chương i : tỔng quan -...

Sưu liệu chương trình TTQT

Sưu Liệu

CHƯƠNG TRÌNH TTQT

Version 3.0

1


Chương 1 - TỔNG QUAN................................................................4I. Các mã sản phẩm Product.....................................................................................4

1. Phần nhập khẩu:................................................................................................42. Phần xuất khẩu:.................................................................................................4

II. Các mã sản phẩm Sub Product:............................................................................41. Phần nhập khẩu:................................................................................................42. Phần xuất khẩu:.................................................................................................5

Chương 2 - NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG THƯ (L/C).........................6I. Khởi tạo L/C.........................................................................................................6

1. Nhập thông tin L/C nhập khẩu..........................................................................62. Khai báo thông tin LC xuất.............................................................................25

II. Xử lý các sự kiện của L/C (nhập khẩu – xuất khẩu)...........................................291. Giao dịch sửa đổi thư tín dụng........................................................................292. Xử lý các giao dịch Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)......................................313. Xử lý các giao dịch ủy quyền thanh toán (MT740-Reimb)............................32

Chương 3 - BẢO LÃNH NHẬN HÀNG........................................36I. Nhập thông tin bảo lãnh nhận hàng:...................................................................36II. Xử lý các sự kiện bảo lãnh nhận hàng – Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)..........39

Chương 4 - BỘ CHỨNG TỪ..........................................................40I. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C.........................................................................40

1. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C nhập khẩu...................................................402. Nhập bộ chứng từ L/C xuất khẩu....................................................................44

II. Các sự kiện của bộ chứng từ...............................................................................461. Nhập giao dịch bất hợp lệ - Discrepancy........................................................462. Nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ - Acceptance.....................................473. Nhập giao dịch tất toán bộ chứng từ - Expiry.................................................484. Nhập thay đổi mã sản phẩm thứ cấp (Sub-product) bộ chứng từ - Changesubproduct..................................................................................................495. Nhập giao dịch gởi điện đòi tiền BCT (sử dụng trong trường hợp L/C xuất khẩu cho phép đòi tiền bằng điện) – MT742..........................................................50

Chương 5 - NHỜ THU NHẬP KHẨU...........................................53I. Tạo mới nhờ thu..................................................................................................53II. Các sự kiện nhờ thu (Expiry, Accept).................................................................55

Chương 6 - THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ- NHỜ THU........56I. Thanh toán bộ chứng từ L/C nhập khẩu, nhờ thu nhập khẩu..............................56

1. Receipt............................................................................................................562. Payment..........................................................................................................56

II. Thanh toán bộ chứng từ L/C xuất khẩu, nhờ thu xuất khẩu...............................60Chương 7 - BẢO LÃNH NGÂN HÀNG........................................62

I. Phát hành bảo lãnh..............................................................................................62II. Các sự kiện của bảo lãnh ngân hàng...................................................................64

Chương 8 - CÁC LOẠI ĐIỆN – MESSAGES..............................65I. Free format (MT499/ MT799/ MT999)..............................................................65II. Chọn điện và in điện...........................................................................................66

Chương 9 - THU PHÍ - CHARGES...............................................68I. Charges...............................................................................................................68II. Charge Foreign bank...........................................................................................69

2


Chương 10 - XEM TRẠNG THÁI GIAO DỊCH, XÓA CÁC GIAO DỊCH NHẬP SAI VÀ TRA SỐ REF ACB TỪ REF NƯỚC

NGOÀI 70I. Kiểm tra tình trạng giao dịch..............................................................................70II. Xóa các giao dịch chưa hoàn thành....................................................................70III. Tra số Ref ACB từ số Ref của Ngân hàng nước ngoài...................................71

Chương 11 - THÔNG TIN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ.......72I. Nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ.............................................................72II. Tìm kiếm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ......................................................72

Chương 12 - DUYỆT.........................................................................74I. Giao dịch cấp 1 (Nhân viên tại chi nhánh).........................................................74II. Giao dịch cấp 2 (Kiểm Soát Viên tại Chi nhánh)...............................................74III. Giao dịch cấp 3 (Nhân viên tại Hội Sở)..........................................................74IV. Giao dịch cấp 4 (Kiểm Soát Viên tại Hội Sở)................................................75

Chương 13 - XEM VÀ IN ĐIỆN......................................................76Chương 14 - SCAN CHỨNG TỪ.....................................................77

I. Cấp nhân viên chi nhánh / Kiểm soát viên chi nhánh.........................................77II. Cấp nhân viên hội sở / Kiểm soát viên hội sở....................................................79

Chương 15 - LƯU HỒ SƠ, BÁO CÁO DOANH SỐ VÀ PHÍ.......80I. Lưu hồ sơ............................................................................................................80II. Báo cáo doanh số và phí của khách hàng...........................................................81

3


Chương 1 - TỔNG QUAN

I. Các mã sản phẩm Product

1. Phần nhập khẩu:ILS Sight Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu trả ngay)

ILU Usance Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu trả chậm)

ILM Mix Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu hỗn hợp)

IBS Sight Import Bill (Bộ chứng từ nhập khẩu trả ngay)

IBU Usance Import Bill (Bộ chứng từ nhập khẩu trả chậm)

SGA Ký hậu 1/3 bộ chứng từ

SGS Shipping Guarrantee by Sea

IDP Import D/P (Nhờ thu nhập khẩu trả ngay)

IDA Import D/A (Nhờ thu nhập khẩu trả chậm)

IBG Import Banker Guarantee (Phát hành bảo lãnh ngân hàng)

2. Phần xuất khẩu:ELS Sight Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu trả ngay)

ELU Usance Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu trả chậm)

ELM Mix Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu hỗn hợp)

EBS Sight Export Bill (Bộ chứng từ xuất khẩu trả ngay)

EBU Usance Export Bill (Bộ chứng từ xuất khẩu trả chậm)

EDP Export D/P (Nhờ thu xuất khẩu trả ngay)

EDA Export D/A (Nhờ thu xuất khẩu trả chậm)

EBG Export Banker Guarantee (Nhận được bảo lãnh ngân hàng)

II. Các mã sản phẩm Sub Product:Without L/C không xác nhận

May Add L/C có thể xác nhận

Clean Nhờ thu trơn

With Docs Nhờ thu kèm chứng từ

1. Phần nhập khẩu:Loan Bộ chứng từ/ Bảo lãnh nhận hàng có vay thanh toán

Without Loan Bộ chứng từ/ Bảo lãnh nhận hàng thanh toán bằng vốn tự có

4


2. Phần xuất khẩu:Discount Bộ chứng từ có chiết khấu

Without Discount Bộ chứng từ không có chiết khấu

5


Chương 2 - NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG THƯ (L/C)

I. Khởi tạo L/C

1. Nhập thông tin L/C nhập khẩuQuy trình khởi tạo L/C (áp dụng cho cả L/C xuất khẩu và nhập khẩu):

Để thực hiện nhập giao dịch thư tín dụng nhập khẩu hay thông báo L/C xuất khẩu người sử dụng truy cập theo đường dẫn sau trong phân hệ Trade Finance:

Create Import Credit / Import L/C / Capture Create Export Credit / Export L/C / Capture

Hệ thống sẽ hiện ra 1 màn hình gồm 4 trang: page 1, page 2, page 3, page 4, page 5. Mỗi trang đều hiển thị số tham chiếu của giao dịch hay chính là số của LC, mã và tên của loại sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp đã được người sử dụng lựa chọn cho giao dịch.

