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Ciencias de la Información

ISSN: 0864-4659

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Instituto de Información Científica y

Tecnológica

Cuba

Más Basnuevo, Anays

Implementación de un modelo de desarrollo de la inteligencia organizacional en las esferas de

actuación de la Delegación del CITMA en Holguín: primera etapa

Ciencias de la Información, vol. 37, núm. 1, enero-abril, 2006, pp. 45-58

Instituto de Información Científica y Tecnológica

La Habana, Cuba

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45ciencias de la información

Implementación de un modelo dedesarrollo de la inteligenciaorganizacional en las esferas de actuaciónde la Delegación del CITMA en Holguín:primera etapa

Anays Más Basnuevo

Ciencias de la Información Vol. 37, No. 1, abril, 2006

RESUMEN

Se implementa un modelo de InteligenciaOrganizacional, adaptado a las características dela Delegación del Ministerio de Ciencia, Tecnologíay Medio Ambiente, con vista al mejoramientocontinuo de su gestión y al fomento de su culturainformacional. Los componentes del modelo sonlos individuos y grupos, los procesos en los queestos participan, los métodos y medios que utilizanpara ejecutar los procesos y relacionarse, y laspropias relaciones interpersonales, intergrupalesdentro de la Delegación, o interorganizacionales.Estos componentes funcionan bajo principios, quecontemplan tanto la capacidad de aprendizaje,como el fomento y desarrollo de valorescompartidos; y se dinamizan a través de lasetapas del ciclo ampliado de información. Sedestaca la importancia de los espacios para lacreación de las capacidades y se valora el enfoqueintegral de la innovación. Responde plenamentea las políticas y directivas nacionales para lagerencia de Ciencia Tecnología y Medio Ambientee incluso, para un contexto más amplio de lasorganizaciones cubanas.

ABSTRACT

Was implemented a model of OrganizationalIntelligence, adapted to the characteristics of theDelegation of the Ministry of Science, Technologyand Environment, in order to improvecontinuously its management and developmentof its informative culture. The elements of themodel are the individuals and groups, theprocesses in which they participate, and themethods and means that are used to execute theprocesses and to be related, as well as theinterpersonal and intergroup relations within theDelegation and other organizations. Thesecomponents work under principles that includethe learning capacity, as well as the developmentof shared values; and become strongerthroughout the stages of the enlarged cycle ofinformation. Is highlighted the importance of thespaces for the creation of the capacities and isvalued the integral approach of the innovation. Itresponds fully to the policies and nationalorientations for the management of Science,Technology and Environment and even, for a widercontext of the Cuban organization.

El cambio es el fenómeno por medio del cual el futuro invade nuestras vidas, y conviene observarloatentamente desde el ventajoso punto de vista de los individuos que viven, respiran y experimentan.

Alvin Tofler [1]

Introducción

La definición contextualizada de InteligenciaOrganizacional (IO) como la capacidad ynecesidad de los individuos de la

organización, y de esta en su totalidad, dedesarrollar actividades en función del procesosistematizado y controlado de planificar, recolectar,analizar, producir, proteger, diseminar, conservar yevaluar información y conocimientos normalizados

y relevantes sobre el medioambiente en que sedesenvuelve la organización de manera que la tomade decisiones sea más efectiva”1 , sentó las basesteóricas sobre las cuales se erigió la Espiral deInteligencia Organizacional [2], como el Modelopropio de desarrollo de la IO que se vieneimplementado, parcialmente, en la Delegación delMinisterio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente

46 volumen 37, no. 1, abril, 2006

Más

(CITMA) en Holguín (Fig. 1). A través de él, seintroduce la importancia de crear capacidades a partirde informaciones, conocimientos e intercambios deexperiencias facilitadores del aprendizaje y laefectividad en las acciones a la hora de gerenciar y/o gestionar Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente;y se contribuye al fomento de la culturainformacional de la Delegación del CITMA. Poseelas siguientes características.

Las características principales del modelo seresumen en lo siguiente:

a) Sus componentes son los individuos y grupos,los procesos en los que estos participan, losmétodos y medios que utilizan para ejecutarlos procesos y relacionarse y las propiasrelaciones interpersonales, intergrupalesdentro de la Delegación o

interorganizacionales, que se dinamizan bajoprincipios propios de funcionamiento.

b) Considera tanto a la capacidad de aprendizajesobre las experiencias en el campo emocionalcomo al fomento y desarrollo de valorescompartidos relacionados con las maneras dedirigir, compartir conocimientos, hacer, enseñar,aprender y conocerse mejor a sí mismo para enla misma medida comprender a los demás, devital importancia en la obtención de resultados.

c) Lo más importante dentro de los procesos sonlos espacios para la creación de capacidades,los métodos y medios usados para ello y lasrelaciones que se establezcan.

d) Considera el enfoque integral de la innovaciónindispensable para la competitividad de laDelegación.

