checklist overeenkomsten (belgisch recht)

Checklist: Standaardovereenkomst

crosslaw’s checklisten | Datum : 4 november 2013 | Versie 1.3 | Tags : ICT Law

Johan Vandendriessche

Johan is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij combineert een brede (IT)

sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-procurement,

outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance.

[email protected] | +32 486 36 62 34

François Coppens

François is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij is gespecialiseerd in het recht van

de nieuwe technologieën en het internet, met een specifieke focus op ICT-overeenkomsten,

elektronische handel, auteursrecht en licentieovereenkomsten.

[email protected] | +32 499 40 99 90

Inleiding

Deze checklist geeft een algemeen overzicht van pre-contractuele en de contractuele aandachtspunten bij de redactie, het nazicht en/of de onderhandeling van een overeenkomst.

Om deze checklist een zo ruim mogelijk toepassingsgebied te verlenen, kan het zijn dat deze checklist aandachtspunten oplijst die niet van toepassing zijn op alle types van overeenkomsten. Een verkoopovereenkomst zal b.v. sterk verschillen van een dienstenovereenkomst. Een confidentialiteitsclausule of een privacyclausule (verwerking van persoonsgegevens) zal allicht niet hetzelfde belang hebben in een verkoopovereenkomst dan in een gegevensverwerkingsovereenkomst. De aard van de overeenkomst moet bijgevolg grondig nagegaan worden vooraleer deze checklist wordt toegepast.

Omdat deze checklist een generiek overzicht tracht te geven, impliceert dit dat deze checklist niet alle aandachtspunten zal weergeven voor alle types van overeenkomsten. Voor specifieke overeenkomsten is het aangewezen om na te gaan of er geen specifieke checklist ter beschikking werd gesteld door ons of door derden.

Tenslotte, deze checklist is gebaseerd op het Belgische recht. Hoewel de aandachtspunten waarschijnlijk vergelijkbaar zullen zijn in andere juridiscties waarin deze checklist zou worden gebruikt, kan het zijn dat de wettelijke bepalingen met betrekking tot deze aandachtspunten sterk afwijken van het Belgische recht. Het gebruik van deze checklist voor overeenkomsten onderworpen aan een ander rechtsstelsel moet daarom met de grootste voorzichtigheid gebeuren.

crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 2/11

Algemeen

Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief) Identificatie van de partijen

o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander

uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar)

o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx)

Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst

Ondertekening o Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum o Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld

dit aantal expliciet in de overeenkomst) o Controleer de paginanummering (doorlopend) o Paraaf op elke pagina is niet wettelijk verplicht, maar wel nuttig (het levert

bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s)

Definities en Interpretatie

Definities o Controleer het gebruik van de definities

Zijn alle definities in gebruik? Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt? Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te

gebruiken o Specifieke definities?

Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie)

o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities) Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een

begrippenkader) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten

o Standaardregel o Uitzonderingen?

http://www.crosslaw.be/


Voorwerp van de Overeenkomst

Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst o Dienstverlening o Koop-verkoop o Distributie o ….

Kaderovereenkomst? o Controleer het mechanisme met betrekking tot de duur van de

kaderovereenkomst en de onderliggende bestellingen o Omschrijving van een bestelprocedure

Geldigheidsduur van offertes Wijze van aanvaarding

Uitdrukkelijke aanvaarding binnen een bepaalde termijn Stilzwijgende aanvaarding na verloop van een bepaalde termijn

o Begunstigden (b.v. een ondernemingsgroep) Definitie van de begunstigden Formele toetreding tot de overeenkomst door elke begunstigde? Bepalingen met betrekking tot de toepassing van de overeenkomst in

meerdere landen? Afzonderlijke of hoofdelijke aansprakelijkheid?

Exclusiviteit of minimum-afnameverplichtingen?

Verbintenissen

Aard van de verbintenissen o Middelenverbintenissen

Redelijke inspanningen (‘reasonable effort’) Inspanningen naar beste vermogen (‘best effort’) Specifieke omschrijving van de vereiste inspanning?

o Resultaatsverbintenissen o Specifieke interpretatieregel met betrekking tot de aard van de verbintenissen

Opschorting van verbintenissen (niet-uitvoeringsexceptie) o Eenzijdig of wederkerig? o Toepassingsvoorwaarden?

Aard van de contractuele tekortkoming Zware fout Elke verbintenis of enkel specifeke verbintenissen? Proportionaliteit?