Màn hình trang 1

6


Reference No.

Số tham chiếu của giao dịch hay số của LC. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add).

Trạng thái: Mandatory

Điện Swift: MT700 – F20

Product (Type)/ Product Sub Type

Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp gắn với LC. Hay chính là loại LC cần phát hành. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.


Các loại sản phẩm chính - Product Types

Các sản phẩm thứ cấp - Product sub- types

Branch

Mã của chi nhánh liên quan đến giao dịch LC. Người nhập liệu đang ở nhập giao dịch chi nhánh nào chương trình tự động mặc định giao dịch ở chi nhánh đó


PCentre (Profit Centre)

Mã của bộ phận TTQT. Chương trình sẽ hiển thị tự động


Doc. Ref. No.

Số hợp đồng, số Invoice...của KH.

Trạng thái: Option

7


Doc. Date

Ngày của Số hợp đồng, số Invoice...của KH.


Status

Trạng thái hiện tại của LC. Khi người sử dụng đang nhập giao dịch thì hệ thống sẽ không hiển thị trường này, tuy nhiên ngay sau khi người sử dụng lưu lại các thông tin (save), trước khi được duyệt, hệ thống sẽ hiển thị Status là “Capture”, ngay khi LC được duyệt, phát hành và có hiệu lực, Status sẽ được hiển thị là “Active”. Và hệ thống sẽ tiếp tục chỉ ra các Status khác nhau của LC theo từng quy trình đã được thực hiện cho đến khi LC đáo hạn.


Applicant ( Beneficiary thứ nhất trong trường hợp L/C chuyển nhượng )

Trường hợp nhập khẩu: Số tài khoản của KH yêu cầu mở LC (Số tài khoản được cài đặt trên TCBS). Người sử dụng đánh số tài khoản VND hoặc tài khoản ngoại tệ của khách hàng cần chuyển tiền trên tài khoản này để ký quỹ trên TCBS chương trình sẽ tự động hiển thị tên và địa chỉ của khách hàng muốn mở L/C vào trường Name & Addr kế bên và người nhập liệu có thể chỉnh sửa theo đúng trường Applicant mà khách hàng muốn hiển thị trên MT700

Trường hợp xuất khẩu: Người sử dụng sẽ nhập thông tin

Trạng thái: Mandatory – (nếu là giao dịch NK)

Trạng thái: Option – (nếu là giao dịch XK)

Điện Swift: MT700 – F50, MT720 – F50

8


Applicant Bank

Applicant Bank (F51A) có Swift: Người sử dụng Edit để vào màn hình phụ, Trong màn hình phụ chọn trường Search Swift và nhập vào một vài ký tự đầu hoặc toàn bộ của mã Swift mà mình muốn chọn, chương trình sẽ đổ ra danh sách các mã Swift tương ứng. Người nhập liệu chọn đúng Swift mà mình cần và kiểm tra tên và địa chỉ ngân hàng tương ứng mã Swift đã chọn được tự hiển thị ở màn hình bên cạnh. Nếu đây đúng là ngân hàng mình cần tìm nhấn nút OK

Applicant Bank (F51D) không có Swift: Người sử dụng sẽ nhập tên và địa chỉ của Applicant bank vàotrường Name & Addr kế bên


Enter Date

Ngày nhập giao dịch LC. Hệ thống sẽ tự mặc định là ngày nhập liệu. Đối với L/C nhập khẩu ngày này sẽ là ngày Issue date trong điện MT700


Điện Swift: MT700 – F31C

Expiry Date

Ngày đáo hạn của LC. người sử dụng nhập dựa trên thông tin trên Giấy đề nghị mở LC của KH.


Điện Swift: MT700 – F31D

Location

Nơi hết hiệu lực của LC.


Điện Swift: MT700 – F31D

9


Applicant Rule

Chọn trong List Box


Điện Swift: MT700 – F40E

Currency

Loại tiền của giao dịch, chọn trong List Box


Điện Swift: MT700 – F32B

Amount

Trị giá của LC



S/U Amt (Sight Usance Amount)

Trị giá LC trả ngay và trị giá LC trả chậm. Người sử dụng chỉ được phép sử dụng trường này nếu lựa chọn loại sản phẩm chính là Mixed Payment, nghĩa là việc thanh toán LC sẽ được thực hiện một phần là trả ngay và một phần là trả chậm. Khi đó người sử dụng sẽ phải nhập phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả ngay và phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả chậm là bao nhiêu (Lưu ý: tổng của 2 phần này phải bằng đúng trị giá của LC). Để nhập các thông tin cần thiết người sử dụng nhấn vào nút Edit ở bên cạnh trường này màn hình sẽ hiện ra 1 cửa sổ nhỏ để người sử dụng nhập thông tin.


Trạng thái: Mandatory nếu sản phẩm chính là Mixed Payment.

10


Tolerance (+/-)

Dung sai của L/C. Nếu LC không cho phép có dung sai thì có thể bỏ trống trường này.


Điện Swift: MT700 – F39A

Max Credit Amount (Maximum Credit Amount)

Trị giá hóa đơn thương mại khống chế tối đa.



Additional Amout Covered

Các giá trị thêm vào. Nếu ngoài trị giá thực của LC (tổng giá hàng NK) còn có thêm một vài khoản khác như là: lãi suất cũng được tính vào trị giá của LC, người sử dụng có thể nhập thông tin về các khoản này bằng cách nhấn vào nút Edit ở bên cạnh trường này màn hình sẽ hiện ra 1 cửa sổ nhỏ để người sử dụng nhập thông tin.


Điện Swift: MT700 – F39C

Màn hình trang 2:

11


Transferable

LC có thể chuyển nhượng. Để trống thì hệ thống mặc định là ‘N’nghĩa là không thể chuyển nhượng. Nếu LC cho phép được chuyển nhượng quyền hưởng trị giá LC đến một người hưởng lợi thứ 2 hoặc thứ 3 thì người sử dụng có thể thay đổi bằng chữ ‘Y’.


