chƯƠng 1: tỔng quan vỀ quẢn lÝ dỰ Án

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

04/21/23Bài giảng môn học Quản lý dự án

www.ptit.edu.vn

Giảng viên: ThS Đỗ Thị Lan AnhBộ môn: Quản lý dự án – Khoa Tài chính Kế toán

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Tổng quan về quản lý dự án

1.1 Khái niệm dự án Khái niệm. Tính chất dự án

1.2 Quản lý dự án Khái niệm. Tiêu chuẩn quản lý dự án

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới QLDA Vòng đời dự án Các thành phần của dự án Đặc điểm tổ chức

1.4 Quy trình QLDA

04/21/23 2Bài giảng môn học Quản lý dự án

www.ptit.edu.vn

1.1. Khái niệm dự án/Định nghĩa

Một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động” (Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, ‘Guide to Project Management’ 2000)

Một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất (PMI, PMBOK 2004)


www.ptit.edu.vn

1.1. Khái niệm dự án/ Tính chất

Phạm vi của dự án: Mỗi dự án là duy nhất và phải được thể hiện bằng văn bản, có xem xét yêu cầu hoạt động, mức độ dịch vụ, các quy định phải tuân thủ và chất lượng của sản phẩm

Ngân sách: Nguồn tài chính cần thiết cho dự án

Thời gian thực hiện: Ngày khởi đầu và kết thúc xác định của dự án


www.ptit.edu.vn

1.1. Khái niệm dự án/ Tính chất

Tính duy nhất Mục đích rõ ràng Thời gian tồn tại hữu hạn Bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn

chế Mang tính rủi ro cao


www.ptit.edu.vn

1.2. Quản lý dự án Quản lý dự án (QLDA) là việc vận

dụng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để ra các quyết định quản lý phù hợp luật pháp, đưa dự án đạt tới các mục tiêu đặt ra (PMBOK 2004)


www.ptit.edu.vn

04/21/23 7

1.2. Quản lý dự án

Thời gian

Kết quảNguồn lực

QLDA

Đúng thời hạn

Đạt mục tiêu về chất lượng, kết

quả

Đúng nguồn lực được phân bổ

Hình: Tiêu chuẩn quản lý dự án

Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn

Tại sao phải quản lý dự án?

04/21/23 8



Quản lý dự án và quản lý chương trình: Chương trình là kế hoạch dài hạn, gồm nhiều dự án. Quản lý chương trình là việc quản lý phối kết hợp, tập trung hóa giữa các dự án cấu thành, chú trọng tới mối liên hệ phụ thuộc giữa chúng, nhằm đạt được các mục tiêu và lợi ích chiến lược.

04/21/23 9



Quản lý dự án và quản lý nghiệp vụ: Quản lý nghiệp vụ là quản lý liên tục các công việc hàng ngày của doanh nghiệp, tổ chức, không có điểm kết thúc. Quản lý nghiệp vụ phải đảm bảo tất cả các hoạt động của công ty được thực hiện trôi chảy và các nhân viên làm việc đúng chức trách của mình

04/21/23 10



Tiêu chuẩn quản lý dự ánPRINCE2 ứng dụng phổ biến tại Anh, Châu Âu và ÚcPMBOK áp dụng phổ biến ở Bắc Mỹ và các nước ngoài Châu Âu và Úc, với các quy trình chuẩn hoá đã được đưa vào chuẩn quốc gia của Mỹ ANSI/PMI 99-001-2008

04/21/23 11



1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án

Vòng đời của một dự án


www.ptit.edu.vn


04/21/23 13

Biến động về chi phí thay đổi và về rủi ro bất trắc theo vòng đời của DA



Quản lý dự án theo giai đoạnÁp dụng với các dự án lớn, phức tạpCác giai đoạn DA nối tiếp: Giảm rủi ro nhưng kéo dài thời gianCác giai đoạn DA giao thoa: tiết kiệm thời gian nhưng rủi ro caoDự án có các giai đoạn thay thế nhau: Áp dụng với các dự án phức tạp, nhiều yếu tố biến đổi


www.ptit.edu.vn


Chu kì của dự án phát triển phần mềmNhận dạng nhu cầu phần mềmKhởi đầu nắm bắt được yêu cầu của công việcThiết kế hệ thống một cách logicLên kế hoạch kiểm tra sản phẩmPhân tích rủi ro và đưa ra những gợi ý.


www.ptit.edu.vn


Các chủ thể liên quan tới dự ánNhóm chủ thể gián tiếp : Nhân viên của các bộ phận không liên quan trực tiếp tới dự án; quản lý môi trường, hành chính, chính trị…Nhóm chủ thể trực tiếp : nhà tài trợ, nhà quản lý dự án, nhà quản lý chức năng, nhà quản lý nghiệp vụ tham gia vào dự án, khách hàng, nhà cung cấp.