Fig. 1. Espiral de IO.


Implementación de un modelo de desarrollo de la inteligencia organizacional...

e) Se pronuncia a favor de que en la medida enque los funcionarios y técnicos de laDelegación procesen y recuperen tanto lainformación y los conocimientos de suquehacer interno como de los actores con loscuales actúan, creando espacios de intercambioy aprendiendo de los más capaces, semejorarán los indicadores de Ciencia,Tecnología y Medio Ambiente dentro de cadauno de ellos.

f) Se implementa a través de las etapas del cicloampliado de información que, contextualizadasen nuestra realidad, son la de planificación,recolección, análisis, obtención del productode información, protección, diseminación,conservación, y evaluación.

Resultados de la primeraetapa de implementación dela Espiral de IO en laDelegación del CITMA enHolguín

De forma participativa la dirección fijó los objetivoscomunes de trabajo dictados por los factores críticosdel éxito, que ayudaron a determinar las áreas deresultados claves y estratégicos. Aún cuando lostrabajadores participaron, el acabado de la propuestafue trabajo de un grupo más reducido de personas,por lo que se tuvo que comunicar y difundir laversión definitiva. Los objetivos trazados tuvieronel valor de representar las potencialidades1 que seposeen, las necesidades y los intereses personalesen la solución de los problemas2 organizacionales.

Para el cambio necesario tanto en los directivos comoen el resto de los trabajadores de la Delegación sesiguió una estrategia de carácter sistemático, lo quesignifica que la transformación se realizó “sin prisa,pero sin pausa [3]”, para minimizar la resistencialógica, psicológica y sociológica que aparece en estemomento, ya sea por factores económicos, cambiosen las condiciones de trabajo, relaciones personalesy/o nivel de incertidumbre frente a lo nuevo.

Determinación y análisis de losprincipales procesos de laorganización

En cada uno de los cuatro procesos identificados(planificación, gestión, verificación, evaluación-acción) sus subprocesos, y el resto de los nivelesde profundidad, que se expresan en funcionesanalizadas, ejecutadas y mejoradas por las personas,estas actúan en correspondencia con el procesosistematizado y controlado de identificación, uso ycreación de informaciones y conocimientos, para latoma de decisiones, que constituye el ciclo ampliadode información. Este es un proceso lento y parte delentendimiento por parte de la dirección, quien rigela política que lo contempla, pero se llega poraproximaciones sucesivas.

La idea que se maneja dentro de laDelegación es que a la hora deproyectar alguna solución se

tengan en cuenta las acciones quehay que acometer dentro de cada

una de las etapas del ciclo, paraobtenerla.

En la Tabla 1 se muestran, a través de lossubprocesos de elaboración de la estrategia,programas, plan y presupuesto en Ciencia,Innovación Tecnológica y Medio Ambiente(CeITyMA), la forma en que el Modelo propuso quefuera reflejada la información durante suimplementación. De igual manera, fueron tratadoslos subprocesos de Divulgación del Sistema deCiencia e Innovación Tecnológica y GestiónAmbiental; Elaboración del Plan de acciones de lasComisiones y Consejos Provinciales; Elaboracióndel Plan de Vigilancia Radiológica Ambiental;Elaboración del Plan de inspecciones a lasestaciones meteorológicas y otras entidades sobreCeITyMA; Elaboración de los Objetivos anuales yestratégicos en función de la misión y visióncompartidas; Creación, protección y desarrollo delconocimiento; Elaboración del plan de trabajo

1) Incluye las capacidades, fortalezas, oportunidades, sinergias, reservas y tendencias positivas.

2) Incluye debilidades, amenazas, riesgos, barreras, factores limitantes, tendencias negativas, restricciones y obstáculos.


Más

Tabla 1. Proceso de planificación. Subprocesos de elaboración de la estrategia, programas,plan y presupuesto en Ciencia, Innovación Tecnológica y Medio Ambiente (CeITyMA).



mensual; Elaboración del Plan de SeguridadInformática; Defensa; Elaboración del presupuestoy Comercialización y marketing, tambiénpertenecientes al proceso de planificación.

