cinco tecnicas uteis para gerenciamento de projetos
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Apresentação de cinco tecnicas uteis que podem ser utilizadas durante o gerenciamento de um projetoTRANSCRIPT
Ralph J. R. Filho
• Análise SWOT
• Brainstorming
• Modelo 5W2H
• Método Delphi
• Princípio de Pareto
• Análise SWOT
• Strong, Weakness, Oportunity, Threat
• "Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre
as oportunidades e proteja-se contra as ameaças " (SUN
TZU, 500 a.C.)
• Usado como base para gestão e planejamento estratégico de
Empresas
• Ambiente Interno
• Forças e fraquezas. O que diferencia a Empresa de seus
concorrentes? Quais as maiores deficiências da Empresa? Como
a Empresa gerencia o que possui como diferencial? E quais seus
planos de ação para combater suas fraquezas?
• Ambiente Externo
• Oportunidades e ameaças. Quais as vantagens da Empresa com
relação aos seus concorrentes? E quais as desvantagens? Quais
acontecimentos a nível de leis governamentais, licitações,
acordos comerciais são benéficos ou maléficos para a Empresa?
• Como uso minhas forças para tirar proveito das
oportunidades?
• Como gerencio minhas fraquezas para evitar que ocorram
as ameaças?
• Identificar pontualmente quais são as forças (S) e
fraquezas (W) é o primeiro passo. Em seguida, identifica-
se as oportunidades (O) e ameaças (T)
• Forças
• Gerenciamento de configuração eficiente
• Domínio do negócio com boa disseminação
• Recursos humanos valorizados e qualificados
• Fraquezas
• Indicadores de medidas imaturos e insuficientes
• Gerência de relacionamento com clientes inexistente
• Tecnologia “x” dependente de forncedor único
• Oportunidades
• Selecionar e aplicar uma metodologia de gestão de processos
• Contratar uma consultoria com expertise
• Ameaças
• Fornecedor deixar de prestar suporte
• Clientes insatisfeitos sem receber retorno e sem ser identificados
• SWOT também pode ser aplicado a pessoas
• Pontos positivos
• Pontos negativos
• Dicas para se desenvolver
• Cuidados a tomar
• Forças + Oportunidades - Tirar o máximo partido dos
pontos fortes para aproveitar ao máximo as oportunidades
detectadas.
• Forças + Ameaças - Tirar o máximo partindo dos pontos
fortes para minimizar os efeitos das ameaças detectadas.
• Fraquezas + Oportunidades - Desenvolver estratégias
que minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos e
que aproveite as oportunidades detectadas.
• Fraquezas + Ameaças - As estratégias a adotar devem
minimizar ou anluar os pontos fracos e fazer face às
ameaças.
• Os itens observados em SWOT dependem diretamente
do contexto no qual a empresa ou pessoa estão inseridos
• Oportunidades e Ameaças também podem ser chamadas
de análise qualitativa de riscos
• Após identificadas as oportunidades e ameaças, pode-se
realizar uma análise de probabilidade x impacto para
auxiliar em planos de decisão (análise quantitativa de
riscos)
• Brainstorming
• “Essa eu sei como é...”
• Técnica de dinâmica de grupo com a finalidade de
explorar o potencial criativo e obter ideias para solucionar
problemas específicos
• Criada nos EUA, muito utilizada na área de publicidade e
propaganda
• Poucos sabem, mas o brainstorming possui regras bem
definidas
• Executado em 3 passos:
• Encontrar os fatos
• Gerar as ideias
• Encontrar a solução definitiva
• Regras e procedimentos
• Obter várias ideias antes de selecionar uma
• Estimular a criatividade
• Não discutir as ideias durante a geração
• De 6 a 12 pessoas, por volta de 30 minutos
• Ter 1 mediador e 1 secretário
• Ter 1 grupo de avaliação com número impar de pessoas caso seja
necessário uma votação
• Escrever o problema em local visível
• Segundo Osborn, o ser humano é apressado ao
julgar, por isso no processo de brainstorming o julgamento
deve ser atrasado com o objetivo de não interferir na
natureza desta técnica de estímulo à criatividade
• Modelo 5W2H
• Who?