www.ptit.edu.vn

04/21/23 17

SƠ ĐỒ QUAN HỆ TÁC ĐỘNG CỦA CÁC CHỦ THỂ TỚI DA


1.3. Các yếu tố ảnh hưởng QLDA

Đặc điểm tổ chức ảnh hưởng tới QLDAQuy trình, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệpCác chuẩn quy định của CP, ban ngành, Cơ sở hạ tầng, các phương tiện, thiết bị hiện có của doanh nghiệpNguồn nhân lực, Hệ thống QLNSĐiều kiện thị trường, yếu tố chính trị, hệ thống thông tin của dự án


www.ptit.edu.vn

1.4. Quy trình QLDA Quy trình: một chuỗi các hoạt động

đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một cách đã định nhằm đạt được kết quả


www.ptit.edu.vn

1.4. Quy trình QLDA Khởi sự dự án (Initiating) Lập kế hoạch (Planning) Thực thi (Executing) Kiểm soát (Controlling) Kết thúc dự án (Closing) 5 nhóm quy trình/42 quy trình/9 mảng

kiến thức 3 nội dung của quy trình: Đầu vào, công cụ và kỹ thuật để xử lý đầu vào,

đầu ra04/21/23 20


1.4. Quy trình QLDA


www.ptit.edu.vn


04/21/23 22

Sự chồng chéo của các nhóm quy trình trong một giai đoạn dự án



Nhóm quy trình Khởi sự (Initiation)Được thực hiện để xác định và thông qua dự ánKết quả: Bản điều lệ dự án (quy mô, nguồn tài chính) và Danh sách các chủ thể liên quan đến dự án. Giấy phép DAĐược lặp lại ở mỗi giai đoạn trong các dự án lớn


www.ptit.edu.vn


Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning)Xác định quy mô của dự án, sàng lọc lại các mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt tới các mục tiêu ấyKết quả: Bản kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án.


www.ptit.edu.vn


Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing)Thực hiện các công việc được xác định trong bản kế hoạch QLDATrọng tâm: kết hợp con người và các nguồn lực theo phương thức nhất định nhằm đạt được mục tiêu dự án.Chi tiêu phần lớn kinh phí của dự án


www.ptit.edu.vn


Nhóm quy trình Kiểm soát dự án (Controlling)những quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, điều tiết quá trình và tiến độ của dự án; xác định những bộ phận dự án cần thay đổi; và bắt đầu những thay đổi tương ứng


www.ptit.edu.vn


Nhóm quy trình Kết thúc dự án (Closing)Gồm những quy trình được thực hiện để hoàn thiện tất cả các công việc trên mọi quy trình quản lý nhằm chính thức hoàn thành dự án


www.ptit.edu.vn

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN




www.ptit.edu.vn

Cơ cấu tổ chức trong QLDA 2.1 Khái niệm 2.2 Các mô hình tổ chức trong QLDA

Tổ chức QLDA theo chức năng Tổ chức QLDA theo dự án Tổ chức QLDA dạng ma trận

Ma trận yếu Ma trận mạnh Ma trận cân bằng

2.3 Vai trò của người QLDA


www.ptit.edu.vn

2.1 Khái niệm tổ chức QLDA


www.ptit.edu.vn


Xây dựng cơ cấu tổ chức QLDA tuỳ thuộc vào cách thức và chiến lược quản lý, phạm vi và độ lớn của DA. Mục tiêu: quản lý DA hiệu quả nhất bằng lực lượng lao động cơ hữu hiện có.

Nguyên tắc chung: Cán bộ chuyên trách cho DA lớn; không gian làm việc chung cho các thành viên; hợp nhất công việc giữa các bộ phận, nhân viên


www.ptit.edu.vn


2 nhóm quản lý: Quản lý chức năng: Quản lý các

nghiệp vụ liên quan tới dự án trong phạm vi doanh nghiệp

Quản lý dự án: Tìm cách sử dụng, phân bổ tốt nhất các nguồn lực trong và ngoài DN để đạt được mục tiêu dự án

Có sự mâu thuẫn từ các nhóm quản lý?


www.ptit.edu.vn


Người quản lý dự án Cần phải làm những gì? Khi nào nhiệm vụ phải

xong Tại sao phải làm nhiệm

vụ này? Dự án được thực hiện

có hiệu quả không? Ngân sách dành cho

nhiệm vụ còn bao nhiêu?