Dentro de la Delegación no se circunscribió laresponsabilidad de la gestión de información y delconocimiento solo al profesional de informaciónmiembro del Grupo de Gestión del Conocimiento,sino a todos los trabajadores, profesionales o no,como un indicador de desempeño cuya magnitudestá en correspondencia con el tipo de actividadque realizan.

Los profesionales de información son asesores yhacedores —en muchos casos— de los contenidosde entrada al proceso, pero el propio proceso lohacen todos los trabajadores que actúan einteractúan, cuyos resultados son chequeados porlos órganos de dirección y científicos establecidos,por tanto, en gran parte del proceso todos dentrode la organización tienen que asumir funciones comosi fueran profesionales de información, de ahí que lacompetencia en gestión de información yconocimientos del personal de la Delegaciónadquiere una gran importancia para incrementar laefectividad de sus procesos. De esta manera, laatención está dirigida hacia:

• Planificación de la gestión a partir de unproblema a resolver.

• Dominio de fuentes de información.

• Dominio de tecnologías de información.

• Recolección de información.

• Búsqueda sistemática de información.

• Revisión de literatura especializada.

• Análisis de información para generar valoragregado.

• Producción de información valiosa para la tomade decisiones.

• Diseño y desarrollo de bases de datos internas.

• Producción de índices, bibliografías ycatálogos.

• Producción de resúmenes y reseñas.

• Uso y diseño de Sistemas de Información.

• Uso de bases de datos externas.

• Diseño y mercadeo de productos deinformación.

• Producción de bases de datos comerciales.

• Protección de información por vía impresa.

• Protección de información por vía digital.

• Protección de información por algunamodalidad de la propiedad intelectual.

• Promoción de las fuentes de informacióninstitucionales.

• Diseminación de información.

• Diseminación selectiva de información.

• Evaluación del impacto de la informaciónvaliosa generada para la toma de decisiones,para el decidor y para la organización.

• Conservación de la información.

• Visión sistémica.

El plan de formación porcompetencias de la organización

contempla modalidades quegarantizan la adquisición de estas

capacidades por su personal, demanera que se incrementaron losindicadores del desempeño a teneren cuenta a la hora de evaluar los

resultados.


Más

Política de información delSistema CITMA (Pinf).

Se confeccionó, sobre la base de los paradigmascientífico-tecnológicos actuales de desarrollo,Política Nacional de Información (PNI), papel delCITMA en la PNI, subsistema de aseguramientoinformativo del SCeIT, características de la provinciay del Sistema CITMA3 en Holguín. En ella seconcreta el quehacer de sus entidades relacionadocon la planificación, recolección, análisis,producción, protección, diseminación, conservacióny evaluación de información, para modernizar losprocesos de desarrollo y afianzar la dirección delprogreso en esta área de resultado clave.

El Grupo de Coordinación de la Pinf, como interfazentre el primer nivel de dirección y el resto de lostrabajadores del Sistema CITMA, es el encargadode velar por su implementación a través de losespacios de intercambio de experiencias quecaracterizan el quehacer de cada institución.

Redimensionamiento de lasacciones en las etapas deplanificación, recolección,análisis, obtención del producto deinformación, protección,diseminación, conservación yevaluación.

Antes de la implementación del Modelo no existíapolítica, ni la aplicación consciente de las etapas delciclo en la solución de problemas, ni la concepciónsistémica en su tratamiento que vincula procesos,personas, grupos, métodos y medios y relaciones,ni el valor de uso del documento y los conocimientosintangibles, ni la importancia de evaluar tanto fuentesexternas como internas, ni la necesidad deexternalizar el conocimiento para bien organizacional.Durante la implementación del Modelo estas se vansupliendo.

Planificación

La Dirección asimiló el cambio que engendra elModelo, trazó la política en esta materia, que fue

explicada, consensuada y visualizada con todas laspersonas y a través de medios que posee laorganización: reuniones de trabajo, jueves delconocimiento, mítines, mural, Intranet, jornadascientíficas, procedimientos y normas, elaborando ladocumentación de lo sucedido, enriquecida congrabaciones, relatorías y fotos. Asignó la función ydelegó responsabilidad y autoridad, además deconsiderar los gastos que genera.