• What?
• When?
• Why?
• Where?
• How?
• How many/much?
• Utilizado como base para criação de planos de ação em
políticas de qualidade total
• Objetivo: migrar tecnologia de software
• Plano de ação
• O quê?
• Utilizar tecnologia nova voltada à web para explorar novas
oportunidades de mercado e se atualizar
• Porquê?
• Tecnologia atual defasada, estamos perdendo mercado
• Quem?
• Equipe de Pesquisa e Desenvolvimento
• Quando?
• No prazo máximo de 2 anos a tecnologia deve estar
disseminada e o sistema “x” migrado
• Aonde?
• O setor de pesquisa e desenvolvimento será alocado para esta
tarefa
• Como?
• Pesquisar consultoria externa com expertise. Dar treinamento
para os membros da equipe de pesquisa tornarem-se
capacitados. Executar um projeto piloto para validar o
aprendizado. Gerenciar projetos de disseminação do
conhecimento e transição da tecnologia
• Quanto custa?
• Orçamento para o empreendimento estimado em R$
2.000.000,00
• Método Delphi
• Método Delphi
• Técnica de comunicação estruturada desenvolvida como um
método interativo e sistemático para a realização de pesquisas de
opinião bem como obter consenso em soluções para problemas
determinados
• Muito usado em estimativas de mercado
• Deve ter a participação exclusiva de especialistas
• Apenas problemas complexos de resolver
• Os cinco passos
• 1. Definir o problema
• 2. Distribuir o problema
• 3. Coletar as respostas
• 4. Enviar o grupo de respostas solicitando escore
• 5. Repetir, se necessário
• Método Delphi
• Por quê o sistema “x” está lento no cliente “y”? [20 participantes, 5
experts]
• Experts dizem que poder ser os seguintes itens
• Banco de dados
• Servidor de aplicação
• Hardware do Servidor
• Hardware do Cliente
• Método Delphi
• Segundo round: pontue cada item [de 1 a 3, sendo 3 o maior
peso] (enviados aos participantes)
• 1. Banco de dados [média: 2,75]
• 2. Servidor de aplicação [média: 2,25]
• 3. Hardware do Servidor [média: 1,75]
• 4. Hardware do Cliente [média: 1,25]
• Método Delphi
• Terceiro round: estabelecer soluções para o problema. Experts
dizem que as soluções ideais são
• Conexão com o banco de dados ineficiente, o arquivo de
configuração deve ser investigado
• Consultas ao banco implementadas de forma indevida, com
requisições em excesso. Um refactoring neste ponto é
necessário.
• DBA realizar tunning do banco de dados
• Processamento paralelo no Servidor
• Método Delphi
• Quarto round: priorizar soluções (participantes)
• Conexão com o banco de dados ineficiente, o arquivo de
configuração deve ser investigado [média 3]
• Consultas ao banco implementadas de forma indevida, com
requisições em excesso. Um refactoring neste ponto é
necessário [média 2,5]
• DBA realizar tunning do banco de dados [média 2]
• Processamento paralelo no Servidor [média 1,5]
• Caso hajam conflitos de respostas, ou empates em
avaliações, outros rounds podem ser disparados e
reuniões pontuais podem ser estabelecidas para
esclarecer pontos específicos.
• O envio de questões pode proceder por e-mail, usando
um sistema informatizado ou através de papel, porém, é
importante que os autores das respostas permanecam no
anonimato a fim de evitar constrangimentos.
