Diseño General de Sistemas

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Después del análisis de sistemas se puede ver que es lo que debe hacerse.

Ahora es cuando se crean diseños que muestran cómo hacerlo.

Los sistemas de información deben modificarse o construirse de la nada para satisfacer condiciones y necesidades cambiantes.

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Todo el tiempo se desarrollan nuevos productos y servicios, las gerencias cambian, las fuerzas competitivas presionan por operaciones más eficientes.

Los analistas deben busca alternativas para satisfacer las necesidades que se establecieron durante la fase del análisis de sistema.

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Definición de diseño El diseño de sistemas es el dibujo,

planeación, bosquejo o arreglo de muchos elementos separados en un todo viable y unificado.

El análisis de sistemas responde a lo que está haciendo el sistema y lo que debería hacer para satisfacer las demandas de los usuarios.

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La mente de diseño

Se analizan los hechos de estudio y en la mente de diseño comienzan a surgir conceptos más claros. La mente genera ideas de diseño y el analista convierte esas ideas en modelos de diseño, empleando, por ejemplo, diagramas de flujo.

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Estos modelos se visualizan, se evalúan y se vuelven a dibujar hasta que parecen apropiados.

Los detalles menos importantes se dejan de lado durante la fase de diseño.

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El analista irá tomando nota de todas las ideas que vayan surgiendo

Van surgiendo nuevos y mejores conceptos de diseño que se van aproximando a los requerimientos de los usuarios.

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Evolución del diseño

Los usuarios y los analistas de sistemas trabajan juntos para llevar el proyecto de sistemas desde las necesidades de los usuarios en el análisis de sistema hasta el diseño general de sistemas y luego al sistema de información funcionando.

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Las alternativas del diseño se emplean para detectar errores, omisiones o inconsistencias.

El trabajo avanza a medida que se realizan los cambios necesarios

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Proceso del diseño

El analista de sistema logra un conocimiento adicional y una mayor comprensión al considerar y desarrollar alternativas para el diseño general de sistema. Los usuarios lo logran al revisar y evaluar esas alternativas.

Ambos aprenden en que forma puede mejorarse cada alternativa o como combinarlas.

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El analista de sistema conoce los requerimientos de los usuarios, el alcance de los sistemas y los recursos disponibles.

Las fuerzas de diseño se consideran para determinar su impacto sobre los componentes estructurales y los diseños de sistemas finales.

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Se pueden crear diversos diseños alternativos que se someten a las consideraciones de los usuarios

El analista trata de mostrar a los usuarios los distintos caminos para satisfacer sus requerimientos.

Si hay más alternativas habrá más probabilidad que se implemente el diseño correcto.

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Técnicas

Los usuarios reconocen lo que desean y necesitan después de verlo.

A veces no pueden especificar sus requerimientos de manera previa, tienen que descubrirlos.

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Existen técnicas que ayudan a este proceso: bosquejo de componentes

estructurales, bosquejo en papel en blanco elaboración de prototipos.

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Bosquejo de componentes estructurales: la reunión de los componentes

estructurales en una hoja de papel le da al analista un bosquejo y una vista general del sistema total.

Las alternativas pueden bosquejarse para que los usuarios presenten sus reacciones.

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Estas copias del funcionamiento de sistemas aumentan la comprensión de los analistas y de los usuarios.

Generan ideas de diseño adicionales y ayudan a detectar elementos faltantes.

Cada uno de los diseños posibles está en una hoja de componentes estructurales que serán parte del reporte de la propuesta del diseño de sistemas.

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Bosquejo en papel en blanco: A los usuarios se les da una hoja en

blanco y se les pide que bosquejen lo que desean como salida,

Bosquejan en forma de tablas o diagramas el contenido de la salida deseada.

Los analistas pueden asegurarse que los sistemas que implementen serán los que los usuarios desean y necesitan.

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Elaboración de prototipos: En el análisis de sistemas se

recopilan hechos de estudio de varias fuentes.

Estos hechos se analizan y se estudian a conciencia.

Se presentan reportes y propuestas para que los usuarios proporcionen sus críticas y evaluación.

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Se resuelven las diferencias, se inicia la fase del diseño general de sistemas y se desarrollan varias alternativas de diseño.

Los usuarios tiene oportunidad de aceptar, rechazar o combinar estas alternativas.

Algunos usuarios no saben qué necesitan hasta que lo ven en términos físicos y trabajan con el sistema.