Tanto la existencia de la política, como la asignaciónde la función y la apertura de un centro de costo,favorecieron la creación de un grupo de coordinacióncon representantes de todas las entidades delSistema CITMA, que responden matricialmente poresto. Este grupo es colegiado y de carácterconsultivo-regulatorio en materia de IO. Elrepresentante de cada unidad es el responsable deadecuar y ejecutar las indicaciones en su área. ElGrupo se reúne mensualmente, para evaluar ycontrolar la marcha de la implementación de lapolítica interna, cumplimentando las siguientesfunciones:

1) Identificar las necesidades de recursos yservicios de información en la organización.

2) Identificar las necesidades de formación paraadquirir las competencias requeridas en materiade gestión de información y conocimientos,inteligencia organizacional y TICs.

3) Generar el cambio dentro de los espacios deintercambio existentes a partir de que toda ideaes útil, es expresión de la experiencia de quienla expone y debe quedar guardada en algúnsoporte para que sea del dominio de todos.

4) Proponer espacios nuevos para el intercambiode experiencias, previendo la conservación deestas como fuente de información.

5) Recomendar proyectos y medidas para darsoluciones y subsanar deficiencias y/odificultades con la información.

6) Orientar a los órganos de dirección para laimplementación de la política interna.

3) Compuesto por la Delegación Territorial, Centro de Investigaciones y Servicios Ambientales y Tecnológicos (CISAT), Centro deInformación y Gestión Tecnológica (CIGET), Empresa de Servicios Generales (SEGEN), Dpto. Sismología, Dpto. Meteorología, ArchivoHistórico y Oficina Territorial de Normalización.



7) Evaluar la marcha de la implementación de lapolítica interna.

8) Informar a los órganos de dirección acerca delos resultados de la implementación de lapolítica interna.

9) Proponer las regulaciones requeridas para laimplementación de la política interna y elfuncionamiento del Grupo.

10) Proponer indicadores de desempeño de laactividad de gestión de información yconocimientos.

11) Promover la colaboración entre las unidadesinternas y externas del propio organismo y deotros en materia de información.

12) Evaluar la presencia de presupuestos de gastosespecíficos que precisa el proceso deinnovación para la subcontratación de serviciosespecializados y consultorías deinformatización, vigilancia tecnológica, perfilespor encargo y otros; gastos por conceptos deprotección de la propiedad intelectual,capacitación y protección del medio ambiente.

Recolección

Se consideraron fuentes documentales y nodocumentales, internas y externas. El énfasis sehizo en las no documentales, considerando:

• Centros de Información y Gestión Tecnológica.

• Comités Editoriales Municipales y Provincial(dentro de ellos el CITMA cumple dosfunciones principales: asesorar en el rigor,novedad y oportunidad de publicardeterminados textos sobre Ciencia, Tecnologíay Medio Ambiente, presentados al Comité enla instancia propicia; así como sugerir a losdiferentes actores del SCeITyGA lapresentación de productos obtenidos de laciencia y la innovación, de interés científico,económico, social y/o medioambiental).

• Conocimiento y experiencias de los miembrosde los Consejos de Coordinación Provincialdel Sistema Nacional de Archivo, Consejo de

Coordinación Provincial de Información,Consejo Provincial para la Innovación, Consejode Medio Ambiente y Comisión de CienciasSociales.

• Conocimientos y experiencias de losperiodistas y realizadores que en cada medioabordan la temática, así como del personalencargado de la actividad.

• Conocimientos, habilidades y experiencias dedirectivos, especialistas, proveedores yhacedores actores del SceITyGA.

• Conocimientos, habilidades y experienciasgrupales y organizacionales.

• Elementos de integración y coordinación:Fórum, ANIR, BTJ, SPTC, Sociedades yAsociaciones.

• Expertos, consultores, especialistas yhacedores organizados o no en redes.

• Factores influyentes en la organización.

• Grupos de Gestión del Conocimiento (creadosen cada territorio dentro de las DelegacionesTerritoriales del Ministerio de Ciencia,Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) confuncionarios en TICs, Gestión Documental yArchivo, Propiedad Intelectual y ComunicaciónSocial).

• Personal de agencias publicitarias.

• Red de Archivos Históricos Provinciales.

• Reuniones, ferias, congresos.

• Sistema de señalización dentro de laorganización.

• Tapiz en los escritorios de lasmicrocomputadoras de la red (único y alegóricoa la misión de la organización. Se diseñó dentrode un proyecto por uno de los miembros delequipo, pero también se pensó en lanzar unconcurso por los Medios de ComunicaciónMasiva).