Back to Back

Người sử dụng nhập số LC giáp lưng


Master L/C

Người sử dụng nhập số LC Master


12


Red clause

Người sử dụng nhập số tiền điều khoản đỏ


Restrict

Điều khoản hạn chế ngân hàng chiết khấu, thanh toán, chấp nhận LC. Nếu ngân hàng mở LC muốn hạn chế chiết khấu, thanh toán, chấp nhận LC tại một ngân hàng nào đó, họ sẽ chỉ định rõ tên của NH được uỷ quyền chiết khấu. Nhấn nút Edit hệ thống sẽ mở ra màn hình phụ để khai báo thông tin ngân hàng được uỷ quyền. Cách nhập thông tin giống Applicant bank


Điện SWIFT: MT700- F41A, MT700-F41D

Margin Detail

13


Khai báo về thông tin ký quỹ trong hồ sơ L/C. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:

Percentage: Tỷ lệ ký quỹ của L/C

Margin Acccount: Số TKKQ của khách hàng yêu cầu mở L/C, số tài khoản này chương trình sẽ tự động hiển thị dựa trên thông tin khách hàng nhân viên nhập ở page 1

Amount: Trị gía ký quỹ L/C = Trị giá L/C * Percentage

AcctLetter: Loại ký quỹ, nếu ký quỹ L/C nhân viên sẽ chọn ký quỹ L/C, nếu thu tiền nhờ thu nhân viên chọn ký quỹ khác, nếu bảo lãnh ngân hàng nhân viên sẽ chọn ký quỹ bảo lãnh

In phiếu yêu cầu ký quỹ Print

Beneficiary ( Beneficiary thứ 2 trong trường hợp L/C chuyển nhượng)

Người hưởng lợi của LC

Box list kế bên để nhân viên chọn nước nhập khẩu


Điện SWIFT: MT700 – F59, MT720-F59

14


Advising bank

Ngân hàng thông báo LC hay ngân hàng nhận điện 700. Nhấn Edit để chọn trong danh sách các ngân hàng đại lý


Điện SWIFT: MT700- Receiver

Reimbursing bank

Ngân hàng hoàn trả (nếu có). Thông thường trường này chỉ được sử dụng đối với các LC cho phép đòi tiền bằng điện hoặc L/C xác nhận. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Điện SWIFT: MT700-F53

Màn hình trang 3:

15


Preadv No/Date

Người sử dụng nhập số và ngày phát hành L/C trong điện MT705 nếu có


Advice Type

Người sử dụng chọn Phương thức phát hành L/C đối với L/C nhập khẩu, hoặc phương thức nhận L/C đối với L/C xuất


Tenor Type/Day

Nhập điều kiện thanh toán/số ngày trả chậm khi L/C không phải là hỗn hợp. Nhấn List Box để chọn trong List of Value. Nếu L/C là trả ngay không chọn trường này hoặc chọn code 000


Draft At

Nhập thông tin trường 42C


Available type

Việc chỉ định Ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/chiết khấu/chấp nhận thanh toán được khai báo ở màn hình trước (trường Restrict). Nếu không khai báo gì, kết hợp với thông tin ở trường này,hệ thống tự động tạo “Available with any bank. By…” để đưa vào điện SWIFT . Ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/chiết khấu/chấp nhận thanh toán được khai báo ở màn hình trước ( trường Restrict). Nếu không khai báo gì, kết hợp với thông tin ở trường này,hệ thống tự động tạo “Available with any bank By…” để đưa vào điện SWIFT



16


Drawn on

Nhập ngân hàng bị đòi tiền trong hối phiếu. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Điện SWIFT: MT700 - F42A, MT700 – F42D

Trade Terms

Điều kiện thương mại theo L/C. Nhấn List Box để chọn


Partial shipment

Điều kiện giao hàng theo L/C. Nhấn List Box để chọn


Điện Swift: MT700 - F43P

Transhipment

Điều kiện chuyển tải theo L/C. Nhấn List Box để chọn


Điện Swift: MT700 - F43T

Place From / Place to / Port From / Port to

Thông tin về nơi giao hàng, nơi dỡ hàng, cảng đi, cảng đến (nếu có)


Điện Swift: MT700 - F44A, MT700 - F44B, MT700 - F44E, MT700 - F44F

17


Last Ship date

Ngày giao hàng muộn nhất


Điện Swift: MT700 - F44C

Shipment Period

Thời gian giao hàng. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, chọn code tương tự thông tin cần nhập và sửa các thông tin này lại cho chính xác những dữ liệu cần nhập ở trường 44D


Điện Swift: MT700 - F44D

Màn hình trang 4:

Goods Description

Mô tả hàng hoá của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình nhập thông tin hàng hoá như sau:

18


Code: Mã hàng hóa L/C, nhấn List Box để chọn

Content: Hiện thị tên hàng hoá tương ứng với mã hàng hoá được chọn

Sau khi chọn code hàng hóa sẽ xuất hiện một màn hình để người nhập liệu nhập đủ thông tin của trường này vào, sau đó nhấn nút OK, chương trình sẽ ra lại màn hình ngoài, theo tỷ lệ nhập từng mặt hàng người nhập liệu đánh tỷ lệ vào trường Percentage, nhấn nút Accept, sau đó nhấn nút Add

Nếu nhập không đủ thông tin sau khi Add nhấn MT701 để vào màn hình mới nhập tiếp thông tin

Nếu sau khi đã chọn sau đó không muốn chọn nữa nhấn Remove Update

Percentage : Tỉ lệ trị giá hàng hóa so với trị giá L/C


Điện Swift: MT700 - F45A

Documents Information

Các chứng từ yêu cầu của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình chứng từ như sau:

19


Code: Mã chứng từ L/C, mỗi mã chứng từ tương ứng một loại chứng từ, nhấn List Box để chọn

Content: Hiện thị diễn giải mô tả chứng từ, đây chỉ là là những mẫu để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng loại chứng từ và có thể sửa các thông tin chứng từ theo đúng yêu cầu trong L/C

Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau

Cách nhập tương tự trường Goods Decription



Additional Conditions

Các điều khoản phụ của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình như sau:

20


Code: Mã điều khoản phụ của L/C, mỗi mã điều khoản phụ tương ứng một điều khoản phụ , nhấn List Box để chọn

Content: Hiện thị nội dung điều khoản phụ, đây chỉ là những mẫu được nhập sẵn để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng từng điều khoản phụ và có thể sửa các thông tin điều khoản phụ theo đúng yêu cầu trong L/C

Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau nhưng không được chọn một code nhiều lần

Sau khi chọn sẽ xuất hiện một màn hình để người nhập liệu nhập đủ thông tin của trường này vào, sau đó nhấn nút OK, chương trình sẽ ra lại màn hình ngoài nhấn nút Accept, sau đó nhấn nút Add

Nếu đã chọn code rồi (đã nhấn accept) nhung sau đó không muốn chọn nữa chọn lại code đó nhấn Remove Update

Nếu F47A của MT700 không chứa đủ thông tin sau khi Add nhấn MT701 để vào màn hình mới F47B-MT701 nhập tiếp thông tin



21


Payment details (42M)

Khi điều khoản thanh toán của LC là hỗn hợp (cả trả ngay, cả trả chậm).