Người quản lý chức năng Nhiệm vụ sẽ được thực

hiện như thế nào? Nhiệm vụ sẽ được thực

hiện ở đâu? Ai sẽ thực hiện nhiệm

vụ? Việc sử dụng nguồn

lực trong dự án có hiệu quả không?


www.ptit.edu.vn

2.2 Các mô hình tổ chức QLDA

04/21/23 34

2.2.1 Mô hình tổ chức quản lý theo chức năng



04/21/23 35

2.2.2 Mô hình tổ chức quản lý theo dự án



tập hợp con người từ các bộ phận chức năng khác nhau để thành lập tổ DA

4 mô hình: Ma trận yếu, ma trận mạnh, ma trận cân bằng, ma trận hỗn hợp

04/21/23 36

2.2.3 Mô hình tổ chức quản lý theo ma trận



04/21/23 37

Tổ chức DA theo dạng ma trận yếu



04/21/23 38

Tổ chức DA theo dạng ma trận cân bằng



04/21/23 39

Tổ chức DA theo dạng ma trận mạnh



04/21/23 40

Tổ chức DA theo dạng ma trận hỗn hợp

Dự án A

Dự án B



Lưu ý khi lựa chọn mô hình tổ chức DA Sự rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm

của từng vị trí Độ minh bạch về thông tin Số lớp quản lý càng ít càng tốt Nhu cầu, hiệu suất sử dụng nguồn lực Tính linh hoạt Tốc độ trao đổi thông tin giữa các vị trí Chi phí hoạt động


www.ptit.edu.vn

2.3 Người quản lý dự án

04/21/23 42

Lãnh đạo (leader)

Đàm phán

Quản lý


CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP LƯỢNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

04/21/23




Giới thiệu chương 3 Mô hình

Xây dựng mô hình phân tích số liệu QLDA; QLDA với mô hình Balanced scorecard ; Quản lý dự án với mô hình Kano;

Phương pháp định tính: Dự báo (forecast) Xác suất – Thống kê (probabilities, statistics) Tối ưu hoá (optimization) Mô phỏng (simulation): Mô hình sắp hàng;

Mô hình tìm số lao động tối ưu


www.ptit.edu.vn

Phương pháp lượng trong QLDA

Xây dựng mô hình phân tích dữ liệu


www.ptit.edu.vn

Bài toánCông ty Rạng Đông chuyên sản xuất các sản phẩm X1, X2 từ các nguyên vật liệu AR1, R2, R3.Lợi nhuận của sản phẩm X1, X2 lần lượt là 150 và 200 (nghìn đồng/sp)Lượng R1, R2, R3 hiện có trong kho là: 200, 1566, 2880Sản xuất 1 sản phẩm X1 cần: 1 R1, 9 R2, 12 R3, 1 sản phẩm X2 cần: 1 R1, 6 R2, 16 R3. Xác định sản lượng X1, X2 tối ưu.


www.ptit.edu.vn

Bài toán phân nhiệm Yêu cầu: 4 Phó GĐ xuống kiểm tra

các cơ sở tại Leipzig, Nancy, Liege Tilburg. Chi phí cử người như sau. Tìm giải pháp tối ưu.


www.ptit.edu.vn

Bài toán phân nhiệm

Các giả thuyết:Cung vượt cầu?Cầu vượt cung?Phân nhiệm bất khả thi?


www.ptit.edu.vn

Bài toán phân phối

49

Xem xét công tác vận chuyển sản phẩm từ 5 xưởng tới 4 điểm phân phối, Công ty in Bưu điện nhận thấy nên đóng cửa 1/1 số xưởng nhằm giảm chi phí vận hành, cho dù có tăng chi phí vận chuyển. Tìm phương án tối ưu Chi phí vận chuyển

Nhu cầu

Xưởng Ngọc Hồi

Xưởng Gia Lâm

Xưởng Hoàng Mai

Xưởng Mai Dịch

Xưởng Vạn Phúc

Hoàn Kiếm $4,000 $2,000 $3,000 $2,500 $4,500 15Ba Đình $2,500 $2,600 $3,400 $3,000 $4,000 18Đống Đa $1,200 $1,800 $2,600 $4,100 $3,000 14Cầu Giấy $2,200 $2,600 $3,100 $3,700 $3,200 20Năng lực xưởng 20 22 17 19 18 Chi phí vận hành xưởng $12,000 $15,000 $17,000 $13,000 $16,000


www.ptit.edu.vn

Bài toán tuyển sinh

04/21/23 50

Học viện CNBCVT tuyển sinh tại 2 cơ sở Hà đông và Nam hà từ 5 vùng. Do chính sách xã hội, Học viện phải nhận các học sinh dân tộc người dân tộc, với số lượng từ 30 đến 40% tổng số học sinh hàng năm. Tìm giải pháp tuyển sinh tối ưu.

Cơ sởđào tạo

Chỉ tiêu

tuyển sinh

Khoảng cách đến trường (km)Vùng dân tộc

thiểu sốVùng kinh

1 2 3 4 5

Hà đông

1.500 20 12 10 4 5

Nam hà 2.000 15 18 8 6 5Dân số 500 450 300 1.000 1.000


Bài toán Bố trí lao động

04/21/23 51

Bưu cục Hà Đông đã theo dõi tình trạng kinh doanh các ngày trong tuần và nhận thấy để tiếp được hết khách hàng trong ngày, cần bố trí lao động các ngày trong tuần như sau. Mỗi lao động phải được nghỉ 2 ngày/tuần. Tìm phương án thuê lao động tối ưu.