Voorafgaande formaliteiten? Met of zonder voorafgaande kennisgeving? Hersteltermijn alvorens opschorting?

o Contractueel uitgesloten? Indien niets wordt vermeld, dan gelden de bepalingen van gemeen recht

Verbintenissen specifiek van toepassing op de klant o Verplichting tot samenwerking (redelijke bijstand)?

Omvang van de verbintenis Uitholling informatieplicht van leverancier/dienstverlener?

o Terbeschikkingstelling van infrastructuur / bedrijfsmiddelen o Minimumvereisten toegewezen personeel? o Aanvaarding van levering en oplevering



Verbintenissen specifiek van toepassing op de leverancier/dienstverlener o Leverings- of uitvoeringstermijn

Indicatieve of bindende termijn? Gevolgen van de niet-naleving termijn?

Penaliteiten Ontbinding van overeenkomst / bestelling

o Bepalingen inzake de aanstelling, vervanging en beschikbaarheid van sleutelpersoneel

o Naleving van veiligheids- en toegangspolicies Voorafgaande mededeling Vorm van mededeling Regeling voor buitensporig nadelige bepalingen?

o Kwaliteitsprocedures Algemeen / specifiek Certificatieplicht? B.v. ISO 9000 serie ?

Levering, Aanvaarding en Garantie

Levering o On-site inspectie voor levering / stalen o Risico en kost van de levering

Specifieke regel of INCOTERMS Mechanisme bij weigering van levering

o Bijkomende aandachtspunten bij levering Begeleidende documenten Vereisten inzake verpakking

o Gevolgen van niet-conformiteit o Recht van de klant om de parameters van de levering te wijzigen

Leveringsadres (Gedeeltelijk) uitstel van de leveringen Kosten? Uiterlijke termijn van wijziging

o Vergoedingsplicht van klant bij foutieve weigering om levering in ontvangst te nemen of fout van de klant waardoor levering niet kan doorgaan?

Aanvaarding o Omschrijving van de aanvaardingsprocedure

Testprocedure Voorlopige / definitieve aanvaarding Aanvaardingstermijn Gevolgen van het aflopen van de aanvaardingstermijn

o Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding Gebruik van de materialen in een productie-omgeving Verkoop van de geleverde materialen

o Aanvang van de garantietermijn? Garantie

o Duur Aanvangspunt? Duur Opschorting of verlenging van de garantieperiode



o Omvang Specificaties Functionaliteiten Gebreken Uitsluitingen?

o Remedies Herstel in natura Schadevergoeding Beëindiging van de overeenkomst / bestelling Terugbetalingsplicht? Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?

o Aanvang onderhoudstermijn? o Garantie voor verborgen gebreken o Productaansprakelijkheid

Prijs en betaling

Prijsbepaling o Vaste prijs (scope!) o Time & Materials

Overlegging van timesheet Controle van de timesheet (termijn?) Aanrekenbare kosten (Voorafgaande) goedkeuring of aanvaardingsprocedure met betrekking

tot de kosten? Overlegging bewijsstukken Doorrekening ‘aan kostprijs’ of met een toeslag? Kostenforfaits?

o Kostgebaseerde prijs (cost+) Bepaling van de omvang Bepaling van de kostenparameters

Belastingen Facturatiemodaliteiten

o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie

Betalingsmodaliteiten o Betalingstermijn o Betalingswijzen o Sancties bij laattijdige betaling

Verwijlinteresten Schadevergoeding Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’) Welke formaliteiten?

Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de leverancier/dienstverlener (met

uitstapmogelijkheid)? o Prijsherzieningsmechanisme (b.v. “indexatie”?) o Benchmarking

Zekerheden Eigendomsvoorbehoud Retentierecht



Duur en beëindiging

Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen

Opschortende en/of ontbindende voorwaarden Beëindigingsmodaliteiten

o Opzegging (‘termination for convenience’) Door de klant

Opzegvergoeding Opzegtermijn?

Door de leverancier/dienstverlener Opzegvergoeding Opzegtermijn

o Ontbinding (‘termination for breach / cause’) Door de klant

Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Door de leverancier/dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Gevolgen van de beëindiging? o Doorgaans geen impact op rechten en verbintenissen definitief verkregen voor

contracteinde o Voortbestaan specifieke bedingen? o Lopende opdrachten / bestellingen o Niet-vervallen facturen? o “Laatste aankoopronde”? o Bijstand bij contracteinde / retransitiebepalingen?

Databeveiliging, Vertrouwelijke Informatie en Persoonsgegevens

Vertrouwelijkheid o Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met

vertrouwelijke informatie o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke

informatie o Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker

Specifieke beveiligingsverplichtingen voor specifieke informatie? Verwerking van persoonsgegevens

o Beperking van de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker o Keuze betrouwbare verwerker o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Uitvoer van persoonsgegevens



o Recht van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens Kan verschillen van het recht van toepassing op de overeenkomst Impact?