Điện SWIFT: F42M- MT700

Payment defer (42P)

Khi điều khoản thanh toán của LC là trả chậm


Điện SWIFT: F42P –MT700

Advise Through Bank

Ngân hàng thông báo thứ hai (second advising bank). Người sử dụng chọn F57A, F57B, F57D. Sau đó nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Điện Swift: MT700 - F57

Presentation Period

Thời hạn xuất trình chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin Màn hình

Các thao tác khác tương tự trường Additional Conditions




22


Charge

Điều khoản phí L/C quy định. Nhấn Edit để nhập thông tin

Code: Mã phí. Nhấn Edit để nhập thông tin, nhấn List Box để chọn

Content: Hiện thị Điều khoản phí L/C , đây chỉ là là những mẫu để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng và có thể sửa các thông tin chứng từ theo đúng yêu cầu trong L/C

Người sử dụng chỉ chọn được một code


Điện Swift: MT700 - F71B

Bank to Bank Information

Thông tin của NH gửi dành cho ngân hàng nhận (đây chính là nội dung Sender to Receiver của điện Swift). Nhấn Edit để nhập thông tin


Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau nhưng không chọn một code nhiều lần



Presenting bank instruction

Chỉ thị của NH phát hành dành cho NH xuất trình chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình như sau:





23


Print

Nhân viên TTQT sẽ in phiếu thu tiền ký quỹ tương ứng đã khai trên phần Amount và chuyển qua cho teller hạch toán

Màn hình trang 5:

Lưu ý : Trang thứ 5 chỉ nhập thông tin trong trường hợp cần phát hành L/C chuyển nhượng (phát hành MT720)

ACB Foreign LC No

Số L/C xuất của ACB phát hành L/C chuyển nhượng này

Form of Document Credit

Loại L/C chuyển nhượng

Chọn trong danh sách



24


Issue Bank’s Foreign LC

Ngân hàng phát hành L/C gốc. Người sử dụng chọn nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank



Non bank Issuer

Nhập trường này trong trường hợp người phát hành L/C gốc không phải là ngân hàng mà là một tổ chức nào đó



Applicant’s Foreign LC

Người mở L/C gốc (L/C xuất ACB nhận được để lấy thông tin phát hành MT720)

2. Khai báo thông tin LC xuấtĐôí với LC xuất, có một số khác biệt trong màn hình khai báo LC.Màn hình trang 1:

25


Receive Type

Cách nhận được L/C từ ngân hàng nước ngoài. Chọn trong list box (Mail hoặc Swift)


Issue Date

Ngày phát hành LC của NH nước ngoài được ghi trên MT700/710


1st Advising bank

Khai báo ngân hàng thông báo LC đầu tiên (Là ngân hàng Receiver trên điện MT700, MT701), Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


26


Doc Credit No

Số LC của NH nước ngoài.


Last Nego Date

Ngày xuất trình chứng từ trễ nhất

Last Nego Date = Late ship Date + Presentation Period


2nd Advising Bank

Ngân hàng thông báo thứ hai. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Issuing Bank

Ngân hàng phát hành LC

Nhấn Edit để vào màn hình liên quan,các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Beneficiary

Người thụ hưởng L/C

Nhân viên nhập số tài khoản ngoại tệ mà người thụ hưởng sẽ được báo có khi tiền về (Số tài khoản được cài đặt trên TCBS). Người sử dụng đánh số tài khoản ngoại tệ của khách hàng chương trình sẽ tự động hiển thị tên và địa chỉ của người thụ hưởng vào trường Name & Addr kế bên và người nhập liệu có thể chỉnh sửa


Màn hình trang 5:

27


Option Fields for MT730

Người sử dụng khai báo thông tin cho điện MT730 nếu muốn gửi các điện thông báo nhận L/C xuất khẩu.

Tên các trường đã được nêu rõ trên màn hình.


Nội dung thu phí

Diễn giải nội dung thu phí trong trường hợp phải thanh toán phí bằng ủy nhiệm chi


28


Phí

Số tiền phí cần phải đi thanh toán cho ngân hàng thông báo. Chỉ nhập thông tin khi muốn chuyển UNC thanh toán phí cho ngân hàng trong nước


II. Xử lý các sự kiện của L/C (nhập khẩu – xuất khẩu)

1. Giao dịch sửa đổi thư tín dụngĐể thực hiện nhập tu chỉnh thư tín dụng nhập khẩu hay thông báo tu chỉnh L/C xuất khẩu người sử dụng truy cập theo đường dẫn sau trong phân hệ Trade Finance:

Create Import Credit / Import L/C / L/C Amendment Create Export Credit / Export L/C / L/C Amendment

Reference

Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng đang thực hiện giao dịch sửa đổi. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần tu chỉnh, tất cả các L/C này đã được chuyển sang trạng thái Active



29


Increase/Decrease

Người sử dụng sẽ chon giá trị tương ứng là I-tăng tiền, hoặc D-giảm tiền (nếu sửa đổi là tăng hay giảm tiền).


Amount by

Người sử dụng nhập số tiền tăng thêm hoặc giảm đi (nếu có).

Trạng thái: Optional

Điện Swift: MT707 - F32B/33B

Amount L/C after Amend

Dựa vào số tiền được nhập ở trường Amount by, hệ thống sẽ tự động tính toán để đưa ra giá trị L/C sau khi thay đổi



Increase/Decrease

Người sử dụng sẽ chon giá trị tương ứng là I-tăng tiền, hoặc D-giảm tiền (nếu sửa đổi là tăng hay giảm tiền).


Update Margin

Khi có thay đổi về trị giá của tín dụng thư, người sử dụng sẽ cập nhật về ký quỹ. Nhấn nút Edit hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin chi tiết về ký quỹ.


Narative Text (F77)

Tương ứng với F77 trong MT707 của điện Swift. Người sử dụng nhấn nút Edit để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin.



30


Bank to Bank (F72)

Tương ứng với F72 trong MT707 của điện Swift. Người sử dụng nhấn nút Edit để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin.




Product, Sub Product, Tenor, Currency, Amount, Star, Expiry, Applicant, Advising Bank, Advise Type thông tin được chuyển từ L/C qua

Tolerence, Max Credit Amount, Additional Amount Cover, Confirmation Instructions,... nếu có tu chỉnh các trường này thì nhập thông tin thay đổi vào

2. Xử lý các giao dịch Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy) Create Import Credit / Import L/C / L/C event / Expiry Create Export Credit / Export L/C / L/C event / Cancel

Product, Sub Product, Amount, Star, Expiry, Applicant thông tin được chuyển từ L/C qua

Reference

Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng muốn thực hiện giao dịch đáo hạn, hủy. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thực hiện


31


Information

Người sử dụng có thể nhập các thông tin liên quan đến hủy, đáo hạn... tín dụng thư


3. Xử lý các giao dịch ủy quyền thanh toán (MT740-Reimb) Create Import Credit / Import L/C / L/C Event / Reimb

Reference

Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng muốn thực hiện giao dịch ủy quyền thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thực hiện


32


Applicant Rule

Chọn trong List Box


Điện Swift: MT740 – F40F

Account Identification

Tài khoản ghi nợ khi thanh toán



Negotiating Bank

Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Điện Swift: MT740 – F58Màn hình trang 2

33


Reimbursing Bank’s Charges



**** Tu chỉnh ủy quyền thanh toán : (cách nhập tương tự màn hình tu chỉnh L/C) Create Import Credit / Import L/C / L/C Event / Reimb

Màn hình trang 1:

Màn hình trang 2:

34


35


Chương 3 - BẢO LÃNH NHẬN HÀNG

I. Nhập thông tin bảo lãnh nhận hàng:Màn hình trang 1:

Reference

Số tham chiếu của giao dịch Bảo lãnh nhận hàng. Số tham chiếu này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi giao dịch được ghi nhận.