Más

Análisis

Se determinó y usó un paquete propicio para losestudios que pueden llevarse a cabo en laDelegación, quedando conformado por: análisis desistemas; opiniones de los especialistas (métodoscualitativos): Delphi, panel de especialistas,tecnologías críticas, encuestas, entrevistas,seminarios, conferencias, talleres; creatividad:análisis morfológico, análisis de impactos,brainstorming, enfoque grupal; métodoscomputacionales y herramientas analíticas: árbolesde pertinencia; matriz de fortalezas, debilidades,oportunidades y amenazas; matriz de impactoscruzados, análisis de tendencias (extrapolación deseries temporales), análisis multicriterial,cienciometría, bibliometría, benchmarking, análisisde patentes y de contenidos, sistemas integradosde tratamiento de la información, análisis de cluster,establecimiento y gestión de escenarios.

Producción

Se constató que la necesidad de elaborar productosde información podía aparecer por: a) demandainterna al grupo, b) como resultado del monitoreosistemático que sobre el entorno de la Delegacióndesarrolla el grupo encargado de implementar la Pinfy que le permite detectar el desconocimiento quecrea la necesidad de contar con información valiosapara su uso en la solución de problemas o proyecciónde soluciones; o c) como resultado de la introducciónde mejoras por parte de cada trabajador durante sunivel de incidencia en cada uno de los cuatroprocesos identificados.

Las propuestas que hizo el grupo partieron de lastemáticas afines que identificó durante laelaboración del producto, que al desarrollarlas,enriquecieron el conocimiento existente. Estaspotencialidades fueron enunciadas al demandanteinicial y a otros posibles beneficiarios, paramotivarlos con una nueva demanda, y asísucesivamente, de manera que se garantizó el valorde uso del producto resultante.

Como resultado del accionar de los trabajadores,miembros o no del grupo, se obtuvieron manualesde procedimientos, software, signo distintivo, quecontempló su correspondiente protección dederecho y de contenido impreso y digital. Además,por las potencialidades de la Delegación y la

necesidad de implementar disposiciones nacionales,está prevista la producción de un libro, manuales deorganización y control interno, cartera de proyectoscientífico-técnicos y de colaboración, plan deformación de recursos humanos, sistema de calidad,directorios y catálogos, políticas de mejoras delservicio estatal y de relaciones con los usuarios.

Protección

Desde el punto de vista de derechos de propiedad,se identificó que las producciones de la Delegaciónpodían ser protegidas, fundamentalmente, porderecho de autor y signos distintivos.

Con respecto a la protección del documento ensoporte digital se utilizó a) una estrategia cruzadade salvas en microcomputadoras, incluyendo en undisco duro del servidor al cual se accede solo paraeso; b) salva en soporte magnético de la informaciónpasiva y c) impresión de su versión definitiva,enriquecida por el trabajo de grupo. Existió unarelación estrecha con el resto de las etapas, perosobre todo con la de conservación y con la actividadde gestión documental.

Diseminación

La forma más utilizada fue el empleo de mediosmúltiples de comunicación , que aglutinó mapastecnológicos, boletines de alerta y de noticias,informes, talleres técnicos, bases de datos,elaboración de resúmenes, portales, correoelectrónico e Intranet, tendiendo en cuenta el tipode usuario, frecuencia, idiomas y coberturageográfica. Se estableció además un sistema deseñalización adecuado dentro de la organización,para evitar ruidos en la comunicación sobre todocon respecto al personal nuevo y los usuariosexternos. El uso de las TICs favoreció el desarrollode bases de datos con las Publicaciones Seriadascubanas de interés, los nombramientos de losdirectores de centros del Sistema CITMA y lainstitucionalización de los centros que dirigen; y laentrega de estadísticas al Ministerio.

La diseminación de información y conocimientosestá estrechamente ligada a su protección. Laspublicaciones y presentaciones en eventos fueronpresentadas y aprobadas en el órgano científico,del cual es miembro-invitado el representante depropiedad intelectual de la organización.



Conservación

Como gran cantidad de la información que seprocesó y el conocimiento que se generó se hizo através de microcomputadoras, su soporte digital yel archivo de gestión de la organización guardaronla misma relación de estructura-función y cronología.

En soporte digital se conservaron tantas versionesde un documento como provecho podía reportar,debidamente identificadas, para hacer eficiente surecuperación. Se imprimió solo la definitiva, paraconservarla, bajo el criterio de que todo documentoes importante, porque son fuentes documentalesque encierran conocimiento —patrimonio distintivo

Tabla 2. Tipos de usuarios internos, necesidades de formación e información.