Bài toán Bố trí lao động

04/21/23 52

Bảo tàng Quân đội cần thuê bảo vệ cho các gian trưng bày, sơ đồ như sau. Yêu cầu tất cả các gian hàng đều phải được bảo vệ. Tìm phương án thuê lao động tối ưu.


1

2

3

6

7

45

8

A

BC

ED

GF

Bài toán Tìm đường đi


www.ptit.edu.vn

HH

1

2

3

4

5

6

7

Tìm đường đi ngắn nhất từ điểm xuất phát tới điểm 6 và từ điểm xuất phát qua tất cả các điểm. Khoảng cách giữa các điểm đã xác định được.

Bài toán Dự báo


www.ptit.edu.vn

Tháng Doanh thu Tháng Doanh thu

1 1097 7 11372 1189 8 12713 1062 9 10784 1055 10 12355 1175 11 11136 1024 12 1086

Hàng không Việt nam đang có ý định đầu tư một phân xưởng bảo dưỡng máy bay tại sân bay Nội bài. Dự báo nhu cầu bảo dưỡng máy bay mỗi tháng trong giai đoạn tới để từ đó tìm ra công suất thích hợp cho phân xưởng mới dựa trên số liệu số lượt máy bay cần sửa chữa lớn nhỏ trong năm vừa qua.

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DỰ

ÁN

04/21/23Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn



Quản lý nguồn lực dự án 4.1 Quản lý nguồn nhân lực 4.2 Quản lý hoạt động mua bán

trong dự án


www.ptit.edu.vn

4.1 Quản lý nhân sự trong DA

4.1.1 Khái niệm về quản lý nhân sự trong dự án

4.1.2 Mô hình quản lý nhân sự dự án

4.1.3 Các hoạt động chính trong QLNS DA

4.1.4 Các kỹ thuật QLNS dự án


www.ptit.edu.vn

4.1.1 Khái niệm Nhân sự DA


www.ptit.edu.vn

4.1.1 Khái niệm QLNS DA Những quá trình cần thiết để sử dựng

tối ưu nhân sự tham gia vào DA, kể cả các bên liên quan

Là quá trình đạt được và duy trì sự công bằng (quyền lợi và nghĩa vụ) và sự đáp ứng nhu cầu nhân sự (lương, đào tạo, phát triển năng lực nghề nghiệp...) nhằm nâng cao hiệu suất công việc của DA

Tuân thủ luật lao động và các quy tắc


www.ptit.edu.vn

4.1.2 Mô hình QLNS DA Mô hình quản lý dạng chức năng Mô hình quản lý dạng dự án Mô hình quản lý dạng ma trận


www.ptit.edu.vn

4.1.3 Các hoạt động QLNS DA


www.ptit.edu.vn


04/21/23 63

Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự và các chương trình hành động nhằm có được nguồn nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu dự án


Kỹ thuật phân tích nhu cầu NS


www.ptit.edu.vn


04/21/23 65

Xây dựng nhân sự dự án là quá trình chính thức thành lập đội ngũ nhân sự của dự án: thành lập đội, tuyển chọn nhân sự, xác định cách thức hoạt động của đội. Câu hỏi: Làm thế nào để có được đội dự án đúng theo kế hoạch nhân sự


Kỹ thuật tuyển chọn nhân sự


www.ptit.edu.vn


04/21/23 67

Phát triển đội dự án là quá trình nâng cao năng lực, tương tác nhóm và môi trường hoạt động chung để tăng cường hiệu suất dự án.

Đầu vào

Bổ nhiệm thành viên đội dự án

Kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch phân bổ nguồn lực dự án

Công cụ và hỗ trợ

1. Kỹ năng giao tiếp cá nhân

2. Đào tạo

3. Các hoạt động xây dựng đội dự án

4. Các hoạt động phát triển đội dự án: Quy chế hoạt động, tập trung, ghi nhận và trao thưởng

Kết quả

Ghi nhận hiệu quả hoạt động đội dự án


Kỹ thuật phát triển đội dự án

04/21/23 68

• Forming: Hình thành. Các thành viên gặp gỡ, trao đổi về dự án. E dè, ít cởi mở

• Storming: Đấu tranh. Trao đổi công việc, các quyết định kỹ thuật, cách tiếp cận dự án. Tranh giành vị trí, cố gắng khẳng định mình

• Norming: Hoàn thiện. Thống nhất và thiết lập các thông lệ và quy định công việc. Bắt đầu tin tưởng, làm việc cùng nhau

• Performing: Phát triển. Đồng lòng nhất trí vì mục tiêu chung. Thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra

• Adjourning: Kết thúc. Hoàn thiện, chuyển sang dự án khác



04/21/23 69

Đầu vào

1. Bảng bổ nhiệm nhân sự dự án

2. Kế hoạch quản lý dự án

3. Bảng đánh giá hiệu suất hoạt động đội dự án

4. Báo cáo hiệu quả dự án


1. Kỹ năng quan sát và giao tiếp

2. Đánh giá hiệu quả dự án

3. Giải quyết xung đột

4. Kỹ năng giao tiếp cá nhân

Kết quả

1. Các yêu cầu thay đổi

2. Bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án

Điều chỉnh hoạt động đội DA là quá trình quan sát theo dõi hiệu suất hoạt động của các thành viên trong nhóm và thay đổi phương thức quản lý để tối ưu hóa hiệu suất của dự án


Kỹ thuật quản lý xung đột


www.ptit.edu.vn

4.2 Quản lý mua bán trong DA

4.2.1 Nội dung (mục tiêu, phạm vi) của hoạt động mua bán trong DA4.2.2 Quy trình thực hiện4.2.3 Tổ chức đấu thầu trong dự án


www.ptit.edu.vn

4.2.1 Nội dung Quản lý mua bán

Các quy trình cần có để mua (purchase) và chiếm hữu (acquire) các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà DN cần từ bên ngoài đội DA;

Công tác quản lý hợp đồng Quy trình điều khiển và điều tiết sự

thay đổi cần có để phát triển & quản lý các hợp đồng;

Các nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện do hợp đồng quy định;


www.ptit.edu.vn

4.2.2 Quy trình thực hiện


www.ptit.edu.vn

4.2.2 Quy trình thực hiện Hoạch định nhu cầu

04/21/23 74

Đầu vào


1. Phân tích quyết định giữa tự sản xuất hay đi mua2. Đánh giá chuyên gia

3. Các dạng hợp đồng

Kết quả1.KH quản lý mua bán2. Quy định hoạt động mua sắm3. Quyết định mua4. Hồ sơ mời thầu


4.2.2 Quy trình thực hiện

Hoạch định nhu cầu/kết quả Kế hoạch quản lý TKTM : Mô tả chi tiết

các quy trình từ lúc bắt đầu có nhu cầu TKTM cho đến lúc hợp đồng TKTM kết thúc

Hồ sơ mời thầu: theo quy định của luật đấu thầu


www.ptit.edu.vn

4.2.2 Quy trình thực hiện Thực hiện kế hoạch mua bán

04/21/23 76

Đầu vào Công cụ và hỗ trợ

1.Hội nghị nhà thầu2.Quảng cáo mời thầu3.Đàm phán mua bán

Kết quả

Danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn


4.2.2 Quy trình thực hiện Quản lý hoạt động mua bán

04/21/23 77

Đầu vào


1.Kỹ thuật quản lý hợp đồng2.Theo dõi hiệu suất hợp đồng

Kết quả


4.2.2 Quy trình thực hiện Kết thúc hoạt động mua bán

04/21/23 78

Đầu vào


1.Kiểm toán quy trình mua bán2.Hệ thống tài liệu theo dõi quy trình

Kết quả


Quản lý hợp đồng

Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi là HĐNL)

Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt động hỗ trợ quản lý dự án (HĐHT): HĐ thuê nhà, điện thoại…

Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (HĐMS)


www.ptit.edu.vn

Quản lý hợp đồng Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo

giá khoán gọn Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp

đồng bao gồm toàn bộ các công việc được thực hiện thông qua một nhà thầu.

- Hợp đồng có điều chỉnh giá: tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả


www.ptit.edu.vn

Quản lý hợp đồng Hợp đồng cố định giá: là hợp đồng

theo giá khoán gọn (Fix Price) Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp

đồng bao gồm toàn bộ các công việc được thực hiện thông qua một nhà thầu.

- Hợp đồng có điều chỉnh giá (Cost Reimbursable): tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả


www.ptit.edu.vn

Xây dựng CSDL hợp đồng

Tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện các hợp đồng,

Dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.)


www.ptit.edu.vn

Xây dựng CSDL hợp đồngXác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn của CSDL Thống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho các nội dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan tới các hợp đồng của dự án Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu Lưu trữ, xử lý


www.ptit.edu.vn

Giám sát thực hiện hợp đồng

Nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro.

Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ và kết quả thỏa thuận


www.ptit.edu.vn

Phương pháp giám sát HĐ Khảo sát thực tế định kỳ Khảo sát thực tế đột xuất Xem xét các dữ liệu đã có Xem xét chứng từ tài chínhNguồn thông tin không nên chỉ từ các báo

cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn


www.ptit.edu.vn

Quản lý thay đổi hợp đồng Thuận: Vượt mức yêu cầu Nghịch

Chậm hơn tiến độ yêu cầu Vượt quá chi phí dự kiến Sản phẩm không đạt yêu cầu chất

lượng.

Văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra, ngay cả khi chưa được phê chuẩn


www.ptit.edu.vn

Quản lý tranh chấp HĐ

Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp Cam kết tài chính không được thực hiệnHiểu sai các diễn đạt trong hợp đồngKhông kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồngBên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu ngoài hợp đồng mà không thay đổi chi phí


www.ptit.edu.vn

CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN


www.ptit.edu.vn



Quản lý tiến độ dự án

Là việc xây dựng lịch trình thực hiện dự án và đảm bảo cho lịch trình đó được thực hiện đúng theo kế hoạch đã lập


www.ptit.edu.vn

Quy trình quản lý tiến độ DA

1. Xác định công việc: Xác định các hoạt động cụ thể phải được thực hiện để triển khai dự án

2. Xác định trình tự hoạt động: Xác định và chỉ rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án

3. Ước lượng nguồn lực: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hiện từng hoạt động dự án

4. Ước tính thời gian hoạt động: Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến

5. Lập lịch trình làm việc: Xây dựng lịch hoạt động của dự án

6. Kiểm soát lịch làm việc: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế


www.ptit.edu.vn





04/21/23 91

Đầu vào: Bản kế hoạch quản lý dự án và các giả địnhKỹ thuật sử dụng: Cấu trúc phân rã công việc WBS, chia các hoạt động lớn thành các gói công việc nhỏ dễ quản lý hơnKết quả: Bản Danh mục các công việc






04/21/23 92

Lên sơ đồ thứ tự và quan hệ các hoạt động trong dự án. Kết quả: Thứ tự hoạt động các công việc






04/21/23 93

cần bao nhiêu người để thực hiện hoạt động? cần loại nguyên vật liệu gì và số lượng bao nhiêu? Cần loại trang thiết bị gì? Chi phí tương ứng?






04/21/23 94

Câu hỏi: Với nguồn lực hiện tại cần bao nhiêu thời gian cho

mỗi hoạt động?






04/21/23 95

Ví dụ


Lịch trình dự án cho các cấp


www.ptit.edu.vn





04/21/23 97

So sánh giữa tiến độ thực tế và Bản kế hoạch tiến độ để phát hiện sai lệch;

Điều tra bộ phận và nguyên nhân gây sai lệch,

Điều chỉnh lại bản kế hoạch thực thi dự án nếu cần thiết.


Quản lý tiến độ dự án: Lưu ý

Phải được tiến hành trước khi công việc bắt đầu Có sự tham gia của những người thực hiện Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép

điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt;

Đơn giản, chi tiết đến mức cần thiết. Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự

định để tiến hành công việc và nó không bao giờ chính xác tuyệt đối. Xem xét, cập nhật định kỳ

Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan. Mọi kế hoạch sẽ vô giá trị nếu không được mọi người biết đến.


www.ptit.edu.vn

Bảng cấu trúc phân chia công việc WBS

Công cụ giúp tách công việc dự án thành các bộ phận nhỏ hơn để dễ quản lý

Bảng mô tả toàn bộ công việc dự án theo cấu trúc, phân công công việc cụ thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác, có đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc đề ra


www.ptit.edu.vn


Mức độ Mô tảCác mức độ quản lý

1

2

3

Toàn bộ chương trình (total program)

Dự án (project)

Nhiệm vụ chính (task)Các mức độ kỹ thuật

4

5

6

Nhiệm vụ phụ (subtask)

Mảng công việc (work package)

Mức độ cố gắng (level of effort)


www.ptit.edu.vn



www.ptit.edu.vn


Mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát Thời gian kiểm soát như thế nào là hợp lý?


www.ptit.edu.vn

Sơ đồ GANTT


www.ptit.edu.vn

Phương pháp đường tới hạn


www.ptit.edu.vn

04/21/23

CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN




Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm

những quá trình cần phải thực hiện để chắc chắn rằng dự án được hoàn thành với ngân sách thoả đáng.

QLCP bao gồm quản lý chi phí về lao động, nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, cơ sở vật chất, dịch vụ, thuế v.v

04/21/23108

Bài giảng môn học

Quản lý dự án www.ptit.edu.

vn

Quy trình quản lý chi phí dự án

Dự toán chi phí dựa trên kế hoạch sử dụng nguồn lực; -> chi phí cho mỗi hoạt động là bao nhiêu

Xây dựng ngân sách cho các khoản chi đã lên kế hoạch; -> chi phí lấy từ nguồn nào, khi nào chi?

Giám sát, điều phối việc sử dụng ngân sách

04/21/23109



vn

Dự toán chi phí

Cần dự toán những gì?Chi phí biến đổi VC (Variable Costs): nguyên vật liệu, lương…Chi phí cố định FC (Fixed Costs): Chi thuê nhà xưởng, chi phí thành lập…Chi phí trực tiếp Direct Costs: chi cho các khoản mục của dự ánChi phí gián tiếp Indirect Costs: chi quản lý, thuế, phụ cấp ngoài lương…

04/21/23110



vn

Kỹ thuật dự toán chi phí Ước tính từ trên xuống (Top down) Ước tính từ dưới lên (Bottom-up) Ước tính tương tự (Analogous

Estimate) Ước tính tham số (Parametric

Estimate) Ước tính bình quân (Three-point

Estimate)