Tùy theo loại Bill of Lading chọn loại product cho thích hợp


36


LC Reference

Nếu một SG được phát hành trên một LC, người sử dụng nhấn search để chọn số LC tương ứng trong List of value. Sau khi đã chọn được số tham chiếu của LC tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến LC đấy.


Enter Date

Ngày phát hành SG, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống tuy nhiên người sử dụng có thể chọn một ngày khác.


Expiry

Ngày đáo hạn của SG.


Amount

Trị giá của bộ chứng từ cần phát hành bảo lãnh.


Currency

Mã tiền tệ của bảo lãnh nhận hàng. Dữ liệu theo dữ liệu của L/C. Nhấn Search để lấy thông tin.


Màn hình trang 2:

37


Margin Detail

Khai báo về thông tin ký quỹ bổ sung shipping guarrantee. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:

Các thông tin còn lại nếu người sử dụng có nhu cầu nhập thì nhập thông tin vào

38


II. Xử lý các sự kiện bảo lãnh nhận hàng – Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)

Cách nhập thông tin tương tự các sự kiện của L/C

39


Chương 4 - BỘ CHỨNG TỪ

I. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C

1. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C nhập khẩu Create transaction Import / Import Bill Processing/ Capture

Reference

Số tham chiếu của giao dịch hay số của bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add). Khi nhấn xong nút Add sẽ chuyển sang Update



Tùy theo loại chứng từ chọn loại product và sub-product cho thích hợp


40


Enter Date

Ngày nhập BCT, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống


LC Reference

Mỗi bộ chứng từ được phát hành trên một LC, người sử dụng nhấn search để chọn số LC tương ứng trong List of value. Sau khi đã chọn được số tham chiếu của LC tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến LC đã chọn.


SG ref No

Nếu bộ chứng từ đã phát hành bảo lãnh nhận hàng trước, người sử dụng nhấn search để chọn số bảo lãnh tương ứng bộ chứng từ trong List of value.


Tenor

Nhập số ngày trả chậm khi chọn Product là bộ chứng từ trả chậm .Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.


From Date

Ngày dùng làm mốc để tính thời hạn thanh toán


Negotiate Bank

Ngân hàng gởi bộ chứng từ. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


41


Receive Doc Date

Ngày nhân viên ACB nhận được chứng từ do công ty giao nhận giao


Mature

Ngày trễ nhất ACB phải thanh toán BCT cho ngân hàng nước ngoài.


Their Ref

Số Ref của ngân hàng gởi chứng từ


Điện Swift: MT799 – F21, M999– F21, M756– F21

Cover Letter Date

Ngày trên Cover Letter của ngân hàng nước ngoài


Amount

Trị giá của BCT.


Currency

Loại tiền của BCT. Nhấn Search để lấy trong Liste of value


Màn hình trang 2:

42


Goods

Loại hàng hóa nhập về. Nhấn Search để lấy trong Liste of value> Đây là thông tin dùng để lấy báo cáo nên chỉ cần chọn trong danh sách mà không cần phải sửa diễn giải


43


Documents

Liệt kê các chứng từ kèm theo số lượng của từng chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình chứng từ như sau:

Code: Mã chứng từ L/C, mỗi mã chứng từ tương ứng một loại chứng từ, nhấn List Box để chọn

Content: Hiển thị diễn giải mô tả chứng từ

Original: số bản gốc

Copy: số bản copy



2. Nhập bộ chứng từ L/C xuất khẩu Create transaction Import / Export Bill Processing/ CaptureMàn hình trang 1:

44


Doc to Bank

Ngân hàng mà ACB cần chuyển bộ chứng từ đến. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank. Sau đó sửa tên và địa chỉ giống như tên và địa chỉ mà L/C quy định về nơi gởi chứng từ đến.


Send Docs Date

Ngày ACB gởi chứng từ cho ngân hàng nước ngoài


Màn hình trang 2:Cách xử lý tương tự màn hình trang 2 phần nhập khẩu

45


II. Các sự kiện của bộ chứng từ

1. Nhập giao dịch bất hợp lệ - Discrepancy Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Evens / Discrepancy Create transaction Export / Export Bill Processing/ Bill Evens / Discrepancy

46


Reference

Số tham chiếu của BCT có bất hợp lệ. Nhấn nút Search và chọn số BCT có bất hợp lệ



Enter Date

Ngày nhập giao dịch bất hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống


Information

Nhập thêm thông tin cần chuyển đến ngân hàng gởi chứng từ



Discrepancy

Liệt kê các bất hợp lệ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Các thao tác khác tương tự trường Addition Conditional


Điện Swift: MT734 - F77J

Status Type

Liệt kê cách xử lý BCT bất hợp lệ



2. Nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ - Acceptance Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Evens /Acceptance Create transaction Export / Export Bill Processing/Bill Evens /Acceptance

47


Accept Amt

Số tiền được chấp nhận thanh toán. Số tiền này có thể là toàn bộ hoặc một phần giá trị của bộ chứng từ. Loại tiền được hệ thống tự động hiển thị phù hợp với loại tiền của bộ chứng từ.


3. Nhập giao dịch tất toán bộ chứng từ - Expiry Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Events / Expiry Create transaction Export /Export Bill Processing/ Bill Events /Expiry

48


Amount

Trị giá BCT (hệ thống tự hiển thị)


Drawn

Trị giá BCT đã được thanh toán (hệ thống tự hiển thị)


Balance

Trị giá BCT còn lại chưa thanh toán (hệ thống tự hiển thị)


Custom No

Số tờ khai hải quan


Custom Amount

Trị giá tờ khai hải quan


4. Nhập thay đổi mã sản phẩm thứ cấp (Sub-product) bộ chứng từ - Changesubproduct

Create transaction Import/Import Bill Processing/Bill Evens / Changsubproduct Create transaction Export/Export Bill Processing/Bill Evens / Changsubproduct

49


Search số BCT cần thay đổi mã sản phẩm thứ cấp Chọn lại Sub-product đúng AddGiao dịch khi thực hiện đến đây đã hoàn tất, không cần phải qua cấp kiểm soát duyệt

5. Nhập giao dịch gởi điện đòi tiền BCT (sử dụng trong trường hợp L/C xuất khẩu cho phép đòi tiền bằng điện) – MT742

Create transaction Export/Export Bill Processing/Bill Evens / ClaimMàn hình trang 1

50


Claim No

Lần gởi lệnh đòi tiền thứ mấy, sau khi nhấn nút Add chương trình sẽ tự động hiển thị


Claim Amount

Số tiền bộ chứng từ gởi đi thanh toán



51


Claim date

Ngày mà ngân hàng nước ngoài phải thanh toán nếu L/C có quy định điều này

Trạng thái: Option Màn hình trang 2

ChargeLiệt kê tất cả các phí phải thu



Total Amount Claim

Tổng số tiền cần phải đi thanh toán, số tiền này chương trình sẽ tự động tính dựa trên những dữ liệu đã nhập vào



52


Chương 5 - NHỜ THU NHẬP KHẨU

I. Tạo mới nhờ thu Create transaction Import / Collection Inward/ Capture

Reference

Số tham chiếu của giao dịch hay số của nhờ thu. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add).



Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp gắn với nhờ thu. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.


53


Tenor

Nhập số ngày trả chậm trong trường hợp D/A. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.


From Date

Ngày để tính thời hạn thanh toán


Mature

Ngày đáo hạn sẽ được tính dựa trên thời hạn (From Date) của nhờ thu.


Export Bank

Ngân hàng nước ngoài gởi BCT nhờ thu. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Exporter

Nhà xuất khẩu


Importer

Số tài khoản TCBS của KH nhận nhờ thu


54


Margin

Khai báo về thông tin thu tiền trong hồ sơ nhờ thu. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:

Percentage: Tỷ lệ % thu tiền để thanh toán nhờ thu

Margin Acccount: Số TK giữ tiền của khách hàng để thanh toán nhờ thu, số tài khoản này chương trình sẽ tự động hiển thị dựa trên thông tin khách hàng nhân viên nhập ở page 1

Amount: Trị gía thu tiền nhờ thu

Account Letter: Loại ký quỹ, thu tiền nhờ thu nhân viên chọn ký quỹ khác


II. Các sự kiện nhờ thu (Expiry, Accept)Create transaction Import / Collection Inward/ Event/ ExpiryCreate transaction Export / Collection Outward/Event/ Accept

Information

Người sử dụng thông tin Sender to Receiver Information trong sự kiện Accept, Expiry



Các trường khác nhập tương tự như sự kiện L/C

55


Chương 6 - THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ- NHỜ THU

I. Thanh toán bộ chứng từ L/C nhập khẩu, nhờ thu nhập khẩuQuá trình thanh toán bộ chứng từ được chia làm hai quy trình riêng biệt: Receipt và Payment

1. ReceiptLà quy trình xử lý việc thu tiền của khách hàng nội (applicant) để thanh toán. Nguồn tiền thu có thể là tiền gửi (do khách hàng nộp tiền), hoặc tiền vay (do tín dụng giải ngân), hoặc tiền ký quỹ (do khách hàng nộp từ lúc mở L/C), hoặc các nguồn khác (nếu có).

2. PaymentLà quy trình xử lý việc trả tiền cho người hưởng/ngân hàng nước ngoài (beneficiary) thông qua các TK nostro.

Người sử dụng truy cập màn hình nhập thông tin cho Receive bộ chứng từ theo các đường dẫn:

Create transaction Import / Import Bill Processing/ Settlement/ Receipt Create transaction Import / Collection In/ Settlement/ Receipt

Reference

Số tham chiếu của BCT cần thu tiền. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch


56


Receive No

Lần thu tiền thứ mấy của BCT. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi ghi nhận giao dịch Receipt. Người sử dụng có thể thu tiền /nhận tiền nhiều lần cho một bộ chứng từ. Tuy nhiên tổng trị giá thu/nhận phải bằng trị giá bộ chứng từ (sau khi đã trừ ký quỹ BCT tương ứng)


Amount

Số tiền cần ký quỹ thêm của bộ chứng từ

(Amount = trị giá BCT – Trị giá ký quỹ của BCT)


Print

Người nhập liệu sẽ thực hiện in số tiền ký quỹ bổ sung đã khai trên phần Amount và chuyển sang teller hạch toán


Người sử dụng truy cập màn hình nhập thông tin cho thanh toán bộ chứng từ theo các đường dẫn:

Create transaction Import /Import Bill Processing/ Settlement/ Payment

57


Reference

Số tham chiếu của BCT cần thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch


Payment No

Lần thanh toán thứ mấy. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi ghi nhận giao dịch Payment. Người sử dụng có thể thanh toán nhiều lần cho một bộ chứng từ nếu bộ chứng từ có yêu cầu đó. Tuy nhiên tổng trị giá thanh toán phải bằng trị giá bộ chứng từ


Related Reference

Số Ref cần đi thanh toán của ngân hàng nước ngoài



Payment Amount

Sô tiền cần chuyển thanh toán cho bộ chứng từ. Số tiền này có thể nhỏ hơn hoặc bằng trị giá bộ chứng từ (nhỏ hơn nếu thanh toán nhiều lần).


Charges Foreign bank

Các phí thu của ngân hàng nước ngoài . Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình như sau:

Code: Mã phí. Nhấn Edit để nhập thông tin, nhấn List Box để chọn

Content: Diễn giải điều khoản phí L/C

Người sử dụng có thể chọn nhiều code


58


Fee Amount Total

Tổng số tiền phí ACB thu của ngân hàng nước ngoài, đây là tổng các phí ở phần Charges Foreign Bank (hệ thống tự tính)


Actual Payment Amount

Số tiền thực sự ACB phải thanh toán ngân hàng nước ngoài (hệ thống tự tính), số tiền này =Payment Amount – Fee Amount Total


Settlement Method

Kênh thanh toán, đây chính là nơi tập trung thông tin để in điện MT202/MT756

Người sử dụng nhập thông tin vào các trường trong điện MT202/MT756 theo chỉ dẫn tên trường trên màn hình và nhấn Add để ghi nhận.


Our Correspondent

Ngân hàng nước ngoài giữ tài khoản Nostro của ACB. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Infor 72 (MT756/MT400)

Nếu có thông báo thanh toán (MT756) và cần thông tin ở F72 thì nhập dữ liệu vào trường này



59


Cho T/T / Thu phí

Người nhập liệu sẽ thực hiện in phiếu yêu cầu chuyển tiền lên tài khoản chờ thanh toán và thu phí để chuyển sang teller hạch toán

II. Thanh toán bộ chứng từ L/C xuất khẩu, nhờ thu xuất khẩu

Create transaction Export / Export Bill Processing/ Settlement/ Payment Create transaction Export / Collection Out/ Settlement/ Payment

Reference

Số tham chiếu của BCT được ngân hàng nước ngoài thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch


Payment No

Lần nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài thứ mấy. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi nhấn nút Add và giao dịch được ghi nhận.