Más

de la Delegación— y pueden generarle ventajascompetitivas, cumpliendo así lo legislado en materiade gestión documental y archivos.

Se fomentó la existencia de fondos por las áreas condocumentos de cabecera, obtenidos como resultadode su propia planificación en cuanto al desarrollode estos, cuya existencia y aumento se situó en laIntranet.

Evaluación

Está previsto realizarla por los indicadores previstospara las variables de gestión de procesos, recursoshumanos, métodos y medios, y relaciones.

Necesidades de formación einformación.

Se establecieron cuatro vías para satisfacer lasnecesidades de formación e información. Ellas son:

Autosuperación, Estrategia de formación porcompetencias, Creación de una estructura propia deinteligencia organizacional aliada a la Dirección deTecnologías y Gestión del Conocimiento del CITMA,al Centro de Información y Gestión Tecnológica y laUniversidad de Holguín, y Pago a proveedores deservicios de formación e información. En todos loscasos se manifestó el valor compartido de socializarinformación y conocimientos bajo el clima deconfianza creado dentro de la organización.

Sin pretender ser exhaustivos, la Tabla 2 muestra lasegmentación de usuarios e identifica susnecesidades de formación e información másacuciantes.

Sistema de Información4

De manera general tanto los contenidosidentificados como sus elementos y relaciones, sonflexibles, sujetos a la transformación de la

Tabla 2. Tipos de usuarios internos, necesidades de formación e información.(continuación)

4) Sistema organizado de entidades y procesos, métodos, procedimientos, reglamentos y normativas, dirigidos a recoger, procesar,almacenar y distribuir información, para ser usada por las personas en la Delegación de modo que puedan desempeñar sus funciones enforma más efectiva. Contempla aspectos relacionados con la gestión y aplicación de tecnologías de información, evaluación de aquellasemergentes, impacto que producen en el cumplimiento de la misión, y su uso estratégico; auditoria de información e informática.



organización y fueron diseñados teniendo en cuentaque cada uno contuviera un único tipo deinformación, con un único identificador formado porvarios de sus elementos que posee un valor y solouno, y es relevante para el asunto en cuestión, asícomo la independencia de los elementos, de maneraque no afecte al contenido en su totalidad.

Etapa de análisis del sistema deinformación existente

A partir de la solicitud hecha por la dirección delMinisterio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente(CITMA) de generalizar a la Delegación losresultados alcanzados en proyectos anterioresdesarrollados en la Biotecnología Vegetal, sedeterminó que la verdadera necesidad del solicitanteera desarrollar un proyecto de sistema deinformación. Previo acuerdo entre las partes, se llevóa cabo un diagnóstico, de cuyos resultados,tratados en la introducción de la tesis, se analizó lanecesidad y factibilidad de introducir mejoras alsistema informal existente hasta el momento. Elestudio de los principales procesos de la Delegacióncon sus flujos informacionales y relaciones, elconocimiento de las potencialidades reales de losmétodos y medios empleados para la gestión deinformación y su nivel de explotación, laidentificación de los requerimientos esenciales, lasmanifestaciones del nivel de cultura informacionalexistente a través de la manera en que se lleva acabo esa gestión, permitieron identificar la necesidaddel cambio que fue factible a través de proyectoscientífico-técnicos cuyos resultados sonsostenibles en el tiempo. Desde el punto de vistatécnico fue factible, porque el cambio podíasucederse con el personal existente tanto en el papelde usuario como de desarrollador, la tecnologíarequería una inversión, prevista en el proyecto, conposibilidades reales de ser financiada al coincidircon los intereses del financista. Económicamente,los beneficios, tanto dentro de la Delegación (mayorvelocidad de procesamiento, recuperación másrápida de la información, mayor exactitud y mejoraen la consistencia de la información, mejoras en lacomunicación, integración de áreas, desarrollo denuevos servicios), como el reflejo de ellos en suaccionar con los actores, eran superiores a losgastos, que además eran financiados por el estado,para la obtención del diseño.

La aprobación definitiva para acometer los cambioscomprometió y responsabilizó a la dirección, quiense encargó de dirigir el proceso con la asesoría delos ejecutores.

Etapa de diseño del nuevosistema.

