innovation Program (C2IP) originally funded through the US EPA Climate Showcase Communities program. C2IP was developed to work with local municipalities to engage in climate action by conducting emissions inventories, developing climate action plans, implementing local clean energy demonstration projects, and engaging local constituents in programs that encourage the adoption of conservation practices and renewable energy technologies.   

1  

  

Through implementation of the Outreach Plan, the CNYRPDB will continue to serve as a regional resource center for climate information. We will maintain a comprehensive summary of national, state, and local funding opportunities, educational workshops, and technical assistance resources. This information will help municipalities to strengthen local capacity to implement sustainable practices. Opportunities for technical assistance will be compiled from groups such as USEPA, NYSDEC, Smart Growth America, Global Green, the National Association of Regional Councils, and others, and shared with CSC municipalities.   The CNYRPDB will also make additional climate information available to targeted Central New York municipalities, including guidance on developing greenhouse gas inventories, climate action plans, hazard mitigation plans, and local laws (model ordinances); opportunities for regional collaboration to reduce costs and improve efficiency; grant opportunities and incentive programs; and project development and implementation.   Education and regional collaboration are essential ingredients to the success of this outreach effort. The CNYRPDB is committed to promoting, facilitating, and coordinating regional efforts in order to educate municipal officials, encourage partnerships, provide resources for project implementation, and to support local participation in the Climate Smart Communities program.  We will focus on a “lead by example” approach in order to add relevance, credibility, and significance to our outreach efforts. The CNYRPDB will provide background information on the causes of climate change with science‐based observations and will encourage changes in behavior and policy at the local level. Intermunicipal and regional collaborations will be encouraged in order to maximize program efficiency, reduce duplication of efforts, and provide financial savings for municipalities.    The CNY RPDB is recognized throughout the region as an important resource and support organization that is able to access technical resources from federal, state, and local energy, environmental, and economic development programs. We will work with municipalities and the public to provide these resources and technical assistance to improve energy efficiency of city and county facilities and operations and to facilitate access to CSC programs.   

B. Identification of, and engagement with, key partners CNYRPDB will reach out to county, city, town and village representatives within 13 Central New York municipalities. Collaborations will also be reinforced with local organizations including, but not limited to:  Cayuga County Chamber of Commerce Center State Corporation for Economic Opportunity Cornell Cooperative Extension Cortland County Chamber of Commerce County Environmental Management Councils County Water Quality Coordinating Committees Environmental Finance Center Greater Syracuse Chamber of Commerce League of Women Voters  

Home Builders and Remodelers of Central New YorkNew York State Association of Towns Operation Oswego County (Chamber of Commerce) Schools and the School Superintendant Association Sierra Club, Iroquois Chapter Sustainable Upstate Network  Syracuse Center of Excellence Syracuse Metropolitan Transportation Council The Upstate NY Chapter of the U.S. Green Building 

2  

  

Museum of Science and Technology New York State Builders Association 

Council

 CNYRPDB will collaborate with these organizations on CSC recruitment and outreach. We will also establish partnerships with Chambers of Commerce in smaller municipalities and with retail associations and business improvement districts within municipalities. Homeowners, businesses, and contractors will be encouraged to participate in the Home Performance with ENERGY STAR® Program and the ENERGY STAR® Homes Program, the Green Jobs‐Green New York Program, and other relevant opportunities.  The CNYRPDB will provide specialized CSC assistance to the following priority municipalities:   

 County NYS Climate 

Smart Communities 

 Municipalities in 

the EPA Climate Program 

 

  

C2IP 

 Area (mile2) 

 Population 

2010 

Cayuga  City of Auburn  No  No  8.4  27687 Cortland 

 City of Cortland  Yes  Yes  3.9  19204 Town of Preble  Yes  Yes  27.6  1393 

Madison 

County of Madison 

Yes  Yes  660.8  73442 

Town of Cazenovia 

No  No  51.6  7086 

Onondaga  

City of Syracuse  Yes  Yes  25.6  145170 County of Onondaga 

No  No  660.8  467026 

Town of DeWitt  Yes  Yes  33.7  25838 Town of 

Skaneateles Yes  No  48.8  7209 

Village of Skaneateles 

No  Yes  1.7  2450 

Village of Fayetteville 

No  No  1.7  4373 

Oswego  

City of Oswego  Yes  Yes  11.3  18142 County of Oswego 

No  No  1400.9  122109 

  