04/21/23111



vn

Kỹ thuật dự toán tương tự/ từ trên xuống

Ưu điểm Nhanh Không cần xác định

hoạt động chi tiết Ít tốn chi phí Có thể dự đoán ở mọi

mức độ chi tiêt của dự án

Cho thấy tổng chi phí dự kiến

Nhược điểm Ít chính xác Ít thông tin chi tiết, ít

hiểu dự án Yêu cầu kinh nghiệm

cao Khó áp dụng với

những dự án phức tạp Không thấy được sự

khác nhau giữa các dự án

04/21/23112

Sử dụng số liệu của các dự án tương tự đã có từ trước



vn

Kỹ thuật dự toán từ dưới lên

Ưu điểm Chính xác Có sự đóng góp của

đội dự án Có sự phân tích dự án

chi tiết Cung cấp khả năng

quản lý, điều khiển dự án hiệu quả

Nhược điểm Tốn thời gian và chi

phí Đội dự án phải được

đào tạo kỹ năng dự toán

Yêu cầu phải hiểu rõ và đã phân tích dự án chi tiết

04/21/23113

Dựa vào WBS, ước tính chi phí và lịch trình cho từng gói công việc, sau đó tổng hợp lại để tính tổng số cho dự án.



vn

04/21/23114



vn

Kỹ thuật dự toán tham số

04/21/23115

Là dự toán từ trên xuống, sử dụng các mô hình toán học và các công cụ tính toán để đưa ra các dự báo.



vn

04/21/23116



vn

Kỹ thuật dự toán 3 điểm

04/21/23117

Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Chi phí cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”.

Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Chi phí cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào).

Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): Chi phí cần để hoàn thành công việc một cách “tồi nhất” (đầy trở ngại).

Ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML) + MP)/6



vn

Xây dựng ngân sách DA

04/21/23118



vn

- Bản ước tính chi phí và KH chi phí

- Hồ sơ tiến trình DA

- Hồ sơ KH sử dụng các nguồn lực

- Các HĐ- Các quy

định của DN

- Bản quy định việc sử dụng đồng vốn một cách hiệu quả

- Các điều kiện để được giải ngân

- Điều chỉnh hồ sơ sổ sách


04/21/23119



vn


04/21/23120



vn


04/21/23121



vn

Giám sát ngân sách DA

04/21/23122



vn

Kinh doanh dịch vụ Photocopy

04/21/23123

CHI PHÍ CỐ ĐỊNH/THÁNG/COPIER SỐ MÁY THUÊ 40CHI PHÍ THUÊ MÁY $250,00 VỚI MỘT TRANG COPYCHI PHÍ NGƯỜI PHỤC VỤ $35,00 GIÁ CHO MỘT TRANG $0,05CHI PHÍ CỐ ĐỊNH KHÁC $50,00 CHI PHÍ BIẾN ĐỔI $0,03

LỰA CHỌN 1 LỰA CHỌN 2 LỰA CHỌN 3

CHI PHÍ ĐỊA ĐIỂM ĐỊNH TRƯỚC

PHÍ ĐỊA ĐIỂM + PHÍ HOA HỒNG

PHÍ ĐỊA ĐIỂM + HOA HỒNG KHI VƯỢT NGƯỠNG

SỐ TRANG COPIES/THÁNG/MÁY 30.000 30.000 30.000CHI PHÍ THUÊ ĐỊA ĐIỂM $150,00 $50,00 $75,00PHÍ HOA HỒNG/ TRANG COPY $0,005 $0,01NGƯỠNG TRẢ HOA HỒNG 20.000



vn

04/21/23

CHƯƠNG 7: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN



Bài giảng môn học Quản lý Dự án www.ptit.edu.vn

Quản lý rủi ro dự án ? Chạy theo: thụ động, sai đâu sửa

đó, cố gắng loại bỏ rủi ro khi đã xảy ra, giảm thiểu hậu quả tiêu cực của những rủi ro đã xảy ra

Đón trước và phòng ngừa: chủ động, cố gắng nhận dạng và phân tích các rủi ro, đưa ra các biện pháp quản lý rủi ro

04/21/23125


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

Quy trình quản lý rủi ro dự án

Xây dựng kế hoạch và chiến lược tổng thể quản lý phòng chống và đương đầu với rủi ro, có bộ phận chuyên trách thường xuyên

Theo dõi nhận dạng các rủi ro có thể có hoặc đã xuất hiện

Phân tích các rủi ro đã được nhận dạng nhận biết khả năng chúng có thể xảy ra, xảy ra như thế nào, đưa ra các giải pháp/PA đối phó

Giám sát việc thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro phát hiện bất cập giữa KH và thực tiễn, điều chỉnh để giải pháp vận hành hữu hiệu và hiệu quả

04/21/23126


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

1. Xây dựng KH quản lý rủi ro

Nhận biết và quản lý rủi ro Phân tích đánh giá rủi ro

04/21/23127


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

1. Xây dựng KH quản lý rủi ro

Nhận biết và quản lý rủi roXác định điều kiện xuất hiện rủi ro;Xác định mức độ và phạm vi/tầm ảnh hưởng của rủi ro tới chi phí, tiến độ, chất lượng DA;Xác định những đối tượng bị tác động bởi rủi ro.