La propia concepción de trabajo por proyectosrepresentó una forma planificada de obtenerdeterminados resultados que fueron los quereemplazaron y/o complementaron el viejo sistemay creó la capacidad de autoorganización. Abordólos aspectos lógicos de la información relacionadoscon el qué, cómo y con qué frecuencia se hace,volumen de decisiones a tomar, grado de eficienciay determinación de los problemas existentes, asícomo su magnitud. Contempló las siguientes tareas:

1) Obtención del compromiso de la dirección.

2) Identificación de los procesos sustantivos.

3) Identificación de los datos necesarios paraponer en marcha la organización a través desus procesos.

4) Identificación de las áreas que son clave parala supervivencia de la organización y suincorporación al sistema de información.

5) Determinación de la capacidad actual de laorganización y la relación con sus necesidadesfuturas, destacando la importancia dedesarrollar una fuerte plataforma tecnológicapara el desarrollo.

Tanto el análisis como el diseño se realizaronteniendo en cuenta las siguientes premisas:

1) El sistema se concibió de manera que provocaracambios en la naturaleza del trabajo alproporcionar información tanto de problemascomo de oportunidades, y sobre recursosnecesarios y disponibles o accesibles paraobtener resultados.

2) La información atañe a todos los niveles dedirección y debe tratarse de forma integrada.


Más

3) La información para la dirección tiene carácterpiramidal (en los niveles más bajos se necesitamucho más detallada) y debe obtenerse yprepararse para cada nivel, según su necesidad,como resultado de la evaluación, el análisis yla síntesis.

4) La información debe ser utilizada y reutilizada,sistemáticamente, bajo una adecuada políticade gestión documental.

5) La veracidad y oportunidad de la informaciónse garantiza por la existencia de una sola fuentepara cada dato (unicidad de la información),donde se produce o detecta, su utilización enforma múltiple, y el establecimiento de métodosde evaluación y análisis que validen la solidezde la información que se procesa, mínimo demodelos y procedimientos posibles y elestablecimiento de prioridades.

6) Deben utilizarse en forma lo más eficienteposible las TICs para recopilar, almacenar,procesar y compartir los datos, lasinformaciones, el conocimiento y lasexperiencias de interés prioritario para laDelegación.

7) El sistema es dirigido, lo cual significa que seplanifica, organiza, gestiona, controla ycoordina, previendo el entrenamiento deusuarios finales sobre la base de susnecesidades, acorde con los interesesorganizacionales y el desarrollo de la red deinformación.

A medida que se desarrolló elanálisis y diseño del sistema se fue

elaborando un diccionario dedatos referenciales, que ayudó amanejar los detalles del sistema,

comunicar significado,documentar sus características,

facilitar el análisis, localizarerrores y/u omisiones, y favorecerla normalización lingüística para

la recuperación de lainformación.

Este fue el preámbulo para el diseño de loscontenidos de información general, interna y externa,cuya división respondió al lugar donde se originó,sin contradecir la visión de la Delegación como untodo. Así, se diseñaron las tablas donde aparecendetalladamente todos los contenidos que debencircular, con su estructura o formato, gestor,proveedor y periodicidad, fruto del análisis desistema y reflejo de la filosofía de trabajo del Modelo,ya aplicada.

Etapa de desarrollo del software.

La automatización del diseño debe realizarseteniendo en cuenta la calidad requerida, queexpresan los indicadores de fiabilidad, operatividad,flexibilidad, seguridad y adecuación.

Etapa de implementación delsistema de información.

La implementación ha abarcado los aspectosrelacionados con la vinculación de la gestión deinformación, el conocimiento y la tecnología con laplaneación estratégica de la organización [4], laautomatización de los módulos de gerencia deprogramas y proyectos, propiedad intelectual ygestión de recursos humanos; el desarrollo de lared interna y la Intranet.

Como parte insoslayable del sistema de informacióny de las etapas de planificación y análisis dentro delciclo ampliado e interactivo de información, estuvola búsqueda de las mejores experiencias y losestudios de vigilancia tecnológica para gerenciarCiencia, Tecnología y Medio Ambiente, quesustentan la proactividad de la Delegación.

Etapa de validación del nuevosistema de información.

Tiene que ver con un estándar para lograr undesempeño aceptable, un método para medir eldesempeño actual, un medio para comparar eldesempeño actual contra el estándar y un métodode retroalimentación, buscando la valoración de la



forma en que funciona el sistema, incluyendo sufacilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuadode los formatos de información, confiabilidad globaly nivel de utilización; identificación y medición delos beneficios para la organización en la eficienciaoperacional e impacto competitivo; evaluación delas actitudes de directivos y usuarios; evaluacióndel proceso de desarrollo y valoración de losmétodos y herramientas utilizados para ello.