• Método Delphi
• Definição de data para evento
• Opiniões sobre adoção de políticas ou métodos
• O Artefato “x” deve ser opcional na tarefa “a” da disciplina de
requisitos. () Concorda () Discorda
• Colocação de problemas com solicitação de justificativa para
resposta
• O algoritmo de encriptação ideal é MD5. () Concorda ()
Discorda Motivo: _____________________________
• Método Delphi
• Definição de relevância de ações a serem tomadas
• Indique a importância de se realizar as seguintes
pesquisas, objetivo: desenvolver novos produtos
• 1 = muito importante, 2 = importante, 3 = pouco importante, 4 =
irrelevante
• () opinião de clientes que usam o sistema
• () opinião de consultores
• () estudo de mercado internacional
• () opinião de especialistas na área “x”
• Método Delphi
• Indique qual deve ser a entidade responsável pelo
desenvolvimento de equipamentos anti-poluição para veículos
automotores
• ____________________________________
• Indique qual a maior tendência tecnológica, a que devemos
apostar uma parte de nossos investimentos
• ____________________________________
• Realizar previsões em situações de carência de dados
históricos
• Obter consenso de grupo em questões polêmicas, de alta
importância e complexidade
• Fatores restritivos de dinâmicas de grupo são eliminadas:
supressão de posição de minorias, omissão de
participantes, capacidade de oratória. A influência do
status profissional é eliminada
• Custos menores do que reuniões físicas, evita-se
problemas comuns como perda de foco e diferenças de
fuso-horário
• O julgamento coletivo, quando organizado
adequadamente, é melhor que a opinião de um só
indivíduo
• Princípio de Pareto
• Se você não conhece, vai mudar sua visão de mundo
• “Para a maioria dos fenômenos, 80% das consequencias
advém de 20% das causas” Joseph M. Juran “Poucos
vitais, muitos triviais”
• Pareto foi um economista francês. Ele notou que 80% da
riqueza dos países ia para 20% da população
• Em outras palavras
• Pode-se solucionar 80% dos problemas resolvendo 20% das
causas
• Princípio de Pareto
• Em 20% do código estão contidas as funções mais utilizadas em
um software. Portanto, melhorando-as, 80% da performance do
software é afetado.
• É uma técnica para definir prioridades e alocação de recursos
humanos de forma mais adequada.
• Falando nisso:
• Na equipe, 20% das pessoas produzirão o equivalente a 80%
do escopo
• Princípio de Pareto
• Ao ler um livro, 20% do conteúdo corresponderá a 80% do seu
aprendizado
• Com os clientes, 20% destes renderá 80% do faturamento da
Empresa
• Em uma eleição, 20% dos candidatos obterão 80% dos votos
• Admite-se uma variação no princípio, evidentemente
• Variações do fenômeno
• 30% obtiveram 70% 28% obtiveram
90%
• Princípio de Pareto
• 20% dos candidatos com 80% dos votos
• Princípio de Pareto
• Dos acidentes de trânsito, 80% ocorre por culpa de 20% dos
motoristas
• De um software, 80% dos usuários usa apenas 20% dos recursos
(MS Word, MS Windows, Celular, ERP, etc...)
• Em 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas
• Como isto pode ser usado?
• Legal... pra quê serve isso?
• Princípio de Pareto
• Em 1963 a IBM descobriu que 80% dos recursos do computador
eram gastos usando 20% das instruções do S.O. Com isso a
equipe foi focada a melhorar a arquitetura da CPU responsável
por estes 20%.
• Uma empresa pode concentrar esforços nos 20% dos clientes que
rendem a ela 80% dos lucros, no relacionamento com os 20% dos
fornecedores que lhe provém 80% dos insumos e nos 20% dos
produtos que lhe rendem 80% dos lucros.
• De nossas atitudes, 20% serão a causa de 80% dos
resultados. Identificar estas ações é uma das bases para
melhorar a eficiência das mesmas e resolver problemas
de forma ágil atacando as causas mais significativas
• Em 20% dos dias 80% da safra será colhida
• Em 20% do dia produzimos 80% do trabalho. Em qual
período rende-se mais? Quais os fatores que
influenciam?
• “Com 20% da UML antede-se 80% dos projetos”
• Importante ferramenta para o controle de qualidade
• Base para o diagrama de Pareto
• Análise de conformidade de produtos (defeitos)
• As técnicas apresentadas podem estar contidas em uma
base de conhecimento como recomendação para futuros
procedimentos, estudos e trabalhos
• Exemplos práticos de aplicação enriquecem esta base de
conhecimento fazendo com que a Empresa tenha maior
domínio sobre o aprendizado gerado por seus
colaboradores
Perguntas?