04/21/23128


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

1.1 Nhận biết rủi ro

04/21/23129


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23130

Các rủi ro liên quan tới môi trường DA Các rủi ro liên quan tới việc thực hiện

DA Các rủi ro liên quan tới môi trường,

an toàn lao động, sức khỏe lao động Các rủi ro về thời gian, tiến độ thực

hiện dự án Các rủi ro về chi phí thực hiện dự án Các rủi ro với xã hội


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23131

Xác định nhu cầu khách hàng. Xác định và quản lý khai thác kỹ

thuật và công nghệ trong DA. Các đối thủ thay đổi phương thức

sản xuất và cạnh tranh Các nhà cung cấp nguồn lực cho dự

án gặp trắc trở trong sản xuất


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23132


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

1.2 Báo cáo DS các rủi ro

04/21/23133


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

1.2 Báo cáo DS các rủi ro

04/21/23134

Dự án 1

Dự án 2

Dự án 3

Dự án 4

Dự án 5

Tài chính

4 32 20 10 24

Chi phí 12 4 64 16 48Thời gian

40 12 16 16 24

Công nghệ

2 8 16 4 6

Chất lượng

2 2 2 8 16

Tổng 60 58 118 52 128


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

2. Phân tích đánh giá rủi ro

Định tính: mô tả rủi ro về bản chất, tính chất, mức độ và phạm vi ảnh hưởng tới chất lượng DA nếu rủi ro xảy ra

Định lượng: khả năng có thể xảy ra, thiệt hại tài chính khi xảy ra. Lượng hoá các tác động tiêu cực của rủi ro tới dự án thành các con số tài chính để quản lý

Kết quả: Danh sách các rủi ro đã được nhận dạng; Bản mô tả tính chất, quy mô tác động, và những bên bị tác động bởi từng rủi ro

04/21/23135


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

2.1 Phân tích rủi ro định tính

Sắp xếp các rủi ro đã được nhận biết theo thứ tự ưu tiên cần xử lý

Lên sơ đồ nguyên nhân – hậu quả Đánh giá mức độ và tầm ảnh hưởng

của mỗi rủi ro dựa trên kinh nghiệm Phân tích xu hướng phát triển của rủi ro Lập danh sách các rủi ro cần phải theo

dõi chặt chẽ thường xuyên Phân tích SWOT của doanh nghiệp đối

với mỗi rủi ro

04/21/23136


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23137


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23138


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

2.2 Phân tích rủi ro định lượng

04/21/23139

Đánh giá xác suất và mô hình phân phối xác suất xảy ra rủi ro của dự án

Ước tính mất mát thiệt hại tài chính khi rủi ro thực sự xảy ra

Thể hiện số liệu: Xây dựng ma trận tác động và xác suất của rủi ro

Lập mô hình bài toán quản lý: Phân tích độ nhạy khi số liệu đầu vào biến động; Phân tích về mặt tài chính sơ đồ nguyên nhân – kết quả; Sử dụng kỹ thuật tối ưu hoá hoặc mô phỏng để đưa ra các quyết định quản lý.


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23140

Bảng thể hiện số liệu xác suất và tác động của rủi ro


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23141

Sơ đồ phân tích nguyên nhân - hậu quả


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

3. Phương án đối phó rủi ro

Chiến lược đối phó với rủi ro mang tính nguy cơ:

-Né tránh.-Chuyển rủi ro sang bên thứ ba. -Điều hòa rủi ro.-Chấp nhận rủi ro.-Có kế hoạch phòng ngừa cho từng công việc

Chiến lược đối phó với rủi ro mang tính cơ hội

-Khai thác cơ hội.-Chia sẻ cơ hội.-Kế hoạch B.

04/21/23142


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23143

Lưu ý !!!Nhắm vào gốc rễ chứ không phải chạy theo triệu chứng của vấn đề


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23144

Điều hòa rủi rotìm cách giảm thiểu khả năng rủi ro xảy ra hoặc giảm nhe thiệt hại khi rủi ro thực sự đã xảy ra

DA có mức bất trắc thấp nên cho tiến hành sớm và nhanh. Có thưởng tiến độDự án có nhiều bất trắc: Hợp đồng dựa trên tiến độ thực hiện


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn


04/21/23145

Chuyển rủi ro sang bên thứ ba ???phân bổ rủi ro trong một hợp đồng dự án phải được ghi văn bản rõ ràng, hợp đồng minh bạch, theo cơ chế thị trường


Quản lý Dự án

www.ptit.edu.vn

chƯƠng 1: tỔng quan vỀ quẢn lÝ dỰ Án

Documents