60


Invoice No

Số Invoice của BCT đã chuyển cho ngân hàng nước ngoài


Payment Amount

Số tiền bộ chứng từ, nhờ thu đã chuyển cho ngân hàng nước ngoài


Actual Payment Amount

Số tiền thực sự ACB được ngân hàng nước ngoài chuyển trả. Thông thường số tiền này là trị giá BCT sau khi ngân hàng nước ngoài trừ phí


Bank Check/Hợp đồng vay

Số bank check và số hợp đồng vay


Print

Nhân viên sẽ in phiếu yêu cầu ghi có cho khách hàng và chuyển sang cho teller hạch toán

61


Chương 7 - BẢO LÃNH NGÂN HÀNG

I. Phát hành bảo lãnh Đường dẫn:

Create Trans Export / Export L/C / Capture

Màn hình trang 1:

Product

Loại bảo lãnh

- Nếu nhận được bảo lãnh từ ngân hàng nước ngoài thì chọn sản phẩm là nhận được BL ngân hàng

- Nếu phát hành bảo lãnh đến ngân hàng nước ngoài thì chọn sản phẩm là PH bảo hành ngân hàng


Điện Swift: MT760 – F20 ( Product là PH bảo lãnh ngân hàng)

Màn hình trang 2:

62


Màn hình trang 3:

63


Guarantee Details

Tất cả những điều khoản, điều kiện, chi tiết của bảo lãnh ngân hàng


Swift : MT760 - F77C

II. Các sự kiện của bảo lãnh ngân hàngĐường dẫn :

Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Cancellation

Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Expiry

Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Amendment

Màn hình

Cách nhập tương tự sự kiện L/C

64


Chương 8 - CÁC LOẠI ĐIỆN – MESSAGES

I. Free format (MT499/ MT799/ MT999)Mỗi loại sản phẩm sẽ có một phân hệ Free Format riêng. Tương ứng với sự kiện cần chuyển điện tự do người sử dụng sẽ vào từng phân hệ tương ứng

Màn hình:

Reference

Số tham chiếu của L/C nhập, L/C xuất, nhờ thu… mà người sử dụng cần chuyển điện free Format. Nhấn nút Search và chọn số L/C nhập, L/C xuất, nhờ thu… cần thực hiện giao dịch tương ứng từng phân hệ


Điện Swift: MT799 – F20, M999– F20, M499– F20

Event

Sự kiện cần đi điện Free format, tất cả đều chọn sự kiện Others


65


Event Seq (Event Sequence)

Hệ thống hiển thị số lần thực hiện giao dịch free Format tương ứng số Ref


Enter Date

Hệ thống sẽ hiển thị ngày thực hiện giao dịch điện này


Other Ref

Người sử dụng nhập số Ref của ngân hàng nước ngoài (nếu có)


Điện Swift: MT799 – F21, MT999– F21, MT499-F21

Receiver Bank

Nhập ngân hàng cần gởi điện đến. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank


Information

Người sử dụng có thể nhập các thông tin liên quan đến hủy, phục hồi... tín dụng thư cần chuyển điện


Điện Swift: MT799 – F79, M999– F79

II. Chọn điện và in điệnTương ứng với mỗi sự kiện như: mở L/C, thanh toán bộ chứng từ... sẽ có các điện MT và các thông báo tương ứng.

66


Msg Group

Chọn các điện/thông báo tương ứng các sự kiện muốn tạo ra. Nếu muốn tạo điện SWIFT hoặc muốn tạo các thông báo, nhất thiết phải khai báo trường này. Nhấn Edit, hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau để chọn điện/thông báo:

Chọn loại điện/thông báo nào nhấn List Box, nhấn Accept, sau khi chọn xong nhấn Add

Bỏ loại điện/thông báo nào chọn trong bảng Code, nhấn Remove sau đó nhấn Add


67


Chương 9 - THU PHÍ - CHARGES

I. ChargesTương ứng với mỗi sự kiện như: mở L/C, thanh toán bộ chứng từ... sẽ có các

loại phí tương ứng sử dụng để thu khách hàng trong nước. Màn hình Charges sẽ có trong tất cả các sự kiện có thu phí theo biểu phí của

ACBNếu giao dịch không được thu phí hoặc thu phí chưa đủ trong khi thực hiện giao

dịch mà giao dịch đã Active thì vào phân hệ Fee để thu hoàn thành phần thu phí đó

Reference

Số tham chiếu của tín dụng thư, bộ chứng từ …mà người sử dụng đang thực hiện giao dịch thu phí. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thu phí, chỉ chọn số Ref trong trường hợp thu phí bổ sung, nếu thu phí trong khi mở, tu chỉnh... khi nhấn nút Charges chương trình sẽ tự chuyển số ref qua


68


Event

Các sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn sự kiện tương ứng trong List Box


Seq Event

Số thứ tự tương ứng mỗi sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn số thứ tự sự kiện tương ứng trong List Box

Ví dụ: thu phí tu chỉnh 1, thu phí tu chỉnh 2...


Seq Charges

Số lần thu phí tương ứng mỗi sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn số thứ tự sự kiện tương ứng trong List Box

Ví dụ: thu phí tu chỉnh 1 lần thứ 1, thu phí tu chỉnh 1 lần thứ 2...


Charge Details

Sau khi chọn Ref, Seq Event==>Nhấn Create ==> Chương trình sẽ hiện ra danh sách phí tương ứng các sự kiện đã chọn. Chọn phí nào nhấn List Box, nhấn nút chọn vào phí đó

Không chọn phí nào thì không nhấn chọn

Sau khi chọn các phí cần thu nhấn nút Cal ==> phí sẽ hiển thị theo biểu phí cua ngân hàng ACB nhưng nếu khách hàng không thu phí theo biểu phí nhân viên vẫn có thể sửa phí này lại được. Sau khi đã chọn các phí cần thu nhấn nút Add để lưu dữ liệu ==> Nhấn Print để in phiếu thu tiền khách hàng và chuyển sang teller hạch toán


II. Charge Foreign bankCách nhập tương tự màn hình Charges. Và tổng phí sẽ được trừ vào số tiền thanh toán trước khi chuyển đi ngân hàng nước ngoài

69


Chương 10 - XEM TRẠNG THÁI GIAO DỊCH, XÓA CÁC GIAO DỊCH NHẬP SAI VÀ TRA SỐ REF ACB TỪ REF NƯỚC NGOÀI

Đường dẫn : AllstatusMàn hình :

I. Kiểm tra trạng thái giao dịch Nhập số Ref ACB (đây là số Ref của những giao dịch chưa được Active) nhấn nút Search sẽ xem được tình trạng hiện tại của các giao dịch chưa hoàn thành

II. Xóa các giao dịch chưa hoàn thành● Lưu ý chỉ xóa được những giao dịch chưa hoàn thành (không phải trạng thái

Active)

● Muốn xóa giao dịch nào nhập số Ref ACB của giao dịch cần xóa nhấn nút Search Chọn số Ref của giao dịch cần xóa Nhấn nút Delete

70


III. Tra số Ref ACB từ số Ref của Ngân hàng nước ngoài Nhập số Ref của ngân hàng nước ngoài, chỉ tra được khi giao dịch đã được Active) nhấn nút Search sẽ tìm ra được số Ref ACB tương ứng với số Ref Ngân hàng nước ngoài

71


Chương 11 - THÔNG TIN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ

I. Nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ Đường dẫn:

Report / Create File Manager

Màn hình:

Reference

Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nhấn nút Search và chọn số L/C, nhờ thu cần nhập tên nhân viên quản lý hồ sơ


Employee name

Tên nhân viên quản lý tín dụng thư, nhờ thu


II. Tìm kiếm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ Đường dẫn:

Report / Search File Manager

Màn hình:

72


Ref

Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần tìm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nhấn nút Query chọn số L/C, nhờ thu cần tìm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nếu cần thay đổi tên nhân viên nhấn View sẽ chuyển ra màn hình Create


Employee Name

Tên nhân viên quản lý hồ sơ cần tìm tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu … Nhấn nút Query chọn số L/C, nhờ thu cần tìm


73


Chương 12 - DUYỆT

I. Giao dịch cấp 1 (Nhân viên tại chi nhánh)Approve Transaction Import / Import L/C / CaptureNhân viên tại chi nhánh sử dụng giao dịch này khi:

Đang thực hiện giao dịch nhưng có việc đột xuất không thể tiếp tục hoàn thành giao dịch sau khi nhấn update và thoát ra khỏi màn hình thì vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==> nhấn nút View sau đó tiếp tục thực hiện đến khi hoàn thành giao dịch.

Giao dịch đã hoàn thành và nhân viên muốn chuyển giao dịch này lên kiểm soát viên để kiểm soát viên duyệt thì vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch này ==> nhấn nút Approve

II. Giao dịch cấp 2 (Kiểm Soát Viên tại Chi nhánh)Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureKiểm soát viên chi nhánh vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch

==> nhấn nút View để kiểm tra dữ liệu nhân viên đã nhập- Nếu chấp nhận chọn nút Approve để chuyển lên hội sở - Nếu không chấp nhận chọn nút Reject để trả lại cho nhân viên

Kiểm soát viên tại chi nhánh không được quyền sửa giao dịch này

III. Giao dịch cấp 3 (Nhân viên tại Hội Sở)Đường dẫn :

Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureNhân viên Hội sở vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==> nhấn

nút View để kiểm tra dữ liệu chi nhánh đã nhập- Nếu chấp nhận chọn nút Approve chuyển giao dịch lên kiểm soát viên Hội Sở

74


- Nếu không chấp nhận và muốn sửa giao dịch, chọn nút View vào giao dịch để update lại dữ liệu.

- Nếu không chấp nhận và muốn trả lại giao dịch để chi nhánh sửa, chọn nút Reject để trả lại cho KSV chi nhánh

Nhân viên hội sở được quyền sửa lại các giao dịch trước khi chuyển giao dịch lên Kiểm soát viên Hội sở

IV. Giao dịch cấp 4 (Kiểm Soát Viên tại Hội Sở)Đường dẫn :

Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureKiểm soát viên Hội sở vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==>

nhấn nút View để kiểm tra dữ liệu đã được nhân viên TTQT hội sở kiểm tra- Nếu chấp nhận chọn nút Approve để chuyển điện vào phòng Swift - Nếu không chấp nhận chọn nút Reject để trả lại cho nhân viên Hội Sở. Kiểm

soát viên Hội sở không được quyền sửa giao dịch này.

75


Chương 13 - XEM VÀ IN ĐIỆNMàn hình

Tại các giao dịch Approve đều xem và in được điện nhưng in điện của nhân viên chi nhánh, Kiểm soát viên chi nhánh, nhân viên hội sở trước khi Kiểm soát viên hội sở duyệt thì các điện in ra đều là bản nháp (Điện draft)

Khi giao dịch đã được kiểm soát viên Hội sở duyệt (Giao dịch chuyển sang tình trạng Active - ACT), các điện in ra mới là điện đã chuyển đi nước ngoài (Điện không có chữ Draft) theo đường dẫn:

Import Query / Import L/C

Import Query / Collection Inward

Import Query / Shipping Guarantee

Import Query / Import Bill Processing

Export Query / Export L/C

Export Query / Collection Outward

Export Query / Bank Guarantee

Export Query / Export Bill Processing

Search số Ref cần in điện ==> chọn sự kiện tương ứng cần xem hoặc in thông báo/ điện ==> Swift ==> View để xem ==> Print để in

76


Chương 14 - SCAN CHỨNG TỪ

I. Cấp nhân viên chi nhánh / Kiểm soát viên chi nhánhĐường dẫn Scan ImageMàn hình

Ref

Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần scan chứng từ để chuyển lên hội sở


Event

Sự kiện tương ứng với số ref . Nhấn chọn trong list box


Seq Event

Số lần sự kiện xảy ra


77


Seq Scan

Số lần scan tương ứng số lần sự kiện xảy ra


Docs type

Loại chứng từ

Chứng từ nào cần scan thì nhấn chọn vào Y/N


Quantity

Số lượng chứng từ


Cal

Nhấn cal để tính tổng số lượng chứng từ cần chuyển


Create

Nhấn Create để tạo lần scan mới


Update

Dùng để thay đổi dữ liệu đã thực hiện


Scan

Gắn dữ liệu đã scan cần chuyển lên hội sở


78


View Image

Xem ảnh đã được scan


Add

Lưu dữ liệu đã scan vào chương trình


Finish

Chuyển dữ liệu đã scan xong lên hội sở


II. Cấp nhân viên hội sở / Kiểm soát viên hội sởĐường dẫn Scan ImageMàn hình

Search

Liệt kê tất cả các giao dịch scan được chi nhánh chuyển lên


79


Chương 15 - LƯU HỒ SƠ, BÁO CÁO DOANH SỐ VÀ PHÍ

I. Lưu hồ sơBước 1:

Đường dẫn :Create L/C Import / L/C Import / ExpiryCreate L/C Import / Collection Inward / Event / ExpiryCreate L/C Export / L/C Export / ExpiryCreate L/C Export / Collection Export / Event / Expiry

Bước 2:

Sau khi Expiry hồ sơ sẽ được ghi nhận lưu trong đây

Đường dẫn :Report / Lưu hồ sơ

Màn hình

Rownum :

80


Nếu Query trong ngày đây sẽ là số thứ tự theo thời gian hồ sơ được tất toán trong ngày

Khi lưu hồ sơ vào thùng sẽ chọn From Date là ngày bắt đầu muốn lưu vào thùng và To Date là ngày kết thúc lưu của thùng đó Query

Nhấn Print để in danh sách hồ sơ lưu trong thùng, đánh số thùng vào vào danh sách sau đó lưu số thùng vào thời gian lưu vào sổ theo dõi để tiện cho việc sao lục hồ sơ đã tất toán sau này

II. Báo cáo doanh số và phí của khách hàngĐường dẫn :Report / Doanh so, phi cua khach hang

From Date

Ngày bắt đầu lấy báo cáo doanh số, phí của khách hàng


To Date

Ngày kết thúc lấy báo cáo doanh số, phí của khách hàng


Account

Số tài khoản TCBS của khách hàng cần báo cáo doanh số, phí

Trạng thái: Mandatary

81