Eigendom van informatie en teruggaveplicht

Risico en Eigendom

Ogenblik risico-overdracht Ogenblik eigendomsoverdracht Verplichting tot beheer als goed huisvader Verzekeringsplicht?

‘Step-in’-rechten

Aard van de fout Hersteltermijn voor leverancier/dienstverlener? Formaliteiten? Omvang van bijstandsverplichting van de dienstverlener Kostenregeling? Uitfasering van ‘step-in’?

Aansprakelijkheid en verzekering

Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid =

onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van

toepassing op beide partijen? Aansprakelijkheidsbeperking

o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade

Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd

Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van

persoonsgegevens o Andere?

Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig

Vrijwaring voor vorderingen van derden?



Verzekeringsplicht? o Vast bedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij?

Onvoorziene omstandigheden

Overmacht o Omvang

Definitie, lijst of verwijzing naar wetgeving of rechtspraak? Ruim of beperkt begrip

o Kennisgevingsplicht o Beëindiging van de overeenkomst

Na verloop van welke termijn? Door wie?

o Verplichting van beide partijen om de gevolgen te beperken ‘Hardship’-clausule

Intellectuele eigendom

Afbakening van het eigendomsstatuut van voorafbestaande materialen Overdracht van of licentie op ‘deliverables’? Beperkingen met betrekking tot het hergebruik van know-how verkregen in de context

van de uitvoering van de overeenkomst? Vrijwaring voor schending van intellectuele eigendom van derden

o Beperkingen in de omvang Alle intellectuele eigendomsrechten vs. opgelijste rechten Geldigheid van de intellectuele eigendomsrechten Territoriale beperkingen vs. wereldwijd

o Vrijwaringsplicht o Procedure o Herstelverplichting

Verplichting om de nodige gebruiksrechten te verkrijgen Vervanging van het inbreukmakende element

Vrije keuze vs. equivalente functionaliteiten Teruggave met terugbetaling?

Finale oplossing? Beperking van de terugbetaling in functie van de

afschrijvingsperiode? o Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?



Garanties

Leverancier/dienstverlener o Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant o Gedocumenteerde specificaties van de klant? o Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? o Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale verplichtingen (LIMOSA, …) o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving o Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen (b.v.

software) o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden,

blokkeringsmechanismen, …) o Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen?

Klant o Gebruik van de dienst op een wijze verenigbaar met toepasselijke wet- en

regelgeving o Gebruik conform redelijke verwachtingen o Gebruik conform de ‘Acceptable Use Policy’

Wat is de inhoud van de AUP? Is de AUP verenigbaar met de wettelijke verplichtingen van de klant?

o Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens o Garanties inzake de afwezigheid van schadelijke code

Remedies? o Herstel in natura

Absolute plicht? Bij benadering (‘substantially conforming to’)

o Terugbetaling van de betaalde prijs o Beëindiging van de overeenkomst o Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’)

Kennisgevingen

Vorm Taal Bestemmelingen Bewijsregeling inzake ontvangst?

Ethische codes / Groene Codes / Fraude / Exportbeperkingen

Omvang van de plichten o Verwijzing naar buitenlandse wetgeving ? o Verenigbaar met toepasselijk recht en bestaande plichten en beperkingen?

Wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens beperkt de screening en controle van werknemers!



Sancties o Opschorting van de overeenkomst o (Onmiddellijke) beëindiging van de overeenkomst o Penaliteiten

Auditrechten

‘Boilerplate’-bedingen

Niet-afwervingsbeding o Eenzijdig of wederkerig o Omvang o Duur o Penaliteiten o Uitzonderingen?

Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht?

Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’) Overdraagbaarheid en onderaanneming

o Toegestaan? o Formaliteiten o Hoofdelijke aansprakelijkheid bij overdracht of onderaanneming? o Specifieke regels voor transacties binnen een ondernemingsgroep o Specifieke regels bij overnametransacties

Publiciteit en referenties o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken

Kwalificatie van het statuut van de partijen Vierhoekenbeding (‘entire agreement’)

o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie

Geen afstand van rechten (‘no waiver’) Aanpassing van de overeenkomst

Toepasselijk recht en jurisdictie

Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure?

Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen) Toepasselijk recht



Jurisdictie o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting

Bemiddeling Arbitrage

Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw

eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde

dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden

beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds

de datum van publicatie.

crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een cooperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

(CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel


checklist overeenkomsten (belgisch recht)

Documents