3  

  

C. Methods to provide information, guidance, and training to Climate Smart Communities 

 

 

Outreach to Climate Smart Communities 

CNYRPDB’s primary outreach effort will be based on meetings with each of the priority municipalities to discuss their individual needs and ways in which we can help. These meetings will provide an opportunity to assess the status of local climate actions, to discuss their progress with goals established in the CSC pledge, to cultivate working relationships, and to reinforce open lines of communication. Surveys that were sent to the current CSC municipalities within the past two months will be evaluated and discussed. The meetings will provide an opportunity to follow up with additional questions related to the survey and to discuss program needs.   The following questions will be presented:  

• What are your general views on climate change?  • What are the potential and actual risks and vulnerabilities to public safety, 

infrastructure, and natural resources? • What are the public perceptions of climate change in your community? • What adaptation tools are being applied or discussed to mitigate or adapt to climate 

change? • What are the benefits of taking action now to address climate change? • What are the primary obstacles to mitigation and how can they successfully be 

addressed? • What resources do you need from the CNYRPDB to successfully address climate change 

in your community? 

4  

  

• What resources do you need from federal, state, and county agencies to address climate change in your community? 

• What are the most effective ways to reach municipal officials with information about climate change threats with resources that will help them implement solutions? 

• CNYRPDB plans to develop educational webcasts for municipalities. What topics would you like to see included that would be relevant to your community?  

 After the on‐site meetings, a specific outreach strategy will be developed for each municipality. The CNYRPDB will offer assistance with greenhouse gas emission inventories, development of climate action and emergency plans, coordination and implementation of community engagement strategies such as Solarize Madison and the Central New York Climate Change Innovation Program (C2IP), implementation of clean energy and energy efficiency demonstration projects,  educational workshops to help municipal representatives advance green initiatives, recruitment of participants for the Central New York Energy Challenge Teams, grant RFP notifications, and student intern recruitment.   

Website Enhancement 

The CNYRPDB currently maintains two websites: the primary CNYRPDB website (www.cnyrpdb.org/) and the Central New York Energy Challenge website (www.cnyenergychallenge.org). An additional site will soon be available that highlights the CNYRPDB Regional Energy Plan (www.visioncny.org). All three sites will be expanded to include information about climate change and the Climate Smart Communities program.   The Central New York Energy Challenge website serves as a valuable tool for community outreach and education. The site will contain information about CSC activities and climate‐related data, and information about local success stories. This approach will be designed to provide incentives for residents, businesses, and community organizations. In addition, the site will include information on smart growth practices, sustainable development, a carbon calculator, LEED / green home building and remodeling tips, recycling, stormwater management, tips on water conservation, recycling, transportation, calendar of event notices, and resources, games, and puzzles for children.     

PowerPoint Slide Presentation A 20‐minute PowerPoint slide presentation will be developed and presented at municipal board meetings. The slide set will contain a summary of sustainable success stories and will recognize the notable work being done throughout the Central New York region. This approach is part of an ongoing community dialogue focused on building a better understanding of sustainable practices with the potential to transform Central New York. The slides will include the following topics:  

• Climate Smart Community Program overview • CSC resources and opportunities for CNY municipalities 

5  

  

• The value of establishing municipal climate goals • Local greenhouse gas inventories: what they are, how they can help, and how to 

conduct one • Climate action plans – what they are and how a community can develop one • Case studies – local success stories and lessons learned • Ways to decrease energy demand for local government operations ‐ reducing 

greenhouse gases and taxpayer cost for electricity and fossil fuel  

Webcasts 

The CNYRPDB will develop educational webcasts on topics of interest to the Central New York Climate Showcase Communities. Webcast topics will be determined through outreach to municipal representatives.  The webcasts could include topics such as how to develop a climate action plan or how to engage residents and businesses in energy efficiency.   