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En la técnica de elaboración de prototipos se les permite a los usuarios ver lo que van a recibir y se les da la oportunidad de hacer una prueba y evaluarla.

Los prototipos se centran en el componente estructural de la salida, las entidades y atributos de datos y en las interfases usuario/sistema.

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Se trabaja conjuntamente con los usuarios, se crean reportes, se discuten necesidades y luego se desarrollan prototipos.

Estos se van mejorando hasta que satisfacen con precisión los requerimientos de los usuarios.

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Prototipos Un prototipo es un ejemplar original o

primer molde en que se fabrica una figura u otra cosa.

Un prototipo también se puede referir a cualquier tipo de máquina en pruebas, o un objeto diseñado para una demostración de cualquier tipo.

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Puede ser un modelo del ciclo de vida del Software.

Son útiles para comunicar, discutir y definir ideas entre los diseñadores y las partes responsables.

El prototipo es una aplicación que funciona, se crean con rapidez, evolucionan a través de un proceso interactivo y tienen un costo bajo de desarrollo.

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Información obtenida con el uso de prototipos: Reacciones del usuario Innovaciones Sugerencias del usuario Plan de revisión

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El analista necesita considerar cual tipo de problemas está siendo resuelto y en que forma el sistema presenta la solución.

El éxito del uso del prototipo depende de qué tan pronto y con que frecuencia se reciba la retroalimentación del usuario.

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Los usuarios deberán: Utilizar y evaluar el prototipo las

veces que sea necesario. Identificar mejoras. Sugerir las característica no

deseadas. Describir la salida deseada.

Implementación

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En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la instalación puede realizarse según distintos métodos.

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Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrazando el desempeño entero de la organización.

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Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para trabajar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.

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Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

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Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo

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Los métodos piloto y en fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. La decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema.

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Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto.

Mantenimiento

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Al finalizar la fase de implementación comienza la fase de mantenimiento. Es la fase final, de gran importancia y es una fase permanente en lo que le resta de vida al sistema.

El mantenimiento se inicia con una auditoria del sistema y luego continúa con evaluaciones periódicas.

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Al realizar la auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeño sea acorde a las especificaciones planteadas en la fase de diseño, para comprobar que los procesos que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace necesario un nuevo diseño para ajustar los inconvenientes detectados.

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Las evaluaciones periódicas permiten determinar, si el sistema continúa vigente respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organización.

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En este punto es bueno resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, así mismo sus sistemas componentes y específicamente los sistemas de información, los cuales deberán ser sensibles a estos cambios, mediante evaluación, para adecuarlos a responder efectivamente a las situaciones emergentes.

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Mejoras en el desarrollo de sistemas

El ciclo tradicional del análisis y diseño de sistemas puede llegar a tomar mucho tiempo, incluso años, en el caso de desarrollos de gran magnitud en organizaciones grandes.

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En la actualidad, el ritmo de los negocios y de las actividades de cualquier organización tiende a intensificarse, a hacerse más acelerado, imponiendo exigencias de tiempo y calidad para poder mantener la operatividad y competitividad de las mismas.

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Surge la necesidad de contar con ciclos de desarrollo más acelerados, pero que mantengan su confiabilidad.

Comienzan a plantearse nuevos métodos que intentan incrementar la velocidad, reduciendo el tiempo requerido de desarrollo.

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Entre los elementos innovadores que se integran en estos métodos se encuentra: el uso de software; integración de grupos de personas bien capacitadas, enfocadas a la producción de aplicaciones en menor tiempo y de mayor calidad, la diestra utilización de nuevas y no tan nuevas técnicas de desarrollo.

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Es adecuado resaltar que ninguno de estos métodos debería omitir los pasos del ciclo planteado, si se desea trabajar efectivamente.

El pasar por alto alguna de las fases, podría en todo caso, traer más problemas que provecho.

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Debe quedar claro que estos nuevos planteamientos intentan optimizar y reducir el tiempo de cada fase, más que obviarlas, de manera de reducir el tiempo total de desarrollo del sistema en general.

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El ciclo de desarrollo de sistemas planteado sirve de guía para la elaboración de sistemas de información.

Según diferentes fuentes, el número de fases puede variar, siempre podrán encontrarse los pasos aquí planteados, agrupados o listados quizá de manera diferente.

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Pero no cabe duda que la adopción y seguimiento adecuado de estos pasos, influirá notablemente en conseguir con éxito la culminación del proyecto.