El Sistema de Información generó cualidades a partirde la información de salida que brindó como fuentede nuevos conocimientos, analizada en los espaciosformales e informales establecidos, que sirvió depunto de partida para desarrollar análisis deinformación que encauzan el rumbo de la Delegación.

Conclusiones

1) El cambio planificado dentro de la organizaciónno solo se alcanzó sino que se irradió a otrasformas no percibidas durante su concepción –proyectos de desarrollo tecnológico yformación de capacidades en otras entidadesdel sector empresarial-, como resultado lógicode la complejidad en que se desenvuelve laDelegación.

2) Todas las variables no se manifestaron de igualmanera durante el proceso de cambio queindujo el modelo propuesto, lográndosemejores resultados en la aptitud y actitud de ladirección, el uso y creación de informaciones através de los procesos, sistema de información,redimensionamiento de los espacios formalesde intercambio y la cultura de trabajo en red.Aún persisten dificultades en el plan deformación por competencias, el funcionamientodel Grupo de Coordinación de la PInf y lasetapas de análisis y evaluación.

3) La Política de Información para el SistemaCITMA es un instrumento de dirección quemanifiesta la necesidad de planificar, recolectar,analizar, producir, proteger, diseminar,conservar y evaluar información, paramodernizar y afianzar el progreso en esta áreade resultado clave, vinculando procesos,hacedores, relaciones entre ellos y métodos ymedios a utilizar.

4) Para la confección del Sistema de Informaciónse analizaron los elementos que debían

reemplazar o complementar la manera informalen que se llevaba a cabo la gestión deinformación dentro de la Delegación, seplanificó y documentó el cambio bajo premisasestablecidas y con la perspectiva de recuperarfácilmente la información a partir de sunormalización lingüística, se estructuraron loscontenidos relevantes demostrándose susinterrelaciones, los indicadores para medir lacalidad del software que automatizará alsistema, el cambio tecnológico y lascapacidades que deben poseer los trabajadoresde la Delegación para impulsar el cambio.

5) Es posible abordar la inteligenciaorganizacional en un país del tercer mundo yen una organización que no es una empresa,para ello se necesita que se priorice por el ápicede dirección y se intercambien experiencias quepermitan conocer, asimilar y manifestar que elvalor de la información está en su uso, el delconocimiento en su socialización y el de lainteligencia en ser capaz de identificar elproblema, sobre la base de la información y losconocimientos que se poseen encontrar losrecursos necesarios para darle solución, ysolucionarlo.

6) La Espiral de IO es un Modelo para elenriquecimiento de la gestión de informaciónen la Delegación del CITMA en Holguín con laimplementación y desarrollo de la InteligenciaOrganizacional como instrumento cultural queconducirá a la organización al aprendizajecontinuo y a la efectividad en la gerencia ygestión de Ciencia, Tecnología y MedioAmbiente.

Recomendaciones

1) Medir el impacto de la inteligenciaorganizacional a través del modelo diseñado.

2) Generalizar la Espiral de InteligenciaOrganizacional donde existan capacidades ynecesidades de ello.

Referencias

1) Citado por Maraven. En Venezuela hayuna Revolución de


Más

Telecomunicaciones. RevistaTOPICOS, Caracas, 1997.

2) Más, B. A. Modelo para la introducción dela Inteligencia Organizacional en laDelegación del CITMA en Holguín.Tesis en opción al Grado de Doctor enCiencias de la Información. Facultadde Comunicación, Universidad de LaHabana, 2005. p. 133.

3) El análisis administrativo, una nuevaperspectiva. BETSIME, nov-dic 2001,p. 45-54.

4) Más Basnuevo, Anays y Elena FornetHernández. Vinculación de la Gestiónde Información, el Conocimiento y laTecnología con la planeación

estratégica de la organización.Ciencias de la Información 35(1):57-64, abril, 2004.

Recibido: 13 de julio del 2005.

Aprobado: 18 de octubre del 2005.

Anays Más Basnuevo

Centro de Investigaciones y ServiciosAmbientales y Tecnológicos (CISAT)

Calle 18 e/ 1ra. y Maceo, Rpto. El Llano CP80100, Holguín

Correo electrónico:<[email protected]>.

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