   

Speakers Bureau  The CNYRPDB will develop and maintain a list of professors, consultants, and agency representatives that are available to provide climate‐related presentations to municipal boards, businesses, and schools. The list will be included on the websites.     

Outreach to Colleges and Universities CNYRPDB currently collaborates with professors at local colleges and universities. This partnership is designed to identify internship opportunities for college students who wish to work with local municipalities. Internship tasks are identified, such as participation in data collection and assessment of greenhouse gas inventories. CNYRPDB will continue to provide similar guidance to two additional colleges and universities within our targeted CSC municipalities. Internship notices will be placed on CNYRPDB websites.   Colleges and universities located in the Central New York region include Syracuse University, SUNY Upstate Medical University, SUNY College of Environmental Science and Forestry, SUNY Cortland, Colgate University, SUNY Oswego, LeMoyne College, Cornell University (off‐site campus at Shackelton Point), and Onondaga Community College.  

Bright Future Climate Awareness Program  

A Bright Future Climate Awareness pilot program will be developed for high school educators at Manlius Pebble School (MPH), located in the town of DeWitt (Onondaga County). The program will provide web‐based resources to help educators teach their students about climate change and its impact on the environment and economy through hands‐on learning, creative problem solving, monitoring, and implementation of mitigation initiatives at their schools. Resources such as fact sheets, classroom activities, interesting guest speakers, and field trip opportunities 

6  

  

will be made available on the Central New York Energy Challenge website. In a time of environmental, public health, and economic challenges, the Bright Future program will provide educators with the necessary teaching tools so that their students will have a positive influence on improving their future. The Bright Futures program will also serve to educate parents and recruit them for participation in the Central New York Energy Challenge.  USEPA (Climate Change Emission Calculator Kit ‐ Climate CHECK), NYSDEC (School Seedling Program), and NYSERDA (Energy Smart Students Program) resources will be provided through the Bright Future program. Instruction will be provided to high school teachers and their students so that they can track MPH’s climate impact and evaluate the correlation between daily actions at the school, greenhouse gas emissions, and climate change.   Guidance will be provided on how to calculate their school's greenhouse gas emissions and how to develop an MPH Climate Action Plan with specific ways to mitigate their climate impact. Through hands‐on activities, students will gain a better understanding of climate impacts while evaluating specific ways to reduce their carbon footprint. MPH students will also have an opportunity to record their results in EPA’s portfolio manager (Portfolio Manager) allowing them to compare the energy use of their school with other schools nationwide. MPH will be eligible to earn the ENERGY STAR if it qualifies as a top performer.   Bright Future will also promote NYSDEC’s School Seedling Program, which provides free seedlings to schools. The NYSDEC's Saratoga Tree Nursery provides different tree species for program participants. When students plant the tree seedlings, they will have an opportunity to learn about the structure of trees, their environmental benefits, and how they grow.  

 

D. Marketing material  

Publications Three publications will be developed and distributed through the website and during meetings and presentations. They will educate municipalities already involved in the CSC program and will motivate new municipalities to participate. Publication topics will be relevant to Central New York communities. Publication titles include the following: 

1. The “Central New York Energy Project Directory” will provide a summary of local initiatives compiled from the municipal surveys. 

2. The “Smart Ideas for Central New York” will support our “lead by example” approach by providing brief descriptions of interesting and innovative projects that reduce greenhouse gas emissions.  

3. The “20 Simple Ways to Make a Difference” fact sheet will contain effective ways to reduce energy use in homes and businesses.  

   

Media outreach  

7  

  

Press releases about CSC events in Central New York will be distributed to news media contacts throughout Central New York, including daily newspapers and broadcast stations. Press releases will announce upcoming CSC events, will recognize participating municipalities, and will provide information about resources, projects, and best practices. The press releases will include a notification of the NYSERDA award; the program or event description and objective; municipal solicitation notices; NYSERDA, NYSDEC, and CNYRPDB organization information; and CNY Regional SCS Coordinator contact information.     CSC information will also be distributed through the Central New York Energy Challenge website, as well as social media outlets including Facebook, Twitter, and Linked‐in.  A monthly e‐mail newsletter will be produced through Mail Chimp. 

 

E. Event planning  

Central New York’s Lead‐By‐Example Workshops  

Regional success with CSC education and recruitment will entail cooperation between the private and public sectors, as well as regional planning and coordinated investments of private capital, public incentives and funding opportunities. CNYRPDB will serve as a catalyst to facilitate this process by sponsoring two Lead by Example educational workshops. The workshops will be held to inform local government officials and community leaders about CSC programs and to increase program participation. It will provide guidance to current CSC communities and will recruit new communities to the CSC program.   The workshops will provide an opportunity to share local successes and challenges. This approach will enable community partners to learn about, and when feasible, replicate locally‐tailored, high‐impact sustainability practices.  The “Lead by Example” workshops will provide a forum to share successes across the spectrum of sustainability endeavors. This outreach opportunity specifically seeks to highlight projects that advance energy efficiency and conservation objectives within a broader sustainability framework. The workshop will highlight five sustainable success stories that exemplify sustainable programs and opportunities in Central New York.   The workshops will include panel discussions and keynote speakers and will promote learning and networking. The events will open lines of communication and facilitate inter‐municipal collaboration. The workshops will provide opportunities for municipal officials to develop skills in setting and implementing climate action plans, and other climate goals and objectives.  The two workshops will be publicized through on‐line invitations and press releases. A participant questionnaire will be developed, distributed, collected, and summarized.   

F. System for measuring and tracking progress CNYRPDB will measure and track our progress through an analysis of the strengths, weaknesses and/or limitations of each program element listed above. This will help us evaluate the internal 

8  

  

and external factors that influence the success in reaching our goals and objectives. We will also document opportunities that developed from these initiatives, as well as the obstacles that we encountered, and the methods utilized to overcome them.   

  

G. Regional Outreach Timline  

11/1 11/15 12/3 12/17 1/1 1/15 2/1 2/15 3/1 3/15 4/1 4/15 5/1 5/15

Outreach to Climate Smart Communities

Contact l ist for municipal  representatives

Agency/organization contact l ist

On‐site meetings  scheduled

Compile meeting agenda and focus  areasOutreach strategy developed for each municipality

Website Enhancement Website updates

      CSC activities  and climate data

      Local  success  stories

PowerPoint Slide Presentation

Develop PowerPoint slide presentation Contact municipal  reps to schedule visits  and presentations

Present at municipal  board meetings

Speakers Bureau Compile speaker contact information and level  of expertise

Publications

Publications  (3) developed and distributed

Media outreach 3 Press releases

Climate Smart Communities: Regional Outreach Plan for Central New York

TaskNov Dec Jan Feb Mar Apr May

2012 2013

Outreach 

 

9  

  

10  

11/1 11/15 12/3 12/17 1/1 1/15 2/1 2/15 3/1 3/15 4/1 4/15 5/1 5/15

Bright Future Climate Awareness School Program 

On‐site meetings  with science teachersFederal  and state resources  (fact sheets, classroom activities, guest speakers)

USEPA Climate Change Emission Calculator

NYSDEC School  Seedling ProgramNYSERDA ‐ Energy Smart Students Program resources  

Calculation of greenhouse gas emissions  

Development of a school  Climate Action Plan Results in EPA’s portfolio manager Contacts  for additional  high schools

Outreach to colleges and universities 

Contact information compiled

Outreach materials  and correspondences

Internship job descriptionsInternship notices  placed on CNYRPDB websites

Internship oversight/supervision

Two educational  workshops  

Contact l ists  compiled, confirmedInvitations, press releases, event agenda, and website event notices

Participant questionnaire summary 

Tabletop display 

Educational  handouts

Analysis of the strengths, weaknesses and l imitations  

Document opportunities  and obstacles  

Event summaries  Monthly conference calls  or meetings  with the CSC Project Manager 

Final  report 

Climate Smart Communities: Regional Outreach Plan for Central New York

TaskNov Dec Jan Feb Mar Apr May

2012 2013

Education  

Event Planning: Lead‐By‐Example Workshops 

Tracking Progress